medicin och farmaci - utmaningar och …...vetenskapsomrÅdet fÖr medicin och farmaci 2018-11-21...

Dnr 2018/1333

Utmaningar och kommunikationsbehov vid

vetenskapsområdet för medicin och farmaci

Hur blir vi tillsammans bättre på intern- och externkommunikation?

Fastställd av Områdesnämnden för medicin och farmaci 2018-11-21

UPPSALA UNIVERSITET UTMANINGAR OCH KOMMUNIKATIONSBEHOV VID VETENSKAPSOMRÅDET FÖR MEDICIN OCH FARMACI

2018-11-21 Dnr 2018/1333

2

Innehållsförteckning

1 Sammanfattning ________________________________________________________ 5

1.1 Utmaningar och kommunikationsbehov på vetenskapsområdet för medicin och farmaci ___________________________________________________________ 5

1.2 Utredningens övergripande slutsatser. __________________________________ 6

Utmaningar med den interna kommunikationen är i särklass störst _______ 6

En tydlig förvaltningsorganisation och ett samordnat stöd ______________ 6

Involvera vetenskapsområdena vid administrativa utvecklingsprojekt _____ 6 Samarbetet i kommunikationsfrågor mellan alla nivåer måste öka ________ 6

Arbetet med den strategiska kommunikationen på vetenskapsområdet måste öka ______________________________________________ 7

Förslag på kostnadseffektiv organisation och tydliggjord arbetsfördelning __ 7

Nyckelfunktioner och förslag på nyrekryteringar till områdeskansliet ______ 7

2 Bakgrund, uppdrag och genomförande ____________________________________ 8

2.1 Bakgrund _________________________________________________________ 8

2.2 Uppdrag från områdesnämndens arbetsutskott ___________________________ 8

2.2.1 Bemanning___________________________________________________ 8

2.2.2 Tidsplan _____________________________________________________ 9

2.3 Uppdragets utformning och uppgiftens genomförande ______________________ 9

2.3.1 Syfte med uppdraget ___________________________________________ 9 2.3.2 Översiktligt genomförande _______________________________________ 9

2.3.3 Avgränsningar _______________________________________________ 10

2.3.4 Leveranser __________________________________________________ 10

2.3.5 Förändringar och tillägg till uppdraget _____________________________ 10

2.4 Upplägg och genomförande _________________________________________ 10

2.4.1 Arbetssätt ___________________________________________________ 10 2.4.2 Utmaningar och viktiga förutsättningar ____________________________ 11

2.4.3 Fas ett: Informationsinhämtning _________________________________ 12

Möten anpassade efter förutsättningarna __________________________ 13

Förberedande underlag ________________________________________ 13

Viktiga utgångspunkter som presenterades vid varje möte ____________ 13 Diskussionsfrågor ____________________________________________ 14

2.4.4 Fas två: Sammanfatta utmaningar och föreslå nästa steg _____________ 14

2.4.5 Fas tre: Prioriteringsanalys _____________________________________ 14

2.4.6 Fas fyra och fem: Förslag på kostnadseffektiv organisation, tydliggjord arbetsfördelning och identifierade nyckelfunktioner __________________ 15


2018-11-21 Dnr 2018/1333

3

3 Resultat: Vetenskapsområdets utmaningar ________________________________ 15

3.1 Behovsområden ___________________________________________________ 15

3.1.1 Internkommunikation (1) _______________________________________ 16

Mejl (1a) ____________________________________________________ 16

Struktur kring ansökningar (1b) __________________________________ 17

Internwebb – Medarbetarportalen (MP) (1c) ________________________ 17

Kommunikation med förvaltningen (1d) ____________________________ 18 Hjälp till självhjälp (1e) _________________________________________ 21

Forskarna har svårt att hitta varandra (1f) __________________________ 21

Kommunikation från och till vetenskapsområdets ledning (1g) __________ 22

Information till (ny)anställda (1h) _________________________________ 24

Informationsspridning inom institutionerna (1i) ______________________ 25 Forskarutbildningswebben (1j) __________________________________ 25

3.1.2 Webb (2) ___________________________________________________ 26

3.1.3 Språk (3) ___________________________________________________ 27

3.1.4 Strategisk kommunikation på övergripande universitetsnivå (4) _________ 28

Vad vill Uppsala universitets högsta ledning (4a) ____________________ 28

Gemensamma strategier för påverkansarbete (4b) __________________ 29 3.1.5 Kommunikation med studenter (5) _______________________________ 30

Vem kan jag som student kontakta i olika frågor? (5a) ________________ 30

Hur kan vi nå ut till och engagera studenter (5b) ____________________ 31

Information och attityd från lärare och Uppsala universitet (5c) _________ 32

Öka deltagandet i kursvärderingar (5d) ____________________________ 33

3.1.6 Kommunikationen med Akademiska sjukhuset och Region Uppsala (6) __ 35 Information från samverkansorganen (6a) _________________________ 35

Samverkan med Akademiska sjukhuset (6b) _______________________ 35

3.1.7 Kommunikationsrådgivning (7) __________________________________ 37

Hjälp till självhjälp (7a) _________________________________________ 37

Kommunikationsträning och experthjälp (7b) _______________________ 37 Kurser (7c) __________________________________________________ 38

Strategier inom kommunikationsområdet (7d) ______________________ 39

Studentrekrytering (7e) ________________________________________ 40

3.1.8 Produktion av kommunikationsmaterial (8) _________________________ 41

Presentationsmaterial: UU och området (8a) _______________________ 41

Kommunikationsstöd till institutioner (8b) __________________________ 41 3.2 Prioriteringar _____________________________________________________ 42


2018-11-21 Dnr 2018/1333

4

3.2.1 Analys av effekt och genomförbarhet _____________________________ 43 3.2.2 Prioriteringsordning – vilka behovsområden ska vi börja arbeta med_____ 43

4 Övergripande slutsatser ________________________________________________ 45

4.1 Utmaningar med den interna kommunikationen är i särklass störst ___________ 45

4.2 En tydlig förvaltningsorganisation och ett samordnat stöd __________________ 45

4.3 Involvera vetenskapsområdena vid administrativa utvecklingsprojekt _________ 46

4.4 Tydliggör organisationen för kommunikationsfrågor _______________________ 47 4.5 Samarbetet i kommunikationsfrågor mellan alla nivåer måste öka ____________ 47

4.6 Arbetet med den strategiska kommunikationen på vetenskapsområdet måste öka _____________________________________________________________ 48

5 Förslag på kostnadseffektiv organisation och tydliggjord arbetsfördelning _____ 48

5.1 Förslag till hur kommunikationsarbetet kan bedrivas på institutionerna ________ 51 5.2 Nyckelfunktioner och förslag på nyrekryteringar till områdeskansliet __________ 52

6 Slutord _______________________________________________________________ 52

7 Tack _________________________________________________________________ 53

8 Summary _____________________________________________________________ 53

8.1 Communication needs and challenges of the Disciplinary Domain of Medicine and Pharmacy ________________________________________________________ 53

8.2 General conclusions _______________________________________________ 54

Challenges with internal communication are by far the greatest _________ 54

A clear and transparent administrative organisation allowing coordinated support________________________________________________ 54

Involve the Disciplinary Domains in administrative development projects _ 55 Increase collaboration in communication issues between all levels of the

organisation ____________________________________________ 55

Strengthen the strategic communication in the Disciplinary Domain of Medicine and Pharmacy __________________________________ 55

Proposal for a cost-effective organisation for communication support with a well-defined division of labour ______________________________ 55

Key roles and suggestion for recruitment to the Office for Medicine and Pharmacy _____________________________________________ 56

9 Bilageförteckning ______________________________________________________ 56

Bilaga 1 Fullständiga minnesteckningar från kommunikationsöversynens möten med verksamheten. ________________________________ 56

Bilaga 2. Tabeller över identifierade behovsområden och referensgruppens prioriteringar. ___________________________________________ 56


2018-11-21 Dnr 2018/1333

5

1 Sammanfattning

1.1 Utmaningar och kommunikationsbehov vid vetenskapsområdet för medicin och farmaci

Områdesnämndens arbetsutskott gav den 31 januari 2018 områdeskansliet för medicin och farmaci i uppdrag att göra en översyn av kommunikationsbehovet vid vetenskapsområdet för medicin och farmaci. Syftet var att skapa en utgångspunkt för ett förbättrat kommunikationsarbete, genom att göra en grundlig genomlysning av vetenskapsområdets behov och utmaningar. Uppdraget innefattade att ta fram förslag på hur stödet skulle kunna organiseras för att möta områdets behov på ett kostnadseffektivt sätt, genom att tydliggöra roller och identifiera förutsättningar för samarbete, kunskapsöverföring och nätverksbyggande.

Kommunikationsavdelningens representant och projektledaren besökte vetenskapsområdets alla institutioner, studentkårerna, en centrumbildning, en särskild satsning, ett kliniskt forskningscentrum samt en majoritet av vetenskapsområdets beredande och beslutande organ. Sammanlagt genomfördes 25 möten. Vetenskapsområdets utmaningar sammanfattades sedan i 32 behovsområden som kan delas in i åtta övergripande områden:

1. Internkommunikation 2. Webb 3. Språk 4. Strategisk kommunikation på universitetsövergripande nivå 5. Kommunikation med studenter 6. Kommunikation med Akademiska sjukhuset och Region Uppsala 7. Kommunikationsrådgivning 8. Produktion av kommunikationsmaterial

Varje utmaning analyserades genom att projektgruppen formulerade en målbild, tog fram förslag på vad som behöver hända för att målet ska kunna nås, samt föreslog hur man kunde gå vidare med varje behovsområde i ett nästa steg. Därefter prioriterade projektets referensgrupp vilka behovsområden som skulle ge mest effekt att börja arbeta med. Vissa av de åtgärder som föreslogs som nästa steg kan genomföras av områdeskansliet, under ledning av den kollegiala organisationen på vetenskapsområdet för medicin och farmaci, medan andra måste hanteras på en universitetsövergripande nivå.

Kommunikation är en fråga som bör prioriteras för att UU ska kunna nå uppsatta mål och fortsätta vara ett universitet med världsledande forskning och förstklassig utbildning. Målsättningen med kommunikationsarbetet bör formuleras av den kollegiala organisationen och arbetet bör stöttas av administrationen på ett verksamhetsanpassat sätt. Det behöver skapas effektiva samarbetsformer som kontinuerligt kan fånga upp verksamhetsaktuella frågor. Arbetet med att förbättra kommunikationen måste ständigt beaktas på alla nivåer för att UU fortsätt ska kunna vara en attraktiv arbetsplats och ett förstahandsval för de bästa studenterna och forskarna.


2018-11-21 Dnr 2018/1333

6

1.2 Utredningens övergripande slutsatser.

Utmaningar med den interna kommunikationen är i särklass störst De största utmaningarna, som vetenskapsområdet för medicin och farmaci upplever, gäller den interna kommunikationen. Många institutioner har så stora utmaningar med det dagliga arbetet, att de inte hinner reflektera kring strategisk kommunikation. Det är exempelvis svårt att hitta information för att lösa olika arbetsuppgifter, särskilt när det gäller de arbetsuppgifter som utförs relativt sällan. På flera av mötena lyftes att den övervägande majoriteten av alla mottagna mejl var interna.

Utredningen föreslår att det skapas ett UFV-gemensamt projekt för att förbättra den interna kommunikationen.

En tydlig förvaltningsorganisation och ett samordnat stöd På grund av UU:s storlek är det i dag inte möjligt att alltid vända sig till en specifik handläggare på UFV. För att undvika långa svarstider och ett personberoende som inte är kostnadseffektivt bör UFV arbeta för att tydliggöra vart man kan vända sig i olika frågor. Eventuellt skulle ett gemensamt ärendehanteringssystem kunna underlätta en effektiv handläggning.

Utredningen föreslår att det skapas ett UFV-gemensamt projekt för hur UFV kan bli bättre på att samordna processer, tydliggöra rutiner och skapa ett samordnat stöd.

Involvera vetenskapsområdena vid administrativa utvecklingsprojekt Under flera möten tog deltagare upp att de upplevde att UFV inte i tillräckligt hög utsträckning undersökte vilka utmaningar och behov som finns hos de tänkta användarna av en ny administrativ rutin eller ett nytt system. Det gäller i synnerhet vetenskapsområdets kliniska institutioner, som har särskilda administrativa utmaningar, dels med anledning av alla förenade anställningar, dels på grund av den höga andelen övrigt verksamma som inte är anställda vid UU.

Utredningen föreslår att UFV på ett lämpligt sätt involverar de tre vetenskapsområdena i alla administrativa utvecklingsprojekt i högre utsträckning än vad som görs idag. Särskilt viktigt är att alltid ha med en klinisk institution som referens vid arbetet med dylika projekt.

Samarbetet i kommunikationsfrågor mellan alla nivåer måste öka En del av den problematik som institutionerna på vetenskapsområdet upplever i kommunikationsfrågor kan förklaras av att det i dag inte finns några tydliga kommunikationskanaler mellan kommunikationsavdelningen, områdeskansliet och institutionerna. Det behövs ett nätverk, där alla som arbetar med kommunikationsfrågor på institutionerna kan ingå, så att informationsspridning kan ske, och för att kommunikationsavdelningen och områdeskansliet ska kunna få möjlighet att fånga upp aktuella frågor.

Utredningen föreslår att det skapas ett nätverk för alla som arbetar med kommunikationsfrågor på institutionerna, och med en sammankallande vid områdeskansliet. Vidare föreslår utredningen att det skapas en ledningsgrupp för kommunikationsfrågor som leds av kommunikationsdirektören och som omfattas av presschefen och kommunikatörsrepresentanter från alla områdeskanslierna.


2018-11-21 Dnr 2018/1333

7

Arbetet med den strategiska kommunikationen på vetenskapsområdet måste öka Kommunikation är en viktig strategisk fråga. Om man inte prioriterar kommunikation ur ett strategiskt perspektiv riskerar vetenskapsområdet och UU att inte nå sina mål. Universitetet riskerar då att inte längre attrahera de bästa studenterna, de mest meriterade forskarna, samt att förlora i den hårdnande konkurrensen om forskningsanslag. Den kollegiala organisationen bör ansvara för att formulera målsättningen med kommunikationsarbetet.

Utredningen föreslår att den strategiska kommunikationen på vetenskapsområdet för medicin och farmaci införlivas i den kollegiala organisationens kommittéarbete, exempelvis inom kommittén för samverkan (Komsa). På liknande sätt kan kommunikation tydliggöras som en viktig strategisk fråga för hela UU och exempelvis rektors ledningsråd skulle kunna arbeta med framtagandet av övergripande kommunikationsstrategier för hela UU.

Förslag på kostnadseffektiv organisation och tydliggjord arbetsfördelning I dag är det inte tydligt för institutionerna inom vetenskapsområdet vilket stöd man kan få från kommunikationsavdelningen respektive områdeskansliet. Ett kostnadseffektivt stöd kräver en tydlig organisation, men också ett ökat samarbete mellan de olika organisatoriska nivåerna.

Det kollegiala engagemanget i kommunikationsstrategiska frågor är centralt för att universitetet ska kunna nå framgång. Den kollegiala ledningen, på universitetsnivå och på områdesnivå, bör ansvara för att ta inriktningsbeslut och leda strategiarbetet, medan den administrativa delen av organisationen på alla nivåer, institutioner, områdeskanslier och UFV, ansvarar för att i kraft av sin expertis i kommunikationsfrågor stötta det kollegiala arbetet.

Utredningen föreslår att det övergripande ansvaret för kommunikationsfrågor bör vara placerat på kommunikationsavdelningen. Vidare bör områdeskansliet för medicin och farmaci ansvara för kommunikationsstöd till vetenskapsområdets ledning och områdesnämnd.

Verksamhetsanpassat kommunikationsstöd kräver närhet till institutionerna, där studenter, lärare, forskare och prefekter befinner sig. Institutionerna har olika behov, och måste själva kunna avgöra på vilken ambitionsnivå de vill bedriva kommunikationsarbetet.

Utredningen föreslår att institutioner som har en hög ambitionsnivå i sitt kommunikationsarbete bör anställa en kommunikatör på heltid. Ett alternativ på en mellannivå är att dela en kommunikatör mellan flera institutioner. Den lägsta nivån är att det på varje institution utses en person som ska vara kontaktperson i kommunikationsfrågor. Institutionen kan då utföra kommunikationsarbetet genom avropade experter eller genom att de som arbetar vid institutionen själva utför kommunikationsarbetet.

Nyckelfunktioner och förslag på nyrekryteringar till områdeskansliet Vid områdeskansliet finns idag inte utrymme inom ramen för befintliga kommunikatörsanställningar att utföra en del av de nyckeluppdrag som utredningen identifierat

Utredningen föreslår att områdeskansliet rekryterar en kommunikatör med ansvar för samordning och samarbete samt en kommunikatör med ansvar för webb.

Denna rapport ska ses om en utgångspunkt för vidare arbete inom vetenskapsområdet och UU, och inte som en färdig lösning. Vissa frågor kanske kan lösas i närtid, andra kommer att behöva hanteras under längre tidsperioder, medan ytterligare andra kanske aldrig når sin lösning, utan kommer ständigt behöva beaktas. De parter som ska arbeta vidare med de olika behovsområdena bör, där det är möjligt och motiverat, göra omvärldsanalyser, utblickar eller i vissa fall även benchmarking. Lika


2018-11-21 Dnr 2018/1333

8

viktigt som att blicka utåt, är det att blicka inåt i organisationen och undersöka vilket arbete som har utförts eller för närvarande pågår.

2 Bakgrund, uppdrag och genomförande

2.1 Bakgrund Vetenskapsområdet för medicin och farmaci påbörjade 2015 ett mål och strategiarbete som utmynnade i en handlingsplan (MEDFARM 2015/325). Områdesledningen skriver i handlingsplanen att en välfungerande och ändamålsenlig kommunikationsinfrastruktur är avgörande för områdets fortsatta utveckling, men konstaterar att det finns brister i hur kommunikationsfrågorna hanteras på UU, både vad gäller kommunikationen internt inom universitetet och externt ut från organisationen.

I handlingsplanen beskriver områdesledningen bland annat att vetenskapsområdet inte exponeras på webben på ett ändamålsenligt sätt, att engelska versioner av interna och externa webbsidor på många ställen saknas helt, samt att tydlig och lättillgänglig information rörande administrativa regelverk ofta saknas.

2.2 Uppdrag från områdesnämndens arbetsutskott Med anledning av de brister som identifieras i handlingsplanen gav områdesnämndens arbetsutskott områdeskansliet för medicin och farmaci i uppdrag att inventera vetenskapsområdets kommunikationsbehov, samt föreslog områdesnämnden borde tillsätta en referensgrupp rörande kommunikationsverksamheten (MEDFARM 2017/247). Som ett nästa steg i detta arbete föreslog arbetsutskottet den 31 januari 2018 områdesnämnden skulle utse en arbetsgrupp, projektgrupp och referensgrupp att arbeta med en översyn av vetenskapsområdets kommunikationsbehov (MEDFARM 2018/475). Arbetsgruppen fick i uppdrag att:

− Tillsammans med projektgruppen genomföra en grundlig genomlysning av vetenskapsområdets behov genom att brett inventera synpunkter och förslag från företrädare för ett antal olika grupper inom vetenskapsområdet samt ta fram förslag på eventuella nyrekryteringar.

− Tillsammans med referensgruppen föreslå vilka kommunikationsaktiviteter och områden som bör prioriteras.

− Rapportera uppdraget till områdesnämnden senast den 15 oktober 2018.

2.2.1 Bemanning Områdesnämnden beslutade att utse deltagare respektive grupp enligt arbetsutskottets förslag (MEDFARM 2018/475). Arbetsgruppen bestod av:

− enhetschef Anna-Carin Lundqvist (projektledare och sammankallande), − biträdande prefekt Anja Sandström, − administrativ chef Carina Ahlstedt.

I projektgruppen deltog vetenskapliga företrädare och personer med erfarenhet från olika former av kommunikationsaktiviteter;

− professor Tobias Sjöblom, − professor Mia Phillipson, − universitetslektor Josef Järhult,


2018-11-21 Dnr 2018/1333

9

− universitetslektor Greta Hultqvist, − presschef Annelie Waara (kommunikationsavdelningen), − kommunikatör Magnus Alsne (områdeskansliet), − kommunikatör Ann-Charlotte Hellzén-Wallin (områdeskansliet).

Referensgruppens ledamöter utgjordes av vetenskapliga ledare;

− stf vicerektor Mats Larhed (ordförande), − prodekan Matts Olovsson, − prodekan Ingrid Nylander, − prefekt Catharina Svensson, − professor Bo Stenerlöw.

2.2.2 Tidsplan Områdesnämndens arbetsutskott fastställde en tidsplan och i den specificerades att arbetsgruppen skulle stämma av uppdragets utformning och uppgiftens genomförande med arbetsutskottet senast den 28 februari 2018, att en delrapport skulle lämnas till arbetsutskottet senast den 18 juni 2018, samt att slutrapporten skulle lämnas till områdesnämnden senast den 15 oktober 2018.

