mp advisorit alfresco 20131016 v1 mgg

Manual de procedimiento

Uso de Alfresco

AdvisorIT Ltda. Área consultoría

[email protected] San Antonio 378 Oficina 606

Fono (56 2) 633 3613

20 de Noviembre de 2013

mailto:[email protected]

AdvisorIT Ltda. San Antonio 378 Oficina 606 Santiago, Chile Fono: (56 2) 633 3613 e-Mail: [email protected] Elaborado por : Mallén González G Página 2 de 48

Información del documento

Item Detalle Titulo ¡Error! No se le ha dado un nombre al marcador. Subtitulo Manual de configuración de Alfresco ¡Error! No se le ha dado un

nombre al marcador. Autor Mallen González MGG] Cliente [Advisorit] – [David Garcia]¡Error! No se le ha dado un nombre al

marcador. Categoría [En revisión] [Finalizado]¡Error! No se encuentra el origen de la

referencia. Versión 1.0

Versión Fecha Autor Comentarios 1.0 2013/10/15

13:09:41 Mallen González MGG

Versión Preliminar para revisión

1.1 2013/11/7 17:06:59

Mallen González MGG

Versión final para revision

2.0 20/11/2013 14:54:38

Mallen González Se agrega el ítem operaciones sobre los flujos de trabajo Se agrega tabla de ilustraciones Se actualiza el índice Mejoras ortográficas


Índice contenido 1 Descripción ............................................................................................................................... 6

2 Resumen ejecutivo ................................................................................................................... 6

3 Informe Técnico. ...................................................................................................................... 7

3.1 Ingreso al sistema .............................................................................................................. 7

3.1.1 Datos de acceso web.................................................................................................. 7

3.2 Ajustes de Personalización ................................................................................................ 8

3.2.1 Dashboard .................................................................................................................. 8

3.2.2 Personalizar el Dashboard personal .......................................................................... 8

3.2.3 Editar “mi Perfil" de usuario .................................................................................... 10

3.3 Trabajo de carpetas y archivos ........................................................................................ 12

3.3.1 Estructura del repositorio ........................................................................................ 12

3.4 Archivos o carpetas ya creados ....................................................................................... 15

3.4.1 ordenar carpetas y archivos ..................................................................................... 15

3.5 Acciones sobre archivos .................................................................................................. 16

3.5.1 Subir una nueva version de archivo ......................................................................... 17

3.5.2 Editar un documento fuera de linea ........................................................................ 17

3.5.3 Copiar, mover o eliminar un documento ................................................................. 18

3.6 Administrar permisos de carpetas .................................................................................. 19

3.7 Acciones sobre carpetas .................................................................................................. 20

3.7.1 Gestionar reglas de carpetas ................................................................................... 20

3.7.2 Editar las propiedades de Archivos y carpetas ........................................................ 23

3.7.3 Gestionar los aspectos de carpetas y archivos ........................................................ 24

3.7.4 Agregar las etiquetas a carpetas y archivos ............................................................. 24

4 Crear Flujos de trabajo de un documento ............................................................................. 25

5 Operaciones sobre los flujos de trabajo ............................................................................... 29

5.1 Acceder a la tarea o flujos de trabajo asignados ............................................................... 29

5.2 Editar la tarea o flujos de trabajo asignados...................................................................... 31

5.3 Tareas o flujos de trabajo asignados, sin permisos ........................................................... 32


5.4 Acceder a flujos de trabajo que el usuario ha iniciado ....................................................... 33

6 Roles de usuario y permisos .................................................................................................. 34

7 Accesos de ftp y webdav ........................................................................................................ 37

7.1 Con un Cliente FTP: ............................................................................................................. 37

7.2 WEBDAV .............................................................................................................................. 39

7.3 FTP Y WEBDAV en Windows ............................................................................................... 40

8 Conclusiones y recomendaciones .......................................................................................... 47

9 Comentarios ........................................................................................................................... 47

10 Anexos .................................................................................................................................... 48

