mapping the way forward ia summit 2015
TRANSCRIPT
MAPPING THE WAY FORWARD
Richard Ingram
@richardjingram
IA Summit, Minneapolis, 25th April 2015#ias2015
© T
rust
ees
of t
he B
ritis
h M
useu
m
Babylonian map of the worldClay tablet, probably from Sippar, southern Iraq (c.700-500 BC)
Babylon
© T
rust
ees
of t
he B
ritis
h M
useu
m
Hereford Mappa Mundi (‘Sheet of the World’)Inked parchment, the largest medieval map known to still exist (c.1300)
London
Edinburgh
Map of organisation-wide content distributionOr that giant hairball the cat coughed up yesterday. Equally yucky.
Wabash river
Ohio river
Mississippi river
© T
rust
ees
of t
he B
ritis
h M
useu
m
Native North American buckskin mapPossibly used in land negotiations with the British (c.1744)
North
South
EastWest
Find your coordinate systemAnything can be mapped using pairs of opposites
Expensive
Cheap
Slow Fast
High
Low
Small Large
Content
ProcessesPeople
Tackling that complex trinityContent governance is an important tool for this end
web����������� ������������������ site?
We����������� ������������������ use����������� ������������������ ‘website’
Oh����������� ������������������ well����������� ������������������ ...
✓
✗
Maintaining content consistency is hardParticularly when many contributors have other responsibilities
Style����������� ������������������ query Content����������� ������������������ Control����������� ������������������ filter Publish����������� ������������������ to����������� ������������������ web
web-site?
Regional English Council
Approx. 15,000 staff
7 departments
Serving approx. 700,000 people
Scenario: Design a new content workflow
Digital Services department(Our heroes)
Our varied, siloed environmentSome departments are responsible for 100s of pages,
while others only a few
Follow����������� ������������������ me!
Map Expert guide (Mandy)
Our varied, siloed environmentHow to find our bearings in unfamiliar surroundings
Our varied, siloed environmentTo discover how content decisions are made and how they could be improved, we need to figure out who
best to talk to
Mandy
?
??
?
?
Let’s map our environment
Digital����������� ������������������ Services
Chief����������� ������������������ Executive's
Corporate����������� ������������������ ����������� ������������������ Resources
Children����������� ������������������ and����������� ������������������ Young����������� ������������������ People
Adults����������� ������������������ &����������� ������������������ ����������� ������������������ Communities
Environment����������� ������������������ ����������� ������������������ and����������� ������������������ ����������� ������������������
Transport
Community����������� ������������������ ����������� ������������������ Planning
We’ll begin by marking out each of the seven departments
LargeSmall Fast
Slow
Let’s devise our coordinate system
Digital����������� ������������������ Services
Chief����������� ������������������ Executive's
Corporate����������� ������������������ ����������� ������������������ Resources
Children����������� ������������������ and����������� ������������������ Young����������� ������������������ People
Adults����������� ������������������ &����������� ������������������ ����������� ������������������ Communities
Environment����������� ������������������ ����������� ������������������ and����������� ������������������ ����������� ������������������
Transport
Community����������� ������������������ ����������� ������������������ Planning
LargeSmall Fast
Slow
We’re on the move! What can we see?
Digital����������� ������������������ Services
Chief����������� ������������������ Executive's
Corporate����������� ������������������ ����������� ������������������ Resources
Children����������� ������������������ and����������� ������������������ Young����������� ������������������ People
Adults����������� ������������������ &����������� ������������������ ����������� ������������������ Communities
Environment����������� ������������������ ����������� ������������������ and����������� ������������������ ����������� ������������������
Transport
Community����������� ������������������ ����������� ������������������ Planning
LargeSmall Fast
Slow
Digital����������� ������������������ Services
Chief����������� ������������������ Executive's
Children����������� ������������������ and����������� ������������������ Young����������� ������������������ People
Community����������� ������������������ ����������� ������������������ Planning
Adults����������� ������������������ &����������� ������������������ ����������� ������������������ Communities
Corporate����������� ������������������ ����������� ������������������ Resources
Let’s map those pathways
Environment����������� ������������������ ����������� ������������������ and����������� ������������������ ����������� ������������������
Transport
LargeSmall Fast
Slow
Digital����������� ������������������ Services
Chief����������� ������������������ Executive's
Children����������� ������������������ and����������� ������������������ Young����������� ������������������ People
Community����������� ������������������ ����������� ������������������ Planning
Adults����������� ������������������ &����������� ������������������ ����������� ������������������ Communities
Corporate����������� ������������������ ����������� ������������������ Resources
What can our marked pathways tell us?