2.3 Uppdragets utformning och uppgiftens genomförande En uppdragsbeskrivning togs fram av kanslichef Tony Hansson i samarbete med projektledaren och projektets arbetsgrupp. I beskrivningen definieras, förutom det som framgår i arbetsutskottets beslutsförslag (MEDFARM 2018/475), uppdragets syfte, avgränsningar, dess översiktliga genomförande och efterfrågad leverans. Områdesnämndens arbetsutskott fastställde uppdragsbeskrivningen den 28 februari 2018.

2.3.1 Syfte med uppdraget Det övergripande syftet med uppdraget formulerades som

− Skapa en utgångspunkt för ett förbättrat kommunikationsarbete inom vetenskapsområdet. − Ta fram förslag på hur kommunikationsverksamheten skulle kunna organiseras för att möta

vetenskapsområdets kommunikationsbehov på ett kostnadseffektivt sätt genom att: − Tydliggöra roller och ansvarsfördelning. − Identifiera förutsättningar för samarbete, kunskapsöverföring och

nätverksbyggande. − Ta fram underlag för eventuella rekryteringar.

− Ta fram underlag för fortsatt prioriteringsarbete inom vetenskapsområdet.

2.3.2 Översiktligt genomförande I uppdragsbeskrivningen beskrevs projektets fem faser:

1. Inhämta information och ta fram ett underlag omfattande verksamhetens behov av kommunikation för olika grupper och roller inom vetenskapsområdet.

2. Sammanfatta behoven i några övergripande områden och ta fram ett översiktligt förslag på hur vetenskapsområdets behov kan mötas av kommunikationsaktiviteter.

3. Prioritera de områden eller kommunikationsaktiviteter som är av särskild betydelse för att vetenskapsområdet ska kunna nå sina och universitetets mål.


2018-11-21 Dnr 2018/1333

10

4. Ta fram ett översiktligt förslag på hur kommunikationsverksamheten skulle kunna organiseras för att vetenskapsområdet tillsammans med kommunikationsavdelningen ska kunna svara upp mot vetenskapsområdets kommunikationsbehov på ett kostnadseffektivt sätt.

5. Identifiera nyckelfunktioner och förslå eventuella nyrekryteringar inom kommunikationsområdet.

2.3.3 Avgränsningar Uppdraget omfattar inte att:

− Ta fram detaljerade kommunikationsplaner med tillhörande kommunikationsaktiviteter. − Utföra några av de kommunikationsaktiviteter som fångas in av uppdraget. − Lämna förslag på frågor som rör IT-support eller IT-hårdvara.

2.3.4 Leveranser − En sammanfattande beskrivning av vetenskapsområdets kommunikationsbehov. − En lista över vilka frågor, områden och aktiviteter som bör prioriteras. − Ett översiktligt förlag på hur kommunikationsverksamheten skulle kunna organiseras. − Förslag på eventuella nyrekryteringar.

2.3.5 Förändringar och tillägg till uppdraget I samråd med Farmacevtiska studentkåren och medicinska sektionen på Uppsala studentkår utökades projektgruppen och referensgruppen till att innefatta två studentrepresentanter i varje grupp. Farmacevtiska studentkåren utsåg Ernst Andersson (ordförande) som representant i projektgruppen och Emma Bertilsson (student) som representant i referensgruppen. Medicinska sektionen på Uppsala studentkår valde Amanda Lindberg (ordförande) som representant i projektgrupp och referensgrupp.

Några av de önskade mötena med vetenskapsområdets grupperingar gick inte att genomföra inom ramen för den ursprungliga tidsplanen och därför flyttades slutrapporteringen av den skriftliga rapporten fram till den 14 november. Resultaten av uppdraget rapporterades muntligt den 15 oktober i enlighet med tidsplanen.

Efter det första projektgruppsmötet avgick Magnus Alsne (kommunikatör på områdeskansliet) ur projektgruppen på egen begäran.

2.4 Upplägg och genomförande Med utgångspunkt i arbetsutskottets uppdrag involverades projektets arbetsgrupp, projektgrupp och referensgrupp på olika sätt i projektets faser.

2.4.1 Arbetssätt Projektets arbetsgrupp arbetade som mest intensivt i början av projektet med att ta fram ett realistiskt och effektivt upplägg och en genomförandeplan, som fick ligga till grund för den uppdragsbeskrivning som togs fram av kanslichefen och fastslogs av arbetsutskottet den 28 februari. Redan tidigt i processen adjungerades kommunikationsavdelningens representant enhetschef Anneli Waara som deltagare i arbetsgruppen. I och med detta fick kommunikationsavdelningen en aktiv roll i både projektets planering, genomförande och analys. Arbetsgruppen föreslog att


2018-11-21 Dnr 2018/1333

11

informationsinhämtningen (fas ett) skulle ske genom att projektledaren tillsammans med kommunikationsavdelningens representant besökte så många verksamheter på olika nivåer inom vetenskapsområdet som möjligt. Arbetsgruppen genomförde avstämningar både genom möten och via mejl, samt deltog på alla projektgruppens möten.

Projektgruppens uppdrag var att tillsammans med arbetsgruppen sammanfatta vetenskapsområdets utmaningar och kommunikationsbehov, analysera dem, och ta fram förslag på hur arbetet skulle kunna gå vidare i ett nästa steg för varje identifierad utmaning (fas två). Projektgruppen träffades för ett inledande möte den 4 maj 2018 och genomförde sedan analysen i samband med två workshops den 7 juni och den 10 september 2018. Resultaten av analysen sammanfattades av projektledaren och förankrades i projektgruppen via mejl.

Under projektets inledande faser stämde projektledaren av viktiga hållpunkter med projektets referensgrupp via mejl. Referensgruppens uppdrag i projektet var att föreslå vilka utmaningar och kommunikationsbehov som bör prioriteras. Detta prioriteringsarbete genomfördes på en workshop den 1 oktober 2018, under ledning av referensgruppens ordförande Mats Larhed. På mötet representerades arbetsgruppen av projektledaren. Resultatet av prioriteringen sammanfattades av projektledaren och förankrades i referensgruppen via mejl.

Rapporten skrevs av projektledaren och relevanta delar av rapporten förankrades i respektive gruppering via mejl.

2.4.2 Utmaningar och viktiga förutsättningar Under projektets planeringsfas identifierades ett antal utmaningar som var centrala för att projektet skulle kunna genomföras på ett framgångsrikt sätt. Bland annat genomfördes en SWOT-analys med kommunikatörsdirektören, presschefen, en av områdeskansliets kommunikatörer samt projektledaren (tabell 1).

Kommunikationsavdelningen har det övergripande ansvaret för kommunikationsfrågor vid UU. För att projektet ska bli framgångsrikt är det centralt att områdeskansliet och kommunikationsavdelningen tydligt visar att båda avdelningarna tar ett gemensamt ansvar för att lyssna till verksamhetens behov. Därför deltog både kommunikationsavdelningens representant och projektledaren på alla möten med vetenskapsområdets institutioner, centrumbildningar, nämnder och kommittéer.

Det är viktigt att vetenskapsområdets utmaningar blir kartlagda på ett detaljerat sätt och en öppen och förutsättningslös diskussion med vetenskapsområdet och kommunikationsavdelningen är av största vikt för att projektet ska nå framgång. Lika viktigt är att fokusera på verksamhetens behov, och undvika att fastna i detaljerade lösningsförslag och kommunikationsaktiviteter för tidigt i processen.

Kommunikationen kring projektet är också central. Det är viktigt att vara tydlig med uppdragets ramar och vilka resultat som kan förväntas. Efter att projektet avrapporterats är det också viktigt att resultat och slutsatser återkopplas till hela vetenskapsområdet och att den vidare processen blir tydlig och transparent.


2018-11-21 Dnr 2018/1333

12

Tabell 1. Resultat från en SWOT-analys som genomfördes i början på projektet av kommunikatörsdirektören, presschefen, en av områdeskansliets kommunikatörer samt projektledaren.

Styrkor Svagheter

- Projektets attityd. - Bra bas för framtidsplan och fortsatt analys. - Engagemang från verksamheten och

förvaltningen. - Kan resultera i större förståelse för

kommunikation och dess betydelse som verktyg. - Verksamhetsfokus. - Många kommer till tals. - Lyssnande projekt. - Samarbetet mellan områdeskansli och

kommunikationsavdelningen. - Stöd i ledningsgrupperingar. - Ger information om utgångsläget. - Bra karta.

- Stort och otydligt projekt. - Kort tidsplan. - Riskerar resultera i en önskelista från

verksamheten istället för behov. - Hög arbetsbelastning för de som är aktiva i

projektet. - Svårt att hitta tider för möten med

verksamheten.

Möjligheter Hot - Grund för samarbete - Verksamhetsnytta - Engagemang - Tydligare roll för kommunikatörer vilket leder till

en bättre arbetsmiljö på flera organisatoriska nivåer

- Kan vara till nytta även utanför vetenskapsområdet för medicin och farmaci.

- Nya idéer - Lyhördhet - Nyrekrytering - Ändamålsenlig ansvarsfördelning - Fånga upp outtalade frågor - Relationsskapande - Ömsesidigt lärande

- Kanalfokus. - För höga förväntningar. - Kort tidsplan. - Bristande leverans. - Fel förväntningar - Fel signalvärde: att kommunikation är oviktigt

och går att hasta över - - Otillräcklig återkoppling - Bristande förståelse från ledningen om

återkopplingens vikt - Bra synpunkter kommer inte fram. - "Varför frågar de oss hela tiden?" - Lågt förtroende för förvaltningen.

2.4.3 Fas ett: Informationsinhämtning För att på kort tid erhålla ett brett och representativt underlag gjordes en genomlysning av verksamhetens utmaningar och kommunikationsbehov genom att projektledaren Anna-Carin Lundqvist, tillsammans med kommunikationsavdelningens representant, enhetschef Anneli Waara, besökte så många verksamheter som möjligt på vetenskapsområdet.

Under projektets informationsinhämtningsfas besöktes:

− Vetenskapsområdets elva institutioner, − Vicerektors ledningsgrupp (VLG), − Kommittén vid medicinska fakulteten för utbildning på grundnivå och avancerad nivå

(GRUNK),k − Kommittén vid farmaceutiska fakulteten för utbildning på grundnivå och avancerad nivå

(GRUFF), − Kommittén för utbildning på forskarnivå (KUF), − Kommittén för forskningsinfrastruktur (Fisk), − Kommittén för samverkan (Komsa), − Rekryteringsgruppen för anställningar inom den medicinska fakulteten, − Kliniskt forskningscentrum i Västerås,


2018-11-21 Dnr 2018/1333

13

− SciLifeLab, − EIT Hälsa, − Områdeskansliet för medicin och farmaci, − Kommunikationsavdelningen vid UU, − Farmacevtiska studentkåren, − Medicinska sektionen vid Uppsala studentkår, − Akademiska sjukhusets kommunikationsavdelning.

Två planerade möten genomfördes inte inom ramen för projektet, ett möte med Uppsala Antibiotic Center samt ett möte med rekryteringsgruppen för anställningar inom den farmaceutiska fakulteten.

Möten anpassade efter förutsättningarna Där det bedömdes lämpligt genomfördes längre workshopliknande möten (institutionerna, kliniskt forskningscentrum i Västerås, områdeskansliet, kommunikationsavdelningen vid UU, studentkårerna, SciLife Lab, EIT Hälsa och kommunikationsavdelningen vid Akademiska sjukhuset). Dessa möten var mellan en till en och en halv timma långa. För andra grupper bedömdes det mest lämpligt att genomföra besöken som diskussionspunkter i samband med redan inplanerade möten (VLG, GRUFF, GRUNK, KUF, Komsa, Fisk och rekryteringsgruppen). Dessa möten varierade mellan 30 minuter och en timma.

Förberedande underlag Innan respektive möte skickades ett underlag ut, i vilket projektets upplägg beskrevs och även förberedde deltagarna på vilka frågor som projektet var intresserade att höra mer om. Deltagarna ombads i underlaget att fundera på vilka konkreta utmaningar som respektive verksamhet står inför, där intern och utåtriktad kommunikation skulle kunna vara ett verktyg. De uppmanades också att försöka se till att institutionen eller centrumbildningen i samband med mötet blev representerad av så många roller som möjligt.

Viktiga utgångspunkter som presenterades vid varje möte Varje möte inleddes med en presentation av projektets syfte och mål samt en översiktlig presentation av kommunikationsavdelningens organisation och av vilka huvudsakliga arbetsuppgifter som områdeskansliets kommunikatörer har. I varje presentation betonades att syftet med mötet var att lyssna och ställa frågor kring verksamhetens utmaningar och behov. Deltagarna ombads att avstå från att fundera på om de utmaningar de hade hörde hemma i en diskussion om kommunikationsutmaningar eller inte, utan att det var viktigare att de delade med sig av alla utmaningar som identifierats. Deltagarna uppmanades också att vara kritiska. Därefter beskrevs den vidare processen; att alla anteckningar skulle skickas till respektive part för eventuell revidering, att behoven skulle sammanfattas och att projektgruppen hade till uppgift att föreslå hur projektet skulle gå vidare med varje enskilt område samt att referensgruppen ansvarade för att prioritera vilka områden som sedan skulle börja arbetas med. Vidare underströks vikten av att alla utmaningar inte kan mötas på samma gång, utan att en del frågor kommer kunna åtgärdas på kort sikt medan andra tar mycket längre tid eller kanske inte överhuvudtaget går att lösa med förbättrat kommunikationsstöd. Avslutningsvis poängterades att projektrapporten inte kommer att utgöra en färdig lösning, utan istället kommer att vara underlag för fortsatt förbättringsarbete inom vetenskapsområdet.


2018-11-21 Dnr 2018/1333

14

Diskussionsfrågor Frågorna som diskuterades på mötena var likartade men inte identiska eftersom de var anpassade till de verksamheter som besöktes. På alla möten med institutionerna, centrumbildningarna och det kliniska forskningscentret ställdes följande frågor:

− Vilka utmaningar har verksamheten som ni tror skulle kunna mötas med ett förbättrat kommunikationsstöd?

− Hur arbetar ni med kommunikation idag? − Hur kan vi tillsammans arbeta för att förbättra stödet? − Har du något exempel på ett område eller en arbetsprocess (som involverar personer från

andra enheter) där du upplever att allt fungerar bra? Varför tror du att det är så? − Vad är viktigast att beakta när vi ska föreslå hur kommunikationsstödet kan vara

organiserat? Vilket stöd är viktigt att ha nära och vilket stöd är lämpligast att ha centralt? På mötesbesöken med vetenskapsområdets olika beslutsorgan och andra verksamheter var frågorna formulerade:

− Vilka utmaningar har verksamheten som ni tror skulle kunna mötas med ett förbättrat kommunikationsstöd?

− Vad fungerar bra idag, och vad tror ni att det beror på? Vad behöver förbättras? − Har ni några tankar om hur ett kostnadseffektivt kommunikationsstöd bör vara organiserat?

På mötena med områdeskansliet och kommunikationsavdelningen var två av frågorna något omformulerade.

− Vilka utmaningar har verksamheten, din egen och den du stödjer, som ni tror skulle kunna mötas med ett förbättrat kommunikationsstöd?

− Vilka utmaningar har ni på kommunikationsavdelningen idag som försvårar ert arbete att kunna erbjuda det bästa kommunikationsstödet?

På samma sätt formulerades frågorna på ett lite annat sätt vid mötet med studentkårerna då fokus var kommunikation med universitetet:

- Vilka utmaningar har ni från ert eget perspektiv (kårens) och de som ni stödjer (studenterna), som ni tror skulle kunna mötas med en förbättrad kommunikation med universitetet?

2.4.4 Fas två: Sammanfatta utmaningar och föreslå nästa steg Efter projektets första fas sammanfattade projektledaren de utmaningar och behov som identifierats i övergripande behovsområden. Projektgruppen fick sedan analysera materialet för att kunna ta fram förslag på hur man skulle kunna arbeta vidare med respektive behovsområde. För varje utmaning formulerade projektgruppen en målbild, tog fram förslag på vad som behöver hända för att målet ska kunna nås samt föreslog hur man kunde gå vidare med varje behovsområde i ett nästa steg. En mer detaljerad beskrivning av projektgruppens analys finns i avsnitt 3.1

2.4.5 Fas tre: Prioriteringsanalys Under ledning av Mats Larhed, ansvarade referensgruppen för att prioritera vilka av behovsområdena som är viktigast att börja åtgärda. Varje behovsområde analyserades utifrån två parametrar; hur stor effekt åtgärderna skulle få samt hur lätta åtgärderna är att genomföra. Det bedömdes som mest effektivt att påbörja arbetet med de åtgärder som förväntas ge hög effekt samt vara relativt lätta att genomföra. En fullständig beskrivning av referensgruppens analysarbete finns i avsnitt 3.2


2018-11-21 Dnr 2018/1333

15

2.4.6 Fas fyra och fem: Förslag på kostnadseffektiv organisation, tydliggjord arbetsfördelning och identifierade nyckelfunktioner

Under projektets informationsinhämtningsfas redogjorde verksamheten inte bara för vilka utmaningar som hade identifierats utan lyfte också fram exempel på processer där de upplevde att allt fungerade bra, hur de arbetade med kommunikation idag, samt vad de ansåg vara viktigt att beakta när projektet föreslår en kostnadseffektiv organisation. Detta utgjorde, tillsammans med de analyser som utfördes av projektgrupp och referensgrupp, underlag till arbetet med att ta fram förslag på en kostnadseffektiv organisation, förslag på hur arbetsuppgifterna skulle kunna fördelas samt förslag på nödvändiga nyckelfunktioner på områdeskansliet. Förslagen togs fram av projektledaren och chefen för områdeskansliet, Tony Hansson, efter samråd med kommunikationsdirektören och förankrades sedan i vicerektors ledningsgrupp samt områdesnämndens arbetsutskott.

3 Resultat: Vetenskapsområdets utmaningar Sammanlagt genomfördes 25 möten. Fullständiga minnesanteckningarna från alla möten med verksamheten som genomfördes inom ramen för kommunikationsöversynen återfinns i bilaga 1. Vetenskapsområdets utmaningar kan sammanfattas i 32 behovsområden som kan delas in i åtta övergripande områden:

1. Internkommunikation, 2. Webb, 3. Språk, 4. Strategisk kommunikation på universitetsövergripande nivå, 5. Kommunikation med studenter, 6. Kommunikation med Akademiska sjukhuset och Region Uppsala, 7. Kommunikationsrådgivning, 8. Produktion av kommunikationsmaterial.

3.1 Behovsområden Analysen av varje behovsområde inleddes med att projektledaren sammanfattade nuläget för varje behovsområde baserat på vad de utmaningar som identifierats under projektets informationsinhämtningsfas.

Projektgruppen formulerade sedan en målbild för respektive behovsområde. Målbilden syftade till att klargöra hur projektgruppen skulle vilja att det var istället, för att diskussionerna om möjliga lösningar skulle kunna genomföras på ett fokuserat sätt.

I steget "Vad behöver hända?" gav projektgruppen ett eller flera förlag till vad som behöver ske för att organisationen ska närma sig målbilden. Den analys som gjordes var översiktlig och de förslag som presenteras ska ses som en möjlig väg att möta områdets behov.

Under nästa steg föreslogs sedan hur man skulle kunna gå vidare med arbetet inom respektive behovsområde. Ofta handlar nästa steg om att lyfta in arbetet i ett redan pågående projekt eller att skapa nya projekt eller grupper för att omsätta åtgärdsförslagen i praktiken. De parter som fortsätter arbetet med respektive behovsområde kommer sedan ha till uppgift att omsätta åtgärdsförslagen till aktiviteter.


2018-11-21 Dnr 2018/1333

16

Resultaten av kommunikationsöversynen kan vara relevant för, och kan användas som underlag till, uppdrag och projekt som redan pågår på områdeskansliet och inom UFV. Under nästa steg för flera av behovsområdena föreslås att arbetet med de identifierade utmaningarna kan fortgå inom ramen för redan pågående eller planeradeprojekt.

Framförallt två projekt kommer att få arbeta vidare med de behov som utredningen identifierar. Det första är det påbörjade projektet Kansliets inre arbete som leds av utredare Oskar Fahlén-Godö och syftar till att förbättra de administrativa rutinerna vid områdeskansliet för medicin och farmaci. Det andra är Webbprojektet som drivs av kommunikationsavdelningen och syftar till att ta fram ett förslag på nästa generations intern- och externwebb.

3.1.1 Internkommunikation (1)

Mejl (1a)

Sammanfattning nuläge

Många upplever att det är en utmaning att hantera den stora mängden interna mejl som skickas inom UU. Det som gör det särskilt utmanande är att mejl och information erhålls på ett ostrukturerat sätt. Ofta upplevs mejlen som otydliga och mottagaren vet inte vad som förväntas, ska mejlet skickas vidare och i så fall till vem, eller förväntas mottagaren göra något, och i så fall vad. Många mejl kommer som kopia, vilket gör det hela ännu otydligare. Då mejlen ofta används som den främsta informationsspridningskanalen, kan det vara näst intill omöjligt att hitta tillbaka till informationen, eftersom samma person (exempelvis prefekterna) skickar ut en mycket stor mängd information via mejl.

