módulo 2 - ucundinamarca

Análisis de Sistemas de Información

Lectura de estudio IV

Especializaciónen Gestión de Sistemas

de Información Gerencial

Dirección dePostgrados

módulo 2fundamentosde sistemas deinformación

Autor: Olga Lucia Mogollón Carvajal¹ Dirección de Postgrados Universidad de Cundinamarca

¹Ingeniera de Sistemas egresada de la Universidad Industrial de Santander. Máster en Dirección Estratégica de Tecnologías de la Información. Universidad de León - España. Magíster en Educación de la Universidad Católica del Norte. Actualmente es docente de tiempo completo de la Dirección de Postgrados de la Universidad de Cundinamarca. E-mail: [email protected] - [email protected]

Introducción



de Información Gerencial 2

TABLA DE CONTENIDOS

Etapa de Análisis de sistemas...........................................................3Recolección de datos ........................................................................5Revisión de Documentos...................................................................6Entrevista...........................................................................................7Diagrama de Flujo de Datos –DFD- ...............................................10Diseño de sistemas......................................................................... 17Desarrollo de programas................................................................. 20Prueba y puesta en marcha del nuevo sistema...............................21Mantenimiento del sistema..............................................................21Referencias .....................................................................................23

Análisis de Sistemas de Información - Introducción Lectura de estudio


organización para comprender su operatividad y la manera como los sistemas de información pueden mejorar el funcionamiento de cada área o dependencia de la compañía. Cuando la organización va a implantar un nuevo sistema, el analista estará presente en todas las etapas del proceso. en la etapa de análisis en la definición del problema y determinación de requerimientos, en la etapa de diseño debe estar disponible para que el desarrollador aclare cualquier especificación en las entradas/salidas, procesos y archivos o bases de datos requeridas por los usuarios, en la fase desarrollo y puesta en marcha supervisará que el sistema lleve a cabo todo lo que se definió en las etapa de análisis y diseño, realizando las pruebas con los usuarios y con datos reales para verificar que lo que se está obteniendo era lo que se esperaba del sistema y en la fase de mantenimiento el analista deberá estar atento a los nuevos requerimientos para actualizar y mejorar el sistema que está operando. A continuación se exponen las etapas del proceso de desarrollo de sistemas de información en el Diagrama 1.

Teoría de Sistemas

Diagrama 1. Proceso de Desarrollo de un Sistema. Basado en Laudon, K.C. Y Laudon, J.P (2012).

Introducción

A c t u a l m e n t e e n l a m a y o r í a d e organizaciones los procesos que representan sus actividades centrales se encuentran gestionados por Sistemas de Información que permiten alcanzar sus objetivos estratégicos a corto, mediano y largo plazo. Es por ello que es necesario estar analizando su efectividad en todas las áreas a través de herramientas, con las que el analista pueda determinar los requerimientos para mejorar el funcionamiento del sistema existente o adecuar uno nuevo. El proceso constante de toma de decisiones por parte de los gerentes, ha hecho del proceso de análisis de requerimientos de información una fase importante y exigible con la cual se pueden detectar necesidades, disminuir costos, minimizar errores y además visualizar el gran número de alternativas de solución para resolver un problema. Según Ledezma (2010), la fase de análisis generalmente responde a la pregunta ¿Qué tiene que hacer el sistema?, implica realizar diagramas de flujo que representen los procesos involucrados y hacer entrevistas a los usuarios potenciales para captar la información que deberá ser considerada, lo que permitirá poner los cimientos del diseño y desarrollo de un sistema eficiente para la organización.La etapa de análisis hace parte del proceso de desarrollo de sistemas, donde el analista detecta los problemas de los sistemas existentes utilizando diferentes herramientas - se verán más adelante- que lo conducirán a formular alternativas que se concretaran en un diseño adecuado para cumplir con los objetivos estratégicos de la compañía, desarrollar el sistema y ponerlo en marcha para su evaluación y control. Los procesos se realizan en cinco etapas que son: análisis de sistemas, diseño de sistemas, desarrollo de programas, prueba y puesta en marcha del nuevo sistema y mantenimiento. El analista está presente prácticamente en todas las etapas puesto que desde su rol debe interactuar con los usuarios en todos los procesos de la

Etapa de Análisis de sistemas

Según Laudon y Laudon (2012), el análisis consiste






- Definición del problema- Determinación de requerimientos- Elaboración de la propuesta

- Detección de errores - Depuración.- Actualización del sistema

- Diseño de salidas- Diseño de entradas- Diseño de procesos

- Desarrollo del programa fuente.- Conversión del programa fuente a un programa objeto.-Conversión del programa objeto a un programa ejecutable.- Documentación del programa.

- Capacitación de los usuarios.- Prueba con los programadores.- Prueba con el analista.- Prueba con los usuarios.

1.1 Análisis del sistema 1.2 Diseño

del sistema

1.3 Desarrollo de programas

1.4 Prueba y puesta en marcha del sistema

1.5 mantenimiento del sistema

1.1 Análisis del sistema 1.2 Diseño

del sistema

1.3 Desarrollo de programas

1.4 Prueba y puesta en marcha del sistema

1.5 mantenimiento del sistema

en la identif icación de un problema en la organización, el cual pueda ser solucionado mediante la apl icación de un sistema de información. Puede ser que la empresa ya posea un sistema o no, de una u otra forma se deben determinar los requerimientos de información de los miembros de la organización, para que el sistema existente o el nuevo se pueda ajustar a las necesidades de los usuarios y cumplir con los objetivos estratégicos de la organización mediante

un sistema que opere óptimamente. Después de realizado el proceso de análisis el analista elaborará y entregará la propuesta de solución a la gerencia encargada de la toma de decisiones, para que ésta determine si desde el punto de vista financiero y organizacional, es viable la solución planteada es decir si los recursos económicos están disponibles, la tecnología, la capacitación y preparación de los usuarios para introducir los cambios. Las fases de análisis se describen a continuación en detalle:

Diagrama 2. Fase de Análisis. Fuente propia.

Definición del ProblemaConocimiento de la OrganizaciónPara definir el problema es necesario conocer muy bien la organización, para lo cual el analista debe revisar documentos que le permitan conocer la misión, visión, objetivos estructura orgánica de la empresa, las actividades y procesos que se realizan en cada área. El analista también deberá entrevistar al gerente, directores de área y operarios para saber cómo funciona la organización en cada uno de los

departamentos, que insatisfacciones los usuarios internos y externos poseen en cuanto al desarrollo del trabajo, como perciben la efectividad de los sistemas y tiempos de respuesta. Todo lo anterior deberá conducir al analista a comprender como funciona la organización. A continuación hay una serie de aspectos que según kendall (2011), le ayudaran a identificar problemas al analista:






1. Etapas de Análisis

1.1. Definición del problema

B. Formulación de Objetivos

A. Recolección de datos

B. Diagramas de Flujo de Datos

a. Revisión de Documentos

a. Tipos de Diagramas

a. Tipos de Relaciones

b. Entrevista

A. Conocimiento de la Organización, Identificación de

problemas

1.2. Determinación del requerimiento

1.3. Elaboración de la propuesta

1. Etapas de Análisis

1.1. Definición del problema

B. Formulación de Objetivos

A. Recolección de datos

B. Diagramas de Flujo de Datos

a. Revisión de Documentos

a. Tipos de Diagramas

a. Tipos de Relaciones

b. Entrevista

A. Conocimiento de la Organización, Identificación de

problemas

1.2. Determinación del requerimiento

1.3. Elaboración de la propuesta



de Información Gerencial 4Dirección dePostgrados



Cuadro 1. Pautas para identificar problemas en una Organización. (Kendall & Kendall, 2011, p.57)

Formulación de Objetivos

Después de identificar el problema con la ayuda de los usuarios, también éstos participaran en la definición de los objetivos del sistema que se propondrá como solución, para que se puedan lograr las metas de la organización en el corto, mediano y largo plazo, los cuales deben estar articulados con los objetivos estratégicos que ha definido la empresa para tener sostenibilidad en el mercado.

