manuale di gestione del protocollo informatico, … · 2013-07-15 · di gestione del protocollo...

FEDERAZIONE SOVRAZONALE PIEMONTE 2

TORINO NORD s.c. a r.l. _______________________________________________________________________

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MANUALE

DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO,

DEI DOCUMENTI E DELL’ARCHIVIO DELLA


TORINO NORD

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Tel. 011/2402632 - Fax 011/2402629 - PEC [email protected]


SOMMARIO

Presentazione

1. Principi generali 7

1.2 Ambito di applicazione del manuale 7

1.3 Definizioni e norme di riferimento 7

1.4 Modello organizzativo 8

1.5 La gestione informatica del protocollo 8

1.6 Gestione dei documenti informatici 8

2. Componente organizzativa della sicurezza 9

2.1 Gestione delle registrazioni di protocollo e di sicurezza 10

2.2 Trasmissione e interscambio dei documenti informatici 11

2.3 Trasmissione e interscambio dei documenti informatici all’interno della Federazione 11

2.4 Accesso ai documenti informatici 11

3. Utenti interni alla Federazione 11

3.1 Accesso al registro di protocollo per utenti interni alla Federazione 12

3.2 Utenti esterni alla Federazione – privati 12

4. Modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di documenti 12

4.1 Documento ricevuto 12

4.2 Documento inviato 13

4.3 Documento interno formale 13

4.4 Documento interno informale 13

4.5 Il documento informatico 13

4.6 Il documento analogico – cartaceo 14

4.7 Formazione dei documenti – aspetti operativi 14

4.8 Firma digitale 16

4.9 Requisiti degli strumenti informatici di scambio 16

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4.10 Uso della posta elettronica certificata 16

5. Descrizione del flusso di lavorazione dei documenti 18

5.1 Generalità 18

5.2 Flusso dei documenti ricevuti dalla Federazione 19

5.2.1 Provenienza esterna dei documenti 20

5.2.2 Provenienza di documenti interni formali 20

5.2.3 Ricezione di documenti informatici sulla casella di posta istituzionale 20

5.2.4 Ricezione di documenti informatici su supporti rimovibili 20

5.2.5 Ricezione di documenti cartacei a mezzo posta convenzionale 21

5.2.6 Conservazione ed eliminazione delle buste 21

5.2.7 Documenti cartacei ricevuti a mezzo posta convenzionale e tutela dei dati personali 21

5.2.8 Errata ricezione di documenti digitali 22

5.2.9 Errata ricezione di documenti cartacei 22

5.2.10 Attività di protocollazione dei documenti 22

5.2.11 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici 22

5.2.12 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti cartacei 22

5.2.13 Conservazione delle rappresentazioni digitali di documenti cartacei 23

5.2.14 Conservazione dei documenti nell’archivio corrente 23

5.3 Flusso dei documenti inviati dalla Federazione 24

5.3.1 Invio dei documenti 25

5.3.2 Verifica formale dei documenti 25

5.3.3 Registrazione di protocollo e segnatura 25

5.3.4 Trasmissione di documenti informatici 25

5.3.5 Trasmissione di documenti cartacei a mezzo posta 25

5.3.6 Trasmissione di documenti cartacei a mezzo telefax 26

5.3.7 Inserimento delle ricevute di trasmissione nel fascicolo 26

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6. Regole di smistamento e assegnazione dei documenti ricevuti 26

6.1 Corrispondenza di particolare rilevanza 26

6.2 Assegnazione dei documenti ricevuti in formato digitale 27

6.3 Assegnazione dei documenti in formato cartaceo 27

6.4 Modifica delle assegnazioni 27

7. Documenti esclusi dalla protocollazione 27

8. Sistema di classificazione, fascicolazione e piano di conservazione 27

8.1 Protezione e conservazione degli archivi pubblici 27

8.1.1 Generalità 27

8.1.2 Misure di protezione e conservazione degli archivi pubblici 28

8.2 Titolario o piano di classificazione 28

8.2.1 Titolario 28

8.2.2 Classificazione dei documenti 29

8.3 Fascicoli 29

8.3.1 Fascicolazione dei documenti 29

8.3.2 Apertura del fascicolo 29

8.3.3 Chiusura del fascicolo 30

8.3.4 Apertura delle pratiche 30

8.4 Repertori e serie archivistiche 30

8.5 Scarto, selezione e riordino dei documenti 31

8.5.1 Operazione di scarto 31

8.6 Consultazione e movimentazione dell’archivio corrente, di deposito e storico 31

8.6.1 Principi generali 31

8.6.2 Consultazione ai fini giuridico-amministrativi 31

9. Modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico 32

9.1 Unicità del protocollo informatico 33

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9.2 Registro di protocollo 33

9.3 Registrazione di protocollo 33

9.3.1 Documenti informatici 34

9.3.2 Documenti analogici (cartacei e supporti rimovibili) 34

9.4 Elementi facoltativi delle registrazioni di protocollo 34

9.5 Segnatura di protocollo dei documenti 34

9.5.1 Documenti cartacei 35

9.6 Annullamento delle registrazioni di protocollo 35

9.7 Circolari e disposizioni generali 36

9.8 Documenti cartacei in partenza con più destinatari 36

9.8.1 Documenti cartacei ricevuti a mezzo telegramma 36

9.8.2 Documenti cartacei ricevuti a mezzo telefax 36

9.8.3 Protocollazione di documenti inerenti a gare di appalto confezionati su supporti cartacei 37

9.8.4 Protocolli urgenti 38

9.8.5 Documenti non firmati 38

9.8.6 Protocollazione dei messaggi di posta elettronica convenzionale 38

9.8.7 Protocollo di documenti digitali e cartacei pervenuti erroneamente 38

9.8.8 Differimento delle registrazioni 39

9.8.9 Corrispondenza personale o riservata 39

9.8.10 Integrazioni documentarie 39

9.9 Gestione delle registrazioni di protocollo 40

9.10 Registrazione e attribuzione del protocollo 40

9.10.1 Attribuzione del protocollo 40

10. Rilascio delle abilitazioni di accesso alle informazioni documentali 40

10.1 Generalità 40

11. Modalità di utilizzo del registro di emergenza 41

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11.1 Il registro di emergenza 41

11.2 Modalità di apertura del registro di emergenza 42

11.3 Modalità di utilizzo del registro di emergenza 43

11.4 Modalità di chiusura e recupero del registro di emergenza 44

12. Approvazione e aggiornamento del manuale 44

13. Pubblicità del presente manuale 44

14. Operatività del presente manuale 44

15. Allegati 45

15.1 Definizioni 45

15.2 Normativa di riferimento 54

15.3 Organigramma 56

15.4 Carta intestata dell’Amministratore Unico 57

15.5 Carta intestata delle Funzioni 58

15.6 Modello organizzativo dell’Amministrazione e caratterizzazione di ciascuna Funzione 59

15.7 Elenco documenti esclusi dalla protocollazione, ai sensi dell’art. 53. c. 5 del DPR n. 445/2000 61

15.8 Titolario di classificazione 62

15.9 Piano di conservazione 93

15.10 FAQ - Frequently Asked Questions 100

15.11 Le “Raccomandazioni di Aurora” in pillole 103

Bibliografia 110

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PRESENTAZIONE

1. PRINCIPI GENERALI

L’Obiettivo di questo Manuale è quello di descrivere sia il sistema di gestione documentale a partire dalla fase

di protocollazione della corrispondenza in ingresso e in uscita e di quella interna, sia le funzionalità disponibili

agli addetti al servizio e ai soggetti esterni che a diverso titolo interagiscono con l’amministrazione.

Il protocollo informatico, anche con le sue funzionalità minime, costituisce l’infrastruttura di base tecnico-

funzionale su cui avviare il processo di ammodernamento e di trasparenza dell’amministrazione. Il protocollo

fa fede, anche con effetto giuridico, dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento.

Il Manuale è destinato alla più ampia diffusione interna ed esterna, in quanto fornisce le istruzioni complete

per eseguire correttamente le operazioni di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e

archiviazione dei documenti.

Il presente documento pertanto si rivolge non solo agli operatori di protocollo ma, in generale, a tutti i

dipendenti e ai soggetti esterni che si relazionano con l’Amministrazione, in attuazione del principio di

trasparenza dell’azione amministrativa.

1.2 AMBITO DI APPLICAZIONE DEL MANUALE

Il presente Manuale descrive le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e

archiviazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e archivistici in relazione ai

procedimenti amministrativi della Federazione Sovrazonale Piemonte 2 Torino Nord.

Attraverso l’integrazione con le procedure di gestione dei procedimenti amministrativi, di accesso agli atti ed

alle informazioni e di archiviazione dei documenti, il protocollo informatico realizza le condizioni operative per

una più efficiente gestione del flusso informativo e documentale interno dell’Amministrazione anche ai fini

dello snellimento delle procedure.

1.3 DEFINIZIONI E NORME DI RIFERIMENTO

Ai fini del presente Manuale si intende:

per “Amministrazione”, la Federazione Sovrazonale Piemonte 2 Torino Nord;

per “Amministratore Unico”, il Legale Rappresentante della Federazione Sovrazonale Piemonte 2 Torino Nord.

per “Funzione”, le Strutture che afferiscono alla Federazione Sovrazonale Piemonte 2 Torino Nord;

per “Testo Unico”, il decreto del Presidente della Repubblica 20 dicembre 2000 n. 445 -Testo unico delle

disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa;

per “Regole tecniche”, il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000 - Regole tecniche

per il protocollo informatico di cui al DPR 20 ottobre 1998, n. 428;

per “Codice”, il decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82 – Codice dell’amministrazione digitale.

Per le Definizioni, le Norme e i Regolamenti di riferimento vedasi l’elenco riportato negli allegati 15.1 e 15.2.

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1.4 MODELLO ORGANIZZATIVO

Per la gestione dei documenti, l’Amministrazione ha adottato un modello organizzativo di tipo distribuito

istituendo, all’interno di ogni Funzione che afferisce alla Federazione, delle postazioni abilitate alla

protocollazione informatica. All’interno della Federazione il sistema di protocollazione è unico.

In ogni Funzione è disponibile l’accesso al protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli

archivi.

L’Organigramma, che schematicamente riporta il modello organizzativo della Federazione (allegato 15.3) è

suscettibile di modifiche in caso di inserimento di nuove Funzioni o di riorganizzazione delle medesime. Tutte

le modifiche e/o variazioni, dovranno essere validate dall’Amministratore Unico,

All’interno delle Funzioni è utilizzato il medesimo sistema di numerazione di protocollo. Gli operatori delegati

all’attività di protocollazione sono autorizzati dai Direttori delle Funzioni cui afferiscono e vengono dotati di

credenziali per accedere al sistema.

1.5 LA GESTIONE INFORMATICA DEL PROTOCOLLO

È compito dello Staff dell’Amministrazione Unico:

− predisporre lo schema del Manuale di gestione del protocollo informatico con la descrizione dei criteri

e delle modalità di revisione del medesimo;

− provvedere alla pubblicazione del Manuale sul sito Internet dell’Amministrazione;

− attuare le misure organizzative e tecniche finalizzate alla eliminazione dei protocolli di settore, dei

protocolli multipli, dei protocolli di telefax e, più in generale, dei protocolli diversi dal protocollo

informatico;

− richiedere l’abilitazione, da attuare per mezzo della Funzione Sistemi Informativi Informatici, su

iniziativa dei Direttori delle Funzioni, degli addetti dell’Amministrazione all’utilizzo del Protocollo

Informatico. Per ogni dipendente, i Direttori di Funzione definiscono il tipo di funzioni disponibili (ad

esempio consultazione, modifica ecc.);

− garantire il rispetto delle disposizioni normative durante le operazioni di registrazione e di segnatura

di protocollo;

− garantire la corretta produzione e conservazione del registro di protocollo;

− autorizzare le operazioni di annullamento della registrazione di protocollo;

− aprire e chiudere il registro di protocollazione di emergenza.

1.6 GESTIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Il sistema operativo del server che ospita i files utilizzati come deposito dei documenti è configurato in modo

tale da consentire:

- l’accesso esclusivamente al server del protocollo informatico in modo che, qualsiasi altro utente non

autorizzato, non possa mai accedere ai documenti al di fuori del sistema di gestione documentale;

- la registrazione delle attività rilevanti ai fini della sicurezza svolte da ciascun utente, in modo tale da

garantire l’identificabilità dell’utente stesso. Tali registrazioni sono protette al fine di non consentire

modifiche non autorizzate.

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Il sistema di gestione informatica dei documenti:

- garantisce la disponibilità, la riservatezza e l’integrità dei documenti e del registro di protocollo;

- garantisce la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata ed in uscita;

- fornisce informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall’amministrazione

e gli atti dalla stessa formati al fine dell’adozione del provvedimento finale;

- consente il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati;

- consente, in condizioni di sicurezza, l’accesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti

interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di “privacy” con particolare riferimento al

trattamento dei dati sensibili e giudiziari;

- garantisce la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio

adottato.

2. COMPONENTE ORGANIZZATIVA DELLA SICUREZZA

La componente organizzativa ed operativa della sicurezza legata alla gestione del protocollo e della

documentazione è delegata alla Funzione Sistemi Informativi e Informatici della Federazione.

Il Direttore della Funzione Sistemi Informativi Informatici, in qualità di Responsabile del trattamento dati con funzioni di amministratore di sistema, valutata l’esperienza, la capacità e l’affidabilità e considerando che le prestazioni effettuate in via ordinaria forniscono idonea garanzia del pieno rispetto delle vigenti disposizioni in materia di trattamento ivi compreso il profilo relativo alla sicurezza, con nota Prot. n. 2517 del 07/06/2013, a integrazione della nomina effettuata dall’ASLTO2, ha proceduto a nominare l’Ing. Andrea Piccoli di VECOMP, quale INCARICATO del trattamento dati con funzioni di“AMMINISTRATORE DI SISTEMA di data base”per i trattamenti svolti internamente nella Federazione Sovrazonale Piemonte 2 Torino Nord s.c.a.r.l., relativi alle procedure inerenti alla Gestione documentale Protocollo e atti della Federazione. Specificatamente e limitatamente a tale contesto, i compiti individuati consistono in:

- sorvegliare il corretto funzionamento dei sistemi di database (RDBMS), delle varie istanze e delle utenze relative;

- gestire l’installazione dei RDBMS, in conformità ai requisiti ed alle politiche di sicurezza ed utilizzo necessari sulla base dell’organizzazione e delle esigenze funzionali aziendali (policy informatiche), monitorarne e garantirne la continuità operativa;

- attuare le attività manutentive (ordinarie e straordinarie) dei database, necessarie per garantirne il corretto, sicuro ed efficiente funzionamento; attuare le azioni correttive necessarie per garantire il ripristino in caso di guasto o anomalie funzionali prevedendo qualora necessario il salvataggio ed il ripristino temporaneo dei dati;

- attuare e gestire le attività di salvataggio (back-up) dei RDBMS; sorvegliare e verificare periodicamente il buon esito dei back-up e la capacità di ripristino (data restore) in particolare a seguito di modifiche;

- segnalare al responsabile del trattamento dei dati con funzione di amministratore di sistema eventuali problematiche o situazioni anomale nell’installazione, funzionamento, manutenzione dei RDBMS che possano rappresentarne delle vulnerabilità e proporre le azioni correttive e migliorative da intraprendere;

- attuare, gestire e controllare i profili autorizzativi (account utenti) necessari per operare sui sistemi di database sulla base dell’organizzazione e delle esigenze funzionali aziendali; sorvegliare la corretta attuazione delle politiche (policy informatiche) di autenticazione ai RDBMS;

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- attuare la disattivazione dei codici identificativi (account utenti) di accesso ai database nei casi di

perdita dei requisiti di idoneità o per il mancato utilizzo per un periodo superiore a sei mesi

continuativi;

- cooperare con gli amministratori di software complessi e di rete per garantire la completa e

corretta funzionalità dell’infrastruttura informatica nel suo complesso;

Alla luce di quanto sopra descritto, l’incaricato del trattamento garantisce di:

� trattare tutti i dati personali di cui viene a conoscenza nell’ambito dello svolgimento delle proprie

funzioni:

− in modo lecito e secondo correttezza;

− esclusivamente per lo svolgimento delle proprie funzioni e nel rispetto del principio di necessità;

� rispettare tutte le misure di sicurezza così come previsto dalla vigente normativa, in particolare dagli

artt. 31 a 36 e dall’allegato B del “Codice in materia di protezione dei dati personali”, con l’assoluto

divieto di comunicare, diffondere, utilizzare i dati personali ai quali si accede per motivi di lavoro, in

assenza dell’autorizzazione del Responsabile.

In adempimento a quanto previsto dal provvedimento del Garante del 27.11.2008, tutti gli accessi

effettuati da parte dell’amministratore di sistema – incaricato - vengono registrati, e le registrazioni saranno

conservate per un congruo periodo, non inferiore a sei mesi.

Ai sensi del provvedimento del Garante del 27.11.2008, così come modificato dal successivo del

25.06.2009 è previsto che, l’operato dell’amministratore di sistema sia oggetto di verifica almeno annuale in

modo da controllare la sua rispondenza alle misure organizzative, tecniche e di sicurezza rispetto ai

trattamenti dei dati personali previsti dalle norme vigenti.

A tal fine, è previsto che, l’amministratore di sistema, riferisca periodicamente al Direttore della Funzione

Sistemi Informativi Informatici, Responsabile del trattamento dati, sullo svolgimento dei Suoi compiti,

producendo una relazione annuale riguardante l’attività svolta e le misure di sicurezza adottate.

Come previsto al punto 2, lettera c, del citato Provvedimento del Garante, gli estremi identificativi

dell’amministratore di sistema vengono comunicati secondo quanto stabilito al comma 4.3 del medesimo

Provvedimento.

2.1 GESTIONE DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO E DI SICUREZZA

Le registrazioni di sicurezza sono costituite da informazioni di qualsiasi tipo (ad es. dati o transazioni) che è

opportuno mantenere poiché possano essere necessarie sia in caso di controversie legali che abbiano ad

oggetto le operazioni effettuate sul sistema stesso, sia al fine di analizzare compiutamente le cause di

eventuali incidenti di sicurezza.

Le registrazioni di sicurezza sono costituite dai log di sistema generati dal sistema operativo e dai log gestiti

dall’applicativo stesso.

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2.2 TRASMISSIONE E INTERSCAMBIO DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Gli addetti alle operazioni di trasmissione per via telematica di atti, dati e documenti formati con strumenti

informatici non possono duplicare con qualsiasi mezzo o cedere a terzi, a qualsiasi titolo, informazioni anche in

forma sintetica o per estratto sull’esistenza o sul contenuto di corrispondenza, comunicazioni o messaggi

trasmessi per via telematica, salvo che si tratti di informazioni che, per loro natura o per espressa indicazione

del mittente, sono destinate ad essere rese pubbliche.

Come previsto dalla normativa vigente, i dati e i documenti trasmessi per via telematica sono di proprietà del

mittente sino a che non sia avvenuta la consegna al destinatario.

Al fine di tutelare la riservatezza dei dati personali, i dati, i certificati e i documenti trasmessi all’interno della

Federazione o ad altre Pubbliche Amministrazioni, contengono soltanto le informazioni relative a stati, fatti e

qualità personali di cui è consentita la diffusione e che sono strettamente necessarie per il perseguimento

delle finalità per le quali vengono trasmesse.

Il server di posta certificata di cui si avvale l’Amministrazione, svolge anche le seguenti operazioni:

- tracciamento delle attività nel file di log della posta;

- gestione automatica delle ricevute di ritorno.

2.3 TRASMISSIONE E INTERSCAMBIO DEI DOCUMENTI INFORMATICI ALL’INTERNO DELLA

FEDERAZIONE

Gli Uffici della Federazione si scambiano documenti informatici attraverso l’utilizzo delle caselle di posta

elettronica (eventualmente certificata ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica n. 68 dell’11

febbraio 2005) in attuazione di quanto previsto dalla direttiva 27 novembre 2003 del Ministro per

l’innovazione e le tecnologie concernente “l’impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni”.

2.4 ACCESSO AI DOCUMENTI INFORMATICI

Il controllo degli accessi è assicurato utilizzando le credenziali di accesso e un sistema di autorizzazione basato

sulla profilazione degli utenti in via preventiva.

La profilazione preventiva consente di definire le abilitazioni/autorizzazioni che possono essere

effettuate/rilasciate a un utente del servizio di protocollo e gestione documentale.

Il sistema adottato dalla Federazione:

- consente il controllo differenziato dell’accesso alle risorse del sistema per ciascun utente o gruppi di utenti;

- assicura il tracciamento di qualsiasi evento di modifica delle informazioni trattate e l’individuazione del suo

autore. Tali registrazioni sono protette al fine di non consentire modifiche non autorizzate.

Il sistema consente altresì di associare un livello differente di riservatezza per ogni tipo di documento trattato

dall’Amministrazione. I documenti non vengono mai visualizzati dagli utenti privi di diritti di accesso, neanche

a fronte di una ricerca generale nell’archivio.

3. UTENTI INTERNI ALLA FEDERAZIONE

I livelli di autorizzazione per l’accesso alle funzioni del sistema di gestione informatica dei documenti sono

attribuiti, dalla Funzione Sistemi Informativi e Informatici, su indicazione dei Direttori delle Funzioni . Tali livelli

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si distinguono in: abilitazione alla consultazione, abilitazione all’inserimento, abilitazione alla cancellazione e

alla modifica delle informazioni.

3.1 ACCESSO AL REGISTRO DI PROTOCOLLO PER UTENTI INTERNI ALLA FEDERAZIONE

La visibilità completa sul registro di protocollo è consentita solo all’Ufficio di Staff dell’Amministratore Unico e

alla Funzione Sistemi Informativi e Informatici della Federazione.

Tutti gli altri utenti possono accedere solo ai dati di registrazione e consultazione degli atti destinati e prodotti

dalla Funzione cui afferiscono.

3.2 UTENTI ESTERNI ALLA FEDERAZIONE- PRIVATI

Per l’esercizio del diritto di accesso ai documenti si rimanda a quanto stabilito nel regolamento per la

“Disciplina delle modalità d’esercizio e casi di esclusione del diritto di accesso nei documenti amministrativi”

pubblicato nella Sezione Trasparenza – Regolamenti del sito della Federazione (www.fs2.torinonord.it)

4 MODALITÀ DI UTILIZZO DI STRUMENTI INFORMATICI PER LO SCAMBIO DI DOCUMENTI

Il presente capitolo fornisce indicazioni sulle modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di

documenti all’interno e all’esterno dell’Amministrazione.

Prima di entrare nel merito, occorre caratterizzare l’oggetto di scambio: il documento amministrativo.

Nell’ambito del processo di gestione documentale, il documento amministrativo, in termini operativi, è

classificabile in:

- ricevuto;

- inviato;

- interno formale;

- interno informale.

Il documento amministrativo, in termini tecnologici, è classificabile in:

- informatico;

- analogico.

Secondo quanto previsto dall’art. 40 del decreto legislativo n. 82/2005 “ Le Pubbliche Amministrazioni che

dispongono di idonee risorse tecnologiche formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici

secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all’articolo 71” e che “fermo restando

quanto previsto dal comma 1, la redazione di documenti originali su supporto cartaceo, nonché la copia di

documenti informatici sul medesimo supporto è consentita solo ove risulti necessaria e comunque nel rispetto

del principio dell’economicità”.

Pertanto, soprattutto nella fase transitoria di migrazione verso l’adozione integrale delle tecnologie digitali da

parte dell’Amministrazione, il documento amministrativo può essere disponibile anche nella forma analogica.

4.1 DOCUMENTO RICEVUTO

La corrispondenza in ingresso può essere acquisita dalla Federazione con diversi mezzi e modalità in base alla

tecnologia di trasporto utilizzata dal mittente.

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Un documento informatico può essere recapitato:

1) a mezzo posta elettronica convenzionale o certificata;

2) su supporto rimovibile quale, ad esempio, CD ROM, DVD, floppy disk, tape, pen drive, etc, consegnato

direttamente alla Federazione o inviato per posta convenzionale o corriere.

Un documento analogico può essere recapitato:

1) a mezzo posta convenzionale o corriere;

2) a mezzo posta raccomandata;

3) per telefax o telegramma;

4) con consegna diretta da parte dell’interessato o consegnato tramite una persona dallo stesso delegata

alle Funzioni della Federazione.

4.2 DOCUMENTO INVIATO

I documenti informatici, compresi di eventuali allegati, anch’essi informatici, sono inviati, di norma, per mezzo

della posta elettronica convenzionale o certificata se la dimensione del documento non supera la dimensione

massima prevista dal sistema di posta utilizzato dalla Federazione.

In caso contrario, il documento informatico viene riversato, su supporto digitale rimovibile non modificabile e

trasmesso con altri mezzi di trasposto al destinatario.

4.3 DOCUMENTO INTERNO FORMALE

I documenti interni sono formati con tecnologie informatiche.

Lo scambio tra Funzioni di documenti informatici di rilevanza amministrativa giuridico-probatoria, avviene di

norma per mezzo della posta elettronica convenzionale o di quella certificata.

Il documento informatico scambiato viene prima sottoscritto e poi protocollato.

Nella fase transitoria di migrazione verso la completa gestione informatica dei documenti, all’interno della

Federazione, il documento interno formale può essere di tipo analogico e lo scambio può anche aver luogo con

i mezzi tradizionali all’interno della Federazione. In questo caso il documento viene prodotto con strumenti

informatici, stampato e sottoscritto in forma autografa sia sull’originale che sulla minuta e successivamente

protocollato.

4.4 DOCUMENTO INTERNO INFORMALE

Per questa tipologia di corrispondenza vale quanto illustrato nel paragrafo precedente ad eccezione della

obbligatorietà dell’operazione di sottoscrizione e di protocollazione.

