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Secretara Ejecutiva de la Instancia Coordinadora

de la Modernizacin del Sector Justicia

MANUAL DE PUESTOS Y FUNCIONES

Guatemala, diciembre de 2016

Secretara Ejecutiva de la Instancia Coordinadora de la Modernizacin del Sector Justicia


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Pgina

NORMATIVA ........................................................................................................... 4

OBJETIVOS DEL MANUAL ........................................................................................ 4

REGLAS DE APLICACIN GENERAL ........................................................................... 5

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ............................................................................. 5

DIRECCIN SUPERIOR ....................................................................................... 6

SECRETARIO EJECUTIVO ......................................................................................... 7

ASISTENTE DEL DESPACHO .................................................................................... 10

AUDITOR INTERNO ................................................................................................ 13

DIRECTOR DE COOPERACIN INTERNACIONAL (Programas y Proyectos) ................. 16

SUBSECRETARIO EJECUTIVO .................................................................................. 18

JEFE DE RECURSOS HUMANOS ............................................................................... 21

ENCARGADO DE UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA

Y COMUNICACIN SOCIAL...................................................................................... 24

SECRETARIA RECEPCIONISTA................................................................................. 27

DEPENDENCIAS DE APOYO ............................................................................... 29

DIRECCIN ADMINISTRATIVA-FINANCIERA .................................................. 30

DIRECTOR ADMINISTRATIVO FINANCIERO.............................................................. 31

COORDINACIN ADMINISTRATIVA ................................................................. 34

COORDINADOR ADMINISTRATIVO .......................................................................... 35

ENCARGADO DE ADQUISICIONES ........................................................................... 38

ENCARGADO DE ALMACN DE SUMINISTROS .......................................................... 41

ENCARGADO DE FONDO ROTATIVO ........................................................................ 43

ENCARGADO DE INFORMTICA .............................................................................. 45

ENCARGADO DE SERVICIOS GENERALES ................................................................. 47

COORDINACIN FINANCIERA .......................................................................... 50

COORDINADOR FINANCIERO .................................................................................. 51

ENCARGADO DE CONTABILIDAD ............................................................................ 54

ENCARGADO DE PRESUPUESTO .............................................................................. 57

ENCARGADO DE TESORERA .................................................................................. 60

CONTENIDO



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ENCARGADO DE INVENTARIOS ............................................................................... 63

COORDINACIN DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

Y DE PROGRAMAS ............................................................................................. 66

COORDINADOR DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Y DE PROGRAMAS .............. 67

DIRECTOR DE BUFETE POPULAR Y ADMINISTRADOR DE CENTRO DE

ADMINISTRACIN DE JUSTICIA CAJ- ..................................................................... 70

ASISTENTE ........................................................................................................... 73



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PRESENTACIN

El Manual de Puestos y Funciones de la Secretara Ejecutiva de la Instancia

Coordinadora de la Modernizacin del Sector Justicia SEICMSJ-, es un instrumento de

uso administrativo que permite a sus funcionarios y servidores, identificar de forma clara

y concisa su lugar dentro de la estructura organizacional, sus relaciones de autoridad y

responsabilidad, as como los requerimientos, funciones y responsabilidades de su

puesto de trabajo.

NORMATIVA

El Manual de Puestos y Funciones de la SEICMSJ, se fundamenta en su Manual de

Organizacin.

El perfil de cada puesto aqu establecido, ser exigido al personal a contratar a partir de

la aprobacin del presente Manual. La experiencia en el puesto a desempear, tendr

un especial reconocimiento en el momento de la contratacin.

El personal actual de la Secretara, que no cumpla con el perfil de su puesto, tendr el

plazo de seis meses para inscribirse a cursos de estudios complementarios afines a su

puesto, en vas de cumplir con su perfil. En caso de incumplimiento, se considerar no

idneo para el puesto y su contrato ser rescindido.

OBJETIVOS DEL MANUAL

1. Definir y establecer las funciones y responsabilidades de los puestos de trabajo

de la SEICMSJ.

2. Identificar la ubicacin de los diferentes puestos dentro de la Estructura

Organizacional de la SEICMSJ y su contribucin al alcance de los objetivos

operacionales y estratgicos establecidos.

3. Contribuir a la identificacin del personal con la Institucin, esquematizando las

relaciones entre cada puesto de la SEICMSJ.



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REGLAS DE APLICACIN GENERAL

Se pondr a disposicin de todo el personal un ejemplar del Manual de Puestos y

Funciones, en cada una de las Coordinaciones de la Secretara, para las consultas que se

considere pertinentes.

Es responsabilidad del Coordinador de cada departamento, dar a conocer el presente

Manual a su equipo de trabajo, con el propsito de que se utilice como herramienta

base para el buen desempeo y cumplimento eficiente de sus atribuciones y

responsabilidades.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

SECRETARIO EJECUTIVO

AUDITORAINTERNA

COOPERACIN INTERNACIONAL

(Programas y Proyectos)

SUBSECRETARIOEJECUTIVO

ACCESO A LAINFORMACIN Y COMUNICACIN

SOCIAL

ASISTENTE DELDESPACHO

RECEPCIN

COORDINACIN FINANCIERA

COORDINACINADMINISTRATIVA

ADQUISICIONES

INVENTARIOS FONDO

ROTATIVO

CONTABILIDAD

TESORERA

COORDINACIN DE FORTALECIMIENTOINSTITUCIONAL Y DE PROGRAMAS

ALMACN DE SUMINISTROS

PRESUPUESTO

INFORMTICA

SERVICIOSGENERALES

RECURSOS HUMANOS

ASISTENTE

DIRECCIN ADMINISTRATIVA

FINANCIERA

DIRECCIN DE BUFETE

POPULAR Y ADMINISTRACIN

DE CAJ



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DIRECCIN SUPERIOR

SECRETARIO EJECUTIVO

AUDITORAINTERNA

COOPERACIN INTERNACIONAL


SUBSECRETARIOEJECUTIVO

ACCESO A LAINFORMACIN Y COMUNICACIN

SOCIAL

ASISTENTE DELDESPACHO

RECEPCIN

RECURSOS HUMANOS



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I. IDENTIFICACIN DEL PUESTO

TTULO DEL PUESTO SECRETARIO EJECUTIVO

NOMBRE FUNCIONAL Secretario Ejecutivo

REA ADMINISTRATIVA Direccin Superior

DEPENDENCIA Secretara Ejecutiva de la ICMSJ

CLASIFICACIN Rengln Presupuestario 022

II. RELACIONES DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

JEFE INMEDIATO Instancia Coordinadora de la Modernizacin del

Sector Justicia

SUBORDINADOS Subsecretario Ejecutivo y todo el personal de la

Secretara Ejecutiva de la ICMSJ

III. OBJETIVO DEL PUESTO

Cumplir las decisiones y acuerdos emanados del pleno de la Instancia Coordinadora

de la Modernizacin del Sector Justicia, a travs del apoyo a las instituciones del

Sector Justicia en cumplimiento de los Acuerdos de Paz, dar seguimiento a las

recomendaciones de la Comisin de Fortalecimiento de la Justicia, as como realizar

acciones conjuntas e integrales con el sector justicia con el fin de contribuir al

proceso de modernizacin y fortalecimiento del Estado de Guatemala.

Planificar, organizar, coordinar, controlar dirigir y desarrollar las actividades de la

Secretara Ejecutiva de la Instancia Coordinadora de la Modernizacin del Sector

Justicia conjuntamente con el Director y los Coordinadores Administrativo y

Financiero, de acuerdo a las instrucciones de la Instancia Coordinadora, para que se

realicen en forma oportuna, eficiente y eficaz, observando toda la normativa

aplicable a los procedimientos del rea.



