manuale operativo portale servizi zerod informazioni rappresentano il vero patrimonio delle...

ZeroD srl

Manuale Servizi PortaleZeroD

Versione 1.5

Manuale Portale Servizi ZeroD2

© 2018 ZEROD srl

Indice dei Contenuti

0

Part I Gestione Documentale 4

................................................................................................................................... 51 Conservazione

.......................................................................................................................................................... 6Nozioni di base

................................................................................................................................... 72 Fattura PA

.......................................................................................................................................................... 8Caratteristiche

.......................................................................................................................................................... 9Schema di Interscambio

Part II Collegamento al portale 11

................................................................................................................................... 111 Modalità di utilizzo e accesso

.......................................................................................................................................................... 13Documentale

.......................................................................................................................................................... 14ZeroDrive

.......................................................................................................................................................... 14Ticket

.......................................................................................................................................................... 15Scansioni

.......................................................................................................................................................... 15Teleassistenza

.......................................................................................................................................................... 15Report

Part III Istruzioni d'uso evoWEB 17

................................................................................................................................... 171 Gestione Documentale

.......................................................................................................................................................... 17Procedura verifica acquisizione documenti

.......................................................................................................................................................... 18Procedura firma documenti

................................................................................................................................... 192 Fattura PA

.......................................................................................................................................................... 20Procedura acquisizione documenti

.......................................................................................................................................................... 21Procedura firma documenti

.......................................................................................................................................................... 22Procedura invio documenti

.......................................................................................................................................................... 24Procedura controllo esito

.......................................................................................................................................................... 26Archivi storici

.......................................................................................................................................................... 26Altro

................................................................................................................................... 273 Fattura B2B

.......................................................................................................................................................... 28Gestione FE B2B USCITA

......................................................................................................................................................... 30Da inviare

......................................................................................................................................................... 30Non Inviabili

......................................................................................................................................................... 31In uscita

......................................................................................................................................................... 31Non inviate

......................................................................................................................................................... 32Inviate allo SDI

......................................................................................................................................................... 32Scarti

......................................................................................................................................................... 33Ricevute di consegna

......................................................................................................................................................... 34Altro

......................................................................................................................................................... 34Storico

.......................................................................................................................................................... 35Gestione FE B2B ENTRATA

......................................................................................................................................................... 35Da verif icare

......................................................................................................................................................... 36Sospese

......................................................................................................................................................... 37Contabilizzate

......................................................................................................................................................... 37Saldate

......................................................................................................................................................... 38Storico

......................................................................................................................................................... 38Manuali conservazione

3Contents

3

© 2018 ZEROD srl

......................................................................................................................................... 39Documenti

................................................................................................................................... 39Manuali conservazione

................................................................................................................................... 39Registro anomalie conservazione

Part IV Note 40

Part V Token di Firma 41

................................................................................................................................... 411 Risincronizzazione del token

45


© 2018 ZEROD srl

1 Gestione Documentale

Le informazioni rappresentano il vero patrimonio delle organizzazioni ed èfondamentale che siano archiviabili semplicemente e in modalità sicura per lasuccessiva ricerca.

Nelle realtà in cui non è presente un sistema di gestione elettronica documentale leinformazioni e i documenti sono spesso “sparsi” in vari archivi più o meno organizzati:questo perché generati da software diversi che non comunicano tra loro come sistemigestionali, word, excel, sistemi di posta elettronica, sistemi fax, sistemi cad, etc. oricevuti dall’esterno in formati diversi come carta e file.

Tutto ciò porta le organizzazioni, dalla più grande multinazionale, all’ente pubblico, allapiù piccola azienda privata, a dotarsi di più archivi spesso incompleti e pocoaccessibili. Il risultato finale comporta un basso livello di disponibilità delle informazioni,ritardi nell’elaborazione, una minore soddisfazione dei clienti, opportunità mancate espesso la perdita di informazioni e quindi di parte del valore del lavoro svolto.

L’archiviazione di tipo tradizionale ha degli indiscutibili limiti, i più immediatisicuramente sono: occupazione di spazio, ordinamento statico, duplicazione diinformazioni, mancanza di sicurezza nell’accesso ai dati, perdita fisiologica di dati,deperibilità dei documenti.

L’utilizzo di piattaforme software per la gestione documentale integrata, comeHyperDok e HyperDokPA, che offrono funzionalità evolute di archiviazione digitale deiflussi di dati strutturati e della documentazione destrutturata da carta e file permette diridurre i tempi e i costi associati alla memorizzazione ed al recupero delle informazioni,alla creazione di copie e all’invio dei documenti cartacei. L’archiviazione digitalegarantisce inoltre maggior completezza delle informazioni, interazioni tra i documenti ecollegamenti dinamici tra gli stessi.

Grazie all’esperienza acquisita in centinaia di casi analizzati, ha studiato e realizzatodelle soluzioni in grado di risolvere questi problemi e offre alle aziende la possibilità dicreare, tramite la piattaforma software HyperDok, un unico ambiente contenente tutte leinformazioni e i documenti necessari al proprio business: l’ARCHIVIO UNICOAZIENDALE.

Oggi come non mai, l’economia e la società sono fondate sulla gestione e lo scambiodelle informazioni. Aziende Private e Pubbliche Amministrazioni devono raccogliere,ordinare, catalogare, conservare e gestire dati e documenti che circolano in grandequantità e ad una velocità impensabile negli anni precedenti.

E’ un dato di fatto che chi gestisce le informazioni con maggiore efficienza, sia inambito privato che pubblico, risulta vincente.

L’elevatissimo numero di transazioni del business unito all’esigenza di una correttaformazione e successiva amministrazione dei documenti rende la GESTIONE

Gestione Documentale 5

© 2018 ZEROD srl

ELETTRONICA DOCUMENTALE un elemento strategico.

I benefici dati dalla gestione elettronica documentale sono innumerevoli:

Informazioni e documenti sempre reperibili in pochi secondi; Archivio accessibile ovunque sia da web che da client; Eliminazione della carta; Aumento dei tempi di risposta; Migliore efficienza ed organizzazione; Maggiore competitività; Sicurezza e rispetto della normativa sulla privacy; Rispetto dell’ambiente e riduzione dell’inquinamento; Abbattimento dei costi di archiviazione, spedizione e gestione dei documenti.

L’esperienza del nostro personale nel campo della gestione documentale, l’altapadronanza della normativa di settore da parte dei nostri consulenti ci ha permesso didotarci una gamma completa di prodotti e servizi per il document and workflowmanagement che permettono ad Aziende e PA di gestire, valorizzare e sfruttare almeglio il proprio patrimonio informativo.

Il nostro successo e la nostra crescita sono legati ad HyperDok, la piattaforma softwarerealizzata e sviluppata interamente da ZeroD e composta da un insieme di modulisoftware e servizi, tra loro cooperanti, che svolgono funzioni specifiche per laGESTIONE ELETTRONICA DOCUMENTALE.

1.1 Conservazione

La conservazione sostitutiva è il processo legale/informatico, regolamentato dalla leggeitaliana, che consente di creare documenti informatici con pieno valore legale. Laconservazione sostitutiva equipara, se si rispettano determinate condizioni, i documenticartacei con quelli elettronici e permette ad aziende private e pubbliche amministrazionidi eliminare o ridurre i costi legati alla stampa, allo stoccaggio, all’archiviazione,all’imposta di bollo dei giornali bollati, etc.

Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcunisoggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l’equivalente documento in formatodigitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitalee la marca temporale.

La sempre crescente mole di documentazione prodotta, con la necessità di conferirealla stessa la corretta valenza civile e fiscale, ha dato luogo, nel corso degli anni, ad unprogressivo aggiornamento del panorama normativo italiano relativo alla conservazionesostitutiva.


© 2018 ZEROD srl

1.1.1 Nozioni di base

Conservazione sostitutiva, quali documenti è possibile conservare in digitale?

Di seguito un elenco esemplificativo (non esaustivo) dei documenti che è possibileconservare in modalità digitale (conservazione sostitutiva):

Fatture ddt Ricevute fiscali Scontrini fiscali Bilancio d’esercizio (stato patr., conto econ., nota integrativa, relaz gest., relaz.sindaci e rev.) Dichiarazioni fiscali Modulistica pagamenti (es.: modelli F23 e F24) Registri Contabili (es.: libro giornale, registri IVA, mastri, libro inventari, etc.) Libro unico del lavoro Cud Offerte Contratti Corrispondenza Libro dei soci Libro delle obbligazioni Libro delle adunanze e delle deliberazioni Documenti sanitari Documenti protocollati prodotti da Pubbliche Amministrazioni o da societàsoggette a obbligo di protocollazione informatica Mandati di pagamento e reversali Etc.

Per alcune tipologie di documenti la conservazione sostitutiva è l’unico metodo diconservazione legalmente valido in quanto, per loro stessa natura, queste tipologie didocumenti non possono essere materializzati su carta. Di seguito un elencoesemplificativo (non esaustivo):

PEC – Messaggi e ricevute di Posta Elettronica Certificata FatturaPA Contratti firmati digitalmente Etc.

Responsabile della Conservazione sostitutiva, chi è?

Il responsabile della conservazione, figura obbligatoria per legge, è colui cheorganizza, presiede e controlla l’intero sistema di conservazione.


© 2018 ZEROD srl

Il ruolo di Responsabile del procedimento di conservazione può essere ricoperto dafigure interne all’organizzazione – azienda privata o PA – che effettua il processo diconservazione sostitutiva oppure delegato ad un terzo outsourcer qualificato.

1.2 Fattura PA

Fatturazione elettronica

Dal 31 marzo 2015 è esteso a tutte le Pubbliche Amministrazioni l'obbligo di emettere,trasmettere, gestire e conservare le fatture esclusivamente in formato elettronico,secondo la normativa vigente.

La fattura elettronica verso la PA

La fattura elettronica è un documento in formato digitale la cui autenticità e integrità sono garantite:

dalla presenza della firma elettronica di chi emette la fattura;dalla trasmissione della fattura ad uno specifico Sistema di Interscambio (SDI).

La fattura elettronica costituisce un’ autentica svolta nelle modalità di lavoro proprie eusuali della pubblica amministrazione ; conseguenza è che questo documento digitalefarà parte degli adempimenti contabili, sia di quelle aziende che dovranno fatturaregrandi forniture agli enti pubblici, sia dell’artigiano che, ad esempio, eseguirà lavori dimanutenzione agli immobili del municipio del proprio Comune di residenza.

