microsoft enterprise project & portfolio management architektúra a implementácia v praxi
DESCRIPTION
Microsoft Enterprise Project & Portfolio Management Architektúra a implementácia v praxi. Michal Chorvatovič, Senior konzultant, AutoCont SK Vlastimil Tesař, Information Worker Unit Manager , AutoCont CZ ( cc ) Drahomír Dvořák, Microsoft Martin Répal, AutoCont CZ. Co se dozvíte?. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Microsoft Enterprise Project & Portfolio Management Architektúra a implementácia v praxiMichal Chorvatovič, Senior konzultant, AutoCont SK
Vlastimil Tesař, Information Worker Unit Manager, AutoCont CZ
(cc)Drahomír Dvořák, MicrosoftMartin Répal, AutoCont CZ
Jak funguje EPM 2007 v praxi?
Proč neplatí Řízení projektů = MS Project
Jaké jsou přínosy řízení projektů?
Jaká je budoucnost Enterprise Project
management?
Co se dozvíte?
Změny výstupů •Dodatečné změny v zadání bez vlivu na náklady/čas
Zpoždění projektů •Optimistické plány, chaos v jednání manažera
Snížení výkonnosti•Nedostatečná motivace•Slabá podpora managementu•Chybějící koncept systematického zlepšování
Jak to končí bez PM?
Iniciace• Schválení
projektu, Šablony, Definice rozsahu
Plánování• Dodávky,
Harmonogram, Zdroje, Náklady
Sledování• Skutečnost/
Plán, vykazování práce, reporty
Řízení• Realizace
změn, rizika, akceptační protokoly
Ukončení• Vyhodnocení
projektu, databáze znalostí
Řízení projektu = Řízený proces
EPM není pouze MS Project…
• Metodika– Chybí v projektu nějaké úkoly?– Jak odhadnout dobu trvání úkolu?– Kam vložit klíčový milník?
• Technologie– Jak zachytit záměr projektu a posoudit
jeho smysl?– Jak efektivně sledovat plnění projektu?– Jak hodnotit stav více projektů?
Řídit projekt ≠používat MS Project
Plánování
projektu
Týmová spoluprá
ce
Risk manage
ment
Vykazování
práce
Reporting
Resource manage
ment
Podpora řízení projektů
Architektura EPM 2007Pl
atfo
rmFr
ont-e
ndSe
rvic
es
Line of Business Systems
• Nástroj pro plánování a sledování projektů– Provedení (úkoly, struktura úkolů,
milníky)– Čas (doba trvání, vazby mezi úkoly)– Náklady (zdroje projektu – sdílení zdrojů
napříč projekty)– Srovnání skutečnost vs. plán
• Etalon pro nástroje podporující projekty– 15 let na trhu– Spolupracuje NEJEN s Project Server– Edice Standard (nelze připojit k proje
serveru) a Professional
MS Project 2007
MS Project 2007
• Nástroj pro členy týmu a management– Automatická aktualizace úkolů– Přehled projektů a jejich plnění– Analýza dat na OLAP kostce
• Rozhraní Project Web Access– Webový přístup k projektům– Založený na Sharepoint Services –
integrace do firemního portálu– Integrace úkolů do MS Outlook
MS Project Server 2007
MS Project Server 2007
Kdo EPM Používá?
EPM v praxi
14
Správa zo SRo v utorok 3.6.2006 o 9:00
„Premier Fico vykoná v priebehu nasledujúcich
2 týždňov kontrolu vládneho programu návštevami ministerstiev.
Začne dnes na Ministerstve zahraničných vecí“
17
Co si představujeme pod pojmem systémy pro projektové řízení ?
1. ERP a finanční plánování projektů– Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAVI, SAP...– Tyto systémy se zaměřují na rozpočet projektu, jeho čerpání, strukturu nákladů,
fakturace...– OTIFOB
2. Systémy pro řízení projektového portfolia, průběžné řízení a sledování projektů a zdrojů
– Microsoft Office Project Server, Microsoft Portfolio Server ...– OTIFOB
• Kde se tyto systémy doplňují a kde překrývají ?– Zatímco první skvěle ukazují finanční ukazatele, tak jsou těžkopádné v řízení
změn.– Druhé umožňují řízení změn, nabízí nástroje pro spolupráci na projektech, ale
řízení financí doporučujeme pouze při absenci prvních. Ideální je jejich propojení.
