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MANUAL DE USUARIOSHARE POINT

raul nuñez jacoboARKUS NEXUS

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NOVEMBER 25, 2013

MANUAL DE USUARIO DE SHARE POINT

MANUAL DE USUARIO SHARE POINT.

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SHARE POINT: Microsoft Office SharePoint Server 2010 es un conjunto integrado de funcionalidades de servidor que pueden ayudar a mejorar la eficacia de la empresa al proporcionar administración de contenido y búsqueda empresarial globales, acelerar los procesos empresariales compartidos y facilitar el uso compartido de la información sin barreras, a fin de obtener una mejor visión empresarial. Office SharePoint Server 2010 admite todas las intranets, extranets y aplicaciones Web de toda la empresa en una plataforma integrada, en lugar de depender de diferentes sistemas fragmentados. Además, este servidor de colaboración y administración de contenido proporciona a los profesionales de TI y a los programadores la plataforma y las herramientas necesarias para la administración de servidores, la extensibilidad de las aplicaciones y la interoperabilidad.


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CONTENIDO.

CAPITULO 1: DESCRIPCION GENERAL DE SHARE POINT.

1.- Requisitos de software para uso de la herramienta: browser, office, sistema operativo.

1.1.- Descripción general del sitio.

1.2.- Como está compuesto el sitio.

1.3.- Que herramientas tiene (repositorio, listas, calendarios, anuncios, team discussion, wiki etc.).

1.4.- Navegación entre los menús (sitios)

CAPITULO 2: FUNCIONALIDADES.

2.- Iniciar sesión.

2.1.- Cambiar de usuario.

2.2.- Uso del repositorio.

2.3.- Subir y Bajar documentos.

2.4.- Crear documentos.

2.5.- Editar documentos desde office.

2.6.- Eliminar documentos.

2.7. - Versionamiento.

2.8. - Hacer check out y check in.

2.9.- Crear una alerta.

2.10.- Mandar un documento por correo electrónico.

CAPITULO 3: USO DE LAS LISTAS

3.1.- Uso de la las listas.

3.2.- Calendario.

3.3.- Tareas (task).

3.4.- Uso de Team Discussion.

CAPITULO 4: PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE CAMBIOS EN LA HERRAMIENTA.

4.1.- Proceso de cambio de password.

4.2.- Proceso de creación/modificación/eliminación de listas y carpetas.

CAPITULO 5.- CONFIGURACION DE ARCHIVOS HOST

5.1.- Pasos de la configuración de archivos.

CAPITULO 6.- PROBLEMAS RECURRENTES EN SHARE POINT.

6.1.- Principales problemas y soluciones.


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CAPITULO 1.- DESCRIPCION GENERAL DE SHARE POINT.

1.- REQUISITOS DE SOFTWARE PARA USO DE LA HERRAMIENTA: BROWSER, OFFICE, SISTEMA OPERATIVO.

A continuación se mencionan los requerimientos mínimos para ejecutar la herramienta Share Point (hardware, software):

Hardware:- Procesador: 64-bit, procesador doble, 3 GHz- RAM: 4 GB- Disco Duro: 80 GB- Otros: DVD Driver

Software:Servidor de Base de Datos:

- Microsoft SQL Server 2005 SP2 64 Bits o

- Microsoft SQL Server 2008 Standard Edition 64 Bits

Lista de navegadores que soporta SharePoint.

Lista de sistemas operativos que soportan SharePoint.

NOTA: en caso de querer usar los navegadores Mozilla y/o Google Chrome, se recomienda descargar e instalar el siguiente Plug: http://www.ietab.net/ según tu navegador.

http://www.ietab.net/


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La pestaña “Page”, cuenta con distintas opciones, desde editar la página en la que estamos trabajando, y con las opciones de:

“E-mail A Link”, con la cual se puede mandar correo a las personas que se quiera informar sobre cambios.