L’obbligo di fatturazione in forma elettronica nei confronti delle Amministrazioni delloStato è stato introdotto dalla Finanziaria 2008. La legge ha stabilito che la trasmissionedelle fatture elettroniche destinate alle Amministrazioni dello Stato deve essereeffettuata attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), sistema informatico, gestito dallaSOGEI, di supporto al processo di “ricezione e successivo inoltro delle fattureelettroniche alle amministrazioni destinatarie” nonché alla “gestione dei dati in formaaggregata e dei flussi informativi anche ai fini della loro integrazione nei sistemi dimonitoraggio della finanza pubblica”. Le modalità di funzionamento dello SdI sono statefinalmente definite con il decreto ministeriale 3 aprile 2013, n. 55.

Ministeri, Agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza, a partire dal 6 giugno 2014,non potranno più accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea. La stessadisposizione si applicherà, dal 31 marzo 2015, ai restanti enti nazionali e alleamministrazioni locali. Inoltre, a partire dai tre mesi successivi a queste date, le PA nonpotranno procedere al pagamento, neppure parziale, fino all’invio del documento informa elettronica.

Le finalità di una gestione di tale portata da parte della PA, sono da ricercareprincipalmente nella volontà di tracciare tutti i flussi di acquisizione delle forniture,normalizzarli e renderli confrontabili e incrociabili fra di loro snellendo enormemente letempistiche interne di rilevazione e accertamento, dando così un valido strumento a chi


© 2018 ZEROD srl

dovrebbe individuare diseconomie da correggere e contemporaneamente iniziare aoperare un controllo sulle contabilità dei fornitori, anche nell’ipotesi già alcune volteaccennata di una spinta verso e tra i privati ad adottare questa procedura negli scambicommerciali B2B.

1.2.1 Caratteristiche

Concetti di base

Il concetto di fattura elettronica, da intendersi come documento che potrebbe nonessere mai materializzato su un supporto cartaceo per il suo intero ciclo di vita,ovviamente è ben diverso e lontano dal concetto di invio di un documento analogico (dastampare) trasformato in file e inviato mediante strumenti informatici di trasmissionedati, quali mail, PEC o messi a disposizione sul web in apposite aree riservate aidestinatari. Semplificando moltissimo l’aspetto tecnico, la fattura elettronica in sintesi èun file scritto seguendo rigidamente uno schema predefinito in formato XML (XML =Extended Markup Language) che, senza l’ausilio di un appropriato visualizzatore, non èdi immediata consultazione: è un documento creato per essere riconosciuto, acquisitoe inserito in contabilità dal destinatario in modo automatico dopo la necessariaapprovazione; per tale motivo i normali dati contenuti nelle fatture devono essereintegrati con codici univoci di identificazione, sia per il destinatario (CUP e CIG) sia peril mittente (partita IVA con la sigla di identificazione del paese). E’ un documentotalmente vincolante che le amministrazioni pubbliche coinvolte non possono ricevere, edi conseguenza dare corso ai pagamenti, se i fornitori non si uniformano a questanuova modalità operativa.

Vediamo rapidamente come è strutturato il flusso logico di gestione di una fatturaelettronica: innanzitutto il documento elettronico deve essere prodotto dal software cheprovvede alla fatturazione attiva, successivamente deve obbligatoriamente esserefirmato digitalmente e inoltrato tramite posta elettronica certificata allo SDI cheprovvede a verificarne la correttezza formale (scartando le non conformi e a smistare idocumenti inviandoli ai vari destinatari tracciandone sia la spedizione che l’esito,comunicando perciò al mittente attraverso la sua casella PEC la data di spedizione aldestinatario, e entro 10 gg la successiva accettazione e protocollazione (indispensabiliper dare corso al pagamento), oppure la comunicazione di rifiuto a cui seguirà una notacredito a storno e una riemissione del documento modificato come richiesto dall’entepubblico.

Nel processo di fatturazione elettronica verso le PA i fornitori devono:

1. Predisporre la fattura nello standard tecnico previsto dalla normativa.


© 2018 ZEROD srl

2. Firmare la fattura con firma elettronica qualificata o digitale da parte del fornitore o diun terzo soggetto delegato che funge da intermediario

3. Inviare la fattura al Sistema di Interscambio (SDI), mediante uno dei canali previsti(PEC, FTP, cooperazione applicativa), che successivamente provvede alla consegnadelle fattura all'ufficio destinatario della PA

4. Ricevere le notifiche inviate dallo SDI e riguardanti le attività del SDI

5. Conservare digitalmente secondo le normative vigenti la fattura

In fase di compilazione della fattura elettronica i fornitori devono inoltre: inserire obbligatoriamente il codice ufficio della PA destinataria di fattura (comunicatodalla PA oppure reperibile su IPA)inserire i codici CIG (Codice identificativo di gara) e CUP (Codice unico di progetto)Inserire i dati fiscali obbligatori della PA

Si ricorda che l'obbligo di fatturazione in vigore il 31 marzo 2015 non è¨ stato ancoraesteso ai fornitori esteri.

1.2.2 Schema di Interscambio

Il Sistema di Interscambio, gestito dall'Agenzia delle Entrate, è un sistema informatico ingrado di:

ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA,effettuare controlli sui file ricevuti,inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie.

Il Sistema di Interscambio non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compitirelativi all' archiviazione e conservazione delle fatture.

Di seguito una rappresentazione del flusso di fatturazione elettronica attraverso ilSistema di Interscambio:

http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/fattura_PA.htm


© 2018 ZEROD srl

E' evidente il flusso bidirezionale delle informazioni:

Da sx a dx viene descritto come la fattura elettronica viene fatta pervenire alla PA didestinazione attraverso lo SDI

Da dx a sx è illustrato come ogni fase del processo è documentata al trasmittente eal destinatario

Collegamento al portale 11

© 2018 ZEROD srl

2 Collegamento al portale

Il portale web ZeroD è accessibile via web, per cui raggiungibile da qualsiasiconnessione dati, sicuro, protetto e affidabile.

Questo servizio permette al cliente di lavorare nella massima autonomia econtemporaneamente lascia a ZeroD ampie possibilità di controllo in modo daprevenire o intervenire più rapidamente per eventuali richieste da parte del cliente.

L'esternalizzazione dei servizi attraverso l'utilizzo del portale evita al cliente l'onere e ilcosto di dotarsi di hardware e di licenze software eliminando i costi imprevisti di guastihardware e di manutenzioni ordinarie e straordinarie.

I vari servizi che ZeroD renderà disponibili ai clienti saranno tutti utilizzabili con lemedesime modalità.

2.1 Modalità di utilizzo e accesso

Collegarsi al portale comune attraverso il quale ZeroD mette a disposizione deipropri clienti i servizi in outsorcing è semplice e intuitivo

Requisiti

Connessione InternetPC autorizzato alla navigazione webUn browser web quale IExplorer, Mozilla, Chrome

Operazioni

Collegarsi all'indirizzo web https://portal.zerod.it/ e apparirà la pagina web da cui èpossibile accedere a tutti i servizi

https://portal.zerod.it/


© 2018 ZEROD srl

Nella barra menù posta nella parte superiore sono presenti le seguenti funzioni:

Home : Ritorno alla pagina web principaleContatto : Elenco informazioni per contattare ZeroDManuali : Consultazione manualistica EVODOC (previo accesso al portale con lecredenziali fornite da ZeroD)Accedi : visualizzazione form per effettuare il login di accesso al portale edutilizzare i servizi abilitati

ACCESSO al PORTALE

Il alto a dx cliccare su "ACCEDI" Digitare i dati del proprio account (UserID e Password) forniti da ZeroDClick sul pulsante "Accedi" posto sotto i dati di collegamento

A connessione effettuata nella barra menù verrà visualizzato il nome utente dicollegamento e l'opzione di logout e verranno resi disponibili i servizi abilitati perl'utente con cui si è effettuato il login:

Documentale: Accesso allì'interfaccia web per la gestione dei documenti archiviatiZeroDrive: Caricamento su cloud dei documenti da archiviareTicket: Apertura richiesta di assistenza e/o segnalazioni da comunicare al supportotecnico di ZeroD Scansioni: Monitoraggio lavori di scansione dei documenti cartacei conferiti a ZeroDper la digitalizzazione ed indicizzazione Teleassistenza: Download dei software utilizzabili per permettere al supporto tecnicodi effettuare assistenza remota Report: consultazione statistiche e cruscotti di analisi dati relativi alla movimentazionedocumenti, alla fatturazione PA e B2B e alla conservazione sostitutiva

IMPORTANTE:

Al termine dell'utilizzo di ogni servizio a cui si accede tramite inserimento diutente e password è necessario disconnetersi con le modalità indicate in


© 2018 ZEROD srl

questo manualePer effettuare un refresh della pagina web o per risolvere un problema ditimeout segnalato a video premere F5 da tastiera

2.1.1 Documentale

La gestione documentale mette a disposizione dell'utente funzioni avanzate diarchiviazione, visualizzazione e ricerca e la importantissima possibilità di eseguirediverse operazioni sui documenti archiviati e catalogati quali ad esempioaggiornamenti (anche automaticamente con dati che provengono dal database delsoftware gestionale in uso all'azienda), modifiche, spedizione con diverse modalità e lafondamentale funzione di conservazione sostitutiva che permette a tutti gli effetti disostituire i documenti cartacei con la loro immagine garantendone la loro conformità airequisiti di legge per qualsiasi uso. Con evoWEB si mette a disposizione degli utenti una interfaccia - client e web -semplice e intuitiva, sviluppata in base agli standard internazionali per l'ergonomia el'usabilità del software. L'interfaccia e l'area di lavoro sono personalizzabili dall'utente inbase alle esigenze oppure possono essere configurate per determinati utenti o gruppida un amministratore di sistema tramite il manager di configurazione..

evoWEB costituisce l'applicazione unica e completa a disposizione dell'utente per lagestione documentale dell'azienda garantendo i seguenti benefici:

Informazioni e documenti sempre reperibili in pochi secondi; Archivio accessibile ovunque sia da web che da client; Eliminazione della carta; Aumento dei tempi di risposta; Migliore efficienza ed organizzazione; Maggiore competitività; Sicurezza e rispetto della normativa sulla privacy; Rispetto dell’ambiente e riduzione dell’inquinamento; Abbattimento dei costi di archiviazione, spedizione e gestione dei documenti.


