møteinnkalling - ikava · kjerneoppgavene til ikava er rådgivning innenfor arkivdanning og...

INTERKOMMUNALT ARKIV I VEST-AGDER

Møteinnkalling Utvalg: Representantskapet til Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Møtested: IKAVAs lokaler på Arkivsenter sør, Store møerom Dato: 16.03.2018 Tid: Kl. 12:00 Forfall meldes til arkivsjefen, som sørger for innkalling av varamedlemmer. Varamedlemmer møter bare ved spesiell innkalling. Saksliste Saksnr. Sakstittel 01/2018 Valg av referent og to representanter til å underskrive

protokollen

02/2018 Godkjenning av innkalling og saksliste 03/2018 Årsmelding for Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS for

2017

04/2018 Regnskap for 2017 for Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS

05/2018 Budsjett for 2019 for Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS

06/2018 Økonomiplan for 2019-2022 for Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS

07/2018 Arbeidsplan 2019-2022 for Interkommunalt arkiv iVest-Agder IKS

01/2018 Orientering om lokalene på Arkivsenter sør i IKAVAs representantskapsmøte i 2018

02/2018 Orientering om Pilot Agder i IKAVAs representantskapsmøte 2018

03/2018 Beregning av årlig tilskudd fra IKAVAs eiere etter 2020 - orientering til representantskapet i 2018

Leder for representantskapet August Salvesen

IKAVA Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS

Saksfremlegg

Dato: 16.02.2018 Turid Holen Arkivref: 18/64-1/ FE-033 92821945

Turid Holen

Saksnr. Utvalg Møtedato 01/2018 Representantskapet til Interkommunalt arkiv i Vest-

Agder IKS 16.03.2018

Valg av referent og to representanter til å underskrive protokollen Turid Holen Arkivsjef


Saksfremlegg


Turid Holen



Godkjenning av innkalling og saksliste Styrets innstilling: Representantskapet godkjenner innkalling og saksliste. Turid Holen Arkivsjef


Saksfremlegg


Turid Holen



Årsmelding for Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS for 2017 Styrets innstilling: Representantskapet vedtar årsmeldingen for 2017. Saksutredning: Årsmeldingen har først en generell del. Videre følger årsmeldingen punktvis oppgavene som er fastsatt i langtidsplanen som ble vedtatt av representantskapet i 2016. Årsmeldingen ses i sammenheng med regnskapet som settes opp som en egen sak. Turid Holen Arkivsjef Vedlegg: 06.03.2018 Årsmelding for Interkommunalt arkiv iVest-Agder IKS for 2017

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Årsmelding 2017

Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E-post 4633 KRISTIANSAND S 38 14 55 91 971 531 673 [email protected]

Side 1 av 22

Årsmelding 2017 Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS

Saksnr. 2018/49



Side 2 av 22

Innhold

1. Innledning ........................................................................................................................................ 4

Formålet med selskapet ............................................................................................................. 4

Oppsummering ........................................................................................................................... 4

Generelt ...................................................................................................................................... 5

Styrets sammensetning .............................................................................................................. 5

Ansatte........................................................................................................................................ 6

Eksterne administrative tjenester .............................................................................................. 6

Økonomi ..................................................................................................................................... 6

2. Årsplan ............................................................................................................................................. 7

3. Arkivdanning, arkivplanlegging........................................................................................................ 7

Generelle henvendelser ............................................................................................................. 7

Bevaring og kassasjon ................................................................................................................. 8

Arkivplan ..................................................................................................................................... 8

Revidering av arkivforskriften .................................................................................................... 9

Elektroniske arkiver .................................................................................................................... 9

Kommunereform/ regionreform ................................................................................................ 9

4. Kurs ................................................................................................................................................ 11

Grunnkurs ................................................................................................................................. 11

Seminar om Arkivplan.no ......................................................................................................... 11

5. Informasjonsvirksomhet og formidling ......................................................................................... 11

Kontaktkonferanse ................................................................................................................... 11

Arkheion ................................................................................................................................... 11

Internett ................................................................................................................................... 12

Arkivportalen.no ....................................................................................................................... 13

Agderbilder.no .......................................................................................................................... 13

Utstillinger ................................................................................................................................ 13

Foredrag ................................................................................................................................... 13

Arkivsenter sør.......................................................................................................................... 14

Arkivsenter sørs vår og høstprogram ....................................................................................... 14



Side 3 av 22

Artikler i aviser .......................................................................................................................... 14

Omvisninger og veiledning for skoleklasser og studenter ....................................................... 15

Familie og aktivitetsdag på Vest-Agder Museet ....................................................................... 15

6. Sensitive arkiver ............................................................................................................................. 15

7. Arkivlokaler .................................................................................................................................... 15

8. Eldre og avsluttede arkiver ............................................................................................................ 16

Skanning av protokoller ............................................................................................................ 18

Digitalisering av byggesaksarkiver ............................................................................................ 18

9. Etablering og drift av arkivdepot ................................................................................................... 18

Forespørsler om eldre arkivmateriale ...................................................................................... 19

Depot for elektroniske arkiver .................................................................................................. 19

Intern drift ................................................................................................................................ 19

Personal- og organisasjonsutvikling ......................................................................................... 20

HMS og sykefravær ................................................................................................................... 20

Ekstern deltagelse på kurs, konferanser etc. ........................................................................... 21

Samarbeid med Arkivverket, Statsarkivet i Kristiansand .......................................................... 21

Samarbeid med andre relevante institusjoner ......................................................................... 21



Side 4 av 22

1. Innledning

Formålet med selskapet Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS ble stiftet i 1990. Selskapet eies av alle kommunene i fylket og

Vest-Agder fylkeskommune.

Formålet med selskapet er nedfelt i IKAVAs selskapsavtale § 4:

”Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS skal arbeide for at verdifullt kommunalt og

fylkeskommunalt arkivmateriale blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for allmennhetens bruk,

forskning og andre forvaltningsmessige og kulturelle formål i samsvar med arkivloven.

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS vil i samråd med kommunene og fylkeskommunen ha

ansvar for ordning av deltakernes fjernarkiv, stå for opplæring og veiledning i arkivsystemer

og arkivrutiner, rådgiving og tilsyn med arkivlokaler, samt bistå med annet arkivarbeid for

deltagerne. Hver deltager har krav på å få utført arbeid i rimelig forhold til innbetalt tilskudd i

henhold til vedtatt arbeidsplan for hvert år. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS har

anledning til å ta på seg betalte konsulentoppdrag for private og offentlige arkivskapere,

dersom dette ikke går utover ordinære plikter i forhold til deltakerkommunene.”

Kjerneoppgavene til IKAVA er rådgivning innenfor arkivdanning og arkivplanlegging, kurs og

informasjonsvirksomhet. IKAVA utfører ordning, tilgjengeliggjøring og formidling av eldre og

avsluttede arkiver og drift av arkivdepot, herunder også bevaring av elektroniske arkiver. IKAVA har

åtte faste stillinger.

Oppsummering I 2017 har de ansatte og styret utarbeidet strategi for IKAVA for den neste tiårsperioden. IKAVA har

hatt god arbeidsoppnåelse på langtidsplan og arbeidsplaner for eierkommunene i 2017. Region- og

kommunereformen har store arkivfaglige konsekvenser for kommuner og fylkeskommuner. IKAVA

har startet opp bistand både med bevaring av elektroniske arkiver og papirarkiver og med

planlegging av nye storkommuner innenfor arkiv og dokumentasjon. IKAVA har også bistått flere av

eierne i oppfølging av tilsyn fra Arkivverket med oppdatering av arkivplan og overføring av eldre og

avsluttede papirarkiver og elektroniske arkiver til depot. Kartlegging av bortsettingsarkiver og plan

for overføring til depot, har også i 2017 vært en prioritert oppgave. Sikringsdepotet for elektroniske

arkiver som er driftet av KDRS (Kommunearkivenes Digitale Ressurssenter DA) er tatt i bruk, og

overføringen av elektroniske arkiver fra våre eiere har startet opp. IKAVA utfører fortsatt mye

arkivordningsarbeid for eierne, både i vanlig drift og som egenfinansierte prosjekter. Det er startet

opp prosjektfinansiert digitalisering av eiendomsarkiver og inngått kontrakter med fire

eierkommuner. 2017 har vært et år med stor aktivitet og fem nyansatte medarbeidere.



Side 5 av 22

Generelt IKAVA leier kontorer og depotplass på Arkivsenter sør på Presteheia i Kristiansand og er samlokalisert

med Arkivverket, Statsarkivet i Kristiansand. I tillegg leier IKAVA depotlokaler i Sørlandsparken. Et

styre på fem medlemmer er ansvarlige for driften av selskapet. Styret for IKAVA har fortsatt fokusert

på selskapets kjerneoppgaver rådgivning og veiledning i arkivdanning, samt drift av depot og

formidling. I tillegg har styret behandlet strategi for IKAVA 2017-2027 og region- og

kommunereformens konsekvenser for selskapet.

I 2012 utvidet IKAVA depotkapasiteten, slik at IKAVA nå har tilstrekkelig kapasitet til eiernes

arkivmateriale som skal oppbevares i godkjente depotlokaler. Siden 2012 har IKAVA arbeidet mye

med sikker overføring av arkivmateriale fra eierne til depotet, dette har vi hatt stort fokus på også i

2017 og vi bevarer nå i overkant 9 000 hyllemeter med papirarkiver for eierkommunene i depotet.

IKAVA har bistått kommunene og fylkeskommunen som skal slå seg sammen. Det vil trolig være

stadig økende behov for slik bistand fram mot 2020.

Representantskapet er selskapets øverste styringsorgan, årets representantskapsmøte ble avholdt

21. mars 2017.

Styrets sammensetning Styret i 2017:

• Rådmann Hans S. Stusvik, Marnardal kommune, styreleder

• Arkivsjef Grete Gavelstad, Kristiansand kommune, nestleder

• Rådmann Ivan Sagebakken, Hægebostad kommune

• Arkivleder Olaug Aase Sindland, Kvinesdal kommune

• Kommunalsjef Aslak Wegge, seksjon for samfunnsutvikling, Vennesla kommune

• Ansattes representant, rådgiver Tormod Engebu

• Sekretær, arkivsjef Turid Holen

Varamedlemmer:

• Organisasjonssjef Monica Nordnes, Søgne kommune fram til 21.3.2017

• Avdelingsleder Dag Morten Frantzen, Søgne kommune fra 22.3.2017

• Skolefaglig ansvarlig Einar Handeland, Lyngdal kommune

• Arkivleder Jorunn Tryland, Mandal kommune

Styret har avholdt 6 styremøter. Styret har i løpet av året blant annet behandlet årsmelding,

regnskap med revisjonsberetning, budsjett, virksomhetsrapporter og rapportering om HMS. I tillegg

har styret ferdigstilt strategiarbeidet for selskapet. Strategi for perioden 2017-2027 er utarbeidet

med visjonen "Engasjement for dokumentasjon, bevaring og formidling" og hovedmålsettingen om å

fortsette utviklingen av IKAVA som et kompetansesenter for arkiv som sørger for sikker bevaring.