Tabla de ilustraciones ILUSTRACIÓN 1:LOGIN ......................................................................................................................................................... 7 ILUSTRACIÓN 2: LINK WEB .................................................................................................................................................... 7 ILUSTRACIÓN 3:PANEL DE CONTROL ........................................................................................................................................ 8 ILUSTRACIÓN 4:PERSONALIZAR PANEL DE CONTROL.................................................................................................................... 9 ILUSTRACIÓN 5: PERSONALIZAR PANEL CON DASHLETS ............................................................................................................... 9 ILUSTRACIÓN 6: VISTA DE DASHLETS ....................................................................................................................................... 9 ILUSTRACIÓN 7:PERFIL DE USUARIOS ..................................................................................................................................... 10 ILUSTRACIÓN 8: EDITAR PERFIL ............................................................................................................................................ 10 ILUSTRACIÓN 9: EDITAR PERFIL CONTINUACIÓN ....................................................................................................................... 11 ILUSTRACIÓN 10:GUARDAR CAMBIOS ................................................................................................................................... 11 ILUSTRACIÓN 11: PERFIL EDITADO ........................................................................................................................................ 11 ILUSTRACIÓN 12: MENÚ ..................................................................................................................................................... 12 ILUSTRACIÓN 13: REPOSITORIO ........................................................................................................................................... 12 ILUSTRACIÓN 14: OPCIONES DE REPOSITORIO ......................................................................................................................... 13 ILUSTRACIÓN 15: CREAR UNA CARPETA ................................................................................................................................. 13 ILUSTRACIÓN 16: CREAR CONTENIDO DESDE CERO ................................................................................................................... 14 ILUSTRACIÓN 17.SUBIR UN ARCHIVO DESDE EL EQUIPO ............................................................................................................. 14 ILUSTRACIÓN 18: SUBIR ARCHIVO, CONTINUACIÓN .................................................................................................................. 15 ILUSTRACIÓN 19:CARPETAS CON CONTENIDO ......................................................................................................................... 15 ILUSTRACIÓN 20:ORDENAR CARPETAS Y ARCHIVOS .................................................................................................................. 15 ILUSTRACIÓN 21:VISTAS DE CARPETAS................................................................................................................................... 16 ILUSTRACIÓN 22:ACCIONES SOBRE ARCHIVOS ......................................................................................................................... 16 ILUSTRACIÓN 17: SUBIR UNA NUEVA VERSIÓN ........................................................................................................................ 17 ILUSTRACIÓN 24: EDITAR FUERA DE LINEA .............................................................................................................................. 17 ILUSTRACIÓN 25: COPIAR , MOVER O ELIMINAR UN DOCUMENTO ............................................................................................... 18 ILUSTRACIÓN 26: ADMINISTRAR PERMISOS DE CARPETAS .......................................................................................................... 19 ILUSTRACIÓN 27: AÑADIR USUARIOS ..................................................................................................................................... 19 ILUSTRACIÓN 28: ACCIONES SOBRE CARPETAS ........................................................................................................................ 20 ILUSTRACIÓN 29: GESTIONAR REGLAS DE CARPETAS ................................................................................................................. 20 ILUSTRACIÓN 30: NUEVAS REGLAS DE CARPETAS ..................................................................................................................... 21 ILUSTRACIÓN 31: CARPETAS CON REGLAS YA CREADAS .............................................................................................................. 21 ILUSTRACIÓN 32: ENLACE A UN CONJUNTO DE REGLAS ............................................................................................................. 22


