manual de procesos y procedimientos certificados bajo la

Manual de Procesos y ProcediMientos

certificados Bajo la norMa

iso 9001:2008

Villahermosa, Tabasco

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

2

PARTICIPARON EN LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN

Clara Luz Lamoyi Bocanegra

Carolina González Constantino

María Guadalupe Azuara Forcelledo

Hilario Leyva Gómez

Hortencia Rodríguez Hernández

Eliut Santamaría Mayo

Estefan Louis Arriaga Weiss

Carolina Guzmán Juárez

Fabián Chablé Falcón

Audomaro Gurría Del Castillo

Omar Bautista Campos

Julio Osorio Domínguez

Julián Martínez Méndez

Marcos García Reyes

Marcolfa Rodríguez Ramos

Maribel Valencia Thompson

José Luis Romero López

Juan Rodrigo Mendoza Morales

Elena Ocaña Rodríguez

Miguel Martínez Pérez

Yoni Hernández Hernández

Enedina Soberano Vela

Hugo Trinidad López Acosta

Manuel Antonio Carrera Hernández

María Concepción García Olán

Amelia del Rosario Loya Caraveo

Perla Karina López Ruíz


3

ÍNDICE

Pág.

I. INTRODUCCIÓN 4 II. OBJETIVO 4

III. FINES 5

IV. ORGANIGRAMA 6

V. FILOSOFÍA INSTITUCIONAL 7

Misión Visión Valores

VI. SIMBOLOGÍA 10

VII PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 11

Servicios Escolares 13

Servicios Bibliotecarios 48

Presupuesto y Control Presupuestal 67

Recursos Humanos 80

Servicios Médicos 103

Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación 122

Relaciones Públicas 331


4

I. INTRODUCCIÓN

En la actualidad, la UJAT establece, cada vez más, estrategias de reorganización para

adecuarse a las exigencias y cambios que demanda proporcionar una educación superior

de calidad, generar conocimiento y transferirlo a los diferente sectores del estado, la

región y el país. Como muchas universidades públicas estatales, es una institución que

con una alta diversidad de conocimientos, juega un papel central en el desarrollo

económico, social, político y cultural de su entorno, contribuyendo de esta manera al

conocimiento universal y al progreso regional.

Por ello, es fundamental precisar los métodos, procedimientos y trámites que deberán

realizarse para apoyar académica y administrativamente a la comunidad universitaria. Se

presentan entonces los procesos y procedimientos estratégicos que se encuentran

certificados bajo la norma ISO 9001-2008.

II. OBJETIVO

Describir, ordenar y clasificar de manera objetiva y gráfica las actividades académicas y

de apoyo que realizan las áreas de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco, con

procesos certificados, para cumplir sus funciones conforme al marco jurídico y normativo

aplicable; además de servir como instrumento de apoyo para hacer uso eficaz y eficiente

de los recursos humanos, financieros, materiales y técnicos.


5

III. FINES DE LA UNIVERSIDAD JUÁREZ AUTÓNOMA DE TABASCO

La Universidad Juárez Autónoma de Tabasco (UJAT) es un organismo público

descentralizado del Estado, con autonomía constitucional, personalidad jurídica y

patrimonio propios, responsable en y ante el Estado de la prestación del servicio público

de educación superior. La UJAT se ajusta a las disposiciones y postulados contenidos en

el Artículo 3°, fracción VII de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y

sus leyes reglamentarias en que se garantiza el ejercicio de la autonomía universitaria

para que la Universidad se organice, administre y funcione libremente y sea sustento de

las libertades, jamás como fórmula de extraterritorialidad que implique la sustracción del

organismo del orden jurídico político del Estado.

FINES

La Universidad Juárez Autónoma de Tabasco tiene como fines esenciales:

I. Impartir educación superior para formar profesionistas, investigadores, profesores

universitarios y técnicos útiles a la sociedad que satisfagan prioritariamente las

necesidades planteadas por el desarrollo económico, social y cultural del Estado

de Tabasco.

II. Organizar y desarrollar actividades de investigación científica, tecnológica y

humanística como tarea permanente de renovación del conocimiento y como una

acción orientada a la solución en diversos órdenes de problemas del Estado, de la

Región y de la Nación.

III. Preservar y difundir la cultura a todos los sectores de la población con propósitos

de integración, superación y transformación de la sociedad, así como extender con

la mayor amplitud posible los beneficios de la educación universitaria.

La educación que se imparte en la Universidad está orientada al desarrollo integral de la

personalidad y facultades del estudiante, fomentando en él, el amor a la patria y a la

humanidad, y la conciencia de responsabilidad social.


6

IV. ORGANIGRAMA

Secretaría Particular

Secretaría de Servicios Administrativos

Dirección de Comunicación y Relaciones Públicas

Secretaría de Servicios Académicos

Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación

Rectoría

Secretaría Técnica

Unidad de Acceso a la Información

Dirección General de Planeación y Evaluación Institucional

Oficina del Abogado General

División Académica de Educación y Artes

División Académica de Ciencias Biológicas

División Académica de Informática y Sistemas

División Académica Multidisciplinaria de

Comalcalco

División Académica de Ciencias Básicas

División Académica de Ciencias Agropecuarias

División Académica de Ciencias Sociales y

Humanidades

División Académica de Ingeniería y Arquitectura

División Académica de Ciencias Económico

Administrativas

División Académica Multidisciplinaria de los

Ríos

Dirección de Servicios Escolares

Dirección de Fortalecimiento Académico

Dirección de Educación a Distancia

Dirección de Investigación

Dirección de Posgrado

Dirección de Vinculación

Dirección de Difusión y Divulgación Científica y

Tecnológica

Dirección de Servicios Generales

Dirección de Recursos Humanos

Dirección de Proyectos y Seguimiento de Obras

Dirección de Recursos Materiales

Unidad de Relaciones Internacionales

Dirección del Sistema Bibliotecario

Dirección de Difusión Cultural

Centro de Enseñanza de Lenguas Extranjeras

Centro de Desarrollo de las Artes

Centro de Fomento al Deporte

Dirección de Programas Estudiantiles

Secretaría de Finanzas

Dirección de Contabilidad

Dirección de Ingresos

Dirección de Egresos

División Académica de Ciencias de la Salud

Dirección de Tecnologías de Información e Innovación

Contraloría General

Centro de Comunicación

División Académica Multidisciplinaria de

Jalpa


7

V. FILOSOFÍA INSTITUCIONAL

MISIÓN

La Universidad Juárez Autónoma de Tabasco, como institución pública de educación

superior, tiene la misión de contribuir de manera significativa a la transformación de la

sociedad y al desarrollo del país, con particular interés en el Estado de Tabasco, a través

de la formación sólida e integral de profesionales capaces de adquirir, generar, difundir y

aplicar el conocimiento científico, tecnológico y humanístico, con ética y responsabilidad

para ser mejores individuos y ciudadanos.

VISIÓN

La Universidad Juárez Autónoma de Tabasco es una universidad innovadora que

participa en la Sociedad del Conocimiento, fuertemente vinculada con su entorno y con

presencia internacional, consolidada académicamente, con altos niveles de calidad y

programas educativos pertinentes, que forma a sus egresados sólidamente competentes,

con espíritu emprendedor y humanista. Se distingue por sus aportes relevantes en la

generación y aplicación de la ciencia y la tecnología, el rescate y la difusión de la cultura

en su acepción amplia y su colaboración en el desarrollo sustentable del estado de

Tabasco y del país.

VALORES

Nuestra Casa de Estudios asume y promueve los valores que sustentan el quehacer

institucional y orientan el desempeño personal y laboral de los alumnos, egresados,

maestros, investigadores, empleados, trabajadores y directivos que integran la comunidad

universitaria.

ÉTICA

Como el conjunto de principios trascendentales, universales y permanentes que

determinan la Misión, orientan el quehacer universitario y caracterizan el desempeño de

sus integrantes para procurar el bien en todos los ámbitos.


8

PLURALIDAD

Postura que define a la institución universitaria como el espacio ideal para el respetuoso

encuentro de las diversas teorías, corrientes filosóficas, ideologías, propuestas y

personalidades que enriquecen el trabajo académico orientado a la ciencia, tecnología, el

arte y las humanidades.

LIBERTAD

Condición que favorece un ambiente institucional de responsabilidad con autocrítica e

independencia intelectual para que cada quien ejerza sus funciones, desempeñe sus

responsabilidades y logre para bien, los objetivos de los ámbitos que le competen.

RESPETO

Valor que representa una condición sine qua non para la adecuada convivencia y el

armonioso desempeño de los universitarios, de tal modo que les permite aceptarse a sí

mismos y actuar con tolerancia y consideración ante las diferentes formas de ser, pensar

y actuar en un ámbito plural y diverso.

EQUIDAD

Principio que defiende la igualdad de derechos, bajo las mismas condiciones,

independientemente del género, realidades, circunstancias, pensamiento e ideología de

los individuos o grupos sociales.

CALIDAD

Característica que impregna toda la vida universitaria para cumplir las funciones

institucionales en óptima concordancia con las necesidades y expectativas de la sociedad

en cada momento histórico.

EXCELENCIA

Cualidad que sustenta el compromiso para que todo lo que se realiza y produce mediante

el quehacer universitario alcance cada vez mejores parámetros.

INNOVACIÓN


9

Proceso permanente de la comunidad universitaria en el campo de la investigación,

desarrollo y aplicación de la ciencia y la tecnología en beneficio de la institución, el

conocimiento y la sociedad.

SERVICIO

Disposición y conjunto de actitudes que reflejan la vocación de la Universidad para brindar

el acervo de conocimiento, experiencia, dedicación y apoyo de sus recursos humanos y

materiales a favor de las instituciones, organismos y causas sociales, así como una mejor

calidad de vida para los individuos.

PRESENCIA SOCIAL

Actitud y disposición permanente de la Universidad y sus integrantes para identificar y

compaginar el ejercicio de sus funciones con las necesidades de la sociedad, y ofrecer

respuesta oportuna de manera coordinada y corresponsable.

DESARROLLO SUSTENTABLE

Objetivo que marca el quehacer de docentes, alumnos, egresados y personal

administrativo de la Universidad para que el resultado de las acciones y desempeño

profesional redunde en progreso con absoluto respeto de la vida, salud y bienestar

presente y futuro de los individuos, la sociedad y el entorno.

INTEGRACIÓN ARMÓNICA

Proceso dinámico mediante el cual los miembros de la comunidad universitaria se

asumen como partes de la institución y se relacionan entre sí de manera responsable y

respetuosa para favorecer el desarrollo de la institución y de sus integrantes.

TRANSPARENCIA

Resultado del ejercicio y la voluntad institucional para permitir que sus acciones,

disposiciones y logros se hagan públicos y se den a conocer en tiempo y forma tanto a las

autoridades como a los integrantes de la sociedad.


10

VI. SIMBOLOGÍA

Simbología usada en los procedimientos

Terminador Indica el inicio o bien la conclusión del procedimiento.

Actividad Indica la ejecución de una actividad determinada en el

procedimiento.

Conector Indica la secuencia y orden en que se realizan las

actividades de un procedimiento.

Decisión Indica que en alguna determinada actividad el ejecutor

tomará una decisión que implica la ejecución de actividades alternativas.

Documento Indica que en alguna actividad se emite, recibe o genere un documento, o copia de un documento

original.

Referencia a otra página Indica que la secuencia de actividades debe

identificarse o continúa en otra hoja del diagrama de flujo.

Referencia en página Indica que la secuencia de actividades debe

identificarse en otro paso dentro de la misma hoja del diagrama de flujo.


11

VII. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

ÍNDICE DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

SERVICIOS ESCOLARES 13

Proceso: Ingreso de Estudiantes 14

• Procedimiento 1. Ingreso de los Estudiantes 16 • Procedimiento 2. Equivalencia y Revalidación de Estudios (Licenciatura) 22 • Procedimiento 3. Equivalencia y Revalidación de Estudios (Posgrado) 29

Proceso: Permanencia (trayectoria de estudiantes) 34

• Procedimiento 1. Permanencia (trayectoria de estudiantes) 36

Proceso: Egreso 39

• Procedimiento 1. Egreso 41

Proceso: Inscripción, seguimiento y acreditación del servicio social 44

• Procedimiento 1. Inscripción, seguimiento y acreditación del servicio social 45

SERVICIOS BIBLIOTECARIOS 48

Proceso: Gestión de colecciones bibliohemerográficas o documentales 49

• Procedimiento 1. Desarrollo de colecciones 51 • Procedimiento 2. Procesos técnicos (catalogación y clasificación) 53

Proceso: Préstamos de acervo 55

• Procedimiento 1. Préstamos de acervo 57

Proceso: Centros de Información en Bibliotecas 59

• Procedimiento 1. Centros de Información en Bibliotecas (CIEB) 61

Proceso: Desarrollo de Habilidades Informativas 63

• Procedimiento 1. Desarrollo de Habilidades Informativas 65


12

PRESUPUESTO Y CONTROL PRESUPUESTAL 67

Proceso: Programación y Autorización del Programa Operativo Anual (POA) 68

• Procedimiento 1. Programación y Autorización del POA 70

Proceso: Control Presupuestal 75

• Procedimiento 1. Control Presupuestal 77

RECURSOS HUMANOS 80

Proceso: Contratación de Personal Docente y Administrativo de Confianza 81

• Procedimiento 1. Contratación del personal académico 84 • Procedimiento 2. Contratación del trabajador administrativo de confianza 90

Proceso: Elaboración de nómina 95

• Procedimiento 1. Elaboración de nómina 98

SERVICIOS MÉDICOS 103

Proceso: Atención médica 104

• Procedimiento 1. Atención médica 106

Proceso: Control de expedientes clínicos 109

• Procedimiento 1. Control de expedientes clínicos 111

Proceso: Entrega de medicamentos y material de curación 113

• Procedimiento 1. Entrega de medicamentos y material de curación 115

Proceso: Gestión de Recursos Administrativos y Médicos 118

• Procedimiento 1. Gestión de Recursos Administrativos y Médicos 120


13

UNIVERSIDAD JUÁREZ AUTÓNOMA DE TABASCO ESTUDIO EN LA DUDA, ACCIÓN EN LA FE

SERVICIOS ESCOLARES


14

Proceso: Ingreso de Estudiantes

I. Objetivo del proceso

Planear, organizar, coordinar, y controlar los procedimientos de admisión de los aspirantes a ingresar a la Universidad.

II. Alcance

Todos los aspirantes que desean ingresar a Nivel Técnico, Licenciatura y Posgrado.

III. Área responsable del proceso Dirección de Servicios Escolares / Departamento de Admisión.

IV. Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.)

1. Capacidad por programa educativo y nivel (Técnico y Licenciatura).

2. Comprobante de registro en Internet. a) Documentos solicitados en la convocatoria. b) Comprobante de pago o descuento por concepto de pre-inscripción.

3. Fechas para el Proceso de Admisión/Autorización de convenios para

pagos diferidos de Posgrados.

4. Lista de aspirantes aceptados/horarios/cuotas de los Posgrados ofertados.

5. Oficios de autorización de:

a) Descuentos. b) Conceptos de pago y monto a cobrar.

V. Normatividad - Reglamento Escolar del Modelo Educativo Flexible.

- Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016.

- Reglamento General de Estudios de Posgrado.


15

VI. Documentos de referencia - Convocatoria. - Convenios. - Calendario Escolar y de Actividades:

• Nivel Técnico y de Licenciatura. • Nivel Posgrado. • Sistema de Educación a Distancia.

VII. Siglas DA Departamento de Admisión. CD Coordinador de Docencia. FM3 Formato Migratorio. DDA Director de División Académica. DSE Dirección del Servicios Escolares. NSS Número de Seguridad Social. OSE Oficina de Servicios Escolares. JOSE Jefe de Oficina de Servicios Escolares. ERYP Encargado del Área de Revalidación y Posgrado. JPDA Jefe de Posgrado de División Académica. IMSS Instituto Mexicano del Seguro Social. TSU Técnico Superior Universitario. SEaD Sistema de Educación a Distancia. DRyC Departamento de Registro y Control. SF Secretaría de Finanzas. SSAcad Secretaría de Servicios Académicos.


16

Procedimiento 1: Ingreso de Estudiantes

INGRESO DE ESTUDIANTES

Secretaria de Servicios Académicos Jefe de AdmisiónDirector de Servicios Escolares

Inicio

1. Elabora la convocatoria para estudios de nivel Técnico y Licenciatura

2. Solicita los Recursos para el proceso de Admisión

3. Solicita al CENEVAL a través del formato de aplicación, las guías de examen y folios

correspondientes para el Proceso de Admisión

4. Realiza pruebas conjuntamente con el Centro de Cómputo de los procesos

sistematizados, para la revisión de cada etapa del proceso de admisión

5. Prepara las actividades para la aplicación del Examen de Selección

6. Prepara informe para la publicación de los resultados

7. Solicita a las Divisiones Académicas la captura de los bloques de asignaturas,

horarios y capacidades de los grupos de nuevo ingreso para el proceso de inscripción

8. Efectúa el Proceso de Admisión de nuevo ingreso para estudios de Nivel

Técnico y Licenciatura

9. Da atención de Baja Definitiva para alumnos de nuevo ingreso

10. Entrega los Expedientes generados por los alumnos de

nuevo ingreso o reingreso (nivel técnico, licenciatura y Posgrado) al

Departamento de Registro y Control, digitalizados

11. Elabora los Calendarios Escolar y de Actividades

12. Proporciona otros servicios

Fin


17

Desarrollo de actividades: Ingreso de estudiantes Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de

referencia

1 Elaborar la convocatoria para ingreso al nivel licenciatura y técnico superior universitario en el sistema escolarizo y no escolarizado.

Director de la DSE. Jefe de Admisión.

1) Fechas autorizadas por Secretaría Académica: - Fechas establecidas de Preinscripción

vía Internet sólo nuevo ingreso a estudios de nivel Técnico y de Licenciatura.

- Fecha de aplicación del examen de selección.

- Fecha de publicación de los Resultados. - Fecha de Inscripción. 2) Convocatoria elaborada para su publicación. 3) Convocatoria elaborada y autorizada para su publicación vía Web entregada al Centro de Cómputo Universitario. Nota: Para ingresar a los posgrados, las Divisiones Académicas emiten la convocatoria, realizan el proceso de selección y dan aviso a la DSE para su inscripción.

a) Oficio de programa de actividades.

b) Convocatoria. c) Oficio de envío

de información de la convocatoria a la Dirección de Tecnologías de Información e Innovación.

2 Solicitar los Recursos para el proceso de Admisión.


1) Espacio físico donde se llevará a cabo el examen de selección. 2) Personal de apoyo (maestros, personal administrativo y de logística). 3) Equipo de Cómputo y mobiliario. 4) Alimentos otorgados según las fechas requeridas.

Solicitud de recursos físicos y económicos.

3 Solicitar al CENEVAL, a través del formato de aplicación, las guías de examen y folios correspondientes para el Proceso de Admisión. Nota: En caso de material faltante o sobrante se le notifica a CENEVAL mediante oficio especificándole cualquiera de las dos situaciones. Si se requirieren más número de folios para el pre-registro de igual forma se les notifica por teléfono, enviándole un fax o a través de un oficio.


En base al convenio firmado entre las autoridades de la UJAT y el CENEVAL: - Se reciben los folios y guías de examen

que serán entregadas a los aspirantes durante el proceso de recepción de documentos y emisión de comprobante de ingreso al examen.

- Se reciben y resguardan los cuadernillos de exámenes de aplicación y hojas de respuesta conforme a lo establecido por los procedimientos de CENEVAL.

Nota: la apertura de las cajas de exámenes y hojas de respuestas, se hace por parte de CENEVAL y en presencia de un Notario Público; de igual forma, concluido el examen, es CENEVAL quien guarda el material utilizado y sobrante y lo empaqueta en cajas en presencia del Notario Público, la DSE solo resguarda la cajas y las envía de regreso al CENEVAL.

Oficio de solicitud al CENEVAL. Convenio entre la UJAT y CENEVAL.


18

Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de referencia

4 Realizar pruebas conjuntamente con el Centro de Cómputo de los procesos sistematizados, para la revisión de cada etapa del proceso de admisión.

Director de la DSE. Jefe de Admisión. Dirección de Tecnologías de Información e Innovación.

Etapas del Proceso de Admisión Sistematizadas revisadas y funcionando correctamente: - Preinscripción (registro en línea de

aspirantes).

- Examen de Selección (validación del ingreso de aspirantes al examen de selección).

- Inscripción (publicación de resultados y

matriculación de alumnos de nuevo ingreso).

Oficio para la Dirección de Tecnologías de Información e Innovación. Formatos Impresos o en electrónico de las pruebas hechas en cada una de las etapas.

5 Preparar las actividades para la aplicación del Examen de Selección. Nota: esta actividad la llevan a cabo el personal de la DSE y CENEVAL, para de esta manera asegurar la integridad y transparencia del proceso.

Secretaria de Servicios Académicos. Director de la DSE. Jefe de Admisión. Personal de CENEVAL.

Apertura oficial de las cajas de los exámenes de selección con la presencia de la Secretaria de Servicios Académica, personal de CENEVAL, Director de la DSE, Jefe del Departamento de Admisión y Notario Público.

Exámenes de selección contados antes y

al término de la aplicación del examen. Reunión para asignación de

responsabilidades en la operatividad del examen de selección coordinado.

Exámenes CENEVAL. Croquis del lugar de aplicación del examen de selección.

6 Preparar informe para la publicación de los resultados.

Director de la DSE. Jefe de Admisión. Dirección de Tecnologías de Información e Innovación.

Entrega de los resultados del examen de selección, por parte del CENEVAL en diez días hábiles, para ser publicados en la página universitaria por la Dirección de Tecnologías de Información e Innovación.

Impresión de la Hoja de Resultado del Proceso de Admisión.

7 Solicitar a las Divisiones Académicas la captura de los bloques de asignaturas, horarios y capacidades de los grupos de nuevo ingreso para el proceso de inscripción.


Bloques de asignaturas, horarios y capacidades solicitadas, verificadas en el Sistema de Servicios Escolares para validar que coincidan con los anteriores procesos de admisión.

Bloques de asignaturas de los grupos de

nuevo ingreso por carrera capturados, para el proceso de inscripción en el Sistema de Servicios Escolares.

Oficio de solicitud de capacidades por carrera y grupos.

8 Efectuar el Proceso de Admisión (inscripción) de nuevo ingreso para estudios de Nivel Técnico y Licenciatura.

Director de la DSE. Jefe de Admisión. Secretarias. Jefes de las oficinas de la DSE.

Proceso de Admisión realizado de acuerdo a lo establecido en la convocatoria con las siguientes etapas: Preinscripción; Examen de Selección; e Inscripción. Nota: Para estudios de posgrado las Divisiones Académicas envían a la DSE la relación de aspirantes aceptados para que se proceda a su inscripción.

Procedimiento de Inscripción en línea.

9 Dar atención de Baja Definitiva para alumnos de nuevo ingreso.

Jefe de Admisión.

Bajas definitivas efectuadas en el sistema y expediente del alumno.

Reglamento escolar correspondiente. Formato de Baja Definitiva.


19


10 Entregar los Expedientes generados por los alumnos de nuevo ingreso o reingreso (nivel técnico, licenciatura y posgrado) al Departamento de Registro y Control. Nota: Mientras los expedientes permanecen bajo la responsabilidad del Departamento, se ofrece el servicio de préstamo de documentos: Paso 1: El alumno solicita el documento. Paso 2: Se busca el expediente y el documento. Paso 3: El alumno llena el formato de préstamo correspondiente. Paso 4: Se le entrega el documento al alumno y se captura como adeudo en el Sistema de SE.

Jefe de Admisión. Encargado de Revalidación y Posgrado. Secretarias.

Expedientes que cumplen con los siguientes requisitos: Folders Etiquetados (Nombre del

Alumno, Matricula, Código de Barra, Programa Educativo y Tipo de Ingreso).

Documentos requisitados. Se verifica nuevamente la documentación entregada por los alumnos, antes de hacer entrega de estos al Departamento de Registro y Control.

Digitalización y codificación de

documentos, así como verificación en el Sistema Web de Digitalización. (www.digitalizacion.ujat.mx).

Adeudos de documentos capturados en

el sistema según el asunto de cada alumno.

Expedientes con lista anexa, entregados

ya sean alumnos de nuevo ingreso, revalidación, equivalencia, cambio de carrera, reingreso, ajuste de plan, o de baja definitiva y los casos que ameriten el traslado al Departamento de Registro y Control.

Validación de Antecedentes Académicos

según corresponda al nivel de ingreso (Técnico, Licenciatura y/o Posgrado).

Nota: se digitalizan los documentos entregados de forma extemporánea al proceso de inscripción mientras el expediente se encuentre bajo el resguardo del Departamento de Admisión. Una vez remitido el expediente del alumno al Departamento de Registro y Control, los documentos que se adeudan serán entregados a dicho departamento. En caso de que al momento de revisar el expediente del alumno de nuevo ingreso, se encuentre algún documento roto o manchado, se notifica al alumno mediante una llamada telefónica o vía e-mail para que tramite un duplicado del mismo. Se realiza el mismo procedimiento de notificación si el documento del alumno sufrió algún percance estando bajo el resguardo del departamento, se notifica al alumno y se procede a su reposición.

Expedientes de alumnos. Formato Universal de Servicios (Recepción de Documentos). Formato de préstamo de documentos originales. Manual para la digitalización y búsqueda de documentos. Procedimiento de Validación de Antecedentes Académicos. Formato de Validación de Antecedentes Académicos.


20


11 Elaborar e imprimir los Calendarios escolares y de actividades de: - Nivel Técnico y de

Licenciatura.

- Nivel Posgrado.

- Sistema de Educación a Distancia.

Elaboración anual de 2 calendarios escolares: Uno para Licenciatura (Incluido nivel Técnico) y otro para Posgrado.

Director de la DSE. Jefe de Admisión. Encargado de Revalidación y Posgrado.

Calendarios anuales elaborados tomando como premisas lo siguiente: Se toman como base los calendarios escolares inmediatos anteriores así como los Reglamentos Escolares y los Contratos Colectivos de Trabajo. Por cada nivel, se elabora una propuesta del formato del próximo calendario, incluyendo la programación de las diferentes actividades escolares que se llevan a cabo en la Universidad: a) Inscripción. b) Reinscripción. c) Límite de Baja Temporal. d) Exámenes Ordinarios. e) Pago de exámenes Extraordinarios*. f) Exámenes Extraordinarios*. g) Pago de exámenes de Competencia*. h) Exámenes de Competencia*. i) Pago de exámenes de Titulo de

Suficiencia*. j) Exámenes de Titulo de Suficiencia*. k) Registro de evaluaciones parciales*. l) Vacaciones. m) Días no laborables. * No aplican para el Calendario de Posgrado. Inicio y término de los periodos programados por tipo de Plan de estudio: a) Ciclos cortos*. b) Ciclos largos. c) Semestrales. d) Anuales. e) Cuatrimestrales. * Actualmente no aplica para el Calendario de Posgrado. Nota: Una vez terminado y revisado por la DSE, se envían las propuestas a los Directores de las Divisiones Académicas para sus observaciones, las cuáles se eliminarán o se agregarán al formato según sea el caso. En el caso del Calendario de Posgrado, sólo cuenta con el visto bueno de la Secretaría Académica y por último de Rectoría. En el caso del Calendario del nivel Licenciatura una vez revisado y con el visto bueno de la DSE, y la Secretaría Académica, se somete al H. Consejo Universitario para su aprobación. Calendarios actualizados y enviados a impresión para su posterior distribución entre la comunidad universitaria.

Calendario Escolar y de Actividades. Calendario Escolar y de Actividades de Posgrado.


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12 Proporcionar los servicios: 1. Procedimiento de

Inscripción a Nivel Posgrado.

2. Procedimiento de Equivalencias y Revalidaciones de Estudio.

3. Procedimiento de

Cambio de Carrera.

4. Procedimiento de Ajuste de plan.

5. Procedimiento de

Reingreso.

6. Instrucción de Trabajo para impresión de credenciales de alumnos de nuevo ingreso de nivel técnico, licenciatura y posgrado.

7. Instrucción de Trabajo

para Afiliación al Seguro Social (IMSS).

Jefe de Admisión. Encargado de Revalidación y Posgrado. Secretarias.

Servicios proporcionados de acuerdo a requisitos.

1. Procedimiento de inscripción a estudios de posgrado.

2. Procedimiento de equivalencia y revalidación de estudios.

3. Procedimiento

de cambio de carrera.

4. Procedimiento

de ajuste de plan.

5. Procedimiento

de reingreso. 6. Instrucción de

Trabajo para impresión de credenciales de alumnos de nuevo ingreso.

7. Instrucción de

Trabajo para afiliación al seguro social (IMSS).

Nota: En caso de alguna falla técnica o administrativa ajena al Departamento, oficina o área, se deberá notificar al usuario a través de un letrero señal.


22

Procedimiento 2: Procedimiento de Equivalencia y Revalidación de Estudios (Licenciatura)

PROCEDIMIENTO DE EQUIVALENCIA Y REVALIDACIÓN DE ESTUDIOS (LICENCIATURA)

Jefe de Oficina de

Servicios Escolares Encargado de Revalidación y Posgrado

Jefe del Departamento de

Admisión Coordinador de

DocenciaTutorAspirante

Inicio

1. Solicita informes al Encargado de Revalidación y Posgrado

2. Informa los requisitos y fechas de trámites para el estudio de equivalencia o

revalidación

3. Entrega los documentos requisitados en las fechas establecidas

¿Cumple?

6. Elabora un estudio previo de Equivalencia

o Revalidación de estudios

7. Se le informa al aspirante el resultado del estudio previo de la equivalencia/

revalidación

¿Presenta Examen?

8. Pregunta al aspirante si desea continuar con los

trámites

9. Informa al aspirante a que realice el preregistro en la página web de la UJAT

10. Realiza su preregistro en línea, imprime y paga la ficha de examen

12. Informa al ERYP si aprobó el examen

4. Revisa la documentación del aspirante para determinar si cumple o no con los

requisitos

5. Informa al aspirante que no

procede su trámite y las causas

NoSí

ANo

Sí

¿Continúa?

Si

Fin de trámite

No

11. Presenta examen de selección en la fecha, hora y lugar establecidos en la

convocatoria y en su ficha

¿Aprobado?

Sí

BNo

B


23

Página 2

PROCEDIMIENTO DE EQUIVALENCIA Y REVALIDACIÓN DE ESTUDIOS (LICENCIATURA)

Jefe de Oficina de Servicios Escolares Tutor

Coordinador de Docencia

Jefe del Departamento de Admisión Encargado de Revalidación y Posgrado Aspirante

13. Informa al aspirante los requisitos, la fecha de recepción de documentos y entrega

de estudios de equivalencia o revalidación de estudios para la posterior inscripción

14. Verifica el estudio previo de equivalencia o revalidación, corrige en su

caso y elabora el estudio final

15. Solicita al Jefe del Departamento de Admisión asigne las matrículas de los

aspirantes

16. Asigna matrícula y da de

alta al aspirante en el Sistema de

Servicios Escolares

17. Captura las materias equivalentes o revalidadas en el Sistema de Servicios Escolares de acuerdo al Estudio final

A

No

Sí

¿Cuentas Correctas?

18. Revisa que las cuotas y conceptos de cobro sean correctos

Verifica y corrige en el Sistema de Servicios Escolares y si es asunto

de Finanzas o de la Red de la UJAT solicita apoyo al Área

correspondiente para que se actualicen los datos

20. Captura los datos del aspirante en el sistema

19. Entrega los documentos en la fecha establecida


24

Página 3 PROCEDIMIENTO DE EQUIVALENCIA Y REVALIDACIÓN DE ESTUDIOS (LICENCIATURA)

Jefe del Departamento de

Admisión Tutor

Coordinador de Docencia

Jefe de Oficina de Servicios Escolares Encargado de Revalidación y Posgrado Aspirante / Alumno

21. Explica, imprime y entrega al aspirante el estudio final de

equivalencia o revalidación, la ficha de depósito del Banco con las cuotas

correspondientes a pagar y la guía de revalidación o equivalencia

22. Elabora e integra los expedientes

23. Efectúa pago correspondiente en el banco

en la fecha indicada

24. Acude a la O.S.E. correspondiente con el oficio de

revalidación o equivalencia y con la copia de la ficha de depósito del

banco para tramitar su inscripción

27. Establece trayectoria y ayuda al Aspirante aceptado

26. Asigna tutor al aspirante

25. Asigna correo electrónico de la UJAT, contraseña y fecha de inscripción al aspirante

29. Inscribe materias seleccionadas y

entrega al aspirante su comprobante de

inscripción

30. Entrega al ERYP los recibos y formatos

para los expedientes de los alumnos 31. Acude al módulo de

credencialización de la DSE con su comprobante de inscripción para tomarse la foto para su credencial

universitaria (Como alumno ya inscrito)

28. Selecciona horarios de materias disponibles en Internet, lo imprime y

se dirige con el JOSE

32. Ingresa a la carrera

Fin


25

Desarrollo de actividades: Procedimiento de Equivalencia y Revalidación de Estudios (Licenciatura) Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios

1 Solicitar informes al Encargado de Revalidación y Posgrado.

Aspirante. Acude con el ERYP para solicitar informe de los requisitos para ingresar por equivalencia/revalidación de estudios.

2 Informar los requisitos y fechas de trámites para el estudio de equivalencia o revalidación.

Encargado de Revalidación y Posgrado.

Informa al aspirante los requisitos y fechas para que se le realice el estudio para tramitar su ingreso por: Equivalencia de Estudios (Estudios parciales de licenciatura realizados en México). Los requisitos son: a) Copia del Certificado de Estudios Profesionales

incompleto o Constancia de Estudios de la Universidad de Procedencia con materias, calificaciones y períodos cursados.

b) Planes y Programas de Estudio de las materias que cursó en la universidad de procedencia. (si se requiere se le solicita).

Nota: Los documentos académicos emitidos en otra entidad federativa deberán estar legalizados por las instancias correspondientes. Revalidación (Estudios parciales de licenciatura realizados en el extranjero). Los requisitos son: a) Copia de Revalidación del Certificado Parcial de

estudios de licenciatura, realizado por parte de la Secretaría de Educación (para que este documento lo trámite ante la SE, primero tiene que acudir con la ERYP para que gestione ante las autoridades correspondientes de la Institución un predictamen de revalidación y agilizar su trámite).

b) Copia de su FM3. Nota 1: Los documentos académicos emitidos en el extranjero deberán estar legalizados y apostillados por las instancias correspondientes. Nota 2: Los documentos con idioma diferente al español, deberán contar con la traducción correspondiente. Para los aspirantes procedentes de Instituciones con convenio vigente presentar la documentación requerida según lo establezca el convenio.

3 Entregar los documentos requisitados en las fechas establecidas.

Aspirante. Entrega la documentación requerida, en las fechas establecidas por la DSE.

4 Revisar la documentación del aspirante para determinar si cumple o no con los requisitos.


Si no cumple con la documentación pasa al punto 5. Si cumple pasa al punto 6.

5 Informar al aspirante que no procede su trámite y las causas.


Se le indican las causas por el cual no procede su trámite.


26

Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios

6 Elaborar un estudio previo de Equivalencia o Revalidación de estudios.


Procede a realizar el estudio previo de equivalencia/ revalidación.

7 Informar al aspirante el resultado del estudio previo de la equivalencia/ revalidación.


Se le informa al aspirante el resultado del estudio previo de la equivalencia/ revalidación: - Si presenta examen de admisión o no (pasa al punto

13, de acuerdo al Título II, Capítulo III, Art. 14 del Reglamento Escolar Modelo Educativo Flexible).

- Cantidad de créditos equivalentes o revalidados. - Cantidad de créditos no equivalentes o revalidados. - Nivel a cursar de la licenciatura solicitada. - Cantidad de créditos faltantes por cursar. - Cuotas a pagar.

8 Preguntar al aspirante si

desea continuar con los trámites.


Pregunta al aspirante si desea continuar con los trámites, si la respuesta es no, termina su trámite. Si la respuesta es sí, continúa con sus trámites.

9 Informar al aspirante y le solicita que realice el pre-registro en la página web de la UJAT.


Informa al aspirante de los requisitos y actividades para continuar con su trámite.

10 Realizar su preregistro en línea, imprime y paga la ficha de examen.

Aspirante. Debe de realiza su preregistro en línea, imprimir y pagar la ficha de examen, presentarse en la fecha, lugar y hora para entregar los siguientes requisitos: Aspirantes a equivalencia de estudios: - Copia del certificado parcial u original de la constancia

de estudios de licenciatura con calificaciones. - Copia del certificado de bachillerato. - Copia del acta de nacimiento. - Un fólder tamaño oficio. Aspirantes a revalidación de estudios: - Copia de acta de nacimiento. - Copia del certificado de revalidación nivel bachillerato

realizado por la SE. - Copia del certificado de revalidación parcial de

estudios de licenciatura realizado por la SE. - Un fólder tamaño oficio. Nota 1: Todos los documentos deben ser legibles y sin daños físicos. Nota 2: Si se llegara a detectar algún documento falso, se procede a cancelar la preinscripción y examen de selección del aspirante. Al entregar la documentación requerida, el aspirante recibirá su ficha que le da acceso a presentar el examen de selección.

11 Presentar examen de selección en la fecha, hora y lugar establecidos en la convocatoria y en su ficha.

Aspirante. Con su folio CENEVAL especificado en la ficha, podrá consultar en la página web de la UJAT el resultado del examen: Aceptado o No Aceptado.

12 Informar personalmente al ERYP si aprobó el examen.

Aspirante. Encargado de Revalidación y Posgrado.

Si el aspirante no aprobó el examen de Selección el ERYP elabora e integra los expedientes con los documentos entregados por los aspirantes. Posteriormente los Digitaliza.


27


13 Informar al aspirante los requisitos, fechas importantes y estudio de revalidación o equivalencia.


Informa al aspirante los requisitos, la fecha de recepción de documentos y entrega de estudio de revalidación o equivalencia de estudios para su inscripción en la división correspondiente.

14 Verificar el estudio previo, corregir en su caso y elaborar estudio de equivalencia final.


Verifica el estudio previo, corrige en su caso y elabora estudio de equivalencia final.

15 Solicitar al JDA asigne las matrículas de los aspirantes.


Solicita al Jefe del Departamento de Admisión asigne las matrículas de los aspirantes.

16 Asignar matrícula y dar de alta al aspirante en el sistema de la DSE.

Jefe del Departamento de Admisión.

Asigna matrícula y da de alta al aspirante en el Sistema de Servicios Escolares.

17 Capturar las materias equivalentes en el sistema de la DSE de acuerdo al estudio final.


Captura las materias equivalentes o revalidadas en el Sistema de Servicios Escolares de acuerdo al Estudio final.

18 Revisar que las cuotas y conceptos de cobro sean los correctos en el sistema de la DSE.


Si las cuotas no están correctas, verifica y corrige, y si es asunto de la S.F o de la red de la UJAT solicita el apoyo a la Dirección de Tecnologías de Información e Innovación para que se actualicen los datos.

19 Entregar los documentos en la fecha establecida.

Aspirante. Entrega requisitos de inscripción en las fechas establecidas: Por equivalencia de estudios: - Acta de Nacimiento (original y Copia). - Certificado de Bachillerato (original y Copia). - Certificado Parcial de Estudios Profesionales (original

y copia). - Copia de la CURP. - Cubrir cuotas establecidas. Por revalidación: - Acta de nacimiento (copia). - Certificado de revalidación nivel bachillerato realizado

por la SE (original y copia). - Certificado de revalidación parcial de estudios de

licenciatura realizado por la SE (original y copia). - FM3. - Cubrir cuotas establecidas. Para los aspirantes procedentes de instituciones con convenio vigente para presentar la documentación requerida según lo establezca el convenio. Nota 1: Los documentos de ingreso por revalidación o equivalencia de estudios deben estar debidamente legalizados y/o apostillados. Nota 2: A los documentos con idioma diferente al español, deberán contar con la traducción correspondiente. El aspirante llenará los formatos de entrega de documentos que le entregue la ERYP, de los cuales uno quedará en el expediente y el otro como comprobante para el aspirante. Si el aspirante no cuenta con alguna documentación original, deberá entregar copia de dicho documento y posteriormente entregar el original, se le generará como adeudo de documentos en el Sistema de la DSE.


28


20 Capturar los datos del aspirante en el sistema.


Captura los datos del aspirante en el sistema.

21 Explicar, imprimir y entregar al aspirante el oficio de equivalencia o revalidación de estudios, las cuotas correspondientes a pagar y la guía para estudiantes de equivalencia y revalidación de estudios.


Explica, imprime y entrega al aspirante el estudio final de equivalencia o revalidación, la ficha de depósito del Banco con las cuotas correspondientes a pagar y la guía de revalidación o equivalencia.

22 Elaborar e integra los expedientes.


Elabora e integra los expedientes con los documentos entregados por los aspirantes. Posteriormente los Digitaliza.

23 Efectuar el pago correspondiente en Caja en la fecha indicada.

Aspirante. Efectúa el pago correspondiente en Caja en la fecha indicada.

24 Acudir a la OSE correspondiente con el oficio de revalidación o equivalencia y con la copia de la ficha de depósito del banco para tramitar su inscripción.

Aspirante. Al día siguiente de realizar el pago, acude a la OSE correspondiente con el oficio de equivalencia o revalidación de estudios y con la copia del comprobante de pago para tramitar su inscripción.

25 Indicar la cuenta de correo institucional, emite hoja de instrucciones de consulta de contraseña para los Servicios Estudiantiles en Línea y fecha de inscripción al aspirante.

Jefe de Oficina de Servicios Escolares.

Indica la cuenta de correo institucional, emite hoja de instrucciones de consulta de contraseña para los Servicios Estudiantiles en Línea y fecha de inscripción al aspirante.

26 Asignar tutor al aspirante aceptado.

Coordinador de Docencia.

Asigna tutor al aspirante aceptado.

27 Establecer trayectoria. Tutor. Establece trayectoria y ayuda al aspirante aceptado a seleccionar horarios y materias disponibles a cursar.

28 Seleccionar horarios de materias disponibles en Internet, lo imprime y se dirige con el JOSE.

Aspirante. Selecciona horarios de materias disponibles en Internet, de acuerdo a la trayectoria establecida por el Tutor, lo imprime y se dirige con el JOSE.

29 Inscribir materias seleccionadas y entrega al aspirante su comprobante de inscripción.


Inscribe materias seleccionadas y entrega al aspirante su comprobante de inscripción.

30 Entregar al ERYP los recibos y formatos para los expedientes de los alumnos.


Una vez terminadas las inscripciones por equivalencia o revalidación de estudios, entregará al JARYP el Formato Universal de Servicios correspondientes para que se anexen en el expediente del alumno.

31 Acudir al módulo de credencialización de la DSE con su comprobante de inscripción para tomarse la foto de su credencial universitaria.

Alumno. Acude al módulo de credencialización de la DSE con su comprobante de inscripción para tomarse la foto de su credencial universitaria.

32 Ingresar al programa educativo correspondiente.

Alumno. Ingresa al programa educativo correspondiente como alumno de licenciatura.


29

Procedimiento 3: Procedimiento de Equivalencia y Revalidación de Estudios (Posgrado)

PROCEDIMIENTO DE EQUIVALENCIA Y REVALIDACIÓN DE ESTUDIOS (POSGRADO)

Encargado de Revalidación y Posgrado

Jefe de Posgrado de División Académica

Jefe de Oficina de Servicios Escolares Aspirante

Inicio

1. Solicita informes al ERYP

2. Remite al aspirante con el Jefe de Posgrado de

División Académica

3. Indica los requisitos para el trámite

4. Entrega requisitos para el estudio al Jefe

de Posgrado de División Académica

5. Evalúa el documento con al plan de estudio e informa

al aspirante si procede

6. ¿Procede?

7. Acude con el ERYP y entrega copia de

requisitos

Sí

8. Analiza nuevamente si procede el ingreso

¿Procede?

9. Genera matrícula al aspirante y captura la

equivalencia o revalidación

Sí

10. Verifica equivalencia o revalidación capturada en el sistema de la DSE y cuotas

Fin de proceso

No

No


30

Página 2 PROCEDIMIENTO DE EQUIVALENCIA Y REVALIDACIÓN DE ESTUDIOS (POSGRADO)

Jefe de Oficina de Servicios Escolares

Jefe de Posgrado de División Académica

Encargado de Revalidación y Posgrado Aspirante / Alumno

11. Entrega documentos de inscripción

12. Entrega oficio de equivalencia o revalidación

13. Tramita inscripción en la OSE correspondiente

14. Realiza pago de inscripción

15. Informa al aspirante el grado y las materias que cursará en el

periodo vigente

16. Entrega al ERYP los recibos y formatos para los expedientes de

los alumnos

17. Se dirige al módulo de credencialización para

tomarse la foto y recibir su credencial universitaria

18. Ingresa al posgrado ya como alumno

Fin


31

Desarrollo de actividades: Procedimiento de Equivalencia y Revalidación de Estudios (Posgrado) Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios

1 Solicitar informes al Encargado de Revalidación y Posgrado.

Aspirante. Acude con el Encargado de Revalidación y Posgrado para solicitar informes de los requisitos para ingresar por equivalencia/revalidación de estudios.

2 Remitir al aspirante con el JPDA.


Remite al aspirante a la Jefatura de Posgrado de la División Académica correspondiente.

3 Informar al aspirante los requisitos que requiere para analizar si procede el trámite.

Jefe de Posgrado de la División Académica.

Informa al aspirante los requisitos que requiere para analizar si procede el trámite.

4 Entregar requisitos al Jefe de Posgrado de la División Académica.

Aspirante. Entrega los documentos requisitados al Jefe de Posgrado de la División Académica.

5 Evaluar el documento con el Plan de Estudio del posgrado que solicita ingresar.

Jefe de Posgrado de la División Académica.

Evalúa el documento con el Plan de Estudio del posgrado que solicita ingresar.

6 ¿Procede el trámite? Jefe de Posgrado de la División Académica.

Si procede remite al aspirante con el Encargado de Revalidación y Posgrado para que entregue los documentos para su trámite en la Dirección de Servicios Escolares. De no proceder finaliza el trámite.

7 Acudir con el Encargado de Revalidación y Posgrado y entrega copia de requisitos.

Aspirante. Entrega requisitos para estudio final de equivalencia o revalidación de estudios.

8 Analizar nuevamente si procede el ingreso e informa al aspirante.


Si no procede informa a los aspirantes las causas. Si procede, solicita al Jefe de Posgrado de la División Académica carta de aceptación al posgrado.

9 Generar matrícula al aspirante y capturar la equivalencia o revalidación.


Genera matrícula con los datos del aspirante y captura la equivalencia / revalidación.

10 Verificar revalidación capturada en el sistema de DSE y cuotas.


Verifica equivalencia o revalidación capturada en el sistema de la Dirección de Servicios Escolares y cuotas.


32


11 Entregar documentos de Inscripción en las fechas establecidas.

Aspirante. Entrega documentos de Inscripción en las fechas establecidas. Por equivalencia de estudios: - Carta de aceptación al Posgrado (original). - Acta de Nacimiento (copia). - Certificado de estudios profesionales completos

(original y una copia). - Certificado Parcial de Estudios de especialidad,

maestría o doctorado, según sea el caso (Original y una copia).

- Título de licenciatura o maestría, según sea el caso (copia).

- Cédula de licenciatura o maestría, según sea el caso (copia).

- Copia de la CURP. Por revalidación: - Carta de aceptación al Posgrado (original). - Acta de Nacimiento (copia). - Certificado de estudios profesionales completos

(original y una copia). - Certificado Parcial de Estudios de especialidad,

maestría o doctorado, según sea el caso (original y una copia).

- Título de licenciatura o maestría, según sea el caso (copia).

- Cédula de licenciatura o maestría, según sea el caso (copia).

- FM3. Nota 1: En el caso de revalidación, si los estudios de licenciatura o posgrado los realizó en el extranjero, deberá entregar la revalidación realizada por la DSE. Nota 2: Los documentos de ingreso por revalidación deben estar debidamente legalizados y apostillados. Nota 3: A los documentos con idioma diferente al español, deberán contar con la traducción correspondiente. El aspirante llenará los formatos de entrega de documentos, de los cuales uno quedará en el expediente y el otro como comprobante para el aspirante. Si el aspirante no cuenta con alguna documentación original, deberá entregar copia de dicho documento y posteriormente entregar el original. Se le generará como adeudo de documentos en el Sistema de la DSE.

12 Entregar oficio de equivalencia / revalidación.


Entrega oficio de equivalencia o revalidación.

13 Tramitar inscripción en la OSE correspondiente.

Aspirante. Se dirige con el Jefe de la Oficina de Servicios Escolares correspondiente para que le asigne en el sistema de Servicios Escolares las materias que cursará.

14 Realizar el pago de Inscripción por concepto de equivalencia o revalidación.

Aspirante. Realiza el pago en caja general del cuatrimestre o semestre del posgrado que va a cursar. Regresa con el JOSE para entregar recibo de pago.


33


15 Informar al aspirante el grado y las materias que cursará en el periodo vigente.


Valida pago en el sistema de SE e imprime tira de materias.

16 Entregar al ERYP los recibos y formatos para los expedientes de los alumnos.


Una vez terminadas las inscripciones por equivalencia o revalidación de estudios, entregará al Encargado de Revalidación y Posgrado los recibos de caja y original del Formato Universal de Servicios correspondientes para que se anexen en el expediente del alumno.

17 Acudir al módulo de credencialización para tomarse la foto y recibir su credencial universitaria.

Aspirante. Se dirige al módulo de credencialización para tomarse la foto y recibir su credencial universitaria.

18 Ingresar al posgrado ya como alumno.

Aspirante. Alumno matriculado.


34

Proceso: Permanencia (trayectoria de estudiantes)


Registrar, verificar y controlar todas las solicitudes que realice el alumno, así como el de su historial académico, y salvaguardar los documentos propiedad del mismo.

II. Alcance

Todos los alumnos y egresados de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.

III. Área responsable del proceso

Dirección de Servicios Escolares.

IV. Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.) Departamento de Admisión:

- Expediente de los alumnos inscritos.

- Expediente integrado de acuerdo al Reglamento Escolar del Modelo

Educativo Flexible y digitalizado.

Coordinación de Docencia, Jefatura de Posgrado y/o Jefatura del Departamento de Programas Estudiantiles:

- Horarios de clases. - Programaciones de exámenes. - Homologación definitiva y boleta de calificaciones.

V. Normatividad

- Reglamento Escolar del Modelo Educativo Flexible.


- Reglamento de Titulación de los Planes y Programas de Estudio de

Licenciatura y Técnico Superior Universitario.


- Planes de Estudio.


35

VI. Documentos de referencia - Formato Universal de Servicios. - Formato de homologación. - Convenios. - Calendario Escolar y de Actividades.

VII. Siglas DA Departamento de Admisión. CD Coordinador de Docencia. DRyC Departamento de Registro y Control. SF Secretaria de Finanzas. FM3 Formato Migratorio. DDA Director de División Académica. DSE Dirección del Servicios Escolares. NSS Número de Seguridad Social. OSE Oficina de Servicios Escolares. JOSE Jefe de Oficina de Servicios Escolares. ERYP Encargado del Área de Revalidación y Posgrado. JPDA Jefe de Posgrado de División Académica. IMSS Instituto Mexicano del Seguro Social.


36

Procedimiento 1: Permanencia (trayectoria de estudiantes)

PERMANENCIA DE ESTUDIANTES

Responsable del Departamento de Registro y

Control

Responsable de Archivo del Departamento de Registro y

Control

Secretarias Oficinas de Servicios EscolaresSecretarias DRC

Inicio

1. Recibe, verifica y asigna ubicación física y lógica de

expedientes de nuevo ingreso

3. Atiende y presta servicios en ventanilla

4. Actualiza el expediente académico

2. Atiende y presta servicios de: Reinscripción, Exámenes,

Bajas Temporales, Elaboración de documentos,

Autorización de pago de examen profesional

5. Verifica de Calendarios de

exámenes

6. Autoriza prórrogas para capturar calificaciones y

para entrega de adeudo de documentos

8. Provee Expedientes al Departamento de

Certificación y Titulación

7. Recibe y valida homologación definitiva y boleta de calificación de

alumnos que realizan estudios en el programa de

movilidad

Fin


37

Desarrollo de actividades: Permanencia (trayectoria de estudiantes) Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de

referencia

1 Recibir, verificar y asignar ubicación física y lógica de expedientes de nuevo ingreso.

Jefe del Departamento de Registro y Control. Secretarias.

Expediente integrado y digitalizado. Reglamento Escolar del Modelo Educativo Flexible vigente. Reglamento de estudios de posgrado vigente. Formato Universal de Servicios Instrucción de Trabajo.

2 Atender y prestar servicios de: Reinscripción, Exámenes, Bajas Temporales, Elaboración de documentos (Constancias, Duplicado de reinscripción, Reposición de contraseña), Autorización de pago de examen profesional.

Jefe de las Oficinas de Servicios Escolares. Secretarias.

Propuesta de horario de la reinscripción. Solicitud de Examen Extraordinario. Solicitud de Baja Temporal. Pago de la reinscripción. Pago de Exámenes. Pago del Servicio (Constancias, duplicado de reinscripción y de credenciales; y de contraseña de Servicios Estudiantiles en Línea). Alumno activo (según el servicio que solicite). Egresado.

Reglamento Escolar. Planes de Estudio vigentes. Reglamento Escolar del Modelo Educativo Flexible. Instrucción de Trabajo. Reglamento de Titulación de los Planes y programas de Estudio de Licenciatura y Técnico Superior Universitario.

3 Atender y prestar servicios en ventanilla: -Bajas definitivas -Devolución de documentos por titulación, duplicado de credenciales, préstamos de documentación original, copias simples y certificas, y resello de credenciales.

Jefe del Departamento de Registro y Control. Responsable de Ventanilla. Secretarias.

Alumno activo y egresado (según el servicio que solicite). Solicitud en el formato correspondiente. Requisitos cubiertos.

Formato de solicitud de documentación original. Formato de solicitud de copias simples y certificadas. Formato de Devolución de documentos originales por titulación. Reglamento Escolar. Reglamento Escolar del Modelo Educativo Flexible.

4 Actualizar el expediente académico del estudiante.

Jefe y Secretarias del Departamento de Registro y Control.

Expediente actualizado. Formato Universal de Servicios.


38


5 Verificar los Calendarios de exámenes.

Responsable del Departamento de Registro y Control. Secretarias.

Calendarios de exámenes verificados. Instrucción de Trabajo. Calendario de exámenes.

6 Autorizar las prórrogas para capturar calificaciones y para entrega de adeudo de documentos.

Responsable del Departamento de Registro y Control.

Solicitud por oficio y por sistema. Actas del ciclo inmediato anterior. Comprobante de documento correspondiente en trámite.

Instrucción de Trabajo.

7 Recibir y validar el formato de homologación definitiva y boleta de calificación del alumno que realiza estudios en el programa de movilidad.

Responsable del Departamento de Registro y Control.

Formato de homologación definitiva y boleta de calificación firmados y sellados por el responsable de la Institución receptora.

Formato de Homologación Definitiva.

8 Provee de Expedientes al Departamento de Certificación y Titulación.

Responsable del Departamento de Registro y Control. Responsable del Archivo.

Solicitud electrónica requisitada. Instrucción de Trabajo. Formatos de control interno de préstamos de expedientes.


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Proceso: Egreso


Realizar todas las actividades relacionadas con la expedición de documentos oficiales que avalen la trayectoria académica del alumno o egresado de la Universidad para su certificación, titulación y ejercicio de su profesión, especialidad o grado.

II. Alcance Todos los alumnos, egresados y titulados de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.


Dirección de Servicios Escolares / Departamento de Certificación y Titulación.

IV. Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.) Departamento de Admisión:

- Solicitud de servicio.

- Historial Académico (Departamento de Registro y Control).

- Expediente de titulación (Coordinadores de estudios terminales).

- Expediente por tipo de cédula.

V. Normatividad - Reglamento Escolar del Modelo Educativo Flexible.

- Reglamento de Titulación de los Planes y Programas de Estudio de

Licenciatura y Técnico Superior Universitario.


- Reglamento del Servicio Social y Prácticas Profesional.

- Reglamento del Sistema Bibliotecario.



40

VI. Documentos de referencia - Solicitud de Servicio. - Kardex con calificaciones. - Documentos Oficiales:

• Acta de Nacimiento. • Certificado de estudio. • Cédula Profesional.

- Planes de estudio. - Libro de Registro. - Formato de entrega y devolución de documentos.

VII. Siglas CyT Departamento de Certificación y Titulación. CP Coordinador de Posgrado. CET Coordinador de Estudios Terminales. CG Caja General. DSE Dirección del Servicios Escolares. DA División Académica. DDA Director de División Académica. DRyC Departamento de Registro y Control. ERYP Encargado del Área de Revalidación y Posgrado. JOSE Jefe de Oficina de Servicios Escolares. OSE Oficina de Servicios Escolares. SSA Secretaria de Servicios Académico.

VIII. Nota

1. Cuando se detecta que en el expediente falta algún documento oficial del alumno (acta de nacimiento o certificado), se consulta con el responsable del Departamento de Registro y Control para verificar si el documento se otorgó en préstamo al alumno o si éste no lo entregó. En este último caso el responsable de DRyC le notifica para que lo entregue y continúe el servicio solicitado.

2. En caso de que se detecte que en el expediente el documento oficial se encuentra deteriorado, se le notifica al responsable del DRyC para que verifique si de esa forma lo entregó el alumno o se deterioró en el área, en ambos casos notificará al alumno para lo que proceda.

3. Si el documento oficial se deteriora o extravía en el Departamento de Certificación y Titulación, se notifica al alumno para que gestione su reposición y con la autorización de la Dirección de Servicios Escolares se reembolsará al interesado el costo del documento.


41

Procedimiento 1: Egreso

EGRESO

Departamento de Registro y Control Encargado del Área de Registro de Título y expedición de Cédula

Departamento de Certificación y Titulación

Inicio

1. Recibe, distribuye y revisa la solicitud

2. Solicita expediente al archivo

4. Verifica expediente

5. Proporciona servicio

3. Recibe solicitud y envía el expediente

6. Envía a Firmas a Dirección de Servicios Escolares, Secretaría

Académica y Rectoría y entrega al alumno o

egresado

7. Servicio Adicional: Registro de Título y

expedición de Cédula a través de Validación

Electrónica

¿Tramita cédula profesional en UJAT?

Fin

Sí

No


42

Desarrollo de actividades: Egreso de estudiantes Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de

referencia

1 Recibir, distribuir y revisar solicitud.

Departamento de Certificación y Titulación.

Formato Requisitado: - Tipo de servicio solicitado. - Matrícula. - Nombre. - Carrera. - Años de estudios. - Domicilio. - Teléfono. - Fotografías. - Recibo de pago. Nota: Esta actividad no aplica para los servicios de Autorización de examen profesional o de grado y Expedición de títulos, diplomas y menciones honoríficas.

Solicitud de servicios Múltiples. Solicitud de servicios Constancia Certificada. Solicitud de copia certificada. Solicitud de Certificación de Acta/Título.

2 Solicitar expediente al archivo.


Expediente entregado conforme a Relación requisitada: - No. de expedientes. - Matrícula. - Nombre. - Carrera. - Fecha de ingreso y egreso. - Fecha de solicitud y entrega. - Status. - No. de relación. - Fecha de recibido, cantidad y firma de

quien recibe. - Fecha de devolución. Nota: Esta actividad no aplica para los servicios de Autorización de examen profesional o de grado y Expedición de títulos, diplomas y menciones honoríficas.

Registros originados de la Base de datos escolar.

3 Recibir solicitud y enviar el expediente.

Departamento de Registro y Control.

Envía expediente de acuerdo a la solicitud. Registros originados de la Base de datos escolar.

4 Verificar expediente de acuerdo a la normatividad aplicable.


Expediente verificado de acuerdo a : - Autenticidad de los documentos oficiales

presentados en su ingreso.

- Adeudo de documentos oficiales.

- Adeudo de asignaturas.

Acta de Nacimiento. Certificados (de acuerdo al nivel de estudios). Carta de Buena Conducta (licenciatura). Cédula profesional (posgrado)


43


5 Proporcionar servicio solicitado.

Departamento de Certificación y Titulación. Oficinas de Servicios Escolares.

Servicio proporcionado de acuerdo a su clasificación: 1. Revisión de estudios.

2. Constancia certificada y/o, de

terminación de estudios y/o con promedio.

3. Certificado de estudios.

4. Autorización de examen profesional o de grado.

5. Expedición de títulos, diplomas y menciones honoríficas.

6. Certificación de título y/o Diploma y/o Acta de examen.

7. Copia certificada.

Planes de estudios. Reglamentos de titulación y posgrado. Reglamento de Servicio Social. Reglamento del Sistema Bibliotecario.

6 Enviar a Firmas a Dirección de Servicios Escolares, Secretaría Académica y Rectoría.


Documento correspondiente al servicio o Producto debidamente firmado de acuerdo a Relación: - Matrícula. - Nombre. - Tipo de servicio o producto.

Registros originados de la Base de datos escolar.

7 Proporcionar servicio Adicional de Registro de Título y expedición de Cédula a través de Validación Electrónica. Nota: Este servicio se proporciona solo si el alumno decide tramitar la cédula profesional mediante la Universidad.

Departamento de Gestión de Cédulas.

1. Formato Requisitado: - Tipo de servicio solicitado. - Nombre. - Lugar y Fecha de Nacimiento. - CURP. - Domicilio. - Fotografías. - Firma.

2. Documentos Validados conforme al nivel

académico y de acuerdo a: - Tipo de formato. - Tipo de institución. - Sellos. - Firmas de funcionarios.

Procedimiento de Registro de Título y expedición de Cédula a través de Validación Electrónica. Solicitud de pago de Registro de Título y Expedición de cédula. Formato Universal de Servicios de Certificación de Antecedentes Académicos.


44

Proceso: Inscripción, seguimiento y acreditación del servicio social


Realizar la inscripción, seguimiento y acreditación, conforme a los tiempos establecidos con apego a la reglamentación aplicable.

II. Alcance Aplica a los alumnos que se inscriben y concluyen su servicio social.

III. Área responsable del proceso Departamento de Servicio Social y Prácticas Profesionales.


Calendario para pláticas informativas de servicio social: periodo, fecha, División Académica y horario.

V. Normatividad - Reglamento del Régimen de Servicio Social.

- Reglamento Escolar.


VI. Documentos de referencia - Calendario para pláticas informativas de servicio. - Reportes mensuales y final. - Sistema de Servicios Escolares base de datos Oracle. - Constancia de acreditación de servicio social.

VII. Siglas UR Unidad Receptora. SAIES Sistema para la Administración de Instituciones de

Educación Superior.


45

Procedimiento 1: Inscripción, seguimiento y acreditación del servicio social

INSCRIPCIÓN, SEGUIMIENTO Y ACREDITACIÓN DEL SERVICIO SOCIAL

Jefe de Unidad SecretariaJefe de Departamento de Servicio Social y Prácticas Profesionales

Inicio

1. Envía oficio de invitación a las Divisiones Académicas

2. Imparte plática informativa, para dar a conocer el proceso de servicio social

3. Se reúne con el responsable del desarrollo de página la Web para definición de periodo de captación de servicio social, preinscripción e inscripción, registro de reportes mensuales

en la página

4. Notifica a las Unidades Receptoras de Servicio Social que inicia periodo de registro,

resuelve dudas si existen

5. Revisa el Sistema Base de datos Oracle el registro de los programas de las

Unidades Receptoras, para darles de alta a las que cumplan con los requisitos

6. Proporciona a los alumnos a través de la página web los programas de las

Unidades Receptoras para su preinscripción al Servicio Social

7. Registra la inscripción del Servicio Social

8. Elabora calendario de fechas para que el alumno registre sus reportes de actividades

9. Solicita que el prestador, al término del servicio social, presente evidencias

10. Imprime la constancia de acreditación de servicio social

11. Turna a rúbrica de la Coordinación de Extensión y

Servicio Social

12. Turna a firma de la Directora de Servicios Escolares

13. Entrega Constancia de Acreditación del Servicio Social

Fin


46

Desarrollo de actividades: Inscripción, seguimiento y acreditación del servicio social Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de

referencia

1 Enviar oficio de invitación a las Divisiones Académicas.

Jefe de Departamento de Servicio Social y Prácticas Profesionales.

Oficio a los Coordinadores de servicio social de las divisiones académicas. Hincapié en hacerla extensiva a los alumnos próximos a realizar el servicio social.

Oficio de invitación.

2 Impartir plática informativa, para dar a conocer el proceso de servicio social.

Jefe de Departamento de Servicio Social y Prácticas Profesionales. Jefe de Unidad.

Considera: • Definiciones. • Requisitos. • Procedimiento de preinscripción. • Procedimiento de inscripción. • Becas PRONABES. • Servicio social comunitario. • Recomendaciones. • Registro en línea.

Reglamento de Servicio Social vigente. Calendario para pláticas informativas de servicio social. Trípticos. C.D.

3 Acudir con el responsable del desarrollo de página la Web para definición de periodo de captación de servicio social, pre-inscripción e Inscripción, registro de reportes mensuales en la página.

Jefe de Departamento de Servicio Social y Prácticas Profesionales. Desarrollo Web.

Oficio al Director del Centro de Cómputo solicitando las fechas de habilitación de la página para el registro de programas de las unidades receptoras.

Minuta de reunión.

4 Notificar a las Unidades Receptoras de Servicio Social que inicia periodo de registro y resuelve dudas si existen.

Jefe de Departamento de Servicio Social y Prácticas Profesionales.

Se notifica dentro del periodo establecido. Las Unidades Receptoras pueden ser: dependencias de gobierno federal, estatal y municipal, organizaciones privadas que cuenten con convenio con la Universidad, áreas de la Universidad que cuenten con proyectos de investigación. Fechas de registro de programas de servicio social. Actividades para el registro electrónico del programa. Usuario y contraseña para cada Unidad Receptora.

Correo electrónico.

5 Revisar el Sistema Base de datos Oracle el registro de los programas de las Unidades Receptoras, para darles de alta a las que cumplan con los requisitos.

Jefe de Unidad.

Se revisa dentro del periodo establecido. UR que tengan convenio con la UJAT.

Sistema de Servicios Escolares base de datos Oracle.


47


6 Proporcionar a los alumnos a través de la página web los programas de las Unidades Receptoras para su preinscripción al Servicio Social.

Jefe de Unidad.

Se proporciona dentro del periodo establecido. Listado de programa por carrera, que indica el nombre, dependencia, responsable, domicilio, horario y número de prestadores que requiere. En caso de no cubrir el 70% de créditos, el sistema no permite la preinscripción.

Página web UJAT.

7 Registrar la inscripción del Servicio Social.

Jefe de Unidad.

Ingresa matrícula, inserta programa y el status inscrito. Guarda movimientos.

Sistema de Servicios Escolares base de datos Oracle.

8 Elaborar calendario de fechas para que el alumno registre sus reportes de actividades.

Jefe de Departamento de Servicio Social y Prácticas Profesionales. Jefe de Unidad.

Se envía calendario de elaboración de los reportes de actividades mensuales de los prestadores.

Correo Electrónico. Calendario de actividades.

9 Solicitar que el prestador, al término del servicio social, presente evidencias.

Jefe de Unidad.

• 6 reportes mensuales, firmados y sellados. • Reporte final firmado y sellado. • Recibo de pago original y copia.

Reportes mensuales. Reporte final. Recibo de pago (se devuelve al prestador de servicio social).

10 Imprimir la constancia de acreditación de servicio social.

Secretaria. Jefe de Unidad.

Se le adjunta a la constancia, los reportes mensuales y el final, debidamente firmados y sellados.

Constancia de acreditación de servicio social.

11 Turnar a rúbrica de la Coordinación de Extensión y Servicio Social.

Secretaria Listado por división académica con la relación del total de constancias. Rúbrica en el extremo izquierdo bajo la firma de la directora de servicios escolares.

Relación de constancias a firma. Constancia de acreditación de servicio social.

12 Turnar a firma de la Directora de Servicios Escolares.

Secretaria. Listado por división académica con la relación del total de constancias.

Relación de constancias a firma. Constancia de acreditación de servicio social.

13 Entregar Constancia de Acreditación del Servicio Social.

Jefe de Unidad. Secretaria.

Se solicita el recibo de pago de derecho al prestador y se le sella el recibo con la leyenda “entregado”.

Recibo de pago (se devuelve al prestador de servicio social).


48


SERVICIOS BIBLIOTECARIOS


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Proceso: Gestión de colecciones bibliohemerográficas o documentales


Gestionar y ofrecer servicios de información con calidad, los cuales sirven como apoyo académico a la docencia, investigación y difusión y extensión de la cultura, certificados con la norma ISO 9001:2008.

II. Alcance Aplica a las Bibliotecas de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.

III. Área responsable del proceso Dirección del Sistema Bibliotecario.

IV. Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.) Desarrollo de colecciones: Bibliografía de los planes de estudios y programas educativos de las distintas Divisiones Académicas. Necesidad informativa de los cuerpos académicos y profesores para investigaciones. Procesos Técnicos: Acervo asignado a las bibliotecas. Políticas internas, normas y estándares internacionales para la organización y control del acervo bibliográfico, hemerográfico o documental que ingresa al Sistemas Bibliotecario.

V. Normatividad - Reglamento del Sistema Bibliotecario.



- Contrato colectivo de Trabajo del STAIUJAT.

- Contrato colectivo de Trabajo del SPIUJAT.


50

VI. Documentos de referencia - Bibliografía de los planes de estudios y programas educativos. - Solicitud de acervo bibliográfico, hemerográfico o documental.

VII. Siglas CA Cuerpos Académicos. PE Programas Educativos. DSB Dirección del Sistema Bibliotecario. SAB Sistema de Administración Bibliotecaria. SAIES Sistema para la Administración de Instituciones de

Educación Superior. STAIUJAT Sindicato de Trabajadores Administrativos y de Intendencia

de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco. SPIUJAT Sindicato de Profesores e Investigadores de la Universidad

Juárez Autónoma de Tabasco. CONPAB-IES Consejo Nacional para Asuntos Bibliotecarios de

Instituciones de Educación Superior.


51

Procedimiento 1: Desarrollo de colecciones

DESARROLLO DE COLECCIONES

Jefe del Departamento de Desarrollo de Colecciones

Director del Sistema Bibliotecario

Departamento Administrativo de Bibliotecas

Jefe del Departamento de Desarrollo de ColeccionesJefes de Bibliotecas

Inicio

1. Registra solicitud de acervo bibliográfico,

hemerográfico o documental por biblioteca

2. Realiza concentrado de las solicitudes de

acervos

3. Distribuye, por bibliotecas, el

presupuesto asignado por la Universidad

4. Elabora la requisición de acervo bibliográfico,

hemerográfico o documental y envía a la Dirección de Recursos

Materiales para su adquisición

5. Recibe de la Dirección de Recursos

Materiales el acervo adquirido para las bibliotecas, con las respectivas acta de

recepción y resguardo

6. Registra en el Sistema de Administración

Bibliotecaria (SAB), el acervo adquirido y se les identifica de acuerdo con la biblioteca respectiva

7. Envía el acervo al Departamento de

Procesos Técnicos para su organización

bibliográfica (catalogación y clasificación)

Fin


52

Desarrollo de actividades: Desarrollo de colecciones Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de

referencia

1 Registrar solicitud de acervo bibliográfico, hemerográfico o documental por biblioteca.

Jefes de Bibliotecas.

Se registra en el Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB) de acuerdo al tipo de solicitud.

Acervo Bibliográfico. Acervo Hemerográfico. Acervo de donación o sustitución.

2 Realizar concentrado de las solicitudes de acervos.

Jefe del Departamento de Desarrollo de Colecciones.

Se elabora libro de Excel con la información de los acervos (título, autor, editorial, ISBN, entre otros) por bibliotecas.

Listado general de los acervos solicitados.

3 Distribuir, por bibliotecas, el presupuesto asignado por la Universidad.

Director del Sistema Bibliotecario.

Se asigna el presupuesto por bibliotecas. Presupuesto específico por bibliotecas.

4 Elaborar la requisición de acervo bibliográfico, hemerográfico o documental y envía a la Dirección de Recursos Materiales para su adquisición.

Departamento Administrativo de Bibliotecas.

Se captura en el SAIES la información correspondiente y se elabora el oficio respectivo.

Requisición de compra.

5 Recibir de la Dirección de Recursos Materiales el acervo adquirido para las bibliotecas, con las respectivas “acta de recepción y resguardo”.