Styret har også arbeidet med kommune- og regionreformen og konsekvenser det kan få for IKAVA



Side 6 av 22

som selskap. IKAVA har initiert møter med Aust-Agder Museum og Arkiv og Vest-Agder museet.

Styreleder orienterte representantskapet om dette på representantskapsmøtet i mars 2017.

Ansatte Det er åtte faste stillinger på IKAVA i til sammen 7,8 årsverk. I tillegg var det ca. 3,7 årsverk i

engasjement i 2017. Turid Holen er arkivsjef.

Eksterne administrative tjenester Regnskap og lønn er ivaretatt av Vest-Agder fylkeskommune.

Agder kommunerevisjon IKS er valgt revisor.

Økonomi IKAVA finansieres av et årlig tilskudd fra eierkommunene basert på folketallet, med et minimums- og

maksimumsbeløp og et eget beløp fra fylkeskommunen. I tillegg til fellestjenester, får eierne

individuelle tjenester tilpasset størrelsen på tilskuddet. Tilskuddet indeksreguleres i henhold til lønns-

og prisnivå for øvrig. For 2017 var tilskuddet kroner 40,80 per innbygger og utgjorde totalt 5,9

millioner.

Representantskapet vedtok i 2008 en fast økning i eiertilskuddet for å dekke kostnader til tilstrekkelig

depotlokaler som dekker eierkommunenes behov. Denne økningen dekker leieutgiftene for

depotlokaler. IKAVA tok i bruk tilleggslokaler for depot i Skibåsen i 2012, økningen av eiertilskuddet

øremerket depot ble satt av til oppbygging av et eget fond i perioden 2009 - 2011. Dette fondet

holdes adskilt fra IKAVAs disposisjonsfond som er bygd opp gjennom avsetning av midler fra tidligere

års regnskapsoverskudd. Disposisjonsfondet var ved inngangen av 2017 på kr. 1 951 547,- og

disposisjonsfondet for redusert husleie på 1 243 892,-

Merforbruket innenfor lønn og sosiale tjenester skyldes ordnings- og digitaliseringsoppdrag for

eierkommunene som kommer i tillegg til IKAVAs ordinære drift. Prosjektene er selvfinansierte og

dekkes inn av overføringer med krav til motytelser. Dette er flere både store og små prosjekter som

ikke var avtalt når budsjettet for 2017 ble vedtatt.

Inntektene ført i investeringsregnskapet er salg av bil på 20 500 kroner, moms på investeringer og

krav mot eierkommunene som skal dekke investering i utstyr til digitalisering av byggesaksarkiver.

Utgiftene i investeringsregnskapet er kjøp av ny varebil til IKAVA samt investering i ikt-utstyr og

inventar til digitaliseringsprosjektene. Styret har vedtatt at kjøp av bil skal belastes

disposisjonsfondet. Egenkapitalinnskudd i KLP, kr. 9 093,- er ført i investeringsregnskapet.

I balansen er store deler av posten ”Annen kortsiktig gjeld” innbetalt av eierkommuner for påbegynte

ordningsprosjekter. Disse midlene er bundet opp til ordningsprosjekter i 2018, eventuelt senere.

Renteinntektene for 2017 beløper seg til kr. 20 650,-.



Side 7 av 22

Driftsregnskapet er gjort opp med et mindreforbruk på kr. 11.994, det overføres kr. 9.093,- til

egenkapitalinnskudd i KLP. Det blir dermed avsatt 2.901,- til disposisjonsfondet i 2017.

Mindreforbruket i driftsregnskapet er disponert mot disposisjonsfondet. Bruk av disposisjonsfondet

er kjøp av varebil til IKAVA på kr. 252 040,- Ved årsskiftet er disposisjonsfondet på kr. 1 702 408,-

kroner. Disposisjonsfondet for redusert husleie er på kr. 1 243 892,-. Se note 3 i regnskapet.

Innestående i bank stod det ved årsskiftet henholdsvis kr. 6.386.119,87 herav bundet i

skattetrekksmidler kr. 243.682,73.

Representantskapet vedtok i 2005 at møtegodtgjørelsen for IKAVAs styre skal følge fylkeskommunes

satser for styreleder og medlemmer. Det vil si for tiden kr. 1 625,- pr. møte og et tillegg på kr. 1000,-

til leder pr. møte.

Styret anser IKAVAs økonomi for tilfredsstillende for nåværende aktivitetsnivå.

2. Årsplan Arbeidsplanen for 2017-2020 ble vedtatt av representantskapsmøtet i 2016. Mange av

arbeidsmålene har et fireårsperspektiv, fordi arbeidsoppgaver som oppdatering av arkivplaner,

kursvirksomhet, drift av depot og ordning av arkiver er kontinuerlige arbeidsoppgaver.

Arbeidsmålene for 2017 er i hovedsak oppnådd. Enkelte av arbeidsmålene er blitt vektlagt forskjellig

ut fra behovet hos den enkelte eierkommune.

IKAVA arbeider etter den generelle arbeidsplanen som suppleres av arbeidsplaner for den enkelte

eierkommune. En del av tjenestene går til tjenester som er felles oppgaver for alle eierne. En del er

presisert i en årlig arbeidsplan for den enkelte kommune, og går til den enkelte eier og består av et

bestemt antall dagsverk beregnet ut fra den enkelte eiers innskudd. Administrasjonen rapporterer

arbeidet med arbeidsplanene til styret. I 2017 ble 99 % av de planlagte arbeidsoppgavene utført. I

tillegg til generelle oppgaver og oppgaver som er fastsatt i arbeidsplanen 2017-20 har IKAVA i 2017

gjennomført flere prosjekter med arkivordning og startet opp digitalisering av eiendomsarkiver i

samarbeid med DDV og flere eierkommuner vest i fylket. Prosjektene er selvfinansiert og utføres i

tillegg til IKAVAs ordinære drift.

3. Arkivdanning, arkivplanlegging Arkivdanning og arkivplanlegging inngår i IKAVAs tjenester for

eierne. Planlegging og organisering av dokumentasjonen på de

ulike fagområdene i kommunene skal sikre at lovverk

overholdes, og dessuten fremme effektiv dokumentforvaltning og sikker bevaring av de

fylkeskommunale og kommunale arkivene.

Generelle henvendelser

Antall bøker innbundet: 283



Side 8 av 22

Mye av IKAVAs tid går med til å besvare generelle henvendelser. Dette gjelder hvordan arkivene skal

håndteres ved omorganiseringer, spørsmål om journalføring, bevaring og kassasjon og

offentlighetsvurdering for å nevne noen eksempler. Dette er nyttig og utfordrende for IKAVA. I

mange tilfeller er det kommunespesifikke utfordringer vi bistår med, mens en del problemstillinger

gjelder alle kommunene samtidig. Henvendelsene kan utvikle seg til saker som må behandles mer

inngående og spørsmålene løftes ut av egen organisasjon før klare retningslinjer foreligger.

IKAVA ser behov for å sette søkelyset på at kommunene i stor grad må benytte seg av eksterne

statlige fagsystem og applikasjoner i sin saksbehandling. Dette skaper utfordringer for kommunen, og

skaper problemer med å overholde journalføringsplikten blant annet.

Bevaring og kassasjon Våren 2017 tok IKAVA initiativ til utforming av en felles bevarings- og kassasjonsplan på vegne av

eierkommunene.

IKAVA kartlegger og vurderer et kommunalt tjenesteområde av gangen, i samarbeid med kommunale

arkivledere og fagpersoner. For hvert område involveres ulike kommuner. Til slutt vil en få en samlet

oversikt som uavhengig av system viser dokumentasjonsbehovet og gir veiledning om kassasjon for

hvert enkelt område og som vil kunne tilpasses den enkelte kommune etter behov.

Målet er å oppnå en hensiktsmessig standardisering og felles referanseramme, samtidig som en

unngår at den enkelte kommune sitter alene med en unødig stor arbeidsbyrde. Arbeidet tar

utgangspunkt i Riksarkivarens forskrift del III: Generelle bevarings- og kassasjonsbestemmelser for

fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950.

IKAVA har valgt å begynne med området sosial- og velferdstjenester, som innbefatter sosialtjenesten

(NAV) og kommunens arbeid med flyktninger og innvandrere. Her har IKAVA hatt et godt samarbeid

med aktuelle fagpersoner fra Farsund kommune. Oversikten vil bli sendt for kvalitetssikring til alle

kommunene innen sluttføring.

Arkivplan

Kommunens arkivplan er et viktig arbeidsverktøy og grunnlagsdokument for god dokument-

håndtering og bevaring. En arkivplan skal være en oppdatert plan som til enhver tid beskriver hvilke

arkiv kommunen har, hvordan arkivene dannes og hvordan kommunene håndterer dokumentasjon

fra opprettelse til bortsetting og deponering. Alle offentlige organer er pålagt å ha en oppdatert

arkivplan i henhold til arkivforskriften (1999). IKAVAs eiere bruker det web-baserte verktøyet

arkivplan.no til utarbeiding av arkivplan. Verktøyet er utviklet av kommunearkivinstitusjonene i

landet i fellesskap. Arbeidet med oppdateringer pågår kontinuerlig slik at informasjon om

organisatoriske endringer, rutinebeskrivelser og oversikten over arkiv og elektroniske system er

oppdatert i den enkelte kommunes arkivplan. Kommunens arkivplan er et sentralt dokument når

Arkivverket fører tilsyn med kommunene. Flere kommuner har hatt tilsyn i 2017 og gjennom året har

IKAVA har bistått med råd om hvordan pålegg fra Arkivverket bør oppfylles og dokumenteres i

arkivplanen. Kommunens arkivplan vil dessuten være et svært viktig og sentralt dokument for



Side 9 av 22

kvalitetssikring av kommunens arkiver og i planleggingen av eventuelle kommunesammenslåinger.

Arbeid med oppdatering av arkivplaner for eierne er en prioritert oppgave.