ILUSTRACIÓN 33 : ENLACE A UN CONJUNTO DE REGLAS, CONTINUACIÓN. ..................................................................................... 22 ILUSTRACIÓN 34: VISTA DE CARPETA CON REGLAS.................................................................................................................... 23 ILUSTRACIÓN 35 ............................................................................................................................................................... 23 ILUSTRACIÓN 36: EDITAR PROPIEDADES ................................................................................................................................. 23 ILUSTRACIÓN 37:GESTIONAR ASPECTOS ................................................................................................................................. 24 ILUSTRACIÓN 38:AGREGAR ETIQUETAS .................................................................................................................................. 24 ILUSTRACIÓN 39: INICIAR FLUJO DE TRABAJO .......................................................................................................................... 25 ILUSTRACIÓN 40: SELECCIONAR UN TIPO DE FLUJO DE TRABAJO .................................................................................................. 26 ILUSTRACIÓN 41: MENSAJE DE FLUJO DE TRABAJO ................................................................................................................... 26 ILUSTRACIÓN 42: FECHA FLUJO DE TRABAJO ........................................................................................................................... 26 ILUSTRACIÓN 43: AÑADIR USUARIOS AL FLUJO DE TRABAJO ....................................................................................................... 27 ILUSTRACIÓN 44: FLUJO DE TRABAJO PORCENTAJE Y ELEMENTOS ................................................................................................ 27 ILUSTRACIÓN 45: VISTA DE FLUJO DE TRABAJO CREADO ............................................................................................................ 28 ILUSTRACIÓN 46: NOTIFICACIONES DE FLUJO DE TRABAJO ......................................................................................................... 28 ILUSTRACIÓN 47: NOTIFICACIÓN CORREO DE FLUJO DE TRABAJO ................................................................................................. 29 ILUSTRACIÓN 48: LISTADO DE TAREAS FLUJO DE TRABAJO ASIGNADOS , ACCEDER POR MENÚ ............................................................ 29 ILUSTRACIÓN 49: LISTADO DE TAREAS FLUJO DE TRABAJO ASIGNADOS, ACCEDER POR DASHLETS ........................................................ 30 ILUSTRACIÓN 50: LISTADO DE TAREAS O FLUJO DE TRABAJO ASIGNADOS ....................................................................................... 30 ILUSTRACIÓN 51: EDITAR, ACEPTAR O RECHAZAR UN FLUJO DE TRABAJO ...................................................................................... 31 ILUSTRACIÓN 52: TAREAS O FLUJO DE TRABAJO SIN ARCHIVOS O PERMISOS .................................................................................. 32 ILUSTRACIÓN 53: LISTADO DE TAREAS FLUJO DE TRABAJO INICIADOS POR EL USUARIO. .................................................................... 33 ILUSTRACIÓN 54: ROLES DE USUARIOS Y PERMISOS .................................................................................................................. 34 ILUSTRACIÓN 55: LOGIN VÍA WEB ......................................................................................................................................... 37 ILUSTRACIÓN 56: SUBIR ARCHIVOS CON CLIENTE FTP ............................................................................................................... 38 ILUSTRACIÓN 57: LOGIN CLIENTE FTP .................................................................................................................................. 38 ILUSTRACIÓN 58: VISTA CLIENTE FTP .................................................................................................................................... 39 ILUSTRACIÓN 59: CLIENTE FTP, TRANSFERENCIA MASIVA DE ARCHIVOS ....................................................................................... 39 ILUSTRACIÓN 60: WEBDAV EN LINUX .................................................................................................................................... 39 ILUSTRACIÓN 61:LOGIN WEBDAV EN LINUX ........................................................................................................................... 40 ILUSTRACIÓN 62:VISTA WEBDAV EN LINUX ............................................................................................................................ 40 ILUSTRACIÓN 63: AGREGAR FTP Y/O WEBDAV EN WINDOWS , SITIO DE RED ................................................................................ 41 ILUSTRACIÓN 64: AGREGAR FTP Y/O WEBDAV EN WINDOWS , SITIO DE RED ................................................................................ 41 ILUSTRACIÓN 65: FTP Y/O WEBDAV EN WINDOWS , ELEGIR UBICACIÓN DE RED ........................................................................... 42 ILUSTRACIÓN 66 RUTA: FTP Y/O WEBDAV EN WINDOWS......................................................................................................... 42 ILUSTRACIÓN 67 RUTA: FTP Y/O WEBDAV EN WINDOWS. USUARIO Y CONTRASEÑA ...................................................................... 43 ILUSTRACIÓN 68 RUTA: FTP Y/O WEBDAV EN WINDOWS. NOMBRE DE SITIO ............................................................................... 43 ILUSTRACIÓN 69 RUTA: FTP Y/O WEBDAV EN WINDOWS. FINALIZAR ASISTENTE ........................................................................... 44 ILUSTRACIÓN 70 RUTA: FTP Y/O WEBDAV EN WINDOWS. SITIOS DE RED .................................................................................... 44 ILUSTRACIÓN 71 RUTA: FTP Y/O WEBDAV LOGUEO ................................................................................................................ 45 ILUSTRACIÓN 72 RUTA: FTP Y/O WEBDAV EN WINDOWS.ARCHIVOS .......................................................................................... 46 ILUSTRACIÓN 73 RUTA: FTP Y/O WEBDAV EN WINDOWS. ARCHIVOS ......................................................................................... 46

Índice de tablas TABLA 1: PERFILES Y PERMISOS ............................................................................................................................................ 35 TABLA 2: DATOS DE LA INSTALACIÓN ..................................................................................................................................... 48


1 Descripción Manual de uso básico elaborado para los funcionarios de AdvisorIT, relacionado a la implementación del producto “Alfresco Community Edition” en la compañía.

