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MONITOREO ESTRATÉGICO

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo lleva por título “MONITOREO ESTRATEGICO” que nos da a

conocer la importancia del sistema de control, como uno de los procesos administrativos

del Planeamiento Estratégico en la Administración, y este corresponde al estudio de las

empresas que permitirá el cumplimiento de los objetivos y la mejora a través de la

retroalimentación.

También contiene ejemplos, casos prácticos que ayudaran a entender el manejo del

monitoreo estratégico dentro de una empresa y/o entidad.

El trabajo se divide en cuatro puntos importantes:

Significado de control; detalla de manera entendible la definición, importancia,

elementos, tipos y procesos de control.

Sistema de control; define que es un sistema de control.

Índice de gestión; detalla la definición, identificación e implementación

Monitoreo estratégico; detalla en que consta el monitoreo estratégico, usos y utilidad.

Se desarrolla este trabajo con la finalidad de complementar nuestra formación académica del cual nos identificamos.

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INDICE

INTRODUCCIÓN INDICE

MONITOREO ESTRATEGICO

I. CONTROL……………………………………………..........................................5

1.1. Definición de control……………………………………………………51.2. Importancia del control………………………………………………...51.3. Bases del control………………………………………………………...51.4. Elementos del control…………………………………………………...51.5. Pasos del proceso de control……………………………………………61.6. Tipos de control según su peridiosidad………………………………..6

II. SISTEMAS DE CONTROL………………………………………………………6

2.1. Definición…………………………………………………………………...62.2. Objetivos de un sistema de control…………………………………….….72.3. Elementos de un sistema de control………………………………………72.4. Esquema general de un sistema de control……………………………….72.5. Tipos de sistema de control………………………………………………..8

2.5.1.- Los sistemas de control en lazo abierto…………………………...8 2.5.2.- Los sistemas de control en lazo cerrado ………………………….8

III. ÍNDICES DE GESTIÓN…………………………………………………………..93.1 Definición: ……………………………………………………………………..93.2 Identificación……………………………………………………………….…10 3.3 Implementación…………………………………………………………...….10

IV. MONITOREO ESTRATÉGICO…………………………………………….……………….104.1. Definición…………………………………………………………………….10

4.2. Usos……………………………………………………………………….…………………………11 4.3. Utilidad…………………………………………………………………………..………………...11

4.4. El Sistema de Monitoreo Estratégica………………………………………………..…12 4.5. Indicadores…………………………………………………………………..…………………..12 4.6. Finalidad del Monitoreo Estratégica…………………………………….…………..124.7. La Responsabilidad del Monitoreo Estratégico………………………………….…12

  4.8. Surgimiento Del Monitoreo Estratégica………………………………………………13 4.9. Diseño de Sistemas de Control……………………………………………...13

4.10. Monitoreo Estratégico de Programas……………………………….…….13

CONCLUSIONES BIBLIOGRAFÍA

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MONITOREO ESTRATEGICO

I. CONTROL

I.1.Definición de control:

El control administrativo es un proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas.

El control esta mucho más generalizado que la planificación. El control sirve a los gerentes para monitorear la eficacia de sus actividades de planificación, organización y dirección. Un aparte esencial del proceso de control consiste en tomar las medidas correctivas que se requieren. 1

El control es una función administrativa que se concentra en el proceso de vigilar las actividades con el fin de asegurarse de que estén siendo realizados conforme a los planes. El control también incluye la posibilidad de corregir las desviaciones significativas que pueden existir entre las metas y los resultados reales.2

En la administración, la función de control incluye todas las actividades realizadas con la finalidad de garantizar que las operaciones reales concuerden con las operaciones planeadas. Todos los gerentes de una empresa tiene las responsabilidades de control, como son la conducción de evaluaciones del rendimiento y la toma de acciones necesarias para reducir al mínimo las deficiencias. La función de control en la gerencia es importante sobre todo para la evaluación eficaz de la estrategia. El control consiste en cuatro pasos básicos:3

1) El establecimiento de normas de rendimiento.