Se verifica el acervo de acuerdo con el “acta de recepción y resguardo”.

Acta de recepción y reguardo.

6 Registrar en el Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB), el acervo adquirido y se les identifica de acuerdo con la biblioteca respectiva.


Asignación de número de adquisición, sellado y pegado de papeletas con códigos de barras.

Registros del SAB.

7 Envíar el acervo al Departamento de Procesos Técnicos para su organización bibliográfica (catalogación y clasificación).


Se entrega el acervo adquirido y registrado en el Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB).

Listado de entrega de acervo.


53

Procedimiento 2: Procesos técnicos (catalogación y clasificación)

PROCESOS TÉCNICOS (CATALOGACIÓN Y CLASIFICACIÓN)

Jefes de bibliotecasJefe del Departamento de ProcesosTécnicos

Inicio

1. Recepciona el acervo bibliográfico, hemerográfico o documental asignado a cada biblioteca

2. Busca la catalogación y clasificación, en el sistema de administración bibliotecaria (SAB), de los acervos asignados a

cada biblioteca

3. Registra el acervo que haya encontrado

4. Realiza la catalogación descriptiva, temática y clasificación de aquel acervo que no haya encontrado

5. Realiza la identificación del acervo de acuerdo con la biblioteca respectiva y el pegado de la cintilla magnética de

seguridad

6. Envía el acervo procesado técnicamente a las bibliotecas respectivas

7. Reciben el acervo procesado correspondiente

Fin


54

Desarrollo de actividades: Procesos técnicos (catalogación y clasificación) Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de

referencia

1 Recepcionar el acervo bibliográfico, hemerográfico o documental asignado a cada biblioteca.

Jefe del Departamento de Procesos Técnicos.

Se verifica cada acervo, de acuerdo con el listado correspondiente.


2 Buscar la catalogación y clasificación, en el sistema de administración bibliotecaria (SAB), de los acervos asignados a cada biblioteca.


Se busca el acervo a partir del título, el autor, ISBN, etc.

Registros del Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB).

3 Registrar el acervo que haya encontrado.


Se captura en el Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB), el número de adquisición del acervo encontrado.


4 Realizar la catalogación descriptiva, temática y clasificación de aquel acervo que no haya encontrado.


La catalogación se realiza con base en las reglas angloamericanas, las listas de encabezamientos de materia y los esquemas de clasificación de la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos.


5 Realiza la identificación del acervo de acuerdo con la biblioteca respectiva y el pegado de la cintilla magnética de seguridad.


Se pegan etiquetas con clasificación y las cintillas magnéticas.


6 Enviar el acervo procesado técnicamente a las bibliotecas respectivas.


Se generan para cada biblioteca los listados de entrega del acervo procesado.


7 Recibir el acervo procesado correspondiente.

Jefes de bibliotecas.

Se verifica el acervo recibido con base en el listado de entrega.



55

Proceso: Préstamos de acervo


Proporcionar los servicios de préstamo en sala, domicilio y renovación del acervo bibliográfico y documental.

II. Alcance

Aplica a las colecciones de acervo general, consulta, reserva, posgrado, especiales, UJAT, INEGI, club de lectores, audiovisual, cartográfico, tesis y realias del Sistema Bibliotecario.


IV. Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.) Préstamos a comunidad universitaria: Credencial UJAT, recibo de pago e identificación (sólo para personal eventual) y tira de materias vigente. Préstamos a sociedad en general: Identificación Oficial vigente.







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VI. Documentos de referencia - Bibliografía de los planes de estudios y programas educativos. - Necesidad informativa de los cuerpos académicos.

VII. Siglas CA Cuerpos Académicos. PE Programas Educativos. DSB Dirección del Sistema Bibliotecario. SAB Sistema de Administración Bibliotecaria. SAIES Sistema para la Administración de Instituciones de






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Procedimiento 1: Préstamos de acervoPRÉSTAMOS DE ACERVO

Bibliotecario Jefe de Biblioteca CoordinadorUsuario

Inicio

1. Busca en el catálogo automatizado del Sistema de Administración Bibliotecaria

(SAB) el acervo requerido. Anota la clasificación

2. Busca en las colecciones de la biblioteca el acervo requerido, a

partir de la clasificación

3. Verifica el estado de la

colección

4. Realiza préstamo

5. Realiza la ordenación del acervo en las

colecciones de la biblioteca

6. Analiza información y envía informe al

Coordinador mensualmente

7. Concentra los informes de las

bibliotecas y envía informe a la Dirección

y a los Jefes de bibliotecas

Fin


58

Desarrollo de actividades: Préstamos de acervo Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de

referencia

1 Buscar en el catálogo automatizado del Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB) el acervo requerido. Anotar la clasificación.

Usuario. Se requiere del título, autor, tema o ISBN. Registros del Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB).

2 Buscar en las colecciones de la biblioteca el acervo requerido, a partir de la clasificación.

Usuario. Clasificación del acervo. Etiqueta con clasificación.

3 Verificar el estado de la colección.

Bibliotecario. Revisa estado físico del acervo y realiza reparación menor a aquel que lo requiera.

Contrato colectivo de Trabajo del STAIUJAT. Guía para el descarte en las bibliotecas de las Instituciones de Educación Superior CONPAB.

4 Realizar préstamo.

Bibliotecario. El usuario proporciona identificación oficial y acervo requerido para que se registre la matrícula y el número de adquisición, respectivamente, en el Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB).

Reglamento del Sistema Bibliotecario.

5 Realizar la ordenación del acervo en las colecciones de la biblioteca.

Bibliotecario. El acervo se ordena con base en la clasificación. Contrato colectivo de Trabajo del STAIUJAT.

6 Analizar información y envía informe al Coordinador mensualmente.

Jefe de biblioteca.

Se informa el movimiento de las colecciones por Biblioteca.

Informe del seguimiento y control de préstamos.

7 Concentrar los informes de las bibliotecas y envía informe a la Dirección y a los Jefes de bibliotecas.

Coordinador. Se informa los movimientos de las colecciones por Biblioteca para toma de decisiones.

Informe del seguimiento y control de préstamos.


59

Proceso: Centros de Información en Bibliotecas


Proporcionar servicios de cómputo, recuperación de documentos y difusión de recursos electrónicos, como apoyo fundamental a las actividades académicas y de investigación.

II. Alcance

Servicios de recuperación de información, de cómputo y difusión de recursos electrónicos en las bibliotecas: DACEA, Chontalpa, DACA, DACSyH, DACS, DAEA, DACBiol, DAMR y DAMC. Así como el apoyo en la impartición de talleres de biblioteca virtual al Proceso de Desarrollo de Habilidades Informativas (DHI).



• Información de carácter académico. • Delimitación del tema o temas. • Número de pláticas, nivel: alumnos/maestros.






VI. Documentos de referencia - Hoja de entrevista para búsquedas de información. - Actividades de desarrollo de habilidades informativas. - Actividad y registro de participantes. - Programa de mantenimiento de infraestructura.


60

VII. Siglas CA Cuerpos Académicos. PE Programas Educativos. DHI Desarrollo de Habilidades Informativas. DSB Dirección del Sistema Bibliotecario. SAB Sistema de Administración Bibliotecaria. CIEB Centros de Información en Bibliotecas. SAIES Sistema para la Administración de Instituciones de






61

Procedimiento 1: Centros de Información en Bibliotecas (CIEB)

CENTROS DE INFORMACIÓN EN BIBLIOTECAS (CIEB)

Responsable de CIEB

Inicio

1. Verifica el óptimo desempeño del hardware y software

2. Realiza actividades de difusión de los servicios de información en línea

3. Identifica el tipo de servicio que requiere el usuario y se lo proporciona

4. Imparte el Taller

5. Registra las actividades del centro de información en el Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB)

6. Elabora informe trimestral

Fin


62

Desarrollo de actividades: Centros de Información en Bibliotecas (CIEB) Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de

referencia

1 Verificar el óptimo desempeño del hardware y software.

Responsable CIEB.

Realiza pruebas al hardware y el software. Documento de Solicitud de mantenimiento de los equipos de cómputo. Programa de mantenimiento de infraestructura.

2 Realizar actividades de difusión de los servicios de información en línea.

Responsable CIEB.

Promociona los servicios de información con que se cuentan para impartir los talleres. Visita a los profesores para dar a conocer los servicios que ofrece el CIEB. Realiza la diseminación selectiva de la información (DSI) a profesores a partir de las visitas y se envía por correo electrónico. Facilita guías para el uso de los servicios de información en línea.

Registro de visitas a profesores. Listado de correos electrónicos. Guía de uso de los servicios de información en línea.

3 Identificar el tipo de servicio que requiere el usuario y se lo proporciona.

Responsable CIEB.

Servicios: • Recuperación de información.

• Servicio de cómputo.

• Taller de recursos electrónicos.

Búsqueda de información y renta de PC. Hoja de entrevista para búsquedas de información SAB. Actividades de desarrollo de habilidades informativas. Actividad y registro de participantes.

4 Impartir el Taller. Responsable CIEB.

Se imparte el taller de acuerdo con el tipo de servicio que requiere el usuario.

Actividades de desarrollo de habilidades informativas. Actividad y registro de participantes.

5 Registrar las actividades del centro de información en el Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB).

Responsable CIEB.

Registra en el sistema de administración bibliotecaria (SAB), la matrícula del usuario y el tipo de servicio proporcionado.

Búsqueda de información y renta de PC. Actividades de desarrollo de habilidades informativas.

6 Elaborar informe trimestral.

Responsable CIEB.

Elabora el informe trimestral detallado con base en los servicios proporcionados.

Informe.


63

Proceso: Desarrollo de Habilidades Informativas


Contribuir con la formación integral de los usuarios proporcionando las herramientas básicas para desarrollar habilidades informativas (DHI), a partir del cómo y dónde realizar la búsqueda, localización y recuperación de información bibliohemerográfica, en las estanterías, y electrónica, en las bases de datos a través de la biblioteca virtual, y fomentando el hábito de la lectura a través de círculos y maratones de lectura.

II. Alcance

Aplica a talleres, visitas guiadas y círculos de lectura en beneficio de los clientes de todas las bibliotecas que integran el Sistema Bibliotecario de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.



• Solicitud de talleres, visitas guiadas o círculos de lectura.






VI. Documentos de referencia - Agenda de actividades.

- Catálogos de base de datos.

- Guía (electrónica o en papel) aplica a Talleres de biblioteca virtual.

- Colecciones bibliográficas seleccionadas para su lectura.


64

VII. Siglas CA Cuerpos Académicos. PE Programas Educativos. DHI Desarrollo de Habilidades Informativas. DSB Dirección del Sistema Bibliotecario. SAB Sistema de Administración Bibliotecaria. CIEB Centros de Información en Bibliotecas. SAIES Sistema para la Administración de Instituciones de






65

Procedimiento 1: Desarrollo de habilidades informativas

DESARROLLO DE HABILIDADES INFORMATIVAS

Persona asignada por Jefe de Biblioteca CoordinadorJefe de Biblioteca

Inicio

1. Programa las actividades solicitadas

2. Difunde las actividades

3. Realiza la actividad

4. Evalúa la actividad

5. Da seguimiento a los Resultados de la evaluación

6. Realiza análisis semestral de las actividades

7. Realiza acciones de mejora continua

Fin


66

Desarrollo de actividades: Desarrollo de habilidades informativas Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de

referencia

1 Programar las actividades solicitadas.

Jefe de la Biblioteca.

Actividades: • Talleres.

• Visitas guiadas.

• Círculos de lectura.

Programación semestral por biblioteca. Agenda de actividades.

2 Difundir las actividades.


Se promocionan y difunden las actividades a desarrollar.

Actividades de Desarrollo de Habilidades Informativas.

3 Realizar la actividad.

Personal Asignado por el Jefe de la biblioteca.

Se realizan las actividades solicitadas. Actividades de Desarrollo de Habilidades Informativas. Registro de Actividades de Desarrollo de Habilidades Informativas.

4 Evaluar la actividad.


Se evalúa el impacto y beneficio de las actividades desarrolladas.

Actividad y Registro de participantes. Registro de Actividades de Desarrollo de Habilidades Informativas.

5 Dar seguimiento a los Resultados de la evaluación.


Se difunden los resultados de las actividades realizadas.

Cartel de retroalimentación con los usuarios.

6 Realizar análisis semestral de las actividades.


Se genera informe semestral. Informe.

7 Realizar acciones de mejora continua.

Coordinador. Se realizan actividades de mejora de acuerdo a los resultados de las actividades desarrolladas.

Solicitud de Acciones de Mejora. Proyecto de mejora.


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PRESUPUESTO Y CONTROL PRESUPUESTAL


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Proceso: Programación y Autorización del Programa Operativo Anual (POA)


Prestar un servicio eficiente en el proceso de elaboración, programación y trámite para la autorización del Programa Operativo Anual (POA), proporcionando las herramientas necesarias (Normatividad, lineamientos y asesoría), en el momento en que las Unidades Responsables lo requieran, para lograr el ejercicio y cumplimento de las metas en tiempo y forma.

II. Alcance

Aplica al proceso de Autorización del Programa Operativo Anual (POA) que se realiza en la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco a través de la Dirección General de Planeación y Evaluación Institucional.

III. Área responsable del proceso Dirección General de Planeación y Evaluación Institucional.

IV. Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.) Proyectos Nuevos:

Se programan y presupuestan proyectos nuevos para el ejercicio presupuestal actual, partiendo de la asignación de recursos, a través de un comunicado oficial de la Comisión Institucional de Presupuesto. Proyectos que surgen de la asignación de recursos financieros, emitidos por la Comisión antes mencionada, a través de oficio firmado por la Secretaria de Finanzas, para el inicio del ejercicio presupuestal de los fondos autorizados a la Institución y de aquellos autogenerados; posteriormente se asignan los fondos extraordinarios. Proyectos de Refrendo:

Programación y presupuestación de proyectos que no concluyeron el ejercicio del presupuesto. Proyectos que no concluyeron en el ejercicio señalado, continúan vigentes con el recurso que faltó por ejercer, normalmente son POA de fondos extraordinarios.


69

V. Normatividad - Ley General de Contabilidad Gubernamental.


VI. Documentos de referencia - Manual de Normas Presupuestarias para la Administración de la

Universidad Juárez Autónoma de Tabasco. - Formato del Programa Operativo Anual (POA) original. - POAS de continuación. - Oficio de asignación de recursos emitido por la Comisión de Evaluación y

Seguimiento Presupuestal, a través de la Secretaria de Finanzas. - Control Interno de registro de atención a usuarios.

VII. Siglas POA Programa Operativo Anual. PPOA Proyecto del Programa Operativo Anual PDI Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016. URES Unidades Responsables. SAIES Sistema de Administración de Instituciones de Educación

Superior. DGPEI Dirección General de Planeación y Evaluación Institucional. MIR Matriz de Indicadores de Resultados.


70

Procedimiento 1: Programación y Autorización del Programa Operativo Anual

PROGRAMACIÓN Y AUTORIZACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL (POA)

Secretaria de la DGPEIDirección General de Planeación

y Evaluación Institucional Auxiliar AdministrativoDepartamento de Programación y

Presupuestación

Inicio

1. Proporciona asesoría, para la elaboración del PPOA, vía

telefónica, en línea y/o personalizada para aclarar

dudas a los usuarios

2. Registra las observaciones realizadas a los PPOA para su corrección por la URES

correspondiente

3. Comunica a los usuarios las observaciones realizadas al PPOA en línea o sin firma

4. Ingresa PPOA oficial y sella de

recibido

5. Turna el PPOA para su revisión al

área correspondiente

6. Revisa el PPOA de carácter programático y

presupuestal

7. Registra el ingreso

¿Cumple Documentación?

Notifica el incumplimiento al Área correspondiente y se cambia a estatus 4 en

SAIES

8. Elabora relación correspondiente de envío como acuse de recibo para turnar al Área de Control

Presupuestal de la Secretaria de Finanzas de los PPOA

recepcionados

No

Sí


71

Página 2 PROGRAMACIÓN Y AUTORIZACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL (POA)

Auxiliar AdministrativoDirectora General de

Planeación y Evaluación Institucional

Secretaria de la DGPEIDepartamento de Programación y Presupuestación

9. Realiza el cambio de estatus a 8 en el SAIES

12. Firma de autorización de los PPOA enviados por la Secretaría de Finanzas

13. Coloca facsímil en el juego de copias del

proyecto y archiva original

14. Se envía la copia del POA con facsímil a

la URES correspondiente que su

proyecto fue autorizado.

Fin

10. Envía el PPOA al Departamento de Control Presupuestal de la Secretaría

de Finanzas de la UJAT para su revisión y/o aprobación

11. Recibe del Departamento de Control Presupuestal los PPOA autorizados y

firmados por el titular de la Secretaría de Finanzas de la UJAT para recabar firma

del titular de la DGPEI


72

Desarrollo de actividades: Programación y Autorización del Programa Operativo Anual Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de

referencia

1 Proporcionar asesoría, para la elaboración del PPOA, vía telefónica, en línea y/o personalizada para aclarar dudas a los usuarios.

Departamento de Programación y Presupuestación.

Datos e información del PPOA: •Descripción del proyecto. •Programa Presupuestario. • Indicador Estratégico. • Función, Línea de Desarrollo, Subtema y Objetivo del PDI. • Fechas del periodo de ejecución. • Descripción de metas. • Indicador. • Programación de metas. • Justificación. • Objetivo. • Actividades. • Solución o sugerencia a las dudas que se les presenten referentes al sistema SAIES.

Capítulo II del Manual de Normas Presupuestarias para la Administración de la UJAT. Vigente. Ley General de Contabilidad Gubernamental. Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016. Programas Presupuestarios. Objetivos e, Indicadores de Desempeño de la MIR. Oficio de asignación de recursos emitido por la Comisión Institucional de presupuesto.

2 Registrar las observaciones realizadas a los PPOA para su corrección por la URES correspondiente.


• Unidad Responsable de que se trata. • Tipo de asesoría. • Descripción de la duda. • Solución: observaciones realizadas al PPOA, incumplimiento de requisitos, etc. Se aclaran dudas o se sugiere a qué Área recurrir si se les presenta algún problema de sistema.

PPOA sin firma con anotaciones realizadas para corrección por las Unidades Responsable Correspondiente. Control Interno de registro de atención a usuarios.

3 Comunicar a los usuarios las observaciones realizadas al PPOA en línea o sin firma. Una vez realizada las modificaciones o correcciones pertinentes, la URES cambia el PPOA a estatus 1 en el SAIES.


Observaciones realizadas al PPOA. Se aclaran dudas o se dan sugerencias a quien recurrir si se les presenta algún problema de sistema. La URES realiza las correcciones (en caso de existir) en el sistema, imprime el PPOA y recaba firma del responsable para proceder a la entrega oficial.

Formato PPOA impreso sin firma.

4 Ingresar PPOA oficial y sella de recibido.

Secretaria de la DGPEI.

• El PPOA, debe estar firmado por el Director de División o titular de la URES. • El PPOA se recibe en original y una copia.

Formato del Proyecto (PPOA) original. PPOA de continuación


73


5 Turnar el PPOA para su revisión al área correspondiente.

Secretaria de la DGPEI.

• El PPOA, debe estar firmado por el Director de División o de Área. • El PPOA se recibe en original y una copia. • El PPOA, debe incluir el sello de recibido de la DGPEI.

Formato del Programa Operativo Anual (POA) original, y/o PPOA de continuación.

6 Revisar el PPOA de carácter programático y presupuestal.


Datos e información del PPOA: • Descripción del proyecto. • Programa Presupuestario • Indicador Estratégico • Función, Línea de Desarrollo, Subtema y Objetivo del PDI. • Fechas del periodo de ejecución. • Descripción de metas. • Indicador. • Programación de metas. • Justificación. • Objetivo. • Actividades. • Todos estos datos informativos que integran el POA, deben ser congruentes entre sí, en relación a las metas a alcanzar y lo establecido en el PDI 2012-2016.

Manual de Normas Presupuestarias para la Administración de la UJAT. Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016. Visión 2028, Políticas Institucionales. Objetivos e, Indicadores de Desempeño de la MIR. Oficio de asignación de recursos emitido por la Comisión Institucional de presupuesto.

7 Registrar el ingreso del PPOA: ¿Cumple la documentación con los requisitos solicitados? Sí. Pasa al punto 8. No. Notifica el incumplimiento al área correspondiente y se cambia a estatus 4 en el SAIES.


Si cumple continúa: • Número de proyecto. • Descripción del Proyecto. • Área o División que envía. • Fondo. • Monto. • Observaciones de Planeación. • No. Oficio Recibido. • Fecha de ingreso. No cumple: Regresa POA a la URE correspondiente, indicando los incumplimientos y cambia de status (nivel 4) en el sistema SAIES para que el Área pueda realizar la corrección.

PPOA para autorización de la Secretaria de Finanzas.


74


8 Elaborar relación correspondiente de envío como acuse de recibo para turnar al Área de Control Presupuestal de la Secretaria de Finanzas de los PPOA recepcionados.


• Número de proyecto. • Descripción de Proyecto. • Área o División que envía. • Fondo. • Monto.

PPOA para autorización de la Secretaria de Finanzas.

9 Realizar el cambio de estatus a 8 en el SAIES.


Cambia a status 8 los PPOA en el SAIES que cumplieron con todos los requisitos de programación y presupuestación.

PPOA originales firmados por los titulares de la URES.

10 Enviar el PPOA al Departamento de Control Presupuestal de la Secretaría de Finanzas de la UJAT para su revisión y/o aprobación.


El Departamento de Control Presupuestal de la Secretaría de Finanzas revisa los COG y valida con el oficio de asignación presupuestal los montos de los PPOA. Sí cumple, realiza el cambio de estatus a 10 en el SAIES y asigna presupuesto para el ejercicio anual. Firma autógrafa en las hojas originales del PPOA por el titular de la Secretaría de Finanzas.

PPOA originales autorizados y firmados por la Secretaria de Finanzas.

11 Recibir del Departamento de Control Presupuestal los PPOA autorizados y firmados por el titular de la Secretaría de Finanzas de la UJAT para recabar firma del titular de la DGPEI.


Mediante relación, el Departamento de Control Presupuestal entrega al Departamento de Programación y Presupuestación los PPOA autorizados y firmados para su resguardo.

PPOA originales autorizados y firmados por la Secretaria de Finanzas.

12 Firmar de autorización de los PPOA enviados por la Secretaría de Finanzas.

Dirección General de Planeación y Evaluación Institucional.

Firma autógrafa en las hojas originales del PPOA.

PPOA originales con firmas originales.

13 Coloca facsímil en el juego de copias del proyecto y archiva original

Auxiliar administrativo

Coloca facsímil en el juego de copias del proyecto y archiva el documento original

PPOA copias con firma facsímil

14 Se envía la copia del POA con facsímil a la URES correspondiente que su proyecto fue autorizado.

Auxiliar administrativo

Remite la copia del POA con facsímil a la URES correspondiente cuyo proyecto fue autorizado.

PPOA copias con firma facsímil


75

Proceso: Control Presupuestal


Controlar el ejercicio del presupuesto asignado de las Unidades Responsables, para autorizar los documentos en un tiempo máximo de 5 días hábiles.

II. Alcance Aplica a las solicitudes de pago realizadas por las áreas administrativas.

III. Área responsable del proceso Dirección de Egresos/Departamento de Control Presupuestal.

IV. Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.) - Proyectos autorizados.

- Autorización de Pagos.

V. Normatividad - Ley General de Contabilidad Gubernamental.

- Contrato Colectivo de Trabajo del STAIUJAT.

- Manual de Normas Presupuestarias para la Administración de la

Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.

- Contrato Colectivo de Trabajo del SPIUJAT.

- Reglamento del Régimen de Pensiones y Jubilaciones.

- Ley Federal del Trabajo.

- Ley del Impuesto Sobre la Renta.

- Ley del INFONAVIT.

- Ley del IMSS.

- Políticas y lineamientos del Departamento de Nómina.


76

VI. Documentos de referencia - Calendario de entrega de documentos del Ejercicio del Presupuesto del

Programa Operativo Anual. - Relación de documentación para trámite de pago generado a través del

sistema SAIES. - Documento denominado Cuentas por Pagar (Orden de Pago). - Catálogo Clasificador por Objeto del Gasto. - Catálogo de Materiales y Suministros. - Catálogo de Servicios Capítulo 3000. - Catálogo de Bienes Muebles de la Universidad Juárez Autónoma de

Tabasco.

VII. Siglas DE Dirección de Egresos. COG Clasificador por Objeto del Gasto. URES Unidades Responsables. SAIES Sistema para la Administración de Instituciones de



Juárez Autónoma de Tabasco.


77

Procedimiento 1: Control Presupuestal

CONTROL PRESUPUESTAL

Oficial AdministrativoJefe del Departamento de Control Presupuestal

Inicio

1. Recibe de la secretaria de la Secretaría de Finanzas documentación enviada por las áreas administrativas de la

universidad para su revisión y autorización de pago

2. Revisa la documentación recibida

4. Llena el formato de devolución indicando en

forma breve la o las observaciones de los

documentos y notifica vía telefónica al área

solicitante y devuelve para corrección

5. Clasifica la documentación por fondo

5. Elabora relación de documentación para trámite de pago

7. En caso de extravío o deterioro de un comprobante informa a la Alta Dirección

8. Recibe copia del oficio enviado por la Dirección de Egresos a la URES correspondiente

¿La documentación cumple los requisitos solicitados?

6. Autoriza los Documentos relacionados para trámite de pago

Fin

3. Coloca el sello Revisado y pasa

actividad 5

NoSí


78

Desarrollo de actividades: Control Presupuestal Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de

referencia

1 Recibir la documentación enviada por las áreas administrativas de la universidad para su revisión y autorización de pago.

Jefe de Departamento de Control Presupuestal.

• Cumplir con las etapas del calendario de entrega de documentos del Ejercicio del Presupuesto del Programa Operativo Anual 2013 de las diferentes fuentes de financiamiento (FONDOS) autorizados. •Sello de recibido. • Vo.Bo. De la Dirección de Egresos.

Calendario de entrega de documentos del Ejercicio del Presupuesto del Programa. Operativo Anual de las diferentes fuentes de financiamiento. (FONDOS) autorizados, emitido por la Dirección de Egresos.

2 Revisar la documentación entregada por las URES.

Oficial administrativo.

• De acuerdo a las partidas del gasto que se solicitan: reembolso de gastos, pago a proveedores, fondo revolvente y gastos a comprobar. • Importes/Montos. • Verifica número de comprobante que coincida con el descrito en la Cuenta por Pagar o Requisición de Compra (Pago a Proveedor). • Fecha de vencimiento del comprobante. • Requisitos fiscales. • Compras directas hasta por un monto de 300 SMG vigentes de la zona geográfica “B” con IVA incluido.

Manual de Normas Presupuestarias para la Administración de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco vigente. Capítulo 1.3 fracción 1.3.6, capítulo 1.5 fracción 1.5.2 y capítulo 1.9 fracción 1.9.2. Tabulador de viáticos incluido en el Manual de Normas Presupuestarias para la Administración de la UJAT vigente, Capitulo 1.8 fracción 1.8.2.4.

3 Colocar el sello Revisado y pasa actividad 5, si la documentación cumple con los requisitos solicitados.


• Sello de Revisado. • Vo. Bo. Cuando la revisión la realice otra área.

Documento denominado Cuentas por Pagar (Orden de Pago) y documentación soporte.

4 Llenar el formato de devolución indicando en forma breve la o las observaciones de los documentos y notificar vía telefónica al área solicitante y devolver para corrección, si no cumple con los requisitos solicitados.


• Sello Devolución para corrección. • Anexa formato de devolución. • Fotocopia la Orden de Pago y coloca sello devolución para corrección.

Documento denominado Cuentas por Pagar (Orden de Pago) y documentación soporte.


79


5 Clasificar la documentación por fondo.


• Sólo si se trata de Recursos Propios y/o fondos extraordinarios, se turna al área de Recursos Propios para verificar que cuenten con liquidez, se coloca respectivo sello “Recursos Propios o Recursos Vinculación” y fecha. • La documentación es devuelta a Control Presupuestal.

Cuentas por Pagar (Orden de Pago). Vales. Orden de Pago Factura con su respectiva Requisición de Compra. Fondo Revolvente.

5 Elaborar relación de documentación para trámite de pago.


Relación de documentos con base en el fondo: • PIFI, PROMEP y fondos extraordinarios a los responsables de los programas. • Los demás fondos, al Departamento de Control de Pagos, como pago de honorarios, pago a proveedores, pago de becas, reembolsos, gastos a comprobar, fondo revolvente, etc.

Relación de documentación para trámite de pago generado a través del sistema SAIES.

6 Autorizar los Documentos relacionados para trámite de pago.


Los documentos enlistados en la Relación son autorizados, se recaba acuse de recibo.

Relación de documentación para trámite de pago.

7 Informar a la Dirección de Egresos en caso de extravío o deterioro de un comprobante.


• Se identifica el número de Cuenta por Pagar y la Unidad Responsable (UR).

Registro de Control de Documentos Extraviados o Deteriorados.

8 Recibir copia del oficio enviado por la Dirección de Egresos a la URES correspondiente.


Se anexa a la relación de Control de Documentos Extraviados o Deteriorados, la copia del oficio con la Cuenta por Pagar (Orden de Pago).

Se relaciona en el registro de Control de Documentos Extraviados o Deteriorados.


80


RECURSOS HUMANOS


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Proceso: Contratación de Personal Docente y Administrativo de Confianza

I. Objetivo del proceso Integrar con calidad y oportunidad a los candidatos que reúnan los requisitos del perfil de los puestos académicos y administrativos de las dependencias universitarias, con apego a las disposiciones legales, contractuales, estatutarias, normatividad institucional y presupuestales.

II. Alcance

Todo aspirante sujeto a contratación por la Dirección de Recursos Humanos de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco, considerando al personal administrativo sindicalizado y al personal de nueva generación académico y administrativo de confianza, exceptuando las contrataciones para la enseñanza clínica en las Divisiones Académicas en las que se imparten programas educativos de Ciencias de la Salud.

III. Área responsable del proceso Departamento de Integración de Personal de la Dirección de Recursos Humanos.

IV. Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.) Para la contratación del personal académico: • Propuesta de Contratación de personal académico (CPA01) (DRH RE-011)

y todos los documentos comprobatorios que allí se indican que se deben de anexar.

• Solicitud de Ingreso de Personal Académico (DRH RE-023). • Evaluación del candidato a Personal Académico (DRH RE-025). • Evaluación disciplinaria y pedagógica del candidato a profesor, (DRH RE-

026), no aplica para los Técnicos Académicos.

Para la contratación del personal administrativo de confianza: • Propuesta de contratación de personal administrativo de confianza

(CPC01) (DRH RE-012) y todos los documentos comprobatorios que allí se indican que se deben de anexar.

• Evaluación del candidato a personal administrativo de confianza (DRH RE-024).

• Solicitud de ingreso para personal administrativo de confianza (DRH RE-027).


82

Para la contratación del personal administrativo y de intendencia sindicalizado: • Solicitud de entrevista para la contratación. • Solicitud de empleo comercial. • Documentos comprobatorios del formato “Documentos que debe de

entregar el aspirante a contratar a un puesto ADMINISTRATIVO Y DE INTENDENCIA SINDICALIZADO de la UJAT”.

• Propuesta de eventualidad requisitada.

V. Normatividad - Contrato Colectivo de Trabajo del STAIUJAT.

- Contrato Colectivo de Trabajo vigente del SPIUJAT.

- Estatuto de Personal Académico.

- Estatuto General de la UJAT.

- Ley Orgánica de la UJAT.



- Convenio de Incorporación Voluntaria al Régimen Obligatorio al Seguro

Social de los Trabajadores con el Seguro Social de los Trabajadores al

Servicio de Organismos Públicos Descentralizados (IMSS-UJAT) vigente.

VI. Documentos de referencia - Propuesta de contratación de personal académico CPA01 (DRH RE-011). - Propuesta de contratación de personal administrativo de confianza CPC01

(DRH RE-012). - Contrato académico (DRH RE-021). - Movimientos de nómina de personal académico y administrativo de

confianza (DRH RE-013). - Movimientos de nómina de personal administrativo y de intendencia

sindicalizado (DRH RE-018). - Registro electrónico del número de empleado en la base de datos del

SAIES. - Registro electrónico del Nombramiento en el SAIES. - Contrato de trabajo (DRH RE-033).


83

VII. Siglas

DRH Dirección de Recursos Humanos. SAIES Sistema para la Administración de Instituciones de




VIII. Nota En el proceso de contratación de personal académico se presentarán casos extemporáneos, cuando el profesor de base a sustituir se encuentre realizando estudios de posgrado, este de año sabático, de permiso con o sin goce de sueldo o cualquier otro tipo de licencia.


84

Procedimiento 1: Contratación del personal académico

CONTRATACIÓN DE PERSONAL ACADÉMICO

Jefe del Departamento de Integración de PersonalSubjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza

Inicio

1. Recibe oficio de solicitud de contratación

2. Revisa la documentación recibida y el perfil del candidato de acuerdo al puesto que se solicita

¿Procede?3. Recibe y envía al Director de Recursos Humanos y al Secretario de Servicios Administrativos la propuesta de

contratación para su autorización

4. Revisa y coteja los documentos con el candidato a ser contratado

5. Verifica en la página web de la SEP, el registro de la cédula profesional

6. Solicita a la Coordinación de los Servicios Médicos la valoración del candidato y la emisión de los resultados del

examen médico

7. Solicita al candidato requisitar el folder para personal académico, póliza del seguro de vida y trámite de número de

cuenta para pago de nómina

8. Asigna número de empleado y capturar en el SAIES los datos básicos del empleado

9. Solicita a la Coordinación de Seguridad Social el alta del candidato ante el Instituto Mexicano del Seguro Social

10. Solicita al coordinador de docencia la captura del contrato académico del personal contratado

11. Valida la asignación o contrato académico del personal contratado y su inclusión en la nómina de pago

12. Registra en el SAIES el número de cuenta bancaria del empleado para la dispersión de su nómina

SíFin No


85

Página 2 CONTRATACIÓN DE PERSONAL ACADÉMICO


13. Comunica al Departamento de Nómina el pago de la diferencia de salario

14. Envía al Departamento de Control Administrativo los documentos del empleado para la integración del

expediente y resguardo del mismo

15. Recepciona la asignación y contrato académico del personal académico contratado

Fin


86

Desarrollo de actividades: Contratación del personal académico


1 Recibir oficio de solicitud de contratación acompañado de los siguientes documentos: • Solicitud de ingreso para

personal académico (DRH RE-023).

• Propuesta de contratación de personal académico CPA01 (DRH RE-011).

• Evaluación del candidato ha puesto académico (DRH RE-025).

• Evaluación disciplinaria y pedagógica del candidato a profesor (DRH RE-026).

Cuando se trata de una solicitud de recontratación de personal, se pasa a la actividad No. 8.

Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.

El oficio se dirige al Director de Recursos Humanos. La documentación no se recibe si no está completa: La Evaluación del candidato a puesto académico (DRH RE-025) no aplica para los Técnicos Académicos.

Oficio de la dependencia solicitante. Requisitos de contratación para ingresar a laborar a la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco (DRH RPC-001). Propuesta de contratación de personal académico CPA01 (DRH RE-011). Evaluación del candidato a puesto académico (DRH RE-025). Evaluación disciplinaria y pedagógica del candidato a profesor (DRH RE-026). Solicitud de ingreso para personal académico (DRH RE-023).

2 Revisar la documentación recibida y el perfil del candidato de acuerdo al puesto que se solicita. Cuando el candidato no cumple con el perfil requerido se da aviso al área correspondiente que no procede la contratación.


Si el candidato cumple con el perfil y los lineamientos de contratación para el puesto que se propone, se continúa con el proceso. De no cumplir se excluye del mismo.

Lineamientos Generales de Contratación. Lineamientos para la contratación de personal académico.

3 Enviar al Director de Recursos Humanos y al Secretario de Servicios Administrativos la propuesta de contratación para su autorización.

Jefe del Departamento de Integración de Personal.

La Propuesta de Contratación de Personal Académico debidamente requisitada, es firmada en primer lugar por el Director de Recursos Humanos y después por el Secretario de los Servicios Administrativos.

Propuesta de contratación de personal académico (DRH RE-011).


87


4 Revisar y cotejar los documentos con el candidato a ser contratado.


Se notifica vía telefónica al Coordinador de Docencia del área solicitante de la autorización de la propuesta del candidato, solicitando cite al candidato para el cotejo de documentos. Si el candidato no presenta los documentos originales al momento del cotejo, se reprograma la cita.

Requisitos de contratación para ingresar a laborar a la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco (DRH RPC-001).

5 Verificar en la página web de la SEP, el registro de la cédula profesional. http://www.cedulaprofesional. ep.gob.mx/cedula/ indexAvanzada.action


Para la verificación de la Cédula Profesional se requiere el documento original. Si el candidato no cuenta con dicho documento, se le puede autorizar una prorroga hasta de seis meses a través de una carta compromiso, siempre y cuando presente evidencias del trámite.

Impresión del número de la cédula profesional registrada en la página web.

6 Solicitar a la Coordinación de los Servicios Médicos la valoración del candidato y la emisión de los resultados del examen médico.

Jefe del Departamento de Integración de Personal. Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.

Si el candidato no presenta los documentos originales para cotejo, no se le puede otorgar la solicitud de examen médico. Si el candidato no resulta apto no se lleva a cabo la contratación. Cuando el candidato propuesto es personal que ya ocupa una plaza administrativa de confianza, se dispensa el examen médico de admisión.

Solicitud de examen médico de admisión (DRH RE-015). Resultado del examen médico.

7 Solicitar al candidato requisitar el folder para personal académico, póliza del seguro de vida y trámite de número de cuenta para pago de nómina.


El candidato llena con su puño y letra el folder que servirá para integrar su expediente como personal académico de la universidad. Se le entrega oficio para que realice la apertura de la cuenta de nómina para el pago correspondiente de su salario.

Folder para expediente académico. Póliza del seguro de vida. Número de cuenta bancaria.

8 Asignar número de empleado y capturar en el SAIES los datos básicos del empleado.


Se podrá asignar número de empleado una vez que la propuesta del candidato haya sido autorizada. Si el candidato ya es trabajador de la Universidad, se utiliza el mismo número de empleado, o en caso de una recontratación el número de empleado se activa nuevamente.

Registro electrónico del número de empleado en la base de datos del SAIES.


88


9 Solicitar a la Coordinación de Seguridad Social el alta del candidato ante el Instituto Mexicano del Seguro Social.


Nota: A partir del 01 de julio de 2008, la contratación del personal académico se realiza bajo el Régimen de Pensiones y Jubilaciones.

Solicitud de altas, bajas y modificaciones de salario DRH RE-036. Reglamento del Régimen de Pensiones y Jubilaciones. Convenio de Incorporación Voluntaria al Régimen Obligatorio al Seguro Social de los Trabajadores con el Seguro Social de los Trabajadores al Servicio de Organismos Públicos Descentralizados (IMSS-UJAT) vigente.

10 Solicitar al coordinador de docencia la captura del contrato académico del personal contratado.


El Coordinador de Docencia de la División Académica captura la asignación o contrato del personal académico en el Sistema de Servicios Escolares.

Registro electrónico en el Sistema de Servicios Escolares. Propuesta de contratación de personal académico (DRH RE-011).

11 Validar la asignación o contrato académico del personal contratado y su inclusión en la nómina de pago.


La revisión y validación de la asignación o contrato académico se realiza en el Sistema de Servicios Escolares para la generación automática del nombramiento en el SAIES, para su inclusión en la nómina y pagos de sueldos, durante el periodo de la contratación.

Registro electrónico en la base de datos del Sistema de Servicios Escolares y SAIES. Lineamientos para la asignación de actividades académicas.

12 Registrar en el SAIES el número de cuenta bancaria del empleado para la dispersión de su nómina.


Solo se dará de alta el número de cuenta que sea proporcionado por el candidato.

Número de cuenta bancaria.


89


13 Comunicar al Departamento de Nómina el pago de la diferencia de salario.


La cédula de movimientos de nómina de personal académico, confianza debe de contener todos los datos requeridos en el campo: Los datos de la cédula deben de coincidir con los datos del SAIES.

Cédula de movimientos de nómina de personal académico, confianza (DRH RE-013).

14 Enviar al Departamento de Control Administrativo los documentos del empleado para la integración del expediente y resguardo del mismo.


El folder se envía sí cumple con todos los requisitos de contratación para ingresar a laborar a la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco DRH RC-001.

Memorándum Cédula de verificación de documentos del expediente laboral (DRH RE-008). Cédula de verificación de requisitos de contratación para su envío a al departamento de control administrativo de personal (DRH RE-032).

15 Recepcionar la asignación y contrato académico del personal académico contratado.


La asignación académica y contrato académico debes estar firmado de conformidad por el profesor.

Asignación o contrato académico (DRH RE-021).


90

Procedimiento 2: Contratación del trabajador administrativo de confianza

CONTRATACIÓN DEL TRABAJADOR ADMINISTRATIVO DE CONFIANZA


Inicio

1. Recibe oficio de solicitud de contratación

2. Revisa la documentación recibida y el perfil del candidato de acuerdo al puesto que se solicita.

3. Envía al Director de Recursos Humanos y al Secretario de Servicios Administrativos la propuesta de

contratación para su autorización

4. Revisa y coteja los documentos con el candidato a ser contratado

8. Asigna número de empleado y capturar en el SAIES los datos básicos del empleado

9. Solicita a la Coordinación de Seguridad Social el alta del candidato ante el Instituto Mexicano del Seguro Social

10. Crea en el SAIES la plaza para generar el nombramiento del trabajador

12. Comunica al Departamento de Nómina el pago de la diferencia de salario

14. Envía al Departamento de Control Administrativo el Folder requisitado por el trabajador con los requisitos de contratación para la

integración del expediente y resguardo del mismo

Fin

Cumple el perfilFin

7. Solicita al candidato requisitar el folder para personal administrativo, póliza del seguro de vida y trámite de

número de cuenta para pago de nómina

5. Verifica en la Pagina Web de la SEP la Cédula Profesional

SíNo

6. Envía al candidato a la Coordinación de los Servicios Médicos para que le autoricen la realización

del examen médico

11. Registra en el SAIES el número de cuenta bancaria del empleado para la dispersión de su nómina

13. Revisa en la prenómina la aplicación de las incidencias


91

Desarrollo de actividades: Contratación del trabajador administrativo de confianza


1 Recibir oficio de solicitud de contratación, con la siguiente documentación: • Solicitud de ingreso

como personal administrativo de confianza (DRH RE-027).

• Propuesta de

Contratación como Personal Administrativo de Confianza CPC01 (DRH RE-012), con los documentos comprobatorios que se indican en la misma.

• Evaluación del

candidato para puesto administrativo de confianza (DRH RE-024).

Cuando se trata de una solicitud de recontratación de personal administrativo de confianza, se pasa a la actividad No. 9.


La documentación adjunta al oficio debe estar debidamente requisitada. Nota: Los documentos descritos anteriormente se exceptúan para quienes ocupan los puestos de Rector, Secretarios, Directores de División Académica y de Áreas, Abogado General, Contralor General, Director de Planeación y Evaluación Institucional.

Oficio de la dependencia solicitante Requisitos de contratación para ingresar a laborar a la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco (DRH RPC-001). Solicitud de ingreso como personal administrativo de confianza (DRH RE-027). Propuesta de contratación como personal administrativo de confianza (DRH RE-012). Evaluación del candidato ha puesto administrativo de confianza (DRH RE-024). Estatuto General de la UJAT, vigente. Ley Orgánica de la UJAT, vigente.

2 Revisar la documentación recibida y el perfil del candidato de acuerdo al puesto que se solicita.


Si el candidato cumple con el perfil y los lineamientos de contratación para el puesto que se propone, se continúa con el proceso de lo contrario se informa a la dependencia solicitante.

Lineamientos Generales de Contratación. Lineamientos para la contratación de personal administrativo de confianza.

3 Enviar al Director de Recursos Humanos y al Secretario de Servicios Administrativos la propuesta de contratación para su autorización.


La propuesta de contratación de personal administrativo de confianza es firmada en primer lugar por el Director de Recursos Humanos y después por el Secretario de los Servicios Administrativos.

Propuesta de contratación de personal administrativo de confianza cpc01 (DRH RE-012).


92


4 Revisar y cotejar los documentos con el candidato a ser contratado.


Se notifica vía telefónica al Coordinador Administrativo del área solicitante de la autorización de la propuesta del candidato, solicitando cite al candidato para el cotejo de documentos. Si el candidato no presenta los documentos originales al momento del cotejo, no se lleva a cabo esta actividad.

Requisitos de contratación para ingresar a laborar a la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco (DRH RPC-001).

5 Verificar en la página web de la SEP, el registro de la cédula profesional. http://www.cedulaprofesional. ep.gob.mx/cedula/index Avanzada.action


Para la verificación de la Cédula Profesional se requiere el documento original. Si el candidato no cuenta con dicho documento, se le puede autorizar una prorroga hasta de seis meses a través de una carta compromiso, siempre y cuando presente evidencias del trámite.

Impresión del número de la cédula profesional registrada en la página web.

6 Enviar al candidato a la Coordinación de los Servicios Médicos para que le autoricen la realización del examen médico.


Si el candidato no presenta los documentos originales para cotejo, no se le puede otorgar la solicitud de examen médico. Si el candidato no resulta apto se excluye del proceso. Cuando el candidato propuesto es personal que ocupa una plaza académica, se dispensa el examen médico de admisión. Nota: esta actividad solo aplica a los candidatos al puesto de Secretaria Ejecutiva de Confianza, Oficial Administrativo y Chofer de Confianza.

Solicitud de examen médico de admisión (DRH RE-015).

7 Solicitar al candidato requisitar el folder como personal administrativo, póliza del seguro de vida y trámite de número de cuenta para pago de nómina.


El candidato llena con su puño y letra el folder que servirá para integrar su expediente como personal académico de la universidad. Se le entrega oficio para que realice la apertura de la cuenta de nómina para el pago correspondiente de su salario.

Folder para expediente como personal administrativo de confianza. Póliza del seguro de vida.

8 Asignar número de empleado y capturar en el SAIES los datos básicos del empleado.


Se podrá asignar número de empleado una vez que la propuesta del candidato haya sido autorizada. Si el candidato ya es trabajador de la Universidad, se utiliza el mismo número de empleado, o en caso de una recontratación, el número de empleado se activa nuevamente.

Registro electrónico del número de empleado en la base de datos del SAIES.


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9 Solicitar a la Coordinación de Seguridad Social el alta del candidato ante el Instituto Mexicano del Seguro Social.


Nota: A partir del 01 de julio de 2008, la contratación del personal administrativo de confianza se realiza bajo el Régimen de Pensiones y Jubilaciones.

Solicitud de altas, bajas y modificaciones de salario DRH RE-036. Reglamento del Régimen de Pensiones y Jubilaciones. Convenio de Incorporación Voluntaria al Régimen Obligatorio al Seguro Social de los Trabajadores con el Seguro Social de los Trabajadores al Servicio de Organismos Públicos Descentralizados (IMSS-UJAT) vigente.

10 Crear en el SAIES la plaza para generar el nombramiento del trabajador (Tipo de Contratación, Puesto y Categoría Unidad Responsable, Fecha de Ingreso, Programa, Fondo, Número de Empleado).


Se crea la plaza y nombramiento correspondiente, cuando el área de Seguridad Social informa de la procedencia de las altas ante el Seguro Social.

Registro electrónico en la base de datos del SAIES.

11 Registrar en el SAIES el número de cuenta bancaria del empleado para la dispersión de su nómina.


Solo se dará de alta el número de cuenta que sea proporcionado por el candidato.

Número de cuenta bancaria.

12 Comunicar al Departamento de Nómina el pago de la diferencia de salario.


La cédula de movimientos de nómina de personal académico y administrativo de confianza debe de contener todos los datos requeridos en el campo. Los datos de la cédula deben de coincidir con los datos del SAIES.

La cédula de movimientos de nómina de personal académico y administrativo de confianza (DRH RE-013).

13 Revisar en la prenómina la aplicación de las incidencias.


La incidencia comunicada al Departamento de Nomina debe de estar aplicada en la prenómina.

Prenómina electrónica.


94


14 Enviar al Departamento de Control Administrativo el Folder requisitado por el trabajador con los requisitos de contratación para la integración del expediente y resguardo del mismo.


El folder se envía si cumple con todos los Requisitos de contratación para ingresar a laborar a la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco (DRH RPC-001).

Memorándum. Cédula de verificación de documentos del expediente laboral (DRH RE-008). Cédula de verificación de requisitos de contratación para su envío a al departamento de control administrativo de personal (DRH RE-032)


95

Proceso: Elaboración de nómina


Procesar de manera correcta y oportuna la elaboración de las nóminas del personal de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco, con apego a las disposiciones legales y reglamentarias.

II. Alcance

Aplica a la Nómina Administrativa y Académica.

III. Área responsable del proceso Departamento de Nómina de la Dirección de Recursos Humanos.

IV. Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.) De la Dirección de Recursos Humanos:

• Nombramientos (altas, promociones). • Bajas de personal, ajustes de salarios. • Memorándum de Pagos de Honorarios por Maestrías, Cursos y

Diplomados. • Base de datos de empleados. • Licencias sin goce de sueldo. • Descuentos del personal por convenio. • Convenios por revisiones salariales y contractuales con los sindicatos. • Calendario de elaboración y programación de pago de nómina. De las Dependencias académicas y administrativas de la UJAT:

• Incidencias de nómina. • Pagos de sueldo base a personal eventual. • Pago de Sinodales. • Faltas del personal académico. • Calendario para la recepción de documentos y pagos en la Secretaría de

Finanzas.


96

Sindicatos de la UJAT, Instituciones externas (FONACOT, SHCP, INFONAVIT, entre otras):

• Descuentos autorizados por el trabajador para cubrir créditos con empresas externas.

• Reformas fiscales (actualización de tablas de impuestos). • Avisos de retención y suspensión de descuentos. • Otros descuentos (judiciales, adeudos con la universidad, PROMEP).



- Políticas y lineamientos del departamento de Nómina.



- Ley del Impuesto Sobre la Renta.

- Ley del INFONAVIT.

- Ley del IMSS.

VI. Documentos de referencia

- Manual de Cálculo de la Nómina Docente (DRH MA-001). - Manual de Cálculo de Procedimientos de la Nómina Administrativa (DRH

MA-002). - Manual de usuarios sistema SAIES módulo de personal (DRH MA-003). - Movimientos de nómina de personal académico (DRH RE-013) y

administrativo (DRH RE-018). - Lista de verificación de prenómina DRH RE-116. - Lista de verificación de prenómina complementaria DRH RE-121. - Comparativo de nómina administrativa sindicalizada DRH RE-117. - Cédula de ajustes de descuentos DRH RE-114. - Aviso de baja de empleados DRH RE-115. - Movimientos de licencias y prestaciones (DRH RE-208). - Reporte de faltas, guardias e incentivos (DRH RE-108). - Reporte de tiempo extra (DRH RE-109). - Calendario de entrega de movimientos de nómina (DRH RE-111). - Solicitud de descuentos de salarios por investigación administrativa (DRH

RE-405).


97

VII. Siglas DRH Dirección de Recursos Humanos. SEP Secretaria de Educación Pública. URES Unidades Responsables. SAIES Sistema para la Administración de Instituciones de





98

Procedimiento 1: Elaboración de la nómina

ELABORACIÓN DE LA NÓMINA

Oficial y/o Auxiliar Administrativo

Departamento de Sistemas

Departamento de Control Administrativo de

Personal

Departamento de Relaciones Laborales

Departamento de Integración de

Personal Departamento de NóminaDirector de Recursos

Humanos

1. Revisan las incidencias a la nómina:Altas y bajas del personal, ajuste de salarios, promociones de personal, descuentos y modificaciones a

las prestaciones económicas, jubilaciones y pensiones, licencias sin goce de sueldo, faltas, tiempo extra, incentivos y guardias.

Inicio

2. Captura en el SAIES las incidencias a la nómina de acuerdo a lo reportado incluyendo

los pagos por conceptos de honorarios por maestrías, cursos y diplomados.

3. Genera la prenómina para la

revisión de las incidencias

capturadas y en caso de observar errores corregirlos

4. Validan en coordinación con los responsables que participan en el proceso de elaboración de la nómina a fin de verificar que se haya aplicado correctamente

5. Generan la nómina

6. Afecta contablemente la

nómina y elaborar las órdenes de pago y

firmarlas

7. Imprime la nómina por tipos y URES (Unidades responsables)

8. Imprime los recibos de pago de nómina

9. Imprime reporte de conceptos de pago y

orden de pago

Fin


99

Desarrollo de actividades: Elaboración de la nómina


1 Revisar las incidencias a la nómina: Altas y bajas del personal, ajuste de salarios, promociones de personal, descuentos y modificaciones a las prestaciones económicas, jubilaciones y pensiones, licencias sin goce de sueldo, faltas, tiempo extra, incentivos y guardias.

Jefe del Depto. de Integración de Personal. Departamento de Relaciones Laborales. Departamento de Control Administrativo de Personal. Director de Recursos Humano. Jefe del Depto. De Nómina.

Revisa que las incidencias contengan firmas, descripción detallada de los movimientos reportados. Si cumple con los requisitos anteriores se asigna un folio por hoja a los registros. De acuerdo al calendario de entrega de movimientos de nómina se asigna fecha de aplicación de las incidencias.

1. Movimientos de nómina de personal académico. 2. Movimientos de nómina de personal administrativo. 3. Calendario de entrega de movimientos de nómina. 4. Movimientos de licencias y prestaciones. 5. Reporte de faltas, guardias e incentivos. 6. Reporte de tiempo extra. 7. Solicitud de cálculo de liquidación y baja en el sistema 8. Solicitud de descuentos de salarios por investigación administrativa de conformidad a la Ley Federal del trabajo Art. 110.


100


2 Capturar en el SAIES las incidencias a la nómina de acuerdo a lo reportado incluyendo los pagos por conceptos de honorarios por maestrías, cursos y diplomados.

Jefe del Departamento Nómina Oficiales Administrativos y Auxiliares Administrativos.

Los registros deberán especificar nombre completo del o los empleados, empezando por el apellido paterno, especificar las horas extras laboradas por día (horas reales incluyendo los minutos), faltas, guardias e incentivos según corresponda. En los casos de alguna incidencia extraordinaria como el caso del tiempo extra, deberá mencionarse el motivo que la originó. Para la aceptación del pago de incentivos, se procederá a los siguiente: 1. Conciliar con todas las incapacidades del personal, según sea el caso. 2. Conciliar los días económicos solicitados por el personal, según sea el caso. 3. Conciliar con todos los permisos ya sea con goce, sin goce o sindicales autorizados, según sea el caso. Nota: Al incurrir el trabajador en un retardo durante el mes, pierde el derecho al pago del incentivo, según sea el caso.

Manual de usuarios sistema SAIES módulo de personal. Políticas y lineamientos del departamento de Nómina. Reglamento del Régimen de Pensiones y Jubilaciones. Ley Federal del Trabajo Título Tercero CONDICIONES DE TRABAJO. Ley del Impuesto Sobre la Renta Título IV DE LAS PERSONAS FISICAS. Contrato Colectivo de Trabajo STAIUJAT vigente. Contrato Colectivo de Trabajo SPIUJAT vigente. Memorándum de solicitud de pago de honorarios.

3 Generar la prenómina para la revisión de las incidencias capturadas y en caso de observar errores corregirlos.

Jefe del Departamento de Nómina y/o Jefe de Departamento de Sistemas.

Se procesa automáticamente la nómina a través del sistema SAIES, de acuerdo al manual de usuarios del sistema SAIES en el módulo de personal.

Manual de Cálculo de la Nómina Docente Manual de Cálculo de la Nómina Administrativa Manual de usuarios sistema SAIES módulo de personal. Ley Federal del Trabajo Ley del Impuesto Sobre la Renta Ley del Infonavit Ley del IMSS Calendario de corrida de nómina.


101


4 Validar en coordinación con los responsables que participan en el proceso de elaboración de la nómina a fin de verificar que se haya aplicado correctamente.

Jefe del Depto. de Nómina. Jefe del Depto. de Integración de Personal, Oficiales Administrativos y Auxiliares Administrativos del Departamento de Nómina. Jefe del Depto. De Relaciones Laborales.

La verificación la debe realizar: El Jefe del Departamento de Nómina. El Jefe del Departamento de Integración de Personal, Oficiales Administrativos y Auxiliares Administrativos. El Jefe del Departamento de Relaciones Laborales. Si durante la validación se identifica errores u omisiones, se realizan las correcciones pertinentes y nuevamente se genera la prenómina.

Lista de verificación de prenómina. Lista de verificación de prenómina complementaria. Comparativo de nómina administrativa sindicalizada. Cédula de ajustes de descuentos. Aviso de baja de empleados.

5 Generar la nómina. Jefe del Departamento de Sistemas. Jefe del Departamento de Nómina.

Se revisa de manera aleatoria en el sistema SAIES, para asegurarse de que los movimientos de nómina se hayan realizado correctamente.

Nómina electrónica.

6 Afectar contablemente la nómina y elaborar las órdenes de pago y firmarlas.

Jefe del Departamento de Nómina.

Realiza la afectación contable de la nómina, para que todos los movimientos de la misma se registren en la contabilidad de la Universidad. Se imprime un reporte de las órdenes de pago a instituciones externas (INFONAVIT, IMSS, FONACOT, CREDILAND, ETESA, ISR, aseguradoras), préstamos personales, pensiones alimenticias, cuotas sindicales, entre otras. Las órdenes de pago se envían a la Secretaría de Finanzas.

Órdenes de pago Acuse de recibo de Finanzas.

7 Imprimir la nómina por tipos y URES (Unidades responsables).

Jefe del Departamento de Sistemas. Jefe del Departamento de Nómina. Oficial Administrativo.

Se procesa e imprime la nómina por el sistema SAIES y el reporteador Business Objects. Imprime reporte de totales de nómina consolidados para firma del Director de Recursos Humanos.

Reporte de nóminas electrónico y físico por URES.

8 Imprimir los recibos de pago de nómina.

Jefe del Departamento de Sistemas. Oficial Administrativo. Auxiliar Administrativo.

El Jefe del Departamento de Sistemas elabora archivo por tipo de nómina y lo envía al Oficial Administrativo y/o Auxiliar Administrativo para impresión de formato en texto ASCII. Imprime los recibos de pago en original y copia y los envía a la Caja General de la Secretaría de Finanzas y a las coordinaciones administrativas de la UJAT.

Reporte de nóminas electrónico por URES. Recibos de nómina en original y copia.


102


9 Imprimir reporte de conceptos de pago y orden de pago.

Oficial Administrativo y/o Auxiliar Administrativo.

Imprime por medio del reporteador BUSSINES OBJECTS, los reportes de los descuentos identificados con clave del número 50 en delante de los conceptos de nómina. Los reportes se envían a la Secretaría de Finanzas de la UJAT. Se emite un listado de las órdenes de pago contables derivadas de los descuentos debidamente firmado por el Jefe del Departamento de Nómina y se turnan a la Secretaría de Finanzas.

Reporte electrónico de descuentos por conceptos de pago en el Reporteador Business Objects Acuse de recibo de la Secretaría de Finanzas.


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SERVICIOS MÉDICOS


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Proceso: Atención médica


Proporcionar la adecuada y oportuna atención médica a los derechohabientes y sus beneficiarios con base a sus solicitudes, conforme a las disposiciones contractuales de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.

II. Alcance

Departamento de Servicios Médicos de la Unidad Central de la Coordinación General de los Servicios Médicos.

III. Área responsable del proceso Coordinación General de Servicios Médicos.


• La atención de medicina general y odontología será recibida por petición personal a la recepcionista.

• En caso de consulta de medicina especializada la solicitud de atención será recibida a través de la Hoja de Referencia y Contrarreferencia y Solicitud de Auxiliares de Diagnóstico.

• La información personal deberá ser proporcionada mediante la Credencial actualizada del Servicio Médico o recibo de pago.

• El personal asignado al turno se determinará de forma semanal y quedará registrado mediante oficio.



- Reglamento de los Servicios Médicos de la UJAT.

- Manual de Organización y Funciones de la Coordinación General de

Servicios Médicos.



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- Comprobante de pago o propuesta de trabajo. - Guía para la Toma de Signos Vitales. - Expediente Clínico. - Registro de Consulta Médica en SAIES. - Informe Diario de Labores. - Receta Médica. - Hoja de Referencia y Contrarreferencia. - Solicitud de Auxiliares de Diagnósticos. - Solicitud para Generar Licencia Médica. - Solicitud de Cirugía. - Justificante Médico.

VII. Siglas DRH Dirección de Recursos Humanos. URES Unidades Responsables. SAIES Sistema para la Administración de Instituciones de





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Procedimiento 1: Atención médica

ATENCIÓN MÉDICA

Auxiliar de clínica Médico TratanteRecepcionista

Inicio

1. Recibe la solicitud de atención médica del derechohabiente

y/o beneficiario

2. Registra la solicitud de atención médica

3. Realiza y registra la toma de signos vitales, así como de somatometría y

glucemia capilar en los casos que sea requerido

4. Solicita al Departamento de Afiliación de Derechos y Archivo

el expediente clínico del derechohabiente y/o beneficiario y lo

entrega al Médico Tratante

5. Informa mediante el tablero de recepción o de forma verbal

al derechohabiente y/o beneficiario de su turno

6. Recibe e inicia con la atención médica al derechohabiente

y/o beneficiario

Fin

¿Odontología o Imagen? No

Sí


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Desarrollo de actividades: Atención médica


1 Recibir la solicitud de atención médica del derechohabiente y/o beneficiario, y requerir la credencial para validar la acreditación de la vigencia de derechos a los servicios médicos.

Recepcionista. Únicamente se proporcionará la atención médica, cuando se acredita el derecho a los servicios médicos a través de: • Credencial actualizada. • Recibo de pago del periodo de labor inmediato anterior. • Propuesta de trabajo vigente. • Previa autorización por parte del Jefe de Coordinación o Coordinador General. Nota: En los casos de urgencias donde corra peligro la vida, se hará caso omiso a lo anterior y se otorgará la atención médica, incluyendo a los no beneficiarios de esta Institución.

Reglamento de los Servicios Médicos de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco. Comprobante de pago o propuesta de trabajo.

2 Registrar la solicitud de atención médica, de forma digital a través del sistema SAIES y en forma física en el Registro de Consultas Médicas, con el médico tratante correspondiente.

Recepcionista. Solo ésta permitido asignar un turno de atención médica por paciente y solo al término de su consulta podrá solicitar otro turno para la atención con otro médico tratante. Si la solicitud de atención es de consulta de medicina general y especializada, indica al derechohabiente y/o beneficiario que acuda al área de Signos Vitales y continúa en la actividad número 3. Si la solicitud de atención es de consulta odontológica y/o imagen, pasa a la actividad número 4.

Registro de Pacientes en Sistema para Consulta Médica. Registro de Consultas Médicas.

3 Realizar y registrar la toma de signos vitales (frecuencia cardíaca, respiratoria, presión arterial y temperatura), así como de somatometría (peso, talla, cintura, cadera) y glucemia capilar en los casos que sea requerido.

Auxiliar de clínica

En casos de que se detecten signos vitales alterados para la salud del paciente, este será llevado al área de curaciones y se dará aviso inmediatamente al Jefe del Departamento de Servicios Médicos y/o al médico tratante asignado. Es responsabilidad del personal en turno resguardar y mantener debidamente requisitado la Bitácora de Atención Diaria de signos vitales y hacer las anotaciones en ella del o los procedimientos aplicados al paciente.

Guía para la Toma de Signos Vitales. Bitácora de Atención Diaria de Signos Vitales. Ficha de Signos Vitales.

4 Solicitar al Departamento de Afiliación de Derechos y Archivo el expediente clínico del derechohabiente y/o beneficiario y entregarlo al Médico Tratante correspondiente, para su utilización durante la consulta médica requerida.

Recepcionista Para garantizar la confidencialidad del paciente, los expedientes clínicos se deberán entregar únicamente al médico tratante con el que asiste. Es responsabilidad del personal de recepción en turno, solicitar a los médicos tratantes los expedientes clínicos que se encuentren pendientes de devolver para su entrega al Departamento de Afiliación de Derechos y Archivo.

Expediente Clínico.


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5 Informar mediante el tablero de recepción o de forma verbal al derechohabiente y/o beneficiario de su turno, para que éste pase al consultorio y proceder a iniciar con la atención médica solicitada.

Médico tratante

Si al llamar al paciente a través del tablero de recepción o de forma verbal, este no se encuentra en la sala de espera, se deberá registrar a través del sistema SAIES en la hoja de evolución que se llamó y no se presentó e integrar la información en el expediente clínico y continuar con la siguiente consulta.

Registro de Consulta Médica en SAIES. Expediente Clínico.

6 Recibir e iniciar con la atención médica al derechohabiente y/o beneficiario, para determinar sobre su estado de salud, diagnostico e indicaciones para ayudar a mejorar o prevenir la enfermedad del paciente; debiendo registrar toda la información en el sistema SAIES, así como la actualización del expediente clínico correspondiente.

Médico tratante

Las atenciones médicas diarias se registrarán en el informe diario de labores, debiéndose entregar al final de la jornada laboral a la recepcionista para su archivo y resguardo. Únicamente se deberá diagnosticar, establecer tratamiento y prescribir medicamentos en los formatos autorizados y dentro de la jornada laboral. Enviar a medicina especializada los casos que así lo ameriten. Nota 1: se deberá informar a las autoridades competentes (Coordinador General de los Servicios Médicos y Secretaria de Salud del Estado) en caso de identificar un padecimiento en el derechohabiente y/o beneficiario que sea considerado como enfermedad infecto contagioso. Nota 2: atender, en caso de ausencia del Jefe del Departamento de Servicios Médicos, a los pacientes que acuden por urgencia y determinar su transferencia a medicina especializada, cuando el caso lo requiera.

Reglamento de los Servicios Médicos de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco. Registro de Consulta Médica en SAIES. Expediente Clínico. Informe Diario de Labores. Receta Médica. Hoja de Referencia y Contrarreferencia. Solicitud de Auxiliares de Diagnósticos. Solicitud para Generar Licencia Médica. Solicitud de Cirugía. Justificante Médico.


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Proceso: Control de expedientes clínicos


Mantener disponible y actualizado los expedientes clínicos de los derechohabientes y/o beneficiarios, a través del adecuado control de la vigencia del derecho a los servicios médicos, así como de la gestión de solicitudes de servicios médicos en forma oportuna.

II. Alcance

Es de aplicación para todos los afiliados a los servicios médicos de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco, conforme a las disposiciones y lineamientos establecidos en los reglamentos internos.


IV. Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.) Consejo Consultivo Médico, Dirección de Recursos Humanos, Coordinación de Seguridad Social, Médicos:

• Disposiciones y lineamientos para la prestación de la atención médica. • Información de afiliación de derechohabientes y/o beneficiarios. • Información sobre antecedentes y atención médica proporcionada de

afiliados a los servicios médicos.

Trabajadores, Jubilados, Pensionados, Familiares de derechohabientes: • Requerimientos de prestación de servicios médicos. • Información de afiliación a los servicios médicos. • Información de revalidación de los servicios médicos.


110





Servicios Médicos.


- NOM SSA1 - 2008, Buenas Prácticas de Almacenamiento,

Acondicionamiento y Distribución de Insumos para la Salud


- Afiliación de Derechohabientes a los Servicios Médicos. - Alta de Derechos de Servicios Médicos en SAIES. - Expediente Clínico. - Expediente de Identificación Administrativo. - Bitácora de Entrada-Salidas de Expedientes. - Elaboración de Pases en SAIES. - Pase de Servicios Médicos.

VII. Siglas DRH Dirección de Recursos Humanos. NOM Norma Oficial Mexicana. URES Unidades Responsables. SAIES Sistema para la Administración de Instituciones de





111

Procedimiento 1: Control de expedientes clínicos

CONTROL DE EXPEDIENTES CLÍNICOS

Auxiliar de ArchivoJefe de Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos

Inicio

1. Recibe documento de afiliación de derechohabientes a los servicios médicos

2. Abre el expediente de identificación administrativo del

derechohabiente, así como el respectivo expediente clínico del derechohabiente y/o beneficiario

3. Controla y resguarda los expedientes clínicos de los derechohabientes y beneficiarios afiliados a los servicios

médicos

4. Actualiza los expedientes clínicos dederechohabientes y beneficiarios afiliados a los serviciosmédicos por elaboración de pases de servicios médicos

requeridos

Fin


112

Desarrollo de actividades: Control de expedientes clínicos


1 Recibir documento de afiliación de derechohabientes a los servicios médicos; verificar y realizar, de no haber observaciones, el alta de la información en el sistema SAIES. Nota: de encontrarse observaciones en la información se deberá informar a la Coordinación de Seguridad Social para la corrección de la información correspondiente.

Jefe de Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos.

El alta del derechohabiente y/o beneficiario en sistema SAIES se realizara únicamente si la información proporcionada del derechohabiente es validada con la base de datos de la Dirección de Recursos Humanos. Cuando exista la necesidad de realizar alguna modificación (alta, baja o cambio de estatus) del derechohabiente y/o beneficiario con respecto al derecho a los servicios médicos, se deberá realizar la actualización en la base de datos del sistema SAIES.

Afiliación de Derechohabientes a los Servicios Médicos. Reglamento de los Servicios Médicos de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco. Alta de Derechos de Servicios Médicos en SAIES.

2 Abrir expediente de identificación administrativo del derechohabiente, así como el respectivo expediente clínico del derechohabiente y/o beneficiario según sea el caso. Nota: Los expedientes deberán ser archivados en los espacios asignados y orden alfabético.

Auxiliar de Archivo.

Para abrir el expediente clínico se deberá considerar únicamente los siguientes datos: - Nombre del paciente. - Parentesco. - No. de ficha. - Nombre del trabajador. - Adscripción y categoría. Todo expediente clínico se deberá de integrar en el expediente de identificación administrativo del derechohabiente al cual corresponda su afiliación.

Expediente Clínico. Expediente de Identificación Administrativo.

3 Controlar y resguardar los expedientes clínicos de los derechohabientes y beneficiarios afiliados a los servicios médicos.

Jefe de Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos. Auxiliar de Archivo.

Las solicitudes de expedientes clínicos deberán ser registradas, sin excepción alguna, por el personal de turno de labor correspondiente en la bitácora de entradas y salidas. Los expedientes clínicos se deberán de encontrar en el expediente de identificación administrativo del derechohabiente al cual corresponda su afiliación.

Expediente Clínico. Expediente de Identificación Administrativo. Bitácora de Entrada-Salidas de Expedientes.

4 Actualizar los expedientes clínicos de derechohabientes y beneficiarios afiliados a los servicios médicos por elaboración de pases de servicios médicos requeridos.

Jefe de Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos. Auxiliar de Archivo.

Se deberá verificar de forma trimestral y aleatoria, que los expedientes clínicos se encuentren archivados de forma adecuada y en los lugares asignados. La verificación será realizada por el Jefe de Departamento de Afiliación de Derechos y Archivo.

Elaboración de Pases en SAIES. Pase de Servicios Médicos. Expediente Clínico.


113

Proceso: Entrega de medicamentos y material de curación


Dar respuesta oportuna a los requerimientos de medicamentos de derechohabientes y beneficiarios del servicio médico, así como de los materiales de curación para el Departamento de Servicios Médicos, a través de un trato humano y responsable.

II. Alcance

Aplica para todo el personal del Departamento de Farmacia de la Unidad Central de la Coordinación General de los Servicios Médicos.


IV. Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.) Proveedores de medicamentos:

• Información sobre entrega, cantidad, nombre, tipo y presentación de medicamentos.

Derechohabientes y/o beneficiarios: • Requerimiento de medicamentos.

Unidades Responsables de la UJAT:

• Información de afiliación a los servicios médicos. • Solicitud de surtimiento de botiquín.

Departamento Administrativo:

• Requerimiento interno de materiales de curación. Departamento de Servicios Médicos:

• Material de curación.


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Servicios Médicos.


- NOM SSA1 - 2008, Buenas Prácticas de Almacenamiento,

Acondicionamiento y Distribución de Insumos para la Salud.


- Hoja de Pedido. - Factura de proveedor. - Recepción de Mercancía. - Listado de Medicamentos. - Vale de Almacén. - Recetas médicas internas y externas. - Oficio de solicitud de botiquín. - Registro de Salida de Medicamentos. - Elaboración de Subrogación en SAIES.

