manual gesti n de contratos chile compras

7/28/2019 Manual Gesti n de Contratos CHILE COMPRAS

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Indice

1. Introduccin

2. Ciclo de Trabajo para Gestionar Fichas de Contratos

3. Iconografa de Navegacin

4. Aplicacin de Gestin de Contratos (on line)

4.1 Generacin de la Ficha de Contrato

4.2 Buscar Items Adjudicados

4.3 Creacin de la Ficha de Contrato

4.4 Gestin de Ficha de Contratos

4.4.1 Bsqueda de Ficha de Contrato

4.4.2 Visualizacin de la Ficha de Contrato

4.4.3 Configuracin de Alerta de Contratos

4.4.4 Contrato Conexo

4.4.5 Pantalla de subida de Ficha de Contratos

4.4.6 Pantalla para la Publicacin de Ficha de Contratos

4.4.7 Bsqueda Pblica de Ficha de Contratos

5. Aplicacin en Computador del Usuario (off line) del Editor de Ficha de Contrato

5.1 Instalacin del Editor de Ficha de Ficha de Contrato

5.2 Abrir Ficha de Contrato

5.3 Visualizacin de Informacin Precargada de la Ficha de Contrato

5.4 Informacin General

5.5 Visualizacin de informacin General

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5.6 Informacin Contable y Unidad Requirente

5.6.1 Agregar Nuevos Registros Contables

5.6.2 Modificar Registros Contables

5.6.3 Eliminar Registros Contables

5.7 Vigencia

5.7.1 Renovacin de un Contrato

5.7.2 Modificar Vigencia

5.7.3 Eliminar Vigencia

5.8 Trmino Anticipado

5.8.1 Agregar Trmino de Contrato

5.8.2 Modificar Trmino Anticipado

5.8.3 Eliminar Trmino Anticipado

5.9 Pagos

5.9.1 Agregar Pagos

5.9.2 Modificar Pagos y Eliminar Pagos

5.9.3 Ejecutar Pago

5.10 Garantas

5.10.1 Agregar Garantas

5.10.2 Modificar Garantas y Eliminar Garantas

5.10.3 Devolucin de Garantas

5.11 Sanciones

5.11.1 Agregar Sancin

5.11.2 Modificar y Eliminar Sanciones

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La Direccin ChileCompra pone a disposicin de los usuarios de la plataforma de licitacioneswww.mercadopublico.cl la Aplicacin de Gestin de Contratos, con el objetivo de entregar unanueva herramienta que contribuye a la modernizacin del Estado al aumentar en forma exponen-

cial los niveles de transparencia y eficiencia en las compras pblicas. Gracias a esta aplicacin, laciudadana y los proveedores pueden acceder a todos los contratos asociados a procesos decompra, conocer su seguimiento y qu sucede en caso de existir contratos conexos, por ejemplo.

Beneficia asimismo a los 850 organismos pblicos que operan en el mercado pblico, al podercontar los funcionarios con un sistema en lnea que les permite gestionar sus contratos, realizarseguimiento y control de los contratos que se encuentran en ejecucin, llevar un registro detalla-do y actualizado de la informacin relevante para la vida de un contrato, como fechas de venci-miento, boletas de garanta, hitos de pagos, multas, entre otros.

El ciclo de compras en el mercado pblico, que concluye actualmente en la adjudicacin y genera-cin de la orden de compra, se extiende ahora hasta la incorporacin del contrato y toda sugestin posterior, que incluye pagos, manejo de garanta, aplicacin de sanciones, recepciones

conforme, entre otras gestiones.

Esta aplicacin surgi producto de un diagnstico realizado el ao 2010, en el cual se evidenci lafalta de herramientas de gestin asociadas a contratos en los organismos pblicos, y la necesidadde incorporar nuevas funcionalidades que permitieran centralizar y compartir la informacin,como asimismo, agilizar la gestin de contratos, desde la firma hasta el cierre y finalizacin delcontrato.

Una vez que un contrato se encuentre aprobado por resolucin o decreto, segn corresponda, eladministrador de dicho contrato deber elaborar una Ficha de Contrato, con toda la informacinbsica del mismo, la que posteriormente ser gestionada, actualizada y publicada enwww.mercadopublico.cl para quedar a disposicin de cualquier interesado.

Dentro de las funcionalidades que permite esta nueva aplicacin, se encuentran: la generacin deuna ficha en www.mercadopublico.cl; la configuracin de alertas para vigencias, pagos y garantas;el registro de los hechos relevantes de los contratos; facilitando a las entidades los procesos deadministracin, coordinacin y/o supervisin de cada uno de sus contratos, entre otros.

El uso adecuado de esta aplicacin requiere de un proceso de capacitacin y el acompaamientode un manual que permita acceder en forma rpida a los procedimientos para la realizacin deciertas tareas claves en la gestin de contratos. El objetivo de este manual es graficar la secuenciade pasos que permitan realizar dicha gestin, por lo cual le invitamos a leer atentamente estedocumento, como asimismo, conservarlo como material de consulta y referencia futura.

