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Miniguida – Horizon 2020 e Finanziamenti Comunitari, la rendicontazione ed i controlli
1. Criteri generali di ammissibilità dei cos4 2. Suggerimen4 per una corre9a ges4one
amministra4va dei proge; 3. I controlli (I e II livello)
1. I criteri generali di ammissibilità dei cos4
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I principi cardine della rendicontazione sono riassumibili con i criteri generali di ammissibilità dei cos6 (che sono generalmente validi per la gran parte dei programmi finanzia6 dalla EC). Le regole par6colari invece variano da programma a programma.
I criteri generali di ammissibilità prevedono che i cos6 debbano essere: • Effe$vi (no cos6 s6ma6, preven6va6, figura6vi); • Sostenu- dire1amente dal beneficiario; • Sostenu6 (e paga6) durante la vita del proge1o (tranne poche
eccezioni); • Previs- nel budget;
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• Necessari all’implementazione delle aFvità di progeGo (così come descriGe nell’Annex tecnico);
• Iden-ficabili e verificabili e registra6 nella contabilità del beneficiario secondo i principi contabili del suo paese di appartenenza;
• In conformità con le vigen- norme civilis6che, fiscali, ecc. • Ragionevoli, gius6fica6, e rispondere a principi di sana
amministrazione (in par6colare devono essere sostenu6 in base a principi di economicità ed efficienza).
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Effe$vamente sostenu- (contabilizza- e paga-) • No cos6 s6ma6, preven6va6 o figura6vi • Sostenu6 dal beneficiario (obbligazione a pagare il costo) • Nel caso di in-‐kind contribu6on senza cos6 per il beneficiario e di cos6 di terze par6 collegate, i cos6 ammissibili devono essere effeFvamente sostenu6 dalla terza parte
• I cos6 rendiconta6 ma non ancora paga6 nel corso della durata del progeGo sono ammissibili solo se contabilizza6 come debito certo e di importo iden6ficato.
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Nel periodo del proge1o: • Gli accadimen6 che generano il costo devono essere avvenu6 entro il
periodo di durata dell’azione (Art 3). Eccezione per cos6 per la preparazione per la presentazione dei reports dell’ul6mo periodo e del CFS
• Non sono ammissibili i cos6 rela6vi a: - Beni e servizi forni6 dopo il periodo dell’azione - Preparazione del Consor6um Agreement (i cos6 per il suo aggiornamento
sono ammissibili) - preparazione, presentazione e negoziazione della proposta • Sono ammissibili i cos6 rela6vi a: - Cos6 di viaggio per Kick off mee6ng a condizione che il mee6ng sia
avvenuto nel periodo dell’azione - Ammortamento dei beni anche se acquista6 prima dell’inizio dell’azione
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Compresi nel budget del proge1o - Classifica6 nella correGa categoria di costo - I cos6 non espos6 nel Budget del progeGo non sono ammissibili a meno
che: • un amendment al budget sia stato soGoposto ed approvato dalla
Commissione • la Commissione abbia formalmente acceGato una variazione al
budget iniziale pur in assenza di un amendment.
