matriz de riesgos

GERENCIA CLASIFICACIÓN RIESGOS

14

41

43

5

DATOS 11

114

CANTIDAD RIESGOS

GERENCIA ALISTAMIENTO

SERVICIOS CONVERGENTES -

GAlSC

Extrema:8Alta:6

G. APROVISIONAMIENTO

DE SERVICIOS CONVERGENTES -

GApSC

Extrema: 11Alto:17

Medio:11Bajo:2

G. ASEGURAMIENTO DE SERVICIOS

CONVERGENTES- GAsSC

Extrema:14Alto:15

Medio:11Bajo: 3

G. SOPORTE OPERATIVO Y GESTIÓN

CONTRACTUAL - GSOGC

Extrema:2Alta:1

Medio:2

Medio:11

INF. SIN DILIGENCIAR

19-ene-09

ObjetivoFecha de actualizaciónResponsables de actualizaciónRiesgos no enumerados y repetidos.Completar cronogramaColumnas adicionalesNo se especifica al número de actividad

15-ene-09

Riesgos no enumerados y repetidos.Completar cronogramaColumnas adicionalesNo se especifica al número de actividad

8-ene-09

No está en último formato propuestocon las últimas 4 columnasFecha de actualizaciónResponsables de actualizaciónRegistro número de acción

7-ene-08

No se especifica al número de actividadResponsables de actualizaciónColumnas adicionalesRegistro número de acción

29-oct-08

No está en último formato propuestocon las últimas 4 columnasFecha de actualizaciónResponsables de actualizaciónRegistro número de acciónFalta toda la información de la nueva matríz

FECHA DE ULTIMA ACTUALIZACIÓN

5 BAJA MEDIA ALTA EXTREMA EXTREMA4 BAJA MEDIA ALTA EXTREMA EXTREMA3 BAJA MEDIA ALTA EXTREMA EXTREMA2 BAJA BAJA MEDIA ALTA EXTREMA1 BAJA BAJA MEDIA ALTA ALTA

1 5 20 50 100Magnitud del Impacto

Pro

ba

bil

ida

d d

e

Oc

urr

en

cia

0

MATRIZ DE RIESGOS DE PROCESO

ÁREA ASOCIADA:

PROCESO Aprovisionamiento LB - ADSL

PROCEDIMIENTO Aprovisionamiento LB - ADSL

OBJETIVO

Fecha de Actualización Ene 15 -2009

Quien actualizó

Nombre y número de actividad Riesgo

R3: Vandalismo en la red

Vicepresidencia Aseguramiento del Servicio - Gerencia de

Aprovisionamiento de Servicios Convergentes

Entregar el servicio de línea telefónica y/o de un acceso de internet banda ancha por medio de ADSL, de acuerdo con la promesa de valor ofrecida a los clientes de ETB.

Leonardo Hernández - Alba Lucía Guevara - Marisol Meza

Alistamiento de Numeración Linea Básica - Consultar, programar y depurar numeración. Actividades: (2, 3, 7)

R1: Inconsistencias en la información y en la programación generando desgaste de recusro tanto humano como de equipo ocasionada por realizar esta operación manualmente,

Aprovisionamiento Linea Básica (2,3,4,8,13,23,25,26,27)- Aprovisionamiento PBX - (29,32, 33,34,35,36,39,40) Actividades automatizadas que requieren configurador

R2: No tener disponible el Sistema Configurador generando interrupción y/o demoras en la operación, en tareas que requieren el sistema para su ejecución como programar trabajo en terreno o ingresar las solicitudes cumplidas.

Aprovisionamiento Linea Básica - Aprovisionamiento PBX - Ejecutar cruzadas y conexiones hasta el predio

C18

Nombre Completo del proceso de 1, 2 ó 3er nivel

D18

Describa el riesgo indicando: Qué puede ocurrir, el cómo y por qué

Aprovisionamiento Linea Básica (9) - Aprovisionamiento PBX (8) - Validar estado de la red

R4: Sector sin red, imposibilita el aprovisionamiento de la linea.

Aprovisionamiento Linea Básica (11) - Aprovisionamiento PBX (4) - Validar condiciones comerciales

Cliente no quiere la linea declina solicitud, imposibilita el aprovisionamiento de la linea.


Aplazamiento de solicitud por central mal asignada, imposibilita el aprovisionamiento de la linea.


No esta la persona autorizada para recibir la linea, imposibilita el aprovisionamiento de la linea.

Aprovisionamiento Linea Básica(9)- Aprovisionamiento PBX (8)- Validar estado de la red

Red secundaria copada, imposibilita el aprovisionamiento de la linea.

Aprovisionamiento Linea Básica - Aprovisionamiento PBX - Validar condiciones comerciales

No dan razon del cliente, imposibilita el aprovisionamiento de la linea.


Red en construccion, imposibilita el aprovisionamiento de la linea.


Aplazamiento solicitado por cliente, imposibilita el aprovisionamiento de la linea.


Solicitud ingresada por autoactivacion, imposibilita el aprovisionamiento de la linea.


Direccion no localizable, imposibilita el aprovisionamiento de la linea.

Aprovisionamiento Linea Básica - Aprovisionamiento PBX - Validar estado de la red

Red primaria en daño, imposibilita el aprovisionamiento de la linea.

Aprovisionamiento Linea Básica - Aprovisionamiento PBX

Imposibilidad operativa para cumplir agendamiento, imposibilita el aprovisionamiento de la linea.


