manual excel 2000

5/19/2018 Manual Excel 2000

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MicrosoftExcel 2000 Professional

Mdulo Bsico


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Microsoft Office 2000 Professional Excel Bsico

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INDICE GENERALMICROSOFT EXCEL 2000 PROFESSIONALEXCEL 2000 BSICO

LECCIN 01: INTRODUCCIN AEXCEL 2000 ................................................................ 03

IntroduccinLa ventana principalLos mens de ExcelEl primer libroSalir de Excel

LECCIN 02: LIBROS DE TRABAJO ................... 09

Conceptos generalesDesplazamientoInsertar y eliminar hojasMover y copiar hojasGuardar archivos

LECCIN 03: INTRODUCCIN DE DATOS ....... 17

Conceptos fundamentalesForma de introducir datosIntroducir nmero y textoIntroducir fechasLlenado de celdas adyacentesCreacin de seriesCreacin de tendencias

LECCIN 04: EDICIN DE UNA HOJA .............. 25

Edicin de celdasCopiar y mover celdasInsertar y eliminar celdasPegado especialBuscar y reemplazar

LECCIN 05: ORGANIZAR E IMPRIMIRHOJAS .......................................................................... 35

VentanasPanelesRevisar ortografaConfigurar pginaSaltos de pginaImprimir

LECCIN 06: FRMULAS ...................................... 47

SintaxisReferenciasReferencias a otras hojasMover y copiar frmulasRtulo y nombre

LECCIN 07: TRABAJO CON FUNCIONES ....... 57

Funciones

AutosumaPegar funcinFunciones sugeridasInsertar referenciasFunciones animadas

LECCIN 08: FORMATO DE CELDAS ................ 63

IntroduccinAnchura y altura de celdasAlineacin de datosFuente de textoBorde y rellenos

LECCIN 09: FORMATOS DE CELDAS (II) ....... 71

Formatos de nmerosFormatos personalizadosFormatos condicionalesEstilosAutoformato

LECCIN 10: CREACIN GRFICOS ................. 81

IntroduccinConceptos generalesGrficos incrustados

Hojas de grficoSeleccin de elementosAgregar datos

APNDICE I: FORMATO DE FECHA CONCUATRO DGITOS PARA LOSAOS.

APNDICE II: FORMATO DE MONEDA.EL EURO.


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Introduccin a Excel 2000

Una hoja de clculo es una aplicacin que permite la introduccin de datos y laobtencin de resultados a partir de su anlisis, de forma que nos ayuden a la hora de tomardecisiones en la empresa.

La posibilidad de incorporar frmulas complejas, de representar grficamente los datosintroducidos y de realizar el anlisis de qu sucedera si variamos algn parmetro de nuestromodelo, hacen de una hoja de clculo una herramienta indispensable en entornos econmicos o

administrativos.Excel 2000 es una hoja de clculo potente y sencilla. Su principal cualidad es la de

incorporar elementos que permiten un anlisis de los datos desde casi cualquier punto de vistasin que ello implique dificultad en su manejo.

Tareas como la creacin de presupuestos, clculos de facturas, impuestos y otras mscomplejas, como el anlisis de inventarios, anlisis de ventas o anlisis estadsticos son mssencillas en un entorno como el de Excel 2000.

Adems, las aplicaciones que pertenecen a la familia Office 2000 permiten preparar

documentos para trabajar en Internet.

1.1. INTRODUCCIN


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ste tambin es el caso de Excel, donde el poder guardar una hoja de clculo enformato HTMLpermite publicarla como una pgina Web en la World Wide Web de Internet.

Como cualquier otra aplicacin Windows, Excel 2000 (a partir de ahora simplementeExcel) se inicia a travs del men Inicio. Busque el elemento en la carpeta Programas queidentifique esta hoja de clculo y, al elegirlo, se cargar la aplicacin.

Si es un usuario asiduo de Excel, debera crear un acceso directo al mismo de formaque su inicio sea ms rpido.

Al iniciar Excel, aparece su ventana principal, con la que trabajaremos a lo largo delcurso. Dentro de ella se abre una ventana de libro cuyo nombre figura en el ttulo de la ventana

principal (Libro n).

Excel ya est preparado para la introduccin de datos, frmulas, la creacin degrficos, etc., utilizando el libro nuevo que aparece en pantalla o recuperando uno que hayacreado con anterioridad y que tenga guardado.

Antes de centrarnos en las posibilidades que nos ofrece Excel para el clculo,presentacin e introduccin de datos, fijmonos en los distintos elementos que se visualizan ensu ventana principal.

1.2. LA VENTANA PRINCIPAL


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En la parte superior de la ventana aparece la llamada barra de ttulo. En ella se indicael libro que est utilizando en Excel. Excel asigna inicialmente el nombre Libro 1, Libro 2,

etc., a los libros que se van creando. Lgicamente usted podr cambiar dichos nombres.

Seguidamente puede ver la zona de la ventana donde se sitan las barras deherramientas. Inicialmente Excel aparece con la barra de mens(que es tratada como una

barra de herramientas ms) y las barras de herramientas Estndar y Formato.

Las barras de herramientas permiten acceder rpidamente a los comandos de laaplicacin. En la mayora de casos habr un botn en una barra de herramientas y un comandoequivalente en la barra de mens. En otros casos slo podr realizar la accin a travs de la

barra de herramientas adecuada.

Seguidamente puede ver la llamada rea de edicin. En esta parte de la ventanadestaca, a su izquierda, el cuadro de nombres que permite un desplazamiento rpido acualquier posicin de la hoja. A su derecha est la barra de frmulas donde introducir losdatos o funciones que desee.

La parte central de la ventana, que ocupa la mayora de sta, es la zona de datos. Estdividida en filas (1, 2, 3,.... ) ycolumnas (A, B, C, ...). A la interseccin de una fila con unacolumna se le llama celdaque es el rectngulo donde usted puede introducir datos o frmulas.Para identificar una celda, por lo tanto, deber indicar tanto su columna como su fila (Al, A2,B5,...). En esta zona aparecen las barras de desplazamiento, que permiten situarnos encualquier parte de la hoja de clculo.

Finalmente aparece la barra de estado en la parte inferior de la ventana. En esta zonaExcel le informa de algunos detalles, como el estado en el que se encuentra (introduciendodatos, realizando una copia de celdas, etc.) y la situacin de algunas teclas como [ Bloq

Mays], [Bloq Num], etc...,


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El men principal de Excel contiene la mayora de las acciones que es posible realizarcon esta hoja de clculo. Estas acciones podrn realizarse utilizando la opcin de men o conun botn equivalente en una barra de herramientas.

Vamos a ver de forma general para qu sirven las distintas partes del men principal deExcel.

- Men Archivo: desde este men podemos, entre otras cosas, abrir un libro, cerrarlo,guardarlo, imprimirlo o abandonar Excel. Tambin podr acceder a la nueva

caracterstica Guardar como pgina Web desde este mismo men.

- Men Edicin: permite copiar, mover o borrar celdas y, adems, rellenarlas con unvalor. Tambin aparecen los comandos Buscar y Reemplazar con los que podrencontrar y/o sustituir un elemento por otro.

- Men Ver:proporciona la posibilidad de cambiar el aspecto de la ventana que muestraExcel. Podr ver cmo va a imprimirse una hoja de clculo a travs de la vista previade salto de pgina.

- Men Insertar: proporciona la posibilidad de insertar celdas, hojas, saltos de pgina,nombres, funciones, comentarios, grficos, etc. En definitiva, cualquier elemento que

pueda tener en su hoja de clculo.

- Men Formato: con este men, podemos cambiar el aspecto de las celdas o delelemento que hayamos seleccionado previamente. Si no ha seleccionado nada, elformato slo afectar a la celda en la que se encuentre.

- Men Herramientas: desde este men podr hacer una revisin ortogrfica, unaauditora o realizar trabajos con marcos, entre otras muchas cosas.

- Men Datos: proporciona utilidades de bases de datos, como manejo de listas,ordenacin de tablas y acceso a datos. Adems podr mostrar la hoja de una formaresumida o esquemtica.

- Men Ventana:permite reorganizar ventanas o activar la ventana especificada. La listade libros abiertos se presenta al final de este men.

- Men Ayuda (?): proporciona informacin sobre aprendizaje y uso de MicrosoftExcel. Se incluye la posibilidad de llamar al Ayudante de Office.

Como ya comentamos al principio del captulo, existen unos botones que permiten

acceder a algunas opciones del men de un modo ms rpido.

1.3. LOS MENS DE EXCEL


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As, por ejemplo, el botn es equivalente a la opcin del men Archivo / Abrir.

Existe otro tipo de mens: los llamados mens contextuales. Aparecen al hacer cliccon el botn derecho del ratn en un determinado objeto.

Dicho tipo de men permite acceder de una forma rpida a las acciones ms usualesque se realizan sobre el objeto que ha pulsado. Por ello el men que aparece depende de dichoobjeto.

En definitiva, Excel permite realizar sus distintas funciones y comandos de diferentesformas: a travs de un men desplegable, con un botn de una barra de herramientas o con elmen contextual de un determinado objeto.

Lo importante es que usted conozca que tiene a su disposicin estas posibilidades y lasutilice cuando lo necesite.

Este captulo sirve para que tenga una idea de cmo se trabaja en Excel, pero sinpretender que aprenda los conceptos que se introducen. A lo largo del curso podr aprender ypracticar todo lo que en este captulo ni siquiera se explica.

En el curso en pantalla ver cmo seleccionar celdas, introducir datos o frmulas y conqu sencillez se puede crear un grfico a partir de los datos de la hoja de clculo. Podr vercmo la existencia de asistentes facilita en gran medida el proceso, que de otra forma seramucho ms complejo de llevar a cabo. sta es lafilosofade Office.

Para salir de Excel una vez hemos terminado el trabajo, puede seleccionar la opcinSalir del men Archivo. Tambin es posible abandonar Excel mediante cualquiera de losmodos normales de cerrar una ventana de Windows.

Si usted no ha realizado cambios en el libro de trabajo, Excel se cerrar y saldr alescritorio de Windows. Sin embargo, si ha realizado alguna modificacin, se le preguntar sidesea guardar los cambios. Si responde que no, se perdern los cambios que realiz desde la

ltima vez que grab.

