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GESTION DE REQUISICIONES VIA WEB
MANUAL DEL USUARIO
UNIDAD DE SISTEMAS DE INFORMACION Y COMPUTO
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES

GESTION DE REQUISICIONES VIA WEB 1
INDICE
Tema
Pgina
Objetivo 2 Portal del Departamento de Adquisiciones 3 Seccin disponible para toda la comunidad
Artculos por Grupo (Almacn) 5 Artculos por Grupo (Compra Directa) 6 Proveedores por grupo. 7
Seccin para usuarios registrados 8 Men para usuarios registrados 8 Captura de Requisiciones de Almacn 9 Captura de Requisiciones de Compra Directa. 11 Bandeja 13 Consultas de requisiciones y su estado 14 Estatus de Intervencin 15 Cambiar Unidad 16 Reportes 16 Cambiar Contrasea 16

SISTEMA DE GESTION DE REQUISICIONES VIA WEB.
OBJETIVO DEL MDULO. A partir de enero de 2002 el Departamento de Compras comenz a utilizar un sistema de control de inventarios, procedimientos de compras y surtimiento de requisiciones ms moderno, cuya caracterstica principal es su incorporacin al Sistema Integral de Informacin Administrativa, que se ha venido desarrollando e instalando desde hace varios aos, funcionando en la mayora de dependencias. Este sistema contempla en esta etapa una extensin va web para hacer llegar nuestros servicios de una manera ms gil a las unidades acadmicas y administrativas que as lo requieran. Los objetivos de este mdulo son diversos y todos altamente importantes: de esta manera deseamos mejorar la calidad y rapidez en el servicio, tener un mejor control de entradas y salidas de almacn, as como del gasto de las unidades, en un mediano plazo abatir costos en nuestros servicios, realizar las adquisiciones con apego a la legalidad, respetar las polticas presupuestales, as como la integracin con otros mdulos del Sistema Integral de Informacin Administrativa, en este caso estrechamente el mdulo de la Direccin Financiera para agilizar nuestros trmites y evitar la duplicidad de funciones. Este sistema representa un esfuerzo conjunto del Departamento de Adquisiciones y de la Unidad de Sistemas de Informacin y Cmputo. En esta etapa queremos hacer partcipes de este esfuerzo a las unidades, quienes con su empeo y experiencia nos retroalimentarn para mejora de la herramienta. A continuacin se expone un breve manual del uso del sistema de Gestin de Requisiciones va Web, que esperamos sea una herramienta til y clara para guiarlos en la utilizacin del mismo.

- Portal del Departamento de Adquisiciones El portal web del Departamento de Adquisiciones se encuentra en la direccin www.siia.ugto.mx, en donde existen servicios web de varias dependencias de la Universidad. Para entrar a la del departamento de Adquisiciones solamente hay que hacer click en la liga con el mismo nombre.

En el portal web del Departamento de Adquisiciones tenemos informacin importante sobre el trabajo que desarrollamos. De esta forma puedes encontrar la misin, la mstica de trabajo, las polticas, el organigrama y el directorio del departamento; aqu puedes obtener los telfonos, nombres, direcciones de correo electrnico y funciones de cada una de las personas que laboramos en el departamento. Tambin puedes informarte sobre los procedimientos para que realices tus compras a travs del departamento. Adems de la informacin mencionada ofrecemos como servicios a toda la comunidad: - Informacin de los artculos que manejamos en el almacn, - Apoyos que hemos realizado para compra directa. - Nuestro directorio de proveedores, en donde tenemos catalogado por categoras. - Ligas a las pginas de la Seccin Amarilla y Compranet. Uno de los aspectos ms importantes es la seccin de acceso a otros servicios para usuarios registrados, es decir, para la persona o personas en las unidades que tengan asignadas tareas de elaboracin de requisiciones de almacn o solicitudes de apoyo en compras directas. El registro puede solicitarse a la Unidad de Sistemas de Informacin y Cmputo. Una vez que cuentes con este registro puedes teclear tu nombre de usuario y contrasea asignados para que puedas entrar a la seccin de Gestin de Requisiciones.
Pantalla principal del portal del Departamento de Adquisiciones

