ministerstwo Środowiska - mos.gov.pl web viewinformacje ogólne. ... przekazany do...

ZamawiającyMinisterstwo Środowiska

ul. Wawelska 52/54, 00-922 Warszawafax (22) 57 92 524

działając w oparciu o ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych - Pzp(Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.)

zaprasza do złożenia ofert w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego pn.:

„Przeprowadzenie i promocja konkursu dla miast oraz organizacja wizyt studyjnych do miast europejskich jako nagród w konkursie w ramach projektu pn. Zielone miasta – w stronę przyszłości!”.

SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA(SIWZ)

I. Informacje ogólne

1. Adres strony internetowej Zamawiającego http://www.mos.gov.pl2. Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z prawem polskim. Zastosowanie w szczególności

mają przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych – Pzp (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.) wraz z aktami wykonawczymi. Zamawiający nie bierze odpowiedzialności za nieznajomość wyżej wymienionych aktów prawnych przez Wykonawców.

3. Postępowanie o udzielenie zamówienia, zgodnie z art. 9 ust. 2 ustawy Pzp, prowadzone jest w języku polskim.

4. Wykonawca winien zapoznać się z całością niniejszej specyfikacji.5. Wszystkie formularze zawarte w niniejszej specyfikacji, a w szczególności formularz oferty, załączniki

zawarte w SIWZ zostaną wypełnione przez Wykonawcę ściśle według wskazówek. W przypadku, gdy jakakolwiek część dokumentów nie dotyczy Wykonawcy, wpisuje on „nie dotyczy”.

6. Niniejszą specyfikację można wykorzystać wyłącznie zgodnie z jej przeznaczeniem.7. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.8. Każdy Wykonawca ma prawo do złożenia tylko jednej oferty zawierającej jedną propozycję cenową.

Nie dopuszcza się składania ofert wariantowych.9. Dopuszcza się możliwość wykonania zamówienia przez podwykonawców.10. Wykonawca poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.11. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej.12. Zamawiający nie przewiduje zastosowania aukcji elektronicznej, w celu wyboru najkorzystniejszej

oferty.13. Zamawiający nie przewiduje ustanowienia dynamicznego systemu zakupów.14. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielania zamówień uzupełniających, o których mowa w

art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 ustawy Pzp.15. W związku z jawnością postępowania (art. 8 ust. 1 ustawy Pzp) informacje stanowiące tajemnicę

przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, które nie mogą być udostępnione przez Zamawiającego, muszą być nie później niż w terminie składania ofert zastrzeżone przez Wykonawcę, przy czym Wykonawca nie może zastrzec informacji, o których mowa w art. 86 ust. 4 ustawy Pzp.

16. Wykonawcy występujący wspólnie muszą ustanowić pełnomocnika (lidera) do reprezentowania ich w niniejszym postępowaniu lub do reprezentowania i zawarcia umowy o udzielenie przedmiotowego zamówienia. Umocowanie może wynikać z listu intencyjnego lub umowy regulującej współpracę Wykonawców (umowa konsorcjum).

17. Zgodnie z postanowieniami art. 26 ust. 2b ustawy Pzp Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Z pisemnego zobowiązania powinien wynikać zakres dostępnych Wykonawcy zasobów innego podmiotu, sposób ich wykorzystania, charakter stosunku, jaki będzie łączył Wykonawcę i inny podmiot oraz zakres i okres udziału innego podmiotu przy wykonywaniu zamówienia.

18. Ministerstwo Środowiska wdrożyło System Zarządzania Środowiskiem, zgodny z Rozporządzeniem EMAS, w oparciu o Politykę Środowiskową zatwierdzoną przez Ministra Środowiska. W związku z tym zaleca się, aby Wykonawcy biorący udział w postępowaniu zapoznali się z treścią Polityki Środowiskowej, zamieszczonej na stronie www.mos.gov.pl (zakładka: Ministerstwo Środowiska/EMAS w MŚ).

http://www.mos.gov.pl/

II. Opis przedmiotu zamówienia

Nomenklatura wg CPV: 79.34.00.00-9

Przedmiotem zamówienia jest organizacja czterech 4-dniowych wizyt studyjnych. Uczestnicy wizyt studyjnych zostaną wyłonieni w drodze konkursu na podstawie nadesłanych wniosków konkursowych. Uczestnicy wizyt studyjnych będą mieli możliwość zapoznania się z działaniami inwestycyjnymi jakie zostały wprowadzone przez, uznane przez Komisje Europejską, najlepsze miasta europejskie.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik nr 1 i Załącznik nr 7 do niniejszego SIWZ, a materiały niezbędne do należytego wykonania zamówienia stanowią Załącznik nr 9, 10, 11 i 12.

III. Termin wykonania zamówienia

Zamówienie zostanie zrealizowane w terminie do 5 listopada 2014 r., w trzech etapach:1) etap I – promocja i przeprowadzenie konkursu dla miast;2) etap II – organizacja i przeprowadzenie wizyt studyjnych; 3) etap III – organizacja konferencji podsumowującej projekt.

(opis zadań poszczególnych etapów zawiera załącznik do umowy)

IV. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy wykażą:

że spełniają warunki udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy Pzp dotyczące:

1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;

2) posiadania wiedzy i doświadczenia:

Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w ramach głównych usług wykonanych należycie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, należycie wykonał co najmniej 2 zamówienia o podobnym zakresie, polegające m.in. na organizacji merytorycznej i logistycznej wyjazdów, wizyt studyjnych, o wartości nie mniejszej niż 300 000 złotych brutto każde, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów na rzecz których zamówienia te zostały wykonane oraz załączy dowody, że zamówienia te zostały wykonane należycie.

UWAGA: Dowodami, o których mowa powyżej są:- poświadczenia- oświadczenie Wykonawcy – jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa powyżejW przypadku, gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego usługi wskazane w wykazie, zostały wcześniej wykonane, Wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów, o których mowa powyżej.

Wykonawcy, którzy ubiegają się wspólnie o udzielenie zamówienia nie mogą powyższego warunku spełnić łącznie, w takim przypadku co najmniej jeden podmiot musi wykazać się spełnieniem warunku określonego powyżej w pełnym zakresie (nie dotyczy spółek cywilnych).

3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia:

4) sytuacji ekonomicznej i finansowej.

2. Nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Ocena czy Wykonawcy spełniają warunki udziału w postępowaniu dokonana zostanie przez Zamawiającego na podstawie złożonych przez Wykonawców dokumentów i oświadczeń metodą warunku granicznego - spełnia/nie spełnia.

Wykonawca, który nie wykaże spełnienia warunków udziału w postępowaniu, podlegać będzie wykluczeniu z postępowania. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą.

2

V. Informacja o oświadczeniach i dokumentach - wykaz dokumentów i oświadczeń wymaganych w ofercie

1) Wypełniony i podpisany Formularz Oferty, z wykorzystaniem wzoru – załącznik nr 2.

2) Ponadto Wykonawca do oferty załączy: a) wstępny plan promocji, b) wstępny program wizyt studyjnych, c) propozycję układu graficznego folderu. Szczegółowe wymagania przedstawiono w Załączniku nr 1 punkt 4 (Zawartość oferty).

3) Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne, z art. 22 ust. 1 ustawy Pzp, z wykorzystaniem wzoru – załącznik nr 3.

4) Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z powodu niespełnienia warunków, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy Pzp, z wykorzystaniem wzoru – załącznik nr 4.

5) Oświadczenie o przynależności Wykonawców do tej samej grupy kapitałowej lub o braku przynależności do grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt. 5 ustawy Pzp, z wykorzystaniem wzoru – załącznik nr 5.

W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia Wykonawcy z postępowania o udzielenie zamówienia z art. 24 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, Wykonawca załączy:

6) Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt. 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.

W celu potwierdzenia, że Wykonawca posiada niezbędną do wykonania zamówienia wiedzę i doświadczenie, Wykonawca załączy:

7) Wykaz głównych usług wykonanych należycie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane wraz z załączonymi dowodami, że minimum 2 zamówienia o podobnym zakresie, polegające m.in. na organizacji merytorycznej i logistycznej wyjazdów, wizyt studyjnych, o wartości nie mniejszej niż 300 000 zł brutto każde, zostały wykonane należycie – załącznik nr 6.

Postanowienia dotyczące Wykonawców mających siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

8) Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, składa dokument potwierdzający, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości – wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed terminem składania ofert. Jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się tego dokumentu, zastępuje się go dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania – wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed terminem składania ofert. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski.

VI. Opis sposobu przygotowania ofert

1. Oferta z załącznikami winna zostać sporządzona na określonym przez Zamawiającego Formularzu Oferty lub zgodnie z treścią odpowiedniego formularza dołączonego do SIWZ.

2. Oferta powinna być złożona, pod rygorem nieważności, w formie pisemnej.3. Wykonawcy przedstawią oferty zgodne z postanowieniami niniejszej Specyfikacji.4. Oferta winna być sporządzona w języku polskim, napisana na komputerze lub inną trwałą, czytelną

techniką. Zaleca się, aby wszystkie kartki oferty były trwale spięte, ponumerowane oraz parafowane przez osobę uprawnioną do występowania w imieniu Wykonawcy. Ewentualne poprawki w tekście oferty muszą być naniesione w czytelny sposób i parafowane przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy.

5. Formularz oferty wraz z załącznikami musi być podpisany i opatrzony pieczątką imienną przez osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy.

6. W przypadku, gdy jako załącznik do oferty Wykonawca dołączy kopię dokumentu, kserokopia ta musi być poświadczona zapisem o treści „za zgodność z oryginałem” na każdej stronie kopii oraz podpisana

3

przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy, w wyłączeniem ppkt 7.7. W przypadku podpisywania oferty lub poświadczenia za zgodność z oryginałem kopii dokumentów

przez osobę niewymienioną w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) Wykonawcy, należy do oferty dołączyć stosowne pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo powinno być przedstawione w formie oryginału lub poświadczone notarialnie za zgodność z oryginałem kserokopii.

8. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną ofertę przed upływem terminu składania ofert pod warunkiem złożenia Zamawiającemu koperty opisanej jak w punkcie 9 dodatkowo oznaczonej symbolem „ZMIANA” lub „WYCOFANIE”.

9. Wykonawca winien złożyć ofertę w zamkniętej kopercie zaadresowanej na Zamawiającego posiadającej następujące oznaczenia:

Oferta w sprawie przetargu nieograniczonego pn.:„Przeprowadzenie i promocja konkursu dla miast oraz organizacja wizyt studyjnych do miast europejskich jako nagród w konkursie w ramach projektu pn. Zielone miasta – w stronę przyszłości!”Ministerstwo ŚrodowiskaBiuro Dyrektora Generalnego, 00-922 Warszawa, ul. Wawelska 52/54Nie otwierać przed dniem 19 maja 2014 r. do godz. 12.15Nazwa i adres Wykonawcy, Numer faksu.

VII. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami

1. Zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy Pzp wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje itp., w tym również Odwołanie, przekazywane będą pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną, przy czym wnioski o udostępnienie protokołu postępowania oraz informacji z otwarcia ofert oraz odpowiedzi na te wnioski mogą być przekazywane tylko faksem lub drogą elektroniczną

2. Zamawiający dopuszcza składanie w/w dokumentów za pomocą faksu, lub drogą elektroniczną, przy czym każdorazowo, niezwłocznie faks/e-mail musi zostać potwierdzony pismem oraz każda ze stron na żądanie drugiej strony niezwłocznie potwierdza fakt otrzymania faksu.

3. Osobą uprawnioną do bezpośredniego kontaktowania się z Wykonawcami jest: - w zakresie merytorycznym: Aleksandra Mrowińska, fax (22) 57 92 473 e-mail [email protected] - w zakresie formalnym: Dorota Liwarska, fax (22) 57 92 712, e-mail [email protected]

VIII. Termin związania ofertą

1. Wykonawcy będą związani ofertą przez okres 30 dni.2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

IX. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert

1. Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego przy ul. Wawelskiej 52/54, 00-922 Warszawa, w KANCELARII OGÓLNEJ (parter).

2. Termin składania ofert upływa 19 maja 2014 r. o godz. 12.00. Oferty złożone po tym terminie zostaną niezwłocznie zwrócone.

3. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 19 maja 2014 r. o godz. 12.15 w siedzibie Zamawiającego przy ul. Wawelskiej 52/54, 00-922 Warszawa, pokój 31 (parter).

4. Informacje ogłoszone w trakcie otwarcia ofert zostaną udostępnione nieobecnym Wykonawcom, na ich wniosek.

X. Opis sposobu obliczania ceny

1. Wykonawca określi cenę zamówienia w PLN cyfrowo i słownie uwzględniając stawkę podatku VAT.2. Cena podana przez Wykonawcę musi obejmować koszty związane z realizacją wszystkich etapów

zamówienia, zawierać wszystkie podatki, opłaty manipulacyjne, koszty wykonania przedmiotu zamówienia oraz ewentualne upusty oferowane przez Wykonawcę.

3. Rozliczenia między Zamawiającym, a Wykonawcą będą prowadzone w walucie polskiej.

4

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

4. W przypadku, gdy cena oferty podana liczbą nie będzie odpowiadać cenie podanej słownie, Zamawiający przyjmie za prawidłową cenę podaną słownie.

XI. Kryteria wyboru ofertyPrzy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierował się następującym kryteriami i ich wagą:

Lp. Kryterium Znaczenie w % (suma = 100%)1. Cena brutto 623. Propozycja programu wizyt studyjnych 32

4. Propozycja układu graficznego folderu z nagrodzonymi i wyróżnionymi projektami

6

1. Kryterium ceny:

62 pkt = liczba punktów przyznanych w oparciu o kryterium ceny brutto

Punkty za kryterium cena brutto zostaną obliczone wg następującego wzoru:

Cbn/Cba x 62 pkt = liczba punktów przyznanych w oparciu o kryterium ceny brutto

gdzie:Cbn – cena brutto oferty o najniższej cenie bruttoCba- cena brutto oferty aktualnie ocenianej

2. Propozycja programu wizyt studyjnych – oceniona wg stopnia spełnienia do 32 pktWykonawca zaproponuje program wizyt studyjnych, który zostanie oceniony wg następujących kryteriów:

1-8 pkt – zaproponowane zagadnienia dają duże możliwości poznawcze rozwiązań inwestycyjnych z różnych dziedzin w ramach zrównoważonej polityki miejskiej;

1-8 pkt – zaproponowane do odwiedzenia miasta zrealizowały inwestycje infrastrukturalne, które uznane zostały za praktyczne, funkcjonalne i przyczyniły się do poprawy jakości życia mieszkańców miasta;

1-8 pkt – program jest inspirujący, ciekawy, daje możliwość zdobycia wiedzy od różnych grup interesu, poznać sposoby wykonania inwestycji, wskaźniki jej użytkowania, opinie ekspertów, wykonawców, użytkowników;

1-8 pkt – trasa wizyty studyjnej jest zaplanowana optymalnie, bez konieczności długich przejazdów, tj. powyżej 3 godzin.

3. Propozycja układu graficznego folderu z nagrodzonymi i wyróżnionymi projektami – do 6 pkt 1-2 pkt – nowoczesna, innowacyjna forma; 1-2 pkt – czytelny, przejrzysty; 1-2 pkt – udostępnia najważniejsze informacje o laureatach konkursu.

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą ilość punktów.

XII. Informacje o formalnościach, jakie zostaną dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego

1. Wybrany Wykonawca przed podpisaniem umowy zobowiązany będzie do przedstawiania harmonogramu realizacji projektu.

2. Zamawiający zawrze umowę w sprawie zamówienia publicznego z wybranym Wykonawcą, w terminie określonym w art. 94 ustawy Pzp.

3. Osoby reprezentujące Wykonawcę przy podpisywaniu umowy powinny posiadać ze sobą dokumenty potwierdzające ich umocowanie do podpisania umowy, ile umocowanie to nie będzie wynikać z dokumentów załączonych do oferty.

5

XIII. Istotne dla stron postanowienia umowy

1. W niniejszym postępowaniu z wybranym Wykonawcą zawarta zostanie umowa, której istotne postanowienia zawarte zostały w załączniku nr 8 do niniejszego SIWZ.

XIV. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy i wadium

Zamawiający nie przewiduje ustanowienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy i wadium.

XV. Pouczenie o Środkach Ochrony Prawnej przysługujących Wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia

W niniejszym postępowaniu Wykonawcom, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu przedmiotowego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, przysługują Środki Ochrony Prawnej wymienione w Dziale VI w/w ustawy.

Warszawa, dnia 08.05.2014 r.Zatwierdzam

Załączniki do specyfikacji:1. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia – Załącznik nr 12. Formularz oferty – Załącznik nr 2.3. Oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – Załącznik nr 3.4. Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia Wykonawcy z postępowania – Załącznik nr 4.5. Oświadczenie o przynależności Wykonawców do tej samej grupy kapitałowej – Załącznik nr 5.6. Wykaz zrealizowanych zamówień w ciągu ostatnich trzech lat – Załącznik nr 6.7. Regulamin przeprowadzenia konkursu – Załącznik nr 78. Wzór umowy – Załącznik nr 8.9. Zasady projektowania broszur, folderów i ulotek wydawanych przez Ministerstwo Środowiska –

Załącznik nr 910.Logo projektu wraz z systemem identyfikacji wizualnej – Załącznik nr 1011.Logo Ministerstwa Środowiska – Załącznik nr 1112.Logo Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska 9 Gospodarki Wodnej – Załącznik nr 12

6

Załącznik nr 1

SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest promocja i przeprowadzenie konkursu dla miast oraz organizacja wizyt studyjnych do miast europejskich jako nagród w konkursie w ramach projektu pn. Zielone miasta – w stronę przyszłości!

Konkurs i wizyty studyjne w ramach projektu Zielone miasta – w stronę przyszłości! to kolejny etap projektu Zielone miasta - projekt dla miast. W ramach ubiegłorocznych szkoleń dla władz samorządowych uczestnicy poznali dobre praktyki z zakresu planowania infrastruktury miejskiej przyjaznej mieszkańcom na przykładzie polskich i zagranicznych miast. Szkolenia były inspiracją dla władz samorządowych do podejmowania działań m.in. w takich obszarach jak transport lokalny, jakość powietrza w mieście, efektywność energetyczna. Program szkoleń oraz poradnik dobrych praktyk wypracowany przez uczestników szkoleń można znaleźć na stronie www.miejska.jazda.pl

Przedmiotem konkursu jest prezentacja inwestycji i przedsięwzięć wprowadzanych w miastach, które mają służyć ochronie środowiska, w szczególności nowatorskich i wysoce efektywnych ekologicznie oraz ekonomicznie rozwiązań technicznych, technologicznych i organizacyjnych.

Podczas wizyt studyjnych zwycięzcy konkursu będą mieli możliwość zapoznania się z działaniami inwestycyjnymi jakie zostały wprowadzone przez, uznane przez Komisję Europejską, najlepsze miasta europejskie. Konkurs Zielone miasta – w stronę przyszłości! nawiązuje do konkursu Komisji Europejskiej Zielona Stolica Europy (European Green Capital) oraz kampanii Europejski Tydzień Zrównoważonego Transportu – ETZT (www.mobilityweek.eu i www.miejskajazda.pl).

