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Integrazione del Protocollo Informatico Specifiche per l'integrazione dei software Globo con prodotti di protocollo informatico

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Integrazione del

Protocollo Informatico

Specifiche per l'integrazione dei

software Globo con prodotti di

protocollo informatico

Per conto di: Globo srl

Marco Deligios Marco Deligios 9/7/2014 11

Redatto Verificato e autorizzato Data d’emissione Revisione

I_Prodotti Protocollo Pagina 1 di 24 Commessa Protocollo


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SOMMARIO

0 STORIA DELLE REVISIONI 5

1 SCOPO E CAMPO D’APPLICAZIONE 6 1.1 Scopo 6

2 RIFERIMENTI NORMATIVI 6

3 TERMINI E DEFINIZIONI 6 3.1 Messaggio protocollato 6 3.2 Messaggio di ritorno 7 3.3 Casella di posta elettronica istituzionale 7 3.4 Segnatura informatica 7 3.5 Fascicolo informatico 7 3.6 Area organizzativa omogenea (AOO) 7 3.7 Unità organizzativa (UO) 7 3.8 Prodotto di Protocollo informatico (PdP) 7

4 PRINCIPI GENERALI 7 4.1 Gestione dei riferimenti esterni 8 4.1.1 Ricezione di messaggi contenenti riferimenti esterni 8 4.1.2 Invio di messaggi contenenti riferimenti esterni 8 4.1.3 Accettazione di messaggi contenenti riferimenti esterni 8 4.2 Messaggi di ritorno 8 4.2.1 Messaggio di conferma di ricezione 9 4.2.2 Messaggio di notifica di eccezione 9 4.2.3 Messaggio di aggiornamento di conferma 9 4.2.4 Messaggio di annullamento protocollazione 9 4.3 Integrazione con sistemi di posta elettronica 9 4.4 Fascicolo informatico 9

5 PROCESSO DI SCAMBIO DI MESSAGGI PROTOCOLLATI TRA AOO 10 5.1 Processo di scambio 10 5.1.1 Il PdP dell’AOO mittente 10 5.1.2 Il sistema di trasporto 10 5.1.3 Il PdP dell’AOO ricevente 10

6 INTEGRAZIONE TRA SPORTELLO TELEMATICO E PROTOCOLLO INFORMATICO 12 6.1 Principi generali 12 6.2 Trasmissione via posta elettronica 12 6.3 Trasmissione via cooperazione applicativa 13 6.4 Trasmissione via Web Service 13

7 INTEGRAZIONE TRA PROTOCOLLO INFORMATICO E SOLO1 13 7.1 Gestione dei messaggi protocollati in ingresso 13 7.1.1 Lista dei messaggi protocollati in ingresso 14 7.1.2 Creazione fascicolo 14 7.1.3 Fascicolazione di un messaggio 14 7.2 Consultazione del fascicolo informatico 14 7.2.1 Contenuto del fascicolo 14 7.3 Funzioni generali 14 7.3.1 Contenuto del messaggio 14 7.3.2 Scarica documento 14 7.4 Gestione della documentazione in uscita 15


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7.4.1 Predisposizione di un messaggio in uscita 15 7.4.2 Invio di un messaggio 15 7.5 Aggiornamento dello stato d’avanzamento del procedimento 16 7.5.1 Aggiornamento di stato 16 7.6 Quadro riepilogativo 18

8 CASI D’USO 19 8.1 Solo1 19 8.1.1 Avvio di una nuova istanza da documento non fascicolato 19 8.1.2 Avvio di una nuova istanza da documento fascicolato 19 8.1.3 Assegnazione di un documento non fascicolato ad un'istanza esistente 19 8.1.4 Assegnazione di un documento fascicolato ad un'istanza esistente 20 8.1.5 Modifica di un'istanza 20

9 SICUREZZA 21

10 NOTE 22


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0 STORIA DELLE REVISIONI

Rev. Data Redatto Descrizione 0 29/3/2012 Marco Vallino Prima versione

1 9/9/2012 Marco Vallino Aggiunta specifiche di interazione Solo1-protocollo

2 4/10/2012 Marco Vallino Modificata la gestione del cambio di stato

3 5/2/2013 Marco Vallino Aggiornamento per introduzione utente ed estensione

funzionalità per cambio stato protocollo

4 16/4/2013 Marco Vallino Inserimento dettaglio chiamate e struttura segnatura

5 25/7/2013 Marco Vallino Aggiunta destinatario per conoscenza, dettaglio dati

destinatario con codice fiscale come chiave,

rimozione file temporanei di protocollo in uscita

7 19/1/2014 Marco Deligios Revisione generale della logica applicativa,

recepimento della circolare 60/2013 e delle nuove

regole tecniche, introduzione dell’integrazione tra

sportello telematico e protocollo Introdotta la

descrizione del processo di scambio dei messaggi.

8 18/2/2014 Marco Deligios Dettaglio delle funzioni di integrazione, recepimento

della discussione con CEDAF, inserimento della tabella

di riepilogo delle funzioni, inserimento dei casi d’uso

Solo1.

9 28/5/2014 Marco Deligios Modifiche al capitolo 6:

introdotta la non obbligatorietà del

CodiceAmministrazione nella segnatura del

cittadino mittente.

Introdotto il riferimento al WSDL della circolare

60 nell’integrazione tramite cooperazione

applicativa e Web Services.

10 10/06/2014 Marco Deligios Modifiche al capitolo 6:

Introdotto il paragrafo principi generali

Chiarita la necessità che l’oggetto trasmesso

sia un messaggio protocollato.

Definite le tre modalità di trasmissione del

documento protocollato.

Esplicitate le funzioni di accettazione di messaggi da

parte del PdP nel Quadro riepilogativo

11 9/7/2014 Marco Deligios Modifiche a seguito incontro con provincia di Foggia:

Nel capitolo 7 sostituito il termine “documento

protocollato” con “messaggio protocollato” (che può

essere composto da un documento primario e

allegati)


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1 SCOPO E CAMPO D’APPLICAZIONE

1.1 Scopo

Scopo del documento è definire le modalità d’integrazione tra il software Globo

Sportello Telematico e un generico Prodotto di Protocollo informatico e tra questo e il

software Globo Solo1.

L’integrazione tra il software Globo Sportello Telematico e il Prodotto di Protocollo

informatico deve garantire l’efficiente protocollazione dei messaggi inviati dallo Sportello

Telematico ed il loro inserimento all’interno del sistema documentale dell’AOO

destinataria

L’integrazione tra il Prodotto di Protocollo informatico e il software Globo Solo1 deve

garantire la correlazione tra i messaggi protocollati e il relativo procedimento, l’accesso al

sistema documentale dell’AOO per la consultazione dei documenti relativi a un

procedimento, l’invio di messaggi protocollati direttamente dall’interfaccia del software

Globo Solo1, l’invio di informazioni relative allo stato d’avanzamento del procedimento al

mittente dell’istanza.

