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REPOBLIKAN’I MADAGASIKARA

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MINISTERE AUPRES DE LA PRESIDENCE DE LA REPUBLIQUE CHARGE DE LA

DECENTRALISATION

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FONDS DE DEVELOPPEMENT LOCAL

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MANUEL DES PROCEDURES

GESTION ADMINISTRATIVE,

FINANCIERE ET COMPTABLE

(13 janvier 2008)

A S T R U M

FONDS DE DEVELOPPEMENT

LOCAL

MANUEL DE PROCEDURES

ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES

Réf:

EPA-FDL ABREVIATIONS Rédigé le : Décembre 2008

Révisé le :

CHAPITRE 1

LES ATTRIBUTIONS DES AGENTS DE L’EPA FDL

1 à 29

CHAPITRE 2 GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE 30 à 57

1 REGLES GENERALES 30

2 PLAN DE TRAVAIL ET BUDGET ANNUELS 32

3 FONCTIONNEMENT DU COMPTE DESIGNE 34

4 EXECUTION DES DEPENSES 36

5 SUIVI-BUDGETAIRE 45

6 COMPTES DE FIN D’EXERCICE 47

7 OPERATIONS COMPTABLES ET CODIFICATION 49

CHAPITRE 3 PASSATION DES MARCHES 58 à 95

1 REGLES GENERALES 59

2 LE DISPOSITIF DU FDL 71

3 LES PROCEDURES DE PASSATION DE MARCHES 71 à 94

CHAPITRE 4 GESTION DE PERSONNEL 96 à 114

CHAPITRE 5 PROCEDURES ADMINISTRATIVES 115 à 143

1 GESTION DES COURRIERS 115 à 119

2 GESTION DES IMMOBILISATIONS ET COMPTABILITE DES MATIERES 120 à 127

3 GESTION DES FOURNITURES ET CONSOMMABLES 128 à 143


LOCAL


ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES

Réf:

EPA-FDL ABREVIATIONS Rédigé le : Décembre 2008

Révisé le :

SIGLES, ABREVIATIONS et ACRONYMES

AAO Avis d’Appel d’Offres

ANO Avis de Non Objection

AO Appel d’Offres

ARMP Autorité de Régulation des Marchés Publiques

BC Bon de Commande

BDE Bordereau de Détails Estimatifs

BE Bordereau d’Envoi

BL Bon de Livraison

BM Banque Mondiale

BP Bordereau de Prix

BR Bordereau de Règlement

CAO Commission d’Appel d’Offres

CDMT Cadre des Dépenses à Moyen Terme

CP Comité de Pilotage

CD Compte Désigné

DAF Directeur des Affaires Administratives et Financières

DANO Demande d’Avis de Non Objection

DAO Dossier d’Appel d’Offre

DAO Dossiers d’Appel d’Offres

DDP Demande de Proposition

DG Directeur Général

DP Décomptes Provisoires

DPS Directeur de Programmation et de Suivi

DRF Demande de Retrait de Fonds

DTS Droit des Tirages Spéciaux (Special Drawing Rights)

IDA Association Internationale de Développement, Filiale de la Banque Mondiale

IEC Information, Education et Communication

MCAFP Manuel Comptable, Administratif et Financière du Projet

NO Non Objection

OD Opérations Diverses

OS Ordre de Remise

OS Ordre de Service

OV Ordre de Virement

PAD Rapport ou Document d’Evaluation du Projet (Project Appraisal Document

PCG Plan Comptable Général

PCOP Plan Comptable des Opérations Publiques

PIP Programme d’Investissement Public

PPD Plan Prévisionnel des Décaissements

PRMP Personne Responsable des Marchés Publics

PTA Programme de Travail Annuel

PTBA Programme de Travail et Budget Annuel

PV Procès Verbal

PVCAO Procès verbal de la Commission d’Appel d’Offre

RDD Relevé des Dépenses

RPM Responsable Passation de Marchés

TDR Termes de Références

USD United States Dollar

CHAPITRE I LES ATTRIBUTIONS DES AGENTS DE L’EPA FDL


LOCAL


GESTION ADMINISTRATIVE, FINANCIERE ET COMPTABLE

Réf: CHAP 1

EPA-FDL LES ATTRIBUTIONS DES AGENTS DE L’EPA FDL Rédigé le : Décembre 2008

Révisé le :

A S T R U M 2

A-001 Le Directeur Général

ATTRIBUTIONS

Axes stratégiques du Programme :

- Discuter les objectifs, stratégies de mise en œuvre, et actions de l’EPA FDL à tout le niveau hiérarchique (Conseil d’Administration, Ministère de Tutelle)

- Orienter les décisions stratégiques - Formuler les contraintes, recommandations et nouvelles stratégies définies en collaboration avec les

Institutions concernées.

Administration générale

Assurer la gestion du FDL dans le cadre de l’environnement institutionnel, des procédures et des règlements régissant ses activités.

Arrêter les politiques et stratégies devant mener à l’atteinte des objectifs et du programme de travail dont il est en charge

Signer les actes et représenter le FDL vis-à-vis des tiers et le cas échéant en justice

Elaborer le PTA de la Direction générale, y inclus le programme des activités de financement des

investissements communaux et la liste des bénéficiaires

Préparer et proposer l’organigramme, les manuels d’exécution, les règlements généraux, le règlement intérieur et le code de conduite du FDL au Conseil d’Administration. Il suit également ce processus pour

les mises à jour et/ou des modifications des documents précités.

Superviser et assurer la Passation des Marchés Publics et ordonner les dépenses de l’EPA FDL

Assurer la gestion des ressources humaines de la Direction générale

Superviser et coordonner les activités des Directions techniques qui lui sont directement rattachées

Collaborer avec les institutions nationales et internationales pouvant aider à la réalisation des objectifs du

FDL

Préparer et exécuter les délibérations du Conseil d’Administration.

Etablir le rapport d’activités annuel relatif aux décisions prises au niveau du Conseil d’Administration

Prendre dans les cas d’urgence qui nécessitent un dépassement de ses attributions normales, toutes les mesures conservatoires nécessaires, à charge pour lui d’en rendre compte au Conseil d’Administration dans

les plus brefs délais.

Transmettre sous forme de synthèse, au Conseil d’Administration, au Ministère de tutelle et au Task Team

Leader, la situation trimestrielle des activités du Projet, à l’issue des réunions internes de la Direction Générale,

Présenter au Conseil d’Administration, au Ministère de tutelle, la situation globale des activités et l’exécution financière de l’EPA FDL

Transmettre à la Banque mondiale et en particulier au Task Team Leader les éléments de synthèse présentés au Conseil d’Administration, au Ministère de tutelle.

Développement / Etude

Définir les actions de recherche et de développement de tout mécanisme de financement et de technologie innovante en matière de décentralisation et de déconcentration

Concevoir et vulgariser des modules spécifiques pouvant entraîner d’effet de développement opérationnel et efficace au niveau des bénéficiaires


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 3

Anticiper l’évolution macro-économique pour corriger les prévisions établies dans la programmation des activités du FDL

Gestion financière

Vérifier l’émission des engagements budgétaires

Préparer et soumettre le projet de budget du FDL au contrôle des dépenses engagées avant de le présenter au Conseil d’Administration. Veiller à la réalisation des budgets et aux commentaires des écarts

Négocier et veiller à la mise à disposition des ressources financières requises pour la réalisation des activités du FDL.

Assurer la supervision et le contrôle des emplois des ressources financières mises à disposition au niveau des bénéficiaires

Garantir la bonne utilisation des fonds mis à la disposition de l’EPA FDL

Veiller à la bonne exécution des procédures de traitement des opérations, et de contrôle interne

Gestion technique

S’assurer de l’exécution technique et la réalisation du Programme

Diriger et gérer toutes les actions dans le cadre du Programme

Organiser des réunions de coordination avec les Directeurs et responsables des composantes du Programme afin de mettre à jour le calendrier des activités et discuter et résoudre les problèmes éventuels

freinant la bonne marche des activités

Arrêter les plans d’actions pour la réalisation de sa mission au niveau des bénéficiaires

Arrêter la programmation des activités du FDL et en contrôler le suivi

Veiller au respect des manuels d’exécution dans le cadre de la réalisation des activités du FDL

Signer les contrats et les autorisations nécessaires pour la réalisation des activités du FDL

S’assurer du traitement régulier des données techniques, budgétaires, et monétaires

Gestion des ressources humaines

Définir l’effectif et la qualité du personnel du FDL (Termes de Références des postes) et le plan de formation

Arrêter la politique d’adhésion du personnel aux objectifs du FDL

Veiller au maintien du bon climat social

Facilitation des actions des intervenants à la réalisation du Programme

Faciliter les actions des institutions, consultants impliquées et concernées et les structures régionales concernées dans la préparation des Plans de Travail Annuels (PTA), pendant la phase préparatoire, et de consolidation, et d’exécution

Collaborer avec l’ensemble des Antennes Régionales de l’EPA FDL afin de s’assurer de la bonne exécution des programmes d’activités

Elaborer les demandes de non objection pour les activités l’EPA FDL, sur la base des activités éligibles.

Appui à la concertation auprès des Antennes régionales et les Institutions intervenant

Animer la concertation avec les Antennes Régionales et les institutions chargées de réaliser les activités prévues dans le PTA

Elaborer des états de synthèse des activités pour les réunions de coordination de la Direction Générale

Participer dans la préparation de la mise à jour des documents stratégiques émanant des Antennes Régionales, en cas de besoin.

Produire des notes de synthèse et des notes de présentation sur la prospection d’activités de partenariat à la

demande des Instituions Impliquées.


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 4

Relations internes :

Directeur des Affaires Administratives et Financières

Directeur du Renforcement des Capacités

Directeur de Programmation et Suivi

PRMP Agent Comptable

Entités centrales du Ministère de tutelle technique et financière

Pour informations, suivi dossiers, …

Relations externes :

Ministère des tutelles

Partenaires techniques et financiers Conseil d’Administration

Auditeurs et Consultants

Communication de la situation et du bilan des activités de l’EPA FDL

Communication de la situation et du bilan des activités de l’EPA FDL Réception des propositions de stratégie

Animation et collaboration permanente

Facilitation des interventions

Responsabilités Garant de l’image du FDL dans le processus de développement

régional et d’appui dans la mise en œuvre de la politique nationale de la déconcentration et de la décentralisation

Garant de la bonne marche des activités du FDL


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 5

A-002 Secrétaire de direction

Description des tâches :

Assurer le bon fonctionnement du secrétariat dont il est chargé, et en particulier : - ouvrir et enregistrer le courrier “ Arrivée ”, sauf le courrier confidentiel, qui doit rester fermé

et numéroté et enregistré à part - transmettre le courrier ouvert et numéroté au Directeur Général pour “ lecture ”,

- ventiler les courriers sortant du Directeur Général pour traitement aux différents responsables, - rédiger, saisir et mettre en forme et numéroter, selon un chrono tenu à jour, le courrier départ

du Directeur Général et veiller à son envoi dans les meilleurs délais et selon la méthode la plus

appropriée, - répertorier et classer les documents et archives du Secrétariat et plus particulièrement le

courrier du Directeur Général, les PTA, les rapports d’activités, les correspondances avec le Ministère et les bailleurs de fonds, et les autres dossiers recommandés par le Directeur Général,

- gérer les fournitures de bureau du Directeur Général et du Secrétariat qu’il dirige et proposer l’approvisionnement par le Comptable au moment opportun

Exécuter les tâches relatives aux communications électroniques (Email) recommandées par le Directeur Général

Exécuter les autres travaux de secrétariat recommandés par le Directeur Général et entrant dans le cadre des activités du Programme,

Recevoir les visiteurs et veiller à ce que ceux-ci soient correctement accueillis, informés et dirigés s’il y a lieu, vers la personne ou le service demandé

Exécuter, à la demande du Directeur Général, les missions ou démarches particulières auprès des services administratifs ou des personnes physiques ou morales qui ont des rapports ou liens avec le Programme.

Assurer le bon fonctionnement du service du standard dont il est chargé, en particulier : Assurer les communications de la direction générale avec ses correspondants et/ou la transmission des

messages à leurs destinataires respectifs

Recevoir les visiteurs et veiller à ce que ceux-ci soient correctement accueillis, informés et dirigés s’il y a lieu, vers la personne ou le service demandé


Directeur Général Directeur du Renforcement des Capacités

Directeur des Affaires administratives et Financières

Directeur de Programmation et Suivi PRMP

Agent Comptable Les Chefs de service

Responsable de la cellule de Communication

Pour compte rendu


Conseil d’administration et Partenaires techniques et financiers du projet

Pour suivi dossiers

Pour informations et pour suivi dossiers


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 6

A-003 PRMP

ATTRIBUTIONS

Programmation et Exécution de la passation des marchés

Elaborer et Mettre à jour le plan annuel de passation de marchés conformément au planning prévisionnel de

réalisation des objectifs du Programme

Elaborer et mettre à jour les plans de passation de marchés conformément au PTA

Publier les avis généraux de passation des marchés et avis de présélection, de manifestation d’intérêt et d’appel

d’offres

Assister les Antennes Régionales dans les spécifications techniques des fournitures et travaux requis par les

communes en cas de besoin.

Préparer les dossiers de consultation (terme de référence, listes restreintes, lettre d’intention) pour le

recrutement des bureaux d’étude et des consultants et participation à leur sélection, conformément aux

réglementations en vigueur et aux directives de l’IDA

Confectionner les dossiers d’appels d’offres et de cotation ou superviser les prestations des bureaux d’études dans

l’élaboration des dossiers d’appel d’offres pour les travaux de génie civil et des fournitures en application des

dossiers d’appel d’offres type fournis par l’IDA et conformément à ses directives.

Constituer la documentation de Passation de Marchés en particulier sur les procédures standard des bailleurs de

fonds et les documents types (TDR, contrats, etc.)

Participer aux commissions de dépouillement et d’analyse de marchés

Procéder à la rédaction et saisie du PV de séance publique d’ouverture des plis ainsi que du rapport d’évaluation

technique des offres

Procéder aux opérations de passation de marchés : Etablir et saisir l’esquisse des contrats de consultants et les

marchés.

Procéder aux opérations de passation de marchés : Finaliser avec le Directeur des Affaires Administrative et

Financière les contrats, conventions, contrats ou accord pour la mise en œuvre des activités du projet.

Proposer les grilles d’évaluation des marchés

Assister les directions depuis la préparation jusqu’à l’attribution des marchés ;

Réaliser la passation des marchés en collaboration avec les Directions concernées

Effectuer la qualification des soumissionnaires lors des attributions de marchés (audit des moyens et autres

qualifications) ;

Application des Procédures de Passation de Marché

Identifier les besoins en formation en matière de passation des marchés du personnel de la Direction Générale et

transmettre au Directeur des Affaires Administrative et Financière.

Elaborer un programme pour la formation du personnel en Passations de Marchés

Préparer les audits de passation des marchés et suivi des recommandations de ces audits

Effectuer les activités de recueil des données nécessaires aux audits de passation des marchés.

tenir et mettre à jour des documents type et directives pour les passations de marchés de l’IDA


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 7

Suivi Administratif des contrats aux consultants et bureaux d’études et aux entreprises

engagées :

Procéder au briefing avec les consultants et obtenir le calendrier définitif d’intervention, travail de concert avec le

Directeur de Programmation et de suivi et de son chef de Service Assistant.

Recevoir les rapports des consultants ou des bureaux d’études et enclencher la procédure de validation pour

validation de l’engagement.

Participer aux réunions de validation des rapports de consultants

Concevoir et gérer des bases de données des marchés et des prestataires et bases de données de prix ;

Former le personnel à l’utilisation des bases de données

Inventorier et enregistrer tous les marchés passés par l’ensemble des unités par type, nature, objet, montant, délai

et autres informations significatives

Mettre à jour le fichier des consultants

Classer et suivre les contrats et les marchés

Tenue des archives des documents de passation des marchés, et

Réaliser toutes les statistiques sur les marchés et répondre à toute demande d’information sur les marchés par les

bailleurs ou lors des missions de supervision

Réaliser les rapports d’activités périodiques sur la Passation de marché

Responsabilités Garant du respect des procédures de passation de marchés et des

exigences des bailleurs de fonds

Garant de la mise à disposition des biens et services dans les délais et

qualités requis


Directeur Général

Pour compte rendu

Les directeurs et chefs de

service

Agent comptable

Entités centrales et

décentralisées du Ministère de

tutelle technique et tutelle

financière

Collaboration permanente

Obtentions d’informations pour la planification et le suivi de l’activité

renforcement en particulier

Obtentions d’informations administratives et budgétaires sur les

prestataires de service, des consultants et des bureaux d’études

intervenant dans sa direction


Cellule de Suivi et évaluation

Ministère

Consultants et Auditeurs

Relation permanente, communication d’information

Collaboration permanente et régulière

Suivi Planning d’intervention, déroulement des missions


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 8

A-004 Responsable de Cellule de Communication

ATTRIBUTIONS

Contribuer à la conception et à la préparation des supports de communication pour le FDL,

Elaborer le planning de campagne du mois d’août 2008 et s’assurer de la liaison avec les autorités

locales concernées par les visites,

Participer à la campagne d’information avec l’équipe du FDL et en faire une analyse à l’issue des visites

sur terrain pour mener à bien le volet communication du FDL,

Proposer les recommandations qui s’imposent en matière de communication sur les activités

d’Information, Education et Formation du FDL,

Organiser avec l’équipe du FDL les séminaires de formation destinés aux maires et aux secrétaires

trésoriers/comptables des communes prévus pour le dernier trimestre 2008. Ce, en tenant compte des

recommandations émises au point précédent.

Responsabilités Assurer la mise en œuvre de la stratégie de communication de l’EPA

FDL


Directeur Général

Fonctionnelles


service

Fonctionnelles


Ministères




LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 9

A-005 Directeur des affaires administratives et financières

ATTRIBUTIONS

Elaboration du Budget Annuel du Projet

Etablir l’esquisse de PTA pour chaque antenne en fonction des activités identifiées avec le budget prévu dans le

PAD/Accord de Crédit en collaboration avec le Chef de Service Financier et Comptable et les autres directions

techniques

Superviser la finalisation du PTA pour la conformité par rapport à l’annexe technique des Accord, conventions

passés avec les bailleurs et au Cadre logique des Antennes Régionales

Finaliser le PTA et transmettre par le biais du Directeur Général pour la procédure d’approbation (Conseil

d’Administration)

Présenter la partie administrative et financière du PTA au cours de la réunion de la Direction Générale.