No hay puertos en unidad remota, imposibilita el aprovisionamiento de la linea.


Propiedad horizontal sin red etb, imposibilita el aprovisionamiento de la linea.


Red primaria copada, imposibilita el aprovisionamiento de la linea.

Sistema Configurador fuera de servicio

IVR fuera de servicio

Sistema SGS fuera de servicio


No hay red interna, imposibilita el aprovisionamiento de la linea.


No hay disponibilidad tecnica en central, imposibilita el aprovisionamiento de la linea.


Otras causales de declinación, que imposibilitan el aprovisionamiento de la linea.


Mala utilización de los códigos de aplazamiento o declinación lo que propicia información equivocada sobre la gestión del proceso y no permite la acertada toma de decisiones

Autoactivación Linea Basica - Autoactivación Linea Basica

Autoactivación Linea Basica - Entrada para el proceso

Demoras en diseño y desarrollo-explicar



Depuración de Solicitudes

Depuración de Solicitudes Configurador fuera de servicio

Depuración de Solicitudes Página de SIGNET fuera de línea.

Gestión IVR IVR fuera de servicio

Sistema Configurador fuera de servicio

Autoactivación Linea Basica - Programar abonados y realizar conexiones

Demoras en el aprovisionamiento de las líneas (ANS con comercial = 4 días)

Autoactivación Linea Basica - Realizar pruebas de conectividad

Red interna construída por el cliente con inconsistencias

Información no encontrada sobre solicitudes Pendientes

Aprovisionamiento ADSL Plan Básico - Instalar Equipos

Posibilidad de que los instaladores hagan uso de claves mejor configuradas para clientes con una configuración menor (Ej.: Un cliente que ha solicitado un plan de 2000K le puede ser entregada en el momento de la instalación unas claves que corresponden a un plan de 1000)

Aprovisionamiento ADSL Plan Básico - Instalar Equipos

Posible venta de los microfiltros que deben ser entregados a los clientes en el momento de la instalación o durante el mantenimiento

Aprovisionamiento ADSL Plan Básico - Actividades automatizadas que requieren configurador

Aprovisionamiento ADSL Plan Básico -Efectuar visita y realizar cruzada (En unidad remota)

Posibilidad de que el equipo remoto no se encuentre en servicio

Aprovisionamiento ADSL Plan Básico -Efectuar visita y realizar cruzada (En unidad remota)

Posibilidad de que no se tenga acceso al equipo remoto

IVR fuera de servicioAprovisionamiento ADSL Plan Básico - Actualizar fase "Cumplimiento Pases D.G."

Aprovisionamiento ADSL Plan Básico - Verificar condiciones técnicas del predio del cliente.

Posibilidad de que la red interna del cliente no esté en condiciones óptimas

Aprovisionamiento ADSL Plan Básico - Verificar condiciones técnicas del predio del cliente.

Posibilidad de que los equipos del cliente NO cumplan con las especificaciones mínimas requeridas para la instalación de ADSL ??

Aprovisionamiento ADSL Plan Básico - Realizar el cierre de la instalación

Posibilidad de que las visitas no se puedan actualizar como exitosas, porque el serial del equipo no se encuetre creado en el sistema


CATEGORIAS DE RIESGO

Objetivo de control Control Actual Planeación

X X

Gestión Informática

tapas de seguridad- otros X

Administración de información

Eliminar inconsistencias en la información y en la programación .

Controles manuales en el mismo proceso

Garantizar disponibilidad del Configurador de Servicio y plan de contingencia

Mitigar la ocurrencia de actos vandálicos sobre la red

E18

Condición óptima para que el riesgo no se materialice

F18

Los controles existentes para mitigar el riesgo

G18

Preparación y adecuación de los recursos necesarios para la ejecución del proceso.

H18

Ingreso y validación de información, administración de bases de datos, disponibilidad de información entre otros.

X

X

X

X

No hay

X

X

_ Gestionar solución X

Gestión Comercial X

Disminuir la causal de declinación/aplazamiento asociada

Continuidad al Proyecto de protección y crecimiento de Línea Básica - Creación de distritos virtuales

Disminuir la causal de declinación/aplazamiento asociada - redacción, deber ser..

Gestión Comercial


Validación manual de direcciónes para reagendamiento (Rutina de Aproximación de Distritos)Continuidad al Proyecto de protección y crecimiento de Línea Básica (Actualización información de distritos reales)


Gestión Comercial -. Cómo?



Gestión Comercial - cómo?





X

X

_ Gestión de Red X

X

X




_ Plan de revisión red libre en daño


_ Desarrollo de planes de contingencia





X

X

X

X

_ Gestionar solución

_ Gestionar solución X X


_ Gestionar solución X X


Proyecto de protección y crecimiento de Línea Básica


Proyecto de protección y crecimiento de Línea Básica


Asegurar que la utilización de los códigos de declinación se utilicen adecuadamente


Agilizar la gestión de diseño y desarrollo

Garantizar disponibilidad de la plataforma IVR


X

_ Gestión Informática

Garantizar disponibilidad de SIGNET

X


Gestión VPDR

Garantizar acceso a los equiposGestión VAS-GARA

Optimizar tiempos de programación y realización de conexiones

_ Verifica la situación, gestiona temas de su comeptencia y transfiere lo correspondiente a otras dependencias

Garantizar adecuación de la red interna construida por el cliente

_ VC identifica responsable de la red interna y transfiere el requerimiento a Telefonía privada

Garantizar integridad de la información



Garantizar que las claves utilizadas en el momento de la instalación sean las acordadas con el cliente.