Szczegółowe informacje dotyczące głównych miast, do których odbędą się wizyty studyjne można znaleźć pod adresem: http://ec.europa.eu/environment/europeangreencapital/index_en.htm).

Cel projektu - celem projektu jest promocja nowoczesnych i efektywnych rozwiązań miejskich w ochronie środowiska, które zostały wprowadzone w polskich miastach oraz zapoznanie się z dobrymi praktykami wprowadzonymi, w nagrodzonych w konkursie Komisji Europejskiej European Green Capital miastach jako inspiracji do działań inwestycyjnych i rozwiązań technologicznych w Polsce.

Grupa docelowa projektu – przedstawiciele władz samorządowych, tj. urzędy miast, urzędy gmin, urzędy powiatowe.

I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest organizacja czterech 4-dniowych wizyt studyjnych. Uczestnicy wizyt studyjnych zostaną wyłonieni w drodze konkursu na postawie nadesłanych wniosków konkursowych. Uczestnicy wizyt studyjnych będą mieli możliwość zapoznania się z działaniami inwestycyjnymi jakie zostały wprowadzone przez, uznane przez Komisję Europejską, najlepsze miasta europejskie.

W ramach projektu Wykonawca:1. Przygotuje i wdroży plan promocji konkursu.2. Będzie zarządzał treścią na stronie internetowej Zamawiającego www.miejskajazda.pl, która będzie

stanowiła stronę projektu. 3. Zapewni obsługę konkursu – będzie pełnił funkcję Sekretariatu Konkursu.4. Na podstawie opisów zawartych we wnioskach konkursowych nadesłanych przez nagrodzonych i

wyróżnionych Wnioskodawców, opracuje i wydrukuje folder w języku polskim i angielskim.

7

5. Nawiąże współpracę z instytucjami w miastach, do których odbędą się wizyty studyjne.6. Zorganizuje pod względem merytorycznym i logistycznym cztery 4-dniowe wizyty studyjne.7. Zorganizuje konferencję podsumowującą projekt z wręczeniem statuetek laureatom konkursu.

II. ZADANIA WYKONAWCY:

PROMOCJA I ORGANIZACJA KONKURSU

1. Opracowanie planu promocji konkursu wśród grupy docelowej projektu

Minimalny czas trwania promocji konkursu to 1 miesiąc.Konkurs jest skierowany do gmin miejskich i miast na prawach powiatu.

W ramach konkursu miasta będą prezentować zrealizowane przedsięwzięcia i inwestycje, które mają służyć ochronie środowiska, w szczególności nowatorskie i wysoce efektywne ekologicznie oraz ekonomicznie rozwiązania techniczne, technologiczne i organizacyjne.

2. Promocja konkursu wśród grupy docelowej projektu

W wyniku promocji konkursu wśród grupy docelowej projektu na konkurs powinno wpłynąć co najmniej 60 wniosków konkursowych.

3. Zarządzanie treścią na stronie internetowej projektu - www.miejskajazda.pl, w tym w szczególności:

3.1 Przygotowanie banera na główną stronę internetową projektu spójnego z logo projektu;3.2 Przygotowanie i umieszczenie na głównej stronie internetowej projektu materiałów informacyjno-

promocyjnych o projekcie;3.3 Opracowanie graficzne i umieszczenie na stronie internetowej projektu regulaminu konkursu

z załącznikami, w tym przygotowanych przez Wykonawcę elektronicznych wersji formularzy będących załącznikami do regulaminu konkursu dających możliwość dołączania zdjęć, filmów, prezentacji;

3.4 Przygotowanie, opracowanie graficzne i umieszczenie na stronie materiałów informacyjnych dot. konkursu i wizyt studyjnych, m.in. listy laureatów konkursu, programu wizyt studyjnych, folderu z opisami nagrodzonych i wyróżnionych przedsięwzięć lub inwestycji.

Wszystkie materiały, które będą umieszczone przez Wykonawcę na stronie internetowej projektu, muszą być uprzednio zaakceptowane przez Zamawiającego.

4. Zapewnienie obsługi konkursu, w tym w szczególności:4.1 Zebranie i zewidencjonowanie nadesłanych wniosków konkursowych, tj. poprzez utworzenie

bazy danych obejmującej nazwy miast, ich dane teleadresowe, nazwy przedsięwzięć lub inwestycji, rok ich realizacji;

4.2 Dokonanie oceny formalnej wniosków konkursowych;4.3 Przekazanie wniosków konkursowych Zamawiającemu do oceny merytorycznej;4.4 Przygotowanie zestawienia ocen formalnych i merytorycznych nadesłanych wniosków

konkursowych;4.5 Przygotowanie protokołu z posiedzenia Kapituły Konkursu;4.6 Informowanie, na stronie internetowej projektu, o postępach z realizacji konkursu.

5. Opracowanie graficzne, na podstawie nagrodzonych i wyróżnionych przedsięwzięć lub inwestycji, i wydruk folderów z opisami nagrodzonych i wyróżnionych przedsięwzięć lub inwestycji, w języku polskim (100 szt.) i języku angielskim (100 szt.):

5.1. Minimalnie 30 stron a maksymalnie 34 strony + okładka;

8

5.2. Okładka: papier makulaturowy ok. 250 g/m2, kolor - 4+4;5.3. Wkład: papier makulaturowy ok. 150 g/m2, kolor – 4+4;5.4. Format broszury: 21 x 21 cm.

Wykonawca opracuje folder w oparciu o materiały przekazane przez Zamawiającego. Folder powinien być zgodny z „Zasadami projektowania broszur, folderów i ulotek wydawanych przez Ministerstwo Środowiska”. Folder powinien być dostosowany do umieszczenia na stronie internetowej projektu (format pdf). Projekt folderu w polskiej i angielskiej wersji językowej zostanie przekazany do Zamawiającego drogą elektroniczną w celu jego akceptacji. Zaakceptowany projekt folderu zostanie przekazany do Zamawiającego drogą elektroniczną w formacie Word oraz w formacie pdf.

6. Wykonawca przygotuje i wyśle zaproszenia do udziału w konferencji podsumowującej projekt do 100 osób zgodnie z listą adresową przekazaną przez Zamawiającego. Forma zaproszenia oraz treść zaproszenia będą podlegały akceptacji Zamawiającego.

7. Opracowanie graficzne, wydruk oraz oprawa dyplomów dla laureatów konkursu (nagrodzonych i wyróżnionych). Projekt dyplomu zostanie przedstawiony Zamawiającemu do akceptacji.

8. Zapewnienie statuetek z grawerem (Ministerstwo Środowiska, nagroda lub wyróżnienie w konkursie, kategoria, miejsce, rok przyznania) – statuetka formą powinna nawiązywać do nowoczesnego miasta i ekologii. Propozycja statuetki zostanie przekazana do akceptacji Zamawiającemu.

9. Przygotowanie raportu z realizacji I etapu umowy, obejmującego m.in. bazę danych zawierającą zebrane i zewidencjonowane wnioski konkursowe, w której przechowywane będą dane osobowe uzyskane od uczestników konkursu, w szczególności dane teleadresowe, kategoria i tytuł zgłoszonego przedsięwzięcia lub inwestycji, ranking wszystkich zgłoszonych przedsięwzięć i inwestycji oraz listę laureatów konkursu wraz z uzasadnieniem wyboru zgodnie z protokołem z posiedzenia Kapituły Konkursu. Raport zostanie przygotowany w wersji papierowej i elektronicznej, tj. w formacie Word oraz pdf, z możliwością wydruku.

ORGANIZACJA CZTERECH 4-DNIOWYCH WIZYT STUDYJNYCH

Wykonawca zorganizuje cztery 4-dniowe wizyty studyjne do czterech różnych państw europejskich, tj.: Wielkiej Brytanii, Danii, Hiszpanii, Szwecji. W każdym państwie uczestnicy wizyt studyjnych odwiedzą po dwa miasta. W przypadku gdy któreś z wymienionych państw odmówi przyjęcia delegacji z Polski Zamawiający dopuszcza organizację wizyty studyjnej w innym państwie europejskim, którego miasta można podać za przykłady zrównoważonych miast . Propozycja innego państwa musi być uzgodniona i zaakceptowana przez Zamawiającego.

Zrównoważone miasto – to takie miasto, do rozwoju którego brane są pod uwagę mechanizmy, które pozwolą na poprawę jakości życia mieszkańców poprzez działania z zastosowaniem zintegrowanego podejścia do ochrony środowiska, tj. m.in.:

przeciwdziałają zmianom klimatu – mi.in. promują bardziej efektywne pod względem energetycznym budownictwo, wdrażają plany transportu miejskiego,

ochronią środowisko i bioróżnorodność – m.in. ograniczenie bezładnej zabudowy miejskiej, ponowne wykorzystanie terenów poprzemysłowych,

zmniejszają zanieczyszczenie powietrza, hałasu, zapobiegają powstawaniu odpadów i ponownie je wykorzystują.

W czterech wizytach studyjnych wezmą udział łącznie 52 osoby, w tym:

laureaci konkursu,

9

pracownicy Zamawiającego (po 2 osoby w każdej wizycie studyjnej) tłumacz (w każdej wizycie studyjnej).

Zamawiający dopuszcza, aby w wizytach studyjnych wzięło udział mniej osób, jednak min. 50 uczestników. Zmniejszenie ogólnej liczby uczestników wizyt studyjnych jest dopuszczalne wyłącznie z przyczyn losowych, których nie dało się przewidzieć wcześniej.

Dodatkowo w każdej wizycie studyjnej weźmie udział przedstawiciel Wykonawcy, jako osoba odpowiedzialna za sprawy logistyczno-organizacyjne podczas wizyty studyjnej.

