SAHLGRENSKA AKADEMIN INSTITUTIONEN FÖR VÅRDVETENSKAP OCH HÄLSA

Minnesanteckningar Institutionsledning (IL) Datum: 2020-06-05 Tid: 09.00–12.00 Plats: https://gu-se.zoom.us/j/61970359030 Närvarande: Prefekt: Karin Ahlberg

Proprefekt: Carina Sparud Lundin Vice prefekt för samverkan: Helle Wijk Vice prefekt för forskning: Per-Arne Svensson Vice prefekt för utbildning: Inger Jansson Vice prefekt för innovation, digitalisering och nyttogörande: Axel Wolf Viceprefekt och studierektor för utbildning på forskarnivå: Mona Ringdal Sektionschefer: Monica Pettersson, Helena Wigert, Lisen Dellenborg, Sepideh Olausson, Helen Elden, Malin Lindberg. Administrativ chef: Karin Dejke Personalsamordnare: Sofia Särnsten och Eva Thörnqvist Nilsen Ekonomisamordnare: Helén Wärnsäter Administrativt stöd: Karin Mossberg

Minnesanteckningar: Karin Mossberg.

§ Ärenden Beskrivning Åtgärd

Inledande ärenden (§ 1–2)

§ 1 Föredragningslistan fastställs med tillägg under övriga frågor. Etik i examensarbetena – Mona

§ 2 Minnesanteckningar från institutionsledningsmötet 2020-05-08 bifogas. Godkänns och läggs till handlingarna.

Samråds- och informationsärenden (§3-12)

§ 3 Rapport från prefekt Föredragande: Karin Ahlberg

• Institutionens ledamöter i fasta betygskollieget 2021 fastställda. • Dekanens målsättning är ökad samverkan mellan akademins institutioner. PA

föreslår en kartläggning, med definierade kriterier för forskning och utbildning, av institutionens samverkan.

2 (5)

• Rapport från möte med SU. Uppfattning är att samverkan mellan akademin och verksamheten fungerat mycket bra under pandemin.

• Samverkan pågår med CELAM (Centrum för etik, juridik och mental hälsa) som arbetar med forskning om psykisk störning, aggressivt antisocialt beteende och moraliskt och straffrättsligt ansvar i en tvärvetenskaplig referensram.

• Övrig information; forskardagen den 4 februari 2021, som är ett samarrangemang mellan SA och SU, kommer fokusera på covid19 och institutionen kommer att vara representerade i programmet.

§ 4 Ekonomi Föredragande: Helén Wärnsäter Tertialbokslutet 2020-04-30 – se bilaga Bokslutet visar att institutionen följer budget i stort med ett underskott på 2.9 miljoner. Kostnadssidan ligger något under budget medans inkomstsidan eventuellt ligger något högt eftersom att eventuell återbetalning för ej uppnått uppdrag kommer dra ner anslaget vid årets slut. GPCC ligger på +3 miljoner huvudsakligen beroende på att deras samverkanspartners ännu ej fakturerat. Lönekostnaderna ligger lägre än budget och samma gäller för driftskostnader som till största del beror på att fakturorna för VFU ej inkommit. Carina undrar om institutionen kan förvänta sig lägre kostnader för VFU på grund av pandemin. Men bokslutet visar inga avgörande skillnader i det institutionen ska betala. För forskning ligger driftskostnader lägre vilket bland annat beror på inställda konferenser och resor till följd av pandemin.

§ 5 Mål och strategier för utbildning, forskning och samverkan Föredragande: Karin Ahlberg/Mona Ringdal/sektionscheferna/Axel Wolf/PA Svensson Strategi för handledarskap av doktorander – Mona presenterar Inför 2021 kommer troligen doktorandhandledning finansieras av utbildningspengar. Beslut på institutionen att i eISP endast dokumentera handledningstid för de av institutionen anställda handledarna. Diskussion om handledarskap och olika typer av finansiering av doktorander där kombinationsanställdas möjligheter att samverka med verksamheterna i form av doktorandprojekt poängteras. PA menar att vi måste vara flexibla när det gäller handledarkonstellationer när tjänsterna inte finansieras av institutionen och att våra påverkansmöjligheter är större vid internt finansierade doktorandprojekt. Strategin tas upp på FUS och FOS och återkommer på institutionsledningsmöte. Förutsättningar för adjungerade lärare vad gäller innehåll och fördelning för utbildning/forskning/samverkan – sektionscheferna Sektionscheferna utgår från Helles dokument för hur de adjungerade lärarnas tid ska fördelas på utbildning, forskning och i viss mån samverkan och den hållningen är helt i linje med SU uppstramade policy för adjungeringar. Helle och prefekt har terminsvisa möten med alla adjungerade lärare, Helle föreslår att sektionscheferna är med på nästa möte i oktober. Diskussion om vad som gäller när en adjungerad lärare tar uppdrag som

