1

Manual för diarieföring i W3D3

vid Stockholms universitet

Stockholms universitet

Tekniska avdelningen

2011-09-01

2

Innehåll:

Startmenyn 3

Sökmenyn 4

Söka på olika sätt 5

Sökresultatet 6

Skapa nytt dokument 8

Skapa nytt ärende 10

Lägga till en fil i W3D3 13

Tag fram diarieutdrag ur W3D3 14

Avsluta ett ärende i W3D3 14

Snabbkommandon i W3D3 15

Kontakt 15

3

Startmenyn

Den här menyn är det första du ser när du loggat in i W3D3. Sidans innehåll kan

naturligtvis variera, så det ser kanske inte exakt likadant ut hos dig.

4

Sökmenyn

För att söka/ta fram ett befintligt ärende, tryck: Ctrl 1

När du tryckt Ctrl 1 ser du sökmenyn ovan i ett pop-up-fönster. Om du inte ser

menyn, kan det bero på att din dator har blockerat möjligheten till pop-up-

fönster. Information om detta brukar stå i ett fält i övre delen av fönstret. Om

du klickar på fältet kan du välja att godkänna pop-up-fönstret för det aktuella

tillfället eller permanent.

5

Vid sökning på diarienummer räcker det att söka på löpnumret (de fyra

mellersta siffrorna i diarienumret, t.ex. SU 619-2804-10) Skriv in löpnumret i

fältet för löpnummer och tryck på ”Enter/Retur”.

Observera att resultatlistan kan visa träffar på samma löpnummer för olika år.

Kontrollera därför noga att du öppnar rätt års ärende! I exemplet på bilden

finns träffar för både 2008, 2009 och 2010.

Söka på olika sätt

Det går att kombinera olika fält, t.ex. alla ”Petra” som sökt doktorandtjänster

(Dossiénr: 617) se bild ovan. (Diariebeteckn = Dossiénr)

6

Observera att man får olika resultat om namnet söks som ”Avs./mott.” eller

som ”Motpart”. (Fältet har dubbel funktion).

Motpart kan vara namn på person, företag, myndighet eller organisation, som

skrivits in i diariet som motpart när ärendet skapades.

Avs./mott: Namn på person, företag, myndighet eller organisation vilken/vilka

skickat dokumentet eller till vilken/vilka dokumentet skickats. (Tips: Om

tecknet % placeras mellan för- och efternamn, erhålls träff även på namn med

mellanliggande initial, exempelvis får man träff på Anna G Andersson vid

sökning på Anna%Andersson.)

Sökresultatet

För att ta del av informationen om ett visst dokument (t.ex. dok nr 81 i

exemplet ovan) klickar du på dokumentets länk under ”Åtgärd/Handling”

7

Observera i detta exempel, att under ”Avs. mott.” i högra kolumnen, står först

namnet på den som rekommendationsbrevet gäller, därefter den som

rekommenderar och sist dennes universitet/högskola. Detta för att man skall få

träff oavsett om man söker på den som rekommendationsbrevet gäller eller

den som skickat brevet.

När du kommer in i dokumentinformationen ser du många uppgifter. I detta

exempel ser man att det gäller ett rekommendationsbrev som inkommit med

e-post den 25 november 2010. Det framgår också att det är en inkommande

handling och i informationsfältet står att en bilaga medföljer. Om det finns

flera bilagor anges endast ”bilagor”, däremot inte hur många.

I namnfältet står vem rekommendationsbrevet gäller, samt vem som skickat

rekommendationen och var denne är verksam.

8

Skapa nytt dokument

(”Dokument” benämns som ”handling” i W3D3. På Stockholms universitet underdelas

emellertid ett ärende i dokument med dokumentnummer.)

För att skapa ett nytt dokument i ett ärende, tryck: Ctrl N

I fältet ”Åtgärd/handling” skriver du vilken typ av dokument det gäller, t.ex:

”Ansökan”, ”Avtal”, ”Komplettering”, ”Rekommendationsbrev”,

”Sakkunnigutlåtande”, ”Yttrande” ”Brev till sakkunniga”, ”Meddelande till

sökande”, ”Överklagande“, ”Motivering”.

Därefter skriver du om det gäller e-post eller post (benämns ”brevdatum”) och

avslutningsvis datum då brevet/e-postmeddelandet upprättades/skickades från

avsändaren (inkommande) eller upprättades/skickades från Stockholms

universitet (utgående).

9

Exempel gällande inkommande handling via e-post eller post:

Ansökan, e-post 2010-12-05 eller Ansökan, brevdatum 2010-12-05

Exempel gällande utgående handling via e-post eller post:

Meddelande till sökande, e-post 2010-12-05 eller

Brev till sakkunniga, brevdatum 2010-12-05

(Om en handling som inkommit via post saknar brevdatum, anger du dagens datum, därefter

gör du noteringen ”Ej brevdatum” i informationsfältet.)

I fältet ”Riktning”, markerar du om det är ett utgående eller inkommande

dokument.

Exempel på utgående dokument är brev/e-post till myndigheter,

organisationer, privatpersoner och företag, men även då t.ex.

universitetsförvaltningen skriver till en institution inom Stockholms universitet,

är det ett utgående dokument sett ur förvaltningens perspektiv. För

institutionen blir det däremot ett inkommande dokument.

Exempel på inkommande dokument är brev/e-post från myndigheter,

organisationer, privatpersoner och företag, men även då t.ex. en institution på

Stockholms universitet skriver till förvaltningen, så är det ett inkommande

dokument sett ur förvaltningens perspektiv. För institutionen blir det däremot

ett utgående dokument.

Extern referens: Ibland kan det förekomma två diarienummer för ett och

samma ärende, dels vårt eget diarienummer men även motpartens (annan inst.

eller avd. inom SU) eller en extern parts diarienummer, som det i så fall är bra

att skriva i detta fält.