4.5 IL DOCUMENTO INFORMATICO

Il documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti; l’art. 20

del decreto legislativo del 7 marzo 2005, n. 82, recante “Codice dell’amministrazione digitale” prevede che:

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1) Il documento informatico da chiunque formato, la registrazione su supporto informatico e la

trasmissione con strumenti telematici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se conformi alle

disposizioni del presente codice e alle regole tecniche di cui all’articolo 71.

2) Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica qualificata o con firma digitale soddisfa il

requisito legale della forma scritta se formato nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi

dell’articolo 71 che garantiscano l’identificabilità dell’autore e l’integrità del documento.

3) Le regole tecniche per la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la

validazione temporale dei documenti informatici sono stabilite ai sensi dell’articolo 71; la data e l’ora

di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle regole

tecniche sulla validazione temporale.

4) Con le medesime regole tecniche sono definite le misure tecniche, organizzative e gestionali volte a

garantire l’integrità, la disponibilità e la riservatezza delle informazioni contenute nel documento

informatico.

4.6 IL DOCUMENTO ANALOGICO - CARTACEO

Per documento analogico si intende un documento amministrativo “formato utilizzando una grandezza fisica

che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio: documenti cartacei), come le immagini su film

(esempio: microfiches, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastri magnetici

audio e video) su supporto non digitale”. Di seguito verrà fatto riferimento a un documento amministrativo

cartaceo che può essere prodotto sia in maniera tradizionale (come, ad esempio, una lettera scritta a mano o a

macchina), sia con strumenti informatici (ad esempio, una lettera prodotta tramite un sistema di videoscrittura

o text editor) e poi stampata.

In quest’ultimo caso si definisce “originale” il documento cartaceo, nella sua redazione definitiva, perfetta ed

autentica negli elementi sostanziali e formali comprendente tutti gli elementi di garanzia e di informazione del

mittente e del destinatario, stampato su carta intestata e dotato di firma autografa.

4.7 FORMAZIONE DEI DOCUMENTI – ASPETTI OPERATIVI

I documenti dell’Amministrazione sono prodotti con sistemi informatici come previsto dalla vigente normativa.

Ogni documento formato per essere inoltrato all’esterno o all’interno in modo formale:

- tratta un unico argomento indicato in maniera sintetica ma esaustiva a cura dell’autore nello spazio

riservato all’oggetto;

- è riferito a un solo protocollo;

- può far riferimento a più fascicoli.

Le firme (e le sigle) necessarie alla redazione e perfezione giuridica del documento in partenza devono essere

apposte prima della sua protocollazione.

Il documento deve consentire l’identificazione dell’Amministrazione, pertanto deve contenere

obbligatoriamente le seguenti informazioni:

- la denominazione e il logo della Federazione;

- l’indicazione completa della Funzione che ha prodotto il documento;

- l’indirizzo completo (via, numero, CAP, città, provincia);

- il numero di telefono e di fax della Funzione che ha prodotto il documento;

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- il codice fiscale/P.IVA dell’Amministrazione.

A titolo esplicativo, si allega copia della carta intestata utilizzata dall’Amministratore Unico (allegato 15.4) e

dalle Funzioni (allegato 15.5).

Il documento deve inoltre recare almeno le seguenti informazioni:

− luogo di redazione del documento;

− la data, (giorno, mese, anno);

− il numero di protocollo;

− il numero di repertorio (se disponibile);

− il numero degli allegati, se presenti;

− l’oggetto del documento;

− se trattasi di documento digitale, firma elettronica avanzata o qualificata da parte dell’istruttore del

documento e sottoscrizione digitale del responsabile del provvedimento finale;

− se trattasi di documento cartaceo, sigla del Responsabile del procedimento amministrativo e/o del

Responsabile del provvedimento finale.

Per quanto riguarda l’oggetto, è importante ricordare che questo è il principale campo di ricerca strutturata e

quindi deve essere registrato con coerenza e attenzione.

Per ogni documento da registrare, bisogna quindi leggere con attenzione tutto il documento, evitando letture

superficiali, ricordando che redigere l’oggetto è un’operazione intellettuale di analisi e sintesi.

Infatti, la redazione dell’oggetto non si limita alla mera trascrizione dell’oggetto presente nel documento,

bensì deve evidenziare gli elementi giuridicamente rilevanti del documento, cercando di trovare il giusto

equilibrio tra le esigenze opposte di sintesi da una parte e, dall’altra, quella di dare le informazioni necessarie

perché tutti possano essere in grado di capire agevolmente il testo di un documento.

E’ consigliabile che la descrizione dell’oggetto sia di almeno trenta caratteri, poiché rappresentano una soglia

minima di decoro linguistico, scegliendo forme verbali e lessici condivisi, preferendo il verbo nella forma

diretta e attiva, ad eccezione delle registrazioni a repertorio dove si preferisce la forma sostantiva del

verbo. A riguardo, si rimanda al progetto “Aurora”, realizzato dalla Direzione Generale per gli Archivi (Servizio

III, poi II) in collaborazione con l’ANAI Nazionale, che mira a dettare alcune regole redazionali e descrittive, in

modo da normalizzare le registrazioni del corrispondente (mittente/destinatario) e dell'oggetto nel protocollo.

“Le raccomandazioni di Aurora”, è la pubblicazione conclusiva del progetto promosso dall’Università degli

Studi di Padova (allegato 15.11).

In caso di documenti in arrivo riportanti più argomenti, concretando il caso del cosiddetto “oggetto multiplo”,

particolare attenzione va posta alla loro registrazione. Il documento viene registrato riportando

compiutamente nell’oggetto tutte le informazioni necessarie a comprendere i vari argomenti. La

classificazione del documento riguarderà l’argomento prevalente o comunque individuato come tale.

Per agevolare il processo di formazione dei documenti informatici e consentire, al tempo stesso, la trattazione

automatica dei dati in essi contenuti, l’Ufficio di Staff dell’Amministratore Unico ha reso disponibili per via

telematica, ai dipendenti assegnati funzionalmente alla Federazione, moduli e formulari elettronici validi ad

ogni effetto di legge.

16




4.8 FIRMA DIGITALE

La sottoscrizione dei documenti informatici è ottenuta con un processo di firma digitale conforme alle

disposizioni dettate dalla normativa vigente.

I messaggi ricevuti, sottoscritti con firma digitale, sono sottoposti a verifica di validità. Tale processo si realizza

in modo conforme a quanto prescritto dalla normativa vigente.

4.9 REQUISITI DEGLI STRUMENTI INFORMATICI DI SCAMBIO

Scopo degli strumenti informatici di scambio e degli standard di composizione dei messaggi è garantire sia

l’interoperabilità sia i requisiti minimi di sicurezza. All’interno della Federazione, tali strumenti garantiscono:

- l’integrità del messaggio;

- la riservatezza del messaggio;

- il non ripudio dei messaggi;

- la certificazione dell’avvenuto inoltro e ricezione;

4.10 USO DELLA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

La posta elettronica certificata è un sistema di spedizione della posta attraverso il quale è possibile inviare mail

con valore legale equiparato a una raccomandata con ricevuta di ritorno come stabilito dalla vigente

normativa (DPR 11 Febbraio 2005 n.68).

La Posta Elettronica Certificata:

a. ha lo stesso valore legale della raccomandata postale con la ricevuta di ritorno con attestazione dell'orario

esatto di spedizione, viene garantito il contenuto tramite i protocolli di sicurezza utilizzati, questi fanno si che

non siano possibili modifiche al contenuto del messaggio e agli eventuali allegati;

b. garantisce, in caso di contenzioso, l'opponibilità a terzi del messaggio. Il termine "certificata" si riferisce al

fatto che il gestore del servizio rilascia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta

spedizione del messaggio ed eventuali allegati. Allo stesso modo, il gestore del destinatario invia al mittente la

ricevuta di avvenuta consegna, i gestori certificano quindi con le proprie ricevute che il messaggio è stato

spedito e che il messaggio è stato consegnato;

c. quando diventerà pienamente operativo il Domicilio digitale, sarà l’unico mezzo di comunicazione con i

cittadini;

d. i gestori inviano avvisi anche in caso di errore in una qualsiasi delle fasi del processo invio e consegna, in

modo che non ci siano mai dubbi sullo stato della spedizione di un messaggio. Le ricevute di invio e ricezione

saranno conservate dai gestori per 30 mesi, sarà possibile la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle

ricevute stesse.

e. ha valore legale l'invio di una mail certificata PEC, solo se inviata a un altro indirizzo e-mail certificato PEC;

qualora una mail venga inviata da indirizzo PEC a uno non PEC, questa sarà interpretata come mail

tradizionale, ovvero come una raccomandata semplice.

Funzionamento della PEC

Per ogni mail PEC inviata a un destinatario mail PEC, il gestore invia due mail: la prima è una ricevuta di invio (o

accettazione) della mail PEC (inviata dal gestore), la seconda è una ricevuta di consegna della PEC (inviata dal

gestore del destinatario).

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Le caselle PEC attivate dalla Federazione Sovrazonale Piemonte 2 Torino Nord sono conformi al DPR 11/2/2005

n. 68, in grado di garantire la sicurezza del canale di comunicazione e la certezza della data di spedizione e

sono:

Amministratore Unico [email protected]

Funzione Acquisizione Beni e Servizi [email protected]

Funzione Sistemi Informativi Informatici [email protected]

Funzione Legale/Patrimoniale [email protected]

Funzione Logistica [email protected]

Funzione Tecnologie Sanitarie [email protected] Le funzioni per cui è stata attivato un indirizzo PEC devono utilizzare la propria PEC per qualsiasi comunicazione in entrata/uscita inerente la propria attività e pertanto segnalarla ai cittadini/fornitori/enti con cui intrattengono rapporti diretti. La PEC della Federazione ([email protected]) deve essere utilizzata in entrata/uscita esclusivamente

per comunicazioni istituzionali a firma dell’Amministratore Unico.

Obblighi conseguenti all’utilizzo della PEC in arrivo a) Devono essere protocollate in arrivo le mail che giungeranno agli indirizzi PEC la cui data di ricezione necessiti di valore giuridico probatorio, non si protocollano le mail di carattere meramente informativo;

b) la lettura quotidiana della casella PEC è obbligatoria;

c) la lettura quotidiana della casella PEC viene effettuata dal personale abilitato alla protocollazione in arrivo, compatibilmente con gli orari d’ufficio.

Protocollazione delle PEC in arrivo/uscita Tutte le caselle PEC sono collegate al sistema di protocollo informatico DocSuite e vengono automaticamente scaricate dal server gestore della posta elettronica al sistema di protocollo. Il documento in arrivo deve essere registrato a protocollo dall’ufficio destinatario. Il documento informatico in partenza deve essere registrato a protocollo dall’ufficio mittente.

Allo scopo di effettuare la trasmissione di un documento tramite posta certificata è necessario eseguire le

seguenti operazioni:

− redigere il documento con un sistema di videoscrittura;

− inserire i dati del destinatario (almeno denominazione, indirizzo, casella di posta elettronica- PEC);

− assegnare il numero di protocollo in uscita al documento;

− inviare il messaggio contenente il documento firmato e protocollato in uscita alla casella di posta

istituzionale del destinatario.

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Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende inviato e pervenuto al destinatario se

trasmesso all’indirizzo elettronico da questi dichiarato

5. DESCRIZIONE DEL FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI

Il presente capitolo descrive il flusso di lavorazione dei documenti spediti e ricevuti, incluse le regole di

registrazione per i documenti pervenuti secondo particolari modalità di trasmissione.

5.1 GENERALITÀ

Per descrivere i flussi di lavorazione dei documenti all’interno della Federazione si fa riferimento ai diagrammi

di flussi riportati nelle pagine seguenti.

Essi si riferiscono ai documenti:

− inviati dalla Federazione, all’esterno o anche all’interno della Federazione in modo formale;

− ricevuti dalla Federazione, dall’esterno o anche dall’interno se destinati ad essere ritrasmessi in modo

formale in seno alla Federazione

− ricevuti e inviati formalmente tra le Funzioni della Federazione.

Operativamente, si ritiene opportuno specificare che la procedura DocSuite prevede di individuare, durante la

registrazione dei documenti, se trattasi di documenti in entrata (per i documenti ricevuti), in uscita (per i

documenti spediti) e tra uffici, da utilizzare per le comunicazioni formali, inviate esclusivamente tra le Funzioni

e che quindi non interessino contestualmente anche soggetti esterni alla Federazione.

Per comunicazione informale tra uffici si intende lo scambio di informazioni, con o senza documenti allegati,

delle quali è facoltativa la conservazione. Questo genere di comunicazioni sono ricevute e trasmesse per posta

elettronica interna e non interessano il sistema di protocollo.

I flussi documentali riportati nelle pagine seguenti hanno carattere puramente esemplificativo.

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5.2 FLUSSO DEI DOCUMENTI RICEVUTI DALLA FEDERAZIONE

Posta ricevuta

Assegnazione Annotazioni

dell’A.U.

Protocollazione della

busta

Documento da protocollare

no

Apertura busta ed esame

del contenuto

Timbro di arrivo sul

documento

sì

Timbro di attivo sulla

busta

Protocollazione del

documento

Busta da

aprire?

All’Amministratore

Unico? sì

no

Assegnazione originale e

copie

Trattazione Archivi Funzioni

Classificazione

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5.2.1 PROVENIENZA ESTERNA DEI DOCUMENTI

I documenti che sono trasmessi da soggetti esterni all’Amministrazione sono, oltre quelli richiamati in

precedenza, i telefax, i telegrammi e i supporti digitali rimovibili. Questi documenti sono recapitati allo Staff

dell’Amministratore Unico o alla Funzione designata.

5.2.2 PROVENIENZA DI DOCUMENTI INTERNI FORMALI

Per sorgente interna dei documenti si intende qualunque rappresentazione grafica inviata formalmente

all’Amministratore Unico per essere a sua volta nuovamente trasmessa, nelle forme opportune, ad altra

Funzione o Ente.

I mezzi di recapito della corrispondenza considerati sono la posta elettronica convenzionale o certificata.

Nel caso di trasmissione interna, se al documento sono associati allegati che superano la dimensione della

casella di posta elettronica della Federazione, si procede ad un riversamento (nelle forme dovute), su supporto

rimovibile da consegnare al destinatario del documento.

Nella fase transitoria verso la diffusione della digitalizzazione dell’amministrazione, i documenti interni

possono essere anche di tipo analogico.

In questo caso il mezzo di recapito del documento può essere il servizio di posta interna o il telefax.

5.2.3 RICEZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI SULLA CASELLA DI POSTA ISTITUZIONALE

Di norma la ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite la casella di Posta Elettronica Certificata

istituzionale. L’Amministrazione ha provveduto ad attivare un indirizzo PEC per ogni Funzione afferente alla

Federazione; tali indirizzi sono pubblicati sul sito della Federazione nella sezione – “Chi siamo”.

Quando i documenti informatici pervengono alle Funzioni, le stesse unità, previa verifica della validità della

firma apposta e della leggibilità del documento procedono alla registrazione di protocollo.

Nel caso in cui venga recapitato per errore un documento indirizzato ad altro destinatario, lo stesso è restituito

al mittente con le modalità che saranno successivamente illustrate.

Qualora i messaggi di posta elettronica non siano conformi agli standard indicati dalla normativa vigente

ovvero non siano dotati di firma elettronica, il messaggio è inserito nel sistema di gestione documentale con il

formato di origine, protocollato, smistato, assegnato e gestito.

L’addetto a protocollare controlla quotidianamente i messaggi pervenuti nella casella di posta istituzionale e

verifica se sono da protocollare.

I Direttori delle Funzioni possono autorizzare l’abilitazione a uno o più collaboratori, all’utilizzo della PEC in

uscita.

La responsabilità sull’utilizzo della PEC, per qualsiasi violazione, compete, comunque, al Direttore della

Funzione, in quanto lo stesso deve vigilare costantemente sul corretto utilizzo della stessa da parte di coloro

che ha autorizzato.

5.2.4 RICEZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI SU SUPPORTI RIMOVIBILI

I documenti digitali possono essere recapitati anche per vie diverse dalla posta elettronica.

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Considerata l’assenza di standard tecnologici e formali in materia di registrazione di file digitali, la Federazione

si riserva la facoltà di acquisire e trattare tutti i documenti informatici ricevuti su supporto rimovibile che

riesce a decodificare e interpretare con le tecnologie a sua disposizione.

Superata questa fase il documento viene inserito nel flusso di lavorazione e sottoposto a tutti i controlli e gli

adempimenti del caso.

5.2.5 RICEZIONE DI DOCUMENTI CARTACEI A MEZZO POSTA CONVENZIONALE

I documenti pervenuti a mezzo posta o ritirati dal personale della Federazione, in generale, sono consegnati

all’Ufficio di Staff dell’Amministratore Unico per la loro registrazione a protocollo. A riguardo si precisa che, la

corrispondenza indirizzata all’Amministratore Unico o genericamente alla Federazione, deve essere

protocollata dall’Ufficio di Staff mentre, tutta la corrispondenza indirizzata direttamente alle Funzioni afferenti

all’Amministrazione può essere protocollata in entrata, indifferentemente dalla Funzione ricevente o

dall’Ufficio di Staff. Tale possibilità di decentrare la registrazione in entrata per alcune tipologie di documenti è

stata definita al fine di agevolare e snellire le procedure di un’Amministrazione, quale è la Federazione, che

svolge la propria attività su una vasta area territoriale.

Operativamente, le buste o contenitori sono inizialmente esaminati per una preliminare verifica dell’indirizzo e

del destinatario sugli stessi apposti.

La corrispondenza relativa a bandi di gara, la cui registrazione, proprio per la tipologia dei documenti, compete

esclusivamente all’Ufficio di Staff. Tale documentazione è registrata (protocollando esclusivamente le buste

chiuse) e successivamente consegnata chiusa all’ufficio responsabile della gara.

La corrispondenza ricevuta via telegramma o via telefax , per ciò che concerne la registrazione di protocollo,

sono trattate come un documento cartaceo con le modalità descritte nel successivo capitolo 9.

Quando la corrispondenza non rientra nelle categorie da ultimo indicate, si procede all’apertura delle buste e

si eseguono gli ulteriori controlli preliminari alla registrazione.

La corrispondenza in arrivo è aperta il giorno lavorativo in cui è pervenuta e contestualmente protocollata. La

busta si allega al documento per la parte relativa ai timbri postali.

5.2.6 CONSERVAZIONE ED ELIMINAZIONE DELLE BUSTE

Le buste pervenute tramite posta raccomandata, celere e corriere o altra modalità per la quale si renda

rilevante evidenziare il mezzo di trasmissione, sono spillate assieme al documento e trasmesse alle competenti

Funzioni.

Tutte le altre buste non ritenute utili per la registrazione a protocollo sono eliminate senza formalità.

5.2.7 DOCUMENTI CARTACEI RICEVUTI A MEZZO POSTA CONVENZIONALE E TUTELA DEI DATI

PERSONALI

Il personale preposto alla apertura della corrispondenza è stato, come tutto il personale assegnato alla

Federazione, regolarmente autorizzato al trattamento dei dati personali. A riguardo, si rimanda al

“Regolamento Interno Privacy – Adempimenti di cui al D.Lgs 196/2003” pubblicato sul sito

dell’Amministrazione, nella sezione Trasparenza – Regolamenti.

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5.2.8 ERRATA RICEZIONE DI DOCUMENTI DIGITALI

Nel caso in cui pervengano sulla casella di posta istituzionale della Federazione (certificata o meno), o in una

casella non istituzionale messaggi dal cui contenuto si rileva che sono stati erroneamente ricevuti, l’operatore

che li riceve, rispedisce il messaggio al mittente con la dicitura “Messaggio pervenuto per errore - non di

competenza di questa Funzione”.

5.2.9 ERRATA RICEZIONE DI DOCUMENTI CARTACEI

Tutta la corrispondenza in arrivo, che deve essere registrata a livello centrale, viene recapita presso l’Ufficio di

Staff che procede a protocollarla e a smistarla alla Funzioni di competenza.

Nel caso in cui pervengano erroneamente alle Funzioni della Federazione documenti indirizzati ad altri

soggetti, il ricevente provvede a inviarla alla Funzione corretta informando, via mail, l’Ufficio di Staff

dell’errore di smistamento.

Nel caso pervengano buste indirizzate ad altra Amministrazione, possono verificarsi le seguenti possibilità:

a) si restituisce all’Ufficio Postale;

b) se la busta viene aperta per errore, il documento è protocollato in entrata e in uscita inserendo nel

campo oggetto una nota del tipo “documento pervenuto per errore” e si invia al mittente

apponendo sulla busta la dicitura “Pervenuta ed aperta per errore”.

5.2.10 ATTIVITÀ DI PROTOCOLLAZIONE DEI DOCUMENTI

Superati tutti i controlli precedenti, i documenti, digitali o analogici, sono protocollati e “segnati” nel

protocollo generale secondo gli standard e le modalità dettagliate nel capitolo 9.

5.2.11 RILASCIO DI RICEVUTE ATTESTANTI LA RICEZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI

La ricezione di documenti comporta l’invio al mittente di ricevuta legata al servizio di posta certificata.

Nel caso di ricezione di documenti informatici per via telematica, la notifica al mittente dell’avvenuto recapito

del messaggio è assicurata dal servizio di posta elettronica certificata utilizzato dalla Federazione con gli

standard specifici.

5.2.12 RILASCIO DI RICEVUTE ATTESTANTI LA RICEZIONE DI DOCUMENTI CARTACEI

I collaboratori della Federazione non possono rilasciare ricevute per i documenti che non sono soggetti a

regolare protocollazione.

Quando il documento cartaceo è consegnato direttamente dal mittente o da altra persona incaricata ad una

Funzione della Federazione ed è richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l’avvenuta consegna, la Funzione

che lo riceve è autorizzata a:

− fotocopiare gratuitamente la prima pagina del documento;

− apporre gli estremi della segnatura se contestualmente alla ricezione avviene anche la protocollazione;

− apporre sulla copia così realizzata il timbro dell’amministrazione con la data e l’ora d’arrivo e la sigla

dell’operatore.

23




5.2.13 CONSERVAZIONE DELLE RAPPRESENTAZIONI DIGITALI DI DOCUMENTI CARTACEI

I documenti ricevuti su supporto cartaceo, dopo le operazioni di registrazione e segnatura, sono acquisiti in

formato immagine attraverso un processo di scansione.

Il processo di scansione avviene in diverse fasi:

− acquisizione delle immagini in modo tale che ad ogni documento, anche se composto da più pagine,

corrisponda un unico file;

− verifica della leggibilità e della qualità delle immagini acquisite;

− collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo in modo non modificabile;

− memorizzazione delle immagini su supporto informatico, in modo non modificabile.

Le rappresentazioni digitali dei documenti cartacei sono archiviate, secondo le regole vigenti, su supporti di

memorizzazione, in modo non modificabile al termine del processo di scansione.

I documenti cartacei dopo l’operazione di riproduzione in formato immagine sono inviati alle Funzioni

destinatarie per le operazioni di fascicolazione e conservazione.

5.2.14 CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI NELL’ARCHIVIO CORRENTE

Durante l’ultima fase del flusso di lavorazione della corrispondenza in ingresso deve essere assegnata al

documento la classificazione sulla base del Titolario di classificazione adottato dalla Federazione

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5.3 FLUSSO DEI DOCUMENTI INVIATI DALLA FEDERAZIONE

Documenti predisposti e sottoscritti

dall’Amministratore Unico e dai Direttori delle Funzioni

Addetti al Protocollo dello Staff e

delle Funzioni

Verifica formale documenti

- mittente/destinatario

- sottoscrizione digitale/autografa

- allegati

- (minuta)

Superata la

verifica?

no

sì

Registrazione di protocollo e

segnatura Documento

digitale?

sì

no

Posta Elettronica Certificata

Trasmissione

Ufficio Postale

Fax

Posta elettronica

convenzione

Invio di documenti sottoscritti in

originale per ogni destinatario

Archivio originali presso ciascuna

Funzione

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5.3.1 INVIO DEI DOCUMENTI

Per documenti in partenza si intendono quelli prodotti dal personale delle Funzioni nell’esercizio delle proprie

funzioni avente rilevanza giuridico-probatoria e destinati ad essere trasmessi ad altra Amministrazione o altra

Funzione della stessa Amministrazione.

Per la trasmissione della corrispondenza, sia rivolta all’interno della Federazione che verso l’esterno, si

privilegia l’utilizzo della posta elettronica, sia convenzionale che certificata.

5.3.2 VERIFICA FORMALE DEI DOCUMENTI

Chi si occupa della Protocollazione in uscita provvede ad eseguire le verifiche di conformità della

documentazione allo standard formale richiamato nel capitolo precedente, cioè verifica che siano indicati

correttamente il mittente e il destinatario, verifica che il documento sia sottoscritto in modalità digitale o

autografa, la presenza di allegati se dichiarati.

Se il documento è completo, esso è registrato nel protocollo e viene apposta la segnatura in base alla tipologia

di documentazione da inviare.

5.3.3 REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO E SEGNATURA

La protocollazione e la segnatura della corrispondenza in partenza, sia essa in formato digitale che in formato

analogico, è effettuata direttamente dalle singole Funzioni, in quanto collegate al sistema di protocollo

informatico della Federazione.

Di conseguenza tutti i documenti originali da spedire, siano essi informatici o analogici, sono direttamente

protocollati e spediti dalle Funzioni afferenti alla Federazione, che provvedono ad eseguire al loro interno le

verifiche di conformità della documentazione predisposta per essere trasmessi con le stesse modalità descritte

nei punti precedenti.