VII. Siglas DRH Dirección de Recursos Humanos. NOM Norma Oficial Mexicana. URES Unidades Responsables. SAIES Sistema para la Administración de Instituciones de





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Procedimiento 1: Entrega de medicamentos y material de curación

ENTREGA DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIÓN

Auxiliar de FarmaciaJefe de Departamentode Farmacia

1. Elabora y solicita pedido de medicamentos a proveedores

determinados de la licitación del ejercicio correspondiente

Inicio

2. Recepciona los medicamentos solicitados a proveedores, así como el material de curación del Departamento de

Servicios Médicos

3. Acomoda los medicamentos y/o material de curación en el área de almacén y de dispensación de medicamentos

4. Entrega el material de curación al Departamento de Servicios Médicos y/o Unidades Responsables (URES) de la

UJAT

5. Entrega y/o subroga medicamentos a derechohabientes y beneficiarios afiliados a los servicios médicos

Fin


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Desarrollo de actividades: Entrega de medicamentos y material de curación


1 Elaborar y solicitar pedido de medicamentos a proveedores determinados de la licitación del ejercicio correspondiente.

Jefe de Departamento de Farmacia.

Para elaborar los pedidos de medicamentos se deberá verificar que el listado de medicamentos autorizado se encuentre disponible en la base datos del sistema SAIES. Una vez elaborado el pedido en sistema SAIES, se deberá informar vía telefónica al proveedor de la fecha para proporcionarle la hoja de pedido correspondiente.

Elaboración de pedidos en SAIES. Hoja de Pedido.

2 Recepcionar los medicamentos solicitados a proveedores, así como el material de curación del Departamento de Servicios Médicos.

Jefe de Departamento de Farmacia. Auxiliar de Farmacia.

La recepción de medicamentos se realizará contra Factura y considerando la revisión de los siguientes requisitos: • Que el registro fiscal de la Universidad sea el correcto. • Que las cantidades de artículos corresponda a los solicitados. Los medicamentos se recibirán únicamente si cumplen con los siguientes requisitos: • Fecha de caducidad mayor a 12 meses. • Formula y presentación del medicamento correspondan a lo solicitado. • Empaque y/o caja del medicamento se encuentre en buenas condiciones.

Factura de proveedor. Hoja de pedido. Recepción de Mercancía.

3 Acomodar medicamentos y/o material de curación en el área de almacén y de dispensación de medicamentos.


Almacenar los medicamentos de acuerdo al principio de “Primeras Entradas, Primeras Salidas” (PEPS), es decir colocando los productos nuevos atrás y los ya existentes al frente. Los medicamentos deberá ser acomodados en los estantes en orden alfabético por producto, empezando de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha. Nota: Únicamente los medicamentos que sean acomodados en los estantes del área de dispensación de medicamentos deberán presentar el sello de “Propiedad de la UJAT”.

Listado de Medicamentos.

4 Entregar el material de curación al Departamento de Servicios Médicos y/o Unidades Responsables (URES) de la UJAT.


Los vales de almacén únicamente se recibirá si se encuentran legibles, están debidamente firmados y si el material requerido es de curación.

Vale de Almacén. Oficio de solicitud de botiquín.


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5 Entregar y/o subrogar medicamentos a derechohabientes y beneficiarios afiliados a los servicios médicos.


Únicamente se realizará la entrega de medicamentos previa acreditación de afiliación a los servicios médicos, mediante credencial o comprobante de pago para validar el número de afiliación a través del sistema SAIES. Para los casos en los que no se cuente con los medicamentos requieridos por el derechohabiente y/o beneficiario, se hará la subrogación correspondiente a la farmacia contratada por la UJAT, pudiendo ser: • Unión. • Estrella. • Fármacos Especializados. • Génesis.

Recetas médicas internas y externas. Registro de Salida de Medicamentos. Elaboración de Subrogación en SAIES.


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Proceso: Gestión de Recursos Administrativos y Médicos


Prever y gestionar las necesidades y requerimientos de insumos o servicios médicos, a través de una administración eficaz y eficiente de los recursos materiales y financieros asignados a la Coordinación General de los Servicios Médicos.

II. Alcance

Es de aplicación para el personal de las áreas de contabilidad e informática del Departamento de Administración de la Unidad Central de la Coordinación General de los Servicios Médicos.


IV. Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.) Proveedores, derechohabientes y beneficiarios:

• Facturas de servicios otorgados. • Facturas por medicamentos. • Cotizaciones de materiales médicos. • Solicitudes de gastos y reembolsos médicos.

Coordinación General de los Servicios Médicos:

• Requerimiento de material médico, oficina y limpieza. • Información de forma de pago de médicos.





Servicios Médicos.

- Manual de Normas Presupuestarias.



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VI. Documentos de referencia - Cédulas Programáticas. - Información de gastos del periodo anterior. - Programa Operativo Anual. - Solicitud de Materiales. - Gestión de Pago a Proveedores. - Gestión de Vale y Reembolsos de Gastos Médicos.

VII. Siglas DRH Dirección de Recursos Humanos. POA Programa Operativo Anual. URES Unidades Responsables. SAIES Sistema para la Administración de Instituciones de





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Procedimiento 1: Gestión de Recursos Administrativos y Médicos GESTIÓN DE RECURSOS ADMINISTRATIVOS Y MÉDICOS

Coordinador GeneralJefe de Administración

Inicio

1. Programa el presupuesto a ejercer en la Coordinación General de los Servicios Médicos

para el periodo correspondiente

2. Revisa, analiza y valida el presupuesto programado parala Coordinación General de los Servicios Médicos del periodo

correspondiente

3. Gestiona ante las unidades responsables (URES) de la Universidad,

el presupuesto a ejercer en la Coordinación General de los Servicios

Médicos

4. Ejerce y controla del programa operativo anual de la

Coordinación General de los Servicios Médicos

Fin


121

Desarrollo de actividades: Gestión de Recursos Administrativos y Médicos


1 Programar el presupuesto a ejercer en la Coordinación General de los Servicios Médicos para el periodo correspondiente.

Jefe de Administración.

La programación del presupuesto deberá realizarse dentro de los meses de noviembre y diciembre de cada año. En esta actividad participan el Subjefe de Contabilidad y el Subjefe de Informática.

Cédulas Programáticas. Información de gastos del periodo anterior.

2 Revisar, analizar y validar el presupuesto programado para la Coordinación General de los Servicios Médicos del periodo correspondiente.

Coordinador General.

La validación del presupuesto programado la realizará el Coordinador General de los Servicios Médicos, evidencia de ello será su firma en la documentación correspondiente.

Cédulas programáticas.

3 Gestionar ante las unidades responsables (URES) de la Universidad, el presupuesto a ejercer en la Coordinación General de los Servicios Médicos.


El presupuesto a ejercer deberá ser plasmado mediante un programa operativo anual, y será elaborado una vez recibido el oficio de autorización de presupuesto por parte de la Secretaría de Finanzas.

Programa Operativo Anual (POA). Oficios.

4 Ejercer y controlar del programa operativo anual de la Coordinación General de los Servicios Médicos.


El manejo de los recursos asignados se deberá realizar conforme a las disposiciones y lineamientos presupuestales establecidas en el Manual de Normas Presupuestarias y la normatividad aplicable vigente. La documentación e información del ejercicio de los recursos financieros deberá ser tramitada oportunamente a la Secretaría de Finanzas.

Manual de Normas Presupuestarias. Solicitud de Materiales. Gestión de Pago a Proveedores. Gestión de Vales y Reembolsos de Gastos Médicos.


122


SECRETARÍA DE INVESTIGACIÓN, POSGRADO Y VINCULACIÓN


123

Proceso: Apoyo a Profesores Investigadores y Alumnos

VIII. Objetivo del proceso

Determinar el método y los criterios necesarios para gestionar, autorizar y proveer a los Profesores Investigadores y Alumnos de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco, los recursos necesarios para realizar las actividades de campo, de ciencia e investigación que la Universidad requiere para el cumplimiento del Plan Institucional.

IX. Alcance

Aplica desde la solicitud del recurso por parte del Director del área (Dirección de Investigación y Dirección de Posgrado) y su gestión hasta la entrega del recurso al beneficiario.

X. Área responsable del proceso Coordinación Administrativa de la Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación.

XI. Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.) Profesor Investigador y Alumnos de las Divisiones Académicas:

• Solicitud de apoyo conforme a los proyectos, planes y programas existentes, al Secretario de Investigación, Posgrado y Vinculación, la autorización y gestión de los recursos cuantificados como necesarios para el evento a realizar.

• Facturas correspondientes como medio de comprobación de los recursos asignados al profesor/alumno de acuerdo a la normatividad institucional y fiscal establecida.

• Constancia o Diploma del evento que evidencie la asistencia del beneficiario al lugar comisionado.


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XII. Normatividad

- Ley Orgánica de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.

- Estatuto General de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.

- Reglamento de Ingresos Económicos de la Universidad Juárez Autónoma

de Tabasco.


- Código Fiscal de la Federación.

- Reglas de Operación del Fondo PROMEP 2012 y 2013.

- Ley de impuesto sobre la renta ISR.

- Ley del impuesto de valor agregado IVA 2014.

- Ley federal del trabajo.


XIII. Documentos de referencia - Formato de Solicitud de Recursos. - Control de recursos asignados a profesores y alumnos (electrónico). - Página electrónica “OANDA” Conversor de Divisas. - Manual de Administración de Proyectos FOMIX. - Las Reglas de Operación de FOMIX. - Las Reglas de Operación de CONACYT Sectorial. - Clasificador de COG UJAT. - Manual de Administración de Proyectos CONACYT. - Topes límites de ejercicios del POA. - Topes límites de gasto 2014.

XIV. Siglas F2 Oficio de Comisión. DI Dirección de Investigación. DP Dirección de Posgrado. IPV Investigación, Posgrado y Vinculación. SAT Sistema de Administración Tributaria. PIFI Programa Integral de Fortalecimiento Institucional. POA Programa Operativo Anual. URES Unidades Responsables. SIPYV Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación. SAIES Sistema para la Administración de Instituciones de



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Procedimiento 1: Apoyo a Profesores Investigadores y Alumnos

APOYO A PROFESORES INVESTIGADORES Y ALUMNOS

Dirección de Investigación y/o Dirección de Posgrado Coordinación Administrativa Secretaría de Finanzas Profesor Investigador y/o alumno

Inicio

1. Emite la solicitud y turna para su gestión

2. Revisa si la solicitud del recurso está completa

¿Completa?No

3. Identifica documentos faltantes y regresa para su complementación

Sí

4. Completa la documentación para trámite y complementa machote de convenio y

documentos requeridos y envía

7. Identifica documentos faltantes y/o incumplimientos y regresa

Sí

11. Revisa abono en cuenta o recibe cheque y aplica para su actividad

10. Monitorea la liberación del recurso e informa al beneficiario

12. Colecta comprobantes para justificación de los recursos y entrega.

13. Recibe comprobación del beneficiario y verifica que cumpla.

9. Libera el recurso para su cobro

5. Recibe observaciones a resolver o complementar, corrige y reenvía para su

tramitación.

6. Recibe la documentación para trámite y revisa documentos requeridos.

¿Cumple?

No

8. Recibe observaciones a resolver o complementar, corrige y reenvía para su tramitación.

14. Identifica incumplimientos y regresa para corrección

16. Envía oficio de comprobación de gastos y sus complementos.

¿Cumple?


tramitación.

No

Sí

17. Recibe comprobación de gastos y verifica que sea correcta

18. Identifica incumplimientos y regresa

Sí

20. Sella de cumplimiento el oficio y da de baja al beneficiario en sistema como deudor.

¿Cumple?No


tramitación.

Fin


126

Desarrollo de actividades: Apoyo a Profesores Investigadores y Alumnos


1 Emitir la solicitud y turna para su gestión.

Dirección de Investigación y/o Dirección de Posgrado.

Emite la Solicitud de Apoyo para la Gestión del recurso y turna junto con la documentación necesaria a la Coordinación Administrativa para su revisión y gestión.

2 Revisar si la solicitud del recurso está completa.

Coordinación Administrativa.

Recibe y revisa que la solicitud del recurso esté completa, que cumpla con los requisitos establecidos, así como con las fechas límites para su gestión. Completa pasa al punto 4. Incompleta pasa al punto 3.

3 Identificar documentos faltantes y regresa para su complementación.


Identifica los documentos faltantes, requisitos incumplidos o temporalidad fuera de especificaciones y regresa al remitente para su complementación.


127


4 Completar la documentación para trámite y complementa machote de convenio y documentos requeridos y envía.


Inicia el trámite complementando machote prestablecido de convenio con los datos del profesor o el alumno y los que deban requisitar. Para el caso de vales: • Genera e imprime el vale en el sistema electrónico SAIES, complementa con los documentos requeridos, pasa a firma del Secretario y de la Coordinadora Administrativa y envía a la Secretaria de Finanzas para su aprobación con los siguientes documentos: - Oficio de comisión. - Copia de Credencial de elector. - Copia de la credencial de estudiante (cuando aplique). - Carta de aceptación. • Monitorea la asignación del recurso al beneficiario y comunica al interesado de que éste recurso está disponible. Para el caso de Reembolso: • Presenta el beneficiario las facturas o comprobantes correspondientes a la actividad autorizada a revisión por parte del personal de la Coordinación Administrativa. • Se comprueba que cumpla con los requisitos fiscales o de otro tipo y se elabora la orden de pago en el sistema electrónico SAIES, enviando a la Secretaria de Finanzas para su pago con los siguientes documentos: - Oficio de comisión. - Facturas debidamente requisitadas y rubricadas. - Constancia del evento o comprobación académica. - Copia de Credencial de elector. - Copia de la credencial de estudiante (cuando aplique). - Oficio de Justificación (cuando sea boleto de avión). - Carta de aceptación. • En caso de no cumplir los requisitos, es devuelto al beneficiario para su corrección antes de ser remitido a la Secretaria de Finanzas. • Se monitorea que el recurso esté disponible para efecto de informar al beneficiario de su cobro. Se recibe sello de la Secretaria de Finanzas y se archivan los documentos en el expediente del beneficiario. Para el caso de boleto de avión/hospedaje: • Elabora oficio dirigido al Voluntariado de la UJAT solicitando la compra del boleto de avión, acompañado de: - Requisición de Compra; - Credencial de estudiante (cuando aplique). - Credencial de Elector; - Itinerario de vuelo rubricado por el beneficiario; - Copia de pasaporte y visa en caso de viaje internacional; • Recibe comunicación vía correo electrónico del boleto de avión e itinerario, verifica en caso de ser necesario cambios por problemas de espacio en los vuelos y si fuera el caso, confirma con el beneficiario esta segunda opción. • Comunica al beneficiario vía correo electrónico el boleto de avión e itinerario y archiva documentos en el expediente del profesor/alumno. Para el caso de Pago a Proveedores: • Recibe factura del proveedor por la prestación de los servicios que correspondan, verifica que cumpla con los requerimientos fiscales o de otro tipo. • Genera e imprime orden de pago en el sistema electrónico SAIES, complementa con los documentos requeridos, pasa a afirma del Secretario y de la Coordinadora Administrativa y envía a la Secretaria de Finanzas para su aprobación, con los siguientes


128

documentos: - La factura para realizar el pago al proveedor. - Credencial de elector del Beneficiario. - Credencial de estudiante. - Número de cuenta bancaria para realizar el depósito. - Formato F2 (Oficio de Comisión cuando aplique). - Carta de aceptación. Para el caso de Comprobación de Gastos: • Recibe factura por parte del beneficiario, verifica que cumpla con los requerimientos fiscales o de otro tipo. • Descarga, genera la comprobación de gasto en el sistema electrónico SAIES, complementa con los documentos requeridos, pasa a afirma del Secretario y de la Coordinadora Administrativa y envía a la Secretaria de Finanzas para su aprobación, con los siguientes documentos: - La facturas (viáticos, inscripción). - Oficio de Comprobación de Gastos. - Copia del recibo de comprobación de gastos. - Credencial de elector del Beneficiario. - Copia del Vale. - Copia del comprobante académico. - Copia del Formato F2 (Oficio de Comisión cuando aplique). Nota: En caso de que las facturas sean extranjeras, estas deben ir acompañadas de la conversión a moneda nacional anexando la copia de la hoja de OANDA (Conversor de Divisas).


129


5 Recibir observaciones a resolver o complementar, corrige y reenvía para su tramitación.

Dirección de Investigación y/o Dirección de Posgrado.

Recibe las indicaciones de los requisitos incumplidos o los documentos faltantes, completa y envía nuevamente para su tramitación.

6 Recibir la documentación para trámite y revisa documentos requeridos.

Secretaría de Finanzas.

Recibe y revisa la documentación de acuerdo a los requerimientos establecidos. Cumple los requisitos pasa al punto 9. No cumple los requisitos pasa al punto 8.

7 Identificar documentos faltantes y/o incumplimientos y regresa.


Identifica documentos faltantes y/o incumplimientos y regresa a la Coordinación Administrativa para su corrección.



Recibe observaciones por parte de la Secretaría de Finanzas para su corrección y lo envía nuevamente para su tramitación.

9 Liberar el recurso para su cobro.


Libera el recurso para su cobro.

10 Monitorear la liberación del recurso e informa al beneficiario.


Monitorea la liberación del recurso gestionado ante la Secretaria de Finanzas por medio de llamadas telefónicas, hasta identificar que el recurso está disponible para su aplicación por parte del beneficiario e informa a éste.

11 Revisar abono en cuenta o recibe cheque y aplica para su actividad.

Profesor Investigador y/o alumno.

Recibe el cheque de la Secretaria de Finanzas o confirma la transferencia bancaria realizada por la institución, aplica el recurso entregado de acuerdo a lo previamente autorizado, colectando los comprobantes necesarios.

12 Colectar comprobantes para justificación de los recursos y entrega.


Colecta los comprobantes y/o facturas para la justificación de los recursos otorgados y los presenta en la Coordinación Administrativa.

13 Recibir comprobación del beneficiario y verifica que cumpla.


Recibe las facturas y comprobantes por parte del beneficiario y revisa que cumpla con los requerimientos fiscales y otros que estén establecidos. Cumple los requisitos pasa al punto 16. No cumple los requisitos pasa al punto 14.

14 Identificar incumplimientos y regresa para corrección.


Identifica los incumplimientos y los regresa para su corrección al beneficiario.



Recibe las observaciones a resolver para su corrección y su complementación por parte de la Coordinación Administrativa, corrige y reenvía para su tramitación.

16 Enviar oficio de comprobación de gastos y sus complementos.


Envía oficio de comprobación de gastos y su complemento a la Secretaría de Finanzas.


130


17 Recibir comprobación de gastos y verifica que sea correcta


Recibe comprobación de gastos por parte de la Coordinación Administrativa y verifica cumpla con los requerimientos establecidos. Cumple los requisitos pasa al punto 20. No cumple los requisitos pasa al punto 18.

18 Identificar incumplimientos y regresa.


Identifica incumplimientos y regresa la Coordinación Administrativa para su corrección.



Recibe las observaciones por parte de la Secretaria de Finanzas para su corrección, corrige y reenvía para su tramitación.

20 Sellar de cumplimiento el oficio y da de baja al beneficiario en sistema como deudor.


Sella de cumplimiento el oficio y da de baja al beneficiario del Sistema SAIES como deudor diverso.


131

Proceso: Manejo de Proyectos de Investigación


Brindar apoyo a los Profesores Investigadores de las Divisiones Académicas, en los trámites administrativos correspondientes a los recursos asignados a los proyectos de investigación para el cumplimiento del Plan de Desarrollo Institucional de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.

II. Alcance

Comprende la ejecución financiera del proyecto de investigación desde la asignación del techo presupuestal, la atención a las solicitudes de recursos, la comprobación de los recursos (cuando aplique), hasta el agotamiento del recurso asignado y/o la vigencia del proyecto.

III. Área responsable del proceso Coordinación Administrativa de la Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación.

IV. Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.) Profesor Investigador y Alumnos de las Divisiones Académicas:

• Solicitud de la gestión de los recursos asignados a los proyectos de investigación, la adquisición de bienes muebles, servicios y materiales propios a utilizar en el desarrollo del mismo.

• Facturas y recibos correspondientes como medio de comprobación de los diferentes recursos que se le han proporcionado al beneficiario, asegurándose que estos cumplen con la normatividad aplicable.

• Comprobación académica de los eventos donde evidencie que presentó los resultados de su proyecto de investigación.


132

V. Normatividad

- Ley Orgánica de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco. - Reglamento de Ingresos Económicos de la UJAT. - Manual de Normas Presupuestarias. - Ley de impuesto sobre la renta ISR. - Ley del impuesto de valor agregado IVA 2014. - Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de

Particulares. - Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Estado

de Tabasco. - Ley Federal del Trabajo. - Código Fiscal de la Federación. - Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016.

VI. Documentos de referencia - Formato de Solicitud de Recursos. - Oficio de Comprobación de Gastos. - Página electrónica “OANDA” Conversor de Divisas. - Manual de Administración de Proyectos FOMIX. - Manual de Administración de Proyectos CONACYT. - Lista de Proyectos de Investigación Vigentes. - Base de Datos de Trámites de Proyectos de Investigación. - Calendario de Cierre Presupuestal de Proyectos de Investigación. - Guía para el Ejercicio Presupuestal. - Catálogo de Bienes Muebles de la UJAT. - Catálogo de Materiales y Suministros de la UJAT. - Catálogo de Servicios de la UJAT. - Clasificador Objeto Gasto de la UJAT. - Topes límites de gasto 2014.

VII. Siglas F2 Oficio de Comisión. DI Dirección de Investigación. DP Dirección de Posgrado. DV Dirección de Vinculación. IPV Investigación, Posgrado y Vinculación. SAT Sistema de Administración Tributaria. PIFI Programa Integral de Fortalecimiento Institucional. POA Programa Operativo Anual. SIPYV Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación. SAIES Sistema para la Administración de Instituciones de



133

Procedimiento 1: Manejo de Proyectos de Investigación (Vales)

MANEJO DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN (VALES)

Coordinación Administrativa Secretaría de FinanzasProfesor Investigador

Inicio

1. Elabora oficio de solicitud de recurso y envía

2. Recibe la documentación para realizar trámite y revisa documentos requeridos

¿Es correcta?

4. Identifica tipo de trámite

3. Identifica requisitos faltantes y regresa para

su complementación

No Sí

Vale Pago a Proveedor y/o Reembolso

Requisición

1 2 3

5. Recibe la documentación para trámite y elabora documento en el SAIES y envía

6. Recibe la documentación para trámite y revisa los documentos requeridos

¿Cumple?

9. Libera el recurso para su cobro

7. Identifica los documentos faltantes y/o

incumplimientos y regresa

No

Sí


tramitación


134

Página 2 MANEJO DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN (VALES)

Secretaría de FinanzasCoordinación AdministrativaProfesor Investigador


11. Revisa abono en cuenta o recibe el cheque para su aplicación en la actividad

12. Colecta comprobantes para la justificación de los recursos y entrega

13. Recibe la comprobación del beneficiario y verifica que cumpla con los requerimientos legales

y fiscales

¿Cumple?

16. Envía la documentación de comprobación de

gastos y su complemento

14. Identifica incumplimientos y regresa para su

corrección

SíNo

15. Recibe observaciones a resolver o complementa, corrige y reenvía para su

tramitación

17. Recibe comprobación de gastos y verifica que sea correcta

20. Sella de cumplimiento el oficio

y le da de baja al beneficiario en el

sistema como deudor

18. Identifica incumplimientos y

regresa

¿Cumple?

19. Recibe observaciones a resolver o complementar, corrige y envía para su tramitación a la Secretaría de Finanzas

Fin

NoSí


135

Desarrollo de actividades: Manejo de Proyectos de Investigación (Vales)


1 Elaborar oficio de solicitud de recurso y envía.

Profesor Investigador.

Elabora oficio de solicitud de recurso y envía a Coordinación Administrativa.

2 Recibir la documentación para realizar trámite y revisa documentos requeridos.


Recibe la documentación para realizar trámite y revisa documentos requeridos. Si es correcta pasa a punto 4. No es correcta pasa al punto 3.

3 Identificar requisitos faltantes y regresa para su complementación.


Identifica requisitos faltantes y regresa para su complementación.

4 Identificar tipo de trámite. Coordinación Administrativa.

Identifica tipo de trámite.

5 Recibir la documentación para trámite y elabora documento en el SAIES y envía.


Recibe la documentación para trámite y elabora documento en el SAIES y envía.

6 Recibir la documentación para trámite y revisa los documentos requeridos.


Recibir la documentación para trámite y revisa los documentos requeridos. Si cumple requisitos pasa al punto 9. No cumple los requisitos pasa al punto 7.

7 Identificar los documentos faltantes y/o incumplimientos y regresa.


Identifica los documentos faltantes y/o incumplimientos y regresa a Coordinación Administrativa.



Recibe observaciones a resolver o complementar, corrige y reenvía para su tramitación a la Secretaría de Finanzas.

9 Liberar el recurso para su cobro.


Libera el recurso para su cobro.



Monitorea la liberación del recurso e informa al beneficiario.

11 Revisar abono en cuenta o recibe el cheque para su aplicación en la actividad.


Revisa abono en cuenta o recibe el cheque para su aplicación en la actividad.

12 Colectar comprobantes para la justificación de los recursos y entrega.


Colecta comprobantes para la justificación de los recursos y entrega.

13 Recibir la comprobación del beneficiario y verifica que cumpla con los requerimientos legales y fiscales.


Recibe la comprobación del beneficiario y verifica que cumpla con los requerimientos legales y fiscales. Si cumple los requerimientos pasa al punto 16. No cumple los requerimientos pasa al punto 14.

14 Identificar incumplimientos y regresa para su corrección.


Identifica incumplimientos y regresa para su corrección.

15 Recibir observaciones a resolver o complementa, corrige y reenvía para su tramitación.


Recibe observaciones a resolver o complementa, corrige y reenvía para su tramitación.

16 Enviar la documentación de comprobación de gastos y su complemento.


Envía la documentación de comprobación de gastos y su complemento a la Secretaría de Finanzas.



136

17 Recibir comprobación de gastos y verifica que sea correcta.


Recibe comprobación de gastos y verifica que sea correcta. Si cumple los requerimientos pasa al punto 20. No cumple los requerimientos pasa al punto 18.

18 Identificar incumplimientos y regresa.


Identifica incumplimientos y regresa a la Coordinación Administrativa para su corrección.

19 Recibir observaciones a resolver o complementar.


Recibe observaciones a resolver o complementar, corrige y envía para su tramitación a la Secretaría de Finanzas.

20 Sellar de cumplimiento el oficio y le da de baja al beneficiario en el sistema como deudor.


Sella de cumplimiento el oficio y le da de baja al beneficiario en el sistema como deudor.


137

Procedimiento 2: Manejo de Proyectos de Investigación (Pago a Proveedores y/o Reembolsos)

MANEJO DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN (PAGO A PROVEEDOR Y/O REEMBOLSO

Coordinación Administrativa Secretaría de FinanzasProfesor Investigador

Inicio



¿Es correcta?


3. Identifica requisitos faltantes y regresa para

su complementación

No Sí


Requisición

1 2 3

5. Recibe la documentación para trámite y elabora documento en el SAIES y envía

6. Recibe la documentación para trámite y revisa los documentos requeridos

¿Cumple?

9. Libera el recurso para el beneficiario

7. Identifica los documentos faltantes y/o incumplimientos y

regresa

No

Sí

8. Recibe observaciones a resolver o complementar, corrige y reenvía para su tramitación


Fin


138

Desarrollo de actividades: Manejo de Proyectos de Investigación (Pago a proveedor y/o reembolso) Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios






Recibe la documentación para realizar trámite y revisa documentos requeridos. Si es correcta pasa al punto 4. No es correcta pasa al punto 3.






5 Recibir la documentación para trámite y elabora documento en el SAIES y envía.


Recibe la documentación para trámite y elabora documento en el SAIES y envía.

6 Recibir la documentación para trámite y revisa los documentos requeridos.


Recibir la documentación para trámite y revisa los documentos requeridos. Si cumple requisitos pasa al punto 9. No cumple los requisitos pasa al punto 7.

7 Identificar los documentos faltantes y/o incumplimientos y regresa.


Identifica los documentos faltantes y/o incumplimientos y regresa a Coordinación Administrativa.



Recibe observaciones a resolver o complementar, corrige y reenvía para su tramitación a la Secretaría de Finanzas.

9 Liberar el recurso para el beneficiario.


Libera el recurso para el beneficiario.



Monitorea la liberación del recurso e informa al beneficiario.


139

Procedimiento 3: Manejo de Proyectos de Investigación (Requisición - Otros)

MANEJO DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN (REQUISICIÓN - OTROS)

Suministro y ControlCoordinación AdministrativaProfesor Investigador

Inicio



¿Es correcta?


3. Identifica requisitos faltantes y regresa para su complementación

No Sí


Requisición

1 2 3

Otros

Boletos de avión y/u hospedaje

4


6

5

Combustible

5. Recibe la documentación para trámite y elabora documento en el SAIES

7. Recibe y revisa requisición de compra

4

10. Realiza el trámite de adquisición

¿Es correcta?

8. Regresa a la Coordinación Administrativa para su

corrección

No

9. Corrige y envía nuevamente.

Fin


140

Desarrollo de actividades: Manejo de Proyectos de Investigación (Requisición - Otros) Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios












5 Recibir la documentación para trámite y elabora documento en el SAIES.


Recibe la documentación para trámite y elabora documento en el SAIES.

6 Identificar tipo de trámite, Otros, y envía requisición.


Identifica tipo de trámite, Otros y envía requisición de compra.

7 Recibir y revisar requisición de compra.

Suministro y Control.

Recibe y revisa requisición de compra. Si es correcta requisitos pasa al punto 10. No es correcta los requisitos pasa al punto 8.

8 Regresar a la Coordinación Administrativa para su corrección.


Regresa a la Coordinación Administrativa para su corrección.

9 Corregir y enviar nuevamente.


Realiza la corrección y envía nuevamente la requisición.

10 Realizar el trámite de adquisición.


Realiza el trámite de adquisición.


141

Procedimiento 4: Manejo de Proyectos de Investigación (Requisición – Boleto de Avión y/u Hospedaje)

MANEJO DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN (REQUISICIÓN – BOLETO DE AVIÓN Y/U HOSPEDAJE)

Área de Boleto de Avión y/u HospedajeCoordinación AdministrativaProfesor Investigador

No Sí

No

10. Realiza el trámite de adquisición

¿Es correcta?

Combustible


1

6

¿Es correcta?

7. Recibe y revisa solicitud de boleto de avión y/u

hospedaje

5

Pago a Proveedor y/o Reembolso

Otros




3

5

Inicio


2

RequisiciónVale


corrección



9. Corrige y envía nuevamente

4

11. Envía boleto de avión a la Coordinación Administrativa

12. Recibe y envía boleto de avión o reservación de

hospedaje

13. Recibe boleto de avión y/o reservación de

hospedaje

Fin


142

Desarrollo de actividades: Manejo de Proyectos de Investigación (Requisición – Boletos de Avión y/u Hospedaje) Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios

















Identifica tipo de trámite, Boleto de avión y/u Hospedaje, y envía requisición de compra.

7 Recibir y revisar solicitud de boleto de avión y/u hospedaje.

Área de boletos de avión y/u hospedaje.

Recibe y revisa solicitud de boleto de avión y/u hospedaje. Si es correcta la solicitud pasa al punto 10. No es correcta la solicitud pasa al punto 8.







10 Realizar el trámite de adquisición.


Realiza el trámite de adquisición.

11 Enviar boleto de avión a la Coordinación Administrativa.


Envía boleto de avión y/o reservación de hospedaje a la Coordinación Administrativa.

12 Recibir y enviar boleto de avión o reservación de hospedaje.


Recibe y envía boleto de avión o reservación de hospedaje.

13 Recibir boleto de avión y/o reservación de hospedaje.


Recibe boleto de avión y/o reservación de hospedaje.


143

Procedimiento 5: Manejo de Proyectos de Investigación (Requisición – Combustible)

MANEJO DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN (REQUISICIÓN - COMBUSTIBLE)

Coordinación Administrativa de la Secretaría AdministrativaCoordinación AdministrativaProfesor Investigador

No Sí

No

6


3


9. Corrige y envía nuevamente.


Combustible

6

Requisición

10. Realiza el trámite de compra de vales de

combustible

5

4




corrección


Otros

2


Inicio


7. Recibe y revisa requisición de compra de

combustible

Fin

¿Es correcta?

1

¿Es correcta?


144

Desarrollo de actividades: Manejo de Proyectos de Investigación (Requisición – Combustible) Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios

















Identifica tipo de trámite, Combustible y envía requisición de compra.

7 Recibir y revisar requisición de compra de combustible

Coordinación Administrativa de la Secretaría Administrativa

Recibe y revisa requisición de compra de combustible. Si es correcta requisitos pasa al punto 10. No es correcta los requisitos pasa al punto 8.







10 Realizar el trámite de compra de vales de combustible.


Realiza el trámite de compra de vales de combustible.


145

Proceso: Adquisición de insumos, bienes y/o Servicios de la Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación


Definir el método necesario para la adquisición de insumos, bienes y/o servicios como parte del proceso de abastecimiento de insumos y pago por productos y/o servicios, cuando estos se realicen para la Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación (Universidad Juárez Autónoma de Tabasco).

II. Alcance

Aplica desde la recepción de solicitud de insumos para consumo interno, el pago por la prestación de bienes o servicios requeridos hasta la generación de la orden de pago a proveedores para la Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.

III. Área responsable del proceso Coordinación Administrativa de la Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación.

IV. Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.) Directores de Área y/o personal de la SIPYV:

• Solicitud de insumos, bienes y servicios que el área a su cargo en el desarrollo de sus actividades requiera.

V. Normatividad - Ley Orgánica de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.

- Reglamento de Ingresos Económicos de la UJAT.


- Ley de impuesto sobre la renta ISR.

- Ley del impuesto de valor agregado IVA 2014.

- Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Estado

de Tabasco.

- Código Fiscal de la Federación.



146

VI. Documentos de referencia - Formato de Solicitud de Insumo y Bienes. - Formato de Solicitud de Servicio. - Formato de Control de llamadas para el seguimiento de solicitudes. - Formato de Control de Bodega. - Formato F2 Oficio de Comisión. - Lista de Proyectos de Investigación Vigentes. - Base de Datos de Trámites de Proyectos de Investigación. - Calendario de Cierre Presupuestal de Proyectos de Investigación. - Catálogo de Materiales y Suministros de la UJAT. - Catálogo de Servicios de la UJAT. - Clasificador Objeto Gasto de la UJAT. - Topes límites de gasto 2014.

VII. Siglas F2 Oficio de Comisión. DI Dirección de Investigación. DP Dirección de Posgrado. DV Dirección de Vinculación. IPV Investigación, Posgrado y Vinculación. SAT Sistema de Administración Tributaria. COG Clasificador por objeto de gasto. POA Programa Operativo Anual. SIPYV Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación. URES Unidades Responsables. SAIES Sistema para la Administración de Instituciones de



147

Procedimiento 1: Adquisición de insumos, bienes y/o servicios de la Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación

ADQUISICION DE INSUMOS, BIENES Y/O SERVICIOS DE LA SIPYV

Coordinación Administrativa Proveedor Secretaría de FinanzasDirecciones, Coordinaciones y Secretaría

No

Sí

7. Suministra insumos, bienes y servicios requeridos por la

Coordinación Administrativa

6. Inicia el trámite clasificando el tipo de solicitud

8. Revisa que los insumos, bienes y/o servicios cumplan con las

especificaciones requeridas

¿Cumple?

3. Regresa y especifica las observaciones

5. Firma de autorización y turna al personal correspondiente

9. Regresa al proveedor para suministro correcto

4. Firma de revisado, sella y asigna folio

1. Emite las solicitudes de adquisición de insumos,

bienes y servicios

¿Correcta?

Inicio

2. Revisa las solicitudes de adquisición de insumos, bienes y

servicios por parte de las direcciones que conforman a la SIPYV

No

Sí

10. Suministra al recurso humano los insumos, bienes y servicios


148

Página 2 ADQUISICION DE INSUMOS, BIENES Y/O SERVICIOS DE LA SIPYV

Secretaría de FinanzasProveedorCoordinación AdministrativaDirecciones,

Coordinaciones y Secretaría

11. Elabora orden de pago y envía a finanzas

Sí

No

¿Cumple?

13. Regresa documentos para

corrección

12. Revisa los documentos enviados por la Coordinación

Administrativa

15. Realiza cheque y/o transferencia electrónica

16. Cobra el Recurso

14. Elabora orden de pago y envía a finanzas

Fin


149

Desarrollo de actividades: Adquisición de insumos, bienes y/o Servicios de la Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación


1 Emitir las solicitudes de adquisición de insumos, bienes y servicios.

Direcciones, Coordinaciones y Secretaría.

Emite la solicitud de insumo, bienes y servicio y turna junto con la documentación necesaria según sea el caso a la Coordinación Administrativa para su revisión, autorización y gestión.

2 Revisar las solicitudes de adquisición de insumos, bienes y servicios por parte de las direcciones que conforman a la SIPYV.


Revisa que las solicitudes estén debidamente requisitadas, firmadas y las especificaciones se establezcan de manera clara; en caso de que: Si es Correcta: continúa en el punto 4. No esté Correcta: pasa al punto 3.

3 Regresar y especificar las observaciones.


Regresa y especifica las observaciones al área correspondiente.

4 Firmar de revisado, sellar y asignar folio.


Firma de revisado, se sella y se asigna folio.

5 Firmar de autorización y turnar al personal correspondiente.


Firma de autorización y se turna al personal correspondiente para continuar con el trámite.


150


6 Iniciar el trámite clasificando el tipo de solicitud.


Inicia el trámite clasificando el tipo de solicitud:

Para el caso de la solicitud de insumos y bienes: • Se verifica el stock de la bodega, y en caso de que: • Existe el producto: se surte. No existe el producto: se realiza la compra. Para el caso de la Solicitud de Servicio si se trata de: • Pago a Proveedor 1. Recibe la factura de los insumos, bienes y servicios adquiridos, se verifica que cumpla con los requisitos fiscales. 2. Genera e imprime la orden de pago en el Sistema SAIES, se anexa documentación, se pasa a firma del Secretario y de la Coordinadora Administrativa y envía a la Secretaría de Finanzas para su aprobación y pago, con los siguientes documentos: - Factura impresa rubricada. - Verificación del SAT. - Relación de comensales (si aplica). - Datos Bancarios de ser requeridos. • Reembolso: 1. Recibe la factura de los insumos, bienes y servicios adquiridos, se verifica que cumpla con los requisitos fiscales. 2. Genera e imprime la orden de pago en el Sistema SAIES, se anexa documentación, se pasa a firma del Secretario y de la Coordinadora Administrativa y envía a la Secretaría de Finanzas para su aprobación y pago, con los siguientes documentos: - Factura impresa rubricada. - Verificación del SAT. - Relación de comensales (si aplica). - Datos Bancarios de ser requeridos. - Oficio de comisión (si aplica). - Copia de Identificación Oficial (si aplica). - Constancia de Participación del evento (si aplica). - O cualquier otro comprobante. • Boleto de avión/hospedaje a visitantes: 1. Recibe la solicitud. 2. Se elabora oficio a la Secretaría Técnica de la UJAT, autorizando la compra del boleto de avión y la reservación del hospedaje, acompañado de: - Solicitud de servicio elaborada en el Sistema SAIES. - Itinerario. - Copia de Identificación Oficial. - Copia de pasaporte y visa en caso de vuelo internacional. 3. Recibe comunicación vía correo electrónico del boleto de avión e itinerario, verifica en caso de ser necesario cambios por problema de disponibilidad y si fuera el caso, confirma con el beneficiario esta segunda opción. 4. Se le manda vía correo electrónico el boleto de avión al beneficiario o al área gestora. • Gasto a Comprobar: 1. Recibe la solicitud. 2. se genera e imprime el Vale en el Sistema SAIES acompañado de los siguientes documentos: - Formato F2 Oficio de Comisión (si aplica). - Identificación Oficial. - Carta de Invitación (si aplica). 3. Monitorea el estatus del trámite y se le comunica al interesado que el recurso está disponible. • Comprobación de gastos: 1. Recibe la solicitud. 2. Recibe las facturas, se verifica que cumpla con los requisitos fiscales. 3. Se realiza oficio de comprobación de gastos. 4. Genera e imprime la comprobación en el Sistema SAIES, se anexa siguientes documentos: - Factura impresa rubricada. - Verificación del SAT. - Informe de la Comisión F2 (si aplica). - Copia de Identificación Oficial (si aplica). - Constancia de Participación del evento (si aplica). - O cualquier otro comprobante.


151


7 Suministrar insumos, bienes y servicios requeridos por la Coordinación Administrativa.

Proveedor. Suministra los insumos, bienes y servicios requeridos por la Coordinación Administrativa, de acuerdo a lo solicitado y entrega la factura, misma que deberá cumplir los requisitos legales y fiscales correspondientes.

8 Revisar que los insumos, bienes y/o servicios cumplan con las especificaciones requeridas.


Revisa que los insumo bienes y servicios requeridos cumplan con las especificaciones solicitadas y de acuerdo a la factura recibida. Si Cumple: continúa en el punto 10. No Cumple: pasa al punto 9.

9 Regresar al proveedor para suministro correcto.


Se regresa al proveedor para que realice el suministro correcto.

10 Suministrar al recurso humano los insumos, bienes y servicios.


Si cumplen con los requisitos solicitados suministra al Recurso Humano los insumos, bienes y servicios con que cuente la solicitud.

11 Elaborar orden de pago y enviar a finanzas.


Elabora orden de pago en el sistema SAIES, para su pago enviándola a la Secretaría de Finanzas.

12 Revisar los documentos enviados por la Coordinación Administrativa.


Recibe y revisa los documentos enviados por la Coordinación Administrativa de los compromisos de pagos adquiridos. Si Cumple: continúa en el punto 15. No Cumple: pasa al punto 13.

13 Regresar documentos para corrección.


Si no cumple con los requisitos, regresa el documento para su corrección a la Coordinación Administrativa.

14 Realizar cheque y/o transferencia electrónica.


Atiende las correcciones indicadas y envía nuevamente para su revisión la orden de pago.

15 Realizar cheque y/o transferencia electrónica.


Si cumple con los requisitos, realiza cheque y/o transferencia electrónica.

16 Cobrar el recurso. Proveedor. Cobra el recurso.


152

Proceso: Autorización de apoyos a profesores y alumnos para la realización de actividades científicas y tecnológicas


Autorizar a los Profesores Investigadores y alumnos de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco los recursos necesarios para realizar las actividades de investigación que la Universidad requiere para su reconocimiento.

II. Alcance

Aplica desde la solicitud del recurso por parte de la División Académica a la Secretaria de Investigación, Posgrado y Vinculación hasta la autorización del recurso al beneficiario.

III. Área responsable del proceso Coordinación de Planeación y Evaluación de la Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación.

IV. Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.) Profesor Investigador de las Divisiones Académicas y/o Alumnos:

• Solicitud de recursos. • Documento o formato que especifique el tipo de recurso requerido.

V. Normatividad - Manual de Normas Presupuestarias.


VI. Documentos de referencia - Calendario de la Secretaria de Finanzas. - Reglas de operación del Programa Integral de Fortalecimiento Institucional. - Lineamientos para el Otorgamiento de Apoyos Económicos a Profesores

Investigadores para Asistencia como Ponentes a Eventos Académicos. - Lineamientos para el Otorgamiento de Apoyos Económicos a Estudiantes

para Asistencia como Ponentes a Eventos Académicos.


153

VII. Siglas F2 Oficio de Comisión. DI Dirección de Investigación. DP Dirección de Posgrado. DV Dirección de Vinculación. IPV Investigación, Posgrado y Vinculación. CPE Coordinación de Planeación y Evaluación. POA Programa Operativo Anual. SIPYV Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación. URES Unidades Responsables. DDDCYT Dirección de Difusión, Divulgación Científica y Tecnológica.


154

Procedimiento 1: Autorización de apoyos a profesores y alumnos para la realización de actividades científicas y tecnológicas

AUTORIZACIÓN DE APOYOS A PROFESORES Y ALUMNOS PARA LA REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES CIENTÍFICAS Y TECNOLÓGICAS

Director de ÁreaDirección de División Académica

Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación Secretario Coordinación de Planeación y

EvaluaciónProfesor Investigador y/o

alumnos

Inicio

1. Solicita al Director de su División el recurso

requerido

2. Recibe la solicitud y envía debidamente

requisitado la solicitud de recursos de apoyo a la

SIPYV

3. Recibe la solicitud y la documentación anexa

4. Remite la solicitud al Secretario de la SIPYV

5. Canaliza solicitud y a la CPE para evaluación

6. Recibe la documentación y solicitud para una segunda revisión

7. Informa la factibilidad financiera e impacto del

apoyo solicitado

¿Factible?

8. Modifica la solicitud

9. Firma de autorizado

10. Recibe la autorización o no autorización

11. Remite el documento y el expediente a las direcciones de Área

correspondientes

12. Recibe el formato y el expediente para la gestión

correspondiente

Sí

Fin

No


155

Desarrollo de actividades: Autorización de apoyos a profesores y alumnos para la realización de actividades científicas y tecnológicas Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios

1 Solicitar al director de su División el Recurso requerido.

Profesor Investigador y/o Alumno.

Solicita al director de su División el Recurso requerido.

2 Recibir solicitud y enviar debidamente requisitada la solicitud de recursos de apoyo a la SIPYV.

Director de División Académica.

Recibe la solicitud y envía debidamente requisitado la solicitud de recursos de apoyo a la Secretaria de Investigación, Posgrado y Vinculación.

3 Recibir la solicitud y la documentación anexa.

Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación.

Recibe la solicitud y la documentación anexa, previo llenado de la lista de verificación de datos de acuerdo a los formatos requeridos.

4 Remite la solicitud al Secretario de la SIPYV.


Remite la solicitud al Secretario de Investigación, Posgrado y Vinculación.

5 Canalizar solicitud a la CPE para evaluación.

Secretario de Investigación, Posgrado y Vinculación.

Remite la solicitud de recursos a la Coordinación de Planeación y Evaluación para su evaluación financiera y de impacto económica.

6 Recibir la documentación y solicitud para una segunda revisión.

Coordinación Planeación y Evaluación.

Recibe la documentación y solicitud para una segunda revisión.

7 Informar la factibilidad financiera e impacto del apoyo solicitado.


Informa al Secretario de Investigación, Posgrado y Vinculación, la factibilidad financiera e impacto del apoyo solicitado. Si es factible pasa al punto 9. No es factible pasa al punto 8.

8 Modificar la solicitud. Secretario de Investigación, Posgrado y Vinculación.

Modifica la solicitud y se apoyó de acuerdo a la factibilidad o se informa de la negativa de apoyo.

9 Firmar de autorizado. Secretario de Investigación, Posgrado y Vinculación.

Se canaliza a la Coordinación Planeación y Evaluación para realizar el apoyo.

10 Recibir la autorización o no autorización.


Recibe la autorización o no autorización de recursos por parte del Secretario de Investigación, Posgrado y Vinculación.

11 Remite el documento y el expediente a las Direcciones y área correspondientes.


Canaliza la solicitud y documentación anexa a la Dirección de Investigación o Dirección de Posgrado para su gestión técnica y/o administrativa de recursos.

12 Recibe el formato y el expediente para la gestión correspondiente.

Director de Área. Recibe la documentación para su revisión, registro, y canaliza a la Coordinación Administrativa.


156

Proceso: Apoyo Multimedia


Definir el método y los criterios necesarios para la realización del proceso de Apoyo Multimedia al interior de la Secretaría de Investigación Posgrado y Vinculación en el cumplimiento del Sistema de Gestión de la Calidad de la Coordinación de Planeación y Evaluación.

II. Alcance

Aplica desde la recepción de la solicitud de “Apoyo Multimedia” por un integrante de la Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación hasta la entrega del producto final.

III. Área responsable del proceso Coordinación de Planeación y Evaluación de la Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación.


• Solicitud de apoyo multimedia. • Documento o formato que especifique el tipo de apoyo multimedia

requerido.

V. Normatividad - Reglamento sobre Símbolos representativos de la Universidad Juárez

Autónoma de Tabasco. - Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016.

VI. Documentos de referencia - Formato de apoyo multimedia. - Guía general de uso de Emblemas Universitarios, colores y tipografías

institucionales.

VII. Siglas


157

F2 Oficio de Comisión. DI Dirección de Investigación. DP Dirección de Posgrado. DV Dirección de Vinculación. IPV Investigación, Posgrado y Vinculación. CPE Coordinación de Planeación y Evaluación. POA Programa Operativo Anual. SIPYV Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación. URES Unidades Responsables. DDDCYT Dirección de Difusión, Divulgación Científica y Tecnológica.


158

Procedimiento 1: Apoyo Multimedia

APOYO MULTIMEDIA

Coordinación de Planeación y Evaluación DiseñadorSolicitante

12. Determina modificaciones a

producto final

¿Procede?

11. Recibe producto terminado y autoriza

6. Revisa concepto y elabora propuesta

9. Recibe dummie autorizado y o cambios a realizar y elabora

servicio

14. Recibe aprobación de diseño final e integra formato de

terminación en el expediente correspondiente.

3. Explica al solicitante la no procedencia

15. Notifica a la Coordinadora la terminación de apoyo de

multimedia, para disponibilidad de agenda

7. Elabora Dummie y establece características adicionales para el servicio y presenta para revisión

5. Recibe solicitud autorizada de la CPE

¿Conforme?

16. Recibe notificación de terminación de apoyo multimedia

4. Aprueba prestación de servicio y canaliza con el

diseñador

8. Revisa dummie y realiza observaciones

10. Entrega apoyo multimedia solicitado para revisión final y

cumplimiento de especificaciones

13. Aprueba diseño final y firma su

terminación

2. Recibe solicitud de apoyo multimedia y analiza procedencia

Inicio

1. Solicita autorización para apoyo diseño multimedia

NoSí

No

Sí

Fin

Desarrollo de actividades: Apoyo Multimedia


159


1 Solicitar autorización para apoyo diseño multimedia.

Solicitante. Entrega solicitud de apoyo multimedia a la Coordinación de Planeación y Evaluación para su análisis y autorización, debe de especificar las características básicas del producto solicitado, de acuerdo al formato correspondiente.

2 Recibir solicitud de apoyo multimedia y analizar procedencia.

Coordinación de Planeación y Evaluación.

Recibe solicitud de apoyo de multimedia, revisa y determina si el requerimiento procede o no es válida la solicitud. Si procede pasa al punto 4. No procede pasa al punto3.

3 Explicar al solicitante la no procedencia.


En caso de que identifique que no es válida su petición. Informa al solicitante de manera formal la no procedencia del servicio, expone los motivos y si es pertinente autoriza una nueva solicitud regresando al punto.

4 Aprobar prestación de servicio y canaliza con el diseñador.


Aprueba la prestación del servicio y canaliza con el diseñador para el inicio del proceso. Esta solicitud puede ser una entrevista directa con el diseñador y el solicitante y/o la entrega de la documentación que especifique las características del solicitante.

5 Recibir solicitud autorizada de la CPE.

Diseñador. Recibe solicitud de “apoyo multimedia” rellenando el formato correspondientes de la Coordinación de Evaluación y Planeación.

6 Revisar concepto y elaborar propuesta.

Diseñador. Revisa, evalúa, analiza y procesa la información disponible para crear el producto idóneo o la propuesta de diseño solicitado.

7 Elaborar Dummie y establece características adicionales para el servicio y presenta para revisión.

Diseñador. Presenta al solicitante la propuesta o dummie con fines de revisión.

8 Revisar dummie y realizar observaciones (si aplica).

Solicitante. Una vez entregado el dummie revisa la propuesta y realiza las observaciones que correspondientes.

9 Recibir dummie o demo y realizar los cambios solicitados.

Diseñador. Recibe dummie o demo y realiza los cambios solicitados. Identifica los cambios a realizar y acuerda con el solicitante las modificaciones al producto y la fecha de entrega. Estas pueden variar dependiendo de las observaciones del solicitante.

10 Entregar apoyo multimedia solicitado para revisión final y cumplimiento de especificaciones.

Diseñador. Presenta el producto con los ajustes realizados para una revisión final por el solicitante y dar cumplimiento de lo especificado.

11 Recibir el producto terminado y determina conformidad con lo solicitado.

Solicitante. Si está conforme con el producto final pasa al punto 13. No está conforme con el producto final pasa al punto 12.

12 Determinar modificaciones a producto final y acordar fecha de entrega.

Solicitante. Determina las modificaciones al producto, si no ha quedado conforme y acuerda fechas para la entrega del producto final.

13 Aprobar diseño final y firmar su terminación.

Solicitante. Valida el producto final y firma su terminación en el formato de solicitud de apoyo multimedia.

14 Recibir aprobación de diseño final e integra formato de terminación en el expediente correspondiente.

Diseñador. Recibe aprobación de diseño final e integra en el formato de solicitud de apoyo multimedia la terminación del producto.


160


15 Notificar a la Coordinadora la terminación de apoyo de multimedia, para disponibilidad de agenda.

Diseñador. Notifica a la Coordinación de Planeación y Evaluación la terminación del apoyo multimedia, para concluir el proceso.

16 Recibir notificación de apoyo multimedia.


Recibe notificación de apoyo multimedia.

Proceso: Promoción del Verano de la Investigación Científica UJAT


161


Describir las actividades, la metodología y los criterios necesarios para el desarrollo eficaz del proceso de Promoción del Verano de la Investigación Científica UJAT.

II. Alcance

Desde la propuesta de la convocatoria hasta el registro en línea de los participantes.

III. Área responsable del proceso Dirección de Investigación de la Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación.


• Convocatoria de Verano de la Investigación Científica.

V. Normatividad - Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016.

VI. Documentos de referencia - Manual de Normas Presupuestarias. - Convocatoria de Verano de la Investigación Científica.

VII. Siglas F2 Oficio de Comisión. DI Dirección de Investigación. DP Dirección de Posgrado. IPV Investigación, Posgrado y Vinculación. VIC Verano de Investigación Científica. DPDI Departamento de Promoción y Desarrollo de la Investigación. SIPYV Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación.


162

Procedimiento 1: Promoción del Verano de la Investigación Científica UJAT

PROMOCIÓN DEL VERANO DE LA INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA UJAT

División Académica / ResponsableSecretario de Investigación, Posgrado y Vinculación

Jefe de Departamento de Promoción y Desarrollo Director de Investigación

1. Realiza propuesta de la Convocatoria y la envía para su Visto Bueno

2. Revisan la propuesta de diseño de Convocatoria y aprueban o recomiendan cambios

Cambios

3. Indican los cambios a realizar

10. Explica las dos modalidades para participar en el VIC

9. Realiza la platica y explica la dinámica de los requisitos de la

convocatoria, mediante presentación multimedia

13. Realiza un ejemplo del Registro en línea para que los estudiantes lo observen paso a paso y no

hallan dudas

Fin

Dudas

Sí

No

No

5. Autorizan propuesta e informan al Jefe del Departamento

6. Solicita recursos económicos para gastos de gaceta, así como para impresión de

camisetas para estudiantes

7. Solicita a las Divisiones Académicas, que agenden día y hora de promoción y en todos los

medios electrónicos

4. Recibe indicaciones de cambio, y se turna a diseño nuevamente

14. Realiza un nuevo ejemplo

Sí

15. Cierra la reunión y concluye el proceso

8. Convoca a los alumnos potenciales para el VIC (con el promedio y avance

curricular necesario) para recibir la plática

11. Se informa que se otorgara un monto

establecido por SDIPV

Modalidad

12. Se informa que se otorgara un 50% del

apoyo, respecto de los que saldrán del Estado

Inicio

Fuera Dentro


163

Desarrollo de actividades: Promoción del Verano de la Investigación Científica UJAT Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios

1 Realizar propuesta de la Convocatoria y la enviar para su Visto Bueno.

Jefe de Departamento de Promoción y Desarrollo de la Investigación.

Realiza la propuesta de la Convocatoria y la turna para el Visto Bueno a la Dirección de Investigación.

2 Revisar la propuesta de diseño de Convocatoria y aprobar o recomendar cambios.

Secretario de Investigación, Posgrado y Vinculación y Dirección de Investigación.

Revisan la propuesta de diseño de Convocatoria y aprueban o recomiendan cambios. Si hay observaciones pasa al punto 3. No hay observaciones pasa al punto 5.

3 Indicar los cambios a realizar en la propuesta.


Si hay observaciones en el diseño, indican los cambios a realizar en la propuesta y regresa al Jefe de Departamento de Promoción y Desarrollo de la Investigación.

4 Recibir indicaciones de cambio, y turnar a diseño nuevamente.


Recibe indicaciones, lo turna al Departamento de Diseño.

5 Autorizar propuesta e informar al Jefe del Departamento de Promoción y Desarrollo de la Investigación.


Si no hay cambios autorizan la propuesta e informan al DPIV.

6 Solicitar recursos económicos para gastos de gaceta, así como para impresión de camisetas para estudiantes.


Solicita recursos económicos para los gastos de promoción y de diseño de la Gaceta Aventuras Científicas, así como para la impresión de camisetas para los estudiantes.

7 Solicitar a las Divisiones Académicas que agenden día y hora de promoción y en todos los medios electrónicos.

Director de Investigación.

Solicita a las Divisiones Académicas, que agenden día y hora de promoción, así como en todos los medios electrónicos dispuestos en la Institución.

8 Convocar a los alumnos potenciales para el VIC (con el promedio y avance curricular necesario) para recibir la plática.

División Académica.

Convoca a los alumnos potenciales para el VIC (con el promedio y avance curricular necesario) para recibir la plática.

9 Realizar la plática y explicar la dinámica de los requisitos de la convocatoria, mediante presentación multimedia.


Realiza la plática y explica la dinámica de los requisitos y oportunidades académicas de la Convocatoria, mediante una presentación multimedia, diseñada para tal actividad.

10 Explicar las dos modalidades para participar en el VIC.


Explica las dos modalidades para participar en el VIC. La modalidad fuera del estado pasa al punto 11. La modalidad en el estado pasa al punto 12.


164


11 Informar que se otorgara un monto establecido por SDIPV.


Si el VIC será fuera de Tabasco, entonces, informa que se otorgará un monto establecido previamente por la Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación. Continúa en el punto 13.

12 Informar que se otorgara un 50 % del apoyo, respecto de los que saldrán del Estado.


Si es en Tabasco se informa que sólo se otorga el 50 % del apoyo económico con respecto a los estudiantes que saldrán del Estado.

13 Realizar un ejemplo del Registro en línea para que los estudiantes lo observen paso a paso y no haya dudas.


Realiza un ejemplo del Registro en línea para que los estudiantes lo observen paso y paso y no existan dudas cuando lo realicen por sí mismos. Si existen dudas pasa al punto 14. No existen dudas pasa al punto 15.

14 Realizar un nuevo ejemplo.


Si hay dudas entonces realiza de nuevo un ejemplo y continúa en el punto 13.

15 Cerrar la reunión y concluir el proceso.


Cierra la reunión y registra la cantidad de asistentes a la plática.


165

Proceso: Registro en línea de los aspirantes al Verano de la Investigación Científica UJAT


Describir las actividades, la metodología y los criterios necesarios para el desarrollo eficaz del proceso de Registro en línea de los aspirantes al Verano de la Investigación Científica UJAT.

II. Alcance

Desde la consulta de las bases de la convocatoria hasta la impresión de la carta de aceptación.



• Convocatoria de Verano de la Investigación Científica.


VI. Documentos de referencia - Manual de Normas Presupuestarias. - Convocatoria de Verano de la Investigación Científico.

VII. Siglas DI Dirección de Investigación. DP Dirección de Posgrado. DA División Académica. VIC Verano de Investigación Científica. IPV Investigación, Posgrado y Vinculación. DPDI Departamento de Promoción y Desarrollo de Investigación SIPYV Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación.


166

Procedimiento 1: Registro en línea de los aspirantes al Verano de la Investigación Científica UJAT

REGISTRO EN LÍNEA DE ASPIRANTES AL VIC-UJAT

Dirección de InvestigaciónDepartamento de Promoción y DesarrolloDivisión Académica (Responsable del Programa del VIC)Estudiante

Sí

No

1

9. Informa al estudiante mediante correo, y registra el incidente, finaliza el tramite

correcto

1

5. Recibe el Expediente en formato electrónico en un CD y revisa en ese momento con el estudiante

8. Valida que el expediente en formato electrónico se haya realizado con los requisitos establecidos

11. Envía a las Divisiones Académicas, la relación final de los candidatos al VIC

6. Registra a todos los candidatos al VIC, en el formato F-DI-03

7. Entrega la base de datos de candidatos registrados en el formato F-DI-03, al DPDI

12. Establece fecha para enviar el reporte de los aceptados a realizar el VIC

10. Descarga del sitio, el registro del estudiante y se almacenan en

estado sólido (electrónico)

2. Digitaliza la documentación solicitada

Inicio

3. Sigue los pasos de la guía y sube registro en línea de manera correcta en PDF

1. Consulta las bases de la convocatoria

4. Entrega al responsable del Programa VIC en DA, y un CD con su expediente en PDF, y

anexos

Fin


167

Desarrollo de actividades: Registro en línea de los aspirantes al Verano de la Investigación Científica UJAT Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios

1 Consultar las bases de la convocatoria.

Estudiante. Consulta las bases de la Convocatoria.

2 Digitalizar la documentación solicitada.

Estudiante. Digitaliza los siguientes documentos: Formato F-DI-01 (que incluye Carta de Exposición Motivos), Carta de recomendación, Tira de materias, Constancia de Reinscripción de Calificaciones, Carnet de servicio médico (IMSS, ISSSTE, Pemex u otro), Carta de aceptación de parte del Investigador, credencial de la UJAT al 200 %, credencial del IFE al 200 %, Comprobante de domicilio.

3 Seguir los pasos de la guía y subir registro en línea de manera correcta en PDF.

Estudiante. Sigue los pasos de la Guía que se le otorgó para subir el registro en línea de manera correcta de su Expediente en formato PDF.

4 Entregar al responsable del Programa VIC en DA, y un CD con su expediente en PDF, y anexos.

Estudiante. Entrega al Responsable del Programa de VIC en la División Académica, un Cd con su expediente en formato electrónico en PDF, así como dos impresiones de la Carta de aceptación del Investigador, credencial de la UJAT al 200 %, credencial del IFE al 200 %.

5 Recibir el Expediente en formato electrónico en un CD y revisar en ese momento con el estudiante.

División Académica (Responsable del Programa del VIC).

Recibe el Expediente en formato electrónico en un CD y lo revisa en ese momento con el estudiante.

6 Registrar a todos los candidatos al VIC, en el formato F-DI-03.


Registra a todos los candidatos al VIC, en el formato F-DI-03.

7 Entregar la base de datos de candidatos registrados en el formato F-DI-03, al DPDI.


Entrega la base de datos de candidatos registrados en el formato F-DI-03, al DPDI.

8 Validar que el expediente en formato electrónico se haya realizado con los requisitos establecidos.

Departamento de Promoción y Desarrollo.

Valida que el Expediente en formato electrónico se haya realizado con los requisitos previamente establecidos. Si el expediente es correcto pasa al punto 10. El expediente es incorrecto pasa al punto 9.

9 Informar al estudiante mediante correo, registrar el incidente, y finalizar el trámite.


Si el registro es incorrecto el expediente, solicita al estudiante mediante correo, y registra el incidente, en el F-DI-18. Finaliza el trámite.

10 Descargar del sitio, el registro del estudiante y almacenarlo en estado sólido (electrónico).


Si el registro es correcto entonces, descarga del sitio el registro del estudiante y los almacena en estado sólido (electrónico).

11 Enviar a las Divisiones Académicas, la relación final de los candidatos al VIC.

Dirección de Investigación.

Envía a las Divisiones Académicas, la relación final de los candidatos al VIC.

12 Establecer fecha para enviar el reporte de los aceptados a realizar el VIC.


Establece fecha para enviar el reporte de los aceptados a realizar el VIC.


168

Proceso: Entrega de Apoyos Económicos del Verano de la Investigación Científica UJAT


Describir las actividades, la metodología y los criterios necesarios para el desarrollo eficaz del proceso de Entrega de apoyos económicos del Verano de la Investigación Científica UJAT.

II. Alcance

Desde la organización de la base de datos hasta la firma del Convenio del VIC.



• Convocatoria de Verano de la Investigación Científico. • Registro en línea al Verano de la Investigación Científico.


VI. Documentos de referencia - Manual de Normas Presupuestarias. - Convocatoria de Verano de la Investigación Científico.

VII. Siglas DI Dirección de Investigación. DP Dirección de Posgrado. DA División Académica. CD Disco Compacto. VIC Verano de Investigación Científica. IPV Investigación, Posgrado y Vinculación. DPDI Departamento de Promoción y Desarrollo de Investigación. SIPYV Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación.


169

Procedimiento 1: Entrega de Apoyos Económicos del Verano de la Investigación Científica UJAT

ENTREGA DE APOYOS ECONÓMICOS DEL VERANO DE LA INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA UJAT

Director de Investigación Coordinación AdministrativaSecretario de Investigación,

Posgrado y Vinculación

División Académica / Responsable

EstudianteJefe de Departamento de Promoción y Desarrollo

Inicio

1. Organiza la base de datos de veraneantes y turna a la Dirección de Investigación para validación

2. Solicita la disposición presupuestal, de acuerdo al

numero de solicitudes aprobadas

5. Turna la base de datos al JDPD para su

depuración

7. Autoriza para continuar el proceso

3. Revisa la base de datos y turna informe al Secretario

de IPV

¿Hay Recursos?

4. Recibe y revisa informe y con base en ello, solicita recursos

convocantes, a la DGPEI

No

6. Realiza la depuración, considerando el promedio como

medida de control

Sí

8. Turna la base de datos en formato electrónico, a la

Coordinación Administrativa, para continuar su trámite

10. Se identifican cambios a realizar y envía nuevamente

para validación

11. Elabora convenios y

ordenes de pago para estudiante, con vo.bo. del Abogado

General

12. Solicita a la Secretaria de Finanzas, gestión ante el banco para entrega de

apoyos a estudiantes VIC

¿Correcto?

9. Revisa la base de datos

No Sí


170

Página 2

ENTREGA DE APOYOS ECONÓMICOS DEL VERANO DE LA INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA UJAT

EstudianteDivisión Académica /

ResponsableCoordinación Administrativa

Secretario de Investigación, Posgrado

y VinculaciónDirector de Investigación

Jefe de Departamento de Promoción y Desarrollo

13. Notifica a la DI para entrega de

apoyos y firma de Convenios

14. Definen fecha de entrega de apoyos para turnar invitaciones a las Divisiones Académicas y Personalidades distinguidas

15. informa a las Divisiones Académicas de los resultados de

la Convocatoria, y solicita que notifiquen a sus estudiantes

fecha y hora de ceremonia de entrega de apoyos.

Sí

No17. Solicita al estudiante que acuda con el JDPD

16. Notifica a sus estudiantes el lugar, fecha y hora de entrega de apoyos y firma de convenios VIC

18. Informa al estudiante de fecha, lugar y hora de ceremonia

de entrega de apoyos

¿Hay Renuncias?

1

21. Acude a la Ceremonia de entrega de apoyos y

Firma de Convenio

20. Archiva documento en expediente de aspirante

19. Solicita al estudiante que requisite el Formato F-DI-07 de la

SIPYV

22. Entrega a cada estudiante una Gaceta Aventuras Científicas,

camisa como identidad VIC que deberán requisitar y subir al sistema al terminar el VIC

Fin 1


171

Desarrollo de actividades: Entrega de Apoyos Económicos del Verano de la Investigación Científica UJAT Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios

1 Organizar la base de datos de veraneantes y turnar a la Dirección de Investigación para validación.

Jefe de Departamento de Promoción y Desarrollo.

Organiza la base de datos, una vez cerrada la Convocatoria y la turna al Director para su aprobación.

2 Solicitar la disposición presupuestal, de acuerdo al número de solicitudes aprobadas.


Solicita la disposición presupuestal, de acuerdo al número de solicitudes aprobadas.

3 Revisar la base de datos y turnar informe al Secretario de IPV.


Revisa la base de datos e informa al Secretario de Investigación Posgrado y Vinculación.

4 Recibir y revisar informe, con base en ello, solicitar recursos convocantes, a la DGPEI.


Recibe el informe y con base en ello, solicita recursos a la Dirección General del Planeación y Evaluación Institucional. Si hay recursos pasa al punto 7. No ha recursos pasa al punto 5.

5 Turnar la base de datos al Jefe de Departamento de Promoción y Desarrollo para su depuración.


Si no hay recursos, turna la base de datos al Jefe de Departamento de Promoción y Desarrollo para su depuración.

6 Realizar la depuración, considerando el promedio como medida de control y continuar con el trámite.


Realiza la depuración, considerando el promedio como medida de control y envía al Director de Investigación para continuar con el trámite.

7 Autorizar para continuar el proceso.


Autoriza e informa a las áreas correspondientes para continuar el proceso.

8 Turnar la base de datos en formato electrónico, a la Coordinación Administrativa, para continuar su trámite.


Turna la base de datos en formato electrónico, a la Coordinación Administrativa, para continuar su trámite.

9 Revisar la base de datos. Coordinación Administrativa.

Revisa la base de datos. Si los datos son correctos pasa al punto 11. Los datos son incorrectos pasa al punto 10.

10 Identificar cambios a realizar y enviar nuevamente a la DI para validación.


Se identifican cambios a realizar y se envían a la Dirección de Investigación para validación.

11 Elaborar convenios y órdenes de pago para estudiante, con vo.bo. del Abogado General.


Elabora convenios y órdenes de pago por cada estudiante. Con vo.bo. del Abogado General.

12 Solicitar a la Secretaria de Finanzas, gestión ante el banco para entrega de apoyos a estudiantes VIC.


Solicita a la Secretaría de Finanzas, la gestión ante el banco para la entrega de tarjetas de pago con los apoyos económicos a los estudiantes que realizarán el VIC.

13 Notificar a la DI para entrega de apoyos y firma de Convenios.


Notifica a la Dirección de Investigación que todo está listo para fijar la fecha de entrega de apoyos y firma de convenios.


172


14 Definir fecha de entrega de apoyos para turnar invitaciones a las Divisiones Académicas y Personalidades distinguidas.

Secretario de Investigación, Posgrado y Vinculación, Director de Investigación, Jefe de Departamento de Promoción y Desarrollo.

Definen fecha de entrega de apoyos para turnar invitaciones a las Divisiones Académicas y personalidades distinguidas.

15 Informar a las Divisiones Académicas de los resultados de la Convocatoria, y solicitar que notifiquen a sus estudiantes fecha y hora de ceremonia de entrega de apoyos.


Informa por oficio a las Divisiones Académicas los resultados de la Convocatoria. Notifica mediante oficio a las Divisiones Académicas la notificación de fecha, hora y lugar de la ceremonia para los estudiantes que recibirán el apoyo económico. Solicita apoyo a las Divisiones Académicas para notificar a los estudiantes de la fecha y hora de la ceremonia para entrega de apoyos económicos y forma de convenio.

16 Notificar a sus estudiantes el lugar, fecha y hora de entrega de apoyos y firma de convenios VIC.

División Académica. Responsable.

Notifica a sus estudiantes el lugar, fecha y hora de la Ceremonia de entrega de apoyos y firma de convenios del VIC. Si hay renuncias pasa al punto 17. No hay renuncias continúa en el punto 18.

17 Solicitar al estudiante que acuda con el JDPD.


Si hay renuncias por parte del estudiante, solicita al estudiante que acuda al Departamento de Promoción y Desarrollo. Finaliza el trámite.

18 Informar al estudiante de fecha, lugar y hora de ceremonia de entrega de apoyos.


No hay renuncias informa al estudiante de fecha, lugar y hora de Ceremonia de entrega de apoyos.

19 Solicitar al estudiante que requisite el Formato F-DI-07 de la SIPYV.


Solicita al estudiante que requisite el Formato F-DI-07 de la SIPYV.

20 Archivar documento en expediente de Aspirante.


Archiva documento en expediente de Aspirante.

21 Acudir a la Ceremonia de entrega de apoyos y firma de convenio.

Estudiante. Acude a la Ceremonia de entrega de apoyos y firma de convenio.

22 Entregar a cada estudiante una Gaceta Aventuras Científicas, camisa como identidad VIC que deberá requisitar y subir al sistema al terminar el VIC.


Antes de la ceremonia, se entrega a cada estudiante, una Gaceta Aventuras Científicas, una camiseta como identidad del VIC y en una carpeta, un cd con un instructivo multimedia que explica paso a paso, cómo registrar el Reporte final, los formatos F-DI-04 y F-DI-05 que deberán requisitar y subir al sistema, una vez que el VIC concluya.