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IV. ATRIBUCIONES PRINCIPALES

a. Cumplir y hacer que se cumplan las decisiones y acuerdos del Pleno de la

Instancia.

b. Ejercer la cuentadancia ante la Contralora General de Cuentas.

c. Brindar asesora y apoyo tcnico a la Instancia.

d. Coordinar y ejecutar las actividades operativas del Plan Estratgico Sectorial.

e. Coordinar las actividades interinstitucionales de los Centros de Administracin de

Justicia CAJs-.

f. Suscribir acuerdos, convenios y contratos en el mbito de sus atribuciones.

g. Coordinar las actividades tcnicas, administrativas, financieras y programticas

de la Secretara Ejecutiva.

h. Nombrar, sancionar y remover a los funcionarios y consultores de la Secretara

Ejecutiva.

i. Coordinacin de la elaboracin de los Programas Operativos Anuales, el

Anteproyecto de Presupuesto y rgimen de honorarios para cada ejercicio fiscal.

j. Verificar la correcta ejecucin del presupuesto de la Secretara Ejecutiva y

presentar al Pleno de la Instancia el informe de ejecucin para aprobacin del

mismo.

k. Elaborar y presentar la Memoria Anual de Labores.

l. Aprobar las normas e instrumentos tcnico-administrativos para el adecuado

funcionamiento de la Secretara.

m. Suscribir los contratos, acuerdos o convenios que sean necesarios para la

ejecucin de las actividades, manteniendo debidamente informada a la Instancia.

n. Aprobar los Manuales y Reglamentos de la SEICMSJ y sus respectivas

actualizaciones.

o. Todas las dems funciones establecidas y aprobadas por el Pleno de la Instancia.

V. RELACIONES DE TRABAJO

RELACIONES INTERNAS Subsecretario Ejecutivo, Asesores, Directores,

Coordinadores y Jefes



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RELACIONES EXTERNAS

Autoridades y funcionarios de la Instancia y las

Instituciones que la conforman, Funcionarios

Cooperantes, Ministros y Secretarios de Estado, otros

funcionarios pblicos, miembros de la Sociedad Civil

VI. PERFIL DEL PUESTO

TTULO ACADMICO Licenciado en Ciencias Jurdicas y Sociales, Abogado

y Notario

EXPERIENCIA

PROFESIONAL Mnimo siete aos en el rea jurdica

REQUISITOS

INDISPENSABLES

De origen guatemalteco y reconocida honorabilidad,

Colegiado Activo

COMPETENCIAS HABILIDADES ACTITUDES

Conocimiento de las

entidades que

conforman el Sector

Justicia,

Don de mando,

Autocontrol,

Confiabilidad,

Integridad,

Capacidad crtica,

Liderazgo.

Comunicacin oral y

escrita,

Negociacin y decisin,

Direccin de personas,

Habilidades Financieras,

Experiencia en programas

y proyectos financiados

por Cooperacin

Internacional.

Excelentes relaciones

humanas e

interpersonales,

Iniciativa,

Ordenado,

Proactivo,

Organizado,

Responsable.



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TTULO DEL PUESTO ASISTENTE DEL DESPACHO

NOMBRE FUNCIONAL Asistente del Despacho





JEFE INMEDIATO Secretario Ejecutivo

SUBORDINADOS Ninguno


Apoyar al Secretario Ejecutivo en todas las actividades de asistencia secretarial,

organizando y coordinando de forma eficiente las actividades agendadas, en

cumplimiento de los objetivos de la Secretara Ejecutiva.


a. Coordinar y dar seguimiento a la agenda del seor Secretario, convocatorias de

reuniones, eventos de programas de actividades y sesiones.

b. Preparacin, recepcin, control y registro de la correspondencia del Despacho.

c. Control y registro de audiencias, citas y protocolo del Despacho.

d. Elaboracin de oficios, providencias, memorando, circulares, otros y su

distribucin correspondiente.

e. Levantar actas y emitir certificaciones.

f. Hacer y atender llamadas telefnicas del Despacho.



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g. Archivo y control de expedientes del Despacho.

h. Otras funciones que le asigne el seor Secretario Ejecutivo.


RELACIONES INTERNAS Secretario Ejecutivo, Subsecretario Ejecutivo,

Asesores, Coordinadores y dems personal

RELACIONES EXTERNAS

Asistentes de autoridades y funcionarios de la

Instancia y las Instituciones que la conforman,

Asistentes de funcionarios cooperantes, Asistentes

de Ministros, de Secretarios de Estado, de otros

funcionarios pblicos y de la sociedad civil


TTULO ACADMICO Secretaria Bilinge Comercial, con sexto semestre

en Ciencias Jurdicas y Sociales

EXPERIENCIA

PROFESIONAL

Tres aos de experiencia como Asistente Secretarial

en instituciones del Sector Pblico

REQUISITOS

INDISPENSABLES De origen guatemalteco y reconocida honorabilidad


Atencin al Cliente,

Creatividad,

Iniciativa,

Comunicacin verbal y

escrita,

Mecanografa,

Taquigrafa,

Redaccin,

Archivo,

Presentable,

Respetuosa,

Honesta,

Puntual,



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Discrecin,

Compromiso,

Integridad,

Meticulosidad.

Correspondencia,

Ortografa,

Conocimiento de Idioma

Ingls,

Expresin verbal y

escrita,

Relaciones

interpersonales,

Dominio de equipos

electrnicos de oficina y

Microsoft Office.

Eficiente,

Ordenada.



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TTULO DEL PUESTO AUDITOR INTERNO

NOMBRE FUNCIONAL Auditor Interno

REA ADMINISTRATIVA Asesora







Evaluar permanentemente los sistemas de control interno de la Secretara Ejecutiva

de la ICMSJ de acuerdo a las leyes, normas vigentes y cdigo de normas

gubernamentales, enfocado en la evaluacin del grado de economa, eficiencia y

eficacia de los recursos humanos, financieros, informticos, materiales y de servicio,

as como la verificacin oportuna de la existencia adecuada de sistemas de

informacin y procedimientos que permitan la evaluacin de los lineamientos

institucionales para el cumplimiento de los objetivos de la Secretara.


a. Establecer y evaluar el grado de confianza que ofrece la estructura de control

interno, a travs de la realizacin de pruebas sustantivas y de cumplimiento.

b. Obtener evidencia suficiente y competente, a travs de la aplicacin de

procedimientos de auditora, que permita arribar a conclusiones razonables en las

cuales se determine la razonabilidad de las cifras de los Estados Financieros de la

Entidad.



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c. Efectuar pruebas sustantivas que permitan obtener evidencia que los datos e

informacin producida por la Contabilidad (o contabilidades) estn completos,

que son exactos y vlidos y que determinen la razonabilidad de las cifras que

presenten los Estados Financieros.

d. Obtener evidencia suficiente y competente, a travs de procedimientos de

auditora que permitan opinar sobre el cumplimiento de los aspectos materiales y

tcnicos de los programas o proyectos, segn los respectivos convenios,

contratos o disposiciones de la legislacin nacional, aplicables a los mismos.

e. Efectuar pruebas sustantivas que permitan obtener evidencia de la apropiada

documentacin de las solicitudes de desembolso, as como la elegibilidad de los

gastos.

f. Dictaminar sobre los Estados Financieros.

g. Otras funciones que se determinen por la autoridad competente, como bsicas

para el logro de sus fines.


RELACIONES INTERNAS

Secretario Ejecutivo, Subsecretario Ejecutivo,

Asesores, Directores, Coordinadores y dems

personal

RELACIONES EXTERNAS

Ejecutivos y Auditores de la Contralora General de

Cuentas, del Ministerio de Finanzas Pblicas y de

otras instituciones afines


TTULO ACADMICO Contador Pblico y Auditor

EXPERIENCIA

PROFESIONAL Cinco aos mnimo en Instituciones Gubernamentales

REQUISITOS

INDISPENSABLES


Colegiado Activo



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Integridad,

Capacidad crtica,

Profesionalismo,

Discrecin,

Control,

Comunicacin.