Determinación de Requerimientos Después de definir el problema y los objetivos que se quieren alcanzar con un nuevo sistema, se deben determinar los requerimientos del sistema, lo que debe hacer, las entradas, las salidas y los procesos. El sistema debe cumplir con las necesidades y requerimientos de información que tienen los usuarios de la organización. En primera instancia se deben identificar las personas que tienen que ver directa o indirectamente con los sistemas de información, es decir los que generan la información a través de los procesos – por ejemplo la actualización de las bases de datos de la compañía-

y los que hacen uso de ella y la aplican en el mejoramiento de la rentabilidad y competitividad– por ejemplo formulación de estrategias que mejoren los volúmenes de ventas-. El análisis de requerimientos necesita entonces de una metodología que le provea al analista un mapa de la organización y los sistemas existentes con los procesos y la información que fluye a través de ellos. Hay dos herramientas básicas que se pueden utilizar como son: la recolección de datos a través de la revisión de documentos, aplicación de formatos y entrevistas a los usuarios claves en los procesos y el diagrama de flujo de datos que describe a través de un modelo la relación del flujo de los datos, las entidades, los almacenes y los procesos. A continuación se describen:

Recolección de datos

La recolección de datos se puede hacer a través de la revisión de documentos, aplicación de formatos y entrevistas, esto facilita la labor de análisis. Para lo anterior se debe proceder a la consulta con las principales fuentes y actores que interactúan con los



Observar el comportamiento de los empleados.

Niveles altos de ausentismoMucha inconformidad en el trabajoMucha rotación de empleados

Para identificar los problemas Busque estas señales específicas:

Revisar la salida y compararla con los criterios de rendimiento.

Demasiados erroresEl trabajo se completa con lentitudEl trabajo se hace en forma incorrectaNo se hace ningún trabajo

Escuchar la retroalimentación externa de DistribuidoresClientesProveedores

QuejasSugerencias para mejorarPérdida de ventasVentas más bajas






fundamentalmente en el proceso de elaboración del marco teórico y conceptual, que para el caso organizacional contextualiza al analista sobre todos los aspectos de la organización, actividades y procesos centrales, el mercado, sus ventajas, debilidades y su ubicación competitiva en un sector económico. El analista puede utilizar instrumentos para recolectar datos de fuentes secundarias internas, que le permitan verificar información al interior de la organización y también utilizar instrumentos para recolectar datos de fuentes secundarias externas, de tal forma que pueda indagar por su contexto. A cont inuac ión se muest ra un e jemplo de instrumentos sencillos para uno u otro caso. Si el analista de una empresa necesita verificar los reportes que genera el sistema de información que utilizan en las diferentes dependencias, podría diseñar un instrumento como el siguiente:

Compañía Xxxxx LtdaInstrumento para Análisis de Reportes Objetivo: Indagar sobre los reportes que genera el ac tua l s is tema de in formac ión por cada dependencia.

Cuadro 2. Instrumento de análisis de reportes de una compañía. Fuente propia

procesos, con lo cual se obtendrá información de primera mano que será útil para el analista y lo ayudará a la comprensión y el funcionamiento que deberá tener el nuevo sistema de información. Algunas de las técnicas de recolección más empleadas según Bermón (2014), son la revisión de documentos y la entrevista.

Revisión de Documentos

Según Cerda (1991), esta modalidad de recolección corresponde a fuentes secundarias de datos, es decir aquella información obtenida indirectamente a través de documentos que no son otra cosa que escritos de sucesos pasados e históricos. Trasladando esto a la organización, los documentos lo constituyen las políticas, la misión, los objetivos estratégicos, los estados financieros, los reportes, los informes, las bases de datos y en fin todo aquello que repose de manera escrita o digital y que dé cuenta o evidencie una situación particular de la compañía. De acuerdo a las apreciaciones de Cerda la rev is ión documenta l se u t i l i za



Dependencia Código de reporte Descripción

Talento Humano

Producción

TH_001

TH_002

P_MLP01 Materiales LP01

Genera un listado de los empleados que están en la nómina del departamento de Producción

Genera las novedades de todos los empleados de la organización para el pago de nómina de la primera quincena del mes

Genera las materiales requeridos para cumplir con los pedidos de la línea de producción 01.

Novedades_ IPQ

Empleados Dpto. Producción

Nombre del reporte






El Cuadro 2 muestra un ejemplo de un instrumento documental de fuentes internas de la compañía que permiten conocer y clasificar los reportes que generan los sistemas de información que utilizan las dependencias, que podrían determinar si la compañía está obteniendo los reportes necesarios para analizar diferentes aspectos como por ejemplo los costos de operatividad de un periodo. El diseño de estos instrumentos es variado y se determina de acuerdo a las necesidades particulares de análisis de cada compañía.

De la misma forma se puede diseñar variados instrumentos que permitan consultar fuentes de información externa a la compañía que permitan analizar situaciones en los procesos o actividades de la compañía, por ejemplo:

Compañía Xxxxx Ltda

Instrumento de ProveedoresObjetivo: Indagar sobre los proveedores de cauchos que hay en el mercado para el análisis del portafolio de productos y tiempos de entrega.

Cuadro 3. Instrumento para análisis de proveedores de una compañía. Fuente propia

En el Cuadro 3 se relacionan fuentes de datos externas a la compañía que pueden utilizarse en un análisis de entregas a los clientes. Por ejemplo si el proveedor se demora en la entrega, el departamento de producción debe correr sus tiempos y el producto terminado tardará mucho más, por lo que sería difícil para la compañía competir con rapidez de despacho, así tenga un sistema de información eficiente en todas las áreas, o si el portafolio de productos no posee todos los materiales necesarios así tenga optimo tiempo de entrega, es necesario buscar otra opción que sea más integral y permita cumplir

eficazmente con el cliente. Estos aspectos aunque no corresponden al sistema, pueden ser detectados para establecer los tiempos en los flujos de datos que lo alimentan, puesto que la gerencia puede llevarse una mala impresión de su funcionamiento sino conoce estos detalles de fondo.

Entrevista

Según Kendall & Kendall (2011) una entrevista para recopilar información es una conversación dirigida con un propósito específico en el cual se usa un



Proveedor 1 Proveedor 2 Proveedor 3

Beñezana de Plásticos Ltda. CPE

Alberto Molina

Solplast Ltda.

