MANUALES POR FUNCIN ESPECFICA

10-2-2015Bianca Arias AcopaMANUALES POR FUNCIN ESPECFICACAPTULO 9

ContenidoIntroduccin2Objetivos de los manuales por funcin especfica2Importancia de los manuales por funcin especfica3Tipos de manual por funcin especfica4Cmo elaborar el manual por funcin especfica5Contenido de los manuales por funcin especfica6Manual de reclutamiento y seleccin6Preparacin del manual7Contenido del manual especfico de reclutamiento y seleccin71.Identificacin82.ndice93.Introduccin94.Polticas95.Proceso de reclutamiento106.Proceso de seleccin107.Procedimientos de reclutamiento y seleccin11Manual especfico de auditora y sistemas11Preparacin del manual11Contenido del manual especfico de auditora y sistemas121.Identificacin132.ndice133.Introduccin134.Programas de auditora interna145.Programas de estudios de sistemas y procedimientos15Resumen17

IntroduccinEstos manuales se originan en una segunda clasificacin. Se refieren a una funcin especfica o rea de actividades de que trate el manual. As, puede haber manuales de produccin, ventas, contabilidad, personal, crdito y cobranza, entre otros.En toda organizacin existen diversas reas de actividades especficas, como personal (reclutamiento y seleccin), auditora interna y sistemas y procedimientos.Cada nivel jerrquico (estratgico, administrativo u operativo), de acuerdo con sus propias responsabilidades y, por ende, con base en su autoridad funcional, puede y ha de estructurar sus propios procesos y acciones internas para normar sus labores. En este tipo de manuales se deben compilar de manera pormenorizada todas aquellas disposiciones que de manera unilateral e independiente tienen que ser conocidas y respetadas incluso por el personal del rea emisora.Como ya se expuso, estas actividades comprenden algunas medidas que se imponen en forma unilateral a las otras reas de la empresa; lo cual se hace emitiendo procesos (reclutamiento y seleccin de personal, capacitacin, ventas, suministro de materiales, etc.) detallados a los que deben apegarse.Objetivos de los manuales por funcin especficaUn manual por funcin especfica es, en esencia, un recurso para ayudar a la orientacin de los empleados. Puede contribuir a que las instrucciones sean definidas, fijar la responsabilidad, proporcionar soluciones rpidas a los malentendidos y mostrar cmo puede contribuir el empleado al logro de los objetivos organizacionales, as como a sus relaciones con otros empleados.A continuacin se mencionan los objetivos de los manuales por funcin especfica:a) Presentar una visin de conjunto de un rea especfica para su adecuada administracin.b) Precisar instrucciones para llevar a cabo actividades que deben realizarse en una determinada rea.c) Establecer las responsabilidades para una determinada rea.d) Proporcionar soluciones rpidas para evitar malos entendidos.e) Facilitar la descentralizacin al suministrar a niveles intermedios lineamientos claros a seguir.f) Servir de base para una constante revisin y evaluacin administrativa.Mediante este tipo de manuales se libera a los miembros de niveles superiores de tener que repetir informacin, explicaciones e instrucciones similares. Entre sus ventajas estn la uniformidad, la accesibilidad y la reflexin.Importancia de los manuales por funcin especficaEn las organizaciones, junto con las reas bsicas, como las de produccin, comercializacin, finanzas y administracin, existen otras reas operacionales, como compras, ventas, publicidad, recursos humanos y servicios administrativos.La importancia de estas funciones operacionales depende de la naturaleza del organismo social de que se trate. Por ejemplo, en una organizacin de tipo comercial la funcin de compras sera ms importante que en una de servicios; mientras que en una empresa pblica de transporte colectivo la funcin de compras sera un rea bsica.Esto ha generado la necesidad de elaborar manuales que rigen funciones especficas, por ejemplo, proporcionar informacin de carcter ms estable, referida a funciones operacionales de la organizacin de que se trate, sea sta del sector pblico o privado.La importancia de este tipo de manual depende del crecimiento de una organizacin, conforme sta crece aumenta la necesidad de disponer de manuales por funcin especfica para seguir operando de manera efectiva. En otras palabras, stos son la manifestacin concreta de una mentalidad administrativa moderna orientada hacia la realizacin sistemtica de las diversas actividades de un organismo social.En la actualidad un gran nmero de organismos sociales ha adoptado el uso de este tipo de manuales como medio para la satisfaccin de distintos tipos de necesidades.Cuando en una organizacin existen ya otros manuales administrativos, los de funcin especfica no pueden ser autnomos respecto a stos. Es decir, pueden ser nicos pero no autnomos.En conclusin, la importancia de los manuales por funcin especfica radica en que se relacionan con los que ya existen o pueden existir en las organizaciones.Tipos de manual por funcin especficaEs importante comprender que un manual no es la solucin mgica de todos los problemas, sino que muchos pueden resolverse con uno adecuado.Este tipo de manuales obedece a una segunda clasificacin con base en la funcin especfica o rea de actividad de que trata.Los manuales por funcin especfica pueden ser de los siguientes tipos: Manual de produccin Manual de almacn Manual de ventas Manual de publicidad Manual de finanzas Manual de contabilidad Manual de crdito y cobranza Manual de personal Manual de reclutamiento y seleccin

