menderes İlÇe mİllİ eĞİtİm mÜdÜrlÜĞÜ
DESCRIPTION
MENDERES İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ. RESMİ YAZIŞMA KURALLARI. Tanımlar Resmî yazı : Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
21.04.23 1
MENDERES İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
21.04.23 Vedat AYDINŞube Müdürü
2
Tanımlara)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının
kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi
b) Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları,gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeleri
c) Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgileri,
21.04.23 3
d) Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerini,e) Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi, f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren Kodlara ait listeyi,g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
Vedat AYDINŞube Müdürü
21.04.23 4
g)Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan,sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı,
ifade eder.
Vedat AYDINŞube Müdürü
21.04.23 5
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ BAŞLIK SAYI İDARİ BİRİM KOD NUMARASI (Haberleşme)-
STANDART DOSYA NUMARASI- KAYIT NUMARASI
KONU TARİH GÖNDERİLEN MAKAM İLGİ METİN İMZA EK DAĞITIM PARAF
21.04.23 6
BAŞLIK
• Başlıklar 3 Satırı geçmemeli ve • Kağıda ortalanarak yazılmalıdır.
T.C.İZMİR VALİLİĞİ
21.04.23 7
• Başlık, kağıdın üst kenarından iki aralık aşağıda ve orta bölümünde bulunur.
• İlk sıraya T.C. kısaltması, bir aralık altına ortalanarak kuruluşun yasal adı büyük harflerle, bunun bir aralık altına da yine ortalanarak birimin adı küçük harflerle yazılır.
21.04.23 8
2 KOLARALIĞI
T.C.İZMİR VALİLİĞİ
İl Milli Eğitim Müdürlüğü
21.04.23 9
T.C.MENDERES
KAYMAKAMLIĞIİlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
21.04.23 10
T.C.İÇİŞLERİ BAKANLIĞI
Arşatırma Geliştirme Daire Başkanlığı
21.04.23 11
TCMENDERES
KAYMAKAMLIĞIİlçe Malmüdürlüğü
21.04.23 12
BAŞLIĞIN SON SATIRINDAN İKİ ARALIK AŞAĞIDAN VE KAĞIDIN
SOL KENARINDAN, 19 KARAKTER İÇERİDEN BAŞLANARAK (2,5 cm)
Sayı YAZILIR VE ÖNÜNE ( : ) İŞARETİ
KONUR.
21.04.23 13
T.C.MENDERES KAYMAKAMLIĞI
İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
2 ARALIK
Sayı : 19 VURUŞ(2,5 Cm)
21.04.23 14
İDARİ BİRİM KOD NUMARASI VERİLİR,KOD NUMARASINDAN SONRA ( - )
İŞARETİ KONULARAKSTANDART DOSYA NUMARASI,
SONRA DA YİNE ( - ) İŞARETİ KONULARAK
KAYIT NUMARASI YAZILIR.GENEL EVRAK BİRİMİNDEN SAYI
VERİLMESİ DURUMUNDA ( / ) EĞİK ÇİZGİ KONULARAK YAZILIR.
21.04.23 15
• KAYIT NUMARASI, YAZININ EVRAK KAYIT DEFTERİNDE KAYDEDİLDİĞİ NUMARADIR.
Vedat AYDINŞube Müdürü
21.04.23 16
T.C.MENDERES KAYMAKAMLIĞI
İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
Sayı : 80194253 - 903.01- 3333
HABERLEŞME KOD I (idari Birim Kodu)
STANDART DOSYA NUMARASI
EVRAK KAYIT NUMARASI
21.04.23 17
GENEL EVRAK NUMARASI DAMGA VEYA YAZI İLE YAZININ
ORTA KISMINA GELECEK ŞEKİLDE BASILMAZ VE
YAZILMAZ.
21.04.23 18
21.04.23 19
Konu sayının bir aralık altına “Konu” yan başlığından sonra, başlık bölümündeki “T.C.” kısaltmasının hizasını geçmeyecek biçimde yazılmalıdır.
21.04.23 20
Konu sonunda;“Hk”, “Dair”, “Ait “
GİBİ KISALTMALAR YAPILMAZ.
21.04.23 21
*Konu bölümü kesinlikle başlık bölümündeki T.C. kısaltması hizasını geçmemelidir.