Supervision

Superviser et contrôler les services financiers, comptables et administratifs du FDL ainsi que l’ensemble des tâches

à incidence comptable et financière ou ayant trait à la gestion comptable et financière

Gestion financière

S’assurer des déblocages des ressources financières du FDL, et des demandes de réapprovisionnement de fonds

S’assurer que les procédures financières mises en œuvre sont conformes aux dispositions des manuels

d’exécution

Assurer particulièrement la régularité de la tenue des comptes des opérations de toute la phase administrative

Gestion comptable

:

S’assurer de la bonne tenue des livres et registres comptables au niveau des engagements, liquidation,

ordonnancement ;

S’assurer que les documents de mandatement sont établis selon la réglementation

Veiller à la mise en œuvre d’une comptabilité analytique de gestion adaptée aux besoins du FDL.

Contrôle et suivi de l’exécution budgétaire et financière du projet

Assister les antennes régionales dans la mise en œuvre des procédures administratives, financières et budgétaires

Valider l’éligibilité des dépenses dans le cadre de dépenses de structure de gestion de l’EPA FDL

Contrôler les commandes en instance et les encours de marchés

Vérifier la confection et le suivi des demandes de décaissement

Procéder mensuellement à l’analyse du suivi- budgétaire

Contrôler la gestion du compte spécial et du compte de contrepartie

Présenter aux réunions de coordination de la Direction Générale, l’exécution des suivis administratif, budgétaire

et financier

Participer régulièrement et périodiquement aux travaux de missions de supervision

Superviser les travaux de préparation aux missions d’audit trimestrielles et annuelles


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 10

Volet passation des Marchés du Projet.

Participer à l’élaboration du plan annuel de passation de marchés

Assister les volets dans les spécifications techniques des fournitures

Participer aux opérations de dépouillement et d’évaluation des offres reçues en qualité de membre,

Acquisition et gestion de biens, équipements, stocks

Veiller au respect des procédures d’acquisitions de biens et de services

Procéder au contrôle du respect des clauses contractuelles à l’occasion des commandes de services ou de biens

Assurer la protection des biens

Superviser les travaux d’inventaire et proposer les mesures de mise au rebut ou cession

Gestion administrative et du personnel

Se charger de l’organisation générale de la gestion des ressources humaines du FDL ;

Veiller à l’application des réglementations et procédures administratives et sociales ;

Superviser les procédures de recrutement du personnel du FDL, de promotion et de formation ;

Veiller à une bonne circulation de l’information de portée générale au sein du FDL.

Volet juridique

S’assurer que les opérations du FDL sont exercées dans le respect des textes réglementaires

Proposer les mesures dans le traitement des litiges et contentieux (recours à des avocats …)

Représenter le FDL dans les litiges / contentieux

Responsabilités

Garant de la gestion efficiente des fonds,

Veille à la cohérence entre les situations financières des projets et leur avancement technique

Anticipation des problèmes administratifs, financiers et proposition de mesures


Directeur Général

Pour compte rendu

Les Directeurs et chefs de service

Agent comptable

Entités centrales et décentralisées du

Ministère de tutelle technique et

tutelle financière

Pour informations, suivi dossiers, collaboration…


- Bailleurs de fonds

- Ministère de tutelle

- Fournisseurs, Banques

- Auditeurs et Consultants

- Autres Directions techniques, les

bénéficiaires, les partenaires

techniques et financiers du FDL

- Suivi des informations

- Transmission et réception des informations sur la situation financière et

comptable des Programmes

- Réception factures et relevés de compte

- Facilitation des interventions

- Relations fonctionnelles


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 11

A-006 Directeur de programmation et de suivi

ATTRIBUTIONS

Programmation des activités pour l’élaboration de PTA et Gestion technique

Assurer la programmation technique des activités composantes du Programme prévues dans le PAD/Accord

de Crédit, des prêts ou des dons nécessaire pour la budgétisation du Programme d’Activités.

Assister les antennes régionales dans la planification de leurs activités

Préparer et Effectuer la présentation technique du PTA consolidé à la réunion de coordination de la

Direction générale de l’EPA FDL

Concevoir le Programme de Travail et en assurer la planification / programmation et suivi conformément aux

dispositions du Manuel d’exécution du FDL ;

Analyser et contrôler la justification technique et socio-économique des projets sélectionnés par les

communes et les structures d’appui

Participer à l’élaboration des budgets et programmes préparés par les démembrements au niveau des régions

Superviser la gestion des banques de projets relevant de sa compétence technique, le registre des entreprises

et des maîtres d’oeuvre ;

Préparer les conventions avec les bénéficiaires au niveau national ;

Coordonner et superviser les études, les prestations et les travaux confiées par le FDL aux bénéficiaires et

aux différents partenaires

S’assurer que les maîtres d’œuvre exécutent leur mission de supervision et de contrôle des travaux dans les

règles de l’art avec les aspects environnementaux appropriés

Appuyer la commission d’approbation des projets proposés par les démembrements au niveau régional, en

matière de marché des prestations, des études et des travaux

Veiller à l’application des recommandations des Audits;

Proposer à la Direction Générale des thèmes d’études tendant à améliorer la performance des entreprises

locales et la qualité des projets soumis par les bénéficiaires et maîtres d’ouvrage ;

Contrôle et suivi l’exécution budgétaire et financière du Projet

Assister les Antennes Régionales dans la mise en œuvre des procédures d’élaboration budgétaire

Donner l’autorisation de prise en charge sur la base de l’avis émis par le Chef de Service de système

d’information et de suivi évaluation,

Procéder mensuellement à l’analyse du suivi technique et budgétaire

Présenter aux réunions de coordination l’exécution des suivis administratif, budgétaire et financier

Suivi technico- financier mensuel des activités du Projet

Analyser, interpréter les données techniques provenant des Antennes Régionales

Analyser par composante technique, les réalisations techniques et budgétaires

Consolider pour l’ensemble du Projet

Elaborer le rapport mensuel de suivi des activités du Projet

Actualiser et synthétiser le document de suivi global par composante et activités du Programme


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 12

Gestion du système d’information

Elaborer la stratégie et le plan d’actions en relations extérieures ; et en être l’animateur au niveau du FDL

Concevoir et mettre en œuvre un système de communication interne pour la diffusion et l’intégration de la

mission et des objectifs du FDL et permettant une bonne circulation verticale et horizontale des informations

Concevoir les instructions et outils pour le maintien voire l’amélioration de la qualité des produits

Identifier et prévenir les problèmes interférant ou risquant d’interférer avec la bonne marche des opérations

et la réalisation des objectifs du FDL

Identifier les facteurs qui risquent de compromettre la qualité des réalisations et préconiser les solutions

nécessaires

Superviser et coordonner les mises en place et améliorations des systèmes d’information et d’évaluation du

FDL

Formaliser les décisions prises et en faire le suivi de la mise en œuvre des décisions sur le fonctionnement

interne

Appliquer les approches méthodologiques du système de suivi et évaluation du Projet

Mettre en place le système et l’organisation du système de suivi –évaluation

Identifier les étapes que comporte la mise sur pied du système

Identifier les domaines concernés par le Suivi et l’évaluation

Elaborer et mettre à jour les indicateurs de performance et de résultats

Elaborer une esquisse de base de discussion avec les Institutions concernées

Définir une proposition d’indicateurs

Valider les indicateurs au cours de la réunion de coordination de la Direction générale

Finaliser les indicateurs

Vérifier les indicateurs de suivi en termes d’activités, de contrôle- qualité, de finalité, de but, d’intrants et

d’extrants conformément au cadre logique des composantes du programme

Elaborer et mettre à jour les Indicateurs selon le cadre logique des composantes

Responsabilités

Garant de l’atteinte des objectifs du FDL suivant les normes techniques et les règles de l’art, du respect des prescriptions environnementales, de la cohérence

entre l’avancement technique des travaux et l’avancement financier

Responsable de la programmation des activités du FDL au niveau des communes

Gestion du système d’information des activités du FDL

Anticipation des problèmes dans le domaine technique, proposition des mesures et suivi de la bonne réalisation

Interface technique avec les ministères et les partenaires du FDL


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 13


Directeur Général

Pour compte rendu

Les directeurs et chefs de service

Agent comptable Entités centrales et décentralisées du

Ministère de tutelle technique et tutelle

financière


Obtentions d’informations budgétaires pour la planification et la programmation et le suivi Obtentions d’informations administratives et budgétaires sur les marchés des

consultants et des bureaux d’études pour le suivi et évaluation


Cellule de Suivi et évaluation Ministère


Autres Directions techniques, les bénéficiaires et les

différents bailleurs et institutions partenaires

techniques et financiers

Relation permanente, communication d’information Collaboration permanente et régulière

Supervision Planning d’intervention, déroulement des missions

Relation fonctionnelle


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 14

A-007 Directeur du renforcement des capacités


Directeur Général

Pour compte rendu


Agent comptable Entités centrales et décentralisées du

Ministère de tutelle technique et tutelle financière

Collaboration permanente Obtentions d’informations pour la planification et le suivi de l’activité

renforcement en particulier Obtentions d’informations administratives et budgétaires sur les

prestataires de service, des consultants et des bureaux d’études intervenant dans sa direction

ATTRIBUTIONS

Elaborer la stratégie du FDL en matière de Renforcement des Capacités, les plans d’actions qui en

découlent, et veiller à leur mise en oeuvre ;

Contribuer à la préparation du Plan de travail de la Direction générale du FDL avec les autres directions

techniques

Se charger d’exploiter les possibilités de collaboration, de coordination et d’harmonisation des actions avec

tous les autres organismes et institutions ministérielles concernés en matière de développement local

Assurer le maintien de la qualité des activités en Renforcement des Capacités au niveau du FDL

Veiller impérativement à l’accroissement des impacts des activités de renforcement des Capacités au niveau

des bénéficiaires

Veiller à la diversification et à l’augmentation de la qualité des ressources techniques : les centres de

ressources régionales, les modules de formation…

Assurer l’exécution des activités découlant des Appels d’Offres relevant de son domaine avec l’appui des

parties impliquées au sein du FDL ;

Initier et encadrer les actions pour le développement des acquis issus des organismes ayant déjà oeuvré

dans le cadre du développement local ;

Assurer le développement des capacités des communes par le biais des modules de formation développés

par les Ministères et autres organismes ayant reçu l’aval du Ministère auprès de la Présidence chargé de la

Décentralisation et de l’Aménagement du Territoire

Assurer le suivi des activités des structures d’appui

Assurer la mise en place du mécanisme d’identification des besoins en formation ;

Appuyer la Direction Générale et ses démembrements au niveau des régions dans la gestion de ses relations

avec les médias :

o conférence de presse, point de presse

o portes ouvertes

o reportage…


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 15

Relations externes : Cellule de Suivi et évaluation

Ministère


Autres Directions techniques

Démembrement au niveau régional

Structures d’appui



Supervision Planning d’intervention, déroulement des missions Relation fonctionnelle

Responsabilités Garant des stratégies opérationnelles sur les actions décidées

Directives aux autres Directions pour les actions transversales


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 16

A-008 Chef de service renforcement des capacités

ATTRIBUTIONS

Appliquer les actions prévues dans la stratégie du FDL en matière de Renforcement des Capacités ;

Participer à l’élaboration du programme de travail du FDL

Veiller à l’accroissement des impacts des activités de renforcement des Capacités au niveau local ;

Veiller à la diversification et à l’augmentation de la qualité des ressources techniques : les structures

d’appui, les modules de formation…

Assister la direction à la mise en place du mécanisme d’identification des besoins en formation ;

Assurer l’exécution des activités conséquentes aux Appels d’Offres lancés avec l’appui des parties

impliquées

Assurer le développement des capacités des communes selon leurs besoins et en fonction des modules

de formation préconisés


Directeur Général

Pour compte rendu


service Agent comptable

Entités centrales et décentralisées du Ministère de

tutelle technique et tutelle financière


Obtentions d’informations pour la planification et le suivi de l’activité renforcement en particulier

Obtentions d’informations administratives et budgétaires sur les prestataires de service, des consultants et des bureaux d’études intervenant dans sa

direction


Ministère


Chef de service Etudes et Développement, Chef de service Suivi Evaluation, Chef

de service Programmation






LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 17

A-009 Chef de service étude et développement

Responsabilités Garant de l’opérationnalité effective des modules de formation et de

la mise en place avec la mise en œuvre des structures édictées par

les modules ou les manuels d’exécution

Relations internes : Directeur Général

Pour compte rendu


Agent comptable Entités centrales et

décentralisées du Ministère de tutelle technique et tutelle

financière

Collaboration permanente Obtentions d’informations pour la planification et le suivi de l’activité

renforcement en particulier Obtentions d’informations administratives et budgétaires sur les

prestataires de service, des consultants et des bureaux d’études intervenant dans sa direction

ATTRIBUTIONS

En coordination avec le Chef de service Programmation, le Chef de service de Renforcement de capacités

et le Chef de service suivi Evaluation:

Analyser la faisabilité ainsi que les impacts socio économiques des projets des partenaires bénéficiaires

et finaliser les études préliminaires conformément aux procédures

Participer à l’élaboration et la réalisation du PTA ;

Participer à la sélection des prestataires de services (Partenaires relais, Bureaux d’Etudes,

Entreprises …)

Définir et établir les Termes de Référence des consultants pour les programmes de formation, la

conception et développement de nouveaux modules ou d’autres outils de formation

Participer à l’identification des besoins et programmes de formation à l’attention des communes et

participer à la formation de ces dernières en vue des mesures correctives nécessaires;

Participer à la conception et au développement des outils de travail pour la pérennisation des

réalisations et de l’application systématique des méthodologies d’approche dispensées lors des

formations

Veiller au respect des procédures en matière de gestion communale sur les aspects budgétaires,

activités et administratifs

Evaluer la qualité relative à l’exécution des contrats avec les partenaires conformément aux Manuels

des Procédures ainsi que la mise en œuvre du processus des structures préconisées par ces derniers

Proposer des programmes et actions de formation aux endroits des partenaires et des bénéficiaires, en

évaluer les résultats et procéder aux mesures correctives si nécessaire

Participer à l’élaboration et à l’exécution des campagnes de promotion et de communication ;


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 18


Ministère Consultants et Auditeurs

Chef de service de

Renforcement de Capacités, Chef de service

Programmation, Chef de service Suivi Evaluation


Collaboration permanente et régulière Suivi Planning d’intervention, déroulement des missions



LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 19

A-010 Chef de service système d’information et du suivi

évaluation

ATTRIBUTIONS

Concevoir les mises à jour nécessaires des systèmes d’information et de suivi évaluation du FDL

Superviser et coordonner la mise en place des mises à jour des systèmes

Superviser l’exploitation de ces systèmes de la base jusqu’à la consolidation

Apporter toutes les solutions aux problèmes rencontrés dans la mise en œuvre efficace des systèmes

Valider avant l’approbation de la Direction Générale le plan directeur informatique et ses

modifications et superviser sa mise en œuvre

Contrôler et valider en dernier ressort les états de sorties d’informations au niveau national tirés de

l’exploitation des systèmes

Proposer et mettre en œuvre toute mesure pour améliorer le fonctionnement des systèmes et suivre

l’évolution de la technologie des informations

Assurer un système cohérent de suivi d’avancement technique et financier des activités du FDL

Concevoir ou valider tous les outils de suivi évaluation des activités du FDL et les canevas des

rapports d’activités

Contrôler et valider la consolidation finale des rapports d’activités périodiques

Coordonner les activités des Chefs de service de suivi évaluation à tous les niveaux et avec les autres

directions notamment en matière de gestion de contrats

Contrôler et valider toutes les informations au niveau national sur les indicateurs de réalisation et

d’impacts des activités en particulier ceux à l’intention des bailleurs

Proposer toutes les mesures pour améliorer les outils de suivi évaluation en particulier pour les

indicateurs d’impacts des activités du FDL au niveau des bénéficiaires

Responsabilités

Garant de la disponibilité, de la fiabilité et de la cohérence de

l’ensemble des informations de gestion du FDL

Garant de la mise en œuvre des indicateurs de performance et

d’impacts des activités du FDL


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 20


Directeur Général

Pour compte rendu


service

Agent comptable




financière









Ministère


Autres Directions

techniques et les

démembrements au niveau

régional ainsi que les

bénéficiaires






LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 21

A-011 Chef de service programmation

ATTRIBUTIONS

En collaboration avec les Chefs de service de la Direction du Renforcement de Capacités :

Effectuer les études de faisabilité technique des projets communaux ou/et communautaires à priori

éligibles (études sur dossier et sur terrain des projets) ;

Assurer l’application des prescriptions dans le cadre du Décret de la Mise En compatibilité des

Investissements avec l’Environnement (MECIE) dans les études et la réalisation des infrastructures

par des prélèvements sur des ressources renouvelables (matériaux locaux tels que boiseries) et

l’atténuation des impacts négatifs (comme les effets d’érosion ou de déséquilibre écologique) liés aux

aménagements des pistes de désenclavement.

Préparer et instruire les dossiers spécifiques nécessitant l’approbation au préalable des instances

hiérarchiques

Siéger au comité de Passation des Marchés pour les Appels d’Offres à caractère technique ;

Gérer tous les contrats avec les partenaires : tous problèmes techniques et litiges, résiliation,

reprise, travaux supplémentaires, avenant ;

Apporter l’expertise technique requise pour les projets ;

Préparer et assurer le suivi des études techniques spécifiques et de développement d’activités (ASP,

HIMO, etc.).

Tâches de contrôle :

Vérifier le respect du Contrat (en particulier, les spécificités techniques) et contrôler la qualité lors

de la visite des réalisations en cours et réceptionnées ;

Appuyer les démembrements au niveau régional en vue d’adopter des mesures et solutions

appropriées lors des visites des projets à problème ;

Faire des études et apporter des suggestions sur les projets initiés par les démembrements au niveau

régional :

1. respect des procédures de passation de marché des sous projets

2. solutions techniques proposées par les Bureaux d’Etudes

3. avis pour décision d’approbation de la Direction Générale

Effectuer l’audit interne des sous projets ;

Préparer les dossiers d’audit externe et des revues a posteriori des passations de marché.

Tâches de développement :

Améliorer les outils opérationnels : plans types, prix, catalogues, etc.

Evaluer les partenaires techniques des bénéficiaires sur l’exécution de leurs contrats

Effectuer des recherches sur les nouvelles technologies (assistance aux ateliers, réunions, par

internet).


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 22


Directeur Général

Pour compte rendu


service

Agent comptable


décentralisées du Ministère

de tutelle technique et tutelle

financière









Ministère


Chef des services

Renforcement des

capacités, Suivi Evaluation,

Etude et Développement

Démembrements au

niveau régional





Responsabilités

Garant de la conformité des dossiers présentés pour approbation à la

Direction générale aux procédures et aux normes techniques et

environnementales requises

Garant du bon déroulement des audits techniques externes et internes

Proposition de modifications ou améliorations à apporter aux

procédures ou aux outils de travail, et supervision de leur mise en

œuvre effective.


