POLITEKNIK NEGERI BENGKALISAdministrasi Bisnis 2016Jalan Bathin Alam, Sungai Alam, Bengkalis, Riau - Indonesia

KESEKRETARIATAN

Memanajemen Rapat yang EfektifPresented By: Kelompok 4 (empat)ADM 2A

ALAMUDDIN AL ASMAREKA IS MAY VALIANI

PURNAWATIPUTRI SOLEHA

ROSMANIAR

Pustekkom Depdiknas

Ready to use…Choose one of the main menu above !

Collecting status…Please wait…

@alamuddin3

Menu UtamaLoading…JENIS-JENIS

RAPAT KESIMPULANMATERI RAPATRAPAT

Pustekkom Depdiknas

JENIS-JENIS RAPAT KESIMPULANMATERI RAPATRAPAT

Rapat adalah suatu perkumpulan orang yang membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu masalah atau melakukan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang disepaklati bersama.

Rapat adalah pertemuan atau kumpulan orang dalam organisasi baik itu perusahaan maupun instansi pemerintah dalam situasi formal maupun non formal untuk membicarakan atau merunding dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.

@Alamuddin_3

TUJUAN RAPAT

Pustekkom Depdiknas

a. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.

b. Untuk menyampaikan informasi, perintah maupun pernyataan.

c. Sebagai alat koordinasi antara intern maupun ekstern.

d. Agar peserta rapat dapat berpartisipasi pada masalah yang sedang terjadi.

e. Mempersiapkan suatu acar atau kegiatan.

@Alamuddin_3

TUJUAN RAPAT

JENIS-JENIS RAPAT KESIMPULANMATERI RAPATRAPAT

Pustekkom Depdiknas

BERDASARKAN TUJUAN

@Alamuddin_3

1. Rapat penjelasanRapat penjelasan ialah rapat yang

diselenggarakan dengan tujuan untuk menyampaikan penjelasan kepada para peserta rapat.

2. Rapat pemecahan masalahRapat pemecahan masalah ialah rapat yang

bertujuan untuk memecahkan masalah yang sedang terjadi.3. Rapat perundingan

Rapat perundingan ialah rapat yang diselenggarakan untuk tujuan menghindari suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.

BERDASARKAN JANGKA WAKTU

BERDASARKAN FREKUENSI

BERDASARKAN NAMA

BERDASARKAN SIFAT

KESIMPULANMATERI RAPATRAPAT JENIS-JENIS RAPAT

Pustekkom Depdiknas

BERDASARKAN TUJUAN

BERDASARKAN JANGKA WAKTU

BERDASARKAN FREKUENSI

BERDASARKAN NAMA

BERDASARKAN SIFAT

1. Rapat formalRapat formal ialah suatu rapat yang dilaksanakn

dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat memperoleh ubndangan.

2. Rapat informalRapat informal ialah rapat yang dilaksanakan

secara tidak reesmi dan tidak beedasarkan pada suatu rencana yang bersifat resmi.

3. Rapat terbukaRapat terbuka ialah rapat yang dihadiri oleh

seluruh anggota organisasi. Materi yang dibahas merupakan masalah yang bukan bersifat rahasia.

4. Rapat tertutupRapat tertutup ialah rapat yang diselenggarankan untuk kalangan tertentu dalam suatu organisasi. Materi rapat biasanya merupakan masalah yang bersifat rahasia.

@Alamuddin_3

KESIMPULANMATERI RAPATRAPAT JENIS-JENIS RAPAT

Pustekkom Depdiknas

BERDASARKAN TUJUAN

BERDASARKAN JANGKA WAKTU

BERDASARKAN FREKUENSI

BERDASARKAN NAMA

BERDASARKAN SIFAT

1. Rapat mingguanRapat mingguan ialah rapat yang diselnggarakan rutin setiap minggu, guna membahas masalah yang bersifat biasa.