Garantizar que no se vendan a los clientes los microfiltros que se entregan en el momento de la instaqlación o durante el mantenimiento


Garantizar continuidad de servcio de los equipos

X X


Agilizar la adecuación de la red interna de los clientes en los casos en los que aplique

Minimizar la cantidad de visitas con aplazamientos atribuibles a causal de cliente

Asegurar que todas las compras de equipos y seriales se encuentren cargadas en el sistema


X X X 3

X X 3

X 1

Soporte tecnológic

o

Administración

financiera

Cumplimiento

Administración de recursos

humanos

Seguimiento y

control

PROBABILIDAD DE OCURRENCIA

I18

Elementos informáticos y técnicos para el soporte y funcionamiento de los procesos

J18

Modelos de costos, gestión contable, recaudo, gestión de cartera, estados financieros, ingresos, entre otros.

K18

Políticas y procedimientos internos y externos, regulación y gestión jurídica y legal.

L18

Disponibilidad de personal, rotación, clima organizacional, remuneración, entre otros.

M18

Gestión de indicadores, medidas de control, monitoreo, entre otros.

N18

1- RARA VEZ: Muy baja probabilidad de ocurrencia. 2- EVENTUAL: Baja probabilidad de ocurrencia. 3- MODERADO: Mediana probabilidad de ocurrencia. 4 - FRECUENTE: Significativa probabilidad de ocurrencia. 5- MUY FRECUENTE: Muy alta probabilidad de ocurrencia

X X X 4

X X X 4

X X X 4

X X X 4

X X X 4

X X X 4

X X X 4

X X X 3

X X X 3

X X X 3

X X X 3

X X X

3

X X X

3

X X X 4

X X X

3

X X X

3

X X X

3

X X X

2

X

2

X X2

X X

2

X X2

2

X X

2

X X X

3

X X1

X X3

X X1

X X2

X 2

X 4

X X 2

X X 2

X 2

X X

2

X

3

X

3

4

CRITICIDAD

Estrategia

20 12% Alta Reducir la probabilidad de ocurrencia

20 12% Alta Transferir el riesgo

20 4% Media Reducir las consecuencias

MAGNITUD DE IMPACTO

GRAFICAR

O18

1- MUY INFERIOR: No afecta, pérdidas o daños muy pequeños. 5- INFERIOR: Afectación no significativa, daños pequeños. 20- IMPORTANTE: Afectación parcial; daños moderados. 50 - SUPERIOR: Afectación total Temporal; daños significativos 100- MUY SUPERIOR: Afectación irrecuperable; daños considerables.

50 40% Extrema Reducir la probabilidad de ocurrencia

50 40% Extrema Transferir el riesgo









5 2% Baja Reducir las consecuencias

20 8% Media Reducir la probabilidad de ocurrencia

20 8% Media Transferir el riesgo



20 8% Media





5 1% Baja Transferir el riesgo







Actividad a realizar Fecha Inicio Fecha Fin Responsable

Jan-08


continuo…

Cronograma (Si se requiere debe generarse un cronograma)

Proyecto Alistamiento y Asignación Automática de

numeración. - nueva actividad..

Gerencia de Soporte Operativo/Lider Planeación operativa/Jorge Angulo -- informàtica

Seguimiento permanente, pendiente definir ANS

Vicepresidencia de Informática

Turno de emergencia control altual??

S18

Actividad que se propone para mitigar el riesgo

T18

Fecha en la cual se propone la actividad

U18

Fecha en la cual se cumplirá la actividad propuesta

cuando iniciò?

Permanente

Gestión Comercial

Fecha Inicio

Permanente

Gestión Comercial

permanenete?

Oct-08

Gestión Comercial


Gestión Comercial


Gerencia de Soporte Operativo/Lider Planeación operativa/Jorge Angulo


Vicepresidencia Comercial / Gerente de producto de Línea Básica /Maria Alexandra Vargas

Validación manual de direcciónes para reagendamiento (Rutina de Aproximación de Distritos)Continuidad al Proyecto de protección y crecimiento de Línea Básica (Actualización información de distritos reales)

Gerencia de Soporte Operativo/Lider Planeación opertiva/Jorge Angulo


Vicepresidencia Comercial / Gerente de producto de Línea Básica/Maria Alexandra Vargas

Proyecto de protección y crecimiento de Línea Básica - Cuadrillas de liberación de red

Gerencia de Aprovisionamiento de Servicios Convergentes / Coordinador Línea Básica/Oswaldo Barón




Gerencia de Alistamiento de Red de Acceso / Lider técnico / Nubia Vargas


Vicepresidencia Comercial / Gerente de producto de Línea Básica

Gestión Comercial

Gestión Comercial

_ Gestión de Red

Permanente

Oct-08





_ Plan de revisión red libre en daño


Gerencia de Aseguramientode Servicios Convergentes / Gerente / Wilson Fajardo

_ Desarrollo de planes de contingencia

Gerencia de Aprovisionamiento de Servicios Convergentes / Líder Línea Básica / Oswaldo Barón


Vicepresidencia PDR /Dirección diseño e ingeniería / Jorge Sepulveda


Gerencia de Soporte Operativo/Lider Planeación operativa/Jorge Angulo

Continuidad al Proyecto de protección y crecimiento de Línea Básica - Cuadrillas de

liberación de red.