173

Proceso: Evaluación de Resultados del Verano de la Investigación Científica UJAT


Describir las actividades, la metodología y los criterios necesarios para el desarrollo eficaz del proceso de Evaluación de resultados del Verano de la Investigación Científica UJAT.

II. Alcance

Desde la elaboración de lineamientos hasta la evaluación de reportes del VIC.



• Convocatoria de Verano de la Investigación Científico. • Convenio de Verano de la Investigación Científico. • Reporte de finalización de Verano de la Investigación Científico.


VI. Documentos de referencia - Criterios de Evaluación de Verano de la Investigación Científico. - Convocatoria de Verano de la Investigación Científico.

VII. Siglas DI Dirección de Investigación. DP Dirección de Posgrado. DA División Académica. CD Disco Compacto. VIC Verano de Investigación Científica. IPV Investigación, Posgrado y Vinculación. DPDI Departamento de Promoción y Desarrollo de Investigación SIPYV Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación.


174

Procedimiento 1: Evaluación de Resultados del Verano de la Investigación Científica UJAT

EVALUACIÓN DE RESULTADOS DEL VERANO DE LA INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA UJAT

Jefe de Departamento de Promoción y Desarrollo


Comité Disciplinar de Verano

Secretario de Investigación, Posgrado y Vinculación

Estudiante

Sí

No

1. Revisa CD con instructivo multimedia

entregado en ceremonia

2. Elabora el reporte conforme a los

lineamientos establecidos y lo registra en línea

5. Recibe constancia o notificación de corrección, realiza las modificaciones

definidas y envía nuevamente

6. Envía constancia en formato electrónico al

estudiante y propone a un comité Disciplinar de verano que evalué los

reportes entregados por veraneantes

¿Acorde?

Inicio

4. Notifica al estudiante del incumplimiento

técnico del reporte para corrección

3. Recibe el reporte y revisa que haya sido realizado acorde a lo

establecido previamente

9. Recibe invitación formal revisando los

reportes académicos y selecciona los mejores de

acuerdo a la rubrica de evaluación que diseñen

7. Selecciona un comité Disciplinar de Verano para la revisión de los reportes

recibidos

8. Elabora invitación formal a los investigadores para

integrar el Comité Disciplinar de Verano


175

Página 2 EVALUACIÓN DE RESULTADOS DEL VERANO DE LA INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA UJAT


Comité Disciplinar de Verano


Jefe de Departamento de Promoción y DesarrolloEstudiante

10. Envía reporte de resultados al DPDI

11. Recibe resultados de parte del Comité Disciplinar de Verano e informa a DI para presentar a

Secretario de IPV

13. Informa motivo de la

No autorización

¿Autoriza?

14. Junto con DI y DPDI, determinan

cantidad de estudiantes

considerados para capacitación

12. Recibe informe para autorizar capacitaciones, publicaciones e

incentivos económicos a estudiantes que logren acomodar su

articulo

SíNo

15. Invita a instructores académicos para desarrollar

un plan de actividades científicas que coadyuven en

la formación integral del estudiante

Fin 1

1


176

Desarrollo de actividades: Evaluación de Resultados del Verano de la Investigación Científica UJAT Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios

1 Revisar CD con instructivo multimedia entregado en ceremonia.

Estudiante. Revisa el CD con un instructivo multimedia que explica paso a paso que se le otorgó en la Ceremonia de entrega de apoyos económicos, o bien, la guía rápida que se encuentra en www.ujat.mx/veranocientifico.

2 Elaborar el reporte conforme a los lineamientos establecidos y registrar en línea.

Estudiante. Elabora, el reporte conforme a los lineamientos establecidos y lo registra en línea en la base de datos en www.ujat.mx/veranocientifico, en el formato F-DI-06, así como el formato F-DI-04, la Carta de terminación del VIC por parte del Investigador en Hoja membretada de la Institución receptora, y 3 imágenes en formato JPG, que evidencie el trabajo científico realizado en el VIC.

3 Recibir el reporte y revisar que haya sido realizado acorde a lo establecido previamente.


Recibe el reporte y revisa que haya realizado acorde con los requisitos previamente establecidos. Si el reporte es acorde a los requisitos establecidos pasa al punto 6. No es acorde a los requisitos establecidos pasa al punto 4.

4 Notificar al estudiante del incumplimiento técnico del reporte para corregir.


Si el reporte no está de acuerdo a lo especificado, notifica al estudiante del incumplimiento técnico del reporte y se hace un levantamiento de la incidencia en el formato F-DI-18.

5 Recibir constancia o notificación de corrección, realizar las modificaciones definidas y enviar reporte nuevamente.

Estudiante. Recibe constancia o notificación de corrección y realiza las modificaciones definidas, enviándolo de nuevo.

6 Enviar constancia en formato electrónico al estudiante y proponer un comité Disciplinar de verano que evalué los reportes entregados por veraneantes.


Si el informe está acorde a los lineamientos establecidos, entonces, envía constancia en formato electrónico al estudiante y, propone a un Comité Disciplinar de Verano que evalúe los reportes entregados por los veraneantes.

7 Seleccionar un comité Disciplinar de Verano para la revisión de los reportes recibidos.


Junto con el DPDI, selecciona un Comité Disciplinar de Verano, para la revisión de los reportes recibidos.

8 Elaborar invitación formal a los investigadores para integrar el Comité Disciplinar de Verano.


Elabora invitación formal a los investigadores para integrar el Comité Disciplinar de Verano.

9 Recibir invitación formal revisando los reportes académicos y seleccionar los mejores de acuerdo a la rúbrica de evaluación que diseñen.

Comité Disciplinar de Verano.

Recibe invitación formal y se da a la tarea de revisar los reportes académicos. Selecciona los mejores de acuerdo a la rúbrica de evaluación que diseñen.

10 Enviar reporte de resultados al DPDI.

Comité Disciplinar de Verano.

Envía el reporte de resultados al Jefe Departamento de Promoción y Desarrollo de la Investigación.

11 Recibir resultados de parte del Comité Disciplinar de Verano e informar a DI para presentar a Secretario de IPV.


Recibe resultados de parte del Comité Disciplinar de Verano, e informa a la Dirección de Investigación para presentar resultados al Secretario de IPV.



177

12 Recibir informe para autorizar capacitaciones, publicaciones e incentivos económicos a estudiantes que logren acomodar su artículo.


Recibe informe para autorizar la capacitación de los veraneantes con mejores informes para su formación integral, así como también autoriza la publicación de una memoria electrónica con dichos informes, así como apoyo económico a aquellos estudiantes que logren acomodar su artículo en revista indexada. Si autoriza pasa al punto 14. No autoriza pasa al punto 13.

13 Informar motivo de la No autorización.


No autoriza, informa del motivo y concluye el proceso.

14 Determinar cantidad de estudiantes considerados para capacitación.


Si lo autoriza, junto con la Dirección de Investigación y el Jefe de Departamento de Promoción y Desarrollo de la Investigación, determinan la cantidad de estudiantes a quienes se les considerará para Capacitación.

15 Invitar a instructores académicos para desarrollar un plan de actividades científicas que coadyuven en la formación integral del estudiante.


Invita a instructores académicos para desarrollar un plan de actividades científicas que coadyuven en la formación integral del estudiante.


178

Proceso: Participación en Convocatorias del Sistema Nacional de Investigadores (SNI)


Definir el proceso para la participación de Profesores Investigadores de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco en las Convocatorias del Sistema Nacional de Investigadores (SNI) emitida por el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología (CONACYT).

II. Alcance

Aplica a la participación de los Profesores Investigadores de Tiempo Completo de las Divisiones Académicas de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco para solicitar su ingreso, promoción y reingreso al SNI en sus convocatorias anuales.



• Convocatorias anuales de ingreso, reingreso o prórroga de la distinción del Sistema Nacional de Investigadores (SNI), en las que se consideren los calendarios para recepción de solicitudes.

• Criterios generales y específicos de evaluación por área de conocimiento, así como su Reglamento vigente del CONACYT.

V. Normatividad - Reglamento del Sistema Nacional de Investigadores.


VI. Documentos de referencia - Convocatoria para Ingreso o permanencia en el SNI. - Convocatoria para Prórrogas de la distinción, vigentes por dos años.


179

VII. Siglas F2 Oficio de Comisión. DI Dirección de Investigación. IPV Investigación, Posgrado y Vinculación. SNI Sistema Nacional de Investigadores. DFGI Departamento de Fortalecimiento de Grupos de

Investigación. SIPYV Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación.


180

Procedimiento 1: Participación en Convocatorias del Sistema Nacional de Investigadores (SNI)

PARTICIPACIÓN EN CONVOCATORIAS DEL SISTEMA NACIONAL DE INVESTIGADORES (SNI)


Director de Recursos Humanos

Director de Investigación

Jefe del Departamento de Fortalecimiento de

Grupos de Investigación

Director de División Académica

Profesores InvestigadoresCONACYT

Inicio

1. Emite las Convocatorias de ingreso o permanencia y prórrogas de la distinción

del Sistema Nacional de Investigadores

2. Revisa y canaliza las Convocatorias y calendarios

de las convocatorias del SNI para su promoción

3. Recibe y difunde las convocatorias mediante oficio a las Divisiones

Académicas y mensajes electrónicos a los

Profesores Investigadores 4. Recibe y promueve la participación de los

Profesores que cumplen con los requisitos

establecidos

5. Recibe las Convocatorias y los calendarios, las revisa y determina su participación

¿Participará?

6. Determina no participar

7. Realiza la captura de su solicitud en la plataforma

del sistema electrónico del CONACYT

No

Sí

8. Requiere, vía oficio la Carta de adscripción institucional para el

Profesor Investigador

9. Recibe la solicitud, revisa y canaliza para verificar el estatus de

contratación

Fin del proceso


181

Página 2 PARTICIPACIÓN EN CONVOCATORIAS DEL SISTEMA NACIONAL DE INVESTIGADORES (SNI)



Profesores Investigadores




Director de InvestigaciónCONACYT

10. Verifica en el Sistema de Servicios Escolares el

estatus de contratación del profesor

¿Cumple?

11. Si cumple con 20 hrs. destinadas a la

investigación, realiza y envía solicitud de carta de

adscripción

13. No cumple con 20 hrs. destinadas a la

investigación, elabora el Formato de Solicitud de

Anuencia para gestión de Cartas de Adscripción

Institucional

12. Recibe la solicitud y elabora carta de

adscripción, continúa en el punto 23

14. Recibe y firma la Solicitud de Anuencia

15. Recibe la solicitud, analiza y determina su procedencia

¿Procede?

16. Remite la tarjeta sin firma a la DI

19. Firma Vo.Bo. y remite para gestión del

documento

No

Sí

17. Recibe la no aprobación y notifica vía

oficio

18. Recibe dictamen de no aprobación y notifica al

profesor

1

Fin del proceso

Sí

No


182









20. Recibe la anuencia con el Vo.Bo. y remite para la

gestión de la carta

21. Recibe la anuencia autorizada y elabora oficio

de solicitud de Carta de Adscripción y remite para

firma

22. Recibe, firma el oficio y envía a trámite

23. Recibe solicitud y elabora la carta de

adscripción y entrega de manera personal el documento original

24. Recibe la carta de adscripción institucional

original, revisa y notifica al profesor

25. Recibe mensaje electrónico de emisión de carta de adscripción y se presenta en el DFGI a la entrega de su solicitud de postulación, acompañada

de la evidencia de las actividades científicas

reportadas

26. Recibe el expediente del Profesor en el formato

de Recepción de solicitudes de postulación

al SNI

27. Recibe el expediente, valida cumplimiento y

determina si la solicitud procede y publica

resultados en la página web

1


183



y Vinculación







28. Revisan resultados publicados por el CONACYT y si la solicitud del Profesor

Investigador es aprobada

29. Notifica mediante oficio el dictamen emitido

por el CONACYT

30. Reciben dictamen publicado por el SNI

31. Recibe dictamen no aprobatorio

32. Remite copia del nombramiento firmado por

el CONACYT

33. Recibe copia del nombramiento y remite a

la DI

34. Recibe copia del nombramiento y remite al

DFGI

35. Recibe copia del nombramiento e integra al

expediente de nombramientos vigentes

del SNI

Fin2

¿Aprobado?

No

2


184

Desarrollo de actividades: Participación en Convocatorias del Sistema Nacional de Investigadores (SNI) Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios

1 Emitir las Convocatorias de ingreso y permanencia y prórrogas de la distinción del Sistema Nacional de Investigadores.

CONACYT. Emite las Convocatorias de ingreso y permanencia y prórrogas de la distinción del Sistema Nacional de Investigadores en su página electrónica (www.conacyt.gob.mx) en las que establecen los calendarios de cierre en línea y entrega de documentación en las oficinas del CONACYT.

2 Revisar y canalizar las Convocatorias y calendarios de las convocatorias del SNI para su promoción.


Revisa y canaliza las Convocatorias y calendarios de las convocatorias del Sistema Nacional de Investigadores para su promoción en las Divisiones Académicas.

3 Recibir y difundir las convocatorias a las Divisiones Académicas y mensajes electrónicos a los Profesores Investigadores.

Jefe del Departamento de Fortalecimiento de Grupos de Investigación.

Recibe y difunde las convocatorias mediante oficio a las Divisiones Académicas y mensajes electrónicos a los Profesores Investigadores que cumplen con los criterios establecidos por el SNI.

4 Recibir y promover la participación de los Profesores que cumplen con los requisitos establecidos.


Recibe la información, la difunde y promueve la participación de los Profesores Investigadores que cumplen con los requisitos establecidos en las convocatorias.

5 Recibir las Convocatorias y los calendarios para participación.

Profesores Investigadores.

Recibe las Convocatorias y los calendarios, las revisa y determina conforme su productividad científica generada si cumple con los requisitos para su participación. Si determina participar pasa al punto 7. Determina no participar pasa al punto 6.

6 Finalizar el proceso. Profesores Investigadores.

Determina no participar. Finaliza el proceso.

7 Realizar la captura de su solicitud en la plataforma del sistema electrónico del CONACYT.


Determina participar. Realiza la captura de su solicitud en la plataforma del sistema electrónico del CONACYT. En caso de aplicar en la modalidad de prórroga de la distinción, solicita la gestión de la carta de adscripción institucional.

8 Requerir, vía oficio la Carta de adscripción institucional para el Profesor Investigador.


Requiere, vía oficio a la Dirección de Investigación la gestión de la Carta de adscripción institucional para que el Profesor Investigador participe en la Convocatoria de prórroga de la distinción del SNI.

9 Recibir la solicitud, revisar y canalizar para verificar el estatus de contratación.


Recibe la solicitud de la División Académica, la revisa y canaliza al Jefe del Departamento de Fortalecimiento de Grupos de Investigación para verificar el estatus de contratación.

10 Verificar en el Sistema de Servicios Escolares el estatus de contratación del profesor.


Recibe la solicitud de la carta de adscripción, verifica en el Sistema de Servicios Escolares la categoría, tipo de contratación del Profesor Investigador, así como las horas de Investigación asignadas al Profesor Investigador. Si cumple con los requisitos pasa al punto 11. No cumple con los requisitos pasa al punto 13.

11 Realizar la solicitud de la carta de adscripción institucional a la Dirección de Recursos Humanos.


Si el tipo de contratación del Profesor Investigador es de Base, y cumple con las 20 horas semana/mes destinadas a la investigación, realiza mediante oficio y vía Dirección de Investigación, la solicitud de la carta de adscripción institucional a la Dirección de Recursos Humanos.

12 Recibir la solicitud para elaborar Carta de Adscripción.


Recibe la solicitud para elaborar la carta de adscripción institucional a la Dirección de Recursos Humanos. Pasa al punto 23.


185


13 Elabora el Formato de Solicitud de Anuencia para gestión de Cartas de Adscripción Institucional.


Si el Profesor Investigador tiene horas destinadas a la actividad de investigación menores a 20 horas semana/mes, elabora el Formato de Solicitud de Anuencia para gestión de Cartas de Adscripción Institucional a la Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación para realizar la gestión y solicita el visto bueno del Director de Investigación.

14 Recibir y firmar la Solicitud de Anuencia.


Recibe y firma la Solicitud de Anuencia a la Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación.

15 Recibir la solicitud, analizar y determinar su procedencia.


Recibir la solicitud de anuencia para la postulación del Profesor Investigador, analiza la petición y determina su procedencia. Si la solicitud procede pasa al punto 19. La solicitud No procede pasa al punto 16.

16 Remitir la tarjeta sin firmar a la DI.


Si la solicitud no procede, remite la tarjeta sin firmar a la Dirección de Investigación.

17 Recibir la no aprobación y notificar vía oficio a la División Académica.


Recibe la no aprobación a la solicitud y notifica, vía oficio, a la División Académica correspondiente.

18 Recibir dictamen de no aprobación y notificar al profesor.


Recibe el dictamen de no aprobación y notifica al Profesor Investigador.

19 Firma vo.bo. y remite para gestión del documento.


Si la solicitud procede, firma el vo.bo. y la remite a la Dirección de Investigación para la gestión del documento a la Dirección de Recursos Humanos.

20 Recibir la anuencia con el vo.bo. y remitir para la gestión de la carta.


Recibe la anuencia con el vo.bo. del Secretario de Investigación, Posgrado y Vinculación y remite al Jefe del Departamento de Fortalecimiento de Grupos de Investigación, para la gestión de la Carta de Adscripción a la Dirección de Recursos Humanos..

21 Recibir la anuencia autorizada y elaborar oficio de solicitud de Carta de Adscripción y remitir para firma a la DI.


Recibe la anuencia autorizada y elabora oficio de solicitud de la Carta de adscripción institucional a la Dirección de Recursos Humanos, y remite a firma a la Dirección de Investigación.

22 Recibe, firma el oficio y envía a trámite.


Recibe, firma el oficio y envía a trámite a la Dirección de Recursos Humanos.

23 Recibir solicitud y elaborar la carta de adscripción.

Director de Recursos Humanos.

Recibe la solicitud y elabora la carta de adscripción institucional con las características solicitadas. Hace entrega de manera personal el documento al Jefe del Departamento de Fortalecimiento de Grupos de Investigación

24 24. Recibir la Carta de Adscripción Institucional original, revisar y notificar al profesor.


Recibe la carta de adscripción institucional original, revisa y notifica, vía mensaje electrónico al Profesor Investigador postulante, con copia a la Dirección de la División Académica para su conocimiento.


186


25 Recibir mensaje electrónico de emisión de Carta de Adscripción y presentarse en el DFGI a la entrega de su solicitud de postulación, acompañada de la evidencia de las actividades científicas reportadas.


Recibe mensaje electrónico de emisión de carta de adscripción y se presenta en el Departamento de Fortalecimiento de Grupos de Investigación a la entrega de su solicitud de postulación, acompañada de la evidencia de las actividades científicas reportadas.

26 Recibir el expediente del Profesor en el formato de Recepción de solicitudes de postulación al SNI.


Recibe el expediente del Profesor en el formato de Recepción de solicitudes de postulación al Sistema Nacional de Investigadores y se registra en la Base de Registro de Profesores postulantes al Sistema Nacional de Investigadores. Reafirma la finalización en línea, integra carta de adscripción original en caso de aplicar en la modalidad de prórroga de la distinción, y remite el expediente completo al CONACYT.

27 Recibir el expediente, validar cumplimiento y determinar si la solicitud procede y publicar resultados en la página web.

CONACYT. Recibe el expediente, valida cumplimiento de requisitos definidos en la convocatoria, determina si la solicitud es procedente y publica resultados en la página web.

28 Revisar resultados publicados por el CONACYT y si la solicitud del Profesor Investigador es aprobada.

Director de Investigación. Jefe del Departamento de Fortalecimiento de Grupos de Investigación.

Revisan los resultados publicados por el CONACYT en su página web (www.conacyt.gob.mx) y ubican si la solicitud del Profesor Investigador es aprobada.

29 Notifica mediante oficio el dictamen emitido por el CONACYT.


Notifica, mediante oficio, el dictamen emitido por el CONACYT al Director de División Académica y al Profesor Investigador.

30 Reciben dictamen publicado por el SNI.

Director de División Académica. Profesor Investigador.

En caso de dictamen no aprobatorio pasa al punto 31. Si es aprobado pasa al punto 32.

31 Dictamen no aprobatorio, finaliza el proceso.

Director de División Académica. Profesor Investigador.

En caso de dictamen no aprobatorio, finaliza el proceso.

32 Remitir copia del nombramiento firmado por el CONACYT.


En caso de haber sido aprobada la solicitud remite copia del nombramiento firmado en el sistema de CONACYT a la Dirección de la División Académica para su envío a la Dirección de Investigación.

33 Recibir copia del nombramiento y remitir a la DI.


Recibe copia del nombramiento y remite a la Dirección de Investigación.

34 Recibir copia del nombramiento y remitir al DFGI.


Recibe copia del nombramiento y remite al Jefe del Departamento de Fortalecimiento de Grupos de Investigación.

35 Recibir copia del nombramiento e integrar al expediente de nombramientos vigentes del SNI.


Recibe copia del nombramiento del Profesor Investigador e integra a expediente de nombramientos vigentes del Sistema Nacional de Investigadores.


187

Proceso: Difusión de Convocatorias de Investigación


Difundir las Convocatorias de investigación de las diversas áreas del conocimiento para el financiamiento externo de los Profesores Investigadores de las Divisiones Académicas de la UJAT.

II. Alcance

Aplica desde la publicación de la Convocatoria, por parte de la Fuente de Financiamiento, hasta el envío de la relación en electrónico de los apoyos concluidos para financiamiento de un Proyecto de Investigación.



• Convocatorias para financiamiento de Proyectos de Investigación.


VI. Documentos de referencia - Manual de Normas Presupuestarias. - Reglas de Operación del Programa de Mejoramiento del Profesorado. - Reglas de Operación del Fondo Mixto Gobierno del estado de Tabasco

(FOMIX). - Reglas de Operación del Fondo Institucional de Fomento Regional para el

Desarrollo Científico, Tecnológicos y de Innovación (FORDECYT).


188

VII. Siglas F2 Oficio de Comisión. DI Dirección de Investigación. DP Dirección de Posgrado. IPV Investigación, Posgrado y Vinculación. SNI Sistema Nacional de Investigadores. DFGI Departamento de Fortalecimiento de Grupos de

Investigación. SIPYV Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación. JDRSEPI Jefe del Departamento de Registro, Seguimiento y

Evaluación del Proyectos de Investigación.


189

Procedimiento 1: Difusión de Convocatorias de Investigación

DIFUSIÓN DE CONVOCATORIAS DE INVESTIGACIÓN


Jefe del Departamento de Registro,

Seguimiento y Evaluación del Proyectos de Investigación

Director de Investigación Director de la División Académica Profesor InvestigadorFuente de

Financiamiento

Inicio

1. Publica la convocatoria

2. Investiga las posibles convocatorias para

participación

3. Selecciona, registra e imprime para visto bueno del director

4. Recibe la convocatoria

impresa

¿Es pertinente?

5. Informa al JDRSEPI que no

procede

6. Recibe la notificación de que no procede la convocatoria para su

difusión

No

7. Asigna a qué DA corresponde enviar la

convocatoria

Sí

9. Recibe convocatoria validada, elabora oficio y

envía a las DA

10. Recibe y difunde la

convocatoria con los Profesores Investigadores

11. Recibe la convocatoria

Fin de proceso

8. Solicita al JDRSEPI la difusión de la Convocatoria


190

Página 2 DIFUSIÓN DE CONVOCATORIAS DE INVESTIGACIÓN


Profesor InvestigadorDirector de la División Académica


Jefe del Departamento de Registro,

Seguimiento y Evaluación del Proyectos de Investigación

Fuente de Financiamiento

¿Es de su interés?

13. Solicita carta de apoyo

institucional

14. Recibe, avala y tramita la solicitud del Profesor del Profesor

Investigador

15. Recibe la solicitud de carta de apoyo

institucional

19. Da visto bueno a la solicitud y remite al

JDSERPI para continuar el trámite

17. Elabora carta de apoyo institucional

12. Fin de Proceso No

Sí

16. Notifica al JDSERPI para elaborar carta de

apoyo institucional

18. Recibe la carta de postulación y envía para firma del Secretario de la

SIPYV

20. Recibe Carta de Postulación y envía a DA

21. Recibe Carta de Postulación y entrega al


22. Recibe e integra carta de postulación a la

propuesta de investigación y envía a Fuente Financiamiento

23. Recibe la propuesta para

financiamiento de investigación

Fin

Desarrollo de actividades: Difusión de Convocatorias de Investigación


191


1 Publicar la convocatoria. Fuente de financiamiento.

Publica las Convocatorias de las diversas áreas del conocimiento en diferentes medios (correos, página Web, oficios) para efecto de la solicitud de recursos por parte de los profesores investigadores interesados.

2 Investigar las posibles convocatorias para participación.

Jefe de Departamento de Registro, Seguimiento y Evaluación de Proyectos de Investigación.

Investiga en la Red (Internet) las diversas convocatorias vigentes y posibles publicadas por las diferentes Fuentes de Financiamiento, que puedan ser de interés de los Profesores Investigadores de la UJAT durante todo el año.

3 Seleccionar, registrar e imprimir para visto bueno del director.


Selecciona, registra (Relación de Convocatorias Emitidas y Promovidas) e imprime para revisión del Director de Investigación las que a su criterio cumplan con los requerimientos de las Divisiones Académicas de la UJAT (Profesores Investigadores) y envía para Visto Bueno del Director de Investigación.

4 Recibir la convocatoria impresa.


Recibe la impresión de las convocatorias y analiza las mismas para determinar de manera formal, la participación y gestión requerida. Si la Convocatoria es pertinente pasa al punto 7. La Convocatoria no es pertinente pasa al punto 5.

5 Informar al JDRSEPI que no procede.


Informar al Jefe de Departamento de Registro, Seguimiento y Evaluación de Proyectos de Investigación de la no procedencia de la convocatoria.

6 Recibir la notificación de que no procede la convocatoria para su difusión.


Recibe la notificación de que no procede la convocatoria para su difusión y finaliza el proceso.

7 Asignar a qué DA corresponde enviar la convocatoria.


Determina que Convocatoria es aplicable a las Divisiones Académicas de la UJAT e informa al Jefe del Departamento Registro, Seguimiento y Evaluación de Proyectos de Investigación, anexando un check list en la propuesta para su validación.

8 Solicitar al JDRSEPI la difusión de la Convocatoria.


Solicita al Jefe del Departamento de Registro, Seguimiento y Evaluación de Proyectos de Investigación para que se difunda vía oficio y/o correo electrónico a las Divisiones Académicas que corresponda.

9 Recibir convocatoria validada, elaborar oficios y enviar a las DA.


Recibe la convocatoria validada por el Director de Investigación y remite por oficio y/o medios electrónicos (correos) a las Divisiones Académicas interesadas.

10 Recibir y difundir la convocatoria con los Profesores Investigadores.


Recibe y difunde la Convocatoria entre los Profesores-Investigadores para su posible participación.



192

11 Recibir la convocatoria. Profesor Investigador.

Recibe y revisa la Convocatoria difundida en su División Académica, determinando si ésta es, o no de su interés y en caso de ser conveniente, solicitan mayor información al Departamento de Registro, Seguimiento y Evaluación de Proyectos de Investigación para el esclarecimiento de deudas. De ser de su interés pasa al punto 13. De no ser de su interés pasa al punto 12.

12 No es de su interés la convocatoria. Fin de proceso.


No es de su interés la convocatoria. Fin de proceso.

13 Solicitar carta de apoyo institucional.


Si decide participar solicita a la Dirección de la División Académica la Carta de Postulación.

14 Recibir, avalar y tramitar la solicitud del Profesor del Profesor Investigador.


Recibe, avala y tramita la solicitud de la Carta de Postulación del Profesor Investigador a la Dirección de Investigación de la Secretaria de Investigación, Posgrado y Vinculación para las gestiones correspondientes.

15 Recibir la solicitud de carta de apoyo institucional.


Recibe la solicitud de Carta de Postulación Institucional avalada por el Director de la División Académica.

16 Notificar al JDSERPI para elaborar carta de apoyo institucional.


Notifica al Jefe del Departamento de Registro, Seguimiento y Evaluación de Proyectos de Investigación para la elaboración de la carta y gestiona la firma del Secretario para continuar el proceso.

17 Elaborar carta de apoyo institucional.


Elabora la carta de postulación, regresa al Director de Investigación para rúbrica del mismo y la firma del Secretario de Investigación, Posgrado y Vinculación, para la elaboración del oficio de respuesta de la solicitud realizada por el Director de la División Académica.

18 Recibir la carta de postulación y enviar para firma del Secretario de la SIPYV.


Recibe la carta de postulación, para rubrica y gestionar la firma del Secretario de Investigación Posgrado y Vinculación.

19 Dar visto bueno a la solicitud y remitir al JDSERPI para continuar el trámite.


Firma la Carta de Postulación y regresa al Director de Investigación para concluir el trámite solicitado por la División Académica correspondiente.

20 Recibir Carta de Postulación y enviar a División Académica.


Recibe y entrega mediante oficio y medio electrónico (correo) la carta de postulación al Director de la División Académica.

21 Recibir Carta de Postulación y entregar al Profesor Investigador.


Recibe la carta de postulación para entregarlo al profesor investigador y concluir con el trámite.

22 Recibir e integrar carta de postulación a la propuesta de investigación y enviar a Fuente de Financiamiento.


Integra la carta de postulación a la propuesta de investigación y envía la propuesta a la Fuente de Financiamiento.

23 Recibir propuesta para financiamiento de investigación.

Fuente de financiamiento.

Recibe la propuesta para financiamiento de la investigación. Continúa el trámite en el proceso Formalización y Registro de Proyecto de Investigación.

Proceso: Formalización y Registro de Proyecto de Investigación


193


Describir las actividades, la metodología y los criterios necesarios para la formalización y registro de Proyectos de Investigación con Financiamiento Externo (CONACYT).

II. Alcance

Aplica desde el dictamen de las propuestas aprobadas por la Fuente de Financiamiento hasta el registro oficial en la base de datos del Departamento de Registro, Seguimiento y Evaluación de Proyectos de Investigación.



• Propuestas de los Profesores Investigadores que cumplan con los requerimientos de la Convocatoria.


VI. Documentos de referencia - Manual de Normas Presupuestarias. - Reglas de Operación del Programa de Mejoramiento del Profesorado. - Reglas de Operación del Fondo Mixto Gobierno del estado de Tabasco

(FOMIX). - Reglas de Operación del Fondo Institucional de Fomento Regional para el

Desarrollo Científico, Tecnológicos y de Innovación (FORDECYT).


194

VII. Siglas F2 Oficio de Comisión. FF Fuente de Financiamiento. DI Dirección de Investigación. DP Dirección de Posgrado. RT Responsable Técnico. IPV. Investigación, Posgrado y Vinculación. SNI Sistema Nacional de Investigadores. DFGI Departamento de Fortalecimiento de Grupos de




195

Procedimiento 1: Formalización y Registro de Proyecto de Investigación FORMALIZACIÓN Y REGISTRO DE PROYECTO DE INVESTIGACIÓN

Secretaría de FinanzasSecretaría de

Investigación, Posgrado y Vinculación

Responsable TécnicoJefe del Departamento de Registro,

Seguimiento y Evaluación de Proyectos de Investigación

Dirección de InvestigaciónFuente de Financiamiento

1. Evalúa y Dictamina la Propuesta

2. Emite resultados de las propuestas aprobadas

3. Verifica los resultados en la página web de la FF y notifica al RT

6. Notifica y envía el Convenio al Sujeto de Apoyo (Representante Legal) y al

Responsable Técnico

10. Integra Documentación, solicita apertura de cuenta y recaba firmas para

el convenio

12. Recibe Documentación de la Secretaria de Finanzas

13. Deposita el recurso para el desarrollo del proyecto

15. Notifica a las Áreas y envía Copia del Convenio firmado por todas las partes y el

protocolo aprobado

Fin

16. Realiza registro en base de datos y emite constancia respectiva

14. Recibe los recursos de la Fuente de Financiamiento y

notifica al JDSERPI

11. Recibe y apertura cuenta, emite y envía recibo

4. Recibe notificación del resultado

7. Recibe el Convenio para Firma electrónica

5. Recibe notificación del dictamen

8. Recibe el Convenio para Firma electrónica

9. Notifica al JDRSEPI que procedió la firma electrónica

Inicio

11

Desarrollo de actividades: Formalización y Registro de Proyecto de Investigación


196


1 Evaluar y Dictaminar la Propuesta.

Fuente de Financiamiento.

Evalúa y dictamina la propuesta recibida del profesor investigador de las diversas instituciones, acepta o rechaza la propuesta para su financiamiento.

2 Emitir resultados de las propuestas aprobadas.


Los resultados de las propuestas de investigación aprobados se publican de manera oficial a través de la página de la fuente de financiamiento y/o mediante mensaje electrónico.

3 Verificar los resultados en la página web de la FF y notificar al RT.

Jefe del Departamento de Registro, Seguimiento y Evaluación de Proyectos de Investigación.

Verifica los resultados en la página web de la fuente de financiamiento para establecer el contacto y notificarle al Responsable Técnico.

4 Recibir notificación de resultados.

Responsable Técnico.

Recibe la notificación de los resultados de la propuesta sometida a la Fuente de Financiamiento y queda a la espera del Convenio para su firma electrónica.

5 Recibir notificación del dictamen.


Recibe la notificación del Jefe del Departamento de Registro, Seguimiento y Evaluación de Proyectos de Investigación los resultados que emite la Fuente de Financiamiento.

6 Notificar y enviar el Convenio al Sujeto de Apoyo (Representante Legal) y al Responsable Técnico


Notifica al sujeto de apoyo (Representante Legal) y al Responsable Técnico por medio electrónico el Convenio se encuentra en la plataforma del sistema de la Fuente de Financiamiento.

7 Recibir el Convenio para Firma electrónica.


Recibe la notificación que el Convenio se encuentra en la plataforma del sistema de la Fuente de Financiamiento para firmar de manera electrónica.

8 Recibir el Convenio para Firma electrónica.


Recibe la notificación de la Fuente de Financiamiento que el Convenio se encuentra en la plataforma del sistema para firmar de manera electrónica.

9 Notificar al JDRSEPI que procede la firma electrónica.


Le notifica por medio de correo electrónico al Jefe de del Departamento de Registro, Seguimiento y Evaluación de Proyectos de Investigación que procedió a la firma electrónica.

10 Integrar Documentación, solicitar apertura de cuenta y recabar firmas para el convenio.


Integra documentación (protocolo y copia de la credencial de elector) para solicitar la apertura de cuenta a la Secretaria de Finanzas de la UJAT.

11 Recibir y aperturar cuenta, emitir y enviar recibo.

Secretaria de Finanzas.

Recibe la documentación para realizar la apertura de cuenta, emite y envía recibo a la Fuente de Financiamiento.

12 Recibir Documentación de la Secretaria de Finanzas.


Recibe documentación de la Secretaría de Finanzas y el Convenio firmado electrónicamente por el Secretario de Investigación, Posgrado y Vinculación, la Secretaria de Finanzas y el Responsable Técnico.

13 Depositar el recurso para el desarrollo del proyecto.


Deposita el recurso para el desarrollo del proyecto de investigación en la Secretaría de Finanzas, depositando en una sola exhibición o por ministración.

14 Recibir el recurso de la Fuente de Financiamiento y notifica al JDSERPI.

Secretaria de Finanzas.

Recibe el recurso de la Fuente de Financiamiento y notifica al Jefe del Departamento de Registro, Seguimiento y Evaluación de Proyectos de Investigación.



197

15 Notificar a las Áreas y enviar Copia del Convenio firmado por todas las partes y el protocolo aprobado


Notifica a las áreas correspondientes (División Académica, Secretaría de Finanzas y Coordinación Administrativa) y envía copia del Convenio firmado por todas las partes y el protocolo reajustado.

16 Realizar registro en base de datos y emitir constancia respectiva.


Realiza el registro en la base de datos y se elabora la constancia del registro oficial ante la Dirección de Investigación.

Proceso: Evaluación y Dictamen del Reconocimiento al Mérito Científico


198


Definir el proceso que se realiza para la Evaluación y Dictamen de las solicitudes recepcionadas en el Reconocimiento al Mérito Científico presentadas por los Profesores Investigadores de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.

II. Alcance

Aplica para la evaluación de solicitudes recepcionadas en el Programa del Reconocimiento al Mérito Científico, hasta la notificación del dictamen a los Profesores Investigadores postulantes.



• Propuestas de los Profesores Investigadores que integren la Comisión Dictaminadora.

• Criterios de evaluación de la Comisión Dictaminadora. • Propuesta de Profesores Investigadores a recibir el Premio.


VI. Documentos de referencia - Lineamientos del Reconocimiento al Mérito Científico. - Reglas de Operación del Programa de Mejoramiento del Profesorado

(PROMEP).

VII. Siglas


199

F2 Oficio de Comisión. PI Profesor Investigador. MC Merito Científico. DI Dirección de Investigación. DP Dirección de Posgrado. IPV Investigación, Posgrado y Vinculación. SNI Sistema Nacional de Investigadores. DFGI Departamento de Fortalecimiento de Grupos de

Investigación. SIPYV Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación.

Procedimiento 1: Evaluación y Dictamen del Reconocimiento al Mérito Científico


200

EVALUACIÓN Y DICTAMEN DEL RECONOCIMIENTO AL MÉRITO CIENTÍFICO




Profesor Investigador (Comisión

Dictaminadora)


Secretario de Investigación Posgrado

y Vinculación


Inicio

1. Desarrolla el calendario de actividades de trabajo

para el Programa y conforme a éste instruye la organización de la sesión de trabajo de la Comisión

Dictaminadora

2. Genera las invitaciones a los integrantes de la

Comisión Dictaminadora del Programa para las sesiones de trabajo y

organiza la información a presentar

3. Recibe la invitación y comisiona al Profesor

Investigador, Integrante de la Comisión Dictaminadora

a la sesión de trabajo

4. Recibe la invitación y Comisión y asiste a la

sesión de trabajo

5. Realiza la apertura y define el proceso y criterios

de evaluación a la Comisión Dictaminadora

6. Asisten a la sesión de Evaluación de solicitudes para determinar la pertinencia y puntajes de las postulaciones recibidas en el Programa

7. Recibe los resultados de la Comisión a las

postulaciones y remite al DFGI

8. Genera propuesta de notificación para validación del Secretario de IPYV, vía Dirección de Investigación

9. Recibe propuesta de notificación y remite a

validación

Página 2


201

EVALUACIÓN Y DICTAMEN DEL RECONOCIMIENTO AL MÉRITO CIENTÍFICO


Secretario de Investigación Posgrado

y Vinculación


Profesor Investigador (Comisión

Dictaminadora)




10. Recibe fallo de la Comisión Dictaminadora y propuestas de notificación

12. Genera la notificación a los Postulantes y las remite

a la División Académica

13. Recibe la notificación y envía a PI

14. Recibe el fallo de la Comisión Dictaminadora

Fin

11. Revisa e instruye el envío

de resultados

Desarrollo de actividades: Evaluación y Dictamen del Reconocimiento al Mérito Científico


202


1 Desarrollar el calendario de actividades de trabajo para el Programa y conforme a éste instruir la organización de la sesión de trabajo de la Comisión Dictaminadora.


Desarrolla el calendario de actividades de trabajo para el Programa y conforme a éste instruye la organización de la sesión de trabajo de la Comisión Dictaminadora.

2 Generar las invitaciones a los integrantes de la Comisión Dictaminadora del Programa para las sesiones de trabajo y organizar la información a presentar.


Genera las invitaciones a los Profesores Investigadores, integrantes de la Comisión Dictaminadora del Programa para las sesiones de trabajo correspondientes, vía Dirección de Investigación y organiza la información a presentar.

3 Recibir la invitación y comisionar al Profesor Investigador, Integrante de la Comisión Dictaminadora a la sesión de trabajo.


Recibe la invitación y comisiona al Profesor Investigador, Integrante de la Comisión Dictaminadora a la sesión de trabajo de evaluación de solicitudes recepcionadas del Programa.

4 Recibir la invitación y Comisión y asistir a la sesión de trabajo.

Profesor Investigador (Comisión Dictaminadora).

Recibe la invitación y Comisión y asiste a la sesión de trabajo, previa lectura de la convocatoria del Programa.

5 Aperturar y definir el proceso y criterios de evaluación a la Comisión Dictaminadora.


Asiste a la sesión de trabajo en donde realiza la apertura y define el proceso y criterios de evaluación a la Comisión Dictaminadora.

6 Asistir a la sesión de Evaluación de solicitudes para determinar la pertinencia y puntajes de las postulaciones recibidas en el Programa.

Director de Investigación. Profesor Investigador (Comisión Dictaminadora). Jefe del Departamento de Fortalecimiento de Grupos de Investigación.

Asisten a la sesión de Evaluación de solicitudes para determinar la pertinencia y puntajes de las postulaciones recibidas en el Programa.

7 Recibir los resultados de la Comisión a las postulaciones y remitir al Jefe del DFGI.


Recibe los resultados de la Comisión a las postulaciones y remite al Jefe del Departamento de Fortalecimiento de Grupos de Investigación.

8 Generar propuesta de notificación para validación del Secretario de IPYV, vía Dirección de Investigación.


Genera propuesta de notificación para validación del Secretario de Investigación, Posgrado y Vinculación, vía Dirección de Investigación.

9 Recibir propuesta de notificación y remitir a validación.


Recibir propuesta de notificación y remite a validación del Secretario de Investigación, Posgrado y Vinculación.



203

10 Recibir fallo de la Comisión Dictaminadora y propuestas de notificación.


Recibe fallo de la Comisión Dictaminadora y propuestas de notificación.

11 Revisar e instruir el envío de resultados.


Revisa e instruye el envío de resultados.

12 Generar la notificación a los Postulantes y remitir a la División Académica.


Genera la notificación a los Postulantes y las remite a la División Académica.

13 Recibir la notificación y enviar a PI.


Recibe la notificación y envía al Profesor Investigador postulante.

14 Recibir el fallo de la Comisión Dictaminadora.


Recibe el fallo de la Comisión Dictaminadora.

Proceso: Programa de Fomento a la Investigación Educativa


204


Definir el proceso que se realiza para la emisión del programa de financiamiento para desarrollo de proyectos de investigación (Programa de Fomento a la Investigación).

II. Alcance

Aplica para la emisión de Convocatorias, gestiones de promoción y validación de las solicitudes recepcionadas en el Programa de Fomento a la Investigación (PFI), para el desarrollo de Proyectos de investigación Educativa.



• Convocatorias. • Programa de Fomento a la Investigación. • Proyectos de Investigación Educativa.


VI. Documentos de referencia - Reglas de Operación del Programa de Mejoramiento del Profesorado.

VII. Siglas F2 Oficio de Comisión. PI Profesor Investigador. DI Dirección de Investigación.


205

DP Dirección de Posgrado. IE Investigación Educativa. PI Profesor Investigador. PFI Programa de Fomento a la Investigación. DA División Académica de la Universidad Juárez Autónoma de

Tabasco. DIE Departamento de Investigación Educativa de la Dirección de

Investigación. DDA Director de División Académica de la Universidad Juárez

Autónoma de Tabasco. IPV Investigación, Posgrado y Vinculación. DFGI Departamento de Fortalecimiento de Grupos de



Procedimiento 1: Programa de Fomento a la Investigación Educativa


206

PROGRAMA DE FOMENTO A LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA



Jefe del Departamento de Investigación Educativa


Comisión Dictaminadora


y Vinculación

6. Recibe las observaciones y realiza modificaciones para enviar al DI

8. Recibe las convocatoria aprobadas y remite a los PI a través de diferentes

medios de difusión/comunicación

3. Genera la propuesta de contenido de la convocatorias y la remite a la

Dirección de Investigación para su Validación

Inicio

4. Recibe la propuesta de la convocatorias PFI , revisa que cumplan con los lineamientos, criterios y términos

definidos

5. Se regresa para correcciones o anexar información al DIE

2. Realizan reunión informativa en donde el DI,explica y plantea los lineamientos, términos y criterios del programa

1. Establecen de común acuerdo los lineamientos, términos y criterios a considerar para el Programa de

Fomento a la Investigación

¿Procede?

7. Determinan la aprobación de la Convocatoria para su impresión, difusión, promoción y socialización en medios electrónicos, página web Institucional y colocación en la

pantalla de la Universidad

No

Sí

9. Recibe las convocatorias del

Programa, la socializa, difunde y asesora a los


interesado

Página 2


207


Comisión DictaminadoraProfesor Investigador


Jefe del Departamento de Investigación

Educativa



y Vinculación

12. Integra su solicitud conforme los requisitos de Convocatoria y la remite a

la DDA

11. Decide no participar

10. Recibe la convocatoria, lineamientos y requisitos y determina su participación

¿Participa?

No

Fin del procesoSí

16. Recibe las solicitudes de los PI, revisa el

cumplimiento de requisitos y lineamientos de la

Convocatoria y crea base de datos electrónica

17. Elabora lista de validación y entrega listado a

la DI y a la SIPYV, para conocimiento y envía a

Comisión Dictaminadora

15. Recibe las solicitudes de PI interesados, revisa la documentación presentada,

valida y remite al DIE

13. Recibe la solicitud y documentos del PI y

remite directamente a la SIPYV

14. Reciben solicitud de los PI a través de la DA y remite a la Dirección de Investigación para su revisión y

validación

Página 3


208


Comisión DictaminadoraProfesor InvestigadorDirector de División

Académica


Educativa



y Vinculación

18. Reciben información y revisan que cumpla con

los lineamientos de la convocatoria y emiten

dictamen

22. Realizan ajuste al presupuesto y se le informa al PI

19. Reciben dictamen de evaluadores externos, se elabora base de datos y se informan al SIPYV

¿Disponibilidad?

20. Recibe información de resultados y determinan si existe disponibilidad financiera

No

21. Continúa en el punto 29

Sí

23. Determina si acepta las modificaciones

presupuestarias, ajustando sus metas y productos

comprometidos

24. Concluye el proceso

¿Acepta?

25. Notifica la aceptación de modificaciones presupuestarias

No

Fin del procesoSí

26. Recibe aceptación y solicita ajuste

presupuestario y técnico al proyecto y envía

1

Página 4


209


Comisión DictaminadoraProfesor InvestigadorDirector de División

Académica


Educativa



y Vinculación

27. Realiza modificaciones al proyecto y envía

33. Convoca a los PI para firma de Convenio

28. Recibe modificaciones presupuestales y técnicas y notifica al SIPYV y a la

Coordinación de Planeación para el trámite

del recurso

32. Informa al PI de la aceptación y monto presupuestal, a la

Coordinación Administrativa de la SIPYV

del número y monto de proyectos

Fin

29. Recibe tarjeta informativa con proyectos

y montos aprobados

30. Gestiona ante Rectoría la aprobación

de recursos para la realización del proyecto

31. Gira instrucciones a la Coordinación de Planeación

de la SIPYV para que gestione los recursos e

informa a la DI

1


210

Desarrollo de actividades: Programa de Fomento a la Investigación Educativa Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios

1 Establecer los lineamientos, términos y criterios a considerar para el Programa de Fomento a la Investigación.

Secretario de Investigación, Posgrado y Vinculación. Director de Investigación.

Establecen de común acuerdo y de acuerdo los lineamientos, términos y criterios a considerar para el Programa de Fomento a la Investigación.

2 Realizar reunión informativa en donde el DI, explique y plantea los lineamientos, términos y criterios del programa.


Realizan reunión informativa en donde el Director de Investigación explica y plantea los lineamientos, términos y criterios de la Convocatoria del programa y solicita sea generada las propuesta de la convocatoria del Programa de Fomento a la Investigación.

3 Generar, conforme las indicaciones recibidas la propuesta de contenido de las convocatorias y remitir a la Dirección de Investigación para su Validación.

Jefe del Departamento de Investigación Educativa.

Genera, conforme las indicaciones recibidas las propuestas de contenido de las convocatorias y las remite a la Dirección de Investigación para su valoración.

4 Recibir la propuesta de las convocatorias PFI, revisar que cumplan con los lineamientos, criterios y términos definidos.


Reciben la propuesta de la convocatoria del programa, las analiza de acuerdo a las Políticas Institucionales (PDI) que éstas cumplan con los lineamientos, criterios y términos definidos y determina su autorización o modificación. Si procede la propuesta pasa al punto 7. No procede pasa al punto 5.

5 Regresar para correcciones o anexar información al DIE.


Indican al Jefe del Departamento de Investigación Educativa los cambios a realizar.

6 Recibir las observaciones y realizar modificaciones para enviar al DI.


Recibe las observaciones de la Dirección de Investigación, realiza las modificaciones y remite de nuevo a valoración a la Dirección de Investigación.

7 Aprobar la Convocatoria para su impresión, difusión, promoción y socialización en medios electrónicos, página web Institucional y colocación en la pantalla de la Universidad.


Determinan la aprobación de la convocatoria y remite a la Jefatura del Departamento de Investigación Educativa para su impresión, difusión, promoción y socialización en medios electrónicos, página web Institucional y colocación en la pantalla de la Universidad.

8 Recibir las convocatoria aprobadas y remitir a los PI a través de diferentes medios de difusión/comunicación


Recibe las convocatorias de cada Programa, difunde y asesora a los Profesores Investigadores interesados en los objetivos, requisitos y criterios de cada Programa.

9 Recibir la convocatoria del Programa, socializar, difundir y asesorar a los Profesores Investigadores interesados.


Recibe las convocatorias del Programa, la socializa, difunde y asesora a los Profesores Investigadores interesados.

10 Recibir la convocatoria, lineamientos y requisitos y determinar su participación.


Reciben la información respecto del Programa y determinan si es conveniente o no su participación. Si decide participar pasa al punto 12. No participa pasa al punto 11.

11 Decide no participar. Fin del proceso.


Determina que no es de su interés el Programa y concluye en proceso.


211


12 Integrar su solicitud conforme los requisitos de Convocatoria y la remitir a la DDA.


Informan al Director de su División Académica del interés que tienen de participar en Programa e integra su documentación conforme los requisitos de Convocatoria y la remite a la Dirección de la División Académica.

13 Recibir la solicitud y documentos del PI y remitir directamente a la SIPYV.


Recibe la solicitud y documentos del Profesor Investigador y remite vía oficio directamente a la Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación.

14 Recibir solicitud de los PI a través de la DA y remitir a la Dirección de Investigación para su revisión y validación.


Recibe oficios de los profesores Investigadores Interesados en participar en el diplomado y los canaliza al área correspondiente (Dirección de Investigación).

15 Recibir las solicitudes de PI interesados, revisar la documentación presentada, validar y remitir al DIE.


Recibe las solicitudes de los PI interesados en participar en el PFI, revisa la documentación presentada, valida y remite al Departamento de Investigación Educativa para su verificación final.

16 Recibir las solicitudes de los PI, revisar el cumplimiento de requisitos y lineamientos de la Convocatoria y crear base de datos electrónica.


Recibe las solicitudes de los interesados, revisa el cumplimiento de requisitos y lineamientos, marcados en la Convocatoria y crea base de datos electrónica con la información de los PI.

17 Elaborar lista de validación y entregar listado a la DI y a la SIPYV para conocimiento y enviar a Comisión Dictaminadora.


Elabora lista de validación y entrega listado a la Dirección de Investigación y Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación para conocimiento y presentación ante la Comisión Dictaminadora respectiva.

18 Recibir información y revisar que cumpla con los lineamientos de la convocatoria y emitir dictamen.

Comisión Dictaminadora.

Reciben información y revisan que cumpla con los lineamientos de la convocatoria y emiten dictamen y envían.

19 Recibir dictamen de evaluadores externos, se elabora base de datos y se informan al SIPYV.

Director de Investigación. Departamento de Investigación Educativa.

Reciben dictamen de evaluadores externos, se elabora base de datos y se informan al SIPYV.

20 Recibir información de resultados y determinar si existe disponibilidad financiera.

Secretario de Investigación, Posgrado y Vinculación. Director de Investigación. Jefe del Departamento de Investigación Educativa.

Recibe información de resultados y determinan si existe disponibilidad financiera. Si hay disponibilidad pasa al punto 21. No hay disponibilidad pasa al punto 22.

21 Continuar el proceso en el punto 29.


Continúa el proceso en el punto 29.



212

22 Realizar ajuste al presupuesto y se le informa al PI.


Revisan la disponibilidad financiera, en caso de que no la hubiera realizan un ajuste al presupuesto y se le informa al Profesor Investigador, para que él determine si participa o no el en proceso.

23 Determinar si acepta las modificaciones presupuestarias, ajustando sus metas y productos comprometidos.


Determina si acepta o no las modificaciones presupuestarias, ajustando sus metas y productos comprometidos. Si acepta modificaciones a su propuesta pasa al punto 25. No acepta las modificaciones pasa al punto 24.

24 No acepta las modificaciones, fin del proceso.


El Profesor investigador determina que no son viables los ajustes sugeridos, decide no participar y concluye el proceso.

25 Notificar la aceptación de modificaciones presupuestarias.


Determina aceptarlas modificaciones en metas, objetivos y productos comprometidos, le informa al Director de Investigación y continúan los trámites.

26 Recibir aceptación y solicitar ajuste presupuestario y técnico al proyecto.


Recibe aceptación y solicita ajuste presupuestario y técnico al proyecto y envía al PI solicitando subsane observaciones.

27 Realizar modificaciones al proyecto y enviar.


Realiza modificaciones al proyecto y envía a la Dirección de Investigación para proseguir con los trámites correspondientes.

28 Recibir modificaciones presupuestales y técnicas y notificar al SIPYV y a la Coordinación de Planeación para el trámite del recurso.


Recibe modificaciones presupuestales y técnicas y notifican al SIPYV y a la Coordinación de Planeación para el trámite del recurso.

29 Recibir tarjeta informativa con proyectos y montos aprobados.


Recibe tarjeta informativa con proyectos y montos aprobados.

30 Gestionar ante Rectoría la aprobación de recursos para la realización del proyecto.


Gestiona ante Rectoría la aprobación de recursos para la realización del proyecto.

31 Girar instrucciones a la Coordinación de Planeación de la SIPYV para que gestione los recursos e informa a la DI.


Gira instrucciones a la Coordinación de Planeación de la SIPYV para que gestione los recursos e informa a la DI.

32 Informar al PI de la aceptación y monto presupuestal, a la Coordinación Administrativa de la SIPYV del número y monto de proyectos.


Informa al PI de la aceptación y monto presupuestal, a la Coordinación Administrativa de la SIPYV del número y monto de proyectos.

33 Convocar a los PI para firma de Convenio.


Convoca a los PI para firma de Convenio.


213

Proceso: Evaluación del Cumplimiento de las Metas del Plan Institucional de Desarrollo del Posgrado


Definir el proceso para evaluar el cumplimiento de las metas establecidas en el Plan Institucional de Desarrollo de Posgrado de la UJAT.

II. Alcance

Aplica a las metas establecidas en el Plan Institucional de Desarrollo del Posgrado (PIDP) vigente de la UJAT.

III. Área responsable del proceso Dirección de Posgrado de la Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación.


• Informe de cumplimiento de metas del Plan Institucional de Desarrollo del Posgrado.

• Evidencias que validen información sobre metas.



- Plan Institucional de Desarrollo del Posgrado de la UJAT.

VI. Documentos de referencia - Lineamientos Curriculares de los Estudios de Posgrado


214

VII. Siglas DI Dirección de Investigación. DP Dirección de Posgrado. PI Profesor Investigador. DA División Académica de la Universidad Juárez Autónoma de

Tabasco. CIP Comisión Institucional de Posgrado. DDA Director de División Académica de la Universidad Juárez

Autónoma de Tabasco. IPV Investigación, Posgrado y Vinculación. PIDP Plan Institucional de Desarrollo del Posgrado. SIPYV Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación.


215

Procedimiento 1: Evaluación del Cumplimiento de las Metas del Plan Institucional de Desarrollo del Posgrado

EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS DEL PLAN INSTITUCIONAL DE DESARROLLO DEL POSGRADO

Director de PosgradoJefe del Departamento de Planeación y Evaluación de Programas de Estudio

Comisión Institucional de Posgrado

Secretaría de Investigación, Posgrado y

Vinculación

Inicio

1. Solicita el informe del cumplimiento de metas del

PIDP

2. Recibe solicitud de informe de avance de metas cumplidas del PIDP

3. Solicita los datos y evidencias para el análisis del cumplimiento de metas del PIDP

4. Genera y entrega informe con datos y evidencias del

cumplimiento de metas

5. Recibe, revisa y analiza el informe de cumplimiento de metas del PIDP

¿Cumple?

6. Solicita que se complete informe y/o

evidencias

8. Da visto bueno y convoca a reunión con la CIP

9. Recibe informe y analiza resultados

7. Completa informes y/o evidencias y envía para visto

bueno

10. Avala resultados, emite recomendaciones para la

mejora

12. Entrega y presenta informe de cumplimiento de metas del PIDP y/o recomendaciones

13. Recibe informe de cumplimiento de metas del PIDP y recomendaciones para la mejora y las aplica

Fin

No

Sí

11. Elabora, rubrica y firma el acta de la

reunión


216

Desarrollo de actividades: Evaluación del Cumplimiento de las Metas del Plan Institucional de Desarrollo del Posgrado Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios

1 Solicitar el informe del cumplimiento de metas del PIDP.


Solicita el informe del cumplimiento de metas del Plan Institucional de Desarrollo del Posgrado vigente a la Dirección de Posgrado para su seguimiento y evaluación.

2 Recibir solicitud de informe de avance de metas cumplidas del PIDP.

Director de Posgrado.

Recibe la solicitud por parte de la Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación del informe del cumplimiento de metas del Plan Institucional de Desarrollo del Posgrado vigente.

3 Solicitar los datos y evidencias para el análisis del cumplimiento de metas del PIDP.


Solicita al Jefe del Departamento de Planeación y Evaluación de Planes de Estudio de Posgrado los datos y evidencias que avalen el cumplimiento de metas establecidas en Plan Institucional de Desarrollo del Posgrado vigente.

4 Generar y entregar informe con datos y evidencias del cumplimiento de metas.

Jefe del Departamento de Planeación y Evaluación de Programas de Estudio.

Recibe y realiza la recopilación de datos y evidencias que avalen el cumplimiento de las metas establecidas en el Plan Institucional de Desarrollo del Posgrado vigente.

5 Recibir, revisar y analizar el informe de cumplimiento de metas del PIDP.


Recibe, revisa y analiza el informe del cumplimiento de las metas establecidas en el Plan Institucional de Desarrollo del Posgrado vigente así como las evidencias que avalan su cumplimiento. Si la información cumple con los requisitos pasa al punto 8 No cumple pasa al punto 6.

6 Solicitar que se complete informe y/o evidencias.


Si el informe no cuenta con las evidencias necesarias que avalan el cumplimiento de las metas se solicita al Jefe del Departamento de Planeación y Evaluación de Planes de Estudio de Posgrado complete los datos y las evidencias que avalen el cumplimiento de metas establecidas en Plan Institucional de Desarrollo del Posgrado vigente.

7 Completar informes y/o evidencias y envía para visto bueno.

Jefe del Departamento de Planeación y Evaluación de Programas de Estudio.

Completa el informe y/o las evidencias que avalan el cumplimiento de las metas establecidas en Plan Institucional de Desarrollo del Posgrado vigente y se regresa a la DP para su visto bueno.

8 Dar visto bueno y convocar a reunión con la CIP.


Si el informe cuenta con las evidencias necesarias que avalan el cumplimiento de las metas establecida en el Plan Institucional de Desarrollo del Posgrado convoca a la Comisión Institucional de Posgrado para llevar a cabo el análisis del informe.

9 Recibir informe y analizar resultados.

Comisión Institucional de Posgrado.

Recibe y realiza el análisis del informe del cumplimiento de metas del PIDP vigente así como las evidencias que respaldan su cumplimiento.

10 Avalar resultados y emitir recomendaciones para la mejora.


Avala el informe y las evidencias que respaldan el cumplimiento de metas establecidas en el PIDP vigente y emite recomendaciones para la mejora.

11 Elaborar, rubricar y firmar el acta de la reunión.


Elabora, rubrica y firma el acta de la reunión.


217


12 Entregar y presentar informe de cumplimiento de metas del PIDP y/o recomendaciones.


Entrega y presenta el informe de cumplimiento de metas del PIDP vigente ante la Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación.

13 Recibir informe de cumplimiento de metas del PIDP y recomendaciones para la mejora y aplicar.


Reciba el informe de cumplimiento de metas establecidas en el PIDP vigente y las recomendaciones para la mejora de la Comisión Institucional de Posgrado para su autorizar su implementación.


218

Proceso: Evaluación de Indicadores de Programas de Estudio de Posgrado


Definir el proceso para evaluar los indicadores de calidad de los Programas Educativos de Posgrado (PEP) que se imparten en las Divisiones Académicas de la UJAT.

II. Alcance

Aplica a todos los Programas Educativos de Posgrado que se imparten en las Divisiones Académicas de la UJAT.



• Mejora de los Programas de Estudio de Posgrado. • Autoevaluación de PEP.




VI. Documentos de referencia - Lineamientos Curriculares de los Estudios de Posgrado - Marco de Referencia del CONACYT


219


Tabasco. CIP Comisión Institucional de Posgrado. PEP Programas Educativos de Posgrado. DDA Director de División Académica de la Universidad Juárez

Autónoma de Tabasco. IPV Investigación, Posgrado y Vinculación. PIDP Plan Institucional de Desarrollo del Posgrado. PNPC Programa Nacional de Posgrado de Calidad. SIPYV Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación. CONACYT Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología.


220

Procedimiento 1: Evaluación de Indicadores de Programas de Estudio de Posgrado

EVALUACIÓN DE INDICADORES DE PROGRAMAS DE ESTUDIO DE POSGRADO

Director de Posgrado Jefe del Departamento de Planeación y Evaluación de Programas de Estudio



Inicio

1. Genera y entrega autoevaluación del PEP

2. Recibe, revisa y canaliza la autoevaluación del PEP

3. Recibe y verifica que la propuesta cumpla con los indicadores a evaluar y contenga las

evidencias correspondientes a cada indicador

¿Cumple?

4. Regresa el documento para que

sea completado

6. Envía autoevaluación a la

CIP

5. Recibe documento con observaciones y solventa las mismas enviando el

documento para su gestión

7. Recibe autoevaluación del PEP y analiza si los resultados del Programa son satisfactorios

8. Envía recomendaciones de

Plan de Mejora

11. Envía dictamen satisfactorio del PEP

9. Envía por oficio recomendaciones y solicitud de elaboración de Plan de Mejora

12. Envía por oficio con dictamen satisfactorio del PEP

10. Recibe oficio con dictamen, recomendaciones

y solicitud de Plan de Mejora del PEP

13. Recibe oficio con dictamen satisfactorio

Fin

No Sí

¿Cumple?

No

Sí


221

Desarrollo de actividades: Evaluación de Indicadores de Programas de Estudio de Posgrado Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios

1 Generar y entregar autoevaluación del PEP.


Genera el documento de autoevaluación y los medios de verificación correspondientes del Programa Educativo de Posgrado que se imparte en la División Académica a su cargo, con base en lo establecido al Reglamento de Estudios de Posgrado y al marco de referencia del PNPC del CONACYT vigentes y la envía en formato electrónico por oficio a la Dirección de Posgrado.

2 Recibir, revisar y canalizar la autoevaluación del PEP.


Recibe, revisa y canaliza al Jefe del Departamento de Planeación y Evaluación de Planes de Estudio de Posgrado la autoevaluación y los medios de verificación del Programa de Estudio de Posgrado para una revisión previa donde verifica que cumpla con lo establecido en el Reglamento de Estudios de Posgrado y al marco de referencia del PNPC del CONACYT vigentes.

3 Recibir y verificar que la propuesta cumpla con los indicadores a evaluar y contenga las evidencias correspondientes a cada indicador.

Jefe del Departamento de Planeación y Evaluación de Programas de Estudio de Posgrado.

Recibe y realiza una revisión previa a la evaluación de la Comisión de Posgrado para verificar que la autoevaluación y los medios de verificación cumplan con lo establecido en el Reglamento de Estudios de Posgrado y el marco de referencia del PNPC del CONACYT vigentes. Si cumple con el reglamento pasa al punto 6. No cumple pasa al punto 4.

4 Regresar el documento para que sea completado.


Si no cumple con lo establecido en el Reglamento de Estudios de Posgrado y el marco de referencia del PNPC del CONACYT vigentes se notifica a la División Académica correspondiente, a través de un oficio firmado por el Director de Posgrado y que lleva anexo el formato impreso con las observaciones correspondientes, que para que para que el Programa Educativo de Posgrado sea evaluado por la Comisión Institucional de Posgrado deberá solventar las observaciones.

5 Recibir documento con observaciones y solventar las mismas enviando el documento para su gestión.


Las observaciones correspondientes para que sean solventadas por el Comité Académico del Programa Educativo de Posgrado.

6 Enviar autoevaluación a la CIP.


Si cumple con lo establecido en el Reglamento de Estudios de Posgrado y el marco de referencia del PNPC del CONACYT vigentes convoca a la Comisión Institucional de Posgrado para llevar a cabo la evaluación plenaria.

7 Recibir autoevaluación del PEP y analizar si los resultados del Programa son satisfactorios.


Recibe y verifica el cumplimiento de los indicadores de calidad establecidos en el marco de referencia del Padrón Nacional de Posgrados de Calidad (PNPC) del CONACYT y en el Reglamento de Estudios de Posgrado. Si la propuesta cumple con los requisitos pasa al punto 11. No cumple pasa al punto 8.

8 Enviar recomendaciones de Plan de Mejora.


Si el Programa Educativo de Posgrado no cumple con los criterios de calidad institucionales y con el marco de referencia del PNPC del CONACYT, la Comisión Institucional de Posgrado vierte las recomendaciones pertinentes en el formato correspondiente y solicita la elaboración del Plan de Mejora del Programa, se elabora, rubrica y firma el acta por los asistentes a la reunión.


222


9 Enviar por oficio recomendaciones y solicitud de elaboración de Plan de Mejora.


Elabora y envía un oficio firmado por el Director de Posgrado donde notifica a la División Académica que la Comisión Institucional de Posgrado ha realizado recomendaciones y que deben ser solventadas, así como la solicitud de elaboración del Plan de Mejora del Programa. Se anexa al oficio el formato de recomendaciones con la rúbrica del Director de Posgrado.

10 Recibir oficio con dictamen, recomendaciones y solicitud de Plan de Mejora del PEP


Recibe oficio con dictamen, recomendaciones y solicitud de Plan de Mejora del PEP.

11 Enviar dictamen satisfactorio del PEP.


Si el Programa Educativo de Posgrado cumple con los criterios de calidad institucionales y con el marco de referencia del PNPC del CONACYT, el día de la reunión de la Comisión Institucional de Posgrado se elabora, rubrica y firma el acta donde se indica que se el Programa Educativo de Posgrado cuenta con resultados satisfactorios.

12 Enviar por oficio con dictamen satisfactorio del PEP.


Elabora y envía un oficio firmado por el Director de Posgrado donde notifica a la División Académica que la Comisión Institucional de Posgrado ha dictaminado que el Programa Educativo de Posgrado cumple con los indicadores de calidad.

13 Recibe oficio con dictamen satisfactorio


Reciba la notificación por parte de la Dirección de Posgrado de que la Comisión Institucional de Posgrado ha dictaminado que el Programa Educativo de Posgrado cumple con los indicadores de calidad.


223

Proceso: Evaluación de Propuestas Curriculares y Planes de Estudio de Posgrado


Definir el proceso para evaluar las propuestas curriculares y planes de estudio de posgrado elaborados por las Divisiones Académicas de la UJAT.

II. Alcance

Aplica a las propuestas curriculares para la impartición de Programas Educativos de Posgrado por Extensión en la UJAT y a los planes de estudio generados por las Divisiones Académicas.



• Propuestas Curriculares y Planes de Estudio de Programas Educativos de Posgrado.




VI. Documentos de referencia - Lineamientos Curriculares de los Estudios de Posgrado - Marco de Referencia del CONACYT


224



Autónoma de Tabasco. IPV Investigación, Posgrado y Vinculación. LCEP Lineamientos Curriculares de Estudios de Posgrado. PIDP Plan Institucional de Desarrollo del Posgrado. PNPC Programa Nacional de Posgrado de Calidad. PEPE Departamento de Planeación y Evaluación de Programas de

Estudio. SIPYV Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación. CONACYT Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología.


225

Procedimiento 1: Evaluación de Propuestas Curriculares y Planes de Estudio de Posgrado

EVALUACIÓN DE PROPUESTAS CURRICULARES Y PLANES DE ESTUDIO DE POSGRADO

Director de Posgrado Jefe del Departamento de Planeación y Evaluación de Programas de Estudio



Inicio

1. Genera y entrega propuesta de plan de

estudios

2. Recibe, revisa y canaliza propuesta de plan de estudios de la División Académica al Jefe de

Departamento de PEPE

3. Recibe y verifica que la propuesta cumpla la estructura de los LCEP

¿Cumple?

4. Regresa el documento indicándose

la necesidad de cambios

6. Envía propuesta de aprobación a

CIP5. Recibe propuesta con observaciones para ser solventadas, realiza los

cambios 7. Recibe y verifica que la propuesta cumpla la estructura de

los LCEP y otros criterios

8. Genera formato de observaciones y envía

para solventar

11. Aprueba la propuesta curricular y notifica

9. Envía oficio con formato de observaciones para solventar

12. Recibe propuesta aprobada del Plan de Estudios de Posgrado y envía a la División

para su gestión final ante los Consejos

10. Recibe oficio con observaciones para

solventar

13. Recibe notificación y realiza las gestiones

establecidas

Fin

No Sí

¿Cumple?

No

Sí


226

Desarrollo de actividades: Evaluación de Propuestas Curriculares y Planes de Estudio de Posgrado Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios

1 Generar y entregar propuesta de plan de estudios.


Genera la propuesta curricular o el plan de estudio de Programas Educativos de Posgrado (reestructuración o creación) que desea implementar en la División Académica a su cargo, con base en los Lineamientos Curriculares de Estudios de Posgrado y al Reglamento de Estudios de Posgrado vigentes y la envía en formato electrónico por oficio a la Dirección de Posgrado.

2 Recibir, revisar y canalizar propuesta de plan de estudios de la División Académica al Jefe de Departamento de PEP.


Recibe, revisa y canaliza al Jefe del Departamento de Planeación y Evaluación de Planes de Estudio de Posgrado la propuesta curricular o el plan de estudio para una revisión previa donde verifica que cumpla con lo establecido en los Lineamientos Curriculares de Estudios de Posgrado y el Reglamento de Estudios de Posgrado vigentes.

3 Recibir y verificar que la propuesta cumpla la estructura de los LCEP.


Recibe y realiza una revisión previa a la evaluación de la Comisión de Posgrado para verificar que la propuesta curricular o el plan de estudio cumplan con lo establecido en los Lineamientos Curriculares de Estudios de Posgrado y el Reglamento de Estudios de Posgrado vigentes. Si cumple con el reglamento pasa al punto 6. No cumple pasa al punto 4.

4 Regresar el documento indicándose la necesidad de cambios.


Si no cumple con lo establecido en los Lineamientos Curriculares de Estudios de Posgrado y el Reglamento de Estudios de Posgrado vigentes se regresa el documento a la División Académica correspondiente, notificándole a través de un oficio firmado por el Director de Posgrado y que lleva anexo el formato con las observaciones correspondientes, que para que la propuesta curricular o el plan de estudios sea turnado a la Comisión Institucional de Posgrado deberá solventar las observaciones.

5 Recibir propuesta con observaciones para ser solventadas, realizar los cambios.


Recibe la propuesta curricular o el plan de estudio con las observaciones correspondientes para que sean solventadas por la Comisión responsable.

6 Enviar propuesta de aprobación a la CIP.


Si cumple con lo establecido en los Lineamientos Curriculares de Estudios de Posgrado y el Reglamento de Estudios de Posgrado vigentes canaliza en formato electrónico la propuesta curricular o el plan de estudio a la Comisión Institucional de Posgrado para su evaluación a través de un oficio firmado por el Director de Posgrado donde se indica la fecha en la que se debe llevar a cabo la reunión donde se emitirá el dictamen correspondiente.

