METODOLOGÍA DEL PROCESO DE RENDICIÓN

DE CUENTAS

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN-ANDJE

Deyanira Perdomo Cuéllar

Rendición de Cuentas

DEFINICIÓN• Proceso conformado por un conjunto de normas,

procedimientos, metodologías, estructuras, prácticas y resultados mediante los cuales, las entidades de la administración pública y los servidores públicos informan, explican y dan a conocer los resultados de su gestión a los ciudadanos, la sociedad civil, otras entidades públicas y a los organismos de control, a partir de la promoción del diálogo.

Metodología para el proceso de rendición de cuentas

Fuente: “Metodología para la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión. P. 25. Disponible en < http://portal.dafp.gov.co/mod/retrive_docu_noti?no=120>

Metodología para el proceso de rendición de cuentas

• Diagnóstico proceso anterior

• Mapa de actores y caracterización ciudadanos

• Necesidades de información

• Capacidad operativa y disponibilidad de recursos

Insumos

• Establecimiento de metas, objetivos y resultados.

• Elección de acciones de información

• Elección de acciones de diálogo.

• Elección de acciones de incentivos

Diseño

• Elaboración de cronograma de acciones

• Ejecución del cronograma

• Implementación del modelo de apertura de datos

Ejecución e implementación

• Evaluación de cada acción

• Evaluación estrategia en conjunto

• Informe de rendición de cuentas general

Evaluación y monitoreo

Fuente: Transcripción de versión en papel de la presentación de Mauricio Solano. Sinergia-DNP. Noviembre 2012

INSUMOS

Etapa preparación de insumos: Rendición d e cuentas

La calidad de los insumos genera la confianza en la ciudadanía y grupos de

interés

Insumos del proceso de Rendición de Cuentas

•Cómo ha sido el proceso anterior de rendición de cuentas-RdC?

•Fuente de este diagnóstico: evaluación de cada acción y evaluación general de la estrategia

Diagnóstico del proceso anterior

•Clasificación de actores

•Identificación de la influencia del actor en decisiones

Mapa de actores

•Identificación de necesidades de información de actores

•Disponibilidad de la información requerida

Necesidades de información

•Determinar recursos para la implementación del proceso RdC

•Determinar las acciones del proceso de según recursos.

Capacidad operativa y disponibilidad de

recursos

Rendición de Cuentas: Identificación de las necesidades de información de la

población objetivo de la entidad

Comunicación de la información Publicar Información (población en general)

Comunicar (población objetivo)Frecuencia: permanente en el momento de la

producción y aprobación

Determinación de medios de comunicación de la información

TIC´s Medios locales cercanos al ciudadano

Identificación de información

Avance en la gestión Necesidades de actores y grupos de interés

DISEÑOEtapa de diseño: Rendición d e cuentas

El diseño de las acciones van en

relación a la madurez de la entidad y los

recursos disponibles

Etapa de diseño: Rendición d e cuentas

DISEÑO

Rendición de cuentas: La estrategia

Conjunto de acciones Cómo configuro las acciones?

• Acciones de información

• Acciones de diálogo

• Acciones de incentivos

Rendición de Cuentas: Acciones de información

Establecer una estrategia de comunicación

Establecer cómo se van a dar las acciones de información (uso de medios)

Promocionar acciones de diálogo e incentivos

Rendición de Cuentas: Implementación Apertura de datos

1. Elaborar Inventario de datos•Revisar y consolidar la información que esta bajo la responsabilidad de la ANDJE

2.Priorizar y elaborar plan de apertura de datos•El criterio de priorización es el valor para los ciudadanos o grupos de interés

3. Documentar los datos•La documentación va dirigida a los ciudadanos o grupos de interés

•Elaborar documentación en lenguaje comprensible

4. Estructurar los datos•Preparar archivo de acuerdo al manual de GEL.

5.Publicar los conjuntos de datos•Cargar y publicar datos de acuerdo a Min. TIC´s y manual de GEL.