5.3.4 TRASMISSIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI

I documenti informatici sono trasmessi all’indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari, ovvero abilitato alla

ricezione della posta per via telematica (il destinatario può essere anche interno alla Federazione).

Gli addetti alle operazioni di trasmissione per via telematica di atti, dati e documenti formati con strumenti

informatici non possono duplicare con qualsiasi mezzo o cedere a terzi a qualsiasi titolo informazioni, anche in

forma sintetica o per estratto, dell’esistenza o del contenuto della corrispondenza, delle comunicazioni o dei

messaggi trasmessi per via telematica, salvo che si tratti di informazioni che per loro natura o per espressa

indicazione del mittente sono destinate ad essere rese pubbliche.

5.3.5 TRASMISSIONE DI DOCUMENTI CARTACEI A MEZZO POSTA

Nel caso in cui sia necessario procedere alla spedizione del documento a mezzo posta, le Funzioni provvedono

direttamente alla trasmissione “fisica” del documento in partenza e alla spedizione dello stesso, di norma il

giorno lavorativo in cui è stato protocollato.

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5.3.6 TRASMISSIONE DI DOCUMENTI CARTACEI A MEZZO TELEFAX

Sul documento trasmesso via fax può essere apposta la dicitura: “La trasmissione via fax del presente

documento non prevede l’invio del documento originale”. In tali casi, solo su richiesta del destinatario verrà

trasmesso anche l’originale.

Le ricevute della avvenuta trasmissione sono trattenute dalle Funzioni che hanno effettuato la trasmissione.

5.3.7 INSERIMENTO DELLE RICEVUTE DI TRASMISSIONE NEL FASCICOLO

La minuta del documento cartaceo spedito, ovvero le ricevute dei messaggi telefax, ovvero le ricevute digitali

del sistema di posta certificata utilizzata per lo scambio dei documenti digitali, sono conservate all’interno del

relativo fascicolo.

Le Funzioni che effettuano la spedizione di documenti informatici o cartacei direttamente curano anche

l’archiviazione delle ricevute di ritorno.

6. REGOLE DI SMISTAMENTO E ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI RICEVUTI

Il presente capitolo riporta le regole di smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti.

L’attività di smistamento consiste nell’operazione di inviare un documento protocollato e segnato alla

Funzione competente.

Con l’assegnazione si provvede al conferimento della responsabilità del procedimento amministrativo ad un

soggetto fisico e alla trasmissione del materiale documentario oggetto di lavorazione.

Effettuato lo smistamento e l’assegnazione, il Direttore della Funzione competente è incaricato della gestione

del procedimento a cui il documento si riferisce e prende in carico il documento assegnato.

L’assegnazione può essere effettuata per conoscenza o per competenza.

I documenti che sono immediatamente riconducibili ad una specifica Funzione e/o materia, vengono inoltrati

direttamente. I termini per la definizione del procedimento amministrativo che prende avvio dal documento,

decorrono comunque dalla data di protocollazione.

Il sistema di gestione informatica dei documenti memorizza tutti i passaggi, conservando, per ciascuno di essi,

l’identificativo dell’utente che effettua l’operazione, la data e l’ora di esecuzione.

La traccia risultante definisce, ai fini normativi e regolamentari, i tempi del procedimento amministrativo ed i

conseguenti riflessi sotto il profilo della responsabilità.

Nell’allegato 15.6 è riportato in modello organizzativo delle Funzioni afferenti alla Federazione.

Nello stesso allegato, per ciascuna delle strutture in elenco, sono indicati:

− il nominativo del Direttore della Funzione;

− l’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC);

− l’indirizzo e i recapiti telefonici;

− le abilitazioni designate.

6.1 CORRISPONDENZA DI PARTICOLARE RILEVANZA

Quando un documento pervenuto appare di particolare rilevanza, indipendentemente dal supporto utilizzato,

è preventivamente inviato in visione all’Amministratore Unico che provvede a individuare il Direttore della

Funzione competente a trattare il documento fornendo eventuali indicazioni per l’espletamento della pratica.

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6.2 ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI RICEVUTI IN FORMATO DIGITALE

Tutta la corrispondenza pervenuta all’Ufficio di Staff e protocollata nell’arco della giornata, viene inviata in

visione all’Amministratore Unico, affinché possa valutarla e controllare le assegnazioni suggerite, apportando

eventuali modifiche o correzioni.

Lo smistamento successivo viene quindi eseguito dall’Ufficio stesso, che provvede a recapitare ai Direttori di

ciascuna Funzione la corrispondenza ricevuta.

Questi ultimi, dopo averne preso visione, provvedono ad assegnarli ai propri collaboratori, oppure in caso di

errore, ad informare il mittente e a smistare la notifica ad altra Funzione.

Qualora non sia diversamente specificato il Responsabile del Procedimento coincide con il Direttore della

Funzione.

I documenti ricevuti dalla Federazione per via telematica, o comunque disponibili in formato digitale, sono

assegnati alla Funzione competente attraverso i canali telematici della Federazione al termine delle operazioni

di registrazione, segnatura di protocollo, memorizzazione su supporti informatici in modo non modificabile.

La “presa in carico” dei documenti informatici coincide con la data di assegnazione degli stessi.

6.3 ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI IN FORMATO CARTACEO

I documenti ricevuti dall’Amministrazione in formato cartaceo, se successivamente acquisiti in formato

immagine con l’ausilio di scanner, una volta concluse le operazioni di registrazione, di segnatura e di

assegnazione, sono fatti pervenire al Direttore della Funzione di competenza per via informatica attraverso la

rete interna dell’amministrazione. L’originale cartaceo viene successivamente trasmesso alla Funzione stessa.

I destinatari del documento “per conoscenza”, lo ricevono esclusivamente in formato digitale.

Gli addetti della Funzione autorizzati potranno visualizzare i documenti, attraverso l’utilizzo dell’applicazione di

protocollo informatico e in base alle abilitazioni previste potranno:

− visualizzare gli estremi del documento;

− visualizzare il contenuto del documento.

6.4 MODIFICA DELLE ASSEGNAZIONI

Nel caso di assegnazione errata, la Funzione che riceve il documento, comunica l’errore all’Ufficio di Staff che,

sentito l’Amministratore Unico, procederà a una nuova assegnazione.

7. DOCUMENTI ESCLUSI DALLA PROTOCOLLAZIONE

Sono esclusi dalla registrazione di protocollo, ai sensi del DPR 445/2000, le tipologie di documenti riportati

nell’allegato 15.7.

8. SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE, FASCICOLAZIONE E PIANO DI CONSERVAZIONE

8.1 PROTEZIONE E CONSERVAZIONE DEGLI ARCHIVI PUBBLICI

8.1.1 GENERALITÀ

Il presente capitolo riporta il sistema di classificazione dei documenti, di formazione del fascicolo e di

conservazione dell’archivio, con l’indicazione dei tempi e delle modalità di aggiornamento, dei criteri e delle

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regole di selezione e scarto della documentazione, anche con riferimento all’uso di supporti sostitutivi e di

consultazione e movimentazione dei fascicoli.

La classificazione dei documenti, destinata a realizzare una corretta organizzazione dei documenti

nell’archivio, è obbligatoria per legge e si avvale del piano di classificazione (Titolario), cioè di quello che si

suole definire “sistema precostituito di partizioni astratte gerarchicamente ordinate, individuato sulla base

dell’analisi delle funzioni dell’ente, al quale viene ricondotta la molteplicità dei documenti prodotti”.

Il piano di conservazione, collegato con il Titolario ed elaborato tenendo conto dei flussi documentali

dipendenti dai procedimenti e dalle prassi seguiti dalla Federazione nell’espletamento delle funzioni

istituzionali, definisce i tempi di conservazione dei documenti e dei fascicoli nella sezione di deposito

dell’archivio.

Il Titolario in uso alla Federazione è quello stilato dall’ASLTO2, Azienda Socia della Federazione, tale scelta è

stata fatta antecedentemente all’avvio delle attività di protocollazione informatica e di archiviazione,

considerato che si tratta di strumenti che consentono la corretta formazione, gestione e archiviazione della

documentazione dell’Amministrazione.

8.1.2 MISURE DI PROTEZIONE E CONSERVAZIONE DEGLI ARCHIVI PUBBLICI

Gli archivi e i singoli documenti degli Enti Pubblici sono beni culturali inalienabili.

Per tale motivo, i singoli documenti sopra richiamati (analogici ed informatici, ricevuti, spediti e interni formali)

sono quindi inalienabili sin dal momento dell’inserimento di ciascun documento nell’archivio della

Federazione, che avviene mediante l’attribuzione di un numero di protocollo e di un codice di classificazione.

Per sua natura, l’archivio non può essere smembrato e deve essere quindi conservato nella sua organicità.

8.2 TITOLARIO O PIANO DI CLASSIFICAZIONE

8.2.1 TITOLARIO

Il piano di classificazione è lo schema logico utilizzato per organizzare i documenti d’archivio in base alle

funzioni e alle materie di competenza dell’Amministrazione.

Il piano di classificazione si suddivide, di norma, in titoli, classi, sottoclassi, categorie e sottocategorie o, più in

generale, in voci di I livello, II livello, III livello, etc.

Il titolo (o la voce di I livello) individua per lo più funzioni primarie e di organizzazione dell’Amministrazione

(macrofunzioni); le successive partizioni (classi, sottoclassi, etc.) corrispondono a specifiche competenze che

rientrano concettualmente nella macrofunzione descritta dal titolo, articolandosi gerarchicamente tra loro in

una struttura ad albero rovesciato.

Titoli, classi, sottoclassi etc. sono nel numero prestabilito dal Titolario di classificazione e non sono modificabili

né nel numero né nell’oggetto, se non per provvedimento esplicito della funzione di governo

dell’Amministrazione.

Il Titolario è uno strumento suscettibile di aggiornamento: esso deve infatti descrivere le funzioni e le

competenze dell’ente, soggette a modifiche in forza delle leggi e dei regolamenti statali e/o regionali.

L’aggiornamento del Titolario compete esclusivamente al vertice dell’Amministrazione.

Il Titolario non è retroattivo: non si applica, cioè, ai documenti protocollati prima della sua introduzione.

29




Viene garantita la storicizzazione delle variazioni di Titolario e la possibilità di ricostruire le diverse voci nel

tempo mantenendo stabili i legami dei fascicoli e dei documenti con la struttura del Titolario vigente al

momento della produzione degli stessi.

Per ogni modifica di una voce deve essere riportata la data di introduzione e la data di variazione.

Di norma le variazioni vengono introdotte a partire dal 1° gennaio dell’anno successivo a quello di

approvazione del nuovo Titolario e valgono almeno per l’intero anno.

Rimane possibile, se il sistema lo consente, registrare documenti in fascicoli già aperti fino alla conclusione e

chiusura degli stessi.

Alla luce di quanto sopra descritto, si rimanda al Titolario in uso nella Federazione, recepito dall’ASLTO2

(allegato 15.8), tuttavia, poiché all’interno della Federazione le Funzioni sono oramai quasi tutte a regime, si

sta valutando l’opportunità di istituire un gruppo di lavoro all’interno dell’Amministrazione, al fine modificare

il Titolario esistente tenendo conto della realtà in cui opera la Federazione e dell’attività svolta dalla stessa.

8.2.2 CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI

In un sistema di gestione e tenuta dei documenti ciò che conta non è il documento in quanto tale, ma l’insieme

delle relazioni che quel documento ha con tutti gli altri (cioè con l’intero archivio) e, in particolare, con quelli

che riguardano un medesimo affare o procedimento amministrativo.

Per tale ragione, particolare importanza rivestono la modalità di classificazione dei documenti e il loro

inserimento in fascicoli e pratiche, come di seguito esplicitato.

La classificazione è l’operazione finalizzata alla organizzazione dei documenti, secondo un ordinamento logico,

in relazione alle funzioni e alle competenze della Federazione.

Essa è eseguita a partire dal Titolario di classificazione facente parte del piano di conservazione dell’archivio.

Tutti i documenti ricevuti e prodotti, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono

classificati in base al sopra citato Titolario. E’ buona norma inserire la classificazione, sui documenti in uscita,

prima di effettuare la scansione, in modo da acquisire il documento nella procedura DocSuite nella sua

completezza.

8.3 FASCICOLI

8.3.1 FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI

Il sistema in uso nella Federazione per il Protocollo Informatico, denominato DocSuite permette per tutti i

documenti registrati nel sistema informatico e/o classificati, indipendentemente dal supporto sul quale sono

formati, di riunirli in fascicoli.

Ogni documento, dopo la sua classificazione, può essere inserito nel fascicolo di riferimento.

I documenti sono archiviati all’interno di ciascun fascicolo secondo l’ordine cronologico di registrazione.

8.3.2 APERTURA DEL FASCICOLO

Quando un nuovo documento viene recapitato all’Amministrazione, il personale della Funzione abilitato

all’operazione di fascicolazione ha l’opportunità di stabilire, con l’ausilio delle funzioni di ricerca del sistema di

protocollo informatizzato, se il documento stesso debba essere ricollegato ad un affare o procedimento in

corso, e pertanto debba essere inserito in un fascicolo già esistente, oppure se il documento si riferisce a un

nuovo affare o procedimento per cui è necessario aprire un nuovo fascicolo.

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A seconda delle ipotesi, si può procedere come segue:

1) se il documento si ricollega ad un affare o procedimento in corso, l’addetto:

– seleziona il relativo fascicolo;

– collega la registrazione di protocollo del documento al fascicolo selezionato;

2) se il documento dà avvio ad un nuovo fascicolo, il soggetto preposto:

− esegue l’operazione di apertura del fascicolo;

− collega la registrazione di protocollo del documento al nuovo fascicolo aperto;

La formazione di un nuovo fascicolo avviene attraverso l’operazione di “apertura” che comprende la

registrazione di alcune informazioni essenziali:

− indice di classificazione, (cioè titolo, classe, sottoclasse, etc.);

− numero del fascicolo;

− oggetto del fascicolo.

8.3.3 CHIUSURA DEL FASCICOLO

Il fascicolo viene chiuso al termine del procedimento amministrativo o all’esaurimento dell’affare.

La data di chiusura si riferisce alla data dell’ultimo documento prodotto.

Esso viene archiviato rispettando l’ordine di classificazione e la data della sua chiusura.

Gli elementi che individuano un fascicolo sono gestiti dal soggetto di cui al paragrafo precedente, il quale è

tenuto anche all’aggiornamento del repertorio dei fascicoli.

8.3.4 APERTURA DELLE PRATICHE

Il sistema utilizzato permette, inoltre, la formazione e l’utilizzo delle pratiche al fine di gestire in maniera

efficace i documenti. La formazione di una nuova pratica avviene attraverso l’operazione di “apertura” che

prevede l’inserimento delle seguenti informazioni essenziali:

− il numero della pratica;

− la data di creazione;

− il responsabile della pratica;

− la descrizione o oggetto della pratica.

All’interno della pratica si possono registrare tutti i documenti relativi a un procedimento o a un fatto per il

quale si ritiene di aprire un dossier, riuniti o per caratteristiche omogenee, quali la natura e la forma dei

documenti (es. le determinazioni, i contratti, i registri di protocollo) oppure in base alla materia trattata,

all’affare o al procedimento al quale afferiscono (es. i fascicoli personali e in generale le pratiche attivate

dall’amministrazione nello svolgimento dell’attività istituzionale).

8.4 REPERTORI E SERIE ARCHIVISTICHE

I documenti soggetti a registrazione particolare, quali le Determinazioni dell’Amministratore Unico e le

Determinazioni Dirigenziali, costituiscono una serie archivistica e vengono registrate sulla procedura DocSuite

dall’Ufficio di Staff utilizzando la procedura creata ad hoc dal sistema, come riportato nel Regolamento delle

Determinazioni pubblicato sul sito della Federazione. Tutti i dipendenti assegnati alla Federazione sono

abilitati alla visione, consultazione e stampa delle Determinazioni adottate. Le Determinazioni vengono tutte

31




pubblicate sul sito della Federazione e restano visibili per 90 giorni dalla loro pubblicazione. Per la loro natura

pubblica, chiunque può richiedere copia delle Determinazioni della Federazione, secondo quanto previsto dal

Regolamento “Per la disciplina delle modalità d’esercizio e casi di esclusione del diritto di accesso nei

documenti amministrativi” .

Le Determinazioni originali in versione cartacea sono conservate, a cura dell’Ufficio di Staff, in fascicoli

riportanti il numero progressivo di registrazione, secondo il numero di repertorio progressivo assegnato.

8.5 SCARTO, SELEZIONE E RIORDINO DEI DOCUMENTI

8.5.1 OPERAZIONE DI SCARTO

Nell’ambito della gestione degli archivi in uso delle Funzioni della Federazione, si rende necessario individuare

e selezionare la documentazione da conservare perennemente e lo scarto degli atti che l’Amministrazione non

ritiene più opportuno conservare ulteriormente, allo scopo di conservare e garantire il corretto mantenimento

e la funzionalità dell’archivio, nell’impossibilità pratica di conservare indiscriminatamente ogni documento.

Un documento si definisce scartabile quando ha perso totalmente la sua rilevanza amministrativa e non ha

assunto alcuna rilevanza storica.

La legge impone alle Amministrazioni l’uso, se già esiste, o la predisposizione di un massimario di selezione e

scarto e un piano di conservazione di atti dell’archivio.

La Federazione, a riguardo, ha recepito il massimario già definito e in uso nell’ASLTO2 (allegato 15.9).

8.6 CONSULTAZIONE E MOVIMENTAZIONE DELL’ARCHIVIO CORRENTE, DI DEPOSITO E STORICO

8.6.1 PRINCIPI GENERALI

La richiesta di consultazione, che può comportare la movimentazione dei fascicoli, può pervenire dall’interno

dell’amministrazione oppure da utenti esterni all’amministrazione, per scopi giuridico-amministrativi o per

scopi storici.

8.6.2 CONSULTAZIONE AI FINI GIURIDICO-AMMINISTRATIVI

Art. 24 della legge 7 agosto 1990, n. 241 come sostituito dall’art. 16 della legge 11 febbraio 2005 n.15 –

“Esclusione dal diritto di accesso”.

1) Il diritto di accesso è escluso:

a) per i documenti coperti da segreto di Stato ai sensi della legge 24 ottobre 1977, n. 801, e

successive modificazioni, e nei casi di segreto o di divieto di divulgazione espressamente previsti

dalla legge, dal regolamento governativo di cui al comma 6 e dalle pubbliche amministrazioni ai

sensi del comma 2 del presente articolo;

b) nei procedimenti tributari, per i quali restano ferme le particolari norme che li regolano;

c) nei confronti dell’attività della Pubblica Amministrazione diretta all’emanazione di atti normativi,

amministrativi generali, di pianificazione e di programmazione, per i quali restano ferme le

particolari norme che ne regolano la formazione;

d) nei procedimenti selettivi, nei confronti dei documenti amministrativi contenenti informazioni di

carattere psicoattitudinale relativi a terzi;

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e) nel caso di documenti contenenti dati sensibili e giudiziari, ai sensi del decreto legislativo n.

196/2003.

2) Le singole Pubbliche Amministrazioni individuano le categorie di documenti da esse formati o

comunque rientranti nella loro disponibilità sottratti all’accesso ai sensi del comma 1.

3) Non sono ammissibili istanze di accesso preordinate ad un controllo generalizzato dell’operato delle

Pubbliche Amministrazioni.

Le Pubbliche Amministrazioni fissano, per ogni categoria di documenti, anche l’eventuale periodo di

tempo per il quale essi sono sottratti all’accesso.

Con regolamento, adottato ai sensi dell’articolo 17, comma 2, della legge 23 agosto 1988, n. 400, il Governo

può prevedere casi di sottrazione all’accesso di documenti amministrativi:

a) quando, al di fuori delle ipotesi disciplinate dall’articolo 12 della legge 24 ottobre 1977, n. 801, dalla

loro divulgazione possa derivare una lesione, specifica e individuata, alla sicurezza e alla difesa

nazionale, all’esercizio della sovranità nazionale e alla continuità e alla correttezza delle relazioni

internazionali, con particolare riferimento alle ipotesi previste dai trattati e dalle relative leggi di

attuazione;

b) quando l’accesso possa arrecare pregiudizio ai processi di formazione, di determinazione e di

attuazione della politica monetaria e valutaria;

c) quando i documenti riguardino le strutture, i mezzi, le dotazioni, il personale e le azioni strettamente

strumentali alla tutela dell’ordine pubblico, alla prevenzione e alla repressione della criminalità con

particolare riferimento alle tecniche investigative, alla identità delle fonti di informazione e alla

sicurezza dei beni e delle persone coinvolte, all’attività di polizia giudiziaria e di conduzione delle

indagini;

d) quando i documenti riguardino la vita privata o la riservatezza di persone fisiche, persone giuridiche,

gruppi, imprese e associazioni, con particolare riferimento agli interessi epistolare, sanitario,

professionale, finanziario, industriale e commerciale di cui siano in concreto titolari, ancorché i relativi

dati siano forniti all’amministrazione dagli stessi soggetti cui si riferiscono;

e) quando i documenti riguardino l’attività in corso di contrattazione collettiva nazionale di lavoro e gli

atti interni connessi all’espletamento del relativo mandato.

Deve comunque essere garantito ai richiedenti l’accesso ai documenti amministrativi la cui conoscenza sia

necessaria per curare o per difendere i propri interessi giuridici.

Nel caso di documenti contenenti dati sensibili e giudiziari, l’accesso è consentito nei limiti in cui sia

strettamente indispensabile e nei termini previsti dall’articolo 60 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n.

196.

9. MODALITÀ DI PRODUZIONE E DI CONSERVAZIONE DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO

INFORMATICO

Il presente capitolo illustra le modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo

informatico, nonché le modalità di registrazione delle informazioni annullate o modificate nell’ambito di ogni

sessione di attività di registrazione.

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9.1 UNICITÀ DEL PROTOCOLLO INFORMATICO

Nell’ambito della Federazione il registro di protocollo è unico e la numerazione progressiva delle registrazioni

di protocollo è unica.

La numerazione si chiude al 31 dicembre di ogni anno e ricomincia dal primo gennaio dell’anno successivo.

Il numero di protocollo individua un unico documento e, di conseguenza, ogni documento reca un solo

numero di protocollo.

Non è consentita l’identificazione dei documenti mediante l’assegnazione manuale di numeri di

protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi documenti sono

strettamente correlati tra loro.

Non è pertanto consentita in nessun caso la cosiddetta registrazione “a fronte”, cioè l’utilizzo di un unico

numero di protocollo per il documento in arrivo e per il documento in partenza.

La documentazione che non è stata registrata a protocollo presso una Funzione della Federazione, viene

considerata giuridicamente inesistente presso l’Amministrazione.

Non è consentita la protocollazione di un documento già protocollato.

Il registro di protocollo è un atto pubblico originario che fa fede della tempestività e dell’effettivo ricevimento

e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso, ed è idoneo a

produrre effetti giuridici.

Il registro di protocollo è soggetto alle forme di pubblicità e di tutela di situazioni giuridicamente rilevanti

previste dalla normativa vigente.

9.2 REGISTRO DI PROTOCOLLO

L’Ufficio di Staff provvede alla produzione e alla stampa del registro di protocollo, siglato in ogni sua pagina

dall’Amministratore Unico, costituito dall’elenco delle informazioni inserite con l’operazione di registrazione di

protocollo. Tale funzione applicativa svolge la funzione di salvataggio su supporto cartaceo dei dati di registro.

9.3 REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO

Di seguito vengono illustrate le regole “comuni” di registrazione del protocollo valide per tutti i tipi di

documenti trattati dalla Federazione (ricevuti, trasmessi e interni formali, digitali o informatici e analogici).

Su ogni documento ricevuto o spedito dalla Federazione è effettuata una registrazione di protocollo con il

sistema di gestione del protocollo informatico, consistente nella memorizzazione dei dati obbligatori.

Tale registrazione è eseguita in un’unica operazione, senza possibilità per l’operatore di inserire le informazioni

in più fasi successive.

Ciascuna registrazione di protocollo contiene, almeno, i seguenti dati obbligatori:

− il numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;

− la data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non

modificabile;

− il mittente che ha prodotto il documento, registrato in forma non modificabile;

− il destinatario del documento, registrato in forma non modificabile;

− l’oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;

− la classificazione.

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9.3.1 DOCUMENTI INFORMATICI

I documenti informatici sono ricevuti e trasmessi in modo formale sulla/dalla casella di posta elettronica

certificata istituzionale dell’Amministrazione.

La registrazione di protocollo di un documento informatico sottoscritto con firma digitale è eseguita dopo che

l’operatore addetto al protocollo ne ha accertato l’autenticità, la provenienza, l’integrità ed ha verificato la

validità della firma.

Nel caso di documenti informatici in partenza, l’operatore esegue anche la verifica della validità

amministrativa della firma. Il calco dell’impronta previsto nell’operazione di registrazione di protocollo è

effettuato per tutti i files allegati al messaggio di posta elettronica ricevuto o inviato.

La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti per posta elettronica è effettuata in modo da

far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione, la quale si può riferire sia al corpo del messaggio sia ad

uno o più file ad esso allegati.

I documenti informatici sono memorizzati nel sistema, in modo non modificabile, al termine delle operazioni di

registrazione e segnatura di protocollo.

9.3.2 DOCUMENTI ANALOGICI (CARTACEI E SUPPORTI RIMOVIBILI)

I documenti analogici sono ricevuti e trasmessi con i mezzi tradizionali della corrispondenza, (il servizio postale

pubblico e/o privato o con consegna diretta alla Funzione).

La registrazione di protocollo di un documento analogico cartaceo ricevuto, così come illustrato nel seguito,

viene sempre eseguita in quanto vi è la necessità di registrare l’avvenuta ricezione.