Wizyty studyjne odbędą się w czterech różnych terminach, w okresie wrzesień – październik 2014 r., przy czym Zamawiający dopuszcza możliwość organizacji wizyt studyjnych również w sierpniu, co jednak będzie wymagało uprzedniej akceptacji Zamawiającego.

Każda wizyta studyjna odbędzie się w dniach roboczych. Wylot i powrót planowane są w godzinach popołudniowych.

1. Przygotowanie programu wizyty studyjnej w każdym z państw.

Każda wizyta studyjna w swoim programie będzie zakładała odwiedzenie co najmniej dwóch miast w danym kraju. Wizyty studyjne rozpoczną się spotkaniem z przedstawicielami jednostek samorządowych w następujących miastach:

2.1 Bristol – Wielka Brytania; 2.2 Kopenhaga – Dania; 2.3 Vitoria-Gasteiz – Hiszpania;2.4 Sztokholm – Szwecja;

Wykonawca zaproponuje, w każdym z państw, co najmniej jedno dodatkowe miasto, które może pochwalić się osiągnięciami z zakresu zrównoważonego rozwoju miast, do którego będzie można udać się w ramach wizyty studyjnej. Przed organizacją wizyt studyjnych propozycja miast musi być skonsultowana z przedstawicielem państwa przyjmującego i zaakceptowana przez Zamawiającego.

Wykonawca będzie odpowiedzialny za organizację merytoryczną i logistyczną wizyt studyjnych i kontakt z przedstawicielami miast, do których odbędą się wizyty studyjne. Każda wizyta studyjna będzie miała dwa tematy, w tym jeden temat przewodni i jeden temat dodatkowy. Temat przewodni i temat dodatkowy będą obejmowały poniższe kategorie konkursu, tj.:

1) Transport ekologiczny i infrastruktura drogowa; 2) Gospodarka wodno-ściekowa i ochrona wód;3) Efektywność energetyczna w budownictwie; 4) Ochrona powietrza;5) Zieleń w mieście;6) Systemy zapobiegania i powstawania odpadów i ich ponownego wykorzystywania;7) Planowanie i realizacja miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego z uwzględnieniem

zintegrowanych inwestycji terytorialnych (ZIT).

Program wizyt studyjnych będzie zakładał spotkania z reprezentantami instytucji, firm, przedsiębiorstw, którzy są odpowiedzialni za wprowadzanie rozwiązań infrastrukturalnych w miastach mających służyć zrównoważonemu rozwojowi miast. Wykonawca uczestnikom wizyt studyjnych zapewni możliwość odwiedzenia tych inwestycji. Wszelkie koszty związane z zaangażowaniem ekspertów po stronie państwa przyjmującego pokrywa Wykonawca.

10

2. W każdej wizycie studyjnej zapewnienie tłumacza, z języka polskiego na język urzędowy kraju, do którego będzie organizowana wizyta studyjna.

3. Zorganizowanie i zapewnienie przelotu wszystkich uczestników wizyt studyjnych z Portu Lotniczego im. F. Chopina w Warszawie do miasta, w którym rozpocznie się wizyta studyjna oraz przelot powrotny do Warszawy na ww. lotnisko.

4. Zorganizowanie i zapewnienie transportu podczas wizyt studyjnych, w tym w szczególności zapewnienie transportu pomiędzy miastami oraz na spotkania.

Wykonawca może również wskazać środki transportu publicznego, którymi uczestnicy wizyt studyjnych będą mogli się przemieszczać. W razie przemieszczania się środkami transportu publicznego, uczestnikom wizyt studyjnych Wykonawca udzieli niezbędnych informacji, w szczególności odnośnie odpowiednich przystanków, numerów linii określonych środków transportu oraz koniecznych przesiadek. Wykonawca będzie zobowiązany do zakupu dla każdego z uczestników biletów pozwalających na korzystanie z odpowiedniego środka transportu.

5. Zapewnienie uczestnikom wizyt studyjnych, tj. laureatom konkursu, pracownikom Zamawiającego i tłumaczowi, trzech noclegów w hotelach min. 3-gwiazdkowych, w pokojach jednoosobowych (pokój z łazienką + śniadanie). Hotel powinien być położony w centrum miasta. Przed dokonaniem rezerwacji propozycje hoteli zostaną skonsultowane i zaakceptowane przez Zamawiającego.

Koszt doby hotelowej musi mieścić się w diecie hotelowej przysługującej w danym kraju, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), zwanym dalej „rozporządzeniem”.

6. Wypłacenie laureatom konkursu oraz pracownikom Zamawiającego, będących uczestnikami wizyt studyjnych, należności pieniężnej na wyżywienie w wysokości obliczonej zgodnie z § 12, § 13 ust. 3, § 14 ust. 2 rozporządzenia oraz załącznikiem do rozporządzenia.

Należności pieniężne zostaną wypłacone ww. uczestnikom bezpośrednio przed wylotem, na podstawie zestawienia przygotowanego przez Wykonawcę, które będzie wymagało uprzedniej akceptacji Zamawiającego. Przygotowane zestawienie zostanie przesłane do akceptacji drogą elektroniczną. Należności pieniężne zostaną wypłacone w walucie będącej podstawowym środkiem płatniczym w państwie, w którym będzie odbywać się wizyta studyjna. Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia Zamawiającemu potwierdzenia dokonania wypłaty należności pieniężnych każdemu z ww. uczestników.

7. Zapewnienie odpowiedniego pakietu ubezpieczeń dla uczestników wizyt studyjnych, które powinno zawierać: pokrycie kosztów leczenia, ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej, ubezpieczenie bagażu podróżnego, ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW).

8. Sporządzenie raportu z realizacji II etapu umowy, zawierającego m.in. program wizyt studyjnych, listę uczestników, zbiór wygłaszanych prezentacji, dokumentację zdjęciową, inne materiały informacyjne zdobyte podczas wizyt studyjnych. Raport zostanie przygotowany w wersji papierowej i elektronicznej, tj. w formacie Word oraz pdf, z możliwością wydruku.

3 OKRES REALIZACJI PROJEKTU - do 5 listopada 2014 r. Harmonogram projektu:

Organizacja, promocja i realizacja konkursu Opracowanie i wydrukowanie folderu z nagrodzonymi i wyróżnionymi projektami Wizyty studyjne

11

Konferencja podsumowująca projekt - wręczenie statuetek Raport z realizacji projektu

Harmonogram realizacji projektu wybrany Wykonawca dostarczy przed podpisaniem umowy.

4 ZAWARTOŚĆ OFERTY

1. Wstępny plan promocji.2. Wstępny program czterech 4-dniowych wizyt studyjnych z określeniem tematyki przewodniej

i tematyki dodatkowej, zgodnie z założeniami, o których mowa w pkt. II ppkt 8 oraz podanie, w poniżej przedstawionej tabeli, wstępnych propozycji miast, do których będzie zorganizowana wizyta studyjna wraz z uzasadnieniem doboru tematyki i miast.

Lp. Państwo Propozycja tematyki

przewodniej wraz z uzasadnieniem

Propozycja wyboru tematyki dodatkowej wraz z uzasadnieniem

wybory

Propozycja drugiego miasta do odwiedzenia podczas wizyty studyjnej wraz

z uzasadnieniem1. Wielka Brytania –

Bristol2. Dania – Kopenhaga3. Hiszpania –

Vitoria-Gasteiz4. Szwecja –

Sztokholm

3. Propozycja układu graficznego folderu z nagrodzonymi i wyróżnionymi projektami (wstępny projekt graficzny).

12

Załącznik nr 2

______________________pieczęć Wykonawcy

Formularz oferty

Ubiegając się o uzyskanie zamówienia publicznego pn.:


prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego, ogłoszonego przezMinisterstwo Środowiska

ul. Wawelska 52/5400-922 Warszawa

My/Ja, niżej podpisani:

................................................................................................................................................................działając w imieniu i rzecz:

................................................................................................................................................................

w odpowiedzi na ogłoszenie o przetargu nieograniczonym na wykonanie usługi w/w oświadczamy, że oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia, zgodnie z wymaganiami zawartymi w SIWZ za następującą cenę:

1. CENA OFERTY:

CENA BRUTTO: .............................................................................................................. zł

Słownie: .............................................................................................................. zł

Niniejszym oświadczamy, że zapoznaliśmy się z udostępnioną przez zamawiającego Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia i nie wnosimy do niej żadnych zastrzeżeń.

Oświadczamy, że w cenie oferty zostały uwzględnione wszystkie koszty wykonania zamówienia i realizacji przyszłego świadczenia umownego.

Uważamy się za związanych niniejszą ofertą przez okres 30 dni od daty upływu terminu składania ofert.

Ponadto oświadczamy, że:

1. W przypadku wybrania naszej oferty jako najkorzystniejszej, zobowiązujemy się do podpisania umowy na warunkach określonych w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia oraz w miejscu i terminie określonym przez Zamawiającego.

Ofertę składamy na ............. kolejno ponumerowanych stronach.

Informacje stanowiące tajemnice przedsiębiorstwa zostały zawarte na stronach …… i obejmują:

…………………………………………………………………………………………………………

13

Załącznikami do niniejszego formularza stanowiącymi integralną część oferty są:

1/....................................................................................................................................................

2/....................................................................................................................................................

3/....................................................................................................................................................

4/....................................................................................................................................................

5/....................................................................................................................................................

Dane Wykonawcy:

Nazwa: .........................................................................................................................................

Adres ............................................................................................................................................

Tel./fax. ........................................................................................................................................

e-mail ……………………………………………………………………………………………

…......................, dnia ....................