2 Resumen ejecutivo Alfresco es un sistema de administración de contenidos de código fuente abierto es decir libre desarrollado en Java, basado en estándares abiertos y de escala empresarial para sistemas operativos tipo Windows Unix Solaris y algunas versiones de Linux. Se distribuye en variantes diferentes Alfresco Community Edition: Es software libre, con licencia LGPL de código abierto y estándares abiertos. Alfresco Enterprise Edition: Se distribuye bajo licencia de código abierto y estándares abiertos con soporte comercial y propietario a escala empresarial. Alfresco Cloud Edition (Alfresco in the cloud) que es la versión SaaS o Software como Servicio de Alfresco. Este manual está basado en la implementación y configuración de lo realizado en AdvisorIT y de la documentación disponible de Alfresco Community Edition. Implementación Arquitectura: Marcelo Pinto (área de base de datos)1 Testing: David Garcia. Implementación contenidos: Marcelo Pinto (área de base de datos) Mallen González Documentación: Mallén González

1 Alfresco fue tomado como proyecto de consultoría, sin embargo fue implementado por el profesional mencionado del área de base de datos


3 Informe Técnico.

3.1 Ingreso al sistema

Cada usuario contara con una credencial, que esta centralizada en LDAP (Zimbra), donde cada funcionario cuenta con un mail de estructura [email protected] . El nombre usuario “nombre.apellido” y la misma contraseña del correo electrónico

Ilustración 1:login

3.1.1 Datos de acceso web

Para acceder a la aplicación es http://alfresco.advisorit.cl/ que re direccionará a: http://alfresco.advisorit.cl/share/page/

Ilustración 2: link web

mailto:[email protected]

http://alfresco.advisorit.cl/

http://alfresco.advisorit.cl/share/page/


3.2 Ajustes de Personalización

3.2.1 Dashboard

Al ingresar a Alfresco entraremos al panel de control de usuario, o “dashboard” La pantalla de inicio, similar a la de la imagen

Ilustración 3:panel de control

3.2.2 Personalizar el Dashboard personal

Puede ser personalizado mediante el botón “Personalizar panel de inicio”

De esta forma se puede personalizar nuestro “home”, con más o menos columnas y el contenido que se considere importante. Para cambiar la estructura u orden: Escogemos el “esquema de columnas”


Ilustración 4:personalizar panel de control

Y para cambiar el contenido de las columnas también se puede agregar los “dashlets” a las columnas

Ilustración 5: personalizar panel con Dashlets

De esta en el inicio aparecerá lo que hemos seleccionado Ejemplo: tareas, sitios, agenda, etc.

Ilustración 6: vista de Dashlets


3.2.3 Editar “mi Perfil" de usuario

Se puede acceder a nuestro perfil de 2 formas, mediante el “nombre usuario” o en la presentación del panel “editar perfil”

Ilustración 7:perfil de usuarios

Al ingresar se podrá editar los datos, tales como información, general de contacto de empresa, etc. Solo los con * son obligatorios

Ilustración 8: editar perfil


Ilustración 9: editar perfil continuación

Se debe completar la información solicitada, donde la mayoría de los campos son opcionales Finalmente presionar el botón “guardar cambios”

Ilustración 10:guardar cambios

De esta manera la vista de perfil quedara como sigue por ejemplo:

Ilustración 11: perfil editado

Más adelante se vera el como trabajar con archivos carpetas propios, compartidos y de sitios.


3.3 Trabajo de carpetas y archivos

3.3.1 Estructura del repositorio

En Alfresco, existen distintas “bibliotecas de documentos” y “Espacios de disco” donde se puede efectuar operaciones, según los permisos que se tenga en cada una de estas. Esto se representa de la siguiente forma. Existe un lugar donde se almacenan los archivos de la empresa llamado “Repositorio”

Ilustración 12: menú

Dentro de ese repositorio están alojadas las carpetas en espacio Raíz, que pueden ser gestionadas por el administrador del sitio. Y también se encuentran las carpetas de los “sitios” creados por los usuarios, que a su vez contienen, “bibliotecas de documentos”

Ilustración 13: repositorio


Dentro del panel se puede acceder al repositorio compartido de la empresa donde se puede acceder a las distintas opciones

Ilustración 14: opciones de repositorio

Por ejemplo:

3.3.1.1 Crear una nueva carpeta Si el usuario tiene permisos tendrá habilitada la opción de crear: Crear contenido Añadir una nueva carpeta. Subir Y trabajar sobre elementos seleccionados

Ilustración 15: crear una carpeta


3.3.1.2 Crear contenido desde cero Si el usuario tiene permisos tendrá habilitada la opción de crear contenido desde cero.