“Alert Me”, se nos manda una alerta con él la modificación realizada. “Versions”, ir al historial de versiones. “Permissions”, para quitar o dar permiso de opciones en las páginas del

sitio (administrador). “Delate Page”, da la opción para eliminar la página en la que estamos

trabajando. “Approve” y “Reject”, en caso de una mejora en la página, se podrá

aprobar o rechazar el cambio (administrador). “Worksflow”, da acceso a la zona de administración de los flujos de

trabajo (administrador). “Edit Mobile Page”, opción de editado, para la página móvil. “Make Homepage”, poner página de inicio. “Title Bar Propieties”, editar esta barra de menús.

En el apartado “Repository”, se encuentra la opción:

“Add document”, donde se pueden agregar documentos, para después verlos o incluso modificarse.

1.1. – DESCRIPCIÓN DEL SITIO.

La herramienta Share Point cuenta con cientos de opciones innovadoras de fácil acceso y que nos permitirán compartir archivos con toda la organización.

A continuación se describen los principales sitios que tendremos a nuestra disposición en esta valiosa herramienta:


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“Sites”, son los diferentes sitios que están albergados en Share Point, por ejemplo, se puede crear un sitio para cada departamento dentro de la empresa, y en este sitio se encuentran sus librerías y listas, para tener disponible los documentos de consulta y actualizaciones de datos.

“Libraries”, las bibliotecas están optimizadas para subir documentación, archivos de Excel, Word, PowerPoint. Incluso archivos multimedia, como fotos, videos, mp3, todo tipo de archivo para consulta.

“List”, están más optimizadas para trabajar con datos y, opcionalmente, deja adjuntar documentación a cada registro.

“Discussions”, un apartado dedicado a debatir temas de interés para la empresa.

“Libraries”, apartado optimizado para subir documentos, a su vez se subdivide en:

- Repository: donde se albergan los documentos para consulta y documentación.

- Wiki: páginas de interés colectivo, donde aportan información, los involucrados en la empresa.

- Site Pages: para subir páginas con información de interés.

“List”, por default ya trae la lista y se describe a continuación:

- Calendar, para agregar fechas importantes con textos.

- Todas las demás listas que se observan en la imagen, son agregadas por el usuario.

1.2.- ¿CÓMO ESTÁ COMPUESTO EL SITIO?

Tanto la opción de “Home”, y la de “Management”, tienen el mismo tipo de opciones y ellas son “Sites, Libraries, List y Discussions”, se describe a continuación, la funcionalidad de cada una de estas opciones:

1.3.- ¿QUE HERRAMIENTAS TIENE UN “SITE?

Un “sitio” está formado básicamente por 3 menús, que a su vez pueden guardar información en cada uno de ellos, estos son “Libraries”, donde por default ya traen Repository, Wiki Y Site Pages. La de “Lists”, traen precargadas la de Calendar y Task y por último la de “Discussions”. A continuación se describe las principales funciones de estos menús.


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CAPITULO 2: FUNCIONALIDADES.

2.- Iniciar sesión.

A continuación, se dan los pasos a seguir para iniciar sesión correctamente en Share Point:

1. Abrir su navegador de internet (se recomienda usar Internet Explorer, por su alto nivel de compatibilidad con la herramienta Share Point).

2. Ingresar a la siguiente link http://collaboration/default.aspx , e inmediatamente se desplegara una página emergente, como a continuación se muestra:

1. Ingresa el “Nombre de usuario” y “Contraseña”, otorgado por el administrador de Share Point.

2. Presiona “Enter”, y estarás dentro del sitio Share Point.

2.1.- CAMBIAR DE USUARIO.