_________________________________podpis i pieczęć upoważnionego przedstawiciela

Wykonawcy

14

Załącznik nr 3

______________________pieczęć Wykonawcy



prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego, ogłoszonego przez

Ministerstwo Środowiskaul. Wawelska 52/5400-922 Warszawa

MY/JA, NIŻEJ PODPISANI/Y…………………………………………………………………………………………………..……

………………………………………………………………………………………………………..

działając w imieniu i na rzecz:…………………………………………………………………………………………………….…

…………………………………………………………………………………………………….…

Oświadczam/y:

że spełniam/y warunki określone w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień

publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.) dotyczące:

1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;

2) posiadania wiedzy i doświadczenia;3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania

zamówienia;4) sytuacji ekonomicznej i finansowej.

___________, dnia ___________ _________________________________podpis i pieczęć upoważnionego przedstawiciela

Wykonawcy

Uwaga:Oświadczenie podpisuje każdy Wykonawca składający wniosek.W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie powyższe oświadczenie podpisują wszyscy członkowie konsorcjum lub Pełnomocnik w imieniu całego konsorcjum.

15

Załącznik nr 4

............................................................. (pieczęć Wykonawcy)





MY/JA, NIŻEJ PODPISANI/Y………………………………………………………………………………………………………..

działając w imieniu i na rzecz:

………………………………………………………………………………………………………..

Oświadczam/y, że nie podlegam/y wykluczeniu z postępowania, na podstawie art. 24 ust 1

ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.).


Wykonawcy

Uwaga:Oświadczenie podpisuje każdy Wykonawca składający wniosek.W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie powyższe oświadczenie podpisuje każdy członek konsorcjum.

16

Załącznik nr 5 ______________________

pieczęć Wykonawcy





JA/MY, NIŻEJ PODPISANY/I

………………………………………………………………………………………………………..

działając w imieniu i na rzecz firmy (nazwa i adres firmy):

………………………………………………………….....................................................................................

Składam/y:OŚWIADCZENIE O PRZYNALEŻNOŚCI LUB BRAKU PRZYNALEŻNOŚCI DO GRUPY

KAPITAŁOWEJ w trybie art. 26 ust. 2d ustawy – Pzp (Dz. U.z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.), o tym, że firma (*niepotrzebne skreślić):

1) nie należy do grupy kapitałowej *2) należy do grupy kapitałowej *

W przypadku złożenia oświadczenia o przynależności do grupy kapitałowej, Wykonawca obligatoryjnie zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą listę podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5.


Wykonawcy

Uwaga:Oświadczenie podpisuje każdy Wykonawca składający wniosek.W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie powyższe oświadczenie podpisuje każdy członek konsorcjum w imieniu swojej firmy.

17

Załącznik nr 6

_________________________ pieczęć Wykonawcy

WYKAZ GŁÓWNYCH USŁUGZREALIZOWANYCH CIĄGU OSTATNICH TRZECH LAT

(w celu potwierdzenia spełnienia warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004r.)

Ubiegając się o uzyskanie zamówienia publicznego pn: „Przeprowadzenie i promocja konkursu dla miast oraz organizacja wizyt studyjnych do miast europejskich jako nagród w konkursie w ramach projektu pn. Zielone miasta – w stronę przyszłości!”, odpowiadając na ogłoszenie Ministerstwa Środowiska, przedstawiamy poniżej wykaz zrealizowanych zamówień.

Lp. Przedmiot zamówienia

Podmiot na rzecz, którego usługi zostały

wykonane/nazwa, adres/

Data wykonania usługi

Wartość usługi bruttoPLN

___________, dnia ___________ _________________________________ podpis i pieczęć upoważnionego

przedstawiciela Wykonawcy

Uwaga 1. Wykonawcy mają obowiązek przedstawić dowód, który powinien być wystawiony po zakończeniu

świadczenia usługi. Wykonawca nie może legitymować się poprawnością wykonania usługi, o której mowa powyżej poprzez załączenie do oferty dowodu z czasu jeszcze trwającej usługi.

2. W przypadku, gdy Wykonawca polegać będzie na wiedzy i doświadczeniu innych podmiotów, musi dołączyć pisemne zobowiązanie tych podmiotów.

18

Załącznik nr 7

Regulamin przeprowadzenia konkursu

(w formie odrębnego Załącznika do SIWZ)

Załącznik nr 8UMOWA /U/2014/rc

zawarta w dniu ………………….. 2014 r. w Warszawie, między:Skarbem Państwa – Ministrem Środowiska, z siedzibą w Warszawie, przy ul. Wawelskiej 52/54, kod pocztowy 00-922, reprezentowanym przez Pana Stanisława Gawłowskiego Sekretarza - Stanuw Ministerstwie Środowiska, na podstawie pełnomocnictwa Ministra Środowiska Nr 8 z dnia 28 stycznia 2014 r., w imieniu którego działa, na podstawie pełnomocnictwa Nr 3 z dnia 31 stycznia 2014 r., Pani Karolina Kulicka – Dyrektor Departamentu Informacji o Środowisku, zwanym dalej „Zamawiającym”,a …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………zwanym dalej „Wykonawcą”,o następującej treści:

§ 1.1. Zamawiający zamawia, a Wykonawca zobowiązuje się, w ramach projektu pn. „Zielone miasta –

w stronę przyszłości!”, zwanym dalej „projektem”, do promocji i przeprowadzenia konkursu dla gmin miejskich i miast na prawach powiatu, zwanych dalej „miastami”, organizacji i przeprowadzenia czterech 4-dniowych wizyt studyjnych w czterech różnych państwach europejskich, jako nagród w konkursie, zwanych dalej „wizytami studyjnymi”, oraz do organizacji konferencji podsumowującej projekt.

2. W wizytach studyjnych wezmą udział łącznie 52 osoby, w tym oprócz laureatów konkursu dla miast, w każdej wizycie studyjnej weźmie udział dwoje pracowników Zamawiającego oraz tłumacz.

3. Umowa zostanie zrealizowana w terminie do 5 listopada 2014 r., w trzech etapach:1) etap I – promocja i przeprowadzenie konkursu dla miast;2) etap II – organizacja i przeprowadzenie wizyt studyjnych; 3) etap III – organizacja konferencji podsumowującej projekt.

4. Szczegółowy opis zadań w ramach poszczególnych etapów umowy stanowi załącznik nr 1 do umowy.

5. Szczegółowy harmonogram realizacji umowy stanowi załącznik nr 2 do umowy.6. Zamawiający dopuszcza dokonywanie, w porozumieniu z Wykonawcą, zmian cząstkowych terminów

realizacji umowy określonych w załączniku nr 2 do umowy, bez konieczności zawarcia aneksu do umowy, z wyłączeniem zmiany ostatecznego terminu jej realizacji, o którym mowa w ust. 3, oraz terminów realizacji poszczególnych etapów umowy, określonych w załączniku nr 2.

7. Ilekroć w umowie lub załącznikach do umowy jest mowa o dniach roboczych należy przez to rozumieć dzień od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.

§ 2.1. W ramach etapu I Wykonawca:

1) opracuje plan promocji konkursu; 2) wypromuje konkurs wśród grupy docelowej projektu;3) będzie zarządzał treścią na stronie internetowej projektu - www.miejskajazda.pl;4) zapewni obsługę konkursu;5) opracuje graficznie i wydrukuje folder, w języku polskim i języku angielskim, z opisami

nagrodzonych i wyróżnionych przedsięwzięć lub inwestycji;

20

6) przygotuje raport z realizacji I etapu.2. W ramach etapu II Wykonawca:

1) przygotuje i przeprowadzi cztery 4-dniowe wizyty studyjne w 4 różnych państwach europejskich, w tym:

a) zapewni odpowiednie ubezpieczenie dla uczestników wizyt studyjnych, b) zapewni tłumacza w ramach każdej wizyty studyjnej, c) zorganizuje i zapewni przelot wszystkich uczestników wizyt studyjnych,d) zorganizuje i zapewni transport podczas wizyt studyjnych,e) zapewni uczestnikom wizyt studyjnych trzy noclegi w hotelach min. 3-

gwiazdkowych, w pokojach jednoosobowych (pokój z łazienką + śniadanie),f) wypłaci należność pieniężną na wyżywienie każdemu z laureatów oraz

pracowników Zamawiającego biorących udział w wizytach studyjnych;2) przygotuje program wizyty studyjnej w każdym z państw;3) przygotuje raport z realizacji II etapu.

3. W ramach etapu III Wykonawca:1) przygotuje i wyśle zaproszenia do udziału w konferencji podsumowującej projekt

do 100 osób;2) opracuje graficznie, wydrukuje oraz oprawi dyplomy dla laureatów konkursu;3) zapewni statuetki z grawerem.

4. Projekty raportów, o których mowa w ust. 1 pkt 6 oraz ust. 2 pkt 3, Wykonawca przekaże w formie elektronicznej do akceptacji Zamawiającego. Zamawiający zaakceptuje lub zgłosi uwagi do raportu w terminie 2 dni roboczych od dnia jego otrzymania. W przypadku zgłoszenia uwag Wykonawca zobowiązany jest do ich uwzględnienia i ponownego przekazania poprawionej wersji w terminie 2 dni roboczych od dnia otrzymania uwag. Zamawiający przekaże Wykonawcy informacje o akceptacji raportu bądź zgłosi ewentualne uwagi drogą elektroniczną. Zaakceptowane raporty Wykonawca przekaże Zamawiającemu w wersji papierowej w terminie 1 dnia roboczego od dnia akceptacji.

§ 3.1. Zamawiający przekaże Wykonawcy na nośniku multimedialnym, w dniu podpisania umowy, wszystkie

niezbędne materiały do prawidłowego wykonania umowy, tj: regulamin konkursu wraz z wnioskiem konkursowym oraz formularzami stanowiącymi załączniki do regulaminu, logo projektu wraz z systemem identyfikacji wizualnej projektu, logo Ministerstwa Środowiska, zasady projektowania broszur, folderów i ulotek wydawanych przez Ministerstwo Środowiska oraz logo Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej wraz z dopiskiem „Sfinansowano ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej”, hasło dostępu do strony internetowej projektu.