1. Introduccin

La Gestin de Contratos en lnea permite a los compradores pblicos llevar enforma ordenada sus contratos y poner esta informacin a disposicin de la

comunidad, aumentando en forma relevante los niveles de transparencia yeficiencia en el sistema de compras pblicas. A su vez, los proveedores podrn

acceder a informacin asociada a los contratos, identificando nuevasoportunidades de negocio.

Felipe GoyaDirector de ChileCompra.


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Trabajos On Line

Generacin de la ficha delcontrato se realiza en

ambiente web.

Trabajos Off Line

Gestin de la ficha decontrato se realiza en el

computador del usuario.

La aplicacin trabaja en dos ambientes diferentes:

Los siguientes diagramas muestran el Ciclo de Trabajo para Gestionar las Fichas de Contratos. El

primer Diagrama muestra el caso de la Creacin de una Ficha de Contrato por primera vez y el

segundo Diagrama muestra el ciclo de trabajo requerido para actualizar una Ficha de Contrato, una

vez que sta ya ha sido creada.

2. Ciclo de Trabajo para Gestionar Fichas de Contratos

Creacin de Ficha de Contrato

Actualizacin de Ficha de Contrato


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Y define dos nuevos roles:

1)Administrador de Contrato:

Estos roles pueden ser asignados a usuarios existentes en

Mercado Pblico, o a nuevos usuarios, decisin que quedar

a cargo de cada organismo comprador.

Observe

Beneficios

Utilizando la aplicacin de gestin de contratos usted podr obtener los siguientes

beneficios:

Contar con una ficha de contrato, que tendr toda la informacin asociada a la licitacin y su

correspondiente contrato.

Contar con un sistema que le enviar alertas para recordar plazos de contratos vencidos, realizar

renovaciones de estos, entre otras.

Llevar un registro organizado de las garantas entregadas por cada uno de sus

proveedores.

Saber oportunamente, si es necesario imponer sanciones o trmino anticipado a un contrato.

Verificar las fechas de cumplimiento de sus proveedores.

Verificar si las condiciones del contrato se cumplen cabalmente.

Consultar aspectos especficos de cada uno de los contratos que se encuentra

gestionando.

Pagar oportunamente a sus proveedores.

Crea la ficha de contrato (ficha resumida de contrato a partir de los datos adjudicados)

Gestiona la informacin contenida en la ficha de contrato.

2)Supervisor de Contrato:

Valida las modificaciones realizadas por el administrador de contrato en la aplicacin

off-line y publica los cambios realizados en Mercado Pblico.

El presente manual contiene la informacin necesaria para el correcto manejo de la aplicacin y

desarrollar con calidad la gestin de contratos.

Para ver en detalle los pasos a seguir para Crear una Ficha de Contrato, consultar los puntos 4.1 al

4.3 de este Manual. Para ver los pasos a seguir para completar o actualizar la informacin de una

Ficha de Contrato, consultar los puntos 5.4 al 5.11 del presente Manual.


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3. Iconografa de Navegacin

Estos conos indican si el contrato

se encuentra vigente (verde), por

vencer (amarillo) o vencido (rojo),

segn su fecha de finalizacin.

La configuracin de estas alarmas

se realiza en la opcin Contratos /

Configuracin de Alerta de

Contratos del men superior desu escritorio.

Este cono permite realizar la

descarga de la ficha de contrato

en su computador personal.

Si el cursor est activo respecto de este cono, ello

significa que podr ser descargado a su computa-

dor personal y se abrir una ventana donde solicita

al usuario seleccionar la ruta donde guardar la

informacin.

Si el cursor est inactivo, ello indica que la ficha

est siendo utilizada por otro usuario y por lotanto no podr realizar ninguna accin al respecto.

Este cono permite volver a subir a www.mercadopublico.cl la ficha trabajada desde el

computador personal.

Este cono permite visualizar la ficha de un contrato y su gestin.

Permite generar el contrato conexo asociado a un contrato.

Recuerde que si el cursor est activo respecto de cada uno de estos conos, usted podr realizar las

acciones correspondientes.


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Acciones Adicionales

El usuario con el rol de Supervisor de contratos podr realizar las siguientes acciones:

Publicar es la accin que permite que la ficha del contrato y todos los adjuntos

sean visibles desde el ambiente pblico por todos los ciudadanos. El cono slo

es visible para el usuario que cuente con tal rol. Una misma persona puede tenerel rol de administrador y de supervisor de contratos.

Liberar es la accin que permite recuperar una ficha que fue descargada a el

computador del usuario y que por algn motivo no se ha vuelto a subir a

www.mercadopublico.cl.

Abrir/Editar es la accin que permite abrir y editar una ficha que est publicada y

que por algn motivo (error, omisin, correccin u otro) necesita editarse. Con

este paso se habilita el cono de edicin en su escritorio.