Environment����������� ������������������ ����������� ������������������ and����������� ������������������ ����������� ������������������
Transport
FASTER
SLOWER
LargeSmall Fast
Slow
Digital����������� ������������������ Services
Chief����������� ������������������ Executive's
Children����������� ������������������ and����������� ������������������ Young����������� ������������������ People
Community����������� ������������������ ����������� ������������������ Planning
Adults����������� ������������������ &����������� ������������������ ����������� ������������������ Communities
Corporate����������� ������������������ ����������� ������������������ Resources
Where are the opportunities for improvement?
Environment����������� ������������������ ����������� ������������������ and����������� ������������������ ����������� ������������������
Transport
LargeSmall Fast
Slow
Digital����������� ������������������ Services
Chief����������� ������������������ Executive's
Children����������� ������������������ and����������� ������������������ Young����������� ������������������ People
Community����������� ������������������ ����������� ������������������ Planning
Adults����������� ������������������ &����������� ������������������ ����������� ������������������ Communities
Corporate����������� ������������������ ����������� ������������������ Resources
Our map: Simple, but effective
Environment����������� ������������������ ����������� ������������������ and����������� ������������������ ����������� ������������������
Transport
Conducting internal user interviewsAsk them to walk you through several different content
creation and publishing scenarios
Digital����������� ������������������ Services
Mandy Content Officer
The ensuing conversationMandy talks us through the typical process for publishing
a press release on the council website
On����������� ������������������ Monday����������� ������������������ I����������� ������������������ received����������� ������������������ a����������� ������������������ request����������� ������������������ from����������� ������������������ John,����������� ������������������ Highways����������� ������������������ Manager����������� ������������������ at����������� ������������������ the����������� ������������������ Environment����������� ������������������ and����������� ������������������ Transport����������� ������������������ department,����������� ������������������ to����������� ������������������ publish����������� ������������������ a����������� ������������������ press����������� ������������������ release����������� ������������������ to����������� ������������������ inform����������� ������������������ the����������� ������������������ community����������� ������������������ of����������� ������������������ the����������� ������������������ start����������� ������������������ of����������� ������������������ major����������� ������������������ road����������� ������������������ improvement����������� ������������������ work.����������� ������������������
I����������� ������������������ first����������� ������������������ called����������� ������������������ Helen,����������� ������������������ Technical����������� ������������������ Services����������� ������������������ Manager����������� ������������������ at����������� ������������������ the����������� ������������������ Environment����������� ������������������ and����������� ������������������ Transport����������� ������������������ department,����������� ������������������ who����������� ������������������ emailed����������� ������������������ through����������� ������������������ the����������� ������������������ source����������� ������������������ material����������� ������������������ and����������� ������������������ directed����������� ������������������ me����������� ������������������ on����������� ������������������ the����������� ������������������ technical����������� ������������������ details����������� ������������������ that����������� ������������������ needed����������� ������������������ to����������� ������������������ be����������� ������������������ included.