2. Wszystkie materiały graficzne przygotowane przez Wykonawcę muszą być spójne z systemem identyfikacji wizualnej projektu.

3. Wszystkie materiały graficzne przygotowane przez Wykonawcę muszą zawierać logo Zamawiającego, logo projektu i logo Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej.

§ 4.1. Administratorem bazy danych osobowych, zawartych w raporcie z realizacji I etapu umowy, będą

zarówno Zamawiający, jak i Wykonawca.2. Dane osobowe, o których mowa w ust. 1, Wykonawca będzie przetwarzał wyłącznie dla celów

związanych z realizacją umowy. 3. Wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów ustawy o ochronie danych osobowych oraz

przepisów wydanych na jej podstawie oraz do ochrony danych osobowych, do których Wykonawca może mieć dostęp wykonując umowę.

21

4. Wykonawca przy przetwarzaniu danych osobowych zobowiązany jest stosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych, a w szczególności powinien zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

5. Wykonawca nie jest uprawniony do przekazywania danych osobowych osobom trzecim, z wyłączeniem osób współpracujących lub pracujących dla Wykonawcy oraz podmiotów, o których mowa w § 5 ust. 2. W imieniu Wykonawcy powierzone dane osobowe mogą przetwarzać wyłącznie osoby, które uprzednio uzyskały od niego pisemne upoważnienie.

6. Wykonawca zobowiązany jest do odebrania od swoich pracowników lub współpracowników, przy pomocy których będzie wykonywał umowę, oraz od osób, które będą wykonywać umowę zgodnie z § 5 ust. 2, oświadczeń o obowiązku zachowania w tajemnicy powierzonych danych osobowych. Wykonawca zobowiązuje się okazać te oświadczenia na każde żądanie Zamawiającego.

7. Wykonawca nie może bez zgody Zamawiającego, wyrażonej na piśmie, w jakikolwiek sposób wykorzystywać, rozpowszechniać lub udostępniać osobom trzecim informacji lub materiałów wytworzonych lub udostępnionych Wykonawcy podczas realizacji niniejszej umowy. Wykonawca gwarantuje zachowanie poufności przez podmioty, o których mowa w § 5 ust. 2.

8. Wraz z zaakceptowanym raportem z realizacji I etapu umowy, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 6, albo w przypadku wcześniejszego rozwiązania umowy, Wykonawca zobowiązany jest przekazać Zamawiającemu zebrane i przetworzone dane osobowe (w postaci bazy danych), nagrane na nośniku multimedialnym. Wykonawca zobowiązany jest do zniszczenia i wykasowania wszystkich zapisów lub dokumentów powstałych przy okazji wykonywania umowy, zawierających powierzone do przetworzenia dane osobowe.

§ 5.1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontrolowania sposobu wykonywania umowy przez

Wykonawcę.2. Wykonawca może powierzyć zrealizowanie części umowy innemu podmiotowi. W takim przypadku

jest odpowiedzialny za jego działania lub zaniechania, jak za własne działania lub zaniechania. 3. Zamawiający zobowiązuje się do udzielania Wykonawcy, na jego zapytanie, niezbędnych konsultacji

i wyjaśnień dotyczących wykonywania umowy. 4. Wykonawca jest zobowiązany informować Zamawiającego o wszelkich trudnościach i przeszkodach

w realizacji umowy.5. Strony umowy wyznaczają swoich przedstawicieli do bezpośrednich kontaktów:

1) ze strony Zamawiającego - Pani Aleksandra Mrowińska, starszy specjalista w Departamencie Informacji o Środowisku Ministerstwa Środowiska,

2) ze strony Wykonawcy - ……………………..6. Wykonawca zobowiązuje się dołożyć należytej staranności przy wykonywaniu umowy oraz oświadcza,

że posiada odpowiednio wykwalifikowany potencjał kadrowy, ekonomiczny oraz organizacyjny do wykonania niniejszej umowy.

7. Zamawiający będzie mógł zgłosić uwagi do wszystkich materiałów, o których mowa w załączniku nr 1 do umowy, drogą elektroniczną, na adres poczty elektronicznej: …………., w tym w szczególności do planu promocji konkursu, materiałów do zamieszczenia na stronie internetowej projektu, projektu opracowania graficznego i treści folderu, programu wizyt studyjnych, projektu zaproszeń do udziału w konferencji podsumowującej projekt, projektu opracowania graficznego dyplomów, w terminie 5 dni roboczych od dnia ich przekazania przez Wykonawcę.

8. W przypadku zgłoszenia przez Zamawiającego uwag, Wykonawca będzie zobowiązany do ich uwzględnienia w terminie 3 dni roboczych oraz do ponownego przedstawienia poprawionych materiałów Zamawiającemu w celu ich akceptacji.

9. Jeżeli poprawki naniesione przez Wykonawcę nie uwzględnią wszystkich uwag Zamawiającego, Zamawiający zgłosi kolejne uwagi w terminie 1 dnia roboczego, a Wykonawca będzie zobowiązany

22

do ich uwzględnienia i przedstawienia poprawionej wersji w terminie 1 dnia roboczego od dnia zgłoszenia uwag.

10. W przypadku niezgłoszenia uwag przez Zamawiającego lub po uwzględnieniu przez Wykonawcę zgłoszonych uwag, Zamawiający potwierdzi przyjęcie projektów drogą elektroniczną, na adres: ……………………………….

11. Terminy, o których mowa w ust. 7 – 9 oraz w § 2 ust. 4, mogą każdorazowo ulec przedłużeniu po uprzednim pisemnym poinformowaniu Wykonawcy przez Zamawiającego lub uzyskaniu przez Wykonawcę pisemnej akceptacji Zamawiającego.

§ 6.1. Tytułem wynagrodzenia za wykonanie umowy Zamawiający zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy

wynagrodzenie brutto w kwocie ………….. zł brutto (słownie: …………………………………… złotych brutto), w tym …% VAT.

2. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, będzie płatne w trzech ratach1) pierwsza rata zostanie wypłacona po zakończeniu I etapu umowy i wyniesie ……………. zł brutto

(słownie: …………………………………… złotych brutto), w tym ….% VAT;2) druga rata zostanie wypłacona po zakończeniu II etapu umowy i wyniesie ………….. zł brutto

(słownie: ……………………………… złotych brutto), w tym …% VAT;3) trzecia rata zostanie wypłacona po zakończenia III etapu umowy i wyniesie ………….zł brutto

(słownie: ……………………………….. złotych brutto), w tym ….% VAT.3. Zapłata każdej raty wynagrodzenia nastąpi w terminie 21 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego

prawidłowo wystawionej faktury, na rachunek bankowy Wykonawcy nr ……………………………………………………

4. Wystawienie faktury nastąpi po wykonaniu danego etapu umowy oraz podpisaniu protokołu zdawczo-odbiorczego stwierdzającego wykonanie danego etapu umowy w terminie i bez wad oraz zawierającego listę utworów wykonanych na danym etapie.

5. Za dzień zapłaty raty wynagrodzenia uważa się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.6. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, zaspokaja wszelkie roszczenia Wykonawcy z tytułu wykonania

niniejszej umowy, w tym pokrywa wszystkie koszty, jakie Wykonawca będzie musiał ponieść w związku z wykonaniem umowy.

7. Wszystkie podatki i opłaty związane z zawarciem i wykonaniem umowy obciążają w całości Wykonawcę.

§ 7.1. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania umowy w zakresie I etapu umowy Zamawiający

może:1) wypowiedzieć umowę w trybie natychmiastowym i zażądać zapłaty kary umownej

w wysokości 15% łącznej kwoty wynagrodzenia, o której mowa w § 6 ust. 1, albo2) udzielić Wykonawcy dodatkowego terminu na prawidłowe wykonania umowy i żądać zapłaty

kary umownej w wysokości 1,5% łącznej kwoty wynagrodzenia, o której mowa w § 6 ust. 1, za każdy dzień dodatkowego terminu, a po bezskutecznym upływie dodatkowego terminu skorzystać z uprawnienia przewidzianego w pkt 1.

2. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania umowy w zakresie II etapu umowy Zamawiający może:

1) wypowiedzieć umowę w trybie natychmiastowym w zakresie II i III etapu i zażądać zapłaty kary umownej w wysokości 15% łącznej kwoty wynagrodzenia za II i III etap umowy, o której mowa w § 6 ust. 2 pkt 2 i 3, albo

2) udzielić Wykonawcy dodatkowego terminu na prawidłowe wykonania umowy i żądać zapłaty kary umownej w wysokości 1,5% łącznej kwoty wynagrodzenia za II i III etap umowy, o której mowa w § 6 ust. 2 pkt 2 i 3, za każdy dzień dodatkowego terminu,

23

a po bezskutecznym upływie dodatkowego terminu skorzystać z uprawnienia przewidzianego w pkt 1.

3. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania umowy w zakresie III etapu Zamawiający może:1) wypowiedzieć umowę w trybie natychmiastowym w zakresie III etapu i zażądać zapłaty kary

umownej w wysokości 15% kwoty wynagrodzenia za III etap umowy, o której mowa w § 6 ust. 2 pkt 3, albo

2) udzielić Wykonawcy dodatkowego terminu na prawidłowe wykonania umowy i żądać zapłaty kary umownej w wysokości 1,5% kwoty wynagrodzenia za III etap umowy, o której mowa w § 6 ust. 2 pkt 3, za każdy dzień dodatkowego terminu, a po bezskutecznym upływie dodatkowego terminu skorzystać z uprawnienia przewidzianego w pkt 1.

4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość potrącenia kar umownych z wynagrodzenia należnego Wykonawcy.