Gerencia de Aprovisionamiento de Servicios Convergentes / Líder LB/Oswaldo BarónGerencia de Alistamiento/Carlos Oviedo

Oct-08

Oct-08

Seguimiento permanente




Continuidad al Proyecto de protección y crecimiento de

Línea Básica

Gerencia de Alistamiento/Carlos Oviedo

Continuidad al Proyecto de protección y crecimiento de

Línea Básica

Gerencia de Aprovisionamiento de Servicios Convergentes / Líder Linea básica / Oswaldo Barón


Implementación de formato actualizado con lo códigos



Vicepresidencia Informática


Gerencia de Alistamiento de Red de Acceso / Lider técnico / Carlos Sanchez


VPDR/ Plataforma correo de voz / Norberto Ariza







En proceso de formulación


_ Verifica la situación, gestiona temas de su

comeptencia y transfiere lo correspondiente a otras

dependencias


Gerencia de Aprovisionamiento de Servicios Convergentes / Coordinador Autoactivación / Cesar Buritica

_ VC identifica responsable de la red interna y transfiere el requerimiento a Telefonía

privada


Vicepresidencia Comercial/Lider de ConstructorasTelefonía privada - VAS / Blas Alexis Martínez - Juan Carlos Perdomo









Desarrollo informático solicitado por comercial "Asignación claves primer uso"

Vicepresidencia Comercial/Gerencia de Producto/ Adriana Alexandra Molina

VAS/Gerencia de Aprovisionamiento de Servicios Convergentes/Alexander Lozano - Caterine Silva

Seguimiento permanente, pendiente definir ANS Vicepresidencia de

Informática

VPDR/Dirección de Aprovisinoamiento de Servicios/Cesar Quiceno

VAS/GARA/Leonardo Ortiz





VPDR/ Dirección productos y servicios/Norberto Ariza

VAS/Telefonía privada/Juan Carlos Perdomo

Retroalimentar al clietne en el momento de la venta

V. Comercial/Gerencia de Producto/Adriana Alexandra molina

VPDR/Dirección Gestión y Supervisión de contratos/Diana Espinel

Costo de Implantación Pérdida Potencial Relación C/B (%) Indicador

?????$$$$$

$$$$$

Registro número de acción

W18

Se toma el consecutivo asigando en la Matriz de Control de Acciones Correctivas y Preventivas

indicadores

declinacion por sector sin red

Cumplimiento del cronograma establecido para el desarrollo informático

Observaciones

TABLA DE EQUIVALENCIA PARA CRITICIDAD (Nivel de Riesgo)

Pro

ba

bil

ida

d d

e O

cu

rre

nc

ia

5 BAJA MEDIA ALTA

Pro

ba

bil

ida

d d

e O

cu

rre

nc

ia

4 BAJA MEDIA ALTA

3 BAJA MEDIA ALTA

2 BAJA BAJA MEDIA

1 BAJA BAJA MEDIA

1 5 20

Magnitud del Impacto

Gerencia de Aprovisionamiento de Servicios Convergentes / Líder LB/Oswaldo BarónGerencia de Alistamiento/Carlos Oviedo


EXTREMA EXTREMA

EXTREMA EXTREMA

EXTREMA EXTREMA

ALTA EXTREMA

ALTA ALTA

50 100


0


ÁREA ASOCIADA:

PROCESO AseguramientoPROCEDIMIENTO

OBJETIVO

Fecha de Actualización 1/8/2009Quien actualizó Persona o grupo personas

Nombre y número de actividad Riesgo

R2: Reunión sindical

Imposibilidad atmosférica

Vicepresidencia Aseguramiento del Servicio

Evaluar, controlar y mitigar los riesgos presentes en el proceso y los que se pudieran presentar

Mto correctivo- Soporte de servicios. Impresión de trabajo a terreno mantenimientos LB.

R1: Sistema SIMRA fuera de servicio inicio jornada y/o falla en Red Corporativa

Mto correctivo- Soporte de servicios. Entrega de trabajo diario de reparaciones.

Mto correctivo- Soporte de servicios. Reparación de abonados en terreno.

C18


D18


Mto correctivo- Soporte de servicios. Reparación de abonados en terreno.

Falta de personal por pensión, licencias, vacaciones, incapacidades, capacitación, restricción médica, marchas, etc.

Mto correctivo- Soporte de servicios. Enrutamiento Automático por intervención en elementos de red.

No crear la causa común conocida-ACLARAR

Mto correctivo- Soporte de servicios. Pruebas de abonado.

Fast ??? de prueba fuera de servicio

Mto correctivo- Soporte de servicios. Enrutamiento de abonados.

Enrutamiento de RF ???errados

Mto correctivo- Soporte de servicios. Verificación del servicio.

No es posible accesar al predio para realizar y/o verificar la reparación

Mto correctivo- Soporte de servicios. Descarga de abonado reparado.

IVR què es?? fuera de servicio (no hay descargue de RF), afectando el TMR e ingresos por compensaciones (CRT).??????

Mto correctivo- Soporte de servicios. Asignación de trabajo a terreno mantenimientos LB. Intermitencia de SMA ????o fuera de

servicio????

Sistema SIMRA fuera de servicio inicio jornada

No disponibilidad de material en bodega

Mto correctivo- Soporte de servicios. A todas las actividades. Sistema SIMRA fuera de servicio durante la

jornada- CUAL ES EL RIESGO?

Mto correctivo- Soporte de servicios. Programación de abonado por suspensión.

No hay acceso al equipo por parte del programador-CUAL ES EL RIESGO

Atención de red libre en daño. Generación de reporte para arreglo de red.