La necesidad de coordinar y controlar las actividades en cada una de las funciones operativas de la empresa es tan evidente, que las operaciones de cada rea registrada en un manual se aceptan y usan ampliamente

Cmo elaborar el manual por funcin especficaLa preparacin efectiva de un manual por funcin especfica implica el cumplimiento de un proceso integrado por una serie de tareas relacionadas en forma secuencial, cuya agrupacin en apartados facilita la programacin del trabajo.Las etapas que conforman el proceso para la elaboracin de este tipo de manual son las siguientes:a) Definicin de objetivos a cumplir. Es imprescindible definir con claridad la necesidad que se pretende satisfacer, ya que de ella depende todo el trabajo posterior.b) Eleccin de los responsables de la preparacin. Una vez definida la necesidad y el tipo de manual adecuado para satisfacerla, debe elegirse a quien o quienes sern responsables de la preparacin. Como es lgico, el responsable de prepararlo deber contar con la colaboracin del personal subordinado de acuerdo con la magnitud del trabajo.c) Estudio preliminar de la organizacin. En esta etapa, los analistas deben conocer a profundidad el trabajo a realizar, as como los objetivos y alcances del mismo. Estos aspectos adquieren una particular importancia en el caso de que el analista contratado sea externo, ya que le posibilitar entrar en contacto con el organismo social y captar sus caractersticas. Es vital que el analista comprenda con suficiente claridad qu se espera de su trabajo, dado que las malas interpretaciones llevarn a resultados deficientes.Los responsables de esta labor deben efectuar entrevistas planeadas con el personal, visitar las instalaciones de la empresa, estudiar la documentacin al respecto (organigramas, informes, reglamentos, etc.) y, en general, realizar todo tipo de actividades que les permitan adquirir un conocimiento global del organismo.Contenido de los manuales por funcin especficaEn esta seccin se enuncia de manera sinttica los distintos apartados que contiene un manual por funcin especfica en la secuencia en que se presentan.Se recomienda que este tipo de manuales se dividan en secciones, captulos y asuntos.Un modelo de contenido es el siguiente: Identificacin ndice Introduccin Secciones Glosario (en su caso)Los anteriores apartados son vlidos si se opta por la poltica que establece que slo deber existir un manual por funcin especfica para cada departamento (o divisin), con actividades especializadas claramente operativas.En este captulo, por razones de espacio y para tener una idea del tipo de manuales administrativos por funcin especfica, se har referencia slo a dos casos concretos: el manual de reclutamiento y seleccin, y el manual de auditora y sistemas.Manual de reclutamiento y seleccinEste tipo de manual agrupa pautas e instrucciones de aplicacin especfica sobre el reclutamiento y seleccin de personal en determinada organizacin.La preparacin de este tipo de manuales por parte de la misma empresa es recomendable cuando el nmero de empleados que los utiliza es tan grande como para justificarlo.Este manual, en el que se aborda una fase de la administracin de personal, puede elaborarse destinado a tres clases de usuarios:a) Al personal en general. En este caso dan a conocer las polticas y proceso de reclutamiento y seleccin.b) A los supervisores. En este caso su objetivo es comunicar las actividades y polticas respecto a la forma en que el personal ser integrado a la organizacin.c) Al personal del departamento de recursos humanos. En este caso se trata de un manual especfico a cargo del departamento, como reclutamiento y seleccin de personal, anlisis y evaluacin de puestos, calificacin, etctera.Preparacin del manualEl primer paso para elaborar un manual es determinar lo que se desea alcanzar. Para ello hay que responder las siguientes preguntas: Cul es el objetivo que persigue el organismo al crear este manual? Su principal propsito es el de entrenar y capacitar a empleados del departamento de personal. Qu beneficios proporcionar el manual a los usuarios? Es probable que el manual les permita disponer de un elemento de consulta para la realizacin de las tareas asignadas. Qu espero (o mi departamento) lograr con este manual? Lograr los objetivos del organismo social y los del departamento.Contenido del manual especfico de reclutamiento y seleccinLos manuales especficos son medios de comunicacin y coordinacin, que facilitan el cumplimiento de las polticas, pautas e instrucciones sobre el reclutamiento y seleccin de personal.El contenido de un manual especfico de reclutamiento y seleccin vara segn el tipo y la cantidad de material que se desea detallar, en este caso concreto se describen las secciones que comprenden.Las secciones que deber contener un manual especfico de reclutamiento y seleccin, a fin de uniformar su presentacin, son los siguientes:1. Identificacin2. ndice3. Introduccin Objetivos del manual mbito de aplicacin Autorizacin Cmo usar el manual4. Polticas De requisicin De reclutamiento De seleccin5. Proceso de reclutamiento De requisicin De reclutamiento (fuentes)6. Procesos de seleccin7. Procedimientos de reclutamiento y seleccin