Ilustración 16: crear contenido desde cero

3.3.1.3 Crear /subir un archivo desde el ordenador Subir un archivo desde el equipo

Ilustración 17.subir un archivo desde el equipo


Ilustración 18: subir archivo, continuación

3.4 Archivos o carpetas ya creados Dentro de una carpeta se puede encontrar archivos o subcarpetas ya creados,

Ilustración 19:carpetas con contenido

3.4.1 ordenar carpetas y archivos

Los archivos pueden ser ordenados por distintas opciones, las cuales son listadas a continuación

Ilustración 20:ordenar carpetas y archivos


3.4.1.1 Vistas para ordenar archivos carpetas Y se puede seleccionar las vistas.

Ilustración 21:vistas de carpetas

3.5 Acciones sobre archivos Dependiendo de los perfiles otorgados, se pueden realizar variadas acciones sobre los archivos. Modificarlo fuera de linea, reemplazarlo, copiarlo, moverlo, etc. Para ello lo primero se debe escoger el archivo que se quiere trabajar.

Ilustración 22:acciones sobre archivos


3.5.1 Subir una nueva version de archivo

Si el archivo ya existe, y “deseamos subir una nueva versión” Click sobre Aparecera´ una ventana, para seleccionar el archivo e indicar si son cabios menores , mayores o comentarios, luego de ello, lo se puede subir.

Ilustración 23: subir una nueva versión

3.5.2 Editar un documento fuera de linea

Alfresco comunity no permite editar un documento en línea, tan sólo “fuera de línea”, de esta forma, se debe seleccionar la opción “editar fuera de linea”, dará la opción de descargar el documento, para guardarlo y editar una copia de trabajo.

Ilustración 24: editar fuera de linea


Mostrará que el documento esta siendo editado:

Una vez finalizada la edición, se podrá “subir una nueva versión” y se repite los pasos explicados en el punto anterior. O se podrá´ “cancelar la edición”. Nota: mientras se este editando el archivo, no se podrá copiar, mover, ni eliminar.

3.5.3 Copiar, mover o eliminar un documento

Funcionan de forma similar, a cualquier sistema operativo, se selecciona la opción y mostrará la ruta donde se desea copiar o mover el archivo, ya sea en carpetas que se tenga permiso o en “espacio de usuario”

Ilustración 25: copiar , mover o eliminar un documento


3.6 Administrar permisos de carpetas

Para administrar los permisos de una carpeta se deberá Esto permitirá acceder a la carpeta vía repositorio o cuando se creen los flujos de trabajo . Para ello, se debe seleccionar el botón de administrar permisos: Aparecerá una pantalla como la siguiente ilustración :

Ilustración 26: administrar permisos de carpetas

Se tiene 2 alternativas: “heredar permisos” o “establecer permisos locales” deshabilitando esa opción.

Para añadir un usuario, o grupo: se debe seleccionar la opción “añadir” y colocar minimo 3 letras del usuario o grupo, ejemplo “Bas”, mostrará los usuarios y grupos que así comienzan para que puedan ser agregados.

Ilustración 27: añadir usuarios


Esto quedará mas claro, en la sección de Roles de usuarios, perfiles y permisos.

3.7 Acciones sobre carpetas Dependiendo de los permisos que tenga el usuario podrá trabajar sobre las carpetas con las siguientes opciones: Descargar, ver detalles, editar propiedades, copiar, etc.

Ilustración 28: acciones sobre carpetas

3.7.1 Gestionar reglas de carpetas

En “Gestionar reglas” de carpetas, se podrá crear nuevas reglas o enlazar a un conjunto de reglas ya existentes.

Ilustración 29: gestionar reglas de carpetas

Al seleccionar la opción de “crear una nueva regla” aparecerá una nueva ventana,


Ilustración 30: nuevas reglas de carpetas

Se personaliza la condición o evento, y la acción que corresponde ejecutar, cuando se cumple ese evento. Luego de ello se le da “crear”, “Crear y crear otra”, o simplemente “cancelar”. Una carpeta con reglas ya creadas se ve así:

Ilustración 31: carpetas con reglas ya creadas


Al seleccionar la opción “Enlace a un conjunto de reglas”, se puede seleccionar la opción de un conjunto de reglas que ya se hayan establecido para otras carpetas.