2 RIFERIMENTI NORMATIVI

[RN1] Circolare AGID 23/01/2013 n.60 Formato e definizioni dei tipi di informazioni minime

ed accessorie associate ai messaggi scambiati tra le pubbliche amministrazioni

[RN2] Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 Regole tecniche

protocollo informatico

[RN3] CNIPA, Quaderno 21 Manuale di gestione del protocollo informatico

[RN4] Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell’amministrazione digitale

[RN5] Decreto del Ministro per l'innovazione e le tecnologie 2 novembre 2005 Regole

tecniche del servizio di trasmissione di documenti informatici mediante posta

elettronica certificata

[RN6] Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 Testo unico delle

disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione

amministrativa

3 TERMINI E DEFINIZIONI

3.1 Messaggio protocollato

Una struttura informatica contenente in generale diverse componenti (un documento

informatico primario, un numero qualsiasi di documenti informatici allegati, una segnatura

informatica) per cui esiste una corrispondente registrazione di protocollo.[RN1]

http://www.indicenormativa.it/norma/urn:nir:agenzia.italia.digitale:circolare:2013-01-23;60

http://www.indicenormativa.it/norma/urn:nir:agenzia.italia.digitale:circolare:2013-01-23;60

http://www.indicenormativa.it/norma/urn%3Anir%3Astato%3Adecreto%3A2013-12-03

http://www.indicenormativa.it/norma/urn%3Anir%3Astato%3Adecreto%3A2013-12-03

http://www.digitpa.gov.it/sites/default/files/Quaderno_n_21b.pdf

http://www.indicenormativa.it/norma/urn%3Anir%3Astato%3Adecreto.legislativo%3A2005-03-07%3B82

http://www.agid.gov.it/sites/default/files/leggi_decreti_direttive/dm_2-nov-2005.pdf



http://www.indicenormativa.it/norma/urn%3Anir%3Apresidente.repubblica%3Adecreto%3A2000-12-28%3B445




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3.2 Messaggio di ritorno

Particolare struttura informatica contenente la ricevuta applicativa in forma di

documento XML elaborata da un sistema informatico ricevente che ha preso in carico il

messaggio telematico trasmesso da un sistema informatico mittente.[RN1]

3.3 Casella di posta elettronica istituzionale

Casella di posta elettronica attraverso la quale vengono inviati e ricevuti i messaggi

protocollati. Le caselle di posta elettronica istituzionale, definite da ciascuna

Amministrazione, sono pubblicate sull’IPA (Indice delle Pubbliche Amministrazioni) e

dichiarate nel Manuale di Gestione.[RN1]

3.4 Segnatura informatica

L’insieme delle informazioni che compongono la segnatura di protocollo sotto forma

di documento XML da includere in un messaggio protocollato.[RN1]

3.5 Fascicolo informatico

Raccolta, individuata con identificativo univoco, di atti, documenti e dati informatici,

da chiunque formati, del procedimento amministrativo, nell’ambito della pubblica

amministrazione. Per i soggetti privati è da considerarsi fascicolo informatico ogni

aggregazione documentale, comunque formata, funzionale all’erogazione di uno

specifico servizio o prestazione.[RN2]

3.6 Area organizzativa omogenea (AOO)

Un insieme di funzioni e di strutture, individuate dalla amministrazione, che opera su

tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in

modo unitario e coordinato ai sensi dell’articolo 50, comma 4, del D.P.R. 28 dicembre

2000, n. 445.[RN2]

3.7 Unità organizzativa (UO)

Una unità organizzativa associata ad una AOO è un utente dei servizi messi a

disposizione dalla AOO stessa. Una AOO offre, in particolare, il servizio di protocollazione

dei documenti in entrata ed in uscita che avviene utilizzando una unica sequenza

numerica, rinnovata ad ogni anno solare, propria all’area stessa.[RN2]

3.8 Prodotto di Protocollo informatico (PdP)

L’applicativo sviluppato o acquisito dall’amministrazione/AOO per implementare il

servizio di protocollo informatico.[RN3]

4 PRINCIPI GENERALI

L’integrazione tra Sportello Telematico e PdP e tra PdP e Solo1 si fonda sul rispetto di

alcuni principi generali. Il rispetto di tali principi deve essere verificato con

l’amministrazione e con il fornitore del PdP prima di avviare le attività di integrazione.


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4.1 Gestione dei riferimenti esterni

Il trattamento di istanze che prevedono la trasmissione di documenti di grandi

dimensioni rende molto problematica la loro trasmissione quali allegati di un messaggio di

Posta Elettronica Certificata, sia per i limiti alle dimensioni della casella frequentemente

imposti dal gestore, sia per il moltiplicarsi di copie degli allegati connesse alla generazione

delle ricevute di accettazione e di avvenuta (o non avvenuta) consegna.

La circolare 60[RN1] prevede la possibilità di protocollare e trasmettere messaggi

contenenti riferimenti esterni1, vale a dire a file che non sono fisicamente allegati al

messaggio che possano essere scaricati da un repository condiviso accessibile tramite un

uniform resource identifier.

Per minimizzare i problemi relativi alla proliferazione di copie degli allegati ai messaggi

di PEC, si raccomanda di configurare il sistema di gestione della PEC perché restituisca la

ricevuta breve di avvenuta consegna, così come previsto dalle Regole tecniche della

PEC[RN5].

4.1.1 Ricezione di messaggi contenenti riferimenti esterni

Il PdP deve consentire la ricezione di messaggi contenenti riferimenti esterni, al

momento della protocollazione deve recuperare il file dalla collocazione telematica,

calcolarne l’impronta e compararla con quella presente nella segnatura.

Nel caso di mancata corrispondenza tra le due impronte il PdP non deve consentire la

protocollazione del messaggio e deve generare il messaggio di Notifica di eccezione2

previsto dalla circolare 60[RN1].

4.1.2 Invio di messaggi contenenti riferimenti esterni

Il PdP deve consentire l’invio di messaggi contenenti riferimenti esterni, al momento

della protocollazione deve collocare il file in una collocazione telematica accessibile dal

PdP dell’Amministrazione destinataria, calcolarne l’impronta e inserire i riferimenti esterni

nel file di segnatura allegato al messaggio come previsto dalla circolare 60[RN1].

4.1.3 Accettazione di messaggi contenenti riferimenti esterni

All’attivazione dell’integrazione è bene accertarsi che l’Amministrazione sia

consapevole della scelta di accettare messaggi contenenti riferimenti a messaggi esterni

e che tale scelta sia riportata nel manuale di gestione3 così come previsto dalla circolare

60[RN1]. È inoltre opportuno segnalare che si intende adottare tale modalità di invio alle

Amministrazioni destinatarie di messaggi in uscita.