I fältet ”Information” skriver du in uppgift om t.ex. handlingen inkluderar

bilagor, om dokumentet saknar underskrift, om brevdatum saknas, om ett

beslut tagits i t.ex. en fakultetsnämnd, om kopia skickats till annan part etc.

Till sist skriver du in namnet på den person från vilket handlingen kommer

(inkommande) eller till vem handlingen skickas (utgående) i fältet ”Namn”. Vi

10

skriver alltid i ordningen förnamn efternamn. Vid ansökningar räcker det med

namnet. Vid korrespondens med exempelvis sakkunniga, tjänstemän etc, skrivs

deras namn och därefter deras arbetsplats, t.ex: Karl Karlsson/Juridiska

fakultetskansliet/Lunds universitet.

Vid sakkunnigutlåtanden/rekommendationsbrev, skrivs först namnet på den

utlåtandet gäller, därefter namnet på den sakkunnige och till sist den

sakkunniges arbetsplats, t.ex: Ang: Eva Andersson/Günther Kohl/Universität

Hamburg

Om utlåtandet gäller flera personer, räcker det att skriva den första i

förteckningen med tillägget ”m.fl”, till exempel: Ang: Eva Andersson

m.fl./Günther Kohl/Universität Hamburg

Obs! Spara det skapade dokumentet genom att trycka: Ctrl S

Skapa nytt ärende

För att skapa ett nytt ärende i W3D3, måste det finnas ett första dokument

som initierar ärendet. Man får alltså inte skapa ”tomma” ärenden.

För att skapa ett nytt ärende, tryck: Ctrl I (I som i Initiera)

Se till att rätt serie är markerad och klicka på ”Skapa ärende”.

11

I ärendekortet som öppnas står överst ärendets tilldelade

löpnummer och år, t.ex: SU-1234-11. Till detta läggs ett

dossiénummer som du själv väljer utifrån ärendets innehåll, så att ett

komplett diarienummer skapas, t.ex: SU 301-1234-11.

Fyll i rutan ”JK” uppe till höger, om ärendet är externt, d.v.s.

skrivelser från andra myndigheter, organisationer och privatpersoner.

Även överklaganden, externa utlysningar av stipendier etc. gällande

studenter vid Stockholms universitet, räknas i detta fall som extern

part och markeras som ”JK”. För interna skrivelser inom Stockholms

universitet, avtal etc. samt utlysning av anställningar eller utlysning

av interna stipendier, görs ingen ”JK”-markering.

I fältet ”Ärendemening” skriver du in ärendets rubrik eller en

kortfattad beskrivning av ärendet, om rubrik saknas. Skriv gärna

enligt stilen i följande exempel, så att benämningarna blir lika och

sökbara över hela SU:

Överklagande angående antagning till kompletteringsutbildning, e-

post 2011-08-22

eller

Utlysning av stipendium för forskning inom västerländsk folkmusik,

brevdatum 2011-08-25

eller

Avtal mellan Stockholms universitet och Kungliga Musikhögskolan

angående Vivaldiprojektet, brevdatum 2011-08-02

12

Obs! Personnamn skrivs ej i ärendefältet, eftersom innehållet

framgent kan komma att bli offentligt sökbart. Därför är det inte

lämpligt att exempelvis personer anmälda för misstanke om fusk, står

namngivna i ärendefältet. Eventuella personnamn skrivs i stället in i

fältet ”Motpart”.

I exemplet med överklagandet ovan, skriver du namnet på den som

överklagar i fältet ”Motpart”. I exemplet med avtalet, skriver du

namnet på motparten samt eventuell handläggare eller avsändare,

t.ex: Kungliga Musikhögskolan i Stockholm/Amanda Moll.

Klicka på ”Handläggare” och markera den handläggare vid

Stockholms universitet, som ansvarar för ärendet. Fyll även i ansvarig

”Avdelning” och ”Diariebeteckning” (Dossiénummer).

I fältet ”Bevakningsdatum” kan du ange t.ex. sista dag för olika typer

av ansökningar.

När du har fyllt i ärendekortet skapar du ett nytt första dokument (se

sid 7). Dokumentet skall ha exakt samma innehåll i fältet

”Åtgärd/Handling” som fältet ”Ärendemening” i ärendekortet,

eftersom det första dokumentet är det dokument som initierat

ärendet. Eventuella ytterligare handlingar som tillförs ärendet,

diarieförs som dokument nr 2, 3, etc.

13

Lägga in en fil i W3D3

För att lägga in en fil i W3D3, klickar du på ikonen ”Bifoga fil”

Du kan nu bläddra och ange vilken fil du vill lägga in i W3D3.

14

Tag fram diarieutdrag ur W3D3

Om du vill ta fram ett diarieutdrag för ett visst ärende, klickar du på symbolen

”Generera rapport” menyraden överst i bild (tredje från höger). Välj därefter

vilken typ av lista du vill ha.

Avsluta ett ärende i W3D3

Vänligen kontakta förvaltningsregistratorerna för information om hur ett

ärende avslutas i diariet.

15

_______________________________________

Snabbkommandon i W3D3:

Söka: Ctrl 1 (alternativ: ”Sök via ärendekort” i vänstermenyn)

Nytt dokument: Ctrl N (alternativ: symbolen ”Ny åtgärd/handling”, fjärde

symbolen från vänster i menyn).

Nytt ärende: Ctr I (I som i Initiera. (Alternativ: Symbolen ”Initiera ärende i

menyn till vänster).

Spara: Ctrl S (alternativ: symbolen ”Spara” , första symbolen till vänster i

menyn).

Kontakta gärna förvaltningregistrator för eventuella frågor:

registrator@su.se