5. Niezależnie od zastrzeżonych kar umownych, w przypadku poniesienia przez Zamawiającego szkody wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, może on dochodzić odszkodowania na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego.

§ 8.1. Z chwilą podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego za dany etap umowy, Wykonawca przenosi na

Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do wszystkich materiałów wytworzonych na danym etapie umowy, w tym w szczególności do planu promocji konkursu, materiałów do zamieszczenia na stronie internetowej projektu, opracowania graficznego folderu, bazy danych, programu wizyt studyjnych, projektu zaproszeń do udziału w konferencji podsumowującej projekt, opracowania graficznego dyplomów i raportów, o których mowa w § 2, zwanych dalej „utworami”, na następujących polach eksploatacji:

1) utrwalanie i zwielokrotnianie techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową;

2) wprowadzanie do obrotu; 3) nieodpłatne użyczanie i najem;4) wprowadzanie do pamięci komputera;5) publiczne wyświetlanie;6) rozpowszechnianie w inny sposób, w tym publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy

mógł mieć do nich dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym w tym w Internecie i intranecie;

7) tłumaczenie, przystosowywanie, zmiany układu lub jakiekolwiek inne zmiany w zakresie kodu źródłowego strony internetowej projektu oraz narzędzi mających cechy programu komputerowego.

2. Wykonawca zezwala na rozporządzanie i korzystanie przez Zamawiającego ze sporządzonych przez Zamawiającego lub dla Zamawiającego opracowań utworów, na polach eksploatacji, o których mowa w ust. 1.

3. Przeniesienie autorskich praw majątkowych na polach eksploatacji, o których mowa w ust. 1, oraz udzielenie zezwolenia, o którym mowa w ust. 2, nie jest limitowane co do czasu oraz terytorium i obejmuje rozporządzanie i korzystanie z utworów lub ich opracowań zarówno w całości, jak i w częściach, samodzielnie, jak i w ramach materiałów wydawanych przez Zamawiającego.

4. Wynagrodzenie z tytułu przeniesienia autorskich praw majątkowych oraz udzielenia zezwolenia, o którym mowa w ust. 2, mieści się w kwocie wynagrodzenia, o którym mowa w § 6 ust. 1.

5. Wykonawca oświadcza, że utwory nie będą naruszać niczyich praw, w szczególności praw własności intelektualnej, praw autorskich oraz, że w chwili przejścia na Zamawiającego praw autorskich do nich będą one wolne od obciążeń prawami na rzecz osób trzecich.

24

6. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za ewentualne roszczenia dotyczące naruszenia autorskich praw majątkowych, licencyjnych, pokrewnych lub praw zależnych osób trzecich, jeśli w trakcie lub w wyniku wykonania umowy doszłoby do ich naruszenia.

7. W przypadku, w którym osobom trzecim przysługiwać będą osobiste prawa autorskie do utworów, Wykonawca zapewnia, że osoby takie złożą oświadczenie o niewykonywaniu przysługujących im praw względem Zamawiającego i jego następców prawnych w tym zakresie.

8. Wykonawca, w ramach wynagrodzenia, o którym mowa w § 6 ust. 1, przenosi na Zamawiającego prawo własności nośników, na których zostały utrwalone utwory.

§ 9.Wszelkie zmiany umowy, z zastrzeżeniem § 1 ust. 6 oraz § 5 ust. 11, wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

§ 10.1. Zamawiający ma prawo podawać do publicznej wiadomości informacje o finansowanym

przedsięwzięciu, jego Wykonawcy oraz o wysokości wynagrodzenia.2. Wykonawca wyraża zgodę na udzielanie przez Zamawiającego informacji, o których mowa w ust.

1, aprobując powszechną do nich dostępność.

§ 11.1. Strony oświadczają, iż niniejsza umowa została zawarta w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie

z postanowieniami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm.).

2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

§ 12.Do rozstrzygania sporów mogących wynikać z wykonania niniejszej umowy strony ustalają sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego.

§ 13.Wykonawca oświadcza, że zapoznał się z treścią Polityki Środowiskowej, zamieszczonej na stronie www.mos.gov.pl (zakładka: Ministerstwo/EMAS w MŚ), oraz że jest świadomy znaczenia zgodności z Polityką przy realizacji postanowień umowy. Ponadto Wykonawca zobowiązuje się do zagospodarowania odpadów powstałych w wyniku realizacji umowy, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

§ 14.Umowa niniejsza została sporządzona w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzyma Wykonawca, a dwa Zamawiający.

Zamawiający Wykonawca

25

Załącznik nr 1 do umowy ……………………….

Szczegółowy opis zadań w ramach poszczególnych etapów umowy:

ETAP I – promocja i przeprowadzenie konkursu dla miast

1. Opracowanie planu promocji konkursu wśród grupy docelowej projektu Plan promocji będzie podlegał akceptacji Zamawiającego. Minimalny czas trwania promocji konkursu to 1 miesiąc.Konkurs jest skierowany do gmin miejskich i miast na prawach powiatu.

W ramach konkursu miasta będą prezentować zrealizowane przedsięwzięcia i inwestycje, które mają służyć ochronie środowiska, w szczególności nowatorskie i wysoce efektywne ekologicznie oraz ekonomicznie rozwiązania techniczne, technologiczne i organizacyjne.

2. Promocja konkursu wśród grupy docelowej projektuW wyniku promocji konkursu wśród grupy docelowej projektu na konkurs powinno wpłynąć co najmniej 60 wniosków konkursowych. Niespełnienie tego wymogu będzie oznaczało nienależyte wykonanie umowy.

3. Zarządzanie treścią na stronie internetowej projektu - www.miejskajazda.pl, w tym w szczególności:

3.1 Przygotowanie banera na główną stronę internetową projektu spójnego z logo projektu;3.5 Przygotowanie i umieszczenie na głównej stronie internetowej projektu materiałów informacyjno-

promocyjnych o projekcie;3.6 Opracowanie graficzne i umieszczenie na stronie internetowej projektu regulaminu konkursu

z załącznikami, w tym przygotowanych przez Wykonawcę elektronicznych wersji formularzy będących załącznikami do regulaminu konkursu dających możliwość dołączania zdjęć, filmów, prezentacji;

3.7 Przygotowanie, opracowanie graficzne i umieszczenie na stronie materiałów informacyjnych dot. konkursu i wizyt studyjnych, m.in. listy laureatów konkursu, programu wizyt studyjnych, folderu z opisami nagrodzonych i wyróżnionych przedsięwzięć lub inwestycji.

Wszystkie materiały, które będą umieszczone przez Wykonawcę na stronie internetowej projektu, muszą być uprzednio zaakceptowane przez Zamawiającego.

4. Zapewnienie obsługi konkursu, w tym w szczególności:4.7 Zebranie i zewidencjonowanie nadesłanych wniosków konkursowych, tj. poprzez utworzenie

bazy danych obejmującej nazwy miast, ich dane teleadresowe, nazwy przedsięwzięć lub inwestycji, rok ich realizacji;

4.8 Dokonanie oceny formalnej wniosków konkursowych;4.9 Przekazanie wniosków konkursowych Zamawiającemu do oceny merytorycznej;4.10 Przygotowanie zestawienia ocen formalnych i merytorycznych nadesłanych wniosków

konkursowych;

26

4.11 Przygotowanie protokołu z posiedzenia Kapituły Konkursu;4.12 Informowanie, na stronie internetowej projektu, o postępach z realizacji konkursu.

5. Opracowanie graficzne, na podstawie nagrodzonych i wyróżnionych przedsięwzięć lub inwestycji, i wydruk folderów z opisami nagrodzonych i wyróżnionych przedsięwzięć lub inwestycji, w języku polskim (100 szt.) i języku angielskim (100 szt.):

5.1. Minimalnie 30 stron a maksymalnie 34 strony + okładka;5.2. Okładka: papier makulaturowy ok. 250 g/m2, kolor - 4+4;5.3. Wkład: papier makulaturowy ok. 150 g/m2, kolor – 4+4;5.4. Format broszury: 21 x 21 cm.

Wykonawca opracuje folder w oparciu o materiały przekazane przez Zamawiającego. Folder powinien być zgodny z „Zasadami projektowania broszur, folderów i ulotek wydawanych przez Ministerstwo Środowiska”. Folder powinien być dostosowany do umieszczenia na stronie internetowej projektu (format pdf).

Projekt folderu w polskiej i angielskiej wersji językowej zostanie przekazany do Zamawiającego drogą elektroniczną w celu jego akceptacji.Zaakceptowany projekt folderu zostanie przekazany do Zamawiającego drogą elektroniczną w formacie Word oraz w formacie pdf.

6. Przygotowanie raportu z realizacji I etapu umowy, obejmującego m.in. bazę danych zawierającą zebrane i zewidencjonowane wnioski konkursowe, w której przechowywane będą dane osobowe uzyskane od uczestników konkursu, w szczególności dane teleadresowe, kategoria i tytuł zgłoszonego przedsięwzięcia lub inwestycji, ranking wszystkich zgłoszonych przedsięwzięć i inwestycji oraz listę laureatów konkursu wraz z uzasadnieniem wyboru zgodnie z protokołem z posiedzenia Kapituły Konkursu. Raport zostanie przygotowany w wersji papierowej i elektronicznej, tj. w formacie Word oraz pdf, z możliwością wydruku.

ETAP II – organizacja i przeprowadzenie czterech 4-dniowych wizyt studyjnych w czterech różnych państwach europejskich, jako nagród w konkursie

Wykonawca zorganizuje cztery 4-dniowe wizyty studyjne do czterech różnych państw europejskich, tj.: Wielkiej Brytanii, Danii, Hiszpanii, Szwecji. W każdym państwie uczestnicy wizyt studyjnych odwiedzą po dwa miasta. W przypadku gdy któreś z wymienionych państw odmówi przyjęcia delegacji z Polski Zamawiający dopuszcza organizację wizyty studyjnej w innym państwie europejskim, którego miasta można podać za przykłady zrównoważonych miast. Propozycja innego państwa musi być uzgodniona i zaakceptowana przez Zamawiającego.