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 23

A-012 Chef de service financier et comptabilité

ATTRIBUTIONS

Elaboration du budget annuel du Projet

Elaborer l’esquisse des PTA en collaboration avec le Directeur des Affaires Administratives et

financières, en fournissant les renseignements sur les références budgétaires et les montants

Elaborer et mettre en forme le PTA par actualisation et consolidation des données communiquées par

les Antennes Régionales.

Préparer le dossier de présentation de la partie financière du PTA pour la réunion de coordination de la

Direction Générale

Participer dans la finalisation du PTA pour la procédure de validation et d’approbation

Participer à la préparation et effectuer la consolidation finale du budget annuel

Etablissement des états financiers conformément aux normes internationales et aux règles

de présentation de la Banque mondiale

Procéder à la consolidation des états financiers

Arrêter et présenter les états financiers comprenant entre autres les états de ressources et emplois, le

bilan du Projet, l’état justificatif du compte spécial, l’état des relevés des dépenses en conformité avec les

normes comptables internationales et aux directives prescrites dans les instructions pour l’établissement

des comptes du Projet de l’IDA/Banque Mondiale

Effectuer les travaux d’arrêté intérimaire des comptes et de fin d’exercice : dépouillement de soldes

ainsi que les annexes nécessaires aux justifications des soldes aux états financiers par rapport aux soldes

des balances des comptes généraux, analytiques et budgétaires

Mettre à disposition des auditeurs les documents, les rapports financiers, les états financiers, les

documents comptables, la production des pièces justificatives ainsi que la préparation des états jugés

nécessaires par les auditeurs pour la bonne exécution de l’audit

Etablir les rapports périodiques comptables et financiers sur les financements gérés par le FDL (Effectuer

les contrôles comptables avant sortie des états divers ; rapports, états financiers)

Mettre en application des principes et pratiques adoptés par l’organisation (conception et gestion du

système comptable, des procédures administratives)

Mettre à jour la charte des comptes et codes analytiques selon l’évolution du contexte du Projet en

concertation avec les responsables financiers et comptables des composantes

Définir et proposer toute modification à apporter au système comptable et aux procédures

administratives et financières

Fournir aux auditeurs toutes les informations nécessaires au bon déroulement des audits (interlocuteur

principal des auditeurs durant les missions d’audit)

Produire des informations nécessaires à la revue mi- parcours de la Banque Mondiale


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 24

RESPONSABILITES Garant de la fiabilité des informations financières au niveau des ordonnateurs

Proposition et mise en œuvre de mesures pour assurer le bon fonctionnement du système comptable

Relations externes : Consultants, prestataires des services et Auditeurs

Tous services rattachés aux autres Directions

techniques

Suivi Planning d’intervention, déroulement des missions, suivi présentations factures et pièces de paiement



Directeur Général

Pour compte rendu


service Agent comptable

Entités centrales et décentralisées du

Ministère de tutelle technique et tutelle

financière


Obtentions d’informations pour la planification et le suivi de l’activité renforcement en particulier

Obtentions d’informations administratives et budgétaires sur les prestataires de service, des consultants et des bureaux d’études intervenant dans sa direction


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 25

A-013 Chef de service des affaires générales

ATTRIBUTIONS

Gestion des services généraux

Se charger de l’organisation des services généraux du FDL ;

Mettre à la disposition des services du FDL tous les moyens matériels nécessaires à leur bon fonctionnement ;

Réceptionner et enregistrer les offres des soumissionnaires

Représenter le FDL dans les démarches administratives

Se charger du volet juridique et du personnel

Gestion des stocks et des équipements

Tenir le tableau de bord de gestion des stocks et équipements ;

Assurer le respect des règles de sécurité d’accès aux biens ;

Codifier et affecter les biens acquis selon des procédures permettant de les localiser et de les identifier

rapidement ;

Assurer la maintenance courante des équipements collectifs (copieur, machine à relier, etc.) ;

Veiller à ce que le personnel du FDL gère les biens raisonnablement ;

Participer aux inventaires physiques des biens et des stocks ;

Assurer la responsabilité sur la gestion du parc véhicule du FDL ;

Effectuer les formalités administratives pour la gestion des matériels

Assurer la gestion des consommations de carburant.

Gestion des fournitures et consommables

Tenir et gérer le Tableau de bord … ;

Gérer les petites fournitures (papiers, encres, etc.) et produits d’entretien ;

Veiller à la propreté des locaux et signale tout problème au supérieur hiérarchique.

Procéder à la demande de cotation auprès des fournisseurs avant tout achat ;

Effectuer toutes les opérations d’approvisionnement pour la Direction Générale

Participer à la réception des achats de fournitures et de consommables ;

Suivre auprès de l’administration des Douanes les dossiers de demande d’exonération pour l’acquisition des biens.

Ressources humaines et juridiques

Assurer la mise à disposition pour le FDL des effectifs en nombre et en qualité

Assurer le suivi de la mise à jour des dossiers administratifs du Personnel

Veiller à l’élaboration des documents réglementaires requis par le FDL et procéder aux révisions nécessaires.

Assurer la gestion de la paie

Elaborer le budget de formation du personnel selon les besoins des Directions

Disposer des textes réglementaires afférents aux activités du FDL

Analyser les litiges et contentieux et proposer des solutions

Responsabilités Garant d’une bonne administration des services généraux

Garant de la bonne utilisation des biens et équipements de FDL

Garant du respect des prescriptions légales, réglementaires et


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 26

sociales du FDL

Proposition des actions et des mesures à prendre en matière de

gestion de ressources humaines, des affaires juridiques et

contentieux et le suivi de la mise en œuvre des décisions


Directeur Général

Pour compte rendu


Agent comptable




financière









Ministère


Tous services rattachés aux

autres Directions techniques






LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 27

A-014 Responsable « Antenne régionale »

ATTRIBUTIONS

- Elaboration et mis à jours du PTA

Etablir l’esquisse de Budget ou PTA pour chaque composante en fonction des activités identifiées avec le

budget prévu dans l’Accord de Crédit, des prêts ou des dons par rapport à l’annexe technique du PAD

et au Cadre logique des Antennes Régionales.

Elaborer et mettre en forme le PTA par actualisation des données en provenance de la Direction

Générale en cas de rectification de PTA Budget.

Contrôler la conformité au PTA Budget Régional avant engagement au niveau central

- Suivi des travaux par marché et participation à la réception des travaux

Participer à la réception des travaux, établir les documents sur le constat des travaux effectués

Préparer et compléter les dossiers de Pièces justificatives requis pour le paiement des titulaires des

Travaux

Procéder éventuellement au paiement en cas d’existence de caisse d’avance au niveau régional pour les

montants relevant de la compétence régionale ou transmettre le dossier de paiement à la Direction

Générale pour paiement

- Tenir et mettre à jour la comptabilité au niveau régional

Etablir la fiche d’imputation des opérations administratives et financières effectuées par l’Antenne

Régionale

Effectuer la saisie des opérations dans les différents documents d’ordonnancement dont la tenue est

déléguée aux antennes régionales

Effectuer l’état de rapprochement bancaire mensuel ou le rapprochement au compte de la perception

principal, ou du trésorier général

Etablir éventuellement les demandes de reconstitution et de renouvellement des fonds, si l’antenne

régionale dispose de caisse d’avance

Transmettre mensuellement les pièces justificatives des dépenses, ainsi que la version électronique, ou

les saisies par SIG, à l’ordonnateur central, pour intégration. Des comptes régionaux

- Fournir des informations comptables et financières fiables

Collaborer avec le Chef de Service administratif et Financier et le personnel responsable de la phase

administrative de la Direction Générale pour les missions d’audits annuels de l’EPA FDL en fournissant

les informations et les explications nécessaires.

Etablir l’Etat mensuel des salaires

Etablir la situation financière de la caisse d’avances régionale et classer les pièces pour renouvellement

de caisse régionale

Effectuer un contrôle périodique de la caisse régionale


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 28

- Gérer les immobilisations

Constituer le dossier immobilisations selon les achats

Assurer la réception des immobilisations et vérifier la codification répartie au niveau central avec les

étiquettes posées

Tenir le tableau des immobilisations au niveau régional

Effectuer l’inventaire physique des immobilisations acquises dans le cadre du projet

Effectuer le rapprochement annuel avec la comptabilité générale réconciliation comptable et physique

des biens acquis dans le cadre du Projet.

Responsabilités Garant de la fiabilité des informations socio économiques et techniques

des régions

Proposition et mise en œuvre de mesures pour assurer le bon

fonctionnement du système de développement en étroite collaboration

avec les régions décentralisées et les services déconcentrés


Directeur Général

Responsable Antenne

Régionale

Directeur des Affaires

Administratives et Financières

Pour compte rendu

Directeur des Affaires

Administratives et Financières,

Chef de Service Financier et

Comptable








Services régionaux,

communes, consultants,

prestataires des services et

Auditeurs

Suivi Planning d’intervention, déroulement des missions, suivi

présentations factures et pièces de paiement


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 29

A-015 L’Agent comptable

Attributions

Les attributions de l’ « agent comptable ») sont définies par les textes réglementaires en vigueur.

Entre autres, il a en charge, et sous sa responsabilité propre, de l'exécution des recettes et des dépenses au

moyen de fonds ou de valeurs ou par virement d'écritures et du maniement des titres et valeurs de

I'établissement.


LOCAL



Réf: CHAP 1

EPA-FDL GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE Rédigé le : Décembre 2008

Révisé le :

A S T R U M 30

CHAPITRE 2 GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 31

2.1. Règles générales

Pour sa gestion financière et comptable, l’EPA FDL est soumis à la réglementation des finances publiques, et

plus particulièrement aux textes suivants :

- la loi n° 98-031 du 20 janvier 1999 portant définition des établissements publics et des règles

concernant la création de catégories d’établissements publics ;

- le décret n° 99-335 du 5 Mai 1999 définissant le statut-type des établissements publics nationaux

sous réserve des dispositions particulières du décret n° 2007-530 modifié, portant création de la

structure de gestion du fonds de développement local (FDL) ;

- la loi organique n° 2004-007 du 26 Juillet 2004 sur les lois de finances ;

- le décret n° 2005-003 portant règlement général sur la comptabilité de l’exécution budgétaire des

organismes publics ;

- le décret n° 2005-216 du 26 Avril 2005 portant approbation du Plan Comptable des Opérations

Publiques (PCOP-2006).

Les principes fondamentaux de la gestion financière sur lesquels repose cette réglementation sont les

suivants :

(1) la séparation de l’ordonnateur et du comptable

Les fonctions d’ordonnateur et celles de comptable sont incompatibles.

L’ordonnateur est le directeur général de l’établissement. Il assume la direction administrative et financière

de l’établissement ; il prescrit l’exécution des recettes et des dépenses.

Le comptable public (l’Agent Comptable dans le cas de l’EPA FDL) est chargé :

- de la prise en charge et du recouvrement des ordres de recette émis par l’ordonnateur ;

- du contrôle et du paiement des dépenses ;

- de la garde et de la conservation des fonds et valeurs ;

- du maniement des fonds et des mouvements de comptes de disponibilités ;

- de la conservation des pièces justificatives des opérations et des documents de comptabilité ;

- de la tenue de la comptabilité du poste comptable qu’il dirige.

La loi de 2004 prévoit la possibilité de mettre en cause la responsabilité :

- de l’ordonnateur devant le Conseil de Discipline Budgétaire et Financière ;

- du comptable, qui est soumis à un régime de responsabilité pécuniaire et personnelle, devant la

chambre des comptes.


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 32

(2) l’annualité, l’unité et l’universalité budgétaires

L’EPA FDL, comme chaque institution publique, est doté d’un budget annuel. Le budget est établi chaque

année pour une année.

L'ensemble des recettes assure l'exécution de l'ensemble des dépenses. Toutes les recettes et toutes les

dépenses sont retracées sur un document unique, le budget annuel.

En application des conventions de financement signées par l’Etat, l’EPA FDL peut être chargé de la mise en

œuvre de projets et programmes bénéficiant de financements extérieurs. Il est en particulier chargé de la

mise en œuvre de certaines composantes du Programme d’Appui au Développement des Communes

(PADC). Ces composantes font l’objet de programmes distincts dans le budget programme de l’EPA FDL.

(3) l’unité de caisse

Les fonds de l’EPA FDL, comme ceux de tous les organismes publics, sont obligatoirement déposés au

Trésor. Seuls les comptables publics de l’Etat sont habilités à manier les fonds du Trésor.

L’EPA FDL est doté de deux comptes1 :

- un compte au Trésor, qui reçoit les subventions de l’Etat, et sur lequel sont effectuées ses dépenses

propres ;

- un compte à la Banque Centrale de Madagascar (BCM), le compte désigné, qui reçoit les

subventions de l’Etat et les financements extérieurs, et sur lequel sont effectuées les dépenses de

mise en œuvre du PADC. Ce compte est tenu en Ariary.

En tant qu’établissement public, l’EPA FDL est astreint :

(1) à l’établissement d’un Plan de Travail Annuel (PTA) et d’un budget annuel2, qui sont soumis à

l’approbation des autorités de tutelle3 ;

(2) à la tenue d’une comptabilité selon les normes fixées par le PCOP ;

(3) à l’établissement, à la clôture de chaque exercice, d’un compte administratif, retraçant la

comptabilité de l’ordonnateur, et d’un compte financier, retraçant la comptabilité de l’Agent

Comptable ;

(4) au contrôle juridictionnel systématique des comptes de gestion de l’Agent Comptable par la

Chambre des Comptes.

En application des conventions de financement, l’EPA FDL tient également une comptabilité de projet,

conforme aux directives de la Banque mondiale. Il est soumis aux contrôles et audits prévus par ces

conventions.

1 voir schéma ci-après. 2 voir ci-après 2.2. 3 Ministère chargé de la Décentralisation et Ministère chargé des Finances


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 33

2.2. Plan de travail et budget annuels

Le Plan de Travail Annuel (PTA) présente la prévision des activités à réaliser par l’EPA FDL pour son

propre fonctionnement et pour la mise en œuvre du PADC.

Il est établi :

- sur la base de l’évaluation des besoins des services centraux et des antennes régionales ;

- en tenant compte des arbitrages budgétaires de l’Etat pour ce qui concerne la subvention accordée

à l’EPA FDL pour son fonctionnement et son investissement propres.

Le PTA est préparé par le DAAF, sous l’autorité du DG, sur la base des prévisions d’activités des directeurs

et des responsables des antennes régionales. Le PTA est subdivisé en prévisions trimestrielles, permettant

l’engagement des différentes activités en temps utile.

Le PTA est adopté par le conseil d’administration.

Le budget annuel constitue la première tranche annuelle du budget programme triennal, reflétant une

programmation glissante, d’année en année, pour une période de trois ans. Seul le budget est soumis à

approbation et a un caractère contraignant, les deux autres tranche annuelle ayant un simple caractère

prévisionnel.

Le budget annuel est la traduction financière du PTA. Il retrace les prévisions de recettes et de dépenses de

l’EPA FDL pour l’exercice débutant le 1er Janvier pour prendre fin au 31 Décembre.

Les recettes de l’EPA FDL sont principalement constituées :

- de subventions de l’Etat, destinées, d’une part à son propre fonctionnement et à ses

investissements (Programme 1), d’autre part au financement du PADC (Programme 2) ;

- des financements extérieurs destinés au PADC (dons de la Commission Européenne et de la

Coopération Suisse ; prêt de l’IDA et éventuellement par d’autres bailleurs).

Le budget annuel est préparé par le DAAF, sous l’autorité du DG. Pour répondre aux dispositions des

conventions de financement extérieur, il est subdivisé en tranches trimestrielles, sur la base desquelles

seront établis les rapports de suivi financier (RSF – voir ci-après 2.3.).

Le budget annuel est adopté par le conseil d’administration en même temps que le PTA.

Le PTA et le budget annuel sont soumis à l’approbation des autorités de tutelle : le Ministre de tutelle

technique (Ministre chargé de la Décentralisation) et le Ministre de tutelle financière (Ministre chargé des

Finances et du Budget4.)

Ils sont présentés au comité de pilotage du PADC.

Ils sont soumis à la non objection de la Banque mondiale.

4 Direction Générale du Contrôle Financier et Direction du Budget, service de tutelle des établissements publics


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 34

Processus d’élaboration du plan de travail et du budget annuels

Intervenants Tâches Calendrier

DG

DAAF

DPS

Au niveau national :

- évaluation des besoins et programmation des activités

- envoi au DAF du Ministère de tutelle technique pour

préparation de la conférence budgétaire au niveau du

Ministère.

juin

DAF du Ministère de

tutelle technique


- Conférence Budgétaire Interne

juillet

DG

DAAF

DPS


- ajustement de la programmation

- envoi au DAF du Ministère de tutelle technique pour

inscription au Budget Programme du Ministère.

juillet - août


tutelle technique

DAAF

DPS


- Conférence Budgétaire Interne avec la Direction du

Budget du Ministère des Finances et du Budget

(DB/MFB)

août


tutelle technique

DAAF

DPS


- finalisation du Budget Programme

octobre

DG

DAAF

DPS

AC


- préparation du PTBA de l’EPA FDL sur la base du

Budget Programme

novembre

DG

DAAF


- demande éventuelle de non objection

novembre

DG

DAAF

DPS

AC


- présentation au CA de l`EPA /FDL pour

« approbation » :

PTBA

Plan de passation des marchés (PPM)

Calendrier de passation des marchés (CPM)

Rapport d’activité de l’exercice précédent

décembre


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 35

2.3. Fonctionnement du compte désigné

Les financements extérieurs sont exclusivement destinés à la mise en œuvre du PADC, à l’exclusion du

fonctionnement des services de l’EPA FDL. Ils peuvent, selon les termes des conventions de financement,

être affectés au financement de certains investissements propres de l’EPA FDL nécessaires à la mise en

œuvre du PADC.

Les financements extérieurs sont constitués par :

- un prêt de l’IDA ;

- des dons de la Commission Européenne, de la Coopération Suisse, et le cas échéant d’autres

bailleurs ou agences de coopération ; ces dons sont versés dans un fonds fiduciaire géré par la

Banque mondiale.

Le fonds fiduciaire est libellé en euros. Il est géré par la Banque mondiale selon ses propres procédures.

Les financements extérieurs, font l’objet de versements groupés, tant pour l’avance initiale que pour les

réapprovisionnements ultérieurs. Les modalités de détermination de la quote-part de chaque bailleur sont

fixées par la convention relative au fonds fiduciaire.

L’Etat apporte, sur ses ressources propres, une contribution au financement du PADC.

Les financements extérieurs et la contribution de l’Etat sont versés sur le compte désigné, qui est un

compte ouvert à la Banque Centrale au nom de l’EPA FDL.

Ce compte est tenu en Ariary.

