1

GESTION DOCUMENTAL I G4

MILENA CRISTINA MARIN

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMNAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA

2012

2

GESTION DOCUMENTAL I G4

MILENA CRISTINA MARIN

LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

DOCENTE

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMNAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA

2012

3

TABLA DE CONTENIDO

Pagina

INTRODUCCION 4

JUSTIFICACION 5

OBJETIVOS 6

TALLER 7

DESARROLLO 8

CONCLUSIONES 21

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 22

4

INTRODUCCIÓN

Como Profesionales en Ciencias de la Información, estamos llamados a la custodia de información registrada en cualquier tipo de soporte y que puede servir de evidencia para el cumplimiento de trámites administrativos.

Con el desarrollo del presente taller conoceremos la teoría, normatividad y aplicaciones en los procesos de Gestión Documental, el cual nos permitirá adquirir bases sobre los lineamientos para su aplicación en determinada entidad u organización.

Para lograrlo e interiorizar los conceptos desarrollaremos el Taller de Introducción a la Gestión Documental.

5

JUSTIFICACIÓN

El presente trabajo tiene como finalidad, interiorizar la importancia que tiene la información como activo principal de una organización, en el cumplimiento de su misión y visión, bajo el desarrollo de las actividades y funciones de los empleados para alcanzar su objetivo o meta propuesta, orientando a una adecuada aplicación de normas y leyes que regulan la producción documental y evidencian hechos para la toma de decisiones administrativas.

Como Profesionales en Ciencias de la Información, estamos llamados a actualizar nuestros conocimientos para un adecuado ejercicio de la labor relacionada con el control de Gestión Documental.

Para mayor comprensión, desarrollaremos el taller denominado Introducción a la Gestión Documental.

6

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Adquirir los conocimientos teóricos básicos sobre la Archivística como disciplina y las bases para el diseño e implementación de un Programa de Gestión Documental que se ajuste a los cambios e innovaciones tecnológicas.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

� Adquirir conceptos básicos sobre la terminología profesional que le permita al estudiante interpretar y desarrollar la teoría archivística a la gestión documental.

� Definir gestión Documental. � Identificar los componentes de un PGD (Programa de Gestión Documental). � Relacionar la gestión de documentos como una función archivística. � Registrar la Unidad de Correspondencia como parte integral de un PGD � Determinar los criterios para la organización de los archivos de gestión � Relacionar el PGD con la normalización legal existente.

7

TALLER

Tomando como referencia el material dado en la primera unidad realice lo siguiente:

1. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación.

2. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN.

3. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?

4. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21?

5. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.

6. Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental.

7. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD) y cuáles etapas comprenden.

8. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.

9. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación.

10. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos.

Con estos puntos presente elabore un documento en PDF y súbalo a ISUU teniendo en cuenta la guía. Posteriormente, en la ventana correspondiente a la tarea en plataforma ubique su nombre y el enlace correspondiente al ISSUU.

8

DESARROLLO

1. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación.

Como Profesional en Ciencia de la Información, defino Gestión documental, como la aplicación de técnicas y actividades propias de las funciones de una ventanilla única de documentos, controlando la producción documental generada desde la misma entidad y producidas por otras entidades (correspondencia recibida), que hace seguimiento al ciclo vital del documento, su utilización y promueve su conservación, que vinculados a un proceso de gestión de la calidad se le denomina Programa de Gestión Documental, definiendo su flujo en cuanto a producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.

2. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN.

Puedo definir Documento, como registro de las actividades, actos o hechos, de personas naturales o jurídicas.

Defino Documento de Archivo, como el registro que nace a partir del cumplimiento de una actividad, función administrativa en una entidad pública o privada y que permiten apoyar para la toma de decisiones dentro de una organización.

3. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?

LEY 594 DE 2000 POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES

TITULO I

OBJETO, ÁMBITO DE APLICACIÓN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES.

Artículo -1. Objeto.

Artículo 2. Ámbito de aplicación.

Artículo 3. Definiciones.

Artículo 4. Principios Generales.

9

TITULO II

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

ÓRGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES

Artículo 5. El Sistema Nacional de Archivos.

Artículo 6. De los planes y programas.

TITULO III

CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS

Artículo 7. Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia. Clasificion:

Archivo General de la Nación

Archivo General del Departamento

Archivo General del Municipio

Archivo General del Distrito

PARÁGRAFO: Funciones del Archivo General de la Nación

Artículo 8. Archivos Territoriales. clasificación:

Archivos de Entidades del Orden Nacional

Archivos de Entidades del Orden Departamental

Archivos de Entidades del Orden Distrital

Archivos de Entidades del Orden Metropolitano

Archivos de Entidades del Orden Municipal

Archivos de Entidades de Orden Local

Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por Ley.

Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la Ley los desarrolle.

10

Artículo 9. Los Archivos según la organización del Estado.