Kde nám mohou systémy pomoci, jak ohodnotit jejich přínosy1. Řízení zakázek
– Zákaznické projekty, dodávka ve formě projektů (stavebnictví, zakázkové strojírenství, IT dodavatelské projekty….)
– Dodáme zakázku včas, neplatíme penále, zákazník je spokojený– Zajistíme více zakázek, lidé vědí co mají dělat
2. Vývoj a uvedení produktu na trh– Vývoj nových produktů a služeb, které následně prodáváme (telekomunikační služby,
marketingové kampaně, automotive, farmacie)– Čím dříve dokážeme produkt uvést na trh, tím dříve dosáhneme zisku
3. Interní strategické projekty– Projekt je způsob jak dosáhnou změny– Změny jsou pro dosažení větší efektivity společnosti– Akviziční projekty– Projekty a systémy pro podporu zavedení procesů
4. Legislativní požadavky, kapitálový trh– Tam kde je projektové řízení podpořeno legislativní úpravou– Kapitalizace práce (banky), čerpání fondů EU (veřejné správa)
18
Implementace EPM v ČSA
• České aerolinie, a.s. jsou největší český letecký dopravce, součást skupiny SkyTeam
• Systém je využíván projektovou kanceláří i managementem– Jednotný přístup ke všem investicím– Správa, vedení a hodnocení projektů v rámci
projektového portfolia– Konzistentní správa projektů a rozvojových aktivit
ČSA– Podíl PK na přípravě finančního plánu (rozpočtu)– Čerpání financí během projektu
19
MS Project Server 2007 v ČSA– Konsolidovaný zdroj všech informací o projektech a
rozvojových aktivitách– Evidence o všech rozvojových záměrech (včetně archivu)– Správa informací o projektu řízena daným PM– Správa rizik a možných opatření– Zavedení jednotného poolu disponibilních kapacit ČSA– Kapacitní plánování, možná podpora pro sledování výkazů
práce– On-line reporting o stavu projektu– Projektová dokumentace– Diskusní fóra, celková propagace projektu … – Propojení na SAP
Kontaktní osoba – Martin Mareček
20
Portfolio Projektů
Project Dashboard
Reporty - PMO
Implementace EPM ve společnosti KORADO
• KORADO je předním evropským výrobcem ocelových topných těles
• Cíl:– Zavedení principů řízení projektů a SW podpory pro řízení
projektu výstavby nového technologického zařízení (velká investice do nové výrobní linky)
– Vybudování jedné centrální a efektivní platformy pro projektové informace
• Implementace jak technologie MS EPM, tak metodické podpory vlastního řízení investice
• Nástroj pro komunikaci s dodavatelem investice• Slovy zákazníka - video
Kontaktní osoba – Ing. Marek Musil24
Implementace EPM ve společnosti eBanka
• eBanka je leadrem v oblasti elektronického bankovnictví v ČR
• V procesu integrace s Raiffeisen Bank • Systém se využívá pro sledování interních projektů
– Vývoj legacy systémů banky– Projekty sloučení bank– Ostatní projektové aktivity
• Zaměření na – Přiřazení a řízení zdrojů na projektové úkoly– Výkazy odpracovaných činností a jejich kapitalizace dle
standardů IFRSKontaktní osoba – Ivan
Veselý25
Integrace Timesheets aplikace na MS Project Server, řešení vazeb mezi projekty a řízením linie, týmů
• Timesheets– Řeší specifika řízení a sledování vývoje aplikací– Příprava normalizace dat pro měsíční uzávěrky (výkazy
práce)
• Vazby mezi projektovým plánem a plánem linie– Projektové plány obsahují hlavní etapy a milníky– Detailní činnosti a alokace jsou na úrovni plánu linie
26
Timesheets v EB
27
Vazby mezi projekty a plány linií
28
Co Vám systémy EPM nepřinesou
• Nevyřeší problémy za Vás– Systém nevyřeší konflikty zdrojů, přetížení,