1.4. EL PRIMER LIBRO

1.5. SALIR DE EXCEL


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Libros de Trabajo

Cuando trabaje en Excel, siempre lo estar haciendo en un determinado libro. En Excellos archivos son llamados libros, debido a que son los recipientes donde se guardan las hojasde clculo. Por lo tanto, es lo mismo hablar de un archivo de Excel que de un libro de Excel.

As, un libro de Excel puede contener distintas hojas de clculo, identificadas a partir

de sus etiquetas (Hoja1, Hoja2, ...), que es donde usted introducir los datos y el resto deelementos que se pueden insertar.

Al iniciar Excel, se encontrar con un libro nuevo de trabajo en el que podr ver tresetiquetasde hoja de clculo, nmero de hojas predeterminado para los libros.

Si desea un nmero diferente de hojas de clculo para los nuevos libros, no tendr msque especificarlo en la ficha General del cuadro de Opciones (men Herramientas).A partirde ese momento, todos los libros que se creen tendrn dicho nmero de hojas de clculo.

De todas formas, usted puede insertar nuevas hojas de clculo en un libro siempre que

lo necesite.

Como ya sabe, una hoja de clculo no es ms que una cuadrcula compuesta por filas ycolumnas. El lugar donde realmente se pueden introducir datos es la celda, que es lainterseccin entre una determinada fila y una determinada columna.

El nombre de las columnas sigue el siguiente orden: A .. Z, AA .. BA .. BZ, as hastala columna IV.En cuanto a las filas, se dispone de hasta 65.536. Por tanto, la ltima celda deuna hoja de clculo de Excel ser la IV65536.

Desplazamiento en una hoja de clculo: Para visualizar cualquier punto de la hoja declculo, puede utilizar las barras de desplazamiento horizontal y vertical. Si lo que desea essituar la celda activa en un punto especfico de la hoja, debe utilizar el ratn o determinadascombinaciones de teclas.

2.1. CONCEPTOS GENERALES

2.2. DESPLAZAMIENTO


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Si utiliza el ratn y la celda a la que quiere acceder est visible, slo tiene que pulsarcon el ratn sobre ella. Si la celda no est visible, primero debe visualizarla utilizando las

barras de desplazamiento y, una vez visible en pantalla, hacer clic sobre ella.

Para acceder a una celda mediante teclado, existen las siguientes posibilidades:

- Teclas de direccin: desplazan una posicin la celda actual.

- [RePg], [AvPg]: desplazan una ventana hacia arriba o hacia abajorespectivamente.

- [Inicio]:sita la celda activa en la columna A.

- [Ctrl] + [Inicio]:sita la celda activa en la posicin de celda A l.

- [Ctrl] + [Fin]:posiciona la celda activa en la ltima celda con datos de la hoja.

Para situarse en una determinada celda existe tambin la orden Ir a,situada en el menEdicin, a la que tambin se tiene acceso mediante la combinacin de teclas [Ctrl] + [I]o latecla [F5].

Otra forma de acceso es utilizando el Cuadro de nombres, en el que se puedeintroducir la direccin o referencia a la que se desea acceder y despus pulsar [Intro]. Estecuadro adems nos permite introducir un nombre que ser utilizado para referenciar la celdaactiva o el grupo de celdas seleccionadas en el momento de crear el nombre.

Desplazamiento en un libro de trabajo:Para desplazarse por las diferentes hojas deque consta un libro, se dispone de los botones de desplazamiento, que sirven para mostrar lasdistintas etiquetas de las hojas. Estos botones estn situados a la izquierda de la barra dedesplazamiento horizontal.

Los botones de desplazamiento sirven nicamente para mostrar las diferentes etiquetasde las hojas. Para activar una hoja, debe hacer clic en su etiqueta.

Tambin es posible acceder a las diferentes hojas mediante el teclado:

- [Ctrl] + [AvPg]: Pasa a la siguiente hoja- [Ctrl] + [RePg]: Pasa a la hoja anterior.


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Por otra parte, podr saber en qu columna y fila se encuentra en todo momento ya que,al situarse en una determinada celda, Excel destaca su ttulo de columna y de fila. Adems,

en el cuadro de nombre tambin aparece el nombre de la celda, que inicialmente es sureferencia (Al, B1, etc.)..

En un libro de trabajo se pueden insertar o eliminar hojas fcilmente. El nmeromximo de hojas que puede contener un libro depende de la memoria disponible del

ordenador.

A la hora de insertar o eliminar hojas, el proceso puede hacerse bien para una nicahoja o bien para un conjunto de hojas

En cualquiera de los casos es necesario seleccionar la/s hojas/s previamente. Si slodesea seleccionar una nica hoja, pulse en su etiqueta, pero si desea seleccionar ms de unahoja, deber seguir las siguientes instrucciones:

- Si lo que desea es seleccionar dos o ms hojas adyacentes,pulse sobre la etiqueta dela primera y, manteniendo pulsada la tecla [Mays], haga clic en la ltima hoja.

- Si las hojas no son adyacentes, el proceso es similar, pero manteniendo presionada latecla [Ctrl] en lugar de [Mays] y haciendo clic en las distintas hojas.

- Tambin puede seleccionar todas las hojas de un libro mediante el men contextual deuna etiqueta de hoja de clculo.

Para insertar un determinado nmero de hojas, seleccionaremos tantas etiquetas como

hojas deseemos insertar y despus elegiremos en el men Insertar la opcin Hoja de clculo.Las nuevas hojas aparecern a la izquierda de la primera etiqueta seleccionada.

Para eliminar hojas, seleccionaremos las etiquetas de las hojas a suprimir y elegiremosdel men de Edicin el comando Eliminar hoja.

Tambin se pueden insertar o eliminar hojas usando el men contextual de la etiquetade la hoja.

Cuando insertamos una hoja, sta se convierte en la hoja activa; si lo que hacemos essuprimirla, la hoja de la derecha se convierte en la hoja activa.

2.3. INSERTAR Y ELIMINAR HOJAS


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El nombre de una etiqueta de hoja puede tener un mximo de 31 caracteres,permitindose espacios en blanco. Sin embargo, existen ciertas restricciones, como no

escribirlo entre corchetes [ ] o utilizar los caracteres /, \, ? y *.

Para cambiar el nombre de una etiqueta, haga doble clic sobre ella y escriba el nuevonombre. El cambio de nombre de hoja tambin se puede realizar desde la opcin Cambiarnombre... de su men contextual.

Excel proporciona la posibilidad de reorganizar las hojas de un libro de trabajo, ascomo mover hojas a otros libros e incluso a libros nuevos. Tambin se pueden copiarfcilmente hojas dentro de un libro de trabajo en otro libro existente o en uno nuevo.

A continuacin se describen los procesos de mover y copiar hojas.

MOVER HOJAS:

Se selecciona la etiqueta y se arrastra por la fila deetiquetas. Un tringulo negro nos indica la posicin donde seinserta la hoja. Para situarla en la posicin elegida, soltaremos el

botn del ratn. Este mismo procedimiento se puede realizarseleccionando varias hojas a la vez.

Si el libro destino de la hoja (ya sea al moverla o alcopiarla) est visible en pantalla, podr arrastrar la hoja a dicholibro y soltarla en el mismo, producindose el efecto deseado, esdecir, mover o copiar la hoja de clculo.

En una prxima leccin aprender a mostrar ms de un

libro a la vez en pantalla.

Para mover hojas de un libro de trabajo a otro, se seleccionan las hojas a mover y seelige el comando Mover o copiar hojadel men Edicin.

Est opcin muestra un cuadro de dilogo en el que se selecciona el libro de trabajodestino (incluso uno nuevo) y el lugar donde se desea colocar las hojas.

COPIAR HOJAS:

Con el mismo procedimiento de arrastre del ratn que utilizamos para mover, podemos

crear una copia si se mantiene la tecla [Ctrl]pulsada al mismo tiempo.

2.4. MOVER Y COPIAR HOJAS


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Tambin, al igual que con mover, podemos utilizar la opcin Mover o copiar hojadelmen Edicin;pero en esta ocasin deberemos activar la casilla Crear una copia.

Si en el libro de trabajo destino existe una hoja con el mismo nombre que la hoja quevamos a copiar o mover, Excel le cambia el nombre aadindole un nmero para diferenciarla.

Una vez haya acabado de trabajar con un libro, el paso siguiente es guardarlo en discopara poder recuperarlo en otro momento.

Si el libro es nuevo, deber asignarle un nombre al guardarlo. Para ello, seleccione enel menArchivola opcin Guardar como.

El cuadro Guardar comoes muy parecido al de Abrir, teniendo que indicar el nombredel libro y el formato con el que quiere que se guarde.

Por defecto, el documento se graba con el formato de Libro de Excel,con la extensin.xls, aunque en la lista Guardar como tipo de este cuadro de dilogo puede elegir formatosdistintos para ser ledos por otras aplicaciones.

Por ejemplo, se le permitir guardar los archivos con el formato de versionesanteriores, de forma que pueda utilizar el documento en una versin anterior de Excel.

2.5. GUARDAR ARCHIVOS


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Esto es muy til. En muchas organizaciones coexisten diversas versiones de unamisma aplicacin. As, usted podra ser uno de los afortunados que disponen de Excel 2000,

pero tener que pasar un libro a un compaero que slo dispone de Excel 95.

La solucin es sencilla: guardar el libro con el formato de Excel 5.0/95, con lo que sucompaero podr abrir el documento, aunque deber tener en cuenta que perder lascaractersticas especiales de Excel 2000 que no aparecen en versiones anteriores.

Adems, es posible guardar el libro con dos formatos distintos a la vez. Esto se conocecomo el formato dual.

El tipo de archivo Libro de Microsoft Excel 97/2000 y 5.0/95permite guardar el libropara que se pueda abrir tanto en Excel 5.0, Excel 95, Excel 97 y Excel 2000.

De esta forma, las caractersticas nuevas siguen estando disponibles siempre que abrael libro con Excel 2000. Tenga en cuenta que esto supone una mayor ocupacin de espacio endisco, por lo que slo es adecuado cuando realmente sea necesario.

Si desea conocer qu caractersticas de Excel 2000 se perdern al guardar el libro en unformato distinto, utilice la ayuda, como aprendi en una leccin anterior.

El resto de caractersticas del cuadro de dilogo Guardar comoes muy parecido al del

cuadro Abrir.