Archivos de la Rama Ejecutiva

Archivos de la Rama Legislativa

Archivos de la Rama Judicial

Archivos de los Organismos de Control

Archivos de los Organismos Autónomos

Artículo 10. Obligatoriedad de la creación de archivos.

TITULO IV

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

Artículo 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos.

Artículo 12. Responsabilidad de la Administración.

Artículo 13. Instalaciones para los Archivos.

Artículo 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos.

PARÁGRAFO 1: La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.

PARÁGRAFO 2: Se podrá contratar la administración de archivos históricos con instituciones de reconocida solvencia académica e idoneidad.

PARÁGRAFO 3: El Archivo General de la Nación establecerá los requisitos y condiciones que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo o administración de archivos históricos.

Artículo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos.

Artículo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las Entidades Públicas.

Artículo 17. Responsabilidad General de los funcionarios de archivo.

11

Artículo 18. Capacitación para los funcionarios de Archivo.

PARÁGRAFO. El Archivo General de la Nación propiciará y apoyará programas de formación profesional y de especialización en archivística, así como programas de capacitación formal y no formal, desarrollados por instituciones educativas.

Artículo 19. Soporte Documental.

PARÁGRAFO 1. Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.

PARÁGRAFO 2. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.

Artículo 20. Supresión, fusión o privatización de entidades públicas.

PARÁGRAFO: Las entidades públicas que se privaticen deberán transferir su documentación histórica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.

TITULO V

GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Artículo 21. Programas de Gestión Documental.

PARÁGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

Artículo 22. Procesos Archivísticos.

Artículo 23. Formación de archivos.

Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención.

Artículo 25. De los documentos contables, notariales y otros.

Artículo 26. Inventario Documental.

12

TITULO VI

ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

Artículo 27. Acceso y consulta de los documentos.

Artículo 28. Modificación de la Ley 57 de 1985.

Artículo 29. Restricciones por razones de conservación.

TITULO VII

SALIDA DE DOCUMENTOS

Artículo 30. Documentos Administrativos.

Artículo 31. Documentos Históricos.

PARÁGRAFO: Sólo el Archivo General de la Nación autorizará, por motivos legales, procesos técnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal de documentos de un archivo fuera del territorio nacional.

TITULO VIII

CONTROL Y VIGILANCIA

Artículo 32. Visitas de Inspección.

Artículo 33. Órgano Competente.

Artículo 34. Normalización.

Artículo 35. Prevención y sanción.

TITULO IX

ARCHIVOS PRIVADOS

Artículo 36. Archivo Privado.

Artículo 37. Asistencia a los archivos privados.

Artículo 38. Registro de Archivos.

Artículo 39. Declaración de interés cultural de documentos privados

13

Artículo 41. Prohibiciones.

PARÁGRAFO: El desconocimiento de estas prohibiciones dará lugar a la investigación correspondiente y a la imposición de las sanciones establecidas en la Ley.

Artículo 42. Obligatoriedad de la cláusula contractual.

PARÁGRAFO: Las personas jurídicas internacionales con sedes o filiales en Colombia, en relación con sus documentos de archivo, se regularán por las convenciones internacionales y los contratos suscritos. En todo caso, el Archivo General de la Nación podrá recibir los documentos y archivos que deseen transferir.

Artículo 43. Protocolos Notariales.

TITULO X

DONACIÓN, ADQUISICIÓN Y EXPROPIACIÓN

Artículo 44. Donaciones.

Artículo 45. Adquisición y/o expropiación.

TITULO XI

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Artículo 46. Conservación de documentos.

Artículo 47. Calidad de los soportes.

PARÁGRAFO: Los documentos de archivo de conservación permanente podrán ser copiados en nuevos soportes. En tal caso deberá preverse un programa de transferencia de información para garantizar la preservación y conservación de la misma.

Artículo 48. Conservación de documentos en nuevos soportes.

Artículo 49. Reproducción de documentos.

TITULO XII

ESTÍMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSIÓN O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACIÓN

14

Artículo 50. Estímulos.

TITULO XIII

DISPOSICIONES FINALES

Artículo 51. Apoyo de los organismos de control.

Artículo 52. Vigencias y Derogatorias.

4. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21?.

TITULO V

GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

PARÁGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

Artículo 22. Procesos Archivísticos.

Artículo 23. Formación de archivos.

Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención.

Artículo 25. De los documentos contables, notariales y otros.

Artículo 26. Inventario Documental.

15

5. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.

� Resaltar la importancia del papel de los documentos de archivos con lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos.

� Procurar la racionalización y control en la producción documental, en la atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental.

� Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el medio ambiente.

� Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistema eficiente de correo y mensajería.

� Regular el manejo y organización de sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de archivo total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.

� Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de retención documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación, de la información y disposición final de los documentos.

� Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. � Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles

para la administración e importantes para la cultura.

16

6. Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental.

� Administrativos.

Situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, al momento de suministrar información, la simplificación de los trámites y eficiencia de la administración.

� Económicos.