7 Recibir y verificar que la propuesta cumpla la estructura de los LCEP y otros criterios.


Recibe y verifica que la propuesta curricular o el plan de estudio cumplan con lo establecido en los Lineamientos Curriculares de Estudios de Posgrado y el Reglamento de Estudios de Posgrado vigentes, así como lo establecido en el marco de referencia del Padrón Nacional de Posgrados de Calidad (PNPC) del CONACYT. Si la propuesta cumple con los requisitos pasa al punto 11. No cumple pasa al punto 8.

8 Generar formato de observaciones y enviar para su solventar.


Si la propuesta curricular o el plan de estudios no cumplen con los criterios institucionales o con el marco de referencia del PNPC del CONACYT, el día de la reunión de la Comisión Institucional de Posgrado se vierten las observaciones en el formato correspondiente, se elabora, rubrica y firma el acta por los asistentes a la reunión.



227

9 Enviar oficio con formato de observaciones para solventar.


Elabora y envía un oficio firmado por el Director de Posgrado donde notifica a la División Académica que la Comisión Institucional de Posgrado ha realizado observaciones a la propuesta curricular o plan de estudio y que deben ser solventadas. Se anexa al oficio el formato de observaciones con la rúbrica del Director de Posgrado.

10 Recibir oficio con observaciones para solventar.


Recibe oficio con observaciones para solventar.

11 Aprobar propuesta curricular y notificar


Si la propuesta curricular o el plan de estudios cumplen con los criterios institucionales y con el marco de referencia del PNPC del CONACYT, el día de la reunión de la Comisión Institucional de Posgrado se elabora, rubrica y firma el acta donde se indica que ha sido aprobado.

12 Recibir propuesta aprobada del Plan de Estudios de Posgrado y enviar a la División para su gestión final ante los Consejos.


Elabora y envía un oficio firmado por el Director de Posgrado donde notifica a la División Académica que la Comisión Institucional de Posgrado ha aprobado la propuesta curricular o el plan de estudio y que puede ser presentado ante el Consejo Técnico.

13 Recibir notificación y realizar las gestiones establecidas.


Recibe la notificación por parte de la Dirección de Posgrado de que la propuesta curricular o el plan de estudio se aprobó por la Comisión Institucional de Posgrado y realiza la gestión ante el Consejo Técnico.


228

Proceso: Seguimiento de Egresados de Posgrado


Definir el proceso para realizar el Seguimiento de Egresados de Posgrado de la UJAT.

II. Alcance

Aplica al seguimiento de egresados de posgrado que se realice a los programas de posgrado que imparten las Divisiones Académicas de la UJAT.



• Seguimiento de Egresados de Posgrado.




VI. Documentos de referencia - Lineamientos Curriculares de los Estudios de Posgrado - Programa Institucional de Seguimiento de Egresados de Posgrado.


229

VII. Siglas

DI Dirección de Investigación. DP Dirección de Posgrado. PI Profesor Investigador. DA División Académica de la Universidad Juárez Autónoma de


Autónoma de Tabasco. IPV Investigación, Posgrado y Vinculación. LCEP Lineamientos Curriculares de Estudios de Posgrado. PIDP Plan Institucional de Desarrollo del Posgrado. SIPYV Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación.


230

Procedimiento 1: Seguimiento de Egresados de Posgrado

SEGUIMIENTO DE EGRESADOS DE POSGRADO

Director de PosgradoJefe de Departamento de Servicios al Estudiante de

Posgrado

Comisión Institucional de Seguimiento de

Egresados de Posgrado


y VinculaciónDivisiones Académicas

2. Recibe, revisa y canaliza el reporte al Jefe

de Departamento de Servicios al Estudiante

1. Realizan el seguimiento de

egresados y entrega reporte

Inicio

Sí

No

6. Registra reporte y lo entrega a la Comisión Institucional de Seguimiento de Egresados

¿Cumple?

4. Envía reporte con observaciones detectadas

3. Recibe y revisan el reporte de seguimiento de egresados

5. Recibe reporte con observaciones para ser solventadas, realiza los

cambios

7. Recibe reporte, evalúa resultados y entrega

informes con recomendaciones

8. Recibe y toma decisiones para la

mejora de los planes de estudio de posgrado

9. Recibe y entrega nuevos lineamientos para seguimiento de egresados a Divisiones Académicas

10. Reciben nuevos lineamientos y los

incorporan a los planes de estudio

Fin


231

Desarrollo de actividades: Seguimiento de Egresados de Posgrado Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios

1 Realizar el seguimiento de egresados y entregar reporte.

Divisiones Académicas.

Realizan el seguimiento de egresados conforme a la metodología establecida en el documento del Programa Institucional de Seguimiento de Egresados de Posgrado y emiten un reporte de los hallazgos encontrados en el formato de “Reporte de Estudio de Seguimiento de Egresados de Posgrado”, a la Dirección de Posgrado.

2 Recibir, revisar y canalizar el reporte al Jefe de Departamento de Servicios al Estudiante.


Recibe, revisa y canaliza el reporte de seguimiento de egresados al Jefe del Departamento de Servicios al Estudiante de Posgrado para revisión de la implementación de la metodología establecida.

3 Recibir y revisar el reporte de seguimiento de egresados.

Jefe de Departamento de Servicios al Estudiante de Posgrado.

Recibe el “Reporte de Seguimiento de Egresados de Posgrado”, enviado por la Dirección de Posgrado, revisa que cumpla con los lineamientos establecidos en el Programa Institucional de Seguimiento de Egresados. Si cumple pasa al punto7. No cumple pasa al punto 4.

4 Enviar reporte con observaciones detectadas.


Envía reporte de seguimiento de egresados, que no cumplan con la metodología establecida, con observaciones, a las Divisiones Académicas para ser corregidas y realizar los cambios pertinentes.

5 Recibir reporte con observaciones para ser solventadas, realizar los cambios.


Reciben los reportes de seguimiento de egresados que no cumplen con la metodología establecida para tal fin en el Programa Institucional de Seguimiento de Egresados, con observaciones, enviados por el Jefe del Departamento de Servicios al Estudiante de Posgrado, para ser corregido y enviado nuevamente al Director de Posgrado.

6 Registrar reporte y entregar a la Comisión Institucional de Seguimiento de Egresados.


Registra el “Reporte de Estudio de Seguimiento de Egresados de Posgrado, enviado por el Director de Posgrado y lo entrega a la Comisión Institucional de Seguimiento de Egresados.

7 Recibir reporte, evaluar resultados y entregar informes con recomendaciones.

Comisión Institucional de Seguimiento de Egresados de Posgrado.

Recibe el reporte de seguimiento de egresados de posgrado, enviado por el Jefe del Departamento de Servicios al Estudiante de Posgrado, para evaluación de resultados y entrega informes con recomendaciones al Secretario de Investigación, Posgrado y Vinculación para la toma de decisiones.

8 Recibir y tomar decisiones para la mejora de los planes de estudio de posgrado.


Recibe el informe con recomendaciones, enviado por la Comisión Institucional de Seguimiento de Egresados de Posgrado, y toma decisiones para la mejora de los planes de estudio de posgrado, a través del establecimiento de nuevas disposiciones para la elaboración y reestructuración de dichos planes. Entrega las nuevas disposiciones al Director de Posgrado.

9 Recibir y entregar nuevos lineamientos para seguimiento de egresados a Divisiones Académicas.

Director de Posgrado y Jefe del Departamento de Servicios al Estudiante de Posgrado.

Recibe y entrega nuevos lineamientos para el seguimiento de egresados a las Divisiones Académicas.

10 Recibir nuevos lineamientos e incorporar a los planes de estudio.


Reciben nuevos lineamientos para el estudio de seguimiento de egresados, enviados por la Dirección de Posgrado, como resultado del análisis de los estudios de egresados por la Comisión Institucional de Seguimiento de Egresados y los incorpora a los planes de estudio de posgrado.


232

Proceso: Tutorías de Estudiantes de Posgrado


Definir el proceso para realizar la tutoría a estudiantes de posgrado en la UJAT.

II. Alcance

Aplica a la tutoría que se realiza a estudiantes en el nivel de posgrado en las Divisiones Académicas de la UJAT.



• Informe de las acciones de la tutoría, elaborado por el Comité Académico de Posgrado de la División Académica.

V. Normatividad




VI. Documentos de referencia - Programa Institucional de Tutorías de Posgrado. - Instrumento de Evaluación para el Tutorado. - Instrumento de Evaluación para el Tutor.


233


Tabasco. DDA Director de División Académica de la Universidad Juárez

Autónoma de Tabasco. IPV Investigación, Posgrado y Vinculación. PIDP Plan Institucional de Desarrollo del Posgrado. SIPYV Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación.


234

Procedimiento 1: Tutorías de Estudiantes de Posgrado

PROGRAMA INSTITUCIONAL DE TUTORÍAS DE POSGRADO

Comisión Institucional de Tutorías de PosgradoDirector de Posgrado

Jefe de Departamento de Servicios al Estudiante de

Posgrado

Secretario de Investigación, Posgrado y VinculaciónDivisiones Académicas

Inicio

1. Realizan la tutoría y entregan reporte

2. Recibe, revisa y canaliza el reporte al Jefe de Departamento

de Servicios al Estudiante

3. Recibe y revisa el reporte de tutorías

5. Recibe reporte con observaciones para ser solventadas, realiza los

cambios

6. Registra reporte y lo entrega a la Comisión Institucional de

Tutoría de Posgrado

Sí

No

4. Envía reporte con observaciones detectadas

¿Cumple?

8. Recibe y toma decisiones para la mejora del programa

institucional de tutorías de posgrado

7. Recibe reporte, evalúa resultados y entrega informes con

recomendaciones

9. Reciben y entregan nuevos lineamientos para la realización de la tutoría a Divisiones Académicas

10. Reciben nuevos lineamientos y los

incorporan en el programa de tutorías

Fin

11. Vigila la acción tutoral, a través del registro actualizado de tutores y

tutorados

¿Cumple?

14. Registra el cumplimiento de la acción tutoral

12. Notifica el incumplimiento de la acción

tutoral13. Recibe notificación de

incumplimiento de la acción tutoral y corrige

No

Sí


235

Desarrollo de actividades: Tutorías de Estudiantes de Posgrado Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios

1 Realizar la tutoría y entregar reporte.


Realizan la tutoría conforme a la metodología establecida en el documento del Programa Institucional de Tutorías de Posgrado y emiten un reporte de los hallazgos encontrados en el formato de “Reporte General Semestral de Tutorías de Posgrado”, a la Dirección de Posgrado, al final de cada ciclo escolar.

2 Recibir, revisar y canalizar el reporte al Jefe de Departamento de Servicios al Estudiante.


Recibe, revisa y canaliza el reporte de tutoría al Jefe del Departamento de Servicios al Estudiante de Posgrado para revisión de la implementación de la metodología establecida en el “Programa Institucional de Tutorías de Posgrado”.

3 Recibir y revisar el reporte de tutorías.


Recibe y revisa el reporte de tutorías, enviado por la Dirección de Posgrado, que cumpla con los lineamientos establecidos en el “Programa Institucional de Tutorías de Posgrado”. Si cumple los lineamientos pasa al punto 6. No cumple pasa al punto 4.

4 Enviar reporte con observaciones detectadas.


Envía reporte de tutorías de posgrado, que no cumplan con la metodología establecida, con observaciones, a las Divisiones Académicas para ser corregidas y realizar los cambios pertinentes.

5 Recibir reporte con observaciones para ser solventadas, realizar los cambios.


Reciben los reportes de tutorías que no cumplen con la metodología establecida para tal fin en el “Programa Institucional de Tutorías de Posgrado”, con observaciones, enviados por el Jefe del Departamento de Servicios al Estudiante de Posgrado, para ser corregidos y enviados nuevamente al Director de Posgrado.

6 Registrar reporte y entregar a la Comisión Institucional de Tutoría de Posgrado.


Registra el reporte de tutorías, enviado por el Director de Posgrado y lo entrega a la Comisión Institucional de Tutorías de Posgrado.

7 Recibir reporte, evaluar resultados y entregar informes con recomendaciones.

Comisión Institucional de Tutorías de Posgrado.

Recibe el reporte de tutorías de posgrado, enviado por el Jefe del Departamento de Servicios al Estudiante de Posgrado, para evaluación de resultados y entrega informes con recomendaciones al Secretario de Investigación, Posgrado y Vinculación para la toma de decisiones.

8 Recibir y tomar decisiones para la mejora del programa institucional de tutorías de posgrado.


Recibe el informe con recomendaciones, enviado por la Comisión Institucional de Tutorías de Posgrado, y toma decisiones para la mejora del Programa Institucional de Tutorías de posgrado, a través del establecimiento de nuevas disposiciones para la realización del proceso de la tutoría. Entrega las nuevas disposiciones al Director de Posgrado.

9 Recibir y entregar nuevos lineamientos para la realización de la tutoría a Divisiones Académicas.

Director de Posgrado y Jefe del Departamento de Servicios al Estudiante de Posgrado.

Reciben y entregan las nuevas disposiciones para la realización del proceso de la tutoría a las Divisiones Académicas.

10 Recibir nuevos lineamientos e incorporar en el programa de tutorías.


Reciben nuevos procedimientos para la realización del proceso de tutorías, enviados por la Dirección de Posgrado, como resultado del análisis de los reportes de la tutoría por la Comisión Institucional de Tutorías de Posgrado y los incorpora al proceso de tutorías de posgrado.



236

11 Vigilar la acción tutoral, a través del registro actualizado de tutores y tutorados.


Vigila la acción tutoral que se realiza en las Divisiones Académicas a través del registro actualizado de tutores y tutorados en el Sistema de Seguimiento de Tutorías de Posgrado. Si cumple los lineamientos pasa al punto 14. No cumple pasa al punto 12.

12 Notificar el incumplimiento de la acción tutoral.


Notifica a las Divisiones Académicas el incumplimiento de la acción de la tutoría, en el caso que se detecten ausencias de la acción tutoral, para su corrección.

13 Recibir notificación de incumplimiento de la acción tutoral y corregir.


Reciben notificación de incumplimiento de la acción tutoral en sus programas de posgrado, corrigen.

14 Registrar el cumplimiento de la acción tutoral.


Registra el cumplimiento de la acción de la tutoría en las Divisiones Académicas.


237

Proceso: Movilidad y Productividad


Definir el proceso para realizar el otorgamiento de apoyos económicos para la Movilidad de Estudiantes de Posgrado de la UJAT y la Productividad del Estudiante de Posgrado.

II. Alcance

Aplica para la gestión de los apoyos económicos que se otorguen a los estudiantes y egresados de posgrado de la UJAT, para participar en estancias de investigación y/o presentar ponencias en congresos.



• Solicitudes de apoyos económicos de los estudiantes de posgrado para participar en estancias de investigación y/o presentar ponencias en congresos.

V. Normatividad




VI. Documentos de referencia - Lista de Documentos Probatorios anexo al Formato de Solicitud de Apoyo

para Estudiantes de Posgrado F-DP-21.


238



Autónoma de Tabasco. IPV Investigación, Posgrado y Vinculación. PIFI Programa Integral de Fortalecimiento Institucional. PIDP Plan Institucional de Desarrollo del Posgrado. SIPYV Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación.


239

Procedimiento 1: Movilidad y Productividad

FORTALECIMIENTO DE LA MOVILIDAD Y PRODUCTIVIDAD DEL ESTUDIANTE DE POSGRADO


Coordinador Administrativo

Director de Posgrado


y Vinculación

Coordinador de Planeación y Evaluación


PosgradoEstudianteDivisiones

Académicas

3. Recibe, revisa, autoriza montos y envía al Director de Posgrado

5. Recibe y revisa la solicitud

4. Recibe, revisa y canaliza la solicitud al Jefe de Departamento

de Servicios al Estudiante

Inicio

1. Reciben de los estudiantes las solicitudes y las

entregan al Secretario de Investigación,

Posgrado y Vinculación para su gestión

2. Recibe, revisa, aprueba la solicitud y la envía al Coordinador de Planeación y Evaluación

Sí

No

¿Cumple?

6. Notifica a Divisiones que no cumple

requisitos

8. Registra la solicitud y la entrega a la Coordinación

Administrativa

7. Recibe solicitud con observaciones para ser solventadas, realiza los

cambios

10. Recibe la solicitud, elabora el cheque y notifica a


9. Recibe la solicitud y la envía a la Secretaría

de Finanzas para obtener el recurso


240

Página 2 FORTALECIMIENTO DE LA MOVILIDAD Y PRODUCTIVIDAD DEL ESTUDIANTE DE POSGRADO

EstudianteSecretaría de

FinanzasCoordinador Administrativo


Posgrado

Director de Posgrado

Coordinador de Planeación y Evaluación


Divisiones Académicas

12. Notifica al Director de Posgrado si el cheque está

a su nombre

11. Recibe notificación de cheque

13. Recibe notificación, se presenta en Secretaría de

Finanzas, recibe cheque, lo cambia y entrega efectivo a la


16. Notifica al estudiante si el cheque está a su nombre

17. Recibe notificación, se presenta en la

Secretaría de Finanzas y recibe el cheque

18. Entrega informe de movilidad o congreso a

la Coordinación Administrativa y a la

Dirección de Posgrado

14. Recibe el efectivo y avisa al estudiante se presente en

la Coordinación Administrativa para entregarle el apoyo 15. Recibe el

efectivo en la Coordinación Administrativa

¿Entrega a?

Director

Estudiante

1

1

19. Recibe informe de comprobación de gastos y lo

registra

21. Recibe informe de actividades y lo registra

Fin

20. Recibe informe de actividades y lo

canaliza al Departamento de

Servicios al Estudiante de Posgrado


241

Desarrollo de actividades: Movilidad y Productividad Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios

1 Recibir de los estudiantes las solicitudes y entregar al Secretario de Investigación, Posgrado y Vinculación para su gestión.


Reciben de los estudiantes de posgrado las solicitudes de apoyo para movilidad y/o presentación de ponencias en eventos académicos y las entregan al Secretario de Investigación, Posgrado y Vinculación.

2 Recibir, revisar y aprobar la solicitud y enviar al Coordinador de Planeación y Evaluación.


Recibe, revisa, aprueba la solicitud y la envía al Coordinador de Planeación y Evaluación para análisis y autorización de montos.

3 Recibir, revisar, autorizar montos y enviar al Director de Posgrado.

Coordinador de Planeación y Evaluación.

Recibe, revisa, autoriza montos de la solicitud y la envía al Director de Posgrado para continuar el trámite.

4 Recibir, revisar y canalizar la solicitud al Jefe de Departamento de Servicios al Estudiante.


Recibe, revisa y canaliza la solicitud de apoyo para movilidad y presentación de ponencias en eventos académicos de estudiantes de posgrado, al Jefe del Departamento de Servicios al Estudiante de Posgrado para revisión de los requisitos establecidos y el trámite correspondiente.

5 Recibir y revisar la solicitud.


Recibe y revisa la solicitud de apoyo para movilidad y/o presentación de ponencias en eventos académicos, enviado por el Director de Posgrado, que cumpla con los requisitos establecidos en la lista de Documentos Comprobatorios del Formato de Solicitud de Apoyo para Estudiantes de Posgrado F-DP-21. Si cumple los requisitos pasa al punto 8. No cumple pasa al punto 6.

6 Notificar a Divisiones que no cumple requisitos.


Notifica a los Directores de Divisiones Académicas acerca de las solicitudes de apoyo que no cumplan con los requisitos establecidos en la lista de Documentos Comprobatorios del Formato de Solicitud de Apoyo para Estudiantes de Posgrado F-DP-21, para su complementación.

7 Recibir solicitud con observaciones para ser solventadas, realizar los cambios.


Reciben notificación de incumplimientos de los requisitos de las solicitudes, las complementan y envían las correcciones al Director de Posgrado.

8 Registrar la solicitud y entregar a la Coordinación Administrativa.


Registra la solicitud en la base de datos electrónica, una vez validado el cumplimiento de los requisitos y la envía a la Coordinación Administrativa de la Secretaría para el trámite del recurso.

9 Recibir la solicitud y enviar a la Secretaría de Finanzas para obtener el recurso.

Coordinador Administrativo.

Recibe la solicitud de apoyo con las correcciones, complementaciones o requisitos incumplido identificados y corregidos y envía al Secretario de Finanzas para solicitar la gestión y entrega del recurso solicitado.

10 Recibir la solicitud, elaborar el cheque y notificar a Coordinación Administrativa.


Recibe la solicitud de apoyo, elabora el cheque y notifica al Coordinador Administrativo de la Secretaría.

11 Recibir notificación de que salió el cheque.


Recibe la notificación de la Secretaría de Finanzas, informándole que el cheque está elaborado. Si el cheque salió a nombre del estudiante pasa al punto 15. Si el cheque salió a nombre del Director de Posgrado pasa al punto 12.


242


12 Notificar al Director de Posgrado si el cheque está a su nombre.


Notifica al Director de Posgrado, si el cheque está a su nombre, para que pase a la Secretaría de Finanzas a recibir el cheque.

13 Recibir notificación, presentarse en Secretaría de Finanzas, recibir cheque, cambiarlo y entregar efectivo a la Coordinación Administrativa.


Recibe notificación, si el cheque está a su nombre, se presenta en la Secretaría de Finanzas, recibe el cheque, lo cambia y entrega el efectivo a la Coordinación Administrativa.

14 Recibir el efectivo y avisar al estudiante que se presente en la Coordinación Administrativa para entregarle el apoyo.


Recibe el efectivo entregado por el Director de Posgrado y avisa al estudiante para que se presente en esa Coordinación para entregarle el apoyo.

15 Recibir el efectivo en la Coordinación Administrativa.

Estudiante. Recibe el efectivo en la Coordinación Administrativa. Continúa en el punto 18.

16 Notificar al estudiante si el cheque está a su nombre.


Notifica al Estudiante si el cheque está a su nombre para que se presente en la Secretaría de Finanzas a recibir el cheque.

17 Recibir notificación, presentarse en la Secretaría de Finanzas y recibir el cheque.

Estudiante. Recibe notificación y se presenta en la Secretaría de Finanzas, si el cheque está a su nombre, para recibir el apoyo en efectivo.

18 Entrega informe de movilidad o congreso a la Coordinación Administrativa y a la Dirección de Posgrado.

Estudiante. Entrega un informe de comprobación de gastos de movilidad o congreso al Coordinador Administrativo y un informe de actividades al Director de Posgrado.

19 Recibir informe de comprobación de gastos y registrar.


Recibe informe de comprobación de gastos del estudiante y lo registra.

20 Recibir informe de actividades y canalizar al Departamento de Servicios al Estudiante de Posgrado.


Recibe informe de actividades en el Formato de Informe Técnico F-DP-16 y lo canaliza al Jefe del Departamento de Servicios al Estudiante de Posgrado.

21 Recibir informe de actividades y registrar.


Recibe el informe de actividades y lo registra.


243

Proceso: Premio Institucional a la Mejor Tesis


Describir las actividades, criterios y lineamientos necesarias para el desarrollo de la convocatoria para la selección de galardonados en el proceso para el premio institucional a la mejor tesis.

II. Alcance

Inicia por la revisión y actualización de las bases de la convocatoria; la gestión necesaria para la obtención de los recursos; la evaluación, análisis y determinación de la mejor tesis, hasta el evento de premiación.



• Convocatoria a Premio a la Mejor Tesis.

V. Normatividad




VI. Documentos de referencia - Ficha de Entrega de Documentos F-DP-18. - Formato de Solicitud de Inscripción F-DP-17. - Formato evaluación F-DP-19. - Carta Declaración de Imparcialidad y Confidencialidad F-SP-20.

VII. Siglas


244

DI Dirección de Investigación. DP Dirección de Posgrado. PI Profesor Investigador. DA División Académica de la Universidad Juárez Autónoma de


Autónoma de Tabasco. IPV Investigación, Posgrado y Vinculación. PIFI Programa Integral de Fortalecimiento Institucional. PIDP Plan Institucional de Desarrollo del Posgrado. DFPB Departamento de Fomento del Posgrado y Becas. PIMT Premio Institucional a la Mejor Tesis. SIPYV Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación.


245

Procedimiento 1: Premio Institucional a la Mejor Tesis

PREMIO INSTITUCIONAL A LA MEJOR TESIS

Director de Posgrado Secretario de Investigación, Posgrado y Vinculación

Divisiones Académicas

Coordinación Administrativa de la

SIPYV

Jefe de Departamento de Posgrado y Becas

Inicio

1. Presenta propuesta de convocatoria y envía a Director

2. Recibe propuesta de convocatoria y realiza análisis

de procedencia

¿Procede?

3. Identifica modificaciones e

indica su realización

5. Aprueba convocatoria y envía para revisión

No

4. Recibe correcciones y aplica, enviando nuevamente

6. Recibe propuesta de convocatoria y realiza análisis

de procedencia

Sí

¿Procede?

7. Identifica modificaciones e indica su realización y envia

No

9. Aprueba convocatoria y envía para el diseño

del cartel

Sí

8. Recibe correcciones y aplica enviando nuevamente

10. Recibe y solicita el diseño del cartel


246

Página 2



SIPYVDivisiones Académicas


y Vinculación Director de PosgradoJefe de Departamento

de Posgrado y Becas

11. Recibe propuesta de cartel y realiza análisis de

procedencia

¿Procede?

12. Determina cambios y hace la

indicación de aplicar

13. Recibe original de cartel y envía

provider para impresión

No

Sí

14. Recibe impresión del cartel para entrega

Divisiones Académicas y Divulgación

15. Reciben cartel y realizan acopio de

documentos validan expedientes y

envían a la Secretaria de Investigación Posgrado y

Vinculación

16. Recibe expedientes y canaliza

a Departamento de Posgrado y Becas


247

Página 3






de Posgrado y Becas

17. Recibe expedientes, valida cumplimiento de

requisitos

¿Completa?

18. Informa de incumplimiento de

requisitos y devuelve a la División académica

19. Prepara expedientes y envía a la Dirección de

Posgrado

20. Recibe expedientes,base de datos y conforma

Comité Técnico

21. Reciben expedientes y envían listado de posibles evaluadores para su participación al Jefe del Departamento de Posgrado y Becas

22. Recibe listado de posibles evaluadores e invita a participar

23. Convoca a evaluadores y recibe aceptación o

rechazo hasta conformar el grupo de evaluadores

determinado

24. Envía por expediente en electrónico y

documentos por paquetería

25. Solicita a Grupo de Evaluadores de acuerdo a

fechas establecidas el resultado de la evaluación

Fin de proceso

No

Sí


248

Página 4 PREMIO INSTITUCIONAL A LA MEJOR TESIS





de Posgrado y Becas

26. Recibe evaluaciones y captura para enviar resultados al Comité

Técnico

27. Reciben resultados de las evaluaciones y dictaminan ganadores generando Acta de Resolución de Premiación y envía para su gestión al Jefe

del Departamento de Posgrado y Becas

28. Recibe Acta de Resolución del Comité Técnico y notifica a los premiados, genera lista

para la Coordinación Administrativa para el pago

29. Integra en el Libro de Foja los resultados de los ganadores asignando folio

para generación de constancia y prepara evento de premiación 30. Recibe lista de

seleccionados y gestiona y entrega recursos a los

ganadores

Fin


249

Desarrollo de actividades: Premio Institucional a la Mejor Tesis Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios

1 Presentar propuesta de convocatoria y enviar a Director.

Jefe de Departamento de Posgrado y Becas.

Elabora propuesta de bases, fechas para la convocatoria y envía al Director de posgrado para analizar su procedencia.

2 Recibir propuesta de convocatoria y realizar análisis de procedencia.


Recibe del Jefe del Departamento de Fomento del Posgrado y Becas las bases y analiza su procedencia y envía al Secretario de Investigación, Posgrado y Vinculación para su análisis de procedencia. Si la propuesta procede pasa al punto 5. No procede pasa al punto 3.

3 Identificar modificaciones e indicar su realización.


Señala, si no procede la propuesta, las modificaciones y envía al Jefe del Departamento de Fomento del Posgrado y Becas para su aplicación.

4 Recibir correcciones y aplicar, enviar nuevamente.


Recibe señalamiento de modificaciones y envía nuevamente al Director de Posgrado.

5 Aprobar la convocatoria y enviar para revisión.


Valida las bases de la convocatoria y envía al Secretario de Investigación, Posgrado y Vinculación para revisión (cuando son aprobadas).

6 Recibir propuesta de convocatoria y realizar análisis de procedencia.


Recibe propuesta de convocatoria y realiza el análisis de procedencia. Si la propuesta procede pasa al punto 9. No procede pasa al punto 7.

7 Identificar modificaciones e indicar su realización y enviar.


Si no procede la propuesta señala las modificaciones y envía al Director de Posgrado y Becas.

8 Recibir correcciones y aplicar, enviar nuevamente.


Recibe señalamiento de modificaciones y envía al Jefe del Departamento de Fomento del Posgrado y Becas

9 Aprobar convocatoria y enviar para el diseño del cartel.


Validación de la propuesta de bases de la convocatoria y envía para el diseño del cartel.

10 Recibir y solicitar el diseño del cartel.


Recibe la validación de la convocatoria y solicita el diseño del cartel.

11 Recibir propuesta de cartel y realizar análisis de procedencia.


Recibe original del diseño del cartel y realiza el análisis de procedencia. Si la propuesta procede pasa al punto 13. No procede pasa al punto 12.

12 Determinar cambios y hacer la indicación de aplicar.


Si no procede señala las modificaciones para su realización.

13 Recibir original de cartel y envía proveedor para impresión.


Envía el cartel al proveedor para su realización.

14 Recibir impresión del cartel para entregar a Divisiones Académicas y Divulgación.


Recibe impresión del cartel y entrega a las Divisiones Académicas.



250

15 Recibir cartel y realizar acopio de documentos que validan expedientes y enviar a la Secretaria de Investigación Posgrado y Vinculación.


Reciben el cartel y realizan difusión para posteriormente recibir los expedientes y verificar que estén completos los documentos solicitados para enviarlos a la Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación.

16 Recibir expedientes y canalizar a Departamento de Posgrado y Becas.


Recibe expedientes y canaliza a la Dirección de Posgrado y de Becas.

17 Recibir expedientes, validar cumplimiento de requisitos.


Recibir expedientes y validar el cumplimiento de los requisitos. Si cumple con los requisitos pasa al punto 19. No cumple pasa al punto 18.

18 Informar de incumplimiento de requisitos y devolver a la División Académica.


Si no procede informa del incumplimiento al Director de Posgrado y a las Divisiones Académicas y devuelve expedientes Fin de Proceso.

19 Preparar expedientes y enviar a la Dirección de Posgrado.


Realiza una base de datos con la información completa de todos los participantes y envía al Director de Posgrado.

20 Recibir expedientes, base de datos y conformar Comité Técnico.


Recibir expedientes, base de datos y conformar Comité Técnico.

21 Recibir expedientes y enviar listado de posibles evaluadores para su participación al Jefe del Departamento de Posgrado y Becas.

Secretario de Investigación, Posgrado y Vinculación. Director de Posgrado. Directores de Divisiones Académicas.

Reciben expedientes, validan base de datos y realizan la propuesta de profesores que fungirán como evaluadores de los trabajos de tesis al Jefe del Departamento del Fomento al Posgrado y Becas.

22 Recibir listado de posibles evaluadores e invitar a participar.


Recibe propuesta de profesores que fungirán como evaluadores de los trabajos de tesis.

23 Convocar a evaluadores y recibir aceptación o rechazo hasta conformar el grupo de evaluadores determinado.


Convoca a los profesores vía correo electrónico, teléfono y confirma la aceptación o rechazo de participación hasta conformar el grupo de evaluadores.

24 Enviar por expediente en electrónico y documentos por paquetería.


Envía expedientes vía correo electrónico y paquetería a los evaluadores de acuerdo al área de conocimiento para su evaluación.

25 Solicitar a Grupo de Evaluadores de acuerdo a fechas establecidas el resultado de la evaluación.


Solicita vía correo electrónico y paquetería al grupo de profesores evaluadores de acuerdo a las fechas establecidas el resultado de la evaluación.

26 Recibir evaluaciones y capturarla para enviar resultados al Comité Técnico.


Recibe las evaluaciones vía correo electrónico y paquetería para entregar al Comité Técnico.



251

27 Recibir resultados de las evaluaciones y dictaminar ganadores generando Acta de Resolución de Premiación y enviar para su gestión al Jefe del Departamento de Posgrado y Becas.

Secretario de Investigación, Posgrado y Vinculación. Director de Posgrado. Directores de Divisiones Académicas.

Reciben los resultados de las evaluaciones y dictaminan, generando el acta de resolución de la premiación y envía para la gestión al Jefe del Departamento del Fomento al Posgrado y Becas.

28 Recibir Acta de Resolución del Comité Técnico y notificar a los premiados, generar lista para la Coordinación Administrativa para el pago.


Recibe acta der resolución del Comité Técnico y leva a acabo la notificación a los galardonados y genera la lista para la gestión de los recursos económicos ante la Coordinación Administrativa.

29 Integrar en el Libro de Foja los resultados de los ganadores asignando folio para generación de constancia y preparar evento de premiación.


Integra el libro de foja los resultados de los galardonados asignando el folio correspondiente para la generación de la constancia, prepara el evento de premiación y envía lista de ganadores a la coordinación administrativa de la SIPYV para el pago correspondiente.

30 Recibir lista de seleccionados, gestionar y entregar recursos a los ganadores.

Coordinación Administrativa de la SIPYV.

Recibe lista de los ganadores al PIMT y entrega los recursos económicos.


252

Proceso: Programa Institucional de Superación Académica


Definir el proceso que se realiza para la emisión del Programa Institucional de Superación Académica (PISA).

II. Alcance

Aplica para la emisión de Convocatorias, gestiones y validación de las solicitudes recepcionadas en el Programa Institucional de Superación Académica.



• Necesidades de Formación y Actualización de Profesores Investigadores y Egresados.

• Habilitación de Profesores Investigadores y Egresados. • Convocatoria del Programa Institucional de Superación Académica.




VI. Documentos de referencia - Convocatoria. - Lineamientos y criterios de Evaluación. - Formato de Solicitud de Inscripción F-DP-17. - Ficha de Entrega de Documentos F-DP-18. - Formato evaluación F-DP-19. - Carta Declaración de Imparcialidad y Confidencialidad F-SP-20. - Lista de Documentos Probatorios anexo al Formato de Solicitud de Apoyo

para Estudiantes de Posgrado F-DP-21.


253



Autónoma de Tabasco. IPV Investigación, Posgrado y Vinculación. PIFI Programa Integral de Fortalecimiento Institucional. PISA Programa de Institucional de Superación Académica. DFPB Departamento de Fomento del Posgrado y Becas. PIDP Plan Institucional de Desarrollo del Posgrado. SIPYV Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación.


254

Procedimiento 1: Programa Institucional de Superación Académica - Convocatoria

PROGRAMA INSTITUCIONAL DE SUPERACIÓN ACADÉMICA - CONVOCATORIA


Jefatura de Fomento del Posgrado y Becas

División Académica/Consejo DivisionalDirección de Posgrado

No

3. Envía a la DP para solventar observaciones y/o

correcciones para su posterior autorización

5. Envía a la DP para su impresión y difusión

¿Autoriza?

2. Recibe propuesta de convocatoria de la Dirección de

Posgrado

Inicio

1. Elabora convocatoria y calendarización de actividades para la asignación de becas y

envía para su validación, conocimiento y autorización a la

SIPYV

4. Elabora correcciones y envía a la SIPYV para autorización,

publicación y difusión

Sí

6. Recibe del SIPYV la aprobación de la Convocatoria

para su impresión y difusión

7. Recibe instrucción para la impresión y difusión de la

convocatoria en los diferentes medios autorizados por la

Institución

8. Recibe la Convocatoria, calendarización, documentos y

socializa entre los PI y Egresados para su participación en el

Programa

Fin


255

Desarrollo de actividades: Programa Institucional de Superación Académica (PISA) – Convocatoria Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios

1 Elaborar convocatoria y calendarización de actividades para la asignación de becas y enviar para su validación, conocimiento y autorización a la SIPYV.

Dirección de Posgrado.

Elaboran propuesta de Convocatoria y calendarización de las diversas actividades para el desarrollo del Programa Institucional de Superación Académica y envía para su validación y autorización a la Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación.

2 Recibir propuesta de convocatoria de la Dirección de Posgrado.


Recibe la propuesta de la convocatoria del programa, las analiza de acuerdo a las Políticas Institucionales (PDI) que éstas cumplan con los lineamientos, criterios y términos definidos y determina su autorización o nueva modificación. Si autoriza la propuesta pasa al punto 5. No autoriza pasa al punto 3.

3 Enviar a la DP para solventar observaciones y/o correcciones para su posterior autorización.


Si hay observaciones, envía a la Dirección de Posgrado Convocatoria para que sean solventadas y/o corregidas para su posterior autorización.

4 Elaborar correcciones y enviar a la SIPYV para autorización, publicación y difusión.


Recibe observaciones para su corrección y posterior autorización.

5 Enviar a la DP para su impresión y difusión.


Aprueba la Convocatoria y remite a la Dirección de Posgrado para su impresión, difusión, promoción y socialización en medios electrónicos, página web Institucional y colocación en la pantalla de la Universidad.

6 Recibir del SIPYV la aprobación de la Convocatoria para su impresión y difusión.


Recibe del SIPYV la aprobación de la Convocatoria para su impresión y difusión.

7 Recibir instrucción para la impresión y difusión de la convocatoria en los diferentes medios autorizados por la Institución.

Jefe del Departamento de Fomento del Posgrado y Becas.

Recibe de la Dirección de posgrado las Convocatorias del Programa autorizadas, para su impresión, difusión, promoción y socialización en medios electrónicos, página web Institucional y colocación en la pantalla de la Universidad.

8 Recibir la Convocatoria, calendarización, documentos y socializar entre los PI y Egresados para su participación en el Programa.

División Académica.

Recibe las Convocatorias del Programa, la socializa, difunde y asesora a los Técnicos Académicos, Profesores Investigadores y egresados interesados.


256

Procedimiento 2: Programa Institucional de Superación Académica (PISA) – Inscripción

PROGRAMA INSTITUCIONAL DE SUPERACIÓN ACADÉMICA - INSCRIPCIÓN

División Académica/Consejo Divisional Dirección de PosgradoProfesor Investigador/Egresado Secretaria de Investigación,

Posgrado y Vinculación

1. Recibe la Convocatoria, calendarización, documentos y

socializa entre los PI y Egresados para su participación en el PISA

Inicio

2. Determinan su participación en el programa de Becas

¿Participa?

3. Determina que no cumple con los requisitos del

Programa y concluye el proceso

4. Determinan su participación en el programa de Becas y envía

solicitud

No

Sí

5. Recibe solicitudes y expedientes de los Profesores Interesados y

Egresados que desean participar en el programa y convoca a reunión del

Consejo Divisional

6. Evalúa los expedientes y emite dictamen, enviando a la SIPYV para su evaluación (Consejo

Divisional)

8. Recibe, revisa y verifica que los expedientes cumplan con

los requisitos

7. Recibe Actas de Consejos Divisionales y los turna al DP

Fin

1

1


257

Desarrollo de actividades: Programa Institucional de Superación Académica (PISA) – Inscripción Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios

1 Recibir la Convocatoria, calendarización, documentos y socializar entre los PI y Egresados para su participación en el Programa.

División Académica/Consejo Divisional.

Recibe las Convocatorias del Programa, la socializa, difunde y asesora a los Técnicos Académicos, Profesores Investigadores y egresados interesados.

2 Determinar su participación en el programa de Becas.

Profesor Investigador/Egresado.

Reciben la información respecto del Programa y determinan si es conveniente o no su participación. Si participa pasa al punto 4. No participa pasa al punto 3.

3 Determinar que no cumple con los requisitos del Programa y concluye el proceso.


Determinan que no reúnen requisitos del Programa y concluye el proceso.

4 Determinar su participación en el programa de Becas y enviar solicitud.


Informan al Director de su División Académica del interés que tienen de participar en el Programa e integra su documentación conforme los requisitos y lineamientos de Convocatoria y la remite a la Dirección de la División Académica.

5 Recibir solicitudes y expedientes de los Profesores Interesados y Egresados que desean participar en el programa y convocar a reunión del Consejo Divisional.


Recibe y verifica la solicitud y documentos del Técnico Académico, Profesor Investigador y egresado, de acuerdo a los lineamientos y requisitos y posteriormente somete a Consejo Divisional para su evaluación y dictamen.

6 Evaluar los expedientes y emite dictamen, enviando a la SIPYV para su evaluación (Consejo Divisional).


Remite de acuerdo a calendario previo emitido por la Dirección de Posgrado, vía oficio directamente a la Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación el dictamen emitido por el Consejo Divisional, y a la Dirección de Posgrado los expedientes evaluados junto con la documentación.

7 Recibir Actas de Consejos Divisionales y turnar al DP.


Recibe mediante oficio las Actas de los Consejos Divisionales de las solicitudes y expedientes evaluados y dictaminados de los Técnicos Académicos, Profesores Investigadores y Egresados que bajo los criterios y lineamientos de la Convocatoria reúnen requisitos para participar en el Programa. Turna copia de las Actas de los Consejos Divisionales de las solicitudes y expedientes evaluados y dictaminados de los Técnicos Académicos, Profesores Investigadores y Egresados dictaminados.

8 Recibir, revisar y verificar que los expedientes cumplan con los requisitos.


Recibe de las Divisiones Académicas mediante oficio solicitudes y documentación de los Técnicos Académicos, Profesores Investigadores y Egresados que cumplen con los requisitos y lineamientos establecidos en la Convocatoria y que pueden participar en el Programa.


258

Procedimiento 3: Programa Institucional de Superación Académica (PISA) – Evaluación

PROGRAMA INSTITUCIONAL DE SUPERACIÓN ACADÉMICA – EVALUACIÓN

Comisión Institucional de Becas PISA

Jefatura de Fomento del Posgrado y Becas

División Académica/Consejo DivisionalDirección de Posgrado

1. Verifica que los expedientes cumplan con los requisitos de la

Convocatoria

Inicio

Sí

No

¿Cumple?

2. Revisa y valida la información de los expedientes y entrega el formato de

observaciones a los DP para solventar

5. Se realiza el vaciado de datos en los formatos correspondientes, genera

base de datos y envía

3. Determina los cambios u observaciones necesarios a

realizar e informa

4. Recibe información respecto de incumplimientos,

subsana y envía

7. Elabora oficios de invitación a las áreas correspondientes para la evaluación expedientes para

asignar las becas, informando vía oficio a las áreas correspondientes

6. Recibe la base de datos elaborada con la información de

los expedientes

8. Recibe oficio invitación para realización de reunión

9. Realiza la evaluación y dictamen de resultados e

informa a las División Académica e instruye que se

informe a sus postulantes.10. Elabora oficios para la notificación de resultados y

calendarización para firma de convenios a las Divisiones

Académicas y Coordinación

11. Elabora oficio de asignación de Beca a Profesores y Egresados y

envía12. Recibe oficio y calendario

para la firma de los Convenio, y socializa entre los beneficiados

Fin


259

Desarrollo de actividades: Programa Institucional de Superación Académica (PISA) – Evaluación Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios

1 Verificar que los expedientes cumplan con los requisitos de la Convocatoria.


Recibe de las Divisiones Académicas mediante oficio solicitudes y documentación de los Técnicos Académicos, Profesores Investigadores y Egresados que cumplen con los requisitos y lineamientos establecidos en la Convocatoria y que pueden participar en el Programa.

2 Revisar y validar la información de los expedientes y entregar el formato de observaciones a los DP para solventar.

Jefatura de Fomento del Posgrado y Becas.

Recibe las solicitudes de los interesados, revisa el cumplimiento de requisitos y lineamientos, marcados en la Convocatoria, emite observaciones para ser subsanadas por los postulantes a través del Director de la División, en un lapso no mayor a tres días. Si la información cumple los requisitos pasa al punto 5. No cumple pasa al punto 3.

3 Determinar los cambios u observaciones necesarias a realizar e informar a postulantes.


Si no son solventadas en el plazo de tres días, no participa en el Programa Institucional de Superación Académica.

4 Recibe información respecto de incumplimientos, canaliza a postulantes, subsanan y enviar.


Recibe las observaciones para ser subsanadas por los postulantes a través del Director de la División, en un lapso no mayor a tres días. Si se cumple se envía vía oficio las observaciones para que continúe con el proceso y si no cumplen termina el proceso.

5 Realizar el vaciado de datos en los formatos correspondientes, generar base de datos y enviar a DP.


Con la información contenida en los expedientes se crea una base de datos electrónica con la que se generará el cuadernillo de información que se presentará al H. Comisión Dictaminador de Becas, la cual se envía a la Dirección de Posgrado.

6 Recibir la base de datos elaborada con la información de los expedientes.


Una vez elaborado el cuadernillo se entrega a la Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación, para conocimiento y evaluación.

7 Elaborar oficios de invitación a las áreas correspondientes para la evaluación expedientes para asignar las becas, informando vía oficio a las áreas correspondientes.


Elabora oficios de invitación al H. Comisión Dictaminador de Becas, así como también a cada una de las Divisiones Académicas y Directores de Áreas participantes para su asistencia en la evaluación de los expedientes.

8 Recibir oficio invitación para realización de reunión.


Recibe oficio para que asista a la evaluación de los expedientes por parte de la H. Comisión Dictaminadora de Becas, de sus postulantes.

9 Realizar la evaluación y dictamen de resultados e informar a la División Académica e instruir que se informe a sus postulantes.

Comisión Institucional de Becas PISA.

Reciben cuadernillo de información y evalúan de acuerdo a los criterios establecidos en los lineamientos de la convocatoria, disponibilidad presupuestaria y congruencia con los estudios, emiten dictamen y notifican de la resolución a los Directores de División y Directores de Áreas.

10 Elaborar oficios para la notificación de resultados y calendarización para firma de convenios a las Divisiones Académicas y Coordinación.


Elabora oficios de notificación de resultados, calendario para la firma de convenios y envía a las Divisiones Académicas y Directores de Áreas correspondientes para su socialización a los beneficiados.


260


11 Elaborar oficio de asignación de Beca a Profesores y Egresados y enviar a División Académica.


Elabora oficio de asignación de beca y calendario para la firma de convenios para los Técnicos Académicos, Profesores Investigadores y Egresados beneficiados.

12 Recibir oficio y calendario para la firma de los Convenio, y socializar a los beneficiados.

División Académica. Recibe oficios de notificación de resultados, calendario para la firma de convenios y envía a las Divisiones Académicas y Directores de Áreas correspondientes para su socialización a los beneficiados.


261

Procedimiento 4: Programa Institucional de Superación Académica (PISA) – Asignación de Becas

PROGRAMA INSTITUCIONAL DE SUPERACIÓN ACADÉMICA – ASIGNACIÓN DE BECAS

Coordinación Administrativa Recursos Humanos

Jefatura de Fomento del Posgrado y BecasAbogado GeneralDirección de Posgrado

Inicio

1. Elabora propuesta de Convenios y firma para el envío

al área de Abogado General para Validación, rubrica y registro

2. Valida, rubrica y registro Convenio de Beca PISA

3. Elabora Convenio y pagaré de Beca PISA.

7. Elabora listas con nombre, monto, mensualidad de beca

asignada, para envío a la Coordinación Administrativa de

la SIPYV vía oficio firmado y validado por el DP

Becario

4. Recibe Convenio de la DP para realizar tramite de pago

Beca

8. Recibe información vía oficio de Egresados para

trámite correspondiente de pago de beca

6. Recibe información vía oficio de Profesores

Becarios para trámite correspondiente

5. Elabora y envía oficio a la Dirección de Recursos Humanos solicitando alta en nómina de becarios de

Docentes

Fin


Egresado


262

Desarrollo de actividades: Programa Institucional de Superación Académica (PISA) – Asignación de Becas Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios

1 Elaborar propuesta de Convenios y firmar para el envío al área de Abogado General para Validación, rubrica y registro.


Revisa y modifica formato de convenios para enviar a la Oficina de Abogado General para su validación.

2 Validar, rubricar y registrar Convenio de Beca PISA.

Abogado General.

Valida, rubrica y registra Convenio de Beca PISA.

3 Elabora Convenio y pagaré de Beca PISA.


Una vez validado el formato de convenios por parte de la Oficina de Abogado General y de Acuerdo al calendario, elabora cada convenio y pagaré.

4 Recibir Convenio de la DP para realizar tramite de pago Beca.


Si el Becario es Profesor Investigador o Técnico Académico pasa al punto 5. Si el Becario es Egresado pasa al punto 7.

5 Elaborar y enviar oficio para la Dirección de Recursos Humanos solicitando el alta en nómina de becarios a los Técnicos Académicos y Profesores Investigadores.


Elabora y envía oficio para la Dirección de Recursos Humanos solicitando el alta en nómina de becarios a los Técnicos Académicos y Profesores Investigadores.

6 Recibir información vía oficio de Becarios para trámite correspondiente de pago de beca.

Recursos Humanos.

Recibe oficio de solitud de alta en nómina de becarios, para Técnicos Académicos y Profesores Investigadores.

7 Elaborar listas con nombre, monto, mensualidad de beca asignada, para enviar a la Coordinación Administrativa de la SIPYV vía oficio firmado y validado por el DP.


Elabora y envía memorándum a la Coordinación Administrativa de la Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación solicitando trámite de pago de becas de egresados, anexando de manera digital y física, la lista de pago para los becarios egresados, la cual contiene el nombre del becario, nombre del posgrado, nombre de la universidad donde cursa el posgrado, el lugar donde se encuentra, el monto a pagar, número de cuenta, nombre del banco, plaza, sucursal y nombre de la sucursal.

8 Recibir información vía oficio de Becarios para trámite correspondiente de pago de beca.


Recibe memorándum de solicitud de trámite de pago de becas de egresados.


263

Proceso: Formalización de Convenios


Recibir, revisar, autorizar y proceder a la suscripción de Convenios entre la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco y las diferentes instituciones nacionales e internacionales con las cuales exista la necesidad de formalizar las relaciones para la ejecución de acciones y proyectos conjuntos.

II. Alcance

Aplica desde la solicitud de trámite del Convenio por parte de Divisiones Académicas o Áreas Centrales de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco o de las Instituciones externas que presenten sus propuestas directamente a la SIPYV de la UJAT, hasta la formalización del mismo a través de la firma de los representantes legales de cada una de las partes involucradas.

III. Área responsable del proceso Dirección de Vinculación de la Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación.


• Acuerdos académicos, sociales, económicos o técnicos, entre la Universidad, Divisiones Académicas o Áreas Centrales, con Instituciones de Educación Superior, Gobierno, Sectores sociales y productivas, entre otros.

V. Normatividad

- Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

- Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Tabasco.

- Código Civil Federal.

- Ley Sobre la Celebración de Tratados.

- Código Civil para el Estado de Tabasco.

- Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública de Tabasco.

- Ley Orgánica de la UJAT.




264

VI. Documentos de referencia - Reglamento de Ingresos Económicos de la UJAT. - Manual General de Organización de la UJAT. - Acuerdo por el que Delega y Distribuye Competencias para la Suscripción

de Convenios, Contrato y Demás Instrumentos Consensuales en que la Universidad sea parte.

- Acuerdo por el que se Establece el Procedimiento de Validación, Registro y Depósito de los Convenios, Contratos y demás Instrumentos Consensuales en los que la Universidad sea parte.

VII. Siglas DI Dirección de Investigación. DP Dirección de Posgrado. DV Dirección de Vinculación PI Profesor Investigador. AG Oficina del Abogado General. DA División Académica de la Universidad Juárez Autónoma de

Tabasco. DGS Departamento de Gestión de Servicios. DDS Departamento de Desarrollo Sustentable. DDA Director de División Académica de la Universidad Juárez

Autónoma de Tabasco. IPV Investigación, Posgrado y Vinculación. SRE Secretaría de Relaciones Exteriores. DFPB Departamento de Fomento del Posgrado y Becas. SIPYV Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación. DFCA Departamento de Formulación de Convenios Académicos. DTTRPI Departamento de Transferencia Tecnológica y Registro de la

Propiedad Intelectual. DDDCYT Dirección de Difusión, Divulgación Científica y Tecnológica.


265

Procedimiento 1: Formalización de Convenios

FORMALIZACIÓN DE CONVENIOS

División Académica ó Área CentralAbogado GeneralDepartamento de Formulación de

Convenios AcadémicosDirección de Vinculación

2. Se turna propuesta al DFCA

Inicio

1. Recibe el trámite de la propuesta de convenio o

acuerdo general o específico

3. Genera registro de Inicio F-DV-01 y concentra información en el F-DV-04

Seguimiento y Control del proceso

¿Tipo?

4. Envía la propuesta a la Oficina de Abogado General para su revisión,

análisis y dictamen

5. Envía la propuesta a la Oficina de Abogado General para las gestiones

correspondientes ante la Secretaría de Relaciones Exteriores

NacionalInternacional

6. Realiza revisión de propuesta de convenio

7. Envía revisión con o sin observaciones ó en su caso

con el dictamen correspondiente

8. Recibe la revisión o dictamen de la Oficina de Abogado General

9. Turna las revisiones al DFCA

10. Recibe y analiza el resultado de la revisión del AG

¿Observaciones?

12. Recibe y subsana las observaciones con la

contraparte y las envía al DFCA

11. Envía observaciones a la DA o Área Central correspondiente para

subsanar

Sí

13. Elabora la versión final del convenio y se envía al Abogado General para su registro,

troquel y rúbrica

No


266

Página 2 FORMALIZACIÓN DE CONVENIOS

División Académica ó Área Central

Oficina del Abogado General

Registro y Seguimiento de Convenios AcadémicosDirección de Vinculación

14. Recibe, registra, troquela y rubrica convenio

18. Recibe el tanto del convenio firmado por todas las autoridades

y turna al DFCA

20. Recibe convenio firmado, llena el formato registro de termino (F-DV-02) y se registra en el F-DV-05 y se archiva

copia simple del documento

19. Solicita la firma de la contraparte de manera directa ó a través de las DA o

Áreas Centrales

15. Recibe el convenio registrado y rubricado por el abogado general

16. Recibe convenio y se recaban firmas de las autoridades universitarias

21. Turna copia a las DA y Áreas Impactadas y remite original al Abogado

General para su depósito

17. Envía los tantos correspondientes del Convenio o Acuerdo de Colaboración

firmados por las autoridades de la UJAT a firma de la institución con la que se

pretende firmar

Fin

Desarrollo de actividades: Formalización de Convenios


267


1 Recibir el trámite de la propuesta de convenio o acuerdo general o específico.

Dirección de Vinculación.

Recibe el trámite de la propuesta de Convenio o Acuerdo General o Específico de Colaboración Académica.

2 Turnar propuesta al DFCA. Dirección de Vinculación.

Se turna la propuesta al Departamento de Formulación de Convenios Académicos.

3 Generar registro de Inicio F-DV-01 y concentrar información en el F-DV-04 Seguimiento y Control del proceso, determina si es nacional o internacional.

Departamento de Formulación de Convenios Académicos.

Genera el Registro de Trámite en base al formato de Registro de Inicio F-DV-01 que deberá contener la información básica del origen del trámite, objeto del Convenio o Acuerdo y de la institución con la que se pretende celebrar y concentrar la información en el formato de Seguimiento y Control del Proceso F-DV-04. Si el convenio es nacional pasa al punto 4. Si el convenio es internacional pasa al punto 5. Nota: en el caso de que deriven del Convenio o Acuerdo un Addendum o Convenio Específico que se pretenda celebrar con la misma institución se deberá asignar el mismo número con el que se registró el Convenio o Acuerdo en el F-DV-04.

4 Enviar la propuesta a la Oficina de Abogado General para su revisión, análisis y dictamen.


Envía la propuesta a la Oficina de Abogado General para su revisión, análisis y el dictamen.

5 Enviar la propuesta a la Oficina de Abogado General para las gestiones correspondientes ante la Secretaría de Relaciones Exteriores.


Envía la propuesta a la Oficina de Abogado General para las gestiones correspondientes ante la Secretaría de Relaciones Exteriores.

6 Realizar revisión de propuesta de convenio.

Abogado General.

Realizan la revisión correspondiente de la propuesta de Convenio o Acuerdo de Colaboración (en el caso de convenio internacional, la revisión es por parte de la Secretaría de Relaciones Exteriores).

7 Enviar revisión con o sin observaciones o en su caso con el dictamen correspondiente.

Abogado General.

Envían a la Dirección de Vinculación el Dictamen correspondiente (en el caso de convenio internacional, se refiere al dictamen de la Secretaría de Relaciones Exteriores) el cual podrá contener observaciones, sugerencias o visto bueno con relación a la propuesta.

8 Recibir la revisión o dictamen de la Oficina de Abogado General.


Recibe el resultado de la revisión por parte de la Oficina de Abogado General y las Áreas Centrales.

9 Turnar las revisiones al DFCA.


Turna las revisiones al Departamento de Formulación de Convenios Académicos.

10 Recibir y analizar el resultado de la revisión del AG.


Recibe las respuestas de revisión turnadas por la Dirección de Vinculación. Si hay observaciones pasa al punto 11. No hay observaciones pasa al punto 13.

11 Enviar observaciones a la DA o Área Central correspondiente para subsanar o corregir las observaciones.


Envía observaciones a la DA o Área Central correspondiente para subsanar. Se debe verificar que se hayan realizado la corrección de las observaciones definidas.



268

12 Recibir y subsanar las observaciones con la contraparte y las reenviar al DFCA.

División Académica o Área Central.

Recibe las observaciones y las subsana a través de negociación y comunicación con la Institución con la que se pretende celebrar el Convenio o Acuerdo de Colaboración y reenvía al DFCA el proyecto de Convenio o Acuerdo con las observaciones que le fueron notificadas, ya debidamente atendidas.

13 Elaborar la versión final del convenio y enviar al abogado general para su registro, troquel y rúbrica.


Se elabora la versión final del Convenio o Acuerdo de Colaboración y se envía para registro, troquel y rúbrica de la Oficina de Abogado General.

14 Recibir, registrar, troquelar y rubricar convenio.

Abogado General.

Recibe la versión final del Convenio o Acuerdo de Colaboración y procede a validar, registrar, troquelar y rubricar y regresa a la Dirección de Vinculación los tantos correspondientes.

15 Recibir el convenio registrado y rubricado por el Abogado General.


Recibe la versión final del Convenio o Acuerdo de Colaboración rubricado, troquelado y registrado por el Abogado General y turna al DRSCA.

16 Recibir convenio y recabar firmas de las autoridades universitarias.


Envía la versión final del Convenio o Acuerdo de Colaboración a firma y rúbrica de las autoridades universitarias que intervienen por parte de la UJAT. • División Académica o Área Central Promovente. • Secretaría de Finanzas. • Secretaría de Servicios Académicos. • Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación. • Rectoría.

17 Enviar los tantos correspondientes del Convenio o Acuerdo de Colaboración firmados por las autoridades de la UJAT a firma de la institución con la que se pretende firmar.


Envía los tantos correspondientes del Convenio o Acuerdo de Colaboración firmados por las autoridades de la UJAT a firma de la institución con la que se pretende firmar. Este paso podrá ser realizado con el apoyo de la División Académica o Área Central Promovente.

18 Recibir el tanto del convenio firmado por todas las autoridades y turna al DFCA.


Recibe el tanto del Convenio o Acuerdo de Colaboración debidamente firmado por todas las autoridades que en el mismo intervienen y turna al DFCA.

19 Solicitar la firma de la contraparte de manera directa o a través de las DA o Áreas Centrales.


Solicitar la firma de la contraparte de manera directa ó a través de las DA o Áreas Centrales.

20 Recibir convenio firmado, llenar el formato registro de término (F-DV-02) y registrar en el F-DV-05 y archivar copia simple del documento.


Recibe el tanto correspondiente de la UJAT y realiza el registro del Convenio o Acuerdo de Colaboración de acuerdo con el formato de Registro de Convenios Académicos F-DV-05 y levanta el formato de Registro de Término F-DV-02.

21 Turnar copia a las DA y Áreas Impactadas y remitir original al Abogado General para su depósito.


Turna copias simples del Convenio o Acuerdo a las Divisiones Académicas o Áreas Centrales impactada y archiva físicamente una copia simple del Convenio o Acuerdo de acuerdo con la clave asignada en el formato Registro de Convenios Académicos F-DV-05 y remite al Abogado General el tanto original para su Depósito.


269

Proceso: Capacitación y Asesoría Técnica


Establecer los métodos y criterios necesarios para la gestión y prestación de servicios de capacitación y asesoría técnica a través de contratos o convenios entre la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco y las organizaciones públicas y privadas, nacionales e internacionales, que genere una plataforma de experiencias para la Dirección de Vinculación UJAT.

II. Alcance

Aplica desde la solicitud presentada por parte del cliente para que la Dirección de Vinculación (de la Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco), presente su cotización de servicio de capacitación y/o asesoría técnica, hasta la terminación del servicio prestado, a través del cierre del expediente con los entregables adjuntos.



• Solicitudes de capacitación y asesoría técnica para servicios productivos, sociales, educativos, entre otros.

V. Normatividad



270

VI. Documentos de referencia - Reglamento de Ingresos Económicos de la UJAT. - Manual General de Organización de la UJAT. - Acuerdo por el que Delega y Distribuye Competencias para la Suscripción

de Convenios, Contrato y demás Instrumentos Consensuales en que la Universidad sea parte.

- Acuerdo por el que se Establece el Procedimiento de Validación, Registro y Depósito de los Convenios, Contratos y demás Instrumentos Consensuales en los que la Universidad sea parte.



Autónoma de Tabasco. IPV Investigación, Posgrado y Vinculación. SRE Secretaría de Relaciones Exteriores. DFPB Departamento de Fomento del Posgrado y Becas. SIPYV Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación. DFCA Departamento de Formulación de Convenios Académicos. DTTRPI Departamento de Transferencia Tecnológica y Registro de la



271

Procedimiento 1: Capacitación y Asesoría Técnica

CAPACITACIÓN Y ASESORÍA TÉCNICA

Dirección de Vinculación Especialista (s)Capacitación y Asesoría TécnicaCliente

1. Emite solicitud de servicio

Inicio

2. Recibe solicitud y registra en el F-DV-06 Solicitud de Servicios

3. Elabora cotización correspondiente en el formato F-DV-07

4. Recibe Cotización para valoración

6. Notifica al Jefe del DCAT la autorización de la cotización

¿Autoriza?

5. Regresa al DCAT para ajuste

NoSí

7. Recibo autorización de la DV para el envío al cliente

8. Envía cotización al cliente por correo electrónico

9. Recibe cotización y determina su procedencia

10. Solicita las adecuaciones necesarias o concluye el

proceso

¿Procede?

No

11. Solicita vía oficio la elaboración de Propuesta Técnica-Económica

Sí

12. Recibe confirmación de servicio


272

Página 2



13. Turna al especialista correspondiente para la elaboración de la Propuesta

Técnica en el Formato F-DV-08

15. Elabora Propuesta Técnica y envía al Jefe del DCAT

14. Recibe formato F-DV-08 del DCAT para realizar la Propuesta

Técnica correspondiente

18. Envía al cliente para su validación

16. Recibe Propuesta Técnica Económica y determina si cumple los

requisitos

¿Cumple?

17. Regresa al especialista para ajuste o modificación

NoSí

19. Recibe propuesta técnica y económica y determina su

procedencia

21. Ratifica propuesta y envía documentación para convenio

específico

¿Procede?

20. Regresa al DCAT para que especialista reajuste y reenvíe

No

Sí

23. Envía el convenio específico

22. Recibe documentos y turna al Departamento de Convenios para iniciar el

procedimiento de formalización de convenios


273

Página 3



24. Recibe el convenio correspondiente

25. Confirma de recibido al DCAT

28. Imparte la capacitación y requisita los formatos

correspondientes

26. Solicita al especialista la preparación del contenido y material de trabajo

27. Prepara contenidos y material de trabajo

29. Recibe documentos y entrega vía oficio junto con el recibo fiscal

correspondiente

32. Responde encuesta de satisfacción

31. Realiza el Pago del servicio

30. Recibe documentación final

33. Integra la documentación correspondiente

35. Cierra Expediente

34. Actualiza concentrado General de Servicios F-DV-15

Fin

Desarrollo de actividades: Capacitación y Asesoría Técnica


274


1 Emitir solicitud de servicio. Cliente. Emite solicitud de servicio según el medio de comunicación que tenga establecido en su organización.

2 Recibir solicitud y registrar en el Formato F-DV-06 Solicitud de Servicios.

Capacitación y Asesoría Técnica.

Recibe solicitud y registra en el F-DV-06 Solicitud de Servicios.

3 Elaborar cotización correspondiente en el formato F-DV-07.


Elabora cotización y presenta a la Dirección de Vinculación para su valoración.

4 Recibir Cotización para valoración.


Recibe oficio de cotización del DCAT, analiza y determina su procedencia. Si la cotización procede pasa al punto 6. No procede pasa al punto 5.

5 Regresar al DCAT para ajustar.


Si no autoriza la cotización, se regresa al DCAT para su ajuste.

6 Notificar al Jefe del DCAT la autorización de la cotización.


Autoriza la cotización, notifica al Jefe del DCAT la aprobación para envío de la cotización al cliente.

7 Recibir autorización de la DV y enviar al cliente.


Recibe la autorización de la DV para el envío al cliente.

8 Enviar cotización al cliente por correo electrónico.


Envía cotización al cliente por correo electrónico.

9 Recibir cotización y determinar su procedencia.

Cliente. Recibe cotización, acusa de recibido y determina su procedencia. Si cumple con sus requisitos pasa al punto 11. No cumple pasa al punto 10.

10 Solicitar las adecuaciones necesarias o se concluir proceso.

Cliente. Solicita las adecuaciones necesarias o determina que se concluya el proceso. Nota: Si las adecuaciones no son pertinentes según la DV y el cliente no se ajusta a la cotización, se concluye el proceso.

11 Solicitar vía oficio la elaboración de Propuesta Técnica Económica.

Cliente. Aprueba la cotización y solicita por oficio la realización de la propuesta técnica y económica correspondiente.

12 Recibir confirmación del cliente para la elaboración de propuesta técnica.


Recibe confirmación del cliente para la elaboración de propuesta técnica.

13 Turnar al especialista correspondiente para la elaboración de la Propuesta Técnica en el Formato F-DV-08.


Turna al especialista correspondiente para la elaboración de la Propuesta Técnica en el formato F-DV-08 con los requisitos a cumplir.

14 Recibir formato F-DV-08 del DCAT para realizar la Propuesta Técnica correspondiente.

Especialista. Recibe formato F-DV-08 del DCAT para realizar la Propuesta Técnica correspondiente.

15 Elaborar Propuesta Técnica y enviar al Jefe del DCAT.

Especialista. Elabora Propuesta Técnica Económica en el formato F-DV-08 y envía al jefe del DCAT.

16 Recibir Propuesta Técnica Económica y determinar si cumple los requisitos


Recibe Propuesta Técnica Económica. Si la propuesta cumple los requisitos pasa al punto 18. No cumple pasa al punto 17.



275

17 Regresar al especialista para ajuste o modificación.


Si la propuesta no cumple con los requisitos se regresa al especialista para su ajuste y reenvío.

18 Enviar al cliente para su validación.


Envía al cliente para su validación.

19 Recibir propuesta técnica y económica y determinar su procedencia.

Cliente. Recibe propuesta técnica y económica y determina su procedencia. Si la propuesta cumple sus requisitos pasa al punto 21. No cumple pasa al punto 20

20 Regresar al DCAT para que especialista reajuste y reenvíe.

Cliente. Si la propuesta no cumple con los requisitos se regresa al DCAT para que especialista reajuste y reenvíe.

21 Ratificar propuesta y enviar documentación para convenio específico.

Cliente. Ratifica propuesta y envía documentación para convenio específico.

22 Recibir documentos y turnar al Departamento de Convenios para iniciar el procedimiento de formalización de convenios.


Recibe documentos y turna al Departamento de Convenios para iniciar el procedimiento de formalización de convenios.

23 Enviar el convenio específico al cliente.


Envía el convenio específico al cliente.

24 Recibir el convenio correspondiente.

Cliente. Recibe el convenio correspondiente.

25 Confirmar de recibido al DCAT.

Cliente. Confirma de recibido al DCAT.

26 Solicitar al especialista la preparación del contenido y material de trabajo.


Con la confirmación del cliente, solicita al especialista la preparación del contenido y material de trabajo.

27 Preparar contenidos y material de trabajo.

Especialista. Prepara contenidos y material de trabajo.

28 Impartir la capacitación y requisitar los formatos correspondientes.

Especialista. Imparte la capacitación y requisita los formatos F-DV-10 Lista de asistencia y F-DV-11 Evaluación General del Evento de Formación.

29 Recibir documentos y entregar vía oficio junto con el recibo fiscal correspondiente.


Recibe documentos y entrega vía oficio junto con el recibo fiscal correspondiente.

30 Recibir documentación final.

Cliente. Recibe documentación final.

31 Realizar el Pago del servicio.

Cliente. Realiza el pago correspondiente al servicio.

32 Responder encuesta de satisfacción.

Cliente. Responde encuesta de satisfacción al cliente F-SC-01.

33 Integrar la documentación correspondiente.


Integrar la documentación correspondiente.

34 Actualizar concentrado General de Servicios F-DV-15.


Actualiza concentrado General de Servicios F-DV-15.

35 Cierra expediente. Capacitación y Asesoría Técnica.

Cierra expediente.

Proceso: Gestión de Proyectos o Servicios


276


Describir las actividades, metodología y criterios necesarios para la Gestión de Proyectos de Investigación Aplicada o Servicios que requieran a la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco los distintos sectores de la sociedad.

II. Alcance

Aplica desde la solicitud del proyecto y/o servicio a la Dirección de Vinculación hasta la entrega de productos/servicios al cliente.



• Solicitudes de proyectos y/o servicios productivos, sociales, entre otros.

V. Normatividad

- Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores

Públicos.

- Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

- Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del

Sector Público.

- Ley Federal de transparencia y acceso a la Información Pública

Gubernamental.

- Ley sobre la aprobación de Tratados Internacionales en materia

económica.






277

- Reglamento de Ingresos Económicos de la UJAT. - Manual General de Organización de la UJAT.



Autónoma de Tabasco. IPV Investigación, Posgrado y Vinculación. SRE Secretaría de Relaciones Exteriores. POA Programa Operativo Anual. SIPYV Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación. DGPYS Departamento de Gestión de Proyectos y Servicios. DFCA Departamento de Formulación de Convenios Académicos. DTTRPI Departamento de Transferencia Tecnológica y Registro de la


Procedimiento 1: Gestión de Proyectos o Servicios


278

GESTIÓN DE PROYECTOS O SERVICIOS


Gestión de Proyectos y Servicios

Dirección de Vinculación Especialista

Formulación de Convenios

AcadémicosCliente

Inicio

1. Emite solicitud de servicio en forma verbal, escrita o

electrónicamente

2. Recibe solicitud, requisita el formato F-DV-06 y turna a la

Dirección

3. Recibe solicitud, otorga el Vo.Bo. y remite al DGPYS

4. Recibe solicitud, con el Vo.Bo. y da seguimiento

5. Contacta al cliente y solicita información técnica o

específica

6. Proporciona información solicitada

7. Recibe información, busca especialista y envía

información del proyecto/servicio

8. Recibe información para

analizar contenido técnico

9. Gestiona reunión con especialista, establece

acuerdo sobre proyecto/servicio y levanta minuta

10. Requisita formato F-DV-28 y envía al cliente para su

aceptación

11. Revisa propuesta de proyecto/servicio enviada y

analiza

12. Envía propuesta para su modificación

13. Firma formato F-DV-28, anexa requisitos y envía al

DGPYS

¿Acepta?

14. Recibe propuesta de proyecto/servicio aceptada, y

envía documentación a la DV y al DFCA

No

Sí

Página 2


279


Secretaría de FinanzasEspecialistaFormulación de

Convenios AcadémicosDirección de Vinculación

Gestión de Proyectos y ServiciosCliente

15. Recibe información de la aceptación de la

propuesta

16. Recibe documentación, elabora

convenio y envía al DGPYS

17. Recibe convenio firmado por las autoridades universitarias y

recaba firma del cliente

18. Envía oficio a la Secretaría de Finanzas, adjuntando convenio de colaboración

firmado por las partes y el RFC para apertura de cuenta

19. Recibe oficio de solicitud (apertura de

cuenta) envía información al DGPYS

20. Recibe notificación de la cuenta y envía al cliente para su

trámite

21. Recibe información, realiza deposito y envía comprobante al DGPYS

22. Recibe comprobante de depósito y adjunta al oficio dirigido a la Secretaría de

Finanzas solicitando factura

24. Recibe factura y envía al cliente

23. Recibe oficio de solicitud de factura, elabora y envía al

DGPYS

25. Genera oficio a Finanzas (Techo Financiero o

disponibilidad económica)

27. Recibe oficio, elabora POA en colaboración con el

especialista

26. Recibe oficio de solicitud de

disponibilidad Económica, elabora y

envía al DGPYS


280

Página 3



Formulación de Convenios

AcadémicosEspecialistaDirección de

VinculaciónGestión de Proyectos y

ServiciosCliente

28. Genera oficio para inicio del proyecto/servicio

29. Recibe oficio de inicio, desarrolla el proyecto/

servicio

30. Recibe y adecúa los entregables y envía al

DGPYS

31. Recibe entregables y coteja cumplimiento según F-DV-28

¿Cumple?