A continuacin se explicar con detalle cada una de las secciones mencionadas para que se comprendan con mayor claridad.1. IdentificacinEn esta seccin del manual se deber indicar, en primer trmino, los siguientes datos de identificacin: Nombre del organismo o unidad orgnica correspondiente Ttulo y extensin del manual (especfico) Lugar y fecha de publicacin Nmero de revisin, en su caso Unidad orgnica responsable de su expedicin2. ndiceEn esta seccin se enlistan los apartados que conforman el documento; es decir, la revisin de su esquema, adems de los nmeros de formato de referencia.3. IntroduccinEn este apartado se incluye una explicacin al usuario acerca de lo que es el documento, y de los objetivos principales que con l se pretende cumplir. Se incluye tambin informacin sobre sus objetivos bsicos, su mbito de aplicacin, de a quines va dirigido, cmo se usar, y cmo y cundo se harn las revisiones y actualizaciones. Conviene que tenga un mensaje y la autorizacin de la ms alta autoridad del rea comprendida en el manual.A continuacin se muestran ejemplos de aspectos que deben considerarse en esta seccin. Objetivos del manual. Precisar a los usuarios un sistema de reclutamiento y seleccin de personal para lograr la uniformidad necesaria en esta actividad. mbito de aplicacin. El mbito del presente manual abarcar al departamento de personal. Autorizacin. La aprobacin oficial del presente manual la hizo el gerente de administracin. Cmo usar el manual. El manual contiene siete secciones y el usuario deber mantenerlo actualizado y devolverlo cuando deje de prestar sus servicios a la organizacin.4. PolticasEn esta seccin se describen en forma detallada los lineamientos a seguir por los usuarios en la toma de decisiones para el logro de objetivos del rea. A continuacin se dan algunos ejemplos: Requisicin Toda solicitud de personal deber canalizarse por escrito a la subgerencia de administracin mediante una requisicin de personal. La autorizacin de la requisicin de personal corresponder a la gerencia de administracin, la cual se basar en la plantilla de personal autorizado. Reclutamiento Se procurar promover al personal de la empresa hacia puestos vacantes de mayor nivel antes de recurrir a fuentes externas de reclutamiento. Slo el departamento de personal est autorizado para reclutar personal. Seleccin Se deber seleccionar al personal que se apegue al perfil del puesto requerido. La aceptacin definitiva de los candidatos corresponde al jefe del rea solicitante.5. Proceso de reclutamientoEn esta seccin se establecen reglas a seguir en el proceso de reclutamiento. De requisicin. El elemento principal para dar inicio al proceso de reclutamiento lo constituye la requisicin de personal, por medio de la cual se da a conocer la vacante existente. De reclutamiento. Mediante este elemento la organizacin hace de personas totalmente ajenas parte de la misma, y se recluta a los ms capaces por medio de las fuentes de reclutamiento interno y externo.6. Proceso de seleccinEsta seccin incluye aquellos aspectos que se relacionan con el proceso de seleccin, mediante el cual se obtiene y elige al candidato con base en los requisitos especficos para el puesto a cubrir. Tcnicas para la seleccin. Para efectos de una seleccin objetiva deber recurrirse al uso de tcnicas como anlisis de puestos y descripcin y perfiles del puesto. Elementos para la seleccin. Los elementos necesarios que proporcionan informacin del candidato son: la solicitud de empleo, la entrevista, las pruebas diversas y bateras de pruebas.7. Procedimientos de reclutamiento y seleccinEn esta seccin se describen los procedimientos mediante los cuales se canaliza la actividad operativa de reclutamiento y seleccin de la empresa, y se establecen las normas de funcionamiento bsicas a las que sus miembros debern ajustarse.Este tipo de manual es especialmente til para niveles intermedios e inferiores. Existe un sinnmero de factores que intervienen en la preparacin de un manual de este tipo que debern tenerse muy en cuenta para que el mismo sea efectivo.Manual especfico de auditora y sistemasOtro tipo de manual tcnico que corresponde a la clasificacin por funcin especfica es el manual de auditora y sistemas, en l se incluyen los principios y tcnicas de la actividad de auditora interna y sistemas y procedimientos. Se prepara como fuente bsica de referencia para la unidad orgnica responsable de la actividad tcnica de