Kanske kan den stora mängden interna mejl vara symptom på att den interna kommunikationen inte fungerar tillfredsställande.

Målbild – hur vill vi att det ska vara istället

Jag hittar lätt den information som är relevant för mig i min(a) yrkesroll(er)

Vad behöver hända?

För att komma tillrätta med utmaningarna så behöver internwebben förbättras (se också 1c). Något som skulle ha potential att underlätta för alla som är verksamma inom UU är om UU:s katalogstruktur inte bara hanterade organisationstillhörighet, utan också vilken roll varje person har (exempelvis, lärare, forskare etc.). Om en sådan katalogstruktur skapades skulle internwebben kunna sortera den information som är mest relevant för respektive roll(er). Viktigt är dock att inte någon exkluderas från relevant information, vilket medför att viss information inte kommer att gå att välja bort även med en tydlig rollfördelning. Internwebben behöver kunna hantera och sortera information baserat på många olika roller. Internwebbens sökfunktion måste därför vara förstklassig och självinstruerande.

Alla som skriver mejl behöver notera, enligt en enhetlig mall, vad mottagaren förväntas göra med informationen i mejlet. Fokus måste vara vad som upplevs enkelt och lätt att förstå för mottagaren, och inte vad som är snabbast och enklast för den som skickar mejlet.

Nästa steg

Arbeta vidare med detta inom projekten Kansliets inre arbete (områdeskansliet) och Webbprojektet (kommunikationsavdelningen) samt att kanslichefen lyfter behovet av att skapa ett UFV-gemensamt projekt om Intern kommunikation. Viktigt är dock att alla åtgärdsförslag löpande förankras hos representanter från vetenskapsområdets ledning och institutioner.


2018-11-21 Dnr 2018/1333

17

Struktur kring ansökningar (1b)


En del forskare vid vetenskapsområdet upplever att det är rörigt och svårt att får en överblick över vilka anslag som finns att söka, när dessa kan sökas och hur ansökan ska utformas. Det gäller kanske främst mindre anslag, men kan också gälla anslag från de större anslagsgivarna. Ofta kommer informationen ut via mejl, som ska spridas inom institutionerna, vilket gör det svårt att återfinna informationen när det väl är dags att söka.


Det är lätt att hitta information om relevanta utlysningar


Samma som 1a. Ett årshjul skapas där de större anslagens ansökningsperioder redovisas på ett överskådligt sätt. Årshjulet uppdateras regelbundet. Mindre anslag samlas på en yta på internwebben som görs överskådlig och sökbar så att det är lätt att hitta information över aktuella anslagsgivare.

Nästa steg

I det korta tidsperspektivet ges medfarmkansliets enhet för forskningsstöd i uppdrag att arbeta vidare med denna fråga med de verktyg som finns tillgängliga idag och i samverkan med de som ansvarar för den UU-gemensamma informationen. På längre sikt så hanteras frågan på samma sätt som under 1a: Arbeta vidare med detta inom projekten Kansliets inre arbete (områdeskansliet) och Webbprojektet (kommunikationsavdelningen) samt att kanslichefen lyfter behovet av att skapa ett UFV-gemensamt projekt om Intern kommunikation.

Internwebb – Medarbetarportalen (MP) (1c) Sammanfattning nuläge

De flesta som arbetar på institutionerna använder inte MP i särskilt omfattande utsträckning. Vid samtliga möten som genomfördes under informationsinhämtningen, noterades att sökfunktionen på MP inte gick att använda eftersom den inte gav relevanta träffar. Vanligtvis erhålls enbart träffar på nyheter, som ofta är av gammalt datum, vilket skapar osäkerhet om informationen fortfarande är aktuell. En del av förklaringen kan vara att det saknas information i MP på vetenskapsområdesnivå, vilket gör att en del information faktiskt inte finns i MP. Detta är dock inte hela problemet. I många fall kan inte informationen hittas via sökfunktionen, trots att informationen finns i MP, och går att hitta via strukturen.

Under flera möten tog deltagarna upp att informationen ofta struktureras om, vilket gör att informationen inte längre går att hitta, varken via sökfunktionen eller i strukturen. Många användare hade svårt att avgöra var det kan vara lämpligt att börja leta efter information, inte minst beroende på att det finns tre olika webbgränssnitt (Studentportalen, Medarbetarportalen och externwebben).

Andra åsikter som lyftes var att MP har ett ålderdomligt utseende och är osmidigt att använda. Dokumenthanteringen fick kritik för sitt otympliga gränssnitt, vilket gör att få använder den.

Det fanns de som använde MP ofta och tyckte att internwebben fungerade bra. En del tyckte att gruppytorna i MP var bra och lätta att använda, bortsett från dokumenthanteringen. En ganska vanlig kommentar var att man inte hade tillräcklig kunskap om vilka finesser som finns i portalen och att det var svårt att ta reda på vad som går att göra. Vid flera möten påpekades att det var svårt att använda MP som redaktör och


2018-11-21 Dnr 2018/1333

18

innehållsansvarig, speciellt om av arbetsuppgiften övertagits från någon annan. I dag finns inget enkelt sätt att söka ut alla de sidor som en enskild administratör har haft ansvar för.




Samma som delar av 1a: En katalogstruktur skapas utifrån de roller som finns vid UU. Internwebben behöver kunna hantera och sortera information baserat på många olika roller. Viktigt är dock att inte någon exkluderas från relevant information, vilket medför att viss information inte kommer att gå att välja bort även med en tydlig rollfördelning. Internwebbens sökfunktion måste vara förstklassig och självinstruerande.

Viktigt är att kommunikationsavdelningens Webbprojekt lyssnar till vetenskapsområdenas behov av att hitta relevant information på internwebben. En del av de funktioner som efterfrågades på internwebben finns redan idag. Därför är det viktigt att försöka skapa processer som möjliggör kontinuerlig fortbildning, så att nya funktioner och tekniska lösningar på internwebben som kan underlätta internkommunikationen också kommer användarna till del. Samarbetet mellan kommunikatörer på institutionerna, områdeskansliet och kommunikationsavdelningen måste öka och en process för informationsspridning i kommunikationsfrågor behöver skapas (se också 7c och 8b). Det innebär att områdeskansliet bör tillsätta en kommunikatör för att aktivt driva denna fråga.

Vidare bör områdeskansliet för medicin och farmaci bör inleda arbetet med att skapa sidor medför vetenskapsområdet relevant områdesgemensam information i MP.

Nästa steg

Samma som 1a: Arbeta vidare med detta inom projekten Kansliets inre arbete (områdeskansliet) och Webbprojektet (kommunikationsavdelningen) samt att kanslichefen lyfter behovet av att skapa ett UFV-gemensamt projekt om Intern kommunikation.

Kommunikation med förvaltningen (1d) Vetenskapsområdet upplever att det ibland finns utmaningar i hur förvaltningen kommunicerar med verksamheten. Utmaningarna kan sammanfattas i tre områden (i) Framförhållning, syfte, och återkoppling (ii) Bemötande och (iii) Olika rutiner för samma arbetsuppgifter.


(i) Framförhållning, syfte och återkoppling. Många institutioner upplever att framförhållningen inför olika arbetsuppgifter som ska utföras av institutionerna ofta är alldeles för kort. Det finns förståelse för att en del uppgifter måste utföras med kort varsel, för att UFV i sin tur har fått ett uppdrag med kort framförhållning, men vissa arbetsuppgifter är återkommande och borde kunna skickas ut i god tid. Ibland ändras rutiner för återkommande arbetsuppgifter med kort varsel, utan att institutionerna fått information om att en förändring är på gång. Ofta är det oklart vad syftet med informationsinhämtningen är. Varför vill UFV ha den efterfrågade informationen och vad ska den användas till? Institutionerna upplever vidare att de inte får tillräcklig återkoppling om hur informationen analyserades, om insamlingen resulterade i några förändringar av rutiner eller om informationen skickades vidare till något departement.

Flera institutioner lyfte att ett exempel på något som fungerat mycket dåligt var övergången till det nya ekonomisystemet, där framförhållningen var mycket kort. Genomförandet resulterade också i många problem som tog lång tid att komma tillrätta med, och som har påverkat institutionerna negativt.


2018-11-21 Dnr 2018/1333

19

En process som av några lyfts som positiv var processen kring införandet av nya Ladok, där många institutioner upplever att de fått kontinuerlig information och getts möjligheter till inspel i den mån det varit möjligt.




Samma som 1a. Även här skulle ett årshjul över viktiga återkommande administrativa hållpunkter kunna redovisas på ett överskådligt sätt. Det behövs också en diskussion inom UFV om hur man i olika sammanhang bäst återkopplar om vad som åstadkommits inom olika områden. Planeringsavdelningen är en central aktör i denna fråga.

Nästa steg

Arbeta vidare med detta inom projekten Kansliets inre arbete (områdeskansliet) och Webbprojektet (kommunikationsavdelningen) samt att kanslichefen lyfter behovet av att skapa ett UFV-gemensamt projekt om Intern kommunikation. Viktigt är dock att alla åtgärdsförslag löpande förankras hos representanter från vetenskapsområdets ledning och institutioner


(ii) Bemötande Många som kontaktar förvaltningen upplever att de blir väl bemötta, men vid flera möten har det framkommit att bemötandet från förvaltningen behöver utvecklas. Ibland skickas den som ringer eller mejlar mellan olika avdelningar och enheter och möts av "Tyvärr kan jag inte svara på din fråga" utan att någon försöker lotsa frågeställaren rätt i organisationen. Medarbetarna inom UFV kanske emellanåt behöver bli bättre på att reflektera över varför någon frågar eller tar kontakt. Varför det i vissa fall kanske är svårt att göra rätt. Det kan i vissa fall kanske bero på att det saknas tydliga och lättförståeliga instruktioner till hur en arbetsuppgift ska lösas eller på att man uttryckt sig otydligt i ett mejl?

Ibland har institutionerna upplevt att UFV inte alltid delar med sig av de verktyg som finns för att lösa vissa administrativa uppgifter, som exempelvis kalkylark i Excel för att utföra vissa beräkningar. Institutionernas arbete skulle förenklas avsevärt om de flesta underlag till den årliga verksamhetsplaneringen skickades ut i ett format som är möjligt att kopiera siffror och text från, och inte bara som inskannande bilder.

Det påpekades också att UFV:s roll är att stödja de olika vetenskapsområdena så att alla tillsammans kan arbeta för att nå UU:s mål.


Alla som hör av sig till förvaltningen känner sig väl bemötta.


Det behövs en kontinuerlig diskussion inom UFV om hur förvaltningsorganisationen på bästa sätt kan stödja vetenskapsområdena att nå UU:s mål. Bland annat behöver det medvetandegöras hur UFV kan arbeta med att förbättra rutinerna kring att ta emot återkoppling när något inte fungerar som det ska.

För att det ska vara möjligt för UFV att förbättra stödet behövs också en saklig återkoppling från vetenskapsområdena. Professionellt bemötande är ett gemensamt ansvar för alla oss som arbetar inom UU.

Det finns idag en otydlighet angående vem som kan erbjuda vilken hjälp och vilket stöd. Om det fanns ett universitetsgemensamt ärendehanteringssystem så kanske det skulle finnas bättre förutsättningar för att


2018-11-21 Dnr 2018/1333

20

ärenden snabbare hamnar hos rätt handläggare. Ett ärendehanteringssystem kanske också skulle innebära att färre ärenden faller mellan stolarna, och bidra till en bättre arbetsmiljö då inte alla medarbetare själva måste skapa system eller struktur för att hantera alla frågor.

Om inte hela UFV kan anslutas till ett ärendehanteringssystem så måste tydliga rutiner tas framför hur ärenden kan skickas mellan olika delar av UFV.

Nästa steg

Ett första steg är att fortsätta arbetet rörande bemötande som påbörjats vid områdeskansliet inom ramen för projektet Kansliets inre arbete. Kanslichefen kan lyfta frågan om ett gemensamt ärendehanteringssystem samt lyfta behovet av att det skapas ett UFV-gemensamt projekt om Intern kommunikation. Optimalt vore om bemötande och ärendehantering kunde hanteras genom en UFV-gemensam insats.


(iii) Olika administrativa rutiner för samma arbetsuppgifter. För vissa arbetsuppgifter finns det många olika administrativa rutiner inom institutionerna, mellan olika kurser, eller mellan områdeskansliet och andra avdelningar på UFV. Ibland finns det goda skäl till varför det behövs olika rutiner och ibland kanske det skulle vara enklare om rutinerna var lika. Ibland får de som undrar över administrativa rutiner och hör av sig till UFV olika svar beroende om man vänder sig till områdeskansliet eller till andra avdelningar inom UFV. I en decentraliserad organisation som UU skulle det underlätta om det skapades administrativa rutiner som samordnas och harmonierar med varandra för att erhålla en enkel och kostnadseffektiv handläggning.

Under besöken vid flera av områdets institutioner lyftes att kunskapen om vetenskapsområdets kliniska institutioner och de förutsättningar som dessa har är låg utanför områdeskansliet. Bland annat är de kliniska institutionerna mycket större än vad som syns i Primula, då andelen övrigt verksamma är betydligt fler än de som är anställda. Till exempel så har institutionen för kirurgiska vetenskaper ca 120 anställda, men om man räknar övrigt verksamma så är det ca 830 personer som är knutna till institutionen och som behöver stöd av institutionsadministrationen.

Ibland upplever institutionerna att de tilldelas nya rutiner och system som måste användas, ibland med mycket kort framförhållning (se också 1d i ovan). Uppföljning efter införandet upplevs också ofta som bristfällig, sällan sker någon uppföljning för att ta reda på om de nya rutinerna och systemen fungerar som det var tänkt.

Flera institutioner lyfte övergången till det nya ekonomisystemet som ett exempel på något som fungerat mycket dåligt. Framförhållningen upplevdes som mycket kort och genomförandet resulterade i många problem som tog lång tid att komma tillrätta med, och som har påverkat institutionernas arbete negativt.

En process som däremot lyfts som positiv, var processen kring införandet av nya Ladok, där många institutioner upplever att de fått kontinuerlig information, tips på hur man kan förbereda sig inför övergången samt getts möjligheter till inspel i den mån det varit möjligt.




Samma som 1a. De kliniska institutionerna har en särskilt utmanande administration situation, dels med anledning av den stora mängden förenade anställningar, och dels med den stora mängden övrigt verksamma, som enbart har anställning i Region Uppsala eller andra landsting. Därför kanske det kunde vara en god idé


2018-11-21 Dnr 2018/1333

21

att alltid testa nya rutiner och nya system på en klinisk institution inför förändringar av UU-gemensamma rutiner och system.

Nästa steg

Samma som 1a. Kanslichefen kan lyfta behovet av ett UFV-gemensamt projekt för samordning av processer där det är möjligt.

Hjälp till självhjälp (1e)


Något som lyfts fram som en utmaning vid de flesta möten är att många upplever att de saknar tydlig och lättillgänglig information, som till exempel lathundar, FAQ och steg för steg-guider om hur olika arbetsuppgifter ska utföras eller ärenden handläggas. Exempel på frågor som det skulle kunna finnas lathundar för är: Vilka regler är det som gäller när jag ska anställa en post-doc? Vad ska jag tänka på om jag vill arrangera ett symposium? Vilken tidsplan måste jag ha, och vad är alla steg jag måste utföra, innan jag kan ge en ny fristående kurs?

Det finns mycket information på MP, men den är ibland svår att hitta och ibland kan informationen vara omfattande eller inte tillräckligt tydlig. Det är också svårt att hitta information om vem man ska vända sig till, vid frågor om hur ett ärende ska handläggas.

Ett område som lyfts fram där det funnits lättillgänglig information är ekonomisidorna under Stöd och service. Där finns också en FAQ som rör ekonomiadministration, vilken har lyfts som ett bra exempel på vad som skulle behövas även inom andra områden.

Målbild

All information på UU:s internwebb är kvalitetssäkrad, vilket innebär att den är tillgänglig, korrekt, daterad samt målgruppsanpassad.


Ett första steg är att befintliga processer för hur olika ärenden ska hanteras, skrivs ned så att alla steg blir tydliga. Det behöver också följas upp att handläggningen verkligen sker i överensstämmelse med de processer som finns. När lathundar, FAQ och handläggningsinstruktioner sedan tas fram bör detta göras i samverkan med den målgrupp som ska använda instruktionen. Exakt hur denna samverkan kan gå till blir olika beroende på hur stor målgruppen är, men också hur viktigt det är att det inte blir fel i handläggningen. En stor del av informationen måste dessutom finnas tillgänglig i sin helhet på engelska.

Nästa steg

Arbetet kan fortsätta vid områdeskansliet inom ramen för projektet Kansliets inre arbete och i samarbete med vetenskapsområdets institutioner. Kanslichefen kan lyfta behovet av att det skapas ett UFV-gemensamt projekt om Intern kommunikation.

Forskarna har svårt att hitta varandra (1f)


Under flera möten lyfte forskare från olika institutioner att de upplever det som svårt att hitta forskare att samarbeta med på UU. Vissa specificerade att det kan vara svårt att hitta kliniker att samarbeta med. Det kan


2018-11-21 Dnr 2018/1333

22

också vara svårt att hitta personer som använder sig av en specifik teknik. En forskare konstaterade att denne hade varit på en konferens i USA och där upptäckt att en person på UU kunde en teknik av intresse.


Alla forskare har en kort och bra informationstext på sin personliga webbsida i katalogen.


Det bör skapas en mall för vilken information som bör ingå i den standardiserade informationen om alla forskare på institutionsnivå. Informationen bör vara professionellt utformad samt så kort och så likformig som möjligt. En diskussion behöver föras om vad som är tillräcklig information för att tillgodose andra forskares behov, samt den tredje uppgiften. Kanske kan i vissa fall ett antal sökord vara tillräckligt. Det behöver kanske skapas en uppföljningsprocess på institutionsnivå som följer upp att information läggs ut och ger feedback på informationen. All information måste finnas på engelska, men viss information måste finnas på svenska och bör vara anpassad till allmänhet och journalister.

Nästa steg

Områdesnämnden bör fatta beslut om att genomföra detta på vetenskapsområdet. Förslag på hur informationen bör utformas kan sedan tas fram av en arbetsgrupp med vetenskapliga representanter och kommunikatörer från områdeskansliet och kommunikationsavdelningen.

Kommunikation från och till vetenskapsområdets ledning (1g) Flera institutioner påpekar att det emellanåt kan vara svårt att få till en ändamålsenlig kommunikation till och från vetenskapsområdets ledning. De kommentarer som kommit fram kan sammanfattas i tre områden (i) Protokoll och information från Områdesnämnden (ii) Strategier och visioner (iii) Bra möten kan kanske nyttjas ännu bättre


(i) Protokoll och information från områdesnämnden. Många institutioner tog upp att det tidvis varit svårt att få besked om vilka beslut som fattats av områdesnämnden. På grund av tidigare personalbrist vid områdeskansliet så har det dröjt innan protokollen blivit distribuerade. Ett annat problem som togs upp av de flesta institutioner var att protokollen inte innehåller tillräckligt med information, utan att det ofta hänvisas till bilagor som enbart de som är ledamöter i områdesnämnden har tillgång till.


Den som behöver informationen i protokollen får ta del av den


Detta kan hanteras på fler sätt. Ett alternativ skulle kunna vara att prefekten får tillgång till ytan där alla underlag finns. Ett annat alternativ är att mer allmän information skrivs ihop av någon på områdeskansliet och distribueras som ett nyhetsbrev efter godkännande av vicerektor. Alla som sitter i områdesnämnden har dessutom en möjlighet och i viss mån ett ansvar att informera sin institution om vad som beslutas i nämnden. Områdeskansliet bör också se över vilken information som bör finnas med när i samband med att ett beslut expedieras.

Nästa steg

Hanteras av enhetschefen på enheten för ledningsstöd, inom ramen för projektet Kansliets inre arbete, i samverkan med prefekterna vid vetenskapsområdet.


2018-11-21 Dnr 2018/1333

23


(ii) Strategier och visioner. Många institutioner upplevde att de inte kände till hur de bäst kunde vara en del av vetenskapsområdets arbete för att nå universitetets mål. Det saknades kunskap om vilka strategier som är viktiga för områdesledningen, vad områdesledningens vision är och var vetenskapsområdets ledning vill att området ska vara om 10 år. Vidare fanns önskemål om att tydligare kommunicera hur en enskild institution eller forskare kan bidra. Vissa upplevde också att det inte var tydligt hur en enskild forskare skulle kunna bidra till processerna och ge inspel till strategiarbetet. Flera institutioner uttryckte vidare en önskan att kunna bidra i större utsträckning än vad som sker idag.


Alla på vetenskapsområdet känner till vilka strategier och aktiviteter som är prioriterade för området. Det finns ett starkt engagemang hos alla som är del av den kollegiala strukturen och den administrativa personalen att bidra till att vetenskapsområdet och UU blir ett världsledande universitet.