Se mostrará la ruta de carpetas, para que seleccionemos en las que tenemos las reglas.

Ilustración 32: enlace a un conjunto de reglas

De esta forma quedara, una carpeta asociada a otra con reglas.

Ilustración 33 : enlace a un conjunto de reglas, continuación.


Las carpetas que contienen reglas, en una vista general se ven así

Ilustración 34: vista de carpeta con reglas

3.7.2 Editar las propiedades de Archivos y carpetas

Para editar las propiedades de las carpetas y archivos, se debe seleccionar con el botón secundario “Editar las propiedades”

Ilustración 35

Ilustración 36: editar propiedades

De esta forma se puede acceder a editar lo siguiente: Nombre, titulo , descripción, etiquetas Donde se puede editar el nombre, título , descripción y etiquetas del archivo o carpeta.


3.7.3 Gestionar los aspectos de carpetas y archivos

Para gestionar los aspectos de la carpeta se debe presionar el más , y seleccionar gestionar los aspectos

Ilustración 37:gestionar aspectos

3.7.4 Agregar las etiquetas a carpetas y archivos

En editar las propiedades, se debe seleccionar el boton “Etiquetas” o “Tags”, se podra seleccionar una nueva etiqueta con el signo “+” o “agregar una nueva”Mediante el ticket y luego con el boton aceptar.

Ilustración 38:agregar etiquetas


4 Crear Flujos de trabajo de un documento En Alfresco, se pueden crear tareas sobre los documentos, “flujos de trabajo”. O un conjunto de actividades, que son los flujos de trabajo. Un flujo “simple” puede estar asociado con reglas predefinidas de carpetas, sin que el usuario intervenga en ellas. El fljujo de trabajo , creado por un usuario mediante el motor “Activiti” implica una serie de pasos adicionales, que se explican a continuación. Para ello se debe seleccionar el documento, y utilizar la opción “iniciar un flujo de trabajo” Aparecer a una ventana como la que sigue:

Ilustración 39: iniciar flujo de trabajo

Luego de lo se deberá seleccionar que flujo de trabajo se requiere


Ilustración 40: seleccionar un tipo de flujo de trabajo

En este caso se utiliza un “flujo de trabajo de revisión paralela” Se puede agregar un mensaje

Ilustración 41: mensaje de flujo de trabajo

- el vencimiento y la prioridad

Ilustración 42: fecha flujo de trabajo


- los usuarios Para ello presionar el botón seleccionar y aparecerá una nueva ventana

Ilustración 43: añadir usuarios al flujo de trabajo

En esta se debe buscar a quien o quienes asignar la tarea, en este caso “quienes”, cuando ya se han seleccionado se debe presionar el botón “aceptar” También se debe agregar el porcentaje de aprobación y los elementos seleccionados

Ilustración 44: flujo de trabajo porcentaje y elementos


En ese caso el flujo de trabajo queda como sigue:

Ilustración 45: vista de flujo de trabajo creado

Finalmente se presiona el botón “iniciar un flujo de trabajo”.

Nota: en la versión community , que actualmente se esta usando, existe un bug, con respecto a las notificaciones de correo electrónico, que la fecha de creación de este manual no ha sido solucionada , si se produce algún error, se debe desmarcar. Imágenes de ejemplo.

Ilustración 46: notificaciones de flujo de trabajo


5 Operaciones sobre los flujos de trabajo

5.1 Acceder a la tarea o flujos de trabajo asignados Cuando se asigna un flujo de trabajo, la persona puede acceder de distintas formas: 1.- Por notificación al correo, con dos links uno al flujo y otro al documento del flujo.

Ilustración 47: notificación correo de flujo de trabajo

2.- por el Menú: revisando el listado de tareas.

Ilustración 48: listado de tareas flujo de trabajo asignados , acceder por menú


3.- Mediante un Dashlets de tareas

Ilustración 49: listado de tareas flujo de trabajos asignados, acceder por dashlets

En el caso del correo se accede específicamente a “ese flujo de trabajo” Cuando son las alternativas 2 y 3 se accede al listado de tareas activas que tiene el usuario. Donde se pueden filtrar, ver, editar.

Ilustración 50: listado de tareas o flujo de trabajo asignados


5.2 Editar la tarea o flujos de trabajo asignados Cuando se selecciona ver mostrará los detalles de la tarea. Cuando se selecciona editar además de ver se podrá editar la tarea y aceptar o rechazar. Y por ultimo guardar.

