Uvod u projekte, 4. dioPlaniranje projekta

Darko Jureković, PMPSuradnici u učenju - Partners in Learning,

Microsoft Hrvatska

Geek & Poke

O čemu danas (ne) govorimo?

• Govorimo o logičkom, mrežnom i vremenskom planiranju projekta!

• Ne govorimo o proračunu projekta niti o rizicima!

Podsjetimo se ...• Projekti su vremenski ograničene aktivnosti s

jasno postavljenim ciljem i utvrđenim raspoloživim resursima

• Aktivnosti koje se ponavljaju NISU projekti.• Sudionici u projektu su: ulagači, naručitelj, voditelj

projekta, projektni tim, sponzor projekta, korisnici.• Upravljati projektom znači raspolagati resursima

projekta tako da se zadani ciljevi ostvare u zadanom vremenu sa željenom razinom kakvoće.

• Mijenjanje uvjeta u kojima se projekt odvija povlači za sobom redefiniranje raspoloživih resursa (“Trokut cjenjkanja”)

Vremenski okvir projekta

• Projekt mora imati unaprijed određen (zadan) početak i kraj!

• Vremenski kraj projekta određen je željama naručitelja projekta.

• Poštivanje vremenskih rokova pri realizaciji projekta jedna je od ključnih mjera njegove uspješnosti.

• Nakon što je utvrđen može se mijenjati samo uz suglasnost naručitelja i svih ulagača u projekt!

Mjerila uspješnosti projekta

• Rok• Troškovi• Kvaliteta

Trokut prilagodbe

(Trokut “trgovanja”Ili “cjenjkanja”)

KVALITETA

TROŠKOVI VRIJEME

Upravljanje projektima podrazumijeva umješno balansiranje resursima (kako bi se željeni cilj ostvario u zadanom vremenu i bez prekoračenja dozvoljenih troškova) i prilagođavanje promjenama u stvarnom okruženju.

Projektni ciklus - procesni model

Prihvaćeni projektni planovi

Opseg projekta ispunjen

Prihvaćenost spremnosti za

početak korištenja

Završetak implementacije

Prihvaćena Vizija / Opseg projektaMSF

Pokretanje / osmišljanje

Planiranje

Razvoj rješenja

Provjera iStabilizacija

rješenja

Uvođenje rješenja uuporabu

Faze projekta

• Pokretanje (iniciranje, osmišljanje)• PLANIRANJE• Provedba (realizacija)• Nadzor (kontrola)• Zatvaranje (zaključivanje) projekta –

uvođenje projektnog rješenja u uporabu

Osnovna projektna dokumentacija

• Temeljni projektni dokument – izjava o viziji i opsegu projekta

• Plan projekta – rezultat faze planiranja• Izjava o ostvarenju opsega projekta• Odobrenje za uvođenje rješenja u uporabu• Dokument o završetku uvođenja rješenja u

uporabu (završetku implementacije)

Preduvjeti za planiranje

• Završena faza pokretanja, postignut dogovor tima i ulagača:– O motivaciji za projekt– O viziji rješenja– O opsegu rješenja– O konceptu rješenja– O timu i strukturi projekta

• Dokumentirani su ciljevi i ograničenja• Obavljena je početna procjena rizika• Utvrđeni su postupci praćenja i upravljanja promjenom• Sponzori i/ili ključni nositelji interesa dali su formalno

odobrenje

Što planiramo?Odgovore na ključna pitanja!

• Koje je sve zadatke potrebno napraviti?• Kako ćemo ostvariti pojedine zadatke?• Koliko nam je vremena potrebno?• Kako provjeravamo jesmo li spremni za

realizaciju i jesmo li na dobrom putu (k cilju)• Fokus projektnog tima

– prikupiti što više informacija u što kraćem vremenu– znati kada imamo dovoljno informacija za nastavak

aktivnosti

Planiranje i uspješnost projekta

• Planiranje smanjuje rizike jer omogućava– rano otkrivanje pogrešaka– kontrolu troškova– poboljšanje kvalitete

• Planiranje zahtijeva trud– potrebna je proaktivnost u planiranju– planiranje je proces

Kako prema izradi plana ...

• Neka svaki član tima bude odgovoran za izradu plana

• Mijenjajte broj i složenost planova sukladno karakteristikama projekta

• Plan nije samo još jedna datoteka na računalu!

Plan = Opis načina – kako doći do cilja odnosno željenog rješenja

Procjenjivanje

• Koristite metodu procjenjivanja odozdo prema gore da biste odredili trajanje zadataka

• Neka vam u procjenjivanju pomognu iskustva s prethodnih i “pilot” projekata

• Diskretno dodijelite dodatno vrijeme (”za zaštitu vlastitih živaca”) kao “poseban” zadatak

Sastavljanje vremenskog dijagrama

• Koristite procjene trajanja zadataka pri stvaranju početnog dijagrama!