Det kollegiala engagemanget behöver öka. Kanske kan det kollegiala ansvarstagandet och engagemanget öka med en tydligare transparens rörande hur förslag tas fram och beslut fattas. Genom att ytterligare tydliggöra hur en enskild forskare eller lärare kan vara med och påverka kanske fler skulle välja att engagera sig. Områdesledningen och områdesnämnden tillsätter och nominerar i dag medlemmar till olika organ, grupper och projekt. Vetenskapsområdet är dock stort och det finns många kompetenta kollegor som kanske har efterfrågade färdigheter, men som inte har haft möjlighet att visa detta. Kanske kunde ett ansökningsförfarande tas fram så att intresserade personer kan anmäla sitt intresse att deltaga i olika typer av arbetsgrupper.

Det skulle också kanske kunna vara möjligt att skapa en ytterligare process som belönar de forskare eller institutioner som är mest engagerade i att bidra till vetenskapsområdets prioriterade områden

Nästa steg

Områdesnämnden skulle kunna ge en kollegial grupp i uppdrag att arbeta vidare med att öka det kollegiala engagemanget och insynen i vetenskapsområdets prioriterade strategier.


(iii) Bra möten kan kanske nyttjas ännu bättre. En sak som lyftes som bra och väl fungerande var prefektmötena. Där tyckte många prefekter att mötet gav matnyttig och viktig information, men framförallt lyfte prefekterna det positiva i att träffa och diskutera aktuella frågor med andra prefekter. Även om mötena fungerar bra så lyfte några prefekter att dessa möten kunde nyttjas i högre utsträckning för gemensamma diskussioner och erfarenhetsutbyte. Generellt sett fanns vidare en önskan om att försöka nyttja andra befintliga möten ännu bättre än vad som görs idag, genom att dra nytta av att alla som närvarar fysiskt är på samma ställe och kan diskutera olika aktuella frågor med varandra.


Alla möten nyttjar det faktum att prefekter och andra deltagare är samlade för att gemensamt diskutera viktiga frågor.



2018-11-21 Dnr 2018/1333

24

Information till (ny)anställda (1h)


På några möten lyftes det att informationen till nyanställda borde förbättras. Som ny på UU eller ny i sin roll finns inte någon samlad övergripande lättillgänglig information om vilka riktlinjer och regler som gäller (se också 5c) och vad man kan få hjälp och stöd med. En del institutioner funderade på att själva skapa lättillgänglig information, men det vore mycket bättre om UFV och områdeskansliet kunde skapa ett informationsmaterial för det som gäller för alla på UU och vid vetenskapsområdet. Sedan kan institutionerna lägga till den institutionsspecifika informationen.


Alla (ny)anställda får lättillgänglig övergripande information om vilka riktlinjer och regler som gäller och vad man kan få hjälp med på UU.


Det mest effektiva sättet att informera anställda nya på UU eller i sina roller är troligen att skapa filmer eller korta lättillgängliga textbaserade kurser på webben. Ett bra exempel på sådana är de kurser som tagits fram av säkerhetsavdelningen (exempelvis om hot och våld https://mp.uu.se/web/info/anstallning/kompetensutveckling/interna/sakerhet/hot-och-vald). Kurserna ska ha olika teman och informationen, finnas tillgängliga på engelska, samt helst finnas tillgänglig även som texter på webben. En kärna av webbkurserna kan mycket väl tänkas vara obligatoriska, exempelvis sådana som rör vårt ansvar som myndighet, diskrimineringslagar eller någon av de befintliga säkerhetskurserna. Exempel på kurser som bör tas fram på områdeskanslinivå är övergripande information om hur vetenskapsområdet styrs, beslutsvägar, och vad som krävs av en forskare för att göra karriär inom akademin.

Nästa steg

Den bästa lösningen vore kanske om arbetet med information till nyanställda kunde ske på en övergripande UU-nivå under ledning av HR-avdelningen, kanske inom ramen för ett UFV-gemensamt projekt om Intern kommunikation. Sedan kan respektive område och institution fylla på med specifik information. Områdesnämnden skulle kunna skapa en områdesgemensam grupp som kan ta fram förslag på vilka kurser som skulle behövas. Deltagarna i gruppen skulle kunna vara någon prefekt, forskargruppsledare, doktorander, någon nyanställd, postdoc, forskare från andra länder, samt lärare, administratör från institution och områdeskansli, samt kommunikatörer. Förbättrad information till nyanställda kanske är det mest effektiva sättet att snabbt kunna åstadkomma en förbättrad internkommunikation, och öka kunskapen om vem man kan vända sig till på UFV i olika frågor.

Det måste vara tydligt vilka frågor som ska diskuteras på respektive möte. Lika viktigt är det att redan i inbjudan tydliggöra vad mötet ska resultera i och vilken information som ska kommuniceras ut från mötet.

Kanske skulle en process kunna tas fram där mötesdeltagarna ges möjlighet att förslå diskussionspunkter genom till exempel en öppen dagordning. Vissa möten kanske skulle kunna användas för att ta in underlag för beslut i områdesledningen eller liknande. Kanske skulle även närvaron på vissa mötena förbättras om man gjorde förändringar i mötesstrukturen där det är möjligt.

Nästa steg

Deltagarna på prefektmöten och kollegiemöten tillfrågas hur de vill att mötena ska struktureras.

https://mp.uu.se/web/info/anstallning/kompetensutveckling/interna/sakerhet/hot-och-vald


2018-11-21 Dnr 2018/1333

25

Informationsspridning inom institutionerna (1i)


bland upplever prefekterna att det är svårt att nå ut med information om viktiga händelser, kommande gemensamma möten eller liknande, som gäller hela institutionen. Prefekterna beskriver att de, om det är viktigt, ofta använder sig av alla tillgängliga kanaler, webben, planscher på anslagstavlor, nyhetsbrev samt mejl. Det effektivaste sättet att vara säker på att personer nås av information är att prata med dem muntligen, nämnde en prefekt.

Den mesta informationen inom vetenskapsområdet distribueras via mejl i olika mejllistor. Det är inte ett särskilt effektivt sätt, då samma person ofta skickar ut många mejl, vilket gör informationen svår att återfinna (se 1a).

En del institutioners prefekter samlar informationen och skickar ut dem aggregerade i månadsbrev, antingen som enkla textfiler eller i mer bearbetad form. Detta är något som mottagarna på institutionen uppskattar.


Alla på institutionen nås av den information som behövs.


Ett effektivare sätta att sprida information sker genom en väl fungerande internwebb (rollbaserad och med effektiva sökmotorer) och genom att skriva mejl med tydliga instruktioner enligt vad som beskrivs under behovsområde 1a.

Nästa steg

Samma som under behovsområde 1a. Efter att tydliga rutiner för mejlkommunikation har tagits fram och implementerats inom ramen för projektet kansliets inre arbete på områdeskansliet, kan även institutionerna ta ställning till om man vill hantera sin interna mejlkommunikation på samma sätt. Vid behov skulle en kort webbkurs kunna skapas (enligt förslag under punkten 1i).

Forskarutbildningswebben (1j) Sammanfattning nuläge

Den del av vetenskapsområdets webb (medfarm.uu.se) som berör forskarutbildningen är dåligt uppbyggd, ålderdomlig, inte uppdaterad och innehåller felaktig information samt är inte översatt i sin helhet till engelska. Informationen är heller inte sökbar i andra webbgränssnitt.

Detta har medfört att många institutionen har skapat egna informationssidor på MP eller på institutionswebben för att kunna informera sina doktorander om processer och det regelverk som gäller. Det har också resulterat i processen har blivit mycket olika mellan institutioner vilket uppmärksammats av kliniska forskningscentra som har doktorander anslutna till flera olika institutioner vid vetenskapsområdet.

På några möten efterfrågades det att det skulle vara bra om man kunde samla forskarutbildningskurser på hela UU på ett ställe så att man kunde hitta relevanta kurser för forskarstuderande över hela universitetet. En kurs på andra vetenskapsområden kan mycket väl vara relevant och sökbar för forskarstudenter på hela UU.


Webben med forskarutbildningsinformation är uppdaterad och ger tydlig information rörande forskarutbildningens alla hållpunkter.


2018-11-21 Dnr 2018/1333

26


Forskarutbildningswebben behöver struktureras om, uppdateras och översättas till engelska, samt läggas in i MP. Rutiner för uppdatering behöver skapas och institutionerna måste informeras om att detta skett så att de i sin tur kan avveckla de institutionsegna informationssidorna.

Ett första steg mot en gemensam presentation över forskarutbildningskurserna är att inventera hur de presenteras på andra vetenskapsområden. Man kan också tänka sig att undersöka möjligheten att skapa en gemensam databas för kurserna inom alla vetenskapsområden.

Nästa steg

Arbetet med forskarutbildningswebben på vetenskapsområdet har påbörjats i juni 2018, och beräknas vara klart under 2019. På webben kan det finnas information om hur man hittar och söker kurser på andra vetenskapsområden. Områdeskansliet bör också undersöka möjligheten att samla alla forskarutbildningskurser vid UU i en universitetsgemensam databas.

3.1.2 Webb (2) Sammanfattning nuläge

På samtliga möten som genomfördes inom ramen för projekt lyfte deltagarna att sökfunktionen inte fungerade på webben. Med webben avses både internwebb (Medarbetarportalen Liferay) och externwebb (InfoGlue) men även studentportalen (egenutvecklat). Det enda sättet att hitta något på UU:s webbar är att googla. Utmaningarna med internwebben diskuteras under punkten 1c.

Det fanns också många åsikter om det externa webbgränssnittet. Vissa upplevde designen som snygg medan andra hade motsatta åsikter. Deltagare på flera möten lyfte att det är otydligt vem som kan besluta om vilken information som ska lyftas på UUs centrala sidor. Det är inte tydligt hur man går till väga för att för att lyfta något högt upp i strukturen. Flera deltagare påpekade att de gärna skulle vilja flagga för viktiga händelser eller nyheter men att de inte vet hur de ska gå tillväga för att göra det, och upplever också att det är svårt att få gehör för sina tankar och idéer.

Det är uppenbart att det är otydligt för många användare på vetenskapsområdet vilken webb som ska användas till vad. Flera olika separata system innebär att användaren måste veta i vilket system man ska söka efter informationen. Vetenskapsområdet för medicin och farmaci har dessutom ett eget webbgänssnitt för lagring av olika dokument som till nyligen inte har indexerats av UU:s sökmotorer, vilket gör att det blir ännu krångligare för användarna.


UU har en funktionell målgruppsanpassad webb som är till för användarna och stödjer det externa och interna arbetet.


Det måste bli enklare för vanliga användare, både interna och externa, att använda sig av webben för att ta del av information. Exempelvis ska inte en intern användare behöva fundera över i vilket system man ska söka efter informationen, MP, SP eller InfoGlue. Sökfunktionen måste vara så bra som det är tekniskt möjligt samt självinstruerande.

En webb som är anpassad till användarna är avgörande för att det ska vara möjligt att kunna arbeta på ett kostnadseffektivt sätt inom UU. Den externa webben ska därför vara anpassad för personer utanför universitetet som presumtiva studenter, presumtiva medarbetare och samarbetspartners.


2018-11-21 Dnr 2018/1333

27

Internwebben måste förbättras och vara anpassad för användarna på vetenskapsområdena. Precis som diskuteras under behovsområdet 1a, 1c och 1e så blir konsekvensen att internwebben inte är anpassad för användarna att människor mejlar och ringer istället. En väl fungerande webb innebär inte bara att själva webbverktyget måste vara modernt och tillåta rollanpassad information (se bl.a. 1a och 1c) utan också att själva innehållet på webben måste förtydligas och förenklas (1e). För internwebbens del innebär det ett ganska omfattande utvecklingsarbete både vad gäller innehåll och struktur. Vissa avdelningar, exempelvis HR-avdelningen, har redan påbörjat detta arbete.

Områdeskansliet för medicin och farmaci bör, så snart det är möjligt, inleda arbetet med att föra över alla dokument och skriven information (se också 1j) som finns i det externa webbgränssnittet (www2) till medarbetaportalen. Det enda som bör ligga kvar där är de webbapplikationer som är fristående system, som exempelvis disputationskalendern och databasen för forskarutbildningskurser.

Det är viktigt att det blir mer transparent vad som styr vilken information som lyfts högt i strukturen på UU:s externa webb. Att lyfta upp exempelvis ett event kanske är det inte det mest framgångsrika sättet att sprida information på. Men om inte detta kommuniceras tydligt tillsammans med alternativa tillvägagångssätt så är det svårt för användarna att göra rätt (se också punkt 7d).

SSamarbete mellan kommunikatörer på institutionerna, områdeskansliet och kommunikationsavdelningen måste öka. Kanske kan samarbetet ske inom det kommunikationsnätverk som drivs av kommunikationsavdelningen i dag eller så behövs ett nytt nätverk där alla som arbetar med kommunikationsfrågor på vetenskapsområdets institutioner kan ingå. Det behöver också ske en uppföljning och ett kontinuerligt förbättringsarbete hur föreslagna lösningar fungerar på institutionerna.

Nästa steg

Arbeta vidare med detta inom projekten Kansliets inre arbete (områdeskansliet) och Webbprojektet (kommunikationsavdelningen) samt att kanslichefen lyfter behovet av att skapa ett UFV-gemensamt projekt om Intern kommunikation.

3.1.3 Språk (3) Sammanfattning nuläge

Vetenskapsområdet för medicin och farmaci har många medarbetare och studenter som bara talar engelska. De har idag svårt att tillgodogöra sig viktig information då vetenskapsområdets webb inte är fullständigt speglad på engelska. Den information som skickas från UFV är ofta bara på svenska. Detsamma gäller även flera av de system som ska användas för administration. Exempelvis så finns bara möjligheten att skapa innehållet i ett schema på ett språk åt gången i TimeEdit och Antagning.se finns bara på engelska för de tidiga ansökningsomgångarna. Även beställningssidorna i formulärverktyget Kurt finns bara på svenska.

En del webbsidor har engelska motsvarigheter som är ofullständiga och innehåller bara en sammanfattande text på engelska som inte fullt ut motsvarar informationen på svenska.

Allt detta innebär att många på institutionsnivå tvingas översätta informationstexter och mejl parallellt med varandra, vilket inte är särskilt effektivt.

Målbild

De som inte talar svenska kan på engelska tillgodogöra sig all information som behövs för att verka vid UU.



2018-11-21 Dnr 2018/1333

28

UFV:s webbsidor måste finnas tillgänglig i sin helhet på engelska. På områdeskansliet behöver många sidor översättas och hållas uppdaterade på engelska. Tillika behöver mycket information som skickas från UFV och områdeskansliet finnas tillgängligt på engelska, så att inte alla institutioner måste genomföra parallella översättningar. Detta är i synnerhet viktigt om internationaliseringen ska prioriteras.

Det är viktigt att de kommunikatörsanställningar som förslås tillkomma på områdeskansliet ska kunna skriva både på svenska och på engelska på en hög nivå. Personerna bör kunna fungera som en resurs för områdeskansliets medarbetare att kunna bolla engelska texter med, som den enskilde medarbetare själv har översatt. Alla texter kommer inte att kunna bearbetas, utan man bör använda sig av resursen när det är särskilt viktigt att texterna blir bra.

Eftersom UU är en myndighet måste all dokumentation finnas på svenska. Detta specificeras också i den nyligen föreslagna språkpolicyn. Behovet av information på engelska uttrycks inte på ett särskilt skarpt sätt i den nu gällande språkpolicyn. Dessutom saknas förslag om hur man i praktiken ska kunna genomföra förslagen om parallellspråkighet. Det behövs en universitetsövergripande långsiktig plan för hur verksamhet och förvaltning ska kunna bli parallellspråkiga. Det bör också undersökas om det finns någon information som inte behöver distribueras på svenska alls. Även om det sannolikt inte är så bör denna fråga undersökas närmare.

Viktigt är att undersöka hur man arbetar med denna fråga på ett kostnadseffektivt sätt, om alla som arbetar vid UFV ska skriva alla texter på två språk riskerar kostnaderna för detta bli mycket höga.

Nästa steg

Arbeta vidare med detta inom projekten Kansliets inre arbete (områdeskansliet) och Webbprojektet (kommunikationsavdelningen) samt att kanslichefen lyfter behovet av att skapa ett UFV-gemensamt projekt om Intern kommunikation.

3.1.4 Strategisk kommunikation på övergripande universitetsnivå (4)

Vad vill Uppsala universitets högsta ledning (4a)


På flera möten har deltagare lyft att de inte har god kunskap om vad UU:s högsta ledning vill. Vilka strategier är viktiga för ledningen? Vad är ledningens vision? Målen och strategierna finns formulerade universitetsövergripande dokument, men upplevdes trots detta inte som tillräckligt tydliga.


Alla känner till UU:s mål och strategier och har god kunskap om hur vetenskapsområdet ska arbeta på kort och lång sikt för att UU:s mål ska nås (jfr 1g ii)


UU är alla som bidrar till verksamheten, som exempelvis forskare, lärare, studenter, övrigt verksamma och administratörer. I UU:s mål och strategier formuleras övergripande strategier. Den gemensamma strävan hur mål ska nås konkretiseras sedan, dels på de tre vetenskapsområdena där forskning och utbildning sker, dels på UFV.

Precis som diskuteras under behovsområde 1g ii så kanske det kollegiala engagemanget och ansvarstagandet, på vetenskapsområdet för medicin och farmaci, kan öka om processerna för hur institutioner och enskilda forskare kan vara med och bidra till vetenskapsområdets strategiarbete kan göras


2018-11-21 Dnr 2018/1333

29

ännu tydligare. Ett ökat kollegialt engagemang, genom tydligare strategier, kan öka förutsättningarna för att vetenskapsområdet blir framgångsrikt, vilket i sin tur bidrar till ett framgångsrikt universitet.

Nästa steg

Samma som för behovsområde 1g. Områdesnämnden skulle kunna ge en kollegial grupp i uppdrag att arbeta vidare med förslag som kan öka det kollegiala engagemanget och insynen i vetenskapsområdets prioriterade strategier. UU ska inom kort påbörja arbetet med att ta fram nya mål och strategier. Här finns en möjlighet för vetenskapsområdet att snabbt komma igång med förslag som kan öka det kollegiala engagemanget så att konkretiseringen av mål och strategierna kan komma igång så snart det övergripande arbetet är klart.

Gemensamma strategier för påverkansarbete (4b)


På några möten lyftes frågan om hur UU arbetar med strategisk kommunikation och vilka gemensamma strategier för påverkansarbete som finns. Har UU något mål som de arbetar mot? Arbetar UU med lobbying och i så fall på vilket sätt? Hur bedriver UU påverkansarbete i Bryssel och mot företag? Sker något strategiskt arbete med alumner, i synnerhet sådana som idag arbetar som politiker? Hur arbetar UU med branding? Hur ser UU:s arbete med donatorer ut, och hur samordnas donatorsarbetet på övergripande nivå?

Samtidigt var det otydligt för många hur man skulle gå tillväga om man hade förslag eller ville göra inspel till olika typer av påverkansarbete. Var vänder man sig då?

Viktigt i sammanhanget är också att man tydliggör hur insatserna följs upp och återkopplas.

Målbild

Det är tydligt vilken strategi som UU har när det gäller strategisk kommunikation, hur insatserna följs upp samt hur man kan göra inspel i arbetet.


Även om det finns mål för den strategiska kommunikationen som UU arbetar med på en övergripande nivå så upplever många på vetenskapsområdet att det inte är tydligt vilka dessa är. Det är viktigt att det blir tydligt vilka processer som finns för inspel och för uppföljning av resultaten av påverkansarbetet. Det behöver också bli tydligare var man kan vända sig om man har frågor eller inspel.

Ibland vill donatorer följa med på resor eller liknande till forskningsprojekt som de har finansierat. Då skulle det kunna vara en effektiv strategi om det alltid följde med någon både från vetenskapsområdesnivå och övergripande nivå som kunde diskutera vilka andra projekt som skulle intressera olika donatorer.

På vetenskapsområdesnivå skulle det kunna vara effektivt att områdesledningen, tillsammans med resans delegater, internt formulerar vad syftet med exempelvis en resa är. Vad är målet, vad vill områdesledningen ska vara resultatet av en viss insats, hur ska man följa upp vad resultatet blev och hur kan man återkoppla till vetenskapsområdet?

Nästa steg

Att genom kanslichefen lyfta behovet till Kommunikationsavdelningen och Developement Office att vetenskapsområdets institutioner på ett tydligare sätt vill få information om hur UU arbetar med påverkansarbete, vilka mål som finns, hur det följs upp och hur institutionerna kan involveras i arbetet.


2018-11-21 Dnr 2018/1333

30

Eventuellt skulle vetenskapsområdet kunna arbeta mer proaktivt med strategisk kommunikation om en kollegial grupp, på uppdrag av områdesnämnden, kunde arbeta med frågan och ta fram strategier på kort och lång sikt.

3.1.5 Kommunikation med studenter (5)

Vem kan jag som student kontakta i olika frågor? (5a) Sammanfattning nuläge

En utmaning som många studenter på vetenskapsområdet har är att de inte vet vem i organisationen de ska kontakta i olika frågor. Vilket ansvar har en kursledare, vad kan kåren hjälpa till med, vilka frågor besvarar studievägledare, vart vänder jag som student mig om jag upplever att jag blivit diskriminerad?