2) La medición del rendimiento individual y de la empresa.

3) La comparación del rendimiento real con las normas de rendimiento planeadas.

4) La toma de acciones correctivas

1 STONER, R FREEMAN, JAMES ARTHUR FINCH STONER, R. EDWARD FREEMAN, DANIEL R. GILBERT, PILAR MASCARO SACRISTAN: ”Administration – 1996” Pág. 6102 STEPHEN P. ROBBINS, DAVID A. DECENZO: “Fundamentos de administración - 2003” Pág.429 3 FRED R. DAVID: “Conceptos de administración estratégica – 2003” Pág. 133

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El control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.

I.2. Importancia del control

Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.

Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización. La función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.

Producir ciclos más rápidos: Reconocer la demanda de los consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes.

Agregar valor: Obtener ventajas competitivas es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente.

Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo.

I.3.Bases del control

Planear y organizar. Hacer. (es poner en práctica el cómo se planificó y organizó la

consecución de los objetivos) Evaluar. (es la interpretación y comparación de la información

obtenida con los objetivos trazados) Mejorar. (es la puesta en práctica de las medidas que resolverán las

desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema) Los objetivos (es lo que busca lograr la empresa)

I.4. Elementos del control

El control es un proceso cíclico y repetitivo. Está compuesto de cuatro elementos que se suceden:

Establecimiento de estándares: Establece los estándares o criterios de evaluación o comparación.

Un estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o comparación de alguna cosa los cuales son : Estándares

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de cantidad, Estándares de calidad, Estándares de tiempo, Estándares de costos:

Evaluación del desempeño: Tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.

Comparación del desempeño con el estándar establecido: Compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error o falla con relación al desempeño esperado.

Acción correctiva: Busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado.

I.5. Pasos del proceso de control

Establecer normas y métodos para medir el rendimiento:

Medir los resultados: Tomar medidas correctivos Retroalimentación:

I.6.Tipos de control según su peridiosidad

Existen tres tipos básicos de control, en función de los recursos, de la actividad y de los resultados dentro de la organización, estos son: el control preliminar, concurrente y de retroalimentación.

Control preliminar: Se enfoca en la prevención de las desviaciones en la calidad y en la cantidad de recursos utilizados en la organización.

Concurrente: Vigila las operaciones en funcionamiento para asegurarse que los objetivos se están alcanzando.

Control de retroalimentación: La consiste en los resultados históricos como base para corregir las acciones futuras.

II. SISTEMAS DE CONTROL

2.1. Definición:

Es un tipo de sistema que se caracteriza por la presencia de una serie de elementos que permiten influir en el funcionamiento del sistema. La finalidad de un sistema de control es conseguir, mediante la manipulación de las variables de control, un dominio sobre las variables de salida, de modo que estas alcancen unos valores prefijados.Sistema que está integrado por una serie de elementos que actúan conjuntamente y que cumplen un cierto objetivo. Los elementos que componen un sistema no son independientes, sino que están estrechamente

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relacionados entre sí, de forma que las modificaciones que se producen en uno de ellos pueden influir en los demás.

2.2. Objetivos de un Sistema de Control

Garantizar la estabilidad. Ser tan eficiente como sea posible, según un criterio preestablecido.

Este criterio consiste en que la acción de control sobre las variables de entrada sea realizable, evitando comportamientos bruscos e irreales.

Ser fácilmente implementable y cómodo de operar en tiempo real con ayuda de un ordenador.

2.3. Elementos de un Sistema De Control

Sensores. Permiten conocer los valores de las variables medidas del sistema.

Controlador. Calcula la acción que debe aplicarse para modificar las variables de control en base a cierta estrategia.

Actuador. Es el mecanismo que ejecuta la acción calculada por el controlador y que modifica las variables de control.

