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AMS – Sistema de Compras

Manual De Instrucciones

Solicitante / Aprobador

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ACERCA DEL SISTEMA

La solicitud de compra se realiza a través de herramienta web.

El entorno cuenta con la interfaz del portal que se detalla en el manual.

El sistema está disponible para el acceso en tres idiomas (portugués de Brasil,

español e Inglés Internacional de los Estados Unidos), para dicha selección,

debe elegir esta opción en el menú de acceso al sistema.

Este manual fue desarrollado en Brasil portugués.

Este manual está escrito de forma secuencial con el proceso de solicitude /

aprobación de compra, por lo que las instrucciones que se detallan atendiendo

a cada etapa del proceso.

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1. Acceso al sistema

Para empezar hay que abrir un navegador y acceder a la dirección

http://extranet.bureauveritas.com.br/servicos/portal

Si se solicita el nombre de usuario y contraseña (LAZ) para acceder al sistema

(Fig. 1), deben utilizar el mismo utilizado para iniciar sesión en la computadora.

Fig. 1

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Entorno Portal

Desde el entorno de Portal que puedas ver todas las acciones pendientes a su

usuario, Seguimiento de pedido por menú Consulta y sus aprobaciones. Todo

el estado de su pedido se puede ver en detalle a través de consultas

disponibles.

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1.1 Registro de una Solicitud de registro de

Producto/Servicio/Proveedor.

El registro de opción Productos / Proveedores sirve para que el solicitante

presente una solicitud por el sistema para que los analistas de compras hacen

el registro de un nuevo producto y / o proveedor en el sistema si éste no existe.

Por lo tanto, ya no es necesario el envío de correos electrónicos o pedidos por

teléfono, la automatización del proceso y garantizar una mejor calidad de

atención.

El registro de nuevos proveedores, ya que se mantiene en su proceso ZIG

requiere un tiempo de procesamiento y actualización mínimo de 24 horas.

Haga clic em “Apertura”

Seleccione la opción de la siguiente manera.

Y a continuación, haga clic en:

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Aparece la siguiente pantalla:

Tema de la Requisición: Escriba un asunto para su aplicación.

ejemplo: “Registro del producto para el contrato - XXXX”

Descripción: Introduzca una descripción para su solicitud,

ejemplo: "El producto debe estar registrado para contratar el servicio etc .."

Razón: Escribe la razón de su solicitud,,

ejemplo: "El producto disponible no cumple con los requisitos del contrato"

Producto / Servicio: Escriba aquí el producto / servicio / proveedor que

desear estar registrado en el sistema.

Introduzca en "Descripción" su solicitud y confirmación, haga clic y, por

último, haga clic en:

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Archivo adjunto: Si desea adjuntar un archivo a su solicitud, haga clic en

"Adjuntar documento"

Indicando el archivo, haga clic en "Guardar".

Para completar la apertura, haga clic en , si sólo desea guardar un

borrador de esta aplicación, haga clic en .

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Al término de la requisición, aparecerá la siguiente pantalla:

Su solicitud será enviada al equipo de Compras, que después del

procesamiento de su pedido, el sistema enviará un correo electrónico a la

dirección que le informa de que su pedido ha sido superado con éxito:

Si desea consultar, haga clic en "Consulta", aparecerá la siguiente pantalla,

enumerando todas sus peticiones:

Al hacer clic sobre la solicitud, un

resumen se mostrará y "tareas

realizadas", usted puede seguir el

estado de la misma.

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1.2 La apertura de una Orden de Compra.

Haga clic em apertura

Seleccione la opción de la siguiente manera.

Y a continuación, haga clic en:

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La siguiente pantalla se solicitará toda la información pertinente a la solicitud

como el ejemplo abajo:

Prioridad : ¿Cuál es la prioridad de su orden de compra, con Normal, Urgente

o de Emergencia.

Tema de la Requisición: Informe en este campo una breve sujeto para su

solicitud, por ejemplo, "Compra de Botas"

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Centro de Costo: BU se asignará donde el costo de la compra y al que se

remitirá Gerente, Director o Directora Ejecutiva para su aprobación de acuerdo

con la jurisdicción aplicable.

Analista de Compras: Consejo de quién puede ser el analista de compras

responsable de su solicitud. Se recomienda utilizar el analista “Cola Analista de

Compras – AR”.

Número de ZIG Contrato: referencia del contrato ZIG para el evento de

lanzamiento en las cuentas por pagar en relación con el gasto / inversión que

se realizará ( campo opcional ).

¿Quieres compartir el costo de la compra?: Informado SÍ, puede seleccionar

más de BU, pero todos deben tener el mismo aprobador. Cada nuevo BU debe

ser informado haciendo clic en "Agregar nuevo elemento" como imagen:

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El porcentaje de prorrateo debe ser informado y debe agregarse al total 100%.

Haga clic en: para confirmar y para terminar la inclusión de centros de

costo.

Importante: A pesar de la solicitud de prorrateo sea posible, el campo

obligatorio de compra, que se dará el sistema al pairo aprobación será siempre

en el campo Centro de Costo.

