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FORMACION DE AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD

SEGURIDAD DEL SUR LTDA

MODULO 2 METODOLOGIA DE AUDITORIAS INTERNAS

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OBJETIVOS

Desarrollar habilidades en los estudiantes para la preparación de documentos de auditoría

Establecer una metodologÍa para la planeación, ejecución, verificación y control de auditorias internas

Auditar procesos de la organización utilizando una metodologia

Conocer y manejar el proceso de calificación de auditores internos de calidad.

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AGENDA

8:00 QUE ES AUDITORIA INTERNA COMO SE REALIZA : UN PROCEDIMIENTO GRAL

– TALLERES DE REQUISITOS 10:00 RECESO 10:15 PLANEACION Y LISTAS DE CHEQUEO

– TALLERES– ELABORACION LISTAS DE CHEQUEO VS REQUISITOS NORMA.

1:00 ALMUERZO 2:00 REALIZACION AUDITORIA CASO 1 AUDITORIA

– PREGUNTAS ABIERTAS– TECNICAS DE AUDITORIA

CASO 2 AUDITORIA– TRABAJO DE CAMPO LIBRE– OBSERVACIONES

3:00 CONCLUSIONES 4:00 REDACCIONES DE NO CONFORMIDADES INTERNAS

– CHEQUEO Y ELABORACION LISTAS DE CHEQUEO VS REQUISITOS NORMA. 5:00 FIN

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QUE ES LA AUDITORIA INTERNA

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Conceptos y definiciones AUDITORIA DE CALIDAD

AuditoriaProceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria.

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AUDITORIAS INTERNAS

LA REALIDAD--------------

Procesos-------------

LO QUE SE HACE

OBJETIVO________

Satisfacción del clienteISO 9001

Mejoramiento--------------------

LO QUE SE QUIERE HACER

CRITERIOS -----------------

Manual de CalidadProcedimientosInstrucciones

EspecificacionesNormas

----------------LO QUE SE DEBE HACER

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Justificación de Auditorias internas

Establecer si se cumplieron los objetivos de los procesos

Detectar oportunidades de mejora Asegurar la implementación efectiva de los procesos

de la organización Verificar la capacidad de los proceso para el logro

de los objetivos de calidad Evaluar las fortalezas y debilidades del SGC

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PROTAGONISTAS DE LA AUDITORIA INTERNA

AUDITOR AUDITADO

CLIENTE

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Auditoria interna Herramienta de Gestión

Alta dirección Auditoria interna de Calidad

FORTALEZAS Y DEBILIDADES EFICAZ Y EFICIENTE

SGC

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Principios del proceso de Auditoria

Herramienta confiable

APOYAR POLITICAS APOYAR CONTROLES DE GESTION

CONCLUSIONES

PERTINENTES SUFICIENTES

FORMA DE ACTUAR PARA MEJORAR

DESEMPEÑO

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Principios

AUDITORES

PROCESO DE AUDITORIA

•PRESENTACION JUSTA

•CUIDADO PROFESIONAL •CONDUCTA ETICA

• ETICA • EVIDENCIA

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TIPOS AUDITORIA

Nota: Las auditorias internas, denominadas en algunos casos como auditoria de primer parte, se realizan por, o en nombre de la propia organización para fines internos y puede constituir la base para la auto declaración de conformidad de una organización.

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AUDITORIAS INTERNAS

EVIDENCIAREGISTRO, DECLARACIONES DE HECHOS

O CUALQUIER INFORMACION QUE SON PERTINENTES PARA LOS CRITERIOS DE AUDITORIA Y QUE SON VERIFICABLES.

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HALLAZGOS DE AUDITORIASResultados de la evaluación de la evidencia de

la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria.

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AUDITORIA INTERNA

NO CONFORMIDADEl no cumplimiento de un requisito especifico, No conformidad mayor. es la ausencia o la no aplicación de un elemento del sistema de calidad

en toda la empresa. Suma de no conformidades menores = mayorNo conformidad menorEs el incumplimiento puntual de parte de un elemento del sistema de

calidad

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NO CONFORMIDAD, CORRECIÓN, ACCIÓN CORRECTIVA Y PREVENTIVA

NO CONFORMIDAD

INCUMPLIMIENTO DE UN REQUISITO

CORRECION ACCION CORRECTIVA

ACCION PREVENTIVA

MEJORA DE LA CALIDADParte de la gestión de la calidad orientada a aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos

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CLASES DE AUDITORIA

ParaCertificación o Reconocimiento por un tercero.