Revidering av arkivforskriften Høsten 2016 sendte kulturdepartementet ut forslag til ny forskrift til arkivloven på høring til mellom

annet til landets kommuner og interkommunale arkiver. Dette er en viktig og sentral forskrift for

arkivarbeidet i kommunene og behovet for modernisering av lovverket er stort. IKAVA sendte

høringssvar på forslaget til ny arkivforskrift.

Elektroniske arkiver

Løsninger som tilfredsstiller Noark-5- standarden leveres av leverandører av tradisjonelle

sak/arkivsystemer, leverandører av fagsystemer med mulighet for bruk av Noark-5-kjerne og

leverandører av Noark-5 kjerne med åpen kildekode.

IKAVA bistår gjerne kommunene ved blant annet oppgraderinger og endringer av sak/arkivsystemer.

Vi understreker også at vi som depot for kommunene må involveres ved endringer og

oppgraderinger, slik at vi kan sikre bevaring av systemet også etter at det er gått ut av bruk.

Integrasjon mellom fagsystem og sak/ arkivsystem kan være en løsning for å sikre et godt

arkivsystem. En del kommuner har enheter som ønsker og planlegger overgang fra papir til

fullelektronisk arkiv. IKAVA bistår med råd og veiledning for å finne de beste løsningene. IKAVA har

gjennom prosjektdeltakelse i kommunene erfaring med integrasjonsløsninger som vi kan overføre til

våre andre eierkommuner.

De fleste fagsystemer som inneholder informasjon som skal bevares for all ettertid, leveres nå med

støtte for bruk av Noark-5-kjerne eller integrasjon i Noark-5 godkjente sak/arkivsystemer. En Noark-5

kjerne skal kunne sikre at arkiveringsfunksjonene i systemet legger til rette for uttrekk og

langtidsbevaring av arkivverdig informasjon. Vi arbeider for at kommunene skal ta i bruk slike

systemer på riktig måte og under riktige forutsetninger, og blant annet hindre at bevaringsverdig

dokumentasjon går tapt. En Noark-5-kjerne er ikke et vidundermiddel for å sikre fullelektronisk

arkivering. Det trengs fremdeles en grundig gjennomgang av dokumentproduksjon, oppsett og

rutiner. Dette er et område vi forsøker å få kommunene til å benytte og utnytte IKAVAs

fagkompetanse på. Mange av de samme problemstillingene knytter seg til Noark-5 godkjent

arkivkjerne med åpen kildekode som ikke er knyttet til fagsystemer.

Kommunereform/ regionreform Det er blitt klart at 8 av IKAVAs 15 eierkommuner samt fylkeskommunen vil bli direkte berørt av

kommune- og regionreformen ved sammenslåing. Dette innebærer store arkivfaglige utfordringer og

muligheter, og IKAVA har med utgangspunkt i Arkivverkets reformveileder tatt initiativ overfor

samtlige eierkommuner/fylkeskommunen som er involvert og bistått med råd og veiledning om

hvordan kommuneledelsen, arkiv og ikt kan forberede seg på det arkivfaglige området. Vi har

kommet godt i gang med å hente inn papirarkiv fra kommuner som er berørt, samt at vi sørger for



Side 10 av 22

kartlegging av arkivbestanden for videre beregning av ressursbehov, både for papirarkiver og

elektroniske arkiver. IKAVA har også som mål å sikre at forsvarlig dokumentasjonsforvaltning blir en

prioritert oppgave i samtlige reformprosjekter hos våre eiere. Vi bistår med å sikre arkivene som

avsluttes og for at dokumentasjonsforvaltningen i de nye kommunene blir fremtidsrettet og følger de

lover og forskrifter som gjelder.

På IKAVAs initiativ ble det foretatt en felles studietur for IKAVA og DDV til Nye Sandefjord i oktober.

Her fikk deltagerne en grundig presentasjon av sammenslåingsprosessen sett fra et arkivfaglig

ståsted.

Figur 1 – Artikkelen «Da Åseral kommune byttet fylke» av Bård Raustøl – Fædrelandsvennen 15. februar 2017.



Side 11 av 22

4. Kurs IKAVA tilbyr hvert år felleskurs i våre lokaler på

Arkivsenter sør for eierne for å bistå med

kompetanseheving. I 2017 ble det arrangert to

grunnkurs.

Grunnkurs Kurs i grunnleggende arkivkunnskap for saksbehandlere,

ledere og nyansatt arkivpersonale. Det ble arrangert to

kurs med til sammen 36 deltagere.

Seminar om Arkivplan.no

I mai arrangerte IKAVA Arkivplansamling for

arkivlederne i alle eierkommunene. Samlingen ble

avholdt på rådhuset i Lyngdal. Hensikten med dagen er

å gi arkivlederne en anledning til å jobbe i dybden med

egen arkivplan og utveksle erfaringer med andre

arkivledere og IKAVAs rådgivere. Tema som ble

presentert av IKAVA var hvordan beskrive elektroniske

fagsystemer i arkivplanen og løsningsforslag til

bevarings- og kassasjonsplaner. Det var 12 deltagere.

I alt deltok 48 personer på IKAVAs kurs og seminarer. Dette er en nedgang fra fjoråret og skyldes

først og fremst at det ikke ble tilbudt så mange kurs til eierne. Det ble ikke prioritert på grunn av

utskiftning i staben og andre faglige oppgaver som måtte prioriteres.

5. Informasjonsvirksomhet og formidling

Kontaktkonferanse

Kontaktkonferansen 2017 for arkivledere ble avholdt i Kristiansand på hotell Scandic Bystranda. På

programmet stod blant annet presentasjon av IKAVAs digitaliseringsprosjekt for byggesaker,

orientering om dokumentasjonskrav for kommunene når de tar over ansvaret for borgerlig vigsel fra

2018. Fagdirektør Knut Kaspersen i Datatilsynet holdt foredrag om de nye personvernreglene som

trer i kraft i mai 2018.

Arkheion

IKAVA er deleier i bladet Arkheion. Arkheion er et landsdekkende fagmagasin for kommunale

Øvrig kurstilbud:

• Grunnleggende kurs i arkiv og

klient/pasientarkiv

• Spesialkurs i ordning av eldre arkiver

• K-kode-kurs Kurs i bruk og forståelse

av den kommunale arkivnøkkelen

• NOARK-5 kurs

• Grunnkurs i arkiv og dokumentasjon

for PPT-kontor

• Dokumentasjon i interkommunale

løsninger

• Fagsystemer – oppgraderinger,

nyanskaffelser

• Periodisering av NOARK-4/NOARK-5

systemer

• Dokumentasjon og arkiv i barnevern

• Dokumentasjon og arkiv i NAV

• Seminar for arkivpersonale

• Kurs for kommunestyre i

offentlighetslov og forvaltningslov

• Kurs/workshop om arkivplan.no



Side 12 av 22

arkivinstitusjoner og bladet kommer ut to ganger i året. Bladet distribueres til IKAVAs eiere.

Internett

I 2017 er det arbeidet videre med de nye nettsider for IKAVA. Sidene kjører på systemet WordPress,

og oppdateres jevnlig med nyheter, smakebiter fra arkivene og arkivfaglig stoff. Den nye løsningen

driftes på egen server, og dette medfører økt mulighet til å knytte IKAVAs internettjenester sammen.

Det er også opprettet knytning mellom WordPress og siden for skannede protokoller for å presentere

beriket innhold i nettsiden.

For første gang prøvde vi å gå direkte på facebook med video fra Arkivsenter Sør. Under

valgarrangementet før Stortingsvalget i høst, åpnet vi en forseglet pakke fra Kristiansand kommune,

som ikke hadde vært åpnet på 200 år. Det må sies å ha vært en suksess, med over 3800 visninger på

videosnutten. Antallet «tilhengere» på IKAVAs facebook-side har økt fra 433 ved utgangen av 2016 til

485 ved utgangen av 2017.

IKAVAs instagramkonto, ika_vestagder, har økt fra 104 følgere til 163 følgere i løpet av 2017.

IKAVA har i 2017 fortsatt å legge ut skannede protokoller på nettsiden http://protokoller.ikava.no.

Nettsiden inneholder i dag totalt 198 protokoller. Dette er protokoller som ikke er underlagt klausul,

og nettløsningen er utbygd for visning og enkel indeksering for lettere navigering for brukeren. I 2017

var det totalt 21359 sidevisninger på siden.

IKAVA benytter også Wikipedia for å spre kunnskap og informasjon om arkiver oppbevarte i depot

hos IKAVA. Det arbeides for at lokalhistoriske artikler på Wikipedia knyttes opp til IKAVAs sider på

arkivportalen.no.

Figur 2 – Facebook benyttet som formidlingskanal i 2017.

http://protokoller.ikava.no/



Side 13 av 22

Arkivportalen.no IKAVA tilgjengeliggjør arkivlister for arkivene i depotet på det nasjonale nettstedet arkivportalen.no.

Portalen har søkbare register over private, kommunale og statlige arkiver som oppbevares ved

arkivinstitusjoner i hele landet. Via portalen kan publikum bestille arkiver for innsyn på lesesal eller

komme med forespørsel om skanning. I tillegg kan publikum lese i protokoller som allerede er

skannet via portalen. I 2017 ble det gjennomført et oppdateringsprosjekt for å få publisert tidligere

upublisert materiale til Arkivportalen. Dette ble tilnærmet 100% gjennomført før nyttår, og

arkivkatalogene på Arkivportalen ansees nå som oppdatert med alle deponerte arkiver som er ordnet

og tilgjengelige for publikum.

Agderbilder.no IKAVA deltar i samarbeidet Agderbilder sammen med Vest-Agder Museet, Statsarkivet i Kristiansand,

flere kommuner og ulike foreninger. Det samarbeides blant annet om en felles nettside

www.agderbilder.no som formidler digitaliserte kulturhistoriske foto fra Agder med god

dokumentasjon (metadata). Agderbilder gjør også de kulturhistoriske fotoene på nettstedet

tilgjengelig via Flickr.

Utstillinger På nyåret i 2017 åpnet Rådhuscafeen i det som lenge var rådhuset til Oddernes kommune ved

Lundsbroa. I den anledning bidro IKAVA med dokumenter og bilder fra arkivet som nå er med på å

prege det ærverdige, nyoppussede bygget.

Utstilling i foajeen på Arkivsenter sør med tema Oddernes kommune, ble erstattet av Kristiansand

kommunale kino i forbindelse med oppstarten av kinoen for 100 år siden.