Sistema configurador fuera de servicio areglar riesgo

Atención de red libre en daño. Generación de reporte para arreglo de red.

Sistema Gesred fuera de servicio en que los afecta, cual es el riesgo.

Atención de red libre en daño. Reparación de red en terreno.

Pérdida de recurso por información errada , a què se refiere?-

Intervención red de cobre. Entrega de trabajo diario de reparaciones. Reunión SINDICAL cual es el riesgo?

Intervención red de cobre. Creación y asinación de OTM.

Sistema Gesred fuera de servicio-revisar el riesgo

Intervención red de cobre. Impresión de trabajo a terreno mantenimientos LB.

Intervención red de cobre. Asignación de trabajo a terreno mantenimientos LB.

Vías consignadas en el sistema? se encuentran erradas o no existen

Intervención red de cobre. Pruebas de abonado.

Fast de prueba fuera de servicio cual es el riesgo?

Intervención red de cobre. A todas las actividades.

Sistema SIMRA fuera de servicio durante la jornada redactar

Intervención red de cobre. A todas las actividades.a que se refiere?

Recurso de personal y vehículos insuficientes para atender requerimiento, en fechas especiales (Semana Santa, vacaciones de mitad de año y final de año)

Intervención red de cobre. Solicitud de material.

Intervención red de cobre. Solicitud de material.

Sistema Gesred fuera de servicio cual es el riesgo?

Intervención red de cobre. Intervenciones de red en terreno.

Pérdida de recurso de movilidad por daños en vehículos o paro de conductores ETB

Sistema Gesred fuera de servicio

Báscula en daño o descalibrada

Capacidad de almacenamiento

Sistema Gesred fuera de servicio


Presencia de riesgo eléctrico.no es claro


Presencia de gases peligrosos. Redactar..


Riesgo de inundación por aguas lluvias en centrales telefónicas -posibilidad

Manejo y control de llaves de tapas. Apertura y/o cierre de tapa de cámara.

Varios requerimientos al mismo tiempo?????

Manejo y control de llaves de tapas. Apertura y/o cierre de tapa de cámara.

Recurso humano insuficiente para atender fines de semana

Manejo y control de llaves de tapas. Apertura y/o cierre de tapa de cámara. Pérdida de llaveajustar, e inlcuir enel anterior

Reintegro Material. Registro de novedades de reintegro.

Reintegro Material. Peso del material a reintegrar.

Reintegro Material. Recibir material de reintegro.

Reintegro Material. Conciliación de información.

Datos de salida de material vs Reintegro de material no coinciden

Valoraciones. Inclusión, modificación o impresión de valoración.

Sistema SIVAL fuera de servicio

Sival no valida información de GesRed



Mto correctivo- ADSL Plan Básico. Revisar servicio en el predio del cliente

Base de datos sin servicio cual?

Mto correctivo- ADSL Plan Básico . Impresión y envío de trabajo a terreno mantenimientos ADSL.

Sistema SIMRA fuera de servicio inicio jornada y/o falla en Red Corporativa

Mto correctivo-ADSL Plan Básico. Enrutar reporte de falla según naturaleza

Posibilidad de que el enrutamiento de Reporte de Fallas se haga equivocadamente debido a que la gestión es manual

Mto correctivo-ADSL Plan Básico. Agendar Reportes de Falla No es posible accesar al predio para realizar

y/o verificar la reparación

Intervención red de cobre. ADSL Plan Básico. A todas las actividades. Cuales?

Sistema SIMRA fuera de servicio durante la jornada




X

SIN DEFINIR

X

Garantizar el normal funcionamiento de la Red Corporativa y/o SIMRA

Gestión informáticaGeneración diaria de archivo con los reportes de falla pendientes a la fecha (GSO&GC).

Garantizar el servicio durante la(s) reunion(es) sindical(es)

E18


F18

Los controles existentes para mitigar el riesgo

G18


X

Notificación a área encargada

Planear la planta de personal requerida

Programación distribuida de vacaciones al inicio de cada año para reducir el impacto.Programación anticipada y distribuida de cursos de capacitación.Inclusión de novedades de personal en ABM.

Creación de la cuasa común conocida en què sistema?

Actas de creación y Cierre de Causas Comunes Conocidas.

Asegurar el correcto funcionamiento de los fast

Analizar el requerimiento del cliente para su correcto enrutamientoNO--ES OBJETIVO

Consulta de sistemas de información???

Establecer comunicación con el cliente al teléfono de contacto (fijo ó TIGO)-ESTE NO ES EL OBJETIVO

Nueva visita-NO ES UN CONTROL

Garantizar el normal funcionamiento del IVR para descargues en línea sobre SIMRA TANDEM.

Descargue de repaciones con operador de consola es este el control??

Garantizar el normal funcionamiento del Sistema Móvil de Apoyo

Consulta y descargue por otros sistemas si es este??

Gestión informática


Desarrollo informático

X

X





X

Control de existencias de material X

X

Garantizar el normal funcionamiento de SIMRA

Garantizar el acceso al equipo para programación

Garantizar disponibilidad del Configurador de Servicios y plan de contingencia

Garantizar la disponibilidad deGesRed y plan de contingencia

Eliminar inconsistencias en la información

Actualización de información de abonados en DG

Conocer con anticipación la fecha de las reuniones- que se cumpla el trabajo (el que sea-) lo antes posible..



Eliminar inconsistencias en la información

Inventarios, actualizaciones en sistemas informáticos

Asegurar el correcto funcionamiento de los fast ??????