2. Rapat bulananRapat bulanan ialah rapat yang diselengaran setiap bulan, guna membahas masalah mmasalah yang sifatnya bisas.

3. Rapat semesterRapat semester ialah rapat yang diselenggakan setiap enam bulan sekali, guna mengadaklan evaluasi kerja selama setengah tahun serta menentukan rencana rencana berikutnya untuk enam bulan berikutnya.

4. Rapat tahunanRapat tahunan ialah rapat yang diselenggarakan setahun sekali guna mengadakan evaluasi kerja dan rencana kerja jangak pendek dan jangka panjang.

@Alamuddin_3

KESIMPULANMATERI RAPATRAPAT JENIS-JENIS RAPAT

Pustekkom Depdiknas

BERDASARKAN TUJUAN

BERDASARKAN JANGKA WAKTU

BERDASARKAN FREKUENSI

BERDASARKAN NAMA

BERDASARKAN SIFAT

1. Rapat rutinRapat rutian ialah rapat yang waktunya sudah

tertentu atau biasa. Misalnya mingguan atau bulanan.2. Rapat insidental

Rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu.

@Alamuddin_3

KESIMPULANMATERI RAPATRAPAT JENIS-JENIS RAPAT

Pustekkom Depdiknas

BERDASARKAN TUJUAN

BERDASARKAN JANGKA WAKTU

BERDASARKAN FREKUENSI

BERDASARKAN NAMA

BERDASARKAN SIFAT

1. Rapat kerjaRapat atau pertemuan para karyawan atau

pimpinan guna hal hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

2. Rapat dinasRapat dinas ialah rapat yang membicarakan

masalah kedinasan atau pekerjaan.

@Alamuddin_3

KESIMPULANMATERI RAPATRAPAT JENIS-JENIS RAPAT

Pustekkom Depdiknas

KESIMPULANJENIS-JENIS RAPATRAPAT

A.Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat.B.Menentukan peserta rapat.C.Membuat undangan rapat.D.Membuat daftar hadir rapat.E.Mempersiapkan bahan rapat.F.Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat.G.Mempersiapkan ruang rapat.H.Akomodasi/penginapan.I.Konsumsi.J.Transportasi.K.Pengecekan persiapan terakhir.

@Alamuddin_3

SKEDUL RAPAT

TATA RUANG RAPAT

PERAN SEKRETARIS

RAPAT YANG EFEKTIF

PERALATAN KETIKA RAPAT

MATERI RAPAT

Pustekkom Depdiknas

A. Papan tulis, alat tulis serta penghapus.B. LCD projector dan layarnya.C. Sound sistem dan mic.D. Video shooting atau handy cam.E. Kamera.F. Tape recorder dan kaset.G. Map atau bahan bahan rapat.

@Alamuddin_3

SKEDUL RAPAT

TATA RUANG RAPAT

PERAN SEKRETARIS

RAPAT YANG EFEKTIF

PERALATAN KETIKA RAPAT

KESIMPULANJENIS-JENIS RAPATRAPAT MATERI RAPAT

Pustekkom Depdiknas

Hal hal yang perlu diperhatikan saat mempersiapkan ruangan rapat antara lain yaitu:a. Memberi ruangan yang aman dan nyaman bagi peserta

rapat.b. Cahaya penerangan untuk ruangan rapat.c. Ventilasi udara harus yg efektif.d. Pengaturan posisi tempat duduk pimpinan dan peserta

rapat.e. Penempatan peralatan pendukung jalannya rapat.

