Abikõlblikkus, teavitamine, raamatupidamisarvestus,

dokumentatsioon ja kontrollid toetuse saaja

juures.

Merle Oagu, järelevalve spetsialist

2013

Kulude abikõlblikkuse üldpõhimõtted (1)

Abikõlblikud on kulud, mis on: • vastavuses kõikide abikõlblikkuse reeglitega; • põhjendatud, mõistlikud ja vajalikud;• mida ei ole varem Euroopa Liidu, välisabi või Eesti riigi

poolt nende vahendite kaasrahastamiseks sihtotstarbeliselt eraldatud vahenditest hüvitatud;

• tõendatavad - kõik TS poolt läbi viidud tegevused peavad olema dokumentaalselt taasesitatavad;

• tegelikult tehtud.

• Projekti personali töötasud peavad olema kooskõlas asutusesisese või piirkonna keskmise palgatasemega vastavasisulise töö eest.

• Palgakulude hüvitamist saab küsida korra kvartalis, kusjuures väljamaksetaotlus peab sisaldama brutopalka ja sama kuu palga tööandja makse.

• Tööajatabel on vajalik töötajate tehtud tööde ja nende täitmiseks reaalselt kulunud tööaja dokumenteerimiseks, kui projektis osaleval töötajal on samas asutuses lisaks projekti raames tehtavale tööle ka muid ülesandeid.

• Tööajatabelite täitmisel tuleb järgida kõiki reegleid, mitte võtta kui formaalsust!

Kulude abikõlblikkuse üldpõhimõtted (2)

Tööajatabeli näidishttps://www.riigiteataja.ee/akt/13208503?leiaKehtiv

Teavitamine

• TS-l on kohustus teavitada avalikkust struktuuritoetuse kasutamisest, kasutades selleks struktuuritoetuse logo.

• TS on kohustatud logo kasutama alates tema projekti kohta tehtud toetuse andmise otsusest.

• Logo paigutatakse valminud objektile kohe pärast selle soetamist või valmimist v.a objektid, millele struktuuritoetuse logo on paigutatud tootmise käigus. Ehitus- või muude tegevuste korral tähistatakse objekt logoga vahetult pärast tegevuse alustamist.

• Tähistus peab säilima loetava ja korrektsena vähemalt 5 aastat alates projekti abikõlblikkuse perioodi lõppkuupäevast.

• https://www.riigiteataja.ee/akt/12861888?leiaKehtiv

Nõuded raamatupidamisele

• TS on kohustatud eristama toetuse kasutamisega seotud kulud oma raamatupidamises muudest kuludest ning kulusid kajastavad kulu- ja maksedokumendid muudest kulu- ja makse-dokumentidest. Samuti on vajalik toetuse kasutamisega seotud varade ja kohustuste eristamine oma muudest varadest ja kohustustest.

• Projekti raamatupidamisarvestust tuleb korraldada vastavalt raamatupidamise seadusele ning raamatupidamise toimkonna juhenditele (eriti RTJ 12).

• Raamatupidamise sise-eeskirjades tuleb kajastada projektipõhise arvestuse ja sihtfinantseerimise osas kasutatavaid arvestuspõhimõtted ja informatsiooni esitusviis.

• Raamatupidamise aastaaruandes tuleb avalikustada ka aruandeperioodil saadud varade ja tegevuskulude sihtfinantseerimise summad toetuse andjate lõikes (RTJ 12).

Projektipõhine raamatupidamine

• Projekti kulude/tulude ja varade/kohustuste eristamist on võimalik korraldada läbi projektile eraldi konto(de) avamise või unikaalse tunnuse lisamisega (objekt, projekt vms.).

• Raamatupidamise kannetes tuleb eristada abikõlblikud ja mitteabikõlblikud kulud ning kanded peavad võimaldama eristada omafinantseeringut ning toetust.

• Iga raamatupidamiskirjendi aluseks on majandustehingut tõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokument (enne akt ja siis arve).

