Vinkkejä riistanhoitoyhdistyksen mediaviestintään

MEDIAOPAS

2 3

Hyvin hoidettu viestintä on oleellinen osa yhdistyksen toimintaa. Siihen kuuluu sujuva tiedonkulku jäsenille ja jäseniltä yhdistykselle, mutta myös ulkopuolisten tahojen huomioon-ottaminen.

Tämä pieni opas keskittyy erityisesti median kanssa toimimiseen. Median kautta laajemmat joukot saavat tietoa siitä, mitä me teemme, ja siten saamme asiallemme enemmän ymmärrystä.

Kun näymme mediassa oikealla tavalla, saamme yhdistyksen näkemystä esiin ja lisäämme tunnettuutta

suurempaa vaikuttavuutta asiallemmeparempaa mainetta paikallisympäristössämme ja siten lisää hyväksyttävyyttä vahvempaa yhteenkuuluvuutta metsästäjien keskuudessa vakuuttavuutta olemassaolomme perusteeksi ja esimerkiksi toimintarahoituksen varmistamiseksi

SISÄLTÖ

1. Mihin yhdistys tarvitsee mediaa

2. Pääviesti kertoo asian ytimen

3. Miten luodaan yhteys mediaan

4. Kun soitat toimittajalle

5. Kun toimittaja soittaa sinulle

6. Haastattelu

7. Mitä jutullesi tapahtuu

8. Hyödyllisiä osoitteita

Toimittanut: Marja Martikainen

Layout: Ilkka Eskola

Painopaikka: Hansaprint 2013

Julkaisija: Suomen riistakeskus Fantsintie 13-14 00890 Helsinki www.riista.fi

1. Mihin yhdistys tarvitsee mediaa

Vinkkejä riistanhoitoyhdistyksen mediaviestintään

MEDIAOPAS

4 5

Pääviestiä on aina hyvä käyttää kun ollaan yhteydessä mediaan riippumatta siitä, millainen asia on kerrottavana. Pääviestillä tarkoitetaan lausetta, joka tiivistää olennaisen ymmärrettävästi.

Esimerkiksi:

alueen metsästäjämäärä on noussut, joten metsästyksen jatkuvuus on turvattuenemmistö suomalaisista suhtautuu metsästykseen myönteisestiyhä useampi nainen suorittaa metsästyskortinsinisorsakanta on kääntynyt nousuun

On monta asiaa ja tapahtumaa, joista kannattaa kertoa muillekin kuin omille jäsenille.

Viestintä on hyvä suunnitella vuodeksi eteenpäin, silloin asiat eivät pääse unohtumaan ja yllättämään kiireen keskellä.

Viestintäsuunnitelmaan kirjataan lyhyesti tapahtumat, kuten järjestettävät ampumakokeet, metsästyksen valvontatapahtumat, ampumaradan kunnostustalkoot, hirvijahdin avaus, vuosikokous jne. Samalla mietitään, mitä ja kenelle asiasta on syytä kertoa.

Kustakin tapahtumasta merkitään

tapahtuma ja sen ajankohta1-3 tärkeintä medialle kerrottavaa asiaakenelle asiasta kerrotaan (mediat, toimittajat)miten kerrotaan (puhelimella, sähköpostilla, omilla nettisivuilla jne.) milloin tapahtumasta tiedotetaan kuka viestinnän yhdistyksessä hoitaakuka vastaa jatkokysymyksiin ja on toimittajien tavoitettavissa

2. Pääviesti kertoo asian ytimen

Viestinnän vuosikello

7

3. Miten luodaan yhteys mediaan

Toimittaja arvostaa tahoa, jolta saa asiantuntevaa tietoa nopeasti ja luotettavasti.

Toimittajilla on yleensä kiire työssään. Siksi he uutta juttua tehdessään kääntyvät usein niiden ihmisten puoleen, jotka he tuntevat jo ennestään.

Haluamme toimittajien ottavan meihin yhteyttä aina kun he tekevät

juttua riistasta ja metsästyksestä.

Tässä on muutama neuvo

siitä, miten se onnistuu.