As, en el campo Guardar ense indica la ubicacin donde se guardar el libro. Puedeacceder a cualquier lugar de su disco duro o de cualquier otra ubicacin a travs de esta lista yel botn Subir un nivel . puede guardar el documento en las carpetas Favoritos yCarpetas Web, con el significado que esto tiene. Para ello utilice la barra de Direcciones.

Finalmente, comentarle algunas opciones que se establecen para el proceso de guardarun libro. Estas opciones se establecen a travs del comando Opciones generales del menHerramientasque se sita en el mismo cuadro de dilogo Guardar como.

As, es interesante la opcin Crear siempre una copia de seguridad, ya que cada vezque guarde un libro en un archivo, Excel conservar la versin anterior del mismo como copiade seguridad.

Otra forma de proteger los documentos es mediante una contrasea para que otrosusuarios no puedan abrirlos y modificar su contenido.

Con Contrasea contra escritura impedir que se modifique el contenido de undocumento, aunque estar permitido examinar su contenido (abrirlo como solo lectura).


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Para indicar a otros usuarios que abran un documento como slo lectura, active lacasilla Se recomienda slo lectura. As, al abrir el libro como solo lectura y realizarmodificaciones, tendr que guardar el documento con otro nombre.

Y si lo que desea es impedir que otros usuarios puedan incluso abrir el libro, utilice lacontrasea de proteccin. Tenga cuidado de no olvidar la contrasea, ya que, en dicho caso,ni usted mismo podr acceder al libro.

Por otra parte, no es necesario acceder al men Archivo para guardar un libro de Excel.Desde la barra de herramientas Estndar, con el botn guardar un documento que hayasido almacenado con anterioridad, por lo que el proceso ser automtico sin pasar por elcuadro Guardar como.

Sin embargo si el documento se guarda por primera vez, el hecho de pulsar en la barrade herramientas correspondiente botn tendr el mismo efecto que acceder al comando

Guardar como.


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Introduccin de Datos

En Excel usted puede introducir dos tipos de datos en una celda:

- Un valor constante, que es todo dato que escriba directamente en una celda. Puede serun valor numrico, una fecha, texto, etc. Este valor no cambia nunca, a no ser que ustedvuelva a editar la celda y lo haga expresamente.

- Una frmula, que es una secuencia de valores, referencias a celdas, nombres,funciones u operadores que producen un determinado resultado. Las frmulascomienzan siempre con el signo igual (=), de forma que Excel puede distinguir entre loque es un valor constante y una frmula. El valor de una frmula puede modificarse simodifica el valor de otras celdas.

En Excel, un valor numrico slo puede estar compuesto por los caracteres de dgito 0al 9 y los caracteres + - ( ) , / $ % . E e. El punto sirve como separador de miles y la comacomo parte decimal del valor.

Si Excel no puede interpretar el valor introducido como un nmero o como fecha, hora,valor lgico o error, entonces lo interpretar como texto.

En todo momento en la barra de frmulas podr ver el contenido de la celda activa. Siel valor es numrico, independientemente de que tenga aplicado un determinado formato, en la

barra de frmulas slo se ver dicho valor.

Si se trata de una frmula, el valor resultante se mostrar en la celda, mientras que lafrmula en s lo har en la barra de frmulas.

NOTA: Es importante destacar que Excel utiliza los smbolos para la unidad monetaria y losseparadores de miles y decimales que indiquen en la Configuracin regionalde Windows.

As, se ha indicado que se utiliza la coma para indicar la parte decimal de un nmero yel punto como separador de miles. sta es la configuracin que se utiliza en Espaa, pero enotros pases no tiene qu coincidir.

Lo mismo ocurre para el smbolo de moneda. Por ello, en nuestro curso hemosutilizado la abreviatura u. m., es decir, unidades monetarias.

Para acceder a la Configuracin regionalde su equipo, utilice al Panel de ControldeWindows.

3.1. CONCEPTOS FUNDAMENTALES


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Para introducir datos en una hoja de clculo, debe haber una o varias celdasseleccionadas, dado que dichos datos se situarn en ellas. Por defecto, la celda activa es lacelda seleccionada.

Siempre deber seleccionar bloques rectangulares de celdas. Para seleccionar un rangode celdas, hay que hacer clic en la primera celda del grupo, arrastrar con el ratn hasta laltima y soltar.

Para seleccionar celdas o rangos no adyacentes, se debe pulsar la tecla [Ctrl] mientrashace clic sobre las celdas adicionales.

Tambin puede seleccionar toda una columna o toda una fila. Para ello, deber pulsaren el ttulo de la columna o fila. Si desea seleccionar toda la hoja de clculo, haga clic en elcuadro interseccin entre los ttulos de columnas y de filas.

Una vez seleccionado un determinado rango de celdas, puede introducir datos en dichaseleccin, trasladndose de una celda a otra. Si presiona la tecla [Intro] el movimiento ser dearriba a abajo, si utiliza la tecla [Tab], eldesplazamiento es hacia la derecha. Para ir en elsentido opuesto, presione [Mays] y las teclasanteriores.

Al introducir un valor en unacelda, en la barra de frmulasaparecen dos botones. Uno en formade aspa, que cancela la introduccindel valor (equivalente a pulsar la tecla[Esc] en el teclado) y otro en formade v, que acepta los datosintroducidos (tambin podra pulsar latecla [Intro].

El botn con el signo Igual (=), permite indicar que desea establecer una formula en lacelda y le da acceso a las funciones disponibles en Excel. Ya lo veremos cuando estudiemos laforma de introducir frmulas.

En ocasiones, desear rellenar un rango de celdas con un mismo valor. En ese caso,seleccione el rango, introduzca el valor en la primera celda del mismo y no acepte con [Intro],sino hgalo con [Ctrl] + [Intro].

Si ha cometido un error en el ltimo comando o entrada de datos realizada, puede

deshacerlo seleccionando Edicin / Deshacer o haciendo clic sobre el botn Deshacer .

3.2. FORMAS DE INTRODUCIR DATOS


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NMEROS: En Excel existen distintos formatos de nmero. Cuando se crea una hojanueva, todas las celdas poseen el mismo formato de nmero, el formato General. Medianteeste formato se muestran los nmeros de la forma ms exacta posible y si el dato no cabe en lacelda se visualizar en formato cientfico.

Al introducir valores numricos, puede introducir los siguientes signos:

- El signo punto ( . )se utiliza como separador de miles en una cantidad.- El signo coma ( , )se utiliza para expresar decimales.

- El signo menos ( - )se utiliza para indicar una cantidad negativa, aunque tambin sepuede indicar encerrando la cantidad entre parntesis.

- El signo ( % )se utiliza para dar al nmero un formato de porcentaje.

En Excel se ha de llevar especial cuidado al introducir datos en forma defracciones ya que si se utiliza la nomenclatura del tipo 4/3, Excel entender que seha introducido una fecha. Las fracciones se deben introducir como fraccionesmixtas, por ejemplo 4/3 = 1 1/3.

La forma en que se visualizan los nmeros en una celda depende del formato que lacelda tiene asignado, pero internamente Excel almacena los valores con 15 dgitos de exactitud

para los nmeros decimales y este valor interno es el utilizado para los clculos realizados porExcel. Si desea que se utilicen los valores con la precisin con que aparece en pantalla, deberacceder al cuadro Opcionesmediante la orden Herramientas / Opciones y activar en la fichaCalcular la casilla de verificacin Precisin de pantalla. Debe tener en cuenta que, si seutiliza la precisin de pantalla, ya no ser posible recuperar los valores internos anteriores.

Si el nmero no cabe en la celda y sta tiene asignado un formato, aparecer como####### para indicar que la celda es muy pequea para presentar el dato.

Excel dispone de un comando para fijar el nmero de decimales en la hoja de clculo

de forma que cualquier cantidad introducida ser dividida por una potencia de 10 Igual alnmero de decimales introducido. Para indicar esta opcin, deber seleccionar Herramientas /Opciones, seleccionar la ficha Modificar y activar la casilla de verificacin Nmero fijo dedecimales, indicando el nmero de decimales deseado.

Por ejemplo, si se elige un nmero de decimales igual a 3 y se introduce el valor 5, sevisualizar en la celda activa el valor 0,005.

Esta opcin tambin sirve para introducir ceros a la derecha de un nmero entero. Porejemplo, para introducir 28000 simplemente introduciendo 28 en la celda, se pone el nmerofijo de decimales a -3. Tenga en cuenta que al hacer estas operaciones, los valores anteriores a

la activacin del nmero de decimales no se vern afectados.

3.3. INTRODUCIR NMEROS Y TEXTO


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Si desea introducir un nmero como si fuera texto, deber escribir un apstrofo ( ' )delante de la cifra. Podr distinguir si una cifra est introducida como texto ya que el texto por

defecto siempre est alineado a la izquierda.

TEXTO:Un texto es cualquier conjunto de caracteres que se introduce en una celda y que nose corresponde con el formato de nmero, frmula, fecha, hora o valor lgico. Una celda puedecontener hasta 32.767 caracteres a los cuales se les puede dar formato individualmente. Enversiones anteriores el nmero de caracteres estaba limitado a 255.

Un texto puede invadir la celda de la derecha siempre que sta est vaca, pero setruncar su contenido cuando la celda contigua de la derecha contenga datos. Para evitar queun texto invada la celda del lado derecho, se puede introducir el texto en varias lneas dentrode una celda. Para ello, deber seleccionar en el men Formato la opcinCeldas y despusseleccionar la ficha Alineacin activando en esta ficha la casilla de verificacin Ajustar texto.

Las fechas se almacenan internamente como nmeros de serie, es decir, el nmero dedas transcurridos a partir del origen, y las horas como un porcentaje del da. En Excel, elorigen de las fechas es 1 de Enero 1900; aunque puede modificar este parmetro.

Cuando se introduce en una celda de la hoja de clculo un valor en un formatoreconocible por Excel como de fecha o de hora, automticamente se le asigna a la celda eseformato y cualquier otro valor introducido despus en la celda ser tomado como fecha u hora.

Un ejemplo de introduccin de flechas sera 24/ 06/1999. Los distintos formatos paraintroducir fechas se vern ms adelante en este manual.