I den anledning hadde vi også et arrangement i samarbeid med Kristiansand kino, Petter Benestad og

regissør Grete Salomonsen Hynnekleiv på kinoen i mai. Vi presenterte smakebiter fra Kristiansand

kommunes arkiv, før Petter Benestad snakket om sin lange karriere ved kinoen. Etter en kort pause

fikk vi høre fra regissør Hynnekleiv og noen av skuespillerne i Kamilla og Tyven, før filmen ble vist for

rundt 40 mennesker.

Foredrag I 2017 har IKAVA vært på besøk hos to historielag. I april var Bård Raustøl på besøk hos Tveit

historielag og fortalte om da Tveit var egen kommune og om Tveit kommunes arkiver.

I november var Raustøl i Flekkefjord i forbindelse med byens 175-års jubileum. Tema var Flekkefjord

for 175 år siden og Flekkefjord bys arkiver.

Tormod Engebu holdt innlegg på Fylkeskommunal arkivledersamling i Arendal om uttrekk og

langtidsbevaring av elektroniske arkiver.

http://www.agderbilder.no/



Side 14 av 22

Arkivsenter sør IKAVA samarbeider med Arkivverket, Statsarkivet i Kristiansand om formidling av arkiver og utvikling

av Arkivsenter sør som møteplass. Arkivsenter sør har også egne nettsider som IKAVA administrerer i

samarbeid med Statsarkivet i Kristiansand på adressen http://www.arkivsentersor.no.

Arkivsenter sørs vår og høstprogram

IKAVA og Statsarkivet samarbeider om arrangementer hver høst og hver vår. Programmene for 2017

har vært omfattende og har blant annet inneholdt arrangementer om bydelen Eg, valg og

valgarkiver, privatarkiver og slektsforsking og straffesaker i arkivene.

I oktober ble slektsforskerdagen 2017 arrangert på Arkivsenter sør i samarbeid med foreningen Slekt

og Data. Arkivdagen ble arrangert i november og tema var arkivet etter organisten Eilert Hægeland

fra Evje. Arrangementene har jevnt over vært godt besøkt.

Flere arrangementer har vært i samarbeid med slektsforskerforeningen Slekt og Data Vest-Agder.

Formålet med arrangementene er å skape interesse rundt arkivene og hva de inneholder og å utvikle

Arkivsenter sør som møteplass for publikum. Det formidles informasjon om arkivsenteret og

arrangementene blant annet på nettsiden www.arkivsentersor.no. Arrangementene er jevnt over

godt besøkt.

Artikler i aviser IKAVA og Statsarkivet samarbeider om en artikkelserie i Fædrelandsvennen. Serien setter fokus på

arkiv og dagsaktuelle historiske temaer. IKAVA har bidratt med 3 artikler i 2017, disse hadde

temaene: «Hurra for 17-maiprogrammet», «Tørre tall innrammet av fargerik dekor» og «Den gangen

Åseral byttet fylke».

Figur 3 – Artikkelen «Tørre tall innrammet av fargerik dekor» av Anne Smith Lorentz – Fædrelandsvennen 23. september 2017.

http://www.arkivsentersor.no/

http://www.arkivsentersor.no/



Side 15 av 22

Omvisninger og veiledning for skoleklasser og studenter Også i 2017 hadde Arkivsenter sør orientering og omvisninger for studenter fra UiA, bl.a. for både

bachelor og masterstudenter i historie.

Familie og aktivitetsdag på Vest-Agder Museet IKAVA gjentok suksessen fra 2016, og deltok på familie og aktivitetsdag på Vest-Agder museet

sammen med Statsarkivet i august. Rundt 200 barn og voksne fikk prøve seg med fjærpenn og blekk.

Noen forsøkte seg også på gotiske bokstaver.

6. Sensitive arkiver IKAVA henter inn sensitive personarkiver 10 år etter at saksbehandlingen er avsluttet og vi tilbyr også

ordning av sensitive arkiver for våre eierkommuner. Vi har store mengder sensitive personarkiver i

våre magasiner og mye etterspørsel etter disse arkivene. I 2017 har vi besvart 313 henvendelser

(inklusive innsyn i tannhelsejournaler) om innsyn i personsensitive arkiver fra eierkommunene. Dette

er en økning på 5 fra året før. Det ble brukt 59 dagsverk på betjening og innhenting av sensitive

arkiver.

7. Arkivlokaler Det er fortsatt behov for forskriftsmessige arkivlokaler i kommunene selv om utviklingen går mot mer

Figur 4 – Skriving med fjærpenn – Familiedag og aktivitetsdag på Vest-Agder Museet.



Side 16 av 22

elektronisk arkivdanning. Det må være forskriftmessige lokaler til både avsluttede papirarkiver og

papirarkiver som fortsatt blir produsert. Det kreves også forskriftmessige lokaler til de elektroniske

arkivene. IKAVA kan nå tilby godkjente lokaler til eierkommunenes eldre og avsluttede arkiver fram

til 1990-1995. Fokuset i kommunene blir å ha tilfredsstillende lokaler til dagligarkiver og bortsatte

arkiver (inntil arkivene er 25-30 år). IKAVA bistår fortsatt med vurdering av arkivlokaler for daglig- og

bortsettingsarkiv for eierne.

Kommunene ble med arkivforskriften pålagt å utbedre sine arkivlokaler slik at kravene i

arkivforskriften er overholdt med en frist innen utgangen av 2011. For å kunne flytte eldre arkiver til

godkjent depot, har flere kommuner har inngått avtaler med IKAVA om betalt forsering av

arkivordning for å få arkiver plassert i IKAVAs godkjente lokaler.

8. Eldre og avsluttede arkiver IKAVA har ved utgangen av 2017 over 9000 hyllemeter med arkiver fra kommunene og

fylkeskommunen i depotet. Ordning av eldre arkiver er fortsatt en høyt prioritert oppgave for IKAVA.

Det er fortsatt mange hundre hyllemeter med uordnede arkiver ute i kommunene og mange årsverk

med ordningsarbeid som venter. Ordningsarbeidet innebærer systematisering av arkivmaterialet,

rensing, pakking, etikettering og registrering i arkivsystemet ASTA. Ferdige arkivkataloger blir

tilgjengelige på nett på IKAVAs hjemmesider og på Arkivportalen.no.

I 2017 har IKAVA ordnet arkiver på dager i arbeidsplanene og som egne prosjekt. IKAVA har ordnet

ca.90 hyllemeter på kommunenes arbeidsdager. I tillegg har vi brukt mye arbeid på henting og

mottak, oppsetting i hyller og registrering i ASTA.

En rekke eierkommuner har bevilget penger til forsering av ordning av arkiver. Prosjektene er

selvfinansierte og utføres i tillegg til vanlig drift. Dette arbeidet blir utført som egne prosjekter og i

2017 har vi blant annet ordnet store mengder arkiver fra Kristiansand, Farsund, Songdalen, Søgne,

Vennesla og Vest-Agder fylkeskommune. Både videregående skoler og flere skoler i Kristiansand er

ferdig ordnet og tilgjengelige. Ved utgangen av 2017 hadde vi fem ansatte som arbeidet fulltid med

ordning av arkiver i ulike prosjekter. Flere ordningsprosjekter vil fortsette i 2018 og nye prosjekter vil

bli startet opp.

Figur 5 – Bilde fra arkivlokalene i Skibåsen



Side 17 av 22

Det bør spesielt nevnes to store

ordningsprosjekter. IKAVA har inngått avtale med

fylkeskommunen om innhenting og ordning av

tannhelsejournaler fra hele fylket. Det er til

sammen ca. 100 000 tannhelsejournaler.

Ordningsarbeidet hadde oppstart i 2014 og ble

avsluttet høsten 2017, etter at det var brukt i

underkant av tre årsverk på dette prosjektet.

I 2015 ble det hentet inn ca. 1400 hm med

uordnede arkiver fra Kristiansand kommune som

skal ordnes som en tilleggstjeneste for kommunen.

Kommunens etterslep på ordning og deponering

av arkiver i depot, blir med dette betydelig mindre.

To fulle stillinger er øremerket til dette prosjektet

som vil fortsette over flere år. Progresjonen på

kristiansandsprosjektet er god. Over halvparten av

totalen på rundt 1400 hyllemeter er ferdig ordnet,

registrert, etikkert og plassert i magasinet i

Skibåsen. Arkivene blir også tilgjengelige via

Arkivportalen.no etter hvert som de er ferdig

ordnet. Det siste året har det meste av

undervisningssektoren, med barnehage og skole,

parkvesenet og flere minsre arkivskapere er blitt ferdig ordnet. Dette har vært en omfattende jobb,

med mange ulike arkivskapere med sine forskjellige typer arkiv. Arkivet strekker seg fra tidlig 1900-

tallet helt opp til 2010.

Selvfinansierte prosjekter som videreføres/

startes opp i 2017:

Ordningsprosjekter

• Søgne kommune

• Marnardal kommune

• Kristiansand kommune, helse og sosial

og omsorgssektoren

• Kristiansand kommune, flerårig prosjekt

• Audnedal kommune

• Farsund kommune

• Vennesla kommune

• Flekkefjord kommune

• Åseral kommune

• Lyngdal kommune

Digitalisering av byggesaksarkiver

• Farsund

• Kvinesdal

• Flekkefjord

• Audnedal



Side 18 av 22

Skanning av protokoller I 2012 gikk IKAVA til innkjøp av en

bokskanner i tilknytning til et større betalt

skanningsprosjekt for Farsund kommune.

Denne blir brukt til skanning av eldre

arkivprotokoller i ulike formater. I 2017 er

det foretatt skanning av protokoller på

forespørsel fra publikum og etter IKAVAs

eget behov i forbindelse med formidling og

formidlingsprosjekter.

Digitalisering av byggesaksarkiver

Flere av våre eierkommuner har skannet

sine eldre byggesaksarkiver. Dette er arkiver

som er i kontinuerlig bruk og som kan ta

stor plass i kommunenes arkivlokaler.