3 (5)

opponent eller betygsledamot. Om läraren tar uppdraget som representant för vår institution räknas uppdraget ingå i lärarens tjänstgöring hos oss. Distansundervisning till hösten - Axel presenterar Utifrån rektors inriktningsbeslut från 4 juni fortsätter den undervisning som kan ges på distans i digital form, förändringen är att undervisning som behövs ges på plats kan genomföras men utifrån rekommendationer från FHM. Axel informerar om sina rekommendationer gällande användandet av Zoom och Teams vilket innebär att ansvarig lärare för kurstillfället skapar en zoomlänk via Canvas och att all intern kommunikation bör ske via Teams. För information så kan studenterna nu skapa zoom möten i Canvas. Vidare information om att Urkund är ett viktigt verktyg för att jämföra studenternas arbeten och att föreläsningsmaterial på kurser ska laddas upp på Urkund för att senare kunna jämföras med studenternas inlämnade uppgifter. Medarbetarna har framfört att de saknat stöd i hur dem ska arbeta med digital undervisning och Axel framhåller att stöd för lärarna finns på GU centralt. Mer information om detta kommer på personaldagen och i kommande nyhetsbrev. Diskussion kring benämning och organisation av forskargruppsledare, forskningsmiljö och forskargrupper - PA presenterar, 30 min. Målet är att alla medarbetare i en sektion ska ingå i en forskargrupp. Definitionen av en forskargrupp bör därför diskuteras, kanske en bättre benämning på det vi idag kallar forskargrupper vore styrkeområden, vilket skulle innebära en övergripande definition av den forskning som håller ihop sektionen och att forskargruppsbenämningen används för mer löst organiserade grupper som bedriver forskning. Viktigt med en definition inför presentation av vår forskning på nya extern webben som lanseras i september. Diskussion om forskargruppsledarnas roll i sektionerna och samverkan med sektionscheferna samt svårigheten för forskargruppsledarna att få tid till sitt uppdrag. Inger framför lärarlagens synpunkter på att kopplingen mellan utbildning och forskning måste bli tydligare. Frågan tas åter upp på nästa institutionsledningsmöte den 20 augusti, ett underlag ska tas fram till dess.

§ 6 Rekrytering Föredragande: Karin Ahlberg Post doc tjänsten 17 sökande, intervjuer pågår, beslut tas vecka 24.

§ 7 Uppdrag inom och utom institutionen Föredragande: Karin Ahlberg Programansvarig ssk Uppdragsbeskrivning finns och process pågår för att hitta en programansvarig med mål att personen ska vara på plats till hösten. Ledamöter till Cancerfondens forskningsnämnd Karin Ahlberg har nominerats från vår institution.

4 (5)

§ 8 Arbetsmiljöfrågor Föredragande: Karin Ahlberg/Sofia Särnsten/Eva Thörnqvist Nilsen Retendo - Sofia presenterar, se bilaga Förslaget om ett nytt arbetssätt i Retendo har varit upp på institutionsrådet och i arbetsmiljögruppen. Förslaget konstaterar att institutionen behöver ett systemstöd för utbildningsplanering som är tillgängligt för medarbetare och chef. Diskussion om och hur Retendo ska användas och om eventuell komplettering med ytterligare system bör göras. Frågan tas upp på nästa chefsgruppsmöte. Årshjul och aktivitetslistor Ledamöterna uppmanas läsa igenom till kallelsen bifogade dokument.