MedialuetteloTee luettelo kaikista

medioista, joille sinulla

voi olla käyttöä. Medialuettelon tulisi sisältää faktatietoa

kuten nimi, osoite, puhelin, sähköpostiosoite

ja suora numero toimitukseen,

jotta voit soittaa myös aukioloajan

ulkopuolella. Ota mukaan kaikki mediat, muista myös

paikallisradio ja paikallis-TV.

Riippumatta siitä, suunnitteletko aihetta tiedotusvälineisiin tai yhdistyksen omille nettisivuille, yhteen juttuun mahtuu vain yksi pääviesti.

Kysy ensin itseltäsi: Mistä tämä juttu kertoo? Koita vastata yhdellä lauseella.

Kerro sen jälkeen faktat, jotka tukevat pääviestiäsi. Aloita tärkeimmistä ja jätä loppuun vähemmän tärkeät.

Tee näistä lista itsellesi ennen kuin otat yhteyttä mediaan.

6

8

tahansa. Toimitukset karttavat aiheita, jotka ”haisevat” mainonnalta.

Älä yritä käyttää ehdotuksia kuten: ”Ostamme mainostilaa, jos kirjoitat jutun...” Tämä on lahjontaa ja huonoa käytöstä.

Vältä lahjoja / erikoistarjouksia jne. On parempi antaa toimittajalle hyvä jutunaihe tammikuussa kuin pullo punaviiniä jouluna.

4. Kun soitat toimittajalle

ToimittajatJos et tunne ketään erityistä toimittajaa, voit soittaa toimitukseen ja kertoa, että haluat puhua toimittajan kanssa, joka kirjoittaa metsästys / riista / ympäristöasioista.

Esittele itsesi ja yhdistyksesi ja anna omat yhteystietosi.

Ota talteen toimittajan nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite ja soita hänelle seuraavan kerran kun sinulla on joku juttuidea.

Ole tavoitettavissaTietävätkö tiedotusvälineet, mistä he tavoittavat sinut? Luo napakka tietosivu yhdistyksen yhteystiedoista ja toiminnasta ja lähetä se kaikille alueesi toimittajille.

Huolehdi myös, että yhteystietosi ovat ajan tasalla RiistaWeb-sivustolla.

Onko yhdistykselläsi internetsivusto? Varmista, että yhteystiedot löytyvät sieltä helposti. Kalenteri mielenkiintoisesta toiminnasta ja tapahtumista palvelee hyvin myös mediaa.

On muutama sääntö, joita on tärkeä noudattaa yhteyksissä mediaan

Jutut paikallislehdessä luetaan yleensä tarkkaan ja ne ovatkin siksi hyvin hyödyllisiä. Älä kuitenkaan koskaan yritä ”ostaa” toimituksellista mainintaa. Mainonnan ja toimituksellisen jutun välillä on selkeä ero. Mainokset erottuvat jutuista jo ulkonäöltään ja niistä ilmoittaja maksaa.

Kiinnostavasta aiheesta tehdään juttu, mutta huonosta aiheesta ei tehdä juttua vaikka olisit toimittajan kanssa kuinka hyviä kavereita

9

10 11

Mitkä ovat hyviä juttuja?Toimittaja etsii aina hyviä uutisjuttuja. Jos voit täyttää mahdollisimman monta allaolevista uutiskriteereistä, sinulla on hyvät mahdollisuudet saada juttusi julkaistua.

1. Juttu koskee mahdollisimman monta ihmistä. Mitä useampaa ihmistä asia koskee, sitä tärkeämpää medialle on ottaa asia esille.2. Jutussa on oltava jotakin uutta, joka herättää kiinnostuksen. Mainitse aina se asia ensin, kun olet yhteydessä toimittajaan.3. Jutussa on oltava jokin asia, joka herättää tunteita.4. Koskettavuus paikallisesti. Mitä asia merkitsee juuri meille ja tälle paikalle?5. Anna toimittajalle yksinoikeus juttuun, jos jutun luonne on sellainen, että se ei edellytä laajempaa jakelua. Tiedotusvälineiden välillä on aina olemassa tietty kilpailu.