Amplio conocimiento de

los Sistemas de

Administracin Financiera

SIAF-,

Sistemas de Contabilidad

Integrada SICOINWEB-,

Sistemas de Auditora

Gubernamental SAG-,

Sistemas de Gestin

SIGES-,

Guatenminas,

Guatecompras;

Normas, Leyes,

Reglamentos y

Procedimientos de

Instituciones

Gubernamentales,

Anlisis y sntesis en la

prctica de la Auditora;

Preparacin y

presentacin de

informes,

Dominio de equipo de

cmputo y Microsoft

Office.

Organizado,

Responsable,

Confiable,

Disposicin de horario y

de servicio,

Proactivo,

Con iniciativa,

Liderazgo

Buenas relaciones

interpersonales.



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TTULO DEL PUESTO DIRECTOR DE COOPERACIN INTERNACIONAL


NOMBRE FUNCIONAL Director Tcnico de Cooperacin Internacional

REA ADMINISTRATIVA Asesora Profesional







Ejecucin y acompaamiento de los programas y proyectos a cargo de la Secretara

Ejecutiva.


a. Coordinar, dirigir y controlar la ejecucin de los programas y proyectos a cargo


b. Impulsar la sostenibilidad de los logros de programas y proyectos sectoriales a

cargo de la Secretara Ejecutiva.

c. Desarrollar e implementar estrategias que permitan el fortalecimiento de la

imagen institucional de la Secretara Ejecutiva.

d. Coordinar la planificacin estratgica de los programas y proyectos.



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RELACIONES INTERNAS Secretario Ejecutivo, Subsecretario Ejecutivo

RELACIONES EXTERNAS Funcionarios Cooperantes y de la Instancia


TTULO ACADMICO Licenciado en Ciencias Jurdicas y Sociales

EXPERIENCIA

PROFESIONAL

Tres aos en Programas y Proyectos de Cooperacin

Internacional

REQUISITOS

INDISPENSABLES


Colegiado Activo


Integridad,

Capacidad crtica,

Profesionalismo,

Discrecin,

Control,

Comunicacin.

En rea de programas y

proyectos,

Leyes,

Reglamentos,

Preparacin y

presentacin de

informes,


cmputo y Microsoft

Office.

Organizado,

Responsable,

Confiable,


de servicio,

Proactivo,

Con iniciativa,

Liderazgo,

Buenas relaciones

interpersonales.



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TTULO DEL PUESTO SUBSECRETARIO EJECUTIVO

NOMBRE FUNCIONAL Subsecretario Ejecutivo






SUBORDINADOS Asesores, Directores, Coordinadores, Jefes, personal

administrativo


Apoyar la gestin de los planes, proyectos y programas que la Instancia, a travs

del Secretario Ejecutivo, le designe. Tiene a su cargo la coordinacin, ejecucin,

seguimiento y monitoreo fsico y financiero de los mismos. Sustituye al Secretario

Ejecutivo, en su ausencia.


a. Con base al acuerdo de creacin de la Subsecretara, tendr la responsabilidad

directa de darle seguimiento a los programas financiados con fondos de la

Cooperacin Internacional.

b. Atender las reas Administrativa y Financiera de la Secretara Ejecutiva, en apoyo

y ausencia del Secretario Ejecutivo y del Director Administrativo-Financiero, en

asuntos de su competencia.

c. Tener firma registrada en bancos del Sistema, para firma de cheques de las



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diversas cuentas de depsitos monetarios de la Secretara Ejecutiva.

d. Ejercer la cuentadancia ante la Contralora General de Cuentas.

e. Otras atribuciones inherentes a su cargo, que sean asignadas por el Secretario

Ejecutivo.


RELACIONES INTERNAS Secretario Ejecutivo, Asesores, Directores,

Coordinadores

RELACIONES EXTERNAS

Autoridades y funcionarios de la Instancia y las

Instituciones que la conforman, Funcionarios

Cooperantes, Ministros y Secretarios de Estado, otros

funcionarios pblicos, miembros de la Sociedad Civil


TTULO ACADMICO Abogado y Notario, Profesional en Ciencias

Econmicas o Ingeniera Industrial

EXPERIENCIA

PROFESIONAL Mnimo cinco aos en el rea jurdica

REQUISITOS

INDISPENSABLES


Colegiado Activo


Conocimiento de las

entidades que

conforman el Sector

Justicia,

Don de mando,

Autocontrol,

Comunicacin oral y

escrita,

Negociacin y decisin,

Direccin de personas,

Habilidades Financieras,

Excelentes relaciones

humanas,

Iniciativa,

Ordenado,

Proactivo,



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Confiabilidad,

Integridad,

Capacidad crtica,

Liderazgo.

Experiencia en programas

y proyectos financiados

por Cooperacin

Internacional.

Organizado,

Responsable.



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TTULO DEL PUESTO JEFE DE RECURSOS HUMANOS

NOMBRE FUNCIONAL Jefe de Recursos Humanos





JEFE INMEDIATO Subsecretario Ejecutivo



Gestionar las operaciones relacionadas con la captacin, registro, administracin,

atencin, control y desarrollo del recurso humano de la Secretara Ejecutiva, as

como de sus remuneraciones y prestaciones laborales.


a. Llevar registro y control del personal de la Secretara, as como de los puestos

vacantes.

b. Realizar procesos de Reclutamiento y Seleccin de Personal, que le sean

requeridos.

c. Atender el proceso de Induccin del nuevo personal.

d. Gestionar y atender eventos de capacitacin del personal.

e. Realizar y supervisar las Evaluaciones del Desempeo del personal, de acuerdo a



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su programacin anual.

f. Planificar, organizar, coordinar, dirigir y controlar las acciones de administracin

del recurso humano de la SEICMSJ.

g. Velar por el cumplimiento de los reglamentos y manuales internos, establecidos en

la Secretara.

h. Supervisar que la ejecucin del trabajo asignado al personal, se realice de acuerdo

a sus atribuciones definidas en el Manual de Puestos y Perfiles.

i. Atender las necesidades y requerimientos del personal.

j. Realizar y/o gestionar suscripciones, derogaciones y renovaciones de Contratos de

Trabajo, que le sean requeridos.

k. Elaborar las nminas de sueldos de empleados y de honorarios de asesores y

consultores de la Secretara.

l. Realizar el proceso de liquidacin de la nmina, previo al proceso de registro

presupuestario y pago.

m. Programar y controlar el disfrute de Vacaciones anuales.

n. Preparar pagos de prestaciones y liquidaciones laborales.

o. Preparar, implementar y actualizar peridicamente los reglamentos, manuales y

procedimientos internos de la Secretara.

p. Otras funciones que le asigne el Secretario o Subsecretario Ejecutivo.


RELACIONES INTERNAS Todo el personal

RELACIONES EXTERNAS

Personal del Ministerio de Trabajo, Oficina Nacional

de Servicio Civil, Contralora General de Cuentas,

Instituto Guatemalteco de Seguridad Social,

proveedores y otros afines al puesto



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TTULO ACADMICO

Licenciado en Administracin de Empresas,

Administracin de Recursos Humanos, Ingeniera

Industrial o Psicologa Industrial

EXPERIENCIA

PROFESIONAL

Tres aos en rea de Recursos Humanos del sector

pblico

REQUISITOS

INDISPENSABLES


Colegiado Activo


Anlisis de problemas,

Atencin al Cliente,

Creatividad,

Integridad,

Discrecin,

Iniciativa,

Confidencialidad,

Control,

Liderazgo.

Cdigo de Trabajo,

Ley de Salarios,

Leyes y Reglamentos

aplicables al personal,

Facilidad numrica y

clculo preciso,

Expresin oral y escrita,

Comunicacin y escucha

asertiva.