En Excel 2000 usted puede escribir 2 o 4 cifras para la parte correspondiente al aodeuna fecha. Lo mejor es hacerlo siempre con 4 cifras, de forma que no haya posible

ambigedad.Sin embargo, si lo hace slo con 2 cifras, tenga en cuenta las siguientes reglas de

interpretacin:

- Si se introduce desde 00 hasta 29para el ao, Excel interpretar que desea indicar del2000 al 2029. Por ejemplo, si se escribe 21/7/18, se interpretar que es el 21 de juliode 2018.

- Si se introduce desde 30hasta 99,Excel interpretar que desea indicar del 1930 al1999. Por ejemplo, sise escribe 21/7/89, se interpretar como el 21 de julio de 1989.

3.4. INTRODUCIR FECHAS


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Las horas se pueden expresar en formato de 12 24 horas. En el primer caso, despusde la cantidad se debe aadir am pm con un espacio de separacin entre ellos. Tambin

puede utilizar ao pen lugar de amo pmrespectivamente

Pulsando las teclas: En la celda aparecer:

[Ctrl]+[Mays]+[;] La fecha actual[Ctrl]+[Mays]+[:] La hora actual

Una vez introducido un dato en un formato reconocible, Excel asocia el tipo de formatoutilizado a esa celda y permanece asociado hasta que se cambia explcitamente, aunque seborreel contenido de la celda.

Deber borrar el formato con la opcin Borrar / Formatosdel men Edicin,para quela celda elimine el formato anterior.

Cuando desee llenar selecciones de celdas adyacentes, puede utilizar el controlador derelleno o bien seleccionar un rango de celdas y utilizar ordenes del men Edicin.

Al seleccionar una celda o un grupo deceldas, quedan marcadas por un rectnguloque las engloba en cuyo extremo inferiorderecho est situado el controlador derelleno. Al situar el cursor sobre l, setransforma en una pequea cruz. Elcontrolador de relleno relleno slo nos

permite movernos en una direccin a la vez.

COPIAR DATOS: Deber seleccionar la celda cuyo contenido desea copiar y arrastrar elcontrolador de relleno hasta la posicin deseada. Este mismo procedimiento se puede realizarmediante la seleccin de un rango de celdas que contenga en la primera celda del rango elvalor a copiar y seleccionar en el men Edicin la opcin Rellenar, eligiendo despus elsentido en que se quiere llenar.

El controlador de relleno tambin se puede utilizar para eliminar el contenido de lasceldas dentro de una seleccin. Si se mueve el controlador de relleno hacia arriba o hacia laizquierda sin pasar de la primera columna o fila de la seleccin, las celdas situadas abajo y a laderecha del controlador de relleno se oscurecen y, cuando se suelta el botn del ratn, son

borradas. Si el lmite superior o el lmite izquierdo se sobrepasa, los datos se copiarn en las

nuevas celdas seleccionadas.

3.5. LLENADO DE CELDAS ADYACENTES


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Seleccionando la opcin Rellenaren el men Edicin ver las diferentes posibilidadespara el llenado de celdas. Las opciones dejan de estar inhabilitadas cuando se selecciona un

grupo de celdas.

Las opciones de este submen relacionadas con el copiado de celdas son:

- Hacia abajo.- Hacia la derecha.- Hacia arriba.- Hacia la izquierda.- Otras hojas.

Se puede acceder a la opcin Otras hojas slo si existen varias hojas seleccionadas.Mediante esta orden se copia el contenido del rango de celdas seleccionado de la hoja activa enel mismo rango de celdas de todas las hojas previamente seleccionadas. Al utilizar esta opcin,se tiene la posibilidad de elegir entre copiar el contenido de la celda, su formato o ambas cosas.

El controlador de relleno tiene asociado un men contextual en el que tambin estasituado la orden Copiar celdas. Este men contextual aparece al realizar el llenado con el

botn derecho.

En Excel se pueden crear seriesa partir del valor de la celda activa aumentndolo odisminuyndolo en el rango de celdas seleccionadas al arrastrar el controlador de rellenoautomtico. Cuando se introduce un valor en un formato reconocible por Excel como valorextensible, lo aumenta o disminuye al arrastrar el controlador de relleno. Ejemplos de valoresextensibles son: Enero, Lunes, Trimestre1, ler Tri.

Los formatos en que se pueden introducir los datos para valores extensibles se vernms adelante en la leccin de formatos.

Otra posibilidad a la hora de crear series es introducir los dos primeros valores de laserie para que Excel observe la diferencia entre valores al crear el resto de la serie.

Si, al crear mediante llenado automtico una serie, no desea que valores como ENE oPl aumenten automticamente, deber mantener pulsada [Ctrl] a la hora de arrastrar elcontrolador de relleno.

Si desea crear series descendentes, deber desplazar el controlador de relleno ensentido contraro al seguido para crear la serie. Recuerde que deber sobrepasar los lmites dela seleccin, ya que, de otra forma, se eliminaran datos.

3.6. CREACIN DE SERIES


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Es posible crear series a partir de valores

sencillos. Para ello deber seleccionar la celdainicial y arrastrar el controlador de rellenomanteniendo [Ctrl]pulsado.

En el men contextual del controlador derelleno existen opciones para la creacin deseries.

Para poder acceder a las opciones dellenado de series de este men contextual, eldato de partida debe estar presente en la celda.

Para llenar la serie con los das de la semana,das, meses o aos, deber introducir el datoinicial en formato fecha, de otra forma noestarn habilitadas estas opciones.

En Excel es posible crear listas personalizadas de datos para utilizarlas despus en elllenado automtico. Para crear una lista personalizada, deber seleccionar Herramientas /Opciones eligiendo la ficha Listas personalizadas. Dentro del cuadro Entradas de listadeber escribir en lneas separadas los distintos elementos de la lista de llenado personalizada.Estas listas personalizadas se pueden eliminar seleccionndolas y pulsando el botn Eliminar,de esa misma ficha.


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En Excel es posible crear series sencillas de tendencias geomtricas y lineales medianteel men contextual del controlador de relleno o bien en el men Edicin eligiendo la opcinRellenar / Series.

Estas operaciones se deben utilizar nicamente para crear series sencillas, ya que paracrear series ms complejas, deber utilizar funciones de hoja de clculo como TENDENCIA,CRECIMIENTO, ESTIMACIN LINEAL, etc...

Para crear una tendencia lineal o geomtrica, deber seleccionar las celdas con los

datos iniciales de la tendencia, arrastrar el cuadro de llenado presionando el botn derecho delratn hasta seleccionar el rango deseado y soltar: aparecer el men contextual del controladorde relleno y podr elegir la opcin Tendencia lineal o Tendencia geomtrica.

Ejemplos de tendencias lineales son:

- 1, 2 --- > 3, 4, 5, 6.- 1, 3 --- > 5, 7, 9, 11.- 100, 95 --- > 90, 85, 80, 75.

Ejemplos de tendencias geomtricas son:

- 2 con incremento 2 = 2, 4, 8, 16.- 2 con incremento 3 = 2, 6, 18, 54.

3.7. CREACIN DE TENDENCIAS


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Edicin de una Hoja

Las celdas de una hoja de clculo se pueden editar para cambiar su contenido o aadirdatos a los existentes.

Existen varias formas de editar una celda: hacer doble clic sobre ella, situarse en lacelda y pulsar [F2]o, finalmente, situarse en la celda y hacer clic en la barra de frmulas.

En cualquier caso aparecer el punto de insercin, es decir, aquel punto en el que estsituado el cursor cuando la celda est en modo edicin y a partir del cual se pueden introduciro eliminar caracteres. Si la celda no est vaca al editarla, el punto de insercin se sitiar en ellugar donde se realice el doble clic. Para desplazar el punto de insercin puede utilizar lasflechas de direccin o seleccionar el nuevo punto de insercin realizando un clic con el ratnen la posicin elegida.

Cuando una celda est en modo edicin, se puede seleccionar una palabra realizandodoble clic sobre ella. Para seleccionar caracteres en una celda, deber seleccionarlos medianteel arrastre del ratn.

Cuando una celda est editada, se pueden utilizar las opciones del men Edicin:Cortar, Copiar, Pegar y Borrar, pero debe tener en cuenta que estas operaciones harnreferencia a los caracteres seleccionados dentro de la celda. Tambin se puede acceder a estasrdenes mediante sus botones correspondientes de la barra de herramientas o a travs del mencontextual de celda.

A continuacin se citan las funciones que realizan:

- Cortar: Elimina de la celda los elementos seleccionados y los coloca en elportapapeles.

- Copiar: Copia los elementos seleccionados en el portapapeles.- Pegar: Inserta el contenido del portapapeles en la celda a partir del punto de

insercin.

- Borrar: Elimina los caracteres seleccionados. Slo se puede acceder a l desdeel menEdicin o mediante la tecla [Supr].

Cuando se est editando una celda, es conveniente disponer de alguna opcin paradeshacer el ltimo cambio introducido o volver a repetirlo. Se puede acceder a estas rdenesdesde el men Edicin o mediante los botones Deshacer y Repetir de la barra

de herramientas.

4.1. EDICIN DE CELDAS


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Cada uno de estos dos botones guarda en una lista las acciones llevadas a cabo,permitiendo volver a la situacin anterior si se ha equivocado. Esta lista acta como una pila,

en el sentido de que la ltima accin realizada es la que se encuentra encima de las dems. Siselecciona deshacer una accin de la lista, se desharn dicha accin y todas las situadas encimade sta en la lista.

Si slo desea deshacer la ltima accin realizada, pulse en el botn Deshacer, sinnecesidad de mostrar la lista, El botn Rehacersigue el mismo funcionamiento, pero con elsentido contrario.

Tenga en cuenta que no siempre podr deshacer las acciones que realice. Por ejemplo,guardar o imprimir una hoja de clculo no pueden deshacerse.

Una de las operaciones que ms se utilizan en cualquier aplicacin de Office es la decortar o copiar y pegar.

En Excel, usted podr mover o copiar el contenido de unas celdas en otro lugar de lamisma hoja de clculo, de una hoja de clculo distinta e incluso de un libro distinto.

Esto ahorra mucho trabajo, ya que no es necesario volver a escribir datos que hemosintroducido en algn lugar de la hoja de clculo.

Para realizar estas operaciones puede utilizar los comandos Cortar ,Copiar y

Pegar o arrastrar las celdas directamente con el ratn.