4.2 Messaggi di ritorno

Il PdP deve prevedere l’invio automatico dei messaggi di ritorno4 descritti nella

circolare 60[RN1].

A tale proposito è opportuno tenere conto che lo Sportello telematico è uno

strumento di supporto alla predisposizione delle istanze messo a disposizione di cittadini,

professionisti e imprese. Pertanto, indipendentemente dalla modalità di comunicazione

adottata per la trasmissione delle istanze dallo sportello telematico all’AOO destinataria

dell’istanza, tutte le comunicazioni previste dalla normativa devono essere inviate

all’AOO mittente dell’istanza il cui indirizzo è riportato nel file di segnatura.


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4.2.1 Messaggio di conferma di ricezione

Indipendentemente dalla modalità di invio, lo sportello telematico include nella

segnatura del messaggio inviato all’AOO destinataria dell’istanza la richiesta di conferma

di ricezione5 come previsto dalla circolare 60[RN1]. La richiesta di conferma di ricezione è determinata inserendo l’attributo ConfermaRicezione nell’elemento Destinazione della

segnatura di protocollo.

La conferma di ricezione deve essere inviata all’utente dello sportello telematico

mittente dell’istanza come previsto dalla circolare 60[RN1].

I dati relativi alla consegna6 rilasciati dal sistema di posta certificata sono archiviati

dallo sportello telematico, come previsto dalle Regole tecniche[RN2]. Lo sportello

telematico le mette a disposizione dell’utente titolare dell’istanza attraverso la propria

interfaccia utente.

4.2.2 Messaggio di notifica di eccezione

Eventuali anomalie nella ricezione del messaggio devono essere inviate all’utente

dello sportello telematico mittente dell’istanza7 come previsto dalla circolare 60[RN1].

4.2.3 Messaggio di aggiornamento di conferma

Lo sportello telematico attualmente non inserisce la richiesta di aggiornamenti di

conferma. Eventuali aggiornamenti di conferma devono essere inviati all’utente dello

sportello telematico mittente dell’istanza8 come previsto dalla circolare 60[RN1].

4.2.4 Messaggio di annullamento protocollazione

Eventuali messaggi relativi all’annullamento della protocollazione devono essere

inviate all’utente dello sportello telematico mittente dell’istanza9 come previsto dalla

circolare 60[RN1].

4.3 Integrazione con sistemi di posta elettronica

Il PdP deve consentire l’invio e la ricezione di messaggi di posta elettronica ordinaria e

di posta elettronica certificata10 come previsto dalla circolare 60[RN1]. L’invio di messaggi di

posta elettronica protocollati deve quindi avvenire tramite le funzioni del PdP.

4.4 Fascicolo informatico

L’integrazione tra il sistema di gestione dei procedimenti Solo1 e il PdP si fonda sulla

corrispondenza rigorosamente biunivoca tra il procedimento (o l’affare) e il relativo

fascicolo informatico prevista dall’articolo 41, comma 211 del CAD[RN4]. È quindi

estremamente importante che l’organizzazione adotti regole rigorose per la

fascicolazione dei documenti in entrata e in uscita.

Il fascicolo informatico deve essere consultabile attraverso funzioni di interoperabilità,

come previsto dall’articolo 41, comma 2bis12 del CAD[RN4].

Il processo di assegnazione dei fascicoli deve essere descritto nel manuale di gestione

del protocollo informatico come previsto all’articolo 513, comma 2 i punti g e h delle

regole tecniche sul protocollo informatico[RN2].

I requisiti del sistema dei gestione dei flussi documentali relativi alla fascicolazione sono

anche specificati dall’articolo 6514 del TU sulla documentazione amministrativa[RN6]


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5 PROCESSO DI SCAMBIO DI MESSAGGI PROTOCOLLATI TRA AOO

5.1 Processo di scambio

Il processo di scambio di messaggi protocollati tra AOO è descritto puntualmente al

capitolo 4 della circolare 60[RN1] vengono qui ripresi i punti salienti integrandoli con alcune

puntualizzazioni.

5.1.1 Il PdP dell’AOO mittente

Predispone un messaggio protocollato in uscita che include:

a) un documento informatico primario;

b) un numero qualsiasi di documenti informatici allegati;

c) una segnatura informatica.

Se nel messaggio sono presenti riferimenti a documenti non contenuti nella struttura

che codifica il messaggio (riferimenti esterni) il sistema informatico li collocherà nel

repository condiviso con il PdP dell’AOO ricevente.

Se necessario nella segnatura informatica saranno inserite le richieste per i seguenti

messaggi di ritorno:

a) messaggio di conferma di ricezione

b) messaggio di aggiornamento di conferma.

5.1.2 Il sistema di trasporto

Acquisisce automaticamente il messaggio protocollato in uscita dall’AOO m ittente e

lo recapita, secondo le modalità di trasmissione scelte dalla AOO mittente, all’AOO

ricevente. La trasmissione può avvenire in una di queste tre modalità:

1. posta elettronica

2. posta elettronica certificata

3. cooperazione applicativa mediante porta di dominio

5.1.3 Il PdP dell’AOO ricevente

1. Ricostruisce la struttura di documenti di che compongono il messaggio scaricando

dal repository condiviso eventuali documenti non contenuti nella struttura che

codifica il messaggio (riferimenti esterni).

2. Esegue i controlli di correttezza formale sul messaggio e di conformità alle

specifiche

3. Se il messaggio supera i controlli esegue la registrazione di protocollo ed invia in

automatico un messaggio di conferma di ricezione, qualora richiesto dalla AOO

mittente.

4. Se il messaggio non supera i controlli invia in automatico un messaggio di notifica di

eccezione, contenente la descrizione delle anomalie riscontrate

5. Inserisce i documenti nel sistema di gestione documentale dell’AOO ricevente

6. crea ed invia in automatico un messaggio di aggiornamento in risposta al verificarsi

di determinati eventi riguardanti il trattamento presso la AOO ricevente (per

esempio, l'attivazione di un procedimento), qualora ciò sia richiesto dalla AOO

mittente;

7. crea ed invia in automatico un messaggio di comunicazione dell’annullamento

alla AOO mittente, in caso di eventuale annullamento, a posteriori, della

protocollazione;


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6 INTEGRAZIONE TRA SPORTELLO TELEMATICO E PROTOCOLLO INFORMATICO

6.1 Principi generali

L’integrazione tra Sportello Telematico e PdP avviene attraverso la trasmissione di un

messaggio protocollato che ha come AOO mittente il cittadino e come AOO destinataria

l’Ente.