Jorge LozanoDiana López

34987643776 61398536879 71345678900

[email protected] [email protected] [email protected]

8 días 10 días 4 días

Inyectoras Molinos

PolietilenosPolipropilenos

ElastómerosPolietilenos

Poliéster Etilenos

Etilenos Biocidas

Inyectoras Polimeros

Polietilenos

Contacto

Portafolio

Teléfono

Correo

Tiempo de entrega

Nombre Proveedor






formato de preguntas y respuestas. En la entrevista se debe obtener la información de lo que piensa el entrevistado sobre el funcionamiento del sistema actual (Kendall), las potencialidades y debilidades del mismo, así como las dificultades que se le presentan en la forma de interactuar con éste. Para Kendall hay cinco pasos en la preparación de una entrevista:• A n t e c e d e n t e s : e l a n a l i s t a d e b e contextualizarse de la organización y conocer todo lo que pueda sobre el entrevistado, para diseñar preguntas de tal forma que no se pierda tiempo indagando sobre la organización y más bien profundizar con el entrevistado de manera clara y precisa sobre aspectos que atañen al sistema analizado. • Establecer los objetivos de la entrevista: El objetivo de la entrevista determina el tipo de preguntas para el entrevistado, y es donde se puede obtener la información necesaria para conocer el funcionamiento del sistema en las áreas de la organización. • Decidir a quién entrevistar: Se deben incluir las personas claves que se vean afectadas en cierta forma por el sistema (Kendall).• Preparar al entrevistado: Se debe avisar con anticipación al entrevistado y de ser posible enviar el cuestionario con anticipación para que conozca los aspectos a tratar y pueda prepararse con las respuestas concretas y precisas disminuyendo así el tiempo de la entrevista, ya que ésta se realiza en horas que debe dedicar a su trabajo.• Decidir sobre los tipos de preguntas y su estructura: Hay dos formas de preguntas; abiertas y cerradas, la utilización de una u otra depende de lo que el entrevistador defina como más conveniente de acuerdo al estudio de los antecedentes y a los objetivos que persiga con la aplicación de dicha técnica.Preguntas AbiertasOfrecen opciones abiertas para responder y tienen como ventaja que el entrevistado sea más espontáneo, mostrando su educación, creencias, valores y posturas, utilizando su propio lenguaje, proporcionando detalles que dan cabida a preguntas impensadas anteriormente y que pueden ser muy

valiosas a la hora del análisis (Kendall).Ejemplo:¿Cómo beneficia la compañía la implementación de la estrategia de negocio en línea?¿Cómo ha sido su experiencia con el manejo del negocio en línea?¿Qué opina de la implementación de un nuevo sistema de información en el departamento de producción?¿Cuáles son sus expectativas respecto al nuevo sistema?

Las respuestas que pueden dar los usuarios en las anteriores preguntas pueden ser muy variadas y difíciles de predecir, el entrevistado puede invertir mucho tiempo al extender sus opiniones, pero a la vez le puede aportar mucha amplitud y profundidad al tema, exigiendo esto mayores habilidades por parte del entrevistador, para no perder el hilo conductor de la entrevista.

Preguntas Cerradas

Este tipo de preguntas limitan al entrevistado a una respuesta disponible, tiene como beneficio que el entrevistador mantiene el control sobre la entrevista, hay ahorro de tiempo, la obtención de los datos es más confiabilidad y preciso, además el análisis se hace más sencillo que en el caso de preguntas abiertas (Kendall). Hay preguntas cerradas de tipo bipolar, es decir limita al entrevistado a responder eligiendo uno de dos polos; SI o NO. Ejemplo:1. ¿Fue fácil para usted entender el funcionamiento del nuevo sistema? SI_ NO_2. ¿La existencia de una página de preguntas frecuentes en un sitio web, genera inseguridad para los usuarios?SI_ NO_Las preguntas cerradas generan respuestas precisas;Ejemplo:¿Cuántos clientes posee la compañía?¿Cómo se llama el reporte que genera las








novedades del sistema?¿Cuáles son los proveedores de la compañía?¿Cuáles procesos de la compañía requieren de un nuevo sistema de información?

Hay preguntas cerradas que proporcionan varias opciones de respuesta, para que el entrevistado seleccione una. Ejemplo:¿Con que frecuencia realiza compras de su canasta familiar? • Una vez al mes• Cada 15 días• Una vez por semana• Varias veces por semana• Todos los días

Estructura de una EntrevistaSegún Kendall (2011), en una entrevista la forma de organizar las preguntas, determina su estructura. Hay tres tipos de estructuras; estructura de pirámide, de embudo y de diamante.

Estructura de Pirámide Es una forma de organización de las preguntas de manera inductiva, es decir primero se realizan las preguntas más específicas y luego se llevan a cabo las más generales.Ejemplo:

En el Diagrama 3 se observa la estructura piramidal en la cual la pregunta inicial, aborda un aspecto específico del Sistema de Información que opera en

Diagrama 3. Entrevista con Estructura de Pirámide. Fuente propia.

el Departamento de producción y la pregunta final de tipo general aborda el conocimiento no solo de los alcances del sistema que allí se aplica, sino de los sistemas de la compañía en general. a)Estructura de EmbudoEs una forma de organización de las preguntas de manera deductiva, es decir primero se realizan las preguntas más generales y luego se llevan a cabo las más específicas.

Ejemplo:En el Diagrama 4 se observa la estructura de embudo, en la cual las preguntas iniciales son generales y pretenden sensibilizar al entrevistado

Diagrama 4. Entrevista con Estructura de Embudo. Fuente propia.

hacia la nueva estrategia de la compañía, para concretar en la última pregunta, un aspecto especifico logrado con su implementación.

Estructura de DiamanteEsta forma de organización de las preguntas combina las estructuras de pirámide y de embudo, es decir primero se realizan las preguntas específicas, que se generalizan en el tiempo intermedio de la entrevista, para concluir con preguntas específicas.



¿El sistema de producción

reporta las unidades defectuosas del pedido?

¿El sistema de retroalimenta otros sistemas de la compañía?

¿El sistema de información existentes facilitan la planificación de recursos de la compañía?

¿Cómo pueden los Sistemas de información contribuir al alcance de los objetivos estratégicos

de la compañía?

Pregunta Específica

Pregunta General

¿Qué es lo que más desean alcanzar las compañías con la implementación de nuevas

estrategias?

¿Porqué implemento la compañía con una nueva estrategia?

¿Cómo recibieron los clientes la nueva estrategia implementada

por la compañía?

¿Cuáles productos ganaron

posicionamiento con la nueva estrategia?

Pregunta General







Diagrama 6. Símbolos de los DFD. Basada en Leonardo Bermón Angarita (2014)

sirven para identificar entradas, salidas, procesos y relaciones con el exterior a nivel general y a nivel detallado (Bermón, s.f.), con lo cual se puede obtener una representación completa de la manera cómo opera la compañía, con los sistemas y flujos de información que posee. Entonces lo que se persigue con la elaboración de un DFD es:• Describir el contexto externo e interno del sistema, determinando lo que ocurre en cada área de la empresa que participa en el sistema. • Detallar los procesos a ser realizados.• Identificar los datos necesarios en cada proceso y que deben fluir a través del sistema.• Definir las rutas optimas que van a definir el sistema.

Para poder interpretar los DFD, es necesario comprender los símbolos que uti l iza para representar la relación de los datos, su flujo y transformación a través de los procesos: En el Diagrama 6 se observa una simbología que se utiliza en los Diagramas de Flujo de Datos y la cual tiene la siguiente interpretación:

Diagrama 5. Entrevista con Estructura de Diamante. Fuente propia.

El Diagrama 5 ilustra la forma en que el entrevistador puede trazar el hilo conductor de la entrevista iniciando con una pregunta específica, e ir distencionando al entrevistado con preguntas más generales hacia la mitad de la entrevista, para volver a retomar el tema al final, con lo cual puede concluir obteniendo datos concretos y precisos.