De flesta utbildningar vid området har under den första veckan informationstillfällen för studenter, där många av dessa frågor tas upp. Det är mycket information som förmedlas vid samma tillfälle, och inte så lätt att tillgodogöra sig den. Informationen finns sedan oftast att tillgå via programmets sidor på studentportalen. Det är inte alltid lätt att hitta den där, eftersom studentportalen är uppbyggd så att studenten först kommer till den aktuella kursens sida när man loggar in. Ett annat problem är att informationen i Studentportalen organiseras efter en meny i vänsterspalten som försvinner och bara blir åtkomlig via en knapp (tre streck) om man använder en mobil eller surfplatta för att komma åt sidorna, vilket det är vanligt att studenterna gör. Många studenter hittar inte till programmets sidor, där den mesta informationen finns.


Det är tydligt för studenterna vem man ska kontakta i olika frågor.


Alldeles för mycket information distribueras vid terminsstart, det gör det svårt för studenterna att tillgodogöra sig den. Kan man korta ner och sprida ut informationen över flera tillfällen under de första kurserna kanske detta skulle öka chanserna att studenterna kan tillgodogöra sig den.

Det kanske skulle vara bra om övergripande viktig information som gäller alla studenter vid UU kunde samlas i en digital studenthandbok i Studium. I anslutning till denna kunde sedan varje program fylla på med den programspecifika informationen.

I studentportalen finns en funktion där man kan nå ut med viktig information via en nyhetsfunktion. Vissa studenter önskade att få dessa nyheter via mejl , genom en prenumerationstjänst, om det är möjligt.

Likdanande struktur för alla kurser inom ett program skulle också avsevärt förbättra informationsflödet (se också punkt 5b), likaså informationsflikar som är synliga för alla kurser på ett program skulle förbättra situationen jämfört med idag.

Nästa steg

Ett förslag skulle kunna vara att GRUNK och GRUFF får det övergripande ansvaret att i samverkan med PråM, lärare, kårerna och administratörer från institutionerna och områdeskansliet genomföra ett uppdrag för att ta fram riktlinjer för hur viktig information ska distribueras till studenterna. Gruppens arbete bör samordnas med de grupper som vissa program redan har tillsatt inför övergången från studentportalen till Studium.


2018-11-21 Dnr 2018/1333

31

Hur kan vi nå ut till och engagera studenter (5b) En av de största utmaningarna är att nå ut till och engagera studenter. Detta lyftes på flera möten, med institutionerna, områdeskansliet och studentkårerna. De kommentarer som kommit fram kan sammanfattas i två områden (i) Nå ut till studenter och (ii) Engagera studenter.


Nå ut till studenter (i) Det är svårt nå ut med information till studenter. Detta är en utmaning som både studentkårerna, lärare och administratörer har. De flesta studenter vet heller inte vilka rättigheter och skyldigheter de har.

Under vissa perioder så kan en stor del av arbetstiden, både för lärare och för administratörer, gå åt till att svara på mejl där studenter frågar om information som redan finns i studentportalen. Det är inte ett enkelt problem då det krävs samsyn hos alla som är involverade inom ett program för att komma fram till hur studenternas frågor bör bemötas. Genom att hjälpa dem hitta rätt i studentportalen eller genom att svara på frågan direkt i mejlet? Studentportalen har också en del tillkortakommanden som gör det svårt att nå ut med informationen (se punkt 5a ovan). Studentportalen är bland annat uppbyggd så att det bara går att mejla studenter per kurs och inte hela programmet samtidigt, vilket gör att det är svårt och omständligt att nå ut med viktig information som samtidigt ska nå alla studenter vid ett program.

Det finns också exempel på lärare som inte använder tillgängliga system och hjälpmedel. Vissa program använder inte TimeEdit, vilket gör att studenterna inte kan prenumerera på scheman. Andra lärare använder inte studentportalen, utan använder fortfarande pingpong, eller skapar till och med egna webbsidor för kurser, vilket gör det svårt för studenterna att hålla sig informerade.


Studenter ges möjlighet att tillgodogöra sig all den information som finns.


Studenterna har själva ansvar att ta reda på vad som gäller i olika situationer. Samtidigt har lärare och administratörer ett ansvar att skapa förutsättningar för studenterna att kunna få tillgång till uppdaterad information. Många lärare och studenter kanske inte har tillräcklig kunskap om vem som faktiskt ansvarar för vad. Om alla lärare och administratörer skulle använda sig av de system som finns samt om man kunde enas om ett gemensamt upplägg på kurser i studentportalen (eller nya Studium) så skulle det vara lättare för studenter att hitta den information de behöver. Det krävs också en kontinuitet där nya lärare ges möjlighet att ta redan på vad det är för riktlinjer som gäller (se också under 5c nedan), samt uppföljning och konsekvens om riktlinjerna inte följs.

Studenterna behöver medvetandegöras om sitt ansvar och sina rättigheter. En idé skulle kunna vara att skapa ett moment på alla utbildningar, en work shop där studenter tillsammans med lärare och administratörer gemensamt diskuterar ansvarsfrågor med utgångspunkt i studenternas arbetsvillkor och det pedagogiska programmet. En utmaning i sammanhanget är att det är svårt att nå ut till alla, eftersom en del studenter inte deltar i moment som inte direkt berör kursens innehåll och som inte kommer på tentan. Kanske bör en sådan work shop ingå som ett moment (kopplat till framsteg) på en kurs eller ett moment på de genomgripande strimmor som finns på vissa program som exempelvis PUFF (Professionell utveckling och färdighetsträning vid farmaceutiska fakulteten) eller PU (Professionell utveckling på läkarprogrammet).

Nästa steg

Som för punk 5a ovan. Ett förslag skulle kunna vara att GRUNK och GRUFF får det övergripande ansvaret att i samverkan med PråM, lärarna, kårerna samt administratörer från institutionerna och områdeskansliet genomföra ett uppdrag i syfte att medvetandegöra studenter om sitt ansvar och sina rättigheter samt hur


2018-11-21 Dnr 2018/1333

32

information ska distribueras till studenterna. Hur man bäst kan arbeta för att främja lärarnas efterlevnad av gemensamma beslut och riktlinjer kan hanteras inom ramen för förslaget i punkt 5c.


Engagera studenter (ii). Även om man lyckas nå ut med information till studenter upplever både lärare, studentkårer och administratörer att det är ännu mer utmanande att försöka engagera och motivera studenter. Även flera studentnationer har svårigheter att driva sin verksamhet idag och beskriver att det är svårt att motivera studenter att engagera sig.

Studentkårerna uppger att de har svårt att nå ut och få studenter att engagera sig i kårernas arbete. Den största andelen studenterna når man sällan, utan man når bara de som redan engagerar sig. Kårerna lyfte också att de oftast inte är representativa för sin studentpopulation, vilket inte är bra ur ett demokratiskt perspektiv. Kunskapen hos studenterna om vad kåren gör, och vilket uppdrag de har, är ganska låg. Bland annat så är det inte allmänt känt att uppdraget omfattar exempelvis studiebevakning. Lärarna upplever också att det är utmanande att engagera och motivera studenter att delta i aktiviteter som inte är direkt poänggivande eller nödvändiga för att få ut sin examen.


Studenter och anställda vid Uppsala universitet har tillsammans skapat förutsättningar för att studenterna ska vara engagerade och motiverade.


Varför engagerar sig studenterna i mindre utsträckning i kåren eller i områdesövergripande studentaktiviteter och hur motiverar vi dem att bli mer engagerade? Detta är stor utmaning som UU delar med många olika organisationer i samhället. En del av orsaken skulle kunna vara att studenterna i allt högre utsträckning känner sig stressade jämfört med tidigare. Många administratörer och lärare upplever också att antalet studenter som inte klarar sina studier ökar.

I dag finns många olika aktiviteter som konkurrerar med studenternas tid, så utmaningen handlar inte bara om att nå ut med den aktivitet man vill genomföra utan snarare om att motivera studenterna att delta. Det handlar kanske om att tydligare visa fördelarna med att delta i kårens arbete eller andra aktiviteter när man sedan ska konkurrera med andra studenter på arbetsmarknaden. Detta görs redan idag, men skulle kanske kunna göras ännu tydligare. Exempelvis skulle UU kunna erbjuda studenter som deltar i olika aktiviteter intyg som kan ingå i studentens CV?

Nästa steg

Som för punk 5a ovan. Ett förslag skulle kunna vara att GRUNK och GRUFF får det övergripande ansvaret att i samverkan med PråM, lärarna, kårerna samt administratörer från institutionerna och områdeskansliet genomföra ett uppdrag i syfte att ökastudenternas motivation och engagemang.

Information och attityd från lärare och Uppsala universitet (5c) Sammanfattning nuläge

Oftast blir studenterna väl bemötta av lärare och administrativ personal vi universitetet men det är inte ovanligt att attityden ibland skulle behöva förbättras.

Ett allvarligt problem är att kårerna vid åtminstone två tillfällen inte blivit informerad vid krissituationer, vilket är nödvändigt då de får många frågor från studenter. Det första tillfället var när det befann sig en maskerad man


2018-11-21 Dnr 2018/1333

33

på BMC, kåren inte fick någon information om vad som hänt eller om faran var över från intendenturen, utan fick förlita sig på dagspressen. Det andra tillfället var vid skjutningen i Flogsta. Då hade UU bra information, men krisorganisationen informerade inte kårerna. När de påtalade detta gavs svaret att "Det var inte viktigt."

Det finns också exempel på lärare som inte har en särskilt trevlig attityd. Ett exempel är mikrofonanvändning under föreläsningarna. När studenter har bett läraren att använda mikrofonen, så har man fått till svar att "Nej, jag hörs ändå" eller "Sätt er längre fram i salen". Detta försvårar för funktionsnedsatta.

Ofta är lärarna doktorander och de har ibland en bristande kunskap vilka regler som gäller vid undervisning och har ibland inte hunnit gå den obligatoriska universitetsgemensamma pedagogiska grundkursen.


Studenterna ska känna sig väl bemötta vid Uppsala universitet


Institutionsledningarna ansvarar för att de anställda ges möjlighet att informera sig om vilket regelverk och vilka styrdokument som gäller, och om de beslut som tagits när det gäller undervisning. Idag är det ofta svårt att få en överblick över dessa dokument. Kanske borde det skapas en webbsida med tydlig sammanfattande information om gällande regelverk och styrdokument som berör undervisningssituationen. Även en kort webbkurs som är skräddarsydd för doktorander, som skulle kunna användas som en sammanfattande informationskälla till dess att doktoranden gått den obligatoriska grundkursen. Om det är möjligt skulle man kunna skapa någon form av uppföljande process för att säkerställa att den som ska undervisa har givits möjlighet att informera sig om aktuellt regelverk.

För att komma till rätta med situationer där lärare inte följer regelverket skulle det kunna skapas en visselblåsarfunktion, där studenter enkelt kunde påtala situationer när de känt sig utsatta eller illa behandlade.

Nästa steg

En möjlighet är att GRUNK och GRUFF får det övergripande ansvaret att i samverkan med KUF, Pråm och områdeskansliet genomföra arbeta för att medvetandegöra lärare om gällande regelverk, styrdokument och beslut, samt föreslå hur detta åskådliggörs på ett bra sätt.

Kommunikationsavdelningen har redan uppmärksammat krisorganisationen på de inträffade incidenterna.

Öka deltagandet i kursvärderingar (5d) Sammanfattning nuläge

Ett av de viktigaste instrumenten som finns för studenter att påverka den utbildning de deltar i är att påtala brister och goda exempel genom att fylla i kursvärderingar. Att fylla i kursvärderingar är frivilligt, och många studenter fyller inte i kursvärderingarna. Den låga svarsfrekvensen, i genomsnitt 49 % över alla kursvärderingar 2017, gör att det blir svårt att veta vad studenterna på en kurs egentligen tyckte om kursen. Är alla som inte svarade på kursvärderingen nöjda eller inte?

Idag finns en tydlig process för hur resultaten på kursvärderingar ska tas om hand. Kursrepresentanterna för respektive kurs ska i samverkan med kursansvarig ta fram en kursrapport, där åtgärder ska tas fram för att komma tillrätta med de problem som identifierats i kursvärderingarna. Kursansvarig ansvarar också för att i början på varje kurs redovisa den föregående kursens kursrapport och vilka åtgärder som genomförts. Många lärare gör det, men det finns också många lärare på båda fakulteterna som inte gör detta, vilket är olyckligt.

Många studenter upplever också att det finns kurser som har samma problem år efter år. Studenterna påtalar problemen i kursvärderingarna, det skrivs kursrapporter som föreslår åtgärder, men åtgärderna genomförs


2018-11-21 Dnr 2018/1333

34

aldrig. Det finns heller ingen aggregerad uppföljning idag. Varje kursrapport tas upp enskilt och processen tar inte hänsyn till om många tidigare kursrapporter har identifierat samma problem, som inte åtgärdas trots upprepade påpekanden.

Kårerna upplever emellanåt att UU anser att det är studentorganisationernas ansvar att försöka motivera studenterna att besvara kursvärderingarna. Det är olyckligt, då den låga svarsfrekvensen är UU:s ansvar och inte studentorganisationernas. Kårerna betonar dock att de gärna arbetar hårt för att öka svarsfrekvensen tillsammans med UU, men kan inte driva denna fråga enskilt.


Det är tydligt för studenterna att kursvärderingarna påverkar utbildningarnas kvalitét. Studenterna känner ansvar för att fylla i kursvärderingar och kursansvariga känner ansvar för att ta tillvara kursvärderingarnas resultat.


Det är universitetets ansvar att motivera studenterna att fylla i kursvärderingarna. Återkoppling till kurserna över hur tidigare kurser besvarat utvärderingarna är centralt för att motivera studenterna att fylla i utvärderingarna. Kursansvarigas ansvar bör förtydligas och följas upp för att göra det tydligt för både studenter och kursansvariga vilka regler som gäller (jfr 5c och 1i).

Troligen kan kursvärderingarnas utformning påverka svarsfrekvenserna. Vissa terminsvärderingar är mycket långa, vilket kanske gör att studenterna inte orkar svara på dem.

Kårerna noterar att svarsfrekvenserna ökar om man från kårens och lärarnas håll aktivt och kontinuerligt påminner om hur viktigt kursvärderingarna är för att kunna påverka sin utbildning. Idag är kursvärderingsverktyget mobilanpassat och kan lätt besvaras på en smart telefon. Kanske kan avsatt tid på lektionerna öka svarsfrekvensen? En kursansvarig har för vana att stå utanför tentalokalen med uppställda datorer och fråga om studenterna kan tänka sig att fylla i kursvärderingarna. Det brukar ge resultat på svarsfrekvensen.

Det kommer bli allt viktigare för universitetet att ta sitt ansvar för kursvärderingarna eftersom de utgör en central del i de kvalitetsdrivande utbildningsutvärderingarna som håller på att implementeras. Utbildningar som inte tagit tag i förändringsarbetet på kurser trots att flera kursrapporter visar på samma problem som inte åtgärdas riskerar att inte falla väl ut.

Kanske kunde ett sätt att skapa positiva förändringar vara att införa en ny rutin vid uppföljningen av kursrapporten som görs av GRUNK och GRUFF idag. Istället för att bara titta på den senaste kursrapporten så kunde exempelvis de tre senaste kursrapporterna tas med i uppföljningen. I samband med detta följs det också upp hur kursansvarig genomfört de konkreta förbättringsförslagen som kursansvarig och kursrepresentanterna kommit överens om.

Nästa steg

GRUNK och GRUFF får i uppgift att i samverkan med Pråm, kårerna och några representanter för kursansvariga från båda fakulteterna ta fram ett förslag på hur man kan förbättra arbetet med kursvärderingar och kursrapporter.


2018-11-21 Dnr 2018/1333

35

3.1.6 Kommunikationen med Akademiska sjukhuset och Region Uppsala (6)

Information från samverkansorganen (6a) Sammanfattning nuläge

Uppsala universitet och Akademiska sjukhuset har många olika samverkansorgan på många olika organisatoriska nivåer: FoUU-råden, Universitetssjukvårdsnämnden, Universitetssjukvårdsstyrelsen, samrådsgruppen och samrådsnämnden. Ibland upplever de kliniska institutionerna att det är svårt att få information om vad som diskuteras i de olika organen. Det upplevs som att det är svårt att få till en bra och tydlig kommunikation med Region Uppsala och Akademiska sjukhuset.

Vissa upplever att det har blivit bättre sedan sjukhuset organiserade om sig och bildade FoU områden där representanter från universitetet finns med i de olika råden. Men om institutionen inte har någon representant i det övergripande rådet det är lätt att hamna utanför informationsflödet.


Prefekterna är informerade om vad som diskuteras och beslutas i FoUU-råden och de andra samverkansorganen.


Informationsspridning är alltid en utmaning. Generellt sett så kan bristande informationsspridning ibland bero på att det inte nödvändigtvis är särskilt tydligt för de som ingår i en grupp vilket mandat de har att sprida information och till vem de kan sprida informationen, eller till och med förväntas, sprida den.

En lösning skulle kunna vara att man inom respektive råd försöker tydliggöra hur och vilken information som sprids från respektive sammanslutning. Ett annat alternativ skulle kunna vara att UU föreslår att man till de mer övergripande organen adjungerar en kommunikatör till vissa möten, som ansvarar för att sprida information genom exempelvis en nyhetsblogg.

Nästa steg

Vetenskapsområdets ledning lyfter frågan om ökad informationsspridning i universitetssjukvårdsnämnden och samrådsgruppen.

Samverkan med Akademiska sjukhuset (6b)


Flera institutioner lyfte frågan att det finns utvecklingspotential när det gäller att framhålla mervärdet av att Akademiska sjukhuset är ett universitetssjukhus. Institutionerna ansåg att både sjukhuset och universitetet skulle kunna dra mycket nytta av att lyfta fram detta i många fler sammanhang än vad som görs idag. Hur förbättrar universitetet och Akademiska sjukhuset det gemensamma strategiska arbetet? Hur drar vi nytta av varandra i större utsträckning än vad som görs idag, och hur positionerar vi oss på bästa sätt bland andra universitetssjukhus i Sverige? Kunskapen om att Akademiska sjukhuset är ett universitetssjukhus behöver öka både externt i samhället men också internt inom respektive organisation. Det vore bra att tydligare kunna beskriva för externa parter att det sker både världsledande forskning och genomförs världsledande behandlingar på samma plats.

Jämför man med Karolinska sjukhuset så märks det knappt att Akademiska sjukhuset är ett universitetssjukhus ansåg några institutioner. UU:s logga borde synas även på Akademiska sjukhuset. UU är


2018-11-21 Dnr 2018/1333

36

ett brett lärosäte och vetenskapsområdet för medicin och farmaci har två fakulteter som tillsammans med Akademiska sjukhuset är framgångsrika vilket borde lyftas mer i många sammanhang. UU borde ha en fördel jämfört med exempelvis Karolinska institutet med två fakulteter och fler yrkesroller representerade på universitetet.

Idag bedrivs forskning på Akademiska sjukhuset både av forskare som är knutna till UU, men även inom sjukhusets egen organisation och fristående från universitetet. Detta kan ibland uppfattas som att det utövas forskning i två parallella organisationer. Även här finns utrymme för ökad samverkan.

De kliniska institutionerna efterfrågade också att det vore önskvärt om UFV kunde samarbeta med sjukhuset i högre utsträckning än vad som är fallet idag. Vid behov av stöd från kommunikatörer är det idag inte tydligt till vem man ska vända sig, till Akademiskas eller universitetets kommunikatörer? Ofta vänder man sig då till den man var i kontakt med senast, eller känner sig närmast. Förståelsen över fördelarna och utmaningarna med delade anställningar är också ganska låg både på UU och på Akademiska sjukhuset.


UU och Akademiska sjukhuset arbetar tillsammans för att dra nytta av de fördelar som det innebär att vara ett framgångsrikt universitetssjukhus.


UU och Akademiska sjukhuset är ur ett organisatoriskt perspektiv relativt olika varandra. Detta kan ibland vara utmanande ur ett samverkansperspektiv. Men UU och Akademiska sjukhuset är beroende av varandra i många olika aspekter, och har också mycket att vinna på en ökad samverkan. Ett exempel gäller VFU-platser, där UU har behov att placera studenter på de olika klinikerna för att de ska kunna göra sin VFU, medan sjukhuset ibland ser det som problematiskt att ta emot studenter trots att sjukhuset har ett behov av att anställa nyutexaminerade studenter.

Akademiska sjukhuset har i dag också ett regionalt tillväxtansvar. Här finns kanske också vinster med att lyfta samverkan i högre utsträckning än vad som görs idag. Idag kan det vara så att både sjukhuset och UU upplever att det saknas incitament till samverkan och samarbete. UU behöver också tydliggöra hur universitetet engagerar sig i de utmaningar och problem som Akademiska sjukhuset står inför. Bland annat behöver det tydliggöras hur en enskild forskare kan göra inspel till olika processer.