Gevinsten ved skanning av disse arkivene er

bedre gjenfinning og mer effektiv og digital

saksbehandling, samt at dokumentasjon

ikke går tapt ved utlån av papirmappene. I

tillegg kan byggesaksarkivene som er

skannet deponeres i IKAVAs depot, og

kommunene kan frigjøre plass og lokaler. I

2016 ønsket flere av kommunene vest i

fylket at IKAVA skulle digitalisere byggesaks-

arkiver på vegne av kommunene og i

samarbeid med DDV (Det digitale vestre

Agder). IKAVA startet opp med digitalisering i 2017 med to arbeidsstasjoner og en

storformatskanner. Digitaliseringsprosjektene er selvfinansierte i tillegg til IKAVAs ordinære drift og

investeringene skal dekkes inn av prosjektmidlene. Det er ansatt to medarbeidere som digitaliserer

byggesaksarkiver, ca. 30 hyllemeter er digitalisert innen utgangen av 2017. Vi er kommet halvveis i

digitaliseringen av Farsund kommunes byggesaksarkiv, deretter følger Kvinesdal, Flekkefjord og

Audnedal. Det vil trolig bli inngått enda en avtale om digitalisering av byggesaksarkiver.

9. Etablering og drift av arkivdepot IKAVA har nå tilstrekkelig kapasitet for å ta imot eierkommunenes avsluttede og eldre arkiver. Vi leier

lokaler av Arkivverket, Statsarkivet i Kristiansand, og har driftet interkommunalt arkivdepot siden

2006. I 2012 tok vi i bruk ti tusen nye hyllemeter i oppgraderte og godkjente leide lokaler i

Sørlandsparken. IKAVA kan nå motta eiernes arkiver fram til ca. 1990. Leieutgiftene dekkes av

Figur 6 - IKAVAs egenutviklede presentasjonsløsning for skannede protokoller – http://protokoller.ikava.no.

Figur 7 – Skanningsmedarbeidere ved IKAVA.



Side 19 av 22

økningen i eierbidrag som ble vedtatt i representantskapet i 2008.

IKAVA har en leiekontrakt fram til 2021 på lokalene i Sørlandsparken og vil arbeide videre for

permanente arkivlokaler.

IKAVA har lesesal sammen med Arkivverket, Statsarkivet i Kristiansand. IKAVA tar 20 % av vaktene på

lesesalen basert på andelen utlånt materiale. Dette innebærer et tidsforbruk på 26 dagsverk.

Samarbeidet med Statsarkivet innebærer at lesesalen er betjent fire virkedager. I tillegg er det

langåpent en dag i uken store deler av året. Samarbeidsordningen fører til gode tjenester til

publikum og har liten kostnad for IKAVA.

Forespørsler om eldre arkivmateriale Lesesalsbesøket ved Arkivsenter sør varierer fra måned til måned. I 2017 var det 1188 gjester på

lesesalen, mot 1160 i 2016. Det ble lånt ut 372 kommunale arkivstykker i 2017 mot 515 i 2016.

IKAVAs utlån i 2017 utgjorde 18,5 % av det totale utlånet på lesesalen i 2017 mot 20 % av det totale

utlånet i 2016.

IKAVA utfører også innsynsforespørsler og saksbehandling i historiske arkiver. Forespørslene

omfatter et vidt spekter av ulike spørsmål og krever svært ulik grad av tid og ressurser for

fremfinning. I 2017 var det 283 forespørsler etter historisk materiale, dette er en økning på 11 fra

året før.

Depot for elektroniske arkiver I løpet av året er det mottatt 10 nye systemer. Mye av dette er på grunn av tilsyn utført av

Arkivverket, med påfølgende avleveringer av eldre systemer.

Daglig drift av elektronisk depot krever backup og sikringslager av de deponerte systemene. For å

sikre eierkommunenes digitale arkiver ble det i 2014 besluttet medlemskap i KDRS

(Kommunearkivinstitusjonenes digitale ressurssenter). Løsningen for KDRS sikringsdepot ble tatt i

bruk i september 2017. Arbeidet med overføring av data til sikringsdepoter er startet, men dette

arbeidet tar mye tid, og i første omgang

konsentrerer IKAVA seg om å få overført eldre

systemer som er ferdig behandlet. Prosessen

kommer til å vare langt ut i 2018. I mellomtiden

er systemene sikret ved at kommunene fortsatt

har en kopi hos seg, i tillegg til at IKAVA har en

original og en arbeidskopi av systemet som det

tas jevnlig backup av.

Intern drift I 2017 er det gjort mindre oppgraderinger på maskiner og IKAVAs serverpark. Nytt utstyr ble satt i

Elektronisk depot pr. 31.12.2017 i tall:

Antall deponerte systemer: 100

Antall nye i 2017: 10

Systemer overført til KDRS sikringslager: 9



Side 20 av 22

drift i forbindelse med oppstart av skanningsprosjektet. Tre nye maskiner, syv skjermer, 2 A3

dokumentskannere og en rullskanner, en bærbar og en filserver er kjøpt inn, i tillegg til mindre

oppgraderinger av nettverk og telefoni.

Nytt sakarkivsystem er innkjøpt og innført med fullelektronisk arkiv i en skyløsning.

Bruken av Office365 som felles plattform for kontorstøtteverktøy er godt innarbeidet, og så langt har

vi 11 fulle lisenser og 3 basis-lisenser på grunn av krav i forbindelse med innføring av nytt Sak/Arkiv-

system i 2017.

IKAVA besluttet i 2017 å gå over til mobilt bedriftsnett som telefonløsning. Valget falt på Phonero

som leverandør, og den tidligere avtalen med Telenor om mobiltelefoni og ISDN innvalg ble avsluttet.

Nytt mobilt/internett-sentralbord er på plass, og løsningen fungerer så langt fint.

Personal- og organisasjonsutvikling IKAVA er en kompetansebedrift og selskapets vesentligste verdi ligger i de ansattes kompetanse.

Dette gjenspeiles også i at den største enkeltutgiften på budsjettet er personalutgifter. Styret og

administrasjonen er derfor opptatt av å vedlikeholde og videreutvikle kompetansen, og bevare den i

selskapet. Dette er nødvendig for fortsatt å kunne tilby eierkommunene den best mulige bistanden

innen vårt fagfelt og for å bidra til at kommunene produserer og sikrer den dokumentasjonen de

trenger og er pålagt å ha.

HMS og sykefravær IKAVAs internkontrollsystem er samordnet med systemet til Arkivverket, Statsarkivet i Kristiansand.

IKAVA har en HMS-plan som skal oppdateres fortløpende og er en IA-bedrift. I 2017 valgte de ansatte

verne-ombud, fordi selskapet nå har for mange ansatte til å ha felles verneombud med Statsarkiv i

Kristiansand, slik ordningen var tidligere.

I 2017 hadde IKAVA 3,2 % sykefravær, det er en nedgang fra fjorårets 6,7 % sykefravær. Fravær på

grunn av syke barn var på 0,9 %, fjorårets var på 0,5 %.

Likestilling/mangfold IKAVAs styre har til enhver tid minimum 40% representasjon av hvert kjønn. IKAVAs faste stab

bestod i 2017 av 3 menn og 5 kvinner. Det er ingen lønnsforskjeller basert på kjønn.

Selskapet har en jevn fordeling mellom kvinner og menn, kulturell bakgrunn og alder. Det arbeides

for å opprettholde dette. Selskapet søker å tilrettelegge for ansatte i alle livsfaser. Arbeidet for et

godt arbeidsmiljø er en kontinuerlig prosess.

IKAVA s virksomhet har en ubetydelig virkning på det ytre miljø.



Side 21 av 22

Ekstern deltagelse på kurs, konferanser etc. KAI (Kommunearkivinstitusjonenes) konferanse i Bergen, 2 dager, 5 deltagere

KDRS (Kommunearkivinstitusjonenes digitale ressurssenter) Trondheim, 2 seminarer 1 deltager

Fagdag KDRS, Kommunearkivinstitusjonenes digitale ressurssenter, Trondheim, 1 deltager

Agder Seminaret, Kuben, 2 deltagere

SamDok konferanse, Gardermoen, arrangør Arkivforbundet og Arkivverket, 2 dager, 3 deltagere

Kurs Arkivplan.no, Documaster, Stjørdal, 2 deltagere

Workshop, eierbetaling interkommunale arkivselskaper, Kongsberg, 1 deltager

Ledermøte for kommunearkivinstitusjoner og Arkivverket, 2 dager, Gardermoen, 1 deltager

Strategisamling KDRS, Gardermoen, 1 deltager

Jubileumskonferanse Riksarkivet 200 år, 1 deltager

Medlemskap

Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter SA (KDRS)

Norsk Arkivråd

Arkivforbundet

KS Bedrift

Forskernettverk Agder

Samarbeid med Arkivverket, Statsarkivet i Kristiansand Samarbeidet med Arkivverket, Statsarkivet i Kristiansand er løpende, og vi vurderer stadig flere

samarbeidsprosjekter og -områder. Statsarkivet og IKAVA har i flere år brukt navnet ”Arkivsenter sør”

om bygningen og samarbeidet mellom de to arkivinstitusjonene. Dette arbeider vi videre for å

bevisstgjøre befolkningen om. Gjennom faste månedlige formidlingsmøter for institusjonene

planlegges felles formidling knyttet til Arkivsenter sør. Det samarbeides innenfor et vidt spekter:

Formidlingsprosjekter som formidlingsserien ”Vår- og høstprogram”(s. 13), Arkivdagen og

omvisninger på Arkivsenter sør (se s. 14). Vi har i fellesskap et samarbeid med Fædrelandsvennen

der begge institusjonene skriver artikler i serien ”I historisk lys” (s. 13). I tillegg samarbeider vi om

betjening av felles lesesal (s. 17) og internkontrollsystem (s. 19.). Dessuten har vi også i 2017 hatt

flere felles faglige fora for å lære av hverandre. Både Statsarkivets og IKAVAs ansatte har deltatt med

innlegg. Ansatte på Statsarkivet har også tilgang til å delta på kursene IKAVA arrangerer på

Arkivsenter sør som er åpne for eksterne deltagere og IKAVA deltar på tilsvarende kurs arrangert av

Arkivverket i våre felles lokaler.

Samarbeid med andre relevante institusjoner Vi ser også på samarbeidet med andre lignende arkivinstitusjoner som nyttige og fortsetter å

engasjere oss i dette. Slik kan IKAVA være med å bidra og selv trekke veksler på de nettverk av

kunnskapsinstitusjoner vi bygger opp. Kontakten med arkivplan.no gir oss god oversikt over hvordan

løsningen utvikles videre og KDRS-medlemskapet gir oss mye faglig kompetanse om data og



Side 22 av 22

datasikkerhet og bevaring av elektroniske arkiver.

Arkivsenter sør samarbeider også med Universitetet i Agder om tilgjengeliggjøring av våre kilder til

bruk for historiestudenter og til bruk i skoleverket.