2.4. Esquema General de un Sistema De Control

2.5. Tipos de Sistema de Control

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2.5.1.- LOS SISTEMAS DE CONTROL EN LAZO ABIERTO: Una señal de entrada actúa sobre los elementos que controlan el funcionamiento de la máquina o proceso, y a la salida se obtiene la señal controlada. En este tipo de sistemas de control la señal de salida no tiene efecto sobre la acción de control.

EJEMPLOS DE SISTEMA DE CONTROL EN LAZO ABIERTO: En nuestra vida cotidiana nos encontramos con muchos de estos sistemas de control. Por ejemplo, el funcionamiento de una lámpara suele estar controlado mediante un interruptor: al accionar el interruptor, el circuito eléctrico se cierra y la lámpara se enciende; cuando se vuelve a accionar el interruptor, el circuito se abre de nuevo y la lámpara se apaga. Se trata de un sistema de control en lazo abierto, ya que permite controlar el funcionamiento de la lámpara a través del interruptor, pero el estado de encendido o apagado de la lámpara (es decir, la salida del sistema) no influye en la acción de control. Otros ejemplos son los sistemas de mando de los electrodomésticos presentes en el hogar (lavadora, horno eléctrico, etc.).

2.5.2. LOS SISTEMAS DE CONTROL EN LAZO CERRADO: En este tipo de sistemas, las señales de salida y de entrada están relacionadas mediante un bucle de realimentación, a través del cual la señal de salida influye sobre la de entrada. De esta forma, la señal de salida tiene efecto sobre la acción de control. En estos sistemas existe un elemento, denominado captador o sensor, que es capaz de detectar los cambios que se producen en la salida y llevar esa información al dispositivo de control, que podrá actuar en consonancia con la información recibida para conseguir la señal de salida deseada. Por tanto, los sistemas de control en lazo cerrado son capaces de controlar en cada momento lo que ocurre a la salida del sistema, y modificarlo si es necesario. De esta manera, el sistema es capaz de funcionar por sí solo de forma automática y cíclica, sin necesidad de intervención humana. Estos sistemas, capaces de autocontrolarse sin que intervenga una persona, reciben el nombre de sistemas de control automáticos o automatismos.

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EJEMPLOS DE SISTEMA DE CONTROL EN LAZO CERRADO: automatismo fácil de entender es el que controla la temperatura de una habitación mediante un termostato. El termostato es un dispositivo que compara la temperatura indicada en un selector de referencia con la existente en la habitación; en caso de que ambas no sean iguales, genera una señal que actúa sobre el sistema de calefacción, hasta hacer que la temperatura de la habitación coincida con la de referencia.

En los sistemas de fabricación también se han incorporado las máquinas automáticas, que llevan a cabo trabajos de precisión y nos evitan realizar tareas pesadas. Esta nueva forma de trabajo se denomina automatización.

Así, existen máquinas que ensamblan vehículos, fabrican tarjetas de circuito impreso, montan cajas de embalaje, franquean y clasifican el correo, transportan materiales de un sitio a otro de la fábrica, rellenan botellas con líquidos, preparan y cierran latas de alimentos en conserva, fabrican medicamentos y los embalan, e infinidad de ejemplos en todos los ámbitos de la industria.

III. ÍNDICES DE GESTIÓN

3.1 Definición:

Es la expresión cuantitativa del comportamiento o el desempeño de toda una organización, cuya magnitud al ser comparada con algún nivel de referencia, puede estar señalando una desviación sobre la cual se tomaran acciones correctivas o preventivas; Es la relación entre las metas u objetivos y los resultados.

Son una unidad de medida gerencial que permite evaluar el desempeño de una organización frente a sus metas, objetivos y responsabilidades con los grupos de referencia; es decir, la relación entre las metas, objetivos y los resultados.

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El desempeño de una empresa se mide de acuerdo a sus resultados y estos a su vez se miden a través de los índices de gestión.