•Publicar si aplica catálogo de datos regionales , sectoriales, institucionales en el catálogo de datos colombiano (www.datos.gov.co)

6. Promocionar el uso de datos abiertos•Promoción por medios físicos y electrónicos.

Rendición de cuentas: Acciones de diálogo

Convocar a la ciudadanía

Priorizar, consultar y

retroalimentar temas

Publicar los resultados del diálogo con la

ciudadanía

Diálogo Presencial

Diálogo a través de TIC´S

Rendición de Cuentas: Definición de metodología de diálogo presencial que permita la participación de los grupos de interés

caracterizadosESPACIOS DE DIÁLOGO PRESENCIAL COMO:• Reuniones zonales • Foros ciudadanos participativos por proyectos• Temas o servicios• Mesas de trabajo temáticas• Ferias de la gestión• Audiencias públicas participativas• Encuentros regionales• Asambleas comunitarias• Reuniones por temas• Observatorios ciudadanos• Encuentros virtuales con uso de TIC´S

Rendición de Cuentas: Acciones de diálogo a través del uso de medios electrónicos en los espacios de

rendición de cuentas.• Consulta a la ciudadanía a través de medios electrónicos sobre

los temas que deben ser incluidos en los espacios y procesos de rendición de cuentas.

• Habilitar canales electrónicos de diálogo en el proceso de rendición de cuentas.

• Realizar ejercicios de rendición de cuentas en línea, con canales como: – Chat– Línea telefónica– Mensajes de texto– Redes sociales– Foro– Blog

Rendición de Cuentas: Acciones de Incentivo

Acciones de incentivo

Determinación de acciones

Disponibilidad de medios:

tradicionales/TIC¨S

Medición de impacto del

incentivo

1

2

3

Rendición de Cuentas: Acciones de Incentivo

• Objetivo: Motivar las actividades de rendición de cuentas.• Las acciones de incentivo pueden clasificarse como:

– Reforzamiento de conducta: alentando la conducta existente– Incentivos positivos: premios– Incentivos negativos: sanciones

• Los medios para realizar acciones de incentivos se clasifican en:– Tradicionales: (Servidores públicos) capacitación, encuestas y

difusión de resultadlos, inspectores y difusión de informes– Utilizando TIC´s: (actores y ciudadanos) crowdsourcing,

concursos de conocimiento de la entidad.

EJECUCIÓN E IMPLEMENTACIÓNEtapa de ejecución e implementación: Rendición d e cuentas

Manos a la obra: a dialogar!

Rendición de cuentas: Cronograma del conjunto de

acciones seleccionadas

• Detalla las actividades decididas para el proceso de rendición de cuentas.

• Es herramienta de control de gestión del proceso de rendición de cuentas.

Rendición de cuentas: Convocatoria a los eventos

definidos

• Promover la participación de los grupos de interés, poblaciones especiales, y ciudadanía, en las acciones de información, incentivo y diálogo.

• La entidad debe invitar a las veedurías ciudadanas

Rendición de cuentas: Elaboración y publicación de

memorias

Dialogar

Compilar

Publicar

•Resultados: principales conclusiones y compromisos del proceso de RdC•Acciones de mejora

EVALUACIÓN Y MONITOREO

Etapa de evaluación y monitoreo: Rendición d e cuentas

Cómo fue el proceso?

Acciones

• Información• Diálogo• incentivos

Estrategia • Proceso

Resultados • proceso• acciones

Rendición de cuentas: evaluación y monitoreo

Fuente de la imagen descargada en 10-01-13:<http://blog.guiasenior.com/images/brecha_digital1.jpg>

ACCIONES

•Evaluar cada acción de forma individual

•Evaluar acciones de información, incentivos y diálogo

ESTRATEG

IA

•Evaluar la estrategia general del proceso de rendición de cuentas.

•Evaluar la gestión del proceso

INFORME DE

RdC

•Redactar informe de Rendición de cuentas-RdC de la vigencia

•Insumo del proceso de RdC de la siguiente vigencia

REQUISITOS TRANSVERSALES

REQUISITOS TRANSVERSALES DE TODO EL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN DE GESTIÓN

La rendición de cuentas es parte del modelo integral de

planeación y gestión

Requerimientos Generales

CONFORMACIÓN DE COMITÉS• Institucional: Comité Institucional de Desarrollo Administrativo como

instancia orientadora del Modelo Institucional de Planeación y Gestión. Se discuten políticas de desarrollo administrativo y demás componentes del modelo.