IKAVA har også deltatt i flere nasjonale prosjekter. Engebu deltok i prosjektgruppe som skulle se på

muligheter for standardiserte uttrekksformater fra fagsystemer. I tillegg kom deltakelse i

referansegruppe for uttrekks- og testverktøy for Noark, Arkade 5, samt deltakelse i referansegruppe

for Modernisering av Arkivoverføring (Tidligere MAVOD).


Saksfremlegg


Turid Holen



Regnskap for 2017 for Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Styrets innstilling: Representantskapet vedtar regnskapet for 2017. Saksutredning: Regnskapet viser et mindreforbruk på kr. 11 994‐i IKAVAs drift. Det overføres kr. 9 093,‐ til investeringsregnskapet, og det blir avsatt kr. 2 091,‐ til disposisjonsfondet. Investeringsregnskapet viser innkjøp av ny varebil til IKAVA som belastes IKAVAs disposisjonsfond med kr. 261 133,‐. Det er også investert i ikt‐utstyr og inventar til egenfinansiert digitaliseringsprosjekt for eierkommuner. Dette står som krav mot kommunene som innfris når digitaliseringsprosjektene er ferdigstilte. Den økte omsetningen i forhold til det som var budsjettert, skyldes flere eksternt fullfinansierte ordnings‐ og digitaliseringsprosjekter som er kommet til etter at budsjettet ble vedtatt. Turid Holen Arkivsjef Vedlegg: 06.03.2018 Regnskap 2017 med noter

Årsregnskap

Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS

IKAVA

Org.nr. 971 531 673

2017

Driftsregnskap 2017

Note Regnskap

2017 Budsjett

2017 Regnskap

2016

DRIFTSINNTEKTER Andre salgs- og leieinntekter -185 660 -105 006 -117 371 Overføringer med krav til motytelser -3 859 853 -3 260 000 -3 307 597 Andre overføringer -5 885 000 -5 885 000 -5 672 000 Sum Driftsinntekter Note 2 -9 930 513 -9 250 006 -9 096 968 DRIFTSUTGIFTER Lønnsutgifter 5 339 667 4 943 023 4 615 652 Sosiale utgifter 1 293 118 1 415 012 1 105 174 Kjøp av varer og tjenester som inngår i egenprod. 2 839 708 2 572 053 2 614 271 Overføringer 466 676 400 000 417 969 Avskrivninger Note 5 229 173 195 000 229 173 Sum Driftsutgifter 10 168 342 9 525 088 8 982 240 Driftsresultat 237 829 275 082 114 728 EKSTERNE FINANSTRANSAKSJONER Finansinntekter Renteinntekter og utbytte -20 650 -80 000 -37 332 Sum eksterne finansinntekter -20 650 - -37 332 Finansutgifter - Renteutgifter, provisjon og andre finansutgifter - - - Sum eksterne finansutgifter - - - Resultat eksterne finanstransaksjoner -20 650 - -37 332 Motpost avskrivninger Note 5 -229 173 -195 000 -229 173 - Netto driftsresultat -11 994 82 -381 233 INTERNE FINANSTRANSAKSJONER Bruk av avsetninger Bruk av disposisjonsfond - - - Sum bruk av avsetninger - - - Avsetninger Avsetninger disposisjonsfond 2 901 82 373 878 Overført til investeringsregnskapet 9 093 - 7 355 Sum avsetninger 11 994 82 381 233 Udisponert (overskudd) - - - Til inndekning senere år (underskudd) - - - Resultat etter int. finanstransaksjoner - Note 3 - - -

Investeringsregnskapet 2017 Regnskap 2017 Regnskap 2016

INNTEKTER

Salg av driftsmidler og fast eiendom - 20 500 -

Andre salgsinntekter - -

Overføringer med krav til motytelse - 469 984 -

Statlige overføringer - -

Andre overføringer - -

Renteinntekter, utbytte og eieruttak - -

Sum inntekter - 490 484 -

UTGIFTER

Lønnsutgifter - -

Sosiale utgifter - -

Kjøp av varer og tjenester som inngår i egenprod. 603 446 -

Kjøp av tjenester som erstatter egenprod. - -

Overføringer 139 077 -

Renteutgifter, provisjoner og andre finansutgifter - -

Fordelte utgifter - -

Sum utgifter 742 523 -

FINANSIERINGSBEHOV

Finansinntekter

Avdragsutgifter - -

Utlån - -

Kjøp av aksjer og andeler 9 093 7 355

Dekning av tidligere års udekket - -

Avsatt til ubundne investeringsfond - -

Avsetninger til bundne fond - -

Avsetninger til likviditetsreserve - -

Sum finansieringstransaksjoner 9 093 7 355

Finansieringsbehov 261 133 7 355

FINANSIERING

Bruk av avsetninger

Bruk av lån - -

Mottatte avdrag på utlån - -

Salg av aksjer og andeler - -

Bruk av tidligere års udisponert - -

Overføringer fra driftsregnskapet - 9 093 -7 355

Bruk av disposisjonsfond - 252 040 -

Bruk av ubundne investeringsfond - -

Bruk av bundne fond - -

Bruk av likviditetsreserve - -

Sum finansiering - 261 133 -7 355

Udekket/udisponert - -

Balanseregnskap per 31.12.2017 (alle tall i hele kroner)

Regnskap Regnskap

Eiendeler: 2017 2016

IKT, kontormaskiner, transportmidler Note 5 1 678 315 1 164 965

Aksjer og andeler 26 552 17 459

Pensjonsmidler Note 1 3 452 513 2 922 075

Sum anleggsmidler 5 157 380 4 104 499

Kortsiktige fordringer Note 2 1 355 225 459 467

Sum kasse, bank Note 2 6 386 120 7 414 721

Sum omløpsmidler 7 741 345 7 874 188

Sum eiendeler 12 898 725 11 978 687

Egenkapital og gjeld Disposisjonsfond Note 3 2 946 300 3 195 439

Bundne driftsfond 0 0

Kapitalkonto Note 4 752 945 402 183

Sum egenkapital 3 699 245 3 597 622

Pensjonsforpliktelser, KLP Note 1 4 379 790 3 677 671

Langsiktig gjeld 4 379 790 3 677 671

Leverandørgjeld 134 362 160 441

Skyldig offt skatter og avgifter 439 985 351 364

Annen kortsiktig gjeld 4 245 343 4 191 589

Sum kortsiktig gjeld Note 2 4 819 690 4 703 394

Sum gjeld og egenkapital 12 898 725 11 978 687

REGNSKAPSPRINSIPPER OG NOTER

Generelt IKAVA har i selskapsavtalen fastsatt at årsregnskapet skal følge kommunale regnskapsprinsipper, og følgende særregler gjelder: Årsregnskapet skal inneholde driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap og noteopplysninger. Det skal baseres på de regnskapsprinsipper som følger av kommuneloven og forskrifter for kommunale og fylkeskommunale budsjetter og regnskaper. I tillegg skal kommunale regnskap tilfredsstille krav til statlig rapportering (KOSTRA). Regnskapet til IKAVA for 2017 består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap og noter. Regnskapssystem Kommuneregnskapet er basert på et finansielt orientert system med hovedvekt på anskaffelse og anvendelse av midlene til drift og investering – og hvordan disse aktivitetene er finansiert. Resultatet vises i form av endring av arbeidskapitalen (omløpsmidler minus kortsiktig gjeld). Anordningsprinsippet Regnskap og budsjett skal baseres på det såkalte anordningsprinsippet: Alle kjente utgifter/utbetalinger og inntekter/innbetalinger i året skal tas med i bevilgningsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når regnskapene avsluttes. Bruttoprinsippet Alle inntekter og utgifter skal budsjetteres og regnskapsføres brutto. Det kan ikke gjøres fradrag for inntekter som direkte vedrører utgiftspostene. Arbeidskapitalen Endring av arbeidskapitalen (omløpsmidler minus kortsiktig gjeld) skal vises som inntekts- og utgiftsposter i drifts-/investeringsregnskapet/-budsjettet, jfr. oversikt endringer arbeidskapital - kontantstrøm.

Vurdering av balanseposter

Kasse og bankbeholdninger er oppført med de virkelige beløp. Kortsiktige fordringer er vurdert til pålydende. Tapsavskrivning foretas fortløpende når tapet er

konstatert. Kortsiktig gjeld er oppført til pålydende.

Note 1 – Pensjonskostnader 2017

Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS har inngått pensjonsavtale med 1 års amortiseringstid. Selskapet har et premiefond i KLP. Innestående på premiefondet pr.31.12.2017 var kr. 478,-. Spesifikasjon av estimatavvik og forpliktelse KLP forsikring

Årets netto pensjonskostnad spesifisert (§13 – 1 nr. C) Regnskapsåret 2017 Regnskapsåret 2016

Nåverdi av årets pensjonsopptjening 698 401 615 464

Rentekostnad av påløpt pensjonsforpliktelse 164 046 137 858

Forventet avkastning på pensjonsmidlene -137 045 -117 925

Sum amortisert premieavvik -79 024 -56 988

Administrasjonskostnader 32 633 30 400

Netto pensjonskostnad (inkl. adm.) 679 011 608 809

Pensjonsforpliktelse Regnskapsåret 2017 Regnskapsåret 2016

Pensjonsforpliktelser 01.01 3 584 298 3 320 980

Amortisering estimatavvik – pensjonsforpliktelse -181 544 -490 004

Årets pensjonsopptjening 698 401 615 464

Renteutgifter av påløpt pensjonsforpliktelse 164 046 137 858

Utbetalte pensjoner 0 0

Brutto pensjonsforpliktelse 31.12 u/estimatavvik 4 265 201 3 584 298

Gjenstående amortisering avvik forpliktelse 31.12 0 0

Brutto pensjonsforpliktelse. UB 31.12 4 265 201 3 584 298

Pensjonsmidler, spesifikasjon Regnskapsåret 2017 Regnskapsåret 2016

Pensjonsmidler 01.01 2 922 075 2 570 306

Årets forventede avkastning 137 045 117 925

Årets premieinnbetaling inkl. adm. utgifter 572 668 511 542

Årets utbetaling av pensjon 0 0

Administrasjon kostnad / rentegaranti -32 633 -30 400

Pensjonsmidler 31.12 u/estimatavvik 3 599 155 3 169 373

Amortisering estimatavvik - midler -146 642 -247 298

Brutto pensjonsmidler UB 31.12 – estimat 3 452 513 2 922 075

Gjenstående amortisering - pensjonsmidler 0 0

Brutto pensjonsmidler 31.12 - estimat full amortisering 3 452 513 2 922 075

Balanseført estimert pensjonsforpliktelse 31.12 Regnskapsåret 2017 Regnskapsåret 2016