auditora y sistemas, y como medio de comunicacin especfica para todo el personal relacionado con esa actividad.Uno de los primeros proyectos que debe emprender una unidad de auditora y sistemas es la elaboracin de un manual en el que se establezcan los principios y tcnicas de auditora y sistemas. ste servir como fuente bsica de referencia para la unidad y ayudar a capacitar a los nuevos miembros del personal de asesora, y al mismo tiempo ayudar a difundir la informacin bsica relacionada con la auditora interna y los sistemas y procedimientos que existen en toda la organizacin.Se recomienda que la empresa prepare este tipo de manual tcnico cuando el nmero de empleados que los utilizar es suficiente como para justificarlo.Preparacin del manualEl primer paso para preparar un manual es determinar lo que se desea alcanzar. Para ello es necesario responder las siguientes preguntas: Cul es el objetivo del organismo al elaborar este manual?El propsito que se persigue con su preparacin es el de contar con una fuente bsica de referencia y ayudar a capacitar a los integrantes de esta unidad. Qu beneficios proporcionar el manual a los usuarios?Es probable que el manual tcnico permita a los usuarios contar con un elemento de consulta para la realizacin de las actividades asignadas. Qu espero (yo o mi departamento) lograr con este manual?Contar con pautas e instrucciones de aplicacin especfica.Una vez determinados los objetivos de este tipo de manual habr que ponerlos por escrito. Esto ayudar al usuario a aclarar sus pensamientos y asegurar que se comporte de una manera especfica.Contenido del manual especfico de auditora y sistemasLos manuales tcnicos son medios de comunicacin y coordinacin que facilitan el cumplimiento de normas, pautas e instrucciones de aplicacin especfica, en este caso sobre auditora interna y sobre sistemas y procedimientos para lograr los objetivos de la unidad de auditora y sistemas.El contenido de un manual especfico de auditora y sistemas vara segn el tipo y la cantidad de material que se desea explicar en forma detallada. En este caso concreto, los apartados que deber contener un manual tcnico y de auditora y sistemas, a fin de uniformar su presentacin, pueden ser los siguientes:1. Identificacin2. ndice3. Introduccin Objetivos del manual mbito de aplicacin Autorizacin Cmo usar el manual4. Programas de auditora interna5. Programas de estudio de sistemas y procedimientosA continuacin se explicar de manera detallada cada una de las partes del manual para que lo antes expuesto se comprenda con mayor claridad.1. IdentificacinEn esta parte se incluyen de manera sinttica los datos de identificacin; stos pueden ser los siguientes: Nombre del organismo o unidad orgnica correspondiente Ttulo y extensin del manual (especfico) Lugar y fecha de publicacin Nmero de revisin, si es el caso Unidad orgnica responsable de su expedicin2. ndiceContiene la lista de las distintas secciones que comprende el manual incluyendo el nmero de pgina si se requiere. Cundo ms detallado sea, ms rpido se localizar la informacin que contiene.3. IntroduccinEn esta seccin se explica al usuario qu es el documento, cules son sus objetivos, cul es su mbito de aplicacin, a quin va dirigido, cmo se usar, y cmo y cundo se harn las revisiones y actualizaciones. Conviene que incluya un mensaje y la autorizacin de la ms alta autoridad del rea a la que el manual est destinado.Es importante redactar la introduccin en el tono conveniente para dar la pauta de la exigibilidad de su uso. Tambin conviene que al pie del texto se coloque impreso el nombre y firma del funcionario que tiene autoridad para implantar el uso del manual.Enseguida se describen los aspectos que deben considerarse en este apartado. Objetivos del manual. Explicar a los usuarios de manera precisa lo referente a principios o tcnicas de auditora interna y sistemas y procedimientos para entrenar y capacitar a los empleados, as como servir de elementos de consulta en la realizacin de las tareas asignadas. mbito de aplicacin. En esta seccin se indica el alcance del manual, y las actividades de la unidad de auditora y sistemas que ste abarcar. Autorizacin. Aqu se indica que la autorizacin para implantar el manual de auditora y sistemas procede de la gerencia general. Cmo usar el manual. Esta seccin es de particular importancia, ya que de la claridad con que se exponga depender el mayor o menor uso que se haga de ste.