překročení budgetu, překročení termínů, pouze na ně upozorní
– Systémy jsou složitější nežli běžný Office, vyžadují školení a pravidelné používání
– Primárně je potřeba společnost připravit na projektové vedení – procesy, PM, projektová kancelář
– Systémy musí mít podporu managementu společnosti a vědět, proč je používáte
– Systém ukazuje pouze zadané informace a to v průběhu celého projektu 29
Další reference implementací a služeb v oblasti EPM
• ČSA• KORADO• eBanka• Eurotel Praha• Škoda Auto• Unicontrols• LIKO-S• SAT Automation• Home Credit
International• KKCG• Arca capital
30
• Magistrát města Brna• Magistrát hl. města Prahy• Magistrát města Ústí nad
Labem• Úřad vlády České republiky• VZP
• Další…
ČAS PRO VAŠE OTÁZKY…
Microsoft Office Project Server 2007
Ukázka
32
Enterprise Project Portfolio Management
Co je Project Portfolio Management?Project Portfolio Management představuje kontinuální proces identifikace, výběru a řízení portfolia projektů v návaznosti na
strategické a taktické cíle organizace v oblastech kvality, času a nákladů.
Napojení na cíle organizace
Nadhled a zacílení
Týmová spolupráce
PMO, Management zdrojů
Projektoví manažeři
Řízení projektů
Členové týmu
Vedení společnosti Manažeři portfolia
Řízení portfolií
Work Management
Výběr portfoliaPlánování kapacitPortfolio BI
Řízení ProgramůŘízení zdrojůFinanční řízeníProjektové BIPlánování projektů
Vykazování práceTýmová spolupráce a komunikace
Kde PPM pomáhá?
Procesy a nástroje
Proč standardizovat řízení projektového portfolia?
ManageSelectCreate Plan
Klíčové procesy PPM
Demand Management
Portfolio Selection
Capacity Planning
Resource Management
Financial Management
Time Reporting
Portfolio Reporting
Project Reporting
Team Collaboration
Project Scheduling
Program Management
ManageSelectCreate Plan
Workflow projektu
38
CreateStandardizace procesu sběru požadavků napříč celou organizací
• Zachycení různých typů požadavků – aktivity, projekty - programy
• Standardizace metrik, formulářů a kroků
• Standardizace pracovního postupu projektů (workflow)
ManageSelectCreate Plan
Evidence záměrů
40
SelectNapojení investičních záměrů na cíle organizace
• Objektivní a logická prioritizace projektů vůči cílům
• Jasné a objektivní pořadí projektů dle priority
• Volba portfolia maximálně reflektující strategii
ManageSelectCreate Plan
Napojení projektů na strategické cíle organizace
42
PlanFinalizace projektového plánu a přiřazení správných zdrojů
• Optimalizace vytížení zdrojů napříč celým portfoliem
• Přehledné a srozumitelné plánování
• Příprava plánů pro snadné sledování a řízení projektů
ManageSelectCreate Plan
Optimalizace portfolia
44
ManageSledování a hodnocení výkonů na úrovni projektů a celého portfolia
• Podpora týmové spolupráce a komunikace při plnění projektu
• Proaktivní monitoring a vizualizace trendů v projektech jako podklady pro správná rozhodnutí
• Jednoduchý přehled o projektech a snadné zacílení na problémy
ManageSelectCreate Plan
Reporting stavu projektů
Microsoft Confidential. 46
Reporting stavu portfolia
47
Architektura řešení PPM
Ředitelé Manažeři portflia
PMO, Zdroje, Projektoví manažeři LoB
Systems
+
Životní cyklus projektu a řešení PPM
Kdo používá PPM?
50
•Spojení aktivit s cíly organizace.•Objektivní prioritizaci záměrů.•Efektivní využití omezených zdrojů.
Portfolio
management
= systém
pro:
3 pomněnky pro zapamatování
51
ČAS PRO VAŠE OTÁZKY…
Microsoft Office Project Portfolio Server 2007
Praktické ukázky
53