Diagrama de Flujo de Datos –DFD-

Los Diagramas de Flujo de Datos –DFD- son otra herramienta de análisis para la determinación de requerimientos de un sistema, proporcionan al analista a través de modelos gráficos, una visión general de las funciones y transformaciones de datos en toda la organización. Dichos diagramas



ENTIDAD EXTERNA

P1 PROCESO

ALMACÉN DE DATOS

FLUJO DE DATOS

Símbolo NombreDescripción, según Kybele (2013) y

Kendall (2011):Ejemplo basado

en Kendall

Puede representarse por medio de un circulo o un rectangulo ovalado en los bordes con una línea en la parte de arriba, donde se coloca el nivel o jerarquia del proceso.Los procesos representan una función que transforma los flujos de datos de entrada en uno o varios flujos de datos de salida. En el ejemplo adjunto 2.1 CREAR REGISTRO DE ESTUDIANTE, Iindic que cuando se capturan la información de un estudiante, el proceso se encarga de crear un registro de datos, con lo cual el sistema lo va a identificar en cualquier transacción que se realice entro del sistema. Este proceso es un subsistema de otro de mayor nivel (2), que podría ser el proceso de MATRICULA DE UN ESTUDIANTE.

Representan la fuente y/o el destino de la información del sistema, por ejemplo: departamentos, personas, organizaciones, otros sistemas. Está fuera o en los extremos del diagrama de flujo e interactúa con él. Se le coloca un nombre, que es un sustantivo, por ejemplo ESTUDIANTE

ENTIDAD EXTERNA

PROCESO

EST

EAR

CR2.1

EARREGISTRO

CR

2



Pregunta General

¿Cuáles ventajas y desventajas cree que ha servido para su compañía la

implementación la estrategia de negocio en línea?

¿Cuáles productos registran el mayor número de visitas al

mes?

¿Cuáles cree que son las principales barreras que enfrentan las compañías al implementar un negocio

en línea?

¿La implementación del negocio en linea aumento las ventas de algún

producto de la compañía?

¿Puede detectar las preferencias de sus clientes con la estrategia de

negocio en línea?

¿Cómo cree que la implementación de un negocio en línea puede cambiar una compañía?




Cuadro 4. Descripción de los Símbolos de un Diagrama de Flujo de Datos –DFD- Adaptado de

Kybele (2013) y kendall (2011).

Normas de Elaboración de un DFD Las nomas o reglas para la elaboración de un DFD son necesarias para la utilización correcta de los símbolos, puesto que estos describen las operaciones y secuencias requeridas para solucionar un problema en la organización:

•Se deben utilizar los componentes del DFD que describieron en el apartado anterior, es decir Entidades externas, Procesos, Flujos de datos, Almacenes.•Cada símbolo o elemento debe tener asociado un nombre o etiqueta.•Las entidades externas están en los extremos del

diagrama.•Cuando una entidad externa provee datos al sistema, debe existir un flujo de datos saliendo de la entidad y cuando una entidad externa recibe datos del sistema, debe existir un flujo de datos que proviene del sistema y termina en la entidad externa.•Las entidades externas no deben conectarse entre s í , a u n q u e s e c o m u n i q u e n d e m a n e r a independiente.•Los procesos y los almacenes de datos no pueden poseer solo flujos de entrada o de salida, sino los dos. •El proceso principal debe llevar el nombre del sistema de información por ejemplo SISTEMA DE MATRICULA DE ESTUDIANTES, si hay un proceso que actúe como subsistema del principal, se puede llamar como por ejemplo SUBSISTEMA DE REGISTRO. Al existir subsistemas más detallados pueden nombrarse con una combinación de verbo-sustantivo-adjetivo; donde el verbo describe el tipo de actividad, el sustantivo indica el resultado del proceso y el adjetivo la salida especi f ica que se produce, por e jemplo: C A L C U L A R - D E S C U E N T O – P A G O ESTUDIANTE, ACTIVAR –FECHA – CIERRE MATRICULA, REGITRAR – ESTUDIANTE – MATRICULADO.•Los procesos deben estar identificados con un número que indique su nivel o jerarquía dentro del sistema, por ejemplo el proceso principal es el 1. SISTEMA DE MATRICULA DE ESTUDIANTES. E l subs is tema ser ía 1 .1 R E G I S T R O D E ESTUDIANTES.•Se debe Iniciar la construcción del DFD por las entidades externas de origen y terminar con las entidades externas de Destino (de salida). •Iniciar la construcción del DFD y los flujos de datos, desde el lado izquierdo del sistema, hacia el lado derecho para hacer más fácil la lectura del sistema.•Un almacén de datos debe estar conectado con por lo menos un proceso y debe poderse identificar con un número de referencia, por ejemplo: A1, A2, A3.

Los modelos de DFD, se pueden elaborar con diferentes niveles de profundidad, es decir, a medida que se desglosen, se detallen más los procesos:



Símbolo NombreDescripción, según Kybele (2013) y

Kendall (2011):Ejemplo basado

en Kendall

Representan los datos que fluyen entre los componentes del DFD, es su medio de conexión. Los datos viajan de una parte del sistema a otra. Por ejemplo: los datos del estudiante fluyen hacia el sistema. El nombre dado al flujo es un sustantivo, ya que registra el flujo de datos de personas, lugares o cosas.

Representan datos almacenados en forma de archivos o bases de datos. Por ejemplo: un archivo maestro de estudiantes. El nombre dado a los almacenes es un sustantivo, ya que almacena información de personas, lugares o cosas y poseen un código o número de referencia único. Por ejemplo A1 ARCHIVO MAESTRO DE ESTUDIANTES

FLUJOS DE DATOS

INFORMACIÓN/NUEVO

ARCHIVO MAESTRO DE ESTUDIANTES

ALMACÉN DE DATOS




Tipos de Diagramas

Diagrama de Contexto o de nivel 0 El cual permite visualizar el sistema principal y su contexto. Es el diagrama de flujo de datos general formado por un solo proceso. Las entidades externas al sistema, compuestas por las fuentes ( e n t r a d a s ) y l o s d e s t i n o s ( s a l i d a s ) , s e interrelacionan con el proceso, delimitan el sistema y su entorno.

Ejemplo:

Siguiente Nivel del Diagrama 0 Permite visualizar más de un proceso, es el nivel 0 expandido, lo recomendable según Kendall (2011), es que se incluyan hasta nueve procesos en un diagrama, de lo contrario se vuelve compleja su lectura y comprensión.

Diagrama 7. DFD de Nivel 0. Fuente: Kendall, K.E. & Kendall, J.E. (2011)

Diagrama 8. DFD siguiente del Nivel 0. Fuente: Kendall, K.E. & Kendall, J.E. (2011)

El Diagrama 7 representa un modelo o diagrama de Flujo de Datos de nivel 0 o de contexto en el cual las entidades externas se visualizan como Entidad 1, Entidad 2 o datos de entrada y como Entidad 3 o datos que emergen producto del proceso que ejecuta el sistema, los flujos de datos Entrada A, Entrada B, Salida C. El proceso con el número 0, representa a todo el sistema.

En el Diagrama 8 se observa un DFD en el cual el



En el Diagrama 8 se observa un DFD en el cual el proceso 0, que representaba todo el sistema en el Diagrama 9, se ha expandido en cuatro procesos que muestran más en detalle el funcionamiento del sistema anterior: 1-Proceso general AAA, 2-Proceso general BBB, 3-Proceso general CCC, 4- Proceso general DDD. Las entidades externas son las mismas, se observan los flujos de datos al interior del sistema; Flujo de datos B, Flujo de datos C, Flujo de datos D, Registro A, Registro E. Se observan dos almacenes de datos: D1–Almacén de datos 1, D2–Almacén de datos 2.