The ensuing conversation cont.Mandy talks us through the typical process for publishing
a press release on the council website
After����������� ������������������ completing����������� ������������������ the����������� ������������������ draft����������� ������������������ in����������� ������������������ the����������� ������������������ CMS����������� ������������������ environment,����������� ������������������ I����������� ������������������ marked����������� ������������������ the����������� ������������������ press����������� ������������������ release����������� ������������������ as����������� ������������������ 'ready����������� ������������������ for����������� ������������������ review'����������� ������������������ and����������� ������������������ emailed����������� ������������������ Rachael,����������� ������������������ a����������� ������������������ Content����������� ������������������ Manager����������� ������������������ and����������� ������������������ colleague����������� ������������������ in����������� ������������������ the����������� ������������������ Digital����������� ������������������ Services����������� ������������������ team,����������� ������������������ and����������� ������������������ Helen����������� ������������������ again����������� ������������������ for����������� ������������������ their����������� ������������������ feedback.����������� ������������������ ����������� ������������������
After����������� ������������������ one����������� ������������������ or����������� ������������������ two����������� ������������������ line����������� ������������������ edits,����������� ������������������ I����������� ������������������ was����������� ������������������ ready����������� ������������������ to����������� ������������������ mark����������� ������������������ the����������� ������������������ press����������� ������������������ release����������� ������������������ as����������� ������������������ 'ready����������� ������������������ for����������� ������������������ publishing',����������� ������������������ so����������� ������������������ I����������� ������������������ emailed����������� ������������������ David,����������� ������������������ a����������� ������������������ Digital����������� ������������������ Media����������� ������������������ Officer����������� ������������������ to����������� ������������������ prepare����������� ������������������ and����������� ������������������ publish����������� ������������������ the����������� ������������������ press����������� ������������������ release����������� ������������������ to����������� ������������������ the����������� ������������������ test����������� ������������������ server.
The ensuing conversation cont.Mandy is still talking us through the typical process for
publishing a press release on the council website
John,����������� ������������������ Helen����������� ������������������ and����������� ������������������ Rachael����������� ������������������ were����������� ������������������ all����������� ������������������ emailed����������� ������������������ to����������� ������������������ help����������� ������������������ me����������� ������������������ perform����������� ������������������ a����������� ������������������ second����������� ������������������ review����������� ������������������ of����������� ������������������ the����������� ������������������ content,����������� ������������������ where����������� ������������������ they����������� ������������������ duly����������� ������������������ approved����������� ������������������ its����������� ������������������ publishing����������� ������������������ to����������� ������������������ the����������� ������������������ public����������� ������������������ website.����������� ������������������ ����������� ������������������
David����������� ������������������ then����������� ������������������ got����������� ������������������ all����������� ������������������ the����������� ������������������ glory����������� ������������������ as����������� ������������������ usual����������� ������������������ by����������� ������������������ hitting����������� ������������������ the����������� ������������������ button����������� ������������������ marked����������� ������������������ 'publish'.
I’m����������� ������������������ completely����������� ������������������ lost!����������� ������������������ Let’s����������� ������������������ make����������� ������������������ a����������� ������������������ map.
Who are the characters in our story?
Mandy����������� ������������������ Content����������� ������������������ Officer
John����������� ������������������ Highways����������� ������������������ Manager
Helen����������� ������������������ Technical����������� ������������������ Services����������� ������������������ Manager
Rachael����������� ������������������ Content����������� ������������������ Manager
David����������� ������������������ Digital����������� ������������������ Media����������� ������������������ Officer
Mandy����������� ������������������ Content����������� ������������������ ����������� ������������������ Officer
John����������� ������������������ Highways����������� ������������������ ����������� ������������������ Manager
Helen����������� ������������������ Technical����������� ������������������ ����������� ������������������ Services����������� ������������������ ����������� ������������������ Manager
Rachael����������� ������������������ Content����������� ������������������ ����������� ������������������ Manager
David����������� ������������������ Digital����������� ������������������ ����������� ������������������ Media����������� ������������������ ����������� ������������������ Officer
Enviro
nmen
t����������� ������������������ an