4. Programas de auditora internaEsta seccin es la ms extensa e importante del manual tcnico, ya que en ella se describen los objetivos que persigue.Normalmente esta seccin se divide en varias partes de acuerdo con algn criterio homogneo.En el caso concreto del manual de auditora y sistemas, las partes de los programas de auditora interna pueden ser las siguientes: Caja y bancos Documentos y cuentas por cobrar Cuentas por pagar Inventarios Ventas Costo de ventas Gastos de operacin Contabilidad general Impuestos Almacn Compras5. Programas de estudios de sistemas y procedimientosEsta seccin tambin es muy extensa y una parte importante del manual tcnico. En ella se describen los objetivos que ste persigue.Por lo general se divide en varias partes con base en algn criterio homogneo.A continuacin se muestra un ejemplo de programa de auditora interna en el que aparecen los objetivos de revisin y los procedimientos de auditora.

Procedimientos de auditoraObjetivos de revisinPROGRAMA: IMPUESTOS

Revisar el clculo efectuado de los impuestos siguientes:ISPT/retenciones ISR-IVAProporcin acred. IVA2% sobre nminas (si es pertinente)INFONAVITIETURetenciones ISR-IVAVerificar si los pagos de impuestos se hicieron en la fecha correspondiente.Determinar el total de las multas y recargos que se hayan pagadoDeterminar lo adecuado del clculo de los diferentes impuestos en la empresa.Cerciorarse de que los impuestos se paguen con oportunidad

En el caso del manual de auditora y sistemas, las partes de los programas de sistemas y procedimientos pueden ser las siguientes: Sistemas de trabajo de oficina Valoracin del trabajo de oficina Diseo y control de formas-reportes Manejo de registros Estudio de procedimientos Organizacin y reorganizacin Distribucin del trabajo Medicin del trabajo Simplificacin del trabajo Estudio del equipo de oficina Sistemas de control Evaluacin del personalEl siguiente es un ejemplo de un programa de sistemas y procedimientos en el que aparecen los objetivos del estudio de sistemas.

PROGRAMA: ESTUDIO DE DISTRIBUCIN DE ACTIVIDADESProcedimientos de estudio de sistemasObjetivos de revisin

Obtener un panorama general de las actividades de todas las funciones de una unidad administrativa para efectuar un anlisis de los diversos elementos del trabajo.Presentar informacin detallada de las funciones y responsabilidades de todos los jefes, supervisores y empleados de oficina comprendidos en el anlisis.Estudiar todas las tareas que se ejecutan en una determinada unidad administrativa.Preparar una lista de tareas en la que se registre cada rengln de trabajo ejecutado.Elaborar un diagrama de distribucin de trabajo.Efectuar el anlisis propiamente dicho del diagrama.

Resumen

Una segunda clasificacin aceptada de los manuales administrativos es la que se relaciona con su mbito de aplicacin, lo cual implica que se pueden preparar manuales con mayor o menor cobertura.La necesidad de elaborar manuales administrativos por funcin especfica es imperiosa en el quehacer administrativo, ya que la nica manera de establecer mtodos cientficos en la administracin es hacer un anlisis tcnico de las operaciones, los procedimientos y los sistemas para simplificarlos y perfeccionarlos con el fin de lograr una mayor eficiencia.Los manuales por funcin especfica son instrumentos que apoyan la realizacin del quehacer administrativo cotidiano. En ellos se consigna de manera metdica las operaciones que se deben realizar para cumplir las funciones de toda la organizacin, o de una unidad administrativa, dependiendo del mbito de aplicacin de los manuales.Por otro lado, este tipo de manuales consideran elementos fundamentales para la comunicacin, coordinacin, direccin y evaluacin administrativa, ya que facilitan la interaccin de las distintas unidades administrativas mediante el flujo de informacin (instrucciones o acuerdos), que se genera para la realizacin de determinadas actividades.Existe una gama de manuales de este tipo, por ejemplo: manual especfico de reclutamiento y seleccin, manual para anlisis y valuacin de puestos, manual especfico de auditora y sistemas, manual especfico de polticas de personal, manual especfico de contabilidad

Bibliografa

RODRIGUEZ V., Joaqun, Como Elaborar Y Usar Los Manuales Administrativos, CENGAGE Learning Editores S.A. de C.V., Cuarta Edicin, 2014, Pg. 150 - 161

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