Brutto påløpt forpliktelse 4 265 201 3 584 298

Pensjonsmidler 3 452 513 2 922 075

Netto forpliktelse før arbeidsgiveravgift 812 688 662 223

Arbeidsgiveravgift av netto pensjonsforpliktelse 114 589 93 373

Beregnet premieavvik 31.12 Regnskapsåret 2017 Regnskapsåret 2016

Pensjonspremie inkl. adm. utgifter 572 668 511 542 Årets netto pensjonskostnader inkl. adm. kostnader -758 035 -665 797 Premieavvik 31.12 -185 367 -154 255

Medlemsstatus Regnskapsåret 2017* Regnskapsåret

Antall aktive 11 9 Antall oppsatte 13 14 Gjennomsnittlig pensjonsgrunnlag, aktive (hele kroner) 415 496 444 048 Gjennomsnittsalder, aktive 40,22 39,1 Gjennomsnittlig tjenestetid, aktive 5,01 4,19

For regnskapsåret 2016 er medlemsstatus et foreløpig estimat

Økonomiske forutsetninger - KLP 2018* 2017

Avkastning på pensjonsmidler 4,50 % 4,50 %

Diskonteringsrente 4,00 % 4,00 %

Årlig lønnsvekst 2,97 % 2,97 %

For regnskapsåret 2018 er de økonomiske forutsetningene et estimat

Note 2 - Endring i arbeidskapital - kontantstrøm 2017

(tall i hele kroner) Endring 16/17 Sum endring omløpsmidler -123 750 Endring kortsiktig gjeld -116 295

Endring arbeidskapital -240 045

Avstemming mot kontantstrøm fra drift og investering

2017 Driftsinntekter 9 930 513 Driftsutgifter 9 948 262 Brutto driftsresultat -17 749 Netto finansutgifter 20 650

A. Kontantstrøm fra drift 2 901

Investeringer i fast eiendom og utstyr -742 523 Inntekter/egenandeler stat, kommune og andre 490 484

Netto utlån og kjøp/salg av aksjer og andeler 9 093

B. Netto bevegelse knyttet til investeringer -242 946

Endring arbeidskapital -240 045

Note 3 - Fonds

(tall i hele kroner) 01.01.2017 Bruk Avsetninger 31.12.2017 Disposisjonsfond - generelt 1 951 547 252 040 2 901 1 702 408

Disposisjonsfond for red. husleie 1 243 892 0 0 1 243 892

Sum egenkapital 3 195 439 252 040 2 901 2 946 300

Note 4 - Kapitalkonto, spesifikasjon endringer

(tall i hele kroner) Kapitalkonto pr 01.01 402 183 Debetposteringer i året: Kreditposeringer i året: Av/nedskriving utstyr/inventar 229 173 Aktivering av transportmiddel 328 890 Endring skyldig arb.giver - avg. nto 150 465 Aktivering av utstyr og maskiner 413 633 Endring pensjonsforpliktelser 21 216 Kjøp av aksjer og andeler 9 093 Kapitalkonto pr 31.12 752 945

Sum 1 152 799 Sum 1 152 799 Note 5 - Fast eiendom, utstyr mv

(tall i hele kroner) IKT mv Transportmidler Sum

Bokført verdi 01.01.2017 2 771 340 0 2 771 340 Anskaffelser i året 413 633 328 890 742 523 Akk. av-/og nedskr. tidl år 1 606 375 0 1 562 801 Årets ordinære avskr. 229 173 0 229 173

Utgående balanse 31.12.2017 1 349 425 328 890 1 678 315


Saksfremlegg


Turid Holen



Budsjett for 2019 for Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Styrets innstilling: Representantskapet vedtar budsjettet for 2019. Saksutredning: Budsjettforslaget er i hovedsak en videreføring av tidligere års budsjetter, kun justert med 2,5 % (lønn 4 % og pris 2 %). Eiernes bidrag er økt tilsvarende til kroner 42,90 pr. innbygger Folketallet er basert på tabellen ”Folkemengde pr. utgangen av 3 kvartal 2017 og endringene hittil i år” fra SSB. De økte bidragene fra eierne som ble innført i 2009, går til dekking av utgiftene for magasinet i Sørlandsparken. Medlemsavgiften til Kommunearkivinstitusjonenes digitale ressurssenter (KDRS) er dekket inn i budsjettet. Med styrets godkjenning har IKAVA inngått avtale om flere store og mindre forserte ordningsprosjekter av eldre arkiver for flere av eierne, noen av disse strekker seg over flere år. Det er også inngått avtaler om digitalisering av byggesaksarkiver som vil utføres fram til og med 2020. Det videreføres lønnsutgifter på til sammen 640% stilling finansiert med prosjektmidler. Dette fordeles på 300% stillinger til digitalisering av byggesaksarkiver og 340% stillinger til ordning av arkiver, dette er for å utføre allerede avtalte prosjekter for eierkommunene. Overføringene som dekker utgiftene til disse prosjektene er stipulert til 4 100 000 kroner. Kristiansand kommune har fylt opp sine ca 12,6% av IKAVAs depothyllemeter med betjening som tilsvarer eierandelen i selskapet. I 2015 ble det tatt imot svært mange hyllemeter arkiver fra Kristiansand kommune, blant annet et flerårige ordningsprosjekt for Kristiansand kommune på 1470 hyllemeter. Budsjettert sum dekker leie av 2 300 ekstra hyllemeter i depotet. Disse hyllemeterne er allerede tatt i bruk pr. januar 2017. Turid Holen

Arkivsjef Vedlegg: 06.03.2018 Budsjett for 2019

Budsjett 2019 Budsjett 2018 Budsjett 2017 Budsjett 2016

DRIFTSBUDSJETT

Driftsinntekter

Overføringer 6 326 000kr 6 077 000kr 5 885 000kr 5 403 000kr

Refusjoner 4 575 000kr 4 400 000kr 3 260 000kr 2 922 000kr

Salgsinntekter 143 000kr 105 000kr 105 000kr 105 000kr

Sum driftsinntekter 11 044 000kr 10 582 000kr 9 250 000kr 8 430 000kr

Driftsutgifter

Lønnsutgifter inkl. sosiale utgifter 7 662 000kr 7 285 000kr 6 313 000kr 5 777 000kr

Kjøp av varer og tjenester 2 747 000kr 2 653 000kr 2 430 000kr 2 252 000kr

Andre driftsutgifter 250 000kr 262 000kr 187 000kr 159 000kr

Mva drift 450 000kr 450 000kr 400 000kr 322 000kr

Sum driftsutgifter 11 109 000kr 10 650 000kr 9 330 000kr 8 510 000kr

Driftsresultat -65 000kr -68 000kr -80 000kr -80 000kr

Finansposter

Renteinntekter 65 000kr 68 000kr 80 000kr 80 000kr

Ordinært resultat 0 0 0 0

KAPITALBUDSJETT

Investeringer

Finansiering

Avsetning til fond1 0

Noter

1. "Avsetning til fond" for 2009 - 2011 ble satt av før midlertidige lokaler kom på plass. Fra 2012 går dette til "Utgifter til husleie for

midlertidig magasin". Se for øvrig saksfremstillingen.

2. Spesifikasjon av overføring mellom selskap og deltakere

Kommune Innbyggere3 Overføring3

Vest-Agder fylkeskommune 182533 664 000kr

Audnedal kommune 1746 77 000kr

Farsund kommune 9705 417 000kr

Flekkefjord kommune 9082 391 000kr

Hægebostad kommune 1696 73 000kr

Kristiansand kommune 87395 1 555 000kr

Kvinesdal kommune 5987 257 000kr

Lindesnes kommune 4952 212 000kr

Lyngdal kommune 8466 368 000kr

Mandal kommune 15550 673 000kr

Marnardal kommune 2280 99 000kr

Sirdal kommune 1818 78 000kr

Songdalen kommune 6425 284 000kr

Søgne kommune 11284 487 000kr

Vennesla kommune 14229 622 000kr

Åseral kommune 938 69 000kr

Total 6 326 000kr

3. Baserer seg på "Folkemengde 1. januar 2017 og endringene i 3. kvartal 2017. Vest-Agder" SSB og kroner 42,9 per innbygger.

Budsjett basert på anslått prisvekst på 2,5 % . Se for øvrig saksfremstillingen.

4. IKAVA sitt disposisjonsfond anslås før endelig revidert regnskap for 2017 foreligger til kr. 1 702 408,-

IKAVAs "magasinfond" er ved inngangen av 2017 på kr. 1 243 892 ,-

5. Overføringer for Kristiansands med tillegg ekstrautgifter for depotleie og betjening, i tillegg til det som betales for gjennom tilskuddet

for 2019.