Organizado,

Ordenado,

Dinmico,

Proactivo,

Eficiente,

Buenas relaciones

interpersonales,

Actitud de Servicio.



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TTULO DEL PUESTO

ENCARGADO DE UNIDAD DE ACCESO A LA

INFORMACIN PBLICA Y COMUNICACIN

SOCIAL

NOMBRE FUNCIONAL Encargado de Unidad de Acceso a la Informacin

Pblica y Comunicacin Social








Brindar a toda persona interesada, sin discriminacin alguna, el acceso a la

informacin pblica de la Secretara Ejecutiva de la Instancia Coordinadora de la

Modernizacin del Sector Justicia, en cumplimiento a la Ley de Acceso a la

Informacin Pblica, Decreto 57-2008. Responsable de Comunicacin e Imagen de

la Secretara.


a. Recibir y tramitar las solicitudes de acceso a la informacin pblica.

b. Orientar a los interesados en la formulacin de solicitudes de informacin

pblica.

c. Proporcionar, para su consulta, la informacin pblica solicitada por los



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interesados o notificar la negativa de acceso a la misma, razonando dicha

negativa.

d. Expedir copia simple o certificada de la informacin pblica solicitada, siempre

que se encuentre en los archivos del sujeto obligado.

e. Coordinar, organizar, administrar, custodiar y sistematizar los archivos que

contengan la informacin pblica a su cargo, respetando en todo momento la

legislacin en la materia;

f. Atender las actividades de Comunicacin Social e Imagen de la Secretara.

g. Atender a los Medios de Comunicacin.

h. Las dems funciones que seale esta Ley, as como otras que le sean asignadas.


RELACIONES INTERNAS Secretario Ejecutivo, Asesores, Coordinadores y

dems personal administrativo y operativo

RELACIONES EXTERNAS Ciudadanos y pblico visitante en general, Medios de

Comunicacin, Instituciones Gubernamentales


TTULO ACADMICO Pensum Cerrado de Licenciado en Ciencias de la

Comunicacin, Administracin de Empresas o similar

EXPERIENCIA

PROFESIONAL Dos aos de experiencia en el rea de Comunicacin e Informacin Pblica Gubernamental

REQUISITOS



Atencin al Cliente Conocimiento de Polticas Excelentes relaciones



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Comunicacin Asertiva,

Escucha,

Discrecin,

Integridad,

Sociabilidad,

Iniciativa.

Pblicas,

Informacin Pblica de

Oficio,

Uso de herramientas

informticas y de

comunicacin

Capacidad de anlisis y

sntesis para recoleccin

de datos

Amplio conocimiento de

la Ley de Acceso a la

Informacin Pblica.

interpersonales,

Ordenado,

Analtico,

Organizado,

Responsable,

Eficiente.



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TTULO DEL PUESTO SECRETARIA RECEPCIONISTA

NOMBRE FUNCIONAL Secretaria Recepcionista








Apoyar al Secretario y Subsecretario Ejecutivo en la organizacin, asistencia

secretarial y coordinacin de reuniones y actividades internas; atencin de visitantes,

correspondencia y llamadas telefnicas.


a. Coordinar y controlar la agenda y convocatoria de reuniones, eventos de

programa de actividades y sesiones de la Secretara Ejecutiva.

b. Control, registro y recepcin de la correspondencia.

c. Control y registro de audiencias, citas y protocolo.

d. Elaboracin de oficios, providencias, memorando, circulares, otros y su

correspondiente distribucin.

e. Levantar actas y emitir certificaciones.

f. Realizar y atender llamadas telefnicas.



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g. Atencin al pblico visitante de la Secretara Ejecutiva.

h. Archivo y control de expedientes en general.

i. Otras funciones que le sean asignadas.


RELACIONES INTERNAS Directivos, personal administrativo y operativo

RELACIONES EXTERNAS Ejecutivos, funcionarios y visitantes de otras

dependencias, mensajeros y pblico visitante


TTULO ACADMICO Secretaria Oficinista

EXPERIENCIA

PROFESIONAL Dos aos de experiencia en atencin al pblico

REQUISITOS



Servicio al Cliente,

Comunicacin Asertiva,

Discrecin,

Integridad,

Sociabilidad,

Iniciativa,

Capacidad Analtica,

Trabajo bajo presin.

Asistencia secretarial,

Mecanografa,

Redaccin y Ortografa

Conocimiento de idioma

ingls,

Clara expresin oral y

escrita,

Dominio de equipos

electrnicos de oficina y

Microsoft Office.

Presentable,

Ordenada,

Confiable,

Diligente,

Organizada,

Responsable,

Proactiva,

Disciplinada,

Excelentes relaciones interpersonales.



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DEPENDENCIAS DE APOYO





FINANCIERA

Para viabilizar el cumplimiento de los fines y funciones establecidos en sus

Reglamentos, la Secretara Ejecutiva se integra con las siguientes dependencias:

1. Direccin Administrativa-Financiera

a. Coordinacin Administrativa

b. Coordinacin Financiera

2. Coordinacin de Fortalecimiento Institucional y de Programas, y

3. Otras que se crearen con aprobacin del Pleno de la Instancia.



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DIRECCIN ADMINISTRATIVA-FINANCIERA



ADQUISICIONES

INVENTARIOSFONDO

ROTATIVO

CONTABILIDAD

TESORERA


PRESUPUESTO

INFORMTICA

SERVICIOSGENERALES


FINANCIERA



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TTULO DEL PUESTO DIRECTOR ADMINISTRATIVO FINANCIERO

NOMBRE FUNCIONAL Director Administrativo Financiero

REA ADMINISTRATIVA Direccin Administrativa Financiera





SUBORDINADOS Coordinador Administrativo, Coordinador Financiero


Proporcionar apoyo directo en la realizacin de planes estratgicos de la Secretara

Ejecutiva; apoyar a las autoridades con asesora en materia presupuestaria, legal,

fiscal, financiera y administrativa en general; dirigir las actividades de la

Coordinacin Administrativa y la Coordinacin Financiera y ejercer seguimiento,

supervisin y control de los diferentes programas que se ejecutan a travs de la

Secretara Ejecutiva, con financiamientos internos y externos.


a. Planificar, coordinar, dirigir y supervisar las actividades de la Secretara, para que

se cumplan las decisiones y acuerdos del Secretario Ejecutivo.

b. Planificar, coordinar y dirigir las actividades de las Coordinaciones Financiera y

Administrativa de la Secretara.

c. Autorizar con su firma los cheques, formularios y documentos que impliquen una

movilizacin de recursos financieros.



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d. Control de las disponibilidades de Caja y traslado de recursos entre cuentas.

e. Administrar el rgimen de Fondos Rotativos.

f. Preparar el Proyecto de presupuesto anual de la Secretara, de conformidad con

los procedimientos propuestos y lo exigido por las autoridades del Ministerio de

Finanzas Pblicas.



Coordinadores

RELACIONES EXTERNAS

Ejecutivos y funcionarios de la Instancia, Ejecutivos y

funcionarios de otras dependencias pblicas y de

instituciones privadas


TTULO ACADMICO Licenciado en Administracin de Empresas,

Economista, Contador Pblico y Auditor

EXPERIENCIA

PROFESIONAL

Cinco aos en Direccin Administrativa Financiera del

sector pblico

REQUISITOS

INDISPENSABLES

De origen guatemalteco y reconocida honorabilidad.

Colegiado Activo


Integridad,

Capacidad crtica,

Profesionalismo,

Discrecin,

Control,

En rea administrativa-

contable gubernamental,

Leyes,

Reglamentos,

Sistemas de

Organizado,

Responsable,

Confiable,


de servicio,



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Comunicacin. Administracin Financiera

SIAF-,

Contabilidad Integrada

SICOIN WEB-,

Sistema de

Administracin

Gubernamental SAG-,

Sistema de Gestin

SIGES-,

Guatenminas,

Guatecompras,

Preparacin y

presentacin de

informes,


cmputo y Microsoft

Office.