RecuerdePara ingresar la ficha a www.mercadopublico.cl, debe

realizarlo mediante la opcin Subir

Es conveniente esperar unos minutos para realizar el acto

de publicar por parte de un usuario supervisor. De esta

manera se asegura que el proceso sea el correcto y que

la informacin actualizada pueda visualizarse.


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4. Aplicacin de Gestin de Contratos (on line)

Contratos

Buscar Ficha de

Contratos

Generar Ficha de

Contrato

Congurar alarmas

Congurar Ficha de

Contratos

Contratos

BuscarF cha de

Contratos

GenerarF cha de

Contrato

Conguraralarmas

CongurarFicha de

Contratos

Una vez adjudicada la licitacin,la aplicacin de gestin de contratos permite generar la ficha de

contratos de manera automtica y transparente al usuario, heredando los datos de la adjudicacin

(la cual contiene datos de la licitacin y de las(s) oferta(s). En el caso de existir ms de una oferta

adjudicada, se generarn tantas opciones como ofertas adjudicadas haya.

ImportanteLa aplicacin de contrato slo permite la gestin de contratos generados a travs de la platafor-

ma www.mercadopublico.cl, incluidos los de compra urgente o convenio marco, donde se emitauna orden de compra.

Una vez ingresado al escritorio de www.mercadopublico.cl el usuario podr encontrar en su men

principal la opcin Contratos que, al presionarla, se desplegar la subopcin generar Ficha de

Contrato.

Cuando ingrese a www.mercadopublico.cl con su nombre de usuario y clave, podr ver la nueva

opcin de men de contrato en su escritorio.

El usuario debe tener asignado el rol de Administrador de Contrato y/o Supervisor de Contrato.


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Buscar

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4.1 Generacin de Ficha de Contrato

La Ficha de Contrato puede provenir ya sea desde el ID (identificador) de una licitacin o desde el

ID (identificador) de una orden de compra.

a) Si proviene desde una licitacin, se debe hacer ingreso del ID de la licitacin.

Luego se debe presionar el botn Buscar el cual nos redirigir a una nueva pgina, en donde sedeben seleccionar l o los tems adjudicados por proveedor para la generacin del contrato. Ver

Buscar Fichas de Contrato.

b) Si proviene desde una orden de compra, se debe ingresar el Identificador de la orden

de compra:

El resultado de la bsqueda se refleja en una tabla de la siguiente manera:

Cuando una ficha de contrato se genera a partir de una orden de compra hay que presionar el

cono Editar para acceder a la pgina que permite completar los datos bsicos.

Buscar

2142-10-CM11

La numeracin correlat

va de la ficha de contra

asignado se genera una

vez adjudicada la

licitacin o aceptada laorden de compra. Esta

codificacin est

relacionada con el rea

cargo de la administra

cin del contrato.

Recuerde


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Al realizar la bsqueda se debe seleccionar el o los tems de la licitacin adjudicada, correspon-

diente al proveedor respecto del cual se desea generar una ficha de contrato.

En el caso de ser varios los tems adjudicados y que se seleccionen algunos, al presionar el botn

Generar Contrato, la aplicacin muestra el siguiente mensaje:

A continuacin se muestra un ejemplo de una bsqueda por tems adjudicados:

Rut Proveedor Items Adjudicados Seleccione un Item

4.2 Buscar tems Adjudicados


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4.3 Creacin de la Ficha de Contrato

Es importante sealar que las Clusulas se deben seleccionar en esta pantalla en base al

contrato que se est gestionando, pues esas caractersticas se heredarn como funcionalidades

en la ficha que se descargue al computador personal del administrador del contrato. Por ejemplo,

si se selecciona la clusula Tiene Clusula de Renovacin, se podr realizar esta operacin; de lo

contrario aparecer bloqueada dicha opcin en el Editor off line. Similar situacin suceder con el

trmino anticipado y con la modificacin de contrato.

A continuacin se procede a ingresar la informacin bsica necesaria para crear la ficha del

contrato mediante el siguiente formulario:

Segundo Paso: Adjuntar Anexos. En esta etapa se facilita adjuntar los documentos que respaldan

la creacin del contrato.

Primer Paso:Generacin del encabezado de la ficha del contrato.


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4.4 Gestin de Ficha de Contratos

Desde el buscador de su escritorio en www.mercadopublico.cl, podr buscar la ficha de los contra-

tos generados por su institucin o publicados en www.mercadopublico.cl.

4.4.2 Visualizacin de la Ficha de Contrato

4.4.1 Bsqueda de Ficha de Contrato

La informacin bsica extrada de la adjudicacin, ms la informacin completada por el usuario y

la informacin peridica de la gestin se muestran en la ficha siguiente:


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Nota: esta configura-

cin se aplicar a todos

los contratos que

administra, no pudien-

do realizar una configu-

racin particular para

cada ficha de contrato.

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4.4.3 Configuracin de Alerta de Contratos

El usuario puede configurar el umbral de los vencimientos de las garantas, vencimientos de

contratos e hitos de pago.