Una vez dentro del sitio en la parte superior derecha, aparecerá su nombre de usuario, como se muestra en la siguiente imagen:

De clic sobre su nombre de usuario y en automático se desplegara el siguiente recuadro:

Y a continuación, se desplegara el cuadro de inicio de sesión, con otro usuario:

2.2.- USO DEL REPOSITORIO.

http://collaboration/default.aspx


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Dentro de las librerías “Repository”, se tiene la opción de agregar documentos, para después poder hacer uso de ellos, tanto con fines de consulta, y así mismo para poder modificarlos y hacerles mejoras. Es importante mencionar que dentro de cada “Site” se encontrara con el submenú “Repository”, que es donde se albergaran los documentos. A continuación se muestra la manera correcta de subir un documento (Word, Excel, PowerPoint, multimedia, etc.), se tomó por ejemplo el sitio “Recursos Humanos”:

1. Se encontrara en la página, como se muestra a continuación, y el primer paso es dar clic en el submenú “Repository”.

2. Después de dar clic en “Repository”, se desplegara la siguiente página:

donde encontrara, las carpetas y archivos que se subieron con anterioridad.

También encontrara el siguiente icono, que al dar clic, le mandara el siguiente paso:

3. Al dar clic en el icono “Add document”, le aparecerá un nuevo recuadro como se muestra en la siguiente gráfica:

4. Dar clic en el cuadro “Browse”…

Y selecciona el archivo o la ruta del archivo

que deseas subir al repositorio.

5. Una vez elegido el archivo, nuevamente nos llevara al recuadro, pero ya con la ruta del archivo que subiremos:


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La opción de “Choose Folder”, le brinda la opción de subir el archivo en una carpeta ya existente.

Y “Version Comments”, en dado caso de ser una mejora a algún archivo ya existente, da la opción de poner comentario sobre la modificación.

6. Presione OK, en el recuadro anterior:

7. Y el archivo que subió, tiene que aparecer junto los ya existentes.

2.3.- BAJAR UN DOCUMENTO.

Esta opción para descargar archivos desde Share Point, es útil cuando queremos hacer modificaciones en los archivos, pero sin realizar cambios en los archivos de Share Point. Se guarda una copia del archivo en la computadora, y con ella se puede trabajar, fuera del servidor de Share Point. A continuación se describe la manera de descargar un archivo desde Share Point:

Tomaremos por ejemplo el “Site” de Recursos Humanos, como se muestra a continuación:

Una vez que se esté en el sitio desde donde queremos descargar el archivo se siguen los siguientes pasos:

1. Dar clic derecho, sobre el archivo que deseemos descargar, y seleccionar la opción “Save target as…” en el recuadro que desplegara.


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2. Posteriormente al paso anterior, se desplegara una nueva ventana, donde seleccionaremos, la ruta del destino, y si queremos también nombrar el archivo.

Otra manera para descargar el archivo es seleccionando la casilla de “Check Box”, que aparece al lado del documento que necesitamos descargar y después en la barra de herramientas, seleccionar “Download a copy”, como se muestra en la siguiente imagen:

NOTA: Se recomienda, guardar la copia en el escritorio (Desktop), para el acceso fácil y rápido al archivo.

2.4.- CREAR DOCUMENTOS. Con esta modalidad de Share Point, se brinda la posibilidad de crear un documento y que en automático se añada a las librerías de Share Point.

Nos ubicamos nuevamente, en el repositorio del sito de Recursos Humanos, para dar un ejemplo de cómo crear documentos directamente en Share Point, como en la siguiente imagen:

1. Dar clic en la opción de la parte posterior de la página “Documents”.


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Nótese, que aparecerá el icono de los repositorios de Share Point, que nos indica que el proceso nos dejara guardar el archivo en Share Point.

Con la opción de seleccionar una carpeta ya creada para guardar el archivo.

2. Después de dar clic en “Documents”, se desplegara la siguiente barra de herramientas, y seleccionamos, “New Document”.

3. Al seleccionar “New Document”, se desplegara la siguiente ventana emergente, a la cual le daremos clic, en “OK”.

4. Se desplegara una nueva pantalla, donde se pedirá, acceder con el usuario y contraseña de Share Point, para crear nuestro documento en “Word”

5. Una vez ingresado los datos de identificación, se abrirá una hoja de “Word”, para que realice las acciones necesarias.