Nel caso di corrispondenza in uscita o interna formale, l’addetto individuato alla protocollazione all’interno

della Funzione, esegue la registrazione di protocollo dopo che il documento ha superato tutti i controlli formali

sopra richiamati.

9.4 ELEMENTI FACOLTATIVI DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO

Al fine di migliorare l’efficacia e l’efficienza dell’azione amministrativa, il sistema in uso presso la Federazione

(DocSuite), permette all’operatore di effettuare:

− il collegamento a documenti precedenti;

− inserimento nominativi dei destinatari delle copie per conoscenza;

9.5 SEGNATURA DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI

L’operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all’operazione di registrazione di

protocollo.

La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma permanente

non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso.

Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile.

Le informazioni incluse nella segnatura sono quelle di seguito elencate:

− denominazione dell’amministrazione;

− data e numero di protocollo del documento;

− numero di pagine che compongono il documento (pag. x di y).

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9.5.1 DOCUMENTI CARTACEI

La segnatura di protocollo di un documento cartaceo avviene attraverso l’apposizione su di esso di un “segno”

grafico sul quale vengono riportate le seguenti informazioni relative alla registrazione di protocollo:

− denominazione dell’amministrazione;

− data e numero di protocollo del documento;

− indice di classificazione;

Il “segno” grafico è realizzato dalla Federazione, con il timbro sotto riportato.

L’operazione di acquisizione dell’immagine dei documenti cartacei è eseguibile solo dopo che l’operazione di

segnatura è stata eseguita, in modo da “acquisire” con l’operazione di scansione, come immagine, anche il

“segno” sul documento.

9.6 ANNULLAMENTO DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO

La necessità di modificare anche un solo campo tra quelli obbligatori della registrazione di protocollo, registrati

in forma non modificabile, per correggere errori verificatisi in sede di immissione manuale di dati o attraverso

l’interoperabilità dei sistemi di protocollo mittente e destinatario, comporta l’obbligo di annullare l’intera

registrazione di protocollo.

Le informazioni relative alla registrazione di protocollo annullata rimangono memorizzate nelle stampe,

permettendo di individuare la data e l’autore dell’annullamento e gli estremi dell’autorizzazione

all’annullamento del protocollo effettuata dall’Ufficio di Staff dell’Amministratore Unico.

In tale ipotesi la procedura riporta la dicitura “annullato” in posizione visibile e tale, da consentire la lettura di

tutte le informazioni originarie. Il sistema registra l’avvenuta rettifica, la data e il soggetto che è intervenuto.

Solo l’Ufficio di Staff dell’Amministratore Unico è autorizzato ad annullare le registrazioni di protocollo.

L’annullamento di una registrazione di protocollo generale deve essere richiesto con specifica nota,

adeguatamente motivata, indirizzata a [email protected] all’attenzione dell’Ufficio di

Staff dell’Amministratore Unico.

Le richieste di annullamento delle registrazioni, sono conservate unitamente alla stampe del Registro

Protocollo.

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Nel registro restano quindi visibili i motivi dell’annullamento e, se il documento è stato protocollato

nuovamente, il nuovo numero di protocollo assegnato.

9.7 CIRCOLARI E DISPOSIZIONI GENERALI

Le circolari, le disposizioni generali e tutte le altre comunicazioni che abbiano più destinatari si registrano con

un solo numero di protocollo generale.

I destinatari sono indicati in appositi elenchi da associare alla minuta del documento e alla registrazione di

protocollo.

9.8 DOCUMENTI CARTACEI IN PARTENZA CON PIÙ DESTINATARI

Qualora i destinatari siano in numero maggiore di uno, la registrazione di protocollo è unica e viene riportata

solo sul documento originale. Qualora i destinatari siano molteplici, e non indicati sul documento, lo stesso

deve essere accompagnato dall’elenco riportante tutti i destinatari, opportunamente registrato nella

procedura e conservato con l’originale.

9.8.1 DOCUMENTI CARTACEI RICEVUTI A MEZZO TELEGRAMMA

I telegrammi vanno di norma inoltrati all’Ufficio di Staff come documenti senza firma, specificando tale

modalità di trasmissione nel sistema di protocollo informatico.

9.8.2 DOCUMENTI CARTACEI RICEVUTI A MEZZO TELEFAX

Il documento ricevuto a mezzo telefax è un documento analogico a tutti gli effetti.

Il documento trasmesso da chiunque a una Pubblica Amministrazione tramite telefax, qualora ne venga

accertata la fonte di provenienza, soddisfa il requisito della forma scritta e la sua trasmissione non deve essere

seguita dalla trasmissione dell’originale.

Qualora non sia possibile accertare la fonte di provenienza, sul telefax viene apposta la dicitura “Documento

ricevuto via telefax” e successivamente il Responsabile del Procedimento Amministrativo provvede ad

acquisire l’originale.

Nel caso che al telefax faccia seguito l’originale, poiché ogni documento viene individuato da un solo numero

di protocollo, indipendentemente dal supporto e dal mezzo di trasmissione, l’addetto alla registrazione a

protocollo, dopo aver registrato il telefax, deve attribuire all’originale la stessa segnatura del documento

pervenuto via telefax ed apporre la seguente dicitura: “Già pervenuto via fax il giorno……..”.

Il Responsabile del Procedimento accerta comunque che si tratta del medesimo documento ricevuto via fax:

qualora dovesse riscontrare una differenza, anche minima, deve procedere alla registrazione con un nuovo

numero di protocollo in quanto si tratta di un documento diverso.

Il documento in partenza reca una delle seguenti diciture:

− “Anticipato via telefax” se il documento originale viene successivamente inviato al destinatario;

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− “La trasmissione via fax del presente documento non prevede l’invio del documento originale” nel

caso in cui l’originale non venga spedito. Il Responsabile del Procedimento è comunque tenuto a

spedire l’originale qualora il destinatario ne faccia motivata richiesta.

La segnatura viene apposta sul documento e non sulla copertina di trasmissione.

La copertina del telefax e il rapporto di trasmissione vengono anch’essi inseriti nel fascicolo per documentare

tempi e modi dell’avvenuta spedizione.

Il fax ricevuto direttamente su una postazione di lavoro (esempio un PC con l’applicativo per invio e ricezione

di fax) è la rappresentazione informatica di un documento che può essere stampato e trattato come un fax

convenzionale come è stato descritto in precedenza.

9.8.3 PROTOCOLLAZIONE DI DOCUMENTI INERENTI A GARE DI APPALTO CONFEZIONATI SU SUPPORTI

CARTACEI

La corrispondenza che riporta l’indicazione “offerta”, “gara d’appalto”, “preventivo” o simili, o dal cui involucro

è possibile evincere che si riferisce alla partecipazione a una gara, non deve essere aperta, ma protocollata in

arrivo con l’apposizione della segnatura, della data e dell’ora e dei minuti di registrazione direttamente sulla

busta, plico o simili, e deve essere inviata alla Funzione competente.

È compito della stessa Funzione che ha indetto la gara provvedere alla custodia delle buste o dei contenitori

protocollati, con mezzi idonei, sino all’espletamento della gara stessa.

Per motivi organizzativi tutti gli addetti alle Funzioni della Federazione sono tenuti ad informare

preventivamente l’Ufficio di Staff dell’Amministratore Unico in merito alle scadenze di gare e bandi di ogni

genere.

Per quanto concerne la ricezione di plichi contenenti offerte di gara consegnati tramite corriere, gli stessi

vengono ricevuti dall’Ufficio di Staff dell’Amministratore Unico, previa verifica che gli stessi siano integri. Nel

caso che il plico consegnato non sia integro (es. presenti delle lacerazioni), l’operatore che lo riceve provvede

ad apporre la propria firma sulla ricevuta di consegna e a inserire, sulla stessa, la nota “plico pervenuto non

integro”. La medesima annotazione, completa di data, ora di ricezione e alla propria firma leggibile, dovrà

essere riportata anche sulla busta contenente l’offerta. All’atto della registrazione a protocollo dei plichi

pervenuti non integri, l’operatore dovrà riportare nel campo “note” la medesima annotazione riportata sulla

ricevuta rilasciata al corriere e sulla busta, dandone immediata notizia al Direttore della Funzione che ha

indetto la gara.

Qualora, per mero errore materiale, vengano aperte buste riportanti l’indicazione di cui sopra, l’addetto al

protocollo provvede immediatamente a richiudere la busta mediante sigillatura (a mezzo di nastro adesivo) e

ad apporre, sul lembo aperto, la dicitura “aperta per errore” seguita dalla propria firma e data.

Contestualmente, l’operatore che ha materialmente aperto la busta per errore, deve dare notizia

dell’accaduto, a mezzo mail, al Direttore della Funzione che ha indetto la gara e per conoscenza

all’Amministratore Unico, riportando:

a) l’ora e il giorno di apertura della busta;

b) il proprio nominativo;

c) le modalità con cui è stata richiusa;

d) il nome delle persone presenti in qualità di testimoni dei fatti.

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Copia della mail viene consegnata contestualmente con la busta in oggetto al Direttore della Funzione che ha

indetto la gara.

9.8.4 PROTOCOLLI URGENTI

La richiesta di protocollare urgentemente un documento è collegata a una necessità indifferibile e di tipo

straordinario.

Solo in questo caso il Responsabile del Procedimento si attiva garantendo, nei limiti del possibile, la

protocollazione del documento con la massima tempestività a partire dal momento della disponibilità del

documento digitale o cartaceo da spedire.

Tale procedura viene osservata sia per i documenti in arrivo che per quelli in partenza. Si raccomanda, per

questi ultimi, che non devono essere protocollati anticipatamente documenti diversi dall’originale (ad

esempio bozze del documento).

9.8.5 DOCUMENTI NON FIRMATI

L’operatore addetto al protocollo attesta la data, la forma e la provenienza per ogni documento.

Le lettere anonime, pertanto, devono essere protocollate e identificate come tali, con la dicitura “Mittente

sconosciuto o anonimo” e “Documento non sottoscritto”.

Per le stesse ragioni le lettere con mittente, prive di firma, vanno protocollate e vengono identificate come

tali.

È poi compito della Funzione di competenza e, in particolare, del Responsabile del Procedimento, valutare se il

documento privo di firma debba ritenersi valido e come tale trattato dall’ufficio assegnatario.

9.8.6 PROTOCOLLAZIONE DEI MESSAGGI DI POSTA ELETTRONICA CONVENZIONALE

Considerato che l’attuale sistema di posta elettronica non certificata non consente una sicura individuazione

del mittente, questa tipologia di corrispondenza è trattata nei seguenti modi:

− in caso di invio di un documento scansionato e munito di firma autografa, quest’ultimo è trattato

come un documento inviato via fax, fermo restando che il Responsabile del Procedimento deve

verificare la provenienza certa dal documento; in caso di mittente non verificabile, il Responsabile del

Procedimento valuta caso per caso l’opportunità di trattare il documento inviato via e-mail;

− in caso di invio, in allegato, di un documento munito di firma digitale, o di invio di un messaggio

firmato con firma digitale, il documento e/o il messaggio sono considerati come un documento

elettronico inviato con qualunque mezzo di posta;

− in caso di invio di una e-mail contenente un testo non sottoscritto quest’ultima sarà considerata come

missiva anonima.

9.8.7 PROTOCOLLO DI DOCUMENTI DIGITALI E CARTACEI PERVENUTI ERRONEAMENTE

Nel caso in cui sia protocollato un documento digitale erroneamente pervenuto all’Amministrazione, l’addetto

al protocollo dell’Ufficio di Staff dell’Amministratore Unico provvedere ad annullare il protocollo stesso o a

protocollare il documento in uscita indicando nell’oggetto “protocollato per errore” e rispedisce il messaggio

al mittente.

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9.8.8 DIFFERIMENTO DELLE REGISTRAZIONI

Le registrazioni di protocollo dei documenti pervenuti presso l’Amministrazione sono effettuate nella giornata

di arrivo e comunque non oltre le 24 ore dal ricevimento di detti documenti.

Indipendentemente dal mezzo di trasmissione, è data priorità nella registrazione dei documenti in arrivo a

protocollo:

1) ai documenti della Regione Piemonte;

2) ai documenti ricevuti direttamente dalle Direzioni Generali delle AA.SS.LL. TO2 e TO4 (Aziende Socie

della Federazione);

3) agli atti giudiziari.

Sulla base di imminenti scadenze, il personale addetto alla ricezione della posta e alla successiva

protocollazione, attribuisce priorità nella registrazione avendo anche riguardo al mezzo di trasmissione

utilizzato, come di seguito specificato:

1) atti giudiziari (anche a mano);

2) corriere;

3) notifiche (anche a mano);

4) posta celere;

5) posta prioritaria;

6) posta recapitata a mano dall’interessato;

7) raccomandate;

8) telefax;

9) telegrammi.

9.8.9 CORRISPONDENZA PERSONALE O RISERVATA

La corrispondenza personale è regolarmente aperta dagli uffici incaricati della registrazione di protocollo dei

documenti in arrivo, a meno che sulla busta non sia riportata la dicitura “riservata” o “personale”.

In quest’ultimo caso, la corrispondenza con la dicitura “riservata” o “personale” non è aperta ed è consegnata

in busta chiusa al destinatario, il quale, dopo averne preso visione, se reputa che i documenti ricevuti devono

essere comunque protocollati provvede a trasmetterli all’Ufficio di Staff abilitato alla registrazione di

protocollo dei documenti in arrivo.

Le altre buste indirizzate nominativamente al personale vanno aperte nella convinzione che nessun

dipendente utilizza l’Azienda come fermoposta o casella postale privata.

9.8.10 INTEGRAZIONI DOCUMENTARIE

L’addetto al protocollo non è tenuto a controllare la completezza formale e sostanziale della documentazione

pervenuta, ma è tenuto a registrare in ogni caso il documento ed eventuali allegati.

Tale verifica spetta al Responsabile del Procedimento Amministrativo che, qualora reputi necessario acquisire

documenti che integrino quelli già pervenuti, provvede a richiederli al mittente indicando con precisione

l’indirizzo al quale inviarli e specificando che la mancata integrazione della documentazione pervenuta

comporta l’interruzione o la sospensione del procedimento.

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I documenti pervenuti a integrazione di quelli già disponibili devono essere protocollati e devono essere

inseriti nel relativo fascicolo a cura del Responsabile del Procedimento Amministrativo.

9.9 GESTIONE DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO

Le registrazioni di protocollo informatico, l’operazione di “segnatura” e la registrazione delle informazioni

annullate o modificate nell’ambito di ogni sessione di attività di registrazione sono effettuate attraverso il

sistema adottato dalla Federazione (DocSuite).

Il sistema di sicurezza adottato dalla Federazione è quello in uso presso l’ASLTO2 e garantisce la protezione di

tali informazioni sulla base dell’architettura del sistema informativo, sui controlli d’accesso e sui livelli di

autorizzazione previsti.

9.10 REGISTRAZIONE E ATTRIBUZIONE DEL PROTOCOLLO

9.10.1 ATTRIBUZIONE DEL PROTOCOLLO

Al fine di assicurare l’immodificabilità dei dati e dei documenti soggetti a protocollo, il servizio di protocollo è

realizzato dall’applicativo DocSuite attraverso l’apposizione di un riferimento temporale come previsto dalla

normativa vigente.

Il sistema informativo assicura in tal modo la precisione del riferimento temporale con l’acquisizione periodica

del tempo ufficiale di rete.

Come previsto dalla normativa in materia di tutela dei dati personali, gli addetti al protocollo adottano tutti gli

accorgimenti necessari per la tutela dei dati sensibili e giudiziari non inserendoli nel campo “oggetto” del

registro di protocollo.

Il personale assegnato funzionalmente alla Federazione è dipendente delle AA.SS.LL. TO2 e TO4 che,

nell’ambito della propria crescita professionale è già stato addestrato all’uso del Protocollo Informatico dalle

Aziende di appartenenza. Nello specifico, i dipendenti dell’ASLTO2, nello svolgimento di tali funzioni, operano

sul medesimo strumento in uso presso la propria ASL (DocSuite), tuttavia è disponibile per tutti i collaboratori

della Federazione, compresi i dipendenti dell’ASLTO4, il manuale operativo direttamente on line nella

procedura DocSuite.

10. RILASCIO DELLE ABILITAZIONI DI ACCESSO ALLE INFORMAZIONI DOCUMENTALI

Il presente capitolo riporta i criteri e le modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso interno ed esterno

alle informazioni documentali.

10.1 GENERALITÀ

Il controllo degli accessi è il processo che garantisce l’impiego degli oggetti/servizi del sistema informatico di

protocollo esclusivamente secondo modalità prestabilite.

Il processo è caratterizzato da utenti che accedono ad oggetti informatici (applicazioni, dati, programmi)

mediante operazioni specifiche (lettura, aggiornamento, esecuzione).

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Gli utenti abilitati al servizio di protocollo, in base alle Funzioni di appartenenza, ovvero in base alle rispettive

competenze hanno autorizzazioni di accesso differenziate in base alle tipologie di operazioni stabilite

dall’ufficio di appartenenza.

Ad ogni utente è assegnata:

− una credenziale di accesso, costituita, da una componente:

a) pubblica che permette l’identificazione dell’utente da parte del sistema (userID);

b) privata o riservata di autenticazione (password);

− una autorizzazione di accesso (profilo) al fine di limitare le operazioni di protocollo e gestione

documentale alle sole funzioni necessarie e indispensabili a svolgere le attività di competenza

dell’ufficio a cui l’utente appartiene.

I diversi livelli di autorizzazione agli utenti sono assegnati, secondo quanto stabilito dai rispettivi Direttori delle

Funzioni di appartenenza, dalla Funzione Sistemi Informativi Informatici che si avvale di un utente così detto

privilegiato (amministratore). Gli utenti del servizio di protocollo una volta identificati sono suddivisi in diversi

profili d’accesso, sulla base delle rispettive competenze.

Nello specifico, per ogni Funzione sono previsti due livelli di accesso, esclusivamente per la Funzione di

appartenenza, di registrazione e visualizzazione e limitatamente alla visualizzazione.

I dipendenti assegnati allo Staff dell’Amministratore Unico e alla Funzione Sistemi Informativi Informatici, in

qualità di amministratori del sistema, sono abilitati alla registrazione e visualizzazione sia del Protocollo

Generale, gestito dallo Staff, che da quello gestito da tutte Funzioni della Federazione.

Le informazioni raccolte per controllare l’accesso al servizio sono quelle strettamente necessarie per

l’identificazione dell’utente abilitato.

Tutte le utenze della Federazione sono configurate con un time-out che provvede a disconnettere

automaticamente l’applicazione in caso di inattività.

Le sessioni multiple con la stessa user ID sono proibite e impedite dalla Funzione Sistemi Informativi e

Informatici.

11. MODALITÀ DI UTILIZZO DEL REGISTRO DI EMERGENZA

Il presente capitolo illustra le modalità di utilizzo del registro di emergenza, inclusa la funzione di recupero dei

dati protocollati manualmente.

11.1 IL REGISTRO DI EMERGENZA

Qualora non fosse disponibile fruire del Protocollo Informatico per una interruzione accidentale o

programmata, l’Amministrazione effettua le registrazioni di protocollo sul registro di emergenza.

Il registro di emergenza si rinnova ogni anno solare e, pertanto, inizia il primo gennaio e termina il 31 dicembre

di ogni anno.

Il registro di emergenza è tenuto a cura dell’Ufficio di Staff dell’Amministratore Unico. Qualora nel corso di un

anno non venga utilizzato il registro di emergenza, viene annotato sullo stesso il mancato uso e debitamente

sottoscritto dall’Amministratore Unico.

Le registrazioni di protocollo effettuate sul registro di emergenza sono identiche a quelle eseguite su registro

di protocollo generale.

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Il registro di emergenza si configura come un repertorio del protocollo generale.

A ogni registrazione recuperata dal registro di emergenza viene attribuito un nuovo numero di protocollo

generale, continuando la numerazione del protocollo generale raggiunta al momento dell’interruzione del

servizio.

A tale registrazione è associato anche il numero di protocollo e la data di registrazione riportati sul protocollo

di emergenza.

I documenti annotati nel registro di emergenza e trasferiti nel protocollo generale recano, pertanto, due

numeri: quello del protocollo di emergenza e quello del protocollo generale.

La data in cui è stata effettuata la protocollazione sul registro di emergenza è quella a cui si fa riferimento per

la decorrenza dei termini del procedimento amministrativo.

In tal modo è assicurata la corretta sequenza dei documenti che fanno parte di un determinato procedimento

amministrativo

11.2 MODALITÀ DI APERTURA DEL REGISTRO DI EMERGENZA

L’Amministratore Unico assicura che, ogni qualvolta per cause tecniche non è possibile utilizzare la procedura

informatica, le operazioni di protocollo sono svolte manualmente sul registro di emergenza, sia esso cartaceo

o informatico, su postazioni di lavoro operanti fuori linea.

Prima di autorizzare l’avvio dell’attività di protocollo sul registro di emergenza, l’Ufficio di Staff imposta e

verifica la correttezza della data e dell’ora relativa al registro di emergenza su cui occorre operare.

Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione del funzionamento

del protocollo generale.

Per semplificare e normalizzare la procedura di apertura del registro di emergenza è stato predisposto il

modello di seguito riportato, conservato unitamente al Registro di Emergenza presso l’Ufficio di Staff.

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Federazione Sovrazonale Piemonte 2 Torino Nord

Ufficio di Staff dell’Amministratore Unico

Scheda di apertura/chiusura del registro di emergenza

Causa dell’interruzione: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Data: gg / mm / aaaa di inizio/ fine interruzione (depennare la voce incongruente con l’evento annotato)

Ora dell’evento hh /mm

Annotazioni: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Numero protocollo xxxxxxx iniziale/finale (depennare la voce incongruente con l’evento annotato)

Pagina n. . . . . . . . . .

Firma dell’Amministratore Unico

Qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre le ventiquattro ore, per cause di

eccezionale gravità, l’Amministratore Unico autorizza l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di

non più di una settimana.

11.3 MODALITÀ DI UTILIZZO DEL REGISTRO DI EMERGENZA

Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul relativo registro il numero totale di operazioni

registrate manualmente.

La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni,

garantisce comunque l’identificazione univoca dei documenti registrati nell’ambito del sistema documentario

della Federazione.

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Il formato delle registrazioni di protocollo, ovvero i campi obbligatori delle registrazioni, sono quelli stessi

previsti dal protocollo generale.

Durante il periodo di interruzione del servizio di protocollo informatico generale, il Direttore della

Funzione Sistemi Informativi Informatici (o persona da lui delegata) provvede a tener informato

l’Amministratore Unico sui tempi di ripristino del servizio.

11.4 MODALITÀ DI CHIUSURA E RECUPERO DEL REGISTRO DI EMERGENZA

È compito dell’Ufficio di Staff dell’Amministratore Unico verificare la chiusura del registro di emergenza.

È compito dell’Ufficio di Staff riportare dal registro di emergenza al sistema di protocollo generale le

protocollazioni relative ai documenti protocollati manualmente, entro cinque giorni dal ripristino delle

funzionalità del sistema.

Una volta ripristinata la piena funzionalità del Protocollo Informatizzato, l’Ufficio di Staff provvede alla

chiusura del registro di emergenza annotando, sullo stesso il numero delle registrazioni effettuate e la data

e ora di chiusura.

Per semplificare la procedura di chiusura del registro di emergenza è stato predisposto un modulo cartaceo

analogo a quello utilizzato nella fase di apertura del registro di emergenza.

12. APPROVAZIONE E AGGIORNAMENTO DEL MANUALE

L’Amministrazione adotta il presente “Manuale di gestione” con Determinazione dell’Amministratore Unico.

Il presente Manuale potrà essere aggiornato a seguito di:

− normativa sopravvenuta;

− introduzione di nuove pratiche tendenti a migliorare l’azione amministrativa in termini di efficacia,

efficienza e trasparenza;

− inadeguatezza delle procedure rilevate nello svolgimento delle attività correnti.

13. PUBBLICITÀ DEL PRESENTE MANUALE

Il presente Manuale, a norma dell’art. 22 della legge 7 agosto 1900, n. 241, è reso disponibile alla

consultazione del pubblico che ne può prendere visione in qualsiasi momento.

Inoltre copia del presente Manuale è:

− fornita a tutto il personale assegnato funzionalmente alla Federazione;

− pubblicata sul sito internet dell’Amministrazione;

− inviata, per opportuna conoscenza, alle Direzioni Generali delle AA.SS.LL. TO2 e TO4, Aziende Socie

della Federazione Sovrazonale Piemonte 2 Torino Nord;

− inviata, per opportuna conoscenza, al Collegio Sindacale

14. OPERATIVITÀ DEL PRESENTE MANUALE

Il presente regolamento è operativo il primo giorno del mese successivo a quello della sua approvazione.