W czterech wizytach studyjnych wezmą udział łącznie 52 osoby, w tym: laureaci konkursu, pracownicy Zamawiającego (po 2 osoby w każdej wizycie studyjnej)

27

tłumacz (w każdej wizycie studyjnej).

Zamawiający dopuszcza, aby w wizytach studyjnych wzięło udział mniej osób, jednak min. 50 uczestników. Zmniejszenie ogólnej liczby uczestników wizyt studyjnych jest dopuszczalne wyłącznie z przyczyn losowych, których nie dało się przewidzieć wcześniej. Dodatkowo w każdej wizycie studyjnej weźmie udział przedstawiciel Wykonawcy, jako osoba odpowiedzialna za sprawy logistyczno-organizacyjne podczas wizyty studyjnej. Wizyty studyjne odbędą się w czterech różnych terminach, w okresie wrzesień – październik 2014 r., przy czym Zamawiający dopuszcza możliwość organizacji wizyt studyjnych również w sierpniu, co jednak będzie wymagało uprzedniej akceptacji Zamawiającego.Każda wizyta studyjna odbędzie się w dniach roboczych. Wylot i powrót planowane są w godzinach popołudniowych.

1. Przygotowanie programu wizyty studyjnej w każdym z państw.Każda wizyta studyjna w swoim programie będzie zakładała odwiedzenie co najmniej dwóch miast w danym kraju. Wizyty studyjne rozpoczną się spotkaniem z przedstawicielami jednostek samorządowych w następujących miastach:

2.1 Bristol – Wielka Brytania; 2.2 Kopenhaga – Dania; 2.3 Vitoria-Gasteiz – Hiszpania;2.4 Sztokholm – Szwecja;

Wykonawca zaproponuje, w każdym z państw, co najmniej jedno dodatkowe miasto, które może pochwalić się osiągnięciami z zakresu zrównoważonego rozwoju miast, do którego będzie można udać się w ramach wizyty studyjnej. Przed organizacją wizyt studyjnych propozycja miast musi być skonsultowana z przedstawicielem państwa przyjmującego i zaakceptowana przez Zamawiającego.

Wykonawca będzie odpowiedzialny za organizację merytoryczną i logistyczną wizyt studyjnych i kontakt z przedstawicielami miast, do których odbędą się wizyty studyjne. Każda wizyta studyjna będzie miała dwa tematy, w tym jeden temat przewodni i jeden temat dodatkowy. Temat przewodni i temat dodatkowy będą obejmowały poniższe kategorie konkursu, tj.:

1) Transport ekologiczny i infrastruktura drogowa; 2) Gospodarka wodno-ściekowa i ochrona wód;3) Efektywność energetyczna w budownictwie; 4) Ochrona powietrza;5) Zieleń w mieście;6) Systemy zapobiegania i powstawania odpadów i ich ponownego wykorzystywania;7) Planowanie i realizacja miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego

z uwzględnieniem zintegrowanych inwestycji terytorialnych (ZIT).

Program wizyt studyjnych będzie zakładał spotkania z reprezentantami instytucji, firm, przedsiębiorstw, którzy są odpowiedzialni za wprowadzanie rozwiązań infrastrukturalnych w miastach mających służyć

28

zrównoważonemu rozwojowi miast. Wykonawca uczestnikom wizyt studyjnych zapewni możliwość odwiedzenia tych inwestycji. Wszelkie koszty związane z zaangażowaniem ekspertów po stronie państwa przyjmującego pokrywa Wykonawca.

2. W każdej wizycie studyjnej zapewnienie tłumacza, z języka polskiego na język urzędowy kraju, do którego będzie organizowana wizyta studyjna.

3. Zorganizowanie i zapewnienie przelotu wszystkich uczestników wizyt studyjnych z Portu Lotniczego im. F. Chopina w Warszawie do miasta, w którym rozpocznie się wizyta studyjna oraz przelot powrotny do Warszawy na ww. lotnisko.

4. Zorganizowanie i zapewnienie transportu podczas wizyt studyjnych, w tym w szczególności zapewnienie transportu pomiędzy miastami oraz na spotkania.

Wykonawca może również wskazać środki transportu publicznego, którymi uczestnicy wizyt studyjnych będą mogli się przemieszczać. W razie przemieszczania się środkami transportu publicznego, uczestnikom wizyt studyjnych Wykonawca udzieli niezbędnych informacji, w szczególności odnośnie odpowiednich przystanków, numerów linii określonych środków transportu oraz koniecznych przesiadek. Wykonawca będzie zobowiązany do zakupu dla każdego z uczestników biletów pozwalających na korzystanie z odpowiedniego środka transportu.

5. Zapewnienie uczestnikom wizyt studyjnych, tj. laureatom konkursu, pracownikom Zamawiającego i tłumaczowi, trzech noclegów w hotelach min. 3-gwiazdkowych, w pokojach jednoosobowych (pokój z łazienką + śniadanie). Hotel powinien być położony w centrum miasta. Przed dokonaniem rezerwacji propozycje hoteli zostaną skonsultowane i zaakceptowane przez Zamawiającego, w formie elektronicznej na adres: …………….….

Koszt doby hotelowej musi mieścić się w diecie hotelowej przysługującej w danym kraju, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), zwanym dalej „rozporządzeniem”.

6. Wypłacenie laureatom konkursu oraz pracownikom Zamawiającego, będących uczestnikami wizyt studyjnych, należności pieniężnej na wyżywienie w wysokości obliczonej zgodnie z § 12, § 13 ust. 3, § 14 ust. 2 rozporządzenia oraz załącznikiem do rozporządzenia.

Należności pieniężne zostaną wypłacone ww. uczestnikom bezpośrednio przed wylotem, na podstawie zestawienia przygotowanego przez Wykonawcę, które będzie wymagało uprzedniej akceptacji Zamawiającego. Przygotowane zestawienie zostanie przesłane do akceptacji drogą elektroniczną. Należności pieniężne zostaną wypłacone w walucie będącej podstawowym środkiem płatniczym w państwie, w którym będzie odbywać się wizyta studyjna. Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia Zamawiającemu potwierdzenia dokonania wypłaty należności pieniężnych każdemu z ww. uczestników.

29

7. Zapewnienie odpowiedniego pakietu ubezpieczeń dla uczestników wizyt studyjnych, które powinno zawierać: pokrycie kosztów leczenia, ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej, ubezpieczenie bagażu podróżnego, ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW).

8. Sporządzenie raportu z realizacji II etapu umowy, zawierającego m.in. program wizyt studyjnych, listę uczestników, zbiór wygłaszanych prezentacji, dokumentację zdjęciową, inne materiały informacyjne zdobyte podczas wizyt studyjnych. Raport zostanie przygotowany w wersji papierowej i elektronicznej, tj. w formacie Word oraz pdf, z możliwością wydruku.

ETAP III – organizacja konferencji podsumowującej projekt

1. Wykonawca przygotuje i wyśle zaproszenia do udziału w konferencji podsumowującej projekt do 100 osób zgodnie z listą adresową przekazaną przez Zamawiającego.Forma zaproszenia oraz treść zaproszenia będą podlegały akceptacji Zamawiającego.

2. Opracowanie graficzne, wydruk oraz oprawa dyplomów dla laureatów konkursu (nagrodzonych i wyróżnionych). Projekt dyplomu zostanie przedstawiony Zamawiającemu do akceptacji.

3. Zapewnienie statuetek z grawerem (Ministerstwo Środowiska, nagroda lub wyróżnienie w konkursie, kategoria, miejsce, rok przyznania) – statuetka formą powinna nawiązywać do nowoczesnego miasta i ekologii. Propozycja statuetki zostanie przekazana do akceptacji Zamawiającemu.

30

Załącznik nr 2 do umowy …………………..

Szczegółowy harmonogram realizacji umowy:

Lp. Nazwa zadania Termin realizacji1. Etap I

1.1 Opracowanie planu promocji konkursu

1.2 Zarządzanie treścią na stronie internetowej projektu www.miejskajazda.pl

1.3 Promocja konkurs

1.4 Zebranie i zewidencjonowanie nadesłanych wniosków konkursowych oraz dokonanie ich oceny formalnej

1.5 Przekazanie wniosków konkursowych Zmawiającemu do oceny merytorycznej

1.6 Przygotowanie zestawienia ocen formalnych i merytorycznych nadesłanych wniosków konkursowych

1.7 Przygotowanie protokołu z posiedzenia Kapituły Konkursu

1.8 Opracowanie graficzne i wydruk folderu, w języku polskim i języku angielskim, z nagrodzonymi i wyróżnionymi przedsięwzięciami lub inwestycjami

1.9 Projekt raportu z realizacji I etapu

1.10 Raport z realizacji I etapu

2. Etap II

2.1 Przygotowanie programu wizyty studyjnej w każdym z państw

2.2 Organizacja I wizyty studyjnej

2.3 Organizacja II wizyty studyjnej

2.4 Organizacja III wizyty studyjnej

2.5 Organizacja IV wizyty studyjnej

2.6 Projekt raportu z realizacji II etapu

2.7 Raport z realizacji II etapu

3 Etap III

3.1 Przygotowanie i wysyłka zaproszeń na konferencję podsumowującą projekt

3.2 Opracowanie i wydruk dyplomów

3.3 Zapewnienie statuetek

4. Termin realizacji umowy 5 listopada 2014 r.

31

ministerstwo Środowiska - mos.gov.pl web viewinformacje ogólne. ... przekazany do...

Documents