4.4.4 Contrato Conexo

Si usted desea efectuar la ficha de un contrato conexo debe ingresar al buscador de fichas de

contrato y realizar la bsqueda de la ficha del contrato relacionado. Debe entonces seleccionar el

icono, y acceder a la siguiente pantalla.

En cada casilla se deber indicar el N de das corridos previos a los respectivos vencimientos, en

que el usuario desea que la aplicacin active la alarma para avisar de que prximamente secumplir: la vigencia del contrato, de la garanta o la fecha de los pagos, segn sea el caso

Presione el botn Agregar y se desplegar un formulario para ingresar la informacin asociada a

la ficha del contrato conexo, siguiendo los mismos pasos realizados con la ficha de contrato

original

Agregar


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4.4.5 Pantalla de subida de Ficha de Contratos

Cuando la ficha es subida exitosamente, la aplicacin devuelve este mensaje:

Para subir la ficha de contratos trabajada en el computador del usuario, se debe acceder al escri-

torio del Comprador a travs de www.mercadopublico.cl, luego seleccionar la opcin Buscar Ficha

de Contrato, a travs del ID del Contrato o el ID de la respectiva Licitacin u Orden de Compra, y

una vez seleccionado el respectivo contrato, presionar la opcin Subir.

Una vez realizado este paso, la ficha quedar en estado Por Publicar, por lo cual ser necesario

que el Supervisor ingrese a la aplicacin con su clave para revisar la ficha de contrato y si toda la

informacin est correcta, proceder a la publicacin de la ficha actualizada en

www.mercadopublico.cl

Subir Ficha de Contrato


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4.4.6 Pantalla para la Publicacin de Ficha de Contratos

Una vez que el Administrador de Contrato ha subido la Ficha de Contrato con las actualizaciones

realizadas, el usuario con el perfil Supervisor puede realizar la publicacin de una Ficha de

Contratos. En tal caso, la Ficha de Contratos debe estar en estado por publicar.

Las acciones a realizar son: Ingresar a opcin de men Contrato, Publicar Ficha de Contrato. Se

selecciona una bsqueda rpida, ingresando el ID de Contrato o por el buscador avanzado ingre-

sando el ID Licitacin, Id Orden de Compra, por RUT del proveedor o por rango de fechas de vigen-

cia del contrato.

POR PUBLICAR


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El usuario Supervisor puede verificar antes de publicar si los cambios son correctos, revisando la

ficha de contrato. Si est de acuerdo, debe Aceptar.

En este ejemplo, el supervisor verifica a travs de la ficha si las actualizaciones realizadas por elusuario administrador son pertinentes:

Publicar


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Si el Supervisor est de acuerdo con las actualizaciones realizadas a la ficha, presiona el botn

Publicar y de esta manera la Ficha de Gestin de Contratos est en estado publicado.

Las fichas de contrato una vez publicadas quedan disponibles para ser visualizadas

por toda la ciudadana a travs de www.mercadopublico.cl.

Importante

4.4.7 Bsqueda pblica de Fichas de Contratos

Una vez que las fichas de contratos se encuentran publicadas en www.mercadopublico.cl quedan

disponibles para que cualquier interesado pueda acceder a esta informacin. Para esto, se debe

acceder al sitio web www.mercadopublico.cl y seleccionar en su portada la opcin: Ir a Buscar

Contratos:

Publicado


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Luego, se puede hacer la bsqueda de Fichas de Contratos por:

ID de Contrato

Comprador

Proveedor

Fechas de Vigencia

Luego, una vez realizada la bsqueda, aparecer la opcin seleccionada, tal como aparece a

continuacin:

Y al presionar en el Nmero de Ficha de contrato, se podr acceder al detalle de la misma:


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Note que para hacer esta bsqueda no es necesario que el interesado sea usuario de Mercado

Pblico, puesto que no se le exige nombre de usuario ni contrasea, por tanto, se facilita el acceso

de la informacin de contratos para toda la ciudadana, aumentando la transparencia del mercado

de compras pblicas.


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5. Aplicacin en Computador del usuario (off line)del Editor de Ficha de Contrato

5.1 Instalacin del Editor de Ficha de Contrato

En el sitio de ChileCompra http://www.chilecompra.cl/gestiondecontratos.html encontrar el link

para descargar la aplicacin Editor de Ficha de Gestin de Contrato.

El instalador de la aplicacin EditorFichaContrato.zip sugiere la siguiente estructura de almace-

namiento, que facilita la posterior bsqueda de las Fichas de Contrato almacenadas:

a) El software del EditorFichaContrato.zip se descargar en la siguiente carpeta de su computador:

C:\MercadoPublico\Software de Editor Fichas de Contrato

ImportanteRequerimientos TcnicosSistema Operativo Micro-soft Windows XP, Vista y 7,con los ltimos servicespack instalados.Microsoft Framework .NET2.0 con los ltimos servicespack instalados.Espacio en disco: 100 MB almenos.