La diferencia entre cortar o copiar unas celdas es clara. En el primer caso movemos lasceldas a un lugar distinto, por lo que desaparecen del lugar original. En el caso de copiar,lasceldas no desaparecen de la ubicacin original, sino que se crea una copia que podemos

utilizar en cualquier otro lugar.

Antes de pegar las celdas seleccionadas, debemos elegir la celda sobre la cualqueremos pegar. Si hemos copiado ms de una celda, la celda elegida se convertir en laesquina superior izquierda del rea de pegado.

Cuando pegamos celdas sobre otras existentes, se reemplaza su contenido.

Se pueden insertarceldas entre celdas existentes. Para ello, se deben cortar o copiarlas celdas seleccionadas y despus elegir el comando Celdas copiadas oCeldas cortadas delmen Insertar. La diferencia entre pegar e insertar celdas es fundamental ya que, al insertar

4.2. COPIAR Y MOVER CELDAS


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celdas, podr indicar qu debe pasar con las celdas que va a ocupar. En el caso del pegado,simplemente se reemplazan unas por otras.

Cuando ha realizado ms de una accin "cortar" o "copiar", podr comprobar queaparece la barra de herramientas Portapapeles.

El Portapapeles de Office es una de las novedades de Office 2000. Es como elPortapapeles de Windows pero con mas capacidad, de forma que no slo se guarda el ltimo

elemento fruto de una accin de cortar o copiar, sino que puede almacenar los ltimos 12elementos.

Esto puede ser muy til, permitindole disponer de ms opciones de pegado. Lo nicoque tiene que hacer es elegir el elemento que desea pegar.

Adems, el Portapapeles de Office es compartido por todas las aplicaciones de Office,por lo que podr pegar un elemento de Excel en Word, en PowerPoint o en cualquier otraaplicacin de Office (o viceversa).

Los elementos situados en el Portapapeles de Officeaparecen representados mediante un icono que indica sunaturaleza. Sin embargo, si usted desea saber exactamente lo quecontienen, puede situar el puntero del ratn por encima de dichoselementos con lo que le aparecer una etiqueta en la que semuestra el contenido. De esta forma, puede elegir con seguridadel elemento a pegar.

El Portapapeles de Office funciona como una lista en la que se van aadiendoelementos al final de la misma y se borran desde el principio cuando no caben ms,manteniendo siempre los ms recientes.

Por otra parte, elegir el ltimo elemento de la lista del Portapapeles de Office esequivalente a pulsar en el botn Pegar de la barra de herramientas Estndar, es decir, se

pega el contenido que tiene el Portapapeles de Windows.

Existen otros botones en la barra de herramientas Portapapeles:

- Copiar :Realiza una copia del elemento seleccionado.

- Pegar todo :Permite pegar todos los elementos que estn en el Porta-papeles de Office. Si alguno de esos elementos es una imagen, entonces este botn nopodr utilizarse.


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- Borrar Portapapeles :Elimina todos los elementos. No puede borrar un elementoindividualmente.

Para hacer varas copias de una celda o de un rango de ellas de una sola vez, debeseleccionar la esquina superior izquierda de las celdas que formaran las reas de pegado.

Recuerde que, para hacer selecciones de celdas no adyacentes, debe mantenerpresionada la tecla [Ctrl] mientras selecciona las celdas adicionales.

Adems, si va a pegar en varias celdas a la vez, deber utilizar el Portapapeles deWindows, ya que los elementos situados en el Portapapeles de Office solo pueden ser pegadosen un lugar a la vez.

Las operaciones de copiar y desplazar celdas tambin se pueden realizar mediante eluso del ratn.

Lo nico que tiene que hacer es arrastrar la seleccin de celdas utilizando el borde dedicha seleccin. Si desea copiar las celdas en lugar de moverlas, mantenga pulsada la tecla[Ctrl] al mismo tiempo.

Si el destino de las celdas es una hoja distinta, utilice la tecla [Alt] al mismo tiempo. Siel destino es un libro distinto, deber mostrarlo en una ventana para poder arrastrar a l.

Por eso, en estos dos casos suele ser ms cmodo utilizar los comandos Cortar/Copiar

yPegar.


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Adems, si en lugar de arrastrar con el botn izquierdo del ratn lo hace con elderecho, entonces, al soltar, aparecer un men contextual con las opciones ms utilizadas.

De esta forma no tiene que preocuparse por ninguna combinacin de teclas ni nadaparecido. Simplemente elija la opcin adecuada.

Para modificar la presentacin de datos de una hoja de clculo se pueden insertarceldas en blanco e incluso filas y columnas enteras en blanco, eliminar y borrar celdas, etc.

Al insertar celdas, las dems celdas se desplazan para incluir las nuevas. Excel seencarga de realizar todos los ajustes necesarios para que cualquier referencia a las celdasdesplazadas sea actualizada.

El proceso para insertar filas es el siguiente: deber seleccionar las filas que deseeinsertar mediante la seleccin de un nmero de ttulos de filas (tantas como desee insertar y enla posicin donde se insertarn las filas), despus deber elegir la opcin Filas del menInsertar. Las celdas insertadas desplazan a las restantes hacia abajo

Para insertar columnas, el procedimiento es similar, seleccionando los ttulos de lascolumnas y despus en el men Insertar seleccionar la opcin Columnas. Las nuevascolumnas aparecern a la izquierda de las seleccionadas.

Si desea insertar una rango de celdas en blanco, deber seleccionar un rango de celdasigual al que va a insertar y seleccionar en el men Insertar la opcin Celdas.Aparecer el

4.3. INSERTAR Y ELIMINAR CELDAS


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cuadro de la figura en el que indicar la direccin con que se deben desplazar las celdas queocupan esa posicin.

Debemos distinguir aqu entre los conceptos Eliminar y Borrar celdas.

El primero desplaza las celdas situadas alrededor de las eliminadas hasta ocupar el

espacio que stas dejan; mientras que el segundo elimina el contenido o el formato de lasceldas dejando las celdas en blanco sin destruirlas.

Al utilizar el comando Borrar del men Edicin, tendr varias opciones: la opcinContenidoelimina slo el valor de la celda; Formatoelimina el formato de la celda dejndolode nuevo en formato General. Si desea eliminar ambas cosas, debe elegir la opcin Todo.Comentariospermite eliminar las sugerencias de celda, sin afectar al contenido ni al formatode la misma.

Cuando utilice la tecla [Supr], debe tener en cuenta que el comando equivalente esEdicin / Borrar / Contenido y que, por lo tanto, la celda sigue manteniendo el formato que

tena asignado.

Finalmente, recuerde que la mayor parte de las acciones para la estructuracin de losdatos de una hoja se pueden realizar tambin desde el men contextual de celda.


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El comando Pegado especial es accesible desde el men Edicin y nos permiterealizar procesos de pegado ms especficos que con el comando habitual. Este comando semuestra disponible cuando se llevan datos al portapapeles mediante el comando Copiar, nocuando lo hace con el comando Cortar.

En el cuadro Pegado especialse indican por unlado los elementos que se desean pegar de los datos del

portapapeles y por otro, la operacin que se deber

realizar con las celdas copiadas y las del rea depegado.

Al pegar los datos del portapapeles mediante elcomando Pegado especial, se pueden separar aquellas

partes de los datos copiados a la hora de pegar en eldestino. Las distintas opciones que se presentan bajo elttulo Pegarson:

- Todo:pega todos los atributos de la celda en la nueva posicin. Esto significa pegar sucontenido, su formato, sus notas, etc...

- Frmulas: pega las frmulas del mismo modo en que se escriben sobre la barra defrmulas en rea destino.

- Valores:nicamente pega los valores como se muestran en las celdas.

- Formatos:pega solo los formatos en las celdas destino de forma que, a partir de esemomento, aunque aparentemente estn vacas, tendrn asociado un formato.

- Comentarios:solo se copian los comentarios de las celdas.

- Validacin: se pegan las reglas de validacin de entrada de datos, cosa que ya veremosen una leccin posterior.

- Todo excepto bordes: pega valores y formatos, pero no bordes grficos.

- Ancho de las columnas:establece el ancho de la columna al valor de la celda/s queha/n sido copiada/s.

Bajo el ttulo de Operacin se muestran una serie de operaciones que se puedenrealizar al pegar los datos con aqullos situados en el rea de pegado. Por defecto, no se realizaninguna operacin.

La casilla de verificacin Saltar blancosse deber activar cuando quiera evitar escribirencima de celdas en blanco del rea de pegado.

4.4. PEGADO ESPECIAL


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Para trasponer una seleccin de celdas, es decir cambiar filas por columnas en el readestino, deber activar la casilla de verificacin Transponer.

El botn Pegar vnculospega los datos seleccionados y establece un vinculo con lafuente de datos. Si los datos de la fuente cambian, tambin los datos pegados en la nueva

posicin reflejarn los cambios.

Cuando se quiere copiar nicamente el formato, se puede realizar de forma ms rpidaaccediendo al botn Copiar formato de la barra de herramientas Estndar.

El cuadro de dilogo Pegado especial ofrece un aspecto diferente al de la figuraanterior cuando se trata de pegar datos en otro libro o en otra aplicacin, pero tambin ofrecela posibilidad de Pegar o Pegar vnculos en el libro destino. Si los vnculos no se puedenestablecer, esta opcin no estar disponible. Debe tener en cuenta que un objeto copiado se

pega como unobjeto separado en la esquina superior izquierda del rea destino seleccionada.

En este nuevo cuadro de dilogo bajo el ttulo Como: se muestra una lista de losformatos con los que se pueden pegar los datos. Si el objeto copiado fuera una imagen, en lalista Comoapareceran los distintos tipos que se pueden elegir a la hora de pegar el objeto. Porejemplo, un texto de WordPerfect se podra pegar en Excel como texto o como grfico.

La casilla de verificacin Mostrar como icono, al ser seleccionada, muestra el objetopegado en el destino como un icono que representa a los datos de la aplicacin origen.


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Excel proporciona dos comandos para buscar y reemplazar un grupo de caracteres enun texto. Estos comandos son Buscary Reemplazary se encuentran en el men Edicin.

En el campo superior Buscarse debe introducir la cadena de caracteres a buscar. En lalista Buscar se debe indicar si la bsqueda ha de realizarse primero por filas o por columnas.El campo Buscar dentro de se utiliza para indicar el mbito de la bsqueda; por ejemplo,celdas que slo contengan frmulas, constantes, etc.