@Alamuddin_3

NEXT

SKEDUL RAPAT

TATA RUANG RAPAT

PERAN SEKRETARIS

RAPAT YANG EFEKTIF

PERALATAN KETIKA RAPAT

KESIMPULANJENIS-JENIS RAPATRAPAT MATERI RAPAT

Pustekkom Depdiknas

@Alamuddin_3

SKEDUL RAPAT

TATA RUANG RAPAT

PERAN SEKRETARIS

RAPAT YANG EFEKTIF

PERALATAN KETIKA RAPAT

PREVIOS

KESIMPULANJENIS-JENIS RAPATRAPAT MATERI RAPAT

Pustekkom Depdiknas

Dalam hal ini peran seorang sekretaris sangat lah penting ketika berjalannya rapat, berikut adalah tugas sekretaris ketika rapat dan setelah rapat :

Selama rapat sekretaris mempunyai tugas antra lain.a. Membuat catatanb. Membuat notulenc. Judul rapat.d. Tanggal, aktudan tempat rapate. Daftar nama peserta rapatf. Catatan atau isi rapat

Setelah rapat selesai, seorang sekretaris masih mempunyai tugas yang harus diselesaikan, diantaranya:

a.Pengiriman notulenb.Ucapan terima kasih

@Alamuddin_3

SKEDUL RAPAT

TATA RUANG RAPAT

PERAN SEKRETARIS

RAPAT YANG EFEKTIF

PERALATAN KETIKA RAPAT

KESIMPULANJENIS-JENIS RAPATRAPAT MATERI RAPAT

Pustekkom Depdiknas

Berikut merupakan cara cara melaksanakan rapat dengan efektif:

a. Mulailah pada waktu yang ditentukan.b. Jelaskan agendac. Cegah penyimpangan masalahd. Buat ringkasan secara tetape. Membicarakan masalah lainf. Selesaikan rapat pada waktunyag. Bagikan risalah rapat secepatnya

@Alamuddin_3

SKEDUL RAPAT

TATA RUANG RAPAT

PERAN SEKRETARIS

RAPAT YANG EFEKTIF

PERALATAN KETIKA RAPAT

KESIMPULANJENIS-JENIS RAPATRAPAT MATERI RAPAT

Pustekkom Depdiknas

MATERI RAPATJENIS-JENIS RAPATRAPAT

Sekretaris yang professional harus memiliki skill yang bagus serta cekatan dalam menjalankan tugasnya seperti mengatur jalannya rapat mulai dari mempersiapkan, pelaksanaan, sampai mencatat hasil rapat.

Maka seorang sekretaris harus mmengetahui tata cara dan hal – hal apa saja yang harus ada dan perlu diperhatikan demi kelancaran rapat tersebut, dan rapat merupakan suatu hal yang penting untuk dilakukan baik diperusahaan maupun di institut pemerintahan, karna dengan diadakan nya rapat maka akan menimbulkan rasa kebersamaan dalam menyelesaikan suatu masalah.

@Alamuddin_3

KESIMPULAN

KESIMPULAN

THE END

Pustekkom Depdiknas

Bersambung

Anggota Kelompok :Alamuddin Al AsmarEka Is May Valiany

PurnawatiPutri SolehaRosmaniar

Penanggung Jawab :Alamuddin Al AsmarEka Is May Valiany

Dosen PembimbingNazrantika Sunarto, SE.,MM

Sumber Dana :Kas Kelompok

Sumber Data :Google.com

Modul Kesekretariatan Ibuk SupriatiBuku Cetak

Politeknik Negeri BengkalisProgram Studi

Administrasi Bisnis

Pustekkom Depdiknas

Pertanyaan1. NOREN

Bagaimana cara anda menyikapi jika suatu rapat terjadi kerusuhan?

2. SURATIApa sikap sekretaris jika rapat dibatalkan dan pimpinan tidak datang?

3. MISMAWATIApa tindakan sekretaris jika saat berlangsungnya rapat tiba tiba

pimpinan ada keperluan mendadak?

4. RESTI GEA RANIMasalah masalah apa saja yang bisa diselesaiikan dalam rapat?

5. FAHMI SUHAERIBagaimana cara seorang sekretaris dalam mengatur konsumsi untuk para peserta?

6. SRI HERLINASebutkan etika ketika rapat?