© 2018 ZEROD srl

2.1.2 ZeroDrive

Questo servizio permette di conferire i documenti per essere conferiti nella gestionedocumentale e trattati in funzione della loro tipologia.L'interfaccia grafica elenca le cartelle abilitate a ricevere, per tipologia, i files cheverranno archiviati ed elaborati in base alla natura del documento e alle regoleconcordate con il cliente

Ogni cartella visualizzata corrisponde a una determinata tipologia di documenti:ne consegue che occorre fare attenzione per fare in modo di caricare i files nellacartella corretta al fine di garantirne il corretto invio e la successivaelaborazione. I files non caricati nella cartella corretta non verranno elaborati epotranno generare errori

INVIO FILES

Seguire la seguente procedura:

Cliccare sul nome della Cartella in cui si vuole inserire i files (es. cartella "Fepa")Cliccare sul pulsante corrispondente allla funzione di "Carica" filesAttendere la visualizzazione della finestra di caricamento files dal PC utente:Posizionarsi sulla cartella interessataSelezionare i files con le normali modalità comuni a tutti gli applicativi windows ecliccare "Apri". In alternativa è possibile trascinare direttamente i files da "Risorse delcomputer" di Windows alla cartella del portale con il drag&drop

Terminata questa operazione, in pochi minuti i files saranno verificati e importati neldatabase di evoWEB per le successive operazioni previste per il documento

Al termine scollegarsi aprendo il menù a tendina "cliente" visibile in alto a dx

2.1.3 Ticket

Questo servizio, se attivato per l'utente con cui si è effettuato il login al portale, permettedi comunicare direttamente con il supporto tecnico di Zerod per richiedere assistenzae/o inviare segnalazioni di qualsiasi tipo attinenti alla gestione documentale. Ogni ticket verrà esaminato e preso in carico nel più breve tempo possibile dal primooperatore disponibile competente in materia, che se necessario contatteràdirettamente il segnalante o provvederà direttamente alla risoluzione del problema.

Si consiglia vivamente di utilizzare questa modalità di comunicazione perottimizzare l'organizzazione del supporto tecnico e di conseguenza risolverenel minor tempo possibile i problemi segnalati

Per aprire una richiesta di assistenza:cliccare su "Nuovo Ticket" Compilare i campi richiesti nella form ed inserire il testo della segnalazione o


© 2018 ZEROD srl

descrittivo del problema (è possibile inviare allegati al ticket)Cliccare sul pulsante "Apri" in fondo alla form per procedere all'invio dellasegnalazione

Gli eventuali campi obbligatori non compilati non permettono l'invio del ticket e vengonosegnalati in modo da guidare l'utente

Le successive comunicazioni avverranno tramite la mail indicata dal cliente oppure concontatto telefonico.

Gli utenti per i quali non è attivato il servizio Ticket devono inviare la segnalazione [email protected] descrivendo nel corpo della mail la richiesta di assistenza e i dati utiliper individuare l'eventuale problema. La mail inviata entrerà automaticamente nellagestione delle richieste di assistenza al pari di quelle inviate attraverso il servizio delportale.

Al termine scollegarsi dal servizio ticket cliccando sul "Logout"

2.1.4 Scansioni

Questo servizio permette di controllare lo stato di avanzamento dei lavori di scansionedei documenti cartacei da dematerializzare effettuati per conto del cliente. L'accesso èabilitato solo per i clienti che si appoggiano alla struttura Zerod per eliminare i propriarchivi cartacei.

2.1.5 Teleassistenza

L'assistenza effettuata in collegamento da remoto permette di ridurreconsiderevolmente i tempi di intervento per la risoluzione dei problemi.Zerod mette a disposizione due dei software più diffusi per poter effettuare questo tipodi intervento.

Procedere come segue:Cliccare sul software prescelto per scaricarlo sul computer su cui si dovrà effettuare ilcollegamento remoto. Eseguire il software comunicando al supporto tecnico l'ID visualizzato per attivare ilcollegamento

2.1.6 Report

Questo servizio mette a disposizione dell'utente documentazione concordatariguardante i dati relativi all'utilizzo della gestione documentale.E' possibile richiedere l'attivazione di report report relativi a:

Flussi di conferimento documentiControlli di numerazione relativi ai documenti su cui effettuare la conservazione anorma DPCM 2013Analisi relative alla gestione della fatturazione elettronica PA e B2B

mailto:[email protected]


© 2018 ZEROD srl

Contattare il ns supporto tecnico per approfondire l'argomento e valutare l'utilità delservizio

Istruzioni d'uso evoWEB 17

© 2018 ZEROD srl

3 Istruzioni d'uso evoWEB

Con evoWEB si mette a disposizione degli utenti una interfaccia - client e web -semplice e intuitiva, sviluppata in base agli standard internazionali per l'ergonomia el'usabilità del software. L'interfaccia e il layout dell'area di lavoro sono personalizzabilidall'utente in base alle necessità del momento. Per una descrizione accurata dell'utilizzo e delle funzionalità di evoWEB fare riferimentoallo specifico manuale consultabile dall'apposita pagina del portale.

Con i navigatori di evoWEB è possibile gestire dalla stessa applicazione gli archividocumentali e la fatturazione elettronica XML

Gestione DocumentaleFattura PA

3.1 Gestione Documentale

La gestione documentale elettronica riguarda l'archiviazione e la conservazione deidocumenti aziendali, fiscali e non, in modo da consentire l'eliminazione degli archivicartacei e allo stesso tempo garantirne la piena validità legale e l'opponibilità a terzi incaso di procedimenti giudiziari o accertamenti da parte dell'Agenzia delle Entrate.Attraverso l'utilizzo del servizio ZeroDrive è possibile importare automaticamente i filedocumenti ed indicizzarli in modo da renderne agevole la ricerca e la consultazione, edallo stesso tempo soddisfare le regole per la corretta archiviazione, imposte dallanormativa vigente relative al set di dati minimo associato ad ogni documento richiesti anorma di legge.

Le procedure principali che l'utente è tenuto a eseguire sono le seguenti:

Procedura acquisizione documentiProcedura firma documenti

3.1.1 Procedura verifica acquisizione documenti

I documenti da conservare, importati automaticamente dalla cartella del servizio cloudZeroDrive e pronti per essere firmati, si trovano nella cartella “In firma” divisi pertipologia omogenea. Si consiglia di pianificare a intervalli regolari l’emissione el’importazione dei documenti in modo da poter operare un controllo sullacorrispondenza di numero e eventualmente di contenuto tra i documenti emessi dalgestionale aziendale e quelli presenti nella cartella.

L'attività di conservazione a norma DPCM 2013 è eseguita regolarmente alle scadenzeprestabilite e concordate con il cliente nel rispetto della normativa vigentepwer quanto


© 2018 ZEROD srl

riguarda i termini di conservazione e la produzione dei pacchetti di Versamento e diArchiviazione

NB: Consultare periodicamente la presenza di documenti da firmare. Salvo eccezioni oparticolari tipologie di documenti aggiornati a cadenza annuale (es. libro degli inventari)LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEI DOCUMENTI AVVERRA' MENSILMENTEDIFFERITA DI 3 (tre) PERIODI in modo da poter disporre, per la firma e la marcaturatemporale, dei documenti definitivi. In pratica i documenti relativi al mese di gennaioverranno conservati il 31 Marzo.

3.1.2 Procedura firma documenti

Cliccare sulla cartella "In firma"

Viene elencato il dettaglio dei documenti da elaborare in cui è possibile, utilizzando labarra di scorrimento posta in basso, visualizzare i dati identificativi del documento,mentre cliccando sulle caselle con il simbolo del file pdf si può visualizzare il documentoin formato pdf o le eventuali note agganciate al documento (come in tutti i browser levisualizzazioni sono possibili quando il puntatore del mouse si trasforma in mano condito puntato).

In alto, scorrendo il mouse sui pulsanti della barra degli strumenti principale, appaionole descrizioni delle operazioni che possono essere attivate sui documenti selezionaticon il check di spunta nel primo campo della riga documento.

Fare sempre il refresh del video con il tasto "Aggiorna" per essere sicuri di visualizzaregli elenchi sempre aggiornata. Questa operazione va ripetuta prima di ogni

procedura successiva

Selezionare con un click di mouse i documenti da firmare digitalmente (per selezionarli/deselezionarli tutti utilizzare la casellina di spunta dentro la barra grigia delle intestazionidi colonna)

Cliccare "Comandi" – Operazioni e procedure disponibili” per iniziare le operazioni difirma.

L'apposizione della firma digitale, a seconda della tipologia di firma utilizzata, puòavenire in diverse modalità:

Tramite smarcard: assicurarsi di avere inserito la smartcard nel lettore per la firma,

cliccare su “Firma” e quando richiesto inserire il PIN e attendere l’elaborazione e il


© 2018 ZEROD srl

relativo esito

Tramite token di firma remota: assicurarsi di avere la chiave OTP per la generazione

della “one time password”, cliccare su “Firma” e quando richiesto inserire il codicegenerato dal dispositivo OTP e attendere l’elaborazione e il relativo esito

Automatica: i parametri necessari per l'apposizione della firma sono precaricati e

all'utente non è richiesto alcun dispositivo di firma. cliccare su “Firma” e attenderel’elaborazione e il relativo esito

Se l’operazione è andata a buon fine premendo il tasto dx del mouse nell'area a sx dellecartelle e selezionando "Aggiorna navigatore" i documenti firmati saranno tolti dallesottocartelle "in firma"

3.2 Fattura PA

Si accede alla gestione delle fatture eletroniche PA cliccando sul nodo di navigatore"Gestione FEPA" presente nel pannello Navigatori sul lato sinistro dello schermo. Lastruttura ad albero è espandibile o comprimibile cliccando sul nodo interessato.Attraverso i nodi è possibile visualizzare nell'area di lavoro di evoWEB i documenticorrispondenti al nodo selezionato; il contatore posto a lato del nome del nodo indica ilnumero di documenti visualizzabili al suo interno.I nodi visualizzati variano a seconda delle configurazioni di configurazione utilizzate peril caricamento, la firma e l'invio delle fatture elettroniche XML.