Kanske kunde man utöka samverkan kring kliniska ackrediteringsprocesser i högre utsträckning än vad som sker idag. Det är ett långsiktigt arbete som kanske har potential att öka samverkan på lång sikt.

En idé kunde vara att skapa en samverkansgrupp där vetenskapsområdets kollegiala organisation tillsammans med representanter för Akademiska sjukhuset tillsammans genomför ett arbete med visionen "Sveriges mest framgångsrika universitetssjukhus till år 2025". Ett sådant samverkansprojekt kanske skulle kunna få gehör från politiker i regionen och Uppsala kommun. För att ett visionsprojekt ska kunna genomföras och få önskvärd effekt är det viktigt att båda organisationernas ledningar kommunicerar att det är en prioriterad fråga, både utåt i samhället men också internt inom respektive organisation.

Inom ramen för ett sådant arbete skulle man genomföra en grundlig omvärldsbevakning. Vad är det som utmärker ett framgångsrikt universitetssjukhus? Hur ser de effektiva samverkansprocesserna ut och vad fungerar mindre bra på andra universitetssjukhus? Målet skulle kunna vara att ta fram en handlingsplan för hur visionen ska kunna nås. Bemanningen av ett sådant visionsprojekt är viktig för att projektet ska ha möjlighet att nå framgång. Det skulle kunna ske genom att man viker några platser åt personer i båda organisationerna som aktivt vill anmäla sitt intresse att vara med i ett sådant arbete (jämför punkt 1g ii).

Nästa steg


2018-11-21 Dnr 2018/1333

37

Vetenskapsområdets ledning skulle kunna arbeta för att skapa ett gemensamt visionsprojekt som kan visa på den potential ökad samverkan mellan Akademiska sjukhuset och UU skulle ha för regionen. Det är också viktigt att kommunikationsavdelningen särskilt beaktar de kliniska institutionernas utmaningar i det pågående Webbprojektet.

3.1.7 Kommunikationsrådgivning (7)

Hjälp till självhjälp (7a) Sammanfattning nuläge

Många som arbetar på vetenskapsområdet har behov av att själva arbeta med olika typer av kommunikationsinsatser. Det kan röra sig om att skapa en inbjudan till en föreläsning att publicera på webben eller skriva ut, att skapa en snygg sida på webben som lockar studenter att delta på ett ämnesövergripande seminarium, eller så behöver man skapa ett snyggt diplom.

På flera möten tog deltagarna upp att det skulle vara bra om det fanns tydliga webbsidor med tips och råd för hur man går tillväga om man vill genomföra kommunikationsinsatser på egen hand. Behovet av lättanvända mallar påtalades också. Det gällde både mallar för webbsidor och sådana som skulle kunna användas för enklare trycksaker. Mallarna måste vara enkla att använda, och behöver därför vara ganska styrda.


Det ska vara lätt att hitta tips, råd och mallar för att skapa kommunikationsmaterial eller genomföra olika kommunikationsinsatser på egen hand.


Det behöver skapas sidor med tips och råd för olika typer av kommunikationsinsatser som man kan genomföra på egen hand. Det ska vara lätt att göra rätt. En del av det som efterfrågas av området finns redan, men är inte så lätt att hitta. Det måste också bli enklare att hitta de mallar som existerar idag. Samtidigt behöver det skapas ytterligare mallar för det som det redan idag finns behov för. Det är viktigt att ha en nära kontakt med representanter från vetenskapsområdena så att de mallar som skapas motsvarar den efterfrågan som finns.

Nästa steg

Genom kanslichefen lyfta behovet till kommunikationsavdelningen och att kommunikationsavdelningen efter samråd med representanter från vetenskapsområdet tar fram hjälp till självhjälpssidor och nya mallar.

Kommunikationsträning och experthjälp (7b)


Det ställs allt högre krav på forskare att i sin roll vara bra på kommunikation. Ibland behöver man i sin roll som forskare expertstöd för att få träning och bli bättre på olika typer av kommunikativa moment. Det kan röra sig om att få kommunikationsträning för att kunna göra professionella presentationer för anslagsgivare i Bryssel, stöd i att skriva ansökningar, stöd till att kunna formulera sig slagkraftigt på engelska både muntligt och skriftligt. Det kan också röra sig om att få hjälp med att fotografera eller skapa illustrationer både till ansökningar och till publikationer, eller få tillgång till mer generella forskningsmiljöbilder som kan användas på webben eller i trycksaker. Bilder på forskningsmiljöer efterfrågas av många som arbetar med institutionswebbarna, och många undrar varför det inte finns sådana bilder i universitetets bildbank.


2018-11-21 Dnr 2018/1333

38

UU har upphandlade översättare som kan översätta text till engelska, men vid flera möten har det lyfts att dessa översättare ofta inte har specifik kunskap om det vetenskapliga språket vilket gör att resultatet inte håller tillräckligt hög kvalitet.


Det ska vara lätt att veta vad man kan få hjälp med på UU och hur man går tillväga för att få stöd utöver detta.


Det finns grundläggande kurser i kommunikationsträning och hjälp att tillgå på universitetet redan idag i form av kurser eller kursinslag (se 7c). Den typ av expertstöd som efterfrågades här är dock på en annan nivå. Det handlar om expertstöd som sannolikt inte är kostnadseffektivt att ha lokalt, då det rör sig om specifikt riktat konsultstöd till enskilda forskare. Ofta kanske behovet kan variera över tid, vilket också talar för att det är mest kostnadseffektivt att handla upp konsulttjänster. Däremot ska inte den enskilda forskaren själv behöva genomföra en upphandling när behovet uppstår. Det finns mycket att vinna, inte bara för den enskilde forskaren, om sådan upphandling sker centraliserat. Den enskilde forskaren kan sedan avropa de konsulttjänster som man har behov av. Detta sker till viss del redan idag, exempelvis finns både centralt upphandlade fotografer och de som arbetar med layout och grafisk form. Men det saknas många upphandlade tjänster, vilket gör att forskare varit tvungna att själva göra upphandlingar. Det saknas också processer för att kommunikationsavdelningen ska kunna få reda på vilka tjänster som efterfrågas på vetenskapsområdet, så att avdelningen kan stödja verksamheten på det sätt som efterfrågas. Det behöver skapas en kontinuerlig samarbetsprocess, mellan kommunikationsavdelningen, områdeskansliets kommunikatörer samt vetenskapsområdets institutioner, där sådana frågeställningar kan fångas upp.

Kanske behöver det skapas en möjlighet för alla vid UU att bidra med bilder till en bildbank. Om det skapas en funktion där man kan ladda upp och dela med sig av de bilder som ändå tas i olika sammanhang på universitet, skulle mängden bilder som finns att tillgå öka. Här handlar det inte enbart om att förändra bildbanksverktyget utan också skapa en process som kan hantera upphovsrätt och personuppgiftsfrågor kring uppladdade bilder. Kanske finns också någon ytterligare bildbyrå som har mer forskningsrelaterade bilder, vilket bör undersökas närmare.

Nästa steg

Genom kanslichefen lyfta behovet till kommunikationsavdelningen så att avdelningen kan arbeta vidare med frågorna om upphandling och bildbyrå. Områdeskansliet bör ta fram en samarbetsprocess för att säkerställa informationsflöden och samverkan tillsammans med kommunikationsavdelningen, områdeskansliets kommunikatörer samt vetenskapsområdets institutioner. Ett första steg är att rekrytera en kommunikatör till områdeskansliet för att skapa utrymme att på kanslinivå aktivt driva denna fråga (se också avsnitt 5.2).

Kurser (7c) Sammanfattning nuläge

Precis som diskuteras under punkt 7b (Kommunikationsträning och experthjälp) så ställs det allt högre krav på forskare att i sin roll vara bra på kommunikation. Vissa forskare har behov som bäst tillgodoses genom upphandlade experter, och kan också avsätta medel för detta (se 7b), men UU behöver också kunna erbjuda kurser, tips och råd eller utbildningar till den som själv vill träna på och bli bättre på olika typer av kommunikativa moment. Alla forskare har inte de ekonomiska möjligheterna att betala upphandlade experter, och att löpande hjälpa alla enskilt är inte kostnadseffektivt. Bland annat måste det vara lätt för en forskare att få hjälp med att skapa tydliga presentationer över sin forskning eller för doktorander att skapa en vetenskaplig poster?


2018-11-21 Dnr 2018/1333

39


Det finns möjlighet att fördjupa sina kunskaper om hur man kommunicerar sin forskning utöver hjälp till självhjälp och upphandlade experter.


Idag finns flera olika kurser eller utbildningstillfällen som behandlar ämnet men det är svårt att få en överblick över vilka kurser som finns och de finns heller ingen samordning kurserna emellan.

Förutom en inventering över vilka kurser som finns behöver det också ske ett kontinuerligt arbete för att identifiera vilka kurser som efterfrågas på vetenskapsområdena. Precis som nämnts under flera andra behovsområden, behöver det skapas en kontinuerlig samarbetsprocess, mellan Kommunikationsavdelningen, områdeskansliets kommunikatörer samt vetenskapsområdets institutioner, där även sådana här frågeställningar kan fångas upp.

Det är också viktigt att kurserna utformas på ett sätt så att de som har behov att gå dem kan göra det. Därför behöver det också ske en kontinuerlig dialog kring i vilken form kurserna ska ges. Kanske kan det vara effektivt att ha kurser på olika fördjupningsnivå, allt från webbsidor med hjälp till självhjälp, instruktionsfilmer till kurser där man träffas fysiskt för att förbättra sina färdigheter tillsammans med andra.

Nästa steg

Genom kanslichefen lyfta behovet till kommunikationsavdelningen så att avdelningen får leda ett arbete att inventera och producera nya kurser i samarbete med kompetensforum, avdelningen för kvalitetsutveckling samt vetenskapsområdena.

Strategier inom kommunikationsområdet (7d)


Många forskare skulle vilja kommunicera sin forskning mer aktivt, men vet inte hur de bör gå tillväga. Vilka kanaler bör väljas för att bli mer aktiv på sociala media och vad bör man tänka på om man vill använda sig av Facebook eller Twitter? Andra frågor är om institutionerna borde skapa ett institutionskonto på sociala medier för att nå ut med pågående forskning, vad den bästa strategin är för att nå studenter, om institutionerna ska annonsera i dagspressen, eller om en film på Instagram är det bästa sättet att nå ut?

Vissa av institutionerna efterfrågar också mer stöd i hur de kan tänka mer strategiskt. Frågor som väckts är hur institutionens profil kan bli tydligare och hur institutionen kan gå tillväga för att presentera institutionens forskningsområden på ett övergripande sätt.

Även de som arbetar med kommunikationsfrågor på institutionerna lyfte behovet av få stöd med val av kanal, strategiska tips och råd så att de i sin tur kan ge forskarna det stödet lokalt.


Jag vet var jag ska vända mig för att få hjälp med att välja strategier inom kommunikationsområdet.


En del av det som efterfrågas kan tydliggöras på samma sätt som under punkt 7a, Hjälp till självhjälp, genom att det skapas tydligare informationssidor med tips och råd. Ibland kommer det givetvis behövas direktkontakt med kommunikatörer för att diskutera för- och nackdelar med olika tillvägagångssätt.

Samarbetet mellan kommunikatörer på alla nivåer måste öka. Kanske kan samarbetet ske inom det kommunikationsnätverk som drivs av kommunikationsavdelningen i dag, eller så behövs ett nytt nätverk där


2018-11-21 Dnr 2018/1333

40

alla som arbetar med kommunikationsfrågor på institutionerna kan ingå. På så sätt kan frågor som är viktiga för vetenskapsområdet fångas upp. Institutionernas kommunikatörer, och andra som arbetar med dessa frågor på institutionerna, har också efterfrågat mer stöd från UFV.

Det behöver bli tydligare vad de som arbetar med kommunikationsfrågor på olika nivåer i organisationen ansvarar för, se avsnitt 5. Kanske kan det vara klokt om Kommunikationsavdelningens uppdrag innefattar övergripande strategier, ett uppdrag som självklart också innefattar att lyssna på de utmaningar och behov som vetenskapsområdenas institutioner har.

Nästa steg

Områdeskansliet bör driva arbetet med att ta fram förslag på hur samarbetet rörande kommunikationsfrågor inom vetenskapsområdet och mellan institutionerna kan ske på bästa sätt. Ett första steg är att rekrytera en kommunikatör på områdeskansliet för att skapa utrymme att aktivt driva denna fråga. Arbetet bör ske tillsammans med kommunikationsavdelningen, områdeskansliets kommunikatörer samt vetenskapsområdets institutioner. De institutioner som idag inte har kommunikatörer kan själva avgöra på vilken ambitionsnivå de vill bedriva sitt kommunikationsarbete. Alla institutioner kommer dock behöva utse en kontaktperson i kommunikationsfrågor för att informationsspridningen ska kunna fungera (se också avsnitt 5.1).

Studentrekrytering (7e)


Idag upplever många på vetenskapsområdet att det inte sker något samlat grepp om studentrekryteringen på grundnivå. Det gör att det idag sker en mängd olika insatser för studentrekrytering, inom UFV, på institutioner eller inom ramen för enskilda program. Vissa program arbetar inte med studentrekrytering i någon större utsträckning, och ser inte heller ett stort behov av det. Andra program har utmaningar att rekrytera studenter med rätt kompetens för att klara programmets studier. Vad bör man göra för att få bäst effekt av rekryteringsinsatserna, och hur följer man upp resultatet? Vad bör göras på programnivå och vad bör man göra mer centralt?


UU har en samlad strategi för studentrekrytering, inklusive uppföljning och uppgiftsfördelning mellan olika nivåer.


Under hösten 2018 har ett projekt för nationell studentrekrytering påbörjats (UFV 2018/246) under ledning av kommunikationsavdelningen. Projektet har representanter från områdeskansliet både i styrgruppen och i en av arbetsgrupperna. Viktigt är att vetenskapsområdets behov tydligt kommuniceras till projektet, och att projektet löpande förankras på vetenskapsområdena.

Det är även viktigt att arbetet med att rekrytera internationella studenter fortsätter och att processer för behov och kunskapsöverföring från vetenskapsområdet till kommunikationsavdelningen upprättas och underhålls.

Nästa steg

Områdeskansliet deltar aktivt i projektet om Nationell studentrekrytering och vidareförmedlar vetenskapsområdets behov till de olika projektgrupperna.


2018-11-21 Dnr 2018/1333

41

3.1.8 Produktion av kommunikationsmaterial (8)

Presentationsmaterial: UU och området (8a) Sammanfattning nuläge

En prioriterad fråga för flera av institutionerna var behovet av universitetsövergripande och områdesövergripande PowerPoint-presentationer med professionell layout som löpande uppdateras. Syftet är att kunna använda dessa för att presentera UU:s och vetenskapsområdets verksamhet vid besök eller resor. Det vore bra om bilderna var anpassade till lite olika målgrupper, exempelvis delegationer från andra universitet, industri, investerare, VINNOVA, VR etc, så att man kan välja ut de bilder som passar det specifika tillfället.

Även filmer som presenterar vetenskapsområdet och UU vore välkommet. Inget sådant är gjort i UU:s regi idag.


Det finns professionellt presentationsmaterial över UU och vetenskapsområdet och jag vet hur jag hittar den senaste versionen.


Idag finns bara presentationsmaterial över UU som helhet att tillgå. Det finns i form av både PowerPoint-presentationer och trycksaker. Däremot saknas helt material som beskriver vetenskapsområdet.

Nästa steg

Områdeskansliet får i uppdrag att ta fram en PowerPoint-presentation som visar vetenskapsområdets verksamhet. Ett första steg är att rekrytera en kommunikatör på områdeskansliet för att på uppdrag av områdesledningen ta fram förslag på ytterligare presentationsmaterial, exempelvis i forma av filmer, som skulle behövas, och kostnader för detta.

Kommunikationsstöd till institutioner (8b)


Vissa institutioner efterfrågade hjälp och stöd med att ta fram olika typer av kommunikationsmaterial. Det kan röra sig om trycksaker som beskriver institutionens verksamhet, illustrationer eller fotografier till forskningsartiklar, eller stöd för att ta fram tydliga forskningsprofilområden vid institutionerna (KoF 17). Många uppgav också att det är svårt att veta var de kan vända sig om de behövde praktiskt stöd i kommunikationsfrågor.

Vid flera möten efterfrågades mer uppsökande verksamhet. Forskare ville att kommunikatörer skulle arbeta för att fånga upp intressanta händelser vid institutionerna, lyfta forskningsartiklar som accepterats i tidskrifter med hög impact, eller medarbetare som blivit beviljade forskningsmedel, och skriva om dessa antingen på institutionens webb, eller ännu hellre på vetenskapsområdets eller universitetets webbsidor. Det nyhetsbrev som idag skrivs av en av kommunikatörerna på områdeskansliet uppfattades av vissa mer som ett nyhetsbrev från vetenskapsområdesledningen, och det som efterfrågades var snarare fler inslag som låg institutionernas verksamhet nära. Att nyhetsbrevet distribueras i tryckt form ifrågasattes av flera, samtidigt som någon reflekterade kring att de nog inte skulle läsa brevet alls om det bara distribuerades digitalt.

Två institutioner har idag egna kommunikatörer anställda, på hel eller deltid. Dessa institutioner har kunnat få stöd i en del av det som efterfrågas ovan. Institutioner som har egna kommunikatörer har inte sett behovet av


2018-11-21 Dnr 2018/1333

42

att söka stöd hos områdeskansliets kommunikatörer, utan vänder sig ofta direkt till kommunikationsavdelningen. De kommunikatörer som arbetar på institutionerna flaggade dock för att de i dagsläget inte hade någon möjlighet att hinna med någon uppsökande verksamhet, av den sort som institutionernas forskare efterfrågade.

Flera institutioner framhöll att det inte spelade någon roll var kommunikationsstödet var placerat, bara man visste vart man kunde vända sig för att få hjälp och stöd.


Det är tydligt var du kan vända sig för att få hjälp med kommunikationsuppdrag.


I en så stor organisation som UU är det viktigt att vara tydlig med hur kommunikationsstödet är organiserat och vad de olika nivåerna kan erbjuda för stöd. Annars riskerar kostnaderna bli höga bl. a. på grund av dubbelarbete, eller genom att personer på de olika nivåerna gör saker som egentligen borde göras på en annan nivå. I dag är inte kommunikationsstödet på vetenskapsområdet för medicin och farmaci och UU organiserat på ett tydligt sätt. Det behöver förtydligas vad kommunikationsavdelningen borde stödja vetenskapsområdet med och vilka arbetsuppgifter områdeskansliets kommunikatörer borde fokusera på. Vad är lämpligt att institutionerna själva ansvarar för? Vad kan jag som forskare eller lärare göra själv? Ett kostnadseffektivt stöd kräver en tydlig organisation, men också ett ökat samarbete mellan de olika organisatoriska nivåerna (se 7d). Ett förslag på en kostnadseffektiv organisation presenteras i avsnitt 5.

Precis om diskuteras under behovsområde 7a hjälp till självhjälp, måste det skapas sidor med tips och råd för olika typer av kommunikationsinsatser som man som forskare och lärare kan genomföra på egen hand. Det behövs också hjälp att anlita experter (7b) genom stöd till upphandling och avrop.

En del kommunikationsarbete sker bäst på institutionsnivå. Några olika varianter av hur institutionerna kan göra detta diskuteras närmare under avsnitt 5.1. I dag hinner de som arbetar med kommunikation inte med vissa av de uppgifter som efterfrågas av institutionerna.

Nästa steg

Områdeskansliet bör tillsammans med kommunikationsavdelningen ta fram ett förslag på hur de olika organisatoriska nivåerna skulle kunna samarbeta på bästa sätt. Arbetet bör ske tillsammans med kommunikationsavdelningen, områdeskansliets kommunikatörer samt en särskilt tillsatt kollegial grupp. Ett första steg är att rekrytera en kommunikatör på områdeskansliet för att skapa utrymme att på kanslinivå aktivt driva denna fråga. De institutioner som idag inte har kommunikatörer kan själva avgöra på vilken ambitionsnivå de vill bedriva sitt kommunikationsarbete. Alla institutioner kommer dock behöva utse en kontaktperson i kommunikationsfrågor för att informationsspridningen ska kunna fungera (se också punkt 3.3.1).

3.2 Prioriteringar Sammanfattningen i behovsområden visar tydligt att det finns många utmaningar som behöver hanteras. En del kan åtgärdas på relativt kort sikt medan andra kräver ett längre perspektiv. Vissa utmaningar är sådana som kräver kontinuerlig åtgärdshantering, och för detta krävs skapande av processer som gör att organisationen blir anpassningsbar och kan hantera en föränderlig omvärld.

Alla behovsområden kan inte heller hanteras samtidigt. Projektets referensgrupp fick därför i uppdrag att prioritera vilka behovsområden som respektive part bör inleda sitt åtgärdsarbete med.