Possibili trasferimen- di budget tra categorie di costo o con altri beneficiari (no trasferimento di tasks, no cambiamento di forma di costo, no trasferimento di lump sum, no incremen6 di subcontrac6ng)
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Iden-ficabili, verificabili e registra- nella contabilità del beneficiario secondo i principi contabili del suo paese di appartenenza:
- Riscontrabili nella contabilità del beneficiario - Riconciliabili con la contabilità del beneficiario - Supporta6 da adeguata documentazione
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Cos- non ammissibili: - Spese eccessive o impruden6 - Perdite su cambi - Oneri bancari (rela6vi ai trasferimen6 dalla UE) - IVA recuperabile - Cos6 sostenu6 durante un periodo di sospensione dell’azione - Cos6 dichiara6 in relazione ad un altro finanziamento comunitario
No profit rule - Riferimento contraGuale Art 5.3 - Il contributo non deve generare un profiGo - ProfiGo: importo del contributo + incassi/ricavi del progeGo > Cos6
eleggibili totali - Il profiGo deve essere valutato a livello dell’azione e non più a livello di
singolo beneficiario
La rendicontazione: errori comuni ü mancanza di aGuazione di procedure a1e a prevenire la duplicazione di cos6 (efficiente sistema di rilevazione delle ore lavorate dal personale, contabilità di progeGo);
ü Mancanza di aGuazione di procedure di procurement; ü Insufficiente documentazione a supporto dei cos6 rendiconta6; ü U6lizzo di da- non effe$vi nel calcolo dei tassi orari del personale; ü Errata classificazione dei cos6 (ad es. rendicontazione di cos6 indireF nei cos6 direF);
ü Lacune nel controllo interno (impossibilità di riconciliazione tra financial statements e rela6vi deGagli, incoerenze riscontrate nelle riconciliazioni tra le ore di progeGo desunte da 6me sheets con le ore effeFvamente lavorate desunte da registri presenze);
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ü Scarsa a1enzione alle regole par-colari come ad esempio:
Ø criteri ammissibilità per gli in-‐house consultants; Ø preven6va autorizzazione da parte della Commissione di alcuni cos6 (6picamente subcontrac6ng) non previs6 nel budget o nell’annex tecnico;
Ø rendicontazione del costo di acquisto di beni che in contabilità vengono ammor6zza6;
Ø rendicontazioni di cos6 non ammissibili (quali IVA, IRAP, ecc.);
Ø ….
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2. Suggerimen-
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Predisposizione di una guida alla rendicontazione per la corre1a, consapevole ed uniforme ges-one amministra-va dei proge$ finanzia-
La nostra esperienza ci ha mostrato l’importanza di una guida pra-ca, costantemente aggiornata, che contenga le regole per l’ammissibilità, l’imputazione e la rendicontazione delle spese sostenute per la realizzazione delle proposte progeGuali ammesse a finanziamento. La guida conterrà quelli che sono i criteri generali ed i criteri specifici di rendicontazione e sarà coerentemente declinata per le varie 6pologie di finanziamento a cui i beneficiari avranno accesso. La documentazione amministra-va e contabile rela6va alle spese sostenute, correGamente organizzata, deve essere tenuta a disposizione, per i controlli che potranno essere dispos6 da organi comunitari, nazionali, regionali. La guida fornirà istruzioni circa i criteri ritenu6 idonei dai soggeF verificatori (best prac-ce) ai fini della correGa archiviazione e classificazione dei documen6 contabili a supporto dei cos6 rendiconta6
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Corsi di formazione per il personale interno ed i beneficiari
Un efficace sistema di rendicontazione e controllo si basa anche su una corre1a comprensione da parte dei sogge$ finanzia- delle regole finanziarie e di rendicontazione. Da qui l’importanza per il beneficiario di organizzare seminari informa6vi per istruire il personale interno sulle regole di rendicontazione e sull’aFvità di audit, in con6nua e costante evoluzione. Questo per sensibilizzare tuF i soggeF coinvol6 in merito alle esigenze rendiconta6ve del progeGo.
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A$vità di controllo e verifica delle rendicontazioni Predisposte. L’importanza dell’audit di I livello
Le verifiche di primo livello devono essere considerate una OPPORTUNITA’ e non un mero costo da sostenere Da qui l’importanza della scelta di un revisore preparato sulla materia dei progeF finanzia6 e che abbia una profonda conoscenza dei contraF e delle regole di finanziamento per una ges6one sempre più consapevole e priva di rischi da parte di tuF i soggeF coinvol6, dei fondi eroga6 dalla Comunità Europea e da altri En6 finanziatori. Il revisore deve essere cosciente dell’evoluzione degli strumen- di finanziamento da un lato e della complessa norma-va di rendicontazione dall’altro. Il revisore di primo livello sarà al vostro fianco in caso di verifiche di secondo livello aiutandovi nel far comprendere ai revisori la Vostra posizione
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3. I Controlli di primo e secondo livello
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Controlli di primo livello: Quelli svol6 da un revisore qualificato incaricato dal beneficiario che rilascia una aGestazione da allegare al rendicon6 dell’ul6mo periodo (Cer6ficates on Financial Statements).