Voit antaa vihjeen yhdistyksesi järjestämistä pienistä tai suurista tilaisuuksista, erikoisista tarinoista, ihmisistä jotka ovat tehneet jotain erityistä, luvuista ja tilastoista, kiinnostavista kysymyksistä - tai ihan mitä tahansa muuta iloista, luovaa ja hauskaa, mitä toiminnassanne tapahtuu.

Hyviä juttuja eivät oleOrganisaation sisäiset konfliktit, muitten jäsenten arvostelu tai liiallinen kehu omista asioista.

Useimmat toimittajat kuulevat sinulta mielellään vihjeitä uusista jutuista.

Käytä yhdistyksen kokouksissa hieman aikaa niiden esillesaamiseen. Tee lista hyvistä ehdotuksista, joita voit käyttää viestinnässä. Laadi mielellään ”korvaan tarttuva” sanamuotoilu tai sanaleikki, jos se syntyy aiheesta luontevasti.

Valitse media ja toimittaja medialuettelostasi ja soita kyseiselle henkilölle.

Ole valmistautunut ja päätä etukäteen mitä haluatMene suoraan asiaan, esittele itseäsi, uutisasiasi, ja kysy kiinnostaisiko juttu toimittajaa Esitä pääviestisi ja sitä tukevat faktat. Järjestä toimittajaa varten lisätietoa kirjallisessa muodossa kuten faktoja, lukuja, taustatietoa ja muuta vastaavaa. Käytä uutiskärkenä muutosta, myönteistä tapahtumaa, asian ainutlaatuisuutta, tapahtuman suurta vaikutusta, sen tärkeyttä paikallisesti tai suurta taloudellista merkitystä Muista että uutisia on helpointa myydä alkuviikosta ja aikaisin päivällä, jolloin toimittajalle jää enemmän aikaa työstää juttua

Jos toimittaja ei osaa heti sanoa, tehdäänkö aiheesta juttua, sopikaa, koska sinun tulee palata asiaan ja saada lopullinen vastaus.

Jos asia ei kiinnosta tätä toimittajaa, kokeile seuraavaa medialuettelossasi.

Mikäli haluat kertoa useammalle medialle asiasta, kerro tästä toimittajille etukäteen. Toimittajat tekevät erikoisaiheista juttua mieluummin yksinoikeudella, vaikka isoista uutisista toki moni media tekee juttua samanaikaisesti.

13

Tunnista toimittaja kunnolla. Kuka soittaa? Ja mistä mediasta? Missä ja milloin juttu olisi tarkoitus julkaista?

Ole rauhallinen ja yritä luoda yleiskuva tapauksesta ennen kuin alat keskustella asiasta tai vastata kysymyksiin. Selvitä

Mihin toimittaja haluaa sinun vastaavan?Ollaanko asiassa oltu yhteydessä muihin ihmisiin?Milloin toimittaja tarvitsee vastaukset? Onko se heti vai voitko tutkia asiaa, saada aikaa hieman valmistautua ja soittaa takaisin. Viimeinen on parempi vaihtoehto. Mikä on toimittajan puhelinnumero ja sähköpostiosoite?

5. Kun toimittaja soittaa

Kun toimittaja soittaa yllättäen, useimmat hieman säikähtävät. Varsin usein toimittaja soittaa myös huonoon aikaan.

Tiedotusvälineillä on arkisto, josta he voivat etsiä aikaisempia juttuja ja nähdä, kuka on puhunut asiasta tiedotusvälineille. Jos olet ollut tiedotusvälineissä aiemmin, on todennäköistä, että yhteydenottoja tulee myös uudelleen.

Yllättävä soitto toimittajalta voi tuntua stressaavalta. Yritä kuitenkin nähdä asia positiivisesti, mahdollisuutena edistää yhdistyksen työtä.

Pääset jo pitkälle olemalla ystävällinen ja halukas antamaan tietoa.

12

14

6. Haastattelu

Useimmiten valmistautuminen ratkaisee miten hyvä esiintymisesi mediassa tulee olemaan.