Ilustración 51: Editar, aceptar o rechazar un flujo de trabajo


5.3 Tareas o flujos de trabajo asignados, sin permisos Cuando se asigna una tarea con un documento, que esta en una ruta que no se tiene permisos , el usuario no verá el documento. La tarea la puede aceptar o rechazar, pero al guardar arroja error en algunos casos.

Ilustración 52: tareas O flujo de trabajo sin archivos o permisos


5.4 Acceder a flujos de trabajo que el usuario ha iniciado Para a conocer el estado de los flujos de trabajo, que ha iniciado el mismo usuario, deberá seleccionar la opción “flujos de trabajo que he iniciado”

Ilustración 53: listado de tareas flujo de trabajo iniciados por el usuario.

Ya sea para ver el estado de estos, cancelarlos, o iniciar uno “nuevo”


6 Roles de usuario y permisos Alfresco utiliza roles para determinar lo que un usuario puede y no puede hacer en un espacio. Estas funciones están relacionadas con los permisos.

Ilustración 54: roles de usuarios y permisos

La siguiente tabla muestra cada rol y los permisos para ese papel. Como regla general:

Los usuarios tienen todos los derechos de sus propios espacios .

Los administradores tienen todos los derechos de todos los espacios


Tabla 1: perfiles y permisos

Nota: Todos los permisos se aplican al espacio invitado

Propietario (1)

Coordinador

Colaborador

Contribuyente

Editor

Consumidor

Ver espacio invitado

X X X X X X

Ver el contenido X X X X X X

Copiar contenido X X X X X X

Vista previa del contenido en la plantilla

X X X X X X

Ver las propiedades de contenido

X X X X X X

Llegada contenido al espacio invitado

X X X X

Pedido contenido al espacio diferente.

X X X X

Actualizar / editar contenidos creados por otros usuarios

X X X X

Actualizar las propiedades de contenido creadas por otros usuarios

X X X X

Editar las discusiones existentes

X X X X

Crear / añadir contenido nuevo (1)

X X X X

Cortar / borrar los contenidos

X X


creados por otros usuarios

Crear espacios infantiles en el espacio de invitados

X X X X

Ver reglas de contenido

X X X X

Pedido contenido al mismo espacio.

X X X (2)

Contribuir a las discusiones existentes

X X X X

Invite a otras personas

X X

Iniciar nuevo tema de debate

X X X X

Eliminar el contenido creado por otros usuarios

X X

Derechos de acceso Mismas propietario de contenido

X X

Tomar posesión de contenidos

X X

Crear reglas espaciales

X X

Nota: (1) Un creador es propietario de forma automática su contenido creado. (2) Debido a que un editor no puede crear un nuevo archivo en el espacio de invitado. Todos los permisos se basan en el modelo de permiso predeterminado. El administrador del sistema puede ajustar el modelo. Por ejemplo, un editor puede ser impedido de edición de discusiones sobre el tema. Puede conceder permiso a los usuarios llevar a cabo tareas específicas en su espacio. Para ello, se invita a los usuarios a unirse a su espacio.


Cada función se aplica sólo en el espacio en el que se le asigna. Por ejemplo, usted podría invitar a un usuario a uno de sus espacios como un editor. Se podría invitar a ese mismo usuario a un espacio diferente como colaborador. Ese mismo usuario podría ser invitado al espacio de otra persona como coordinador.

7 Accesos de ftp y webdav

hay caso en los que se requerirá acceder no via web , como se vio en la sección 1 ,

Ilustración 55: login vía web

Para una subida de archivos masiva por ejemplo, es útil trabajar con otros protocolos, en este caso se tiene habilitados los protocolos WEBDAV y FTP.

7.1 Con un Cliente FTP: Para utilizar el protocolo FTP, se debe utilizar cualquier cliente FTP, y acceder desde la oficina con las credenciales que se tienen. En el ejemplo utilizamos el cliente “Filezilla” Agregamos un nuevo sitio

Editar el nombre /opcional

Completar los datos /obligatorio


Ilustración 56: subir archivos con cliente FTP

Ilustración 57: login cliente FTP

Opcionalmente se pueden completar comentarios y finalmente se da al botón “conectar”

De esta forma aparecera una ventana como la siguiente que mostrara el equipo local, y las carpetas sobre las que se puede escribir en el servidor.