La casilla de verificacin Coincidir maysculas y minsculas debe activarse si sedesea que la palabra est escrita de la misma forma. La activacin de la casilla Buscar celdascompletasimplicara una bsqueda exacta entre el texto introducido y el contenido total de lacelda.

Cada vez que se pulse el botn Buscar siguiente, se localiza la siguiente palabra quecumple con el patrn introducido.

Al introducir el patrn a buscar, se pueden utilizar caracteres comodn:

- El signo de interrogacin ? representa cualquier carcter individual que seencuentre en la misma posicin que el signo.

- El signo asterisco *representa cualquier nmero de caracteres (incluso ninguno)en la posicin del asterisco.

Si quiere buscar asteriscos y signos de interrogacin reales deber precederlos de una

tilde (~)

El botn Reemplazar activa una nueva orden en la que, adems de buscar undeterminado texto, se puede introducir un texto que sustituir a la palabra encontrada. Estaorden tambin puede ser accedida directamente en el men Edicin.

4.5. BUSCAR Y REEMPLAZAR


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En el cuadro de dilogo Reemplazarpodr reemplazar una a una las ocurrencias queaparezcan a travs del botn Reemplazar o bien sustituir automticamente todas las

ocurrencias mediante el botn Reemplazar todas.


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Organizar e Imprimir Hojas

Excel permite tener varias ventanas en el escritorio en las que se pueden presentarpartes diferentes de una hoja, hojas diferentes del mismo libro de trabajo o incluso dos o mslibros de trabajo.

Para crear ventanas, deber elegir en el men Ventana el comando Nueva ventana. Al

ejecutar esta orden, aparecer una nueva ventana. Si existe un libro abierto, ste aparecer enla nueva ventana y cualquier cambio que se realice en una de las ventanas de un libro se verreflejado en el resto de ventanas del libro. En el ttulo de la ventana aparecer el nombre delarchivo seguido de [ : ] y un nmero.

Una vez creadas las distintas ventanas, existen comandospara organizarlas de forma que puedan verse todas a la vez. Elcomando Organizar del men Ventana organiza las ventanasvisibles de la pantalla. En el cuadro de dilogo Organizarventanas se puede seleccionar el modo en el que se quiereorganizar las ventanas.

Las ventanas del escritorio de Excel puedenestar ocultas o visibles, en su forma normal oreducidas a iconos. Para ocultar una ventana, deberseleccionar la opcin Ocultar del men Ventana.

Aunque las ventanas estn ocultas, permanecen abiertas. Para volver a mostrar unaventana oculta en el men Ventana, deber seleccionar la opcin Mostrar.

En el men Ventana aparece una lista de las ventanas no ocultas presentes; siselecciona una de las ventanas de la lista, la ventana seleccionada pasar a ser la activa.

Si existen varias ventanas de un mismo libro, cuando se cierran las ventanas, no secierra el archivo, excepto si la ventana cerrada es la ltima de ese libro.

Adems, en Excel 2000 cada una de las ventanas que cree o cada uno de los libros queabra tiene su propio icono en la barra de tareas de Windows.

Esto quiere decir que puede pasar de uno a otro libro simplemente pulsando en el iconocorrespondiente, lo que puede ser muy til cuando trabaje con ms de un libro, copiando de

una parte a otra o simplemente contrastando datos.

5.1. VENTANAS


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En una hoja de clculo se pueden establecer distintas secciones, de forma que sepuedan ver simultneamente diferentes reas distintas.

Una ventana se puede dividir horizontal o verticalmente en dos o cuatro paneles. Estospaneles se pueden inmovilizar para ver en todo momento una determinada zona de su hoja declculo.

Esta funcin es menos potente que la de Nueva ventana ya que, en este caso, slopodr mostrar la misma hoja de clculo y no tendr disponibles acciones como la de minimizarla ventana o acceder a cada panel desde la barra de tareas de Windows.

Al dividir en paneles, podr ver partes distintas de la misma hoja o incluso la misma

parte. Cualquier cambio efectuado en un panel se produce tambin en los otros ya que esttrabajando en la misma hoja de clculo.

5.2. PANELES


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Los paneles pueden ser tiles si se desea separar unos datos de otros en la misma hojade clculo. Por ejemplo, en alguna ocasin podr interesarle realizar una seccin de forma que

queden separados los ttulos de una tabla del resto de datos de la tabla e inmovilizar losprimeros; de esta forma, al desplazarse en la hoja de clculo, los datos de la tabla variarn,mientras que los ttulos de la celdas no cambiarn quedando siempre visibles en pantalla.

Para especificar los paneles, deber elegir el comando Dividir del men Ventana.Existen distintas formas de realizar divisiones en la hoja actual:

- Si selecciona un identificador de fila,la divisin ser horizontal.- Si selecciona un identificador de columna, la divisin ser vertical.- Si est situado en una celda,la divisin ser en cuatro paneles.

Una divisin horizontal en paneles permite que las secciones se desplacen de formaindependiente en sentido vertical y de forma conjunta en el sentido horizontal. Si la divisin esvertical, sucede lo contrario.

Para inmovilizar paneles, deber ejecutar la orden Inmovilizar paneles del menVentana. Cuando se ejecuta la orden Inmovilizar, siempre se fija la seccin superior o laseccin izquierda, dependiendo de que el tipo de divisin sea horizontal o vertical

respectivamente. Si se establecen cuatro secciones, se inmoviliza la seccin superior izquierda.


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Si se selecciona directamente Inmovilizar secciones sin haber hecho previamente ladivisin, Excel realiza automticamente la divisin y las inmoviliza.

El resto de captulos que compone la leccin nos permitir aprender cules son lastareas que debe llevar a cabo a la hora de imprimir en papel un libro u hoja de calculo.

La primera tarea que debe realizar es la revisin ortogrficade su hoja. Presentar untrabajo con faltas ortogrficas es un detalle de poca profesionalidad que puede ser fcilmente

evitado aplicando la revisin ortogrfica incorporada en Excel.

Excel adems incorpora la posibilidad de corregir "errores sobre la marcha", es decir,al mismo tiempo que se escribe en la hoja de clculo. Esta caracterstica se llamaAutocorrecciny est disponible en el men Herramientas.

El cuadro de dilogo de la figura siguiente proporciona la posibilidad de corregir deforma automtica los errores ms comunes a la hora de teclear texto en la hoja de clculo.

As, teniendo activada la casilla Corregir Dos Maysculas Seguidas, nos aseguramosque, cuando Excel encuentre en una palabra que comienza por dos maysculas seguidas,sustituya la segunda por su correspondiente minscula.

Tambin puede asegurarse de que la primera letra de las oraciones aparezca siempre enmaysculas; Excel reconocer el principio de una oracin despus de un punto. O reemplazar,

5.3. REVISAR ORTOGRAFA


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mientras escribe, unas palabras por otras. En la lista inferior ya aparecen casos tpicos deerrores mecanogrficos; pero usted puede disminuir o aumentar dicha lista con aquellas

palabras en las que suele caer en errores.

Todas estas opciones de Autocorreccin slo funcionarn si tiene activada la casillaReemplazar texto mientras escribe.Pero si le molesta esta caracterstica de Excel, no tienems que desactivar esta casilla.

De todas formas, es ms aconsejable realizar la revisin ortogrfica una vez hayaterminado de introducir todo el texto, aunque puede combinar la autocorreccin con larevisin.

Para comenzar la revisin ortogrfica, puede seleccionar la opcin del men

Herramientas / Ortografa, pulsar la tecla [F7] el botn de la barra de herramientas.

Si seleccionamos un grupo de celdas, la revisin ortogrfica se har sobre esas celdas,si no, se revisar toda la hoja. Cuando se revisa la ortografa de toda una hoja, se comprueba laortografa de todos sus elementos, texto, grficos, comentarios, etc. A continuacin se muestrael cuadro de dilogo que aparece al ejecutar la revisin ortogrfica.

En la parte superior del cuadro de dilogo aparece un mensaje indicando que la palabrano se encuentra en el diccionario.

Bajo este mensaje se encuentra una lista con las sugerencias que proporciona Excelpara sustituir esa palabra. Sobre la lista, dentro del cuadro Cambiar por:, se encuentra lapalabra que sustituir a la incorrecta.

- El botn Omitir contina la revisin sin realizar ninguna accin.- El botn Omitir todas no mostrar a lo largo de la hoja ms veces la palabra

no encontrada.

- El botn Cambiar sustituye la palabra no encontrada por la palabraseleccionada en el campo Cambiar por:

- El botn Cambiar todas sustituye todas las ocurrencias de la palabra noencontrada actual por la palabra seleccionada en el campo Cambiar por:


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- El botn Agregar introduce la palabra no encontrada en el diccionario que estutilizando.

En el campo Agregar palabras a:Podemos elegir el diccionario en el que queremosintroducir la palabra que no se encuentra en el diccionario principal. Inicialmente tenemos eldiccionario PERSONAL.DIC, que se encuentra vaco hasta que le aadimos palabras.

A partir del momento en que introducimos una palabra en el diccionario, dejar de seruna palabra incorrecta. Excel comparte los diccionarios con otras aplicaciones de Office, por loque si ha aadido palabras desde, por ejemplo Word, dichas palabras estarn disponibles enExcel y viceversa.

El botn Sugerirse activa cuando seleccionamos un diccionario distinto o cuando notenemos activada la casilla de verificacin Sugerir siempre y nos muestra las distintas

posibilidades que tenemos para sustituir la palabra.

Por ltimo, el botn Deshacer cancela el ltimo cambio realizado.

Una vez ha comprobado la correccin ortogrfica de su hoja de clculo, es el momentode empezar a prepararla para que la impresin en papel sea lo ms elegante posible.

Aplicar mrgenes, indicar laorientacin del papel, introducirencabezados y pies de pgina, etc., sontareas que se realizan mediante laopcin Configurar pgina del menArchivo. En la figura siguiente puedever el cuadro de dilogo que aparece alejecutar este comando.

As, en la ficha Pgina indicarla orientacin del papel, que por defectoes vertical. Tambin puede estableceropciones como el tamao del papel, lacalidad de la impresin, aspecto steque depende de la impresora que tenga

seleccionada, etc.