Per quanto riguarda la Fattura PA le operazioni che è possibile eseguire con questostrumento sono le seguenti:

Generazione flussi di FatturePA partendo da informazioni che risiedono in tabelle deldatabase del sistema gestionale aziendaleGestione flussi XML correttamente creati da altre procedure softwareGestione flussi XML correttamente creati e firmati digitalmente da altre proceduresoftwareFirma digitale manuale/automatica dei file XML fatturePAGestione invio della FatturaPA al SdITracciatura stato invio e acquisizione automatica ricevute/notifiche del SdIConservazione a norma di legge FatturaPA

L'accesso al servizio in outsourcing è garantito attraverso un portale web attraverso ilquale, una volta eseguito il login con il proprio ID utente e la propria password, è


© 2018 ZEROD srl

possibile conferire i documenti elettronici in formato XML e svolgere le attività sopraelencate.

NB: Consultare periodicamente la presenza di fatture elettroniche PA da firmare einviare e per controllare l’esito di ricevimento da parte dello SDI e successivamente larisposta degli enti pubblici a cui sono indirizzate. Il pagamento delle fatture da partedella pubblica amministrazione sarà effettuato solo se non saranno respinte conspecifica comunicazione.

3.2.1 Procedura acquisizione documenti

L'acquisizione dei documenti può avvenire nei seguenti modi:

tramite servizio ZeroDrive per cui si trovano già caricate in evoWEBdirettamente da evoWEB cliccando sul pulsante "Archivia" posto nella barra comandiprincipale, con cui è possibile ricercare i documenti nelle risorse del computer eselezionare i documenti da caricare. Selezionati i documenti cliccare sul pulsante"Salva" posto in basso a sx per dare inizio al caricamento.

Dopo il caricamento possono essere automatizzate le operazioni di apposizione firmadigitale del documento. Vi potreste trovare in 3 situazioni distinte a seconda dellaconfigurazione dell'impianto:

1) Dopo il caricamento la fattura viene firmata e inviata automaticamente: non troveretenè la vista "Da firmare" nè la vista "Da inviare" ma avrete a disposizione una serie diviste dove la fattura si posiziona automaticamente dall'alto verso il basso mentreavanza di stato

2) Avete a disposizione il dispositivo di firma ed è presente una vista "Da firmare": inquesta situazione potete se necessario allegare file alla fattura per poi con i comandi oil tasto destro procedere con l'operazione di firma che vi chiederà l'OTP (vedi sezionedel manuale Procedura firma documenti )

3) E' presente una vista "Da inviare": in questa situazione potete se necessario allegarefile alla fattura per poi con i comandi o il tasto destro procedere con l'operazione di"Firma e invia"; verrà posta una firma automatica ed il documento verrà inviato (vedi lasezione del manuale Procedura invio documenti ) Il software controlla ciclicamente la presenza di documenti da acquisire, l'intervallo ditempo necessario per fare in modo che il documento venga caricato all'interno dellagestione FEPA è di circa 1 minuto e può variare a seconda della qualità delcollegamento dati e/o al numero di documenti da elaborare.

Si consiglia di pianificare a intervalli regolari l’emissione e l’importazione delle fatture


© 2018 ZEROD srl

XML in modo da poter operare un controllo sulla corrispondenza di numero eeventualmente di contenuto tra i documenti emessi dal gestionale aziendale e quellipresenti nella cartella “da firmare”. Se necessario in questa fase è possibile

aggiungere allegati al documento principale per poterli spedire in un'unica soluzione

3.2.2 Procedura firma documenti

Cliccare sulla cartella "Fatture da firmare"

Questa cartella è presente solo nel caso la firma venga apposta disgiuntamente dalcaricamento o dall'invio del documento.

Viene elencato il dettaglio dei documenti da elaborare in cui è possibile, utilizzando labarra di scorrimento posta in basso, scorrere i dati identificativi del documento, mentrecliccando sulle caselle poste sotto il tag “Fatture da firmare”, si può visualizzare ilcodice xml o il documento in formato pdf o le eventuali note agganciate al documento(come in tutti i browser le visualizzazioni sono possibili quando il puntatore del mouse sitrasforma in mano con dito puntato).

In alto, scorrendo il mouse sui pulsanti, appaiono le descrizioni delle operazioni chepossono essere attivate sui documenti selezionati con il check di spunta nel primocampo della riga documento. Si veda immagine sottostante.

Data la notevole frequenza di aggiornamento dal cloud, per precauzione si consigliafare sempre il refresh del video con il tasto "Aggiorna" per essere sicuri di avere lasituazione sempre aggiornata. Questa operazione va ripetuta prima di ogni

procedura successiva

Selezionare con un click di mouse i documenti da firmare (per selezionarli/deselezionarli tutti utilizzare la casellina di spunta dentro la barra grigia di intestazione)

Cliccare su Comandi – Operazioni e procedure disponibili” per iniziare le operazioni difirma.

L'apposizione della firma digitale, a seconda della tipologia di firma utilizzata, puòavvenire in diverse modalità:

Tramite smarcard: assicurarsi di avere inserito la smartcard nel lettore per la firma,

cliccare su “Firma” e quando richiesto inserire il PIN e attendere l’elaborazione e ilrelativo esito


© 2018 ZEROD srl

Tramite token di firma remota: assicurarsi di avere la chiave OTP per la generazione

della “one time password”, cliccare su “Firma” e quando richiesto inserire il codicegenerato dal dispositivo OTP e attendere l’elaborazione e il relativo esito

Automatica: i parametri necessari per l'apposizione della firma sono precaricati e

all'utente non è richiesto alcun dispositivo di firma. cliccare su “Firma” e attenderel’elaborazione e il relativo esito

Se l’operazione è andata a buon fine premendo il tasto dx del mouse nell'area a sx dellecartelle e selezionando "Aggiorna navigatore" i documenti firmati saranno tolti dallesottocartelle "in firma"

A questo punto assicurarsi di avere inserito la smartcard nel lettore per la firma o diavere la chiave OTP per la generazione della “one time password”, a seconda deidispositivi di firma utilizzati.

Cliccare su “Firma Fatture” e se richiesto inserire il PIN o il codice visualizzato dallachiavetta e attendere l’elaborazione e il relativo esito.

Se l’operazione è andata a buon fine i documenti firmati saranno presenti nella cartellaa sx “Fatture da inviare”.

3.2.3 Procedura invio documenti

Cliccare sulla cartella "da inviare"

Viene elencato il dettaglio dei documenti da elaborare in cui è possibile, utilizzando labarra di scorrimento posta in basso, scorrere i dati identificativi del documento, mentrecliccando sulle caselle poste sotto il tag “Fatture da firmare”, si può visualizzare ilcodice xml o il documento in formato pdf o le eventuali note agganciate al documento(come in tutti i browser le visualizzazioni sono possibili quando il puntatore del mouse sitrasforma in mano con dito puntato).

In alto, scorrendo il mouse sui pulsanti, appaiono le descrizioni delle operazioni chepossono essere attivate sui documenti selezionati con il check di spunta nel primocampo della riga documento. Si veda immagine sottostante.

Data la notevole frequenza di aggiornamento dal cloud, per precauzione si consigliafare sempre il refresh del video con il tasto "Aggiorna" per essere sicuri di avere la


© 2018 ZEROD srl

situazione sempre aggiornata. Questa operazione va ripetuta prima di ogni

procedura successiva.

In base alla configurazione della gestione si possono verificare le seguenti

situazioni:

I documenti sono già stati firmati: verrà effettuato l'invio senza altre operazioni

I documenti sono precedentemente stati oggetto di Procedura firma

documenti: verrà effettuato l'invio senza altre operazioni

I documenti non sono ancora stati firmati: verrà apposta la firma

automaticamente prima dell'invio

In nessun caso la Gestione FEPA inoltrerà allo SDI fatture senza che vi sia stata

apposta firma digitale

Selezionare con un click di mouse i documenti da inviare (per selezionarli/deselezionarlitutti utilizzare la casellina di spunta dentro la barra grigia di intestazione)

Cliccare su Comandi – Operazioni e procedure disponibili” per iniziare le operazioni diinvio.

L'invio dei documenti, per accordi commerciali in essere con il cliente, può esseresubordinato all'acquisto preventivo di un numero predefinito di documenti inviabili:questa informazione è visualizzabile aprendo la cartella "Contatori e

configurazioni" (vedi sezione Altro del presente manuale) in cui è riportato il

numero residuo di documenti inviabili. Nel caso non venga pattuito alcun limite

numerico di invio documenti il contatore è valorizzato con "-999"; Gli eventuali

documenti in attesa di essere inviati previo acquisto di un nuovo pacchetto di

invio in questo caso sono visuaslizzabili nella cartella "Non Inviabili".

I documenti inviati che non hanno superato i controlli formali dello SDI

vengono invece visualizzati nella cartella "Fatture non inviate": in questo caso

occorre verificare la natura dell'errore segnalato e procedere con la riemissione del

documento previa operazione sul documento errato esistente cliccando con il

tasto dx del mouse sulla riga corrispondente al documento e selezionando il

comando "Scarta" o "Elimina" (la utilizzabilità dei comandi è dipendente dalle

autorizzazioni concesse all'utente). Il comando "Scarta" trasferisce la fattura nella

cartella "Cestino" (vedi sezione Altro del presente manuale) o "Scartate" mentre ilcomando "Elimina" cancella fisicamente il documento.

Procedere come sotto indicato:

Apporre la spunta alla riga corrispondente al documento da scartare


© 2018 ZEROD srl

Cliccare con il tasto destro del mouse la rigaPosizionarsi con il mouse sulla voce "Documenti selezionati"Scegliere l'operazione "Scarta"Se in controlli eseguiti dallo SDI hanno avuto esito positivo i documenti

cambiano di stato e sono visibili nella cartella "Atttesa ricevute SDI" di cui si

parla nella specifica sezione del manuale Procedura controllo esito

3.2.4 Procedura controllo esito

Ad invio appena avvenuto, i documenti sono visibili nella cartella "Attesaricevute SDI" fino a che lo SDI non comunica lo stato di avanzamento dellafattura.