(1) Contribution de l’Etat

Conformément aux conventions de financement, l’Etat Malagasy apporte les contributions suivantes à l’EPA

FDL, pour la mise en œuvre du PADC :

- une contribution initiale ;

- une contribution annuelle.

Ces contributions sont versées sur le compte désigné.

La contribution initiale est versée dès l’ouverture de ce compte.

Les contributions annuelles sont versées par tranches trimestrielles égales.

Les contrôles et audits mis en œuvre par les bailleurs de fonds en application des conventions de

financement portent sur le montant et la régularité du versement de ces contributions, ainsi que sur leur

utilisation.

Le DAAF et l’Agent Comptable veillent à la régularité du versement et à l’utilisation des contributions de

l’Etat conformément aux conventions de financement. Ils informent le Conseil d’Administration de l’EPA

FDL et le comité de pilotage du PADC de toute difficulté.

La contribution au financement du PADC est enregistrée dans le programme 2 du budget programme de

l’EPA FDL.

(2) Financements extérieurs


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 36

Les financements extérieurs sont gérés selon les procédures de la Banque mondiale, décrites ci-après.

Versement de l’avance initiale

Une avance initiale est versée sur le compte désigné, selon la procédure suivante :

- l’EPA FDL transmet à l’IDA, à la Commission Européenne et à la Coopération Suisse son PTA et

son budget annuel, subdivisés en tranches trimestrielles ;

- la demande d’avance initiale, d’un montant correspondant au total des prévisions de dépenses sur

financement extérieur pour la première période de 6 mois, est établie par le DAAF ;

- elle est visée par l’ordonnateur du FDL (DG ou DAAF), et transmise au Ministère des Finances puis

à la Banque mondiale ;

- la Banque mondiale, après vérification de la validité de la demande, verse l’avance initiale sur le

compte désigné ;

- la Banque mondiale adresse à l’EPA FDL : (i) un avis de paiement (payment advice) ; (ii) un relevé de

compte mensuel (monthly disbusment summary), permettant l’information de l’EPA FDL.

Procédure de réapprovisionnement du compte désigné

Le réapprovisionnement du compte désigné est la reconstitution du fonds correspondant à l’avance initiale

versée sur le compte désigné. La demande de réapprovisionnement est justifiée par les dépenses

documentées et éligibles déjà effectuées.

Le réapprovisionnement est normalement demandé chaque trimestre, sauf si le solde du compte désigné

est inférieur au tiers de l’avance initiale.

Chaque trimestre, l’EPA FDL établit un rapport de suivi financier (RSF), qui doit être adressé à la Banque

mondiale dans les 45 jours suivant la fin du trimestre.

Le RSF présente :

- l’état des ressources et des emplois au cours de la période écoulée ;

- l’analyse des décaissements par rapport à l’avancement physique des activités ; le cas échéant, des

explications sont fournies sur les écarts, ainsi que les mesures de correction à prendre pendant la

période suivante ;

- à partir de cette analyse, la prévision des décaissements pour les 6 mois à venir ;

- le tableau de suivi-évaluation du PADC, faisant apparaître les évolutions pendant la période ;

- les activités relatives à la passation des marchés.

Le RSF est accompagné des tableaux figurant dans l’encadré ci-après.

Il est signé par le DG de l’EPA FDL, et transmis au Ministère des Finances, qui vérifie cette demande, et

l’adresse à la Banque mondiale.

La Banque mondiale, après vérification de la validité de la demande, reconstitue l’avance initiale par

remboursement des dépenses éligibles effectuées par FDL par le compte désigné. Elle adresse à l’EPA FDL

un avis de paiement (payment advice).


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 37

Le montant du réapprovisionnement du compte est égal à la différence entre le montant des prévisions de

dépenses pour les 6 mois suivants, diminué du solde du compte désigné à la fin du trimestre, ainsi que, le

cas échéant, du montant des dépenses non justifiées ou non éligibles de la période précédente.

L’EPA FDL pourra suivre les transactions financières avec la Banque mondiale en temps réel par la « client

connection ».


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 38

Processus de réapprovisionnement du Compte désigné

Intervenants Processus Documents /

outils

DAAF - consultation dans le logiciel SIG de l’EPA-FDL :

du Journal de Réapprovisionnement

du Journal Compte désigné

- consultation de la prévision budgétaire pour les 6

mois à venir

- rédaction du rapport de suivi financier (RSF)

- collecte des pièces justificatives et des données

d’avancement physique et des indicateurs

SIG EPA FDL

Modules

Gestion et suivi

budgétaire

Comptabilité

générale

RSF

DAAF - constitution du dossier de réapprovisionnement :

Dossier de

réapprovisionnement

DG - vérification et signature du rapport de suivi financier Dossier de


DAAF - envoi du dossier de réapprovisionnement au

Ministère des Finances

Dossier de


Ministère des

Finances

- vérification du dossier de réapprovisionnement

- envoi du dossier à la Banque mondiale

Dossier de


Banque mondiale - vérification du dossier de réapprovisionnement

- approvisionnement du compte désigné

- envoi de l’avis de paiement

Documents à joindre au Rapport de Suivi Financier

- Tableau des emplois et ressources (Modèle I), incluant la prévision des décaissements pour les 6

mois suivants

- Utilisation des fonds par composante (Modèle III)

- Utilisation des fonds par type d'activité (Modèle III)

- Etat des dépenses (statement of expenditures (SOE) / Paiements effectués pendant la période sous

rapport, contrats soumis à contrôle a priori (Payments Made during Reporting Periode Against

Contracts Subject to the Association's Prior Review)

- Etat des dépenses (statement of expenditures (SOE) / Paiements effectués pendant la période sous

rapport, dépenses non soumises à contrôle a priori (Payments Made during Reporting Period For :

expenditures other than those under contracts subject to the Association's prior review)


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 39

- Etat des dépenses prévisionnelles des activités

- Plan de trésorerie des activités, établi pour une période semestrielle


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 40

2.4. Exécution des dépenses

Les dépenses de l’EPA FDL sont classées en deux catégories :

- les dépenses propres (c’est-à-dire les dépenses de l’EPA pour son fonctionnement et son

investissement), qui sont imputées sur le programme 1 de son budget programme ;

- les dépenses de mise en œuvre du PADC, qui sont imputées sur le programme 2 de son budget

programme.

Toutes les dépenses sont exécutées selon les procédures imposées par la réglementation des finances

publiques. L’ordonnateur en est le Directeur Général (DG) de l’EPA FDL, qui donne délégation au

Directeur des Affaires Administratives et Financières (DAAF). L’Agent Comptable, qui est indépendant de

l’ordonnateur, exerce les contrôles de régularité prévus par la réglementation et procède au règlement des

dépenses (voir ci-après).

Le règlement des dépenses propres est effectué à partir du compte de l’EPA FDL au Trésor.

Le règlement des dépenses de mise en œuvre du PADC est effectué à partir du compte de l’EPA FDL à la

BCM.

L’exécution des dépenses, quelle que soit leur nature, obéit à la procédure prévue par le Guide d’exécution

des dépenses publiques du Budget Général de l’Etat et de ses budgets annexes, complété par la circulaire

budgétaire de l`exercice. Cette procédure est décrite ci-après. Les modifications éventuelles de ces

documents devront être prises en compte, et, si nécessaire, donner lieu à une révision du présent manuel.

.

Les opérations des trois premières phases, dites administratives, sont effectuées par l’ordonnateur de l’EPA

FDL5.

La dernière phase (contrôle et paiement) est effectuée par l’Agent Comptable.

5 dans la description de la procédure d’exécution des dépenses, ci-après, le terme « ordonnateur » désigne soit le DG oit le DAAF.


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 41

Processus d’exécution des dépenses

Responsables /

intervenants

Tâches

Documents /

outils Phase 1 : Engagement

DAAF

DRC

DPS

autres services de l’EPA

FDL

- formulation de la Fiche d’engagement par le service concerné

imprimé de Fiche

d’engagement

DAAF - Vérification de l'éligibilité de la dépense et de la disponibilité

budgétaire

logiciel Adaptive SIG

EPA-FDL

(module suivi budgétaire)

DAAF

PRMP

Selon la nature et/ou le montant de la dépense (voir chapitre 3) :

- mise en œuvre de la procédure de passation des marchés

ou

- consultation restreinte de fournisseurs ou d’entreprises

ou

- commande directe

DAAF - établissement de la fiche d’engagement en 3 exemplaires fiche d’engagement

DAAF Selon la nature et/ou le montant de la dépense, et sur décision du DG du Contrôle Financier :

- transmission de la fiche d’engagement et des pièces justificatives

au Contrôleur Financier

fiche d’engagement pièces justificatives

Contrôleur Financier - contrôle et visa de la fiche d’engagement

- renvoi au DAAF de la fiche d’engagement en 3 exemplaires

fiche d’engagement

visée par le CF

ordonnateur - établissement du bon de commande (BC) suivant la fiche

d’engagement

- signature du bon de commande par l’ordonnateur (DG ou DAAF)

bon de commande

DAAF - envoi du bon de commande au fournisseur

- enregistrement du bon de commande

bon de commande

registre de suivi des

bons de commande

(module SIG)

Phase 2 : Liquidation

DAAF

DRC

DPS


FDL

commission de réception

Selon la nature de la commande :

- réception des travaux

ou

- réception par la commission de réception des fournitures ou

matériels

ou

- réception par le service concerné des prestations de services

DAAF

DRC

DPS


FDL

- réception par le service concerné de 2 exemplaires du bon de

livraison et/ou de la facture en provenance du fournisseur

- apposition du numéro interne d’enregistrement sur les factures

par la DAAF

bon de livraison

facture

DAAF

DRC

DPS


FDL

commission de réception

Pour les fournitures, matériels et prestations de services :

- contrôle de la conformité technique de la commande

- rapprochement du bon de commande et du bon de livraison

- établissement du PV de réception

- transmission du BC et du BL au DAAF

bon de commande

bon de livraison

PV de réception

DAAF - contrôle de la régularité de la dépense et de l’exactitude de

l’imputation

- enregistrement sur le registre de comptabilité des liquidations

(RCL)

registre de

comptabilité des

liquidations

DAAF - apposition sur le 1er exemplaire de la facture des mentions


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 42

« Original »

- apposition sur le 2e exemplaire de la facture des mentions

« Copie – à ne pas payer » et « pour classement »

régisseur

Cas particulier : dépenses effectuées par régies d’avances :

- remise de la comptabilité de la régie et des pièces justificatives

DAAF - vérification des pièces justificatives

- établissement du projet de mandat de régularisation

- enregistrement sur le registre de comptabilité des liquidations

(RCL)

registre de

comptabilité des

liquidations

P Phase 3 : Ordonnancement

DAAF - établissement du mandat et de l’avis de crédit ou du bon de caisse

en 2 exemplaires sur la base des pièces justificatives (facture

vérifiée, bon de livraison, etc.).

- enregistrement sur le registre de comptabilité des

ordonnancements (RCO)

- classement d’un exemplaire de toutes les pièces

mandat

registre de

comptabilité des

ordonnancements

DAAF - envoi à l’Agent Comptable avec accusé de réception :

mandat et avis de crédit ou bon de caisse

pièces justificatives

mandats


Phase 4 : Paiement

Agent Comptable A la réception des documents transmis par le DAAF :

- contrôle des mandats et des pièces justificatives

Si une irrégularité est constatée, l’Agent Comptable émet une note

de rejet, renvoie au DAAF les documents concernés et lui

demande de les régulariser.

mandats


Agent Comptable Si aucune irrégularité n’est constatée :

- visa et prise en charge des mandats

Agent Comptable Règlement du créancier :

Si la dépense est une dépense propre de l’EPA FDL, le règlement

est imputé sur le compte de l’EPA au Trésor.

Il est effectué :

- en espèces, à la caisse de l’EPA FDL, si le règlement est

inférieur à 2 millions d’Ariary et est destiné à une personne physique

- par chèque du Trésor,

- par virement bancaire dans les autres cas

Si la dépense est une dépense liée à la mise en œuvre du PADC, le

règlement est imputé sur le compte de l’EPA à la Banque Centrale.

Il est effectué par virement ou en espèces.


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 43

(1) L’engagement.

L’engagement est l’acte ou la démarche qui rend l’EPA/FDL débiteur : par exemple un accord de

financement accordant une subvention à une commune, une commande adressée à un commerçant ou à un

prestataire, etc.

Sous réserve des pouvoirs dévolus au Conseil d’Administration, qui doit donner son autorisation préalable

pour les acquisitions immobilières et les locations de biens pris à loyer, l'ordonnateur de l’EPA/FDL et ses

délégués ont seule qualité pour procéder à l’engagement des dépenses de l’EPA/FDL.

Selon sa nature et son montant, la dépense peut être soumise aux procédures préalables de passation des

marchés publics6.

La Fiche d’engagement est émise par le service utilisateur des travaux, des fournitures ou des prestations,

ou par le DAAF lui-même pour une subvention à une commune. Un imprimé de Fiche d’engagement est

rempli à cette occasion.

La demande est transmise au DAAF, qui s’assure de la disponibilité des crédits budgétaires et établit une

fiche d'engagement financier, comportant les informations ci-après :

- l’EPA/FDL et son numéro de code

- le bénéficiaire (titulaire de l'engagement) : la commune, le fournisseur, ou le prestataire

- le code du contrôle financier

- le numéro et la date de I'engagement

- la mission7

- l'exercice budgétaire

- le budget et le programme sur lesquels la dépense est imputée, ainsi que la source de financement

- le paragraphe

- les nom et adresse, raison sociale du titulaire de l'engagement (la commune pour une subvention, le

fournisseur ou le prestataire de service)

- le numéro d'identification du titulaire

- l'objet de la dépense

- le montant de l'engagement (hors taxes, taxes et T.T.C.) en fonction du montant de la subvention,

de la convention ou du marché, du prix des fournitures, de l'estimation des dépenses pour les

missions et déplacements, etc.

- la situation du crédit de paiement et de l'autorisation d'engagement.

Selon la nature et le montant de la dépense, l'engagement peut être soumis au visa préalable du Contrôleur

6 voir chapitre 3 7 La mission du FDL se rattache aux missions du MID, telles que définies par le MAP.


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 44

Financier. C’est le Directeur Général du Contrôle Financier qui décide de la nature et du montant seuil des dépenses à soumettre au contrôle a priori. Sans cette décision, tous les engagements sont soumis au contrôle à posteriori du contrôle financier, et sont dispensés de contrôle a priori.

Un bon de commande est établi par le DAAF. Selon son montant, il est signé par le DAAF ou par le DG. Il est enregistré puis envoyé au fournisseur.

Le Registre de Comptabilité des Engagements (RCE), constitue un module du système informatisé de gestion (SIG) de l’EPA/FDL. Il est utilisé par le DAAF pour remplir les états financiers requis par les conventions de financement.

Tous les engagements sont enregistrés sur le RCE par le DAAF, au jour le jour et par ligne budgétaire.

Devront être comptabilisées en priorité : - les dépenses engagées de l'exercice précédent qui n'ont pu être liquidées, ordonnancées et payées

avant la date limite de clôture des opérations d'ordonnancement et de paiement ; - les dépenses permanentes de l'exercice budgétaire en cours (exemple : la location permanente d’un

immeuble avant les éventuelles dépenses de locations intermittentes) Devront figurer dans le RCE :

- la référence des actes portant ouverture de crédit dans le budget programme ;

- le crédit initial ouvert ;

- les engagements souscrits par opération ;

- le cumul des engagements après chaque opération ;

- la situation du crédit disponible après chaque opération. La tenue du registre comporte les opérations ci -après :

- ouverture du RCE en début d'exercice budgétaire

- tenue du RCE en cours d’exercice budgétaire ;

- le cas échéant annulation d'écriture sur le registre8 ;

- arrêté mensuel du registre ;

- fermeture du registre à la clôture de l’exercice.

(2) La liquidation.

La liquidation a pour objet de constater l'exactitude de la dépense, de s'assurer qu'elle est bien exigible et

d’en arrêter le montant.

Les documents utilisés pour la liquidation des dépenses sont les suivants :

- les pièces justificatives de la dépense dont la fiche d'engagement ;

- le bordereau des pièces justificatives de la dépense, qui mentionne le montant total liquidé et qui est

signé par l’ordonnateur pour certifier le service fait ;

- le Registre de Comptabilité des Liquidations (RCL)

8 L'annulation d'une écriture du registre peut provenir, soit d’une erreur d'écriture (sur le numéro, la date, le montant, etc.), soit d’un engagement rejeté. Dans ce cas, l'ordonnateur passe l'écriture d'annulation, puis calcule le nouveau montant cumulé et le nouveau crédit disponible.


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 45

La « certification du service fait », qui s’applique quelle que soit na nature de la dépense (commande de

biens, travaux ou services, rémunération des agents) est effectuée par le service ayant émis la Fiche

d’engagement de la dépense.

Les pièces justificatives de la dépense sont constituées par : le procès verbal de réception des prestations

de services, des biens ou des travaux, établi par la commission de réception, les factures, attachements avec

décompte provisoire, etc.

Le DAAF procède aux vérifications suivantes:

- validité du bon de commande: numéro et date d'engagement; numéro du compte (PCOP) ;

- validité de la facture : date identique ou postérieure à celle du bon de commande; vérification

arithmétique; signature du fournisseur;

- signature du bordereau de pièces justificatives pour la certification du service fait, c’est-à-dire

pour constater la livraison effective des services, des biens ou des travaux.

Le Registre de Comptabilité des Liquidations (RCL) constitue un module du système informatisé de gestion (SIG) de l’EPA/FDL. Il est utilisé par le DAAF pour remplir les états financiers requis par les conventions de financement.

Toutes les dépenses liquidées sont enregistrées sur le RCL par le DAAF, au jour le jour et par ligne budgétaire.

La tenue du RCL comporte les opérations ci-après :

- ouverture du registre en début d'exercice budgétaire

- tenue du registre en cours d'exercice budgétaire ;

- le cas échéant, annulation d'écriture sur le registre9 ;

- fermeture du registre à la date limite de clôture des opérations de liquidation10.

Cas particulier des liquidations de régularisation

Les liquidations de régularisation concernent les dépenses payées par régie d'avance.

A la réception des pièces justificatives, le DAAF procède aux opérations suivantes:

- vérification des pièces justificatives;

- établissement du projet de mandat de régularisation ;

- liquidation ;

- enregistrement sur le registre de comptabilité des liquidations.

(3) L’ordonnancement.

L'ordonnancement ou mandatement est l'ordre donné par l'ordonnateur au comptable public de payer une

dépense conformément aux résultats de la liquidation.