d����������� ������������������ Tr
ansp
ort
Digita
l����������� ������������������ Ser
vice
s
MAKE����������� ������������������ REQUEST
SOURCE����������� ������������������ MATERIAL
PROVIDE����������� ������������������ MATERIAL
CREATE����������� ������������������ DRAFT
REVIEW����������� ������������������ DRAFT
REVIEW����������� ������������������ DRAFT
REVIEW����������� ������������������ DRAFT
EDIT����������� ������������������ DRAFT
PUBLISH����������� ������������������ TO����������� ������������������ TEST����������� ������������������ SERVER
REVIEW����������� ������������������ &����������� ������������������ APPROVE
REVIEW����������� ������������������ &����������� ������������������ APPROVE
REVIEW����������� ������������������ &����������� ������������������ APPROVE
REVIEW
PUBLISH����������� ������������������ TO����������� ������������������ WEB
Mandy����������� ������������������ Content����������� ������������������ ����������� ������������������ Officer
John����������� ������������������ Highways����������� ������������������ ����������� ������������������ Manager
Helen����������� ������������������ Technical����������� ������������������ ����������� ������������������ Services����������� ������������������ ����������� ������������������ Manager
Rachael����������� ������������������ Content����������� ������������������ ����������� ������������������ Manager
David����������� ������������������ Digital����������� ������������������ ����������� ������������������ Media����������� ������������������ ����������� ������������������ Officer
Enviro
nmen
t����������� ������������������ an
d����������� ������������������ Tr
ansp
ort
Digita
l����������� ������������������ Ser
vice
s
MAKE����������� ������������������ REQUEST
SOURCE����������� ������������������ MATERIAL
PROVIDE����������� ������������������ MATERIAL
CREATE����������� ������������������ DRAFT
REVIEW����������� ������������������ DRAFT
REVIEW����������� ������������������ DRAFT
REVIEW����������� ������������������ DRAFT
EDIT����������� ������������������ DRAFT
PUBLISH����������� ������������������ TO����������� ������������������ TEST����������� ������������������ SERVER
REVIEW����������� ������������������ &����������� ������������������ APPROVE
REVIEW����������� ������������������ &����������� ������������������ APPROVE
REVIEW����������� ������������������ &����������� ������������������ APPROVE
REVIEW
PUBLISH����������� ������������������ TO����������� ������������������ WEB
Mandy����������� ������������������ Content����������� ������������������ ����������� ������������������ Officer
John����������� ������������������ Highways����������� ������������������ ����������� ������������������ Manager
Helen����������� ������������������ Technical����������� ������������������ ����������� ������������������ Services����������� ������������������ ����������� ������������������ Manager
Rachael����������� ������������������ Content����������� ������������������ ����������� ������������������ Manager
David����������� ������������������ Digital����������� ������������������ ����������� ������������������ Media����������� ������������������ ����������� ������������������ Officer
Enviro
nmen
t����������� ������������������ an
d����������� ������������������ Tr
ansp
ort
Digita
l����������� ������������������ Ser
vice
s
MAKE����������� ������������������ REQUEST
SOURCE����������� ������������������ MATERIAL
PROVIDE����������� ������������������ MATERIAL
CREATE����������� ������������������ DRAFT
REVIEW����������� ������������������ DRAFT
REVIEW����������� ������������������ DRAFT
REVIEW����������� ������������������ DRAFT
EDIT����������� ������������������ DRAFT
PUBLISH����������� ������������������ TO����������� ������������������ TEST����������� ������������������ SERVER
REVIEW����������� ������������������ &����������� ������������������ APPROVE
REVIEW����������� ������������������ &����������� ������������������ APPROVE
REVIEW����������� ������������������ &����������� ������������������ APPROVE
REVIEW
PUBLISH����������� ������������������ TO����������� ������������������ WEB
Mandy����������� ������������������ Content����������� ������������������ ����������� ������������������ Officer
John����������� ������������������ Highways����������� ������������������ ����������� ������������������ Manager
Helen����������� ������������������ Technical����������� ������������������ ����������� ������������������ Services����������� ������������������ ����������� ������������������ Manager
Rachael����������� ������������������ Content����������� ������������������ ����������� ������������������ Manager
David����������� ������������������ Digital����������� ������������������ ����������� ������������������ Media����������� ������������������ ����������� ������������������ Officer
Enviro
nmen
t����������� ������������������ an
d����������� ������������������ Tr
ansp
ort
Digita
l����������� ������������������ Ser
vice
s
MAKE����������� ������������������ REQUEST
SOURCE����������� ������������������ MATERIAL
PROVIDE����������� ������������������ MATERIAL
CREATE����������� ������������������ DRAFT
REVIEW����������� ������������������ DRAFT
REVIEW����������� ������������������ DRAFT
REVIEW����������� ������������������ DRAFT
EDIT����������� ������������������ DRAFT
PUBLISH����������� ������������������ TO����������� ������������������ TEST����������� ������������������ SERVER
REVIEW����������� ������������������ &����������� ������������������ APPROVE
REVIEW����������� ������������������ &����������� ������������������ APPROVE
REVIEW����������� ������������������ &����������� ������������������ APPROVE
REVIEW
PUBLISH����������� ������������������ TO����������� ������������������ WEB
WHY����������� ������������������ THE����������� ������������������ DELAYS?