Diagrama HijoCuando un proceso se expande en otros que dependen de él se le llama diagrama hijo. Lo que debe cumplir este diagrama es que un proceso hijo no puede recibir entradas y producir salidas que el proceso padre no haya recibido o producido antes, es decir los datos que entren o salgan del proceso padre deben reflejarse como entrantes o salientes

Entidad 1

Entidad 3

Entrada A

Entrada B

Salida C

Nombre del sistema

Entidad 2

0

Entidad 1

Entidad 3

Entidad 2 Proceso

general CCC

3

Almacén de datos 1D1 Almacén de datos 2D2

Entrada A

Entrada B

Salida CFlujo de datos B

Flujo de datos D

Flujo de datos C

Registro A

Registro A

Registro E

Registro E

Proceso general

AAA

1

Proceso general

BBB

2

Proceso general

DDD

4




Diagrama 9. DFD hijo. Fuente: Kendall, K.E. & Kendall, J.E. (2011).

En el Diagrama 9. Se observa la regla explicada anteriormente, el proceso padre es: 3-Proceso general CCC, cuya entrada de datos es Entrada B, los procesos hijos 3.1-Proceso detallado XXX, 3.2-Proceso detallado YYY, cuya entrada de los datos es Entrada B.

Tipos de Relaciones

Diagrama de Entidad Relación (E-R)El analista también puede determinar el alcance de un sistema y definir sus límites mediante un Diagrama de Entidad-Relación (E-R). Como se vio antes las entidades pueden ser departamentos, áreas organizacionales, personas, lugares o cosas que finalmente se traducen en el sistema como archivos y una relación es la manera como interaccionan las entidades (kendall, 2011).El diagrama E-R, es la estructura sobre la cual se define como se relacionan y almacenan todos los datos en el sistema. A continuación se describen las diferentes relaciones, en el cual la forma de la línea que las une, indica el tipo de relación:

•Relación Uno – Uno (1:1) :

La relación Empleado-Oficina es de tipo uno-uno (1:1), es decir un empleado se asigna a una oficina y una oficina es ocupada por un empleado.

• Relación Uno – Muchos (1:M):

La relación Aeronave de carga – Centro de Distribución es de tipo uno – muchos (1: M), es decir una Aeronave de carga servirá a uno o varios Centros de distribución y uno o varios Centros de distribución son servidos por una Aeronave de carga.• Relación Uno - Cero – Muchos (1:0:M):

La relación Analista de Sistemas – Proyecto, es de tipo uno – cero – muchos (1:0: M), lo cual significa que un Analista de Sistemas se puede asignar a cero 0 o varios proyectos y varios o ningún proyecto se pueden asignar a un analista.

Diagrama 10. Relación (1-1). Fuente: Kendall, K.E. & Kendall, J.E. (2011)

Diagrama 11. Relación (1: M). Fuente: Kendall, K.E. & Kendall, J.E. (2011)

Diagrama 12. Relación (1:0: M). Fuente: Kendall, K.E. & Kendall, J.E. (2011)



en el diagrama hijo. El diagrama hijo recibe el mismo número que el proceso padre, pero como dependiente de él, por ejemplo el proceso padre es 3. , entonces en el diagrama hijo los subprocesos serán 3.1, 3.2, 3.3.

Registro A

Entidad 2

Entrada B

Entrada B Re

gis

tro

de

tr

an

sa

cc

ion

es

Re

gis

tro

de

tr

an

sa

cc

ion

es

1

Flujo de datos D

Proceso general

CCC

3

Proceso general

DDD

4

Proceso detallado

XXX

3.1

Proceso detallado

YYY

3.1

Almacén de transacciones 1

D5

Flujo de datos del proceso padre al diagrama hijo debe coincidir.

Almacén de datos 1D1

Empleado Oficinase asigna a

es ocupada por

Aeronave de carga

Centro de distribución

servirá a

es servido por

Analista de sistemas

Proyectoes asignado a

será desarrollado por




• Relación Uno – Cero – Uno (1:0:1):

La relación Maquina-Mantenimiento programado es una relación de tipo (1:0:1), es decir una Maquina puede o no tener un mantenimiento programado, o un mantenimiento o ninguno se pueden programar a una máquina.

• Relación Uno – Muchos – Uno – Muchos (1:M:1:M):

La relación Vendedor – Cliente, es de tipo muchos a muchos (1: M: 1: M), es decir que uno o varios Vendedores se asignan a uno o varios Clientes, o varios Clientes o uno son llamados por varios Vendedores o un vendedor.

• Relación Uno – Cero – Muchos (1:0:1:M):

La relación Oficina principal – Empleado, es de tipo uno-cero-muchos (1:0:1: M), es decir una Oficina principal o ninguna tiene uno o varios Empleados, o varios Empleados o uno se asignan a una o ninguna

Diagrama 13. Relación (1:0:1). Fuente: Kendall, K.E. & Kendall, J.E. (2011)

Diagrama 14. Relación (1: M: 1: M). Fuente: Kendall, K.E. & Kendall, J.E. (2011)

Diagrama 15. Relación (1:0:1: M). Fuente: Kendall, K.E. & Kendall, J.E. (2011)

Oficina principal.

• Relación Muchos – Muchos (M:M):

La relación Pasajeros – Destinos, es de tipo muchos a muchos (M: M), es decir varios Pasajeros van a volar a varios destinos, o varios Destinos serán visitados por varios Pasajeros. Lo anterior no necesariamente lo maneja el analista, se presenta a manera de información para comprender mejor la labor del diseñador cuando lee los diagramas de flujo de datos para desarrollar las bases de datos del sistema de información, puesto que una relación se traduce en términos de archivos que contienen campos o elementos de las entidades. Por ejemplo en la relación Estudiante graduado – Tesis, de tipo uno-uno (1:1): puede expresarse en términos de tablas de una base de datos de estudiante, que el diseñador tendrá en cuenta para programar, de la siguiente manera:

Diagrama 16. Relación (M: M). Fuente: Kendall, K.E. & Kendall, J.E. (2011)

Diagrama 17. Diagramas de E-R (1:1) Elaboración propia.

Diagrama18. Diagramas de E-R, Estudiante graduado-esis, expresado en tablas.

Fuente: Kendall, K.E. & Kendall, J.E. (2011)



Máquina Mantenimiento programado

esta bajo

se está realizando

Vendedor Clientees asignado a

es llamado por

Oficina pricipal Empleadotiene

se asigna a

Oficina principal Empleadotiene

se asigna a

Estudiante graduado

Tesis

Estudiante graduado Tesis

1

tiene

1

- numeroEstudiante - creditosCompletados- calificacionPromedio- departamento- especialidad-numeroTesis-consejero

- numeroEstudiante - creditosCompletados- calificacionPromedio- departamento- especialidad-numeroTesis-consejero




En el Diagrama 18, se observa los archivos con los campos que requiere el programador para establecer las relaciones en el sistema de información, cada campo identifica a la entidad completamente y la relaciona con la otra; por ejemplo el número Estudiante tiene un numero Tesis.