6. Cuando ya se tengas listo el archivo, con todas las acciones necesarias realizadas, se procede a guardar el archivo, y se desplegara la siguiente ventana.


12NOTA: Se recomienda no cerrar la pantalla de “Word”, hasta que corrobore directamente en el servidor Share Point, que los cambios se realizaron correctamente.

7. Y para finalizar presione “Save”, y para corroborar que el archivo se guardó, acceda al repositorio y verifica el archivo.

2.5.- EDITAR DOCUMENTOS DE OFFICE.

Esta opción de editado nos permite editar un documento, y las modificaciones realizadas se guardaran en directo, en Share Point.

Seguiremos tomando como referencia el sitio de “Recursos Humanos”, para ver un ejemplo a continuación:

1. Considere el archivo “De prueba”, que aparece en la imagen anterior. Da clic en el archivo “De prueba” y se desplegara el siguiente cuadro.

2. Selecciona la opción “Edit”, y presiona “OK”. Se abrirá la hoja de “Word”, para que se realicen las acciones de modificación necesarias:

3. Para finalizar, solamente guarda el documento en la parte superior izquierda, y clic en el siguiente icono.


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2.6.- ELIMINAR DOCUMENTOS.

A continuación se describe la manera para eliminar un documento del Share Point. Se toma como referencia el sitio de “Recursos Humanos”

1. Dar clic, sobre la pestaña azul, que aparece al final del nombre del archivo, como se muestra en la imagen:

2. Selecciona la opción “Delete”, y se desplegara un recuadro, donde presionaremos “OK” y el archivo quedara permanentemente eliminado de Share Point.

NOTA: se recomienda verificar el elemento que deseamos eliminar, ya que este se eliminara permanentemente del servidor de Share Point, sin opción a recuperarse.

2.7.- VERSIONAMIENTO. Esta opción nos permite llevar un control de las modificaciones que se realizan en los archivos, ya que se van guardando automáticamente, los cambios y dando un numero de versión a cada modificación.

A continuación se muestra como acceder a las versiones de los archivos de las librerías:


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1. Dar clic sobre la pestaña azul que aparece al final del nombre del archivo. Y después sobre la opción “Version History” y se desplegara la siguiente ventana:

En esta ventana se aprecia el número de modificaciones realizadas, con fecha, nombre del modificador, y el número de versión.

2.8. – HACER CHECK IN Y CHECK OUT

En esta opción se permite que un archivo sea modificado a la vez, durante un tiempo determinado por el usuario que esté haciendo la modificación. En otras palabras, solo un usuario podrá modificar el archivo al poner un archivo en modo “Check Out” y de esta manera, se podrá hacer un versionamiento automático y a su vez poner un comentario sobre la modificación realizada. A continuación se explica con imágenes como poner un archivo en modo “Check Out” y a su vez reestablecerlo al “Check In”.

1. Para comenzar un archivo al estar en una librería de Share Point, por default estará en modo “Check In”, esto quiere decir que

puede ser modificado en este momento. Procedemos a cambiarlo al modo “Check Out”, dando clic en la pestaña al final del nombre del archivo.

Al seleccionar la opción de “Check Out” el archivo cambiara en su icono, como se muestra a continuación:


15NOTA: es importante verificar que el archivo quedo en

“Check In” nuevamente.

2. Ya una vez visto que el icono del archivo cambia, se procede a dar clic, sobre ese archivo, y nos desplegara un cuadro de dialogo como este:

Presionas “OK” y vas con el siguiente paso.

3. En automático, se abrirá una hoja emergente (Word, Excel, etc. Depende del archivo), a la cual le ingresaremos nuestra firma de autentificación de Share Point.

Se procede a modificar el archivo, con las acciones necesarias, y una vez realizadas las modificaciones, se procede a guardar el archivo, y seguir con el siguiente paso.