Memoria RAM: 512 MB osuperior.Microsoft Internet Explorer5.0.1 o Superior.

C:\MercadoPublico\Software de Fichas de Contrato\

Para descargar la aplicacin, presione el botn Editor Gestin de Contratos, luego presione la

opcin Guardar y finalmente para instalar, abra este archivo y siga las instrucciones de instalacin

que le sugerir la aplicacin.

EDITOR DE GESTIN DECONTRATOS


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Para abrir una ficha de contrato existen 2 opciones:

a) Opcin 1 desde barra de herramientas.

1.En la barra de herramientas vaya al icono de abrir contratos como se muestra en la siguiente

imagen:

La ficha es un archivo

XML. Se sugiere no

editar el archivo desde

fuera de la aplicacin,

dado que cualquier

alteracin generar que

la plataforma desconoz-

ca el archivo y no pueda

subir la informacin

trabajada en su compu-

tador a la plataforma


Observe

c) El usuario descargar las fichas desde Mercado Pblico y stas se almacenarn en su computa-

dor en la siguiente carpeta:C:\MercadoPublico\Software de Fichas de Contrato\Repositorio de Fichas

De esta manera se instal en su computador la aplicacin O Line y la estructura de carpetas que

permitir la gestin de las chas de contrato de manera local.

5.2 Abrir Ficha de Contrato

Para comenzar a trabajar en las fichas de contratos en forma offline, el usuario debe abrir la

aplicacin de gestin de contratos desde el escritorio de su computador, tal como se muestra a

continuacin:

b) En la siguiente carpeta se almacenarn por defecto las carpetas con los documentos asociados

a cada contrato que usted bajar de Mercado Pblico:

C:\MercadoPublico\Software de Editor Fichas de Contrato\Documentos de Contrato


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2. Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo solicitando seleccionar la ficha que desea

abrir como se muestra en la siguiente imagen:

3. Seleccione el archivo y presione abrir. Con esto se cargarn las distintas secciones del

contrato.

b) Opcin 2 desde Men de Contrato.

1. En el men de contratos haga clic sobre la opcin abrir tal como se muestra en la

siguiente imagen:


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2. Se exhibir el siguiente cuadro de dilogo solicitando seleccionar la ficha que desea abrir, como

se muestra en la siguiente imagen:

3. Seleccione el archivo y presione abrir. Con esto se cargarn las distintas secciones del contrato.

ImportanteSi al descargar la Ficha de Contrato, presion cancelar, no bajar a su computador ningn

archivo (ficha de contrato), pero la ficha quedar en estado Descargado de esta manera

no se podr volver a bajar. Para resolver esta situacin, DEBE el usuario Supervisor buscar

la ficha en el buscador rpido o en el avanzado y presionar la accin Liberar.


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Una vez que el usuario abre la ficha de contrato en su computador se proceder a visualizar todo el

contenido de la ficha en las distintas secciones que conforman el rbol de navegacin.

Por defecto la primera pgina que muestra la aplicacin, contiene informacin precargada desde la

web, como se muestra a continuacin:

5.3 Visualizacin de informacin precargada de la ficha de Contrato

Reglas de negocio sobre la informacin precargada del Contrato No se puede modificar off line la informacin ingresada en la ficha por el usuario en


Los archivos adjuntos desde la aplicacin web, asociados a la creacin del contrato,

slo son visibles en esta pantalla anterior y en la tabla de archivos como muestra a

continuacin la siguiente imagen:

ObserveLa columna Archivos representa la ruta fsica donde

quedan los documentos adjuntos y el icono de visualizar

permite ver el documento adjunto.

RecuerdeCada vez que actualice la

informacin del contrato,

baje la ficha desde

www.mercadopublico.cl,

complete la informacin

mediante el Editor de

Gestin de Contrato y suba

esa ficha a



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Adjuntar archivos

La aplicacin del Editor de Ficha de Contratos permite adjuntar archivos en su computador

personal de la siguiente manera:

1. Seleccione el tipo de documento, esto ltimo depende de la carpeta que tiene seleccionada

(por ejemplo, Resolucin).

2. Presionar el cono de la lupa y buscar el archivo que desea adjuntar en su computador.

3. Seleccionar la carpeta, el archivo y presionar Abrir.


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4. El documento ser cargado en la tabla:

Presionando el vnculo en Archivos o bien el cono de la lupa para visualizar, podr ver el

archivo.

5. Para eliminar presionar el cono rojo con una cruz.


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5.4 Informacin General

Para navegar sobre las secciones del contrato, haga clic sobre cada una de las secciones del rbol,

las que se exhibirn del lado derecho de la pantalla, como se muestra en la siguiente imagen:

O bien puede presionar los botones Siguiente y Atrs que se encuentran en la parte inferior de

las secciones, como se muestra en la siguiente imagen, para navegar por las distintas secciones:

Observe

Los campos con * son decarcter obligatorio.


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5.5 Visualizacin Informacin General

El contenido de esta seccin es generado desde la aplicacin web (en ambiente

www.mercadopublico.cl) y bajada a disco del computador del usuario de la ficha.