También el analista deberá poder interpretar un Diagrama de flujo de Datos que en el proceso de levantar la información, haya encontrado ya sea realizado por un analista o en otro momento y el cual sirva como referente para un nuevo sistema. A continuación se presenta un ejemplo:

Diagrama 19. DFD de un Sistema de Información de Nómina. Fuente: Kendall, K.E. & Kendall, J.E. (2011)



Empleado

Crear registro de tiempo de

empleado

1

Calcular sueldo bruto

2

Calcular monto de retención

3

Calcular sueldo neto

4

Crear archivo de

reconciliación de cheques

6

Imprimir cheque de empleado

5

Archivo tiempo de empleado

D2

Archivo maestro de empleadosD1 Tablas de retenciónD4

Reconciliación de cheques

D3

Archivo maestro de empleados

D1

Registro de tiempo de empleados



Registro de empleado

Número de dependencia

Sueldo bruto

Sueldo bruto

Sueldo bruto

Sueldo bruto

Tasas de retención

Monto de retención

Monto de retención

Registro de reconciliación de cheques

Sueldo neto

Información de cheque de pago

Cheque de pago de empleado


Empleado






El Diagrama 19, muestra un Sistema de Información de Nómina, que para su comprens ión e interpretación debe leerse de izquierda a derecha y de arriba abajo. Por la entidad externa o empleado entran los datos de las horas trabajas por el empleado en el periodo a liquidar, este flujo de datos, ingresa al proceso 1-Crear registro de tiempo del empleado, cuya función es generar información que permite asociar la actividad del empleado dentro del sistema para ser almacenada de manera temporal en el archivo D2-Archivo de tiempo de empleados, información que ingresará al proceso 2-calcular sueldo bruto, el cual es realimentado por D1- Archivo maestro de empleados, que es donde se encuentra toda la información concerniente al empleado y del cual extrae la información de Número de dependientes , o descuentos por salud, pensión u otros descuentos por créditos de libranza. La información anterior ingresa al proceso 3-Calcular monto de retención, proceso que consulta al almacén de D4-Tablas de retención, las tasas correspondiente al descuento que debe aplicarse en este proceso. Después de obtener la anterior información se procede, los datos Sueldo bruto y Monto de retención, ingresan al proceso 4-Calcular sueldo neto, el cual realizará las deducciones a cada empleado sobre el sueldo bruto calculado anteriormente, para obtener el sueldo neto del empleado. Posteriormente el sistema mediante el proceso 5-Imprimir cheque del empleado, hará la impresión del cheque con el monto a pagar al empleado junto con la información del sueldo bruto, y los descuentos aplicados, para ellos deberá consultar al archivo D1-Archivo Maestro de empleados, todos los personales del empleado para asociarlos con el pago del cheque que se imprimirá. El cheque de pago de empleado, es emitido y entregado el EMPLEADO. La Información de pago del empleado ingresa al proceso 6-Crear archivo de reconciliación de cheques , e l cua l conc i l iará la chequera actualizando los saldos y generará el Registro de reconciliación de cheques, con el nuevo saldo que se almacenará en el almacén D3-Reconciliación de Cheques. En síntesis los DFD, permiten al analista

comprender mejor como fluyen los datos en la organización, los sistemas y los subsistemas y la manera como se interrelacionan. El analista extrae de los usuarios toda la información necesaria para modelar el sistema de información a través de entrevistas, documentos y formatos que él mismo diseña para poder comprender e interpretar el funcionamiento de los procesos y poder proponer el nuevo sistema. Es necesario primero hacer un diagrama de contexto que muestre el panorama general del sistema de Información y después desglosarlo en los diferentes procesos que mostraran con más detalle la forma en que operará el s istema en las di ferentes áreas de la organización.

Elaboración de la PropuestaEl analista deberá presentar un informe a la gerencia en el que demuestre el estudio realizado, la viabilidad del proyecto y la o las alternativa de solución, con los costos, en los que puede incurrir la compañía para llevar a cabo el proyecto. Un ejemplo de lo que se puede incluir es el siguiente:a. Carta de presentación de la propuesta a los gerentes b. Portada donde se incluye el nombre del proyecto, el autor y los participantesc. Índice o tabla de contenidod. Descripción del estudio realizado, incluyendo el cronograma de actividades y tiempos invertidos, fuentes consultadas; documentos, participantes internos y externos.e. Alternativa de solución con el diagrama del flujo de datosf. Estimación de costos de TI, personal, paquetes de software, alternativa de outsourcing.g. Cronogramas de diseño, pruebas, puesta en marcha y mantenimiento del sistema.h. Conclusiones y recomendacionesi. Anexos: Si fueron utilizados, documentos que soportan el estudio.

La anterior es tan solo una forma de presentación del estudio, el analista podrá incluir los aspectos que considere necesarios y que le dan soporte a su propuesta y utilizar el formato más conveniente para






para cumplir para cumplir con el objetivo. El diseñador detalla las especificaciones que ha de tener el nuevo sistema: en general el diseño se inicia por definir las salidas es decir hacia donde queremos llegar con el sistema, definiendo los medios que se han de utilizar para ello como por e j emp lo imp reso ras , pan ta l l a s , aud ios , posteriormente se desarrollaran las entradas requeridas para alcanzar las salidas propuestas y que permitirán la captura de los datos que van a ingresar al sistema como por ejemplo formularios de registro y pantallas de captura y que tendrán. Con base al DFD entregado por el analista, el diseñador e laborará los d icc ionar ios de datos que determinaran la lógica de los procesos a desarrollar en un lenguaje de programación y organizar los archivos y almacenes de datos definidos en el análisis.

Observe el diagrama:

Diagrama 20. Diseño de Sistemas Ejemplos basados Fuente: Kendall, K.E. & Kendall, J.E. (2011)

transmitir de manera clara lo que mejor le convenga a la compañía. Los encargados de tomar las decisiones son los que recibirán esta información y con los cuales se entenderá en analista, para cualquier tipo de aclaración o ampliación de manera presencial de lo consignado en la propuesta.En cuanto a las alternativas de paquetes de software el analista debe tener claro cuales existen en el mercado o los lenguajes de programación que se pueden utilizar para el desarrollo si el área de sistemas de la organización se va a encargar de llevar a cabo el proyecto. Igualmente tendrá que hacer un sondeo de las compañías que ofrecen los servicios de aplicaciones a la medida, es decir el desarrollo de programas de acuerdo a las necesidades de la compañía, es decir la modalidad outsourcing.

Diseño de sistemas

Según Laudon & Laudon (2012) el analista de sistemas describe lo que debería hacer un sistema

2. Diseño de Sistemas

2.1. Diseño de Salidas

2.2. Diseño de Entradas

2.3. Diseño de los procesos

Artículo + Número+Descripción+Costo + Precio +Cantidad en existencia+Cantidad en pedido+Punto para reabastecer+Ventas mensuales+Ventas del año a la fecha

INFORME DE ANÁLISIS DE VENTAS

DESCRIPCIÓNDEL ARTÍCULO

VENTASTOTALES

AGREGAR CLIENTE

NÚMERO XXXXXXX

NOMBRECALLECIUDADESTADOOP

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

zz.zzzzz.zzzzz.zzzzz.zzzzz.zzzzz.zzzzz.zzz

DICCIONARIO DE DATOS

Organización de Archivos

DATOS_CLIENTE

N. CLIENTENOMBRE_CLIENTE

DIRECCIÓN_CLIENTECORREO_CLIENTEPEDIDO_CLIENTE

2. Diseño de Sistemas

2.1. Diseño de Salidas

2.2. Diseño de Entradas

2.3. Diseño de los procesos

Artículo + Número+Descripción+Costo + Precio +Cantidad en existencia+Cantidad en pedido+Punto para reabastecer+Ventas mensuales+Ventas del año a la fecha