Mandy����������� ������������������ Content����������� ������������������ ����������� ������������������ Officer
John����������� ������������������ Highways����������� ������������������ ����������� ������������������ Manager
Helen����������� ������������������ Technical����������� ������������������ ����������� ������������������ Services����������� ������������������ ����������� ������������������ Manager
Rachael����������� ������������������ Content����������� ������������������ ����������� ������������������ Manager
David����������� ������������������ Digital����������� ������������������ ����������� ������������������ Media����������� ������������������ ����������� ������������������ Officer
Enviro
nmen
t����������� ������������������ an
d����������� ������������������ Tr
ansp
ort
Digita
l����������� ������������������ Ser
vice
s
MAKE����������� ������������������ REQUEST
SOURCE����������� ������������������ MATERIAL
PROVIDE����������� ������������������ MATERIAL
REVIEW����������� ������������������ DRAFT
REVIEW����������� ������������������ &����������� ������������������ APPROVE
CREATE����������� ������������������ DRAFT
REVIEW����������� ������������������ DRAFT
REVIEW����������� ������������������ DRAFT
EDIT����������� ������������������ DRAFT
PUBLISH����������� ������������������ TO����������� ������������������ TEST����������� ������������������ SERVER
REVIEW����������� ������������������ &����������� ������������������ APPROVE
REVIEW����������� ������������������ &����������� ������������������ APPROVE
REVIEW
PUBLISH����������� ������������������ TO����������� ������������������ WEB
CMS����������� ������������������ INTERACTIONS
LargeSmall Fast
Slow
Digital����������� ������������������ Services
Chief����������� ������������������ Executive's
Children����������� ������������������ and����������� ������������������ Young����������� ������������������ People
Community����������� ������������������ ����������� ������������������ Planning
Adults����������� ������������������ &����������� ������������������ ����������� ������������������ Communities
Corporate����������� ������������������ ����������� ������������������ Resources
Breaking down the department
Environment����������� ������������������ ����������� ������������������ and����������� ������������������ ����������� ������������������
Transport
Transportation
Environment
Highways
Helen����������� ������������������ Technical����������� ������������������ ����������� ������������������ Services����������� ������������������ ����������� ������������������ Manager
LargeSmall Fast
Slow
Digital����������� ������������������ Services
Chief����������� ������������������ Executive's
Children����������� ������������������ and����������� ������������������ Young����������� ������������������ People
Community����������� ������������������ ����������� ������������������ Planning
Adults����������� ������������������ &����������� ������������������ ����������� ������������������ Communities
Corporate����������� ������������������ ����������� ������������������ Resources
Why is John’s sub-department failing?
Environment����������� ������������������ ����������� ������������������ and����������� ������������������ ����������� ������������������
Transport
Transportation
Environment
Highways
Helen����������� ������������������ Technical����������� ������������������ ����������� ������������������ Services����������� ������������������ ����������� ������������������ Manager
John����������� ������������������ Highways����������� ������������������ ����������� ������������������ Manager
I����������� ������������������ have����������� ������������������ no����������� ������������������ access����������� ������������������ to����������� ������������������ the����������� ������������������ central����������� ������������������ CMS!