5.4. CONFIGURAR PGINA


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En la seccin Escala puede reducir o aumentar la hoja de clculo de forma porejemplo, que ocupe menos pginas impresas. Si la hoja de clculo tiene poco espacio escrito en

la ltima pgina impresa, podr reducir el nmero utilizando la opcin Ajustar a.

En la ficha Mrgenes se muestran los mrgenes que desea aplicar a las pginas Unmargen es la distancia que existe entre el borde fsico del papel y el texto impreso. Podrajustar los mrgenes superior, inferior, izquierdo y derecho.

Otro dato importante es el de la distancia tanto del encabezado como del pie de pgina.Estos elementos deben situarse dentro del margen superior e inferior respectivamente; si indicauna distancia mayor que estos mrgenes, su contenido ocultar probablemente datos de la hojade clculo.

En la ficha Encabezado y pie de pginapodr indicar qu texto desea que aparezcacomo encabezado y pie de pgina. En estos elementos se suelen situar datos como la fecha dela impresin, el nmero de pgina, el nombre de la empresa, etc.

Finalmente, la ficha Hojapermite indicar caractersticasimportantes a la hora de imprimir. Lo

primero que destaca es la posibilidadde indicar qu rea de la hoja declculo desea imprimir. Para ello

utilice el campo rea de impresin.

Si desea que ciertainformacin de la hoja de clculo serepita en cada una de las paginas,deber indicarlo en la seccinImprimir ttulos.

Esto es til cuando, por ejemplo, tiene una lista larga ordenada por filas o columnas,donde la primera fila o la primera columna representa los campos de informacin de dicha

lista.Cuando Excel necesita que en un cuadro de dilogo se indique la referencia de alguna

celda o rango de celdas, le presentar el botn Contraer o Minimizar dilogo pulsando estebotn , el dilogo disminuye su tamao, de forma que pueda indicar en la hoja de clculoel conjunto de celdas.

En la seccin Imprimirpodr especificar si desea o no imprimir las lneas de divisin(es decir la cuadrcula de la hoja de clculo), los ttulos de columna y de fila, etc.

Finalmente, en la seccin Orden de las pginas se indica cul debe ser el orden en queExcel imprimir la hoja de clculo.


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Con la opcin Hacia abajo, luego hacia la derecha,Excel imprimir primero la hojade clculo en vertical (hacia abajo) y las columnas que no quepan en la hoja sern impresas en

una pgina aparte, despus de imprimir todas las filas.

Con la otra opcin, ocurre lo contrario: primero una pgina, despus otra con lascolumnas de la derecha que no quepan, ...

Una vez se han establecido los mrgenes y otros detalles mediante el cuadro de dilogoConfigurar pgina, Excel permite ver dnde se sitan los Saltos de pginae incluso permitemodificarlos si lo desea. Es decir, podr indicar dnde debe terminar una pgina y comenzar lasiguiente.

Deber configurar la pgina antes de modificar los saltos de pgina ya que, si despuscambia algn detalle en el cuadro Configurar pgina, los saltos de pgina pueden variar, por loque tendr que volver a ajustarlos.

Para acceder al modo de ver de saltos de pgina, elija Vista previa de salto de pgina

en el men Ver.

5.5. SALTOS DE TEXTO


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Cuando est en este modo de ver, Excel le indica mediante una lnea discontinua cules la situacin de los saltos de pgina automticos, mientras que una lnea ms gruesa muestra

los lmites del rea de impresin, es decir, de lo que se va a imprimir.

Adems, en el fondo de cada pgina puede ver con letras grises el texto Pgina X,indicando en cada una cul es dicha pgina.

Si cambia la situacin de un salto de pgina, Excel modificar el tamao de la hoja deforma que se acomode al nuevo salto de pgina. Excel puede necesitar cambiar la escala devisualizacin actual para acomodar la nueva posicin del salto de pgina. Es decir, Excelcambiar el tamao de la fuente de texto de su hoja de clculo si es necesario.

Por otra parte, es posible que, al eliminar un salto de pgina, tambin se elimine otro,

debido a la disminucin del tamao de la hoja que es necesario realizar.

Mediante este modo de ver tambin podr establecer el rea de impresin. Puededesplazar las lneas gruesas que indican dicha rea y reducir o aumentar la parte de la hoja declculo que desea imprimir.

Adems, en cualquier modo de ver podr insertar un salto de pgina manual. Para ello,seleccione la fila o columna a partir de la cual desea que se cree el salto y elegir Salto en elmen Insertar.

Este tipo de saltos de pgina se muestra en forma de lneas continuas en el modo Vistaprevia de salto de pgina.

El ltimo paso antes de imprimir la hoja de clculo es comprobar cul va a ser elresultado de esta impresin. Es posible que, al ajustar los saltos de pgina, haya hecho que la

hoja de clculo se vea a una escala demasiado pequea, por lo que la impresin no ser muysatisfactoria.

Por ello es fundamental comprobar cul va a ser el resultado real de la presin ymodificar todo aquello que no sea de su agrado: mrgenes, situacin de los encabezados,tamao, etc...

Excel dispone de la herramienta Presentacin preliminar, que nos permite ver comoquedar la hoja de clculo o mejor dicho, el rea de impresin, antes de realizarla. Para ver lahoja en presentacin preliminar, utilice el botn .

5.6. IMPRIMIR


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En este modo de ver podr ver toda la pgina para comprobar la distribucin de lamisma o hacer un zoom y comprobar cul es el resultado de la impresin.

La pgina quedar impresa tal como la ve ahora. Si el tamao de la letra fuerademasiado pequeo, debera pensar en volver a ajustar los saltos de pgina.

Desde la presentacin preliminar tambin podr mostrar el cuadro de dilogo

Configurar pgina mediante el botn Configurar. Adems puede comprobar cul es lasituacin de los mrgenes e incluso modificarlos directamente sobre la pgina pulsando enMrgenes.

Excel le muestra conuna lnea dnde est situadocada margen, as como elencabezado y pie de pgina. Sidesea cambiar la distancia dealgn margen, site el ratn enalguna de estas lneas y, cuando

cambie el cursor, arrstrelahasta la nueva posicin.

Si todo es correcto, hallegado el momento de imprimirfinalmente la hoja de clculo.Utilice el comando Imprimirdel men Archivo el botn.

En este cuadro de dilogo puede seleccionar la impresora a utilizar, establecer elintervalo de pginas a imprimir, el nmero de copias, etc. Mediante el botn Propiedades

podr cambiar algunas caractersticas de la impresora que tenga seleccionada.


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La impresora que aparece es la predeterminada en Windows, pero puede utilizarcualquiera de las que tenga disponibles.


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Frmulas

Una frmula es unaexpresin que relaciona valores con operadores para producir unnuevo valor. Las frmulas pueden tener varias formas, ya que pueden utilizar referencias,funciones, texto y nombres para realizar diferentes tareas.

Para introducir frmulas, deber editar la celda o bien seleccionar la celda y despusintroducir datos mediante la barra de frmula. Una frmula siempre debe comenzar con elsigno igual ( = ) y puede producir diferentes resultados: Un valor concreto, un valor lgico(VERDADERO o FALSO) o un texto.

En la hoja de clculo las celdas que contienen frmulas suelen mostrar el resultado dela frmula, mientras que la frmula en s de la celda activa aparece en la barra de frmulas.Los operadores utilizados al crear frmulas son:

ARITMTICOS:

- Suma. (+)

- Resta. (-)- Multiplicacin. (*)- Divisin. (/ )- Porcentaje. (%)- Funcin exponencial. (^)

COMPARATIVOS:

- Igual. (=)- Distinto. ()- Mayor. (>)

- Menor. (=)- Menor o igual. (


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Cuando se introducen en una frmula compleja varios operadores, hay que tenerpresente el orden de precedencia que poseen los operadores. Esto quiere decir que unos

operadores se ejecutan antes que otros, siempre que no se indique lo contrario mediante lautilizacin de parntesis.

Orden de evaluacin de operadores ordenados de mayor a menor prioridad:

- Porcentaje.- Funcin exponencial.- Multiplicacin y divisin- Suma y resta.- Concatenacin de texto.- Comparacin.

A la hora de escribir frmulas, para indicar nmeros negativos, no deber utilizar losparntesis sino el signo ( - ). Si una frmula contiene operadores con igual prioridad, seevalan de izquierda a derecha; pero utilizando parntesis podr alterar el orden de

precedencia.

Por ejemplo, la frmula = (10 * 2) + 20 produce un valor de 40, mientras quemodificando la posicin de los parntesis = 10 * (2 + 20) se obtiene el valor 220.

Cada operador acta sobre tipos de datos determinados. Si al escribir frmulas se

introduce un dato con un tipo distinto al esperado, Excel intenta convertir el tipo del dato enuno del tipo requerido por el operador y, si no es posible la conversin, se visualiza un mensajede error en la celda.

A continuacin se muestran los valores de error que pueden aparecer en Excel alintroducir frmulas:

- # DIV/0! - Error de divisin por cero.- #N/A -Valor no disponible.- #NOMBRE? - Utilizacin de un nombre que Excel no reconoce.- #NULO! - Especifica una interseccin no vlida de dos reas.

- #NUM!- Nmero usado de forma incorrecta.- #REF! - Referencia a una celda no vlida.- #VALOR! - Operando o argumento equivocado.- ####### - Marcador de columna demasiado pequea para albergar los datos.

Excel puede corregir muchos errores de sintaxis a medida que escribe las frmulas. Enocasiones lo har sin ms (por ejemplo, si falta algn parntesis de cierre), ya que el error esobvio; en otras le pedir confirmacin para llevar a cabo la modificacin.


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Cuando se utiliza varias veces un valor para la realizacin de clculos, resultainteresante poder escribirlo una sola vez en una celda para despus referenciarlo en variasfrmulas.

Las referenciasindican la posicin de las celdas en las que se deben buscar datos. Paraintroducir una referencia en una frmula, deber introducir el nombre de la columna y de lafila que conforman la celda o el rango de celdas donde buscar los datos.

Una referencia a una celda es por ejemplo A3.Una referencia a un rango de celdas es

A3: B5.Existen tres tipos de referencias:

- RELATIVAS: Indicarn la posicin de la celda de datos como un desplazamiento apartir de la celda actual en la que se est introduciendo la frmula. Si las celdasreferenciadas cambian de posicin, Excel reajusta las referencias para adaptarlas a lanueva situacin. Un ejemplo de referencia relativa sera la celda A3.