Análisis de situaciones de tipo económico, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental, adicionalmente evita la perdida de casos legales, donde las evidencias facilitan la justificación de los hechos.

� Archivísticos.

Considerados la base del programa; se refieren a las consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son:

� Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

� Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en los archivos de gestión y archivos administrativos y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

� Principio de Procedencia: Establece que en la Organización Documental los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otra.

� Principio de orden original. Establece que en una Organización Documental no se debe modificar la organización transferida a un fondo, por una unidad productora en el nivel de archivo correspondiente.

17

7. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD) y cuáles etapas comprenden.

DEFINICION E IMPORTANCIA

Las Tablas de Retención documental son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

La Administración se verá beneficiada con la elaboración de las Tablas de Retención ya que éstas:

� Facilitan el manejo de la información. � Contribuyen a la racionalización de la producción documental. � Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente. � Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de

retención en ella estipulados. � Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter

permanente. � Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. � Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención Documental son fundamentales porque:

� Permiten el manejo integral de los documentos. � Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo

Total. � Ayudan a controlar la producción y trámite documental. � Identifican y reflejan las funciones institucionales. � Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos. � Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión

administrativa yque por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.

18

8. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.

� Los Programas de Gestión Documental, enmarcan políticas y reglamentos que garantizar la conservación y el uso adecuado de los documentos.

� Sus planes y programas estánorientados en el principio de la modernización y deben estarcontrolados por entes reguladores de la organización.

� Vela por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de los sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos dentro de la organización.

� Propone el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

� Se rige por un marco normativo y técnico o metodológico en materia de gestión documental.

� Permite la identificación sistemática de los procesos y actividades inmersos en la implementación de un programa de gestión documental, evitando riesgo administrativos para las entidades, que pueden recurrir a falsas soluciones de tipo automatizado, ya sea por desconocimiento o falta de articulación de los procesos archivísticos con el marco normativo.

� Propende por una óptima generación de bienes y servicios. � Promueve la calidad, la eficiencia y la agilidad en los procesos administrativos. � Vela por el cumplimiento de los derechos del ciudadano. � Facilitar el seguimiento y evaluación de la gestión pública, mediante la

producción, el manejo y el intercambio de información y uso de tecnologías de información y comunicaciones de la administración pública.

� Asegurar la coherencia, la coordinación y la ejecución de las políticas definidas para la estrategia Gobierno en Línea a través del Programa Agenda de Conectividad.

19

9. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación.

NORMOGRAMA

CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA

Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su Ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos Fundamentales.

Ley 23 de 1981. Por la cual se dictan normas en materia de ética médica.

Artículos 33, 34, 35. Regula archivos de las historias clínicas. Ley 527 de 1999 Artículo 7.

Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicara la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Ley 795 de 2003. Ajusta algunas normas del Estatuto orgánico del sistema Financiero.

Artículo 22 Sobre administración y conservación de los archivos de las entidades financieras públicas en liquidación.

20

10. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos.

ARTÍCULO 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal yfamiliar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.

La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.

Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley.

La Declaración Universal de los Derechos Humanos de 1948estableció:

“Artículo 12 Nadie será objeto de injerencias arbitrarias en su vida privada, su familia, su domicilio o su correspondencia, ni de ataques a su honra o a su reputación. Toda persona tiene derecho a la protección de la ley contra tales injerencias o ataques.”

Esta norma de la Declaración Universal de Derechos Humanos, incluyó el derecho a la honra, que está reconocido en la Constitución Política de Colombia en el artículo 21

21

CONCLUSIONES

Puedo concluir que la Gestión documental, parte de la aplicación de técnicas y actividades propias de las funciones de una ventanilla única documental, controlando la producción documental generada desde la misma entidad y producidas por otras entidades (correspondencia recibida), que hace seguimiento al ciclo vital del documento, su utilización y promueve su conservación, que vinculados a un proceso de gestión de la calidad se le denomina Programa de Gestión Documental, definiendo su flujo en cuanto a producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos, para ello es necesario tener en cuenta la normatividad legal que rige a la entidad para el cumplimiento de su misión, visión y objetivos.

Adicionalmente, puedo comprender que todo documento de archivo constituye un activo dentro de la organización y su custodia y conservación, depende de la aplicación homogénea del concepto de archivo que se maneje dentro de la empresa.

22

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

http://sapi ens.ya.com/antoniocantero/publicidad1.htm

“El ingles en la publicidad”

http://es.wikipedia.org/wiki/Bibliograf%C3%ADa

“Definición de Bibliografía”

http://researchguides.austincc.edu/content.php?pid=40708&sid=1856826

“Glosario de Términos”

http://documentamania.blogspot.com/2006/04/la-biblioteca-hbrida.html

“Definición de Biblioteca Hibrida”

http://www.xuletas.es/ficha/la-combinacion-de-conceptos/

“La combinación de conceptos”

http://rgz1987.blogdiario.com/

“Extranjerismos”