4. Aparecerá un cuadro de dialogo, como el siguiente:

En este cuadro, seleccionaremos la Versión, donde queremos poner la modificación, con su respectivo comentario. Se da clic en “OK”, y se cerrara la hoja donde estábamos trabajando.

5. Es necesario verificar que el cambio se realizó correctamente, para esto se da clic en la pestaña azul al final del nombre del archivo y se verifica la opción de “Version History”, a continuación un ejemplo.

Donde se ve claramente, que la modificación se realizó, junto con el comentario realizado.


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2.9.- CREAR UNA ALERTA.

Esta opción nos permite mandar alertas a una serie de colaboradores, por medios diversos, como E-mail, SMS, entre otras opciones. Estas alertas se mandan, cuando se realiza alguna modificación importante en Share Point. A continuación se presenta la herramienta:

Esta es la herramienta en su tamaño normal, la explicaremos por partes.

El acceso a esta herramienta se encontrara en prácticamente todos los Sitios disponibles el Share Point, y se reconocen por el siguiente icono:

PRIMER Y SEGUNDA SECCION.

“Alert Title”: es el nombre con el que llegara la alerta al grupo de personas que va dirigido.

“Send Alerts To”: aquí se podrá agregar las personas a las que queremos enviar las alertas, desde ingresar su correo electrónico, nombre del colaborador. Incluso se pueden seleccionar las personas desde una agenda que está representada con el siguiente icono:


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TERCERA, CUARTA Y QUINTA SECCION.

“Delivery Method”: la manera en la que queremos que se les notifique a las personas seleccionadas para la notificación (E-mail, o SMS, que aún no está habilitado).

“Send Alerts for These Changes”: nos permite seleccionar, las alertas a las personas, dependiendo del cambio realizado, desde “cualquier cambio”, hasta cambios más específicos en los archivos.

“When to Send Alerts”: el tiempo en el que queremos que sean alertadas las persona, de acuerdo al cambio realizado.

Y por último las opciones de “OK” y “CANCEL”, ubicadas en la parte inferior y posterior de la ventana.

2.10.- MANDAR UN DOCUMENTO POR CORREO ELECTRÓNICO.

Este método nos permite mandar un correo electrónico con el Link del documento, automáticamente se manda el vínculo a una página emergente de “Outlook”, para ingresar el correo electrónico, y si se desea algún texto. A continuación se presenta la forma de hacerlo.

A manera de ejemplo, estamos en el sitio de Recursos Humanos:

1. En el archivo que deseemos mandar, le daremos clic en la pestaña azul al final del nombre del archivo y seleccionamos la opción


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“Send To”, y posteriormente “E-mail a Link”, como se muestra en la imagen anterior.

2. Después de haber realizado el paso anterior, se desplegara un nuevo correo de “Outlook”

CAPITULO 3: USO DE LAS LISTAS DE SHARE POINT.

3.- USO DE LISTAS. Probablemente la sección más importante en Share Point, ya que en esta sección se capturan los datos que en un futuro nos será de suma utilidad, para proyectos, cursos, procesos, etc. En cada sitio se encontrara una serie de “Listas”, con distinta información, o requerimientos.

A continuación se presenta una serie de “Listas” en el sitio de “Recursos Humanos”, se ejemplificara el cómo agregar un “Item” en una lista:

Este es el ejemplo de listas en el sitio de “Recursos Humanos”, se aprecian las “Listas”, de “Calender, Solicitudes de capacitación, Criterios, Prioridades, Plan de capacitación y Gastos”, a estas listas se le puede agregar “Items”, que es la información que va quedando almacenada en Share Point.

A continuación, se describe la manera en que puede agregar un “Item” en una lista de Share Point, se toma por ejemplo el caso de Recursos Humanos, donde se tomara una lista, para agregar información:

Se ingresa el correo de la persona a quien va dirigido, algún texto si fuese necesario y se envía el archivo.