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15. ALLEGATI

15.1 DEFINIZIONI

Oggetto/Soggetto Descrizione

AMMINISTRAZIONI CERTIFICANTI Le amministrazioni e i gestori di pubblici servizi che detengono nei propri archivi le informazioni e i dati contenuti nelle dichiarazioni sostitutive, o richiesti direttamente dalle amministrazioni procedenti (art. 1, comma 1, lett. p) del DPR n. 445/2000);

AMMINISTRAZIONI PROCEDENTI Le amministrazioni e, nei rapporti con l’utenza, i gestori di pubblici

servizi che ricevono le dichiarazioni sostitutive ovvero provvedono

agli accertamenti d’ufficio (art. 1, comma 1 lett. o) DPR n. 445/2000);

AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE Per amministrazioni pubbliche si intendono quelle indicate nell’art. 1,

comma 2 del d. lgs. 30 marzo 2001, n. 165;

AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE

CENTRALI

Le amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e scuole di ogni

ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende ed amministrazioni

dello Stato ad ordinamento autonomo, le istituzioni universitarie,

gli enti pubblici non economici nazionali, l’Agenzia per la

rappresentanza negoziale delle pubbliche amministrazioni (ARAN), le

agenzie di cui al decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 300 (art. 1,

comma 1 lett. z) del d. lgs.7 marzo 2005, n. 82;

ARCHIVIO

L’archivio è la raccolta ordinata degli atti spediti, inviati o comunque

formati dell’Amministrazione nell’esercizio delle funzioni attribuite

per legge o regolamento, per il conseguimento dei propri fini

istituzionali. Gli atti formati e/o ricevuti dall’Amministrazione o

dalla Area Organizzativa Omogenea sono collegati tra loro da un

rapporto di interdipendenza, determinato dal procedimento o

dall’affare al quale si riferiscono. Essi sono ordinati e conservati in

modo coerente e accessibile alla consultazione; l’uso degli atti può

essere amministrativo, legale o storico. L’archivio è unico, anche se,

convenzionalmente, per motivi organizzativi, tecnici, funzionali e di

responsabilità, l’archivio viene suddiviso in tre sezioni: corrente, di

deposito e storica;

ARCHIVIO CORRENTE Costituito dal complesso dei documenti relativi ad affari e a

procedimenti amministrativi in corso di istruttoria e di trattazione o

comunque verso i quali sussista un interesse attuale;

ARCHIVIO DI DEPOSITO

Costituito dal complesso dei documenti relativi ad affari e a

procedimenti amministrativi conclusi, per i quali non risulta più

necessaria una trattazione per il corrente svolgimento del

procedimento amministrativo o comunque verso i quali sussista un

interesse sporadico;

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ARCHIVIO STORICO

Costituito da complessi di documenti relativi ad affari e a

procedimenti amministrativi conclusi da oltre 40 anni e destinati,

previa l’effettuazione delle operazioni di scarto, alla conservazione

perenne;

ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA Processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto, di

documenti informatici, anche sottoscritti univocamente identificati

mediante un codice di riferimento, antecedente all’eventuale

processo di conservazione (art. 1 della Deliberazione CNIPA 19

febbraio 2004 n. 11);

AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA

(AOO)

Un insieme di funzioni e di strutture, individuate

dall’Amministrazione, che opera su tematiche omogenee e che

presenta esigenze di gestione della documentazione in modo

unitario e coordinato (art. 2, lett. n) del DPCM 31 ottobre 2000);

ASSEGNAZIONE

L’operazione d’individuazione dell’Ufficio Utente (UU) competente per

la trattazione del procedimento amministrativo o affare, cui i

documenti si riferiscono;

AUTENTICAZIONE DI

SOTTOSCRIZIONE

L’attestazione, da parte di un pubblico ufficiale, che la sottoscrizione è

stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell’identità della

persona che sottoscrive (art. 1 comma 1, lett. I) del DPR 28 dicembre

2000, n. 445);

AUTENTICAZIONE INFORMATICA

La validazione dell’insieme di dati attribuiti in modo esclusivo ed univoco ad un soggetto, che ne distinguono l’identità nei sistemi informativi, effettuata attraverso opportune tecnologie al fine di garantire la sicurezza dell’accesso; (art. 1, comma 1 lett. b) del d. lgs.7 marzo 2005, n. 82);

BANCA DI DATI Qualsiasi complesso organizzato di dati personali, ripartito in una o più unità dislocate in uno o più siti (art. 4 comma 1 lett. o) del d. lgs. 30 giugno 2003 n. 196);

BLOCCO La conservazione di dati personali con sospensione temporanea

di ogni altra operazione del trattamento (art. 4, comma 1, lett. d)

del d.lgs. 30 giugno 2003 n. 196);

CARTA NAZIONALE DEI SERVIZI

Il documento rilasciato su supporto informatico per

consentire l’accesso per via telematica ai servizi erogati

dalle pubbliche amministrazioni (art. 1 del d. lgs.7

marzo 2005, n. 82);

CARTA D’IDENTITÀ ELETTRONICA Il documento d’identità munito di fotografia del titolare rilasciato

su supporto informatico dalle amministrazioni comunali con la

prevalente finalità di dimostrare l’identità anagrafica del suo

titolare (art. 1 comma 1, lett. c) del d. lgs.7 marzo 2005, n. 82);

CASELLA DI POSTA

ELETTRONICA ISTITUZIONALE

La casella di posta elettronica istituita da una AOO, attraverso

la quale vengono ricevuti i messaggi da protocollare (ai sensi del

DPCM 31 ottobre 2000, articolo 15, comma 3) -(art. 1 dell’allegato

A alla circolare AIPA 7 maggio 2001 n. 28);

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CERTIFICATI ELETTRONICI

Gli attestati elettronici che collegano i dati utilizzati per verificare le

firme elettroniche ai titolari e confermano l’identità dei titolari

stessi (art. 1, comma 1 lett. e) del d. lgs.7 marzo 2005, n. 82);

CERTIFICATO QUALIFICATO

Il certificato elettronico conforme ai requisiti di cui all’allegato

I della direttiva 1999/93/CE, rilasciati da certificatori che rispondono

ai requisiti di cui all’allegato II della medesima direttiva

(art. 1 comma 1 lett. f) del d. lgs.7 marzo 2005, n. 82);

CERTIFICATO

Il documento rilasciato da una amministrazione pubblica avente

funzione di ricognizione, riproduzione o partecipazione a terzi di stati,

qualità personali e fatti contenuti in albi, elenchi o registri pubblici

o comunque accertati da soggetti titolari di funzioni pubbliche

(art. 1 comma1 lett. f) del DPR 28 dicembre 2000, n. 445);

CERTIFICATORE

Il soggetto che presta servizi di certificazione delle Firme Elettroniche o che fornisce altri servizi connessi con queste ultime (art. 1, comma 1 lett. g) del d. lgs. 7 marzo 2005, n. 82);

CLASSIFICAZIONE L’operazione che consente di organizzare i documenti in relazione

alle funzioni e alle modalità operative dell’Amministrazione;

COMUNICAZIONE Il dare conoscenza dei dati personali a uno o più soggetti determinati diversi dall’interessato, dal rappresentante del titolare nel territorio dello Stato, dal responsabile e dagli incaricati, in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione art. 4 comma 1 lett. l) del d.lgs. 30 giugno 2003 n. 196);

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Processo effettuato con le modalità di cui agli articoli 3 e 4

della deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n.11;

CREDENZIALI DI AUTENTICAZIONE

I dati ed i dispositivi, in possesso di una persona, da questa conosciuti o ad essa univocamente correlati, utilizzati per l’autenticazione informatica (art. 4 comma 3 lett. d) del d. lgs. 30 giugno 2003 n. 196);

DATI GIUDIZIARI

I dati personali idonei a rivelare provvedimenti di cui

all’articolo 3, comma 1, lettere da a) a o) e da r) a u), del

DPR 14 novembre 2002, n. 313, in materia di casellario giudiziale, di

anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei

relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato ai

sensi degli articoli 60 e 61 del codice di procedura penale (art. 4,

comma 1 lett. e) del d. lgs. 30 giugno 2003 n. 196);

DATI IDENTIFICATIVI

I dati personali che permettono l’identificazione diretta

dell’interessato (art. 4, comma 1 lett. c) del d. lgs. 30 giugno

2003 n. 196);

DATI SENSIBILI

I dati personali idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale (art. 4 comma 1, lett. ddd) del d. lgs. 30 giugno 2003 n. 196);

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DATO ANONIMO

Il dato che in origine, o a seguito di trattamento, non può essere associato ad un interessato identificato o identificabile (art. 4 comma 1 lett. n) del d. lgs. 30 giugno 2003 n. 196);

DATO PERSONALE Qualunque informazione relativa a persona fisica, persona giuridica ente od associazione, identificati o identificabili,anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale (art. 4 comma 1 lett. b) del d. lgs. 30 giugno 2003 n. 196);

DATO PUBBLICO

Il dato conoscibile da chiunque (art. 1 comma 1 lett. n) del d. lgs. 7 marzo 2005, n. 82);

DATO A CONOSCIBLITÀ LIMITATA Il dato la cui conoscibilità è riservata per legge o regolamento a specifici soggetti o categorie di soggetti (art.1 comma 1 lett. l) del d. lgs.7 marzo 2005, n. 82);

DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA

DI ATTO DI NOTORIETÀ

Il documento, sottoscritto dall’interessato, concernente stati, qualità

personali e fatti, che siano a diretta conoscenza di questi, resa nelle

forme previste dall’art. 1 comma 1 lett. h) del D.P.R 28 dicembre 2000,

n. 44;5)

DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI

CERTIFICAZIONE

Il documento, sottoscritto dall’interessato, prodotto in sostituzione del certificato (art. 1 comma 1 lett. g) del DPR 28 dicembre 2000, n. 445);

DIFFUSIONE Il dare conoscenza dei dati personali a soggetti indeterminati, in

qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o

consultazione (art. 4 del d.lgs. 30 giugno 2003 n. 196);

DOCUMENTO

Rappresentazione informatica o in formato analogico di atti, fatti e dati intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica (art. 1 comma 1 lett. a) Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 n.11);

DOCUMENTO AMMINISTRATIVO

Ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa (art. 1 comma 1 lett. a) del DPR 28 dicembre 2000, n. 445);

DOCUMENTO ANALOGICO

Documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio: documenti cartacei), come le immagini su film (esempio: pellicole mediche, microfiches, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video). Si distingue in documento originale e copia (art. 1 comma 1 lett. b) Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n.11);

DOCUMENTO ANALOGICO ORIGINALE

Documento analogico che può essere unico oppure non unico se, in questo secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi (art. 1 Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 n. 11);

DOCUMENTO ARCHIVIATO

Documento informatico, anche sottoscritto, sottoposto al processo di archiviazione elettronica (art. 1 comma 1 lett. h) Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 n. 11);

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DOCUMENTO CONSERVATO

Documento sottoposto al processo di conservazione sostitutiva (art. 1 Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 n. 11);

DOCUMENTO DI RICONOSCIMENTO

Ogni documento munito di fotografia del titolare e rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico, da una pubblica amministrazione italiana o di altri Stati, che consenta l’identificazione personale del titolare. (art. 1 comma 1 lett. c) del DPR 28 dicembre 2000, n. 445);

DOCUMENTO D’IDENTITÀ

La carta d’identità ed ogni altro documento munito di fotografia del titolare e rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico, da una pubblica amministrazione competente dello Stato italiano o di altri Stati, con la finalità prevalente di dimostrare l’identità personale del suo titolare (art. 1 comma 1 lett. d) del DPR 28 dicembre 2000, n. 445);

DOCUMENTO D’IDENTITÀ

ELETTRONICO

Il documento analogo alla carta d’identità elettronica rilasciato dal comune fino al compimento del quindicesimo anno di età (art. 1comma 1 lett. e) del DPR 28 dicembre 2000, n. 445 );

DOCUMENTO INFORMATICO

La rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamenterilevanti (art. 1 comma 1 lett. t) del d. lgs.7 marzo 2005, n. 82);

DOSSIER

È una aggregazione di più fascicoli che può essere costituita a seguito di esigenze operative dell’Amministrazione, come ad esempio, dossier riferiti ad un Ente o ad una persona che contengono fascicoli relativi a diversi procedimenti che riguardano lo stesso Ente o la stessa persona;

ESIBIZIONE Operazione che consente di visualizzare un documento conservato e di ottenerne copia (art. 1 comma 1 lett. n) della deliberazione AIPA 19 febbraio 2004 n. 11);

EVIDENZA INFORMATICA Una sequenza di simboli binari (bit) che può essere elaborata da una procedura informatica (art. 1 comma 1, lett. f) del DPCM 13 gennaio 2004);

FASCICOLAZIONE

L’operazione di riconduzione dei singoli documenti classificati in tanti fascicoli corrispondenti ad altrettanti affari o procedimenti amministrativi.

FASCICOLO

Insieme ordinato di documenti, che può fare riferimento ad uno stesso affare/procedimento/processo amministrativo, o ad una stessa materia, o ad una stessa tipologia documentaria, che si formanel corso delle attività amministrative del soggetto produttore, allo scopo di riunire, a fini decisionali o informativi tutti i documenti utili allo svolgimento di tali attività. Nel fascicolo possono trovarsi inseriti documenti diversificati per formati, natura, contenuto giuridico, ecc., anche se è non è infrequente la creazione di fascicoli formati di insieme di documenti della stessa tipologia e forma raggruppati in base a criteri di natura diversa (cronologici, geografici, ecc.). I fascicoli costituiscono il tipo di unità archivistica più diffusa degli archivi contemporanei e sono costituiti, in base alle esigenze di servizio, secondo criteri che sono stabiliti per ciascuna voce del piano di classificazione al momento della sua elaborazione o del suo aggiornamento;

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FIRMA DIGITALE

Un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici (art. 1 comma 1 lett. s) del d. lgs.7 marzo 2005, n. 82);

FIRMA ELETTRONICA

L’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica (art. 1, comma 1, lett. q) del d. lgs.7 marzo 2005, n. 82);

FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA

La firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca autenticazione informatica, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati, che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma, quale l’apparato strumentale usato per la creazione della firma elettronica (art. 1 comma 1 lett. r) del d. lgs.7 marzo 2005, n. 82);

FORMAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Il processo di generazione del documento informatico al fine di rappresentare atti, fatti e dati riferibili con certezza al soggetto e all’amministrazione che lo hanno prodotto o ricevuto. Esso reca la firma digitale, quando prescritta, ed è sottoposto alla registrazione del protocollo o ad altre forme di registrazione previste dalla vigente normativa (art. 2 della deliberazione AIPA 23 novembre 2000 n. 51);

FUNZIONE DI HASH Una funzione matematica che genera, a partire da una generica sequenza di simboli binari (bit), una impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, determinare una sequenza di simboli binari (bit) per le quali la funzione generi impronte uguali (art. 1 comma 1 lett. e) del DPCM 13 gennaio 2004);

GARANTE (della Privacy)

L’autorità di cui all’articolo 153 del d. lgs. 30 giugno 2003 n. 196, istituita dalla legge 31 dicembre 1996, n.675 (art. 4 comma 1 lett. q) del d. lgs. 30 giugno 2003 n. 196);

GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI

L’insieme delle attività finalizzate alla registrazione e segnatura di protocollo, nonché alla classificazione, organizzazione, assegnazione, reperimento e conservazione dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato, effettuate mediante sistemi informatici (art. 1 comma 1 lett. l) del d. lgs. 7 marzo 2005, n. 82);

IMPRONTA DI UNA

SEQUENZA DI SIMBOLI BINARI

La sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l’applicazione alla prima di una opportuna funzione di Hash (art. 1 del DPCM 13 geo 2004);

INCARICATI DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Le persone fisiche autorizzate a compiere operazioni di

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trattamento di dati personali dal titolare o dal responsabile;

INSERTO È un sottoinsieme omogeneo del sotto-fascicolo che può essere costituito a seguito di esigenze operative della Amministrazione;

LEGALIZZAZIONE DI FIRMA

L’attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell’autenticità della firma stessa (art. 1 comma 1 lett. l) del DPR 28 dicembre 2000, n. 445);

LEGALIZZAZIONE DI FOTOGRAFIA

L’attestazione, da parte di una pubblica amministrazione competente, che un’immagine fotografica corrisponde alla persona dell’interessato (art. 1 comma 1 lett. n) del DPR 28 dicembre 2000, n. 445);

MARCA TEMPORALE Un’evidenza informatica che consente la validazione temporale (art. 1 comma 1 lett. i) del DPCM 31 gennaio 2004);

MASSIMARIO DI SELEZIONE E SCARTO DEI DOCUMENTI/PIANO DI CONSERVAZIONE

Il massimario di selezione e scarto è lo strumento che consente di effettuare razionalmente lo scarto archivistico dei documenti prodotti e ricevuti dalle pubbliche amministrazioni. Il massimario riproduce l’elenco delle partizioni e sottopartizioni del titolario con una descrizione più o meno dettagliata dei procedimenti/procedure attivate per le funzioni a cui ciascuna partizione si riferisce e della natura dei relativi documenti; indica per ciascun procedimento/procedura, quali documenti debbano essere conservati permanentemente (e quindi versati dopo quarant’anni dall’esaurimento degli affari nei competenti archivi di Stato per gli uffici dello Stato o per la sezione degli archivi storici per gli Enti pubblici) e quali invece possono essere destinati al macero dopo cinque anni, dopo dieci anni, dopo venti anni, ecc. o secondo le esigenze dell’Amministrazione/AOO. Ne consegue il PIANO DI CONSERVAZIONE periodica o permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali;

MEMORIZZAZIONE

Processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici, anche sottoscritti ai sensi dell’articolo 10, commi 2 e 3, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 così come modificato dall’articolo 6 del decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10 (art 1, comma 1, lett. f) Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 n.11);

MISURE MINIME DI SICUREZZA

Il complesso delle misure tecniche, informatiche, organizzative, logistiche e procedurali di sicurezza che configurano il livello minimo di protezione richiesto in relazione ai rischi previsti nell’articolo 31 del d. lgs. 30 giugno 2003 n. 196 (art. 4 comma 3 lett. a) del d. lgs. 30 giugno 2003 n. 196);

PAROLA CHIAVE

Componente di una credenziale di autenticazione associata ad una persona ed a questa nota, costituita da una sequenza di caratteri o altri dati in forma elettronica (art. 4, comma 3, lett. e) del d. lgs. 30 giugno 2003, n. 196);

ORIGINALI NON UNICI I documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria

52




la conservazione, anche se in possesso di terzi art. 1, comma 1, lett. v) del d. lgs. 7 marzo 2005, n. 82);

PIANO DI CONSERVAZIONE DEGLI ARCHIVI

Vedi MASSIMARO DI SELEZIONE E SCARTO

PROFILO DI AUTORIZZAZIONE

L’insieme delle informazioni, univocamente associate a una persona, che consente di individuare a quali dati essa può accedere, nonché i trattamenti ad essa consentiti (art. 4, comma 3, lett. f) del d. lgs. 30 giugno 2003 n. 196);

PUBBLICO UFFICIALE

Il notaio, salvo quanto previsto dall’art. 5, comma 4 della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11 e nei casi per i quali possono essere chiamate in causa le altre figure previste dall’art. 18, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 (art. 1 Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11);

RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO DI DATI PERSONALI

La persona fisica, la persona giuridica, la pubblica

amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od

organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali

(art. 4, comma 1, lett. g) del d. lgs. 30 giugno 2003 n. 196);

RESPONSABILE DEL SERVIZIO DI PROTOCOLLO

Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, per la gestione dei flussi documentali e degli archivi di cui all’articolo 62, comma 2, del DPR 28 dicembre 2000, n. 445;

RESPONSABILI DEI PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI (RPA)

È la persona, alla quale è stata affidata la trattazione di

un affare amministrativo ivi compresa la gestione/creazione del

relativo fascicolo dell’archivio corrente;

RIFERIMENTO TEMPORALE

Informazione, contenente la data e l’ora, che viene associata a uno o più documenti informatici (art 1, comma 1, lett. g) del DPCM 13 gennaio 2004) o ad un messaggio di posta elettronica certificata (art. 1, comma 1, lett. i),del DPR 11 febbraio 2005, n. 68);

RIVERSAMENTO DIRETTO

Processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un

supporto ottico di memorizzazione ad un altro, non alterando la

loro rappresentazione informatica (art. comma 1, lett. l) Deliberaz

ione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11);

RIVERSAMENTO SOSTITUTIVO

Processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, modificando la loro rappresentazione informatica (art. 1, comma 1, lett. o) della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11)

SCOPI SCIENTIFICI

Le finalità di studio e di indagine sistematica finalizzata allo sviluppo delle conoscenze scientifiche in uno specifico settore (art. 4, comma 4, lett. c) del d. lgs. 30 giugno 2003 n. 196);

SCOPI STATISTICI Le finalità di indagine statistica o di produzione di risultati statistici, a

nche a mezzo di sistemi informativi statistici (art. 4, comma 4, lett.

b) del d. lgs. 30 giugno 2003 n. 196);

SCOPI STORICI Le finalità di studio, indagine, ricerca e documentazione di figurefatti e circostanze del passato (art. 4, comma 4, lett. a) del d. lgs. 30 giugno 2003 n. 196);

53




SEGNATURA INFORMATICA

L’insieme delle informazioni archivistiche di protocollo, codificate in formato XML ed incluse in un messaggio protocollato, come previsto dall’articolo 18, comma 1, del DPCM 31 ottobre 2000 (art. 1 dell’allegato A della circolare AIPA 7 maggio 2001 n. 28);

SEGNATURA DI PROTOCOLLO L’apposizione o l’associazione, all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti il documento stesso (Glossario dell’IPA Indice delle Pubbliche Amministrazioni);

SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE

Lo strumento che permette di organizzare tutti i documenti secondo un ordinamento logico con riferimento alle funzioni e alle attività dell’amministrazione interessata (art. 2, comma 1, lett. h) del DPCM 31 ottobre 2000);

SISTEMA DI AUTORIZZAZIONE

L’insieme degli strumenti e delle procedure che abilitano l’accesso ai dati e alle modalità di trattamento degli stessi, in funzione del profilo di autorizzazione del richiedente (art. 4, comma 3, lett. g) del D.lgs 30

giugno 2003 n. 196);

SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI

L’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti (art. 1, comma 1, lett. r) del DPR 28 dicembre 2000 n. 445);

STRUMENTI ELETTRONICI Gli elaboratori, i programmi per elaboratori e qualunque dispositivo elettronico o comunque automatizzato con cui si effettua il trattamento di dati.

54




15.2 NORMATIVA DI RIFERIMENTO

1. Legge 7 agosto 1990, n. 241 - Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi. (G.U. del 18 agosto 1990, n. 192)

2. DPR 27 giugno 1992, n. 352 - Regolamento per la disciplina delle modalità di esercizio e dei casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi, in attuazione dell’art. 24, comma 2, della Legge 7 agosto 1990, n. 241, recante nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi. (G.U. 29 luglio 1992, n. 177)

3. DPR 12 febbraio 1993, n. 39 - Norme in materia di sistemi informativi automatizzati delle amministrazioni pubbliche, a norma dell’art. 2, comma 1, lettera m), della legge 23 ottobre 1992, n. 421. (G.U. 10 febbraio 1993, n. 42)

4. Legge 15 marzo 1997, n. 59 - Delega al Governo per il conferimento di funzioni e compiti alle regioni ed enti locali, per la riforma della pubblica amministrazione e per la semplificazione amministrativa.

5. DPCM 28 ottobre 1999 - Gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni. (G.U. 11 dicembre 1999, n. 290)

6. Decreto legislativo 29 ottobre 1999, n. 490 - Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali, a norma dell’articolo 1 della legge 8 ottobre 1997, n. 352. (G.U. 27 dicembre 1999, n. 302)

7. DPCM 31 ottobre 2000 - Regole tecniche per il protocollo informatico; valido ai sensi dell’art. 78 del DPR 28 dicembre 2000, n. 445. (G.U. n. 272 del 21 novembre 2000)

8. Deliberazione AIPA 23 novembre 2000, n. 51- Regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi dell’art. 18, comma 3, del DPR 10 novembre 1997, n. 513. (G.U. 14 dicembre 2000, n. 291)

9. DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa. (G.U. 20 febbraio 2001, n. 42)

10. Circolare del 16 febbraio 2001, n. AIPA/CR/27 – “Art. 17 del DPR 10 novembre 1997, n. 513 - Utilizzo della firma digitale nelle pubbliche amministrazioni”.

11. Decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165 - “Norme generali sull’ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche”.

12. Circolare AIPA 7 maggio 2001, n. AIPA/CR/28 - Articolo 18, comma 2, del DPCM 31 ottobre 2000 recante regole tecniche per il protocollo informatico di cui al DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - Standard, modalità di trasmissione, formato e definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati. (G.U. 21 novembre 2000, n. 272).

13. Circolare AIPA 21 giugno 2001, n. AIPA/CR/31 (Art. 7, comma 6, del DPCM 31 ottobre 2000 recante “Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al DPR 20 ottobre 1998, n. 428” - requisiti minimi di sicurezza dei sistemi operativi disponibili).

14. Direttiva del Ministro per la funzione pubblica del 13 dicembre 2001 – Formazione del personale. (G.U. del 31 gennaio 2002, n. 26)

55




15. Direttiva 16 gennaio 2002, Dipartimento per l’innovazione e le tecnologie – Sicurezza informatica e delle telecomunicazioni nelle pubbliche amministrazioni statali.

16. Decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10 - Recepimento della direttiva 1999/93/CE sulla firma elettronica.

17. Direttiva del Ministro per l’innovazione e le tecnologie, 9 dicembre 2002 –Trasparenza dell’azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali.

18. Direttiva del Ministro per l’innovazione e le tecnologie, 20 dicembre 2002 – Linee guida in materia di digitalizzazione dell’amministrazione.

19. Legge 27 dicembre 2002, n. 289- Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato.

20. DPR 7 aprile 2003, n. 137 - Regolamento recante disposizioni di coordinamento in materia di firme elettroniche a norma dell’articolo 13 del decreto legislativo 23 gennaio 2002.

21. Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 - Codice in materia di protezione dei dati personali.

22. Decreto Ministeriale 14 ottobre 2003 - Approvazione delle linee guida per l’adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi. (G.U. del 25 ottobre 2003, n. 249)

23. Direttiva del Ministro per l’innovazione e le tecnologie 27 novembre 2003 - Impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni. (G.U. 12 gennaio 2004, n. 8)

24. Direttiva 1999/93/CE del Parlamento europeo e del consiglio del 13 dicembre 2003.

25. Direttiva 18 dicembre 2003 - Linee guida in materia di digitalizzazione dell’amministrazione per l’anno 2004. (G.U. 4 aprile 2004, n. 28)

26. DPCM 13 gennaio 2004 - Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici. (G.U. 27 aprile 2004, n. 98)

27. Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11 - Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali.

28. Decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 - Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell’art. 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137. (G.U. 24 febbraio 2004, n. 28).

29. D.Lgs. 14 marzo 2013, n. 33 Riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni.

56




15.3 ORGANIGRAMMA

ORGANIGRAMMA FEDERAZIONE SOVRAZONALE 2 PIEMONTE NORD

(ASL TO2 – ASL TO4)

AMMINISTRATORE UNICO

STAFF

ACQUISIZIONE

BENI E SERVIZI

LEGALE

PATRIMONIALE

LOGISTICA TECNOLOGIE

SANITARIE

SISTEMI INFORMATIVI

INFORMATICI

TECNICO *

DIPARTIMENTO INTRAZIENDALE

DI FEDERAZIONE

*Funzione a tutt’oggi non attivata

57




15.4 CARTA INTESTATA DELL’AMMINISTRATORE UNICO


TORINO NORD s.c. a r.l.

_______________________________________________________________________

Prot. n. ……………/13

Titolo ….Cat…...Classe……

Torino,

58




15.5 CARTA INTESTATA DELLE FUNZIONI


TORINO NORD s.c. a r.l.

_______________________________________________________________________

FUNZIONE _________________________________________________

Via _______________________ n. _______ -________ - ____________

n. tel. _________________________ n. fax ______________________

PEC ______________________________________

Prot. n. ……………/13

Titolo ….Cat…...Classe……

Torino,

59




15.6 MODELLO ORGANIZZATIVO DELL’AMMINISTRAZIONE E CARATTERIZZAZIONE DI CIASCUNA

FUNZIONE.

Alla Federazione Sovrazonale Piemonte 2 - Torino Nord afferiscono due aziende sanitarie, l'ASL TO2, che copre

l'area nord di Torino città, e l'ASLTO4, che copre le zone di Ciriè, Chivasso e Ivrea.

La Sede legale della Federazione è in via Po 11 – 10034 - Chivasso (TO).

La Sede operativa, invece, si trova in via Botticelli 151 – 10154 – Torino.

Amministratore Unico: Dott.ssa Silvia TORRENGO

Staff dell’Amministratore Unico – Segreteria

Casella di posta elettronica istituzionale: [email protected].

Via Botticelli 151 – 10154 – Torino

Segreteria: telefono 0112402632 - fax 0112402629

Abilitato allo smistamento: SI’

Tipo di protocollazione: in Ingresso/Uscita/Tra Uffici

Abilitato a eseguire la scannerizzazione dei documenti cartacei: SI’

Abilitato all’impiego del registro di emergenza: SI’

Abilitato all’annullamento delle registrazioni di protocollo: SI’

Funzione Acquisizione Beni e Servizi

Direttore – Dott.ssa Isabella Silvia MARTINETTO

Casella di posta elettronica istituzionale: [email protected]


Segreteria: Tel. 011/2402753 – Fax 011/2420347

Tipo di protocollazione: in Ingresso/Uscita/ Tra Uffici


Abilitato all’impiego del registro di emergenza: NO

Abilitato all’annullamento delle registrazioni di protocollo: NO

Funzione Sistemi Informativi Informatici

Direttore - Dott.ssa Maria Teresa VALENTE



Segreteria: Tel. 011/2402609 – Fax 011/2402703

Tipo di protocollazione: Ingresso/Uscita /Tra Uffici




60




Funzione Legale e Patrimoniale

Direttore – Dott.ssa Cinzia TUDINI



Segreteria Legale tel. 011/2402633 – Segreteria Patrimoniale: tel. 011/4395383 - Fax 011/2402602

Tipo di protocollazione: Ingresso/Uscita/ Tra Uffici




Funzione Tecnologie Sanitarie

Direttore – Ing. Giuseppe PRATO


Piazza del Donatore di Sangue 2 – 10154 – Torino

Segreteria tel. 011/2402000 – Fax 011/2402938





Funzione Logistica

Direttore – Dott.ssa Lorella ROSBOCH


Via Aldisio 2 – 10015 – Ivrea (Torino)

Segreteria tel. 0125/414728 – Fax 0125/641248





61




15.7 ELENCO DOCUMENTI ESCLUSI DALLA PROTOCOLLAZIONE, AI SENSI DELL’ART. 53. C. 5 DEL DPR N.

445/2000:

− Gazzette ufficiali, Bollettini ufficiali PA

− Notiziari PA

− Giornali, Riviste, Libri

− Materiali pubblicitari

− Note di ricezione circolari

− Note di ricezione altre disposizioni

− Materiali statistici

− Atti preparatori interni

− Offerte o preventivi di terzi non richiesti

− Inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi

− Biglietti d’occasione (condoglianze, auguri, congratulazioni, ringraziamenti ecc.)

− Allegati, se accompagnati da lettera di trasmissione

− Certificati e affini

− Documentazione già soggetta, direttamente o indirettamente, a registrazione particolare (es. vaglia,

assegni)

− Richieste ferie

− Richieste permessi

− Richieste di rimborso spese e missioni

− Verbali e determinazioni;

− Le ricevute di ritorno delle raccomandate A.R.

− Documenti che per loro natura non rivestono alcuna rilevanza giuridico-amministrativa presente o

futura

− Gli allegati se accompagnati da lettera di trasmissione, ivi compresi gli elaborati tecnici

− Corsi di aggiornamento

− Certificati di malattia

− Pubblicità conoscitiva di convegni

− Pubblicità in generale

− Comunicazioni da parte di Enti di bandi di concorso

− Atti preparatori interni

− Estratti conto bancario

− Report (o registro) delle presenze

− Cambio banca – comunicazioni

− Lettere di accompagnamento di fatture

− Comunicazioni di bonifici bancari

62




15.8 TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE

Di seguito si riporta il Titolario in uso nell’ASLTO2 e adottato dalla Federazione

TITOLO I - AREA AMMINISTRATIVA

CATEGORIA CLASSE SOTTOCLASSE

I/1 AFFARI

ISTITUZIONALI

I/1/1 Leggi dello Stato

I/1/2 Statuti e regolamenti ASL

I/1/3 Rapporti con

Amministrazione statale

I/1/3/1 Convocazioni, riunioni, convegni

I/1/3/2 Linee guida, direttive, circolari

I/1/3/3 Bandi di ricerca

I/1/3/4 Commissioni

I/1/3/5 Richiesta dati

I/1/4 Rapporti con Regione ed altri

enti pubblici territoriali

I/1/4/1 Convocazioni, riunioni, convegni

I/1/4/2 Linee guida, direttive, circolari

I/1/4/3 Interpellanze, interrogazioni

I/1/4/4 Bandi di ricerca

I/1/4/5 Commissioni

I/1/4/6

Richiesta dati

I/1/6

Costituzione e gestione

Società Miste

(D. Lgs. 229/99)

63





I/1/7 Comunicazione, promozione,

marketing

I/1/8 Conferenza dei Sindaci e/o

Presidenti di Circoscrizione

I/1/10 Rapporti con altre ASL e ASO

I/1/10/1 Attività di quadrante

I/1/10/2 Servizio Contenzioso

I/1/10/3 Indagini di mercato in merito a gare

d'appalto

I/1/10/4 Dismissione beni fuori uso

I/1/10/5 Richieste autorizzazione

svolgimento tirocinio, stage

I/1/11 Rapporti con le Circoscrizioni

I/1/12 Rapporti con l’Università

I/1/13

Rapporti con altri Enti e

Associazioni (es. Enti

Ausiliari, Cooperative Sociali,

Associazioni Volontariato)

I/1/14

Rapporti con Ordine dei

Medici Chirurghi e

Odontoiatri

I/1/15 Tutele e Curatele

I/1/15/1 Relazioni

I/1/15/2 Rapporti con il Giudice Tutelare

I/1/15/3 Rapporti con Istituti Bancari

I/1/15/4 Rapporti con Enti Previdenziali e

Assistenziali

I/1/15/5 Rapporti con Istituti e Comunità

64





I/2

ORGANI E

ORGANISMI

AZIENDALI

I/2/1 Atti di indirizzo dell'attività

amministrativa e sanitaria

I/2/1/1 Coordinamento e indirizzo attività

sanitarie e amministrative

I/2/1/2 Rapporti con i Distretti Sanitari

I/2/1/3 Rapporti con i Dipartimenti

I/2/1/5

Coordinamento e rapporti con le

articolazioni organizzative

dell'Azienda

I/2/2

Composizione organi e

organismi aziendali. Nomine,

convocazioni, ordini del

giorno, verbali, compensi e

rimborsi

I/2/3

Collegio Sindacale:

composizione e nomine,

convocazioni, ordini del

giorno, verbali, compensi e

rimborsi

I/2/4 Documentazione relativa a

deliberazioni e determinazioni

I/2/5 Programmazione

I/2/5/1 Predisposizione degli obiettivi e

valutazione dei risultati conseguiti

I/2/5/2 Elaborazione dei programmi di

attività dell'Azienda

I/2/5/3

Organizzazione e sviluppo dei

servizi, costituzione di nuove

articolazioni organizzative

65





I/2/5/4 ** codice eliminato

I/2/5/5 Sperimentazioni

Studi clinici

I/2/6

Verifiche amministrative ed

economiche.

Vigilanza sulla contabilità e

conformità del Bilancio alle

scritture contabili e verifiche

di cassa.

Vigilanza sulla osservanza

delle leggi.

I/2/6/1 Relazioni semestrali

I/2/6/2 Richieste di chiarimenti e rilievi

I/2/6/3 Comunicazioni

I/2/7 Relazioni periodiche alla

Regione

I/2/9 Libera Professione

I/2/10 Deliberazioni

(serie archivistica)

I/2/11 Determinazioni


I/3 AFFARI

AMMINISTRATIVI

I/3/1 Proposte e pareri per la

Direzione Generale

I/3/3 Rapporti con le

Organizzazioni Sindacali

I/3/3/1 Contratti collettivi nazionali

I/3/3/2 Contrattazione decentrata

66





I/3/3/3 Fondo Produttività e Fondo

Straordinari

I/3/3/4 Fondi vari

I/3/4

Servizio di protocollo e

gestione dei flussi

documentali, degli atti e dei

documenti.

I/3/5 Gestione Archivio.

I/3/6 Biblioteca

I/3/7 Trattamento dati personali

I/3/8

Rapporti con l'utenza.

Trasparenza amministrativa.

Comunicazione interna ed

esterna.

Segnalazioni interne

I/3/8/1 Esposti, denunce, reclami,

segnalazioni

I/3/8/2 Lettere di elogio

I/3/8/3 Rapporti con la stampa

I/3/8/4 Organizzazione eventi

I/3/8/6 Conferenza dei Servizi

I/3/9 Servizio Postale

I/3/10 **codice eliminato

I/3/11 Contratti


I/3/12 Convenzioni e Consulenze

I/3/13 Strutture sanitarie private

accreditate

67





I/3/14 ** codice eliminato

I/3/15 Assicurazioni

I/3/16 Contenzioso legale

I/3/16/1

Istruttoria e gestione del

contenzioso amministrativo, civile e

penale

I/3/16/2

Trattazione diretta dinanzi ai

competenti organi della

Magistratura di controversie

I/3/16/3 Gestione dei rapporti con studi

legali esterni

I/3/16/4 Gestione rivalse e recupero crediti

I/3/16/5 Gestione delle transazioni

I/3/16/6 Pareri legali

I/3/17 Contenzioso del lavoro

I/3/18 Repertorio atti

I/3/19 Accesso agli atti

I/4 PERSONALE

DIPENDENTE

I/4/1 Dotazione organica.

Ruoli regionali


I/4/3 Assunzioni

I/4/3/1 Domande di assunzione

I/4/3/2 Lavori socialmente utili (L.S.U.)

I/4/3/3 Rinunce assunzione

68





I/4/3/5 Assunzione categorie protette

I/4/4 Concorsi e selezioni interne

I/4/5

Assunzione a tempo

determinato (incarichi e

supplenze)

I/4/6 Procedure di mobilità

I/4/6/1 Trasferimenti intraaziendali

ed extraaziendali

I/4/6/2 Comandi, distacchi

I/4/7 Procedimenti disciplinari

I/4/8 Trattamento economico

I/4/8/1 Stipendi. Indennità

I/4/8/2 Permessi retribuiti

I/4/8/3 Permessi sindacali

I/4/8/4 Adesioni sindacali

Revoche adesioni

I/4/8/5 Assegni nucleo familiare

I/4/8/6 Scioperi

I/4/8/7 Missioni

I/4/8/8 Straordinario

I/4/8/9 Funzioni superiori

I/4/8/10 Pronta disponibilità

I/4/8/11 Cessione Quinto Stipendio Prestiti

69





I/4/8/12 Pignoramenti al personale

I/4/8/13 Liquidazioni.

Indennità di buona uscita

I/4/8/14 Contributi assistenziali

I/4/8/15 Trattamento di quiescenza e

previdenza

I/4/9 Trattamento giuridico

I/4/9/1 Accertamento malattia per

causa di servizio

I/4/9/2 Congedi ordinari

I/4/9/3 Congedi straordinari

I/4/9/4 Aspettative

I/4/9/5 Assenza obbligatoria per

gravidanza o puerperio

I/4/9/7 Dimissioni. Decadenza. Cessazione

incarichi

I/4/9/8 Riammissione in servizio

I/4/9/9 Pensioni integrative

I/4/9/10 Dispensa dal servizio per infermità

I/4/9/11 Passaggio ad altra funzione

I/4/9/12 Disposizioni al personale

I/4/9/13 Provvedimenti di recesso dei

Dirigenti

I/4/9/14 Rapporto di lavoro

tempo pieno - tempo parziale

I/4/9/15 Doveri. Incompatibilità. Cumuli

impiego

70





I/4/10 Rilevazione presenze e

assenze

I/4/10/1 Cartoline e riepiloghi presenze

I/4/10/2 Orari. Turni di lavoro

I/4/10/3 Assenze per malattia

I/4/10/4 Assenze ingiustificate

I/4/10/5 Mensa

I/4/11 Formazione e aggiornamento

professionale

I/4/11/1 Partecipazione convegni, congressi,

seminari, corsi

I/4/11/2 Programmi di formazione

I/4/11/3 Permessi diritto allo studio

I/4/11/4 Fabbisogno formativo

I/4/12 Incarichi e docenze

I/4/13 Politiche del personale

I/4/13/1

Piani e programmi aziendali di

assunzione annuale del comparto e

della dirigenza

I/4/13/2 Valutazione delle prestazioni

individuali

I/4/13/4 Attribuzione/revoca incarichi

dirigenziali

I/4/13/5

Attribuzione/revoca posizione

organizzativa e funzioni di

coordinamento al personale di

comparto

I/4/13/6 Attribuzione premio qualità

individuale

71





I/4/13/7 Progressioni verticali (fasce

economiche)

I/4/14 Collaborazioni scientifiche

I/5

PERSONALE

CONVENZIONATO E

CON CONTRATTO

ATIPICO

I/5/1 Medici di Medicina Generale

e Pediatri di libera scelta

I/5/1/1 Congedi

I/5/1/2 Indennità informatiche e di

collaboratore studio

I/5/1/3 Dichiarazioni sostitutive

I/5/1/4 Variazione indirizzo e orario studio

ambulatoriale

I/5/1/5 Variazione coordinate bancarie

I/5/1/6 Costituzione e/o variazione forme

associative

I/5/1/7 Medicina in rete

I/5/2 Medici Specialisti

ambulatoriali

I/5/3

Continuità Assistenziale

(Medicina dei Servizi e

Guardia Medica)

I/5/4 Psicologi ambulatoriali

Biologi

I/5/5 Contratti atipici

I/5/5/1 Contratti libero professionali

I/5/5/2 Contratti Collaborazione Coordinata e

Continuativa

72





I/5/5/3 Borse di studio. Borse lavoro

I/5/5/4 Contratti di somministrazione

I/5/6 Tirocini

I/6 APPROVIGIONAMENTO E

GESTIONE DI BENI E

SERVIZI INTERNI ED

ESTERNI

I/6/1 Approvvigionamento beni e

servizi

I/6/2 Gestione beni e servizi

I/6/2/1 Gestione Parco Automezzi

I/6/2/2 Gestione Magazzino

I/6/2/3 Gestione Portineria

I/6/2/4 Gestione Lavanderia

I/6/2/5 Gestione Guardaroba

I/6/2/6 Gestione Cucina e Mensa

I/6/2/7 Gestione Centralino

I/6/2/8 Gestione Tipografia

I/6/2/9 Gestione servizi appaltati

all'esterno

I/7 PATRIMONIO

I/7/1 Inventari

I/7/1/1 Beni mobili

I/7/1/2 Beni immobili

I/7/2 Locazione attiva beni

immobili

I/7/3 Locazione passiva beni

immobili

73





I/7/4 Proprietà (acquisti, vendita,

dismissioni)

I/7/4/1 Beni mobili


I/7/5 Atti di liberalità (donazioni e

lasciti)

I/7/5/1 Beni mobili


I/7/6 Comodato d'uso


I/7/7 Manutenzioni

I/7/7/1 Beni mobili


I/7/8 Ristrutturazioni

I/7/8/1 Beni mobili


I/7/9 Appalti Opere Pubbliche

I/7/10 Gestione amministrativa

immobili

I/7/11 Dati tecnici

I/7/11/1 Planimetrie e mappe

I/7/11/2 Dati catastali

I/7/11/3 Rapporti con Comune, Regione,

Soprintendenza e Catasto

I/7/11/4 Condoni edilizi

I/7/12 Utenze

74





I/8

RACCOLTA,

ELABORAZIONE

DATI,CONTROLLO

DELLA GESTIONE E

DELLA QUALITA'

I/8/1 Flussi informativi e statistici

I/8/1/1

Raccolta, elaborazione,

trasmissione, scambio e archivio

dati

I/8/1/2 Coordinamento e invio dati relativi

alla compensazione sanitaria

I/8/2

Prestazioni sanitarie

effettuate a favore di altre

Aziende pubbliche e private

I/8/3

Verifica e miglioramento

dell'appropriatezza e

dell'efficacia delle prestazioni

erogate

I/8/5 Gestione budgetaria

I/8/5/1 Gestione budget aziendale

I/8/5/2 Gestione budget articolazioni

organizzative

I/8/6 U.P.S. (Unità Previsionali di

Spesa

I/8/7 Controllo gestione contabile

analitica: centri di costo

I/9

GESTIONE

TECNOLOGIE

INFORMATICHE E

COMUNICAZIONE

(I.C.T.)

75





I/9/1 Acquisizione e gestione

hardware e software


I/9/3 Gestione reti aziendali

I/9/4 Gestione telefonia

I/9/5

Attività di indirizzo e

consulenza per le strutture

territoriali e aziendali

I/10 GESTIONE CASSA

E CONTABILITÀ

I/10/1

Attività di indirizzo,

coordinamento e consulenza

per le strutture territoriali

I/10/2 Bilancio e Programmazione

I/10/3 Conto Consuntivo

I/10/4 Rendicontazione

trimestrale

I/10/5 Controllo gestione contabile

analitica: centri di costo

I/10/6 Gestione Cassa

I/10/7 Gestione fatture attive


I/10/9 Gestione fatture passive

Gestione pagamenti

I/10/9/2 Delega incasso

I/10/9/3 Solleciti pagamento

I/10/9/4 Richiesta nota di credito

76





I/10/9/5 Comunicazione dati bancari

I/10/11 Tickets

I/10/11/1 Rimborsi

I/10/11/2 Dichiarazioni esenzione

I/10/12 Proventi vari

I/10/12/1 ** codice eliminato

I/10/12/2 Prestazioni Pronto Soccorso

I/11 IMPOSTE E TASSE

I/11/1 Gestione fiscale

I/11/1/1 ICI

I/11/1/2 IVA

I/11/1/3 ILOR

I/11/1/4 IRPEF

I/11/1/5 IRPEG

I/11/1/6 IRAP

I/11/1/7 Contributi previdenziali e

assistenziali

I/11/1/8 Altre imposte

I/12

CONTROLLO DELLA

GESTIONE E DELLA

QUALITA'

** codice eliminato

I/13 SERVIZIO DI

TESORERIA

I/13/1 Convenzione di Tesoreria

I/13/2 Anticipazioni di cassa

77





I/13/3 Erogazione di cassa

I/13/4 **codice eliminato

I/13/5 Rapporti con la Tesoreria

MUTUI, PRESTITI,

FINANZIAMENTI

I/15 LAUREE IN INFERMIERISTICA

I/15/1 Rapporti con Università:

segreteria didattica

I/15/1/1 Didattica docenti e tutor

I/15/1/2 Consiglio di Corso

I/15/1/3 Riunioni

I/15/1/4 Gestione

I/15/2

Rapporti con Università:

Presidenza Facoltà Medicina

e Chirurgia

I/15/2/1 Docenti

I/15/2/2 Didattica

I/15/2/3 Consigli di Facoltà

I/15/3 Rapporti con Università:

Segreteria studenti

I/15/3/1 Trasferimento studenti

I/15/3/2 Statini

I/15/3/3 Abbreviazioni di corso

I/15/3/4 Esami

I/15/3/5 Comunicazioni varie

78





I/15/4 Studenti

I/15/4/1 Certificati di frequenza

I/15/4/2 Pareri Coordinatore questionari tesi

I/15/4/3 Idoneità sanitaria

I/15/4/4 Accesso a reparti

I/15/4/5 Comunicazioni varie

I/15/5 Docenti

I/15/5/1 Comunicazioni inerenti la didattica

I/15/5/3 Autorizzazione all'espletamento (ex

art. 53)

I/15/5/4 Pratiche pagamento docenti (OPP e

Finanziario)

I/15/5/5 Certificati di presenza

I/15/5/6 Certificati orario svolto

I/15/5/7

Accreditamento portale di UNITO e

attivazione casella di posta

elettronica

I/15/6 Collaboratori alla didattica

I/15/6/1 Conferimento incarico

I/15/6/2 Autorizzazione all'espletamento (ex

art. 53)

I/15/6/3

Pratiche pagamento docenti (OPP e

Finanziario)

79




TITOLO II - AREA SOCIO-SANITARIA


II/1

ASSISTENZA

SANITARIA

TERRITORIALE

II/1/1

Assistenza Sanitaria di base

(medici di medicina generale

e pediatri di libera scelta)

II/1/1/1 Anagrafe assistiti

Scelta e revoca del medico

II/1/1/2 Attività di certificazione medici

generici e pediatri

II/1/1/3

Assistenza ai cittadini in

temporaneo soggiorno

sul territorio dell'ASL 3

II/1/1/4

Assistenza ai cittadini in

temporaneo soggiorno presso altre

ASL

II/1/1/5 Assistenza sanitaria agli stranieri

II/1/1/6 Assistenza sanitaria all'estero in

ambito CEE

II/1/1/7 Assistenza sanitaria all'estero in

ambito extra CEE

II/1/1/8 Continuità Assistenziale.

(Guardia Medica)

II/1/2 Assistenza Sanitaria

Specialistica

80





II/1/2/1

Assistenza indiretta e

convenzionata (prestazioni

sanitarie e di ricovero presso Case

di Cura)

II/1/2/2

Prestazioni specialistiche di

diagnostica, strumentali e di

laboratorio

II/1/2/3 Prestazioni specialistiche

rieducative e di terapia fisica

II/1/2/4 Assistenza all'estero in ambito CEE

II/1/2/6 Assistenza specialistica agli stranieri

II/1/2/7 C.U.P.

II/1/2/8 Cure termali

II/1/3 Assistenza Sanitaria

Integrativa

II/1/3/1 Richiesta contributo spese per

modifiche ai sistemi di guida

II/1/3/2 Nutrizione enterale e parenterale

II/1/3/3 Prodotti dietetici

II/1/3/4 Materiale di medicazione

II/1/3/5 Presidi protesici per invalidi civili

(protesi e altri supporti)

II/1/3/6 Ausili invalidi civili (incontinenza,

colonstomie, urostomie)

II/1/4 Assistenza Domiciliare

II/1/4/1 Assistenza Domiciliare Integrata

II/1/4/2 Assistenza Domiciliare

Programmata

81





II/1/4/3 Assistenza Domiciliare Riabilitativa

II/1/5 Assistenza Hanseniani

II/1/6 **codice eliminato

II/1/7 Ambulanze

II/1/7/1 Autorizzazioni

II/1/7/2 Attività di vigilanza

II/1/7/3 Segnalazioni

II/2

TUTELA DELLA

SALUTE

DELL'INFANZIA,

DELLA DONNA E

DELLA FAMIGLIA

II/2/1 Consultori

II/2/1/1 Pediatrici (comprende anche la ex

Medicina Scolastica)

II/2/2 Vaccinazioni

II/2/3 Rapporti con l'Autorità

Giudiziaria

II/2/4 Adozioni

II/3 ASSISTENZA

DISABILI E ANZIANI

II/3/1 Valutazione geriatrica

II/3/2 Valutazione Handicap

II/3/3 Inserimento assistiti in

strutture assistenziali

II/3/3/1 Rette (Integrazioni, variazioni, ecc)

II/3/3/2 Relazioni sociali, relazioni cliniche

II/3/3/3 Ingresso in struttura

82





II/3/3/4 Decesso ospiti convenzionati

II/3/3/5 Ricoveri ospedalieri

II/3/3/6 Ricoveri di sollievo

II/3/3/7 Erogazione assegni di cura

II/3/3/8 Trasferimento ospiti

II/3/3/9 Opposizione alle dimissioni

II/4 TOSSICO

DIPENDENZE

II/4/1 Accettazione.