Controlli di secondo livello: Quelli svol6 direGamente dall’ente finanziatore o da revisori esterni che agiscono su incarico dell’ente finanziatore (Terms and Condi6ons-‐ art 22.1.3 MGA)
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Audit di I° livello § Richiesta di più preven-vi ed eventuale incontro
preliminare con i revisori candida6 § Firma della le1era di incarico e del ToR. § Il revisore svolge alcune procedure preliminari e raccoglie
informazioni circa il sistema contabile e di rendicontazione § Fieldwork (Agreed upon procedures) § Final mee-ng, discussione dei risulta6 § Emissione del Cer-ficate on Financial Statement
CFS (Cer-ficate on Financial Statement)
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ü 1 solo CFS entro 60 giorni dalla data di termine dell’ul6mo repor6ng period
ü Obbligatorio quando il contributo della Commissione calcolato solo sui cos6 rendiconta6 come “actual costs” e “cos6 medi del personale” è >= € 325.000
ü Copre tu$ i cos- rendiconta- nell’intero periodo del progeGo ecceGo Lum Sum, Flat Rate, unit costs diversi da “cos- medi del personale”
ü l revisore svolge procedure di revisione pre-‐concordate, il beneficiario conosce le verifiche che il revisore svolgerà
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ü L’ampiezza dei test è stabilita ex ante nell’ambito delle procedure pre-‐concordate (10 items o 10%)
ü Le procedure e/o le “usual accoun-ng policies” cos6tuiscono parte delle verifiche che svolge il revisore
ü L’esistenza di un CoMUC non cos-tuisce mo6vo di esenzione dall’oGenimento del CFS
Audit di II° livello
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§ Possono essere svol6 entro due anni dalla chiusura del progeGo (data ul6mo pagamento contribu6)
§ Svol6 da revisori della Commissione Europea o da suoi incarica- (società di revisione)
§ Duplice finalità ü Verificare la conformità della rendicontazione alle regole
ü Verificare aGendibilità delle procedure di controllo interno rela6ve alla preparazione dei rendicon6 di spesa
§ Estensione dei controlli basata su una valutazione della Commissione del rischio di errori significa6vi
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§ LeGera della EC § ContaGo da parte del revisore, richiesta di informazioni e
data Fieldwork § Preliminary mee6ng § Fieldwork § Final mee6ng § La bozza del report viene inviata sia alla EC sia al beneficiario
per i rela6vi commen6 § Report finale inviato alla Commissione con i commen6 del
beneficiario § Implementazione dei risulta6 dell’audit da parte della EC
Ø Valutazione dell’adeguatezza delle procedure del beneficiario ai fini della ges6one amministra6va e finanziaria del progeGo
Ø L’ampiezza dei test rifleGe la valutazione del rischio di revisione svolta dal revisore (analisi bilanci, sommaria valutazione delle procedure di controllo, interviste con il management, etc.)
Ø No livello di materialità, tuF gli impor6 non eleggibili devono essere riporta6 nell’audit report
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Ø Predisposizione del Preliminary Audit Report al termine del Fieldwork: • Proposte di re$fica dei cos6 considera6 ineleggibili
• Iden6ficazione di raccomandazioni ritenute necessarie al fine del miglioramento delle procedure del beneficiario
• Iden6ficazione della eventuale sistema-cità degli errori riscontra6
• Conclusioni circa il corre1o uso dei contribu6 comunitari e circa l’affidabilità delle procedure di ges6one del progeGo.