9 L'annulation d'une écriture du registre peut provenir, soit d’une erreur d'écriture (sur le numéro, la date, le montant, etc.), soit d’un engagement rejeté. Dans ce cas, l'ordonnateur passe l'écriture d'annulation, puis calcule le nouveau montant cumulé et le nouveau crédit disponible. 10 généralement le 15 décembre, sauf instruction spécifique


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 46

Les documents utilisés pour l’ordonnancement sont les suivants :

- le bordereau des pièces ;

- les pièces justificatives de la dépense11 : facture originale du fournisseur ; s'il y a lieu : bon de

commande original ou décision, rapport, convention, état de salaire, mémoires, procès verbal de

réception, etc. ;

- le projet de mandat (PM) en 2 exemplaires, accompagnés d'un avis de crédit en 2 exemplaires pour

les règlements par virement bancaire ou postal, ou d'un bon de caisse en un exemplaire pour les

règlements en espèces ;

- le Registre de Comptabilité des Ordonnancements (RCO). Le DAAF vérifie les mandats, signe et numérote ceux admis à l'ordonnancement.

Les vérifications portent sur :

- la conformité de l'opération par rapport à l'autorisation consignée dans la fiche d'engagement ;

- l’imputation budgétaire des titres de paiement et des titres de règlement (bons de caisse, avis

de crédit).

Le DAAF transmet à l’Agent Comptable le dossier de mandatement (projets de mandat et pièces

justificatives).

Il classe un exemplaire pour chaque pièce.

Le Registre de Comptabilité des Ordonnancements (RCO) constitue un module du système informatisé de gestion (SIG) de l’EPA/FDL. Il est utilisé par le DAAF pour remplir les états financiers requis par les conventions de financement.

Toutes les dépenses ordonnancées sont enregistrées sur le RCO par le DAAF, au jour le jour et par ligne budgétaire.

La tenue du RCO comporte les opérations ci-après :

- ouverture du registre en début d'exercice budgétaire

- tenue du registre en cours d'exercice budgétaire ;

- le cas échéant, annulation d'écriture sur le registre12 ;

- fermeture du registre à la date limite de clôture des opérations d’ordonnancement13.

Toutes les opérations effectuées durant la période complémentaire sont datées du 31 décembre.

A cette date, l'ordonnateur arrête le RCO.

11 décret n° 2005-089 du 15 février 2005 fixant la nomenclature des pièces justificatives des dépenses publiques

12 L'annulation d'une écriture du registre peut provenir, soit d’une erreur d'écriture (sur le numéro, la date, le montant, etc.), soit d’un engagement rejeté. Dans ce cas, l'ordonnateur passe l'écriture d'annulation, puis calcule le nouveau montant cumulé et le nouveau crédit disponible. 13 Généralement le 15 décembre, sauf instruction spécifique


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 47

(4) Le contrôle et le paiement.

Ces deux étapes relèvent de l’Agent Comptable.

A la réception du mandatement du DAAF, l’Agent Comptable procède aux opérations suivantes.

Contrôle du mandat et des pièces

Ce contrôle est effectué de manière systématique, pour chaque dépense à régler, par l’Agent Comptable,

qui est statutairement indépendant des services de l’EPA FDL.

Le contrôle a pour objet de vérifier la régularité de la procédure suivie pour effectuer la dépense, ainsi que

l’habilitation juridique des personnes qui l’ont ordonnée.

Il porte sur :

- la qualité de l’ordonnateur ou de son délégué14 ;

- l’application des lois et règlements concernant la dépense considérée ;

- la validité de la créance ;

- le cas échéant, la disponibilité des fonds ou valeurs15 ;

- la disponibilité des crédits16 ;

- l’imputation de la dépense17 ;

- la validité de la quittance18.

Après ces contrôles, l'Agent Comptable appose son visa sur le mandat pour « bon à payer ». Ce visa

marque le début de la responsabilité personnelle et pécuniaire de l'Agent Comptable.

Prise en charge

Il s’agit d’une opération purement comptable. La dépense est alors considérée comme admise pour le

paiement.

Enregistrement des mandats admis en dépenses.

Il est opéré sur le module spécifique du système informatisé de gestion (SIG) de l’EPA/FDL.

Ce module est utilisé pour remplir les états financiers requis par les conventions de financement.

Paiement : règles générales

Le paiement est normalement effectué après ordonnancement.

La seule exception est le paiement des dépenses effectuées par les régies d’avances, qui sont ordonnancées

après paiement.

Toutes les dépenses doivent être liquidées et ordonnancées au cours de l'exercice auquel elles se

rattachent. Toutefois, au début de chaque exercice, l'ordonnateur dispose d'un délai de vingt jours pour

14 par qui a été ordonnée la dépense et qui a signé la fiche d’engagement, le procès verbal de réception des prestations de services, des biens ou des travaux, le bordereau des pièces justificatives de la dépense, le mandat adressé à l’Agent Comptable la disponibilité de la trésorerie pour effectuer le paiement 15 la disponibilité de la trésorerie pour effectuer le paiement 16 la disponibilité d’une ligne budgétaire suffisante pour cette dépense précise 17 le fait que la dépense est imputée sur la bonne ligne budgétaire la validité des pièces justifiant la dette du FDL en respect de la

spécialité des crédits 18 la validité des pièces justifiant la dette du FDL


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 48

émettre, au titre de l'exercice précédent, les ordres de dépenses correspondant aux services faits au

cours de cet exercice.

L'Agent Comptable dispose d'un délai s'étendant jusqu'au 31 Janvier pour effectuer les paiements

correspondant aux ordres rattachés à l’exercice précédent.

Tout mandat de paiement doit être appuyé des pièces justificatives exigées pour le paiement des dépenses

de l’Etat. Toutefois, l'ordonnateur peut, pour certaines opérations non prévues par la nomenclature

générale, établir une nomenclature particulière soumise à I'approbation des Ministres charges des Finances et du Budget après avis du Contrôle Financier. En cas de perte, destruction ou vol des justifications remises à l'Agent Comptable, le Ministre chargé des

Finances et du Budget peut seul autoriser ce dernier à pourvoir à leur remplacement.

Le paiement est effectué selon les modalités suivantes :

Pour les dépenses imputées sur le compte de l’EPA FDL au Trésor :

- en espèces, à la caisse de l’EPA FDL pour les dépenses au profit des personnes physiques dont le

montant est inférieur à deux millions d’Ariary sur autorisation de l’ordonnateur ;

- par chèque du Trésor;

- par virement dans les autres cas ; l’ordre de virement est adressé au Receveur Général

d’Antananarivo.

Pour les dépenses imputées sur le compte de l’EPA FDL à la Banque Centrale :

- par virement ; l’ordre de virement est adressé à la Banque Centrale.

- en espèces (notamment dans le cas de per diem).

Régies d’avances.

Des régies d’avances sont créées au siège de l’EPA FDL et dans les antennes régionales.

La régie de chaque antenne régionale est ouverte auprès de la trésorerie générale de leur implantation.

Elles sont exclusivement destinées au paiement des indemnités de mission des agents de l’EPA FDL et des

menues dépenses des antennes régionales.

La régie est créée par arrêté conjoint du Ministre chargé des Finances et du Budget et du Ministre de

tutelle technique. L’arrêté définit :

- la nature des dépenses à payer et leur imputation budgétaire ;

- le montant maximum des avances qui peuvent être accordées au régisseur ;

- le délai19 dans lequel les justifications d'emploi des avances doivent être produites au comptable qui

a payé les avances.

Les régisseurs sont nommés par le Directeur Général, avec l'agrément préalable de l'Agent Comptable.

Les régisseurs sont personnellement et pécuniairement responsables des opérations dont ils sont chargés.

A ce titre, ils sont astreints à la constitution d'un cautionnement.

Le régisseur d'avances tient une comptabilité destinée à faire ressortir, à tout moment, la situation des

fonds employés et des fonds disponibles dans un livre-joumal de caisse.

Le régisseur transmet périodiquement, dans les délais prévus par l’arrêté de création de la régie, les pièces

19 généralement un mois


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 49

justificatives au DAAF. Ce denier prépare le dossier de régularisation.

Au renouvellement de la caisse, il est établi un titre d'engagement complémentaire, d'un montant au plus

égal au montant régularisé.

Avant la clôture de l’exercice budgétaire, le régisseur doit reverser obligatoirement le reliquat de l’avance

octroyée auprès de l'Agent Comptable. La déclaration de recette constitue le complément de pièces

justificatives en vue de la régularisation.

A la fin de l'exercice budgétaire, l'ensemble des opérations effectuées par la régie doit être régularisé.


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 50

Procédure particulière applicable aux droits et taxes d’importation (DTI).

Cette procédure est une opération d’ordre et présente un caractère uniquement évaluatif.

(NB : DEF = Demande d'Engagement Financier, que l'ordonnateur envoie au Contrôle Financier.

TEF = Titre d'Engagement Financier, que le Contrôle Financier délivre si le DEF est accordé.)

Intervenants Processus Documents

DAAF

Ordonnateur du MID

- préparation des documents d’engagement

- préparation des factures certifiées et pièces justificatives

factures certifiées


projet de DEF

DAAF

Ordonnateur du MID

- saisie des engagements sur logiciel « exécution des

dépenses »

DAAF

Ordonnateur du MID

- envoi des projets d’engagement au Contrôleur financier factures certifiées


DEF signées

Contrôleur financier - contrôle et vérification

- visa d’engagement

- retour du TEF au DAAF



TEF visés

DAAF

Ordonnateur du MID

- importation de l’engagement définitif (SIGFP – ORAGC)

- liquidation et mandatement

- envoi du mandat à la Paierie Générale

mandat


Paierie Générale - contrôle et vérification (procédure et pièces)

- visa d’admission en dépense des droits à l’importation

Mandat


Receveur Général des

Douanes

- constatation des recettes douanières dans les écritures de

la RGD

DAAF - collecte des informations au niveau du Trésor :

DTI en instances (à payer)

DTI rejetés

DTI payés

avis de crédit

situation des DTI

DAAF Après collecte des informations au niveau du Trésor :

- saisie des écritures comptables dans le logiciel SIG EPA

FDL.

- reproduction de la Fiche de Centralisation Comptable

(DTI) à partir de la situation des DTI.

SIG EPA FDL

« Comptabilité

Générale »

Fiche de Centralisation

Comptable


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 51

2.5. Suivi budgétaire

Le budget de l’EPA FDL fait l’objet de suivi et de contrôle, ainsi que d’évaluation.

Les accords de financement fixent les rapports et comptes rendus à fournir aux bailleurs de fonds.

Le suivi et les contrôles ont pour objectif de déterminer les écarts entre les prévisions et les réalisations

effectives. Pendant la phase d’exécution du PTA et du budget annuel, les contrôles visent à vérifier que leur

mise en œuvre ne débouche pas sur des dépassements injustifiés.

Le suivi et les contrôles sont assurés par la Direction de la Programmation et du Suivi, en concertation avec

les responsables des services centraux et des antennes régionales.

Le contrôle budgétaire consiste à :

- comparer les réalisations aux prévisions ;

- déterminer les écarts significatifs ;

- analyser et commenter les écarts ;

- mettre en œuvre les actions correctrices.

Un suivi budgétaire mensuel est mis en place afin de :

- suivre et contrôler l’exécution des dépenses ;

- traiter et analyser les données de suivi financier ;

- suivre les activités de l’EPA FDL et du PADC ;

- produire les rapports de suivi financier.

Les états récapitulatifs périodiques (mensuels, trimestriels, semestriels et annuels), ainsi que les arrêtés

périodiques des comptes établis par l’Agent Comptable, sont fournis par le système informatisé de gestion

(SIG).

Ces états financiers sont inclus dans les rapports de suivi financier adressés à la Banque mondiale lors des

demandes de réapprovisionnement du compte désigné.


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 52

Processus de suivi de l’exécution budgétaire

Intervenants Processus Documents

Antenne régionale Au niveau régional :

- élaboration du relevé des dépenses (factures

déposées auprès de l’antenne régionale) par type de

financement (national ou extérieur) avec factures

certifiées, pièces justificatives et indicatrices de

réalisation.

- envoi à la Direction Générale pour « centralisation

des documents ».

relevé des dépenses



DAAF

DPS


- élaboration du relevé des dépenses de l’EPA FDL et

du PADC par type de financement (situation

produite par le SIG) avec factures certifiées, pièces

justificatives et indicateurs de réalisation.

- élaboration du RSF




DAAF Au niveau national :

- visa de concordance du relevé des dépenses et des

documents d’accompagnement




DAAF

AC


- production de rapport de suivi financier du PADC sur la

base de l’exploitation éventuelle du SIG (modules « Gestion

financière et Comptable » et « Suivi de décaissement »).

SIG

« Gestion financière et

Comptable »

DPS Au niveau national :

- production du rapport d’exécution des activités du

Programme sur la base des données du SIG module « Suivi-

Evaluation ».

SIG

« Suivi-Evaluation ».


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 53

2.6. Etats financiers

Conformément au décret n° 2005-003 du 04 Janvier 2005, le compte de gestion de l’établissement est

préparé par l’Agent Comptable, suivant les dispositions du plan comptable des opérations publiques

(PCOP).

Le compte de gestion comporte notamment :

(i) les états financiers :

- la balance définitive des comptes ;

- le bilan ;

- le compte de résultat de l’exercice ;

- la balance des comptes des valeurs inactives.

(ii) le développement, par ligne budgétaire, des dépenses et des recettes budgétaires.

(iii) le certificat de conformité20, établi par l’Agent Comptable et visé par le DG ou le DAAF.

Le compte administratif est établi par le DAAF et signé par le DG.

Il est soumis par le DG au Conseil d’Administration dans les quatre mois qui suivent la clôture de

l’exercice, accompagné d’un rapport contenant tous développements et explications utiles sur la gestion

financière de l’EPA FDL.

Le Conseil d’Administration arrête le compte après avoir entendu l’Agent Comptable, auquel celui-ci

assiste avec voix consultative.

Le compte administratif, accompagné éventuellement des observations du Conseil d’Administration, est

soumis à l’approbation du Ministre de tutelle technique et du Ministre de tutelle financière.

Le compte de gestion accompagné des documents généraux et des pièces justificatives, est adressé par

l’Agent Comptable avant l’expiration du sixième mois suivant la clôture de l’exercice au Directeur de la

Comptabilité Publique qui le met en état d’examen. Le Directeur de la Comptabilité Publique arrête le

compte dans les conditions prévues par la réglementation et le transmet au juge des comptes.

Le compte de gestion sera confronté aux états financiers transmis à la Banque Mondiale.

2.7. Opérations comptables et codification

(1). Objectifs

La codification des activités de l’EPA FDL a pour objet de :

- identifier et comptabiliser toutes les dépenses de l’EPA FDL pour permettre de contrôler l'évolution des

coûts par rapport au Budget et au PTA ;

- identifier et comptabiliser toutes les dépenses pour chacune des catégories de dépenses spécifiées dans les

conventions de financement, pour permettre de contrôler leur évolution par rapport aux limites de

financement prévues pour chaque catégorie.

- identifier et comptabiliser toutes les dépenses pour chacune des modalités de financement, pour permettre

de contrôler leur évolution par rapport aux limites de financement prévues.

20 qui certifie la conformité du montant total des recettes et des dépenses dégagé, par le compte administratif de l’ordonnateur, d’une part, et par le compte de gestion du comptable public, d’autre part


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 54

- produire rapidement les rapports d'exécution qui doivent contenir des informations précises et à jour.

(2) Identification et conception de la structure de codification

La codification est élaborée en tenant compte du programme des activités définies par les conventions de financement.

La structure de codification est déterminée comme suit :

(i) la liste des codes préalablement définis permet au gestionnaire d’apporter des ajouts, modification

ou suppressions au fur et à mesure de l’évolution des besoins ;

(ii) l’adaptabilité de ces codes au niveau du paramétrage du système comptable informatisé doit suivre

dans tous les cas la logique de la structuration ;

(iii) le degré du paramétrage du logiciel sera surtout évalué en fonction de sa capacité à produire les

reportings voulus (Etats Financiers et Rapports de Suivi Financier) ;

(iv) la structure de codification est déterminée selon le découpage du PADC.

Le PADC comprend (04) quatre grandes composantes21 :

COMPOSANTE 1 : Subventions d’investissement,

COMPOSANTE 2 : Campagne d’information et développement de capacités,

COMPOSANTE 3 : Appui institutionnel au développement local et à la décentralisation

COMPOSANTE 4 : Gestion du programme et suivi évaluation.

a) Le PCOP par catégorie d’activités.

Le système doit tenir compte de la réglementation des finances publiques dans ses opérations comptables, et plus

particulièrement à la classification des dépenses du PCOP 2006, défini par le décret N°2005-210 du 26 avril 2005 et à

l’Arrêté n°6459/2005 du 08 juin 2005. Seules les rubriques utiles du plan comptable pour les besoins de l’EPA FDL

seront utilisées.

b) Les composantes

C’est un code d’identification des composantes du PADC matérialisé par un code alphabétique attribué à chaque

composante.

Composantes CODE

Subventions d’investissement,

1

Campagne d’information et développement de capacités, 2

Gestion du programme et suivi évaluation. 4

(NB : la composante 3, Appui institutionnel au développement local et à la décentralisation, est entièrement

financée par la Commission Européenne, et ce financement ne transite pas par l’EPA FDL. Elle n’aura donc

aucun code d’identification dans le plan comptable de l’EPA FDL.)

c) Codes géographiques

21 Dont les composantes 1, 2 et 4 qui sont gérées au niveau de l’EPA-FDL.


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 55

Le codage géographique sera utilisé pour les actions menées au niveau national (DG) et au niveau des

Communes.

Exemple :

01 : DIRECTION GENERALE

02 : Région ITASY

- Communes,

- Fokontany,

03 : Région VAKINANKARATRA

…

d) Le plan des catégories de dépenses

Cette section propose la liste des codes des catégories de dépenses le système doit prendre en compte.

La codification des catégories de dépenses doit être élaborée en fonction des catégories fixées dans les

annexes des conventions de financement.

Exemple :

Catégorie Code

Travaux 11

Fournitures et Biens 12

Services de consultant, Audits & Formations 13

Frais de fonctionnement 14

e) Le plan des postes budgétaires

Cette section contient la liste des comptes budgétaire de rattachement des dépenses d’investissement et de

fonctionnement que le SIG doit prendre en compte. Ce plan de codification permettra le contrôle de

l’évolution des coûts de chaque catégorie de dépenses

Chapitre Catégorie Code Budgétaire Libellé

Investissement Travaux 1100 Génie civil

1101 Terrassement

1102 …

Fournitures 1201 Véhicules

1202 Motos

1203 Equipement informatique

1204 Equipement de bureau

1205 …

Services de consultant,

Etudes et Formations

1301 Consultants

1302 Etudes

1303 Formations

Fonctionnement Coûts opérationnels 2101 Personnel (salaires et charges)

2102 Missions / déplacements

2103 Fonctionnement bureau

2104 Entretien véhicules / assurances

2105 Carburants / Lubrifiants

2106 …

N.B. : Cette codification suit celle des dépenses du PCOP.