I contenuti del messaggio protocollato sono necessariamente quelli definiti dalla

circolare 60[RN1]:

a) un documento informatico primario;

b) un numero qualsiasi di documenti informatici allegati;

c) una segnatura informatica.

La struttura della segnatura di cui alla circolare 60[RN1] è stata adottata anche per

cittadini, professionisti e imprese, come previsto dall’articolo 1 della circolare 60[RN1].

Così come previsto nelle regole aggiuntive15 dell’elemento Amministrazione descritto

nella circolare 60[RN1], nell’elemento Amministrazione inserito nell’elemento Mittente non

viene inserito il CodiceAmministrazione (non essendo peraltro i soggetti mittenti inseriti

nell’Indice delle amministrazioni di cui all’articolo 11 delle Regole tecniche per il

protocollo informatico[RN2]).

Nell’elemento Destinazione della segnatura di protocollo è inserito l’attributo

ConfermaRicezione che indica la richiesta di invio di una conferma di ricezione da parte

dell’AOO destinataria.

La trasmissione del messaggio protocollato può avvenire attraverso tre diversi canali di

trasporto:

1. Posta elettronica;

2. Cooperazione applicativa;

3. Web Services.

6.2 Trasmissione via posta elettronica

La forma più semplice di trasmissione del messaggio è quella mediante posta

elettronica, come previsto dall’articolo 1616 delle Regole tecniche.

In questo caso lo Sportello Telematico predispone un messaggio di Posta Elettronica

certificata con il relativo file di segnatura e lo spedisce alla casella istituzionale dell’AOO

utilizzando una propria casella PEC. Si ponga attenzione al fatto che non essendo

utilizzata la PEC del cittadino tutti i messaggi provenienti dallo Sportello Telematico

provengono dalla stessa casella PEC e che i dati del mittente devono essere quindi

ottenuti dalla segnatura.

La completezza delle informazioni contenute nella segnatura consente all’AOO

destinataria di attivare la protocollazione automatica dei messaggi provenienti dallo

sportello telematico.

La trasmissione del messaggio di conferma ricezione, contenente i dati di

protocollazione, e di tutti gli eventuali ulteriori messaggi di ritorno è a carico del PdP.


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6.3 Trasmissione via cooperazione applicativa

La trasmissione del messaggio può anche avvenire attraverso la cooperazione

applicativa, come previsto dall’articolo 1717 delle Regole tecniche.

In tal caso lo Sportello Telematico trasmette i documenti secondo le specifiche

previste per il WSDL generico servizio di registrazione di protocollo descritto nell’allegato 1

della Circolare 60[RN1].

In particolare la comunicazione avverrà attraverso i servizi ProtocolloService e

ProtocolloRicezioneEsitiService così come descritti nel file WSDL.

6.4 Trasmissione via Web Service

La trasmissione dei messaggi utilizzando Web Service in ambiente Internet non

garantisce il rispetto della normativa ed è pertanto deprecata.

Qualora si decida di adottare comunque tale soluzione, sarebbe opportuno che il PdP

esponesse i servizi previsti per il WSDL generico servizio di registrazione di protocollo

descritto nell’allegato 1 della Circolare 60[RN1]. In particolare la comunicazione tra Sportello telematico e PdP dovrebbe avvenire attraverso i servizi ProtocolloService e

ProtocolloRicezioneEsitiService così come descritti nel file WSDL.

Nel caso il PdP esponga Web Services diversi da quelli previsti dalla Circolare 60 [RN1] è

necessario assicurarsi preventivamente che tali Web Services siano in grado di ricevere

tutte le informazioni contenute da un messaggio protocollato.

Per certificare le comunicazioni intercorse tra Sportello Telematico e PdP è opportuno

che l’interfaccia Web Service del PdP restituisca la segnatura di protocollo prevista dalla

normativa firmata digitalmente. In assenza di tale documento non è infatti possibile

provare che la documentazione inviata dallo Sportello Telematico è quella

effettivamente archiviata nel sistema documentale dell’AOO.

7 INTEGRAZIONE TRA PROTOCOLLO INFORMATICO E SOLO1

L’integrazione tra PdP e Solo1 richiede che siano rese disponibili dal PdP le funzioni

necessarie a svolgere le attività descritte nei prossimi paragrafi:

7.1 Gestione dei messaggi protocollati in ingresso

Un esempio del processo di assegnazione dei fascicoli è riportato al paragrafo 9.3.4

del Quaderno 21[RN3]:

Quando un nuovo documento viene recapitato all’amministrazione, l’UOR abilitato

all’operazione di fascicolazione stabilisce, con l’ausilio delle funzioni di ricerca del sistema

di protocollo informatizzato, se il documento stesso debba essere ricollegato ad un affare

o procedimento in corso, e pertanto debba essere inserito in un fascicolo già esistente,

oppure se il documento si riferisce a un nuovo affare o procedimento per cui è necessario

aprire un nuovo fascicolo.

A seconda delle ipotesi, si procede come segue:

Se il documento si ricollega ad un affare o procedimento in corso, l’addetto:

• seleziona il relativo fascicolo;

• collega la registrazione di protocollo del documento al fascicolo selezionato;

• invia il documento all’UOR cui è assegnata la pratica. (Se si tratta di un documento su

supporto cartaceo, assicura l’inserimento fisico dello stesso nel relativo fascicolo).

Se il documento dà avvio ad un nuovo fascicolo, il soggetto preposto:


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• esegue l’operazione di apertura del fascicolo;

• collega la registrazione di protocollo del documento al nuovo fascicolo aperto;

• assegna il documento ad un istruttore su indicazione del responsabile del

procedimento;

• invia il documento con il relativo fascicolo al dipendente che dovrà istruire la pratica

per competenza.

Sulla base delle considerazioni svolte, il PdP deve rendere disponibili interfacce

software che consentano di svolgere le seguenti funzioni:

7.1.1 Lista dei messaggi protocollati in ingresso

Consente di ottenere una lista dei messaggi protocollati in ingresso destinati a una

specifica UOR. Per minimizzare il traffico generato dalle richieste la funzione deve

consentire di filtrare i risultati della richiesta secondo i seguenti criteri:

a) per UOR

b) per intervallo di data

c) per fascicolati/non fascicolati

La lista deve contenere almeno le seguenti informazioni:

Numero e data protocollo

Fascicolo (può essere vuoto o pieno se qualcuno ha fascicolato prima)

UOR

Oggetto

Mittente

7.1.2 Creazione fascicolo

Consente di creare un nuovo fascicolo di protocollo.

7.1.3 Fascicolazione di un messaggio

Consente di assegnare il messaggio protocollato a un fascicolo esistente.