Planear la planta de personal y cantidad de vehículos requeridosno es obejtivo

Programación de vacaciones,inclusión de novedades de personal en ABM

Garantizar la disponibilidad de material en bodega


Desarrollo informático no es claro

Establecer plan de contingencia no es un control

X

X

X

X

X

Disponer de copias de llaves

X


Verificación de cantidades en GesRed


Tender red en zonas aptas para su intervención---disminuir accidentes de trabajo

Observancia de las normas de seguridad industrial

Tender red en zonas aptas para su intervención

Observancia de las normas de seguridad industrial

Controlar el riesgo de inundación en centrales telefónicas-redactarlo bien- garantizar que…

Observancia de las normas sobre canalización

Programar los requerimientos no es el controlAsignación de llaves a cada grupo de trabajo

Programar los requerimientos no es el controlAtención a las solicitudes de apertura, con turno de emergencia

Utilización de llaves del turno de emergencia mientras se repone la perdida


Realizar mantenimiento a la báscula y calibrarla permanentementeno es el objetivo

Ampliar la capacidad de almacenamiento

Reutilizar material, dar de baja elementos no reutilizables

Garantizar que la salida de material coincida con el reintegro




X

NA


Garantizar la disponibilidad de Sival y plan de contingencia

Garantizar la sincronización entre Sival y GesRed, plan de contingencia

Garantizar que el servidor esté siempre arriba y la red corporativa al 100 % Se subió al servidor para garantizar

permanencia ??

Garantizar el normal funcionamiento de la Red Corporativa y/o SIMRA

Gestión informáticaGeneración diaria de archivo con los reportes de falla pendientes a la fecha (GSO&GC).

Minimizar la probabilidad de ocurrencia de enrutamientos equivocados

Establecer comunicación con el cliente al teléfono de contacto (fijo ó TIGO) no es el objetivo



Cumplimiento

X X X 2

X 2

X X 3


Soporte tecnológico

Administración financiera

Administración de recursos humanos

Seguimiento y

control

PROBABILIDAD DE

OCURRENCIA

H18


I18


J18


K18


L18


M18


N18


X X 3

X X X X 1

X X 4

X X X X 3

X X X 4

X X X 5

X X X 3

X X X 2

X X 2

X X 2

X X 2

X X 2

X 1

X X 2

X X X 2

X X 5

X X 4

X X X 2

X X 2

X X X 2

X X 2

X 2

X X 3

X X 3

X 1

3

3

X 2

X X 2

X 2

X X X 2

X X X X X 3

X X 2

X X 2

X X 2

X X 3

X X X 1

X X X X 3

X X X 4

X X X 1

CRITICIDAD

Estrategia



20 12% Alta Reducir las consecuencias

MAGNITUD DE IMPACTO

GRAFICAR

O18






50 40% Extrema Reducir las consecuencias





5 1% Baja Reducir la probabilidad de ocurrencia
















0% 0%

0% 0%

0% 0%

0% 0%

0% 0%

0% 0%

0% 0%

0% 0%

0% 0%

0% 0%

0% 0%

0% 0%

0% 0%

0% 0%

0% 0%

0% 0%

Actividad a realizar Fecha Inicio Fecha Fin Responsable

2/2/2009 POR DEFINIR

1/3/2009

1/3/2009


Brief: Reporte generado y publicado en un repositorio WEB de Reportes de Falla pendientes día a día, con acceso al área usuaria. Acuerdos ANS´s

Vicepresidencia de Informática y de Planeación y Desarrollo de Red.

Brigadas de reparación posteriores a las reuniones sindicales, en las centrales

afectadas.Viabilidad de contrato para

reparaciones

CADA VEZ QUE OCURRA EL EVENTO

Gerencia Aseguramiento de Servicios Convergentes/Profesional Especializado/Hernando González

Brigadas de reparación posteriores al evento en las

centrales afectadas.CADA VEZ QUE

OCURRA EL EVENTO


S18


T18


U18




Mensual Mensual

Servicio al Cliente

11/17/2008 11/21/2008

10/1/2008 11/30/2008

Cursos ConcursosViabilidad de contrato para

reparacionesReubicación de personal con

restricción médica.

Gerencia de Soporte Operativo y Gestión Contractual/Profesional Especializado/Jorge Angulo.Gerencia Aseguramiento de Servicios Convergentes/Profesional Especializado/Hernando GonzalezGerencia Aseguramiento de Servicios Convergentes/Coordi

Brief: Inclusión de la OTM sobre SIMRA para

asignación de eventos por Cable primario

Gerencia Aseguramiento de Servicios Convergentes/Profesional Especializado/Herna

Acuerdos ANS´s con la Dirección Administración de Plataformas y Servicios - DAPSEvaluar el estado actual de los FAST de prueba y solicitar concepto de vida útil para planear su reposición.