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Ø Contradictory procedure: il beneficiario commenta formalmente il contenuto della bozza di audit report fornendo ove necessario ulteriore documentazione a supporto delle proprie considerazioni
Ø La Commissione acce1a il pre-‐final audit report ed autorizza il revisore ad emeGere la versione finale dell’audit report dichiarando chiuso il processo di audit
Ø Una copia del final audit report firmata dal revisore viene inviata al beneficiario
Ø La commissione invia al beneficiario una leGera di chiusura dell’audit con la quale no6fica, ove necessario, a l benefic iar io l ’ in i z io de l la procedura d i implementazione dei risulta- dell’audit
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Riassumendo i controlli di II livello possono evidenziare:
ü La piena conformità della rendicontazione alle regole
Oppure
• Non conformità alle regole reFfiche ai cos6
• Carenze nelle procedure raccomandazioni
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Errori materiali ReFfiche ai soli rendicon6 di spesa soGopos6 a controlli
Errori sistema-ci ReFfiche a tuF i rendicon6 di spesa dei progeF in corso
Per gli errori sistema6ci la Commissione chiede al beneficiario di s6mare le reFfiche su tuF i progeF in corso e non soGopos6 a controllo mediante alcune metodologie anali6che o sinte6che proposte dalla Commissione stessa
La commissione può richiedere al beneficiario anche impor6 a 6tolo di penale e danni.
Qualche ‘promemoria’…
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Una ges6one virtuosa del progeGo deve tenere in debita considerazione una serie di ‘doveri’ pena la riduzione dei contribu6 speGan6. Alcuni di ques6 doveri sono riporta6 di seguito:
Ø Obbligo di mantenere per 5 anni (dal pagamento del saldo dei fondi) tuGa la documentazione (in originale) rela6va al progeGo al fine di poter dimostrare e supportare l’aFvità svolta sul progeGo e i rela6vi cos6 rendiconta6;
Ø Obbligo di presentare deliverables e periodic reports nei tempi e nei modi stabili6 nel contraGo;
Ø Obbligo di aGaure delle misure al fine di implementare le raccomandazioni fornite dalla Commissione al fine della ges6one della proprietà intelleGuale;
Ø Dovere di regolare l’accesso al proprio know-‐how da parte dei beneficiari al fine dello svolgimento dei propri tasks;
Ø Dovere di regolare la diffusione e lo sfruGamento dei risulta6 di progeGo;
Ø Dovere di implementare alcune azioni al fine di garan6re la ‘visibilità’ dei fondi finanzia6 dalla EC;
Ø Dovere di evitare situazioni di confliGo di interesse; Ø ……
Il mancato rispeGo di ciascuno degli obblighi sopra riporta6 può comportare una ‘improper implementa-on’. A seconda di quanto la commissione valu6 ‘improper’ l’implementazione del contraGo stabilisce in proporzione l’importo della riduzione dei fondi.
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Le possibili azioni che la Commissione può intraprendere a seguito di una valutazione nega6va del progeGo possono essere: • La riduzione del contributo speGante (aGraverso un offset sui pagamen6 futuri o aGraverso una res6tuzione dei fondi in caso di recovery dopo il pagamento del saldo dei fondi);
• Penalità amministra-ve e finanziarie in caso di: • irregolarità significa6ve o frodi; • false dichiarazioni nell’ambito di informazioni richieste dal contraGo
Le penalità finanziarie consistono in una sanzione pecuniaria che può essere quan6ficate tra il 2% e il 10% del contributo indicato nel budget per il rela6vo beneficiario (da 4% a 20% nel caso di reiterazione del reato nei 5 anni successivi dalla prima penalità).
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• Le penalità amministra-ve consistono nell’esclusione del beneficiario a tuF i progeF finanzia6 dalla EC per una durata di 5 anni (10 nel caso di reiterazione del reato nei 5 anni successivi dalla prima penalità)
• Responsabilità per danni; inoltre la Commissione in caso di danni causa6 dal beneficiario perché il progeGo non è stato implementato in ‘full compliance’ con il contraGo può chiedere il risarcimento degli stessi.
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