7.2 Consultazione del fascicolo informatico

Il PdP deve rendere disponibili interfacce software che consentano di svolgere le

seguenti funzioni:

7.2.1 Contenuto del fascicolo

Consente di ottenere una struttura che descrive l’organizzazione del fascicolo, degli

eventuali sotto-fascicoli e l’elenco dei messaggi protocollati in essi contenuti distinguendo

tra protocolli in entrata, protocolli in uscita, protocolli interni.

7.3 Funzioni generali

7.3.1 Contenuto del messaggio

Consente di ottenere una struttura che contiene tutti i documenti dei quali si compone

il messaggio protocollato

7.3.2 Scarica documento

Consente di scaricare un singolo documento dal PdP


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7.4 Gestione della documentazione in uscita

Il PdP è concettualmente l’ufficio postale attraverso il quale transita la

documentazione in uscita dall’amministrazione. Il processo di trasmissione di un

messaggio è riportato al capitolo 4 della circolare 60[RN1]:

Il processo di trasmissione di un messaggio tra due AOO si svolge secondo il seguente

schema di base:

a) l’AOO mittente esegue la verifica amministrativa della validità del/i documento/i

informatico/i da trasmettere;

b) presso il sistema informatico dell’AOO mittente viene formato un messaggio

protocollato in uscita che includerà almeno un documento corrispondente al

documento primario, eventualmente coincidente con il messaggio stesso, e la

segnatura informatica;

c) il sistema informatico dell’AOO mittente trasmette in automatico il messaggio

protocollato in uscita mediante posta elettronica e/o posta elettronica certificata

oppure mediante cooperazione applicativa;

d) […]


seguenti funzioni:

7.4.1 Predisposizione di un messaggio in uscita

Consente di fornire tutte le informazioni necessarie alla composizione del messaggio in

uscita:

a) almeno un documento primario (eventualmente coincidente con il messaggio

stesso)

b) un numero qualsiasi di documenti informatici allegati

c) le informazioni necessarie a comporre le sezioni di cui si compone la segnatura

informatica, in particolare:

Intestazione: le informazioni relative a origine e destinazione del messaggio.

Riferimenti: le informazioni relative a contesto procedurale e procedimento.

Descrizione: le informazioni necessarie a specificare la modalità d’invio

richiesta per ciascuno dei documenti che compongono il messaggio

(attributo “tipo Riferimento”) MIME, telematico, cartaceo. Queste

informazioni sono particolarmente importanti perché definiscono il

comportamento del PDP al momento del successivo invio del messaggio.

PiuInfo: solo ove concordato.

I tipi, l’obbligatorietà e la cardinalità dei dati da trasmettere sono quelli individuati

dallo schema XSD allegato alla circolare 60[RN1]. Per semplificare la validazione dei dati

trasmessi da Solo1 al PdP è auspicabile che le informazioni necessarie a comporre la

segnatura siano trasmesse attraverso un file XML il cui formato rispetti lo schema XSD

allegato alla circolare 60[RN1].

7.4.2 Invio di un messaggio

Consente di richiedere che il messaggio, predisposto come descritto al paragrafo

7.4.1, sia inviato ai destinatari utilizzando il sistema mail del PDP come descritto al

paragrafo 5.1.1.


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Al momento della richiesta il PDP deve collocare i documenti per i quali sia stato

richiesto l’invio in con riferimento telematico all’interno di un’area condivisa con il

destinatario (repository)

Il PDP dovrà provvedere alla gestione del repository cancellando i file secondo i

seguenti criteri:

All’arrivo della conferma di ricezione da parte di tutti i destinatari del messaggio

Periodicamente, quando sia trascorso un congruo numero di giorni dall’invio e si

possa ritenere che il messaggio sia stato protocollato da tutti i destinatari

7.5 Aggiornamento dello stato d’avanzamento del procedimento

Nell’ambito della gestione del procedimento si possono verificare eventi rilevanti che

possono essere comunicati al PdP per la gestione del proprio work flow documentale o

per trasmettere i messaggi di aggiornamento di conferma previsti dalla circolare 60[RN1] ai

mittenti che ne abbiano fatto richiesta.

L’elenco degli eventi che determinano l’invio di un aggiornamento in merito allo stato

della pratica deve essere concordato con l’amministrazione che lo deve inserire nel

proprio manuale di gestione.

Come base partenza per la gestione delle comunicazioni da Solo1 al PdP si possono

prendere in considerazione i seguenti eventi (i primi tre sono quelli citati a titolo d’esempio

nella circolare 60[RN1]:

a) l’avvenuta assegnazione del documento o dei documenti trasmessi:

determinata dall’azione di fascicolazione del messaggio protocollato.

b) l’avvio di un procedimento: determinata dall’avvio di un’istanza.

c) la chiusura di un procedimento: determinata dalla conclusione di un’istanza

d) la sospensione di un procedimento: determinata dalla sospensione di un’istanza

e) la riattivazione di un procedimento: determinata dalla ripresa dell’istanza a

seguito di sospensione.

L’evento di cui al punto a) può essere relativo a qualsiasi messaggio protocollato i

restanti eventi sono invece relativi al solo messaggio che ha determinato l’apertura del

fascicolo al quale si riferisce il procedimento.


seguenti funzioni:

7.5.1 Aggiornamento di stato

Consente di fornire tutte le informazioni relative all’aggiornamento dello stato, in

particolare:

L’identificazione del messaggio al quale si riferisce l’aggiornamento

Riferimenti: le informazioni relative a contesto procedurale e procedimento.

Descrizione: il messaggio relativo allo stato e eventuali allegati.

I tipi, l’obbligatorietà e la cardinalità dei dati da trasmettere sono quelli individuati

dallo schema XSD allegato alla circolare 60[RN1]. Per semplificare la validazione dei dati


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trasmessi da Solo1 al PdP è auspicabile che le informazioni siano trasmesse attraverso un

file XML il cui formato rispetti lo schema XSD allegato alla circolare 60[RN1].

Eventuali comunicazioni al mittente del messaggio al quale si riferisce l’aggiornamento

dovranno essere inviate dal PdP, come descritto al paragrafo 4.2.3.


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7.6 Quadro riepilogativo

Questa tabella deve essere compilata per verificare che tutte le funzionalità di

integrazione previste siano rese disponibili dal PDP.

Funzione Funzione PDP Note

Trasmissione via posta elettronica

Trasmissione via cooperazione applicativa

Trasmissione via Web Service

Lista dei messaggi protocollati in ingresso

Creazione fascicolo

Fascicolazione di un

Contenuto del fascicolo

Scarica documento

Predisposizione di un messaggio in uscita

Invio di un messaggio

Aggiornamento di stato


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8 CASI D’USO

8.1 Solo1

Quando Solo1 opera in integrazione con un PDP i campi Protocollo e Fascicolo sono

controllati da Solo1 e l’utente non può modificare liberamente i campi.