§ 9 Miljö och hållbar utveckling Föredragande: Karin Ahlberg/Helle Wijk/ Eva Thörnqvist Nilsen Internationalisering på hemmaplan - Helle rapporterar om sitt arbete. Tas upp på nästa institutionsledningsmöte. Årshjul och aktivitetslistor Ledamöterna uppmanas läsa igenom till kallelsen bifogade dokument.

§ 10 Lokalplanering Föredragande: Carina Sparud Lundin Enkäten om förtätning i våra lokaler hade deadline 15 maj. Resultatet ska redovisas vid lämpligt tillfälle. Sektionscheferna har redan tillgång till resultatet. Den 1 juni var sista datum för institutionen att meddela vilka lokaler vi vill lämna ifrån oss. Diskussion har förts med institutionen för neurovetenskap om att ta över våra lokaler i hus 2, plan 3 men inget blev bestämt. Kontakt ska tas på prefektnivå för att lyfta frågan igen.

§ 11 Övriga frågor Föredragande: Karin Ahlberg Kick off 2020 Kick off blir fredag den 21 augusti. Torsdag 20 augusti blir det institutionsledningsmöte. Program till kick off ska göras, prefekt föreslår att en grupp arbetar med detta. Tas även upp på nästa chefsgruppsmöte. Etik i examensarbetena – Mona Tas upp på nästa institutionsledningsmöte.

Pågående/kommande ärenden Ärende Status Ansvarig

5 (5)

Vår vision Fundera på vad som är vår vision

Inst ledning (IL)

SWOTEN Arbetet fortsätter när ARKen är klar

Carina

Uppdatering kartläggning specialist Debatt kunskapsstyrning för nära vård

Carina, Inger och Mona Axel och Helle

SAHLGRENSKA AKADEMIN

TERTIALBOKSLUT 2020-04-30

HELÉN WÄRNSÄTER

SAHLGRENSKA AKADEMIN

Institutionen totalt

INST FÖR VÅRDVETENSKAP OCH HÄLSA

Resultaträkning Budget 2020

Utfall April 2020

%

Intäkter 173 416 60 570 35%

Kostnader -196 405 -67 887 34% (32%)

Resultat -22 989 -7 317 32%

Förändr semlönskuld 4 397

Resultat -22 989 -2 920 13%

Verksamhet/ resultat

Budget2020

UtfallApril 2020

Utbildning -16 400 - 4 950

Forskning -4 900 - 2 153

Ext o stöd vsh 0 1 517

GPCC -1 700 2 666

Totalt: -23 000 -2 920

Avvikelser:• Intäkterna eventuellt för höga –

återbetalning för ej uppnått uppdrag (1 000 mnkr/ 4 mån)

• Kostnadssidan något under budget• Förändring semesterlöneskuld• GPCC förbättrar resultatet

• Följer budget i stort

Lönekostnader, övriga driftskostnader

Övriga driftskostnader (infra), pandemin???

Bidragen flyter in enl budget, övriga driftskostnader

Avtal finns med alla motparter men alla har inte fakturerat oss ännu

En blick framåtTillitsdelegationen inrättades av regeringen juni 2016. I oktober 2019 lämnade delegationen över SOU:n,Med tillit följer bättre resultat – tillitsbaserad styrning och ledning i staten SOU 2019:43. Remissvar harinkommit från flera myndigheter och GU skickades in sitt betänkande under våren 2020.Delegationens nuvarande uppdrag är att ta fram en gemensam obligatorisk introduktionsutbildning förstatsanställda.https://tillitsdelegationen.se/

GU:s svar:GU instämmer i att tillitsbaserad styrning, som utgår ifrån de åtta vägledande principer, skaparförutsättningar för en högre måluppfyllelse och kvalitet i statsförvaltningen. Principerna kommer utmanalinjestyrningen och tilltro till IT-systemlösningar. GU identifierar externa hinder såsom kortsiktigekonomisk styrning och omfattande krav på återrapportering. GU vill framhålla vikten av att kraven påtillitsbaserad styrning omfattar de myndigheter vars verksamhet har direkt påverkan på universitets- ochhögskolesektorns verksamhet, som Universitetskanslersämbetet, Universitets- och högskolerådet,Ekonomistyrningsverket och de statliga forskningsfinansiärerna.