INFORME DE ANÁLISIS DE VENTAS

DESCRIPCIÓNDEL ARTÍCULO

VENTASTOTALES

AGREGAR CLIENTE

NÚMERO XXXXXXX

NOMBRECALLECIUDADESTADOOP

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

zz.zzzzz.zzzzz.zzzzz.zzzzz.zzzzz.zzzzz.zzz

DICCIONARIO DE DATOS

Organización de Archivos

DATOS_CLIENTE

N. CLIENTENOMBRE_CLIENTE

DIRECCIÓN_CLIENTECORREO_CLIENTEPEDIDO_CLIENTE






Diseño de las SalidasCon base en los requerimientos determinados por el analista, el diseñador procederá a especificar las salidas del sistema de tal manera que proporcionen a los usuarios la información que están buscando. El contenido de la salida está relacionada con el medio utilizado para ella, por ejemplo si la información obtenida es para uso de la organización, se considera que es una salida interna y el medio para obtenerla puede ser la intranet. Recordemos que una intranet es una red

de ordenadores privados que utilizan como tecnología la internet para compartir dentro de una organización, parte de sus sistemas de información y sus sistemas operacionales (U.G.C 2014). Si la salida tiene que ver con los clientes, proveedores y distribuidores, se dice que es una salida de tipo externa, y lo más conveniente es utilizar la impresora, ya que los documentos que se generan pueden ser facturas, cheques, informes e infinidad de comunicaciones. A continuación se describen los medios utilizados:

Cuadro 5. Medios de salida de un sistema. Elaboración propia

Medio de salida

Este tipo de salida es conveniente en muchos casos, puesto que el usuario puede visualizar en línea la información que le interesa y concierne a la compañía. Los e-mails comunican de manera inmediata cualquier aspecto interno y externo a la organización. Los sitios web proporcionan interactividad con el usuario, puesto que puede recorrer la información, picando en las opciones de menú que le ofrece la página. Los blogs son medios divulgativos en los cuales el usuario puede leer, observar y comentar lo que está consignado allí, luego también poseen interactividad. Las fuentes RSS son canales de información en línea que sirven para mantener informado al usuario de temas varios, que le competen a la compañía como el comportamiento de los mercados, las divisas y las tasas; aspectos que influyen en la economía de la organización.

Impresora

Pantalla

Audio

Memorias CD - ROM, USB

E-mail, sitio web, blog o fuentes RSS

Descripción

Dispositivo para generar pequeños y grandes volúmenes de información, utilizada para imprimir reportes, informes, facturas, cheques y comunicaciones de todo tipo en la organización.

La información generada en los procesos puede visualizarse en la pantalla del PC, de tal forma que si nos es la adecuada se pueda reprocesar y volver a generar, esto ahorra recursos de papel en la organización.

Se requiere de audífonos, para no interferir con otras actividades en el caso de áreas de la organización. Se utiliza mucho en programas de capacitación, monitoreo de procesos que requieren de alertas de advertencia, o en otras actividades muy específicas de la organización.

La salida puede ser un medio de almacenamiento extraíble que sea de portabilidad para el usuario.






Diseño de las EntradasLa calidad de la salida del sistema, depende de una buena entrada al mismo, por eso los instrumentos que se diseñen son de vital importancia para lograr los objetivos del sistema. Las entradas se diseñan a través de formularios que capturan y registran los datos de los usuarios internos y externos a la compañía. Pueden diligenciarse de manera impresa o digital colocados en un sitio web, luego en este caso la pantalla es un medio para realizar la entrada. Los formularios sirven para capturar y registrar la información que va a ser procesada, almacenada y recuperada posteriormente por la organización,

Diseño de los procesosLos procesos son los encargados de transformar los

datos que ingresan al sistema en información útil para la compañía, el diseñador elabora un diccionario de datos como complemento del Diagrama de Flujo de Datos elaborado en la fase de análisis, el cual le permitirá el desarrollo de los procesos, las entradas, las salidas y la organización de los archivos y las bases de datos, de manera más e f i c ien te a l fac i l i ta r la comprens ión de l funcionamiento del sistema.

Diccionario de DatosEl diccionario de datos es un método utilizado para especificar el flujo de los datos dentro del sistema, de las entradas, las salidas y los procesos. Esta herramienta ayuda a comprender como fluyen los datos a través del sistema. Observe el diagrama:

Diagrama 21. Diccionario de datos. Fuente: Kendall, K.E. & Kendall, J.E. (2011).

En el Diagrama 21 se observa un fragmento de un DFD del pago de nómina a un empleado, al lado derecho del diagrama se encuentra el contenido del diccionario para cada flujo de datos. El diccionario muestra de manera estructurada los datos que fluyen en el sistema representados en el diagrama en las flechas; por ejemplo:

Registro de empleado está compuesto por: Número de empleado, Información personal, Información de salario, información de sueldo actual, Información del año a la fecha. El flujo de datos se representa mediante una expresión algebraica: Registro de empleado = Número de empleado +

Flujo de datos Estructura de datos

Producir cheque de nómina de empleado

5

Empleado

Archivo de tiempo de empleados

D2

Archivo maestro de empleados

D1

Reg

istr

o

de e

mp

lead

o

Registro de archivo de tiempo

Cheque de nómina de empleado


Registro de archivo de tiempo

Cheque de nómina de empleado

Número de empleado +Información personal +Información de salario +Información de sueldo actual +Información del año a la fecha

Número de empleado +Nombre de empleado +Horas trabajadas

Número de empleado +Nombre de empleado +Dirección +Montos de pago actuales + Otras de año pasado






Información personal + Información de salario + información de sueldo actual + (Información del año a la fecha)Los símbolos tienen significado:= “está compuesto de”+ “y”( ) “dato opcional”.

Los diccionarios describen entonces, la información que fluye por el sistema, dejándole claro al diseñador los datos que necesita el sistema de información.

Organización de los archivosEs el diseño de las bases de datos, los datos deben estar disponibles cuando el usuario desee utilizarlos, por eso el diseño de las bases de datos es importante porque asegura la eficiencia en el almacenamiento, la actualización y la recuperación de los mismos. Las bases de datos obedecen a la relación de los datos vista anteriormente en los diagramas de Entidad – Relación (E-R):

Diagrama 22. Diseño de Bases de Datos. Fuente: Kendall, K.E. & Kendall, J.E. (2011)

En el Diagrama 22, se observa la base de Datos de Médicos; donde se visualizan los campos: Nombre-médico, Dirección-médico, Teléfono-médico, Especialidad y respectivamente los datos para la base de Datos Paciente. Las anteriores se llaman bases de datos relacionales, dada primero por su relación (1: M); un médico atiende varios pacientes y segundo porque no hay duplicidad de información, es decir en cada una hay datos únicos. Desarrollo de programas

Las especificaciones que se prepararon durante el diseño, se traducen en programas desarrollados en un lenguaje de código o software el cual ejecuta las entradas, procesos, almacenes de datos y salidas. En la actual idad muchas organizaciones subcontratan firmas que desarrollan software de acuerdo a los requerimientos y necesidades de información para cada compañía. Esta fase la puede desarrollar un analista que tenga las bases y conocimientos para el desarrollo de programas, generalmente cuando son ingenieros de sistemas, pero nuestro propósito no es abarcar esta rama del saber, sino solamente echar un vistazo de las actividades que se realizan en esta etapa. El desarrollador debe documentar el nuevo sistema con manuales de procedimientos -si es una página Web, una ayuda en línea y preguntas frecuentes (FAQ)-. que le indiquen al usuario como utilizar el software y que debe hacer en caso de que ocurran problemas. Los desarrolladores deben diseñan, codificar y eliminar los errores. El desarrollador traduce el diagrama de flujo suministrado y la información de los diccionarios de datos para escribir el programa en un el lenguaje de programación; al programa terminado se le llama programa fuente. El programa fuente debe depurarse para dejarlo libre de errores de escritura o en sus términos; libre de errores de sintaxis, el siguiente paso es introducir el programa fuente en la memoria de la computadora para que esta a través del proceso de compilación, convierta el programa fuente en un programa que la maquina interprete, llamado programa objeto. El programa objeto pasa por un proceso de conversión a un programa