• Uključite unaprijed godišnje odmore, praznike• Utvrdite unaprijed dostupnost svih

angažiranih resursa (ljudi, opreme, prostora i drugih).

Preporuke za učinkovito stvaranje dijagrama

• vodite računa o ograničenjima i rizicima• odredite rokove ondje gdje je to prikladno• uvijek imajte na umu da je rok isporuke

(zadnji dan projekta) zadan na početku• dodajte dodatno vrijeme kao posljednji

zadatak prije dovršavanja pojedine faze projekta

Uspješna faza planiranja:

• Postignut je dogovor nositelja interesa i tima o:– komponentama rješenja koje treba isporučiti– datumima dovršetka ključnih faza projekta– načinu izgradnje rješenja

• Kada je gotovo? Kada sponzor i/ili ulagači dadu svoje formalno odobrenje rezultata i postignuća ove faze projekta!

Sažetak modula

• Ciljevi faze planiranja su izrada plana projekta i stvaranja vremenskih i ostalih rasporeda

• Funkcionalne specifikacije (okviri rješenja) detaljno opisuju “dizajn” i pojedinosti konačnog rješenja

• Preporučene tehnike procjene koriste procjenjivanje odozdo prema gore

• Diskretno dodijeliti dodatno vrijeme kao poseban zadatak

• U fazi planiranja rezultati su funkcionalne specifikacije, glavni plan projekta i početni rasporedi rada na projektu

Izrada rasporeda i dijagrama

• Rastavljanje projekta na zadatke – logički dijagram ili “razbijanje projekta na cjeline i zadatke” - WBS

• Mrežni dijagram• Vremenski dijagram ili Gantogram

Što je to WBS?

• WBS je pokrata engleskog naziva:WORK BREAKDOWN STRUCTUREi znači prikaz “razbijanja” ukupnog posla na projektu u logičke cjeline

• U nastavku koristimo pojam “logički dijagram” (LD)

Što je to “logički dijagram”?

• Hijerarhijski prikaz aktivnosti na projektu povezanih u logičke (povezane) cjeline

• U pravilu u obliku stabla s različitim razinama– Projekt– Pod-projekti (ukoliko je projekt složen)– Ključne točke (miljokazi projekta)– Ključne i zbirne aktivnosti– Zadaci i aktivnosti

Kako izgleda logički dijagram

Sastavni dijelovi LD

• Najviša razina hijerarhije – sam projekt• Podprojekti (osnovne logičke cjeline projekta)• Cjeline zadataka koje dovode do jednog

konkretnog rezultata (“miljokaza”)• Složene aktivnosti (sastoje se od više

zadataka a dio su jedne cjeline)• Pojedinačni zadaci (aktivnosti, dijelovi posla

kojeg treba napraviti)

Savjeti za izradu LD

• Prvo utvrdite osnovne dijelove projekta koje je moguće jasno i nedvosmisleno razlikovati.

• U okviru tih pojedinačnih dijelova utvrdite pojedinačne aktivnosti ili zadatke koji su međusobno logički povezani.

• Provjerite razumiju li svi članovi tima WBS i jesu li suglasni s njegovom strukturom.

• Ako je potrebno, revidirajte početnu inačicu!

Koliko duboko raščlaniti LD?

• Do razine zadatka kojeg možete pratiti (koji ima mjerljiv rezultat, pridružene troškove i može se izvršiti u određenom vremenu).

• Do raščlanjenosti koja omogućava prepoznavanje i uspostavu veza među pojedinim zadacima.

• Izrada LD-a traži vrijeme i daje, ako je dobro odrađena cjelovitu sliku projekta!

Uložite dovoljno vremena u LD!

• LD predstavlja popis poslova/aktivnosti koje je potrebno napraviti kako bi projekt postigao svoj cilj.

• Na podlozi dobro sastavljenog LD izrađuju se mrežni i vremenski dijagrami projekta te njegov proračunski plan i plan angažmana projektnih resursa.

• Dokument prolazi kroz nekoliko revizija (prerada) prije objave konačne inačice.

Podsjetnik

• Zadatak – aktivnost s jedinstvenim mjerljivim rezultatom kojeg je moguće mjeriti i pratiti (po kakvoći i u vremenu)

• LD je hijerarhijski prikaz zadataka na. jednom projektu.

• LD je preduvjet za daljnje aktivnosti u okviru faze planiranja projekta.

• Ključne točke dijele projekt u logičke, mjerljive dijelove (podprojekte).

Savjeti za izradu LD

• Prvo utvrdite osnovne dijelove projekta koje je moguće jasno i nedvosmisleno razlikovati.

• U okviru tih pojedinačnih dijelova utvrdite pojedinačne aktivnosti ili zadatke koji su međusobno logički povezani.

• Provjerite razumiju li svi članovi tima WBS i jesu li suglasni s njegovom strukturom.

• Ako je potrebno, revidirajte početnu inačicu!

Koliko duboko raščlaniti LD?