L'invio allo SDI delle fatture che hanno superato i controlli formali, ha comeconseguenza una serie di comunicazioni successive che ne tracciano l'esito sia perquanto riguarda l'invio al destinatario che la successiva notifica di accettazione o rifiutodel documento da parte del destinatario stesso. Ad ogni comunicazione dello SDI, ilsoftware provvede automaticamente a spostare il documento nella cartella apposita inmodo da poterne controllare agevolmente lo stato: le cartelle da consultare sono leseguenti

"Ricevute SDI": con questa comunicazione lo SDI avvisa che la fattura è stataacquisita dallo SDI e successivamente inviata al destinatario"Notifiche SDI": Con le notifiche lo SDI avvisa il mittente dell'esito fattura, ovvero sequesta è stata accettata o rifutata dal destinatario. QUANDO SI INVIANO LEFATTURE GLI ESITI SUCCESSIVI NON ARRIVANO IMMEDIATAMENTE.VENGONO COMUNICATI QUANDO LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONIDESTINATARIE VERIFICANO LA FATTURA. Per cui se ad esempio spediamo 4fatture, avremo quasi immediatamente 4 ricevute di consegna (in cui si dice che lefatture sono state spedite al destinatario), GLI ESITI SUCCESSIVI DEVONOESSERE ATTESI (O SOLLECITATI) ALLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONIDESTINATARIE. Trascorsi 15 giorni dalla data dell'invio viene comunqueinviata al mittente una notifica di decorrenza termini in base alla quale siassume che il destinatario, in mancanza di altra comunicazione, abbiaaccettato la fattura

In queste cartelle, in aggiunta al documento inviato, è possibile consultare anche lecomunicazioni ad esso attinenti:

La mail di avvenuto ricevimento da parte dello SDILa mail di esito del controllo formale effettuato dallo SDI sui dati La mail di notifica dell'invio alla PA di destinazione


© 2018 ZEROD srl

La mail di esito da parte della PA di destinazione

Opportunamente divise per competenza nelle cartelle sopra elencate

Ogni riga è espandibile, cliccando alla sua sx sul simbolo "+" in modo da visualizzare lecomunicazioni relative alla fattura indicata

A completamento del ciclo nello storico dei documenti ogni fattura elettronicaavrà agganciato tutte le e-mail di ritorno che la riguardano

NOTE E APPROFONDIMENTI:

Il soggetto che utilizza il canale PEC riceverà, sulla casella di PEC da cui ha effettuatola trasmissione, i file messaggio prodotti dal SdI relativi al proprio invio. Il filemessaggio può essere:

una ricevuta di consegna: per certificare l’avvenuta consegna al destinatario del fileFatturaPA (la fattura elettronica si considera emessa ai sensi dell'art. 21 DPR 633-1972);una notifica di mancata consegna: per segnalare la temporanea impossibilità direcapitare al destinatario il file FatturaPA (anche in questo caso la fattura si consideraemessa);una notifica di scarto: nel caso in cui il file trasmesso (file FatturaPA o file archivio)non abbia superato i controlli previsti (in questo caso la fattura elettronica si consideraNON emessa);una notifica di esito: messaggio con il quale il SdI inoltra al trasmittente la notifica diesito committente eventualmente ricevuta dal destinatario della fattura che a sua voltapuò essere:

EC01: Accettazione EC02: Rifiuto

una notifica di decorrenza termini: messaggio che il SdI invia sia al trasmittente sia aldestinatario nel caso in cui non abbia ricevuto notifica di esito committente entro iltermine di 15 giorni dalla data della ricevuta di consegna o dalla data della notifica dimancata consegna ma solo se questa sia seguita da una ricevuta di consegna. Conquesta notifica il SdI comunica al destinatario l’impossibilità di inviare, da quelmomento in poi, notifica di esito committente e al trasmittente l’impossibilità diricevere notifica di esito;una attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito:nei casi di impossibilità di recapito del file all’amministrazione destinataria per causenon imputabili al trasmittente (amministrazione non individuabile all’interno dell’Indicedelle Pubbliche Amministrazioni oppure problemi di natura tecnica sul canale ditrasmissione);

Nei casi in cui la fattura non si consideri emessa ai sensi del citato art. 21 DPR 633-1972 (dunque quando scartata prima della consegna all'Ufficio destinatario o da questorifiutata entro quindici giorni) sarà possibile correggere gli errori e ritrasmettere lastessa fattura avendo solo cura di mutare il solo codice di invio. Per far questo devi


© 2018 ZEROD srl

importare la fattura già salvata sul redattore, apportare le correzioni, modificare ilcodice di invio e scaricare il nuovo documento che poi firmerai e invierai al SdI.Nei casi in cui la fattura sia giunta al destinatario e questi non l'abbia rifiutata entro iltermine di quindici giorni, questa è da considerarsi fiscalmente emessa e non potràessere semplicemente riemessa, dovrà essere stornata con una nota di credito. Nel caso la fattura sia infatti stata consegnata e risulti dunque emessa, se si provasemplicemente a ritrasmettere la fattura corretta al SdI, pur modificando il codice diinvio, si riceverà una notifica di scarto con errore: "Fattura duplicata : Fattura duplicatanumero x del xxxx-xx-xx, posizione nel lotto 1".

3.2.5 Archivi storici

Per facilità di consultazione, i documenti sono anche automaticamente classificati peranno di emissione: il software renderà visibile una cartella denominata "Archiviostorico" per raggrupparele fatture in base all'esercizio di competenza e all'interno diognuna di essere saranno visualizzabili per ogni singolo documento i dati, i documenti ele comunicazioni ad esso riferiti.Dal momento che le fatture elettroniche, in quanto documenti digitali, sonoobbligatoriamente da conservare in base alla normativa DPCM 2013, non è possibileapportare nessuna modifica nè ai dati nè ai documenti relativi.

3.2.6 Altro

In questo nodo (se attivato) sono presenti le cartelle "Cestino" e "Contatori econfigurazioni".

La cartella "Cestino" contiene tutti i documenti su cui è stato eseguito il comando"Scarta" (vedi sezione manuale Procedura invio documenti ) ed è utile per teneretraccia dei documenti che per qualsiasi ragione non sono stati oggetto di invio allo SDI.

La cartella "Contatori e configurazioni" (vedi immagine) permette di tenere sottocontrollo alcuni parametri di configurazione relativi alla gestione FEPA

P.IVA: Partita IVA del mittente con cui vengono inviate le fattureCLIENTE: Ragione sociale del mittentePEC COMUNICAZIONI: indirizzo di posta elettronica certificata utilizzata per l'inviodelle fatture e per il ricevimento delle comunicazioni dello SDI relative all'invio eall'esito (vedi Procedura invio documenti e Procedura controllo esito ) EMAIL ALERT: indirizzo di posta elettronica che la gestione FEPA utilizza percomunicare automaticamente segnalazioni e informazioni relative alla gestione dellefatture elettroniche quali comunicazioni SDI di scarto e/o notifiche di esito NUMERO: il numero visualizzato indica il numero di documenti residui inviabili a frontedell'acquisto di un numero prepagato (ricarica) di documenti inviabili. Quando il valoreassunto è -999 l'utilizzo della gestione FEPA è illimitato. Se questo numero è uguale a


© 2018 ZEROD srl

0 non è possibile inviare alcun documento finche non si procede all'acquisto di unaricarica prepagata ed i documenti vengono posti in attesa di spedizione nella cartella"Non inviabili" (vedi sezione Procedura invio documenti )DATA ULTIMO UTILIZZO: evidenzia la data in cui è avvenuto l'ultimo invio didocumenti e di conseguenza l'ultimo consumo della ricarica prepagataDATA RICARICA: evidenzia la data in cui è stata effettuata l'ultima ricarica prepagataper l'invio dei documenti.

3.3 Fattura B2B

La fatturazione elettronica B2B prevede un flusso in uscita alimentato dal ciclo attivo di fatturazione (lefatture emesse ai clienti) e da un flusso in entrata alimentato dal ciclo passivo di fatturazione ossia dallefatture in ingresso inviate dai fornitori tramite SDI alla piattaforma Zerod e da questa adeguatamentesmistata in base alla partita IVA del destinatario indicata in fattura.Per l'utilizzo della piattaforma, i documenti fattura attiva xml devono essere preventivamentecreati e testati da software in uso all'azienda che esegue l'accesso al portale o da questa fatticreare a terzi per suo conto. I documenti caricati nel portale vengono inviati senza alcuncontrollo formale sull'esattezza e sulla veridicità dei dati che risulta essere totalmente a caricodell'utilizzatore del portale.Si porta inoltre a conoscenza che Zerod s.r.l. non può intervenire sulle tempistiche dello SDI diacquisizione e recapito al destinatario in quanto di sua esclusiva competenza ed effettuateunicamente nei suoi data centerSi accede alla gestione delle fatture eletroniche B2B cliccando sui corrispondenti nodi di navigazioneGestione FE B2B USCITA e Gestione FE B2B ENTRATA presenti nel pannello Navigatori sul latosinistro dello schermo. La struttura ad albero è espandibile o comprimibile cliccando sul nodointeressato. All'interno dei nodi principali è possibile accedere ai documenti classificati logicamente inbase al loro stato di avanzamento nell'inoltro o nella ricezione, oppure visualizzarne lo storico diviso peresercizio di competenza. Attraverso i nodi è possibile visualizzare nell'area di lavoro di evoWEB idocumenti in funzione del loro stato, cliccando sul corrispondente nodo; il contatore posto a lato delnome del nodo indica il numero di documenti visualizzabili al suo interno.I nodi visualizzati variano a seconda delle soluzioni di configurazione utilizzate per il caricamento, lafirma e l'invio o la ricezione delle fatture elettroniche XML B2B.

Per quanto riguarda la Fattura XML B2B, le operazioni eseguibili con questo strumento sono le seguenti:

Acquisizione flussi di Fatture elettroniche xml in uscita ed in entrataGestione dei file fattura XML acquisiti e correttamente creati da altre procedure softwareFirma digitale manuale/automatica dei file XML Tracciatura stato invio e acquisizione automatica ricevute del SdIConservazione, ove prevista, a norma di legge DPCM 3 dicembre 2013 della Fattura elettronica xml

L'accesso al servizio in outsourcing è garantito attraverso un portale web attraverso il quale, una voltaeseguito il login con il proprio ID utente e la propria password, è possibile conferire i documenti elettroniciin formato XML e svolgere le attività sopra elencate.

Il servizio può essere concesso pagando una quota annuale a forfait oppure procedendo con l'acquisto di"ricariche" per un numero definito di documenti che verranno progressivamente decurtate in base alconsumo

NB: Consultare periodicamente la presenza di fatture elettroniche da firmare e inviare e per controllare

l’esito di ricevimento da parte dello SDI e tenere presente queste importantissime indicazioni


© 2018 ZEROD srl

Dal 1 gennaio 2019 le fatture derivanti dal ciclo attivo saranno ritenute emesse, solo se

inoltrate tramite SDI e da questo validate ed inviate al cessionario committente indicato in

fattura: ne deriva che una fattura scartata dallo SDI è equiparata fiscalmente a fattura non

emessa con tutte le implicazioni relative all'irregolarità contabile ed alle sanzioni da questa

dipendenti.