I SOU 2018:38 Styra och leda med tillit (s429-442) beskriver tillitsbaserad styrning och ledning som;medarbetarens kunskap och engagemang tas till vara på i organisationen. Genom att lämnagranskningssamhället och kommer vidare in i samarbetssamhället, där tillit är basen, ökarlyhördheten och intresset för beteendevetenskap. Det innebär att mål mäts och dokumenteras i dialogmed den som granskas.Tillitsbaserad styrning har en långsiktig påverkan på normer, vilket ger medarbetaren förutsättningaratt bidra till en värdeskapande verksamhetsutveckling. När utgångspunkten för verksamheten ärbrukaren/kunden, blir det mer naturligt att vända sig till tillitsbaserad styrning där ansvar delegerasner inom verksamheten med tilltro till medarbetarens kunskap och professionalism.I denna styrning så omnämns ledarskapet som medledarskap och coachande chefer. I medledarskapettar alla gemensamt ansvar till att utveckla verksamheten och skapa förutsättningar. Att notera är attmedledarskap inte ersätter linjeorganisationen, utan båda behövs. Verktyget för en chef att uppnåmedledarkap är coachande ledarskap.

Vart är vi just nu?Mars, på uppdrag av prefekt genomförs en utvärdering av Retendo utifrån perspektiven verksamhetsnytta, användbarhet och digital arbetsmiljö23/4 utvärderingen presenterades vid ett chefsmöte6/5 utvärderingen och förslagen, Enbart utbildning planeras och Planering av kurs direkt i Retendo diskuterades på IR14/5 utvärderingen och förslag, Enbart utbildning planeras och Planering av kurs direkt i Retendo diskuterades i arbetsmiljögruppen 1/6 medarbetares synpunkter och nästa steg utifrån ett chefsperspektiv diskuterades med sektionscheferna.

Synpunkter från medarbetare- Att kursansvarig ska planera direkt i Retendo, anses bli ett extra arbetsmoment och en sällan

uppgift.- Behöver vi Retendo? Samarbetet mellan chef och medarbetare har förändrats i de nya sektionerna i

med tätare avstämningar med närmaste chef. Det finns en ökad tillit till chefen. - Systemet hade en funktion, men det är nu överspelat. - Ett systemstöd behövs pga av komplexiteten i utbildningsuppdraget.- Det är svårt att hitta i Retendo. Önskemål om ett mer tillgängligt system. - Allt dubbelarbete ska bort. Kan Excell vidareutvecklas? Istället för att ett nytt verktyg

Några av Retendos begräsningar:- Ny upphandling för planeringsverktyg är på gång. Retendos upphandling går ut 2021. - Retendo har många systemadministrativa brister och bygger till huvuddel på att uppgifter

registreras manuellt i systemet.- Retendo är idag i första hand ett planeringssystem för chef.

Förslag till nästa stegI två steg nå till fram till: ett systemstöd för utbildningsplaneringen, som är tillgängligt för både medarbetare och chef.

Steg 1, utbildning planeras enbart i Retendo med syftet att bibehålla överblicken. Uppgifter som registreras manuellt i Retendo minskas ner till ett minimum.

Steg 2, identifiera ett systemstöd eller liknande, som bygger på mindre manuell hantering och ökar medarbetarnas tillgänglighet till systemet. Systemstöd som minskar dubbelarbete och klarar import.

Att göra och fundera på:Hur informeras medarbetarna? Vad är en realistisk tidplan?

Sektionschefer tillsammans med HR-stöd diskuterarar praktiska lösningarna när enbart utbildning planeras i Retendo. Hur ofta ska systemet uppdateras? Behöver årshjulet för planering i Retendo uppdateras?

Tjänstgöringsplaner sickas en gång per termin till facket. Hur hanterar vi det?

Medarbetarens tjänstgöringsplan utgår från institutionens tjänstgöringspolicy. Den individuella planen dokumenteras i ett excell-dokument, som medarbetare och chef har tillgång till. Vart ska tjänstgöringsplanen sparas? Ska det finns en gemensam mall?