2018-11-21 Dnr 2018/1333

43

Det är viktigt att hålla i minnet att i slutändan kommer alla behovsområden att hanteras på ett eller annat sätt. Vissa åtgärder bör hanteras av områdeskansliet, andra av den kollegiala organisationen, en tredje grupp åtgärder bör hanteras av kommunikationsavdelningen och ytterligare andra av alla dessa i samarbete med varandra. Sedan finns det åtgärder som skulle behöva hanteras av hela UFV gemensamt, i samarbete med de tre vetenskapsområdena.

3.2.1 Analys av effekt och genomförbarhet Referensgruppen analyserade alla behovsområden i förhållande till två parametrar; hur stor effekt åtgärderna skulle få samt hur lätta åtgärderna är att genomföra relaterat till de andra behovsområdenas åtgärder. Varje behovsområde placerades ut i ett koordinatsystem efter beräknad effekt (y-axeln) och genomförbarhet (x-axeln) (Tabell 2). Analysen fick sedan ligga till grund för en prioriteringsordning.

Tabell 2. Referensgruppens analyserade alla behovsområden utifrån hur stor effekt åtgärderna skulle få samt om de beräknades kunna genomföras på kort eller lång sikt, relaterat till andra behovsområdenas åtgärder.

Hög effekt

- Kommunikation med områdesledningen: strategier och visioner (1gii)

- Vad vill UU:s högsta ledning (4a)

- Öka deltagandet i kursvärderingar (5d)

- Samverka med Akademiska sjukhuset (6b)

- Engagera studenter (5bii) - Webb (2)

- Internwebben, MP (1c) - Kommunikation med

UFV, olika rutiner för samma arbetsuppgifter (1diii)

- Hjälp till självhjälp (1e) - Information till

(ny)anställda (1h) - Språk (3) - Information och attityd

från lärare och UU (5c)

- Struktur kring ansökningar (1b)

- Kommunikation med områdesledningen, bra möten kan nyttjas ännu bättre (1g iii)

- Kommunikation med områdesledningen. Protokoll och info från ledningen (1gi)

- Forskarutbildningswebben (1j)

- Information till studenter (5bi)

- Studentrekrytering (7e) - Presentationsmaterial

UU och området (8a) Medel-hög effekt

- UU-gemensamma strategier för påverkansarbete (4b)

- Information från samverkansorganen (6a)

- Mejl (1a) - Informationsspridning

inom institutionerna (1i) - Kommunikationsrådgivni

ng: hjälp till självhjälp (7a)

- Strategier inom kommunikationsområdet-det (7d)

- Vem kan jag som student kontakta i olika frågor? (5a)

- Kommunikationsträning och experthjälp (7b)

- Kurser (7c)

Lägre effekt

- Kommunikationen med UFV: bemötande (1d)

- Forskarna har svårt att hitta varandra (1f)

- Kommunikationsstöd till institutioner (8b)

- Kommunikation med UFV: framförhållning syfte och återkoppling (1di)

På längre sikt På medellång sikt På kort sikt

3.2.2 Prioriteringsordning – vilka behovsområden ska vi börja arbeta med Referensgruppens analys fick sedan ligga till grund för en prioritering. Även om alla behovsområden ska hanteras, så är det viktigt att börja arbeta med de behovsområden som förväntas ge hög effekt. De som referensgruppen bedömer är relativt lätta att genomföra bör påbörjas omgående och väntas


2018-11-21 Dnr 2018/1333

44

också kunna ge resultat på relativt kort sikt. De behovsområden som förväntas ge hög effekt men som referensgruppen bedömer är svårare att genomföra, bör också påbörjas i närtid. Men när det gäller dessa behovsområden bör man ha ett längre tidsperspektiv.

I tabell 3 redovisas en sammanfattande lista över de åtgärder som föreslås som nästa steg för de behovsområden som förväntas ge hög effekt och som respektive ansvarig part därför bör påbörja i första hand (steg 1). En mer detaljerad lista över alla behovsområden i respektive steg, inklusive de föreslagna åtgärderna samt vem som föreslås som ansvarig för olika delar av genomförandet redovisas i bilaga 2.

Steg 1 omfattar många behovsområden och därför kan inte alla behovsområden i detta steg påbörjas samtidigt. Allteftersom åtgärderna för respektive behovsområde under steg ett avslutas, kan behovsområden i steg 2 påbörjas varefter behovsområdena det avslutande steg 3 sätts igång (bilaga 2). Prioriteringsordningen, från steg 1-3, ska i viss mån ses som vägledande. Skulle det visa sig att det är motiverat att åtgärda ett behovsområde som listas under steg 2 eller 3 i ett tidigare skede, så bör inte prioritetsordningen förhindra detta.

Tabell 3. Föreslagna åtgärder som av referensgruppen bedöms få hög effekt om de skulle genomföras. Varje åtgärd motsvaras av ett behovsområde i den översta raden i tabell 2 (hög effekt).

Åtgärder (Hög effekt, steg 1) Genomförbarhet Ansvar

Tydliggöra ansvarsfördelningen rörande information till studenter (5bi) Kort sikt GRUNK/GRUFF

Leda det övergripande arbetet för studentrekrytering (7e) Kort sikt Komavd

Tydliggöra ansvar och åtaganden för lärare och studenter (5c) Medellång sikt GRUNK/GRUFF/KUF

Arbeta för att öka studenternas engagemang (5bii) Lång sikt GRUNK/GRUFF

Öka deltagande och engagemang i kursvärderingar (5d) Lång sikt GRUNK/GRUFF

Färdigställa en ny forskarutbildningswebb (1j) Kort sikt Kansli/KUF

Skapa en internwebb anpassad för vetenskapsområdet (1c) Medellång sikt Kansli/Ins/Kom

Skapa en externwebb anpassad för användare utanför UU (2) Lång sikt Kansli/Ins/Kom

Förbättra informationsspridningen från ON till institutionerna (1gi) Kort sikt Kansli

Förbättrad kommunikation mellan områdesledning och prefekter (1giii) Kort sikt Omrled

Utvecklad samverkan med Akademiska sjukhuset (6b) Lång sikt Omrled

Tydliggöra vetenskapsområdets visioner och strategier (4a) Lång sikt Omrled/ON

Ökat kollegialt engagemang och ökad insyn i prioriterat arbete (1gii) Lång sikt Omrled/Inst

Ta fram ett presentationsmaterial för vetenskapsområdet (8a) Kort sikt Kansli

Ta fram tydlig information rörande ansökningar och anslag (1b) Kort sikt Kansli/Inst

Skapa gemensamma rutiner inom hela området där så är möjligt (1diii) Medellång sikt Kansli/Inst

Skapa enkla mallar för administrativa arbetsuppgifter (1e) Medellång sikt Komavd/Kansli

Ta fram all nödvändig information på engelska (3) Medellång sikt Komavd/Kansli

Information till nyanställda (1h) Medellång sikt Komavd/Kansli/HRavd


2018-11-21 Dnr 2018/1333

45

För varje behovsområde uppskattades inom vilken tidsperiod åtgärderna förväntas ge resultat, på kortare, medellång eller längre sikt. Arbetet med vissa av behovsområdena kommer dock att pågå under lång tid, och vissa delar är att se som ständigt pågående. Åtgärderna som tagits fram av projektgruppen, och som beskrivs under varje behovsområde i avsnitt 3.1, ska också ses som förslag. Det skulle kunna vara så att vissa av åtgärderna inte går att genomföra, eller bedöms som minde effektiva än andra åtgärder, när parterna väl börjar arbeta med respektive behovsområde.

4 Övergripande slutsatser Förutom de 32 behovsområden som identifierats i kommunikationsöversynens behovsanalys, och som kommer att åtgärdas allt eftersom, så kan man i utredningen dra några övergripande slutsatser. En del av dessa listas också som förslag till lösningar i några av behovsområdena, medan andra handlar om kommunikationsarbetets organisation och förslag till uppgiftsfördelning mellan olika nivåer. Kanske vore det mest kostnadseffektivt om man kunde hantera vissa av de förslag som listas nedan på en övergripande universitetsnivå.

4.1 Utmaningar med den interna kommunikationen är i särklass störst

Efter alla möten som genomförts inom ramen för kommunikationsöversynen kan det konstateras att de största utmaningarna för vetenskapsområdet för medicin och farmaci gäller den interna kommunikationen. En prefekt uttryckte att en av de största utmaningarna som institutionen stod inför var att "… få ordning på den kaotiska interna informationen". Det verkar vara så att många institutioner har så stora utmaningar med det dagliga arbetet, att de inte hinner reflektera kring strategisk kommunikation överhuvudtaget.

Som anställd på en institution vet man inte var man kan hitta information för att lösa olika arbetsuppgifter, särskilt när det gäller de arbetsuppgifter man utför relativt sällan. De flesta började med att försöka söka efter information i sökfunktionen på internwebben (MP), men gav ofta upp då träffarna ofta inte upplevdes som relevanta. Många använder enbart Google för att försöka söka fram interna instruktioner och liknande men när också det misslyckas så måste man ringa eller mejla någon. På flera av mötena lyftes att den övervägande majoriteten av alla mottagna mejl var interna. Kanske kan den stora mängden interna mejl vara ett symptom på att de interna informationsflödena inte fungerar på ett bra sätt. Det var också mycket vanligt att man inte visste var i UFV man kunde få hjälp med sina frågor och det var svårt att hitta denna information genom att söka på webben. Allt detta sammantaget skapar frustration och innebär stora kostnader för organisationen som helhet.

Utredningens förslag

En del av de utmaningar som tas upp av vetenskapsområdet kan hanteras av områdeskansliet. Men det finns idag ett tydligt behov av att förbättra den interna kommunikationen inom UU. Utredningen föreslår därför att det skapas ett UFV-gemensamt projekt för att förbättra den interna kommunikationen. För närvarande pågår ett liknande projekt vid Lunds universitet

4.2 En tydlig förvaltningsorganisation och ett samordnat stöd UU är i dag en mycket stor organisation. Tidigare kunde en anställd på en institution få hjälp genom att man, i högre utsträckning än vad som är fallet idag, visste vem man skulle kontakta i olika frågor. Detta togs också upp som ett exempel på när det fungerar bra i dag; när man redan vet till vilken


2018-11-21 Dnr 2018/1333

46

specifik person man kunde vända sig för att få svar på sina frågor. På grund av organisationens storlek är det i dag inte längre möjligt att alltid vända sig till en specifik handläggare på UFV. Det kan skapa snedfördelning i arbetsbelastningen mellan handläggare, och som en följd av detta långa svarstider och ett personberoende som inte är kostnadseffektivt. I ljuset av detta blir det centralt att UFV arbetar för att tydliggöra för alla som arbetar inom UU var man kan vända sig i olika frågor. Samtidigt måste UFV arbeta för att ta ett gemensamt ansvar även för de frågor som råkar hamna på fel ställe i organisationen. Kanske skulle ett gemensamt ärendehanteringssystem kunna underlätta en effektiv handläggning.

I en decentraliserad organisation som UU kan det ibland vara utmanande att skapa gemensamma handläggningsrutiner. Det är alltid en avvägning hur styrande olika rutiner bör vara, och det måste också finnas utrymme för flexibilitet. Det finns många administrativa särlösningar på olika organisatoriska nivåer i dag. Det skulle kunna vara så att vissa av dem har uppstått som ett försök att bringa ordning i rutiner där man inte har lyckats hitta tydliga instruktioner för hur man ska gå tillväga när man handlägger ett ärende. "Om det finns en brist på strukturerat stöd, gör alla som de vill" var en reflektion som yttrades av en av deltagarna på ett institutionsmöte. Särlösningar innebär givetvis merkostnader, och de flesta som arbetar på vetenskapsområdets institutioner vill bara veta hur de på bästa sätt kan gå tillväga för att handlägga ett ärende och har ofta inget eget intresse av att göra saker på sitt sätt. Det ska vara lätt att göra rätt.


Utredningen föreslår att det skapas ett UFV-gemensamt projekt för hur UFV kan bli bättre på att samordna processer, tydliggöra rutiner och skapa ett samordnat stöd.

4.3 Involvera vetenskapsområdena vid administrativa utvecklingsprojekt

Vissa av de administrativa särlösningar som finns har dock tagits fram för att möta ett administrativt behov som vetenskapsområdet har haft, som inte har tillgodosetts av de UU-gemensamma verktygen. Under flera möten tog deltagare upp att de upplevde att UFV sällan undersökte vilka utmaningar och behov de som skulle använda sig av en ny administrativ rutin eller ett nytt system har. Ibland är det svårt att överblicka vilka konsekvenser nya rutiner och nya system har för institutionerna. Det är i synnerhet sant för de kliniska institutionerna på vetenskapsområdet. De har ofta särskilt utmanande administration, dels med anledning av alla förenade anställningar, dels på grund av de många övrigt verksamma vid institutionen, som enbart har anställning vid Region Uppsala eller andra landsting, och ofta utgör den största andelen verksamma vid institutionen.

Ett framgångsrikt sätt att skapa effektiva processer är att involvera vetenskapsområdena i olika administrativa utvecklingsprojekt. Detta görs redan idag, men kan kanske göras i ännu högre utsträckning, och med fler roller representerade. Särskilt viktigt är att alltid ha med en klinisk institution som referens vid arbetet med dylika projekt.

Det finns flera uppenbara fördelar med ett sådant tillvägagångssätt, då det innebär att man får rutiner och system som är anpassade efter verksamhetens behov. Arbetssättet möjliggör också att ett utvecklingsprojekt i ett tidigt skede ges tillfälle att fånga upp behov och utmaningar som institutionerna har, men som kanske inte är uppenbara för UFV. På samma sätt kan kanske risker identifieras och mötas innan de inträffat. Dessutom kan frågor och farhågor lyftas i ett tidigt skede, vilket gör att man inte förlorar tid i utvecklingsprocessen. Slutligen underlättas sannolikt både förankring och implementering av nya system och rutiner av ett nära samarbete med de tre vetenskapsområdena.


2018-11-21 Dnr 2018/1333

47


Utredningen föreslår att UFV på ett lämpligt sätt involverar de tre vetenskapsområdena i alla administrativa utvecklingsprojekt.

4.4 Tydliggör organisationen för kommunikationsfrågor Vid många möten framhöll deltagarna att något som idag fungerar bra med kommunikationsarbetet är pressfunktionen, eftersom det är tydligt var man ska vända sig och att man snabbt får svar. Det viktigt att vara tydlig med hur kommunikationsstödet är organiserat och vad de olika nivåerna kan erbjuda för stöd. Annars riskerar kostnaderna bli höga på grund av dubbelarbete, eller genom att personer på de olika nivåerna gör saker som egentligen borde göras på en annan nivå. En otydlig organisation är också problematisk ur ett arbetsmiljöperspektiv. Det är frustrerande både för den som vill ha stöd, och inte får det på det sätt som förväntas, och för den som ska ge stöd, men som själv måste avgöra på vilken ambitionsnivå stödet ska ges just i varje specifikt fall.

I dag är det inte tydligt för institutionerna på vetenskapsområdet för medicin och farmaci vilket stöd man kan få från kommunikationsavdelningen respektive områdeskansliet. Institutionerna själva arbetar i dag på olika sätt med kommunikationsfrågor. Alla institutioner kan inte heller förväntas arbeta på ett helt likartat sätt eftersom de har olika förutsättningar. Några enstaka institutioner har anställda kommunikatörer som exempelvis arbetar med att stödja prefekt och forskare. Dessa institutioner nyttjar inte områdeskansliets kommunikatörer. De flesta andra institutionerna lägger kommunikationsarbetet på någon administratör som ofta får uppgiften att arbeta med den externa och interna webben. Ett kostnadseffektivt stöd kräver en tydlig organisation, men också ett ökat samarbete mellan de olika organisatoriska nivåerna.


I avsnitt 5 ger utredningen ett förslag på hur organisationen för kommunikationsfrågor skulle kunna göras mer tydlig för att på så sätt kunna erbjuda vetenskapsområdet ett kostnadseffektivt stöd.

4.5 Samarbetet i kommunikationsfrågor mellan alla nivåer måste öka

En del av den problematik som institutionerna på vetenskapsområdet upplever kan förklaras av att det i dag finns ett glapp mellan institutionerna, områdeskansliet och kommunikationsavdelningen. Det finns idag inga tydliga kanaler för informationsspridning mellan dessa organisatoriska nivåer. Det får konsekvenser på flera olika sätt. Ett exempel är att på vissa möten tog deltagarna upp att de önskade att en viss funktion fanns på internwebben, men den efterfrågade funktionen finns redan på webben och kan användas i dag. Information om hur funktioner lagts till i exempelvis MP har således inte nått fram till institutionerna. För att komma tillrätta med detta glapp måste samarbetet mellan alla organisatoriska nivåer öka.

Det kommunikatörsnätverk som drivs av kommunikationsavdelningen i dag fyller en funktion för kommunikationsavdelningen och de institutionerna som har kommunikatörer anställda. Men idag har de flesta institutioner på området inte anställda kommunikatörer. Därför behövs ett nytt nätverk, där alla som arbetar med kommunikationsfrågor på institutionerna kan ingå. Inom ramen för detta nätverk kan informationsspridning ske, men en lika viktig funktion för nätverket är att kommunikationsavdelningen och områdeskansliet ges möjlighet att fånga upp frågor som är aktuella för vetenskapsområdet. Institutionernas kommunikatörer, och andra som arbetar med kommunikationsfrågor på institutionerna, har också efterfrågat mer stöd från UFV.


2018-11-21 Dnr 2018/1333

48

Kanske finns även behov av att skapa en ledningsgrupp för kommunikationsfrågor som omfattar kommunikationsdirektören, presschefen, och en kommunikatörsrepresentant från varje områdeskansli. Inom denna grupp skulle man på kort varsel kunna stämma av angelägna frågor som behöver hanteras omgående. Formerna för detta bör tas fram gemensamt med involverade parter.


Utredningen föreslår att det skapas ett nätverk för alla som arbetar med kommunikationsfrågor på institutionerna, med områdeskansliet som sammankallande. Vidare föreslår utredningen att det skapas en ledningsgrupp för kommunikationsfrågor som leds av kommunikationsdirektören, där presschef och kommunikatörsrepresentanter från alla områdeskanslier är ledamöter.

4.6 Arbetet med den strategiska kommunikationen på vetenskapsområdet måste öka

Kommunikation är en viktig strategisk fråga. Om man inte prioriterar kommunikation ur ett strategiskt perspektiv riskerar vetenskapsområdet och UU att inte nå sina mål om förstklassig utbildning, världsledande forskning och excellens och samhällsnytta. Universitetet riskerar då att inte längre attrahera de bästa studenterna, de mest meriterade forskarna, samt förlora i den hårdnande konkurrensen om forskningsanslag. Den vetenskapliga organisationen bör ansvara för att peka ut riktningen för hur UFV ska arbeta med kommunikationsfrågor.

Vetenskapsområdet för medicin och farmaci arbetar inte i tillräcklig omfattning med kommunikation ur ett strategiskt perspektiv idag. Vetenskapsområdet bör arbeta mer långsiktigt för att fortsatt vara konkurrenskraftigt i ett internationellt perspektiv. Frågans strategiska aspekter gör också att det är viktigt att den kollegiala organisationen leder arbetet. Strategier bör tas fram inom ramen för den kollegiala organisationen, självklart med stöd från områdeskansliet och kommunikationsavdelningen.


Utredningen föreslår att den strategiska kommunikationen på vetenskapsområdet för medicin och farmaci införlivas i den kollegiala organisationens kommittéarbete, exempelvis inom kommittén för samverkan (Komsa), som förutom samverkan också kunde få ansvar för den strategiska kommunikationen. På liknande sätt kunde den strategiska kommunikationen tydliggöras som en viktig strategisk fråga för hela UU, om exempelvis rektors ledningsråd fick i uppdrag att arbeta med framtagandet av övergripande kommunikationsstrategier för hela universitetet.

5 Förslag på kostnadseffektiv organisation och tydliggjord arbetsfördelning

Kommunikationsarbete är en viktig strategisk fråga, som bör vara högt prioriterad på UU. Utan ett effektivt arbete med kommunikationsfrågor på alla nivåer, både internt och externt, finns risk att UU på sikt tappar i konkurrens med andra universitet, i synnerhet i ett internationellt perspektiv. Det kollegiala engagemanget i kommunikationsstrategiska frågor är centralt för att universitetet ska kunna nå framgång. Den kollegiala verksamheten bör därför ansvara för att visa i vilken riktning som UU och vetenskapsområdet bör röra sig. Den administrativa delen av organisationen på alla nivåer, institutioner, områdeskanslier och UFV, ansvarar för att i kraft av sin expertis i kommunikationsfrågor stötta det kollegiala arbetet. Samarbetet i kommunikationsfrågor mellan alla


2018-11-21 Dnr 2018/1333

49

nivåer i hela organisationen är en viktig framgångsfaktor. Utredningen konstaterar att samarbetet i kommunikationsfrågor i dag behöver öka mellan alla nivåer i organisationen.

Organisationen för kommunikationsarbetet på UU behöver också tydliggöras för att arbetet ska kunna bedrivas på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. Kommunikationsstödet behöver vara verksamhetsanpassat. För att undvika att det sker parallellarbete mellan de olika nivåerna bör det förtydligas var i organisationen ansvaret för olika typer av kommunikationsarbete skulle kunna ligga. I tabell 4 redovisas ett förslag till hur ansvarsfördelningen för olika kommunikationsfrågor skulle kunna fördelas i organisationen.