Saksfremlegg


Turid Holen



Økonomiplan for 2019-2022 for Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Styrets innstilling: Representantskapet vedtar økonomiplanen slik den foreligger. Click or tap here to enter text. Saksutredning: Økonomiplanen baserer seg på budsjettforslaget for 2019 og er i hovedsak en videreføring av tidligere planer. Leie av midlertidig magasin og utgifter knyttet til lokalene, er innarbeidet i planene. Det er justert for prisindeks på 2,4% for hvert av årene 2020‐2022. De årlige kostnadene til medlemskap i Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter (KDRS) på i overkant av kr. 300 000,‐ pr. år er innarbeidet i planene. Økt innskudd fra Kristiansand kommune for ekstra depotplass med betjening er videreført frem til 2022. Inntekter og utgifter til eksternt finansierte prosjekter med ordning av arkiver og skanning er innarbeidet i økonomiplanen, inntektene er under refusjoner, mens hoveddelen av utgiftene er lønns‐ og sosiale utgifter. I 2019 er det beregnet 6,4 stillinger som prosjektleder og ordningsarbeidere, i 2020 er dette beregnet til 3,4 stillinger. For 2021 og 2022 er det ikke lagt inn eksternt finansierte prosjekter i økonomiplanen. Økonomiplanen er ikke justert for endrede rammevilkår som følge av region‐ og kommunereformen, fordi konsekvensene dette vil ha for IKAVA ikke er klare enda. En konsekvens vil trolig bli revidering av beregningen av tilskudd til IKAVA fra eierkommunene. Dette vil bli en sak for representantskapsmøtet i 2019. IKAVAs styre arbeider med forslag. Turid Holen Arkivsjef

Vedlegg: 05.02.2018 Økonomiplan for for Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS for 2019-

2022

Økonomiplan IKAVA 2019-2022

Alle tall gitt i 2016 kroner

DRIFT

Driftsinntekter 2019 2020 2021 2022

Overføringer 6 326 000,00kr 6 477 000,00kr 6 632 000,00kr 6 891 000,00kr

Refusjoner 4 575 000,00kr 2 512 000,00kr 638 000,00kr 664 000,00kr

Salgsinntekter 143 000,00kr 146 000,00kr 150 000,00kr 154 000,00kr

Sum driftsinntekter 11 044 000,00kr 9 135 000,00kr 7 420 000,00kr 7 709 000,00kr

Driftsutgifter

Lønnsutgifter inkl. sosiale utg. 7 662 000,00kr 5 687 000,00kr 3 892 000,00kr 4 095 000,00kr

Kjøp av varer og tjenester 2 747 000,00kr 2 781 000,00kr 2 848 000,00kr 2 916 000,00kr

Andre driftsutgifter 255 000,00kr 265 000,00kr 267 000,00kr 273 000,00kr

Mva drift 450 000,00kr 472 000,00kr 483 000,00kr 495 000,00kr

Sum driftsutgifter 11 114 000,00kr 9 205 000,00kr 7 490 000,00kr 7 779 000,00kr

Driftsresultat (70 000,00)kr (70 000,00)kr (70 000,00)kr (70 000,00)kr

Finansposter

Renteinntekter 70 000,00kr 70 000,00kr 70 000,00kr 70 000,00kr

Ordinært resultat -kr -kr -kr -kr

KAPITAL

Investeringer -kr -kr -kr -kr

Finansiering -kr -kr -kr -kr

-kr -kr -kr -kr


Saksfremlegg


Turid Holen



Arbeidsplan 2019-2022 for Interkommunalt arkiv iVest-Agder IKS Styrets innstilling: Representantskapet vedtar arbeidsplanen for 2019‐2022 som foreslått. Saksutredning: Planen følger sakmme oppsett som tidligere med åtte forskjellige arbeidsområder som videreføres også i de kommende årene. Turid Holen Arkivsjef Vedlegg: 06.03.2018 Arbeidsplan 2019-2022

Märthas vei 1 Telefon Telefaks Organisasjonsnr. E-post 4633 KRISTIANSAND S 38 14 55 91 38 14 55 92 971 531 673 [email protected]

Arbeidsplan for IKAVA 2019-2022

Planen består av 8 arbeidsområder (nummerert 1 – 8) med ulikt antall arbeidsoppgaver (merket med bokstav): gjennomgående oppgave (prosess) X ny oppgave forskjøvet oppg./endret start (prosess)

ARBEIDSPLAN 2019-2022

1. Arkivdanning - arkivplanlegging Tiltak Gjennomføres

2019 2020 2021 2022

a) Arkivplanarbeid, revidering Videreføre arkivplanarbeid, revidere/Webtilpasse

b) Kassasjon: Prosjekt- og regelverksarbeid

Bistå med utarbeidelse av lokale kassasjonsregler med utgangspunkt i nye bevarings- og kassasjonsregler.

c) Innbinding av møtebøker m.m. Ikke krav om innbinding i forskriftens krav til papirarkiver, innbinding for kommuner som ønsker det

d) Arkivperiodisering Bistå kommunene ved overgang til ny arkivperiode e) Sak/arkivsystemer Opprettholde samarbeid om erfaringsutveksling, evt.

anskaffelsessamarbeid.

f) Elektronisk arkiv Bidra ved planlegging, innføring og oppstart, sak/arkivsystem og fagsystem, integrasjonsløsninger

ARBEIDSPLAN 2019– 2022

2. Veiledning/kursvirksomhet Tiltak Gjennomføres

2019 2020 2021 2022

a) Oppsamlingskurs - Arkiv grunnkurs, inkludert k-kodekurs

Avholdes årlig

b) Grunnkurs saksbehandlere Settes opp med jevne mellomrom etter behov

c) Etatsvise kurs, spesialkurs Utvikle spesialkurs, også for sektorene



d) Spesialkurs i ordning av eldre arkiver

Grunnleggende ordningsarbeid (ved behov)

e) IKT og dokumentasjonsbehandling

Utvikle og avholde spesialkurs/seminar om IKT og dokumentasjonsbehandling



3. Informasjonsvirksomhet og formidling

Tiltak Gjennomføres

2019 2020 2021 2022

a) Kontaktkonferanse Avholdes årlig

b) ARKHEION 2 nr. årlig i samarb. med de andre interkommunale arkivordninger i landet

c) Møtevirksomhet Regionale samlinger/arkivforum avholdes i alle medlemskommuner

d) Konferanser Avholde konferanser om aktuelle temaer

e) Informasjon via nettside Spre aktuell arkivinformasjon ved behov

f) Internett Informasjon om IKAVA: hjemmeside, kataloger, rapporter, rundskriv m.m.

g) Medieomtale Få ut info om virksomheten i (lokal)aviser, etc.

h) Arkivenes dag Presentere IKAVA og arkivarbeid under årlig markering av arkivenes dag

i) Utstillinger Presentasjon av IKAVA v/ulike anledninger

j) Omvisninger, besøk Utvikle og tilby opplegg for besøk og omvisning for publikum, ulike brukergrupper (skoler, lag og foreninger)


ARBEIDSPLAN 2019- 2022

4. Sensitive personarkiv Tiltak Gjennomføres

2018 2019 2020 2021

a) Innhenting, avlevering av materiale Alle kommuner

b) Betjening av avlevert materiale Finne fram ønsket materiale, drive veiledning (evt. infomøter m.m).

c) Behandling av avlevert materiale Registrering, ordning, kassasjon



5. Arkivlokaler Tiltak Gjennomføres

2018 2019 2020 2021

a) Arkivlokaler i nybygg og ved ombygging

Bidra til at arkivforskriftens krav blir ivaretatt.

b) Oppstilling av materiale i arkivlokale Bidra til bruk av utviklede regler og rutiner for bruk av arkivlokalene i alle kommuner.



6. Arbeid med eldre og avsluttede arkiver


2018 2019 2020 2021

a) Ordning av eldre korrespondanse og saksdokumenter etc. i hht oversikt

Eldre materiale fra alle kommuner.

b) Katalogisering i ASTA-programmet, tilgjengeliggjøres i Arkivportalen

Legge inn ordnet arkiv i ASTA fortsetter i alle kommuner.

c) Skanning for bevaring av skadet arkiv, evt. restaurering av skadde protokoller

Utarbeide oversikt over skadet arkiv i kommunene med tilbud om skanning for bevaring/ evt. restaurering

d) Skanning og digitalisering av papirarkiver og protokoller for eiere for effektiv digital saksbehandling/ sikring av papirarkiver.

Digialisering av eiendomsarkiver på forespøsrsel som betalt tjeneste.

e) Oppsporing av manglende arkivsaker I henhold til mankoliste for hver kommune

f) Privat arkivmateriale. Bistå med evt. innsamling, ordning, listeføring og oppbevaring av slike arkiver etter avtale med den enkelte kommune.

g) Lære opp og vedlikeholde ekstrapersonell til ordningsprosjekter

Opprettholde tilbud om ekstra ordning av arkiver i prosjekt



7.l

Etablering og drift av arkivdepot, papirarkiver


2018 2019 2020 2021

a) Planlegging og etablering av permanent depot

Etablering av depotordning (planlegging, bygningsutvidelse, opplæring, rutineutvikling m.m.)

b) Aktiv arkivformidling Utvikle og etablere prosjekter og tjenester for formidling av opplysninger fra arkivmateriale i depotet

c) Skanning av eldre arkiv for formidling

Skanne protokoller og saksarkiver for formidling og etter forespørsel fra publikum.

d) Innhenting og oppstilling av materiale

Utvikle rutiner, samarbeide med kommuner om disponering av magasiner

e) Tilgjengelighet og tilbakelån Utvikle rutiner og prosjekter/tilbud for tilgjengliggjøring og rutiner for tilbakelån av materiale

f) Drift og videreutvikling av depotordning

Drive, vedlikeholde og utvikle depottjenesten etter faglige og juridiske retningslinjer (opplæring, rutineutvikling m.m.)


7.2

Etablering og drift av arkivdepot, elektroniske arkiver


2018 2019 2020 2021

a) Bevaring av elektroniske arkiver Opparbeide kompetanse og etablere tilbud - delta i nasjonalt samarbeid - kartlegge bestand – innhente uttrekk fra eierne

b) Sikringsdepot for elektroniske arkiver KDRS, (Kommunearkivinstitusjonenes digitale ressurssenter)

Tilby fullgode løsninger for bevaring av deponerte arkiver og rutiner for kvalitetssikring.

c) Tilgjengeliggjøring av elektroniske arkiver

Utvikle innsynsløsninger for deponerte elektroniske systemer i samarbeid med andre arkivinstitusjoner


ARBEIDSPLAN 2019 – 2022

8. Personal- og organisasjonsutvikling


2018 2019 2020 2021

a) Intern opplæring/utvikling Delta på viktige seminarer/konferanser. Tett kontakt med andre arkivinstitusjoner. Vurdere relevante utdanningstilbud/studiereiser. Vedlikehold/oppdatering av kompetanse

b) IKT-utvikling Oppgradering av utstyr og kompetanse

c) Samarbeid med Statsarkivet i Kristiansand

Videreutvikle og utnytte samlokalisering med statsarkivet

d) Samarbeid med relevante institusjoner

Vurdere, planlegge og etablere samarbeid med andre institusjoner (Høgskole/Universitet, museer, biblioteker etc)


Saksfremlegg


Turid Holen



Orientering om lokalene på Arkivsenter sør i IKAVAs representantskapsmøte i 2018 Turid Holen Arkivsjef


Saksfremlegg

Dato: 16.02.2018 Turid Holen Arkivref: 17/209-10/ FE-020, FA-C67 92821945

Turid Holen



Orientering om Pilot Agder i IKAVAs representantskapsmøte 2018 Turid Holen Arkivsjef


Saksfremlegg


Turid Holen



Beregning av årlig tilskudd fra IKAVAs eiere etter 2020 - orientering til representantskapet i 2018 Turid Holen Arkivsjef

møteinnkalling - ikava · kjerneoppgavene til ikava er rådgivning innenfor arkivdanning og...

Documents