Gerencia Aseguramiento de Servicios Convergentes/Profesional Especializado/Hernando González Dirección Administración de Plataformas y Servicios - DAPS

Guía y entrenamiento de VAS a multiplicadores de la

operación de servicio al cliente

Brief: Agendamiento para clientes con fallas no

atribuibles a ETB


Brief: Conectividad en línea con SIMRA para el descargue de información y disposición de la herramienta o equipamento idóneo que

Correo de Voz- VPDRS

Cambios de conectividad vía VPN y asignación de equipos de gama alta. Acuerdos ANS

´s

Gerencia Aseguramiento de Servicios Convergentes/Profesionales III

Servicio al Cliente

Acuerdos ANS´s

11/17/2008 11/30/2008

11/17/2008 11/30/2008

11/25/2008 11/28/2008

Fecha Inicio

Acuerdos ANS´s 11/17/2008 11/21/2008

Contrato de vehículos

Backup de la información vía WEB Vicepresidencia de

Informática

Capacitación a personal de la operación de servicio al

cliente


Brief: Desarrollo de aplicativo WEB que gestione OTM, Solicitudes de material,

Valoraciones, Bajas, Reintegros

Gerencia de Soporte Operativo y Gestión Contractual/Profesional III/Wilson Chávez

Sincronización de la información entre los

sistemas SIMRA y CFG


Viabilidad de contrato para reparaciones???????

Gerencia Aseguramiento de Servicios Convergentes/Coordinador/Pablo Perafán




Brief: Reporte generado y publicado en un repositorio

WEB.Vicepresidencia de Informática

Desarrollo de sistema único de vías

Gerencia Alistamiento de Servicios Convergentes

Vicepresidencia de Planeación y Desarrollo de Red

Backup de la información vía WEB


Viabilidad de contrato para reparaciones???????

Gerencia Aseguramiento de Servicios Convergentes/Coordinador/Pablo Perafán

Actualizar existencias de material diariamente.

Coordinación de suministros

Actualizar existencias de material diariamente.

Coordinación de suministros por què??

Coordinación de Servicios Generales

11/17/2008 11/30/2008

11/25/2008 11/28/2008

11/17/2008 11/30/2008

11/17/2008 11/30/2008

Mantenimientos sobre la red de acceso???

Seguridad Industrialpor què ellos

Mantenimientos en las cámaras telefónicas

Gerencia Alistamiento de Servicios Convergentes

Contratación de equipos de succión levantar

diagnòstico??medidas..


Compra y asignación de llaves en puntos de acceso

no controlados


Aumentar recurso en el turno de emergencia


Gerencia Aseguramiento de Servicios Convergentes




Contrato de mantenimiento periódico


Establecer proceso con la Coordinación de Suministros

para que el reintegro de material sea directo a esa

área








11/17/2008 11/30/2008

11/17/2008 11/30/2008

1/3/2009


Mensual Mensual

Servicio al Cliente



Gerencia Gestión de la Información



Gerencia Gestión de la Información

ANS's con Informática para garantizar en un 100 % la prestación del servicio del

servidor

CADA VEZ QUE OCURRA EL EVENTO Vicepresidencia de

Informática


Informática

Guía y entrenamiento de VAS a multiplicadores de la

operación de servicio al cliente

Brief: Agendamiento para clientes con fallas no

atribuibles a ETB

Gerencia Aprovisionamiento de Servicios Convergentes/Profesional Especializado/


Informática

Costo de Implantación Pérdida Potencial Relación C/B (%)

Informática


Depende del recurso utilizado


W18


Ing. Carlos Ariza

Informática

Informática

$$$$$$

Informática


Indicador Observaciones

Seguimiento cronograma de implementación de BRIEF.

Descargue de reportes de falla.

Reportes de falla reagendados

Descargue de reportes de falla contrato

Seguimiento cronograma

Elaboración de ANS'sDefinición de actividades de la DAPS-Cronograma.

Reportes de falla enrutados a colas o creados con Naturaleza de reclamo no corresponde a la falla reportada por el cliente

Repetitivos por número telefónico teniendo en cuenta el código de cierre

Cronograma de Implementación



Pro

ba

bil

ida

d d

e O

cu

rre

nc

ia

5 BAJA

4 BAJA

3 BAJA

2 BAJA

1 BAJA

1






Cantidad de requerimientos atendidos por el turno de emergencia




Descargue de reportes de falla.

Reportes de falla enrutados a colas o creados con Naturaleza de reclamo no corresponde a la falla reportada por el cliente

Repetitivos por número telefónico teniendo en cuenta el código de cierre


MEDIA ALTA EXTREMA EXTREMA



BAJA MEDIA ALTA EXTREMA

BAJA MEDIA ALTA ALTA

5 20 50 100


0


ÁREA ASOCIADA:

PROCESO

PROCEDIMIENTO

OBJETIVO

Ene/07/2009

Quien actualizó Persona o grupo personas

Riesgo

Gerencia Soporte Operativo y Gestion Contractual

Administración de Elementos a Cargo

Mantener y administrar los inventarios de las coordinaciones de equipos, elemntos de mayor y menor cuantia a cargo de los funcionarios.

Fecha de Actualización

Nombre y número de actividad

5. Inventario Fiscal Anual: Realizar visita a centrales e inventario fisico

R-1: Incumplimiento en el Cronograma inventario por que el aplicativo Inventario Devolutivos este fuera de servicio o en deficiencia de operación.

5. Inventario Fiscal Anual:Realizar visita a centrales e inventario fisico

R-2 Incumplimiento en el cronograma de toma de inventario por la no asistencia del personal convocado

C18


D18


R-8 Róbo o Hurto de elementos

Categorias de Riesgo: De acuerdo a la Directiva Interna 474 de 2005 (Se marca con una X, la categoria que impacta)

Probabilidad de Ocurrencia: Posibilidad que un factor de riesgo ocurra, se recomienda que este soportado en estadísticas de sucesos anteriores o por conocimiento del responsable del Proceso y del ejecutor de la actividad del proceso (se califica entre 1 y 5, siendo 5 la mayor probabilidad de ocurrencia)

Magnitud del Impacto: Medida relativa de cómo las consecuencias de un evento afectan el proceso en evaluación (se debe enmarcar dentro de un rango de valores por posibles pédidas de ingresos, mayores costos, pérdida de activos etc acorde, con el tamaño de los negocios de etb. (se califica con 1, 5, 20, 50 o 100, siendo 100 el de mayor impacto)

Criticidad (Nivel de Riesgo): Es el resultado de la combinación de la probabilidad de ocurrencia por la magnitud del impacto. Estas casillas se generan automáticamente, entre el nivel bajo y el extremo dependindo de la combinación.