Il cessionario/committente, ossia il destinatario della fattura, non sarà tenuto al pagamento

finchè non avrà ricevuto il file corrispondente alla fattura elettronica; l'avvenuto ricevimento

del documento informatico è certificato unicamente dalla ricevuta di consegna inviata dallo

SDI al cedente/prestatore, ossia a chi emette la fattura.

Per il cessionario committente, la data di ricevimento della fattura corrisponde alla data in cui

lo SDI comunica al cedente/prestatore di aver inoltrato il file al destinatario

Nei casi in cui, per errore o per errata comunicazione della pec o del codice univoco

destinatario, la fattura elettronica non possa essere inviata dallo SDI al destinatario, il

documento, individuato tramite la partita IVA del destintario, sarà comunque da quest'ultimo

visualizzabile dal portale Fatture e Corrispettivi https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/

a cui il destinatario potrà accedere con le credenziali rilasciate dall'agenzia delle entrate. Dal

momento che lo SDI segnala al mittente del documento l'impossibilità di recapito, è opportuno

che il mittente contatti il destinatario per informarlo dell'anomalia, verificare i dati di

spedizione e confermare l'obbligo al pagamento della fattura inviata.

3.3.1 Gestione FE B2B USCITA

Da questo nodo è possibile acquisire e gestire il flusso di fatture attive in modo da procedere all'inoltroallo SDI e successiva consegna al cliente (definito dall'Agenzia delle Entrate "cessionario ocommittente"). All'interno del nodo principale vengono elencate tutte le aziende su cui è possibileoperare e per ognuna di esse le viste da cui è possibile consultare i documenti a seconda del loro statodi avanzamento.Ogni fase dell'avanzamento del documento è tracciata e consultabile per fare in modo che l'operatoreabbia una visione completa dello stato di avanzamento dei vari documenti e possa individuareimmediatamente eventuali problemi relativi a documenti non ancora inviati o segnalati come scartati dalloSDI.Per iniziare la gestione è necessario procedere al caricamento delle fatture elettroniche xml conl'apposita funzione di menù.

Caricamento fattureE' importante premettere che i documenti fattura xml devono essere preventivamente creati etestati da software in uso all'azienda che esegue l'accesso al portale o da questa fatti creare aterzi per suo conto. I documenti caricati nel portale, fatta eccezione per i controlli dinumerazione volti ad evitare la presenza di un documento duplicato, vengono inviati senzaalcun controllo formale sull'esattezza e sulla veridicità dei dati che risulta essere totalmente acarico dell'utilizzatore del portale.

Non sono possibili caricamenti di files xml contenenti lotti di fatture. Questa scelta di caratteretecnico è stata effettuata per garantire la maggior semplicità operativa per l'utilizzatore del servizio e per

https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/


© 2018 ZEROD srl

ottenere la migliore tracciabilità possibile del flusso documentale.

Il caricamento manuale avviene cliccando il pulsante "Archivia" posto a sx nella barra delle funzioni inalto a sx dello schermo in modo da fare apparire il menù funzionale da cui cliccare il comando "CaricaFatture"

Nell'area di lavoro si apre un nuovo tab da cui con la funzione "Seleziona file" si apre una finestraEsplora risorse del PC collegato al portale in cui è possibile navigare e caricare simultaneamente uno opiù file selezionandoli con le consuete modalità operative di Windows.

Successivamente vengono elencati nell'area di lavoro i files selezionati e pronti per il caricamentodefinitivo come illustrato nell'immagine sottoriportata:

Verificati i documenti per nome file e numero confermare l'acquisizione cliccando il pulsante "Salva"posto in basso a sx dell'area di lavoro

Se non si vuole procedere con il caricamento definitivo dei documenti cliccare il pulsante "Annulla" perchiudere il tab nell'area di lavoro e procedere con altre attività.

I documenti precedentemente acquisiti nella modalità appena illustrata, come già detto, sono classificatiin base al loro stato di avanzamento e consultabili cliccando nell'area navigatori le seguenti vistepreconfigurate:

Da inviareNon InviabiliIn uscitaNon inviateInviate allo SDIScartiRicevute di consegna


© 2018 ZEROD srl

AltroStorico

3.3.1.1 Da inviare

Un numero diverso da zero a lato della didascalia indica che sono presenti documenti in questo stato.Cliccando questa vista si visualizza il dettaglio delle fatture in attesa di essere inviate attraverso il canaleaccreditato che Zerod s.r.l. ha stabilito direttamente con lo SDI: questa modalità di collegamento risultaessere più sicura e veloce rispetto all'invio tramite posta elettronica certificata. L'invio deve obbligatoriamente essere preceduto dall'inserimento automatico nella struttura xml dei filedall'indicazione del "Soggetto Terzo Intermediario", che provvede a inoltrare allo SDI il documento perconto dell'azienda emittente del documento, e dall'apposizione della firma digitale sul documento.I tempi necessari allo SDI per il ricevimento e la consegna della fattura elettronica possonovariare da qualche minuto a diverse ore in base alla capacità e carico di elaborazioni attivesui data center SDI.

Entrambe le operazioni vengono effettuate ciclicamente a intervalli regolari di pochissimi minuti.

L'elenco propone le seguenti colonne contenenti i dati relativi ai documenti:

Le informazioni visualizzate nell'elenco sono le seguenti:Icone da cui è possibile visualizzare il documento nel formato originario o trasformatoin formato pdfNote: Testo aggiuntivo che è possibile agganciare al documento con appositocomando Tipo Doc: Tipologia del documento come da tabella delle specifiche tecniche disponibilesul sito dell'Agenzia delle EntrateNum.Doc: Numero documento assegnato alla fatturaData doc: Data di emissione della fatturaCC P.IVA: Partita IVa del Cessionario/Committente (il destinatario della fattura)CC COD.FISC: Codice Fiscale del Cessionario/Committente (il destinatario della fattura)CC DENOMINAZ. Ragione Sociale del Cessionario/CommittenteData Creaz. Data di creazione del file

Cliccare con il tasto dx del mouse sulla riga documento per visualizzare i comandi operativi eseguibili suldocumento stesso e sui relativi dati

3.3.1.2 Non Inviabili

Un numero diverso da zero a lato della didascalia indica che sono presenti documenti in questo stato.Cliccando questa vista si visualizza il dettaglio delle fatture non inviate a causa dell'esaurimento delcredito prepagato che consente l'invio dei documenti.Nel caso di pagamento della quota annuale "a forfait" questa vista è inutilizzata Per procedere con l'invio e ripristinare la funzionalità della piattaforma contattare il servizio Zerod srl eseguire le istruzioni per procedere con la ricarica.


© 2018 ZEROD srl




3.3.1.3 In uscita

Un numero diverso da zero a lato della didascalia indica che sono presenti documenti in questo stato.Cliccando questa vista si visualizza il dettaglio delle fatture già trattate e su cui è stata apposta la firmadigitale, che verranno perciò spedite automaticamente attraverso la procedura ricorsiva schedulata. L'elenco propone le seguenti colonne contenenti i dati relativi ai documenti:



3.3.1.4 Non inviate

Un numero diverso da zero a lato della didascalia indica che sono presenti documenti in questo stato.Cliccando questa vista si visualizza il dettaglio delle fatture già trattate e su cui è stata apposta la firmadigitale, che non sono state spedite a causa di qualche anomalia o blocco del portale SDI (è utile sapereche saltuariamente il servizio SDI viene sospeso per aggiornamenti). Le fatture elencate dovranno esserereinviate manualmente utilizzando i comandi abilitati per il documento.L'elenco propone le seguenti colonne contenenti i dati relativi ai documenti:


© 2018 ZEROD srl



3.3.1.5 Inviate allo SDI

Un numero diverso da zero a lato della didascalia indica che sono presenti documenti in questo stato.Cliccando questa vista si visualizza il dettaglio delle fatture già trattate e su cui è stata apposta la firmadigitale, che verranno perciò spedite automaticamente attraverso la procedura ricorsiva schedulata. L'elenco propone le seguenti colonne contenenti i dati relativi ai documenti:

Le informazioni visualizzate nell'elenco sono le seguenti:Icone da cui è possibile visualizzare il documento nel formato originario o trasformatoin formato pdfNote: Testo aggiuntivo che è possibile agganciare al documento con appositocomando Tipo Doc: Tipologia del documento come da tabella delle specifiche tecniche disponibilesul sito dell'Agenzia delle EntrateNum.Doc: Numero documento assegnato alla fatturaData doc: Data di emissione della fatturaCC P.IVA: Partita IVa del Cessionario/Committente (il destinatario della fattura)CC COD.FISC: Codice Fiscale del Cessionario/Committente (il destinatario della fattura)CC DENOMINAZ. Ragione Sociale del Cessionario/CommittenteData invio Data in cui è stato effettuato l'invioData Creaz. Data di creazione del file


3.3.1.6 Scarti

Un numero diverso da zero a lato della didascalia indica che sono presenti documenti in questo stato.Cliccando questa vista si visualizza il dettaglio delle fatture inviate allo SDI e da questi scartate per erroriformali nella costruzione del file XML o per valori non consentiti in esso presenti; gli errori possonoderivare dalla combinazione di valori non ammessa oppure dalla presenza di caratteri speciali nellestringhe di testo facenti parte del file xml (Es: indirizzi con i caratteri "°", Ragioni sociali contenenti ' & <> ò à ù è é "



© 2018 ZEROD srl

Le informazioni visualizzate nell'elenco sono le seguenti:Icone da cui è possibile visualizzare il documento nel formato originario o trasformatoin formato pdfNote: Testo aggiuntivo che è possibile agganciare al documento con appositocomando Tipo Doc: Tipologia del documento come da tabella delle specifiche tecniche disponibilesul sito dell'Agenzia delle EntrateNum.Doc: Numero documento assegnato alla fatturaData doc: Data di emissione della fatturaCC P.IVA: Partita IVa del Cessionario/Committente (il destinatario della fattura)CC COD.FISC: Codice Fiscale del Cessionario/Committente (il destinatario della fattura)CC DENOMINAZ. Ragione Sociale del Cessionario/CommittenteData invio Data in cui è stato effettuato l'invioData Creaz. Data di creazione del fileCodice Codice errore segnalato dallo SDIDescrizione Testo descrittivo del codice di errore trasmesso dallo SDI