*İlk satıra sığmazsa, alt satır Konu: sözcüğünün altı boş bırakılarak, ilk satırın hizasından başlatılır. *Yazının konusu anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilmelidir.
21.04.23 22
21.04.23 23
*Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yeri belirtir.
*Konunun son satırından 2-4 satır aşağıdan kağıdı ortalayacak biçimde yazılır.
* Yazının gönderileceği makamın resmi adı kısaltma yapılmadan büyük harflerle,
*Yazı bir alt makama gönderiliyorsa parantez içerisinde küçük harflerle yazılır.
21.04.23 24
T.C.İZMİR VALİLİĞİ
Milli Eğitim Müdürlüğü
Sayı : 46664299 -663.05./4444 06/05/2013 Konu: İnceleme
2-4 ARALIK İZMİR MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE
(Eğitim Denetmenleri Başkanlığı)
21.04.23 25
*Resmi görevli olmayan kişilere yazılan yazılarda; “ Sayın ”
kelimesinden sonra ad küçük, soyadı BÜYÜK harflerle yazılır. Varsa unvanı
adın hizasında ve alt satırda yer alacaktır..
21.04.2326
T.C.İZMİR VALİLİĞİ
Milli Eğitim Müdürlüğü
Sayı : 30169645-399.01-5555 06/05/2013Konu : Hizmet İçi Eğitim
Sayın Doç. Dr. Ayşe KALMAZ Kaledere Mah. Vizyon Cad. NO: 18
60100 TOKAT
21.04.23 27
Resmi görevli kişilere yazılan yazılarda da ad küçük, soyadı büyük yazılır. Unvan ise yine
küçük harflerle yazılır.
21.04.23
28
T.C.MENDERES KAYMAKAMLIĞI
İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
Sayı:………………………………… … …/01/2011
Konu :………………………………..
Sayın: Akif KALAYCI
Devlet Hastanesi Müdürü MENDERES
21.04.23 29
Kuruluş dışı yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük
harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak
ayrıca belirtilir.
21.04.23 30
T.C.İZMİR VALİLİĞİ
Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı : B08.4MEM.4.60.00.13- 660-07 .../01/2011 Konu : Hizmet İçi Eğitim
TABİBLER ODASI BAŞKANLIĞINA
Prof.Dr.Nusret Fişek Cad. 1451 Sok. No:5 Alsancak İZMİR
21.04.23 31
İLGİ,
YAZILAN YAZININ ÖNCEKİ BİR YAZIYA EK YA DA KARŞILIK
OLDUĞUNU YA DA BAZI BELGELERE BAŞVURULMASI
GEREKTİĞİNİ BELİRTEN BÖLÜMDÜR.
21.04.23 32
Gönderilen makamdan sonra üç aralık verilerek kağıdın sol
kenarından 2,5 cm (Yazı alanı) içerden başlanır ve İlgi sözcüğü
küçük harflerle yazılır. İlgi sözcüğünden sonra ( : ) işareti
konulur.
21.04.23 33
• Gerekli durumlarda mevzuat da, ilgi olarak gösterilebilir.
• İlgi’de zorunluluktan kaynaklanan hallerde kurum veya kuruluş isminin anlaşılabilirliğinin bozulmaması kaydıyla (Gn.Md.lüğü, D.Bşk.lığı vb. ) şekillerde kısaltmalar yapılabilir.
21.04.23 34
• Fax ile gelen yazı üzerinde işlem yapılmış ve bu işleme Fax’la cevap verilmeyecek ise ilgide belirtilen yazının Fax’la geldiği ve fax referans numarasının belirtilmesi gerekir.
21.04.23 35
T.C.İZMİR VALİLİĞİ
Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı : B08.4MEM.4.60.00.13- 660-07 .../01/2013 Konu : Hizmet İçi Eğitim
SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜNE( Eğitim Şube Müdürlüğü )
İlgi : a) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2010 tarihli ve 72131250-542-1234 sayılı yazısı. b) Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünün 11/07/2012 tarihli ve 10220172-453.01-14567 sayılı yazısı.
21.04.23 36
İlgi: 15/03/2010 tarihli ve B100KSD000071-3800-236 sayılı yazı.
ÖRNEK-1
ÖNCEKİ
21.04.23 37
İlgi : Menderes Kaymakamlığının 05/02/2013 tarihli ve 72131250-542-1234 sayılı yazısı.