Proactivo,

Con iniciativa,

Liderazgo,

Buenas relaciones

interpersonales.



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COORDINACIN ADMINISTRATIVA


ADQUISICIONES

FONDO ROTATIVO


INFORMTICA

SERVICIOSGENERALES



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TTULO DEL PUESTO COORDINADOR ADMINISTRATIVO

NOMBRE FUNCIONAL Coordinador Administrativo

REA ADMINISTRATIVA Coordinacin Administrativa




JEFE INMEDIATO Director Administrativo Financiero

SUBORDINADOS

Encargados de Adquisiciones, de Almacn de

Suministros, de Fondo Rotativo, de Informtica y de

Servicios Generales


Coordinacin de las actividades administrativas de las reas a su cargo, procurando

el desempeo eficaz y eficiente de la Secretara Ejecutiva, a travs de la

administracin ptima y transparente de sus recursos fsicos y materiales, en el

marco de la legislacin vigente.


a. Coordinar y supervisar todos los procesos y registros relacionados con la compra

directa, cotizacin y licitacin para la contratacin de servicios y la adquisicin de

bienes, suministros, equipos y construcciones de la SEICMSJ.

b. Coordinar y supervisar todas las actividades y registros de contratos en el portal

Guatecompras.

c. Coordinar y supervisar todas las actividades y registros de la administracin y



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control del Almacn de Suministros.

d. Coordinar y supervisar la revisin de expedientes y la emisin de cheques para

pagos con el Fondo Rotativo Interno.

e. Coordinar y supervisar las actividades y funciones del Encargado de Servicios

Generales.

f. Aprobar los registros de compras, liquidaciones y pagos en el Sistema de Gestin

SIGES-.

g. Otras funciones que le sean asignadas por el Director Administrativo Financiero.



Directores, Coordinadores, personal administrativo

RELACIONES EXTERNAS

Ejecutivos y funcionarios de la Instancia, Ejecutivos y

funcionarios de otras dependencias pblicas y de

instituciones privadas, proveedores


TTULO ACADMICO Licenciado en Administracin de Empresas, Ingeniero

Industrial, Contador Pblico y Auditor o Economista

EXPERIENCIA

PROFESIONAL

Tres aos a nivel de coordinacin de departamento

administrativo

REQUISITOS

INDISPENSABLES


Colegiado Activo


Integridad, En rea administrativa- Organizado,



Pgina 37


Capacidad crtica,

Profesionalismo,

Discrecin,

Control,

Comunicacin.


Leyes,

Reglamentos,

Sistemas de


SIAF-,


SICOIN WEB-,

Sistema de

Administracin

Gubernamental SAG-,

Sistema de Gestin

SIGES-,

Guatenminas,

Guatecompras,

Preparacin y

presentacin de

informes,


cmputo y Microsoft

Office.

Responsable,

Confiable,


de servicio,

Proactivo,

Con iniciativa,

Liderazgo,

Buenas relaciones

interpersonales.



Pgina 38


TTULO DEL PUESTO ENCARGADO DE ADQUISICIONES

NOMBRE FUNCIONAL Encargado de Adquisiciones





JEFE INMEDIATO Coordinador Administrativo



Gestin tcnica-administrativa de los procesos de Cotizaciones y Adquisiciones, para

que los mismos se realicen en forma oportuna y transparente, observando la

normativa y legislacin de carcter obligatorio para las bases de Cotizacin y

Licitacin, as como el registro de los eventos en el Sistema de Guatecompras, para

dotar de los productos y servicios solicitados por la SEICMSJ y los Centros de

Administracin de Justicia CAJs-


a. Elaborar las bases generales, especificaciones tcnicas y condiciones especiales

de los procesos de cotizaciones y licitaciones de la SEICMSJ.

b. Realizar oportunamente los registros que se originen de los procesos de compras

y contrataciones que correspondan, en el sistema de Gestin de Compras

SIGES-.

c. Apoyar la revisin de bases generales, especificaciones tcnicas y condiciones



Pgina 39

especiales de los procesos de Cotizacin y Licitacin de los Programas y

Proyectos de la SEICMSJ.

d. Realizar los registros de eventos competitivos en el portal de Guatecompras.

e. Elaborar los registros de compras de bienes, suministros y servicios en el Sistema

de Gestin de Compras SIGES-.

f. Elaborar los contratos con proveedores adjudicados en los procesos de Cotizacin

y Licitacin Pblica de la SEICMSJ.

g. Elaborar la aprobacin de todos y cada uno de los contratos suscritos.

h. Realizar oportunamente los registros de los contratos en el portal Guatecompras.

i. Otras funciones que le asigne el Coordinador Administrativo.


RELACIONES INTERNAS Coordinador Administrativo, personal administrativo

RELACIONES EXTERNAS Proveedores


TTULO ACADMICO

Ttulo a nivel medio, con sexto semestre en Ciencias

Econmicas, Ciencias Jurdicas y Sociales o

Ingeniera Industrial

EXPERIENCIA

PROFESIONAL

Dos aos en rea de Compras y Contrataciones del

sector gubernamental

REQUISITOS



Anlisis numrico, Facilidad numrica y

clculo preciso,

Organizado,



Pgina 40


Integridad,

Discrecin,

Iniciativa,

Control,

Decisin.

Desarrollo de estrategias

de aprovisionamiento,

Manejo y control racional

de inventarios,

Ley de Compras y

Contrataciones del

Estado,

Sistemas de


SIAF-,


SICOIN WEB-,

Sistema de

Administracin

Gubernamental SAG-,

Sistema de Gestin

SIGES-,

Guatenminas,

Guatecompras,

Normativas en

Adquisiciones de

Cooperacin

Internacional,


oficina, de cmputo y

Microsoft Office.

Ordenado,

Confiable,

Proactivo,

Buenas relaciones

interpersonales,

Actitud de Servicio



Pgina 41


TTULO DEL PUESTO ENCARGADO DE ALMACN DE SUMINISTROS

NOMBRE FUNCIONAL Encargado de Almacn de Suministros








Gestin tcnica-administrativa de las operaciones relacionadas con la

administracin, registro y control de entrada y salida de los bienes y suministros del

Almacn.


a. Administrar los movimientos de entrada y salida del Almacn de Suministros de

Oficina, de la SEICMSJ.

b. Elaborar y actualizar todos los registros de entrada, salida y control de saldos del

Almacn de Suministros de la SEICMSJ.

c. Realizar verificaciones (arqueos) fsicos de los saldos de suministros de almacn

y conciliar con los saldos en tarjetas krdex.

d. Otras funciones que le asigne el Coordinador Administrativo.



Pgina 42



RELACIONES EXTERNAS Proveedores, mensajeros


TTULO ACADMICO

Ttulo a nivel medio, con sexto semestre en Ciencias

Econmicas, Ciencias Jurdicas y Sociales o

Ingeniera Industrial

EXPERIENCIA

PROFESIONAL Dos aos en rea de Almacn de Suministros

REQUISITOS



Anlisis numrico,

Integridad,

Discrecin,

Iniciativa,

Control,

Decisin

Facilidad numrica y

clculo preciso,




de inventarios,


oficina, de cmputo y

Microsoft Office.

Organizado,

Ordenado,

Confiable,

Proactivo,

Buenas relaciones

interpersonales,




Pgina 43


TTULO DEL PUESTO ENCARGADO DE FONDO ROTATIVO

NOMBRE FUNCIONAL Encargado de Fondo Rotativo








Gestin tcnica-administrativa de las operaciones relacionadas con los pagos a

travs del Fondo Rotativo de la Secretara Ejecutiva.


a. Administrar los fondos (analizar documentacin, emitir y firmar cheques) del

Fondo Rotativo Institucional.

b. Elaborar las rendiciones del Fondo Rotativo Institucional.

c. Reponer fondos a la Caja Chica administrada por la Unidad Financiera de la

SEICMSJ.

d. Otras funciones que le asigne el Coordinador Administrativo.