1. ValmisteluMuista, että olet haastattelussa yhdistyksen edustajana, et yksityishenkilönä.

Aikaa ajatellaMikäli toimittaja ei tarvitse vastauksia heti, on hyvä tehdä seuraavaa:

Selvitä mahdollinen yhdistyksen hallituksen näkemys asiassa tai kysy asiaa Suomen riistakeskuksesta. Tämä tehdään sen vuoksi, että viestimme asiasta olisivat yhteneväiset eikä syntyisi turhia väärinymmärryksiä.

Käytä kollegoitasi keskustelukumppaneina, jotka arvioivat vastauksiasi.

Onko yhdistyksessäsi muita henkilöitä, joille toimittaja mahdollisesti soittaa ja joiden pitäisi valmistautua kysymyksiin? Kerro yhteyden- otosta myös heille.

Kirjoita lyhyesti muistinpanot tärkeimmistä faktoista ja viesteistä,ja mitä sinun pitäisi haastattelussa sanoa.

Soita takaisin sovittuna ajankohtana!

15

16 17

Anna kirjallista aineistoaOnko tarjolla kirjallista aineistoa, joka tukee viestiäsi ja jonka voit jättää toimittajalle? On olemassa paljon tilastoja ja asiatietoja, joita toimittaja voi jutussaan käyttää.

2. HaastattelutilanneSaavu ajoissa ja ole valmistautunut. Pukeudu edustamasi asian mukaisesti. Rentoudu. Muutama rauhallinen syväänhengitys auttaa tehokkaasti rentoutumaan. Istu ryhdikkäästi tai seiso tukevasti molemmat jalat maassa. Älä liikehdi edestakaisin puhuessasi. Katso toimittajaa, jolle puhut.Ole ystävällinen. Vastaa siihen, mitä kysytään. Pyri vastaamaan konkreettisesti ja ytimekkäästi – tämä on sitä tärkeämpää jos sinua haastatellaan televisio- tai radiouutisiin. Vältä ammattikieltä ja monimutkaisia pitkiä lauseita, tilastojen luetteloa jne. Voit antaa yksityiskohtia myöhemmin kun toimittaja esittää tarkentavia kysymyksiä. Ole rehellinen. Totuus tulee esille aina ennen pitkää ja valhe voi aiheuttaa korjaamatonta vahinkoa. Uskottavuus on tärkeää, jotta saat viestisi perille.Tee itse aloite. Ajoittain tapaat toimittajia, joilla ei ole aikaa tai edellytyksiä laatia kysymyksiä kunnolla. Auta toimittaja oikeaan suuntaan ilman näennäistä ylimielisyyttä tai opettavaisuutta. Sinulla on myös oikeus muotoilla kysymys uudelleen, jotta pystyt paremmin vastaamaan siihen. Käytä esimerkkejä tukemaan näkökohtaasi. Älä kuitenkaan jaarittele pitkiä tarinoita.Älä vastaa spekulatiivisiin kysymyksiin. Yritä johtaa haastattelu ongelmista ja kielteisistä asioista ratkaisuihin ja myönteisiin kohtiin.

Käy läpi seuraavat asiat:

Selkeä viesti

Haastattelutilaisuuteen sinun pitää valita yksi tai useampi viesti, jonka haluat jäävän lukijan / kuulijan / katsojan mieleen. Varmista, että tuot nämä kohdat esille. Kirjoitat pääviestit lyhyesti muistiin itsellesi.

Taustamateriaali

Jos tarvitset tueksesi lukuja, tilastoja jne., ota mukaasi aineisto, jossa tiedot ovat selkeästi ja nopeasti nähtävissäsi. Olosi on rauhallisempi kun kaikkea ei tarvitse yrittää muistaa ulkoa.

Ennakoi näkökulmat

On hyvä miettiä, mitkä mahdolliset näkökulmat toimittaja voi valita kun hän esittelee asiaa. Tämä tarjoaa koulutusta journalistiseen ajattelutapaan ja lisää tietoisuutta siitä, mitkä viestit ja muotoilut toimivat haastattelussa.

Ole myös varautunut yllätyksiin. Jos vastattavaksi tulee kysymys tai aihe, josta et tiedä, voit sanoa ettet valitettavasti osaa vastata tähän kysymykseen. Kerro myös syy, miksi et osaa vastata. (Tietoa ei vielä ole, tutkimus kesken, et ole asiantuntija kyseisessä asiassa jne.)