NB: per poter procedere con un nuovo inoltro del file corretto relativo allo stesso documento il documentoscartato dallo SDI deve essere spostato nel "Cestino" in modo che non possa essere presente undocumento duplicato.Cliccare con il tasto dx del mouse sulla riga documento per visualizzare i comandi operativi eseguibili suldocumento stesso e sui relativi dati

3.3.1.7 Ricevute di consegna

Un numero diverso da zero a lato della didascalia indica che sono presenti documenti in questo stato.Cliccando questa vista si visualizza il dettaglio delle fatture inviate allo SDI e da questi scartate per erroriformali nella costruzione del file XML o per valori non consentiti in esso presenti; gli errori possonoderivare dalla combinazione di valori non ammessa oppure dalla presenza di caratteri speciali nellestringhe di testo facenti parte del file xml (Es: indirizzi con i caratteri "°", Ragioni sociali contenenti ' & <> ò à ù è é "


Le informazioni visualizzate nell'elenco sono le seguenti:Icone da cui è possibile visualizzare il documento nel formato originario o trasformatoin formato pdfNote: Testo aggiuntivo che è possibile agganciare al documento con appositocomando Tipo Doc: Tipologia del documento come da tabella delle specifiche tecniche disponibilesul sito dell'Agenzia delle EntrateNum.Doc: Numero documento assegnato alla fatturaData doc: Data di emissione della fatturaCC P.IVA: Partita IVa del Cessionario/Committente (il destinatario della fattura)CC COD.FISC: Codice Fiscale del Cessionario/Committente (il destinatario della fattura)CC DENOMINAZ. Ragione Sociale del Cessionario/CommittenteData ricev. Data in cui lo SDI ha ricevuto e trasmesso il documento al destinatarioData invio Data in cui è stato effettuato l'invioData Creaz. Data di creazione del fileCodice Codice errore segnalato dallo SDIDescrizione Testo descrittivo del codice di errore trasmesso dallo SDI


© 2018 ZEROD srl


3.3.1.8 Altro

In questo nodo (se attivato) sono presenti le cartelle "Cestino" e "Contatori e configurazioni".

La cartella "Cestino" contiene tutti i documenti su cui è stato eseguito il comando "Scarta" ed è utile pertenere traccia dei documenti che per qualsiasi ragione non sono stati oggetto di invio allo SDI.

La cartella "Contatori e configurazioni" (vedi immagine) permette di tenere sotto controllo alcuni parametridi configurazione relativi alla gestione FEPA

P.IVA: Partita IVA del mittente con cui vengono inviate le fattureCLIENTE: Ragione sociale del mittentePEC COMUNICAZIONI: indirizzo di posta elettronica certificata utilizzata per l'invio delle fatture e per ilricevimento delle comunicazioni dello SDI relative all'invio e all'esito (vedi Procedura invio documenti eProcedura controllo esito ) EMAIL ALERT: indirizzo di posta elettronica che la gestione FEPA utilizza per comunicareautomaticamente segnalazioni e informazioni relative alla gestione delle fatture elettroniche qualicomunicazioni SDI di scarto e/o notifiche di esito NUMERO: il numero visualizzato indica il numero di documenti residui inviabili a fronte dell'acquisto diun numero prepagato (ricarica) di documenti inviabili. Quando il valore assunto è -999 l'utilizzo dellagestione FEPA è illimitato. Se questo numero è uguale a 0 non è possibile inviare alcun documentofinche non si procede all'acquisto di una ricarica prepagata ed i documenti vengono posti in attesa dispedizione nella cartella "Non inviabili" (vedi sezione Procedura invio documenti )DATA ULTIMO UTILIZZO: evidenzia la data in cui è avvenuto l'ultimo invio di documenti e diconseguenza l'ultimo consumo della ricarica prepagataDATA RICARICA: evidenzia la data in cui è stata effettuata l'ultima ricarica prepagata per l'invio deidocumenti.

3.3.1.9 Storico

Cliccando su questo nodo si aprono le viste sui documenti elaborati in uscita, divisi per anno diemissione.Utile per verificare il corretto e completo caricamento, la presenza di un documento e i dati di spedizioneed esito ad esso riferiti


Le informazioni visualizzate nell'elenco sono le seguenti:Icone da cui è possibile visualizzare il documento nel formato originario o trasformatoin formato pdfNote: Testo aggiuntivo che è possibile agganciare al documento con appositocomando Tipo Doc: Tipologia del documento come da tabella delle specifiche tecniche disponibile


© 2018 ZEROD srl

sul sito dell'Agenzia delle EntrateNum.Doc: Numero documento assegnato alla fatturaData doc: Data di emissione della fatturaCC P.IVA: Partita IVa del Cessionario/Committente (il destinatario della fattura)CC COD.FISC: Codice Fiscale del Cessionario/Committente (il destinatario della fattura)CC DENOMINAZ. Ragione Sociale del Cessionario/CommittenteData notifica. Data in cui lo SDI ha inviato la notifica di consegnaData ricev. Data in cui lo SDI ha inviato la notifica di presa in carico del documentoData invio Data in cui è stato effettuato l'invioData Creaz. Data di creazione del fileCodice Codice errore segnalato dallo SDIDescrizione Testo descrittivo del codice di errore trasmesso dallo SDI


3.3.2 Gestione FE B2B ENTRATA

Da questo nodo è possibile gestire il flusso di fatture passive ricevute tramite lo SDI dal fornitore/i(definito dall'Agenzia delle Entrate "cedenti o prestatori") e caricate automaticamente sul portale daZeroD s.r.l.. All'interno del nodo principale vengono elencate tutte le aziende su cui è possibile operare eper ognuna di esse le viste da cui è possibile consultare i documenti a seconda del loro stato diavanzamento.Ogni fase dell'avanzamento del documento è tracciata e consultabile per fare in modo che l'operatoreabbia una visione completa dello stato di avanzamento dei vari documenti e possa individuareimmediatamente eventuali anomalie nella presa in carico. Le viste sui documenti vengono aggiornate dinamicamente ad ogni nuova acquisizione di documenti: idocumenti possono essere gestiti variandone lo stato in base al completamento delle releative attività diapprovazione, contabilizzazione e pagamento. Questa procedura di variazione è per default manuale, mapotenzialmente automatizzabile attraverso lo scambio di informazioni con l'ERP in uso all'utente e puòessere fornita come servizio accessorio previa valutazione tecnica e commerciale da parte di Zerod s.r.l.I documenti precedentemente acquisiti dallo SDI, come già detto, sono classificati in base al loro statodi avanzamento e consultabili cliccando nell'area navigatori le seguenti viste preconfigurate:

Da verificareSospeseContabilizzateSaldateStorico

3.3.2.1 Da verificare

Un numero diverso da zero a lato della didascalia indica che sono presenti documenti in questo stato.Cliccando questa vista si visualizza il dettaglio delle fatture ricevute dallo SDI che vengono acquisite perdefault nello stato "Da approvare". L' operazione di caricamento viene effettuata ciclicamente a intervalliregolari di pochissimi minuti.NB: Zerod s.r.l. non può intervenire sulle tempistiche dello SDI di inoltro delle fatture in quantodi sua esclusiva competenza ed effettuate unicamente nei suoi data center. I tempi necessariallo SDI per il ricevimento e la consegna della fattura elettronica possono variare da qualcheminuto a diverse ore in base alla capacità e carico di elaborazioni attive sui suoi data center.



© 2018 ZEROD srl

Le informazioni visualizzate nell'elenco sono le seguenti:Icone da cui è possibile visualizzare il documento nel formato originario o trasformatoin formato pdfNote: Testo aggiuntivo che è possibile agganciare al documento con appositocomando Tipo Doc: Tipologia del documento come da tabella delle specifiche tecniche disponibilesul sito dell'Agenzia delle EntrateNum.Doc: Numero documento assegnato alla fatturaData doc: Data di emissione della fatturaCC P.IVA: Partita IVa del Cessionario/Committente (il destinatario della fattura)CC COD.FISC: Codice Fiscale del Cessionario/Committente (il destinatario della fattura)CC DENOMINAZ. Ragione Sociale del Cessionario/CommittenteDoc. TOT Totale documentoData arrivo Data di acquisizione del documento

Cliccare con il tasto dx del mouse sulla riga documento per visualizzare i comandi operativi eseguibili suldocumento stesso per la modifica dello stato e sui relativi dati

3.3.2.2 Sospese

Un numero diverso da zero a lato della didascalia indica che sono presenti documenti in questo stato.Cliccando questa vista si visualizza il dettaglio delle fatture ricevute dallo SDI che sono già state oggettodi controllo, che tuttavia, per qualsiasi motivo, non è stato possibile portare a termine da parte dell'ufficiocompetente





© 2018 ZEROD srl

3.3.2.3 Contabilizzate

Un numero diverso da zero a lato della didascalia indica che sono presenti documenti in questo stato.Cliccando questa vista si visualizza il dettaglio delle fatture ricevute dallo SDI che sono già state oggettodi controllo con esito positivo e che perciò sono state già registrate contabilmente.




3.3.2.4 Saldate

Un numero diverso da zero a lato della didascalia indica che sono presenti documenti in questo stato.Cliccando questa vista si visualizza il dettaglio delle fatture ricevute dallo SDI che sono già state oggettodi controllo con esito positivo e che sono state già registrate contabilmente e che sono già state saldateal fornitore.