In particolare la dipendenza tra Protocollo e Fascicolo è determinata dal PDP, l’unica

azione sul protocollo eseguibile da Solo1 è l’inserimento di un documento in un fascicolo.

Una conseguenza di quanto descritto al paragrafo 7.1 è che se un’istanza Solo1 è

associata un documento questo deve essere inserito in un fascicolo e, di conseguenza

l’istanza è associata anche al relativo fascicolo.

Si presentano quindi i seguenti casi d’uso:

8.1.1 Avvio di una nuova istanza da documento non fascicolato

L’interazione avviene nella form di lista dei protocolli

viene creato un nuovo fascicolo

il documento viene inserito nel fascicolo

il campo Protocollo è caricato con il protocollo del documento selezionato

Il campo Fascicolo è caricato con il fascicolo del documento selezionato

l’istanza viene aperta in modifica come descritto in Errore. L'origine riferimento non

è stata trovata.

8.1.2 Avvio di una nuova istanza da documento fascicolato


Solo1 verifica se esistono già altre istanze associate allo stesso fascicolo, in caso

positivo chiede conferma dell’avvio di una nuova istanza (che condividerà i

documenti con quella esistente)

Il campo Protocollo è caricato con il protocollo del documento selezionato

Il campo Fascicolo è caricato con il fascicolo del documento selezionato

L’istanza viene aperta in modifica.

8.1.3 Assegnazione di un documento non fascicolato ad un'istanza esistente


Si aprono due sottocasi:

1. I campi Protocollo e Fascicolo sono vuoti, in questo caso il documento viene

considerato come “principale”:

o viene creato un nuovo fascicolo

o il documento viene inserito nel fascicolo

o Il campo Protocollo è caricato con il protocollo del documento selezionato

o il campo Fascicolo è caricato con il codice del fascicolo.

2. I campi Protocollo e Fascicolo sono valorizzati, in questo caso il documento viene

considerato come “secondario”:

o il documento viene inserito nel fascicolo associato all’istanza


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8.1.4 Assegnazione di un documento fascicolato ad un'istanza esistente



1. I campi Protocollo e Fascicolo sono vuoti, in questo caso il documento viene

considerato come “principale”:

o Solo1 verifica se esistono già altre istanze associate allo stesso fascicolo, in

caso positivo chiede conferma dell’assegnazione all’istanza (che

condividerà i documenti con quella esistente)

o Il campo Protocollo è caricato con il protocollo del documento selezionato

o Il campo Fascicolo è caricato con il fascicolo del documento selezionato

2. I campi Protocollo o Fascicolo sono valorizzati, in questo caso il sistema visualizza un

messaggio di errore e interrompe l’azione:

L’istanza è già associata a un fascicolo del sistema documentale.

8.1.5 Modifica di un'istanza

L’interazione avviene nella form dell’istanza

Il campo Protocollo è modificabile

il campo Fascicolo è bloccato


1. I campi Protocollo e Fascicolo sono popolati (l’istanza è già associata a un

documento principale e al relativo fascicolo)

Al cambiamento del contenuto del campo Protocollo o del campo Data il

campo Fascicolo viene cancellato (ne consegue che non sarà più possibile

consultare l’albero del sistema documentale sino al salvataggio)

2. I campi Protocollo e Fascicolo sono vuoti, (l’istanza non è ancora associata a un

documento principale e al relativo fascicolo)

Al cambiamento del contenuto del campo Protocollo o del campo Data il

campo Fascicolo viene lasciato vuoto (ne consegue che non è possibile

consultare l’albero del sistema documentale sino al salvataggio)

Al momento del salvataggio il sistema verifica l’esistenza del documento con il

protocollo inserito e non consente di salvare se questo non esiste. Si aprono due sottocasi:

1. se il documento è fascicolato

Solo1 verifica se esistono già altre istanze associate allo stesso fascicolo, in

caso positivo chiede conferma dell’assegnazione all’istanza (che

condividerà i documenti con quella esistente)

il campo Fascicolo è caricato con il fascicolo del documento selezionato

2. se il documento non è fascicolato

viene creato un nuovo fascicolo

il documento viene inserito nel fascicolo

il campo Fascicolo è caricato con il codice del fascicolo.


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9 SICUREZZA

Le interfacce software esposte dal PdP devono rispettare i requisiti minimi di sicurezza

individuati dall’articolo 718 delle Regole tecniche per il protocollo informatico[RN2].

Tutte le chiamate eseguite da Solo1 verso il PdP sono di conseguenza soggette ad

autenticazione.

L’eventuale mancanza dei privilegi necessari ad eseguire un’operazione determinerà

una condizione di errore che dovrà essere restituita alla funzione chiamante.

Nel caso la comunicazione tra Solo1 e il PdP avvenga in ambiente internet, dato che

l’informazione relativa all’utente è inviata al Web Service, si adotterà il protocollo HTTPS.


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10 NOTE

1 Circolare AGID 23/01/2013, n. 60 - Art. 3 Composizione dei messaggi protocollati

Un messaggio protocollato può contenere riferimenti esterni a documenti informatici reperibili per via telematica, ovvero a

documenti cartacei inviati parallelamente al messaggio protocollato con strumenti tradizionali. Tali riferimenti esterni

possono riguardare sia il documento primario che i documenti allegati. Circolare AGID 23/01/2013, n. 60 - Art. 6 Riferimenti esterni

Un messaggio protocollato può contenere riferimenti esterni a documenti non contenuti nella struttura che codifica il

messaggio. I riferimenti possono riguardare documenti informatici reperibili per la consultazione per via telematica ovvero

documenti cartacei inviati, parallelamente al messaggio protocollato, con strumenti tradizionali. Gli eventuali riferimenti

esterni a documenti informatici o cartacei devono essere riportati nella segnatura informatica.

In ciascun riferimento a documento informatico reperibile per via telematica deve essere indicato lo uniform resource

identifier (URI – RFC 1808 e successivi aggiornamenti) univoco per l’accesso. Si raccomanda di includere nel riferimento

anche l’impronta del documento informatico, al fine di garantire l’univocità del documento al quale il messaggio

protocollato si riferisce.

L’impronta è generata impiegando la funzione di hash, prevista dalle regole tecniche vigenti ai fini della generazione e

verifica della firma digitale per la sottoscrizione dei documenti informatici

Quando il riferimento riguarda un documento analogico trasmesso con modalità tradizionale, deve essere specificato, da

parte del mittente, un identificativo univoco, che va riportato anche sul corrispondente documento, al fine di rendere

possibile, per il destinatario, gestire il collegamento con il messaggio inviato per via telematica. 2 Circolare AGID 23/01/2013, n. 60 - Art. 5.2. Messaggio di notifica di eccezione

Il messaggio di notifica di eccezione ha lo scopo di comunicare alla AOO mittente le anomalie che il messaggio

protocollato ricevuto presenta.