Médico

Paciente

(Nombre-médico,Dirección-médico,Teléfono-médico,

Especialidad)

(Nombre-paciente,Dirección-paciente,Teléfono-paciente,

Fecha-primera-visita)

es atendido por atiende






Diagrama 23. Desarrollo de programas. Fuente propia

Diagrama 24. Desarrollo de programas. Fuente propia

ejecutable para que realice los procesos y obtener resultados. Observe el diagrama:

En el Diagrama 23, se observan las actividades de escritura del programa para obtener el programa fuente, la conversión del programa a un lenguaje que entienda la computadora o programa fuente y la conversión de éste a un programa que ejecute las funciones para el cual fue desarrollado.

Prueba y puesta en marcha del nuevo sistema

Antes de utilizar el sistema se debe poner a prueba su funcionamiento para detectar si cumple con lo que se esperaba de él, de acuerdo a lo que se planteó como propuesta de solución. Las pruebas las realizan primero los programadores solos, después los analistas y por último los usuarios que van a operar el sistema con datos reales. El tiempo determinado para esto se debe haber planificado en la propuesta del analista y aprobado por la gerencia junto con la firma o el área de sistemas. Antes de la puesta en marcha los usuarios deben ser capacitados y entrenados para operar el nuevo sistema, actividad que también deberá ser planificada en la propuesta que entrega el analista. En esta fase, el sistema estará en evaluación permanente por parte del analista, los usuarios, los diseñadores y desarrolladores los cuales podrán

verificar y comparar que lo planeado está cumpliendo con lo ejecutado. Los reportes que arroje el nuevo sistema mostraran si los objetivos iniciales se están llevando a cabo, si no es así se realizarán los ajustes y modificaciones con el desarrollador del sistema para dejarlo a punto. Observe el diagrama:

En el Diagrama 24, se observa que la evaluación del sistema está presente en todo el proceso, inclusive en la capacitación que se le brinda al usuario, ya que dependiendo de una buena inducción se le dará un buen uso al sistema, permitiendo esto que los usuarios sean los mejores evaluadores del buen funcionamiento del mismo.

Mantenimiento del sistema

Después de que el sistema ha alcanzado estabilidad y se ha acoplado a las necesidades de los usuarios, es necesario optimizarlo en tiempos de respuesta, procesos y nuevos requerimientos de acuerdo al c rec imiento de la compañía. Esta fase generalmente implica nuevos programas que los desarrol ladores deben incorporar para el mejoramiento del sistema que está operando. Esta etapa dura todo el ciclo de vida del sistema de información y se convierte en una labor de rutina del desarrollador quien deberá estar haciendo actualizaciones constantemente para que el sistema no caiga en desuso. Los continuos cambios

3.3. Programa compilado o

Programa Objetivo

Elaboración de la Documentación

para los usuarios del sistema

3. Desarrollo de programas

3.1. Desarrollo delprograma fuente

3.2. Compilar el programa fuente

3.4. Conversión del programa objeto

a un programa ejecutable

4.3. Pruebas con el analista

Evaluación del sistema

4. Prueba y puesta en marcha del nuevo sistema

4.1. Capacitación de los usuarios

4.2. Pruebas con los

programadores

4.4. Prueba con los usuarios






en la organización y en la tecnología obligan a las compañías a tener un mantenimiento casi permanente para satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos. De lo anterior se desprende que existen varios tipos de mantenimiento:

•Mantenimiento Correctivo: corrige los problemas del sistema, detectados en su funcionamiento.

•Mantenimiento específico: adapta características nuevas al sistema dependiendo de los cambios en los procedimientos de la organización; por ejemplo cuando se crean nuevos productos y se necesita otra codificación.

•Mantenimiento para mejoras: mejora el desempeño del s istema, creando nuevas características o mejorando las ya existentes.

•Mantenimiento Preventivo: Es la realización de mejoras al sistema sin esperar que se necesite cambiar las características del mismo. Por ejemplo cuando se avecinan nuevas reformas tributarias, hacer los cambios en el sistema que permitan prevenir errores posteriores.

Diagrama 25. Mantenimiento del Sistema. Fuente propia

En el Diagrama 25, se observa que en esta etapa se detectan y depuran los errores que se han detectado en el funcionamiento del sistema, generalmente se visualizan en la salida de información, cuando se analizan los resultados de la operación y se compara con lo que debería arrojar el sistema. Una vez corregidos los errores, se analizan las mejoras y actualizaciones que se deben implementar para que el sistema no caiga en desuso y permanezca vigente en el tiempo hasta que se decida implementar uno nuevo de acuerdo a las necesidades de la organización.

5.3. Se verifica la depuración de errores en el

sistema

5. Mantenimiento del sistema

5.1. Se detectan errores en el

sistema

5.5. Implementan las mejoras y

actualizaciones.

5.2. El sistema se depura mediante la corrección de

errores.

5.4. Se realizan mejoras y

actualizaciones en el sistema mediante

solicitud.

Referencias

Bermón A.L (2014). Análisis y diseño de sistemas de información. Facultad de Administración. Universidad Nacional de Colombia. [Documento en línea]. Recuperado de http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4060030/

Cerda, H. (1991). Capítulo 7. Medios, Instrumentos, Técnicas y Métodos en la Recolección de Datos e Información. Los elementos de la investigación. Recuperado de http://postgrado.una.edu.ve/metodologia2/paginas/cerda7.pdf

Kendall, K.E. y Kendall, J.E. (2011). Análisis y Diseño de Sistemas. (8ª ed.). México: Pearson Educación.

Kybele, U. (2011). Sistemas de Información. Tema 5: Análisis y Diseño de los Sistemas de Información. Recuperado de http://www.kybele.etsii.urjc.es/docencia/SI/2012-2013/Material/[SI-2010-11]Tema5_SI.pdf

Kybele, U. (2013). Análisis e Ingeniería de Requisitos. Seminario “Técnicas de Análisis Estructurado”. Universidad Rey Juan Carlos. Recuperado de http://www.kybele.etsii.urjc.es/docencia/AIR_GIS_M/2012-2013/Material/[AIR-2012-2013]AnalisisEstucturado.pdf

Laudon, K.C. Y Laudon, J.P. (2012). Sistemas de Información Gerencial. (12ª ed.). México: Editorial Pearson.

Ledezma Fuentes, L. E. (2010). Sistemas de Información. Contribuciones del Instituto Nacional de Investigaciones Nucleares al avance de la ciencia y la Tecnología en México, 35, 573-583. Recuperado de http://www.inin.gob.mx/documentos/publicaciones/contridelinin/Cap%C3%ADtulo%2035.pdf

Universidad la Gran Colombia (2014) Intranet UGC. [página web Recuperado en junio del 2014 de http://intranet.ugc.edu.co/



de Información Gerencial

Teoría de Sistemas Lectura de estudio


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módulo 2 - ucundinamarca

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