Harjoittele haastattelutilanne

Voitko harjoitella vastauksiasi jonkun kanssa? Pyydä häntä arvioimaan vastauksesi sisältöä ja myös kommentoimaan, miltä vaikutat, kun esität viestisi.

18 19

Julkaisun vaiheet Toimittaja ei ole yksin tekemässä juttua edustamaansa mediaan, vaan juttu käy yleensä läpi erilaisia vaiheita ennen kuin se julkaistaan. Vähänkään suuremmissa toimituksissa on yleensä toimitussihteeri, toimituspäällikkö, uutispäällikkö tai uutisjuontaja, joiden työhön kuuluu muokata toimittajan tekemää juttua ja saattaa se eteenpäin toimitusprosessissa.

Usein toimittajan tekemiä jutun otsikkoa ja ingressiä sekä väliotsikoita saatetaan muokata kokonaisuuteen sopivaksi, ja jutusta voidaan tehdä ns. nostoja julkaisun etusivulle tai nettisivuille. Juttua saatetaan myös lyhentää tilanpuutteen vuoksi tai sen julkaisu saatetaan siirtää.

Perussääntö on kuitenkin, että alkuperäisen jutun tarkoitus ja viesti ei toimitusprosessissa saa muuttua. Viimeksi päätoimittaja on vastuussa siitä, mitä mediassa julkaistaan.

Niinkin ikävästi voi sattua, että juttu ei lainkaan ilmesty, jos aihe menettää ajankohtaisuutensa. Tämä on tietysti pettymys sekä toimittajalle että haastateltavalle. Mediassa hiljainen uutispäivä saattaa äkisti muuttua, ja silloin tärkeimmät aiheet ajavat kaiken edelle.

Toki toimituksetkin haluavat suunnata resurssejaan siten, että tuloksena on ajankohtaisia ja kiinnostavia juttuja, eikä kukaan joudu tekemään turhaa työtä. Siksi ollaan myös yhä tarkempia siitä, millaista juttua yleensä lähdetään tekemään. Aiheita tarjotaan toimittajille runsaasti. Jotta saisi oman asiansa julkaistuksi mediassa,

3. Haastattelun jälkeenVoit pyytää toimittajaa lähettämään haastattelun sinulle sähköpostilla, jotta voit tarkistaa faktat. Radio- ja televisiohaastatteluissa voit pyytää, että saat kuunnella haastattelun etukäteen.

Jos kiireisten toimitusaikataulujen vuoksi koko jutun tarkistaminen ei ole mahdollista, pyydä saada ainakin tarkistaa omat sitaattisi, joita jutussa käytetään.

7. Mitä jutullesi tapahtuu

Tuntemalla median toimintaa on helpompi toimia oikein ja suhtautua rauhallisesti lopputulokseen.

On joitakin sääntöjä siitä, miten toimittajan tulisi käyttäytyä haastateltavaa kohtaan. Päätoimittaja, joka on toimittajan esimies, voidaan asettaa vastuuseen jos toimittajat rikkovat sääntöjä.

Tässä muutamia keskeisiä kohtia:Toimittajalla on velvollisuus kertoa ketä hän edustaa ja mikä on keskustelun tarkoitus.Toimittajan tulee välittää sinun lausuntosi ja viestisi oikein.Voit pyytää oikeutta saada peruuttaa tai muuttaa lausuntoja, mutta et voi vaatia sitä. Kuitenkin sinulla on oikeus saada korjata sitaatteja jos sinua on siteerattu väärin. Useimmat toimittajat hyväksyvät tämän.Sinulla ei ole oikeutta muuttaa artikkelin sisältöä. Toimittaja ”omistaa” sisällön ja on vapaa tekemään omat arvionsa. Tätä sinun pitää kunnioittaa.