Presa in carico

II/4/2 Attività preventiva

II/4/3 Programmi riabilitativi

II/4/3/1 Inserimento in Comunità

II/4/3/2 Relazioni sociali

II/4/4 Programmi terapeutici

II/4/5

Patologie associate

(stupefacenti, alcolismo, HIV,

HCV)

II/4/6 Assistenza carceraria

TUTELA DELLA

SALUTE MENTALE

II/5/1 Assistenza ambulatoriale

II/5/2 Assistenza domiciliare

II/5/3 Assistenza in S.P.D.C.

II/5/4 Strutture residenziali e

semiresidenziali

II/5/5 Ricovero in case di cura

83





II/5/6 Inserimento in istituti

II/5/7 Gruppi appartamento

II/5/8 Progetti educativi

II/5/8/1 Sussidi terapeutici

II/5/8/2 Assegno "una tantum"

II/5/8/3 Laboratori artigianali

II/5/8/4 Borse lavoro

II/5/9 Trattamento Sanitario

Obbligatorio (T.S.O.)


II/5/11 Rapporti con Autorità

Giudiziaria

II/6

PREVENZIONE E

SICUREZZA DEGLI

AMBIENTI DI

LAVORO

DELL'AZIENDA

II/6/1

Individuazione, valutazione,

riduzione e controllo dei

fattori di rischio per la salute

e la sicurezza dei lavoratori

II/6/1/1 Rischi connessi all'ambiente,

macchinari, impianti e attrezzature

II/6/1/2

Informazione e formazione sui

rischi e sulle misure di prevenzione

per la tutela della salute connessi

all'attività dell'azienda

II/6/1/3 Raccolta di informazioni sulla tutela

della salute dei lavoratori

II/6/2 Sopralluoghi e verbali di

ispezione.

84





II/6/4 Infortuni personale

dipendente

II/6/5 Segnalazioni dipendenti.

Segnalazioni da esterni

II/6/6 Tutela della salute e

sorveglianza Sanitaria

II/6/7 Visite di medicina preventiva

svolte dai medici competenti

II/6/8 Idoneità alle mansioni

II/6/9

Rapporti con i servizi di

Prevenzione e Protezione di

altri enti e aziende

II/6/10 Organi di vigilanza

II/6/11 Relazioni

II/7

ASSISTENZA

SANITARIA

COLLETTIVA NEGLI

AMBIENTI DI

LAVORO

II/7/1 Infortuni sul lavoro

II/7/2 Malattie Professionali

II/7/3 Programmi e aggiornamento

sulla prevenzione

II/7/4

Controllo dei fattori di rischio

ambientale nei luoghi di

lavoro (esterni all'Azienda)


II/8 IGIENE E SANITA'

PUBBLICA

85





II/8/1

Rapporti con l'Azienda

Regionale Protezione

Ambientale (A.R.P.A.)

II/8/2 Autorizzazioni e nulla osta

sanitari

II/8/3 Pareri sanitari


II/8/6 Controllo igienico sanitario

delle sedi scolastiche

II/8/7 Vigilanza sugli insediamenti

produttivi

II/8/8 Denunce all'autorità

giudiziaria

II/8/9 Sanzioni, contravvenzioni

II/8/10 Prevenzione e controllo

malattie infettive e diffusive

II/8/10/1 Vaccinazioni non obbligatorie

II/8/10/2 Vaccinazioni obbligatorie

II/8/10/3 Rilevazione dati

II/8/11 Profilassi internazionale

II/8/12

Tutela della salute dai rischi

che possono derivare

dall'inquinamento

ambientale

II/8/12/1 Inquinamento atmosferico e

acustico

II/8/12/2 Inquinamento delle acque civili e

industriali

86





II/8/12/3 Rifiuti solidi urbani e tossico nocivi

II/8/12/4 Disinfezione, disinfestazione,

sanificazione ambientale

II/8/12/5 Controllo emissioni

elettromagnetiche non ionizzanti

II/9

IGIENE E

ASSISTENZA

VETERINARIA

II/9/1 Sanità animale

II/9/1/1

Attività di vigilanza Igiene Urbana

(esposti igienico sanitari, controlli,

ispezioni, sanzioni amministrative,

denunce ad Autorità Giudiziaria).

Corrispondenza con Ufficio

Contenzioso ASL TO1, Prefettura.

II/9/1/3

Corrispondenza e refertazione con

Istituto Zooprofilattico

Sperimentale e Facoltà Medicina

Veterinaria.

II/9/1/4 Pratiche e corrispondenza con

anagrafe canina

II/9/1/5 Pareri igienico-sanitari, nulla osta,

autorizzazioni, volture, cessazioni

II/9/1/6

Denunce e segnalazioni malattie

infettive/infestive e trattamenti

immunizzanti

II/9/1/7 Segnalazioni episodi di morsicatura

II/9/2 Igiene degli allevamenti e

delle produzioni

II/9/3 Igiene degli alimenti di

origine animale

II/9/3/1 Conservazione alimenti di origine

animale

87





II/9/3/2 Trasporto di alimenti di origine

animale

II/9/3/3 Impianti di macellazione e

trasformazione

II/9/3/4 Malattie trasmissibili all'uomo

II/9/3/5 Farmaci di uso veterinario

II/9/3/6 Pareri ed autorizzazioni

II/9/3/7 Controlli, ispezioni e verbali

II/9/3/8 Denunce all'Autorità Giudiziaria

II/9/3/9 Istituto Zooprofilattico

Sperimentale

II/9/3/10 Rapporti con Procura, Prefettura,

Regione, Ordine Medici Veterinari

II/9/3/11 Distruzione derrate alimentari

II/10 MEDICINA

LEGALE

II/10/1 Invalidità civile

II/10/1/1 Accertamenti handicap

II/10/1/2 Giudizi di idoneità

II/10/1/3 L. 210/92

II/10/2 Medicina fiscale

II/10/3 Medicina Sportiva

II/10/4 Attività di certificazione

II/10/4/1 Idoneità alla guida di veicoli e

natanti

88





II/10/4/3 Sana e robusta costituzione fisica

II/10/4/4 Accertamenti di idoneità per la

pratica sportiva agonistica

II/10/4/5 Esonero frequenza educazione

fisica

II/10/4/6 Esonero all'uso delle cinture di

sicurezza

II/10/4/7 Idoneità generica al lavoro

II/10/4/8 Esonero servizio militare

II/10/4/9 Cessione quinto dello stipendio

II/10/4/10 Concessioni servizio trasporto taxi

II/10/4/11

Astensione anticipata

dal lavoro ai sensi della

L. 1204/71

II/10/4/12

Accertamento incapacità

temporanea al lavoro (dipendenti

pubblici e privati)

II/10/4/13 Accertamenti ai sensi L. 210/92

II/10/4/14 Accertamenti necroscopici

II/10/5 Trapianto organi e tessuti

II/11

ASSISTENZA

FARMACEUTICA

OSPEDALIERA

II/11/1 Farmaco tossicodipendenze

II/11/2 Spesa farmaceutica

89





II/11/3 Emoderivati

II/11/4 Rapporti e ordini fornitori

II/12

ASSISTENZA

FARMACEUTICA

TERRITORIALE

II/12/1

Gestione, vigilanza e attività

di controllo su farmacie

convenzionate e

territorialmente competenti

II/12/1/2 Prezzi rimborso medicinali

(L. 405/2001)

II/12/1/3 Sequestro e dissequestro specialità

medicinali

II/12/1/4 Distruzione sostanze stupefacenti e

psicotrope non più utilizzabili

II/12/1/5 Furto timbri e ricettari

II/12/2 Atti istruttori e

amministrativi

II/12/2/1 Titolarietà farmacie

II/12/2/2 Assunzione e cessazione personale

dipendente

II/12/3

Attività rivolte a Medici di

Medicina Generale e Pediatri

di libera scelta

II/12/3/1 Informazione e farmaco vigilanza

II/12/3/2 Controllo su prescrizioni farmaci

II/12/3/3 Attivazione del Registro ASL

(L. 425/96)

II/12/4

Consulenza, informazione e

disposizioni normative sui

farmaci

90





II/12/5 Elaborazione dati e spesa

farmaceutica

II/13 ATTIVITA' DI

VIGILANZA

II/13/1

Attività di vigilanza e

controllo su professioni

sanitarie

II/13/2


controllo su strutture

sanitarie

II/13/3


controllo su presidi socio

sanitari

91




TITOLO III - AREA OSPEDALIERA


III/1 ASSISTENZA

OSPEDALIERA

III/1/1 Direzione sanitaria

III/1/1/1 INAIL

(per ricoverati/deceduti)

III/1/1/2 INPS

III/1/1/3 Comunicazioni inerenti avvenuto

prelievo organi

III/1/2 Assistenza sociale

III/1/3 Assistenza religiosa

III/1/4 Richiesta e rilascio cartelle

cliniche

III/1/4/1 Rapporti con altri Enti

III/1/4/2 Rapporti con utenti

III/1/5 Spedalità

III/1/5/1 Rapporti con Polizia, Carabinieri,

Polizia Municipale

III/1/5/2 Rapporti con Prefettura per ricoveri

cittadini extracomunitari

III/1/5/3 Assistenza ospedaliera ai cittadini

extracomunitari

III/1/6 Ambulanze

III/1/7 Emergenza Sanitaria 118

92





III/1/8 Accettazione e Stato civile

III/1/9 Camere mortuarie

III/1/10 ** codice eliminato

III/1/11 Attività dei Reparti

III/1/12 Attività delle Cliniche

III/1/13 Attività dei Dipartimenti

Ospedalieri

III/1/14 Attività dei Laboratori

III/1/16 Attività degli Ambulatori

Ospedalieri

III/1/17 Controllo Infezioni

Ospedaliere (C.I.O.)

III/1/18 Assistenza Carceraria

93




15.9 PIANO DI CONSERVAZIONE

La Federazione ha adottato il massimario in uso presso l’ASLTO2, limitatamente alla documentazione che può

essere prodotta dall’Amministrazione e adattandolo alla tipologia dei documenti trattati

Tipo documento Periodo conservazione Struttura Aziendale Note

Verbali Assemblee Soci ILLIMITATO Staff

Verbali Collegio Sindacale ILLIMITATO Staff

Verbali Nucleo di Valutazione ILLIMITATO Staff

Determinazioni originali del Legale

Rappresentante, comprensive degli

allegati

ILLIMITATO Staff

Determinazioni dirigenti in originale

(provvedimenti

dirigenziali),comprensive degli

allegati

ILLIMITATO Staff

Registri determinazioni ILLIMITATO Staff

Determinazioni: incartamenti delle

proposte ILLIMITATO Comune a più Funzioni

Leggi e regolamenti disciplinanti

l’attività della Federazione fin dalla

sua istituzione

ILLIMITATO Staff

Posta: distinte spese postali 5 anni Staff

Registri protocollo della

corrispondenza ILLIMITATO Staff

Atto Costitutivo e Statuti

dell'Azienda ILLIMITATO Staff

Es. Statuto, Atto

Aziendale

Accesso atti: richiesta copie e

relativo rilascio 2 anni Comune a più Funzioni

Bolle di accompagnamento, bolle di

consegna, documenti di trasporto 10 anni Comune a più Funzioni

94





Bollettari per riscossioni e/o

giustificativi di incassi 10 anni Comune a più Funzioni

Circolari e direttive ministeriali ILLIMITATO Comune a più Funzioni

Circolari interne esplicative e

direttive

ILLIMITATO

almeno 1 esemplare Comune a più Funzioni

Circolari regionali ILLIMITATO

almeno 1 esemplare Comune a più Funzioni

Contratti in originale ILLIMITATO Comune a più Funzioni

Convegni, dibattiti, Conferenza dei

Servizi, conferenze di iniziative

aziendali: relazioni, interventi,

estratti, manifesti, locandine

ILLIMITATO

(almeno 1 esemplare) Staff

Convenzioni in originale ILLIMITATO

Staff

Funzione Legale e Patrimoniale

Convocazioni a riunioni e a gruppi di

lavoro 1 anno Comune a più Funzioni

Dati periodici di attività 10 anni Comune a più Funzioni

Enti locali: relazioni per consulenze e

collaborazioni ILLIMITATO Comune a più Funzioni

Ordini di servizio

ILLIMITATO se incidono

sulla situazione giuridico-

economica, altrimenti 5

anni

Comune a più Funzioni

Pareri consulenti esterni ILLIMITATO Comune a più Funzioni

Premi scientifici, onoranze ILLIMITATO Comune a più Funzioni

Privacy, tutela – consenso al

trattamento dati personali

1 anno dopo la fine del

trattamento


95





Progetti obiettivo e ricerche

finalizzate 5 anni Comune a più Funzioni

Protocolli di intesa ILLIMITATO Staff

Rapporti con amministrazioni dello

stato, ed in particolare quelle

vigilanti.- Documentazione

ILLIMITATO Comune a più Funzioni

Regolamenti dell'Azienda ILLIMITATO Staff

Relazioni annuali sull’attività svolta,

dati e comunicazioni di carattere

statistico

10 anni

(ILLIMITATO se allegate a

determinazioni o a

documenti di

programmazione)


Relazioni periodiche, studi vari

connessi a problemi organizzativi ILLIMITATO Comune a più Funzioni

Ricerche scientifiche:

documentazione finale (resoconti,

relazioni, rapporti, inchieste)


Richieste di fornitura 2 anni dalla definizione

della fornitura Comune a più Funzioni

La definizione potrà

concludersi con

l'evasione o con la

risposta di non

evasione

Richieste di riparazione e

manutenzione

2 anni dalla definizione

della riparazione/

manutenzione


La definizione potrà

concludersi con

l'evasione o con la

risposta di non

evasione

Rivalsa, surroghe ILLIMITATO Funzione Legale e Patrimoniale

Scarto di documenti (richiesta,

elenchi, nulla osta, ecc.)


96





Verbali ispezioni

(effettuate nei confronti della

Federazione)


Verbali riunioni ILLIMITATO Comune a più Funzioni

Programmazione e valutazione delle

risorse ILLIMITATO Staff

Indagini ed inchieste aziendali ILLIMITATO Staff

Bilancio di esercizio ILLIMITATO Staff

Bollettini di conto corrente postale:

ricevuta di versamento 10 anni Staff

Cassa: verbali verifiche ILLIMITATO Staff

Dichiarazioni Fiscali 10 anni Staff

Fatture attive 10 anni Staff

Fatture passive 10 anni Staff

Finanza: rapporti ispettivi

dell’ispettorato Generale di Finanza ILLIMITATO Staff

Indagini fiscali e tributarie:

documentazione ILLIMITATO Staff

Libro Giornale 10 anni Staff

Operazioni bancarie:

documentazione

10 anni Staff

Registri IVA 10 anni Staff

D.Lgs. 81/08 –Azienda –

documentazione di vario tipo.

Sino alla cessazione

dell’attività o modifiche

alla titolarità

dell’esercizio

(subingressi) o modifiche

dei locali

Staff

97





Legale - contenzioso in genere: atti

relativi a cause, ricorsi, ingiunzioni,

ordinanze, citazioni, pignoramenti,

transazioni, segnalazioni all'autorità

giudiziaria, vertenze giudiziarie ed

extragiudiziarie, surroghe rivalsa,

azioni legali, ecc.

ILLIMITATO Funzione Legale e Patrimoniale

Notizie di reato ILLIMITATO Funzione Legale e Patrimoniale

Pareri legali ILLIMITATO Funzione Legale e Patrimoniale

Patrocini legali ILLIMITATO Funzione Legale e Patrimoniale

Repertorio contratti ILLIMITATO Funzione Legale e Patrimoniale

Sentenze ILLIMITATO Funzione Legale e Patrimoniale

Atti di transazione ILLIMITATO Funzione Legale e Patrimoniale

Denunce, istanze ILLIMITATO Funzione Legale e Patrimoniale

Assicurazioni: polizze, denunce

sinistri

10 anni dalla chiusura del

sinistro Funzione Legale e Patrimoniale

Documentazione presenze personale 10 anni Staff

Mod CUD Amministratore Unico,

copia (ex mod. 101) 10 anni Staff

Scioperi personale 5 anni Staff

Pagamenti INAIL (Amministratore

Unico) 10 anni Staff

Rischi sui luoghi di lavoro:

documento di valutazione dei rischi ILLIMITATO Staff D. Lgs. 81/08

98





Privacy, tutela : reclami ai sensi della

legge 675/1996 10 anni Staff

Pubblicazioni a cura

dell’Amministrazione ILLIMITATO Staff

Comunicati stampa, conferenze

stampa, lettere a giornali, avvisi 10 anni Staff

Rassegna stampa (relativa

all'Amministrazione) ILLIMITATO Staff

Beni mobili e immobili: donazione ILLIMITATO Funzione Legale e Patrimoniale

Progetti e disegni relativi ad immobili ILLIMITATO Funzione Legale e Patrimoniale

Inventari beni immobili ILLIMITATO Funzione Legale e Patrimoniale

Inventario ricognizione strumenti ILLIMITATO Funzione Legale e Patrimoniale

Patrimonio immobiliare : contratti,

perizie, stime e verbali ILLIMITATO Funzione Legale e Patrimoniale

Patrimonio immobiliare:

documentazione preliminare e

preparatoria per acquisti, vendite,

locazioni, manutenzione, restauri

10 anni (salvo

contenzioso in atto) Funzione Legale e Patrimoniale

Bolle di carico e scarico 5 anni Funzione Logistica

Estratti c/c 10 anni Staff

Inventario dei beni mobili ILLIMITATO Funzione Legale e Patrimoniale

Aggiudicazioni ed aste: verbali in

originale ILLIMITATO Comune a più Funzioni

Forniture beni e servizi,

manuntenzione: corrispondenza con

ditte fornitrici

5 anni Comune a più Funzioni

99





Gare di appalto:

documentazione relativa a

pubblicazione gara (estratto del

bando, esito gara, ecc.)

5 anni dalla chiusura del

procedimento di gara Comune a più Funzioni

Gare di appalto:

documentazione di gara (lettere

invito, offerte economiche e

tecniche, corrispondenza con le

ditte)

10 anni Comune a più Funzioni

Gare di appalto:

contratti ILLIMITATO Funzione Legale e Patrimoniale

Verbali di collaudo apparecchiature

ed attrezzature ILLIMITATO Comune a più Funzioni

Certificati di garanzia di attrezzature

ed apparecchiature periodo di validità Comune a più Funzioni

100




15.10 FAQ - Frequently Asked Questions

Di seguito si riportano alcune domande che vengono frequentemente poste in merito al Protocollo.

� Posso classificare un documento “oggetti diversi”?

No.

� Posso usare lo stesso numero di protocollo per la risposta? Registrazione “a fronte”.

No. Ogni documento è individuato da un unico numero di protocollo. Non è pertanto consentita la

cosiddetta registrazione “a fronte” o “come contro”, cioè l’utilizzo di un unico numero di

protocollo per il documento in arrivo e per il documento in partenza, neppure se l’affare si esaurisce

con la risposta e neppure se la registrazione avviene nel medesimo giorno lavorativo.

� Come mi comporto in casi di urgenza se il sistema informatico non funziona?

Verificata la correttezza del collegamento, i blocchi del sistema informatico di norma non superano i

30 minuti. In casi di comprovata urgenza, è possibile richiedere all’Ufficio di Staff dell’Amministratore

Unico l’attivazione del registro di emergenza del protocollo informatico.

� Posso annullare un fascicolo già creato?

No. Il fascicolo va eventualmente chiuso. Oppure, ravvisandone la possibilità, è possibile

ridenominarlo, mantenendo però l’indice di classificazione completo.

� Posso riaprire un fascicolo chiuso?

Sì.

� Perché non riesco a fascicolare un documento?

Nel fascicolo vanno inseriti documenti aventi la stessa classificazione. Pertanto, in primo luogo va

dunque verificata la classificazione, che deve essere omogenea tra documento e fascicolo.

Se il sistema non consente comunque la classificazione, bisogna verificare se l’utente ha i diritti di

classificazione dei documenti della propria Funzione.

� Posso cambiare classificazione ad un documento protocollato?

Sì. Per gli operatori abilitati si procede ad un intervento di modifica sulla registrazione di protocollo,

essendo un campo modificabile quello della classificazione; per gli operatori non abilitati ad interventi

di modifica rivolgersi all’Ufficio di Staff.

101




� Ho associato alla registrazione un file sbagliato: come faccio a sostituirlo?

In caso di errore nell’associazione dei file posso rimuoverlo e inserire il documento corretto solo se

non è ancora stato confermato l’inserimento e quindi dato un numero di protocollo.

� Posso registrare il documento pronto, ma non sottoscritto o firmato?

No. La registrazione non può avvenire qualora il documento non sia stato perfezionato in tutti i suoi

elementi formali e sostanziali.

� Quale è la funzione della registrazione di protocollo?

La registrazione di protocollo attesta che un determinato documento è arrivato o è stato spedito a un

destinatario esterno o interno all’amministrazione, in una determinata data. La registrazione di

protocollo, pertanto, ha una rilevanza notarile e una efficacia probatoria in quanto attesta data e

provenienza certa.

Il registro di protocollo di una pubblica amministrazione costituisce una fonte di prova privilegiata che

fa fede fino a querela di falso.

� Cos’è la segnatura di protocollo?

La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma

permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Essa consente di

individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Le informazioni minime previste sono.

a) il progressivo di protocollo;

b) la data di protocollo;

c) l’identificazione dell’Amministrazione.

� A quali documenti si applica la segnatura a mezzo dell’apposizione del timbro?

Per i documenti cartacei la segnatura, si applica sia ai documenti in ingresso che ai documenti in uscita

e deve avvenire contemporaneamente alla operazione di registrazione.

� Qual è lo scopo della segnatura?

Lo scopo di una segnatura apposta su un documento cartaceo è quello di mantenere una associazione

indissolubile e direttamente leggibile tra il documento stesso e la corrispondente registrazione di

protocollo.

� Perché registrazione e segnatura devono avvenire contemporaneamente?

L’operazione di segnatura deve avvenire contemporaneamente a quella di registrazione per garantire

che ogni registrazione venga eseguita effettivamente a fronte di un documento pervenuto o inviato.

Non deve quindi essere consentito, nel modo più assoluto, che si effettuino registrazioni di protocollo

senza disporre del documento a cui la registrazione si riferisce.

102




� Quali sono gli obiettivi di carattere generale realizzabili attraverso la gestione informatica dei

documenti?

Le disposizioni sulla gestione informatica dei documenti consentono di:

a) accrescere l’efficienza delle amministrazioni attraverso l’eliminazione dei registri cartacei, la

diminuzione degli uffici di protocollo e la razionalizzazione dei flussi documentali;

b) migliorare la trasparenza dell’azione amministrativa tramite strumenti che rendano possibile un

effettivo esercizio del diritto di accesso alla documentazione amministrativa da parte dei soggetti

interessati.

� Il fax va protocollato?

Il documento, in quanto tale, è indipendente dal supporto sul quale viene scritto e dal mezzo di

trasporto sul quale viene veicolato, come tale è quindi soggetto a protocollazione. In seguito,

pervenuto l'originale, non si dovrà procedere ad una nuova registrazione, ma si dovranno riportare

tutti i dati della registratura del documento pervenuto via fax: si tratta infatti del medesimo

documento, anche se pervenuto in tempi e con modalità diverse. Un altro importante motivo di tale

procedura risiede nel fatto che la registrazione del fax causa l'avvio dei termini del procedimento

amministrativo o dell'affare a cui si riferisce in una determinata data. Non è possibile posticipare

quest'ultima semplicemente riprotocollando il medesimo documento: ciò causerebbe un'incertezza

del diritto e, nel caso ipotetico, ma non raro, di assegnazione ad un responsabile del procedimento

diverso da quello precedente, anche un'incoerenza dell'azione amministrativa.

103




15.11 Le “Raccomandazioni di Aurora” in pillole

Aurora è l'acronimo di "Amministrazioni Unite per la Redazione degli Oggetti e la Registrazione delle

Anagrafiche nel protocollo informatico".

Il progetto Aurora, realizzato dalla Direzione Generale per gli Archivi (Servizio III, poi II) in collaborazione

con l’ANAI Nazionale, mira a dettare alcune regole redazionali e descrittive, in modo da normalizzare le

registrazioni del corrispondente (mittente/destinatario) e dell'oggetto nel protocollo. Il modo di scrivere le

anagrafiche dei corrispondenti o gli oggetti nel registro di protocollo sono, infatti, per lo più un fatto

personale, privo di regole e di metodo. Nel 1999 l'Università degli Studi di Padova ha emanato e anche

pubblicato delle "regole per la redazione delle anagrafiche", in modo da evitare doppioni e ridondanze.

La necessità di porre attenzione alla registrazione di questi due importanti campi è nata dall’esigenza di

effettuare la ricerca dei documenti registrati a protocollo in maniera più rapida e sicura, tramite:

- la normalizzazione delle informazioni per uguali tipologie di documenti;

- la scrittura esplicita delle informazioni.

“Le raccomandazioni di Aurora”, è la pubblicazione conclusiva del progetto promosso dall’Università degli

Studi di Padova.

104




LE RACCOMANDAZIONI DI AURORA IN PILLOLE

LE RACCOMANDAZIONI GENERALI IN PILLOLE

RACCOMANDAZIONE ☺ �

RG1 La descrizione dei corrispondenti e la redazione degli oggetti si effettuano dal generale al particolare

RG2 L'uso delle lettere maiuscole deve essere limitato

allo stretto necessario

Banca popolare

di Milano

Banca Popolare

di Milano

RG3 Le abbreviazioni si utilizzano solo se approvate,

le sigle non si puntano e l’acronimo si riporta

anche sciolto.