Den kollegiala ledningen, på universitetsnivå och på områdesnivå, bör ansvara för att ta inriktningsbeslut och leda strategiarbetet medan den administrativa delen av organisationen ansvarar för att genomföra besluten och stötta den kollegiala organisationen i sitt arbete.

Det övergripande ansvaret för kommunikationsfrågor bör vara placerat på kommunikationsavdelningen. Detta innefattar stöd till UU:s ledning och vetenskapsområdenas ledningar i strategiskt kommunikationsarbete, men också ansvar för övergripande strategier när det gäller webb, leda arbetet med studentrekrytering, arbeta med universitetsgemensamma evenemang, ansvara för grafisk profil, press, forskningsnyheter, kriskommunikation, stöd till upphandling, samt ansvara för den universitetsgemensamma webben för att nämna några exempel.

Områdeskansliet för medicin och farmaci bör ansvara för kommunikationsstöd till vetenskapsområdets ledning och områdesnämnd, stöd till beredande och beslutande organ, stöd till prioriterade projekt samt ledningens symposier och arrangemang. Områdeskansliet bör också vara en länk mellan kommunikationsavdelningen och vetenskapsområdet samt ansvara för att samordna de områdesgemensamma insatserna för studentrekrytering och samordna institutionernas kommunikationsarbete vid behov. Områdeskansliet ansvarar för den områdesgemensamma webben samt för att informera om ledningens strategier, aktiviteter och prioriteringar. Områdeskansliet bör också utgöra stöd till institutionernas kommunikatörer samt tillsammans med dem lyfta frågor som är viktiga för området till kommunikationsavdelningen.

Även andra avdelningar vid UFV har ett övergripande ansvar, framförallt för den interna kommunikationen i de frågor som respektive avdelning ansvarar för. I tabell 4 nedan anges några viktiga områden där utredningen identifierat att sådant ansvar finns eller skulle kunna finnas.

På samma sätt som strategisk kommunikation kräver närheten till vetenskapliga ledare kräver verksamhetsanpassad kommunikation närheten till den kollegiala verksamheten på institutionerna där det dagliga arbetet sker, och studenter, lärare och forskare och prefekter befinner sig. Därför behöver viss kommunikationsverksamhet även ske på institutionerna. I avsnitt 5.1 beskrivs vilket arbete som ur ett organisatoriskt perspektiv bäst utförs på en institution. I avsnittet beskrivs också hur institutionerna skulle kunna bedriva kommunikationsarbete på tre olika ambitionsnivåer.


2018-11-21 Dnr 2018/1333

50

Tabell 4. Förslag till en möjlig ansvarsfördelning för kommunikationsarbetet i universitetsorganisationen (HR: HR-avdelningen, DO: Developement Office, KU: Avdelningen för kvalitetsutveckling)

Webb

Kommunikationsarbete Studenter Forskare/lärare

Institution/ centrumbildning

- Inst-webb - Intern och

extern info. - Stöd till

prefekten

- Stöd till prefekter i alla kommunikationsfrågor, utom kriskomm.

- Länk till kansli och kommavd. - Länk till avrop.

- Stöd till forskare

Områdeskansli - VO-webb - Intern och

extern info

- Stöd ON och VO-ledningen. - Stöd till kommittéer och beslutande

organ. - Stöd till prioriterade projekt. - Stöd till VO-ledningens symposier

och arrangemang. - Informera om VO-ledningens

strategier, aktiviteter och prioriteringar.

- Samordna VO-övergripande kommunikationsarbete.

- Samordna institutionernas arbete - Länk mellan VO och kommavd. - Stöd till institutionernas

kommunikatörer

- Samord student-rekrytering på VO-nivå.

- Länk till komavd

Områdesledning /ON

- Prioriteringar - Kommunikationsstrategi. - Kommunicera till prefekter om

övergripande strategier - Leda strategiarbetet - Tillsätta prodekan för strategisk

kommunikation

GRUNK/ GRUFF

- Kommunicera till prefekter om lärares ansvar och åtaganden

- Tydliggöra ansvar och åtagande för studenter och admin.

- Tydliggöra ansvar och åtaganden för lärare

Kommunikations-avdelningen

- UU-webb - Webb-

strategi

- Stöd till UU-ledningen för strategiskt kommarbete

- Stöd till VO-ledningen för strategiskt kommarbete

- UU-gemensamma symposier/arrangemang

- Grafisk profil - Kriskommunikation

- Övergripande strategier och arbete för student-rekrytering

- Stöd till upp-handling

- Presstjänst - Forsknings-

nyheter - Personaltidning

Planeringsavd.

- Fördelningsbeslut

Annan avdelning

- Information till nyanställda (HR) - Alumn-verksamhet (DO)

- Övergripande styrdokument för ansvar och åtagande för studenter, lärare och administratörer (KU)

- Fundrasing och strategier för påverkansarbete (DO)

UU ledning

- Mål och strategier - Kommunikationsstrategi


2018-11-21 Dnr 2018/1333

51

5.1 Förslag till hur kommunikationsarbetet kan bedrivas på institutionerna

I en decentraliserad organisation är det mest kostnadseffektivt om vissa delar av stödet finns på den nivå där utbildning och forskning bedrivs. Det är viktigt eftersom institutionerna själva måste kunna avgöra på vilken ambitionsnivå de vill bedriva kommunikationsarbetet. Institutioner har olika behov. Skulle stödet flyttas på längre avstånd från den dagliga verksamheten finns en risk att stödet blir kostsamt och inte tillräckligt väl anpassat för verksamheten på institutionen. Arbetet med institutionernas ekonomi och en del av personaladministrationen sker i dag lokalt. På samma sätt bör också en del av kommunikationsarbetet ske lokalt.

Eftersom institutionerna har olika behov och förutsättningar måste institutionerna själva få avgöra på vilken ambitionsnivå kommunikationsarbetet vid institutionen ska bedrivas. Utredningen föreslår här tre ambitionsnivåer. Har institutionen en hög ambitionsnivå i sitt kommunikationsarbete så kan institutionen anställa en kommunikatör på heltid. Ett alternativ på en mellannivå är att dela en kommunikatör mellan flera institutioner. Den lägsta nivån är att det på institutionen utses en person som ska vara kontaktperson i kommunikationsfrågor. Det är nödvändigt att alla institutioner åtminstone utser en kontaktperson, för att kommunikationsarbetet på vetenskapsområdet ska kunna fungera.

En heltidsanställd kommunikatör på institutionsnivå kan ge institutionen praktiskt stöd med många olika arbetsuppgifter. Det kan röra sig om arbete med intern och extern webb, både ur ett strukturellt och innehållsmässigt perspektiv. Det kan också röra sig om att stödja prefekten och institutionsstyrelsen i alla typer av kommunikationsfrågor, som exempelvis att skriva nyhetsbrev (på svenska och engelska), ta fram underlag till profilmaterial som presenterar institutionen, avropa kommunikationstjänster som upphandlats centralt, informera om viktiga händelser på institutionen, leda utvecklingsarbete för att ta fram tydliga forskningsprofiler, eller att arbeta proaktivt med att i samarbete med kommunikationsavdelningen och områdeskansliet ta fram strategier för hur enskilda forskare kan nå ut med sin forskning.

En institution som väljer att bara utse en kontaktperson i kommunikationsfrågor, den lägsta nivån, kan genom denna ta del av den information som distribueras via de områdesgemensamma kommunikationsnätverk som denna utredning föreslår ska bildas. Personen, eller någon annan administratör vid institutionen, måste också utföra redaktionellt arbete på webben efter enklare mallar som tas fram centralt, lägga ut texter som skrivs av verksamma på institutionen samt hjälpa forskare och prefekt att avropa upphandlade tjänster för mer avancerat kommunikationsarbete. En institution som väljer mellannivån kommer sannolikt att kunna få hjälp med kommunikationsarbete som ligger mellan dessa två nivåer.

I dag sker en del kommunikationsarbete på institutionerna som egentligen borde ligga på anda delar av organisationen. Det kan handla om att skapa lätthanterliga mallar till institutionswebben, strategiskt webbarbete eller att skapa översiktliga och lättförståeliga instruktioner om hur man utför vissa universitetsövergripande arbetsuppgifter. Genom att lyfta sådant arbete från institutionerna till områdeskansliet, kommunikationsavdelningen och kanske andra delar av UFV skulle det också kunna frigöras tid som kan användas till exempelvis uppsökande verksamhet, vilket har efterfrågats av forskare och lärare vid flera av institutionsmötena.


2018-11-21 Dnr 2018/1333

52

5.2 Nyckelfunktioner och förslag på nyrekryteringar till områdeskansliet

Idag arbetar två kommunikatörer på områdeskansliet. De arbetar bland annat med stöd till prioriterade projekt, ledningens nyhetsblad, webbnyheter, områdesövergripande mässor och event, områdesledningens symposier och arrangemang och andra prioriterade projekt, redigering av områdeswebben, samt produktion och beställning avtrycksaker, flyers och roll-ups. Tidigare fanns en tredje kommunikatör anställd. Anställningen har ännu inte återbesatts i avvaktan på resultatet av denna utredning.

På områdeskansliet finns idag inte utrymme att utföra en del av de nyckeluppdrag som utredningen identifierat inom ramen för de två befintliga anställningarna. Det saknas framförallt kapacitet att utföra två uppdrag för att kommunikationsarbetet i hela organisationen ska kunna fungera och bedrivas på ett kostnadseffektivt sätt.

Den första rollen, som i dagsläget prioriterats bort, är en kommunikatör med ansvar för samordning och samarbete. Denna person ska leda det centrala samordningsarbetet mellan institutionerna, kommunikationsavdelningen och övriga delar av UFV. Personen ska kunna skriva och arbeta både på svenska och engelska, men det viktigaste uppdraget blir att ta fram och förvalta en samarbetsprocess för kommunikationsarbete tillsammans med kommunikationsavdelningen, institutionerna och områdeskansliet. Detta arbete utförs inte idag och är en av anledningarna till varför organisationen upplevs som otydlig.

Den andra rollen som saknas är en kommunikatör med ansvar för webb. Denna person ska arbeta med att vara redaktör både för den externa och för den interna områdeswebben. Personen ska också arbeta med att producera texter till båda webbarna, på svenska och engelska. En ytterligare arbetsuppgift är att bistå handläggare vid områdeskansliet när de behöver återkoppling på texter som ska publiceras på webben som exempelvis lathundar för handläggningar av vissa ärenden. Det saknas i dag mycket information på områdesnivå särskilt på internwebben. En anledning till detta är att det inte hinns med inom ramen för de befintliga anställningarna.

Det är viktigt att båda de kommunikatörsanställningar som föreslås på områdeskansliet ska kunna skriva på en hög nivå både på svenska och på engelska. Personerna bör kunna fungera som en resurs för områdeskansliets medarbetare att kunna bolla engelska texter, som den enskilde medarbetare själv har översatt, med. Alla texter kommer inte att kunna bearbetas, utan man kan använda sig av resursen när det är särskilt viktigt att texterna blir bra

6 Slutord I en stor och komplex organisation som UU finns utmaningar med kommunikationsarbetet, både inom UU och utåt mot det omgivande samhället. Kommunikation är en fråga som bör prioriteras för att UU ska kunna nå uppsatta mål, och för att alla som är verksamma inom UU ska kunna utföra sina arbetsuppgifter på ett så smidigt sätt som möjligt. Ett kontinuerligt förbättringsarbete rörande kommunikationsfrågor är nödvändigt för att UU även fortsättningsvis ska nå framgång. Många av de behovsområden som identifieras inom ramen för denna utredning kommer att behöva hanteras kontinuerligt. Vissa frågor kanske kan lösas i närtid, andra kommer att behöva hanteras under längre tidsperioder medan ytterligare andra kanske aldrig når sin lösning, utan kommer ständigt behöva beaktas.


2018-11-21 Dnr 2018/1333

53

Denna rapport ska ses om en utgångspunkt för vidare arbete inom vetenskapsområdet och universitetet och inte som en färdig lösning. De som ska arbeta vidare med de olika behovsområdena bör, där det är möjligt och är motiverat, göra omvärldsanalyser, utblickar eller i vissa fall även benchmarking. Lika viktigt som att blicka utåt, är det att blicka inåt i organisationen och undersöka vilket arbete som har utförts eller för närvarande pågår. En del processarbete, handläggningsordningar, introduktionsmaterial till nyanställda eller liknande finns kanske redan framtagna på institutionsnivå.

I en föränderlig värld är det centralt att skapa processer som kan fånga upp aktuella frågor som verksamheten brottas med. Det är också centralt att organisationens olika delar tar ansvar för sin bit av helheten. Vissa delar av kommunikationsarbetet måste ledas av den kollegiala organisationen med stöttning av administrationen. Genom att ytterligare effektivisera samarbetsformerna inom organisationen kommer UU kunna stå väl rustat för kommande utmaningar.

7 Tack Ett stort och varmt tack riktas till alla som på olika sätt deltagit i denna utredning. Ett särskilt tack riktas till alla i den kollegiala organisationen som närvarat vid de möten som projektledaren och kommunikationsavdelningens representant besökt, eller som ordnats enkom för denna utredning. Många personer i organisationen har på ett tillmötesgående och öppet sätt delat med sig av sina utmaningar och på ett konstruktivt sätt framfört synpunkter och påtalat brister. Utan detta engagemang hade det inte varit möjligt att genomföra denna utredning. Tack.

8 Summary

8.1 Communication needs and challenges of the Disciplinary Domain of Medicine and Pharmacy

On the 31 of January 2018 the Working Committee of the Board of Medicine and Pharmacy gave the Office for Medicine and Pharmacy an assignment to review the communication needs and challenges of the Disciplinary Domain. The objective was to establish a foundation for improved communication processes by a thorough evaluation of the demands and challenges of the academy. The assignment included suggesting a possible organisation for communication support, to be able to meet the requirements of the Disciplinary Domain in a cost-effective way, by clarifying the organisational structure and identifying a basis for enhanced cooperation and knowledge transfer.

To enable Uppsala University to achieve its objectives and continue to be a university with world-leading research and first class education, communication should be a priority. The academic colleagues should be responsible for determining the objectives for the strategic communication, supported by an administration, at all levels of the organisation, adapted for the needs of the academy. There is also a demand for effective collaboration processes, which continuously can identify and address important issues. Improving communication processes is a priority at all levels of the organisation, in order for UU to continue to be an attractive workplace and a first choice for the best students and researchers.


2018-11-21 Dnr 2018/1333

54

The project leader and a representative of the Communications Division visited all the Departments, the Student Unions, a Research Centre, a Clinical Research Centre, a local branch of a Research Consortium and the majority of the decision-making bodies in the Disciplinary Domain of Medicine and Pharmacy. A total of 25 meetings were held with the academic organisation. The challenges were summarised in 32 development areas, which were sorted into eight main areas:

1. Internal Communication 2. Web platforms 3. Languages 4. Strategic Communication at University Level 5. Communication with Students 6. Communication with the Uppsala University Hospital and County Council 7. Communication Advice 8. Operational Communication Work

Each development area was analysed by the project group by phrasing a target image, then suggesting how to achieve the goal, and finally proposing what could be the next step in reaching there. Subsequently, the project's reference group prioritised specific development areas to be addressed first in order to yield the most output within the shortest feasible time span. Some of the suggested tasks can be conducted by measures taken at the Office for Medicine and Pharmacy, under the lead of the academic colleagues, while others would be more cost-effective to address at a broader level within Uppsala University.

8.2 General conclusions

Challenges with internal communication are by far the greatest The greatest challenges faced by the Disciplinary Domain relate to internal communication. Many departments have major challenges with daily tasks, limiting time for reflecting on the need for strategic communication. For example, it is difficult to find information on how to manage different working tasks, especially regarding those that are performed rarely. Several meetings emphasized the fact that an overwhelming majority of e-mails were internal.

The investigation suggests a joint project within the University Administration to improve internal communication at the university level.

A clear and transparent administrative organisation allowing coordinated support UU is a large organisation and today it is not always possible to turn to a specific administrator for help, since this may result in a less efficient administration. To avoid long response times and decreased cost effectiveness, the university administration must aim to create a clear and transparent administrative organisation, where everyone knows where to turn with questions. Possibly, a joint case management system for the University Administration could facilitate an efficient administration.

The investigation suggests a joint project for how the University Administration can develop transparent processes and allow for coordinated support.


2018-11-21 Dnr 2018/1333

55

Involve the Disciplinary Domains in administrative development projects From the point of view of the academic colleagues, the University Administration, does not sufficiently investigate the challenges and demands of the intended users of a new administrative routine or a new system. In particular, this applies to the clinical departments, which have specific administrative challenges. Partly because many researchers and teachers at the department also have a clinical employment, and partly due to the high proportion of affiliated researchers, not employed at the University.

The investigation suggests that the University Administration involve the three Disciplinary Domains in all administrative development projects, preferably with representatives in different roles, to a greater extent than currently performed. Specifically, it is important to always include a clinical department as a reference.

Increase collaboration in communication issues between all levels of the organisation At present time, there are no clear and transparent communication channels between the Communications Division, the Office for Medicine and Pharmacy and the departments. This issue may be the reason for part of the difficulties experienced by the academy. The Disciplinary Domain of Medicine and Pharmacy needs a network including everyone working with communication issues at the departmental level, to stimulate information dissemination and enable the Communications Division and the Office for Medicine and Pharmacy to identify and address important issues.

The investigation suggests that the Office for Medicine and Pharmacy establish and manage a network for those working with communication issues at the departmental level. Furthermore, the investigation proposes that the Director of Communication establish a Communications Management Group, including the Senior Press Officer and representatives from all Faculty Offices.

Strengthen the strategic communication in the Disciplinary Domain of Medicine and Pharmacy Communication is important from a strategic perspective. Lack of focus on strategic communication may result in failing to achieve the objectives set by the Disciplinary Domain and Uppsala University. This will put the organisation at risk of losing its power of attracting the best students, the most qualified researchers, and not being able to compete for the most comprehensive research grants. The academic colleagues should be responsible for determining the objectives and leading the strategic work.

The investigation suggests incorporating strategic communication into the academic decision-making organisation at the Disciplinary Domain of Medicine and Pharmacy by, for example, expanding the assignment for the Committee for Collaboration (KomSa). Similarly, the Vice-Chancellor’s Management Council could be commissioned to formulate overall communication strategies at the university level.

Proposal for a cost-effective organisation for communication support with a well-defined division of labour Today, it is unclear for the departments what the organisation for communication can offer in terms of support, and to which levels to turn to regarding different questions. A cost-effective support organisation demands a well-defined division of labour, but also increased collaboration between the organisational levels.


2018-11-21 Dnr 2018/1333

56

The commitment of the academic colleagues in decisions regarding strategic communication is essential for the success of Uppsala University. The academic leaders should be responsible for leading the strategic work and taking policy decisions. The administrative organisation, at all levels, as well as the departments, the Faculty Office and the overall university administration, are responsible for supporting the academy.

The Communications Division has the overall responsibility for communication processes. The Office for Medicine and Pharmacy is responsible for supporting the Vice-Rector, Deputy Vice-Rector, Deans, Deputy Deans, and the Disciplinary Domain Board of Medicine and Pharmacy.

Operational communication support for the academic colleagues calls for proximity to the departments, where the Department Heads, students, teachers, and researchers are located. The departments have different requirements, and must decide on what level of ambition of the communication work at the departmental level, themselves.

The investigation suggests that a department with a high ambition can employ a full time Information Officer. At an intermediate level, a Communication Officer can be shared between departments. At the basic level, a department can appoint a contact person for communication issues, and perform the operational communication work by outside contractors or by letting the academic staff perform the communication work.

Key roles and suggestion for recruitment to the Office for Medicine and Pharmacy At the moment, it is not possible to perform the key tasks identified by this investigation at the Office for Medicine and Pharmacy, within the present communication positions. The roles that are missing are a Communication Officer who is responsible for collaboration and a Communication Officer who manages the faculty web.

The investigation suggests the recruitment of a Communication Officer who is responsible for collaboration and a Communication Officer who manages the faculty web structure.

In conclusion, this report is not an exhaustive solution for the challenges listed within the development areas, but should be viewed as a comprehensive starting point for further work. Some challenges can be met in the near future; others will need to be addressed for longer periods. Some challenges may never reach their solution but will always have to be dealt with. Those who will continue the work to resolve the challenges summarised in the development areas should, when justified, perform benchmarking and analyse communication processes in other organisations. Likewise, it is wise to search within Uppsala University as solutions to some challenges might already have been addressed, or are underway, in other parts of the organisation.

9 Bilageförteckning Bilaga 1 Fullständiga minnesteckningar från kommunikationsöversynens möten med verksamheten.

Bilaga 2. Tabeller över identifierade behovsområden och referensgruppens prioriteringar.

medicin och farmaci - utmaningar och …...vetenskapsomrÅdet fÖr medicin och farmaci 2018-11-21...

Documents