Alcuni esempi di messaggi di notifica di eccezione ricorrono nelle seguenti ipotesi:

a) il messaggio protocollato è corrotto, o uno dei documenti informatici o la segnatura informatica inclusi non è

leggibile, o manca la corretta indicazione dei riferimenti esterni;

b) la descrizione del messaggio protocollato riportata nella segnatura informatica non corrisponde alla struttura di

codifica (per esempio ad un documento descritto come allegato non corrisponde alcuna body part all’interno

del messaggio);

c) il formato della segnatura informatica non è conforme allo schema XML di cui al presente documento ovvero alla

sua versione più recente;

d) la descrizione del destinatario contenuta nella segnatura informatica è errata;

e) il formato della segnatura di protocollo non contiene informazioni dichiarate obbligatorie previste nell’ambito di

accordi di servizio;

f) la verifica di integrità di uno dei documenti informatici ha dato esito negativo.

A questi motivi di anomalie se ne possono aggiungere altri, propri della AOO ricevente, che dovranno essere indicati nel

proprio manuale di gestione dove sarà anche indicato, a seconda di essi, se si debba provvedere alla protocollazione del

messaggio protocollato ricevuto. Il motivo che ha generato l’eccezione viene dettagliatamente descritto all’interno del

documento XML allegato al messaggio di notifica dell'eccezione. 3 Circolare AGID 23/01/2013, n. 60 - Documentazione della DTD

Si assume comunque che l'accettazione in ingresso di Messaggi protocollati che contengono riferimenti esterni a

Documenti Informatici costituisca una scelta di gestione da parte dell'AOO ricevente. Pertanto, tale accettazione potrebbe

essere limitata ad alcuni mittenti istituzionali o negata del tutto. Di quest'aspetto deve essere contenuta indicazione nel

manuale di gestione della AOO. 4 Circolare AGID 23/01/2013, n. 60 - 5. Messaggi di ritorno

Secondo lo schema di scambio dei messaggi protocollati tra AOO, oltre ai messaggi protocollati in uscita dalle AOO

mittenti e in ingresso dalle AOO riceventi, nello scambio tra due AOO si identifica anche la tipologia dei messaggi di ritorno.

Essi sono costituiti da un messaggio generato in automatico dalla AOO ricevente a scopo informativo in risposta al verificarsi

di determinati eventi. I messaggi di ritorno fanno riferimento ai messaggi protocollati.

I messaggi di ritorno sono scambiati attraverso i medesimi mezzi di comunicazione previsti per i messaggi protocollati in

uscita da una AOO mittente.

È possibile distinguere quattro tipi di messaggio di ritorno:

1. messaggio di conferma di ricezione;

2. messaggio di notifica di eccezione;

3. messaggio di aggiornamento di conferma;

4. messaggio di annullamento protocollazione. 5 Circolare AGID 23/01/2013, n. 60 - 5.1. Messaggio di conferma di ricezione

Il messaggio di conferma di ricezione ha lo scopo di comunicare alla AOO mittente l’avvenuta protocollazione, in ingresso,

del messaggio protocollato ricevuto. Il messaggio riporta anche alcune informazioni archivistiche aggiuntive, quale

l’identificatore della registrazione di protocollo dei documenti ricevuti, come effettuata dalla AOO ricevente.

Il messaggio di conferma di ricezione è inviato soltanto su esplicita richiesta della AOO mittente. Tale richiesta viene

indicata nella segnatura informatica del messaggio protocollato della AOO mittente.

In attuazione del principio generale della trasparenza dell’azione amministrativa sarebbe comunque opportuno inviare

sempre in automatico il messaggio di conferma di ricezione.


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6 DPCM 3/12/2013 - Art. 18 Modalità di registrazione dei documenti informatici

1. Ad ogni messaggio ricevuto o spedito da una area organizzativa omogenea corrisponde un'unica operazione di

registrazione di protocollo, secondo quanto previsto dall'articolo 53 del Testo Unico e dall'articolo 9 del presente

decreto. Alla registrazione di protocollo vengono associate le ricevute generate dal sistema di protocollo informatico

e, nel caso di registrazione di messaggi di posta elettronica certificata spediti, anche i dati relativi alla consegna

rilasciati dal sistema di posta certificata correlati al messaggio oggetto di registrazione. 7 Circolare AGID 23/01/2013, n. 60 - 5.2. Messaggio di notifica di eccezione

Il messaggio di notifica di eccezione ha lo scopo di comunicare alla AOO mittente le anomalie che il messaggio

protocollato ricevuto presenta.

Alcuni esempi di messaggi di notifica di eccezione ricorrono nelle seguenti ipotesi:

a) il messaggio protocollato è corrotto, o uno dei documenti informatici o la segnatura informatica inclusi non è

leggibile, o manca la corretta indicazione dei riferimenti esterni;

b) la descrizione del messaggio protocollato riportata nella segnatura informatica non corrisponde alla struttura di

codifica (per esempio ad un documento descritto come allegato non corrisponde alcuna body part a ll’interno

del messaggio);

c) il formato della segnatura informatica non è conforme allo schema XML di cui al presente documento ovvero alla

sua versione più recente;

d) la descrizione del destinatario contenuta nella segnatura informatica è errata;

e) il formato della segnatura di protocollo non contiene informazioni dichiarate obbligatorie previste nell’ambito di

accordi di servizio;

f) la verifica di integrità di uno dei documenti informatici ha dato esito negativo.

A questi motivi di anomalie se ne possono aggiungere altri, propri della AOO ricevente, che dovranno essere indicati nel

proprio manuale di gestione dove sarà anche indicato, a seconda di essi, se si debba provvedere alla protocollazione del

messaggio protocollato ricevuto. Il motivo che ha generato l’eccezione viene dettagliatamente descritto all’interno del

documento XML allegato al messaggio di notifica dell'eccezione. 8 Circolare AGID 23/01/2013, n. 60 – 5.3. Messaggio di aggiornamento di conferma

Un messaggio di aggiornamento di conferma ha lo scopo di comunicare alla AOO mittente il verificarsi, presso la AOO

ricevente, di un evento rilevante, successivo alla protocollazione in ingresso.

Alcuni esempi di eventi che possono generare messaggi di aggiornamento di conferma sono:

a) l’avvenuta assegnazione del documento o dei documenti trasmessi;

b) l’attivazione di un procedimento;

c) la chiusura di un procedimento.