LOCAL



Réf: CHAP 1


Révisé le :

A S T R U M 56

f) Le code de financement

Le code de financement permet de distinguer les opérations par source de financement.

ETABLISSEMENT PUBLIC NATIONAL

A CARACTERE ADMINISTRATIF


ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES Réf: CHAP 3

EPA-FDL PASSATION DES MARCHES

Rédigé le : Décembre 2008

Révisé le :

A S T R U M 68

CHAPITRE 3 PASSATION DES MARCHES







Révisé le :

A S T R U M 69

3.1. Règles générales

Les procédures de passation de marchés décrites ci-après s’appliquent à tous les marchés de fourniture de

biens, de travaux et d’emploi de services de consultants passés par l’EPA FDL, qu’ils soient financés

intégralement ou partiellement par subvention de l’Etat ou par les partenaires financiers extérieurs dans le

cadre de la mise en œuvre du Programme d’Appui au Développement des Communes (PADC).

Ces procédures sont conformes à la réglementation des marchés publics (loi 2004-009 du 26

juillet 2004 portant code des Marchés publics (CMP).

Les marchés dont le financement est assuré intégralement ou partiellement par les

partenaires financiers extérieurs doivent se conformer aux conventions de financement et,

lorsque le financement est fourni ou géré par la Banque mondiale, aux directives sur la

passation des marchés.

Les différentes méthodes de passation des marchés, de sélection des prestataires, les exigences pour la pré

qualification, les coûts estimatifs, les exigences en matière de revue préalable, et les délais seront précisées

dans la convention de financement avec la Banque mondiale.

Un Plan de Passation des Marchés (PPM) sera élaboré pour chaque exercice budgétaire, et soumis aux

partenaires financiers extérieurs.

Cadre législatif et réglementaire :

Les textes régissant les marchés publics applicables au FDL, dans le cadre du PADC sont les suivants :

- Loi n° 2004-009 du 26 juillet 2004 portant Code des Marchés Publics ;

- Décret n° 2005-215 du 03 mai 2005 portant organisation de l’Autorité de Régulation des Marchés

Publics ;

- Décret n° 2006-343 du 30 mai 2006 portant instauration du Code d’éthique des marchés publics ;

- Décret n° 2006-344 du 30 mai 2006 portant constitution, composition, attribution et

fonctionnement de la Commission d’Appel d’Offres ;

- Décret n° 2006-345 du 30 mai 2006 portant constitution, composition, organisation et

fonctionnement des Comités de Règlement Amiable des litiges relatifs à l’exécution des Marchés

Publics ;

- Décret n° 2006-346 du 30 mai 2006 portant liste des documents et renseignements à fournir par

les candidats à un appel d’offres ;

- Décret n° 2006-347 du 30 mai 2006 portant conditions de rejet des offres anormalement basses ou

anormalement hautes ;

- Décret n° 2006-348 du 30 mai 2006 portant délai global de paiement des marchés publics et

intérêts moratoires ;

- Décret n° 2006-349 du 30 mai 2006 portant organisation et fonctionnement des groupements

d’achats publics et cellules d’achats publics ;

- Arrêté n° 11179/2006/MEFB du 29 juin 2006 fixant les seuils de passation des marchés publics et de

contrôle de la Commission Nationale des Marchés ;







Révisé le :

A S T R U M 70

- Arrêté n° 11180/2006/MEFB du 29 juin 2006 portant organisation de l’assistance technique fournie

aux communes et à leurs groupements en matière de marchés publics ;

- Arrêté n° 11181/2006/MEFB du 29 juin 2006 relatif au modèle type pour la publication des avis

d’attribution des marchés publics de fournitures, de travaux, de services et de prestations

intellectuelles ;

- Arrêté n° 11182/2006/MEFB du 29 juin 2006 relatif au modèle type d’avis à manifestation d’intérêts

pour les marchés de prestations intellectuelles ;

- Arrêté n° 11183/2006/MEFB du 29 juin 2006 relatif au modèle de garantie bancaire de soumission

et au modèle de garantie bancaire de bonne exécution et de restitution d’avance des marchés

publics ;

- Arrêté n° 11184/2006/MEFB du 29 juin 2006 relatif au modèle type d’avis spécifiques d’appel

d’offres pour les marchés de travaux et fournitures ;

- Arrêté n° 11185/2006/MEFB du 29 juin 2006 relatif au modèle type pour la publication des avis

généraux de passation des marchés ;

- Circulaire n° 001-ARMP/DG/CRR/06 du 03 novembre 2006 relatif à la nomination des Personnes

Responsables des Marchés Publics, création des Unités de Gestion de la Passation des Marchés et

mise en place de la Commission d’Appel d’Offres ;

- Circulaire n° OO2-ARMP/DG/CRR/06 du 03 novembre 2006 relatif à la publication des avis

généraux de passation des marchés et établissement du calendrier annuel de passation des marchés.

Attributions de la Commission Nationale des Marchés Publics (CNM)

La CNM est chargée de veiller au respect des principes de liberté d’accès à la commande publique, à

l’égalité de traitement des candidats et à la transparence des procédures de passation de marchés publics

(Article 23 du décret N°2005-215 portant organisation et fonctionnement de l’Autorité de Régulation des

Marchés Publics).

La CNM assure aussi les fonctions de contrôle et d’assistance technique sur l’ensemble du processus de

passation des marchés publics. Au titre des activités de contrôle, elle :

- procède au contrôle et au suivi du calendrier annuel de passation de marchés élaboré par les

PRMP ;

- procède à l’examen a priori et a posteriori, suivant les seuils de contrôle fixés par voie

réglementaire, des propositions et décisions en attribution des marchés qui sont prises par la

PRMP ;

- rend compte au Directeur Général de l’Autorité de Régulation des Marchés Publics (ARMP) des

irrégularités constatées au cours de procédure de passation de marchés publics en vue de la saisine

de l’Autorité Contractante et de la PRMP ;

- collecte et analyse et fournit tous les éléments susceptibles de constituer la base de données

informatisées de l’ARMP ;

- émet des suggestions et propositions en vue d’améliorer la commande publique.







Révisé le :

A S T R U M 71

3.2. Le dispositif du FDL

Il comprend :

- la direction des affaires administratives et financières (DAAF) ;

- la Personne Responsable des Marchés Publics (PRMP).

Acteurs Rôles et attributions

DAAF - apporter son concours à la PRMP pour l’élaboration du Plan de Passation des

Marchés (PPM) et du Calendrier de Passation des Marchés (CPM)

- procéder à l’engagement financier de la dépense ;

- effectuer la liquidation au vu des certifications établies par les directeurs

techniques de l’EPA FDL ;

- ordonnancer le paiement des factures des fournisseurs et prestataires.

PRMP - élaborer le Plan de Passation des Marchés (PPM) et le Calendrier de Passation

des Marchés (CPM), en liaison avec la DAAF ;

- conduire la procédure de passation du marché depuis le choix de cette dernière

jusqu’à la désignation du titulaire et l’approbation du marché définitif (Article 5 de

la loi N°2004-009 ;

- assurer un contrôle de qualité sur les dossiers d’appel d’offres et les marchés ou

convention à signer ;

- exercer les pouvoirs d’autorité contractante, d’autorité d’approbation

ainsi que d’autorité de contrôle des procédures de passation des marchés

non soumis au contrôle a priori de la Commission Nationale des Marchés.

Commission d’Appel

d’Offres (CAO)

Une CAO ad hoc est constituée auprès de l’EPA FDL.

Elle est présidée par la PRMP qui en désigne les membres. Elle peut

comprendre des personnes qualifiées pour l’évaluation des offres.

La CAO est chargée de procéder à l’examen des candidatures et à l’évaluation des

offres ou propositions remises :

- proposition de la liste des candidats à un appel d’offres restreint ;

- examen des références des soumissionnaires à un appel d’offres ouvert avec pré

qualification et proposition des pré qualifiés ;

- participation à la séance d’ouverture de plis ;

- évaluation et classement des offres ; proposition d’attribution et avis sur la

qualification des candidats ;

- proposition de déclaration d’appels d’offres infructueux ;

- évaluation et avis sur la qualification des candidats.

Sous Commission

Technique d’Evaluation

(SCTE)

La CAO peut confier l’évaluation technique à une sous-commission technique

d’évaluation. La SCTE est composée de trois à cinq membres, dont un rapporteur.

A l’exception du rapporteur, les membres de la SCTE peuvent être extérieurs à la

CAO (Art. 15 du décret N°2006-344).

Comité Technique ad

hoc

Il peut être composé des personnes suivantes :

- experts techniques du Ministère de tutelle technique ;

- responsables techniques de l’EPA FDL ;

- prestataires thématiques ;

- experts et consultants.

Il peut être chargé de l’élaboration :

- du Plan de Passation de Marchés et du Calendrier de Passation de Marchés,

- du cahier des charges,

- des spécifications techniques et/ou des termes de référence des dossiers d’appel

d’offres.







Révisé le :

A S T R U M 72

3.3. Les procédures de passation des marchés

1. Conditions préalables.

La procédure ne peut être engagée que si :

- le marché est inscrit au Programme de Travail Annuel (PTA) de l’EPA FDL ;

- le marché est inscrit au Plan de Passation des Marchés (PPM) et au Calendrier de Passation des

Marchés (CPM) ;

- son financement est inscrit au budget de l’EPA FDL ;

-l’EPA FDL dispose d’une trésorerie suffisante pour en assurer le règlement.

2. Elaboration du Plan de Passation des Marchés (PPM) et au Calendrier de Passation des Marchés (CPM).

Le PPM et le CPM sont établis chaque année par la PRMP, avec la collaboration des directeurs techniques

de l’EPA FDL.

Ils sont adoptés par le conseil d’administration de l’EPA FDL, puis soumis à l’approbation des autorités de

tutelle, et transmis aux partenaires financiers extérieurs, conformément aux conventions de financement.

La demande de non objection est présentée en même temps pour le Programme de Travail Annuel (PTA),

le PPM et le CPM. La non objection doit être obtenue au moins un mois avant le début de l’exercice

budgétaire.

Le CPM22 est soumis avant le 15 janvier à l’Autorité de Régulation des Marchés Publics (ARMP) pour « suivi

et contrôle »23.

Schéma du processus :

N° Processus Responsables Intervenants Documents /

outils

1 Réunion pour l’élaboration du PPM et

du CPM

PRMP Directeurs de

l’EPA FDL

Comité

technique ad hoc

Fiches

PPM / CPM

2 Elaboration et cadrage du PPM et du

CPM

PRMP PRMP Fiches

PPM / CPM

3 Présentation du PPM et du CPM au

CA de l’EPA FDL pour adoption

DG de l’EPA

FDL

PRMP Fiches

PPM / CPM

4 Rédaction d’une note de présentation

Demande de non objection sur le

PTA, le PPM et le CPM

PRMP PRMP PPM et CPM

adoptés par le

CA

22 établi selon le modèle de l’annexe 3 de la Circulaire n° OO2-ARMP/DG/CRR/06 de l’ARMP 23 article 34 du décret n° 2005-215 du 03 mai 2005







Révisé le :

A S T R U M 73

à la Banque mondiale Note de

présentation

5 Après non objection de la Banque

mondiale :

Envoi du CPM à l’ARMP pour « suivi

et contrôle »

Publication de l’avis général de

passation des marchés au plus tard le

30 octobre

PRMP PRMP CPM adopté par

le CA

Note de

présentation

6 Saisie des informations sur les

marchés dans le logiciel, module

« Gestion de la passation des

marchés »

PRMP PRMP PPM validé

module « Gestion

de la passation

des marchés »

3. Seuils et méthodes de passation de marchés.

Les seuils fixés par la réglementation nationale24 pour un contrôle a priori figurent sur les tableaux ci-après.

Au-dessous de ces seuils, la Commission Nationale des Marchés (CNM) n’exerce qu’un contrôle a

posteriori des marchés passés.

Pour les marchés dont le montant dépasse les seuils, différentes procédures sont applicables :

Appel d’offres ouvert (cf. Article 18 du CMP) ;

Appel d’offres ouvert avec pré qualification (cf. Article 19 du CMP) ;

Appel d’offres ouvert en deux étapes (cf. Article 20 du CMP) ;

Appel d’offres restreint (cf. Article 21 du CMP) ;

Consultation restreinte de fournisseurs ou d’entreprises (cf. Article 24 du CMP) ;

Marchés de gré à gré (cf. Article 25 du CMP).

24 arrêté N° 11179/2006/MEFB en date du 29 juin 2006







Révisé le :

A S T R U M 74

(1) Seuils pour la passation des marchés de travaux

NATURE DIVISION SUBDIVISION COLLECTIVITES

Etat

6 communes

urbaines chefs lieux

des ex provinces

CU Antsirabe

CU Nosy be

CU Sainte Marie

REGIONS AUTRES

COMMUNES

TRAVAUX

TRAVAUX

ROUTIERS

Construction ou

Réhabilitation

Seuil de passation

par PRMP : 1

Milliard d’Ariary

(Md Ar)

Seuil de contrôle a

priori par CNM : 2

Md Ar

Seuil de passation

par PRMP : 500 M.

Ar


priori par CNM : 1

Md Ar

Seuil de passation

par PRMP : 250 M.

Ar


priori par CNM :

500 M. Ar

Entretien

courant ou

périodique

Seuil de passation

par PRMP : 200 M.

Ar


priori par CNM :

500 M. Ar

Seuil de passation

par PRMP : 100 M.

Ar


priori par CNM :

250 M. Ar

Seuil de passation

par PRMP : 50 M.

Ar


priori par CNM :

125 M. Ar

TRAVAUX AUTRES

QUE ROUTIERS

Seuil de passation

par PRMP : 140 M.

Ar


priori par CNM :

200 M. Ar

Seuil de passation

par PRMP : 75 M.

Ar


priori par CNM :

100 M. Ar

Seuil de passation

par PRMP : 35 M.

Ar


priori par CNM : 50

M. Ar

(2) Seuils pour la passation des marchés de fournitures

NATURE COLLECTIVITES

Etat

6 communes urbaines

chefs lieux des ex

provinces

CU Antsirabe

CU Nosy be

CU Sainte Marie

REGIONS AUTRES

COMMUNES

FOURNITURES Seuil de passation par

PRMP : 80 M Ar

Seuil de contrôle a priori

par CNM : 120 M Ar

Seuil de passation par

PRMP : 50 M Ar


par CNM : 80 M Ar


PRMP : 20 M. Ar


par CNM : 30 M Ar







Révisé le :

A S T R U M 75

(3) Seuils pour l’emploi des services de consultants ou de prestations intellectuelles

NATURE COLLECTIVITES

Etat

6 communes urbaines

chefs lieux des ex

provinces

CU Antsirabe

CU Nosy be

CU Sainte Marie

REGIONS AUTRES

COMMUNES

PRESTATIONS DE

SERVICES ET

PRESTATIONS

INTELLECTUELLES


PRMP : 25 M. Ar


par CNM : 60 M. Ar


PRMP : 20 M. Ar


par CNM : 50 M. Ar


PRMP : 60 M. Ar


par CNM : 15 M. Ar

Les seuils fixés par les directives de la Banque Mondiale (a) pour les différentes méthodes de passation de

marchés, et (b) pour revue à priori par la Banque Mondiale, qui sont repris par la convention de

financement, sont les suivants :

Catégories de

dépenses

Valeurs seuils des

contrats

Méthodes de passation

des marchés

Contrats soumis à

examen préalable

Travaux - 1Md Ar ou plus

- 100 M. Ar ou plus, et

moins de 1Md Ar

- moins de 100 M. Ar

- AOI

- AON

- demande de cotation

Tous

Fournitures - 500 M. Ar ou plus

- 60 M. Ar ou plus, et

moins de 500 M. Ar

- moins de 60 M. Ar

- AOI

- AON

- consultation de

fournisseurs

Tous

Services de

consultants

sociétés

- 200 M. Ar ou plus

- inférieure à 200 M. Ar

- SFQC

- QC

- SMC

- SED

Tous (à définir)

Services de

consultants individuels

- 100 M. Ar ou plus

- inférieure à 100 M. Ar

- SCI

- SED

Tous (à définir)







Révisé le :

A S T R U M 76

Les seuils de revue à priori sont précisés dans les plans de passation de marchés. La Banque Mondiale fera

au préalable la revue des dispositifs de passation de marchés proposés par l’EPA FDL, afin s’assurer de leur

conformité avec la convention de financement et avec les Directives applicables. Tout marché non spécifié

pour revue a priori peut faire l’objet d’une revue a posteriori.

Dans la mesure du possible, les marchés seront regroupés en lots pour représenter une valeur totale égale

ou supérieure aux seuils ci-dessus, afin d’être attribués à l’issue d’appel d’offres internationaux.

Pour les marchés de travaux ou de fournitures, la sélection par entente directe (SED) ne devra être utilisée

que pour des cas exceptionnels, tels que l’extension d’un marché existant, la standardisation, des articles de

marque déposée, des pièces détachées pour des équipements existants, et des réparations urgentes et dans

les situations d’urgence. Les marchés qui feront l’objet d’une procédure de sélection par entente directe

doivent être précisés dans le plan de passation de marchés.

Cas particulier des services de consultants et prestations intellectuelles

L’EPA FDL passera de tels contrats pour l’assistance technique, les audits financiers et techniques, et le renforcement

de capacité.

La sélection des prestataires peut être effectuée selon les méthodes suivantes :

- la Sélection fondée sur les Qualifications et le Coût (SFQC) : c’est la procédure de droit commun. Elle

permet de respecter les principes d’économie et d’efficacité et d’assurer dans toute la mesure du possible

des chances égales aux consultants qui présentent les qualifications requises.

- La sélection fondée sur les Qualifications du Consultant (QC) peut être utilisée pour le recrutement

d’institutions de formation.

- la Sélection par Entente Directe (SED) est une procédure exceptionnelle, qui ne peut être utilisée que pour

des contrats inférieurs à 200 M. Ar, si elle est justifiée par l’intérêt de l’EPA FDL et de la mise en œuvre du

PADC.

- la Sélection de consultants Individuels (SCI) est basée sur la Qualification des Consultants Individuels ; elle est

utilisée pour des tâches pour lesquelles : a) le travail en équipe n’est pas nécessaire ; b) aucun appui technique

n’est requis de l’extérieur (siège) ; et c) l’expérience et les qualifications de l’expert constituent un critère de

choix majeur.

3. Dossiers d’appels d’offres

Le dossier d’appel d’offres (DAO) doit être rédigé de façon à permettre et à susciter la concurrence.