© 2018 ZEROD srl


3.3.2.5 Storico

Cliccando su questo nodo si aprono le viste sui documenti elaborati in entrata, divisi per anno diemissione.Utile per verificare il corretto e completo caricamento, la presenza di un documento e i dati di spedizioneed esito ad esso riferiti


Le informazioni visualizzate nell'elenco sono le seguenti:Icone da cui è possibile visualizzare il documento nel formato originario o trasformatoin formato pdfAnno Esercizio di competenza del documentoStato Stato di avanzamento approvativo/contabile del documentoDesc. Stato Descrizione stato corrispondente al colore visualizzatoRagione Sociale. Ragione Sociale del Fornitore (cedente/prestatore)Tipo Doc: Tipologia del documento come da tabella delle specifiche tecniche disponibilesul sito dell'Agenzia delle EntrateNum.Doc: Numero documento assegnato alla fatturaData doc: Data di emissione della fatturaDivisa Moneta in cui è espressa la fatturaDoc. Tot. Totale documentoDoc. Scad. Data scadenza del documento. Nel caso di pagamenti rateizzati è la data dellaprima scadenzaTipo Documento Decodifica del codice Tipo Doc.Nome Cedente se il cedente è persona fisicaCognome Cedente se il cedente è persona fisicaP.IVA: Partita IVa del cedente prestatore (il mittente della fattura)Numero numero progressivo invio del fileNome trasmissione Nome del file ricevutoNote Note aggiunte al documento successivamente all'acquisizione


3.3.2.6 Manuali conservazione

Da questo nodo, per gli utenti che hanno attivato il servizio di conservazione a norma DPCM 3 dic 2013,si accede alla documentazione relativa alle tempistiche, modalità e procedure di conservazione messe inpratica da Zerod srl nel rispetto della normativa vigente per la conservazione digitale dei documenticaricati nel portale. La tenuta e l'aggiornamento di questa documentazione è di esclusiva comptenza diZerod s.r.l. e gli utenti vi possono accedere solo in modalità di visualizzazioneLa corretta conservazione dei documenti e la relativa disponibilità è fondamentale perchè il documentosia opponibile a terzi in qualunque sede in caso di procedimenti e/o controversie di natura legale/fiscale. Nel rispetto della normativa vigente è anche necessaria la tenuta di un registro delle eventuali anomalie di


© 2018 ZEROD srl

conservazione che tracci in modo chiaro e certo eventuali aggiornamenti software, ritardi o problemioccorsi durante l'esecuzione delle procedure di conservazione.

I documenti visualizzabili sono i seguenti:Manuali conservazione Registro anomalie conservazione

3.3.2.6.1 Documenti

Enter topic text here.

3.3.2.6.1.1 Manuali conservazione

E' il documento che descrive il sistema di conservazione dei documenti informatici posto in essere daZerod srl ai sensi dell'art. 8 delle regole tecniche del sistema di conservazione.Il Manuale della Conservazione è un documento informatico all’interno del quale è possibile trovarel’organizzazione del processo di Conservazione digitale a Norma, i soggetti che ne sono coinvolti e i ruolida costoro ricoperti, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, delle architetture e delleinfrastrutture in uso, le misure di sicurezza e tutte le altre informazioni utili alla gestione e alla verifica delfunzionamento, nel tempo, del sistema di Conservazione.E' obbligatorio per la conservazione digitale dei documenti informatici. A predisporlo è il Responsabiledella Conservazione, che deve curarne anche l’aggiornamento periodico.L’articolo 4 del D.P.C.M. del 3 dicembre 2013 distingue i Pacchetti di Versamento dai Pacchetti diArchiviazione. I Pacchetti di Versamento sono i pacchetti informativi comprensivi degli oggetti daconservare (documenti informatici, fascicoli informatici, aggregazioni documentali informatiche oppureanche solo metadati) che vengono inviati dal Produttore al Sistema di Conservazione secondo un formatopredefinito e concordato descritto nel Manuale della Conservazione. Una volta che i Pacchetti diVersamento vengono elaborati dal Sistema di Conservazione si originano i Pacchetti di Archiviazionemediante i quali il Sistema conserva i dati. Questi ultimi rappresentano dunque la trasformazione di unoo più Pacchetti di Versamento e sono definiti secondo le specifiche previste dal D.P.C.M. del 3 dicembre2013 e le modalità riportate nel Manuale della Conservazione.Se viene conservato un documento analogico tramite copia per immagine del documento stesso, ladistruzione del documento cartaceo può avvenire solo una volta ultimato il processo di Conservazionequindi normalmente con l’apposizione della marca temporale e della firma digitale da parte delResponsabile della Conservazione. Il luogo di Conservazione a norma dei documenti deve essere necessariamente identificato nel luogo digiacenza fisica dei server, dove è memorizzato anche l’archivio informatico.

3.3.2.6.1.2 Registro anomalie conservazione

In questo registro vengono annotati tutti gli eventi che sono intervenuti a variare o a interferire con ilregolare processo di conservazione.La registrazione è effettuata dal responsabile della conservazione di Zerod srl ed è comunicata al clientetramite posta elettronica certificata.Lo storico delle registrazioni è liberalmente consultabile dall'utente.


© 2018 ZEROD srl

4 Note

Ci sono alcune considerazioni da fare in merito alla modalità di contabilizzazione diquesta tipologia di fattura e anche alla corretta e ordinata verifica del suo avanzamentodi stato e dell’auspicabile buon esito al momento del ricevimento da parte deldestinatario.

La prima, di carattere puramente contabile amministrativo, è che la modalità diconservazione di un documento elettronico è necessariamente diversa dallaconservazione del cartaceo: la fattura elettronica per la sua natura non può esserestampata e archiviata, ma deve essere oggetto di conservazione sostitutiva e perciòfirmata e marcata temporalmente e conservata su supporti ottici e/o magnetici cheverranno esibiti a richiesta durante verifiche o accertamenti dell’agenzia delle entrate. Atale proposito è caldamente consigliato tenere un sezionale IVA apposito, in alternativaall’utilizzo di due serie di numerazione distinte nello stesso sezionale serie numerichedistinte (cioè sulle fatture emesse dovrà essere presente un prefisso od un suffisso cheidentifichi il settore per le quali sono state emesse) in modo da ottemperare allanormativa IVA.

In merito alla data di emissione è utile segnalare che, se nel cartaceo si assumevacome tale la data della fattura, con la fattura elettronica questa data è determinata dalladata di spedizione del documento: chi elabora la classica fatturazione di fine mesedeve tenere presente che, se questa verrà effettuata nei primi giorni del mesesuccessivo, i documenti prodotti saranno obbligatoriamente registrati dal destinatariocon una data non inferiore a quella di spedizione; questo aspetto ovviamente assumeparticolare rilevanza per le liquidazioni IVA soprattutto a fine anno.

Per quanto riguarda la gestione dei clienti destinatari della fattura elettronica, come hoaccennato poco sopra, oltre alle normali azioni che si possono svolgeresuccessivamente all’emissione di un documento di vendita è opportuno tenere latraccia di tutte le notifiche di avanzamento, ricevute a fronte di ogni singolo documento,specialmente della mail di notifica di avvenuto ricevimento e accettazione da parte deldestinatario che costituisce prova inconfutabile del diritto a essere pagati (si badi bene:la mail originale e non la stampa).

Token di Firma 41

© 2018 ZEROD srl

5 Token di Firma

AVVERTENZE IMPORTANTILa Firma Digitale è l'equivalente elettronico di unatradizionale firma autografa apposta su carta. Associatastabilmente al documento elettronico su cui è apposta,lo arricchisce di informazioni che ne attestano concertezza l'integrità, l'autenticità, la non ripudiabilità,conferendo al documento piena efficacia probatoria.Ne deriva che LEGALMENTE L'APPOSIZIONE DELLAFIRMA DIGITALE E' UN'OPERAZIONE CHE DEVEESSERE ESEGUITA DALL'INTESTATARIO DELDISPOSITIVO DI FIRMA in quanto unico responsabiledel contenuto del documento firmato.

5.1 Risincronizzazione del token

Qualora il dispositivo di firma, pur generando i codici sul display, non permetta l'apposizione della firmasulle fatture XML è opportuno procedere all'operazione di risincronizzazione.

La procedura consiste nel ripristinare la sincronia con il server di firma di Aruba e per essere eseguita habisogno unicamente di:

Accesso al web per collegarsi alla pagina web del sito Aruba per la gestione della firma remota Nome utente definito in fase di attivazione dell'Account di firma elettronica e relativa passwordcomunicati contestualmente alla consegna del dispositivo di firma elettronicaCard utente consegnata insieme al token AVENDO CURA DI RENDERE VISIBILE I DATI UTENTE EPASSWORD CHE AL MOMENTO DELLA CONSEGNA SONO COPERTI

Esempio dei dati riportati sulla card consegnata insieme al dispositivo di firma


© 2018 ZEROD srl

ISTRUZIONI OPERATIVE

1- Aprire questa pagina web: https://attivazioni.firma-remota.it/asmonitor/monitor.aspx

Da questa pagina web si ha accesso a tutte le funzioni di gestione dispositivo di firmaInserire lo Username e la relativa password (comunicate al momento della consegna del dispositivo difirma) e cliccare su "LOGIN" per accedere alle funzioni disponibili all'utente. Sono messe a disposizionedell'utente alcune utilities da utilizzare nel caso si sia smarriti lo Username o la relativa password: sarà

https://attivazioni.firma-remota.it/asmonitor/monitor.aspx

Token di Firma 43

© 2018 ZEROD srl

sufficiente inserire le informazioni richieste a seconda della necessità per risolvere in breve tempo ilproblema.Qualora si rendesse necessario è disponibile da questa pagina web anche un help online consultabilecliccando sul link indicato nella riga di testo posta sotto al pulsante di login.

2- La pagina immediatamente visualizzata non è utile per la risincronizzazione del dispositivodi firma ed è da utilizzare solo per il cambio di password previa comunicazione eautorizzazione della nostra assistenza. Una modifica non concordata della password renderàtemporaneamente impossibile apporre la firma digitale sui documenti caricati sul nostro portale. Noninserire nessun dato nei campi indicati e CLICCARE SU "GESTIONE DISPOSITIVI" come indicatodalla freccia nell'immagine sottostante.

Pur non essendo necessarie per la risincronizzazione del dispositivo di firma è opportuno notare chesotto "Impostazioni di Profilo" è possibile accedere anche alle utilities per la modifica della casella emailassociata al dispositivo di firma e al numero di telefono utilizzato per contattare il proprietario deldispositivo di firma o per inviare brevi comunicazioni.

3. La gestione dispositivi permette di di modificare e/o sincronizzare il dispositivo in uso:anche in questo caso la prima opzione disponibile non è da utilizzare senza preciseindicazioni da parte del nostro supporto tecnico. Scorrere la pagina verso il basso fino a fareapparire l'opzione corretta di "SINCRONIZZAZIONE DISPOSITIVO"


© 2018 ZEROD srl

4. immettere il codice utente presente sulla green card precedentemente scoperto 5. immettere nel campo password OTP1 il pin visualizzato sul display (come quando si firmanoi documenti)6. appena sparisce il primo pin richiederne un'altro e compilare password OTP27. cliccare "SINCRONIZZA DISPOSITIVO"

Al termine di questa semplice procedura ne verrà visualizzato l'esito e normalmente ildispositivo di firma ritornerà utilizzabile. Nel caso questo non avvenisse contattareimmediatamente il nostro supporto tecnico.

Chiudere la pagina web e riprovare a firmare i documenti.

manuale operativo portale servizi zerod informazioni rappresentano il vero patrimonio delle...

Documents