1. Para visualizar la informacin haga clic sobre el ttulo Informacin General del rbol de

navegacin.2. Se mostrar la siguiente pantalla:

RecuerdeCuando se descarga una ficha de contrato al computador del usuario, sta

queda sin poder utilizarse desde www.mercadopublico.cl, hasta que es

cargada (o subida) nuevamente a www.mercadopublico.cl. Esto para evitar

que dos personas trabajen sobre una misma ficha.

Reglas de negocio sobre la Informacin General del Contrato

No se puede modificar off line la informacin ingresada en la ficha por el usuario enwww.mercadopublico.cl, excepto el campo contacto, en el cual pueden agregarse o actualizar

los datos de contacto del proveedor.


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5.6 Informacin Contable y Unidad Requirente

Este panel se compone de dos secciones, una que es modificable por parte del usuario y otra que

es completada por la aplicacin web al momento de realizar la descarga de la ficha.

A continuacin se muestra una imagen de este panel:

Reglas de negocio sobre Informacin Contabley Unidad Requirente Se pueden agregar n cantidad de registros contables, siempre y cuando no excedan el

monto total del contrato, ya que la aplicacin valida las cantidades.

Los registros contables una vez que son almacenados en la web, y aprobados por el

Supervisor de contratos, no son modificables.

La informacin de unidad(es) Requirente(s) es slo para visualizar y no se pueden

realizar modificaciones sobre ella desde la aplicacin en el computador del usuario.

La informacin de administrador del contrato es slo para visualizar y no se pueden

realizar modificaciones sobre ellos desde la aplicacin en el computador del usuario.


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5.6.1 Agregar nuevos registros contables

1. Para agregar nuevos registros contables, presione el botn Agregar registro como se muestra en

la siguiente imagen:

Se desplegar la siguiente ventana:

Complete la informacin solicitada considerando que:

Nmero de Cuenta es el Nmero de Cuenta Contable, alfanumrico, el cual al menos, debe

contener 5 caracteres.

Centro de costo puede ser slo nmero o alfanumrico. La aplicacin permite distribuir en

diferentes centros de costo el monto de la imputacin.

Imputacin Presupuestaria es el Nmero de Cuenta Presupuestaria, alfanumrico.

Monto debe registrar slo nmeros con . (punto) o , (coma).

Unidad de moneda, en la cual est expresado el monto del contrato a informar.


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2. Luego presione Grabar; si se graba con xito, aparecer el siguiente mensaje:

3. Presione aceptar.

4. La ventana actual se cerrar y la tabla ser refrescada con la nueva informacin, como se

muestra en la siguiente imagen:


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Recuerde que slo podrn ser modificados aquellos registros contables no publicados en


1. Para modificar un registro contable presione Modificar (en el icono del lpiz), como se muestra

en la siguiente imagen:

2. Se abrir la siguiente ventana con la informacin del registro a modificar, como se muestra en

la siguiente imagen:

3. Realice los cambios que estime convenientes y presione Grabar.

4. Aparecer el siguiente mensaje como resultado:

5. Presione Aceptar.

6. La ventana actual se cerrar y la grilla ser

refrescada con la nueva informacin, como se


ObserveSe muestra la fecha de

ingreso del registro.

5.6.2 Modificar Registros Contables


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5.6.3 Eliminar Registros Contables

Recuerde que slo podrn ser eliminados aquellos registros contables con estado publicado.

1. Para eliminar un registro contable, haga clic en el icono de papelera que se muestra en la tabla,

como se muestra en la siguiente imagen:

2. Se mostrar un mensaje de alerta indicando si est seguro de eliminar el registro contable, si es

as presione s:

3. Presione s, y el registro ser eliminado de la tabla como se muestra en la siguiente imagen:


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5.7 Vigencia

La vigencia de un contrato est representada por la duracin inicial del contrato, ms todas las

renovaciones asociadas que tuviera este contrato.

Al panel de vigencia se accede realizando click sobre el rbol de navegacin, seccin vigencia,

como se muestra en la imagen:

El panel de vigencia se presenta de la siguiente manera con informacin que el usuario no puedemodificar directamente en la aplicacin, salvo que exista una renovacin.


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Slo podrn ser renovados aquellos contratos que en la aplicacin web (en

www.mercadopublico.cl), fueron creados activando la clusula de renovacin.

La renovacin de un contrato slo podr realizarse en el plazo de tiempo definido en las

alarmas de la aplicacin, dado el umbral de tiempo (alarmas), que configur el usuario.

Ver explicacin de archivo de configuracin.

La Aplicacin asume que la fecha de renovacin siempre ser la fecha de trmino de un

contrato ms 1 da.

La fecha de trmino de un contrato no podr ser menor a la fecha de inicio de la reno-

vacin. La unidad de moneda de la renovacin de contrato es la misma que la moneda del

monto total del contrato.

Una renovacin debe incorporar a lo menos un archivo adjunto.