SECCION DISPONIBLE PARA TODA LA COMUNIDAD - Artculos X Grupo
Almacn
Dentro de la seccin disponible a toda la comunidad, se encuentra la seccin de Artculos X Grupo. Aqu se puede obtener informacin de los artculos que se manejan en el almacn, su clave, la partida a la que corresponden, descripcin, marca, medida y las existencias y costo actuales, as como alguna especificacin adicional en los casos en que lo amerite. Puede buscarse directamente el nombre de algn producto o un conjunto de productos.
Pantalla de bsqueda en artculos de almacn
Nuevas Caractersticas del Portal en esta seccin:
Tablas dinmicas de ordenamiento por columna Bsquedas por diferentes criterios en algunas columnas Columna de Detalles (en esta columna el sistema mostrara caractersticas
especiales de los artculos y si se cuenta con fotografa del artculo) Ejemplo de Caracterstica Especial: Cartucho para impresora lser HP para modelos 1200 y 1400
Avances y contadores por grupo

Compra Directa.
En el caso de los artculos de compra directa, en la pgina se pueden ver los apoyos que se han brindado para adquisiciones de carcter especial, es decir, de artculos que normalmente no se tienen en existencia en almacn, pero se pueden adquirir mediante una peticin de apoyo. En estos artculos no se muestran precios, debido a que pueden variar bastante de mes a mes, pero se muestran ya catalogados.
Pantalla de bsqueda en artculos de compra directa
Tablas dinmicas de ordenamiento por columna Bsquedas por diferentes criterios en algunas columnas Avances y contadores por grupo

- Proveedores X grupo.
Tambin est disponible para toda la comunidad, la consulta de proveedores en la seccin Proveedores X Grupo. Si deseas ver datos de proveedores, es necesario seleccionar el tipo de proveedor: de Almacn o Compra Directa. Al elegir cualquier grupo se despliega la lista de proveedores con los que se tiene contacto en el departamento para este tipo de servicio. Si deseas conocer los datos completos de alguno de los enumerados en la lista, hay que dar click sobre el proveedor de tu inters.
Pantalla de datos de proveedor

SECCION PARA USUARIOS REGISTRADOS
Una vez que cuentes con un nombre de usuario y contrasea para entrar a la seccin de usuarios registrados puedes ingresar a servicios de gestin de requisiciones. Estos servicios incluyen Captura, Consulta, Modificacin, Eliminacin y Envo de requisiciones de Almacn y de Compra Directa. Una vez que se han tecleado el nombre de usuario y la contrasea de forma correcta, en la pgina se desplegar el men con estos servicios.
Pantalla de acceso
Una vez que usted se logea se mostrarn en la parte derecha las noticias mas recientes acerca del portal de adquisiciones.
Pantalla de men
Nuevas opciones en el men:
Requisiciones de Intervencin. Cambiar Contrasea Reportes

Los servicios disponibles en el men y la forma de realizarlos se detallarn en las secciones posteriores. - Captura de Requisiciones
Requisiciones de Almacn.
Una vez que se ingres con un nombre de usuario y contrasea vlidos, se pueden dar de alta requisiciones de almacn dando click en la seccin Nva. Req. Almacn, al hacerlo se muestra en la pgina lo que corresponde al encabezado de la requisicin, en donde principalmente se deben elegir el grupo de artculos que se van a adquirir as como el cdigo de la operacin en trminos de: fondo, la funcin y el cdigo presupuestal que se afectar con la compra. La partida est asociada al tipo de artculo, y la unidad est enlazada con el usuario, de tal forma que estos datos no requieren captura.
Actualmente ya no es necesario teclear el folio de la requisicin el sistema lo generara al enviar la requisicin al Departamento de Almacn.
Pantalla de captura de requisiciones de almacn
Una vez que estos datos han sido elegidos, es necesario dar clic en el botn Agregar Artculos, para que sea desplegada la lista de artculos del grupo que se eligi y puedan agregarse los que se requieren, as como las cantidades que la unidad necesita. En esta lista es necesario verificar la existencia del artculo de nuestro inters para poder comprar una determinada cantidad, ya que el sistema realiza un compromiso y una disminucin de las existencias por cada artculo que elige, por otro lado se recomienda que el usuario verifique el precio para que tenga precisin en cuanto al gasto que va a efectuar.
La forma de ir agregando artculos es marcar el botn de seleccin que se encuentra a la izquierda del artculo y capturar el nmero de piezas que se requieren en la casilla de Cantidad. Una vez que se tienen marcados los artculos se da click en el botn Agregar, y si no hubo un error, el sistema mostrar la requisicin con los artculos agregados hasta el momento.

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