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Dentro del sitio de Recursos Humanos, encontraremos varias listas, en este caso seleccionamos la de “Solicitudes de capacitación” y se desplegara lo siguiente:

Tendremos que dar clic sobre la opción de “Add new ítem”, para que se abra una nueva ventana con las opciones de captura, como se muestra a continuación:

Esta es una de muchas ventanas que nos pueden desplegar al seleccionar una diferente lista, en este caso se procede a llenar la lista con los datos requeridos y presionar donde dice “Save” o de lo contrario “Cancel” para cerrar la ventana. (Los asteriscos en rojo, señalan que es un dato indispensable para la captura).


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Una vez que se llena con toda la tabla con los datos necesarios, se presiona “Save” y el ítem quedara guardado en Share Point y muestra de la siguiente manera:

NOTA: sabremos que nuestro ítem fue exitosamente grabado al ver que aparece la leyenda “New” en el último ítem.

3.2.- CALENDARIO

La opción de calendario es una lista más dentro de cada sitio en Share Point. Nos sirve para registrar acontecimientos importantes que se llevaran a cabo, todos los participantes de Share Point tienen acceso a ver estos detalles en el calendario.

A continuación se muestra la manera de usar esta herramienta, el acceso lo realizaremos desde el sitio de “Recursos Humanos”:

La opción de calendario, aparece por default, en todos los sitios, y se da clic sobre “Calendar”, para que nos desplegué la siguiente ventana:


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Dentro de las opciones del calendario, tendrá la posibilidad de agregar un Ítem en los días del calendario, solo sitúas el cursor sobre el día en que

quieres agregar el ítem y aparecerá el icono le das clic y se desplegara la siguiente ventana:

“Title”: para el título del Ítem que desea agregar.“Location”: si es necesario poner una locación específica, este es el espacio para ponerlo.“Start Time/End Time”: fecha en que inicia y finaliza, incluso con opción a horas exactas.

“Description”: espacio para poner algún texto, si así se requiere.“Category”: en esta opción se especifica el tipo de evento desde un cumpleaños, hasta una junta formal.

Una vez listo el recuadro, con todos los espacios necesarios, se procede a grabar.

NOTA: recuerde que los asteriscos rojos, indican que es un campo obligatorio.

3.3.- TASK.

Una opción más, que por default, las listas de Share Point tienen, su utilidad recae en tener una lista de ítems con las tareas que tenemos que llevar a cabo durante un periodo de tiempo.

Su ubicación es similar a la del calendario, como se muestra en la siguiente imagen:


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Al dar clic sobre “Task” se desplegara una lista con diversas opciones, y

la opción de , la cual presionaremos, para que nos aparezca una nueva ventana.

“Title”: para el título de la tarea.

“Pririty”: selecciona prioridad (1, 2,3)

“Status”: opción para seleccionar el estatus de la tarea.

“% complete”: porcentaje (100%).

“Assigned to”: asignar gente de una lista.

“Description”: para agregar la descripción de las actividades de la tarea.

“Start Date/Due Date”: opción para agregar el inicio y el vencimiento de la tarea.

3.4.- USO DEL TEAM DISCUSSION.

Lista por default activa dentro de los sitios de Share Point. Su principal utilidad es la opción que tienen los participantes de Share Point, para subir temas de sugerencia, interés, etc. Quedan guardados para posteriormente ser revisados.

Su acceso es igual al del Calendario.


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“Subject”: para agregar el título de la discusión.

“Body”: el párrafo (os) que tenemos para discutirlo.

Y por último presionar “sabe”.

Al dar clic en “Team Discussion” se desplegara una lista y seleccionar la opción de , para que aparezca el cuadro de opción:


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Pasos:

1.- Analizar la carpeta o lista que se quiere modificar.

2.- Enviar correo electrónico al administrador.

3.- Esperar respuesta por correo electrónico.

Pasos:

1.- Enviar correo electrónico, con el motivo del cambio de password.

2.- Esperar respuesta por correo electrónico.