ŞİMDİKİ ÖRNEK-2
Vedat AYDINŞube Müdürü
21.04.23 38
İlginin birden fazla olması halinde ;a,b,c,d gibi küçük harfler kullanılır.İlgiyi belirleyen harften sonra parantez kapatma işareti konulur vebir karakter boşluk bıraktıktan sonra ilginin içeriğine geçilir,
21.04.23 39
ÖRNEK-2
İlgi: a) 10/01/2010 tarihli ve F.B.6-0-1907/ 14 sayılı yazı, b) 25/02/2010 tarihli ve F.B.6-0-1907/ 15 sayılı yazı, c) 03/03/2010 tarihli ve F.B.6-0-1907/ 16 sayılı yazı,
İlgi birden fazlaysa a,b,c gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti konularak kullanılır.
21.04.23 40
• İlgi’de “..........tarihli ve ...........sayılı” ifadeleri kullanılır.
• İlgi tarih sırasına göre yazılır.
21.04.23 41
T.C.İZMİR VALİLİĞİ
İl Kültür Müdürlüğü Sayı : B.104.KM.4.10.0010- .../01/2013 Konu: Hizmet İçi Eğitim
ANTALYA SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜNE
( Eğitim Şube Müdürlüğü ) İlgi : a) 4/071975 tarih ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 64’üncü maddesi b) Başbakanlığın 05 / 02 / 2001 tarih ve 0024 Referans No’lu fax’ı c) 15 /01 / 2006 tarih ve 1549 sayılı yazımız
21.04.23 42
21.04.23 43
METİN• “İlgi”den sonra başlayıp “İmza”ya
kadar süren kısımdır.İlginin son satırından sonra 2 aralık, ilgi yoksa gönderilen yerden sonra 3 aralık bırakılarak başlanır.Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanır.
21.04.23 44
T.C.İZMİR VALİLİĞİ
İl Kültür Müdürlüğü
Sayı : B104IKM41000010-..... .../01/2013 Konu: Hizmet İçi Eğitim
ANTALYA MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE
(Hizmet İçi Eğitim Şube Müdürlüğü ) İlgi : a)14/071975 tarih ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu2 ARALIK(İlgi yoksa 3 aralık)3,5 CM XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
21.04.23 45
METİNLERDE UYULACAK KURALLAR
• Şekil Yönünden
• İçerik Yönünden
• Metin yönünden
21.04.23 46
ŞEKİL YÖNÜNDEN UYULACAK KURALLAR
21.04.23 47
• Metin bölümü maddeler halinde yazılıyorsa: Sayı ve harf dizileri aynı hizada bulunmalıdır.
• Sayı ve harflerden sonra ( - ) işareti konularak satıra başlanmalıdır.
21.04.23 48
• Yazılar kağıdın bir yüzüne okunaklı olarak yazılmalı, kazıntı, silinti ve düzeltmeler olmamalıdır.
• Paragraf başı, satır başı ve sonları aynı hizada olmalıdır.
21.04.23 49
• Zorunlu haller dışında yazı metni tek sayfaya sığdırılmalı, tek satırla ikinci sayfanın bitirilmemesine özen gösterilmelidir.
• Metin içinde geçen sayılar rakamla ya da yazı ile yazılmalıdır.
• Metinde kullanılan noktalama işaretlerinden sonra bir vuruşluk boşluk bırakılmalıdır.
21.04.23 50
İÇERİK YÖNÜNDEN UYULACAK KURALLAR
21.04.23 51
• Yazı Türk Dil Kurumunca çıkartılan İmla kılavuzu ve sözlüğünde yer alan yazım kurallarına uygun, duru bir Türkçe ve kısa cümlelerle yazılmalıdır.
• Metinde zorunlu haller ve teknik terimler dışında yabancı kelimelere yer verilmemelidir.
• Kısaltma yapılmamalıdır.
21.04.23 52
METNİN SONUNDA UYGULANACAK
KURALLAR
21.04.23 53
Üst ve alt makamlara dağıtımlı olarakyazılan yazılar.
“Arz ve rica ederim”
Alt makama yazılan yazılar “ Rica ederim”
Üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
“Arz ederim”
ŞEKLİNDE BELİRTİLMELİDİR.