• Do razine zadatka kojeg možete pratiti (koji ima mjerljiv rezultat i može se izvršiti u određenom vremenu).

• Do raščlanjenosti koja omogućava prepoznavanje i uspostavu veza među pojedinim zadacima.

• Izrada WBS-a traži vrijeme i daje, ako je dobro odrađena cjelovitu sliku projekta. Dajte si dovoljno vremena za valjanu izradu WBS prikaza projekta!

Podsjetnik

• Zadatak – aktivnost s jedinstvenim mjerljivim rezultatom kojeg je moguće mjeriti i pratiti (po kakvoći i u vremenu)

• WBS je hijerarhijski prikaz zadataka na jednom projektu

• Ključne točke dijele projekt u logičke, mjerljive dijelove (podprojekte).

• WBS je preduvjet za – planiranje redoslijeda aktivnosti, vremenskog plana projekta i za planiranje angažmana resursa

Što je to mrežni dijagram?

• “Mreža” se ovdje odnosi na slijednu organizaciju zadataka u okviru jednog projekta.

• Ovo je prikaz projekta koji pokazuje međusobne ovisnosti pojedinih aktivnosti i njihov slijed pri izvođenju.

Mrežni dijagram i LD

• Mrežni dijagram povezuje aktivnosti koje su u okviru LD prikaza bile odvojene u različite grane (hijerarhijskog) “stabla” projekta.

• Mrežni dijagram omogućava praćenje sljednosti i usporednosti aktivnosti na projektu.

Mrežni dijagram – važni pojmovi

• Prethođenje – karakteristika određenog zadatka da MORA biti završen prije nego što neki drugi zadatak započne.

• Kašnjenje zadatka koji prethodi drugome najvjerojatnije će uzrokovati i kašnjenje tog drugog zadataka kao i svih zadataka koji mu slijede, a time i završetak projekta u zadanom roku može biti doveden u pitanje!

Mrežni dijagram - preporuke• svakom zadatku u okviru WBS-a dodijelite

jednoznačnu oznaku – šifru ili kod,• utvrdite povezanost pojedinih zadataka – što

čemu prethodi, što čemu slijedi i što se može odvijati usporedno i zajedno,

• utvrdite ključne točke (miljokaze) – ne zaboravite – miljokazi nisu zadaci

• sastavite slijedni prikaz zadataka – često se počinje od kraja i kreće prema početku

Provjera, provjera, provjera …

• Je li slijed zadataka dobro prikazan?• Jesu li sva “prethođenja” prepoznata?• Imamo li nepotrebna “prethođenja”?• Ima li nepotrebnih aktivnosti?• Treba li dodati aktivnosti koje nisu bile

navedene?• Kad se svi zadaci završe, hoćemo li dobiti

ono što od nas naručitelj očekuje?

“Kritična staza”

• slijed zadataka u mrežnom dijagramu koji određuje trajanje projekta

• kašnjenje zadataka na “kritičnoj stazi” uzrokovat će kašnjenje projekta u cjelini

Podsjetnik

• LD (WBS) je logički i hijerarhijski prikaz zadataka na projektu

• svaki zadatak mora imati jednoznačnu oznaku prije uključivanja u mrežni dijagram

• mrežni dijagram je slijedni prikaz zadataka na projektu

• oba dijagrama su međusobno povezana i promjene u jednom utječu na drugi

• kritična staza je slijed zadataka koji najizravnije utječe na provedbu projekta

Što (tko) je Gantt?

• dopuna mrežnog dijagrama TRAJANJEM pojedinih zadataka

• način prikaza projekta na “vremenskoj traci”• omogućava izračun ukupnog trajanja projekta• omogućava utvrđivanje nadnevka završetka

ILI početka projekta

Podsjetnik

• Logički dijagram ili WBS je logički i hijerarhijski prikaz zadataka na projektu

• Mrežni dijagram je slijedni prikaz međusobnih veza zadataka na projektu

• Vremenski ili Ganttov dijagram (“Gantogram”) je prikaz ukupnosti aktivnosti na projektu na vremenskoj traci

• Što je još potrebno?

Što je još potrebno?

• utvrditi NOSITELJE pojedinih zadataka• utvrditi ukupno radno vrijeme (trajanje opterećenja)

članova projektnog tima na izvršavanju svih zadataka dodijeljenih svakom pojedincu

• Utvrditi troškove rada svakog pojedinog člana projektnog tima (temeljem izračuna njegovog/njezinog angažmana i utvrđene jedinične cijene rada na projektu)

Zapamtite:

• Ciljevi faze planiranja projekta su stvaranje zajedničkog pogleda visoke razine na ciljeve i smjer projekta te početni koncept rješenja

• Ključni koraci pri formiranju tima jesu mjerenje stručnosti, analiziranje raskoraka s potrebama te stvaranje i provedba planova obuke

• Zajednička vizija daje timu zajednički smjer i postavlja kakvoću rješenja u središte aktivnosti