Las vigencias, una vez que son almacenadas en la web y aprobadas por el Supervisor de

contratos, no son modificables.

Una vigencia est compuesta por 1 o varios archivos adjuntos.

Reglas de negocio sobre Renovaciones

5.7.1 Renovacin de un contrato

1. Para agregar una renovacin el contrato debe estar vencido o bien con el umbral de tolerancia

ya definido. Si lo anterior se cumple, presione el botn Renovar:

Renovar


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3. Ingrese la informacin que desee considerando las reglas de negocios definidas en este

apartado.

ImportanteLa moneda del contrato ser

heredada y no podr ser

modificada.

2. Se mostrar la siguiente ventana:


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Al ingresar la duracin de la renovacin y la unidad de tiempo, la fecha de trmino del contrato

ser calculada automticamente.

Debe incluir al menos un archivo adjunto.

Una vez que se han completado los datos, presione grabar y se mostrar la siguiente informacin:

4. Presione aceptar, los cambios se vern reflejados en la grilla como se muestra en la siguienteimagen:

5. Ntese que el grupo de vigencia en la parte superior actualiza la fecha de finalizacin del

contrato y la duracin en das como se muestra en la imagen:


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5.7.2 Modificar Vigencia

Recuerde que slo podrn ser modificadas aquellas vigencias no publicadas en


1. Para modificar la vigencia presione Modificar (con el cono del lpiz) como se muestra en la

siguiente imagen:

2. Presione modificar y se mostrar una ventana con un formulario, como se muestra en la siguien-

te imagen:

3. Modifique la informacin que estime conveniente y presione grabar.


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4. Se desplegar el siguiente mensaje, y presione aceptar.

5. Se actualizarn los datos en la tabla y si modific datos en las fechas de la Vigencia, se vern

reflejadas en la parte superior de sta.


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5.7.3 Eliminar Vigencias

Recuerde que slo podrn ser eliminadas aquellas vigencias no publicadas en


1. Para eliminar una vigencia, haga clic en el icono de cruz que aparece en la tabla, como se


2. Se mostrar un mensaje de alerta indicando si est seguro de eliminar la vigencia. Si es as,

presione S:

3. Presione S, y el registro ser eliminado de la grilla como se muestra en la siguiente imagen:

ObserveAl eliminar la vigencia, el

grupo de vigencias con

las fechas es actualizado.


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5.8 Trmino Anticipado

El trmino anticipado de un contrato est representado por el cambio de fecha de finalizacin de

un contrato.

El panel de trmino se accede realizando clic sobre el rbol de navegacin, seccin Trmino

Anticipado, como se muestra en la imagen:

Se muestra una caja de verificacin que indica si tiene trmino anticipado, y de ser as, se activa

el botn de trmino anticipado.

Se puede terminar anticipadamente un contrato en cualquier momento, dependiendo de las

condiciones asumidas en el contrato.

Podr generarse slo un trmino anticipado.

La fecha de trmino anticipado, no puede ser menor a la fecha de inicio del contrato.

Un contrato terminado anticipadamente y publicado en www.mercadopublico.cl como

terminado, no puede ser modificado.

El trmino anticipado una vez que es almacenado en la web y aprobado por el Supervisor de

contrato, no es modificable.

Reglas de Negocio sobre Trmino Anticipado

ImportanteSlo podrn ser terminados antici-

padamente aquellos contratos que

en la aplicacin web, fueron creados

con clusula de trmino anticipado

activa.


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5.8.1 Agregar Trmino de Contrato

1. Para registrar un trmino anticipado de contrato, este se puede realizar en cualquier momento.

El contrato debe cumplir con la clusula que habilita que se pueda terminar en forma anticipada.

Presione el botn Terminar Contrato:

2. Se mostrar el siguiente formulario:

3. Complete la informacin segn las reglas de negocio definidas. Los campos con * son de

carcter obligatorio.


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4. Presione Grabar, y se mostrar el siguiente mensaje:

5. Presione aceptar. Se cerrar la ventana actual y se actualizar la grilla, como se muestra en la

siguiente imagen:


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5.8.2 Modificar Trmino Anticipado

1. Para editar un trmino anticipado presione Modificar, presionando el icono del lpiz como se


2. Se mostrar el formulario desde donde podr realizar las modificaciones que estime conve-

niente:

3. Realice los cambios que estime convenientes y presione Grabar.


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4. Aparecer el siguiente mensaje como resultado:

5. Se cerrar la ventana actual y se mostrar la informacin actualizada.


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5.8.3 Eliminar Trmino Anticipado

Recuerde que slo podr ser eliminado aquel trmino anticipado no publicado en


1. Para eliminar un trmino anticipado, haga clic en el icono de papelera que aparece en la tabla,


2. Se mostrar un mensaje de alerta indicando si est seguro de eliminar el registro contable, si

es as presione S:

3. Presione S, y el registro ser eliminado de la tabla.


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5.9.1 Agregar Pago

1. Se puede agregar un pago en cualquier momento, presionando el botn agregar pago.

2. Se mostrar la siguiente ventana:

Este formulario se divide en dos partes:

a) La que se encuentra en la parte superior que define informacin estimada del pago.