Para:Evaluar y seleccionar proveedoresEjecutar reevaluación a proveedoresMantener relaciones gana-gana

Para:Evaluar la eficacia del SGCIdentificar oportunidades de mejoramiento

OBJETIVOSEvaluar la capacidad para cumplir los requisitos minimos frente al modelo iso 9001Disminuir la necesidad de efectuar auditoria por los clientes

OBJETIVOSEvaluar la adecuación para cumplir eficazmente los requisitos del sistema de gestión de calidad mediante desarrollo del proveedorVerificar la aplicación de disposiciones contractuales

OBJETIVOSDeterminar si el SGC:Es conforme con los requisitos planificadosSe ha implementado y se mantiene de manera eficaz

TERCERA PARTEOrganización

SEGUNDA PARTEComprador

AUDITORIA EXTERNA

PRIMERA PARTEOrganización

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AUDITORIAS INTERNAS

Certificar la conformidad de un referencial (confianza)

Por tercera parte (organismo independiente)

Dar confianza al compradorPor segunda parte(organización- comprador o cliente)

Mejorar sistema Aumentar la confianza interna

Por primera parte

PROPOSITOTIPOS DE AUDITORIA

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AUDITORIA EN FUNCION DEL OBJETO

AUDITORIA DEL SISTEMA DE CALIDAD AUDITORIA DE LOS PROCESOS AUDITORIA DE LOS SERVICIO (SELLOS

DE CALIDAD)OTROS AUDITORIA DE PROVEEDORES AUDITORIA DE PLANES DE CALIDAD

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REQUISITOS DE AUDITORIA INTERNA 8.2.2 ISO 9001

EL SGC es•Conforme a disposiciones •Eficaz

Registrar resultados de

Auditorias

Actividad por auditar

Registro

Criterio y Método

SelecciónOBJETIVIDADIMPARCIALIDAD

EstadoImportanciaOtras Auditorías

Plan

Acciones correctivas

Aplicación y eficacia de acciones

correctivas

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PLANEACION Y LISTAS DE CHEQEO

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AUDITORIAS INTERNAS

Programa de auditoriaConjunto de una o mas de auditorias planificadas para

un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

Criterios de AuditoriaConjunto de políticas, procedimientos o requisitos

utilizados como referencia.

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Etapas de la auditoria

seguimiento

preparación

Auditoria campoActividades

posteriores

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PROCESO DE LA AUDITORIAAUDITORIA DE CALIDAD

PLANEACION

EJECUCION

REPORTEEJECUCION

REUNION DE APERTURA

ENTREVISTASREUNION DE CIERRE

PLANEACION

DEFINICION DEL ALCANCEDEFINICION DEL OBJETIVO

ESTUDIO DE DOCUMENTOSDEFINIR LOS RECURSOS

COMUNICAR

REPORTE

CONTENIDO DEL INFORMELISTA DE DISTRIBUCION

ANEXOS

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Planeación la auditoria

Objetivos y alcance Personas responsables obj. Alcance. Documentos de Referencia Auditores Fecha y lugar donde se realizara Procesos a auditar Tiempo duración de cada auditoria Programa de reuniones Requisitos de confidencialidad

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PLANIFICACION DE PROCESOS

Actuar y mejorar procesos

Determinar y revisar los clientes de

los procesosIdentificar

necesidades

Analizar estas

necesidades

Planificar la implementación de los medios para satisfacer

estas necesidades

Implementar los medios

Verificar y hacer

seguimiento de las actividades

resultantes

A P V H

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ASPECTOS POR VERIFICAR

Adecuación de la documentación que describe la

operación de los procesos

Disponibilidad documental y de registros

Aplicación de las acciones correctivas y preventivas

Indicadores de control de

procesos

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ASPECTOS POR VERIFICARSeguimiento del

desempeño del proceso y control de no

conformidades Identificación y comunicación de los requisitos del

cliente

Satisfacción del cliente y

mejoramiento continuo

Suficiencia del personal

competente

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ASPECTOS POR VERIFICARIdentificación de los objetivos del

proceso

Despliegue de directrices y

objetivos

Evidencia de planificación del

proceso Suficiencia de los recursos y

ambiente de trabajo

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REALIZACION DE AUDITORIA

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TECNICAS DE AUDITORIA

Son las herramientas de las que se dispone el auditor para obtener la evidencia objetiva necesaria. Entre las técnicas utilizadas se encuentran:

INDAGACION OBSERVACIONES

EXPLORACION RASTREO

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ESTRATEGIA PARA AUDITORIACUBRIR TODOS LOS REQUISITOS

Cubrir evidencias : • En el tiempo

• En los items

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Comportamiento del auditor (entrevistas)

Escucha activa.Resumir y reforzar la presentación y argumentos del

auditado.Ej:“ Si he comprendido que…“Ud. Piensa que…“Ud. Opina que..“Ud. Dice que“De acuerdo con lo que entiendo….

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VENTAJASEvitar malos entendidosRegistrar lo esencialMejora el clima de

auditoria

PROTOCOLO Y CIERRERealizar conclusiones

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Ventajas preguntas abiertas?

No se limita al interrogado… Evita agresiones, preguntas sugestivas. Muestran deficiencias Son percibidas como oportunidad y amenaza Aumenta experiencia del auditor

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Como evitar agresiones

Evitar situaciones criticas en la conversación.

Dejar que el otro termine de hablar

No emitir juicios Evitar expresiones (..pero se

sabe que actualmente….) Evitar formulaciones cómo

“tu”, “ud” (ud deberia, tu has perdido la oportunidad de..) .en vez decir..”yo te recomiendo…”

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Retroalimentación

No se debe elogiar exageradamente Criticar o elogiar el hecho- gestión, los

procesos, no la persona Critica de manera colaboradora—(“ como se

puede evitar , como se puede mejorar….”)

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REDACCION DE NO CONFORMIDADES