Pgina 44



RELACIONES EXTERNAS Personal del Ministerio de Finanzas Pblicas


TTULO ACADMICO Ttulo a nivel medio, con sexto semestre en Ciencias

Econmicas o Ingeniera Industrial

EXPERIENCIA

PROFESIONAL Dos aos en rea de Fondo Rotativo

REQUISITOS



Anlisis numrico,

Integridad,

Discrecin,

Iniciativa,

Control,

Decisin

Facilidad numrica y

clculo preciso,

Dominio de sistemas

informticos,


cmputo y Microsoft

Office.

Organizado,

Ordenado,

Confiable,

Proactivo,

Buenas relaciones

interpersonales,




Pgina 45


TTULO DEL PUESTO ENCARGADO DE INFORMTICA

NOMBRE FUNCIONAL Encargado de Informtica








Administracin de los recursos informticos, anlisis y diseo de sistemas de

informacin que permitan el desarrollo integral de la Secretara Ejecutiva.

Proporcionar soporte tcnico en software y hardware a todos los usuarios, a fin de

optimizar sus tareas.


a. Prestar asesora especializada en temas informticos que permitan mejorar y

optimizar los recursos informticos de software y hardware de la SEICMSJ.

b. Brindar asesora en la adquisicin, instalacin y mantenimiento de equipo de

cmputo.

c. Disear e implementar el ingreso de informacin en bases de datos.

d. Evaluar la necesidad del diseo de bases de datos en los Centros de Justicia.

e. Realizar mantenimiento al Equipo de Cmputo.



Pgina 46

f. Implantar y gestionar mtodos de calidad del software.

g. Identificar necesidades, proponer mejoras y automatizacin de los procesos,

proponiendo los equipos ms apropiados en beneficio de la Secretara.

h. Otras funciones que le asigne el Coordinador Administrativo.



RELACIONES EXTERNAS Proveedores de Equipos y Sistemas


TTULO ACADMICO Ttulo a nivel medio o Bachiller en Computacin, con

sexto semestre en Sistemas de Informacin

EXPERIENCIA

PROFESIONAL Dos aos en rea informtica del sector pblico

REQUISITOS



Anlisis de problemas,

Atencin al Cliente,

Creatividad,

Discrecin,

Integridad,

Iniciativa,

Control.

Conocimientos bsicos en

programacin, redes,

informtica, sistemas,

tendencias web y

telecomunicaciones,

Capacidad preventiva

para anticipar acciones

de resguardo y seguridad

informtica.

Organizado,

Ordenado,

Confiable,

Proactivo,

Buenas relaciones

interpersonales,




Pgina 47


TTULO DEL PUESTO ENCARGADO DE SERVICIOS GENERALES

NOMBRE FUNCIONAL Encargado de Servicios Generales






SUBORDINADOS Auxiliares de Servicios


Cuidado, limpieza y mantenimiento de la infraestructura, bienes muebles y servicios

bsicos de la Secretara Ejecutiva, optimizando el uso de stos para alcanzar con

eficiencia los objetivos institucionales.


Atender las solicitudes de servicios generales, asignando al personal idneo para

cada situacin, ejerciendo direccin y supervisin de cada tarea o trabajo, en las

siguientes actividades:

a. Atencin a las personas visitantes y/o en reuniones con autoridades de la

Secretara Ejecutiva.

b. Labores de mantenimiento y limpieza de reas verdes, reas comunes y

oficinas.

c. Mantenimiento y conservacin de rboles y plantas ornamentales en las reas



Pgina 48

verdes de la Secretara.

d. Servicio de limpieza de todas las instalaciones.

e. Conduccin de vehculos para comisiones especiales asignadas por la

Secretara.

f. Reporte de funcionamiento de los vehculos utilizados y que estn a su cargo.

g. Registro y control de los servicios y reparaciones que se realizan a los

vehculos a su cargo.

h. Apoyo en actividades de mensajera.

i. Velar por el ptimo mantenimiento de limpieza de los vehculos de la


j. Apoyar en el control de combustibles, lubricantes, servicios de mantenimiento

y reparaciones, as como en el control de recorridos y kilometrajes de los

vehculos de la Secretara Ejecutiva.

k. Responsable del resguardo y administracin de los cupones de combustible.

l. Entrega interna y externa de documentacin oficial generada por la


m. Control y registro de la documentacin recibida y entregada.

n. Atender la puerta de acceso a las instalaciones de la Secretara Ejecutiva.

o. Ejercer vigilancia en las instalaciones de la Secretara, resguardando los

bienes inmuebles, fsicos y materiales.

p. Colaborar en la reparacin de desperfectos por mal funcionamiento de fluidos

elctricos, drenajes, fugas de agua o de servicios bsicos.

q. Hacer buen uso de las herramientas y utensilios asignados para la realizacin

de sus funciones.

r. Informe y reporte diario de las actividades realizadas.

s. Informar oportunamente sobre cualquier situacin anmala o fuera de lo

normal en las instalaciones y vehculos de la Secretara Ejecutiva.

t. Otras actividades que le sean asignadas por el Coordinador Administrativo.


RELACIONES INTERNAS Coordinador Administrativo, personal administrativo



Pgina 49

RELACIONES EXTERNAS Visitantes, empleados de otras empresas y

dependencias pblicas


TTULO ACADMICO

Ttulo a nivel medio, de preferencia con estudios

tcnicos o universitarios en Ciencias Econmicas,

Ingeniera o Arquitectura

EXPERIENCIA

PROFESIONAL

Un ao a cargo de Servicios Generales en

instituciones pblicas

REQUISITOS



Adaptabilidad,

Compromiso,

Energa,

Flexibilidad,

Integridad,

Trabajo en Equipo.

Lectura,

Escritura,

Comunicacin verbal,

Escucha,

Seguir instrucciones,

Manejo de herramientas

de trabajo

Buena presentacin,

Ordenado,

Discreto,

Organizado,

Responsable,

Servicio.



Pgina 50


COORDINACINFINANCIERA

INVENTARIOS

CONTABILIDAD

TESORERA

PRESUPUESTO



Pgina 51


TTULO DEL PUESTO COORDINADOR FINANCIERO

NOMBRE FUNCIONAL Coordinador Financiero

REA ADMINISTRATIVA Coordinacin Financiera




JEFE INMEDIATO Director Administrativo Financiero

SUBORDINADOS Encargados de Contabilidad, Presupuesto, Tesorera

e Inventarios


Administracin ptima y transparente de los recursos financieros de la Secretara

Ejecutiva, mediante el registro de operaciones presupuestarias, contables y de

tesorera, en el marco de la legislacin vigente, coordinando y supervisando

directamente las responsabilidades de los Analistas Financieros y de los Encargados

de Contabilidad, Presupuesto, Tesorera e Inventarios.


a. Planificar, organizar, dirigir, administrar y supervisar las actividades relacionadas

con el proceso de formulacin, programacin y ejecucin presupuestaria,

contable y financiera.

b. Coordinar las polticas y estrategias de administracin financiera, aplicando las

normas y directrices establecidas por los rganos rectores del Sistema Integrado

de Administracin Financiera SIAF-.