Ilustración 58: vista cliente FTP

Esto sera muy util para una transferencia masiva de archivos ,

en la siguiente imagen hay un ejemplo de transferencias de archivos , que indica el detalle:

Ilustración 59: cliente FTP, transferencia masiva de archivos

7.2 WEBDAV Otra alternativa a utilizar el el protocolo webdav. Webdav , Este protocolo funciona de la misma forma independiente del sistema operativo. Aunque en el ejemplo las imágenes están el Linux . Para ello se debe ingresar la ruta completa. Al conectar con un servidor

Ilustración 60: webdav en Linux

Ejemplo: dav://ipServidor/alfresco/webdav En este caso se pude con el nombre de dominio dav://alfresco.advisorit.cl/alfresco/webdav/


puerto 80 carpeta /

Ilustración 61:login webdav en Linux

La vista del usuario será la siguiente:

Ilustración 62:vista webdav en Linux

7.3 FTP Y WEBDAV en Windows En caso de Windows el proceso es similar, y se puede dejar agregado , el sitio “sitios de red”. El ejemplo corresponde a Windows XP Para ello , “agregar un sitio de red”


Ilustración 63: agregar FTP y/o Webdav en Windows , sitio de red

Aparecerá el “asistente de sitios de red”, se le da a “siguiente”

Ilustración 64: agregar FTP y/o Webdav en Windows , sitio de red


Ilustración 65: FTP y/o Webdav en Windows , elegir ubicación de red

Elija la ubicación y presione siguiente: Se debe agregar la ruta ftp://Nombre_o_IP_del_seervidor/Alfresco

� Ilustración 66 ruta: FTP y/o Webdav en Windows.

ftp://nombre_o_ip_del_seervidor/Alfresco


Desactivamos el iniciar de forma anónima y agregamos el usuario.

Ilustración 67 ruta: FTP y/o Webdav en Windows. usuario y contraseña

Opcionalmente se puede agregar específicamente un nombre para el sitio de red.

Ilustración 68 ruta: FTP y/o Webdav en Windows. Nombre de sitio


Ilustración 69 ruta: FTP y/o Webdav en Windows. Finalizar asistente

Aparecerá que lo ha agregado correctamente y se da click a “finalizar” En sitios de red aparecerá el sitio:

Ilustración 70 ruta: FTP y/o Webdav en Windows. Sitios de red


Ilustración 71 ruta: FTP y/o Webdav logueo

Pedirá ingresar la contraseña. Y se puede acceder a los archivos. Como en las imágenes siguientes.


Ilustración 72 ruta: FTP y/o Webdav en Windows.archivos

Ilustración 73 ruta: FTP y/o Webdav en Windows. Archivos


8 Conclusiones y recomendaciones La versión se encuentra funcionando sin problemas, sin embargo se deben mencionar Disponibilidad Almacenamiento dentro de la red corporativa, y con acceso desde el exterior mediante WEB, FTP Y WEB DAV y respaldo de la información Seguridad La autentificación es con ldap, conectado a openldap de Zimbra , lo que permite tener centralizada la gestión de usuarios. Recomendaciones: se recomienda contar con certificado de seguridad SSL, que puede ser 30 USD Anual promedio. Contar con una metodología de respaldo de BMR y de archivos granular

9 Comentarios La versión instalada es Alfresco comunity suministra de forma gratuita sin apoyo, sin certificación, sin mantenimiento, sin garantía y sin cargo por Alfresco o sus Socios Certificados. Alcances Actualmente no se ha definido una metodología de respaldo de archivos eliminados, si existe una copia full, con 5 días de retención.


10 Anexos Tabla de datos de la instalación Datos de la instalacion

Tabla 2: datos de la instalación

Maquina y versión Linux alfresco 3.2.0-53-generic #81-Ubuntu SMP Thu Aug 22 21:01:03 UTC 2013 x86_64 x86_64 x86_64 GNU/Linux

Nombre completo del host Alfresco.advisorit.cl

Plataforma x86_64 GNU/Linux Maquina Virtual , sobre Host ESXi

O/S Versión Ubuntu 12.04.3 LTS

Ip 192.168.0.59

Server web o Contenedor tomcat7

Base de datos Postgre

Version Instalada Alfresco Community Edition.

mp advisorit alfresco 20131016 v1 mgg

Documents

malln gonzlez

gonzlez mgg versin final

gonzlez mgg versin preliminar

san antonio

chile fono

trabajo de carpetas

alfresco error

versin fecha autor comentarios