33. Envía al cliente mediante oficio y adjunta el F-DV-19

32. Regresa al especialista para adecuación

No

Sí

34. Recibe oficio, entregables y el formato F-DV-19

35. Libera el proyecto mediante la firma del

F-DV-19 y envía a DGPYS

36. Recibe el F-DV-19 firmado por el cliente e informa

37. Recibe informe de

conclusión del proyecto/servicio

Fin

Desarrollo de actividades: Gestión de Proyectos o Servicios


281


1 Emitir solicitud de servicio en forma verbal, escrita o electrónicamente.

Cliente. Emite Solicitud de Servicio al Departamento de Gestión de Proyectos y Servicios de la Dirección de Vinculación, en forma verbal, escrita o electrónicamente.

2 Recibir solicitud, requisitar el formato F-DV-06 y turnar a la Dirección.

Departamento de Gestión de Proyectos y Servicios.

Recibe solicitud del proyecto/servicio del cliente, requisita el formato de Solicitud de Servicio F-DV-06 y turna a la Dirección de Vinculación para su conocimiento y Vo. Bo.

3 Recibir solicitud, otorgar el Vo.Bo. y remitir al DGPYS.


Recibe solicitud del proyecto/servicio del DGPYS, otorga visto bueno y remite al DGPS.

4 Recibir solicitud, con el Vo.Bo. y dar seguimiento.


Recibe de la Dirección de Vinculación Vo. Bo. Para darle seguimiento a la solicitud del cliente.

5 Contactar al cliente y solicitar información técnica o específica.


Contacta al cliente y le solicita información técnica o específica sobre el Proyecto/Servicio.

6 Proporcionar información solicitada.

Cliente. Proporciona información técnica o específica sobre el proyecto/servicio al DGPYS en un período no mayor a 30 días naturales. En caso contrario, concluye proceso.

7 Recibir información, buscar especialista y enviar información del proyecto/servicio.


Recibe información técnica o específica del proyecto/servicio; busca especialista y envía información de proyecto/servicio.

8 Recibir información para analizar contenido técnico.

Especialista. Recibe información por parte del DGPYS para analizar su contenido técnico.

9 Gestionar reunión con especialista, establecer acuerdo sobre proyecto/servicio y levantar minuta.


Gestiona reunión con especialista para establecer acuerdos sobre el proyecto/servicio en un plazo no mayor a 10 días naturales, y se levanta minuta de trabajo.

10 Requisitar formato F-DV-28 y enviar al cliente para su aceptación.


Requisita el formato de propuesta de proyecto/servicio F-DV-28 y envía al cliente para su aceptación.

11 Revisar propuesta de proyecto/servicio enviada y analizar.

Cliente. Recibe Propuesta de proyecto/servicio enviada por el DGPYS, analiza ésta y determina si procede o no. Si la propuesta procede pasa al punto 13. No procede pasa al punto 12.

12 Enviar propuesta para su modificación.

Cliente. En caso de No aceptar la Propuesta, la envía al DGPYS para su modificación. Regresa al punto 9 y continua.

13 Firmar formato F-DV-28, anexar requisitos y enviar al DGPYS.

Cliente. Firma el formato de propuesta del proyecto/servicio; anexando los requisitos para la formalización de convenio de colaboración y envía al DGPYS.

14 Recibir propuesta de proyecto/servicio aceptada, y enviar documentación a la DV y al DFCA.


Recibe la Propuesta del proyecto/servicio aceptada por el Cliente e informa a la Dirección de Vinculación a través de tarjeta informativa enviando la documentación correspondiente al Departamento de Formulación de Convenios Académicos para la generación del convenio aplicable.

15 Recibir información de la aceptación de la propuesta.


Recibe información de Aceptación de la Propuesta del proyecto/servicio del DGPYS, con carácter informativo.



282

16 Recibir documentación, elaborar convenio y enviar al DGPYS.


Recibe documentación legal, elabora el Convenio de Colaboración y envía al DGPYS.

17 Recibir convenio firmado por las autoridades universitarias y recabar firma del cliente.


Recibe Convenio de Colaboración firmado por las Autoridades Universitarias y recaba firma del Cliente.

18 Enviar oficio a la Secretaría de Finanzas, adjuntando convenio de colaboración firmado por las partes y el RFC para apertura de cuenta.


Envía oficio a la Secretaria de Finanzas de la UJAT adjuntando Convenio de Colaboración, firmado por las partes y el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del Cliente para apertura de cuenta.

19 Recibir oficio de solicitud (apertura de cuenta) enviar información al DGPYS.


Recibe Oficio de solicitud de apertura de cuenta del proyecto/servicio, lo realiza y envía información al DGPYS.

20 Recibir notificación de la cuenta y enviar al cliente para su trámite.


Recibe notificación de la cuenta abierta y en forma electrónica envía al cliente para su trámite.

21 Recibir información, realizar depósito y enviar comprobante al DGPYS.

Cliente. Recibe información de cuenta del proyecto/servicio, realiza depósito económico y envía comprobante al DGPYS.

22 Recibir comprobante de depósito y adjuntar al oficio dirigido a la Secretaría de Finanzas solicitando factura.


Recibe comprobante de depósito realizado y adjunta al oficio dirigido a la Secretaria de Finanzas de la UJAT solicitando se genere factura.

23 Recibir oficio de solicitud de factura, elaborar y enviar al DGPYS.


Recibe oficio de solicitud de factura, elabora y envía al DGPYS.

24 Recibir factura y enviar al cliente.


Recibe factura y envía al Cliente en forma electrónica.

25 Generar oficio a Finanzas (Techo Financiero o disponibilidad económica).


Genera oficio dirigido a la Secretaria de Finanzas de la UJAT solicitando el Techo Financiero o Disponibilidad Económica.

26 Recibir oficio de solicitud de disponibilidad Económica, elaborar y enviar al DGPYS.


Recibe oficio de solicitud de Disponibilidad Económica, elabora y envía al DGPYS.

27 Recibir oficio, elaborar POA en colaboración con el especialista.


Recibe oficio de Disponibilidad Económica y elabora el Programa Operativo Anual (POA) en colaboración del Especialista.

28 Generar oficio para inicio del proyecto/servicio.


Genera oficio al Especialista para que inicie los trabajos del Proyecto/servicio.

29 Recibir oficio de inicio, desarrollar el proyecto/servicio.

Especialista. Recibe oficio de inicio, desarrolla el Proyecto/servicio.



283

30 Recibir y adecuar los entregables y enviar al DGPYS.

Especialista. Recibe y adecua los entregables y envía al DGPYS.

31 Recibir entregables y cotejar cumplimiento según F-DV-28.


Recibe entregables y coteja cumplimiento según el F-DV-28. Si los entregables cumple lo especificado pasa al punto 33. No cumplen pasa al punto 32.

32 Regresar al especialista para adecuación.


En caso de no cumplir regresa al Especialista para adecuación.

33 Enviar al cliente mediante oficio y adjuntar el F-DV-19.


En caso de cumplir según el F-DV-28 envía entregables y documentación correspondiente al cliente mediante oficio y adjunta el F-DV-19.

34 Recibir oficio, entregables y el formato F-DV-19.

Cliente. Recibe entregable y el Formato F-DV-19, mediante oficio.

35 Liberar el proyecto mediante la firma del F-DV-19 y enviar a DGPYS.

Cliente. Libera el Proyecto/servicio mediante la firma del F-DV-19 y envía al DGPYS.

36 Recibe el F-DV-19 firmado por el cliente e informa.


Recibe el F-DV-19 firmado por el cliente respecto del resultado del proyecto y aquellos comentarios que pudieran derivarse del desempeño del mismo.

37 Recibir informe de conclusión del proyecto/servicio.


Recibe informe de conclusión de Proyecto/servicio y concluye el proceso.


284

Proceso: Gestión del Registro de la Propiedad Intelectual


Definir el método y los criterios necesarios para la gestión y realización de trámites que conlleven al Registro de la Propiedad Intelectual (registro de patentes, marcas, modelos de utilidad y derechos de autor) de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.

II. Alcance

Aplica desde la presentación de la solicitud para la asesoría/gestión, la realización del proceso de Registro hasta la entrega de resoluciones o certificados por parte de las autoridades competentes; a la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.



• Solicitudes de asesoría/gestión para registro de patentes, marcas, modelos de utilidad y derechos de autor.

V. Normatividad

- Ley de la Propiedad Industrial de México.

- Ley Federal de Derechos de Autor de México.

- Ley Federal del Trabajo de México.

- Ley Federal de transparencia y acceso a la Información Pública

Gubernamental.

- Ley de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares de

México.






285

- Reglamento de Ingresos Económicos de la UJAT. - Manual General de Organización de la UJAT.


Tabasco. CIE Centro de Innovación Empresarial. DGS Departamento de Gestión de Servicios. DDS Departamento de Desarrollo Sustentable. DDA Director de División Académica de la Universidad Juárez

Autónoma de Tabasco. IPV Investigación, Posgrado y Vinculación. SRE Secretaría de Relaciones Exteriores. POA Programa Operativo Anual. IMPI Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial. PIDP Plan Institucional de Desarrollo del Posgrado. SIPYV Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación. DGPYS Departamento de Gestión de Proyectos y Servicios. DFCA Departamento de Formulación de Convenios Académicos. DTTRPI Departamento de Transferencia Tecnológica y Registro de la

Propiedad Intelectual. DDDCYT Dirección de Difusión, Divulgación Científica y Tecnológica. INDAUTOR Instituto Nacional de Derechos de Autor.


286

Procedimiento 1: Gestión del Registro de la Propiedad Intelectual

GESTIÓN DEL REGISTRO DE LA PROPIEDAD INTELECTUAL

IMPI / INDAUTORTransferencia Tecnológica y Registro de la Propiedad Intelectual Solicitante

No

Sí

13. Integra la documentación al expediente y se incorpora a la base de datos

9. Incorporar la información en la base de datos de propiedad intelectual

4. Recibe documentación y revisa cumplimiento

Inicio

3. Entrega requisitos al Jefe TTRPI

11. Acuerda sobre la solicitud y notifica la resolución

10. Recibe solicitud y analiza

Fin

14. Recibe notificación por parte del Departamento

¿Cumple?

5. Indica los requisitos faltantes al solicitante

2. Recibe solicitud formal y determina requisitos para registrar

6. Realiza cambios y cubre los requerimientos indicados

8. Apertura expediente e integra documentación para iniciar trámite

7. Registra la solicitud, los documentos entregados e integra documentación

1. Realiza solicitud de apoyo para registro

12. Recibe notificación


287

Desarrollo de actividades: Gestión del Registro de la Propiedad Intelectual Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios

1 Realizar solicitud de apoyo para registro.

Solicitante. Solicita apoyo por escrito (F-DV-06) al Jefe del DTTRPI para que se realice el trámite de registro de su proyecto ante las instancias de Propiedad Intelectual.

2 Recibir solicitud formal y determinar requisitos para registrar.

Jefe de Departamento de Transferencia Tecnológica y Registro de la Propiedad Intelectual.

Recibe la solicitud formal del Solicitante, y en base a lo planteado en el proyecto, determina si el trámite será ante el INDAUTOR y/o el IMPI, indicándole de manera electrónica los requisitos que correspondan y que necesitará para registrar su proyecto, que se encontraran en el formato (F-DV-20) y otorgará en el caso que corresponda los formatos siguientes: a) Para registro obras ante INDAUTOR: se utilizaran los formatos F-DV-21 Y F-DV-24. b) Para registro de programas de computación ante INDAUTOR: se utilizara los formatos F-DV-21 Y F-DV-25. c) Para registro de Patentes y Modelos de Utilidad, se utilizara F-DV-22 Y F-DV-23. d) Para el registro de Marcas y/o Signos Distintivos, se le requerirá, los requisitos señalados en el formato F-DV-20. Nota: Este procedimiento no aplica para Patentes y Modelos de Utilidad.

3 Entregar requisitos al Jefe TTYRPI.

Solicitante. Integra el expediente con los requerimientos en base a los requisitos recibidos y entrega al Jefe del Departamento del TTYRPI.

4 Recibir documentación y revisar cumplimiento.


Recibe la documentación proporcionada por el Solicitante y revisa que se haya entregado completa de acuerdo a los requisitos establecidos en el formato (F-DV-20). Si cumple con los requisitos pasa al punto 7. No cumple pasa al punto 5.

5 Indicar los requisitos faltantes al solicitante.


Determina e indica los cambios y modificaciones derivados del análisis del expediente y los devuelve al Solicitante para la realización de las adecuaciones.

6 Realizar cambios y cubrir los requerimientos indicados.

Solicitante. Realiza los cambios indicados por el Jefe del Departamento de TTYRPI o entrega los documentos requeridos para su gestión.

7 Registrar en solicitud los documentos entregados e integrar documentación.


Registrar en Requisitos para Inscribir (F-DV-20), en el apartado denominado “Lista de verificación”, los documentos entregados por el solicitante e integrará la documentación faltante como pagos y poderes de representación de la universidad.



288

8 Abrir expediente e integrar documentación para iniciar trámite.


Apertura el expediente e integra la documentación para iniciar los trámites de registro ante las instancias correspondientes: Para trámites ante INDAUTOR: se utilizaran formatos RPDA-01, RPDA-01-A1, RPDA-01-A2 Y DPA. Para trámites ante IMPI: se utilizaran los formatos, 1) Cuando sean Marcas/ Signos Distintivos el IMPI-00-001, y 2) Cuando sean Patentes/ Modelos de Utilidad IMPI-00-009, los pagos se realizaran en el PASE (Portal de pago y servicios electrónicos) del IMPI.

9 Incorporar la información en la base de datos de propiedad intelectual


El expediente de acuerdo a la materia deberá contener los requisitos establecidos en el formato (F-DV-20), e incorporará la información a la “Base de Datos de Propiedad Intelectual” (F-DV-26) de la universidad.

10 Recibir solicitud y analizar. IMPI o INDAUTOR.

Recibe la solicitud de trámite correspondiente y analiza.

11 Acordar sobre la solicitud y notificar la resolución.

IMPI o INDAUTOR.

Acuerda sobre la solicitud y ordena notificar la resolución a la persona autorizada por la Universidad.

12 Recibir notificación del organismo.


Recibe notificación por parte de la instancia del IMPI y/o INDAUTOR.

13 Integrar la documentación al expediente e incorporar a la base de datos.


Recibe e integra la notificación al expediente y se incorpora a la “Base de Datos de Propiedad Intelectual” (F-DV-26) para su actualización y procede a notificar al solicitante la resolución del IMPI y/o INDAUTOR.

14 Recibir notificación por parte del Departamento.

Solicitante. Reciben la notificación de parte del Jefe de Departamento TTYRPI.


289

Procedimiento 2: Gestión del Registro de la Propiedad Intelectual (Patentes y Modelos de Utilidad).

GESTIÓN DEL REGISTRO DE LA PROPIEDAD INTELECTUAL (PATENTES Y MODELOS DE UTILIDAD)

IMPI / INDAUTORAbogado GeneralDirección de

VinculaciónTransferencia Tecnológica y Registro de

la Propiedad Intelectual Solicitante

No

Sí13. Determina e indica los cambios

11. Remite el contrato al AG para observaciones y gestión de rubricas

6. Realiza cambios y cubre los requerimientos

indicados

14. Realiza las modificaciones al contrato y envía

2. Recibe solicitud formal y determina requisitos para registrar

Inicio

5. Indica los requisitos faltantes al solicitante

4. Recibe documentación y revisa cumplimiento

9. Registra la solicitud, los documentos entregados e integra documentación

10. Autoriza el tramite de registro del proyecto

3. Entrega requisitos al Jefe TTRPI

12. Recibe y revisa el contrato de cesión de

derechos

15. Devuelve contrato firmado para su gestión

1. Realiza solicitud de apoyo para registro

¿Cumple?

¿Procede?

7. Suscribe carta de confidencialidad y Contrato de Cesión de Derechos

Sí

8. Remite el Contrato de Cesión de Derechos para su autorización

No


290

Página 2

GESTIÓN DEL REGISTRO DE LA PROPIEDAD INTELECTUAL (PATENTES Y MODELOS DE UTILIDAD)

IMPI / INDAUTORAbogado General

Dirección de Vinculación

Transferencia Tecnológica y Registro de la Propiedad Intelectual Solicitante

18. Incorporar la información en la base de datos de propiedad

intelectual

17. Apertura expediente e integra documentación para iniciar trámite

22. Integra la documentación al expediente y se incorpora a la base

de datos

20. Acuerda sobre la solicitud y notifica la resolución

21. Recibe notificación

19. Recibe solicitud y analiza

23. Recibe notificación por parte del Departamento

Fin

16. Recibe el contrato de sesión de derecho con las rúbricas


291

Desarrollo de actividades: Gestión del Registro de la Propiedad Intelectual (Patentes y Modelos de Utilidad) Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios

1 Realizar solicitud de apoyo para registro.

Solicitante. Solicita apoyo por escrito (F-DV-06) al Jefe del DTTRPI para que se realice el trámite de registro de su proyecto ante las instancias de Propiedad Intelectual.

2 Recibir solicitud formal y determinar requisitos para registrar.


Recibe la solicitud formal del Solicitante, y en base a lo planteado en el proyecto, determina si el trámite será ante el INDAUTOR y/o el IMPI, indicándole de manera electrónica los requisitos que correspondan y que necesitará para registrar su proyecto, que se encontraran en el formato (F-DV-20) y otorgará en el caso que corresponda los formatos siguientes: a) Para registro obras ante INDAUTOR: se utilizaran los formatos F-DV-21 Y F-DV-24. b) Para registro de programas de computación ante INDAUTOR: se utilizara los formatos F-DV-21 Y F-DV-25. c) Para registro de Patentes y Modelos de Utilidad, se utilizara F-DV-22 Y F-DV-23. d) Para el registro de Marcas y/o Signos Distintivos, se le requerirá, los requisitos señalados en el formato F-DV-20. Nota: Este procedimiento solo aplica para Patentes y Modelos de Utilidad.

3 Entregar requisitos al Jefe TTYRPI.

Solicitante. Integra el expediente con los requerimientos en base a los requisitos recibidos y entrega al Jefe del Departamento del TTYRPI.

4 Recibir documentación y revisar cumplimiento.


Recibe la documentación proporcionada por el Solicitante y revisa que se haya entregado completa de acuerdo a los requisitos establecidos en el formato (F-DV-20). Si cumple con los requisitos pasa al punto 7. No cumple pasa al punto 5.

5 Indicar los requisitos faltantes al solicitante.


Determina e indica los cambios y modificaciones derivados del análisis del expediente y los devuelve al Solicitante para la realización de las adecuaciones.

6 Realizar cambios y cubrir los requerimientos indicados.

Solicitante. Realiza los cambios indicados por el Jefe del Departamento de TTYRPI o entrega los documentos requeridos para su gestión.

7 Suscribir carta de confidencialidad y Contrato de Cesión de Derechos.


Para Patentes y Modelos de Utilidad suscribirá, firmará y entregará al solicitante “Carta de Confidencialidad” (F-DV-22) para protección de la información entregada, así como el “Contrato de Cesión de Derechos” (F-DV-23) (si el expediente está integrado completamente de acuerdo al formato).


292


8 Remitir al DV el Contrato de Cesión de Derechos para su autorización.


El “Contrato de Cesión de Derechos” (F-DV-23) en caso de Patentes y Modelos de Utilidad se remitirá al Director de Vinculación para aprobación y rúbrica a las autoridades universitarias.

9 Registrar en solicitud los documentos entregados e integrar documentación.


Registrar en Requisitos para Inscribir (F-DV-20), en el apartado denominado “Lista de verificación”, los documentos entregados por el solicitante e integrará la documentación faltante como pagos y poderes de representación de la universidad.

10 Autorizar el trámite de registro del proyecto.


Autoriza el trámite del Registro del proyecto de propiedad intelectual.

11 Remitir al Abogado General el contrato de cesión de derechos para observaciones y gestión de rubricas.


En el caso de Patentes y Modelos de Utilidad, remitirá al Abogado General para observaciones y gestión de rúbricas el “Contrato de Cesión de Derechos” (F-DV-23) de los Solicitantes.

12 Recibir y revisar el contrato de cesión de derechos.

Abogado General.

Recibe y revisa el “Contrato de Cesión de Derechos” (F-DV-23) proyecto que será protegido por las instancias de propiedad intelectual. Si el contrato procede pasa al punto 13. No procede pasa al punto 11.

13 Indicar los cambios a realizar.

Abogado General.

Determina e indica los cambios y modificaciones que se deben hacer al “Contrato de Cesión de Derechos” (F-DV-23) al Jefe del Departamento de TTYRPI para que realice adecuaciones (en caso de proceder).

14 Realizar las modificaciones al contrato y enviar.


Recibe las modificaciones establecidas por el Abogado General y las corrige enviando a éste nuevamente el documento corregido para su valoración y autorización.

15 Devolver al Departamento de TTYRPI contrato firmado para su gestión.

Abogado General.

Devuelve firmado el “Contrato de Cesión de Derechos” (F-DV-23) al Jefe del Departamento de TTYRPI (en caso de que no existan cambios en el documento).

16 Recibir el contrato de sesión de derecho con las rúbricas.


Recibe el “Contrato de Cesión de Derechos” (F-DV-23) con las rúbricas, con la finalidad de integrar el expediente para iniciar el trámite de registro.

17 Abrir expediente e integrar documentación para iniciar trámite.


Apertura el expediente e integra la documentación para iniciar los trámites de registro ante las instancias correspondientes: Para trámites ante INDAUTOR: se utilizaran formatos RPDA-01, RPDA-01-A1, RPDA-01-A2 Y DPA. Para trámites ante IMPI: se utilizaran los formatos, 1) Cuando sean Marcas/ Signos Distintivos el IMPI-00-001, y 2) Cuando sean Patentes/ Modelos de Utilidad IMPI-00-009, los pagos se realizaran en el PASE (Portal de pago y servicios electrónicos) del IMPI.


293


18 Incorporar la información en la base de datos de propiedad intelectual.


El expediente de acuerdo a la materia deberá contener los requisitos establecidos en el formato (F-DV-20), e incorporará la información a la “Base de Datos de Propiedad Intelectual” (F-DV-26) de la universidad.

19 Recibir solicitud y analizar. IMPI o INDAUTOR.

Recibe la solicitud de trámite correspondiente y analiza.

20 Acordar sobre la solicitud y notificar la resolución.

IMPI o INDAUTOR.

Acuerda sobre la solicitud y ordena notificar la resolución a la persona autorizada por la Universidad.

21 Recibir notificación del organismo.


Recibe notificación por parte de la instancia del IMPI y/o INDAUTOR.

22 Integrar la documentación al expediente e incorporar a la base de datos.


Recibe e integra la notificación al expediente y se incorpora a la “Base de Datos de Propiedad Intelectual” (F-DV-26) para su actualización y procede a notificar al solicitante la resolución del IMPI y/o INDAUTOR.

23 Recibir notificación por parte del Departamento.

Solicitante. Reciben la notificación de parte del Jefe de Departamento TTYRPI.


294

Proceso: Centro de Innovación Empresarial


Establecer la metodología para la realización del proceso del Centro de Innovación Empresarial, en cuanto a la realización de servicios de consultoría y/o asesoría a los sectores productivos así como los criterios y normatividad aplicable.

II. Alcance

Desde el inicio del proceso de recepción de solicitudes de servicio, firma del convenio, búsqueda y asignación de servicio a especialistas, realización y terminación de la asesoría o consultoría en el Estado de Tabasco, la Región y el País, así como la evaluación del cliente y la mejora continua.



• Solicitudes de servicio, asesoría o consultoría en el Estado de Tabasco, la Región y el País.

V. Normatividad


- Acuerdo para la Celebración de Convenios de la UJAT.

VI. Documentos de referencia - Reglamento de Ingresos Económicos de la UJAT. - Manual General de Organización de la UJAT. - Solicitud de servicio (F-DV-06). - Evaluación general del servicio CINNE (F-DV-27). - Encuesta de satisfacción del cliente (F-SC-01).


295



Autónoma de Tabasco. IPV Investigación, Posgrado y Vinculación. SRE Secretaría de Relaciones Exteriores. CINNE Centro de Innovación Empresarial. SIPYV Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación. DGPYS Departamento de Gestión de Proyectos y Servicios. DFCA Departamento de Formulación de Convenios Académicos. DTTRPI Departamento de Transferencia Tecnológica y Registro de la



296

Procedimiento 1: Centro de Innovación Empresarial

CENTRO DE INNOVACIÓN EMPRESARIAL

Jefe del Centro de Innovación Empresarial EspecialistaCliente

1. Solicita servicio

Inicio

2. Ingresa información a la solicitud de servicio F-DV-06

5. Lleva a cabo la reunión

3. Contacta especialista

4. Convoca reunión cliente - Especialista

6. Realiza diagnóstico, envía resultados y plan de trabajo

7. Recibe documentos, adjunta requisitos para firma de convenio y envía al cliente para su aprobación

8. Recibe documentos y los revisa

¿Procede?

9. Notifica al CINNE y concluye proceso

No

13. Informa a CINNE y se queda con Un tanto

10. Envía documentos para convenio

12. Firma Convenio

11. Recibe información y gestiona en DFCA la elaboración del convenio

Sí

14. Programa reunión Cliente – Especialista para preparar programa de trabajo

15. Lleva a cabo reunión

16. Inicia programa de trabajo

17. Supervisa programa de trabajo

18. Realiza reunión cliente-especialista para finalizar programa y entrega lo establecido en el convenio

19. Realiza encuesta de satisfacción

20. Informa a la DV los resultados

Fin

1

1


297

Desarrollo de actividades: Centro de Innovación Empresarial Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios

1 Solicitar servicio. Cliente. Solicita asesoría y/o consultoría por el medio establecido en su organización, la cual puede ser de manera verbal, escrito o digital.

2 Ingresar información a la solicitud de servicio F-DV-06.

Jefe del Centro de Innovación Empresarial.

Ingresa las características de la solicitud del cliente en el Formato de Registro de Solicitud de Servicios (F-DV-06).

3 Contactar especialista. Jefe del Centro de Innovación Empresarial.

Contacta a los especialistas que cuenten con las características necesarias para otorgar el servicio.

4 Convocar reunión Cliente - Especialista.


Convoca reunión del cliente con los especialistas con el fin de obtener información para realizar el diagnostico.

5 Llevar a cabo la reunión. Jefe del Centro de Innovación Empresarial.

Se lleva a cabo la reunión y determinan compromisos.

6 Realizar diagnóstico, enviar resultados y plan de trabajo.

Especialista. Realizan el diagnóstico y envían resultados y plan de trabajo al CINNE.

7 Recibir documentos, adjuntar requisitos para firma de convenio y enviar al cliente para su aprobación.


Recibe documentación del especialista y reenvía de manera electrónica información al cliente para su aprobación e incluye requisitos para elaboración de convenio o contrato.

8 Recibir documentos y revisar.

Cliente. Recibe información con propuesta adjunta para su aprobación. Si la propuesta procede pasa al punto 10. No procede pasa al punto 9.

9 Notificar al CINNE la no procedencia y concluir proceso.

Cliente. No acepta la propuesta de trabajo (concluye el proceso).

10 Enviar documentos para convenio.

Cliente. Envía documentos para elaboración de convenio de colaboración al CINNE.

11 Recibir información y gestionar en DFCA la elaboración del convenio.


Recibe información del cliente y gestiona electrónicamente con el DFCA para la elaboración del convenio o contrato y se encarga del seguimiento hasta la firma del cliente.

12 Firmar Convenio. Cliente. Firma convenio o contrato.

13 Informar a CINNE y se queda con Un tanto.

Cliente. Informa a CINNE la firma y se queda con un tanto.

14 Programar reunión Cliente – Especialista para preparar programa de trabajo.


Programa reunión con el cliente y especialistas para preparar los programas de asesoría o consultoría.

15 Llevar a cabo reunión. Jefe del Centro de Innovación Empresarial.

Lleva a cabo la reunión.

16 Iniciar programa de trabajo.

Especialista. Inicia programa de trabajo.

17 Supervisar programa de trabajo.


Supervisa la correcta realización del programa.

18 Realiza reunión cliente- especialista para finalizar programa y entregar lo establecido en el convenio.


Invita a reunión con el cliente y especialistas para finalizar el programa y entregar lo establecido en el convenio de colaboración.


298


19 Realizar encuesta de satisfacción.


Solicita al cliente el llenado de la encuesta de satisfacción del cliente (F-SC-01).

20 Informar a la DV los resultados.


Informa a la DV mensualmente por medios digitales (correo electrónico) del estatus de las solicitudes recibidas y proyectos realizados.


299

Proceso: Edición de Publicaciones No Periódicas


Describir las actividades, la metodología y los criterios necesarios para el desarrollo eficaz del proceso de Edición de libros científicos, tecnológicos o académicos, producto de proyectos de investigación.

II. Alcance

Desde la recepción del documento primigenio hasta la entrega de los archivos finales a la imprenta.

III. Área responsable del proceso Dirección de Difusión y Divulgación Científica y Tecnológica de la Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación.


• Documento primigenio para Edición de libros científicos, tecnológicos o académicos, producto de proyectos de investigación.


- Reglamento Editorial Universitario.

- Ley Federal del Derecho de Autor y Reglamento correspondiente.

- Normativa de la Agencia Internacional de ISBN.

VI. Documentos de referencia - Manual de uso de la Biblioteca del Congreso de los EUA. - Manual de uso APA. - Diccionario de la Real Academia Española (DRAE). - Diccionario Panhispánico de Dudas (DPD).


300

VII. Siglas DI Dirección de Investigación. DP Dirección de Posgrado. DV Dirección de Vinculación PI Profesor Investigador. DA División Académica de la Universidad Juárez Autónoma de


Autónoma de Tabasco. IPV Investigación, Posgrado y Vinculación. ISBN International Standard Book Number (Siglas en ingles). CEDC Consejo Editorial Divisional correspondiente. SIPYV Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación. DEPNP Departamento Editorial de Publicaciones No Periódicas de la

DDDCYT. DDDCYT Dirección de Difusión, Divulgación Científica y Tecnológica. INDAUTOR Instituto Nacional de los Derechos de Autor. F-DDCT-01 Carta Responsiva de Autoría o Representación. F-DDCT-02 Formato de Solicitud de Edición. F-DDCT-03 Carta de Cesión de Derechos. F-DDCT-04 Hoja de Corrección. F-DDCT-05 Anexo para la solicitud del ISBN. F-DDCT-06 Anexo a la Solicitud de Ficha Catalográfica. F-DDCT-07 Carta de Anuencia para Impresión. F-DDCT-08 Anexo a la entrega de archivos finales. F-DDCT-09 Constancia de Libro en Prensa. F-DDCT-10 Formato de Procesos Editoriales en Curso.


301

Procedimiento 1: Edición de Publicaciones No Periódicas

EDICIÓN DE PUBLICACIONES NO PERIÓDICAS

Secretario de IPV/Director de Difusión Jefe del DPNP Imprenta Autor

Inicio

1. Finaliza y entrega la Obra primigenia y envía para su

edición

2. Recibir la Obra primigenia y canalizar al Jefe del DPNP

3. Recibe obra primigenia y analiza el cumplimiento de requisitos

¿Cumple?

4.Contacta al autor y requisita los formatos

que hicieren falta

No

5. Complementa la documentación y reenvía

6.Elabora una formación primigenia y solicita su cotización

Sí

7. Recibe solicitud de cotización, analiza y

determina costo y tiempo y envía para su determinación

8. Recibe cotización y analiza la propuesta

¿Cumple?

9. Rechaza la propuesta y solicita

cotización con un nuevo proveedor

No

10. Coordina las actividades de maquetación o preparación del

proyecto editorial

Sí

11. Envía la Maqueta para su impresión


302

Página 2

EDICIÓN DE PUBLICACIONES NO PERIÓDICAS

Imprenta Jefe del DPNPSecretario de IPV/Director de DifusiónAutor

12. Recibe el documento; prepara la maqueta y envía

13. Analiza la maqueta y determina si cumple con los requisitos

¿Cumple?

14. Identifica los incumplimientos, documenta y reenvía a la imprenta para

su adecuación

No

15. Complementa la maqueta autorizada con los datos y

correcciones que hicieren falta y envía para la elaboración del dummy

Sí

16. Recibe la maqueta autorizada; genera y envía Dummy para visto bueno

17. En coordinación con el autor, revisa dummy y autoriza para

impresión

18. Elabora Anexo a la Entrega de Archivos Finales y envía a la imprenta

19. Recibe dummy aprobado y copia del Anexo a la

Entrega de Archivos Finales F-DDCT-08

20. Emite Constancia de Libro en Prensa F-DDCT-09

21. Recibe Constancia de Libro en Prensa

Fin


303

Desarrollo de actividades: Edición de Publicaciones No Periódicas Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios

1 Finalizar y entregar la Obra primigenia y enviar para su edición.

Autor. Finaliza y entrega la Obra primigenia y envía para su edición.

2 Recibir la Obra primigenia y canalizar al Jefe del DPNP.

Secretario de IPV/Director de Difusión.

Recibe la Obra primigenia y la canaliza al Jefe del DPNP.

3 Recibir obra primigenia y analizar el cumplimiento de requisitos.

Jefe del DPNP. Recibe obra primigenia y analiza el cumplimiento de requisitos mediante el Formato de Solicitud de Edición F-DDCT-02. Si cumple los requisitos pasa al punto 6. No cumple pasa al punto 4.

4 Contactar al autor y requisitar los formatos que hicieren falta.

Jefe del DPNP. En caso de que la documentación esté incompleta, debe contactar al autor para terminar de completar el Formato de Solicitud de Edición y los formatos que hicieren falta.

5 Complementar la documentación y reenviar.

Autor. Complementa la documentación y la hace llegar nuevamente.

6 Elaborar una formación primigenia y solicitar su cotización.

Jefe del DPNP. Cuando la documentación esté completa, incluye el documento en la Lista de Documentos en Proceso de Edición F-DDCT-10, elabora una formación primigenia y solicita su cotización.

7 Recibir solicitud de cotización, analizar y determinar costo y tiempo y enviar para su determinación.

Imprenta. Recibe solicitud de cotización, analiza y determina costo y tiempo y envía para su determinación.

8 Recibir cotización y analizar la propuesta.

Jefe del DPNP. Recibe cotización y analiza la propuesta. La cotización cumple las expectativas pasa al punto 10. No cumple pasa al punto 9.

9 Rechazar la propuesta y solicitar cotización con un nuevo proveedor.

Jefe del DPNP. En caso de que la cotización no cumpla con las expectativas, la rechaza y busca un nuevo proveedor.

10 Coordinar las actividades de maquetación o preparación del proyecto editorial.

Jefe del DPNP. Si la cotización cumple con las necesidades, autoriza el procedimiento. Coordina las actividades de maquetación o preparación del proyecto editorial.

11 Enviar la Maqueta para su impresión.

Jefe del DPNP. Envía la Maqueta para su impresión.

12 Recibe el documento; prepara la maqueta y envía.

Imprenta. Recibe el documento; prepara la maqueta y envía.

13 Analizar la maqueta y determinar si cumple con los requisitos.

Jefe del DPNP. Analiza la maqueta y determina si cumple con los requisitos. La maqueta cumple los requisitos pasa al punto 15. No cumple pasa al punto 14.

14 Identificar los incumplimientos, documentar y reenviar a la imprenta para su adecuación.

Jefe del DPNP. La maqueta no cumple con los requisitos, identifica los incumplimientos, documenta y reenvía a la imprenta para su adecuación.

15 Complementar la maqueta autorizada con los datos y correcciones que hicieren falta y enviar para la elaboración del dummy.

Jefe del DPNP. Complementa la maqueta autorizada con los datos y correcciones que hicieren falta y envía para la elaboración del dummy.



304

16 Recibir la maqueta autorizada; generar y enviar Dummy para visto bueno.

Imprenta. Recibe la maqueta autorizada; genera y envía Dummy para visto bueno.

17 En coordinación con el autor, revisar dummy y autorizar para impresión.

Jefe del DPNP y Autor.

En coordinación con el autor, revisa dummy y autoriza para impresión.

18 Elaborar Anexo a la Entrega de Archivos Finales y enviar a la imprenta.

Jefe del DPNP. Elabora Anexo a la Entrega de Archivos Finales y envía a la imprenta.

19 Recibir dummy aprobado y copia del Anexo a la Entrega de Archivos Finales F-DDCT-08.

Imprenta. Recibe dummy aprobado y copia del Anexo a la Entrega de Archivos Finales F-DDCT-08.

20 Emitir Constancia de Libro en Prensa F-DDCT-09.

Jefe del DPNP. Emite Constancia de Libro en Prensa F-DDCT-09.

21 Recibir Constancia de Libro en Prensa.

Autor. Recibe Constancia de Libro en Prensa F-DDCT-09.


305

Proceso: Elaboración del Programa de Difusión y Divulgación Científica y Tecnológica


Definir el proceso para realizar el Programa de Difusión y Divulgación Científica y Tecnológica de la UJAT.

II. Alcance

Aplica para la difusión y divulgación de proyectos de investigación que se realizan en las Divisiones Académicas de la UJAT.



• Proyectos de investigación y productos de la comunidad universitaria para difusión y promoción.




VI. Documentos de referencia - Lista de Registros para el Seguimiento al Programa de la Semana. - Lista de Registros de Calidad F-SGC-02.


306


Tabasco. IPV Investigación, Posgrado y Vinculación. SIPYV Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación. DDDCYT Dirección de Difusión, Divulgación Científica y Tecnológica. F-DDCT-01 Carta Responsiva de Autoría o Representación. F-DDCT-02 Formato de Solicitud de Edición. F-DDCT-03 Carta de Cesión de Derechos. F-DDCT-04 Hoja de Corrección. F-DDCT-05 Anexo para la solicitud del ISBN. F-DDCT-06 Anexo a la Solicitud de Ficha Catalográfica. F-DDCT-07 Carta de Anuencia para Impresión. F-DDCT-08 Anexo a la entrega de archivos finales. F-DDCT-09 Constancia de Libro en Prensa. F-DDCT-10 Formato de Procesos Editoriales en Curso.


307

Procedimiento 1: Elaboración del Programa de Difusión y Divulgación Científica y Tecnológica

ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE DIFUSIÓN Y DIVULGACIÓN CIENTÍFICA Y TECNOLÓGICA

Secretario de Investigación, Posgrado y

Vinculación Profesor InvestigadorDirector de Relaciones

PúblicasDirector de Difusión y Divulgación

Científica y TecnológicaCoordinación de

Planeación y Evaluación

Jefe de Departamento de Divulgación de la Ciencia y la

Tecnología

Inicio

1. Solicita espacios en Medios de Comunicación para realizar el Programa de Difusión y Divulgación

2. Recibe solicitud de espacios y

envía respuesta

3. Recibe información y elabora propuesta

4. Recibe propuesta del Programa de DDC y evalúa

¿Autoriza?

5. Determina cambios y envía para correcciones

No

6. Recibe observaciones, aplica y envía nuevamente

8. Revisa con el Director de DDCYT para determinar viabilidad

7. Pasa propuesta al Secretario para validación

Sí

¿Viable?

9. Determinan modificaciones a la propuesta y envía para realizar

No

10. Autorizada la propuesta envían oficios a DA solicitando Profesores para entrevistas en

medios

Sí

11. Recibe oficio de comisión, vía DA

12. Contacta con el DDCYT

Página 2


308

ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE DIFUSIÓN Y DIVULGACIÓN CIENTÍFICA Y TECNOLÓGICA

Coordinación de Planeación y Evaluación



y Vinculación

Director de Difusión y Divulgación Científica y Tecnológica

Director de Relaciones Públicas


Tecnología

13. Acuerda con PI agenda y temas de la

entrevista

14. Convenía tiempo con el DDCYT para entrevista

al PI y le comunican

15. Realiza entrevista al PI y envía material de audio y video al Jefe de DDCYT

16. Recibe el material generado de la entrevista y lo turna a la Coordinación

de Planeación y Evaluación

17. Recibe material, elabora productos solicitados y envía

18. Recibe material y revisa que cumple con los

requisitos

¿Cumple?

19. Envía a la Coordinación de

Planeación y Evaluación para

realizar modificaciones

No

20. Aplica modificaciones y envía

nuevamente

21. Turna al Director de DDCYT para

publicación en medios

Sí

22. Recibe productos y envía a la Dirección de Relaciones Publicación para colocación en medios de comunicación.

23. Difunde productos en medios de comunicación,

electrónicos y redes sociales

Fin


309

Desarrollo de actividades: Elaboración del Programa de Difusión y Divulgación Científica y Tecnológica Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios

1 Solicitar espacios en Medios de Comunicación para realizar el Programa de Difusión y Divulgación.

Jefe del Departamento de Divulgación de la Ciencia y la Tecnología.

Solicita espacios en Medios de Comunicación para realizar el Programa de Difusión y Divulgación de la Dirección de Difusión y Divulgación Científica y Tecnológica.

2 Recibir solicitud de espacios y enviar respuesta.

Director de Relaciones Públicas.

Recibe, y analiza espacios disponibles en Televisión, Radio, Periódicos y Redes Sociales en los que se puedan difundir los conocimientos científicos y/o tecnológicos generados por los profesores-investigadores a través de los proyectos de investigación y envía respuesta.

3 Recibir información y elaborar propuesta.


Recibe y revisa la información enviada por la Dirección de Relaciones Públicas y en función de la lista de proyectos de investigación que realiza la universidad, selecciona proyectos que son representativos y de impacto en la sociedad y elabora propuesta del Programa General y lo envía al Director de Difusión y Divulgación Científica y Tecnológica.

4 Recibir propuesta del Programa de DDC y evaluar.

Director de Difusión y Divulgación Científica y Tecnológica.

Recibe la propuesta del Programa General y analiza de acuerdo a los proyectos vigentes. Si aprueba propuesta pasa al punto 7. No aprueba pasa al punto 5.

5 Determinar cambios y enviar para corregir.


Si determina que se requieren hacer modificaciones los remite al Jefe del Departamento de Divulgación de la Ciencia y la Tecnología para su corrección y aplicar los cambios correspondientes.

6 Recibir observaciones, aplicar y enviar nuevamente.


Recibe el Programa General revisado y aplica las correcciones correspondientes, turnando nuevamente al Director de Difusión y Divulgación Científica y Tecnológica.

7 Pasar propuesta al Secretario para validación.


Envía propuesta al Secretario de Investigación, Posgrado y Vinculación para su autorización.

8 Revisar con el Director de DDCYT y determinar viabilidad.

Secretario de Investigación, Posgrado y Vinculación y Director de Difusión y Divulgación Científica y Tecnológica.

En conjunto con el Director de Difusión y Divulgación Científica y Tecnológica revisan y analizan viabilidad. Si la propuesta es viable pasa al punto 10. No es viable pasa al punto 9.

9 Determinar modificaciones a la propuesta y enviar para realizar.

Secretario de Investigación, Posgrado y Vinculación y Director de Difusión y Divulgación Científica y Tecnológica.

Determinan hacer modificaciones, las remite al Jefe del Departamento de Divulgación de la Ciencia y la Tecnología para su corrección y aplicar los cambios correspondientes.


310


10 Enviar oficios a DA solicitando Profesores para entrevistas en medios.


Realiza y envía oficios a las Divisiones Académicas para solicitar que se comisiones a los profesores-investigadores que participarán en el Programa General y se les hagan las entrevistas.

11 Recibir oficio de comisión, vía DA.


Recibe solicitud de comisión para que participe, vía la División Académica.

12 Contactar con el DDCYT. Profesor Investigador.

Se pone en contacto con el Jefe Departamento de Divulgación de la Ciencia y la Tecnología para acordar fecha, hora y lugar de la entrevista.

13 Acordar con PI agenda y temas de la entrevista.


Acuerda fecha, hora, lugar, tema y condiciones para realizar entrevista con el profesor-investigador y comunica a la Dirección de Relaciones Públicas.

14 Convenir tiempo con el DDCYT para entrevista al PI y comunicarle.


Convenía tiempo con el Departamento de Divulgación de la Ciencia y la Tecnología para entrevistar al profesor-investigador y le comunican.

15 Realizar entrevista al PI y enviar material de audio y video al Jefe de DDCYT.


Realizan entrevista al profesor-investigador y generan material de audio, video y fotografía que envían al Jefe Departamento de Divulgación de la Ciencia y la Tecnología.

16 Recibir el material generado de la entrevista y turnar a la Coordinación de Planeación y Evaluación.


Recibe el material obtenido de la entrevista del profesor-investigador y lo turna a los diseñadores de la Coordinación de Planeación y Evaluación para elaborar los productos para difundir en medios.

17 Recibir material y elaborar productos solicitados y enviar al DDCYT.


Recibe material de las entrevistas y elaboran los productos solicitados para difundir en los medios correspondientes.

18 Recibir material y revisar que cumpla con los requisitos.


Recibe material, revisa y analiza si cumple con los objetivos y la presentación adecuada para los medios a que se enviará. Si cumple los requisitos pasa al punto 21. No cumple pasa al punto 19.

19 Enviar a la Coordinación de Planeación y Evaluación para realizar cambios o modificaciones pertinentes.


Si se requieren cambios o modificaciones se envía nuevamente el material a la Coordinación de Planeación y Evaluación para su corrección.

20 Aplicar modificaciones y enviar nuevamente.


Recibe solicitud de modificaciones y aplica según lo solicitado; al término envía productos corregidos al Jefe del Departamento de Divulgación de la Ciencia y la Tecnología.

21 Turnar al Director de DDCYT para publicación en medios.


Recibe los productos y verifica las modificaciones correspondientes y turna al Director de Difusión y Divulgación Científica y Tecnológica para su publicación en medios.

22 Recibir productos y enviar a la Dirección de Relaciones Publicación para colocación en medios de comunicación.


Recibe los productos y envía a la Dirección de Relaciones Públicas para su colocación en Medios de Comunicación, Medios Electrónicos y Redes Sociales.

23 Difundir productos en medios de comunicación, electrónicos y redes sociales.


Recibe productos y difunde en Medios de Comunicación, Medios Electrónicos y Redes Sociales.


311

Proceso: Semana de Difusión y Divulgación Científica


Detallar el proceso de ejecución, así como las actividades necesarias para la organización y realización de la Semana de Difusión y Divulgación Científica.

II. Alcance

Aplica para la planeación, organización, ejecución y evaluación de un evento de gran tradición a nivel institucional.



• Promoción de Difusión y Divulgación Científica.




VI. Documentos de referencia - Lista de Registros para el Seguimiento al Programa de la Semana. - Lista de Registros de Calidad F-SGC-02.


312

VII. Siglas

DI Dirección de Investigación. DP Dirección de Posgrado. DV Dirección de Vinculación PI Profesor Investigador. DA División Académica de la Universidad Juárez Autónoma de

Tabasco. IPV Investigación, Posgrado y Vinculación. SIPYV Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación. DDDCYT Dirección de Difusión, Divulgación Científica y Tecnológica. F-DDCT-01 Carta Responsiva de Autoría o Representación. F-DDCT-02 Formato de Solicitud de Edición. F-DDCT-03 Carta de Cesión de Derechos. F-DDCT-04 Hoja de Corrección. F-DDCT-05 Anexo para la solicitud del ISBN. F-DDCT-06 Anexo a la Solicitud de Ficha Catalográfica. F-DDCT-07 Carta de Anuencia para Impresión. F-DDCT-08 Anexo a la entrega de archivos finales. F-DDCT-09 Constancia de Libro en Prensa. F-DDCT-10 Formato de Procesos Editoriales en Curso.


313

Procedimiento 1: Semana de Difusión y Divulgación Científica

SEMANA DE DIFUSIÓN Y DIVULGACIÓN CIENTÍFICA

Director de Difusión y Divulgación Científica


Directores de División Académica

Jefe de Departamento de Divulgación de la Ciencia y la Tecnología

Inicio

1. Elabora y envía propuesta del Programa General de la

SDDC

2. Recibe propuesta delPrograma General de la SDDC y

valida

¿Cumple?

3. Determina cambios yenvía para corrección

No

¿Autoriza?

7. Determina cambios yentrega para aplicación

10. Reciben invitación y comisionan Responsable

9. Realiza y envía oficio para convocar a Divisiones y presentar Programa

General

11. Realiza Reunión con Divisiones y conforma Comité

Organizador

12. Realiza y envía propuesta de Programa General y Convocatoria

4. Recibe observaciones, aplica y reenvía

5. Envía la propuesta al Secretario de Investigación,

Posgrado y Vinculación para su autorización

Sí

6. Revisa propuesta de Programa General de la Semana

No

8. Autoriza propuesta y convocar a DA

Sí


314

Página 2

SEMANA DE DIFUSIÓN Y DIVULGACIÓN CIENTÍFICA

Directores de División Académica




Tecnología

13. Recibe, concentra, estructura y envía Programa Final para su implementación

14. Recibe programa final y solicita recursos para implementación y

notifica de necesidades

15. Recibe solicitud derecursos y gestiona

¿Viable?

16. Indica cambios para aplicación

No

18. Gestiona recursos con la Secretaria de Finanzas e informa

de procedencia

Sí17. Recibe indicaciones de

modificación y aplica

19. Recibe recursos de Coordinación Administrativa para su aplicación

conforme al programa y comisiona al Jefe DDCYT para realización

20. Recibe indicaciones yprocede a la aplicación de

recursos

21. Envía a las DivisionesAcadémicas materiales e

insumos

22. Reciben materiales e insumos y realizan eventos

conforme al programa

23. Redactan y envían Informe de actividades

realizadas

24. Recibe, concentra y envía informe final

25. Reciben informe final de actividades

Fin


315

Desarrollo de actividades: Semana de Difusión y Divulgación Científica Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios

1 Elaborar y enviar propuesta del Programa General de la SDDC.

Jefe de Departamento de Divulgación de la Ciencia y la Tecnología.

Elabora y envía propuesta del Programa General de la Semana de Difusión y Divulgación Científica al Director de Difusión en base a la evaluación.

2 Recibir propuesta del Programa General de la SDDC y valida.

Director de Difusión y Divulgación Científica.

Recibe del Departamento la propuesta y revisa. Si la propuesta cumple los requisitos pasa al punto 5. No cumple pasa al punto 3.

3 Determinar cambios y enviar para corrección.


Determina los cambios y/o ajustes y envía para corrección.

4 Recibe observaciones, aplica re envía.


Recibe correcciones y aplica nuevamente para enviar Programa Final a Secretario.

5 Envía la propuesta al Secretario de Investigación, Posgrado y Vinculación para su autorización


Envía la propuesta al Secretario de Investigación, Posgrado y Vinculación para su autorización.

6 Revisar propuesta de Programa General de la Semana.


Revisa propuesta de Programa General de la Semana para su viabilidad. Si la propuesta es viable pasa al punto 7. No es viable pasa al punto.

7 Determinar cambios y entregar para aplicación


Determina cambios a realizar en propuesta y entrega para aplicación

8 Autorizar propuesta y convocar a DA.


Autoriza propuesta y convocar a DA.

9 Realizar y enviar oficio para convocar a Divisiones y presentar Programa General.


Convoca a Divisiones Académicas para reunión donde se presentará el Programa General.

10 Recibir invitación y comisionar Responsable.

Directores de División Académica.

Reciben invitación y comisionan Responsable.

11 Realizar Reunión con Divisiones y conformar Comité Organizador.


Realiza la reunión con las Divisiones Académicas y conforman el Comité Organizador.

12 Realizar y enviar propuesta de Programa General y Convocatoria.


Realiza y envía propuesta de Programa General y Convocatoria al Departamento de Divulgación de la Ciencia y la Tecnología.

13 Recibir, concentrar, estructurar y enviar Programa Final para su implementación.


Recibe, concentra y estructura el Programa Final para su implementación en la Universidad.


316


14 Recibir programa final y solicitar recursos para implementación y notificar de necesidades.


Recibe el Programa Final y realiza la gestión para obtener los recursos e implementación de la Semana.

15 Recibir solicitud de recursos y gestionar.


Recibe la solicitud de recursos para realizar la Semana. Si la solicitud de recursos es viable pasa al punto 18. No es viable pasa al punto 16.

16 Indicar cambios para aplicación.


Indica modificaciones al programa o presupuesto, lo entrega para realizar correcciones.

17 Recibir indicaciones de modificación y aplicar.


Recibe programa y aplica cambios y correcciones.

18 Gestionar recursos con la Secretaria de Finanzas e informar de procedencia.


Autoriza viabilidad del programa y gestiona los recursos ante Secretaría de Finanzas.

19 Recibir recursos de la Coordinación Administrativa para su aplicación conforme al programa y comisionar al Jefe DDCYT para realización.


Recibe recursos de la Coordinación Administrativa para su aplicación conforme al Programa y comisiona al Jefe del Departamento de Divulgación de la Ciencia y la Tecnología para su ejecución.

20 Recibir indicaciones y proceder a la aplicación de recursos.


Recibe indicaciones y procede a la aplicación de los recursos autorizados.

21 Enviar a las Divisiones Académicas materiales e insumos.


Envía materiales e insumos requeridos a las Divisiones Académicas.

22 Recibir materiales e insumos y realizan eventos conforme al programa.


Reciben materiales e insumos y realizan los eventos.

23 Redactar y enviar Informe de actividades realizadas.


Redactan informe y envían al Departamento de Divulgación de la Ciencia.

24 Recibir, concentrar y enviar informe final.


Recibe y concentra los informes enviados por las Divisiones.

25 Recibir informe final de actividades.

Secretario de Investigación, Posgrado y Vinculación, y Director de Difusión y Divulgación Científica.

Reciben Informe Final de Actividades de la Semana de Difusión y Divulgación Científica.


317

Proceso: Obtención Legal de Derechos de Autor


Establecer los procedimientos institucionales para gestionar y mantener vigentes los derechos establecidos por INDAUTOR y la Secretaría de Gobernación y de esa forma dar seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos para cubrir los requisitos solicitados por el CONACYT.

II. Alcance

Aplica a las publicaciones periódicas registradas en el Padrón de Revistas Universitarias del Departamento Editorial de Revistas Universitarias de la Dirección de Difusión y Divulgación Científica y Tecnológica de la Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.



• Productos de investigación y desarrollo tecnológico generados por la Comunidad Universitaria.


- Reglamento Editorial Institucional.

- Requisitos INDAUTOR.

- Requisitos de la Secretaría de Gobernación.

- Criterios de Evaluación del Índice de Revistas Mexicanas de Divulgación

Científica y Tecnológica del CONACYT.

- Criterios de Evaluación del Índice de Revistas Científicas Mexicana del CONACYT.


318

VI. Documentos de referencia - Formato de INDAUTOR RD-01-02. - Formato de INDAUTOR RD-06. - Formato de INDAUTOR D-03-04-05. - Formato de INDAUTOR SSN-01-A. - Formato de INDAUTOR ISSN-01. - Formato de INDAUTOR ISSN-02-A. - Formato de satisfacción del cliente (F-SC-01). - Formato de Solicitud de Información para Realización de Trámites ante

INDAUTOR (F-DDCT-34), que es requisitado por los editores correspondientes con la información necesaria para solicitar dictamen previo, reserva, obtención y renovación del ISSN.

- Formato de Ejecución de Trámites (F-DDCT-35), en el que se solicitar al representante legal de la UJAT ante INDAUTOR que para que realice un trámite determinado.

- Formato de Solicitud de Información para Obtención de ISSN (F-DDCT-36), que los editores correspondientes requisitan para buscar la obtención del ISSN.

- Formato de Envío de Información por Paquetería a INDAUTOR (F-DDCT-37), en el que quedan registrados los datos y la fecha de la solicitud.

- Informe del Dictamen (F-DDCT-38), mediante el cual el Jefe del Departamento de Revistas Científicas informa al editor de la revista correspondiente el resultado del dictamen de INDAUTOR.


Tabasco. IPV Investigación, Posgrado y Vinculación. ISSN Número Internacional Normalizado para Publicaciones

Periódicas. DERU Departamento Editorial de Revistas Universitarias. SIPYV Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación. DDDCYT Dirección de Difusión, Divulgación Científica y Tecnológica. INDAUTOR Instituto Nacional de Derechos del Autor de la Secretaría de

Educación Pública.


319

Procedimiento 1: Obtención Legal de Derechos de Autor (Renovación)

OBTENCIÓN LEGAL DE DERECHOS DE AUTOR (RENOVACIÓN)

Jefe de Departamento Editorial de Revistas Universitarias Abogado INDAUTOR Editor

Inicio

1. Envío de revista a DERU

2. Realiza el diagnóstico por revista

¿Cumple?

3. Solicita datos al editor

6. Programa renovación

No

Sí

4. Recibe solicitud de representación gráfica del

título

7. Envía formatos al Abogado de la SIPV

5. Realiza análisis de requerimientos y cumplimiento de especificaciones

INDAUTOR y envía

8. Revise solicitud dictamen previo y envia

a INDAUTOR

9. Recibe, dictamina y envía

10. Reciben dictamen y determinan acción

12. Solicitan registro o renovación de uso exclusivo de título

11. Determina e informa los cambios o incumplimientos a resolver

¿Favorable?No

Sí

14. Recibe certificado

13. Recibe solicitud y procede conforme a gestión

requerida y entrega certificado

15. Registra certificado con periodo de vigencia

Fin


320

Desarrollo de actividades: Obtención Legal de Derechos de Autor (Renovación) Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios

1 Enviar revista a Jefe del DERU.

Editor. Envía ejemplar de la revista al Jefe del Departamento Editorial de Revistas Universitarias (DERU).

2 Realizar el diagnóstico por revista.

Jefe del Departamento Editorial de Revistas Universitarias.

Realiza el diagnóstico por revista. Si la revista cumple los requisitos pasa al punto 6. No cumple pasa al punto 3.

3 Solicitar datos al editor. Jefe del Departamento Editorial de Revistas Universitarias.

Solicita datos al editor (Formato F-DDT-34).

4 Recibir solicitud de representación gráfica del título.

Editor. Recibe solicitud de representación gráfica del título (La representación gráfica debe ser en tinta negra y con el tamaño y tipo de letra que se mantendrá durante su vigencia).

5 Realizar análisis de requerimientos y cumplimiento de especificaciones INDAUTOR y enviar.

Editor. Realiza y análisis de requerimientos y cumple especificaciones INDAUTOR y envía.

6 Programa renovación del título.


Programa solicitud de dictamen previo al derecho al uso exclusivo del nombre.

7 Enviar formatos al Abogado de la SIPV.


Envío de formatos al abogado SIPV (Formato F-DDT-35) (El representante legal de la SIPV está en la Ciudad de México, ya que los trámites están centralizados).

8 Revisar solicitud de dictamen previo y enviar a INDAUTOR.

Abogado. Revisa solicitud dictamen previo y envía a INDAUTOR (Formato F-DDT-35).

9 Recibir, dictaminar y enviar.

INDAUTOR. Recibe, dictamina y envía el documento que avala el cumplimiento o no de la solicitud.

10 Recibir dictamen y determinar acción.

Jefe del Departamento Editorial de Revistas Universitarias y Abogado.

Reciben el dictamen y determinan acción. Si el dictamen es favorable pasa al punto 12. No es favorable pasa al punto 11.

11 Determinar e informar los cambios o incumplimientos a resolver.


Determina e informa los cambios o incumplimientos a resolver.

12 Solicitar registro o renovación de uso exclusivo de título.

Jefe del Departamento Editorial de Revistas Universitarias y Abogado.

Solicita de acuerdo con el Jefe de Departamento el registro o renovación del derecho de uso exclusivo de título. En el caso de ser renovación el editor deberá incluir portadas que certifiquen el derecho del uso exclusivo durante el último periodo anual vigente.

13 Recibir solicitud y proceder conforme a gestión requerida y entregar certificado.

INDAUTOR. Determina e solicitud y procede conforme a gestión requerida y entrega certificado con vigencia anual.


321


14 Recibir certificado. Abogado. Recibe certificado del derecho al uso exclusivo del nombre.

15 Registrar certificado con periodo de vigencia.


Registra certificado con periodo de vigencia.


322

Procedimiento 2: Obtención Legal de Derechos de Autor (Nuevo Registro)

OBTENCIÓN LEGAL DE DERECHOS DE AUTOR (NUEVO REGISTRO)

Secretaría de GobernaciónINDAUTOR Abogado Jefe de Departamento Editorial

de Revistas Universitarias Editor

1. Solicita actualización De cintillo legal y cumplimiento de

periodicidad de la revista

2. Actualiza cintillo legal

3. Recibe cintillo legal con especificaciones INDAUTOR y

solicita número ISSN

4. Recibe, gestiona y entrega número de ISSN

5. Recibe número de ISSN y solicita su código de barras

6. Recibe y solicita código de barra de ISSN

7. Recibe solicitud ISSN, gestiona su emisión y

entrega

8. Recibe código(s) de barra de ISSN

9. Recibe código(s) de barra

Inicio

11. Recibe solicitud, actualiza y envía

ejemplar

10. Solicita actualización de cintillo(s) legal, inclusión del

código(s) de barra y ejemplar impreso de la revista al editor

12. Recibe revista y solicita gestión de certificados de

Licitud

13. Gestiona certificados de licitud

15. Recibe certificados y envía

14. Dictamina y emite certificados

16. Recibe certificados e informa al editor

Fin


323

Desarrollo de actividades: Obtención Legal de Derechos de Autor (Nuevo Registro) Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios

1 Solicitar actualización de cintillo legal y cumplimiento de periodicidad de la revista.


Solicita al editor la actualización del cintillo legal y el cumplimiento de la periodicidad comprometida para la revista. En el caso de revistas impresas, el cintillo actualizado está en el último número que deberá corresponder al periodo. Se solicita al editor la información del formato F-DDCT-036. La comprobación del cumplimiento de la periodicidad comprometida en la revista en o los cintillos legales es para la versión impresa copia del último ejemplar de la revista que concuerde entre la fecha de publicación y periodo comprometido. Para la versión electrónica se debe mantener actualizado el cintillo legal y el acceso al número correspondiente al periodo.

2 Actualizar cintillo legal. Editor. Actualiza el cintillo legal de acuerdo a las especificaciones emitidas por INDAUTOR. El cintillo legal de las versiones impreso y electrónica incluyen diferentes especificaciones. El cintillo legal en la versión impresa está incluido en el último número de la revista. Por lo anterior, el editor envía un ejemplar de la misma al Jefe de Departamento. En el caso de revistas electrónicas, INDAUTOR revisa directamente en la página electrónica de la misma. Asimismo, el editor se compromete a mantener la periodicidad de la versión o las versiones con la finalidad de mantener vigente el certificado del derecho al uso exclusivo del nombre.

3 Recibir cintillo legal con especificaciones INDAUTOR y solicitar número ISSN.


Recibe el cintillo legal de acuerdo a las especificaciones emitidas por INDAUTOR y solicita el número de ISSN a INDAUTOR, ingresando inicialmente a la página web de INDAUTOR para obtener el Radicado, una vez obtenido éste se envía la información solicitada vía paquetería con el formato F-DDCT-37.

4 Recibir, gestionar y entregar número de ISSN.

INDAUTOR. Recibe solicitud del número de ISSN, gestiona su emisión y entrega.

5 Recibir número de ISSN y solicitar su código de barras.


Recibe número o números de ISSN y solicita al abogado su(s) códigos de barra. Esta solicitud anexa formato de pago de derechos.

6 Recibir y solicitar código de barra de ISSN.

Abogado. Recibe y solicita código(s) de barra de ISSN a INDAUTOR.

7 Recibir solicitud ISSN, gestionar su emisión y entregar.

INDAUTOR. Recibe, gestiona y entrega código(s) de barra de ISSN.

8 Recibir número de ISSN y código de barras.

Abogado. Recibe número de ISSN y código de barras.

9 Recibir código(s) de barra de ISSN.


Recibe código(s) de barra de ISSN.

10 Solicitar actualización de cintillo(s) legal, inclusión del código(s) de barra y ejemplar impreso de la revista al editor.


Solicita al editor actualización del cintillo(s) legal, inclusión del código de barras según especificaciones de INDAUTOR y ejemplar impreso de la revista del periodo con esta información.



324

11 Recibir solicitud, actualizar y enviar ejemplar.

Editor. Actualiza información y envía revista solicitada.

12 Recibir revista y solicitar gestión de certificados de Licitud.


Recibe revista y solicita gestión de certificados de Licitud. La revista deberá incluir el ISSN y la cintilla legal: el ISSN, colocado en la parte superior derecha de la portada y la cintilla legal en la página correspondiente con los datos requeridos por INDAUTOR.

13 Gestionar certificados de licitud.

Abogado. Gestiona certificados de licitud ante la Secretaría de Gobernación.

14 Dictaminar y emitir certificados.

Secretaría de Gobernación.

Dictamina y emite certificados de licitud de título y de contenido.

15 Recibir certificados y enviar.

Abogado. Recibe certificados y envía.

16 Recibir certificados e informar al editor.


Recibe certificados e informa al editor. El Editor incluirá los datos de ambos certificados de licitud en la cintilla legal de la revista. Y envía la respuesta del INDAUTOR (Formato F-DDCT-38).


325

Proceso: Inclusión en Índices


Establecer los criterios y procesos para evaluar y dar seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos para cubrir los requisitos legales, de contenido, editoriales y de distribución solicitados por el CONACYT y otros índices internacionales.

II. Alcance

Aplica a las publicaciones periódicas registradas en el Padrón de Revistas Universitarias del Departamento Editorial de Revistas Universitarias de la Dirección de Difusión y Divulgación Científica y Tecnológica de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.



• Necesidades de evaluación de las Revistas Universitarias de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.


- Reglamento Editorial Institucional.

- Criterios de Evaluación del Índice de Revistas Mexicanas de Divulgación

Científica y Tecnológica del CONACYT.

- Criterios de Evaluación del Índice de Revistas Científicas Mexicana del CONACYT.


326

VI. Documentos de referencia - Dictámenes de los integrantes de la CIE. - Formato de Invitación a la Comisión Editorial Institucional. - Nombramiento a Miembro de la CIE. - Mensaje Electrónico de Nombramiento. - Invitación a Reunión de la CIE. - Solitud de Recursos para Reunión de la CEI. - Formato de Minuta de Reunión de la CEI. - Diagnóstico de las Revistas de la Universidad Juárez Autónoma de

Tabasco.


Tabasco. CIE Comisión Institucional Editorial. PTC Profesor de Tiempo Completo. IPV Investigación, Posgrado y Vinculación. SNI Sistema Nacional de Investigadores. DRC Departamento de Revistas Científicas. ISSN Número Internacional Normalizado para Publicaciones

Periódicas. DERU Departamento Editorial de Revistas Universitarias. SIPYV Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación. DDDCYT Dirección de Difusión, Divulgación Científica y Tecnológica. CONACYT Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología. INDAUTOR Instituto Nacional de Derechos del Autor de la Secretaría de

Educación Pública.


327

Procedimiento 1: Inclusión en Índices

INCLUSIÓN EN ÍNDICES



Externos / Comisión Institucional Editorial

Jefe del Departamento de Revistas Científicas

Inicio

1. Integra o renueva la Comisión Institucional Editorial

2. Consulta base de información de CONACYT y del SNI

3. Genera y envía propuesta para integrantes de la CIE

4. Reciben propuesta y realizan análisis de propuesta de integrantes CIE

¿Cumple?

5. Se regresa para adecuación de propuesta

No

6. Se aprueba la propuesta y se continua con el trámite

7. Contacta y envía solicitud a integrante(s) CIE, y elabora la Invitación a

la Comisión Institucional Editorial

8. Reciben invitación y deciden si aceptan

¿Acepta?

9. No acepta invitación y se buscan nuevos candidatos

No

1

10. Acepta invitación y continua el trámite

Sí

1

11. Solicita el nombramiento para el integrante del CIE

12. Emite Nombramiento para Integrantes de la Comisión

Institucional Editorial


328

Página 2 INCLUSIÓN EN ÍNDICES

Externos / Comisión Institucional Editorial



Jefe del Departamento de Revistas Científicas

13. Recibe y envía el nombramiento al integrante de la CIE.

14. Recibe nombramiento

15. Realiza calendarización de reuniones anuales del CIE

16. Solicita al Director de la DDCYT la Invitación a la Reunión de la CIE

17. Recibe solicitud y envía al Secretario de la SIPYV

18. Envía Invitación a la Reunión de la CIE

19. Gestiona reservaciones, sitio de reunión y alimentos.

20. Agenda y coordina la reunión de la CIE.

21. Revisan y dictaminan sobre alcances obtenidos y emiten recomendaciones

22. Atiende recomendaciones de la CIE

Fin


329

Desarrollo de actividades: Inclusión en Índices Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios

1 Integrar o renovar la Comisión Institucional Editorial.

Jefe del Departamento de Revistas Científicas.

La renovación de los integrantes de la Comisión Institucional Editorial está definida por el nombramiento de dos años para cada integrante con opción a otro periodo.

2 Consultar base de información de CONACYT y del SNI.


Consulta base de información de dictaminadores del Índice CONACYT y base actualizada de investigadores reconocidos en el SNI niveles II y III que no pertenezcan a la Institución para mantener la condición de ser una Comisión externa.

3 Generar y enviar propuesta para integrantes de la CIE.


Genera y envía propuesta para integrantes de la CIE con las siguientes características: Debe haber al menos cinco investigadores o PTC externos a la UJAT. Los datos incluidos para cada uno son nombre completo, nobilis, nivel en el SNI, institución y departamento, especialización, experiencia en dictámenes editoriales y fundamentación de su inclusión.

4 Recibir propuesta y realizar análisis de propuesta de integrantes CIE.


Reciben propuesta y realizan análisis de propuesta de integrantes CIE. Si la propuesta cumple los requisitos pasa al punto 6. No cumple pasa al punto 5.

5 Regresar para adecuación de propuesta.


La propuesta no cumple los requisitos se regresa para adecuación.

6 Aprobar la propuesta y continuar con el trámite.


Se aprueba la propuesta y se continua con el trámite.

7 Contactar y enviar solicitud a integrante(s) CIE, y elaborar la Invitación a la Comisión Institucional Editorial.


Realiza contacto y envía solicitud a integrante(s) CIE, elabora la Invitación a la Comisión Institucional Editorial F-DDCT-39, la cual debe tener información básica sobre el propósito del Departamento y de la Comisión, así como funciones de sus integrantes y es periodo de nombramiento. En esta invitación se menciona que en caso de aceptar recibirá la constancia de integrante de la CIE firmada por el Secretario de IPV.

8 Recibir invitación y decidir si aceptan la propuesta.

Externos o integrantes CIE.

Reciben invitación y deciden si aceptan la propuesta. Si aceptan la propuesta pasa al punto 10. No aceptan pasa al punto 9.

9 Buscar nuevos candidatos.


No acepta invitación y se buscan nuevos candidatos, el proceso de la selección y propuesta de integrantes se repite.

10 Aceptar invitación y continuar el trámite.


Acepta invitación y continua el trámite.

11 Solicitar el nombramiento para el integrante del CIE.


Solicita el nombramiento para el integrante del CIE.


330


12 Emitir Nombramiento para Integrantes de la Comisión Institucional Editorial.


Emite Nombramiento para Integrantes de la Comisión Institucional Editorial F-DDCT-40 con una vigencia de dos años.

13 Recibir y enviar el nombramiento al integrante de la CIE.


Realiza la recepción y envío de nombramiento, y lo registra mediante el Mensaje de Correo Electrónico de Recepción del Nombramiento F-DDCT-41.

14 Recibir nombramiento. Externos o integrantes CIE.

Recibe nombramiento mediante Mensaje de Correo Electrónico de Recepción del Nombramiento F-DDCT-41.

15 Realizar calendarización de reuniones anuales del CIE.


Realiza calendarización de reuniones anuales del CIE. El número de reuniones dependerá de las necesidades de evaluación solicitadas por los integrantes de la CIE o el Jefe de Departamento, pero se considerará como mínimo una reunión anual

16 Solicitar al Director de la DDCYT la Invitación a la Reunión de la CIE.


Solicita al Director de la DDCYT la Invitación a la Reunión de la CIE F-DDCT-42.