Possono fare eccezione le sigle sindacali e le

sigle dell’INPS, INAIL e CEMA quando sono

riunite in un nuovo soggetto unificato. In tali casi

può essere consentito riportare soltanto l’acronimo

(confronta RC18 e RC20)

Cassa di risparmio di

Genova - CARIGE

CA.RI.GE

RG4 Nell'indicazione degli aggettivi numerali ordinali

si utilizzano le cifre arabe e per gli intervalli di

numeri si usa il trattino

Celebrazioni per il 55°

anniversario… aa 2005-

2006

Celebrazioni per il

cinquantacinquesimo

anniversario… aa

2005/2006

RG5 Nelle date si privilegia la leggibilità. Per questa

ragione si riportano per esteso

Convocazione per il 23

giugno 2008

Convocazione per il

23.06.2008

RG6 La punteggiatura e gli accenti si utilizzano in

modo normalizzato

Istituto provinciale per

l’infanzia Santa Maria

della Pietà

Istituto Provinciale

per l’Infanzia Santa

Maria della Pieta’

RG7 Non si ripete la denominazione del campo che si

sta compilando

Chiede di partecipare alla

selezione n 26-2009

Oggetto: Chiede di

partecipare alla

selezione n. 26-2009

LE RACCOMANDAZIONI IN PILLOLE PER L'OGGETTO


RO1 L’oggetto si redige ricercando un equilibrio tra

analisi e sintesi

Chiede chiarimenti circa

l’art 4 del contratto di

collaborazione del 28

settembre 2007

Comunica che è in

pensione dal 1°

ottobre 2007 ed è

titolare di un

contratto di

collaborazione

coordinata e

continuativa, firmato

il 28 settembre 2007.

Chiede chiarimenti

circa l’art 4 del suo

contratto di

collaborazione

105




RO2 L’oggetto si redige scegliendo forme verbali e

lessici condivisi.

Si preferisce il verbo nella forma

diretta e attiva.

Eccezione: si preferisce la forma sostantivata del

verbo nelle registrazioni a repertorio

Chiede chiarimenti sulla

gara europea…

Bando di

concorso per n 1 posto…

Richiesta di

chiarimenti sulla

gara europea…

Bandisce un

concorso per n 1

posto…

RO3 L’oggetto si redige secondo i principi di univocità

e uniformità

Domanda di artecipazione

al concorso per la

copertura di n 1 posto di

assistente amministrativo,

categoria C, presso il

Settore Affari Generali

Domanda di

partecipazione

al concorso per la

copertura di n. 1

posto in categoria C

RO4 L’oggetto si redige individuando le parole chiave

che esprimono l’azione (o le azioni) descritte

dal documento, facendo riferimento a una lista

di termini utilizzabili

Ammissione alla scuola di

dottorato - Nomina

della commissione

giudicatrice

RO5 L’oggetto di un documento non si replica nella

risposta, né nei documenti successivi

Comunica l’accoglimento

dell’istanza di accesso ai

documenti amministrativi

Richiesta di accesso ai

documenti

amministrativi -

Risposta

RO6 La redazione dell’oggetto non si limita alla mera

trascrizione dell’oggetto presente nel documento

Comunica che Bianchi

Giovanni è assegnato al

settore Affari Generali dal

1° gennaio 2009

Comunicazione

assegnazione

RO7 L’oggetto del documento non replica l’oggetto del

fascicolo

Si aggiudica la procedura

aperta per l’affidamento

del servizio sostitutivo di

mensa reso a mezzo di

buoni pasto da erogare

ai dipendenti e si chiede

la documentazione

probatoria per l’esecuzione

dei controlli

Procedura aperta ai

sensi dell’art. 55 del

decreto legislativo

163-2006 per

l’affidamento del

servizio sostitutivo di

mensa reso a mezzo

di buoni pasto da

erogare ai dipendenti

RO8 L’oggetto si redige facendo attenzione alla forma

grafica dei nomi composti, riportando date,

scadenze, luoghi e orari

Inserimento delle

informazioni per le

immagini digitali nel

database

Inserimento

delle informazioni per

le immagini digitali

nel data base

RO9 I termini tecnici si utilizzano solo se necessari,

evitando neologismi

Chiede il pagamento del

canone di affitto relativo

al mese di giugno 2009

Richiesta di

quietanza del

corrispettivo della

locazione passiva

della mensilità in

corso

RO10 L’oggetto di un documento in lingua straniera si

riporta per esteso nella lingua originale seguito

dalla descrizione in lingua italiana

Application form for LLP-

Erasmus student - Presenta

la domanda per studente

di LLP-Erasmus

Modulo di domanda

per LLP – studente

Erasmus

106




RO11 L’oggetto di un documento si redige tenendo

conto delle disposizioni vigenti in materia di

protezione dei dati personali

Dichiara la cessazione del

diritto alle detrazioni

d’imposta per familiari a

decorrere dal 1° gennaio

2009

Dichiarazione relativa

alla cessazione del

diritto alle detrazioni

d’imposta per la

figlia Giovanna Verdi,

nata il 26 novembre

2007 a decorrere dal

1/1/09

RO12 L’oggetto non deve contenere riferimenti

normativi muti o richiami non espliciti

Accoglie la richiesta di

trasferimento del diritto di

reimpianto n 2898 del 17

novembre 2007

presentata dalla ditta

La Vigna

Regolamento (CEE) n.

1493-1999,

regolamento (CE) n.

1227/2000

trasferimento diritto

di reimpianto

RO13 I moduli istituzionali si descrivono per esteso Documento unico di

regolarità contributiva

- DURC

D.U.R.C.

RO14 Gli allegati non fanno parte del campo oggetto,

ma si contano e si descrive la loro tipologia in

campi separati

Trasmette copia della

lettera del 6 maggio 2005

contenente i nominativi

dei dipendenti che

utilizzano i videoterminali

e l’indicazione del tempo

di impiego.

[Allegati] 1 : copia della

lettera prot n 19419-2005

Trasmette copia

della lettera del 6

maggio 2005.

In allegato lettera

contenente i

nominativi dei

dipendenti che

utilizzano i

videoterminali e

l’indicazione del

tempo di impiego

RO15 Il punto fermo a fine frase risulta pleonastico Chiede di essere

assegnato alla Struttura

periferica di Napoli

Chiede di essere

assegnato alla

Struttura periferica di

Napoli.

LE RACCOMANDAZIONI IN PILLOLE PER IL CORRISPONDENTE


RC1 Le intestazioni anagrafiche devono essere formate

da elementi che identifichino il corrispondente

in modo univoco

Bianchi Luca

Bianchi Luca - Roma

Bianchi L.

RC2 Le descrizioni dei corrispondenti devono risultare

il più possibile normalizzate, così da non creare

anagrafiche multiple relative allo stesso

corrispondente. Ulteriori precisazioni per ciascun

corrispondente possono essere inserite in appositi

campi, come [firmatario], [indirizzato a], o

[alla cortese attenzione di]

Comune di Alessandria

[firmatario] Verdi Matteo -

Assessore alla cultura

Assessore alla

cultura del Comune di

Alessandria

RC3 Le denominazioni dei corrispondenti si descrivonoper

esteso, senza preposizioni, abbreviazioni o segni

di punteggiatura e riducendo per quanto possibile

l’uso delle lettere maiuscole

Comune di Parma-

Consiglio comunale

Ai componenti del

Consiglio comunale di

Parma

107




RC4 I nomi stranieri si riportano nella lingua originale

e, di norma, non si traducono

Zhang Yimou Zhāng Yìmóu

RC5 I nomi di persona fisica si indicano scrivendo

prima il cognome e poi il nome, senza segni di

separazione

Verdi Matteo Verdi M.

oppure

Verdi, Matteo

RC6 I nomi di persona fisica si indi cano senza

titoli di deferenza o qualificazione del nome

Rossi Matteo ch.mo prof.

Rossi Matteo

RC7 I nomi di struttura si descrivono con l’aggiunta

del relativo acronimo, delle virgolette e dei

numeri eventualmente compresi

Istituto nazionale della

previdenza sociale - INPS -

Sede di Salerno

INPS Salerno

RC8 L’anagrafica degli uffici e degli organi per l’ente

o l’istituto di appartenenza è costituita dalla

denominazione del contesto gerarchico di cui

fanno parte, seguita da quella dell’articolazione

funzionale

Università degli Studi di

Padova - Dipartimento

di ingegneria meccanica -

Consiglio

Consiglio del

Dipartimento di

ingegneria

meccanica

dell'Università degli

Studi di Padova

RC9 Alle amministrazioni centrali dello Stato e alle

regioni possono essere assegnate anagrafiche

multiple; ai comuni e alle province di norma è

assegnata una sola anagrafica

Ministero dell'istruzione,

dell'università e della

ricerca-MIUR- Direzione

generale per l'università, lo

studente e il diritto allo

studio universitario -

[firmatario]

Masia Antonello

– Direttore generale

Ufficio III

Ministero

dell'istruzione,

dell'università e della

ricerca - MIUR -

Dipartimento per

l'università, l'alta

formazione artistica,

musicale e coreutica

e per la ricerca -

Direzione generale

per l'università,

lo studente e il diritto

allo studio

universitario -

[firmatario]

Masia Antonello

– Direttore generale

Ufficio III

RC10 Se sono presenti più denominazioni relative alla

medesima struttura, si indica quella prevalente

Società “Dante Alighieri” “Dante Alighieri”

- Società letteraria

RC11 Se sono presenti più intestazioni o sigilli o ragioni sociali relativi a strutture diverse, si descrive quello

prevalente

RC12 Se un ente o associazione ha più sedi o più

sezioni, si descrive il nome della struttura

principale completo e per esteso con l’aggiunta

della denominazione della sede o della sezione

Associazione nazionale

archivistica italiana -

ANAI - Sezione Umbria

Sezione Umbria

dell’Associazione

nazionale archivistica

italiana

RC13 Se un documento è spedito a quattro o più

destinatari si descrive l’anagrafica completa del

primo con l’aggiunta delle parole “Altri - Elenco

allegato alla minuta” (se sono compresi nel

medesimo documento) oppure “Altri - Vedi

minuta”(se sono decritti in un file word o excel

associato al documento)

Primo destinatario:

Università Ca’ Foscari di

Venezia – Facoltà di

Economia [firmatario] –

Rizzi Dino –Preside

Altri destinatari: Altri –Elenco

allegato alla

minuta

108




RC14 Nei documenti a firma plurima si indica, di

norma, solo il primo firmatario leggibile e non

più di tre firmatari

Corrispondente e primo

firmatario: Maurommati

Eleni Altri firmatari:

[firmatario]o[Annotazioni]-

Maurommati Eleni ed altri

–Studenti del master

RC15 I documenti pervenuti con firma illeggibile, privi

di firma o con il mittente non identificato, si

descrivono, a seconda dei casi, con le parole

“Firma illeggibile”, “Firma mancante” o

“Non identificato”

Comune di Salerno

[firmatario]

Firma illeggibile - Dirigente

dell’Area urbanistica

RC16 L'anagrafica di un documento che non comprende alcun elemento utile alla identificazione del

mittente si descrive con la parola “Anonimo”

RC17 L’indirizzo postale si scrive in forma italiana,

inserendo i dati inerenti alla città, alla provincia

e al codice di avviamento postale

Piazza Giuseppe Mazzini,

23 - 27036 Mortara PV

p.za G. Mazzini,

n 23 - Mortara

(PAVIA), 27036

RC18 Le aggregazioni fra strutture si descrivono

riportando per esteso le denominazioni di

ciascuna struttura, seguite dall’eventuale

Acronimo

Istituto nazionale della

Previdenza sociale - INPS -

Istituto nazionale per

l’assicurazione contro gli

infortuni sul lavoro -

INAIL - Cassa

edile mutualità e

assistenza - CEMA - Cassa

edile della provincia di

Pistoia

INPS - INAIL -

CEMA - Cassa edile

di Pistoia (forma

accettata ma

sconsigliata)

RC19 Nei raggruppamenti temporanei di imprese si

registra la società capogruppo

Laut engineering srl

[firmatario] o nel campo

[annotazioni] In RTI in

qualità di capogruppo con

Energy engineering srl,

Studio di ingegneria e

di architetturadi Rossi,

Ponti Giorgio (mandanti)

RC20 Le sigle sindacali riunite si considerano come un

nuovo corrispondente rispetto agli stessi

soggetti non aggregati.

Per evitare ridondanze o prolissità, può essere

consentito, in accordo con il servizio archivistico,

di non sciogliere gli acronimi delle sigle sindacali

(confronta RG3)

Confederazione generale

italiana del lavoro -

CGIL - Confederazione

italiana sindacati dei

lavoratori - CISL -

Unione italiana

del lavoro - UIL

- [firmatario] Rossi Luca -

Responsabile della

segreteria unificata

RSU - FLC -

CGIL - CISL -

UIL – PA - UR

[firmatario]Rossi Luca

– Responsabile della

segreteria unificata

(forma accettata ma

sconsigliata)

RC21 Le strutture dipendenti da altre si descrivono

solo se significative

Comune di Rivoli

[firmatario]Verdi Giovanni

-Responsabile

della farmacia

109




RC22 Nei documenti in materia di contenzioso bisogna distinguere il vettore dall’autore del documento.

Il corrispondente di un documento giudiziario o stragiudiziale può essere l'autorità giudiziaria,

il legale di una delle parti in causa o il ricorrente/attore stesso.

Il vettore del documento non sempre coincide con il corrispondente.

RC23 Si devono evidenziare i riferimenti ai corrispondenti che utilizzano la posta elettronica, anche desumendo

i dati dalle informazioni di contesto o da quelli precedentemente dichiarati dal corrispondente

RC24 Si deve individuare il vero mittente e verificare l’uso improprio della carta intestata

110




Bibliografia

1) CNIPA, Proposta di schema per il Manuale di Gestione.

2) «Modello di Manuale di gestione del protocollo informatico -versione 2.0 del 31 dicembre 2011

- redatto dall’Azienda ULSS n. 16 di Padova».

3) Progetto AURORA - www.unipd.it/archivio/progetti/aurora.

4) AIPA, GEDOC 2, Linee guida alla realizzazione dei sistemi di protocollo informatico e gestione dei flussi

documentali nelle pubbliche amministrazioni, settembre 2000.

5) AIPA - GEDOC, Studio di prefattibilità sul sistema di gestione dei flussi di documenti, 24 febbraio 1997.

6) Scuola Superiore della Pubblica Amministrazione, La metodologia per la definizione di piani di

classificazione in ambiente digitale, a cura di E. Aga Rossi e M. Guercio, Roma, 2005.

7) M. GRANDI, G. LONGOBARDI, S. PIGLIAPOCO, M.P. GIOVANNINI, G. BUTTI, Il protocollo informatico

nella Pubblica Amministrazione, a cura di D. Piazza, Maggioli Editore, marzo 2003.

8) Università degli studi di Padova, Trieste e Bologna e Istituto Universitario di Architettura di

Venezia, Manuale di Gestione del protocollo informatico, versione 1.1 del 10 luglio 2001.

9) Regione Marche, Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione

dell’archivio dei Comuni – FDRM, Linee guida per la stesura del manuale di gestione per l’archivio dei

Comuni.

10) P. MARIOTTI, Le politiche di sicurezza delle informazioni, Università degli Studi di Siena, Facoltà di

Ingegneria, Dipartimento di Ingegneria delle Informazioni, Progetto Sicurnet.

11) M. GUERCIO, La gestione elettronica dei documenti e la tenuta degli archivi, Principi generali e

requisiti archivistici – La gestione integrata dei documenti nella pubblica Amministrazione.

12) G. PENZO DORIA, La linea dell’arco – Criteri di redazione di titolari di classificazione.

13) Provincia Bologna, Progetto DOCAREA, Modello di manuale di gestione dei documenti conforme al

DPCM 31 ottobre 2000, versione 0 rev. 3, luglio 2003.

14) Provincia Bologna, Progetto DOCAREA, Regolamento generale per gli archivi comunali, versione 0 –

rev. 1.

15) Comune di Fabriano (Provincia di Ancona), Manuale di gestione dei flussi documentali e del protocollo

informatico, versione 1.0 del 11-12-2003.

16) Comune di Fabriano (Provincia di Ancona), Allegati al Manuale di gestione dei flussi documentali e del

protocollo informatico, versione 1.0 del 11-12-2003.

17) Comune di Mirabello Sannitico (Provincia di Campobasso), Regolamento per la tenuta del

protocollo e dell’archivio - manuale per la gestione del protocollo informatico, 2004.

18) G. PERONDI, Manuale di gestione e conservazione dei documenti, Progetto Archivio-Protocollo

Camera di commercio di Lodi, versione 1.2 giugno 2003.

19) Regione Marche, Dipartimento Affari Istituzionali e generali, Scuola di Formazione del Personale

Regionale, Tecniche per la elaborazione di un modello organizzativo e archivistico idoneo alla gestione

informatica dei documenti e schema di riferimento per la elaborazione del manuale di gestione dei

documenti.

20) Ministero della salute, Manuale di gestione del protocollo informatico, bozza 15 luglio 2003.

21) Area Organizzativa Omogenea sede ACI, Manuale di gestione del protocollo informatico, versione a

cura del Servizio Patrimonio e della Direzione Sistemi Informativi.

111




22) Istituto Nazionale per il Commercio Estero, Manuale di gestione elettronica dei documenti,

versione 1.3 del 30 ottobre 2003, bozza.

23) Agenzia del Territorio, Manuale di gestione del protocollo, dei flussi documentali ed archivi-Bozza per

discussione versione light, a cura dalla Direzione Centrale O.S.I. - Ufficio Organizzazione, edizione

giugno 2003.

24) Comune di Cariati (Provincia di Cosenza), Regolamento per la tenuta del protocollo e dell’archivio

manuale per la gestione del protocollo informatico.

25) Comune di Castiglione Casentino (Provincia di Cosenza), Manuale di gestione del Protocollo

informatico, novembre 2003.

26) Distretto scolastico 53, Istituto Tecnico Industriale Statale “Augusto Righi” di Taranto, Manuale di

gestione del protocollo informatico.

27) Amministrazione Provinciale di Piacenza, Manuale di gestione dei documenti conforme al DPCM 31

ottobre 2000 – bozza, Piacenza 25.02.2002.

28) Comune di Giulianova Marche (Provincia di Macerata), Disposizioni per la gestione del protocollo

informatico.

29) Manuale di Gestione del protocollo informatico della Comunità Montana del Catriae Nerone.

30) L. RICCIOTTI, Protocollo Informatico e Gestione dei Flussi documentali - Manuale di gestione, versione

1.0, Comune di Macerata.

31) Manuale di gestione del protocollo informatico della Camera di commercio industria artigianato e

agricoltura di Torino, versione 1.0 del 31 ottobre 2003.

32) S. CAMPAGNA, Manuale di Gestione del Protocollo Informatico dei Flussi documentali e degli Archivi,

Camera di Commercio Industria Artigianato e Agricoltura di Prato, versione 1.0 del 31-12-2003.

33) Camera di Commercio Industria Artigianato e Agricoltura di Alessandria, Manuale di gestione del

protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, versione 1.0 del 22-12-2003.

34) Comune di Agevola (Provincia di Napoli), Manuale di Gestione Protocollo Informatico.

35) Comune di Argenta (Provincia di Ferrara), Settore Segreteria Affari Generali Sviluppo Economico -

U.O.C. Protocollo, Manuale di gestione del protocollo.

36) Comune di Cavarzere (Provincia di Venezia), Manuale di gestione dei documenti del Comune di

Cavarzere.

37) Comune di Chiavari (Provincia di Genova), Manuale di gestione del Protocollo, dei flussi documentali e

degli archivi.

38) Comune di Colorno (Provincia di Parma), Manuale di gestione del Protocollo e dei flussi documentali.

39) Comune di Breda di Piave (Provincia di Treviso), Manuale di gestione del Protocollo informatico e del

servizio archivistico comunale, 30-12-2003.

40) Comune di Foligno (Provincia di Ancona), Manuale di gestione ed archiviazione dei documenti del

Comune di Foligno.

41) R. GRAZIANI, Manuale di gestione dei documenti, Comune di Gallio (Provincia di Vicenza), 21-11-2003.

42) Comune di Modena, Regolamento generale del Servizio Archivio del Comune di Modena.

43) Comune di Momo (Provincia di Novara ), Manuale di gestione del Protocollo.

44) Comune di Montagnana (Provincia di Padova), Manuale di gestione del Protocollo – Archivio.

45) Comune di Montecatini Terme (Provincia di Pistoia), Regolamento per la tenuta del Protocollo

Generale, l’organizzazione e la gestione dell’Archivio Storico, Corrente e di Deposito, 28-03-02.

112




46) Comune di Omegna (Provincia di Verbania), Manuale di gestione del protocollo informatico, 31-10-

2000.

47) Comune di Ostellato (Provincia di Ferrara), Manuale di gestione dei documenti.

48) Comune di Ninnai (Provincia di Cagliari), Regolamento per la gestione del protocollo informatico e dei

flussi documentali, 30-09-2002.

49) Comune di Terricola (Provincia di Pisa), Manuale di gestione del protocollo informatico e dei flussi

documentali e degli archivi, a cura del gruppo di lavoro Rete Archivistica Provinciale di Pisa, dicembre

2003.

50) Comune di Imperia, Settore Informatica e Servizi Demografici, Manuale di gestione del Protocollo

informatico.

51) Comune di Perugia, Manuale di gestione del Protocollo informatico.

52) Comune di Viareggio (Provincia di Lucca), Servizio Organizzazione del Personale e Servizi Informativi,

Regolamento per la gestione del protocollo informatico e dei flussi documentali del Comune di

Viareggio.

53) Comune di Baceno (Provincia di Verbania), Protocollo informatico – manuale di gestione.

54) Comune di Cumiana (Provincia di Torino), Protocollo informatico – manuale di gestione e

conservazione dei documenti, 18-03-2004.

55) Comune di Novate Milanese (Provincia di Milano), Regolamento per la gestione del protocollo e

dell’archivio, 28-11-2000.

56) Comunità Montana dell’Appennino Faentino (Provincia di Ravenna), Manuale di gestione del

protocollo, dei flussi documentale e degli archivi.

57) Comune di Civitanova Marche (Provincia di Macerata), Disposizioni per la gestione del protocollo

informatico.

58) Provincia di Macerata, Manuale di gestione del flussi documentali e del protocollo informatico,

versione 1.0.

59) Comune di Pisa, Regolamento per la gestione, tenuta e tutela dei documenti amministrativi.

60) RUPAR Puglia, Guida al protocollo informatico.

61) Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei

Comuni, Linee guida per la stesura del manuale di gestione per l’archivio dei Comuni.

62) Linee guida per la conservazione e lo scarto della documentazione conservata presso le istituzioni

scolastiche della provincia autonoma di Trento.

63) Provincia Caserta, Manuale di gestione del Protocollo Informatico ASL CE/2 di Aversa.

64) Azienda Ospedaliera di Parma, Manuale di gestione del protocollo informatico, Parma.

65) Azienda Ospedale Università San Martino di Genova, Manuale di gestione del Protocollo

Informatico, Genova.

66) Istituto Giannina Gaslini, Ospedale Pediatrico, Manuale di gestione, versione 1.0, Genova, 16-12-03.

67) Manuale di gestione del Protocollo informatico dell’Università degli Studi di Trieste, Trieste.

68) Università degli Studi del Sannio, Manuale di gestione del protocollo informatico.

69) F. TROMBONE, Informatizzazione del Protocollo e dei Flussi documentali, Università degli Studi di

Napoli, Napoli.

70) Università degli Studi di Pavia, Manuale di gestione del protocollo informatico, Pavia, 23-07-2003.

71) Regolamento per la gestione, tenuta e tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all’archivio

storico per l’Amministrazione Centrale dell’Università Ca’ Foscari di Venezia, Venezia.

113




72) UNIONCAMERE, Comitato tecnico scientifico per gli archivi delle Camere di Commercio,

Sottocommissione per la revisione delTtitolario d’archivi, Titolario di classificazione dei documenti

d’archivio delle Camere di Commercio, dicembre 2000.

73) Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei

Comuni, Piano di classificazione (Titolario) per gli archivi dei Comuni italiani.

74) Camera di Commercio Industria Artigianato e Agricoltura Prato, Massimario di selezione - Manuale di

gestione del protocollo informatico.

75) Soprintendenza Archivistica per la Toscana, Massimario di scarto per i comuni – 2002.

76) S. GUIATI, Massimario di selezione e conservazione della provincia di Pisa, Pisa.

77) Province dell’Emilia Romagna, Bozza di modello diTtitolario per le province.

78) Provincia di Cosenza, Titolario di classificazione degli atti.

79) Istituto Zooprofilattico Sperimentale della Lombardia e dell’Emilia Romagna, Proposta di titolario di

classificazione degli atti Progetto Archivio - Protocollo.

80) Gruppo di lavoro Direzione generale per gli Archivi del Ministero per i beni e le attività culturali e della

ASL “Salerno 2”, Titolario di classificazione per gli archivi delle AA.SS.LL. e le AA.OO.

81) Università e Amministrazione centrale, Titolario di classificazione per l’Amministrazione centrale.

82) “Regolamento del sistema archivistico di ateneo” in Bollettino ufficiale UNI-FI, anno II - N. 5 - Maggio

2003.

83) Università degli Studi di Padova, Titolario di classificazione per le strutture didattiche, di ricerca e di

servizio previste dallo statuto.

84) Università degli studi di Trieste, Titolario di classificazione per l’Amministrazione centrale 25-10-2000.

85) Progetto DOCAREA, Modello di Titolario per le province, versione 0, rev.1, dicembre 2003.

manuale di gestione del protocollo informatico, … · 2013-07-15 · di gestione del protocollo...

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