- ABSOLUTAS: Estas referencias indican posiciones exactas de la hoja de clculo.Una referencia absoluta se indica aadiendo el signo $ antes de la letra de fila o elnmero de columna. Por ejemplo $B$3 indicar siempre la celda de la columna B enla fila 3, aunque se inserten filas o columnas delante de esta celda.

- MIXTAS: Este tipo de referencia es una combinacin de los dos tipos de referenciaanteriores. Para indicar que se trata de una referencia mixta, deber poner el smbolo$ delante del nombre de fila o de columna de la celda a referenciar. Por ejemplo,referencias relativas seran A$3, $B4.

En una frmula no se debe utilizar nunca el signo $ antes de un nmero para indicarformato moneda sino que deber elegir el formato en el que se presentaran los resultadosmediante la orden Formato / Celdas.

Mediante la tecla [F4]se puede cambiar el tipo de referencia que tiene una celda enuna frmula cambiando de forma circular de la siguiente manera:

Relativa (D1) / Absoluta ($D$ 1) / Mixta ($D1) / Mixta (D$1)

Existen unos, operadores para construir referencias en las frmulas.

- Rango ( : ) Crea una referencia a todas las celdas existentes entre las dosreferencias escritas. Por ejemplo B1: C4.

6.2. REFERENCIAS


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- Unin ( , ) Produce una referencia que incluye las dos referencias. Por ejemploC3,C5.

- Interseccin(espacio). Produce una referencia para las celdas comunes a lasdos referencias. Por ejemplo A3:C3 B2:B4.

Para referenciar filas o columnas completas o un rango completo de ellas, citamosalgunos ejemplos que le puedan servir como gua.

- Toda una columna A:A - Toda una fila: 1:1- Filas de la 2 a la 4: 2:4 - Columnas de la A a la C: A:C- La hoja completa A:IV 1:65536

Otra forma ms sencilla de introducir referencias en las frmulas es mediante laseleccin de las celdas con el ratn. Una vez se ha introducido el signo (=) en la celda, bastacon hacer clic sobre la celda a la que quiere referenciar en la frmula o realizar una seleccinde un rango de celdas. De esta forma las referencias pasan directamente a formar parte de lasfrmulas.

Existe otra forma de referenciar las celdas de la hoja de clculo denominado L1C1. Eneste estilo de referencia la posicin de una celda se indica situando el nmero de fila tras laletra Ly el nmero de columna tras la letra C.

En el estiloL1C1

una referencia relativa seindicara del siguientemodo: L(3)C(2), mientrasque una referencia absolutase indica por ejemplomediante L3C2 y unareferencia mixta seraL3C(2).

Si desea activar el

estilo L1C1, deberseleccionar en el menHerramientas la opcinOpciones. En el cuadroOpciones deber elegir laficha General y en elapartado Configuracin,indique el estilo L1C1.

Cuando edita una celda en la que ha incluido una frmula, podr ver (si ha hechoreferencias a celdas), a que celdas se est refiriendo la frmula. Excel colorear los distintas

rangos para que usted pueda comprobar la correccin de la frmula. Por ejemplo si introduce


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una frmula en la que intervienen el rango C3:C5, cuando la edite, podr ver resaltado dichorango en la hoja de clculo.

Cuando se trabaja con referencias, en ocasiones es necesario hacer referencia a datos enotras hojas del libro. En Excel, para indicar una referencia en otra hoja, se debe indicar elnombre de la hoja separado de la referencia de la celda mediante un signo de exclamacin,

como por ejemplo: Hoja6!$B$5:$D$9.

Si el nombre de la hoja incluye espacios, se deber escribir entre comillas simples.

Para evitar equivocaciones al introducir las referencias, le recomendamos que utilice elratn. De esta forma, mediante la seleccin de hojas y celdas se va actualizando la frmula conlas referencias correctas.

Cuando est introduciendo una frmula y tenga que introducir una referencia a celdassituadas en otra hoja, simplemente tendr que seleccionar la hoja y las celdas elegidas; Excelautomticamente incluye el smbolo de admiracin o las comillas simples si fuese necesario.

En Excel puede introducir referencias a celdas en un rango de hojas de un libro eincluso a datos en otros libros de trabajo en otras aplicaciones.

La sintaxis necesaria para realizar una referencia de un rango de celdas en un rango dehojas es la siguiente:

Hoja1: Hoja 3! A1: C6

La referencia anterior incluye las celdas del rango A1:C6 de cada una de las hojasindicadas en el rango de hojas, incluyendo la primera y la ultima hoja. Estas referencias suelen

denominarse Referencias 3D.

Mediante el ratn puede introducir Referencias 3D con facilidad seleccionando elrango de hojas y el rango de celdas elegidas. Recuerde que, para hacer una seleccin mltiplede hojas, deber mantener la tecla [Mays]pulsada mientras selecciona la primera y la ltimahoja del rango.

6.3. REFERENCIAS A OTRAS HOJAS


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Al mover celdas que contienen frmulas, los valores o las referencias que contienennunca cambian; sin embargo si se mueven las celdas a las que hace referencias una frmula,Excel actualizar las frmulas para ajustarse a las nuevas posiciones.

Las frmulas que hacen referencia a unas celdas sobre las que se han movido nuevasceldas, producen un error #REF! ya que las nuevas celdas reemplazan a las existentes.

Fjese cmo, en este caso, siguen existiendo las celdas como tales, pero ya no son sobre

las que se cre la frmula, por lo que Excel entiende que la frmula ya no es correcta.

Cuando se copian celdas que contienen frmulas, el resultado es diferente en funcinde los tipos de referencias utilizados en la frmula. Si las referencias son relativas, al copiarlas celdas Excel las ajusta automticamente y tambin lo hace con las partes relativas de lasreferencias mixtas. Si las referencias son absolutas, al copiar las celdas, no se modifican

puesto que siempre se refieren a una zona concreta de la hoja de clculo.

Al insertar celdas, filas o columnas en la hoja de clculo, las referencias se modificanautomticamente para que sigan apuntando a las mismas celdas ya sean referencias absolutas,relativas o mixtas. Esto mismo ocurre si se eliminan celdas, filas o columnas, excepto si una

frmula hace referencia directamente a alguna celda eliminada, en cuyo caso aparecer unerror #REF! en la frmula. Si las celdas eliminadas pertenecen a un rango, Excel ajusta lasreferencias y no produce ningn error.

Si se traba a con Referencias 3D que afectan a un rango de hojas, se deber tener encuenta ciertos aspectos a la hora de mover, insertar y eliminar hojas:

Al eliminar una hoja perteneciente a un rango de una referencia 3D, los valores de la hojaeliminada sern excluidos de la frmula a la hora de realizar el clculo.

- Si se inserta una nueva hoja dentro del rango de hojas de la referencia 3D, Excel

incluye el mismo rango de celdas de la nueva hoja que estaba seleccionado en lasrestantes hojas de clculo en la frmula.

- Si se mueven las hojas que estn en el rango fuera de l, los valores se eliminarndel clculo de la frmula.

- Si se desplazan las hojas primera o ltima del rango, el clculo se ajustar paraacomodar el nuevo rango de hojas entre ellas.

6.4. MOVER Y COPIAR FRMULAS


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En muchas ocasiones, su hoja de clculo presentar rtulos o ttulos en la partesuperior de cada columna y a la izquierda de cada fila, representando las categoras de lainformacin que se presenta en la hoja

En el ejemplo de la figura anterior puede ver que tenemos informacin referente a cadadivisin (Norte, Sur, Este y Oeste) y para cada uno de los vendedores.

En estos casos es posible utilizar dichos rtulos directamente en las frmulas e inclusocrear nombres alternativos a celdas en el interior de la hoja, de forma que la confeccin de lasfrmulas sea ms natural.

Por ejemplo, sera vlida una frmula del tipo =SUMA(Empresa 1). En este caso,Excel reconocera Empresa 1como el rtulo de la fila 5 y devolvera la suma de los valoressituados en dicha fila.

Si le interesa hacer referencia a una celda en particular, simplemente debe recordar quees la interseccin entre una fila y una columna. Por lo tanto, para hacer referencia a ella podrutilizar el rtulo de fila y de columna. Siguiendo el ejemplo anterior, la frmula =TOTALVendedor 2, hara referencia a la celda C9 (recuerde el uso del espacio como operador deinterseccin).

Aunque puede aprovecharse de esta caracterstica de Excel, es posible tambin asignarnombres descriptivos a cualquier otra parte de la hoja, sin necesidad de que sea la partesuperior de las columnas o la izquierda de las filas.

En estos casos, se utiliza el comando Nombre del men Insertar o lo puede hacerdirectamente en el cuadro de nombre.

Para introducir un nombre, debe situarse en la celda a la que se quiere dar nombreseleccionar el cuadro de nombres e introducir el nombre de la celda. Para nombrar un rango deceldas, ha de realizar la misma operacin, pero deber seleccionar el rango de celdas anombrar.

6.5. RTULOS Y NOMBRES


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Debe tener en cuenta ciertos aspectos a la hora de introducir nombres:

- El primer carcter debe ser una letra o un carcter subrayado. El resto de caracterespueden ser letras, nmeros, puntos y caracteres de subrayado.

- No se permite usar espacios.

- El nombre puede contener hasta 255 caracteres de largo.

Puede utilizar letras maysculas y minsculas. Excel almacena el nombre tal como seescribe. Sin embargo, no diferencia entre maysculas y minsculas cuando lee los nombres enlas frmulas. Esto quiere decir que dos palabras que slo se diferencian por sus letrasmaysculas o minsculas, son interpretadas como la misma palabra.

Si introducimos en el cuadro de nombres un nombre ya existente, no se registrar denuevo, sino que nos llevar a la posicin que referencia el nombre (como ya aprendi en laleccin correspondiente al desplazamiento por la hoja de clculo).

Si lo hacemos desde el men Insertar / Nombre, el nombre har referencia a la ltimacelda o rango de celdas para el que lo definimos.

Excel utiliza referencias absolutas para definir nombres ya que, de esta forma, nocambia si se mueve o copia la celda que contiene el nombre.

Si lo que desea es utilizar nombres conreferencias relativas, puede modificar las referenciasdesde el cuadro de dilogo Definir nombre, en elcampo Se refiere a:. Este cuadro de dilogo esaccesible desde Insertar / Nombre / Definir...

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