17 Recibir solicitud y enviar al Secretario de la SIPYV.


Recibe solicitud y envía al Secretario de la SIPYV.

18 Enviar Invitación a la Reunión de la CIE.


Envía Invitación a la Reunión de la CIE F-DDCT-42 y solicita recursos para la misma mediante la Solicitud de Recursos para Reunión de la CIE F-DDCT-43. Los recursos consisten en reservaciones de avión y hotel así como de alimentos para los integrantes, reservación de sitio de reunión y solicitud de cafetería y apoyo de traslado en la ciudad para los integrantes. Estos recursos fueron previamente incluidos en la cédula del POA anual.

19 Gestionar reservaciones, sitio de reunión y alimentos.


Gestiona reservaciones, sitio de reunión y alimentos.

20 Agendar y coordinar la reunión de la CIE.


Agenda una propuesta de asuntos a tratar que inicia con una exposición de actividades del Jefe del DRC, quien coordina la Reunión del CIE sin intervenir en las decisiones del CIE. Prepara y redacta la Minuta de Reunión de la CIE F-DDCT-44.

21 Revisar y dictaminar sobre alcances obtenidos y emitir recomendaciones.

Comisión Institucional Editorial.

Tras la revisión de las actividades y alcances obtenidos, prepara un dictamen y las recomendaciones para fortalecer las publicaciones periódicas mediante el Diagnóstico de las Revistas de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco F-DDCT-45.

22 Atender recomendaciones de la CIE.


Atiende recomendaciones de la CIE.

331

RELACIONES PÚBLICAS


332

Proceso: Relaciones Públicas


Realizar el proceso de logística y protocolo que la Jefatura de Relaciones Públicas

realiza, con el fin de contar con una programación de los eventos y ceremonias

que realiza la universidad y que es insumo de la mayoría de los productos

particulares de cada área que conforma la DCRP.

II. Alcance

Aplica a los eventos institucionales que cubre la Dirección de Comunicación y

Relaciones Públicas.


Jefatura de Relaciones Públicas de la Dirección de Comunicación y Relaciones

Públicas.


Oficios de solicitud de áreas centrales o Divisiones Académicas.

Invitaciones de organismos externos para la asistencia del rector o

represéntate institucionales.

V. Normatividad

- Ley sobre el Escudo, la Bandera y el Himno Nacional.

- Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental.

- Reglamento de Ingresos Económicos de la Universidad Juárez Autónoma

de Tabasco.

- Reglamento sobre los Símbolos Representativos de la UJAT.


- Manual General de Organización de la UJAT.

333


- Manual de Protocolo Universitario.

- Manual de Identidad Gráfica.

- Agenda de eventos.

- Orden del día.

- Norma ISO 9001:2008.

VII. Siglas

DCRP Dirección de Comunicación y Relaciones Públicas.

334

Procedimiento 1: Conformación y actualización de la agenda de eventos

universitarios (vía oficios)

CONFORMACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA AGENDA DE EVENTOS UNIVERSITARIOS (VÍA OFICIOS)

Auxiliar de Relaciones

PúblicasDirector de Comunicación

y Relaciones PúblicasJefe de Relaciones PúblicasSecretaria

Inicio

1. Recibir el oficio con el formato de

solicitud debidamente llenado y firmado

por el titular del área o División que

solicita el apoyo

2. Entregar el oficio al Director de la

DCRP para su conocimiento y rúbrica

3. Rubricar y

devolver el oficio

4. Entregar oficio a la Jefatura de

Relaciones Públicas

5. Organizar en

carpetas los oficios y/o

solicitudes de apoyo a

eventos

6. Hacer el vaciado de los

requisitos y especificaciones de

las ceremonias y actos

universitarios

7. Identificar los requerimientos

hechos en la solicitud como

Maestro/a de ceremonias,

edecanes, fotógrafos,

camarógrafos para programar su

participación en el evento dentro

del mismo archivo “Agenda de

Eventos Universitarios”

8. Enviar por correo electrónico la

agenda de eventos universitarios

a la Secretaria Académica,

Secretaria Administrativa, Área de

Logística, Dirección de

Comunicación /(CECOM),

Secretaria Técnica, al Director/a

de la DCRP, al Jefe de

Comunicación y a los

responsables de cada área que la

integra para su conocimiento

9. Actualizar el archivo electrónico

de la agenda diariamente

conforme van llegando los oficios

a la DCRP

Fin

335

Desarrollo de actividades: Conformación y actualización de la agenda de eventos universitarios (vía oficios)


1 Recibir el oficio con el formato de solicitud debidamente llenado y firmado por el titular del área o División que solicita el apoyo.

Secretaria. El/ la Secretario/a de la Dirección recibe el oficio con el formato de solicitud debidamente llenado y firmado por el titular del área o División que solicita el apoyo.

2 Entregar el oficio al Director de la DCRP para su conocimiento y rúbrica.

Secretaria. El/ la Secretario/a de la Dirección entrega el oficio al Director de la DCRP para su conocimiento y rúbrica.

3 Rubricar y devolver el oficio.

Director de Comunicación y Relaciones Públicas.

El/la Director/a de la DCRP rubrica y devuelve el oficio al/la Secretario/a de la Dirección.

4 Entregar oficio a la Jefatura de Relaciones Públicas.

Secretaria. El/ la Secretario/a de la Dirección entrega al Jefe/a de Relaciones Públicas el oficio con la solicitud ya con la revisión del Director.

5 Organizar en carpetas los oficios y/o solicitudes de apoyo a eventos.

Auxiliar de Relaciones Públicas.

El/la Auxiliar de la Jefatura de Relaciones Públicas organiza en carpetas los oficios y/o solicitudes de apoyo a eventos provenientes de las áreas administrativas centrales o de las Divisiones Académicas de la Universidad, así como de Gobierno del Estado u otras instancias con las que se encuentre vinculada la Institución.

6 Hacer el vaciado de los requisitos y especificaciones de las ceremonias y actos universitarios.

Jefe de Relaciones Públicas.

El/la Jefe/a de Relaciones Públicas abre el archivo digital denominado “Agenda de Eventos Universitarios” y hace el vaciado de los requisitos y especificaciones de las ceremonias y actos universitarios.

7 Identificar los requerimientos hechos en la solicitud como Maestro/a de ceremonias, edecanes, fotógrafos, camarógrafos para programar su participación en el evento dentro del mismo archivo “Agenda de Eventos Universitarios”.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas identifica los requerimientos hechos en la solicitud como Maestro/a de ceremonias, edecanes, fotógrafos, camarógrafos para programar su participación en el evento dentro del mismo archivo “Agenda de Eventos Universitarios”.

8 Enviar por correo electrónico la agenda de eventos universitarios a la Secretaria Académica, Secretaria Administrativa, Área de Logística, Dirección de Comunicación /(CECOM), Secretaria Técnica, al Director/a de la DCRP, al Jefe de Comunicación y a los responsables de cada área que la integra para su conocimiento.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas cada viernes envía por correo electrónico la agenda de eventos universitarios a la Secretaria Académica, Secretaria Administrativa, Área de Logística, Dirección de Comunicación /(CECOM), Secretaria Técnica, al Director/a de la DCRP, al Jefe de Comunicación y a los responsables de cada área que la integra para su conocimiento.

9 Actualizar el archivo electrónico de la agenda diariamente conforme van llegando los oficios a la DCRP.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas actualiza el archivo electrónico de la agenda diariamente conforme van llegando los oficios a la DCRP.

336


universitarios (vía correo electrónico)

CONFORMACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA AGENDA DE EVENTOS UNIVERSITARIOS

(VÍA CORREO ELECTRÓNICO)

Jefe de Relaciones Públicas

Inicio

1. Recibir el formato de solicitud debidamente llenado y/o oficio de

solicitud a través de su correo electrónico personal o del correo

[email protected]

3. Hacer el vaciado de los requisitos y

especificaciones de las ceremonias y

actos universitarios

4. Identificar los requerimientos hechos en la solicitud como Maestro/a de

ceremonias, edecanes, fotógrafos, camarógrafos para programar su

participación en el evento dentro del mismo archivo “Agenda de Eventos

Universitarios”

5. Enviar por correo electrónico la agenda de eventos universitarios a la Secretaria

Académica, Secretaria Administrativa, Área de Logística, Dirección de Comunicación /

(CECOM), Secretaria Técnica, Secretaria Particular de Rectoría, y al Director/a de la

DCRP y a los responsables de cada área que la integra para su conocimiento

6. Actualizar la agenda todos los días

conforme van llegando las solicitudes a la

DCRP

Fin

2. Imprimir el formato de solicitud y organizar en carpetas

los oficios y/o solicitudes de apoyo a eventos

337

Desarrollo de actividades: Conformación y actualización de la agenda de eventos universitarios (vía correo electrónico)


1 Recibir el formato de solicitud debidamente llenado y/o oficio de solicitud a través de su correo electrónico personal o del correo [email protected].


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas recibe el formato de solicitud debidamente llenado y/o oficio de solicitud a través de su correo electrónico personal o del correo [email protected].

2 Imprimir el formato de solicitud y organizar en carpetas los oficios y/o solicitudes de apoyo a eventos.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas imprime el formato de solicitud y lo organiza en carpetas los oficios y/o solicitudes de apoyo a eventos.

3 Hacer el vaciado de los requisitos y especificaciones de las ceremonias y actos universitarios.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas abre el archivo denominado “Agenda de Eventos Universitarios” y hace el vaciado de los requisitos y especificaciones de las ceremonias y actos universitarios.




5 Enviar por correo electrónico la agenda de eventos universitarios a la Secretaria Académica, Secretaria Administrativa, Área de Logística, Dirección de Comunicación /(CECOM), Secretaria Técnica, Secretaria Particular de Rectoría, y al Director/a de la DCRP y a los responsables de cada área que la integra para su conocimiento.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas cada viernes envía por correo electrónico la agenda de eventos universitarios a la Secretaria Académica, Secretaria Administrativa, Área de Logística, Dirección de Comunicación /(CECOM), Secretaria Técnica, Secretaria Particular de Rectoría, y al Director/a de la DCRP y a los responsables de cada área que la integra para su conocimiento.

6 Actualizar la agenda todos los días conforme van llegando las solicitudes a la DCRP.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas actualiza la agenda todos los días conforme van llegando las solicitudes a la DCRP.

338


universitarios (vía Secretaria Particular/ Rectoría)

CONFORMACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA AGENDA DE EVENTOS UNIVERSITARIOS (VÍA

SECRETARIA PARTICULAR / RECTORÍA)

Secretaria ParticularJefe de Relaciones Públicas

Inicio

1. Solicitar cita por vía telefónica con la Secretaria Particular del

Rector para revisión de agenda

2. Imprimir la última actualización del archivo

denominado “Agenda de Eventos Universitarios” y

llevarlo a la reunión programada con la Secretaria

Particular

3. Revisar sus agendas y tomar acuerdos de las

fechas y compromisos más importantes del Rector

4. Identificar los requerimientos hechos en la solicitud como

Maestro/a de ceremonias, edecanes, fotógrafos, camarógrafos para

programar su participación en el evento dentro del mismo archivo

“Agenda de Eventos Universitarios”


conforme van llegando las solicitudes a la

DCRP

Fin

5. Enviar por correo electrónico la agenda de eventos universitarios a la

Secretaria Académica, Secretaria Administrativa, Área de Logística,

Dirección de Comunicación /(CECOM), Secretaria Técnica, Secretaria

Particular de Rectoría, y al Director/a de la DCRP y a los responsables de

cada área que la integra para su conocimiento

339

Desarrollo de actividades: Conformación y actualización de la agenda de eventos universitarios (vía Secretaria Particular / Rectoría)


1 Solicitar cita por vía telefónica con la Secretaria Particular del Rector para revisión de agenda.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas solicita cita por vía telefónica con la Secretaria Particular del Rector para revisión de agenda.

2 Imprimir la última actualización del archivo denominado “Agenda de Eventos Universitarios” y llevarlo a la reunión programada con la Secretaria Particular.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas imprime la última actualización del archivo denominado “Agenda de Eventos Universitarios” y lo lleva a la reunión programada con la Secretaria Particular.

3 Revisar sus agendas y tomar acuerdos de las fechas y compromisos más importantes del Rector.

Jefe de Relaciones Públicas y Secretaria Particular.

El/la Jefe/a de Relaciones Públicas junto con la Secretaria Particular revisan sus agendas y toman acuerdos de las fechas y compromisos más importantes del Rector.






El/la Jefe/a de Relaciones Públicas cada viernes envía por correo electrónico la agenda de eventos universitarios a la Secretaria Académica, Secretaria Administrativa, Área de Logística, Dirección de Comunicación /(CECOM), Secretaria Técnica, y al Director/a de la DCRP y a los responsables de cada área que la integra para su conocimiento.

6 Actualizar la agenda todos los días conforme se van cerrando compromisos o notificar alguna cancelación por parte del Rector.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas actualiza la agenda todos los días conforme se van cerrando compromisos o se notifica alguna cancelación por parte del Rector.

340


universitarios (vía Director de la DCRP)

CONFORMACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA AGENDA DE EVENTOS UNIVERSITARIOS (VÍA DIRECTOR DE

LA DCRP)

Jefe de Relaciones Públicas Auxiliar de Relaciones PúblicasDirector de Comunicación y


Inicio

1. Solicitar de forma verbal al el/la

Jefe/a de Relaciones Públicas

registrar en la agenda algún

evento que atañe al Rector, a la

institución o a él mismo

2. Imprimir un formato de solicitud y

llenarlo conforme a las especificaciones

dadas por el Director de la DCRP

3. Organizar en la carpeta la solicitud

impresa hecha por el Director y

llenada por el/la Jefe/a de Relaciones

Públicas

4. Identificar los requerimientos hechos en la

solicitud como Maestro/a de ceremonias,

edecanes, fotógrafos, camarógrafos para

programar su participación en el evento dentro

del mismo archivo “Agenda de Eventos

Universitarios”

5. Enviar por correo electrónico la agenda de

eventos universitarios a la Secretaria

Académica, Secretaria Administrativa, Área de

Logística, Dirección de Comunicación /

(CECOM), Secretaria Técnica, Secretaria

Particular de Rectoría, y al Director/a de la

DCRP y a los responsables de cada área que

la integra para su conocimiento


conforme se van cerrando compromisos o

notificar alguna cancelación por parte del

Rector

Inicio

341

Desarrollo de actividades: Conformación y actualización de la agenda de eventos universitarios (vía Director de la DCRP)


1 Solicitar de forma verbal al el/la Jefe/a de Relaciones Públicas registrar en la agenda algún evento que atañe al Rector, a la institución o a él mismo.


El/la Directora/a de la DCRP solicita de forma verbal al el/la Jefe/a de Relaciones Públicas registrar en la agenda algún evento que atañe al Rector, a la institución o a él mismo.

2 Imprimir un formato de solicitud y llenarlo conforme a las especificaciones dadas por el Director de la DCRP.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas imprime un formato de solicitud y lo llena conforme a las especificaciones dadas por el Director de la DCRP.

3 Organizar en la carpeta la solicitud impresa hecha por el Director y llenada por el/la Jefe/a de Relaciones Públicas.


El/la Auxiliar de la Jefatura de Relaciones Públicas organiza en la carpeta la solicitud impresa hecha por el Director y llenada por el/la Jefe/a de Relaciones Públicas.






El/la Jefe/a de Relaciones Públicas cada viernes envía por correo electrónico la agenda de eventos universitarios a la Secretaria Académica, Secretaria Administrativa, Área de Logística, Dirección de Comunicación /(CECOM), Secretaria Técnica, y al Director/a de la DCRP y a los responsables de cada área que la integra para su conocimiento.

6 Actualizar la agenda todos los días conforme se van cerrando compromisos o notificar alguna cancelación por parte del Rector.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas actualiza la agenda todos los días conforme se van cerrando compromisos o se notifica alguna cancelación por parte del Rector.

342

Procedimiento 5: Actualización de Directorio de Funcionarios Estatales y Federales

ACTUALIZACIÓN DE DIRECTORIO DE FUNCIONARIOS ESTATALES Y FEDERALES


PúblicasJefe de Relaciones Públicas

Responsable del Área de

Monitoreo

Inicio

1. Notificar por vía correo

electrónico al/ la Jefe/a de

Relaciones Públicas los nombres

y cargos de funcionarios estatales

y federales que se reportan con

cambios

2. Abrir el archivo digital donde está la

base de datos del Directorio de

Funcionarios y realizar el cambio del

nombre y cargo. El archivo se guarda

con la fecha de la última actualización

3. Llamar por teléfono para

verificar el nombre completo,

grado académico, correo

electrónico institucional, y

teléfono de oficina. Cuando

tenga estos datos actualizar en

el Directorio General y guardar

el archivo con la fecha de la

última actualización

Fin

343

Desarrollo de actividades: Actualización de Directorio de Funcionarios Estatales y Federales


1 Notificar por vía correo electrónico al/ la Jefe/a de Relaciones Públicas los nombres y cargos de funcionarios estatales y federales que se reportan con cambios.

Responsable del Área de Monitoreo.

El/la Responsable del Área de Monitoreo notifica por vía correo electrónico al/ la Jefe/a de Relaciones Públicas los nombres y cargos de funcionarios estatales y federales que se reportan con cambios.

2 Abrir el archivo digital donde está la base de datos del Directorio de Funcionarios y realizar el cambio del nombre y cargo. El archivo se guarda con la fecha de la última actualización.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas abre el archivo digital donde está la base de datos del Directorio de Funcionarios y se realiza el cambio del nombre y cargo. El archivo se guarda con la fecha de la última actualización.

3 Llamar por teléfono para verificar el nombre completo, grado académico, correo electrónico institucional, y teléfono de oficina. Cuando tenga estos datos actualizar en el Directorio General y guardar el archivo con la fecha de la última actualización.


El/la Auxiliar de Relaciones Públicas llama por teléfono para verificar el nombre completo, grado académico, correo electrónico institucional, y teléfono de oficina. Cuando tiene estos datos actualiza en el Directorio General y guarda el archivo con la fecha de la última actualización.

344

Procedimiento 6: Actualización de Base de Datos General

ACTUALIZACIÓN DE BASE DE DATOS GENERAL

Auxiliar de Relaciones PúblicasJefe de Relaciones Públicas

Inicio

1. Abrir el archivo digital donde está la

base de datos con fecha de la última

actualización y revisar los últimos cambios

con los que cuenta

2. Enviar la base de datos general al/

la Auxiliar de Relaciones Públicas y

solicitarle realizar llamadas telefónicas

para verificar si hay cambios en los

cargos o nombres de la base de datos

3. Llamar por teléfono o indagar con el/la

Secretario/a de la Dirección o en Internet para

verificar el nombre completo, grado

académico, correo electrónico, domicilio

laboral y teléfono de oficina de las personas

incluidas en la base. Cuando tiene estos datos

actualizar y guardar con fecha de la última

actualización

4. Enviar por correo electrónico al/la Jefe/a de

Relaciones Públicas la base de datos

verificada con los datos actualizados

Fin

345

Desarrollo de actividades: Actualización de Base de Datos General


1 Abrir el archivo digital donde está la base de datos con fecha de la última actualización y revisar los últimos cambios con los que cuenta.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas abre el archivo digital donde está la base de datos con fecha de la última actualización y revisa los últimos cambios con los que cuenta.

2 Enviar la base de datos general al/la Auxiliar de Relaciones Públicas y solicitarle realizar llamadas telefónicas para verificar si hay cambios en los cargos o nombres de la base de datos.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas envía la base de datos general al/la Auxiliar de Relaciones Públicas y le solicita realizar llamadas telefónicas para verificar si hay cambios en los cargos o nombres de la base de datos.

3 Llamar por teléfono o indagar con el/la Secretario/a de la Dirección o en Internet para verificar el nombre completo, grado académico, correo electrónico, domicilio laboral y teléfono de oficina de las personas incluidas en la base. Cuando tiene estos datos actualizar y guardar con fecha de la última actualización.


El/la Auxiliar de Relaciones Públicas llama por teléfono o indaga con el/la Secretario/a de la Dirección o en Internet para verificar el nombre completo, grado académico, correo electrónico, domicilio laboral y teléfono de oficina de las personas incluidas en la base. Cuando tiene estos datos actualiza y guarda con fecha de la última actualización.

4 Enviar por correo electrónico al/la Jefe/a de Relaciones Públicas la base de datos verificada con los datos actualizados.


El/la Auxiliar de Relaciones Públicas envía por correo electrónico al/la Jefe/a de Relaciones Públicas la base de datos verificada con los datos actualizados.

346

Procedimiento 7: Apoyo y soporte a eventos universitarios (asistencia del Rector)

APOYO Y SOPORTE A EVENTOS UNIVERSITARIOS (ASISTENCIA DEL RECTOR)

Jefe de Relaciones Públicas

Inicio

1. Revisar la “Agenda de Eventos Universitarios” en cuál se tiene

programada la asistencia del Rector

2. Comunicarse vía telefónica con la Secretaria Particular para

confirmar la asistencia del Rector a determinado evento o

ceremonia y si tendrá alguna intervención en el evento

3. Comunicarse vía telefónica con el área solicitante para

coordinar y verificar todos los detalles que se requieran para la

realización del apoyo solicitado

4. Elabora la planeación del evento y realizar las gestiones

correspondientes de acuerdo al tipo de requisitos de la solicitud y

el tipo de evento o ceremonia

¿Participa el Rector?

5. Solicitar vía telefónica al Secretario Técnico el discurso

correspondiente para que la Jefe de Edecanes se lo

entregue al Rector durante el evento

¿Se requiere video?

6. Solicitar realizar las pruebas del

video antes de que se lleve a cabo el

evento

7. Revisar una hora antes del evento todo este

de acuerdo a lo planeado

Sí

No

No

Sí

8. Recoger los materiales utilizados y regresar

a la oficina de la Dirección de Comunicación y


Fin

347

Desarrollo de actividades: Apoyo y soporte a eventos universitarios (asistencia del Rector)


1 Revisar la “Agenda de Eventos Universitarios” en cuál se tiene programada la asistencia del Rector.


De acuerdo a la “Agenda de Eventos Universitarios” revisa en cuál se tiene programada la asistencia del Rector.

2 Comunicarse vía telefónica con la Secretaria Particular para confirmar la asistencia del Rector a determinado evento o ceremonia y si tendrá alguna intervención en el evento.


Se comunica vía telefónica con la Secretaria Particular para confirmar la asistencia del Rector a determinado evento o ceremonia y si tendrá alguna intervención en el evento.

3 Comunicarse vía telefónica con el área solicitante para coordinar y verificar todos los detalles que se requieran para la realización del apoyo solicitado.


Se comunica vía telefónica con el área solicitante para coordinar y verificar todos los detalles que se requieran para la realización del apoyo solicitado.

4 Elabora la planeación del evento y realizar las gestiones correspondientes de acuerdo al tipo de requisitos de la solicitud y el tipo de evento o ceremonia.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas con la mayor información posible de los solicitantes del apoyo elabora la planeación del evento y realiza las gestiones correspondientes de acuerdo al tipo de requisitos de la solicitud y el tipo de evento o ceremonia, esto es: a. Elabora o ajusta la Orden del Día b. Elabora acomodo de presídium c. Revisa la existencia de materiales necesarios para el evento (agua, personificadores, lápices, hojas, tijeras, etc.) d. Investiga o gestiona que el espacio tenga las condiciones adecuadas (seguridad, limpieza, clima, tamaño) e. Realiza las gestiones para solicitar a proveedores la ornamentación y armonía visual (flores, lonas, souvenirs) f. Realiza la gestión de distribución de invitaciones o realización de llamadas para invitar al evento g. Realiza la gestión para solicitar proveedor de necesidades técnicas (sonido, iluminación, reproductores de video, etc.) h. Distribuye tareas y responsabilidades del personal que estará en el evento como: edecanes, los maestros de ceremonias u otros. i. Elabora lista de invitados confirmados

5 Solicitar vía telefónica al Secretario Técnico el discurso correspondiente para que el Jefe de Edecanes se lo entregue al Rector durante el evento.


Si el Rector tiene participación oral en el evento, el/la Jefe/a de Relaciones Públicas solicitará vía telefónica al Secretario Técnico el discurso correspondiente para que la Jefe de Edecanes se lo entregue al Rector durante el evento. Si no tiene participación oral se omite este punto.

6 Solicitar realizar las pruebas del video antes de que se lleve a cabo el evento.


Si el evento lo requiere y hay reproducción de material audiovisual el/la Jefe/a de Relaciones Públicas solicitará realizar las pruebas del video antes de que se lleve a cabo el evento.

348


7 Revisar una hora antes del evento todo esté de acuerdo a lo planeado.


El día del evento el/la Jefe/a de Relaciones Públicas ejecuta todo lo planeado. Para ello una hora antes del evento se revisa lo siguiente: a. Afinar detalles de organización con la jefe de edecanes b. Verificar la presencia de los materiales necesarios para la realización del evento c. Realizar ajustes en el orden del día (si es necesario) d. Realizar ajustes en los nombres del presídium y pasar la actualización al maestro de ceremonia.

8 Recoger los materiales utilizados y se regresar a la oficina de la Dirección de Comunicación y Relaciones Públicas.


Una vez concluido el evento se recogen los materiales utilizados y se regresa a la oficina de la Dirección de Comunicación y Relaciones Públicas.

349

Procedimiento 8: Apoyo y soporte a eventos universitarios (sin asistencia del Rector)

APOYO Y SOPORTE A EVENTOS UNIVERSITARIOS (SIN ASISTENCIA DEL RECTOR)

Maestro de ceremonia y edecanesJefe de Relaciones Públicas

Inicio

1. Revisar la “Agenda de Eventos Universitarios” en cuál se tiene

programada y el tipo de apoyo que solicita el área o División

Académica

2. Comunicarse vía telefónica con el responsable del evento para

platicar sobre las necesidades del evento o ceremonia

3. Contactar a los responsables del evento para organizar las

actividades requeridas

4. Verificar que se cubran los requisitos del apoyo solicitado

Asistir al evento y realizar las

actividades según las

indicaciones del Jefe/a de


Fin

350

Desarrollo de actividades: Apoyo y soporte a eventos universitarios (sin asistencia del Rector)


1 Revisar la “Agenda de Eventos Universitarios” en cuál se tiene programada y el tipo de apoyo que solicita el área o División Académica.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas de acuerdo a la “Agenda de Eventos Universitarios” revisa en cuál se tiene programada y el tipo de apoyo que solicita el área o División Académica.

2 Comunicarse vía telefónica con el responsable del evento para platicar sobre las necesidades del evento o ceremonia.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas se comunica vía telefónica con el responsable del evento para platicar sobre las necesidades del evento o ceremonia.

3 Contactar a los responsables del evento para organizar las actividades requeridas.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas realiza llamadas telefónicas para contactar a los responsables del evento y realiza las siguientes gestiones: a. Elabora o ajusta la Orden del Día. b. Revisa la maleta de materiales si cuenta con los materiales necesarios para el evento (agua, personificadores, lápices, hojas, tijeras, etc.). c. Realiza la gestión de distribución de invitaciones o realización de llamadas para invitar al evento. d. Distribuye tareas y responsabilidades del personal que estará en el evento como: edecanes, los maestros de ceremonias u otros.

4 Verificar que se cubran los requisitos del apoyo solicitado.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas verifica que se cubran los requisitos del apoyo solicitado.

5 Asistir al evento y realizar las actividades según las indicaciones del Jefe/a de Relaciones Públicas.

Maestro de ceremonia y edecanes.

El maestro de ceremonia y edecanes asisten al evento y realizan las actividades según las indicaciones del Jefe/a de Relaciones Públicas.

351

Procedimiento 9: Organización y realización de aniversarios de personajes ilustres de la universidad

ORGANIZACIÓN Y REALIZACIÓN DE ANIVERSARIOS DE PERSONAJES ILUSTRES DE LA UNIVERSIDAD

SecretariaDirector de Comunicación y




Inicio

1. Verificar a inicio de año el calendario de

fechas de los homenajes que corresponde

organizar a la DCRP

2. Realizar la propuesta de fecha y orden

del día, presídium, así como los nombres

de tres candidatos para el mensaje

universitario al/la Director/a de la DCRP

3. Imprimir la propuesta y presentarla

personalmente al /la Director/a de la

DCRP

4. Realizar cambios o dar visto

bueno a la propuesta del /la Jefe/a

de Relaciones Públicas

¿Se requieren

cambios?

5. Realizar los cambios pertinentes y

enviar mediante oficio a la RectoríaSí

6. Enviar propuesta del orden del

día y presídium, mediante oficio a

la Rectoría

No

7. Comunicar vía oficio o por

teléfono al/la Director/a de la DCRP

la designación del funcionario que

dará el mensaje universitario

8. Notificar vía telefónica al

funcionario de su participación en

el evento, o indicarle al/la Jefe/a

de Relaciones Públicas que lo

haga9. Solicitar a la secretaria de la DCRP que

realice los oficios necesarios para solicitar el

apoyo a cada área implicada en la

participación de dicho evento

10. Solicitar vía correo al/la Responsable

del Área de Diseño la elaboración e

impresión de la lona para el homenaje

11. Solicitar al/la Secretario/a de la Dirección

realizar los oficios de invitación y llamar por

teléfono para invitar a los funcionarios a

asistir al evento y comunicarles de su

participación unos días antes

12. Solicitar al/la Jefe/a de

Comunicación asignar al personal para

la cobertura del evento

352

Página 2

ORGANIZACIÓN Y REALIZACIÓN DE ANIVERSARIOS DE PERSONAJES ILUSTRES DE LA UNIVERSIDAD

Auxiliar de Relaciones PúblicasSecretariaDirector de Comunicación y Relaciones


13. Programar y asignar la

participación del maestro de

ceremonia y las edecanes

14. Notificar un día antes vía

telefónica o de manera personal a

todo el personal asignado al evento

15. Solicitar al/la Auxiliar de la

Jefatura de Relaciones Públicas

revisar que las maletas contengan

los materiales que se usarán en el

evento, tal como personificadores,

orden del día, entre otros

16. Revisar los materiales

17. Realizar el evento conforme al orden del día y todo el personal asignado al evento debe presentarse con

una hora de anticipación

Fin

353

Desarrollo de actividades: Organización y realización de aniversarios de personajes ilustres de la universidad


1 Verificar a inicio de año el calendario de fechas de los homenajes que corresponde organizar a la DCRP.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas verifica a inicio de año su calendario con las fechas de los homenajes que corresponde organizar a la DCRP. Nota: El homenaje se deberá programar en día hábil sea luctuoso o natalicio para su realización.

2 Realizar la propuesta de fecha y orden del día, presídium, así como los nombres de tres candidatos para el mensaje universitario al/la Director/a de la DCRP.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas, con un mes de anticipación, realiza la propuesta de fecha y orden del día, presídium, así como los nombres de tres candidatos para el mensaje universitario al/la Director/a de la DCRP.

3 Imprimir la propuesta y presentarla personalmente al /la Director/a de la DCRP.


El/la jefe de Relaciones Públicas imprime la propuesta y la presenta personalmente al /la Director/a de la DCRP.

4 Realizar cambios o dar visto bueno a la propuesta del /la Jefe/a de Relaciones Públicas.


El/la Director/a de la DCRP, realiza cambios o da visto bueno a la propuesta del /la Jefe/a de Relaciones Públicas. Si hace cambios pasa al punto 5, si no hay cambios, pasa al punto 6.

5 Realizar los cambios pertinentes y enviar mediante oficio a la Rectoría.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas se realizan los cambios pertinentes a la propuesta para su envío a Rectoría.

6 Enviar propuesta del orden del día y presídium, mediante oficio a la Rectoría.

Secretaria de la DCRP.

El/la Secretario/a de la DCRP envía la propuesta del orden del día y presídium, mediante oficio a la Rectoría.

7 Comunicar vía oficio o por teléfono al/la Director/a de la DCRP la designación del funcionario que dará el mensaje universitario.


El/la Secretario/a de Rectoría comunica vía oficio o por teléfono al/la Director/a de la DCRP la designación del funcionario que dará el mensaje universitario.

8 Notificar vía telefónica al funcionario de su participación en el evento, o indicarle al/la Jefe/a de Relaciones Públicas que lo haga.


El/la Director/a notifica vía telefónica al funcionario de su participación en el evento, o puede indicarle al/la Jefe/a de Relaciones Públicas que lo haga.

9 Solicitar a la secretaria de la DCRP que realice los oficios necesarios para solicitar el apoyo a cada área implicada en la participación de dicho evento.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas solicita a la secretaria de la DCRP que realice los oficios necesarios para solicitar el apoyo a cada área implicada en la participación de dicho evento. Los oficios serán los siguientes por cada área y asunto: 1. Dirección de Servicios Generales: se le solicita la limpieza del área donde se realizara el evento, Toldo, mampara y colocación de lona que la DCRP enviara. 2. Coordinación de Actividades Deportivas y Recreativas: cuando es homenaje a la bandera se le solicita la Banda de guerra y escolta, cuando el evento es homenaje Luctuoso se solicita banda de guerra, si es homenaje de natalicio no se solicita 3. Centro de Desarrollo de las Artes: se le solicita Maestro para entonar el Himno nacional. 4. Coordinación de Servicio Social: se le solicita grupo de niños del programa UJAT-PERAJ. 5. Divisiones Académicas: se les solicita enviar grupos de alumnos y se rota la solicitud dependiendo de su participación del año pasado.

354


10 Solicitar vía correo al/la Responsable del Área de Diseño la elaboración e impresión de la lona para el homenaje.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas solicita vía correo al/la Responsable del Área de Diseño la elaboración e impresión de la lona para el homenaje.

11 Solicitar al/la Secretario/a de la Dirección realizar los oficios de invitación y llamar por teléfono para invitar a los funcionarios a asistir al evento y comunicarles de su participación unos días antes.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas solicita al/la Secretario/a de la Dirección realizar los oficios de invitación y llamar por teléfono para invitar a los funcionarios asistir al evento y comunicarles de su participación unos días antes. También vuelve hacer otra llamada un día antes para recordar su participación.

12 Solicitar al/la Jefe/a de Comunicación asignar al personal para la cobertura del evento.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas solicita al/la Jefe/a de Comunicación asignar al personal para la cobertura del evento.

13 Programar y asignar la participación del maestro de ceremonia y las edecanes.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas programa y asigna la participación del maestro de ceremonia y las edecanes.

14 Notificar un día antes vía telefónica o de manera personal a todo el personal asignado al evento.


El/la Jefe/a de Relaciones públicas notifica un día antes vía telefónica o de manera personal a todo el personal asignado al evento.

15 Solicitar al/la Auxiliar de la Jefatura de Relaciones Públicas revisar que las maletas contengan los materiales que se usarán en el evento, tal como personificadores, orden del día, entre otros.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas solicita al/la Auxiliar de la Jefatura de Relaciones Públicas revisar que las maletas contengan los materiales que se usarán en el evento, tal como personificadores, orden del día, entre otros.

16 Revisar los materiales. Auxiliar de Relaciones Públicas.

El/la Auxiliar de la Jefatura de Relaciones Públicas revisa los materiales.

17 Realizar el evento conforme al orden del día y todo el personal asignado al evento debe presentarse con una hora de anticipación.

Todos. Se realiza el evento conforme al orden del día y todo el personal asignado al evento debe presentarse con una hora de anticipación.

355

Procedimiento 10: Distribución de invitaciones a eventos institucionales

DISTRIBUCIÓN DE INVITACIONES FÍSICAS A EVENTOS INSTITUCIONALES

Auxiliar de Relaciones PúblicasJefe de Relaciones Públicas ChoferSecretaria

Inicio

1. Recibir tanto el oficio de

solicitud dirigido al/la Director/a de

la DCRP donde se solicita la

distribución de invitaciones con las

especificaciones de a quienes se

les enviará la invitación, como las

invitaciones

2. Entregar el oficio al/la Jefe/a de

Relaciones Públicas para su

atención

3. Abrir el archivo digital del directorio

con el formato de etiquetas que

contiene los nombres y direcciones

actualizadas de todas las personas a

las cuales se dirigirá la invitación

4. Imprimir las etiquetas en formato

“etiqueta”

5. Pegar las etiquetas con los

nombres respectivos en lo

sobre de la invitación

correspondiente

6. Organizar las invitaciones por

ubicación y zona (en ruta) donde

se habrá de distribuir

7. Fotocopiar las portadas de

cada invitación para el acuse

de recibido y entregar al

chofer para distribución

8. Entregar las invitaciones

conforme a la planeación de

ruta y recabar firma en el

acuse de recibo de cada

invitación

9. Entregar al/la Jefe/a de

Relaciones Públicas los

acuses de recibo de las

invitaciones10. Archivar en la carpeta

física “Acuses” todos los

acuses de recibido de las

invitaciones entregadas11. Llamar para confirmar y realizar

un listado de recordatorio

12. Imprimir la lista de confirmación

de asistencia al evento y entregar

al/la Jefe/a de Relaciones Públicas

13. Identificar la asistencia de funcionarios

institucionales, gubernamentales y de la

sociedad civil para asignación de lugares

en el evento

FIn

356

Desarrollo de actividades: Distribución de invitaciones a eventos institucionales


1 Recibir tanto el oficio de solicitud dirigido al/la Director/a de la DCRP donde se solicita la distribución de invitaciones con las especificaciones de a quienes se les enviará la invitación, como las invitaciones.


El/la Secretario/a de la Dirección recibe tanto el oficio de solicitud dirigido al/la Director/a de la DCRP donde se solicita la distribución de invitaciones con las especificaciones de a quienes se les enviará la invitación, como las invitaciones.

2 Entregar el oficio al/la Jefe/a de Relaciones Públicas para su atención.


El/la Secretario/a de la Dirección entrega el oficio al/la Jefe/a de Relaciones Públicas para su atención.

3 Abrir el archivo digital del directorio con el formato de etiquetas que contiene los nombres y direcciones actualizadas de todas las personas a las cuales se dirigirá la invitación.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas abre archivo digital del directorio con el formato de etiquetas que contiene los nombres y direcciones actualizadas de todas las personas a las cuales se dirigirá la invitación.

4 Imprimir las etiquetas en formato “etiqueta”.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas imprime las etiquetas en formato “etiqueta”.

5 Pegar las etiquetas con los nombres respectivos en lo sobre de la invitación correspondiente.


El/la Auxiliar de Relaciones Públicas pega las etiquetas con los nombres respectivos en lo sobre de la invitación correspondiente. Nota: Si las invitaciones no vienen con sobre, se procederá a colocar el sobre a cada invitación y posteriormente pegar la respectiva etiqueta.

6 Organizar las invitaciones por ubicación y zona (en ruta) donde se habrá de distribuir.

Auxiliar de Relaciones Públicas y Chofer.

El/la Auxiliar de Relaciones Públicas junto con el chofer organiza las invitaciones por ubicación y zona (en ruta) donde se habrán de distribuir.

7 Fotocopiar las portadas de cada invitación para el acuse de recibido y entregar al chofer para distribución.


El/la Auxiliar de Relaciones Públicas fotocopia las portadas de cada invitación para el acuse de recibido y entrega al chofer para distribución.

8 Entregar las invitaciones conforme a la planeación de ruta y recabar firma en el acuse de recibo de cada invitación.

Chofer. El chofer entrega las invitaciones conforme a la planeación de ruta y recaba firma en el acuse de recibo de cada invitación.

9 Entregar al/la Jefe/a de Relaciones Públicas los acuses de recibo de las invitaciones.

Chofer. El chofer entrega al/la Jefe/a de Relaciones Públicas todos los acuses de recibo de las invitaciones.

10 Archivar en la carpeta física “Acuses” todos los acuses de recibido de las invitaciones entregadas.


El/la Auxiliar de Relaciones Públicas archiva en la carpeta física “Acuses” todos los acuses de recibido de las invitaciones entregadas.

11 Llamar para confirmar y realizar un listado de recordatorio.


El/ la Secretario/a de la Dirección llama para confirmar y realizar un listado de recordatorio. Nota: Si el /la Secretario/a recibe llamadas de confirmación elabora una lista de asistentes confirmados.

357


12 Imprimir la lista de confirmación de asistencia al evento y entregar al/la Jefe/a de Relaciones Públicas.


El/ la Secretario/a de la Dirección imprime la lista de confirmación de asistencia al evento y se la entrega al/la Jefe/a de Relaciones Públicas.

13 Identificar la asistencia de funcionarios institucionales, gubernamentales y de la sociedad civil para asignación de lugares en el evento.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas con base en el listado identifica la asistencia de funcionarios institucionales, gubernamentales y de la sociedad civil para asignación de lugares en el evento.

358

Procedimiento 11: Distribución de invitaciones electrónicas a eventos institucionales

359

DISTRIBUCIÓN DE INVITACIONES ELECTRÓNICAS A EVENTOS INSTITUCIONALES

Responsable del evento o Área

de DiseñoJefe de Relaciones Públicas Auxiliar de Relaciones Públicas

Director de Comunicación y


Inicio

1. Solicitar de manera

verbal al/la Jefe/a de


gestionar y enviar

invitaciones de manera

electrónica

2. Solicitar vía correo electrónico al

área que solicita el apoyo el archivo

con la invitación electrónica

3. Enviar la invitación al

correo

direcció[email protected] y el/la

Jefe/a de Relaciones

Públicas lo recibirá y

confirmara de recibido

4. Proporcionar la lista de nombres y

correos electrónicos de las personas a

quien habrá que enviarles la invitación

electrónica al/la Auxiliar de Relaciones

Públicas

5. Abrir el correo

direcció[email protected] y redactar

un texto con el nombre y cargo

del invitado al que va dirigido,

solicitar confirmación de recibido

y adjuntar el archivo de la

invitación electrónica y enviar

6. Verificar que se hayan

enviado todos los correos de la

lista proporcionada por el/la Jefe/

a de Relaciones Públicas

7. Revisar si la bandeja de

entrada tiene confirmaciones

¿Se confirmó?

8. Realizar llamadas para

confirmar la asistencia del

invitado y listar los

confirmados

Sí

No

9. Imprimir la lista de

confirmaciones y entregar a El/

la Jefe/a de Relaciones

Públicas

10. Identificar la asistencia de

invitados y personalidades

para reportar a Rectoría su

presencia en el evento

Fin

360

Desarrollo de actividades: Distribución de invitaciones electrónicas a eventos institucionales


1 Solicitar de manera verbal al/la Jefe/a de Relaciones Públicas gestionar y enviar invitaciones de manera electrónica.


El/la Director/a solicita de manera verbal al/la Jefe/a de Relaciones Públicas gestionar y enviar invitaciones de manera electrónica.

2 Solicitar vía correo electrónico al área que solicita el apoyo el archivo con la invitación electrónica.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas solicita vía correo electrónico al área que solicita el apoyo el archivo con la invitación electrónica. Nota: Si el Área de Diseño de la DCRP tiene el archivo del evento se le solicitará también por correo electrónico.

3 Enviar la invitación al correo direcció[email protected] y el/la Jefe/a de Relaciones Públicas lo recibirá y confirmara de recibido.

Responsable del evento o Área de Diseño.

El/la responsable del evento, o el Área de Diseño envía la invitación al correo direcció[email protected] y el/la Jefe/a de Relaciones Públicas lo recibe y confirma de recibido.

4 Proporcionar la lista de nombres y correos electrónicos de las personas a quien habrá que enviarles la invitación electrónica al/la Auxiliar de Relaciones Públicas.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas proporciona la lista de nombres y correos electrónicos de las personas a quien habrá que enviarles la invitación electrónica al/la Auxiliar de Relaciones Públicas.

5 Abrir el correo direcció[email protected] y redactar un texto con el nombre y cargo del invitado al que va dirigido, solicitar confirmación de recibido y adjuntar el archivo de la invitación electrónica y enviar.


El/la Auxiliar de Relaciones Públicas abre el correo direcció[email protected] y redacta un texto con el nombre y cargo del invitado al que va dirigido, solicita confirmación de recibido y adjunta el archivo de la invitación electrónica y lo envía.

6 Verificar que se hayan enviado todos los correos de la lista proporcionada por el/la Jefe/a de Relaciones Públicas.


El/la Auxiliar de Relaciones Públicas verifica que se hayan enviado todos los correos de la lista proporcionada por el/la Jefe/a de Relaciones Públicas.

7 Revisar si la bandeja de entrada tiene confirmaciones.


El/la Auxiliar de Relaciones Públicas revisa si la bandeja de entrada tiene confirmaciones, si las tiene sigue al punto 8. Si marca error de envío verifica el correo del listado e investiga un nuevo correo, regresa al punto 5.

8 Realizar llamadas para confirmar la asistencia del invitado y listar los confirmados.


El/la Auxiliar de Relaciones Públicas realiza llamadas para confirmar la asistencia del invitado y listar los confirmados.

9 Imprimir la lista de confirmaciones y entregar a El/la Jefe/a de Relaciones Públicas.


El/la Auxiliar de Relaciones Públicas imprime la lista de confirmaciones y la entrega El/la Jefe/a de Relaciones Públicas.

10 Identificar la asistencia de invitados y personalidades para reportar a Rectoría su presencia en el evento.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas con base en el listado identifica la asistencia de invitados y personalidades para reportar a Rectoría su presencia en el evento.

361

Procedimiento 12: Elaboración y entrega de felicitaciones de cumpleaños a funcionarios universitarios

ELABORACIÓN Y ENTREGA DE FELICITACIONES DE CUMPLEAÑOS A FUNCIONARIOS UNIVERSITARIOS

ChoferAuxiliar de Relaciones

PúblicasSecretaria Secretaria de RectoríaJefe de Relaciones Públicas

Inicio

1. Solicitar vía correo a la

Secretario/a de la

Dirección, dos semanas

antes de que termine el

mes en curso, la lista

actualizada de los

cumpleaños de

funcionarios de la

universidad2. Enviar por correo

electrónico la lista

actualizada a la Jefe/a de

Relaciones Públicas,

cinco días antes de que

concluya el mes3. Enviar por email el

archivo con el directorio

con los nombres de los

cumpleaños del mes al/la

Secretario/a de Rectoría

para que elabore las

felicitaciones a

funcionarios

universitarios y las haga

llegar a la DCRP

4. Enviar al/la Jefe/a de

Relaciones Públicas las

tarjetas de felicitaciones

firmadas por el Rector y

ensobradas para su

distribución 5. Clasificar con base en

la proximidad de las

fechas la entrega de las

tarjetas e imprimir el

acuse de recibo

6. Entregar al chofer las

tarjetas con el respectivo

acuse de recibo para su

distribución y entrega

7. Entregar las tarjetas

de felicitación y solicitar

firma de recibido

8. Entregar el acuse de

recibo al/la Jefe/a de


9. Archivar el acuse

de recibo en la

carpeta física “Acuse

de recibo” del año en

curso

Fin

362

Desarrollo de actividades: Elaboración y entrega de felicitaciones de cumpleaños a funcionarios universitarios


1 Solicitar vía correo a la Secretario/a de la Dirección, dos semanas antes de que termine el mes en curso, la lista actualizada de los cumpleaños de funcionarios de la universidad.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas solicita vía correo a la Secretario/a de la Dirección, dos semanas antes de que termine el mes en curso, la lista actualizada de los cumpleaños de funcionarios de la universidad.

2 Enviar por correo electrónico la lista actualizada a la Jefe/a de Relaciones Públicas, cinco días antes de que concluya el mes.


El/la Secretario/a envía por correo electrónico la lista actualizada a la Jefe/a de Relaciones Públicas, cinco días antes de que concluya el mes.

3 Enviar por email el archivo con el directorio con los nombres de los cumpleaños del mes al/la Secretario/a de Rectoría para que elabore las felicitaciones a funcionarios universitarios y las haga llegar a la DCRP.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas envía por email el archivo con el directorio con los nombres de los cumpleaños del mes al/la Secretario/a de Rectoría para que elabore las felicitaciones a funcionarios universitarios y las haga llegar a la DCRP.

4 Enviar al/la Jefe/a de Relaciones Públicas las tarjetas de felicitaciones firmadas por el Rector y ensobradas para su distribución.

Secretaria de la Rectoría.

El/la Secretario/a de Rectoría envía al/la Jefe/a de Relaciones Públicas las tarjetas de felicitaciones firmadas por el Rector y ensobradas para su distribución.

5 Clasificar con base en la proximidad de las fechas la entrega de las tarjetas e imprimir el acuse de recibo.


El/la Auxiliar de la Jefatura de Relaciones Públicas clasifica con base en la proximidad de las fechas la entrega de las tarjetas e imprime el acuse de recibo.

6 Entregar al chofer las tarjetas con el respectivo acuse de recibo para su distribución y entrega.


El/la Auxiliar de la Jefatura de Relaciones Públicas entrega al chofer las tarjetas con el respectivo acuse de recibo para su distribución y entrega.

7 Entregar las tarjetas de felicitación y solicitar firma de recibido.

Chofer. El chofer entrega las tarjetas de felicitación y solicita firma de recibido.

8 Entregar el acuse de recibo al/la Jefe/a de Relaciones Públicas.

Chofer. El chofer entrega el acuse de recibo al/la Jefe/a de Relaciones Públicas.

9 Archivar el acuse de recibo en la carpeta física “Acuse de recibo” del año en curso.


El/la Auxiliar de la Jefatura de Relaciones Públicas archiva el acuse de recibo en la carpeta física “Acuse de recibo” del año en curso.

363

Procedimiento 13: Elaboración y entrega de felicitaciones de cumpleaños y aniversarios a medios de comunicación

ELABORACIÓN Y ENTREGA DE FELICITACIONES DE CUMPLEAÑOS Y ANIVERSARIOS A MEDIOS DE COMUNICACIÓN

ChoferDirector de Comunicación y

Relaciones PúblicasSecretaria de la Rectoría



Inicio

1. Abrir el archivo digital

directorio con los nombres

de cumpleaños y

aniversarios del mes

2. Imprimir el directorio y

entregar al/la Director/a

de la DCRP para su

revisión3. Marcar sobre la

impresión las personas a

las cuales se les dirigirá

las felicitaciones y

devolver el impreso al/la


Públicas4. Elaborar las

felicitaciones

5. Imprimir las

felicitaciones de

cumpleaños en tarjetas,

mientras que las

felicitaciones por

aniversario en hojas

membretadas que

contiene el logo y nombre

de la universidad son

provistas por Rectoría

6. Enviar al/la Secretario/

a de Rectoría las tarjetas

de felicitación para firma

del rector en sobre

cerrado a la rectoría

7. Avisar al El/la Jefe/a

de Relaciones Públicas

por vía telefónica cuando

las felicitaciones estén

firmadas por el Rector

para pasar por ellas8. Imprimir los sobres

membretados con los

datos de la/s persona/s a

felicitar y guardar las

tarjetas o cartas en los

sobres9. Clasificar con base

en la proximidad de las

fechas la entrega de las

felicitaciones e imprimir

el acuse de recibo

10. Entregar al chofer las

tarjetas con el respectivo

acuse de recibo para su

distribución y entrega

11. Entregar las tarjetas

de felicitación y solicitar

firma de recibido

12. Entregar el acuse de

recibo al/la Jefe/a de


13. Archivar el acuse de

recibo en la carpeta física

“Acuse de recibo” del año

en curso

Fin

364

Desarrollo de actividades: Elaboración y entrega de felicitaciones de cumpleaños y aniversarios a medios de comunicación


1 Abrir el archivo digital directorio con los nombres de cumpleaños y aniversarios del mes.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas abre el archivo digital directorio con los nombres de cumpleaños y aniversarios del mes.

2 Imprimir el directorio y entregar al/la Director/a de la DCRP para su revisión.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas imprime el directorio y entrega al/la Director/a de la DCRP para su revisión.

3 Marcar sobre la impresión las personas a las cuales se les dirigirá las felicitaciones y devolver el impreso al/la Jefe/a de Relaciones Públicas.


El/la Director/a marca sobre la impresión las personas a las cuales se les dirigirá las felicitaciones y devuelve el impreso al/la Jefe/a de Relaciones Públicas.

4 Elaborar las felicitaciones. Jefe de Relaciones Públicas.

El/la Jefe/a de Relaciones Públicas acorde a las indicaciones de el/la Director/a elabora las felicitaciones.

Si es felicitación para cumpleaños el/la Jefe/a de Relaciones Públicas abre una plantilla ya hecha y modifica los nombres, cargo y fecha.

Si es felicitación por aniversario de medios se abre otra plantilla y se redacta un nuevo texto personalizado al medio.

5 Imprimir las felicitaciones de cumpleaños en tarjetas, mientras que las felicitaciones por aniversario en hojas membretadas que contiene el logo y nombre de la universidad son provistas por Rectoría.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas imprime las felicitaciones de cumpleaños en tarjetas, mientras que las felicitaciones por aniversario en hojas membretadas que contiene el logo y nombre de la universidad son provistas por Rectoría.

6 Enviar al/la Secretario/a de Rectoría las tarjetas de felicitación para firma del rector en sobre cerrado a la rectoría.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas envía al/la Secretario/a de Rectoría las tarjetas de felicitación para firma del rector en sobre cerrado a la rectoría.

7 Avisar al El/la Jefe/a de Relaciones Públicas por vía telefónica cuando las felicitaciones estén firmadas por el Rector para pasar por ellas.

Secretaria de la Rectoría.

El/la Secretario/a de Rectoría avisa al El/la Jefe/a de Relaciones Públicas por vía telefónica cuando las felicitaciones estén firmadas por el Rector para pasar por ellas.

8 Imprimir los sobres membretados con los datos de la/s persona/s a felicitar y guardar las tarjetas o cartas en los sobres.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas imprime los sobres membretados con los datos de la/s persona/s a felicitar y guarda las tarjetas o cartas en los sobres.

9 Clasificar con base en la proximidad de las fechas la entrega de las felicitaciones e imprimir el acuse de recibo.


El/la Auxiliar de la Jefatura de Relaciones Públicas clasifica con base en la proximidad de las fechas la entrega de las felicitaciones e imprime el acuse de recibo.

365


10 Entregar al chofer las tarjetas con el respectivo acuse de recibo para su distribución y entrega.


El/la Auxiliar de la Jefatura de Relaciones Públicas entrega al chofer las tarjetas con el respectivo acuse de recibo para su distribución y entrega.

11 Entregar las tarjetas de felicitación y solicitar firma de recibido.

Chofer. El chofer entrega las tarjetas de felicitación y solicita firma de recibido.

12 Entregar el acuse de recibo al/la Jefe/a de Relaciones Públicas.

Chofer. El chofer entrega el acuse de recibo al/la Jefe/a de Relaciones Públicas.

13 Archivar el acuse de recibo en la carpeta física “Acuse de recibo” del año en curso.


El/la Auxiliar de la Jefatura de Relaciones Públicas archiva el acuse de recibo en la carpeta física “Acuse de recibo” del año en curso.

366

Procedimiento 14: Presentación de coronas fúnebres

367

PRESENTACIÓN DE CORONAS FÚNEBRES

Jefe de Relaciones

PúblicasJefe de Administración Proveedor



1. Gestionar y enviar corona/s

fúnebre/s cuando ocurre algún

fallecimiento

Inicio

2. Utilizar su Directorio

Actualizado de funcionarios

y contactar a familiares o

personas cercanas de la

persona fallecida para

confirmar el dato y solicitar

los datos del sepelio

3. Solicitar por correo a la

Jefatura de Administración la

adquisición de coronas

fúnebres

4. Solicitar corona fúnebre

al proveedor siguiendo las

especificaciones del/la


Públicas

5. Confirmar al/la jefe/a de

Relaciones Públicas que

se entregó el pedido de

las coronas fúnebres en el

lugar y hora indicados por

mensaje de texto de

celular

6. Solicitar vía telefónica el

envío de la factura al/la Jefe/a

Administrativo/a

Fin

368

Desarrollo de actividades: Presentación de coronas fúnebres


1 Gestionar y enviar corona/s fúnebre/s cuando ocurre algún fallecimiento.


El/la Director/a solicita al/la Jefe/a de Relaciones Públicas gestionar y enviar corona/s fúnebre/s cuando ocurre algún fallecimiento.

2 Utilizar su Directorio Actualizado de funcionarios y contactar a familiares o personas cercanas de la persona fallecida para confirmar el dato y solicitar los datos del sepelio.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas utiliza su Directorio Actualizado de funcionarios y contacta a familiares o personas cercanas de la persona fallecida para confirmar el dato y solicitar los datos del sepelio.

3 Solicitar por correo a la Jefatura de Administración la adquisición de coronas fúnebres.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas al confirmar el fallecimiento solicita por correo a la Jefatura de Administración la adquisición de coronas fúnebres, especificando: Nombre del/la fallecido/a, lugar de velación, hora de entrega en el velatorio, y los datos de quien envía que deberán llevar las coronas como:

Universidad Juárez Autónoma de Tabasco

Nombre del Rector

Otras áreas de la Universidad.

4 Solicitar corona fúnebre al proveedor siguiendo las especificaciones del/la Jefe/a de Relaciones Públicas.


El/la Jefe/a de Administración realiza la solicitud de la corona fúnebre al proveedor siguiendo las especificaciones del/la Jefe/a de Relaciones Públicas.

5 Confirmar al/la jefe/a de Relaciones Públicas que se entregó el pedido de las coronas fúnebres en el lugar y hora indicados por mensaje de texto de celular.

Proveedor. El proveedor confirma al/la jefe/a de Relaciones Públicas que se entregó el pedido de las coronas fúnebres en el lugar y hora indicados por mensaje de texto de celular.

6 Solicitar vía telefónica el envío de la factura al/la Jefe/a Administrativo/a.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas solicita vía telefónica el envío de la factura al/la Jefe/a Administrativo/a.

369

Proceso: Monitoreo


Elaborar la síntesis informativa para concentrar información de los medios

impresos de comunicación, para el conocimiento de las autoridades universitarias

a fin de que se contextualice la toma de decisiones.

II. Alcance

Aplica a la Dirección de Comunicación y Relaciones Públicas.


Jefatura de Relaciones Públicas o Jefatura de Comunicación de la Dirección

de Comunicación y Relaciones Públicas.





V. Normatividad


Gubernamental.

- Ley Federal del Derecho de Autor.


VI.

VII. Documentos de referencia



- Norma ISO 9001:2008.

VIII. Siglas


370

Procedimiento 1: Elaboración de la síntesis informativa local matutina, nacional, local vespertina

ELABORACIÓN DE LA SINTESIS INFORMATIVA LOCAL MATUTINA, NACIONAL,

LOCAL VESPERTINA

Auxiliar de MonitoreoResponsable del área de Monitoreo

Inicio

1. Recibir de los proveedores todos los días,

los periódicos locales matutinos, vespertinos y

nacionales de las diferentes casas editoriales

2. Leer los periódicos y seleccionar las notas más importantes y a

la par se fotocopian

3. Integrar, imprimir portadas y ordenar las notas en las siguientes

secciones: Universidad Juárez Autónoma de Tabasco, Educación

Superior, Educación, Artículos de Interés, Política, Portadas (solo

diarios locales)

4. Digitalizar la Síntesis Informativa y verificar que cada hoja este

adecuadamente escaneada

Fin

371

Desarrollo de actividades: Elaboración de la síntesis informativa local matutina, nacional, local vespertina


1 Recibir de los proveedores todos los días, los periódicos locales matutinos, vespertinos y nacionales de las diferentes casas editoriales.

Responsable del área de Monitoreo.

El/la Responsable del área de Monitoreo recibe de los proveedores todos los días, los periódicos locales matutinos, vespertinos y nacionales de las diferentes casas editoriales.

2 Leer los periódicos y seleccionar las notas más importantes y a la par se fotocopian.

Responsable del área de Monitoreo y Auxiliar de Monitoreo.

El/la Responsable del área de Monitoreo y el/la Auxiliar de Monitoreo, leen los periódicos y seleccionan las notas más importantes y a la par se fotocopian. Nota 1: Para Síntesis informativa local matutina, nacional y local vespertina física se usa un juego de copias de todas las notas de los diarios locales. Nota 2: Para la Síntesis Informativa Local Matutina, Nacional y Local Vespertina se recortan las copias y pegan en hojas membretadas con el nombre del periódico del lado superior izquierdo y fecha de lado superior derecho.

3 Integrar, imprimir portadas y ordenar las notas en las siguientes secciones: Universidad Juárez Autónoma de Tabasco, Educación Superior, Educación, Artículos de Interés, Política, Portadas (solo diarios locales).


El/la Responsable del área de Monitoreo y/o el/la Auxiliar del área de Monitoreo integra, imprime portadas y ordena las notas en las siguientes secciones: Universidad Juárez Autónoma de Tabasco, Educación Superior, Educación, Artículos de Interés, Política, Portadas (solo diarios locales).

4 Digitalizar la Síntesis Informativa y verificar que cada hoja este adecuadamente escaneada.


El responsable del área de Monitoreo y él/la Auxiliar del área de monitoreo digitaliza la Síntesis Informativa y verifica que cada hoja este adecuadamente escaneada.

372

Procedimiento 2: Monitoreo de radio y televisión

MONITOREO DE RADIO Y TELEVISIÓN

Responsable del área de Monitoreo Auxiliar de MonitoreoResponsable del Área de Radio y TV

1. Enviar por correo electrónico al

Responsable del área de Monitoreo la

agenda de notas o materiales que se han

distribuido a radio y televisión, según sea

el caso

Inicio

2. Grabar en tiempo real los programas de estaciones de radio

y los canales de televisión asignados de acuerdo a los

horarios establecidos y/o la programación enviada por el área

de Radio y TV

3. Detectar notas informativas importantes, positivas o

negativas de la universidad, o acontecimiento importante en el

estado, o entrevistas programadas

4. Buscar el inicio de la nota

dentro del programa grabado

5. Grabar el audio de la nota

encontrada en un dispositivo

móvil (celular)

6. Enviar el audio de la nota al grupo de monitoreo en el

programa “whatsapp” Junto con el resumen del audio de la

nota

Fin

373

Desarrollo de actividades: Monitoreo de radio y televisión


1 Enviar por correo electrónico al Responsable del área de Monitoreo la agenda de notas o materiales que se han distribuido a radio y televisión, según sea el caso.

Responsable del Área de Radio y TV.

El/la Responsable del Área de Radio y TV envía por correo electrónico al Responsable del área de Monitoreo la agenda de notas o materiales que se han distribuido a radio y televisión, según sea el caso.

2 Grabar en tiempo real los programas de estaciones de radio y los canales de televisión asignados de acuerdo a los horarios establecidos y/o la programación enviada por el área de Radio y TV.

Responsable del área de Monitoreo / Auxiliar de Monitoreo.

El/la Responsable del área de Monitoreo y/o Auxiliares de Monitoreo graban en tiempo real los programas de estaciones de radio y los canales de televisión asignados de acuerdo a los horarios establecidos y/o la programación enviada por el área de Radio y TV con una grabadora reportera con función de radio.

3 Detectar notas informativas importantes, positivas o negativas de la universidad, o acontecimiento importante en el estado, o entrevistas programadas.


El/la Responsable del área de Monitoreo y/o Auxiliares de Monitoreo al detectar notas informativas importantes, positivas o negativas de la universidad, o acontecimiento importante en el estado, o entrevistas programadas, se detiene la grabación después de haber pasado.

4 Buscar el inicio de la nota dentro del programa grabado.


El/la Responsable del área de Monitoreo y/o Auxiliares de Monitoreo busca el inicio de la nota dentro del programa grabado.

5 Grabar el audio de la nota encontrada en un dispositivo móvil (celular).


El/la Responsable del área de Monitoreo y/o Auxiliares de Monitoreo graba el audio de la nota encontrada en un dispositivo móvil (celular)

6 Enviar el audio de la nota al grupo de monitoreo en el programa “whatsapp” Junto con el resumen del audio de la nota.


El/la Responsable del área de Monitoreo envía el audio de la nota al grupo de monitoreo en el programa “whatsapp” Junto con el resumen del audio de la nota. Nota 1: En el caso de Entrevistas programadas o spot televisivos programados y que en el monitoreo no los pasen, se reportarán al área de Radio y TV. Nota 2: En caso de ser un dato muy importante, este se podrá enviar el audio y/o versión estenográfica, y/o Tarjetas Informativas a quien corresponda.

374

Procedimiento 3: Distribución de Gaceta Juchimán (Zona de la Cultura y Divisiones en Villahermosa)

DISTRIBUCIÓN DE GACETA JUCHIMÁN (ZONA DE LA CULTURA Y DIVISIONES EN

VILLAHERMOSA)

Responsable del área de MonitoreoResponsable del Área de Diseño

Inicio

1. Informar al Responsable del Área de Monitoreo

para la recepción de las gacetas

2. Verificar mediante un muestreo las Gacetas para

detectar fallas o errores de impresión

3. Imprimir acuses para entrega de las gacetas y anotar el

número de edición de la Gaceta

4. Entregar 25 ejemplares al/la Responsable de Fotografía

para su almacenamiento y respaldo

5. Distribuir las Gacetas restantes en las áreas

establecidas

6. Solicitar sello de las áreas a las que se entrega la

Gaceta Juchimán

7. Resguardar los acuses

Fin

375

Desarrollo de actividades: Distribución de Gaceta Juchimán (Zona de la Cultura y Divisiones en Villahermosa)


1 Informar al Responsable del Área de Monitoreo para la recepción de las gacetas.

Responsable del Área de Diseño.

Responsable del Área de Diseño informa al Responsable del Área de Monitoreo para la recepción de las gacetas.

2 Verificar mediante un muestreo las Gacetas para detectar fallas o errores de impresión.


El/la Responsable y/o auxiliar de monitoreo verificará mediante un muestreo las Gacetas para detectar fallas o errores de impresión.

3 Imprimir acuses para entrega de las gacetas y anotar el número de edición de la Gaceta.


El/la Responsable del Área de Monitoreo imprime acuses para entrega de las gacetas y anota el número de edición de la Gaceta.

4 Entregar 25 ejemplares al/la Responsable de Fotografía para su almacenamiento y respaldo.


El/la Responsable del Área de Monitoreo entrega 25 ejemplares al/la Responsable de Fotografía para su almacenamiento y respaldo.

5 Distribuir las Gacetas restantes en las áreas establecidas.


El/la Responsable del Área de Monitoreo distribuye las Gacetas restantes en las áreas establecidas.

6 Solicitar sello de las áreas a las que se entrega la Gaceta Juchimán.


El/la Responsable del Área de Monitoreo, al entregar solicita sello de las áreas a las que se entrega la Gaceta Juchimán.

7 Resguardar los acuses. Responsable del área de Monitoreo.

El/la Responsable del Área de Monitoreo resguarda los acuses.

376

Procedimiento 4: Distribución de Gaceta Juchimán (Divisiones fuera de la ciudad)

DISTRIBUCIÓN DE GACETA JUCHIMÁN (DIVISIONES FUERA DE LA CIUDAD)

Secretaria de la DCRP.Responsable del área de

MonitoreoResponsable del Área de Diseño

Inicio

1. Informar al Responsable del Área

de Monitoreo para la recepción de las

gacetas

2. Imprimir acuses para entrega

de las gacetas y anotar el número

de edición de la gaceta

3. Preparar paquetes de Gacetas

para entregar a las divisiones que

están fuera de la ciudad, estos

deberán ir bien rotulados en cajas

4. Solicitar al/la Secretario/a de la

Dirección entregar los ejemplares

a los representantes de las

Divisiones Foráneas cuando

lleguen a la oficina para recoger

mensajería5. Entregar el paquete de

gacetas y solicitar firmas de

recibido

6. Reunir los acuses y

entregar al/la Responsable del

Área de Monitoreo

7. Archivar los acuses en

carpeta física

Fin

377

Desarrollo de actividades: Distribución de Gaceta Juchimán (Divisiones fuera de la ciudad)


1 Informar al Responsable del Área de Monitoreo para la recepción de las gacetas.

Responsable del Área de Diseño

Responsable del Área de Diseño informa al Responsable del Área de Monitoreo para la recepción de las gacetas.

2 Imprimir acuses para entrega de las gacetas y anotar el número de edición de la gaceta.


El/la Responsable del Área de Monitoreo imprime acuses para entrega de las gacetas y anota el número de edición de la gaceta.

3 Preparar paquetes de Gacetas para entregar a las divisiones que están fuera de la ciudad, estos, deberán ir bien rotulados en cajas.


El/la Responsable del Área de Monitoreo junto con los auxiliares de monitoreo preparan paquetes de Gacetas para entregar a las divisiones que están fuera de la ciudad, estos deberán ir bien rotulados en cajas.

4 Solicitar al/la Secretario/a de la Dirección entregar los ejemplares a los representantes de las Divisiones Foráneas cuando lleguen a la oficina para recoger mensajería.


El/la Responsable del Área de Monitoreo solicita al/la Secretario/a de la Dirección entregar los ejemplares a los representantes de las Divisiones Foráneas cuando lleguen a la oficina para recoger mensajería.

5 Entregar el paquete de gacetas y solicitar firmas de recibido.


El/la Secretario/a de la Dirección solicita firma de recibido y entrega el paquete.

6 Reunir los acuses y entregar al/la Responsable del Área de Monitoreo.


El/la Secretario/a de la Dirección reúne los acuses y los entrega al/la Responsable del Área de Monitoreo.

7 Archivar los acuses en carpeta física.


El/la Responsable del Área de Monitoreo archiva los acuses en carpeta física.

378

Proceso: Radio y TV


Procesar la información para medios en audio y vídeo con el fin de dar a conocer el

quehacer de la Universidad a la sociedad en general de manera más oportuna.

II. Alcance









V. Normatividad


Gubernamental.

- Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los

Particulares.




- Norma ISO 9001:2008.

VII. Siglas


379

Procedimiento 1: Elaboración y distribución de boletines de Radio y TV

ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE BOLETINES DE RADIO Y TV

Responsable de Radio y TV CamarógrafoJefe de Comunicación

1. Solicitar al/la Responsable de Radio

y TV cubrir el evento para radio y/o

televisión

Inicio

2. Cubrir el evento, grabar audios de discursos o entrevistas

y recabar los datos necesarios para redactar el boletín

3. Redactar el boletín y asignar numero

consecutivo en el formato general

4. Respaldar el material grabado en la

subcarpeta digital correspondiente a la

fecha y nombre del evento

5. Editar en el software Sony Sound Forge, el

audio que complementa la nota para radio

6. Imprimir el boletín al/la Jefe de

Comunicación para el visto bueno o cambios

7. Revisar el boletín y dar visto bueno

¿Cambios?8. Realizar los cambios y verificar con el/la

Jefe de Comunicación la salida del productoSí

9. Dar salida al producto

No

10. Enviar por correo electrónico el boletín a

las radios locales

12. Enviar el material de video y la

información a las televisoras locales

Radio

11. Archivar el boletín e inserts de audio en la

subcarpeta digital correspondiente a la fecha y

número consecutivo del boletín

Televisión

13. Archivar el boletín de tv en la

subcarpeta digital correspondiente a la

fecha y número consecutivo del

boletín

Fin

380

Desarrollo de actividades: Elaboración y distribución de boletines de Radio y TV


1 Solicitar al/la Responsable de Radio y TV cubrir el evento para radio y/o televisión.

Jefe de Comunicación.

El/la Jefe/a de Comunicación solicita al/la Responsable de Radio y TV cubrir el evento para radio y/o televisión. Nota: Los integrantes de radio y tv encargados de cubrir el evento, son trasladados una hora antes al lugar del evento, por medio del vehículo asignado para llevar al personal de la Dirección.

2 Cubrir el evento, grabar audios de discursos o entrevistas y recabar los datos necesarios para redactar el boletín.

Responsable de Radio y TV y Camarógrafo.

El/la Responsable de Radio y TV junto con el/la Camarógrafo/a cubre el evento donde se graban audios de discursos o entrevistas y se recaban los datos necesarios para redactar el boletín. Nota 1: Para la realización del boletín de televisión, el camarógrafo graba imágenes del evento y discursos en formato de video. Nota 2: Al concluir el evento, los integrantes de radio y tv se trasladan a la dirección de comunicación y relaciones públicas, para la redacción de la información.

3 Redactar el boletín y asignar número consecutivo en el formato general.

Responsable de Radio y TV.

El/la Responsable de Radio y TV redacta el boletín y le asigna numero consecutivo en el formato general. Nota: lo debe redactar en un máximo de 2 horas.

4 Respaldar el material grabado en la subcarpeta digital correspondiente a la fecha y nombre del evento.

Camarógrafo. El camarógrafo respalda el material grabado en la subcarpeta digital correspondiente a la fecha y nombre del evento. Nota: El/la camarógrafo/a edita las imágenes de video para vestir el boletín para TV en el software Adobe Premier.