21.04.23 54
21.04.23 55
İMZA• Metnin bitiminden sonra 2-4 aralık
bırakılır. • İmzalayacak olan makam sahibinin adı,
soyadı ve ünvanı yazı alanının en sağına yazılır.
• İmza ad ve soyadın üzerine atılır.• Ad küçük, soyad BÜYÜK harflerle
yazılır.• Ünvanlar ad ve soyadın altına küçük
harflerle yazılır.
21.04.23 56
Akademik kariyer unvanları ismin sol başına küçük harflerle
kısaltılarak yazılabilir
21.04.23 57
Yazıyı imzalayacak olan makam yazının gideceği makama göre
kurum/kuruluşun “ İmza Yetkileri Yönergesi ” ne veya yetkili
makamlarca verilen imza yetkisine uyularak seçilir.
21.04.23 58
• Yazıyı makam sahibi yerine başka bir yetkili imzalayacaksa ad ve soyadı altına ortalanarak yazılacak ve bunun altına da gene ortalanarak makam unvanı yazılır.
• Belge vekâleten imzalandığında, imzalayanın adı ve soyadı birinci satıra, vekâlet olunan makam "Başbakan Vekili", “Bakan Vekili”, “Müsteşar Vekili”, "Vali Vekili", “Belediye Başkanı Vekili” veya "Rektör Vekili" biçiminde ikinci satıra yazılır. Vekâlet edenin vekâlet öncesi unvanına yer verilmez (Örnek 10).
21.04.23 59
İmza Dr. Mehmet Emin BAKAY
İlçe Milli Eğitim Şube Müdürü
ÖRNEK
21.04.23 60
İmza Adı Soyadı Vali a. Vali Yardımcısı
ÖRNEK
21.04.23 61
ÖRNEK-2
İmzaDr.Önder KABAKÇI
Yat.Ted.Kurm.Şube Müdürü
21.04.23 62
İmzaAli DOĞAN
Vali a.Vali Yardımcısı
ÖRNEK-3
• Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında,
imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı ikinci satıra, imzalayan makamın ünvanı ise üçüncü
satıra yazılır.
21.04.23 63
ÖRNEK-4
İmzaAbdullah ADEMOĞLUPersonel Şube Müdürü
İmzaSüleyman ÇÜRÜKSU
Kültür Müdürü
Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda
üst makam sahibinin adı soyadı ve imzası sağda bulunur.
21.04.23 64
Yazının ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda
ise üst makam sahibinin adı soyadı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa
sıralanırlar.
İmzaAli İVELİOĞLU
Personel Şube Müdürü
İmzaAhmet TAKATUKA
İl Kültür Müdürü
İmzaMualla NEALA
Şef
ÖRNEK-4
21.04.23 65
21.04.23 66
• Bir yazının üst makamın onayına sunulması halinde imza bölümünün dört aralık altına ve kağıdın ortasına büyük harflerle “ OLUR ” yazılır.
• OLUR’u ortalayacak biçimde tarih yeri hazırlanır.
• İmza için yeterli boşluk bırakıldıktan sonra onaylayanın adı küçük harf, soyadı büyük harfle yazılarak altına da unvanı ortalanır.
ONAY
21.04.23 67
İmzaAbdulkadir KAÇAN
İlçe Milli Eğitim Müdürü
OLUR01/01/2013
Tahsin KURTBEYOĞLUKaymakam
21.04.23 68
ÖRNEK-1
O L U R11/01/2011
İmzaMualla NEALA
Vali a.Vali Yardımcısı
21.04.23 69
Onaylanmak üzereilgili makamlara sunulacak yazıların yetkili bir makam
tarafından teklifi, onaylayacak makam tarafından da
onaylanması gerekmektedir.Teklif eden makam ile onay veren
makam arasında makam bulunması halinde onay nasıl
hazırlanmalıdır?
21.04.23 70
Bu durumda ilk teklif edenin imzasından sonra, dört aralık aşağıya ve kağıdın sol
tarafına 12 karakter içeriden başlanılarak, küçük harflerle“ Uygun
Görüşle Arz ederim ” yazılır. Altına da onayda yer alan esaslara uygun olarak imza düzenlemesi yapılır. Yine 4 aralık boşluk bırakılarak kağıt ortalanır ve “
ONAY ” bölümü açılır.