Pgina 52

c. Coordinar el proceso de formulacin y programacin del Presupuesto Anual de la

SEICMSJ y de sus programas y proyectos.

d. Coordinar y supervisar los registros de la Contabilidad Patrimonial de la SEICMSJ

y de sus programas y proyectos.

e. Coordinar y supervisar los procedimientos, registros y controles de administracin

de la Tesorera de la SEICMSJ y de sus programas y proyectos, y cuando sea

necesario firmar cheques de las cuentas de la SEICMSJ.

f. Coordinar y supervisar el proceso de conciliacin de las cuentas bancarias

abiertas por la SEICMSJ, en los bancos del sistema bancario nacional, preparar y

entregar los informes que se le requieran.

g. Coordinar y supervisar el proceso de registro de la ejecucin presupuestaria de

ingresos y egresos de la SEICMSJ y de sus programas y proyectos.

h. Supervisar y emitir opinin o dictamen a solicitudes de modificaciones

presupuestarias que presenten las unidades administrativas ejecutoras,

incluyendo los programas y proyectos de la SEICMSJ.

i. Revisar la elaboracin de los Estados Financieros (Balance General, Estado de

Resultados y Notas a los Estados Financieros) de la SEICMSJ, y asegurar la

presentacin oportuna conforme a la Ley.

j. Supervisar las liquidaciones de los Fondos Rotativos y Cajas Chicas de la

SEICMSJ.

k. Supervisar la integracin de los expedientes y documentacin que genera pagos

presupuestarios, contables y financieros.

l. Supervisar y presentar la Liquidacin del Presupuesto de Ingresos y Egresos de

cada ejercicio fiscal y cierre contable.

m. Otras funciones que le sean asignadas por el Director Administrativo Financiero.



Directores, Coordinadores y personal administrativo

RELACIONES EXTERNAS

Ejecutivos del Ministerio de Finanzas Pblicas,

Superintendencia de Administracin Tributaria, otros

funcionarios afines al puesto



Pgina 53


TTULO ACADMICO Contador Pblico y Auditor

EXPERIENCIA

PROFESIONAL Tres aos en rea financiera del sector pblico

REQUISITOS

INDISPENSABLES


Colegiado Activo


Integridad,

Capacidad crtica,

Profesionalismo,

Discrecin,

Control,

Comunicacin.

En rea administrativa-


Leyes,

Reglamentos,

Sistemas de


SIAF-,


SICOIN WEB-,

Sistema de

Administracin

Gubernamental SAG-,

Sistema de Gestin

SIGES-,

Guatenminas,

Guatecompras,

Preparacin y

presentacin de

informes,


cmputo y Microsoft

Office.

Organizado,

Responsable,

Confiable,


de servicio,

Proactivo,

Con iniciativa,

Liderazgo,

Buenas relaciones

interpersonales.



Pgina 54


TTULO DEL PUESTO ENCARGADO DE CONTABILIDAD

NOMBRE FUNCIONAL Encargado de Contabilidad





JEFE INMEDIATO Coordinador Financiero



Gestin tcnica-administrativa de las operaciones financieras de la Secretara

Ejecutiva, responsable de las operaciones de Ejecucin Presupuestaria, velando por

la aplicacin, ejecucin y cumplimiento de las disposiciones, normas, Leyes Fiscales

y Presupuestarias del Pas.


a. Revisar expedientes y proceder a la aprobacin de los registros de compromiso,

devengado y regularizacin de la ejecucin presupuestaria, registrada desde el

SIGES.

b. Realizar otras operaciones de la contabilidad presupuestaria que correspondan

(consolidacin de fondos rotativos, devoluciones de gastos, Etc.)

c. Generar a nivel de registrado los comprobantes contables patrimoniales.

d. Elaborar las conciliaciones bancarias de las cuentas de la SEICMSJ y de sus



Pgina 55

programas de cooperacin.

e. Darle seguimiento a la conciliacin y cuadre de los Libros Contables y los Estados

Financieros (Balance General y Estado de Resultados) con la ejecucin

Presupuestaria y los Saldos de cuentas bancarias.

f. Ejercer funciones de Contador General de la Secretara Ejecutiva, ante la

Superintendencia de Administracin Tributaria SAT-.

g. Circunstancialmente, elaborar los reportes del Sistema de Contabilidad Integrada

SICOIN web-.

h. Realizar la conciliacin de las retenciones realizadas a los sueldos y honorarios,

previo al pago correspondiente.

i. Otras funciones que sean asignadas por el Coordinador Financiero.


RELACIONES INTERNAS Coordinador Financiero, Encargados de Presupuesto,

de Tesorera y de Inventarios

RELACIONES EXTERNAS

Personal de apoyo del Ministerio de Finanzas,

Superintendencia de Administracin Tributaria,

Contralora General de Cuentas


TTULO ACADMICO Perito Contador, con sexto semestre de Contador

Pblico y Auditor

EXPERIENCIA

PROFESIONAL Dos aos en rea financiera del sector pblico

REQUISITOS




Pgina 56


Anlisis numrico,

Integridad,

Discrecin,

Iniciativa,

Control,

Decisin.

Facilidad numrica y

clculo preciso,

Sistemas de


SIAF-,


SICOIN WEB-,

Sistema de

Administracin

Gubernamental SAG-,

Sistema de Gestin

SIGES-,


cmputo y Microsoft

Office.

Organizado,

Ordenado,

Confiable,

Proactivo,

Buenas relaciones

interpersonales,




Pgina 57


TTULO DEL PUESTO ENCARGADO DE PRESUPUESTO

NOMBRE FUNCIONAL Encargado de Presupuesto








Aplicacin y cumplimiento de la Ley Orgnica de Presupuesto y su Reglamento en

las operaciones presupuestarias, de formulacin de anteproyectos de presupuesto y

planes operativos anuales de la Secretara Ejecutiva.


a. Elaborar la formulacin del Presupuesto Anual de la SEICMSJ y apoyar la

formulacin de todos sus programas y proyectos.

b. Elaborar la Programacin y Reprogramacin Financiera Mensual y Cuatrimestral

de la SEICMSJ y de todos sus programas y proyectos.

c. Elaborar las Modificaciones Presupuestarias de Ingresos y Egresos de la SEICMSJ

y de todos sus programas y proyectos.

d. Realizar el monitoreo mensual del avance fsico y financiero del presupuesto y

preparar los informes y reportes para las diferentes instancias y oficinas de



Pgina 58

Gobierno.

e. Elaborar informes mensuales y peridicos de la ejecucin fsica y financiera del

presupuesto institucional.

f. Realizar los registros atinentes en el SIGES y SICOIN.

g. Otras funciones que sean asignadas por el Coordinador Financiero.


RELACIONES INTERNAS Coordinador Financiero

RELACIONES EXTERNAS

Personal del Ministerio de Finanzas Pblicas,

Direccin General de Presupuesto y otros afines al

puesto



Econmicas

EXPERIENCIA

PROFESIONAL Dos aos en rea de Presupuestos del sector pblico

REQUISITOS



Anlisis numrico,

Integridad,

Discrecin,

Iniciativa,

Control,

Facilidad numrica y

clculo preciso,

Sistemas de


SIAF-


Organizado,

Ordenado,

Confiable,

Proactivo,

Buenas relaciones



Pgina 59


Decisin. SICOIN WEB-,

Sistema de

Administracin

Gubernamental SAG-,

Sistema de Gestin

SIGES-,


cmputo y Microsoft

Office.

interpersonales,




Pgina 60


TTULO DEL PUESTO ENCARGADO DE TESORERA

NOMBRE FUNCIONAL Encargado de Tesorera








Gestin tcnica-administrativa de las operaciones de Tesorera, responsable de

realizar los pagos de forma oportuna y transparente, observando toda la normativa

y legislacin de carcter obligatorio en el Pas.


a. Elaborar las proyecciones de flujo de caja y realizar las transferencias bancarias

correspondientes.

b. Realizar los trmites ante el Ministerio de Finanzas Pblicas, para el desembolso

de las asignaciones de recursos financieros que correspondan.

c. Elaborar los CUR de ingresos presupuestarios a nivel de Registro.

d. Realizar los pagos de todos los CUR de devengado de la Secretara Ejecutiva (por

transferencia bancaria automtica del SICOIN, o por medio de cheque, segn

corresponda).