5 Editar en el software Sony Sound Forge, el audio que complementa la nota para radio.


El/la responsable del Área de Radio y Televisión edita en el software Sony Sound Forge, el audio que complementa la nota para radio.

6 Imprimir el boletín al/la Jefe de Comunicación para el visto bueno o cambios.


El/la Responsable de Radio y TV imprime el boletín al/la Jefe de Comunicación para el visto bueno o cambios.

7 Revisar el boletín y dar visto bueno.


El/la Jefe de Comunicación revisa el boletín para hacer cambios o dar el visto bueno. Si hay cambios el/la Jefe de Comunicación los señala en el boletín impreso, pasa al punto 8. No hay cambios lo entrega al/la Responsable del área de Radio y TV, pasa al punto 9.

8 Realizar los cambios y verificar con el/la Jefe de Comunicación la salida del producto.


El/la Responsable de Radio y TV realiza los cambios y verifica con el/la Jefe de Comunicación la salida del producto.

9 Dar salida al producto. Jefe de Comunicación.

Si el/la Jefe de Comunicación da salida al producto. Para Radio pasa al punto 10. Para TV pasa al punto 12.

10 Enviar por correo electrónico el boletín a las radios locales.


El/la Responsable de Radio y TV, vía correo electrónico adjunta el texto del boletín junto con los audios (inserts) y lo envía a las radios locales para su difusión.

11 Archivar el boletín e inserts de audio en la subcarpeta digital correspondiente a la fecha y número consecutivo del boletín.


El/la Responsable del Área de Radio y Televisión archiva el boletín e inserts de audio en la subcarpeta digital correspondiente a la fecha y número consecutivo del boletín, misma que se encuentra en la subcarpeta del mes correspondiente y en la carpeta digital del año en curso, ubicados en la computadora asignada a radio.

381


12 Enviar el material de video y la información a las televisoras locales.

Camarógrafo. Se encarga de enviar el material de video y la información a las televisoras locales, vía correo electrónico y a través de la plataforma digital We Transfer.

13 Archivar el boletín de tv en la subcarpeta digital correspondiente a la fecha y número consecutivo del boletín.

Camarógrafo. El/la camarógrafo/a archiva el boletín de TV en la subcarpeta digital correspondiente a la fecha y número consecutivo del boletín, misma que se encuentra en la subcarpeta del mes correspondiente y en la carpeta digital del año en curso, ubicados en la computadora asignada a televisión.

382

Procedimiento 2: Agenda de entrevistas en medios de comunicación locales

AGENDA DE ENTREVISTAS EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN LOCALES

Responsable del área

de Monitoreo


Relaciones PúblicasResponsable de Radio y TVÁrea solicitante

Inicio

1. Enviar solicitud de

entrevistas en medios de

comunicación locales

3. Realizar una propuesta de

agenda y entregar al Director

2. Definir la procedencia de la

solicitud para su atención

4. Revisar la propuesta y dar visto

bueno

¿Cambios?

5. Realizar los cambios a la propuesta

Sí

6. Enviar la agenda al área

solicitante

7. Revisar la agenda y

dar visto bueno

¿Adecuada?

8. Solicitar los espacios en los

programas de radio y tv

incluidos en la agenda

1

No

1

9. Enviar agenda final por correo

electrónico a la Dirección, Área

Solicitante, Jefe de Comunicación y

Área de Monitoreo

No

Sí

10. Archivar la agenda de entrevistas

en la sub carpeta digital

correspondiente al mes en curso

11. Confirmar si se

trasmitieron o no las

entrevistas en los

espacios agendados

Fin

383

Desarrollo de actividades: Agenda de entrevistas en medios de comunicación locales


1 Enviar solicitud de entrevistas en medios de comunicación locales.

Área solicitante. El área solicitante envía la solicitud de entrevista en medios locales de comunicación. El/la Secretaria de Dirección la recibe y la hace llegar al Director de Comunicación y Relaciones Públicas.

2 Definir la procedencia de la solicitud para su atención.


El/la Director/a define la procedencia o no de la solicitud para su atención. Si procede pasa al punto 3. No procede, le informa al área solicitante la no procedencia de la solicitud, fin del proceso.

3 Realizar una propuesta de agenda y entregar al Director.


El/la Responsable del Área de Radio y TV recibe la solicitud, realiza una propuesta de agenda en formato Word que se guarda con el nombre de quien solicita y/o el nombre del evento a promocionar ( ejemplo: “Agenda DACBIOL”) y la entrega al Director.

4 Revisar la propuesta y dar visto bueno.


El/la Director/a revisa la propuesta para cambios o visto bueno. Si hay cambios pasa al punto 5. Si no hay cambios pasa al punto 6.

5 Realizar los cambios a la propuesta.


El/la Responsable del Área de Radio y TV realiza los cambios a la propuesta sugeridos por el Director.

6 Enviar la agenda al área solicitante.


El/la Responsable del Área de Radio y TV envía la agenda en formato Word, vía correo electrónico, al área solicitante.

7 Revisar la agenda y dar visto bueno.

Área solicitante. El área solicitante revisa la propuesta de agenda para dar el visto bueno. Si la propuesta es adecuada se recibe V. Bo. del área solicitante junto a los datos de los entrevistados: nombre y número de teléfono. Se continua en el punto 8, Si la propuesta no es adecuada, se solicitan cambios y se regresa al punto 3.

8 Solicitar los espacios en los programas de radio y tv incluidos en la agenda.


El/la Responsable del Área de Radio y TV solicita los espacios en los programas de radio y tv incluidos en la agenda y les envía por correo electrónico la información de las entrevistas.

9 Enviar agenda final por correo electrónico a la Dirección, Área Solicitante, Jefe de Comunicación y Área de Monitoreo.


El/la Responsable del Área de Radio y TV envía agenda final por correo electrónico al/la Director/a, Jefe/a de Comunicación, Área solicitante y Responsable del Área de Monitoreo.

10 Archivar la agenda de entrevistas en la sub carpeta digital correspondiente al mes en curso.


El/la Responsable del Área de Radio y TV archiva la agenda de entrevistas en la sub carpeta digital correspondiente al mes en curso, la cual está ubicada en la subcarpeta “Agenda de Entrevistas”, que pertenece a la carpeta digital correspondiente al año en curso.

11 Confirmar si se trasmitieron o no las entrevistas en los espacios agendados.


El Responsable del Área de Monitoreo confirma si se trasmitieron o no las entrevistas en los espacios agendados a través de mensaje de texto en el grupo “Monitoreo” de la aplicación whatsapp.

384

Procedimiento 3: Distribución de material audiovisual (spots y cápsulas de radio y TV)

DISTRIBUCIÓN DE MATERIAL AUDIOVISUAL (SPOTS Y CÁPSULAS DE RADIO Y TV)

Director de Comunicación y Relaciones Públicas Responsable de Radio y TVSolicitante

1. Enviar solicitud de material

audiovisual

Inicio

2. Definir la procedencia de la solicitud para su atención

¿Procede?

3. Informar al solicitante la no

procedencia de su solicitud

No

4. Revisar que el material audiovisual

a distribuir cumpla con los requisitos

establecidos

¿Cumple?

5. Realizar los ajustes necesarios

al material audiovisual

Sí

6. Definir los espacios y pautados en radio y tv local

comercial del producto audiovisual

Sí

7. Enviar por correo electrónico a las

radios y televisoras pactadas el

material audiovisual, junto con las

especificaciones de pautas

8. Notificar al área de monitoreo, el

pautado del material audiovisual para

que informen de su transmisión en las

radios y tv contratadas

9. Subir el material de video al canal

digital UJATmx de la plataforma

Youtube y notificar al área de redes

sociales, para que lo compartan en las

redes oficiales de la universidad

Fin

1

1

No

385

Desarrollo de actividades: Distribución de material audiovisual (spots y cápsulas de radio y TV)


1 Enviar solicitud de material audiovisual.

Solicitante. Envía la solicitud de distribución de material audiovisual. El/la Secretaria de Dirección la recibe y la hace llegar al Director de Comunicación y Relaciones Públicas.

2 Definir la procedencia de la solicitud para su atención.


El/la Director/a define la procedencia o no de la solicitud para su atención. No procede la solicitud pasa al punto 3. Si procede la solicitud pasa al punto 4.

3 Informar al solicitante la no procedencia de su solicitud.


Informa al solicitante la no procedencia de su solicitud. Y ahí finaliza el procedimiento.

4 Revisar que el material audiovisual a distribuir cumpla con los requisitos establecidos.


El/la responsable del área de radio y tv revisa que el material audiovisual a distribuir cumpla con los requisitos establecidos. El material si cumple los requisitos pasa al punto 6. El material no cumple los requisitos pasa al punto 5.

5 Realizar los ajustes necesarios al material audiovisual.

Solicitante. Se espera envíen de nuevo el producto en un plazo no mayor a 2 días. Si cumple con todos los requisitos, pasa al siguiente punto.

6 Definir los espacios y pautados en radio y tv local comercial del producto audiovisual.

Director de Comunicación y Relaciones Públicas, y Responsable de Radio y TV.

Se define con el Director de Comunicación y Relaciones Públicas los espacios y pautados en radio y tv local comercial del producto audiovisual. Nota: Cuando la solicitud es externa, se envía la información de los espacios donde se pautó el material audiovisual, al área que solicita.

7 Enviar por correo electrónico a las radios y televisoras pactadas el material audiovisual, junto con las especificaciones de pautas.


Se envía por correo electrónico a las radios y televisoras pactadas el material audiovisual, junto con las especificaciones de pautas. Nota: Se confirma de recibido con las radios y televisoras pactadas, vía llamada telefónica.

8 Notificar al área de monitoreo, el pautado del material audiovisual para que informen de su transmisión en las radios y tv contratadas.


Se notifica vía correo electrónico al área de monitoreo, el pautado del material audiovisual para que informen de su transmisión en las radios y tv contratadas.

9 Subir el material de video al canal digital UJATmx de la plataforma Youtube y notificar al área de redes sociales, para que lo compartan en las redes oficiales de la universidad.


Se sube el material de video al canal digital UJATmx de la plataforma Youtube y se notifica al área de redes sociales vía correo electrónico, para que lo compartan en las redes oficiales de la universidad.

386

Proceso: Redacción


Capitalizar la información concerniente a la Universidad y elaborar productos

escritos para su difusión.

II. Alcance









V. Normatividad


Gubernamental.




- Norma ISO 9001:2008.


VII. Siglas


387

Procedimiento 1: Elaboración y envío de boletín de prensa local

ELABORACIÓN Y ENVÍO DE BOLETÍN DE PRENSA LOCAL

Reportero Fotógrafo EditorJefe de Comunicación

Director de

Comunicación y


Jefe de Relaciones

Públicas

Inicio

1. Realizar la

"Agenda de

Eventos

Universitarios" en

digital

2. Agendar actividades del día

siguiente a cubrir por el/la Reportero/a

y Fotógrafo/a

3. Enviar por correo

electrónico al/la

Jefe/a de

Comunicación la

sección de la

“Agenda de

Eventos

Universitarios” a

cubrir4. Realizar la orden

de trabajo, que

entrega al/la

reportero/a y

fotógrafo/a por

medio de correo

electrónico y de

forma impresa

5. Cubrir el evento

6. Redactar el

boletín y enviar al

Editor

7. Seleccionar las

mejores fotos y

enviar por email al

Director, Jefe de

Comunicación,

Responsable de

archivo fotográfico,

Diseño y Redes

Sociales

8. Editar el Boletín y

enviar al Jefe de

Comunicación para su

revisión

9. Revisar el

Boletín para su

procedencia

10. Seleccionar las

fotografías para el

boletín

11. Enviar por

correo electrónico

al Director el

Boletín para su

aprobación

388

Página 2

ELABORACIÓN Y ENVÍO DE BOLETÍN DE PRENSA LOCAL

Director de

Comunicación y


EditorFotógrafoReporteroJefe de ComunicaciónJefe de Relaciones

Públicas

12. Indicar

cambios o visto

bueno al Boletín

13. Enviar por

correo electrónico

al Editor el Boletín

para su

modificación y/o

impresión 14. Dar formato al

Boletín y entregar

el borrador

impreso al

reportero15. Revisar el

borrador del boletín

para dar visto

bueno o indicar

modificaciones16. Realizar los

cambios sugeridos

por el reportero/a

en el archivo

digital del boletín

17. Guardar y

archivar el archivo

del boletín en

subcarpeta digital

con formato,

número

consecutivo y las

fotografías en la

computadora

asignada a su

cargo18. Autorizar al

editor el envío del

boletín de prensa

local a través del

Formato de

Autorización de

salida de Boletín

de Prensa Local

debidamente

impreso y firmado19. Enviar por email

con copia oculta

(c.c.o.) el boletín a

los periódicos

locales, medios

institucionales y a

los responsables de

las áreas de la

DCRP como el/la

directora/a, jefe/a

de comunicación,

responsable del

área de monitoreo,

responsable del

área de radio y tv,

responsable del

área de diseño,

responsable del

área de redes

sociales

Fin

389

Desarrollo de actividades: Elaboración y envío de boletín de prensa local


1 Realizar la "Agenda de Eventos Universitarios" en digital.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas realiza la "Agenda de Eventos Universitarios" en digital.

2 Agendar actividades del día siguiente a cubrir por el/la Reportero/a y Fotógrafo/a.

Jefe de Relaciones Públicas y Jefe de Comunicación.

El/la Jefe/a de Relaciones Públicas y el/la jefe/a de comunicación se reúnen para agendar actividades del día siguiente a cubrir por el/la Reportero/a y Fotógrafo/a.

3 Enviar por correo electrónico al/la Jefe/a de Comunicación la sección de la “Agenda de Eventos Universitarios” a cubrir.


El/la Jefe/a de Relaciones Públicas envía por correo electrónico al/la Jefe/a de Comunicación la sección de la “Agenda de Eventos Universitarios” a cubrir.

4 Realizar la orden de trabajo, que entrega al/la reportero/a y fotógrafo/a por medio de correo electrónico y de forma impresa.


El/la Jefe/a de Comunicación realiza la orden de trabajo, que entrega al/la reportero/a y fotógrafo/a por medio de correo electrónico y de forma impresa, ésta última deberá llevar la firma de recibido por parte del/la Reportero/a o Fotógrafo/a. Nota: Los eventos de fin de semana o urgentes se notificarán a través de WhatsApp.

5 Cubrir el evento. Reportero y Fotógrafo.

El/la Reportero/a y el/la Fotógrafo/a cubren el evento. El/la reportero/a recaba la información de las órdenes del día, presídium, discursos impresos, programas, entre otros y graba los audios de los discursos o entrevistas de las personalidades que participaron en el evento. El/la fotógrafo/a captura las fotografías necesarias del evento, así como de las autoridades y personalidades que presiden el evento.

6 Redactar el boletín y enviar al Editor.

Reportero. Al término del evento el/la Reportero/a redacta el boletín en un máximo de 2 horas. El Reportero/a envía el boletín al/la editor/a por correo electrónico y archiva el boletín y los audios que recabó en la computadora asignada a su cargo.

7 Seleccionar las mejores fotos y enviar por email al Director, Jefe de Comunicación, Responsable de archivo fotográfico, Diseño y Redes Sociales.

Fotógrafo. El/la fotógrafo/a selecciona las mejores fotos y las envía por email al/la director/a, jefe/a de comunicación, responsables de las áreas de archivo fotográfico, diseño y redes sociales en un máximo de 2 horas.

8 Editar el Boletín y enviar al Jefe de Comunicación para su revisión.

Editor. El/la Editor/a edita el Boletín en un máximo de 1 hora. El/la Editor/a envía el boletín por email al/la Jefe/a de Comunicación para revisión.

9 Revisar el Boletín para su procedencia.


El/la Jefe/a de Comunicación hace cambios al boletín en el archivo digital o da visto Bueno.

10 Seleccionar las fotografías para el boletín.


El/la Jefe/a de Comunicación selecciona las fotografías que se utilizaran para el boletín. Nota: La selección debe ser mínimo 1 y como máximo 5 fotografías.

11 Enviar por correo electrónico al Director el Boletín para su aprobación.


El/la Jefe/a de Comunicación envía por email la selección de fotos y el boletín al/la director/a y al/la editor/a. El envío de los archivos también se podrá enviar vía "WhatsApp".

12 Indicar cambios o visto bueno al Boletín.


El/la Director/a indica cambios o visto bueno en el texto del boletín o las fotografías al/la jefe/a de comunicación.

390


13 Enviar por correo electrónico al Editor el Boletín para su modificación y/o impresión.


El/la Jefe/a de Comunicación envía por email los cambios o visto bueno del boletín y fotografías al editor. Nota: En el caso de cambios de fotografías el/la jefe/a de comunicaciones podrá solicitar el apoyo de la responsable del área de archivo fotográfico para una nueva selección y envío de fotografías.

14 Dar formato al Boletín y entregar el borrador impreso al reportero.

Editor. El/la Editor/a da formato al boletín. El/ Editor/a entrega el borrador impreso al/la reportero/a

15 Revisar el borrador del boletín para dar visto bueno o indicar modificaciones.

Reportero. El/la Reportero/a hace anotaciones o da visto bueno al borrador del boletín.

16 Realizar los cambios sugeridos por el reportero/a en el archivo digital del boletín.

Editor. El/la Editor/a realiza los cambios sugeridos por el reportero/a en el archivo digital del boletín.

17 Guardar y archivar el archivo del boletín en subcarpeta digital con formato, número consecutivo y las fotografías en la computadora asignada a su cargo.

Editor. El/la Editor/a guarda y archiva el archivo del boletín en subcarpeta digital con formato, número consecutivo y las fotografías en la computadora asignada a su cargo.

18 Autorizar al editor el envío del boletín de prensa local a través del Formato de Autorización de salida de Boletín de Prensa Local debidamente impreso y firmado.


El/la Jefe/a de Comunicación autoriza al editor el envío del boletín de prensa local a través del Formato de Autorización de salida de Boletín de Prensa Local debidamente impreso y firmado. Nota: En caso de ausencia del Jefe de Comunicación para la firma de dicho formato, éste puede autorizar al editor el envío de dicho boletín por vía telefónica o WhatsApp y posteriormente realizar la firma del documento.

19 Enviar por email con copia oculta (cco) el boletín a los periódicos locales, medios institucionales y a los responsables de las áreas de la DCRP como el/la directora/a, jefe/a de comunicación, responsable del área de monitoreo, responsable del área de radio y tv, responsable del área de diseño, responsable del área de redes sociales.

Editor. El/la Editor/a envía por email con copia oculta (c.c.o.) el boletín a los periódicos locales, medios institucionales y a los responsables de las áreas de la DCRP como el/la directora/a, jefe/a de comunicación, responsable del área de monitoreo, responsable del área de radio y tv, responsable del área de diseño, responsable del área de redes sociales.

391

Procedimiento 2: Envío de boletín de prensa nacional

ENVÍO DE BOLETÍN DE PRENSA NACIONAL


Relaciones PúblicasFotógrafoJefe de Comunicación

Inicio

1. Informar al/la director/a el

tema de los boletines locales

que se pueden enviar como

boletines nacionales

2. Presentar al/la Director/a la

solicitud interna de envíos de

boletines nacionales que

incluye la lista de los boletines

locales que se pueden enviar

como boletines nacionales

3. Elegir qué boletines locales

serán enviados y a qué medios

4. Reenviar por email los

boletines locales indicados

a los medios nacionales

Fin

392

Desarrollo de actividades: Envío de boletín de prensa nacional


1 Informar al/la director/a el tema de los boletines locales que se pueden enviar como boletines nacionales.


Los martes de cada semana el/la jefe/a del área de comunicación informa al/la director/a el tema de los boletines locales que se pueden enviar como boletines nacionales. Nota: El informe de estos temas se puede hacer de manera personal, por teléfono o vía digital WhatsApp.

2 Presentar al/la Director/a la solicitud interna de envíos de boletines nacionales que incluye la lista de los boletines locales que se pueden enviar como boletines nacionales.


El/la Jefe/a de Comunicación presenta al/la Director/a la solicitud interna de envíos de boletines nacionales que incluye la lista de los boletines locales que se pueden enviar como boletines nacionales. El informe de estos temas se debe hacer de forma impresa, por teléfono o vía digital WhatsApp.

3 Elegir qué boletines locales serán enviados y a qué medios.


El/la directora/a decide e indica al/la Jefe/a de Comunicación qué boletines locales serán enviados y a qué medios y firma la lista de solicitud interna de envíos de boletines nacionales.

4 Reenviar por email los boletines locales indicados a los medios nacionales.

Fotógrafo. El/la fotógrafo/a reenvía por email los boletines locales indicados a los medios nacionales y se convierte en boletín nacional. Nota: El envío se realiza con copia al email del área de monitoreo. Posterior al envió el/la fotógrafo/a actualiza la bitácora electrónica de envío de boletines nacionales en la hoja de cálculo en el archivo compartido de google drive:" bitácora de envíos de boletines nacionales".

393

Procedimiento 3: Elaboración y envió de boletín de prensa nacional formado

ELABORACIÓN Y ENVÍO DE BOLETÍN DE PRENSA NACIONAL FORMADO

Diseñador

Responsable

del área

diseñoEditorReporteroJefe de Comunicación

Director de

Comunicación y

Relaciones

Públicas

FotógrafoResponsable

del área de

Monitoreo

Jefe de Relaciones

Públicas

Inicio

1. Realizar la

"Agenda de

Eventos

Universitarios" en

digital

2. Agendar actividades del día

siguiente a cubrir por el

Reportero y Fotógrafo

3. Imprimir

programa de

actividades de

agenda del día

siguiente y

entregar al Jefe de

Comunicación

4. Solicitar al

Director de la

DCRP la

autorización para

la elaboración del

boletín de prensa

nacional formado

5. Entregar a

reportero y

fotógrafo

programa de

actividades de la

agenda del día

6. Cubrir el evento

7. Redactar el

boletín y enviar al

Editor y al Jefe de

Comunicación

8. Seleccionar

las mejores

fotos y enviar

al Jefe de

Comunicación,

Director de la

DCRP y

Responsable

del archivo

fotográfico

9. Editar el Boletín

y enviar al Jefe de

Comunicación

para su revisión

10. Revisar y

realizar cambios si

se requieren

11. Seleccionar

las fotografías

para el boletín

394

Página 2

ELABORACIÓN Y ENVÍO DE BOLETÍN DE PRENSA NACIONAL FORMADO

DiseñadorResponsable del área

de Monitoreo

Responsable del

área diseñoDirector de Comunicación y

Relaciones PúblicasEditorFotógrafoReporteroJefe de Comunicación

Jefe de

Relaciones

Públicas

12. Enviar por

email el texto

editado con las

fotografías al

editor

13. Editar el

boletín y enviarlos

con las fotos al

diseñador con

copia al director y

al responsable del

área de diseño14. Indicar al diseñador la medida de

inserción que será diseñado el boletín de

prensa nacional formado y los periódicos

nacionales a los que se deberá enviar

15. Formar el

Boletín Nacional

Armado y entregar

impresión a color al

Director y Jefe de

Comunicación16. Revisar, indicar

cambios al boletín si

se requieren y

entregar al diseñador

para su realización

17. Realizar los

cambios sugeridos

18. Imprimir una

segunda versión

del boletín y

entregar al director

para su revisión

19. Dar visto bueno

al boletín formado

20. Generar archivo

digital del boletín

formado y enviar al

responsable del área

de diseño21. Autorizar el

envío del boletín a

los periódicos

nacionales indicados22. Enviar por

email el boletín

nacional formado

a los periódicos

nacionales

reservados para

su publicación

23. Verificar que

se entregó

correctamente el

email y archivar

24. Verificar que se

haya publicado el

boletín nacional

formado

25. Realizar un

listado en el

cuerpo del texto

del email de los

periódicos

nacionales donde

comprobó la

publicación del

boletín

Fin

395

Desarrollo de actividades: Elaboración y envió de boletín de prensa nacional formado


1 Realizar la "Agenda de Eventos Universitarios" en digital.


El/la jefe/a de relaciones públicas realiza la "Agenda de Eventos Universitarios" en digital.

2 Agendar actividades del día siguiente a cubrir por el Reportero y Fotógrafo.

Jefe de Relaciones Públicas y Jefe de Comunicación.

El/la jefe/a de relaciones públicas y el/la jefe/a de comunicación se reúnen para agendar actividades del día siguiente a cubrir por el/la Reportero/a y Fotógrafo/a.

3 Imprimir programa de actividades de agenda del día siguiente y entregar al Jefe de Comunicación.


El/la jefe/a de relaciones públicas imprime el programa de actividades de la agenda del día siguiente y entrega al/la jefe/a de comunicación.

4 Solicitar al Director de la DCRP la autorización para la elaboración del boletín de prensa nacional formado.


El/la jefe/a de comunicación se reúne con el/la directora/a para recibir la autorización del/la director/a que se realice la elaboración del boletín de prensa nacional formado.

5 Entregar a reportero y fotógrafo programa de actividades de la agenda del día.


El/la jefe/a de comunicación saca copias del programa de actividades de la agenda del día siguiente, que entrega al/la reportero/a y fotógrafo/a.

6 Cubrir el evento. Reportero y Fotógrafo.

El/la reportero/a y el/la fotógrafo/a cubren el evento. El/la reportero/a recaba la información de las órdenes del día, presídium, discursos impresos, programas, entre otros y graba los audios de los discursos o entrevistas de las personalidades que participaron en el evento. El/la fotógrafo/a captura las fotografías necesarias del evento, así como de las autoridades y personalidades que presiden el evento.

7 Redactar el boletín y enviar al Editor y al Jefe de Comunicación.

Reportero. El/la reportero/a redacta el boletín, y envía el boletín por email al/la editor/a, con copia al jefe de comunicación. Nota: El/la reportero/a archiva el boletín y los audios que recabó en la computadora asignada a su cargo.

8 Seleccionar las mejores fotos y enviar al Jefe de Comunicación, Director de la DCRP y Responsable del archivo fotográfico.

Fotógrafo. El fotógrafo hace una selección de las mejores fotos y envíalas mejores fotos del evento por email al/la y jefe/a de comunicación con copia al/la director/a y responsable del archivo fotográfico en una hora máximo

9 Editar el Boletín y enviar al Jefe de Comunicación para su revisión.

Editor. El/la editor/a edita el boletín.

10 Revisar y realizar cambios si se requieren.


El/la jefe/a de Comunicación revisar y realizar cambios al texto del boletín si se requieren.

11 Seleccionar las fotografías para el boletín.


El/la jefe/a de Comunicación seleccionas la/s fotografías necesarias para el boletín. Mínimo 1 fotografía, máximo 2.

12 Enviar por email el texto editado con las fotografías al editor.


El/la jefe/a de Comunicación envía por email el texto editado con la/s fotografía/s al/la editor/a.

13 Editar el boletín y enviarlos con las fotos al diseñador con copia al director y al responsable del área de diseño.

Editor. El/la editor/a edita el boletín y envía la/s fotos y el texto al/la diseñador/a con copia al/la director/a y al/la responsable del área de diseño.

396


14 Indicar al diseñador la medida de inserción que será diseñado el boletín de prensa nacional formado y los periódicos nacionales a los que se deberá enviar.

Director de Comunicación y Relaciones Públicas y Responsable del área diseño.

Indican de manera personal o por WhatsApp al/la diseñador la medida de inserción que será diseñado el boletín de prensa nacional formado y los periódicos nacionales a los que se deberá enviar.

15 Formar el Boletín Nacional Armado y entregar impresión a color al Director y Jefe de Comunicación.

Diseñador. El/la diseñador/a forma el Boletín Nacional Armado con el programa In Design. Y entrega de manera personal la impresión a color al/la director/a y la fotocopia al/la jefe de comunicación.

16 Revisar, indicar cambios al boletín si se requieren y entregar al diseñador para su realización.


El/la directora/a y el/la jefe/a de comunicación hacen las anotaciones en la impresión a color y en la fotocopia del boletín, si se requieren y se entrega al diseñador.

17 Realizar los cambios sugeridos.

Diseñador. El/la diseñador/a realiza los cambios indicados en las impresión a color y fotocopia del boletín formado.

18 Imprimir una segunda versión del boletín y entregar al director para su revisión.

Diseñador. El/la diseñador/a hace una segunda impresión a color del boletín formado.

19 Dar visto bueno al boletín formado.


El/la directora/a da el visto bueno del boletín formado.

20 Generar el archivo digital del boletín formado y enviar al responsable del área de diseño.

Diseñador. El/la diseñador/a genera el/los PDF del archivo digital del boletín nacional formado

21 Autorizar el envío del boletín a los periódicos nacionales indicados.


El/la director/a autoriza al/la diseñador/a el envío del boletín a los periódicos nacionales indicados.

22 Enviar por email el boletín nacional formado a los periódicos nacionales reservados para su publicación.

Responsable del área diseño.

El/la responsable del área de diseño envía por email el boletín nacional formado en formato PDF, con 300 Dpi y calidad de prensa a los periódicos nacionales reservados para su publicación. (Jornada, Reforma y El Universal). Nota: Este email será enviado con copia al/la directora/a, jefe/a de comunicación y el responsable del área de monitoreo.

23 Verificar que se entregó correctamente el email.


El/la responsable del área de diseño verifica vía telefónica si el email llego correctamente con la información del boletín nacional armado. El/la responsable del área de diseño y el/la el/la diseñadora archivan el Boletín nacional armado en las computadoras asignadas a su cargo respectivamente.

24 Verificar que se haya publicado el boletín nacional formado.


Al día siguiente del envío, el/la responsable del área de monitoreo verifica que haya sido publicado el boletín nacional formado.

25 Realizar un listado en el cuerpo del texto del email de los periódicos nacionales donde comprobó la publicación del boletín.


El/la responsable del área de monitoreo realiza un listado en el cuerpo del texto del email de los periódicos nacionales donde comprobó la publicación del boletín.

397

Procedimiento 4: Realización de la Gaceta Juchimán

REALIZACIÓN DE LA GACETA JUCHIMÁN

ProveedorDiseñadorEditorDirector de Comunicación y


Responsable del área de

MonitoreoCoordinador de la Gaceta

1. Planear y definir los temas en el archivo

digital del formato de contenido de la Gaceta

Inicio

2. Imprimir el formato de

contenido

3. Realizar el Plan quincenal en un

archivo digital

4. Imprimir el plan quincenal

5. Solicitar al


de Fotografía las

fotografías para la

portada

6. Convocar a reunión de

trabajo de plan quincenal al

director, editor, responsable

del área de Fotografía,

responsable del área de

diseño, diseñador, al

responsable del área de radio

y tv y responsable de redes

sociales

7. Entregar el formato de

contenido, plan quincenal

impreso con la propuesta

original a cada integrante

presente en la junta de trabajo

que fue convocado

8. Escoger las

fotografías que se

usaran en portada y

entregar al

responsable de

Fotografía

9. Realizar los cambio

al formato de

contenido en el

archivo digital

398

Página 2



MonitoreoProveedorDiseñador


Relaciones PúblicasEditor

Coordinador de la

Gaceta

10. Enviar por email el

formato de contenido

corregido junto con el

plan quincenal al

Coordinado de la

Gaceta, Diseñador,


de Fotografía,

responsable del área

de radio y Tv,

diseñador,

responsable del Área

de Redes Sociales y

Reporteros

11. Recibir los

trabajos conforme al

plan quincenal y

archivarlas

digitalmente

12. Editar los titulares,

sumarios, pie de fotos,

y cuerpo de texto de

los boletines y notas

informativas

13. Crear las carpetas

digitales en su

computadora de

acuerdo al número de

gaceta

correspondiente

14. Clasificar los

boletines y notas

informativas y archivar

de acuerdo a las

páginas establecidas,

conforme al contenido

de la gaceta

15. Entregar al

Diseñador la

información

concentrada de las

áreas (Fotografía,

Redacción, Radio y

Tv, Redes Sociales)

involucradas en el

procedimiento16. Diseñar la

presentación gráfica

de cada página de la

gaceta

399

Página 3






Coordinador de la

Gaceta

17. Entregar el archivo

digital de la Gaceta

Juchimán al Editor

para su edición

18. Imprimir el primer

borrador de la Gaceta

a color

19. Revisar el borrador

20. Editar en pantalla

las correcciones de

texto en el archivo

editable de la gaceta y

entregar al Diseñador

el archivo digital de la

Gaceta con los

cambios realizados

del primer borrador21. Hacer los cambios

relacionados a las

fotografías y diseño

22. Imprimir a color el

segundo borrador y

entregar de manera

personal al Director

23. Firmar el borrador

final impreso de la

Gaceta y se entregar

al diseñador, quien es

responsable de

archivarlo.24. Corregir todas las

fotografías asignadas

a cada página de la

publicación de la

gaceta

25. Crear archivo en

PDF del archivo final

digital de la gaceta, en

alta calidad y marcas

de corte y guías de

impresión en canales

CMYK (colores

pigmento de

impresión)

400

Página 4






Coordinador de la

Gaceta

26. Enviar archivo

digital de la Gaceta al

proveedor para su

impresión final física,

con copia al editor,

coordinador de la

Gaceta, el Jefe de

administración27. Entregar dos

ejemplares muestra al

área de Diseño en

horario de oficina de la

Dirección de

Comunicación y


28. Verificar lo

concerniente al diseño

y hacerle llegar al

editor el ejemplar para

la revisión de

contenido

29. Verificar que el

número de Gacetas

esté conforme a la

orden de pedido, y

revisar las Gacetas

impresas mediante un

check list, el cual

deberá estar firmado

por el/la Jefe/a de

Comunicación

Fin

401

Desarrollo de actividades: Realización de la Gaceta Juchimán


1 Planear y definir los temas en el archivo digital del formato de contenido de la Gaceta.

Coordinador de la Gaceta y el Editor.

Con base en la bitácora de gacetas en línea correspondientes al año en curso, el/la Coordinador/a de la Gaceta y el/la Editor/a planean y definen los temas en el archivo digital del formato de contenido: propuesta de paginación total, portada, contraportada y centrales, cantidad de páginas, publicidad, editorial, así como las secciones “UJAT y sus autores”; “UJAT CON-CIENCIA”, “UJAT SCIENCE”. El/la editor/a es el responsable del archivo digital del formato de contenido en su computadora.

2 Imprimir el formato de contenido.

Coordinador de la Gaceta.

El/la Coordinador/a imprime el formato de contenido.

3 Realizar el Plan quincenal en un archivo digital.

Coordinador de la Gaceta y el Editor.

El/la Coordinador/a de la Gaceta y el/la Editor/a en conjunto realizan el Plan quincenal en un archivo digital, en la cual se establecen las actividades para cada integrante y las fechas límites de entrega de fotografías, textos de boletines y notas informativas, texto para traducción en inglés, publicidad, QRs, productos twitter, diseño, edición en pantalla, impresión de borradores, revisión, cambios, envío del archivo digital de la gaceta a la imprenta. Nota 1: El/la Editor/a es el responsable del archivo digital del plan quincenal. Nota 2: Toda la información solicitada en el plan quincenal deberá ser entregada por las áreas involucradas al/la editor/a por correo electrónico y/o USB.

4 Imprimir el plan quincenal. Coordinador de la Gaceta.

El/la Coordinador/a imprime el plan quincenal.

5 Solicitar al Responsable del área de Fotografía las fotografías para la portada.

Editor. El/la Editor/a solicita al/la responsable del área de Fotografía las fotografías de portada a través de su formato de solicitud interna.

6 Convocar a reunión de trabajo de plan quincenal al director, editor, responsable del área de Fotografía, responsable del área de diseño, diseñador, al responsable del área de radio y tv y responsable de redes sociales.


El/la Coordinador/a de la Gaceta convoca vía email a reunión de trabajo de plan quincenal a el/la directora/a, el/la editor/a, responsable del área de Fotografía, responsable del área de diseño y el/la diseñador/a, el/la responsable del área de radio y tv y responsable de redes sociales.

7 Entregar el formato de contenido, plan quincenal impreso con la propuesta original a cada integrante presente en la junta de trabajo que fue convocado.


En la reunión de trabajo el/la Coordinador/a de la Gaceta entrega el formato de contenido, plan quincenal impreso con la propuesta original a cada integrante presente en la junta de trabajo que fue convocado. Las fotografías impresas propuestas se entrega un juego al/la Director/a. Entre todo el equipo de trabajo convocado se revisa el formato de contenido y plan quincenal impreso. Nota: El/la editor/a toma nota de todos los cambios.

8 Escoger las fotografías que se usaran en portada y entregar al responsable de Fotografía.


El/la Director/a escoge de las fotos impresas la que se usará para portada y entrega a la responsable de Fotografía las fotos seleccionada.

9 Realizar los cambios al formato de contenido en el archivo digital.

Editor. El/la editor/a realiza los cambio al formato de contenido en el archivo digital,

402

10 Enviar por email el formato de contenido corregido junto con el plan quincenal al Coordinado de la Gaceta, Diseñador, Responsable del área de Fotografía, responsable del área de radio y Tv, diseñador, responsable del Área de Redes Sociales y Reporteros.

Editor. Con base en lo acordado en la reunión de trabajo, el/la Editor/a envía por email el formato de contenido corregido junto con el plan quincenal al/la Coordinador/a de la Gaceta, Diseñador/a, Responsable del área de Fotografía, responsable del área de radio y Tv, diseñador/a, responsable del Área de Redes Sociales y Reporteros/as. El/la editor/a archiva el formato de contenido en su carpeta digital correspondiente en la computadora asignada a su cargo. Nota 1: Después de la reunión de trabajo, todas las áreas involucradas en el proceso de la gaceta comienzan hacer las actividades asignadas en el plan quincenal que va de acuerdo con los lineamientos para la realización de la gaceta. Nota 2: Los responsables de las áreas involucradas en el proceso de la gaceta, envían por email y/o USB los trabajos al/la editor/a. Deberán respetar los tiempos asignados en el plan quincenal.

11 Recibir los trabajos conforme al plan quincenal y archivarlas digitalmente.

Editor. El/la Editor/a recibe por email y/o USB de las áreas los trabajos conforme al plan quincenal y las archiva en carpeta digitales en la computadora asignada a su cargo.

12 Editar los titulares, sumarios, pie de fotos, y cuerpo de texto de los boletines y notas informativas.

Editor. El/la Editor/a edita los titulares, sumarios, pie de fotos, y cuerpo de texto de los boletines y notas informativas.

13 Crear las carpetas digitales en su computadora de acuerdo al número de gaceta correspondiente.

Editor. El/la Editor/a crea las carpetas digitales en su computadora de acuerdo al número de gaceta correspondiente.

14 Clasificar los boletines y notas informativas y archivar de acuerdo a las páginas establecidas, conforme al contenido de la gaceta.

Editor. El/la Editor/a clasifica los boletines y notas informativas y los archiva de acuerdo a las páginas establecidas, conforme al contenido de la gaceta.

15 Entregar al Diseñador la información concentrada de las áreas (Fotografía, Redacción, Radio y Tv, Redes Sociales) involucradas en el procedimiento.

Editor. El/la editor/ entrega vía correo electrónico y/o USB al/la Diseñador/a la información concentrada de las áreas (Fotografía, Redacción, Radio y Tv, Redes Sociales) involucradas en el procedimiento.

16 Diseñar la presentación gráfica de cada página de la gaceta.

Diseñador. El/la diseñador/a, con base en los espacios y el material entregado, diseña la presentación gráfica de cada página de la gaceta.

17 Entregar el archivo digital de la Gaceta Juchimán al Editor para su edición.

Diseñador. El/la Diseñador/a entrega a través de una USB el archivo digital de la Gaceta Juchimán al/la Editor/a para su edición la cual consiste en eliminar el texto desbordado en cada una de las páginas que integran cada edición de la gaceta, de igual forma se modifican los titulares conforme a los requerimientos del espacio que el proceso de diseño definió. Nota 1: En las fotografías que el/la diseñador/a marca como necesarias para un pie de fotos se debe colocar la descripción conforme al evento, lo mismo ocurre con datos o cifras adicionales que el/la diseñador/a requiera para enriquecer la ilustración de la página. Nota 2: Al cumplirse el 100% de las necesidades de edición, el/la editor/a regresa vía USB el archivo digital de la Gaceta Juchimán al/la diseñador/a con los últimos cambios realizados.

403

18 Imprimir el primer borrador de la Gaceta a color.

Diseñador. El/la diseñador/a imprime el primer borrador de la Gaceta a color que es para el/la Director/a y lo fotocopia en blanco y negro para el/la, coordinador/a de la Gaceta Juchimán, editor/a y reporteros/as.

19 Revisar el borrador. Director de Comunicación y Relaciones Públicas, Coordinador de la Gaceta, Editor y Reporteros.

El/la director/a, coordinador de la Gaceta Juchiman, editor/a y reporteros/a revisan el borrador para hacer las anotaciones al calce u orillas de las notas, boletines, fotografías, titulares, sumarios, pies de fotos, llamados, cajas de datos, frase, paginación y folios de las páginas. El/la Editor/a concentra los copias con revisiones del primer borrador. Nota: Para el caso de las fotografías si hay cambios, el/la editor/a solicita nuevas fotos al/la responsable del área de fotografía, quien se las entregará por USB al/la Diseñador/a.

20 Editar en pantalla las correcciones de texto en el archivo editable de la gaceta y entregar al Diseñador el archivo digital de la Gaceta con los cambios realizados del primer borrador.

Editor. Con base en las anotaciones en el primer borrador el/la editor/a edita en pantalla las correcciones de texto en el archivo editable de la gaceta y entrega al/la Diseñador/a vía USB el archivo digital de la Gaceta con los cambios realizados del primer borrador.

21 Hacer los cambios relacionados a las fotografías y diseño.

Diseñador. Con base en las anotaciones del primero borrador al/la Diseñador/a hace los cambios relacionados a las fotografías y diseño. Nota 1: En caso de cambios de estructura mayor en texto o reemplazo de una nota ya armada, el/la editor/a deberá enviar el texto original vía email señalando la página del texto a sustituir al/la diseñador/a y este lo incluye en el archivo digital InDesign, de ser necesaria una edición se deberá enviar nuevamente al/la editor/a. Nota 2: En caso de no necesitar edición se procede a la impresión del segundo borrador.

22 Imprimir a color el segundo borrador y entregar de manera personal al Director.

Diseñador. El/la diseñador/a imprime a color el segundo borrador y entrega de manera personal al/la Director/a.

23 Firmar el borrador final impreso de la Gaceta y se entregar al diseñador, quien es responsable de archivarlo.


El/la directora/a y el/la Coordinador/a dela Gaceta firman el borrador final impreso de la Gaceta el cual se convierte en la orden de salida y se entrega al/la diseñador/a, quien es responsable de archivarlo.

24 Corregir todas las fotografías asignadas a cada página de la publicación de la gaceta.

Diseñador. El/la diseñador/a corrige todas las fotografías asignadas a cada página de la publicación de la gaceta, el objetivo de la corrección es lograr la máxima optimización en la calidad de impresión de las fotos.

25 Crear archivo en PDF del archivo final digital de la gaceta, en alta calidad y marcas de corte y guías de impresión en canales CMYK (colores pigmento de impresión).

Diseñador. El/la diseñador/a crea un archivo en PDF del archivo final digital de la gaceta, en alta calidad y marcas de corte y guías de impresión en canales CMYK (colores pigmento de impresión).

26 Enviar archivo digital de la Gaceta al proveedor para su impresión final física, con copia al editor, coordinador de la Gaceta, el Jefe de administración.

Diseñador. El/la diseñador/a adjunta en un correo electrónico el archivo PDF digital a la plataforma de almacenamiento digital “drive” para su envío al proveedor para su impresión final física, con copia al/la editor/a, coordinador/a de la Gaceta, el/la Jefe/a de administración. Nota: El/la diseñador/a le avisa vía telefónica al proveedor que se le envió el correo electrónico con el archivo.

404

27 Entregar dos ejemplares muestra al área de Diseño en horario de oficina de la Dirección de Comunicación y Relaciones Públicas.

Proveedor. El proveedor deberá entregar dos ejemplares muestra al área de Diseño en horario de oficina de la Dirección de Comunicación y Relaciones Públicas.

28 Verificar lo concerniente al diseño y hacerle llegar al editor el ejemplar para la revisión de contenido.

Diseñador. El/la Diseñador hará la verificación concerniente a diseño y deberá hacerle llegar al editor el ejemplar para la revisión de contenido. Nota 1: Ambos deberán firmar los dos ejemplares para que adquiera validez en la entrega al proveedor, quien deberá recoger el ejemplar firmado para proceder a la impresión de los ejemplares finales. Nota 2: El área de diseño deberá resguardar el último ejemplar acuse con la firma del proveedor.

29 Verificar que el número de Gacetas esté conforme a la orden de pedido, y revisar las Gacetas impresas mediante un check list, el cual deberá estar firmado por el/la Jefe/a de Comunicación.


Al llegar el proveedor para entregar las Gacetas a la Dirección de Comunicación y Relaciones Públicas, el/la recepcionista canaliza al proveedor con el/la Responsable del área de Monitoreo, quien revisará que el número de Gacetas esté conforme a la orden de pedido, y realiza la verificación de la Gaceta impresa mediante un check list, el cual deberá estar firmado por el/la Jefe/a de Comunicación.

405

Procedimiento 5: Realización e inserción de comunicado a medios

REALIZACIÓN E INSERCIÓN DE COMUNICADO A MEDIOS

DiseñadorJefe de ComunicaciónResponsable del área

diseño



Inicio

1. Indicar de manera verbal al

Jefe de Comunicación la

realización de un comunicado

2. Redactar el texto del

comunicado

3. Elaborar el BRIEF y enviar por

email el texto del comunicado al

Diseñador con copia al

responsable del Área de Diseño

4. Realizar el armado del

comunicado

5. Imprimir y entregar el borrador

del comunicado al Jefe de

Comunicación

6. Revisar la impresión

7. Ordenar la salida del

comunicado, firmar el borrador y

entregarlo al Jefe de

Comunicación

8. Entregar el borrador firmado

al área de diseño

9. Enviar por email el comunicado

en su versión final al responsable

del Área de Diseño y Editor

10. Enviar por email la

inserción del

comunicado a los

medios indicados en

el BRIEF

Fin

¿Adecuado? No

Sí

406

Desarrollo de actividades: Realización e inserción de comunicado a medios


1 Indicar de manera verbal al Jefe de Comunicación la realización de un comunicado.


El Director da la indicación de manera verbal al/la Jefe/a de Comunicación para la realización de un comunicado.

2 Redactar el texto del comunicado.


El/la Jefe/a de Comunicación redacta el texto del comunicado.

3 Elaborar el BRIEF y enviar por email el texto del comunicado al Diseñador con copia al responsable del Área de Diseño.


El/la Jefe/a de Comunicación elabora el BRIEF y envía por email el texto del comunicado al/la Diseñador/a con copia al/la responsable del Área de Diseño.

4 Realizar el armado del comunicado.

Diseñador. El/la Diseñador/a realiza el armado del comunicado.

5 Imprimir y entregar el borrador del comunicado al Jefe de Comunicación.

Diseñador. El/la diseñador/a imprime y entrega la impresión del borrador del comunicado al/la Jefe/a de Comunicación.

6 Revisar la impresión. Jefe de Comunicación.

El/la Jefe/a de comunicación y el/la Director/a revisan la impresión. Si el/la Director/a considera adecuado el comunicado continúa en el punto 7, No es adecuado regresa al punto 4.

7 Ordenar la salida del comunicado, firmar el borrador y entregarlo al Jefe de Comunicación.


El/la Director/a da la orden de salida al firmar el borrador del comunicado y se lo entrega al/la Jefe/a de Comunicación.

8 Entregar el borrador firmado al área de diseño.


El/la Jefe/a de Comunicación entrega el borrador firmado al área de diseño.

9 Enviar por email el comunicado en su versión final al responsable del Área de Diseño y Editor.

Diseñador. El/la Diseñador/a envía por email el comunicado en su versión final al/la responsable del Área de Diseño y Editor/a.

10 Enviar por email la inserción del comunicado a los medios indicados en el BRIEF.


El/la responsable del área de diseño envía por email la inserción del comunicado a los medios indicados en el BRIEF, con copia al/la Director/a y al/la Jefe/a de Comunicación.

407

Proceso: Fotografía


Seleccionar y administrar las fotografías sobre el quehacer de la Universidad,

denominado Fotografía. Además de que el personal de esta Dirección conozca en

donde se concentra el material fotográfico de los eventos y actividades en donde

participa la Universidad así como sus autoridades.

II. Alcance









V. Normatividad


Gubernamental.




- Norma ISO 9001:2008.



VII. Siglas


408

Procedimiento 1: Archivo y clasificación digital de fotografías de los eventos universitarios

ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DIGITAL DE FOTOGRAFÍAS DE LOS EVENTOS UNIVERSITARIOS

Fotógrafo Responsable del Área de FotografíaJefe de Comunicación

Inicio

1. Realizar y entregar la orden de

trabajo del día siguiente al

responsable de Fotografía y al

fotógrafo

2. Cubrir el evento

3. Entregar las tarjetas de cámara SD al

Responsable del Área de Fotografía

4. Abrir carpeta digital 01 DCRP

FOTOGRAFIAS del año correspondiente

5. Elegir el tema dentro del índex

correspondiente al caso

6. Elegir la subcarpeta digital del mes

correspondiente del año en curso

7. Crear la subcarpeta digital del evento

dentro de la subcarpeta digital del mes

correspondiente

8. Descargar las fotografías y guardar

con el nombre que asigna la misma

cámara fotográfica

Fin

409

Desarrollo de actividades: Archivo y clasificación digital de fotografías de los eventos universitarios


1 Realizar y entregar la orden de trabajo del día siguiente al responsable de Fotografía y al fotógrafo.


El/la Jefe/a de Comunicación realiza y entrega la orden de trabajo del día siguiente al/el responsable de Fotografía y al/la fotógrafo/a.

2 Cubrir el evento. Fotógrafo. El/la fotógrafo/a cubren el evento.

3 Entregar las tarjetas de cámara SD al Responsable del Área de Fotografía.

Fotógrafo. El/la Fotógrafo/a que cubrió el evento entrega las tarjetas de cámara SD al/la Responsable del Área de Fotografía.

4 Abrir carpeta digital 01 DCRP FOTOGRAFIAS del año correspondiente.

Responsable del Área de Fotografía.

El/la Responsable del Área de Fotografía abre la carpeta digital 01 DCRP FOTOGRAFIAS del año correspondiente del disco duro externo FOTOS.

5 Elegir el tema dentro del índex correspondiente al caso.


El/la Responsable del Área de Fotografía elige el tema dentro del índex correspondiente al caso: “Rector”, “actividades generales”, “aspectos”, “Gacetas”, “entrevistas”, “Movilidad estudiantil / Verano científico”, “Ujat y sus Autores”, “Ujat Conciencia”, “Manifestaciones Ujat”, “Eventos y Manifestaciones externas” “Dirección de Comunicación”, Stock Fotográfico”, “Gen Ujat”.

6 Elegir la subcarpeta digital del mes correspondiente del año en curso.


El/la Responsable del Área de Fotografía elige la subcarpeta digital del mes correspondiente del año en curso.

7 Crear la subcarpeta digital del evento dentro de la subcarpeta digital del mes correspondiente.


El/la Responsable del Área de Fotografía crea la subcarpeta digital del evento dentro de la subcarpeta digital del mes correspondiente, se coloca primero la fecha con números, iniciando con el día, mes y año completo (dd-mm-aaaa) y después el nombre completo del evento.

8 Descargar las fotografías y guardar con el nombre que asigna la misma cámara fotográfica.


El/la Responsable del Área de Fotografía una vez creada la subcarpeta digital con el nombre completo del evento, se descargan todas las fotografías y se guardan con el nombre que asigna la misma cámara fotográfica.

410

Procedimiento 2: Atención a las solicitudes de material fotográfico

ATENCIÓN A LAS SOLICITUDES DE MATERIAL FOTOGRÁFICO

Chofer Responsable del Área de Fotografía

Inicio

1. Recibir la solicitud de archivo fotográfico junto

con el oficio

2. Realizar la búsqueda del material fotográfico de

acuerdo a la especificación de la solicitud

3. Verificar la cantidad de fotografías ya sea en

formato impreso o digital

4. Seleccionar las fotos encontradas

Entregar vía

5. Entregar y/o enviar fotos solicitadas por

e-mail al área solicitante

Correo Electrónico

6. Grabar las fotografías en

CD o DVD

Chofer

7. Realizar 2 copias de acuse de entrega

8. Entregar al área que solicita el material fotográfico,

solicitar firma y sellos en los acuses de recibido del

material

1

9. Entregar los acuses con sello y firma de recibido a

la Secretaria de la Dirección

Fin1

411

Desarrollo de actividades: Atención a las solicitudes de material fotográfico


1 Recibir la solicitud de archivo fotográfico junto con el oficio.


El/la Responsable del Área de Fotografía recibe la solicitud junto con el oficio.

2 Realizar la búsqueda del material fotográfico de acuerdo a la especificación de la solicitud.


El/la Responsable del Área de Fotografía realiza búsqueda de acuerdo a la especificación de la solicitud, en el disco duro del año correspondiente.

3 Verificar la cantidad de fotografías ya sea en formato impreso o digital.


El/la Responsable del Área de Fotografía verifica la cantidad de fotografías ya sea en formato impreso o digital, si es entrega urgente que se envía por e-mail o CD.

4 Seleccionar las fotos encontradas.


El/la Responsable del Área de Fotografía realiza una selección de las fotos encontradas y se anexa a una carpeta digital en el icono de “escritorio” en la computadora con el nombre del área que solicita o nombre del asunto. Si el envío es por correo electrónico continúa en el paso 5. Si el envío es por chofer continúa en el paso 6.

5 Entregar y/o enviar fotos solicitadas por e-mail al área solicitante.


El/la Responsable del Área de Fotografía realiza entrega/ envío de fotos solicitadas por e-mail al área administrativa y/o División Académica. Si entrega por e-mail. A) Se adjunta los archivos en el e-mail. B) se envía a la dirección proporcionada en la solicitud con copia el director y jefe/a de comunicación. C) Se solicita confirmación de recibido. fin

6 Grabar las fotografías en CD o DVD.


El/la Responsable del Área de Fotografía guarda o graba las fotografías en el CD o DVD.

7 Realizar 2 copias de acuse de entrega.


El/la Responsable del Área de Fotografía realiza 2 copias de acuse de entrega.

8 Entregar al área que solicita el material fotográfico, solicitar firma y sellos en los acuses de recibido del material.

Chofer. El chofer entrega al área que solicita el material fotográfico, solicita firma y sellos en los acuses de recibido del material.

9 Entregar los acuses con sello y firma de recibido a la Secretaria de la Dirección.

Chofer. El chofer entrega los acuses con sello y firma de recibido al/la Secretario/a de la Dirección.

412

Proceso: Redes Sociales


Ofrecer información de primera mano y en algunos casos en tiempo real sobre el

quehacer de la universidad, además de hacer frente al manejo de la información

en momentos de mayor relevancia para el público en general y a la comunidad

universitaria.

II. Alcance









V. Normatividad


Gubernamental.

- Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los

Particulares.

- Reglamento de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en

Posesión de los Particulares.

- Ley Federal de Protección al Consumidor.



413



- Norma ISO 9001:2008.

VII. Siglas


414

Procedimiento 1: Publicación de saludos/despedida (Twitter-Facebook)

PUBLICACIÓN DE SALUDOS/DESPEDIDA (TWITTER-FACEBOOK)

Administrador de Redes Sociales

Inicio

1. Realizar el Plan Semanal con el texto de saludo de buenos días (lunes) y la

despedida de fin de semana (viernes)

2. Programar la publicación del saludo o despedida

3. Monitorear los comentarios que se viertan en torno a las

publicaciones

4. Verificar el alcance que

tuvieron

Fin

415

Desarrollo de actividades: Publicación de saludos/despedida (Twitter-Facebook)


1 Realizar el Plan Semanal con el texto de saludo de buenos días (lunes) y la despedida de fin de semana (viernes).

Administrador de Redes Sociales.

El/la Administrador/a de Redes Sociales realiza el Plan Semanal con el texto de saludo de buenos días (lunes) y la despedida de fin de semana (viernes), que deberá ser autorizado con firma por el Jefe de Comunicación para su publicación.

2 Programar la publicación del saludo o despedida.


El/la Administrador/a de Redes Sociales programa la publicación del saludo o despedida.

3 Monitorear los comentarios que se viertan en torno a las publicaciones.


El/la Administrador/a de Redes Sociales monitorea los comentarios que se viertan en torno a las publicaciones.

4 Verificar el alcance que tuvieron.


El/la Administrador/a de Redes Sociales verifica el alcance que tuvieron.

416

Procedimiento 2: Respuestas y atención

RESPUESTAS Y ATENCIÓN


Inicio

1. Revisar los comentarios, dudas, cuestionamientos o publicaciones en las

redes sociales oficiales a cargo de la DCRP

2. Dar respuesta conforme lo indican los Lineamientos de Uso de

Redes Sociales, de las siguientes maneras:

a) Vía mensaje directo

b) Vía timeline de la cuenta

c) Vía publicaciones en la biografía

3. Dar seguimiento para que no haya más

dudas del alumno (a)

Fin

417

Desarrollo de actividades: Respuestas y atención


1 Revisar los comentarios, dudas, cuestionamientos o publicaciones en las redes sociales oficiales a cargo de la DCRP.


El/la Administrador/a de Redes Sociales revisa los comentarios, dudas, cuestionamientos o publicaciones en las redes sociales oficiales a cargo de la DCRP.

2 Dar respuesta conforme lo indican los Lineamientos de Uso de Redes Sociales, de las siguientes maneras: a) Vía mensaje directo b) Vía timeline de la cuenta c) Vía publicaciones en la biografía.


El/la Administrador/a de Redes Sociales da respuesta con la autorización otorgada por la Dirección, conforme lo indican los Lineamientos de Uso de Redes Sociales, de cualquiera de las siguientes maneras: a) Vía mensaje directo b) Vía timeline de la cuenta c) Vía publicaciones en la biografía. Nota: En caso de no conocer la respuesta, el administrador de redes, se comunica al departamento encargado para solicitar la información de manera verbal y poder dar respuesta.

3 Dar seguimiento para que no haya más dudas del alumno (a).


El/la Administrador/a de Redes Sociales le da seguimiento para que no haya más dudas del alumno (a).

418

Procedimiento 3: Publicación de felicitaciones (Facebook y Twitter)

PUBLICACIÓN DE FELICITACIONES (FACEBOOK Y TWITTER)

Jefe de ComunicaciónAdministrador de Redes Sociales

Inicio

1. Redactar un texto o buscar una frase

alusiva a la felicitación

2. Buscar una imagen para acompañar el

texto o frase de la felicitación

3. Solicitar al Área de Diseño la elaboración

del diseño de la felicitación

4. Recibir el diseño para que éste sea

autorizado por el jefe de Comunicación

5. Autorizar la publicación de la felicitación

en redes sociales

6. Programar la felicitación

7. Dar seguimiento a los comentarios que se

generen

Fin

419

Desarrollo de actividades: Publicación de felicitaciones (Facebook y Twitter)


1 Redactar un texto o buscar una frase alusiva a la felicitación.


El/la Administrador/a de Redes Sociales redacta un texto o busca una frase alusiva a la felicitación.

2 Buscar una imagen para acompañar el texto o frase de la felicitación.


El/la Administrador/a de Redes Sociales busca una imagen para acompañar el texto o frase de la felicitación.

3 Solicitar al Área de Diseño la elaboración del diseño de la felicitación.


El/la Administrador/a de Redes Sociales solicita al Área de Diseño la elaboración del diseño de la felicitación.

4 Recibir el diseño para que éste sea autorizado por el jefe de Comunicación.


El/la Administrador/a de Redes Sociales recibe el diseño para que éste sea autorizado por el jefe de Comunicación.

5 Autorizar la publicación de la felicitación en redes sociales.


El Jefe de Comunicación autoriza con firma la publicación de la felicitación en redes sociales.

6 Programar la felicitación. Administrador de Redes Sociales.

El/la Administrador/a de Redes programa la felicitación.

7 Dar seguimiento a los comentarios que se generen.


El/la Administrador/a de Redes le da seguimiento a los comentarios que se generen.

420

Procedimiento 4: Compartir un link del canal oficial de YouTube de la Universidad

COMPARTIR UN LINK DEL CANAL OFICIAL DE YOUTUBE DE LA UNIVERSIDAD

Administrador de Redes SocialesResponsable del área de Radio y TV

Inicio

1. Enviar por correo electrónico la solicitud

para compartir un video y el link del mismo

2. Dirigirse al link del video y copiar la

descripción del mismo

3. Preparar la publicación del video con el link

y la información y publicar el contenido

solicitado

4. Dar seguimiento a las reacciones y

comentarios de la publicación

Fin

421

Desarrollo de actividades: Compartir un link del canal oficial de YouTube de la Universidad


1 Enviar por correo electrónico la solicitud para compartir un video y el link del mismo.

Responsable del área de Radio y TV.

El/la Responsable del área de Radio y TV envía por correo electrónico la solicitud para compartir un video y el link del mismo.

2 Dirigirse al link del video y copiar la descripción del mismo.


El/la Administrador/a de Redes se dirige al link del video y copia la descripción del mismo.

3 Preparar la publicación del video con el link y la información y publicar el contenido solicitado.


El/la Administrador/a de Redes prepara la publicación del video con el link y la información y publica el contenido solicitado.

4 Dar seguimiento a las reacciones y comentarios de la publicación.


El/la Administrador/a de Redes da seguimiento a las reacciones y comentarios de la publicación.

422

Procedimiento 5: Cambio de covers

CAMBIO DE COVERS

Responsable del Área de DiseñoAdministrador de Redes Sociales

Inicio

1. Realizar el Plan Semanal especificando la

necesidad de cambio de cover

2. Solicitar al área de diseño el cover que se

va a utilizar

4. Publicar el nuevo cover

3. Enviar la imagen para su publicación

vía correo electrónico, imprimir y entregar

al Jefe de Comunicación para su

autorización

5. Dar seguimiento

Fin

423

Desarrollo de actividades: Cambio de covers


1 Realizar el Plan Semanal especificando la necesidad de cambio de cover.


El/la Administrador/a de Redes Sociales realiza el Plan Semanal especificando la necesidad de cambio de cover, que deberá ser autorizado por el Jefe de Comunicación para su publicación.

2 Solicitar al área de diseño el cover que se va a utilizar.


El/la Administrador/a de Redes solicita al área de diseño, el cover que se va a utilizar.

3 Enviar la imagen para su publicación vía correo electrónico, imprimir y entregar al Jefe de Comunicación para su autorización.


El/la Responsable del Área de Diseño envía la imagen para su publicación vía correo electrónico, se imprime y se le entrega al Jefe de Comunicación para su autorización con firma.

4 Publicar el nuevo cover. Administrador de Redes Sociales.

El/la Administrador/a de Redes publica el nuevo cover.

5 Dar seguimiento. Administrador de Redes Sociales.

El/la Administrador/a de Redes le da seguimiento.

424

Procedimiento 6: Realización de dinámicas

REALIZACIÓN DE DINÁMICAS

Responsable del Área de DiseñoAdministrador de Redes Sociales

Inicio

1. Realizar el Plan Semanal especificando la

dinámica a realizarse detallando premios,

fechas y bases

2. Solicitar al área de Diseño apoyo con el

diseño de la convocatoria para su publicación

4. Publicar la imagen

3. Imprimir y entregar la imagen al Jefe de

Comunicación para su autorización

5. Monitorear los comentarios de la dinámica y

la participación de los concursantes

Fin

6. Anunciar a los ganadores de la dinámica

7. Solicitar información de los ganadores de la

dinámica vía Inbox

8. Acordar el lugar y hora para entrega de

premio a los ganadores

9. Entregar los premios a los ganadores

425

Desarrollo de actividades: Realización de dinámicas


1 Realizar el Plan Semanal especificando la dinámica a realizarse detallando premios, fechas y bases.


El/la Administrador/a de Redes Sociales realiza el Plan Semanal especificando la dinámica a realizarse detallando premios, fechas y bases, que deberá ser autorizado por el Jefe de Comunicación para su publicación.

2 Solicitar al área de Diseño apoyo con el diseño de la convocatoria para su publicación.


El/la Administrador/a de Redes solicita, en caso de ser necesario, al área de Diseño, apoyo con el diseño de la convocatoria para su publicación.

3 Imprimir y entregar la imagen al Jefe de Comunicación para su autorización.


El/la Responsable del área de diseño, se imprime y entrega al Jefe de comunicación para su autorización con firma.

4 Publicar la imagen. Administrador de Redes Sociales.

El/la Administrador/a de Redes publica la imagen.

5 Monitorear los comentarios de la dinámica y la participación de los concursantes.


El/la Administrador/a de Redes monitorean los comentarios de la dinámica y la participación de los concursantes.

6 Anunciar a los ganadores de la dinámica.


El/la Administrador/a de Redes anuncia a los ganadores de la dinámica.

7 Solicitar información de los ganadores de la dinámica vía Inbox.


El/la Administrador/a de Redes solicita información de los ganadores de la dinámica vía Inbox.

8 Acordar el lugar y hora para entrega de premio a los ganadores.


El/la Administrador/a de Redes acuerda el lugar y hora para entrega del premio con los ganadores.

9 Entregar los premios a los ganadores.


El/la Administrador/a de Redes fotografía al/los ganador/s en la entrega de sus premios. Nota: Si es solo un ganador se hace la publicación en la biografía, si hay más de un ganador se crea un álbum.

426

Procedimiento 7: Monitoreo de redes sociales

MONITOREO DE REDES SOCIALES


Inicio

1. Realizar búsqueda de publicaciones que mencionen a la Institución

2. Detectar publicaciones negativas o quejas

3. Hacer una impresión de pantalla donde se evidencie dichos

cometarios o quejas

Fin

4. Enviar la impresión de pantalla y aguardar instrucciones del Director

o Jefe de Comunicación

427

Desarrollo de actividades: Monitoreo de redes sociales


1 Realizar búsqueda de publicaciones que mencionen a la Institución.


El/la Administrador/a de Redes se posiciona en el buscador de cada plataforma para realizar búsqueda de publicaciones que mencionen a la Institución.

2 Detectar publicaciones negativas o quejas.


El/la Administrador/a de Redes detecta publicaciones negativas o quejas.

3 Hacer una impresión de pantalla donde se evidencie dichos cometarios o quejas.


El/la Administrador/a de Redes hace una impresión de pantalla donde se evidencie dichos cometarios o quejas.

4 Enviar la impresión de pantalla y aguardar instrucciones del Director o Jefe de Comunicación.


El/la Administrador/a de Redes envía la impresión de pantalla, vía grupo de WhatsApp de Redes y aguarda instrucciones del Director o Jefe de Comunicación. Nota: En caso de recibir la instrucción, se procede a la elaboración del reporte de monitoreo.

428

Procedimiento 8: Cobertura de eventos

COBERTURA DE EVENTOS

Administrador de Redes SocialesJefe de Comunicación

Inicio

1. Indicar y autorizar cuáles serán los eventos

a cubrir

2. Cubrir el evento

3. Tomar fotos del evento

4. Redactar mensajes alusivos del

evento

Fin

5. Realizar posteos del evento con

y/o sin foto

6. Dar seguimiento a los comentarios y el

alcance de las publicaciones que se

hicieron del evento

429

Desarrollo de actividades: Cobertura de eventos


1 Indicar y autorizar cuáles serán los eventos a cubrir.


El Jefe de Comunicación deberá indicar y autorizar con firma, cuáles serán los eventos a cubrir, de acuerdo a la agenda que envía vía correo electrónico la Jefatura de Relaciones Públicas.

2 Cubrir el evento. Administrador de Redes Sociales.

El/la Administrador/a de Redes Sociales deberá ser trasladado al lugar para cubrir el evento.

3 Tomar fotos del evento. Administrador de Redes Sociales.

El/la Administrador/a de Redes Sociales toma fotos del evento.

4 Redactar mensajes alusivos del evento.


El/la Administrador/a de Redes Sociales redactan mensajes alusivos del evento.

5 Realizar posteos del evento con y/o sin foto.


El/la Administrador/a de Redes Sociales realiza posteos del evento con y/o sin foto.

6 Dar seguimiento a los comentarios y el alcance de las publicaciones que se hicieron del evento.


El/la Administrador/a de Redes Sociales le da seguimiento a los comentarios y el alcance de las publicaciones que se hicieron del evento. Nota: El día posterior al evento se realiza un reporte del evento, donde se especifique alcance y reacciones de la cobertura, mismo que se entrega al Jefe de comunicación y al Director de manera digital vía correo electrónico.

430

Procedimiento 9: Elaboración de reportes de monitoreo

ELABORACIÓN DE REPORTES DE MONITOREO

Auxiliar de Redes SocialesAdministrador de Redes SocialesDirector / Jefe de Comunicación

Inicio

1. Ordenar la elaboración del reporte de

monitoreo

2. Compilar todas las publicaciones

negativas sobre el tema en cuestión

3. Revisar las cuentas que emitieron los

comentarios negativos y recabar

información

4. Integra el reporte

Fin

5. Enviar el reporte por e-mail

al Director / Jefe de

comunicación

6. Mantener el monitoreo en caso de

nuevas publicaciones

431

Desarrollo de actividades: Elaboración de reportes de monitoreo


1 Ordenar la elaboración del reporte de monitoreo.

Director / Jefe de Comunicación.

Director o el Jefe de comunicación ordenar vía el grupo de WhatsApp “redes” la elaboración del reporte.

2 Compilar todas las publicaciones negativas sobre el tema en cuestión.


El/la Administrador/a de Redes Sociales compila todas las publicaciones negativas sobre el tema en cuestión.

3 Revisar las cuentas que emitieron los comentarios negativos y recabar información.


El/la Administrador/a de Redes Sociales revisa las cuentas que emitieron los comentarios negativos y recaba la siguiente información: fecha de creación, número de amigos, páginas que sigue y otras publicaciones; además identificar quienes son sus amigos en la misma red.

4 Integra el reporte. Administrador de Redes Sociales.

El/la Administrador/a de Redes Sociales integra el reporte en Keynote, con las imágenes y descripción. Nota: Finalizado el reporte se exporta y se convierte en un archivo PDF.

5 Enviar el reporte por e-mail al Director / Jefe de comunicación.

Auxiliar de Redes Sociales.

El/la Auxiliar de Redes Sociales envía el reporte por e-mail al director, Jefe de comunicación.

6 Mantener el monitoreo en caso de nuevas publicaciones.


El/la Administrador/a de Redes Sociales mantiene el monitoreo en caso de nuevas publicaciones.

432

Procedimiento 10: Publicación de boletines en la página web institucional www.ujat.mx

PUBLICACIÓN DE BOLETINES EN LA PÁGINA WEB INSTITUCIONAL

WWW.UJAT.MX


Inicio

1. Recibir el boletín vía correo

electrónico

2. Descargar la información

3. Subir al servidor las imágenes que se

ocuparán para el boletín

4. Copiar el texto del boletín

5. Ingresar al editor web, pegar el texto del boletín y

agregar las fotografías

6. Agregar el boletín para publicar en página

web institucional

7. Corroborar en la página web institucional que el boletín

se haya publicado de manera correcta

Fin

http://www.ujat.mx/

433

Desarrollo de actividades: Publicación de boletines en la página web institucional www.ujat.mx


1 Recibir el boletín vía correo electrónico.


El/la Administrador/a de Redes Sociales recibe el boletín vía correo electrónico de la cuenta [email protected].

2 Descargar la información. Administrador de Redes Sociales.

El/la Administrador/a de Redes Sociales descarga la información adjunta en el correo. Nota: Se modifica el tamaño y peso de las fotos de acuerdo a las especificaciones técnicas de la página.

3 Subir al servidor las imágenes que se ocuparán para el boletín.


El/la Administrador/a de Redes Sociales sube al servidor las imágenes que se ocuparán para el boletín.

4 Copiar el texto del boletín. Administrador de Redes Sociales.

El/la Administrador/a de Redes Sociales abre el archivo de Word y copia el texto del boletín.

5 Ingresar al editor web, pegar el texto del boletín y agregar las fotografías.


El/la Administrador/a de Redes Sociales ingresa al editor web y pega el texto del boletín y agrega las fotografías.

6 Agregar el boletín para publicar en página web institucional.


El/la Administrador/a de Redes Sociales agrega el boletín y con esto se publica en página web institucional.

7 Corroborar en la página web institucional que el boletín se haya publicado de manera correcta.


El/la Administrador/a de Redes Sociales corrobora en la página web institucional que el boletín se haya publicado de manera correcta.

http://www.ujat.mx/

manual de procesos y procedimientos certificados bajo la

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