3.2 Identificación

Se debe identificar las necesidades del área involucrada en cuanto a productividad, utilización, concentración, disponibilidad, competitividad, costos, rentabilidad, los cuales se clasifican dependiendo la naturaleza de los datos y necesidad del indicador.

El desarrollo de indicadores de gestión es parte fundamental en el mejoramiento de la calidad, debido a que son medios económicos y rápidos de identificación de problemas.

La identificación y desarrollo de los indicadores son parte fundamental en la evolución de la organización

3.3 Implementación

Se necesita registrar todos los datos necesarios para tener la información y generación de manera automática y concisa todos los indicadores identificados, levantados y validados.

A medida que un área va evolucionando, según las necesidades de la misma se generaran nuevos indicadores.

Los índices de gestión se miden mediante el Balanced Scorecard (tablero de comando)

IV. MONITOREO ESTRATÉGICO

4.1. Definición

Es considerada una actividad gerencial diseñada para dar:

Información continua, oportuna y de calidad. Verifica el progreso en la provisión de servicios (de salud). Identifica problemas oportunamente, y sugiere posibles soluciones. 

El monitoreo consta de actividades operativas y administrativas (adquisiciones, resultados y costos).

Es la acción de reportar todos los casos ocurridos de una determinada condición en el área de influencia a las agencias correspondientes.

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Monitoreo de las acciones y la evaluación de resultados han estado siempre presentes como preocupación y como requisito en el diseño de las políticas, generalmente se los considera como dimensiones externas, controladoras y posteriores al proceso de desarrollo e implementación. Sin embargo, sin ellos no se dispone de insumos para orientar el rumbo y, menos aún, la mejora continua. Sólo conociendo lo que pasa se puede transformar. Por ello, una concepción sistémica e integral de las políticas requiere incorporar el monitoreo como componente para la gestión. Por tanto, no pueden pensarse como acciones a encarar en forma separada y a encarar luego de finalizada la intervención.

Medida de las acciones y de sus efectos con objeto de ejercer control sobre la exposición del hombre o de elementos específicos de la organización.

4.2. Usos:

Para la realización de estimados cuantitativos de la magnitud de un problema.

Facilita la investigación. Medidas de control y prevención. Monitoreo de cambios en los diferentes niveles de atención. Detección de cambios en las prácticas. Planificación.

Proceso sistemático, metódico y neutral que hace posible el conocimiento de los efectos de un determinado programa.

Facilita la identificación, recolección e interpretación  de informaciones para la toma oportuna de decisiones.

4.3. Utilidad:

Para comprobar si se han conseguido los objetivos planteados Para sacar conclusiones y mejorar determinados aspectos Valorar el impacto de los diferentes componentes estratégicos. Puede ser

períodico cada  6 meses, 1, 3 ó bien c/5 años.

Logro de resultados y la demostración de los mismos. Fortalecimiento de la capacidad organizativa para realizar esta función trascendental forma parte del cambio estratégico hacia una gestión

basada en los resultados, una mayor atención al aprendizaje institucional y una rendición de cuentas más estricta.

Unidad responsable de monitorear los procesos vinculados  para garantizar que se logre el cumplimiento de las actividades programadas.

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4.4. El Sistema de Monitoreo Estratégica

El sistema de Monitoreo Estratégico es otro mecanismo de planificación y administración de proyectos. Es propiamente dicho el sistema informativo que se emplea para evaluar el progreso, los resultados y el impacto del mismo. El Monitoreo Estratégico se refiere a la recogida regular, el análisis y el uso de la información, y sobretodo su progreso en el tiempo. La información desde dentro, el sistema de Monitoreo Estratégico reviste una gran importancia por su capacidad para ayudar a desarrollar el proyecto a lo largo de su plazo de duración.