20 21

8. Hyödyllisiä osoitteita

Tässä on muutamia hyödyllisiä internet-sivuja.

www.sttinfo.fiSTT Info välittää tiedotusvälineille yritysten ja yhteisöjen lehdistötiedotteita ja muuta lehdistömateriaalia, kuten kuvia ja videoita. Julkaistut tiedotteet ovat etusivulla vapaasti nähtävissä.

www.ePressi.comMyös ePressi jakelee yritysten ja yhteisöjen tiedotteita.

www.journalistiliitto.fiJournalistiliiton sivuilta saa tietoa sananvapaudesta ja toimittajan työstä.

www.sanomalehdet.fi Sanomalehtien liiton sivulla on perustietoa sanomalehdistä. Sanomalehdet verkossa –sivulla ovat linkit kaikkiin Suomessa ilmestyviin sanomalehtiin sekä ulkomaisiin verkkolehtiin.

www.riista.fiSuomen riistakeskuksen verkkosivut.

http://riistaweb.riista.fi/Suomen riistakeskuksen ja riistanhoitoyhdistysten yhteys- tapahtuma- ja riistatiedoista koostuva valtakunnallinen tietokanta.

joutuu tekemään yhä enemmän töitä ja perustelemaan, miksi juttu on tärkeä.

JatkoUseimmat toimittajat haluavat seurata asiaa tai juttua, josta ovat kirjoittaneet. Jos esimerkiksi lehdessä on jotakin sellaista, joka on yhdistyksellenne tärkeää, voit soittaa jutun kirjoittaneelle toimittajalle ja kysyä, löytyisikö mielenkiintoa jatkolle.

LukijanpalstaMikäli media ei ole kiinnostunut mielipiteestäsi, mutta asia on mielestäsi tärkeä saada esille, voit kirjoittaa lukijanpalstalle. Kirjoita asiallisesti ja ytimekkäästi. Allekirjoita nimellä, virka-asemalla ja yhdistyksen nimellä.

Valitukset Mikäli koet tiedotusvälineiden kohdelleen sinua törkeästi väärin, sinulla on mahdollisuus valittaa. Mikäli haluat tehdä niin, suosittelemme ottamaan yhteyttä ensin riistakeskuksen viestintään.

Älä lähde keskustelemaan suoraan päätoimittajan tai toimittajan kanssa. Virheitä sattuu, mutta suhteet kannattaa säilyttää.

22 23

M

etsä

stäj

ä

Hirvikannan kehitys seurannassa

Kanalinnuilla huippuvuosi

– metsästysajat sivulla 7

5 l 2013

Aseet & ampumatarvikkeet, optiikka, loukut, koiratutkat, asesepän palvelut,

vaimenninasennukset, kiikariasennukset, korjaus, entisöinti, custom-aseet.

TURKU Puh. (02) 239 0930 Kemiö Puh. (02) 423 804

Maailman laajin valikoima asetarvikkeita suomalaisen metsästäjän saatavilla

www.midway.fi ✆ 09 5122 933Puhelinpalvelu arkisin 12-17

© M

ikae

l Wik

ström

www.asejaera.fi

Asekaappi

SP 88 680 €SP 75 550 € SP

88

Hatsan 125 5,5 mm

249 €

Lafayette Micro 5+

359 €

Merkel Helix

2999 €HiNNAT ALK.

69€

50€TUOTENRO

236805

TUOTENRO168770 150€

ATI säätöperä Remington 740, 7400, 760, 7600

TUOTENRO786781

180€

TUOTENRO631106

170€

Barnes TTSX .30 168gr lyijytön hirviluoti 50 kpl

Weaver Classic 1-3x20mm suurriistakiikari

TUOTENRO183610 330€

Weaver Micro punapistetähtäin weaverkiskoon

Timney 1-2 kg laukaisu Rem 870, 11-87, 1100, 7600,

7400, 750

Primos Can Family

valkohännän houkuttelusetti

Esittelypäivä: Turun myymälässä

13.9 klo 10-17 Päivän aikana

tuote-esittelyä sekä erikoistarjouksia.

Kahvitarjoilu.

TUOTENRO967720

Tecla TCL 330 JollySteel INOX

490 €

METSÄSTÄJÄ-lehti tavoittaa yli 300 000 metsästäjää perheineen.

Toivotamme onnistumisen iloa viestijän työssäsi

24

Julkaisija:

Suomen riistakeskusFantsintie 13-1400890 Helsinkiwww.riista.fi

Vinkkejä riistanhoitoyhdistyksen mediaviestintään!