L’invio dei messaggi di aggiornamento di conferma avviene soltanto su esplicita richiesta della AOO mittente. Tale richiesta

viene indicata nella segnatura informatica del messaggio protocollato ricevuto e coincide con la richiesta di conferma di

ricezione. L’elenco degli eventi specifici che generano un messaggio di aggiornamento è stabilito dalla AOO ricevente ed

indicato nel manuale di gestione. Non è previsto che la AOO mittente possa indicare in modo selettivo gli aggiornamenti

che intende ricevere. 9 Circolare AGID 23/01/2013, n. 60 - 5.4. Messaggio di annullamento protocollazione

Un messaggio di annullamento protocollazione ha lo scopo di comunicare alla AOO mittente l’annullamento di una

registrazione di protocollo in ingresso effettuata dalla AOO ricevente. In questo caso, l’invio di un messaggio di

annullamento da parte della AOO ricevente è obbligatorio, anche qualora la AOO mittente non abbia richiesto la

conferma di ricezione.

10 Circolare AGID 23/01/2013, n. 60 – 8. Trasmissione dei documenti informatici scambiati tra le PA tramite posta elettronica

Le caselle di posta elettronica istituzionale associate alle AOO delle amministrazioni, ai registri informatici di protocollo, agli

altri registri e repertori informatici definiti nell’ambito dei sistemi di gestione documentale e protocollo informatico e ut ilizzate

per lo scambio di messaggi tra AOO sono caselle di posta elettronica “ordinaria” e, per le comunicazioni che necessitano

di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna, caselle di posta elettronica “certificata”.

Pertanto le AOO delle amministrazioni dovranno provvedere a collegare il sistema di gestione documentale e protocollo

informatico a sistemi idonei a trasmettere e ricevere documenti sia mediante la posta elettronica ordinaria sia mediante la

posta elettronica certificata adeguando opportunamente le caratteristiche tecniche dei medesimi strumenti ai volumi e

alle esigenze di trattamento della corrispondenza in entrata e in uscita.

Le AOO delle amministrazioni dovranno altresì descrivere nel manuale di gestione i criteri per scegliere, secondo la tipologi a

di documenti trattati, lo strumento di comunicazione più adeguato a garantire idonei livelli di servizio. 11 CAD - Art. 41 Procedimento e fascicolo informatico

1. […]

2. La pubblica amministrazione titolare del procedimento raccoglie in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati

del procedimento medesimo da chiunque formati; all'atto della comunicazione dell'avvio del procedimento ai sensi

dell'articolo 8 della legge 7 agosto 1990, n. 241, comunica agli interessati le modalità per esercitare in via telematica i

diritti di cui all'articolo 10 della citata legge 7 agosto 1990, n. 241.

12 CAD - Art. 41 Procedimento e fascicolo informatico

2-bis Il fascicolo informatico è realizzato garantendo la possibilità di essere direttamente consultato ed alimentato da tutte le

amministrazioni coinvolte nel procedimento. Le regole per la costituzione, l'identificazione e l'utilizzo del fascicolo sono

conformi ai principi di una corretta gestione documentale ed alla disciplina della formazione, gestione, conservazione

e trasmissione del documento informatico, ivi comprese le regole concernenti il protocollo informatico ed il sistema

pubblico di connettività, e comunque rispettano i criteri dell’interoperabilità e della cooperazione applicativa; regole

tecniche specifiche possono essere dettate ai sensi dell'articolo 71, di concerto con il Ministro della funzione pubblica.


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13 DPCM 3/12/2013 - Art. 5 Manuale di gestione

1. Nel manuale di gestione sono riportati, in particolare:

g. l'indicazione delle regole di smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti con la specifica dei criteri per

l'ulteriore eventuale inoltro dei documenti verso aree organizzative omogenee della stessa amministrazione o verso

altre amministrazioni;

h. le modalità di formazione, implementazione e gestione dei fascicoli informatici relativi ai procedimenti e delle

aggregazioni documentali informatiche con l'insieme minimo dei metadati ad essi associati;

14 TU - Art. 65 Requisiti del sistema per la gestione dei flussi documentali 1. Oltre a possedere i requisiti indicati all'articolo 52, il sistema per la gestione dei flussi documentali deve:

a) fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento

cui esso è associato;

b) consentire il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli, il procedimento ed il relativo responsabile,

nonché la gestione delle fasi del procedimento;

c) fornire informazioni statistiche sull’attività dell'ufficio;

d) consentire lo scambio di informazioni con sistemi per la gestione dei flussi documentali di altre amministrazioni al

fine di determinare lo stato e l'iter dei procedimenti complessi.

15 Circolare AGID 23/01/2013, n. 60 – A.2.1 Rappresentazione formale: DTD Regole aggiuntive

il CodiceAmministrazione dovrebbe essere incluso solo quando l'elemento Amministrazione compare nel contesto

di un elemento Destinatario.

16 DPCM 3/12/2013 - Art. 16 Modalità di trasmissione dei documenti informatici mediante l'utilizzo della posta elettronica

1. Lo scambio dei documenti soggetti alla registrazione di protocollo è effettuato mediante messaggi di posta elettronica

certificata ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68 o messaggi conformi ai sistemi di

posta elettronica compatibili con il protocollo SMTP/MIME definito nelle specifiche pubbliche RFC 821-822, RFC 2045 e

2049 e successive modificazioni.

17 DPCM 3/12/2013 - Art. 17 Modalità di trasmissione dei documenti informatici in cooperazione applicativa

1. In attuazione di quanto stabilito dall'articolo 47 del Codice lo scambio dei documenti soggetti alla registrazione di

protocollo è effettuato attraverso messaggi trasmessi in cooperazione applicativa,-secondo quanto previsto dal

D.P.C.M. l aprile 2008 recante le regole tecniche e di sicurezza per il funzionamento del Sistema pubblico di

connettività. 18 DPCM 3/12/2013 - Art. 7 Requisiti minimi di sicurezza dei sistemi di protocollo informatico

1. l Il sistema di protocollo informatico assicura:

a) l'univoca identificazione ed autenticazione degli utenti;

b) la protezione delle informazioni relative a ciascun utente nei confronti degli altri;

c) la garanzia di accesso alle risorse esclusivamente agli utenti abilitati;

d) la registrazione delle attività rilevanti ai fini della sicurezza svolte da ciascun utente, in modo tale da garantirne

l'identificazione.

2. Il sistema di protocollo informatico deve consentire il controllo differenziato dell'accesso alle risorse del sistema per

ciascun utente o gruppo di utenti.

3. Il sistema di protocollo informatico deve consentire il tracciamento di qualsiasi evento di modifica delle informazioni

trattate e l' individuazione del suo autore.

4. Le registrazioni di cui ai commi l, lettera d), e 3 devono essere protette da modifiche non autorizzate.

5. Il registro giornaliero di protocollo è trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione,

garantendone l'immodificabilità del contenuto.

6. Il sistema di protocollo rispetta le misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 e dal disciplinare tecnico di cui

all'allegato B del Codice in materia di protezione dei dati personali, di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.

integrazione del protocollo informatico -...

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