4.5. Indicadores

Los indicadores son criterios cualitativos o cuantitativos que se emplean para comprobar si han ocurrido los cambios propuestos, los indicadores se definen como criterios objetivamente verificables que pueden utilizarse para determinar si los objetivos se han satisfecho. O dicho en otras palabras, los indicadores tienen por finalidad, proporcionar un patrón para medir, evaluar o demostrar el éxito o el progreso de un proyecto con respecto a los objetivos fijados.

4.6. Finalidad del Monitoreo Estratégica

Es la recopilación periódica y sistemática de la información, la gestión de datos que serán posteriormente criticados, procesados y analizados; para fruto de este análisis poder evaluar regular y periódicamente la pertinencia de los resultados, la eficiencia y el impacto de un Proyecto dentro del contexto de sus objetivos establecidos.

4.7. La Responsabilidad del Monitoreo Estratégico:

Es identificar un proceso que asegure que el diseño del sistema de Monitoreo Estratégico es tan adecuado como sostenible para sus proveedores y usuarios. Cuando evaluamos los recursos requeridos para hacer funcionar, necesitamos evaluar los medios y costos de la recogida, tratamiento y análisis de los datos en comparación con el valor del "producto final", o sea, la utilidad de la información producida. Lo que se requiere es que este sistema sea sostenible, o sea, que pueda ser operado y manejado por las instituciones colaboradoras, y su personal. 

  4.8. Surgimiento del Monitoreo Estratégica

Los administradores de éxito (eficientes y eficaces) siempre han urdido buenas estrategias, pero no es sino hasta épocas recientes (1962) que los estudiosos de la administración reconocieron a la estrategia como un factor clave en el éxito organizacional.

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Es un proceso que consiste en las actividades de planeación, organización, dirección y control para alcanzar los objetivos establecidos utilizando para ellos recursos económicos, humanos, materiales y técnicos a través de herramientas y técnicas sistematizadas.

4.9. Diseño de Sistemas de Control

Además de seleccionar una estructura, una empresa también debe establecer sistemas apropiados de control organizacional. Ésta debe decidir cómo evaluar de la mejor manera el desempeño y controlar las acciones de las subunidades. Las opciones se clasifican desde los controles de mercado y de producción hasta las alternativas burocráticas y de control a través de la cultura organizacional.

4.10. Monitoreo Estratégico de Programas

El Sistema de Monitoreo es un sistema de información que recoge y organiza datos sobre la programación y la ejecución de los programas a partir de cuyo análisis es posible responder a preguntas tales como qué hacen, cómo, cuándo, a dónde llegan, a quiénes, a cuántos, dónde y finalmente cuánto cuestan y cuál es el costo de la gestión.

Se definieron los aspectos claves del diseño de este sistema de evaluación permanente que se concreta en informes trimestrales y anuales que recogen y muestran los resultados obtenidos.

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CONCLUSIONES

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Quienes tienen la responsabilidad de dirigir las organizaciones deben procurar

adelantarse a los cambios futuros del entorno y diseñar planes y estructuras flexibles

que permitan la adaptación, la innovación y enfrentar cualquier situación no prevista

 

El monitoreo estratégico implica tener conciencia del control que se presenta en el

entorno día a día, quiere decir no solamente enunciar intenciones sino plantear objetivos

medibles y alcanzables, proponiendo acciones específicas y conociendo las necesidades

de recursos (humanos, físicos, financieros y tecnológicos) para llevar esas acciones a

cabo.

 

Significa además solidez en el trabajo, ya que toda la organización se moverá en busca

de objetivos comunes aplicando unas estrategias también comunes.

BIBLIOGRAFÍA

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- STONER, R FREEMAN, JAMES ARTHUR FINCH STONER, R. EDWARD

FREEMAN, DANIEL R. GILBERT, PILAR MASCARO SACRISTAN:

Administration – 1996”

- STEPHEN P. ROBBINS, DAVID A. DECENZO: “Fundamentos de administración

- 2003”

- FRED R. DAVID: “Conceptos de administración estratégica – 2003”

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