21.04.2371
ÖRNEK-2Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa;
O L U R13/01/2011
İmzaMustafa Cahit KIRAÇ
İzmir Valisi
Uygun görüşle arz ederim12/01/2011
İmzaNedim KATMEROĞLU
Vali Yardımcısı
İmza Ahmet TAKATUKA Milli Eğitim Müdürü
21.04.23 72
21.04.23 73
EKLER• İmza bölümünden sonra uygun satır
aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan “ EK / EKLER” ifadesinin altına yazılır.
EK :Yönetmelik (4 sayfa)
21.04.23 74
ÖRNEK-2
EKLER :1- Yazı örneği (5 sayfa)2- Yönetmelik (3 Adet)
Ek adedi birden fazla ise
21.04.23 75
• Ek adedi boşluğa sığmayacak kadar uzun olursa liste olarak yazıya iliştirilmelidir.
• Birden fazla kurumu ilgilendiren yazışmalarda, eklerin bazılarının gönderilmesi / gönderilmemesi şeklinde ibare var ise o kuruluşun hizasına
“ek konulmadı ” veya “....sayılı ek konuldu ” ibarelerinin yazılması gerekir.
21.04.23 76
ÖRNEK-3
EKLER : 1- 2005/9 nolu genelge (2 sayfa)2- Döküman ( 4 sayfa)DAĞITIM:...Kaymakamlığı...İlçe Milli eğitim Müdürlüğü(ek konulmadı)...Müdürlüğü (Ek konulmadı)
21.04.23 77
EKLER :1-Yazı(3 sayfa)2-Yönetmelik(8sayfa)3-Disket(1 Adet)
21.04.23 78
21.04.23 79
PARAF - PARAPHE
• Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
• Paraflar adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır.
• Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır.
21.04.23 80
• Gizli yazılarda yazıyı yazan memurun da parafı bulunmalıdır.
• Unvan ve isimlerin alt - alta yazılmalarına dikkat edilmelidir.
21.04.23 81
12/01/2011 Memur :E.ŞALLI (Paraf)12/01/2011 Şef :H.AVŞAR12/01/2011 Md.Yrd :Dr.C.ARKIN (Paraf)
ÖRNEK
21.04.23 82
21.04.23 83
ÖRNEK-1
• Eklerden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna
“DAĞITIM” yazılır.
EK : Yazı Örneği (2 sayfa)
DAĞITIM:19 Belediye Başkanlığı
21.04.23 84
ÖRNEK-2
• Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar “Gereği” kısmına, yazının içeriğinden
bilgilendirilmesi istenenler ise “Bilgi” kısmına protokol sırasıyla
yazılır.
DAĞITIM: Gereği: Bilgi: …Kaymakamlığı, İzmir Valiliği
21.04.23 85
DAĞITIM :Gereği : Bilgi :Eğitim Şube Müdürlüğü İstatistik Şube Müdürlüğü
21.04.23 86
DAĞITIM:Şube MüdürlükleriMer.Yat.Ted.Kurm.Halk Sağ.Lab.Md.19 İlçe Sağ.Grup Başk.
21.04.23 87
KOORDİNASYON
• Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak
“Koordinasyon:” yazılır ve işbirliğine dahil olan personelin unvan, ad ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir.
21.04.23 88
11/03/2005 Mem.:E.ŞALLI (Paraf)11/03/2005 Şube Md. :Ş.SON (Paraf)
ÖRNEK
Koordinasyon:11/03/2005 Şube Md. H.AVŞAR (Paraf)11/03/2005 Md.Yard. :A.ASYA (Paraf)
21.04.23 89
21.04.23 90
ADRES• Sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı
gönderen kurum ve kuruluşun adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
• İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
• Ayrıntılı bilgi için görevlinin adı soyadı ve ünvanı da yazılabilir.
21.04.23 91
ÖRNEK
Adres : Yeni Mahalle 2422 Sokak Yenimahalle İO Binası Yanı Kepez/ANTALYA Telefon: (0242)3263464 Fax.(0242)3264555 e-posta: mehmet—[email protected] ağ:www.kepezmem.gov.trNot:Verilecek cevapta yazımızın tarih ve numarasının yazılması.
21.04.23 92
21.04.23 93
21.04.23 94
Gizlilik derecesi, yazının gizlilik durumunu belirten
bölümdür.