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b) La que se encuentra en la parte inferior que define informacin de la ejecucin del pago:

Ambas informaciones pueden ser llenadas de inmediato o con desfases de tiempo.

Pero al agregar un pago, slo se controla la informacin de la definicin de la cuota como datos

obligatorios. En el caso de las rdenes de compra deben estar aceptadas, si no es as, la orden de

compra no aparecer en la grilla que se despliega al presionar Buscar OC.

3. Complete la informacin necesaria y presione Grabar. Se mostrar el siguiente mensaje de

xito. Presione Aceptar.


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5.9.2 Modificar Pagos y Eliminar Pagos

La modificacin y eliminacin de pagos funciona igual que las eliminaciones y modificaciones de

los apartados anteriores.

5.9.3 Ejecutar Pago

La ejecucin de pago hace que se registre la informacin efectiva del pago, por lo tanto, se

validarn los datos obligatorios para que se pueda ingresar el pago.

1. Desde la grilla de pagos existe una funcionalidad que es la ejecucin del pago, como se muestra

en la siguiente imagen. Haga clic sobre l.

2. Se mostrar el siguiente formulario de ingreso.


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3. Complete los datos que se requieren.

4. Una vez completado, presione Grabar. Se mostrar el siguiente mensaje:

5. Los cambios anteriores se reflejarn en la tabla.


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Al momento de ser ingresado un contrato en la aplicacin web se define la cantidad de

garantas asociadas a un contrato.

El nmero de garantas no podr exceder la cantidad ya definida.

La fecha de vencimiento de la garanta no puede ser menor a la fecha del contrato.

La fecha de vencimiento no podr ser menor a la duracin del contrato.

Una garanta no puede ser retirada si se encuentra cobrada.

Una garanta asociada a una sancin no puede ser eliminada ni retirada.

Reglas de Negocio sobre Garantas

5.10 Garantas

Las garantas de un contrato son aquellos documentos que permiten respaldar la ejecucin de un

contrato.

Al panel de garanta se accede haciendo click sobre el rbol de navegacin seccin Garantas. Se

muestra la siguiente imagen:


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5.10.1 Agregar Garanta

1. Para agregar una garanta al contrato, se puede realizar en cualquier momento, presionando el

botn Agregar garanta

2. Se mostrar la siguiente ventana donde solicitar informacin de ingreso de la garanta.


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3. Complete la informacin solicitada.

4. Presione Grabar. Se mostrar el siguiente mensaje y presione Aceptar.

5. Se actualizar la tabla de garantas.

5.10.2 Modificar Garantas y Eliminar Garantas

La modificacin y eliminacin de garantas funciona igual que las eliminaciones y Modificaciones

de los apartados anteriores.


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5.10.3 Devolucin de Garantas

Para hacer el registro de la devolucin de garantas, se debe usar la opcin Retirar Garantas.

Para esto, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Desde la opcin Garantas, hacer click en el cono Retirar, en la garanta respectiva.

2. Se mostrar la ventana de retiro de garantas:

3. Complete la informacin correspondiente y presione Guardar.

4. Los cambios se vern reflejados en la tabla de garantas.


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Se pueden aplicar todas las sanciones segn se haya especificado en el contrato.

La fecha de la sancin no puede ser menor a la fecha de inicio del contrato.

Las sanciones que aplican sobre cobro de boletas de garantas, deben quedar reflejados

actualizando la fecha de cobro de la garanta.

Las sanciones que aplican sobre el cobro de boletas de garantas, equivalen al monto y

moneda estipulados en la garanta.

Reglas de Negocio sobre Sanciones

5.11 Sanciones

Las sanciones son multas, cobros de garantas y otros, que el organismo aplica sobre un contrato

por no cumplimientos o faltas en los plazos de entrega.

Al panel de sanciones se accede haciendo clic sobre el rbol de navegacin seccin Sanciones,


Sanciones


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5.11.1 Agregar Sancin

1. Para agregar una sancin al contrato se puede realizar en cualquier momento, presionando el

botn agregar.

2. Se mostrar la siguiente ventana donde se solicitar informacin de ingreso de la sancin.

Agregar


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3. Seleccione el tipo de sancin. En caso de que seleccione cobro de boleta de Garanta, se modifi-

car el actual formulario al que se muestra a continuacin:

4. Presione Grabar. Se mostrar un mensaje de xito y se actualizar la tabla.


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5. Se actualizar la tabla de garantas.

5.11.2 Modificar y Eliminar Sanciones

La modificacin y eliminacin de garantas se realiza de la misma manera que las eliminaciones y

modificaciones de los apartados anteriores.


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Desarrollado por:

Direccin ChileCompra con la colaboracin de la Universidad de las Amricas.

Impreso por:

Trama Impresores S.A.

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Director de ChileCompra

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