• Raamatupidamiskirjend peab sisaldama( RpS): majandustehingu kuupäeva; raamatupidamiskirjendi järjekorranumbrit; debiteeritavaid ja krediteeritavaid kontosid ning vastavaid summasid; majandustehingu lühikirjeldust; algdokumendi (koonddokumendi) nimetust ja

numbrit.

Kuludokumentidele esitatavad nõuded

• Algdokument kajastab õigesti majandustehingut ja on kooskõlas projekti eelarvega.

• Arve/kuludokument sisaldab kohustuslikke rekvisiite.

• Arve/kuludokument kajastab koguseid, hindu ja muid tingimusi, mis on lepingus eelnevalt kokku lepitud.

• Kuludokumendi väljaandmise päev ei või olla varasem kui projekti abikõlblikkuse alguskuupäev ega hilisem kui projekti abikõlblikkuse lõppkuupäev + 45 kalendripäeva, aga hiljemalt 31.12.2015.

• Tööde teostaja esitatud arved, aktid ja aruanded on toetuse saaja eelnevalt kinnitanud (ehk allkirjastatud vastutava isiku poolt), märkige projekti SFOS number kõigile

arvetele, aktidele.

Algdokumendi kohustuslikud andmed

• dokumendi nimetus ja number

• koostamise kuupäev

• tehingu majanduslik sisu

• tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa)

• tehingu osapoolte nimed

• tehingu osapoolte asu- või elukoha aadressid

• majandustehingut kirjendavat raamatupidamiskohustuslast esindava isiku allkiri, mis kinnitab majandustehingu toimumist

• vastava raamatupidamiskirjendi järjekorranumber

Projekti dokumentatsioon

• Projekti dokumentatsioon on olulisimaid kontrolliobjekte ja projekti hindamise allikas. Seetõttu on väga oluline, et kogu projektiga seonduv dokumentatsioon annaks ka projektiga otseselt mitte seotud inimesele lihtsalt ja kiiresti ettekujutuse sellest, mis projekti alusel tehtud ja mis teoks.

• Koondada kõik projektiga seotud dokumendid projekti kaustadesse. Tagada, et dokumendid on kergesti leitavad.

• Jälgida, et asutusesiseselt oleks paika pandud (asjaajamis-korras, dokumentide loetelus vmt) projektiga seotud dokumentatsiooni säilitustähtaeg – 31.12.2025.

• Säilitada ka kirjavahetus rakendusüksusega ja muude projektis osalejatega.

Toetuse saaja peab säilitustähtaja lõpuni (31.12.2025) alles hoidma järgmised dokumendid:

• raamatupidamise dokumendid (nt arved, saatelehed, maksekorraldused, panga väljavõtted, tööaja arvestuse tabelid, palgalehed, lähetusaruanded, lepingud, aktid, jms);

• hankedokumentatsioon (sh suhtlemine pakkujatega);• projektiga seotud kirjavahetus;• lepingud, toote päritolusertifikaadid, load ja kooskõlastused

(ehitusluba, kasutusluba jms); • muu projektiga seotud dokumentatsioon (toetuse taotlus,

taotluse rahuldamise otsus, väljamakse taotlused, haldusotsus, leping, aruanded, koosolekute protokollid, memod jm).

Dokumentatsiooni säilitamine

Halb näide

Võimalikud kontrollid TS juures

• Paikvaatlused - viib läbi KIK. Eesmärgiks on kohapeal veenduda, et projekti viiakse ellu vastavalt taotlusele, et TS-l on olemas projekti dokumentatsioon ning see vastab reeglitele ning kehtestatud nõuetele.

• Audit - viib läbi KIK või Rahandusministeeriumi auditeeriv asutus (AA) või AA poolt sisse ostetud audiitorfirma.

• EL kontrollid - viib läbi Euroopa Kontrollikoda.

• Tagasinõudmise otsuse võib teha hiljemalt 2025. aasta 31. detsembril.

TÄNAN!