21.04.23 95
GİZLİ YAZILAR
• Gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir.
GİZLİLİK DERECELERİçok gizligizliözelhizmete özelşeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
21.04.23 96
21.04.23 97
Acelelik derecesi zarfın sağ üst
köşesine kırmızı mürekkep ile damgalanır.
21.04.23 98
Zarfın ortasına gideceği makam ve adresi posta koduyla birlikte açıkça
yazılır.
21.04.23 99
Zarfların sol üst köşelerine gönderen makamların
kaşeleri basılır ve yazının sayısı yazılır.
21.04.23 100
21.04.23 101
• Gizlilik derecesi çok olan yazılar çift zarf ile gönderilir.
• İç zarfa yazı konularak zarf yapıştırılır.
• Zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve şeffaf bant ile örtülecek şekilde kapatılır.
21.04.23 102
• Zarfın ön yüzüne sol üst köşeye gönderen makamın kaşesi ve evrakın numarası yazılır.
• Ortaya gideceği makam yazıldıktan sonra zarfın ön ve arka yüzüne üst ve alt ortalarına gelecek şekilde kırmızı damga ile gizlilik derecesi basılır.
• Ayrıca acelelik derecesi varsa sağ üst köşeye kırmızı damga ile basılır.
21.04.23 103
• Bu zarf, aralarında karbon kağıdı bulunan 2 suret evrak senedi ikinci zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılır.
• Üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır.
• İkinci zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz. Sadece acelelik derecesi kırmızı damga ile basılır.
21.04.23 104
21.04.23 105
“Çok gizli” GİZLİLİK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
• Dış zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan “çok gizli” ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
• Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder.
21.04.23 106
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
• Yazıya cevap verilmesi gereken tarih, metin içinde belirtilir.
• Yazının ivedi ve günlü olduğu sayfanın sağ üst kısmında BÜYÜK harflerle KIRMIZI renkli olarak belirtilir.
• Resmi yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır.
21.04.23 107
21.04.23 108
SAYFA NUMARASI
• Yazı alanının sağ altına toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde sayfa numarası verilir.
3/5
ÖRNEK
21.04.23 109
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
• Örneğin uygun bir yerine “Aslının aynıdır” İfadesi ile tarihi yazılarak
imzalanır ve mühürlenir.
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa ;
21.04.23 110
RESMİ YAZILARINGÖNDERİLİŞ VE
ALINIŞLARINDA YAPILACAK İŞLEMLER
21.04.23 111
1- KAYIT KAŞESİ
• Gelen evraklar uygun bir kaşe hazırlanarak kaydedilir.
• Bu kaşeler evrakın ARKA yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarih ve sayısı yazılır.
21.04.23 112
ÖRNEK
EKLER
DOSYA NO
BİLGİ
GEREĞİHAVALE
SAYI
TARİHKAYIT
............Okulu Müdürlüğü
21.04.23 113
2- YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
• Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde, yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında yer alır.
• Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, yazının ivedilik derecesi sağ üst köşeye gelecek biçimde KIRMIZI renkte belirtilir.
21.04.23 114
ÖRNEK
T.C. GİZLİ İVEDİKepez Kaymakamlığıİlçe Milli Eğitim MüdürlüğüPosta Kodu:07000Sayı :5555
İL MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNEİZMİR
GİZLİ
21.04.23 115
TarihSaat
SENEDİ İADE EDENİN:Adı ve Soyadı:Görevi :İmzası :
DilEklerKopya No
Kopya Adedi
Belgenin Konusu(Tarih ve Sayısı)
SIRANO
SENEDİ HAZIRLAYANTARİHALANGÖNDEREN
ÖRNEK- EVRAK SENEDİ
21.04.23 116
21.04.23 117
• Fax’la gönderilen yazılara(mesaj) göre hemen işlem yapılmakla birlikte, söz konusu yazı ancak teyidinin yapılmasından sonra resmi evrak özelliğindedir,
• Fax’ la gönderilen yazıların(mesaj) beş gün içinde resmi yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
21.04.23 118
21.04.23 BEKİR YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 119
BELGE BOYUTU
• Resmi yazışmalardaA4 (210X297 mm)
veyaA5(210X148 mm) boyutunda kağıt kullanılmalıdır.
A4
A5
21.04.23 120
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarda yazılan yazılarda “Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması
esastır.