Il doit contenir tous les renseignements dont un candidat peut avoir besoin pour préparer une offre :

- l’avis d’appel d’offres ;

- les instructions à l’intention des soumissionnaires ;

- un modèle d’offre ;

- un modèle de marché ;

- le cahier des clauses administratives générales et le cahier des clauses administratives particulières ;

- le cahier des charges et les études techniques ;

- les données techniques pertinentes ;

- la liste des fournitures ou le devis quantitatif ;







Révisé le :

A S T R U M 77

- les délais de livraison ou d’achèvement ;

- les lieux de livraison ou d’installation ;

- les normes minimales de performance ;

- les conditions d’entretien et de garantie technique

- les spécifications et plans et les annexes nécessaires, telles que les modèles des différentes garanties

à fournir.

Le DAO précisera, le cas échéant, les essais, les normes et les méthodes qui serviront à déterminer si le

matériel livré ou les travaux exécutés sont conformes aux spécifications. Les plans doivent être compatibles

avec le texte des spécifications, et le dossier précisera l’ordre de priorité entre plans et spécifications en

cas de conflit.

Les normes et les spécifications techniques mentionnées dans le DAO doivent susciter la concurrence la plus large

possible, et faire en sorte que les fournitures et/ou travaux demandés satisfassent aux critères de performance

essentiels et aux critères requis. Dans toute la mesure du possible, l’EPA FDL fixera les normes auxquelles devront

répondre les matériels, matériaux et modes d’exécution par référence à des normes internationales, comme celles de

l’Organisme International de Normalisation. S’il n’existe pas de normes internationales ou si les normes

internationales ne conviennent pas, l’EPA FDL peut spécifier des normes. Dans tous les cas, le DAO indiquera que

seront également acceptés les matériels, matériaux ou modes d’exécution conformes à d’autres normes, à la condition

que celles-ci permettent d’obtenir une qualité au moins substantiellement équivalente.

Le DAO doit indiquer tous les facteurs qui, outre le prix, seront considérés lors de l’évaluation des offres

et préciser comment ces facteurs seront quantifiés ou évalués. Les critères qui seront appliqués pour la

détermination de l’offre évaluée la moins disante doivent être clairement précisés dans les instructions aux

soumissionnaires et/ou les spécifications.

Si les candidats sont autorisés à présenter des variantes pour les délais d’achèvement, les conditions de

paiement, etc., le dossier doit indiquer expressément les conditions auxquelles ces variantes seront

recevables et leur méthode d’évaluation.

Tous les candidats éventuels doivent recevoir les mêmes informations et pouvoir obtenir à temps des renseignements

complémentaires. La PRMP doit leur donner la possibilité de se rendre sur les lieux du projet. Dans le cas de travaux

ou de fournitures complexes, les candidats éventuels peuvent être invités à une réunion préparatoire ou cours de

laquelle ils pourront demander des éclaircissements (en personne ou en ligne) aux représentants de l’EPA FDL.

Le procès-verbal de la réunion préparatoire doit être communiqué à tous les candidats éventuels, avec

copie à la Banque mondiale (soit sous forme de copie dure, soit sous forme électronique). Toutes

informations complémentaires, précisions, rectifications ou modifications du DAO doivent être

communiquées à tous ceux qui auront acheté le dossier initial dans un délai suffisant avant la date limite de

remise des offres pour leur permettre de prendre les dispositions voulues. Le cas échéant, la date limite

sera reportée. La Banque mondiale en recevra un exemplaire (soit sous forme de copie dure, soit sous

forme électronique) si le marché est soumis à un examen préalable.

(1) Marchés de travaux

Les documents à utiliser sont les suivants :

- pour les appels d’offres nationaux (AON) / marchés inférieurs à 1 Md Ar : Documents standard

d'appel d'offres (DSAO) nationaux, approuvés par la Banque mondiale ;







Révisé le :

A S T R U M 78

- pour les appels d’offres internationaux (AOI) : Documents standard d'appel d'offres (DSAO) de la

Banque mondiale (« Passation des marchés de travaux »).

Pour les travaux d’un montant inférieur à 100 M. Ar, l’EPA FDL demandera des devis à plusieurs

entreprises, et ne lancera pas d’appels d’offres.

(2) Marchés de fournitures

Les fournitures comprennent les fournitures et équipements de bureau, les équipements informatiques et

les logiciels.

Les documents à utiliser sont les suivants :

- pour les appels d’offres nationaux (AON) / marchés inférieurs à 500 M. Ar : Documents standard

d'appel d'offres (DSAO) nationaux, approuvés par la Banque mondiale ;

- pour les appels d’offres internationaux (AOI) : Documents standard d'appel d'offres (DSAO) de la

Banque mondiale (« Passation des marchés de Fournitures »).

Pour les achats de fournitures d’un montant inférieur à 60 M. Ar, l’EPA FDL demandera des devis à

plusieurs fournisseurs, et ne lancera pas d’appels d’offres.

(3) Services de consultants et prestations intellectuelles

Les documents de référence à utiliser comprennent essentiellement :

- la réglementation des marchés publics à Madagascar ;

- les Directives de la Banque mondiale pour la « Sélection et emploi de consultants par les Emprunteurs » ;

- les dispositions de l’Accord de financement.

Les différentes méthodes de passation des marchés ou des méthodes de sélection des consultants et de

prestation intellectuelle, les exigences pour la pré qualification, les coûts estimatifs, les exigences en matière

de revue préalable, et les délais sont fixés entre l’Etat Malagasy et la Banque mondiale dans le plan de

passation des marchés.

Pour la préparation et l’émission de demandes de propositions, chaque demande doit inclure :

- une lettre d’invitation ;

- les instructions aux consultants ;

- les termes de référence ;

- le marché envisagé.

Dans la mesure du possible, l’EPA FDL utilise l’un des modèles de demandes de propositions convenues et

acceptées par la Banque mondiale, si nécessaire avec des changements mineurs acceptables par la Banque

mondiale, pour tenir compte des conditions spécifiques relatives au PADC. De tels changements ne

peuvent se faire qu’à travers les données particulières de la demande de propositions.

Avis de non objection

Si le marché est soumis à un examen préalable de la Banque mondiale, le DAO (avis d’appel d’offres,

instructions aux soumissionnaires, critères d’évaluation des offres et d’attribution des marchés, clauses

administratives et techniques applicables, pour les travaux et fournitures) lui est transmis pour observation







Révisé le :

A S T R U M 79

et avis de non objection.

Toute modification ultérieure au DAO doit être approuvée par la Banque mondiale avant d’être

communiquée aux soumissionnaires éventuels.

4. Lancement des appels d’offres

La publication des appels d’offres et des demandes de proposition est effectuée par la Personne

Responsable de la Passation des Marchés.

Doivent être publiés25 :

- la liste de l’ensemble des marchés publics qu’elle prévoit de passer par appel d’offres pour

l’exercice budgétaire ;

- les avis généraux de passation de marchés dans le journal officiel et au moins un des journaux

de la presse nationale ;

- des avis spécifiques de passation de marchés dans au minimum un journal spécialisé et/ou au

moins un des journaux de la presse nationale.

Un affichage doit être effectué devant les bureaux du Contrôle Financier.

En cas de besoin, l’EPA FDL peut recourir à des journaux étrangers et à des sites Internet pour publier l’avis général

de passation des marchés et la liste des appels d’offres internationaux pour les fournitures et travaux, et pour les

principaux besoins de services de consultants et de prestations intellectuelles.

Les avis généraux de passation des marchés doivent être soumis à l’ARMP pour « contrôle et suivi » au plus

tard quinze jours après l’ouverture de l’exercice budgétaire.

A chaque fin de trimestre, les avis généraux de passation de marchés doivent être mis à jour et soumis à

nouveau à l’ARMP dans les sept premiers jours du trimestre suivant.

5. Validité des offres et garantie de soumission

Les candidats doivent présenter des offres qui demeurent valides pendant une période suffisante, indiquée

dans le dossier d’appel d’offres, pour permettre aux responsables de la passation des marchés de comparer

et d’évaluer les offres, d’examiner avec la Banque mondiale (si le plan de passation des marchés l’exige) les

recommandations relatives à l’attribution du marché et d’obtenir toutes les approbations nécessaires à

l’attribution du marché pendant cette période.

La PRMP peut demander aux candidats de constituer une garantie de soumission dont le montant et la

forme seront précisés dans le dossier d’appel d’offres. (Cf. article 42 du CMP).

Les soumissionnaires ont pour instruction d’utiliser le modèle type du DAO convenu et accepté par la

Banque mondiale. L’offre d’un fournisseur ne peut pas être rejetée pour la forme du document s’il apparaît

25 La liste des journaux spécialisés, journaux nationaux, journaux étrangers et sites internet autorisés est

référencée dans l’annexe 1 du Circulaire n° OO2-ARMP/DG/CRR/06 de l’Autorité de Régulation des

Marchés Publics (ARMP).







Révisé le :

A S T R U M 80

que les informations figurant sur la garantie qu’il/elle a produit, répondent aux questions du modèle type de

l’offre du DAO.

6. Examen des offres.

Les propositions hors délai doivent être retournées à leurs déposants dans les meilleurs délais sans qu’elles

ne soient ouvertes.

Caractère confidentiel de la Procédure

Après ouverture des plis en séance publique, aucun renseignement concernant l’examen des plis, les

précisions demandées et l’évaluation des offres ainsi que les recommandations relatives à l’attribution du

marché ne doit être communiqué aux soumissionnaires ou à toute personne n’ayant pas qualité pour

participer à la procédure de sélection tant que le nom du titulaire n’a pas été annoncé.

Examen des offres

Après la séance d’ouverture des plis, la CAO vérifie si les offres :

- sont dûment signées ;

- sont accompagnées des cautionnements demandés ;

- correspondent pour l’essentiel au dossier d’appel d’offres ;

- ne comportent pas de graves erreurs de calcul ;

- sont, par ailleurs, recevables.

Toute offre qui n’est pas conforme pour l’essentiel aux conditions et spécifications du dossier d’appel d’offres, soit

qu’elle présente avec celles-ci des différences considérables, soit qu’elle comprenne des réserves trop importantes, est

rejetée. Une fois que les plis ont été ouverts, le soumissionnaire n’est plus autorisé à corriger ou à supprimer les

différences ou réserves importantes.

Eclaircissements et modifications à apporter aux soumissionnaires

Aucun soumissionnaire ne peut être invité ni autorisé à modifier son offre après l’ouverture du pli. Il peut

être demandé à tout soumissionnaire de préciser tel point de son offre, aux fins de l’évaluation, mais il ne

doit pas être invité ni autorisé à en modifier la teneur ou le prix après ouverture.

Evaluation et comparaison des offres

L’évaluation permet de déterminer le coût de chaque offre et de comparer les offres entre elles sur cette

base. Le prix de l’offre lu à haute voix lors de la séance d’ouverture des plis est ajusté pour tenir compte de

toute erreur de calcul. La CAO établit un rapport détaillé sur l’évaluation et la comparaison des offres

indiquant les éléments précis sur lesquels elle s’est fondée pour recommander l’attribution du marché.

Sélection des soumissionnaires

La CAO détermine si le soumissionnaire dont l’offre a été jugée la moins disante a la capacité et l’assise

financière voulues pour exécuter le marché. Les critères à remplir sont précisés dans le DAO et, si le

soumissionnaire n’y répond pas, son offre est rejetée.

Avis de non objection

Si le marché est soumis à un examen préalable de la Banque mondiale, après réception et évaluation des

offres, et avant que l’attribution soit définitive, les offres sont soumises à la Banque mondiale pour examen







Révisé le :

A S T R U M 81

et conformité avec l’Accord de financement et le plan de passation des marchés et pour avis de non

objection.

En cas de contestation et modification des recommandations d’attribution du marché, les raisons seront

soumis aux Bailleurs de fonds pour avis de non objection.

7. Attribution du marché

Les recommandations de la CAO sont confirmées ou rejetées par la CNM. Les décisions de la CNM sont

prises à la majorité absolue et sont contenues dans le procès verbal de la réunion. Les marchés sont

attribués pendant la période de validité des offres. Il ne peut être demandé au soumissionnaire d’accepter,

comme condition d’obtention du marché, de se charger de travaux ne figurant pas dans le devis descriptif ni

de modifier son offre.

Les candidats non retenus doivent être informés au plus tard 10 jours avant la signature de l’acte d’engagement (cf.

Article 27 du CMP).

Les réponses aux questions des candidats non retenus sur les motifs du rejet de leur candidature doivent

être retournée dans les 20 jours à compter de la demande (cf. Article 27 du CMP).

La PRMP doit publier l’avis d’attribution dans les 30 jours de la notification du marché (cf. Article 55 du

CMP et l’Arrêté n°11181/2006/MEFB).

8. Prorogation et validité des offres

Si des circonstances exceptionnelles justifient une prorogation de la validité des offres, une demande écrite

est présentée à tous les soumissionnaires avant la date d’expiration. Les soumissionnaires ne sont invités ni

autorisés à cette occasion à modifier leur prix ou d’autres conditions de leur offre.

9. Rejet de toutes les offres

Il n’est pas permis de rejeter toutes les offres et d’en demander de nouvelles sur la base des mêmes

prescriptions techniques aux seules d’obtenir des prix inférieurs, sauf au cas où l’offre jugée la moins

disante dépasse considérablement les estimations de coûts.

Au lieu de lancer un nouvel appel d’offres, il est préférable alors d’entamer des discussions avec le

soumissionnaire ayant présenté l’offre la moins disante (ou s’il n’obtient pas de réponse intéressante, avec

le soumissionnaire se plaçant immédiatement après) pour essayer d’obtenir un marché satisfaisant.

Le rejet global des offres peut également se justifier lorsque celles-ci ne sont pas conformes pour l’essentiel

au dossier d’appel d’offres où qu’il n’y a pas eu une concurrence véritable. Quand toutes les offres sont

rejetées, l’EPA FDL doit étudier la raison avant de lancer un nouvel appel d’offres et envisager de réviser

des clauses techniques, de modifier le projet, ou les deux à la fois.

Au fur et à mesure du déroulement de la procédure, la PRMP consigne sur le système d’information de

l’EPA FDL, module « Passation des marchés », les informations nécessaires au suivi administratif du dossier

du marché.







Révisé le :

A S T R U M 82

Schéma du processus de passation des marchés de travaux et fournitures:


outils

1 Avant le déclenchement de la procédure :

- émission de l’avis de lancement du

marché sur consultation dans le logiciel

module « Programmation Budgétaire » de

l’inscription du marché dans le PTA et de

la disponibilité du budget.

DAAF DAAF Programmation

Budgétaire

2 A l’émission de l’avis d’éligibilité :

- élaboration des spécifications

techniques et/ou du cahier des charges

objet du marché.

PRMP PRMP

Comité technique

ad hoc

spécifications

techniques

3 A la réception de l’avis d’éligibilité :

- saisie dans le module « Gestion de la

passation des marchés » de l’engagement

pour « suivi du processus de passation de

marchés ».

PRMP PRMP Gestion de la

passation des

marchés

4 A la finalisation des spécifications

techniques :

- préparation du Projet de Dossier

d’Appel d’Offres (PDAO) sur la base du

dossier-type d’appel d’offres

- soumission du PDAO à la PRMP

pour « lecture et vérification ».

PRMP PRMP PDAO

5 Lecture et vérification du PDAO PRMP PRMP PDAO

6 Duplication en sept (07) exemplaires du

PDAO et dispatche :

- Six (06) exemplaires envoyés à la

Commission Nationale des Marchés

(CNM) pour « examen préalable et

avis ».

- Un (01) exemplaire pour « classement

au dossier ».

PRMP PRMP PDAO

7 Après la séance de présentation du

PDAO devant les membres de la CNM :

- rectification du PDAO sur les

éventuelles recommandations de la CNM.

- élaboration du PV de la CNM intitulé

« Procès-Verbal de la Commission Nationale

des Marchés Publics » (PVCNM).

- duplication du PVCNM en cinq (05)

exemplaires qui sont présentés aux

membres de la CNM pour « signature ».

- un (01) exemplaire est gardé par le

secrétariat de la CNM.

PRMP PRMP

PV CNM

8 Après « examen et avis » de CNM :

- duplication du PDAO :

un exemplaire pour la Banque

mondiale pour « Demande d’Avis de

PRMP PRMP

PDAO







Révisé le :

A S T R U M 83

Non Objection » (DANO), si le

marché le nécessite

un exemplaire gardé pour

« classement dans le dossier ».

9 A la réception de l’avis de non objection

(ANO) :

- rectification du PDAO sur les

éventuelles recommandations de la

Banque mondiale. Le PDAO devient un

DAO.

- publication de l’Avis spécifique d’Appel

d’Offres (AAO) en conformité stricte

avec la réglementation des marchés

publics, les directives de la Banque

mondiale et les dispositions de l’Accord

de financement.

- mise à disposition des DAO aux

soumissionnaires.

PRMP PRMP ANO

AAO

10 Au plus tard 7 jours précédant la

réception des offres :

- rédaction de la lettre de convocation

signée par la PRMP invitant les membres

de la CAO à la séance d’ouverture des

plis reçus, dans laquelle est mentionnée :

le texte de base : décret et/ou

loi en vigueur se rapportant à

l’offre,

le numéro du Crédit qui

financera le projet de marché,

l’objet du marché,

le lieu, la date et l’heure exacte

où se déroulera le dépouillement

administratif des offres.

- en parallèle à la convocation des

membres de la CAO, rédaction d’une

autre lettre de convocation de la Sous

Commission Technique d’Evaluation

(SCTE), si nécessaire, pour « évaluation

technique des offres ». La lettre est

signée par la PRMP.

PRMP PRMP

lettre de

convocation CAO

lettre de

convocation

SCTE

11 A réception des offres des

soumissionnaires :

- enregistrement des arrivées dans le

« Registre d’enregistrement des offres »

en mentionnant les informations

suivantes :

numéro de pli,

date et l’heure exactes de dépôt

de l’offre,

numéro de l’appel d’offres,

nom et signature du déposant,

nom et signature du

PRMP PRMP

Registre

d’enregistrement

des offres







Révisé le :

A S T R U M 84

réceptionnaire.

Un reçu est obligatoirement remis au

déposant.

12 A la date et à l’heure exactes de la

clôture de réception des offres :

- arrêt de la liste des soumissionnaires en

inscrivant à la fin de la liste la mention

« Arrêté les propositions d’offres reçues

au nombre de ….. » et apposition du

nom du signature des membres de la

CAO.

PRMP PRMP

CAO

Registre

d’enregistrement

des offres

13 A la fin de la séance d’ouverture des plis,

ouverte au public et présidée par le

PRMP :

- élaboration du tableau mentionnant le

nom du soumissionnaire, le montant de

l’offre, la caution et toute information

exigée par le DAO. Le tableau est signé

par les membres de la CAO et des

représentants des soumissionnaires

présents.