Facturación de la Compañía: Empresa del Grupo de emitir la factura por el

proveedor.

Entrega en la compañía: Empresa del Grupo para la entrega de la solicitud.

Detalles de la compra: Información adicional a la solicitud para el analista de

compras..

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Proveedor Nominado: Si usted desea sugerir un proveedor debe ser

informado en este campo. Aparece una lista de todos los proveedores

existentes, caso no desea sugerir, seleccione “NO”

Tipo de solicitud ( CAPEX o OPEX ): Informe la naturaleza de los gastos.

Producto con contrato?: Si el producto ya ha pre-establecido acuerdo de

compra debe ser informado, además, el costo de cada artículo será ya cargado

como su selección.

Si respondió "Sí" a la pantalla abajo aparecerá:

Para agregar productos, haga clic en “Agregar nuevo elemento”

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Si no se utiliza el contrato, el proceso pasará a través de cotación online y

aprobación.

Para agregar productos, haga clic en “Agregar nuevo elemento”

La selección de los productos / servicios habrá de respetar la secuencia de

imágenes.

Introduzca la "Cantidad", haga clic en se desea terminar, haga clic en .

Se desea agregar um nuevo producto, haga clic en , o se desea cambiar

algo em um producto ( que ya estea agregado ) haga clic en , y para

borrarlo, haga clic en

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IMPORTANTE: Más de un elemento se puede agregar a la misma solicitud,

pero con la condición de que todos son de la misma clase. Por ejemplo: Usted

no puede solicitar suministros de limpeza de baño y de oficinas en el mismo

orden, porque son diferentes proveedores.

Especificaciones Técnicas: Utilice este campo para incluir un archivo (PDF,

ZIP, DOC, etc.)

Para completar la apertura, haga clic en , si quieres simplemente

guardar el borrador de esta solicitud, haga clic en .

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Si algún campo no se completa una pantalla crítico se generará información

incorrecta o faltante.

Sólo corregir los errores que se presentan

Ese hecho, aparece la pantalla confirmando la apertura:

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2 Consultas

En el menú consulta, puede supervisar todo el proceso de su orden de compra,

y ver todas las peticiones realizadas por su usuario.

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Al hacer clic sobre la solicitud creado, puede ver un resumen de su pedido.

2.1 Seguimiento de una Orden de Compra

En "Tareas ejecutadas" Se puede ver la evolución de la aplicación.

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3. Cancelación de la Orden de Compra.

Una vez creada la orden de compra, no se puede cambiar si desea agregar

nuevos elementos se debe crear una nueva.

La cancelación de la solicitud sólo se permite hasta cierto punto en el proceso

(antes de que el analista de hacer una compra al proveedor) A partir de

entonces, el Departamento de Compras debe ser notificado.

Para la cancelación a través del portal. Ir a la "Consulta".

Haga clic en la orden de compra.

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Y haga um clic en “Cancelar”

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4. Terminación del Procedimiento

Después de todo el flujo del proceso y el recibo del producto/servicio , la orden

de compra le devolverá su cola con un pendiente de aprobación para que sepa

si su solicitud ha sido recibida correctamente y en caso de recepción de la

factura, informe el número de los mismos. Esta información es importante para

el proceso de pago y el cierre del flujo operativo mediante la compra de área de

administración.

4.1 APROBACIÓN DE RECIBO DE

PRODUCTO/SERVICIO

Una vez recibida la solicitud, debe acceder al portal y menu “Aprbación”, haga

clic en su solicitud.

La “Aprobación del Recibo” está pendiente

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Introduzca el número de factura / factura si ha recibido e indicar si la solicitud

fue recibida SI (Entregado) o NO (No fue Entregado/Problema/Incompleto)

SI (Entregado): Todos los artículos fueron entregados con éxito.

NO (No fue Entregado/Problema/Incompleto): No se entregó, artículos

faltantes, solicitud divergente y etc..

Si el pedido tiene problemas, la orden de compra será redirigido a la cola

analista de compras para la resolución con el proveedor.

Después de comprobar el Analista de Compras, la Cconfirmación de entrega se

volverá a presentar para la aprobación de la entrega.

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5. Aprobación de una Orden de Compra

El Perfil aprobador, obedece el ámbito definido por el departamento, si su

usuario es nombrado como aprobador de un centro de costos, debe seguir los

siguientes pasos para hacer su aprobación.

IMPORTANTE: El sistema es automático, entrando en una nueva solicitud de

compra que requiere dicha aprobación, usted recibirá un correo electrónico con

un link que apunta directamente a la solicitude a ser aprobada.

Para hacer una aprobación, visite el portal y haga clic en "Aprobación"

La aprobación de la orden de compra está pendiente

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Al hacer clic sobre la solicitud, se mostrará información sobre la solicitud..

Haga clic en o .

Si "Aprobado", el proceso continúa, informando al responsable de la compra

que puede confirmar al proveedor que la solicitud fue aprobada..

Si la solicitud es "Desaprobar", el proceso termina y el solicitante inicial es

informado y, por tanto, debe abrir un nuevo proceso.