FORMULACIÓN DE PLANES• Plan estratégico sectorial (cuatrienal)• Plan estratégico institucional (indicativo cuatrienal)• Plan de acción anualMONITOREO Y EVALUACIÓN DE LOS PLANES• Planes sectoriales e institucionales y plan de acción anual para lograr

la implementación de las políticas de desarrollo administrativo más efectivas.

Requerimientos Generales

SOCIALIZACIÓN DE LOS PLANES• Planes sectoriales e institucionales y plan de acción anual al interior de

la entidad. Objetivos: conocimiento, compromiso y cumplimiento de metas.

CARACTERIZACIÓN DE LOS CIUDADANOS Y GRUPOS DE INTERÉS• Identificar características, intereses y necesidades de cada política de

desarrollo administrativo.• Diseñar estrategias e intervenciones que respondan realmente a las

necesidades de ciudadanos y grupos de interés.PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD• Lugares visibles• Medios electrónicos de fácil acceso a los ciudadanos

Publicación de información de la

entidadPLANEACIÓN, GESTIÓN Y CONTROL• Plan estratégico sectorial• Plan estratégico institucional• Plan de acción anual• Distribución presupuestal de proyectos de inversión• Entes de control que vigilan la entidad• Informes de gestión• Metas e indicadores de gestión• Planes de mejoramiento• Reportes de control interno• Informes de empalme• Defensa judicial• Informe de archivoINFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD• Misión y visión• Objetivos y funciones• Organigrama

Publicación de información de la

entidadINFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD• Misión y visión• Objetivos y funciones• Organigrama • Directorio de entidades: listado de entidades que pertenecen al sector o a la administración, dirección y teléfono.• Datos de contacto de servidores públicos• Correo electrónico de contacto o enlace al sistema de atención al ciudadano• Teléfonos, líneas gratuitas y fax• Localización física, sede central, sucursales• Preguntas y respuestas frecuentes• Glosario• Noticias

• Información para niños (NTC 5854 sobre elementos no textuales). • Calendario de actividades• Derechos de los ciudadanos y medios para garantizarlos• Normatividad (leyes, decretos, ordenanzas, acuerdos, políticas y lineamientos). La que rige la entidad y la que produce.• Políticas, manuales técnicos o lineamientos que produce la entidad• Información principal en otro idioma• Implementación de buzones de correo electrónico para la recepción de notificaciones judiciales• Información para población vulnerable. • Información de programas sociales• Publicación de información en audio y/o video.

Publicación de información de la

entidadINFORMACIÓN FINANCIERA Y CONTABLE• Presupuesto aprobado para la vigencia• Información histórica presupuestal• Estados financieros.CONTRATACIÓN• Plan anual de adquisiciones- PABS• Procesos contractuales en SECOPTRÁMITES Y SERVICIOS• Listado y nombre de trámites y servicios cada uno enlazado a la información registrada en

el Sistema Único de Información de Trámites – SUIT y en el Portal del Estado Colombiano (PEC).

PETICIONES, DENUNCIAS, QUEJAS Y RECLAMOS• Informe de denuncias, quejas y reclamos• Dependencia, nombre y cargo del servidor a quien debe dirigirse en caso de quejas y

reclamos• Enlace para la recepción vía web de peticiones, quejas y reclamos (Artículo 76 Ley 1474

de 2011).

Publicación de información de la

entidadRECURSO HUMANO• Manual de funciones y competencias laborales• Perfiles de los funcionarios principales.• Asignaciones salariales• Acuerdos de gestión• Ofertas de empleoGESTIÓN DOCUMENTAL• Programa de gestión documental-PGD• Cuadro de clasificación documental-CCD• Tablas de retención documental-TRD• Inventarios documentales

OTRA INFORMACIÓN ADICIONAL SEGÚN CARACTERIZACIÓN DE ACTORES Y GRUPOS DE INTERÉS. POLÍTICAS CON EL MANEJO EDITORIAL YA ACTUALIZACIÓN DE MEDIOS FÍSICOS Y ELECTRÓNICOS, POLÍTICAS DE SEGURIDAD Y MANEJO DE DATOS PERSONALES.