21.04.23 121
• Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
21.04.23 122
21.04.23 123
NÜSHA SAYISI
• Resmi yazıların en az (2) iki nüsha olarak düzenlenmesi
gerekir.
21.04.23 124
NEDEN F KLAVYE ?
21.04.23 125
STANDART TÜRK KLAVYESİ( F KLAVYE )’ dir.
1949 yılında F Klavye Kullanımına başlanılmıştır.
Türkçeye en uygun
21.04.23 126
• Milli Eğitim Bakanlığının 2003/20 sayılı Genelgeleri doğrultusunda F
klavye kullanma mecburiyeti getirilmiştir.
• Her türlü resmi yazı Standart Türk Klavyesi ( F klavye) kullanılarak
yazılmalıdır.
21.04.23 127
F klavye hazırlanırken; 30.000 kelime ve 185.000 harf incelenmiştir. Bütün sesli harfler sol elde toplanmış. Sessiz harfler de sağ elle yazılacak şekilde tasarlanmıştır. Çok kullanılan harfler güçlü parmaklara paylaştırılarak yazım kolaylığı sağlanmıştır.
Belli bir eğitimden sonra F Klavye ile 10 parmakla bakmadan yazı yazmak
mümkündür.
21.04.23 128
• Q klavye İngiliz tasarımıdır.Q Klavyede;Türkçede çok kullanılan harfler kenarlarda kalmış ve bunun neticesi yazım zorlaşmıştır.• Daktilo ile yapılan hızlı yazı yazma
yarışmalarına ülkemiz adına katılanlar F klavye ile birinci olmuşlardır.
Bu nedenle;• İş yerimize ya da evimize Bilgisayar
alırken klavyenin F klavye olmasına dikkat etmeliyiz…
21.04.23 129
Genelde Karşılaşılan Yazışma Hataları
• Yazılara ilgi tutulmuyor. (İlgili şubeye ulaşıncaya kadar yazının dolaşması zaman kaybına neden oluyor.)
• Yazılar makam atlanarak gönderiliyor.
21.04.23 130
• GENEL OLARAK• Şekil yönünden hatalar yapılıyor• Türkçe noktalama işaretleri ve imla
kurallarına uyulmuyor• Metin kısmında devrik yada uzun
cümleler ve gereksiz tekrarlar kullanılıyor
• İlgilerde tarih sıralamasına uyulmuyor• Standart dosya planı ve haberleşme
kodu doğru yazılmıyor
21.04.23 131
• İstatistiki verileri içeren formlar zamanında gönderilmiyor.
• Aylık çalışmalar hangi şube ile ilgili ise o şubeye ilgi tutulması gerekiyor.
• Doğum izni ve askerlik izinleri müracaatlarının onay alınmasını gerektirmesi nedeniyle başvuru yazılarının önceden yapılması gerekiyor.
Vedat AYDINŞube Müdürü
21.04.23 132
• Geçici görevlendirmeler ve tayinlerde ayrılış ve başlayışlar düzenli bildirilmiyor.
• Personel ile ilgili yazışmalarda unvan, sicil numarası ve bayan personelin kızlık soyadları belirtilmiyor.
21.04.23 133
• Günlü ve acele yazıların gereği zamanında yapılmıyor.
21.04.23 134
• ŞEF VE ŞUBE MÜDÜRLERİNDEN BEKLENTİLER
• İmzaya gönderilen tüm evrakların getiren görevli tarafından imza kartonuna konularak ilgili müdür yardımcısına verilmesi,
• Cevaplandırılması gereken tüm yazılara mutlaka ilgi tutulması.
• Günlü ve acele evrakların ilgili şube görevlilerince takip edilmesi
21.04.23 135
Bundan böyle yazışma kurallarına dikkat edilerek hataların en aza indirilmesi ve
zamanla sıfır hata ile çalışılması
Vedat AYDINŞube Müdürü
21.04.23 136
H.İ.E NEDEN YAPILIR ?
1- Personelin mesleki bilgi ve beceri açığını kapatmak,2- Hizmetle ilgili uygulamalardaki yanlışları düzeltmek,3- Hizmette, personel arası uyumu sağlamak,4- Yenilikleri aktarmak.
21.04.23 137
Teşekkürler
Vedat AYDINŞube Müdürü