LargeSmall Fast
Slow
Digital����������� ������������������ Services
Chief����������� ������������������ Executive's
Children����������� ������������������ and����������� ������������������ Young����������� ������������������ People
Community����������� ������������������ ����������� ������������������ Planning
Adults����������� ������������������ &����������� ������������������ ����������� ������������������ Communities
Corporate����������� ������������������ ����������� ������������������ Resources
CMS workarounds adding unnecessary time and cost
Environment����������� ������������������ ����������� ������������������ and����������� ������������������ ����������� ������������������
Transport
Transportation
Environment
Highways
Helen����������� ������������������ Technical����������� ������������������ ����������� ������������������ Services����������� ������������������ ����������� ������������������ Manager
John����������� ������������������ Highways����������� ������������������ ����������� ������������������ Manager
I����������� ������������������ have����������� ������������������ no����������� ������������������ access����������� ������������������ to����������� ������������������ the����������� ������������������ central����������� ������������������ CMS!
LargeSmall Fast
Slow
Digital����������� ������������������ Services
Chief����������� ������������������ Executive's
Children����������� ������������������ and����������� ������������������ Young����������� ������������������ People
Community����������� ������������������ ����������� ������������������ Planning Adults����������� ������������������ &����������� ������������������ ����������� ������������������
Communities
Corporate����������� ������������������ ����������� ������������������ Resources
Where else could improvements be made?
Environment����������� ������������������ ����������� ������������������ and����������� ������������������ ����������� ������������������
Transport
Community����������� ������������������ ����������� ������������������ Planning
Chief����������� ������������������ Executive's
Children����������� ������������������ and����������� ������������������ Young����������� ������������������ People
Corporate����������� ������������������ ����������� ������������������ Resources
Environment����������� ������������������ ����������� ������������������ and����������� ������������������ ����������� ������������������
Transport
Adults����������� ������������������ &����������� ������������������ ����������� ������������������ Communities
SPEED����������� ������������������ UP����������� ������������������ PROCESSES
=����������� ������������������ POTENTIAL����������� ������������������ SAVINGS
Remember: We are not completely bound by what has happened before
Content
ProcessesPeople
Balancing that complex trinity
Suggestion: let’s not always rely on the old established categories, we can always invent new ones
New ideas won’t always fit neatly
����������� ������������������ ����������� ������������������ ����������� ������������������ ����������� ������������������ ����������� ������������������ ?!?
����������� ������������������ ����������� ������������������ ����������� ������������������ ����������� ������������������ ����������� ������������������ Aha!
Suggestion: let’s all step away from our screens and draw together.Encourage those innate inventive qualities
Easier Harder
Slower
Faster
Recruitment
Salaries
DBS Checks
Funding agreements
Individual health checks
Data protection
Information assurance
Responsibilities– Who– What– When– Clients– Staff
Asking new staff to sign confidentiality
agreement
Shredding documents
Record archiving
Record storage
Training volunteers / staff
Holding conversations in
sound proof rooms
Process for breaching
confidentiality
Child protection
safety
Sound proofing
Double login to CRM
Vulnerable adult disclosure
Data interrogation and Reporting
Confidentiality between staff
Conflict of interest
Third partiesDealing with
mistakesPension-wise
info with externals
Client case notes
Safeguarding
Permission to share
Data security
Breach process reporting
Deciding how the policy
applies to a particular situation
Whistleblowing
Complaints
Grievances
Future proofing
Staffing matters
Disciplinary process
Reviewing the policy
Getting permission to breach
Deciding what is / isn’t confidential
Explaining the policy to new
staffers
Making sure everyone in the
bureau understands
the policy
How the policy applies when
referring clients to other
organisations
Policy boundaries with
third parties
What are the different tasks associated with confidentiality?
Make use of basic shapes, arrows, and faces. Find your axis. Above all: Embrace your mistakes.
Mapmaking is a basic human instinct
Richard Ingram
@richardjingram
IA Summit, Minneapolis, 25th April 2015#ias2015
THANK YOU, MINNEAPOLIS!
Communicating Design: Developing Web Site Documentation for Design and Planningby Dan M. Brown (@brownorama)
You Are Here: Personal Geographies and Other Maps of the Imaginationby Katharine Harmon
Blah Blah Blah: What To Do When Words Don't Workby Dan Roam (@dan_roam)
The Back of the Napkin: Solving Problems and Selling Ideas with Picturesby Dan Roam
Maps of the Imagination: The Writer as Cartographerby Peter Turchi
Recommended reading