Costo de implantación: Cuánto me cuesta la ejecución de la actividad para atacar el eventual riesgo ($)

Pérdida Potencial: Cuánto podría ser la pérdida (menores ingresos, mayores costos, pérdida de activos,etc) si no se implementan las acciones para prevenir o mitigar el eventual Riesgo ($)

Relación C/B (Costo/Beneficio): El resultado porcentual de la división entre el costo de implantación y la pérdida potencial

Indicador: Se recomienda, apuntarle a algún indicador que se impacte por la actividad que estoy realizando para la prevención o mitigación del eventual Riesgo

35 -74. Inventario Fiscal Anual: Verificar tipo de inconsistencia

R-4 No aclaración y definición de inconsistencias, por insuficiencia de documentación soporte, debido a la omisión en gestión documental y/o perdida de documentos.

19-14-43-61 Almacenamiento de informacion en aplicativo

R-7 Pérdida información de la base de datos cuel?

67-56-82 Transporte de elementos a diferentes lugares




X


*Firma de acuerdo de nivel de servicio con el área responsable de la administración y gestión del aplicativo para poder contar con la información completa, exacta y/o oportuna que permita la realización y aprobación de inventario en los tiempos planeados. no es el objetivo

C-1 Acuerdo con informática para brinde apoyo al Área (VAS) durante el tiempo de inventario. Es este?? No hay.

* Atar la asistencia y aprobación de inventario al pago de la prima de productividad individual.no es el obejtivo

Comunicaciones con los jefes inmediatos informando y solicitando el cumplimiento del cronograma planteado.

E18


G18


H18


Control esporadico de gestión documental.

ninguno X

Solicitudes puntuales al área de seguridad

Categorias de Riesgo: De acuerdo a la Directiva Interna 474 de 2005 (Se marca con una X, la categoria que impacta)




Costo de implantación: Cuánto me cuesta la ejecución de la actividad para atacar el eventual riesgo ($)


Relación C/B (Costo/Beneficio): El resultado porcentual de la división entre el costo de implantación y la pérdida potencial

Indicador: Se recomienda, apuntarle a algún indicador que se impacte por la actividad que estoy realizando para la prevención o mitigación del eventual Riesgo

Definir método y periodicidad de control de la actividad de gestion documental desarrollada en el área no es el objetivo

Asegurar que éxiste un mecanismo fiable para conservar la información almacenada

Contar con sistemas apoyo de seguridad adecuado para el transporte de herramientas no es el objetivo


Cumplimiento

X 3 50

X 4 50

Soporte tecnológico

Administración financiera

Administración de recursos humanos

Seguimiento y control

PROBABILIDAD DE

OCURRENCIA

MAGNITUD DE IMPACTO

I18


J18


K18


L18


M18


N18


O18


X 2 20

1 100

X 1 20





CRITICIDAD Estrategia Actividad a realizar

30% Extrema Transferir el riesgo

40% Extrema Reducir la probabilidad de ocurrencia

Firma de acuerdo de nivel de servicio con el área responsable de la administración y gestión del aplicativo para poder contar con la información completa, exacta y/o oportuna que permita la realización y aprobación de inventario en los tiempos planeados.

Normativa interna que supedite el pago de la prima de productividad del empleado al cumplimiento de la fecah de realizacion del inventario y la validacion satisfactoria del mismo.

S18


8% Media Reducir la probabilidad de ocurrencia

20% Alta Transferir el riesgo

4% Media Evitar el riesgo

0% 0%

0% 0%

0% 0%

0% 0%

0% 0%

0% 0%

0% 0%

0% 0%

0% 0%



Definir método y periodicidad de control de la actividad de gestion documental desarrollada en el área

Verificar mecanismos establecidos por Informatica para guardar la informacion, backups, cada cuanto, solicita mejoras de ser el caso.

Establecer procedimiento que incluya manejo de escoltas según el valor de los elementos transportados.

Fecha Inicio Fecha Fin Responsable

abril-09 mayo-09 VAS, INFORMATICA

abril-09 mayo-09 VAS - Efraín Martinez



T18


U18


W18


abril-09 mayo-09 VAS-Jacqueline Quin

febrero-09 Feb-09 VAS-Jacqueline Quin

abril-09 mayo-09 VAS-Jacqueline Quin


Costo de Implantación Pérdida Potencial Relación C/B (%) Indicador

Observaciones

Se llevará a consideración del Vicepresidente


5 BAJA MEDIA ALTA

4 BAJA MEDIA ALTA

3 BAJA MEDIA ALTA

2 BAJA BAJA MEDIA

1 BAJA BAJA MEDIA

1 5 20


Pro

ba

bil

ida

d d

e

Oc

urr

en

cia


EXTREMA EXTREMA

EXTREMA EXTREMA

EXTREMA EXTREMA

ALTA EXTREMA

ALTA ALTA

50 100


matriz de riesgos

Documents