CAPITULO 4.- Procedimiento para solicitud de cambios en la herramienta.4.1.- PROCESO DE CAMBIO DE PASSWORD. 4.2- PROCESO DE CREACION/MODIFICACION/ELIMINAR

LISTAS O CARPETAS


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CAPITULO 5.- Configuración de archivos Host.5.1- PASOS DE LA CONFIGURACION DE ARCHIVOS.

1. Ir al directorio de su PC C:\Windows\System32\Drivers\etcMAC: /private/etc/hosts

2. Haga clic derecho en el archivo hosts3. Seleccionar propiedades4. Ir al tab de security5. Haga clic en el botón Edit.6. Haga clic en el botón Add y escribir Everyone7. Haga clic en OK8. Seleccionar everyone en la sección Group or user names9. En la sección permissions seleccionar Full Control10. Dar clic en OK11. Hacer clic derecho nuevamente en el archivo hosts12. Seleccionar Open with y seleccione su edito de texto 13. Al final del archivo agregar una línea que contenga los siguiente:

a. 192.168.1.60 collaboration14. Asegúrese que el espacio entre la dirección IP y la palabra

collaboration sea un “tab”

CAPITULO 6.- Problemas recurrentes en Share Point.6.1- PRINCIPALES PROBLEMAS Y SOLUCIONES.

A) Cuando intento eliminar un archivo, recibo un mensaje de que el archivo está desprotegido o bloqueado para su edición por otro usuario- Síntoma

Cuando intenta eliminar un archivo, es posible que vea el siguiente mensaje: Otro usuario ha desprotegido el archivo o lo tiene bloqueado para su edición.

- Resolución No puede eliminar un archivo desprotegido por otro usuario.

Póngase en contacto con el usuario que ha desprotegido el archivo y solicítele que lo proteja, o póngase en contacto con el propietario del sitio para obtener asistencia.

B) Cuando veo la página de inicio de mi sitio, recibo un mensaje de error de elemento Web- Síntoma Cuando ve la página de inicio de su sitio, es posible que vea

alguno de los siguientes mensajes:

1) Error de elemento Web: El formato de una de las propiedades del elemento Web no es correcto. Windows SharePoint Services no puede deserializarlo. Compruebe el formato de las propiedades y vuelva a intentarlo.

2) Error de elemento Web: No se puede deserializar (convertir un flujo XML a un objeto) del elemento Web en el servidor.

- Resolución Si ve cualquiera de estos mensajes, notifíqueselo a su

administrador del servidor

C) Recibo el mensaje de "servicio no disponible" cuando intento ver mi sitio o las páginas de administración desde mi sitio o servidor- Síntoma Cuando intenta ver un sitio, es posible que vea el siguiente

mensaje:

1) Servicio no disponible


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- Resolución Si ve el mensaje "servicio no disponible", hay un problema

con el grupo de aplicaciones de la aplicación Web. Notifíqueselo a su administrador del servidor.

D) Cuando intento ver las páginas de informe de utilización del sitio, recibo un mensaje de que los informes de uso no están disponibles- Síntoma Cuando intenta ver la página de informe de utilización del

sitio, es posible que vea el siguiente mensaje:

1) No hay disponible un informe de uso para este sitio. El procesamiento de uso puede estar deshabilitado en este servidor o los datos de uso de este sitio no se han procesado aún.

- Resolución Para que aparezcan datos en la página Informe de uso del

sitio, debe estar activado el procesamiento de uso y registro, y los usuarios deben haber visitado alguna página del sitio. Póngase en contacto con el administrador del sitio para comprobar que el procesamiento de uso y de registro están activados en Windows SharePoint Services 3.0. Además, si el sitio es nuevo (creado en el día actual) o no se ha utilizado antes de la fecha actual, no aparecerán datos hasta que se haya realizado el procesamiento de registro de uso (normalmente en un plazo de 24 horas). Si no ha habido ninguna actividad en el sitio en los últimos 31 días, aparecerá el mensaje "no hay datos"

E) Cuando intento cargar un archivo, recibo un mensaje de que el archivo "ha superado la longitud máxima permitida"- Síntoma Cuando intenta cargar un archivo, es posible que vea el

siguiente mensaje:

1) No se puede procesar el envío del formulario porque supera la longitud máxima permitida por el administrador del sitio Web. Vuelva a enviarlo con menos información.