- rédaction du PV intitulé « Procès-verbal

de la Commission d’Appel d’offres en 1°

lecture » (PVCAO1) indiquant :

le déroulement de la séance,

les membres de la CAO

présents,

les noms des soumissionnaires

représentés,

le montant du marché,

la garantie des offres ainsi que

les informations susceptibles

d’être mentionnées. (Cf.

Article18 Code des Marchés

publics).

La fiche de présence des représentants

des soumissionnaires est annexée au

PVCAO1.

- duplication du PVCAO1 en quatre (04)

exemplaires qui devront être signés par

les membres de la CAO.

- classement provisoire au dossier des 3

exemplaires du PVCAO1.

PRMP PRMP

Tableau

d’ouverture des plis

PVCAO1

14 Après la séance d’ouverture des plis

reçus :

- invitation des membres de la SCTE

préalablement convoqués à l’évaluation

technique des offres. Peut aussi se joindre

à cette séance un/des consultants engagés

spécialement pour l’évaluation technique

des offres.

PRMP SCTE







Révisé le :

A S T R U M 85

A la fin de la séance d’évaluation :

- élaboration du Rapport d’évaluation

suivant le document type d’évaluation du

Code des Marchés Publics avec

proposition de classement des offres.

- duplication du Rapport d’évaluation en

quatre (04) exemplaires signés par les

membres de la SCTE.

Rapport

d’évaluation

15 Après évaluation technique des offres:

- convocation à nouveau des membres

de la CAO pour une séance de

validation du rapport d’évaluation.

- présentation du rapport d’évaluation.

A la fin de la réunion :


de la CAO en 2° lecture » (PVCAO2).

- duplication du PVCAO2 en trois (03)

exemplaires signés par les membres de la

CAO.

- classement provisoire au dossier des

trois (03) exemplaires.

PRMP SCTE

CAO

PVCAO2

16 Envoi du rapport d’évaluation :


mondiale pour « Demande

d’Avis de Non Objection »

(DANO), si le marché le

nécessite

Un (01) exemplaire pour « classement au

dossier ».

PRMP PRMP

DANO

17 A la réception de l’ANO :

- élaboration du projet de marché en

conformité avec la réglementation des

marchés publics.

PRMP PRMP ANO

Projet de marché

18 Duplication en sept (07) exemplaires du

projet de marché avec les pièces jointes

suivantes :

1exemplaire du PVCNM sur le

DAO,

1exemplaire du PVCAO1,

1 exemplaire du Rapport

d’évaluation,

1 exemplaire du PVCAO2,

1 copie de la Non Objection de

la BM si requise.

Envoi de six (06) exemplaires à la CNM

pour « examen et avis ».

1exemplaire pour « classement au

dossier ».

PRMP PRMP Projet de marché

PVCNM

PVCAO1

Rapport

d’évaluation

PVCAO2

ANO







Révisé le :

A S T R U M 86

19 Après examen de la CNM :

- rectification et modification du projet

de marché suite à d’éventuelles

recommandations de la CNM.

PRMP PRMP Projet de marché

rectifié

20 A partir de ce moment, le projet de

marché devient un « Marché » :

- duplication en cinq (05) exemplaires du

marché.

- présentation au titulaire (adjudicataire du

marché) pour « acceptation et signature ».

- soumission à la PRMP pour

« approbation et signature».

- envoi au Contrôle Financier (CF) pour

« visa ».

- envoi au service de l’enregistrement et

des timbres pour « enregistrement ».

En cas de refus de signature par

l’attributaire, la PRMP doit prendre les

dispositions nécessaires pour l’attribution

du marché au soumissionnaire de rang

suivant dans l’ordre d’évaluation et

d’attribution du marché.

PRMP PRMP Marché

21 Après le circuit de signatures :

Dispatching du marché :

- originaux 1/5, 2/5 gardés par l’EPA FDL

pour « dossier de travail »,

- original 3/5 pour le Titulaire de marché.

- original 4/5 au service de

l’enregistrement et des timbres,

- original 5/5 à la Centre fiscal « pour

enregistrement et suivi TVA ».

PRMP PRMP Marché

22 - notification au Titulaire du marché avec

remise de l’original 3/5 et une demande

de mise en place de la - caution de Bonne

Exécution (CBE) (Cf. Article 43 du CMP).

- établissement pour les soumissionnaires

non retenus « de la mainlevée de la

caution de soumission » (Cf. Article 42

du CMP) en deux (02) exemplaires

dispatchés comme suit :

Un (01) exemplaire au

soumissionnaire non retenu avec

l’original de l’acte de garantie

Un (01) exemplaire classé au

dossier.

PRMP PRMP Notification

original 3/5

mainlevée de la

caution de

soumission

23 Après mise en place de la CBE :

- établissement de la levée de la caution

de soumission pour le titulaire du

marché.

PRMP PRMP mainlevée de la

caution de

soumission

24 Pour le suivi du marché :

- saisie des informations se rapportant au

PRMP PRMP

Gestion de la







Révisé le :

A S T R U M 87

marché dans le logiciel module « Gestion

de la Passation des Marchés » dans

l’objectif de faciliter :

le suivi des modalités de

paiement et les conditions

techniques de paiement.

l’établissement du rapport sur la

passation des marchés et du

rapport d’avancement des

contrats.

l’engagement pris par l’EPA FDL.

le suivi des paiements effectués

concernant le marché.

Passation des

Marchés

25 Renvoi de la caution de soumission aux

soumissionnaires non retenus.

PRMP PRMP caution de

soumission

26 Après exécution des prestations :

- constatation des prestations fournies.

- élaboration du Procès-verbal de

Réception Provisoire (PVRP).

- demande de mise en place de la Caution

de Garantie au Titulaire (Cf. Article 43 III

du CMP).

- établissement de la mainlevée de la CBE.

- 1 copie de la CBE pour « classement au

dossier ».

A la fin du délai indiqué dans le marché et

après réception provisoire des biens :

- constatation des prestations fournies.

- élaboration du Procès-verbal de

Réception Définitive (PVRD).

PRMP PRMP

Directeur

technique

concerné par la

prestation

PVRP

caution de garantie

PVRD

27 Après réception définitive :

- établissement de « mainlevée de

garantie ».

- 1 copie pour « classement au dossier ».

PRMP PRMP mainlevée de la

caution de garantie







Révisé le :

A S T R U M 88

Schéma du processus de passation des marchés de services de consultants et prestations

intellectuelles:


outils

1 Avant le déclenchement de la procédure :

- émission de l’avis de lancement du

marché sur consultation dans le logiciel

module « Programmation Budgétaire » de

l’inscription du marché dans le PTA et de

la disponibilité du budget.

DAAF DAAF Programmation

Budgétaire

2 Convocation des membres de la CAO

pour « évaluation des candidats selon les

critères publiés dans l’invitation ».

La lettre est signée par la PRMP.

PRMP PRMP Lettre de

convocation

3 A l’émission de l’avis d’éligibilité :

- élaboration des termes de référence

(TDR) succincts pour le recrutement de

consultants.

- lancement d’un avis d’appel à

manifestation d’intérêt avec les TDR

succincts (cf. Article 15 du CMP).

PRMP PRMP

Comité technique

ad hoc

TDR succincts

avis d’appel à

manifestation

d’intérêt

4 Elaboration des TDR détaillés par le

Comité Technique ad hoc.

PRMP PRMP

Comité technique

ad hoc

TDR détaillés

5 A la réception des manifestations

d’intérêt :

- évaluation des dossiers de manifestation

d’intérêt en vue d’établissement d’une

« short list » des candidats

présélectionnés.

PRMP PRMP

CAO

Rapport

d’évaluation

6 A la finalisation des TdR :

- établissement du projet de décision sur

la short list à signer par le PRMP.

Préparation du dossier de « demande de

proposition » (DDP) selon le dossier

type de consultation et se rapportant à

l’emploi de services de consultant ou

prestations intellectuelles contenant :

Première partie

lettre d’invitation,

instructions aux candidats,

données particulières des

instructions aux candidats,

formulaires types de soumission

(propositions technique et

financière)

Deuxième partie :

modèle d’acte d’engagement,

cahier des prescriptions

spéciales (Cahier des clauses

PRMP PRMP Projet de décision

Short list

Contrat-type

TdR

lettre d’invitation

DDP







Révisé le :

A S T R U M 89

administratives particulières et

ses annexes, et TDR),

cahier des clauses

administratives

- Envoi du DDP au PRMP pour

« vérification ».

7 Lecture et vérification du projet de

dossier.

PRMP PRMP DDP

8 Après lecture et vérification par la PRMP

/

Duplication en sept (07) exemplaires du

PDAO et dispatche :

- Six (06) exemplaires envoyés à la

Commission Nationale des Marchés

(CNM) pour « examen préalable et

avis ».

- Un (01) exemplaire pour « classement

au dossier ».

PRMP PRMP DDP

9 Après la séance de présentation du DDP

devant les membres de la CNM :

- rectification du DDP sur les éventuelles


- élaboration du PV de la CNM intitulé

« Procès-Verbal de la Commission Nationale

des Marchés Publics » (PVCNM).

- duplication du PVCNM en cinq (05)

exemplaires qui sont présentés aux

membres de la CNM pour « signature ».

- un (01) exemplaire est gardé par le

secrétariat de la CNM.

PRMP PRMP

PV CNM

10 Après « examen et avis » de CNM :

- duplication du DDP :


mondiale pour « Demande d’Avis de

Non Objection » (DANO), si le

marché le nécessite

un exemplaire gardé pour

« classement dans le dossier ».

PRMP PRMP

PDAO

11 A la réception de l’avis de non objection

(ANO) :

- rectification du DDP sur les éventuelles

recommandations de la Banque mondiale.

Le DDP devient une demande de

propositions (DP).

- duplication de la DP pour « envoi aux

candidats présélectionnés »

- envoi de la DP aux candidats

sélectionnés.

PRMP PRMP DP

12 Au plus tard 7 jours précédant la

réception des propositions :

- rédaction de la lettre de convocation

signée par la PRMP invitant les membres

PRMP PRMP

lettre de

convocation CAO







Révisé le :

A S T R U M 90

de la CAO à la séance d’ouverture des

plis reçus, dans laquelle est mentionnée :

le numéro du crédit qui

financera le projet de marché,

l’objet du marché,

le lieu, la date et l’heure exacte

où se déroulera le dépouillement

administratif des propositions.

- en parallèle à la convocation des

membres de la CAO, rédaction d’une

autre lettre de convocation de la Sous

Commission Technique d’Evaluation

(SCTE), si nécessaire, pour « évaluation

technique des propositions ». La lettre

est signée par la PRMP.

lettre de

convocation

SCTE

13 A réception des propositions :

- enregistrement des arrivées dans le

« Registre d’enregistrement des

propositions » en mentionnant les

informations suivantes :

numéro de pli,

date et l’heure exactes de dépôt

de la proposition,

numéro de la demande de

propositions,

nom et signature du déposant,

nom et signature du

réceptionnaire.

Un reçu est obligatoirement remis au

déposant.

PRMP PRMP Propositions

Registre

d’enregistrement

des propositions

14 A la date et à l’heure exactes de la

clôture de réception des propositions :

- arrêt de la liste des propositions reçues

en inscrivant à la fin de la liste la mention

« Arrêté les propositions reçues au

nombre de ….. » et apposition du nom

du signature des membres de la CAO.

PRMP PRMP

CAO

Registre

d’enregistrement

des propositions

15 A la fin de la séance d’ouverture des plis,

ouverte au public et présidée par le

PRMP :


de la Commission d’Appel d’offres en 1°

lecture » (PVCAO1) indiquant :

le déroulement de la séance,

les membres de la CAO

présents,

les noms des soumissionnaires

représentés,

le montant du marché,

l’indication des documents

exigés par la DP.

PRMP PRMP

PVCAO1

PVCAO1







Révisé le :

A S T R U M 91

La fiche de présence des représentants

des soumissionnaires est annexée au

PVCAO1.

- duplication du PVCAO1 en 3

exemplaires qui devront être signés par

les membres de la CAO.

- classement provisoire au dossier du

PVCAO1.

16 Tout de suite après la séance d’ouverture

des plis reçus :

- invitation des membres de la SCTE

préalablement convoqués à l’évaluation

technique des offres. Peut aussi se joindre

à cette séance un/des consultants engagés

spécialement pour l’évaluation technique

des offres.

PRMP SC TE

17 A la fin de la séance d’évaluation :

- élaboration du Rapport d’évaluation

technique qui présente les appréciations

sur les propositions et les notes obtenues

par chaque proposition.

- duplication du Rapport d’évaluation

technique en 3 exemplaires signés par les

membres de la SCTE.

PRMP SCTE Rapport

d’évaluation

technique

18 Après évaluation technique des

propositions :

- convocation à nouveau des membres

de la CAO pour une séance de

validation du rapport d’évaluation

technique.

- présentation du rapport d’évaluation

technique.

A la fin de la réunion :


de la CAO en 2° lecture » (PVCAO2).

- duplication du PVCAO2 en trois (03)

exemplaires signés par les membres de la

CAO.

- classement provisoire au dossier des

trois (03) exemplaires.

PRMP SCTE

CAO

Lettre de

convocation des

membres de la

CAO

PVCAO2

19 Envoi du rapport d’évaluation technique :

un exemplaire à la Banque

mondiale pour « Demande

d’Avis de Non Objection »

(DANO), si le marché le

PRMP PRMP

DANO







Révisé le :

A S T R U M 92

nécessite

Un (01) exemplaire pour « classement au

dossier ».

20 A la réception de l’ANO et au plus tard 7

jours précédant l’ouverture publique des

propositions financières :

- convocation de la CAO en 3° séance et

invitation des candidats pour « ouverture

publique des propositions financières ».

(cf. Article 12 du CMP).

PRMP PRMP ANO

Lettre de

convocation des

membres de la

CAO

21 A date indiquée :

Réunion en 3° séance des membres de la

CAO, préalablement convoqués pour

« ouverture publique des propositions

financières ». La séance est présidée par

la PRMP.

Au cours de la séance :

- information de l’assistance de

l’évaluation technique et proclamation

des notes techniques.

- ouverture publique des propositions

financières ayant répondues aux critères

de la DP.

PRMP PRMP Propositions

financières

22 A la fin de la séance :

- rédaction du PV intitulé « Procès Verbal

CAO en 3° lecture » ou PVCAO3 reflétant

les meilleures propositions techniques et

financières des candidats (cf. Article 18

du CMP) ;

- rédaction d’un rapport d’évaluation

combiné technique et financière avec

proposition d’attribution de contrat.

- duplication du PVCAO3 et du rapport

d’évaluation combiné en trois (03)

exemplaires qui sont transmis aux

membres de la CAO pour « Vérification,

approbation et signature ».

- classement au dossier des trois

exemplaires.

PRMP PRMP

PVCAO3

Rapport

d’évaluation

combiné

23 Convocation en 4° séance de la CAO.

Pendant la séance :

- proposition d’attribution du marché sur

la base de l’analyse du rapport combiné.

A la fin de la séance :

- rédaction du PV intitulé « Procès Verbal

CAO en 4° lecture » ou PVCAO4 pour

proposition d’attribution du marché.

- duplication du PVCAO4 en trois

exemplaires.

- classement au dossier des trois

exemplaires.

PRMP PRMP

PVCAO4

24 Après acceptation par la CAO de la PRMP PRMP Lettre de







Révisé le :

A S T R U M 93

proposition d’attribution du marché :

- convocation de l’attributaire pour

« négociation ».

convocation

pour négociation

25 Après négociation :

- rédaction du Procès-verbal de

négociation.

PRMP PRMP PV négociation

26 - élaboration du projet de contrat en

conformité avec la réglementation des

marchés publics.

- duplication en sept (07) exemplaires du

projet de contrat avec les pièces jointes

suivantes :






combiné d’évaluation technique

et financière

- envoi de six (06) exemplaires à la CNM

pour « examen et avis ».

- 1exemplaire pour « classement au

dossier ».

PRMP PRMP Projet de contrat

PVCAO1

PVCAO2

PVCAO3

PVCAO4

Rapport

d’évaluation

PV négociation

27 Après examen de la CNM :

- rectification et modification du projet

de contrat suite à d’éventuelles


- duplication du projet de contrat avec les

pièces jointes suivantes :






combiné d’évaluation technique

et financière

1exemplaire du PV négociation

PRMP PRMP

Projet de contrat

rectifié

PVCAO1

PVCAO2

PVCAO3

PVCAO4

Rapport

d’évaluation

PV négociation

28 Après duplication :

- envoi à la Banque mondiale pour

« demande de non objection » si le

contrat le nécessite

- 1 exemplaire classé au dossier

PRMP PRMP Projet de contrat

rectifié

29 Après réception de l’ANO :

- rectification du projet de contrat suite à

d’éventuelles recommandations de la

Banque mondiale.

- classement de l’ANO.

A partir de ce moment, le projet de

contrat devient un « contrat » :

- duplication en cinq (05) exemplaires du

contrat.

PRMP PRMP ANO

Contrat







Révisé le :

A S T R U M 94

- présentation au titulaire (adjudicataire du

marché) pour « acceptation et signature ».



- envoi au Contrôle Financier (CF) pour

« visa ».

- envoi au service de l’enregistrement et

des timbres pour « enregistrement ».

En cas de refus de signature par

l’attributaire, la PRMP doit prendre les

dispositions nécessaires pour l’attribution

du marché au soumissionnaire de rang

suivant dans l’ordre d’évaluation et

d’attribution du marché.

30 Après duplication du contrat :

- envoi du contrat à l’attributaire pour

« acceptation et signature ».

PRMP PRMP

Attributaire

Contrat

31 Au retour du contrat signé par

l’attributaire :



PRMP PRMP Contrat

32 Après signature du contrat :

Dispatching du marché :

- originaux 1/5, 2/5 gardés par l’EPA FDL

pour « dossier de travail »,

- original 3/5 pour l’attributaire du

contrat.

- original 4/5 au service de

l’enregistrement et des timbres,

- original 5/5 à la Centre fiscal « pour

enregistrement et suivi TVA ».

PRMP PRMP Contrat

33 - notification à l’attributaire du contrat

avec remise de l’original 3/5

- lette d’engagement de la PRMP.

PRMP PRMP Notification

original 3/5

34 Pour le suivi du marché :

- saisie des informations se rapportant au

contrat dans le logiciel module « Gestion

de la Passation des Marchés » dans

l’objectif de faciliter :

le suivi des modalités de

paiement et les conditions

techniques de paiement.

l’établissement du rapport sur la

passation des marchés et du

rapport d’avancement des

contrats.

l’engagement pris par l’EPA FDL.

le suivi des paiements effectués

concernant le contrat.

PRMP PRMP

Gestion de la

Passation des

Marchés





EPA-FDL GESTION DU PERSONNEL


Révisé le :

A S T R U M 170