Pgina 61

e. Emitir los cheques de los programas de cooperacin que se requieran.

f. En los casos que corresponda, realizar en el SICOIN y a nivel fsico, la entrega de

los cheques emitidos.

g. Administrar los fondos de Caja Chica.

h. Elaborar las rendiciones/liquidaciones de Caja Chica.

i. Verificar, conciliar y presentar mensualmente, el reporte de Caja Fiscal del

SICOIN a la Contralora General de Cuentas.

j. Determinar y verificar diariamente los saldos de efectivo y de las cuentas

bancarias e informar al Coordinador Financiero.

k. Pagar las retenciones realizadas a las planillas de sueldos y honorarios.

l. Otras funciones que sean asignadas por el Coordinador Financiero.


RELACIONES INTERNAS Coordinador Financiero, personal administrativo

RELACIONES EXTERNAS Personal del Ministerio de Finanzas Pblicas y

Contralora General de Cuentas



Econmicas

EXPERIENCIA

PROFESIONAL Dos aos en rea de Tesorera del sector pblico

REQUISITOS




Pgina 62


Anlisis numrico,

Integridad,

Discrecin,

Iniciativa,

Control,

Decisin.

Facilidad numrica y

clculo preciso,


SICOIN WEB-,

Sistema de

Administracin

Gubernamental SAG-,

Sistema de Gestin

SIGES-,


cmputo y Microsoft

Office.

Organizado,

Ordenado,

Confiable,

Proactivo,

Buenas relaciones

interpersonales,




Pgina 63


TTULO DEL PUESTO ENCARGADO DE INVENTARIOS

NOMBRE FUNCIONAL Encargado de Inventarios








Gestin tcnica-administrativa de las operaciones relacionadas con la

administracin, registro y control de los Activos fijos y fungibles de la Secretara

Ejecutiva; control de ingreso de bienes y suministros de almacn.


a. Administrar los documentos de registro de control del libro de inventarios de los

bienes no fungibles.

b. Elaborar los registros del libro de inventarios de bienes no fungibles, en todos los

documentos y sistemas oficiales y obligatorios.

c. Resguardar los registros documentales y digitalizados relacionados con el alza y

baja de bienes no fungibles.

d. Elaborar, actualizar y custodiar las tarjetas individuales de responsabilidad por

bienes no fungibles y fungibles, bajo responsabilidad de cada uno de los



Pgina 64

empleados, asesores y consultores de la SEICMSJ.

e. Resguardar los documentos de los procesos a su cargo.

f. Realizar la administracin y control de vehculos, incluyendo el consumo de

combustible.

g. Otras funciones que sean asignadas el Coordinador Financiero.


RELACIONES INTERNAS Coordinador Financiero, Encargado de Compras y

Adquisiciones, Encargado de Almacn de Suministros

RELACIONES EXTERNAS Personal del Ministerio de Finanzas Pblicas y otros

afines al puesto



Econmicas

EXPERIENCIA

PROFESIONAL Dos aos en rea de Inventarios del sector pblico

REQUISITOS



Anlisis numrico,

Integridad,

Discrecin,

Iniciativa,

Control,

Facilidad numrica y

clculo preciso,




de inventarios,

Organizado,

Ordenado,

Confiable,

Proactivo,

Buenas relaciones



Pgina 65


Decisin.


cmputo y Microsoft

Office.

interpersonales,




Pgina 66

COORDINACIN DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

Y DE PROGRAMAS


ASISTENTE

DIRECCIN DE BUFETE

POPULAR Y ADMINISTRACIN

DE CAJ



Pgina 67


TTULO DEL PUESTO COORDINADOR DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Y DE PROGRAMAS

NOMBRE FUNCIONAL Coordinador de Fortalecimiento Institucional y de

Programas

REA ADMINISTRATIVA Coordinacin de Fortalecimiento Institucional y de

Programas





SUBORDINADOS Director de Bufete Popular y Administrador de CAJ,

Asistente


Proporcionar apoyo tcnico profesional en lo concerniente al anlisis, formulacin,

monitoreo y evaluacin de los programas y proyectos a cargo de la Secretara

Ejecutiva.


a. Coordinar la elaboracin del Plan Operativo Anual, Multianual y Plan Estratgico

de la SEICMSJ y sus programas.

b. Dar seguimiento y realizar las modificaciones que sean necesarias al Plan

Operativo Anual de la Secretara Ejecutiva.

c. Participar conjuntamente con la Coordinacin Financiera, en la formulacin del



Pgina 68

anteproyecto de presupuesto anual de la Secretara Ejecutiva, en los aspectos

relacionados con la aplicacin del plan estratgico y con la estructura

programtica del presupuesto, en el contexto de la planificacin y presupuesto

por resultados.

d. Integrar al Plan Operativo Anual Institucional, las planificaciones de los diferentes

programas, con la informacin que cada Director o Coordinador proporcione, y

monitorear la ejecucin de los mismos.

e. Definir categoras y los centros de costos, dominio y clasificacin de productos,

resultados institucionales, productos y subproductos a incorporar al presupuesto

de egresos institucional; asimismo, asociar los productos a los centros de costo e

ingreso de insumos de acuerdo a la tipologa.

f. Participar en las reuniones de coordinacin y evaluacin que programe el

Secretario y Subsecretario Ejecutivo de la SEICMSJ, con los programas y otras

instituciones.

g. Ser corresponsable, junto a la mxima autoridad institucional, de velar por el

cumplimiento de las polticas, normas y lineamientos que emitan los rganos

rectores, de acuerdo a su competencia.

h. Disear y conducir un sistema de seguimiento y evaluacin de costos, con base

en la gestin por resultados y los lineamientos del Ministerio de Finanzas

Pblicas, como Ente Rector del sistema presupuestario.

i. Elaborar los manuales de Planificacin que puedan surgir, para el desarrollo de

las actividades diarias.

j. Apoyar al Secretario y Subsecretario Ejecutivo de la SEICMSJ, en actividades

operativas.

k. Registrar y mantener actualizada la informacin en los sistemas que, durante el

perodo, se pongan a disposicin por los entes rectores y presentar los informes

de avances fsicos y financieros que se requieran por ley.

l. Proporcionar apoyo tcnico para el anlisis y gestin de los programas y

proyectos que demande el sector, a travs de la ICMSJ.

m. Coordinar y dar seguimiento a la ejecucin de los programas y proyectos a cargo


n. Coordinar las actividades de la Direccin de Bufete Popular y Administracin de

CAJ.

o. Otras funciones que le asigne el Secretario Ejecutivo, en el mbito de su

competencia.



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Coordinadores

RELACIONES EXTERNAS Funcionarios Cooperantes, Funcionarios de la

Instancia y de otras instituciones pblicas


TTULO ACADMICO

Ingeniero Industrial, Licenciado en Relaciones

Internacionales, en Ciencias Jurdicas y Sociales, o

en Administracin de Empresas

EXPERIENCIA

PROFESIONAL

Tres aos en reas del Sector Justicia,

Administracin, Planificacin y Relaciones

Internacionales

REQUISITOS

INDISPENSABLES


Colegiado Activo


Integridad,

Capacidad crtica,

Profesionalismo,

Discrecin,

Control,

Comunicacin.

En reas del Sector

Justicia,

Planificacin

Leyes,

Reglamentos,

Preparacin y

presentacin de

informes,


cmputo y Microsoft

Office.

Organizado,

Responsable,

Confiable,


de servicio,

Proactivo,

Con iniciativa,

Liderazgo,

Buenas relaciones

interpersonales.



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TTULO DEL PUESTO

DIRECTOR DE BUFETE POPULAR Y

ADMINISTRADOR DE CENTR

manual de puestos y funciones - seij.gob.gtseij.gob.gt/udisep/_2016_/_art.06_/manual32017.pdf ·...

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