- Resolución El tamaño máximo de archivo predeterminado para un

archivo que se está cargando en Windows SharePoint Services 3.0 es de 50 MB. Los administradores del servidor pueden aumentar o reducir el tamaño del archivo según se necesite. Póngase en contacto con el administrador del servidor para solicitar que aumente el tamaño de archivo de carga.

F) Cuando intento cargar un archivo, recibo un mensaje de que los administradores del servidor han bloqueado el archivo- Síntoma Cuando intenta cargar un archivo, es posible que vea el

siguiente mensaje:

1) Los administradores del servidor han bloqueado en este sitio Web el archivo que intenta guardar o recuperar.

- Resolución De forma predeterminada, Windows SharePoint Services 3.0

evita que algunos tipos de archivo se carguen en el servidor. Los administradores del servidor pueden agregar o quitar tipos de archivos de esta lista según se necesite. Póngase en


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contacto con el administrador del servidor para solicitar que se desbloquee el tipo de archivo.

G) No puedo enviar un correo electrónico a un usuario después de asignarle nuevos permisos- Síntoma Cuando intenta enviar un mensaje de correo electrónico a un

usuario después de asignarle nuevos permisos, puede ver el siguiente mensaje:

1) El usuario o usuarios se agregaron correctamente, pero se produjo un error al enviar el mensaje de correo electrónico. Puede que el servidor no esté configurado correctamente para enviar correo electrónico. Póngase en contacto con el administrador del servidor para comprobar que el correo electrónico está configurado correctamente.

- Resolución Este mensaje aparece si el servidor SMTP no es válido o no

responde cuando activa la casilla de verificación Enviar correo electrónico de bienvenida a los nuevos usuarios mientras agrega un nuevo usuario a un sitio, lista o biblioteca. Notifique a su administrador del servidor que hay un problema con SMTP

H) Recibo un mensaje de que mi sitio ha superado la cuota de almacenamiento- Síntoma Cuando intenta agregar información a su sitio, es posible que

vea el siguiente mensaje:

1) No se pudieron guardar los cambios, ya que este sitio Web de SharePoint ha superado el límite de la cuota de almacenamiento. Debe guardar su trabajo en otra ubicación. Póngase en contacto con el administrador para cambiar el límite de cuota del sitio Web.

- Resolución Los administradores del servidor pueden definir límites a la

cantidad de espacio de almacenamiento que los sitios pueden utilizar en el servidor. Póngase en contacto con su administrador del servidor para solicitar que se aumente la cuota de almacenamiento para el sitio Web.

IMPORTANTE. Al momento de intentar editar un archivo (Excel, Word, PowerPoint), directamente desde SharePoint y nos despliega un mensaje como el siguiente:

Sera necesario realizar una reconfiguración al software Microsoft Office, a continuación se da una serie de pasos a seguir:

1) Entrar a Control Panel.2) Entrar a la siguiente ruta, Control Panel\Programs\Programs and Features3) Buscar y seleccionar la versión del software instalada en la computadora (Office 2007,2010,

2013, etc.) 4) Dar clic en la opción Change (en la parte posterior de la ventana).5) En la ventana del instalador de Office, seleccionar la opción “Add or remove features” y

Continue.6) Buscar en la pantalla la opción “Office Tools” y expandirla.7) Con la opción expandida, buscar “Microsoft SharePoint Foundation Support”.8) Dar clic derecho, y seleccionar “Run from My Computer”.9) Dar clic en Continue, en la parte inferior.10) Y ya por último, esperar que Office termine el procedimiento.


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NOTA: se recomienda reiniciar la computadora, después de este procedimiento.