arkiv og dokumentasjonsforvaltning for private ... · i dialog med arkivarer som jobber i...
TRANSCRIPT
![Page 1: arkiv og dokumentasjonsforvaltning for private ... · I dialog med arkivarer som jobber i arkivdanning i privat sektor peke ut viktige felt å beskrive og forstå for at arkivbevaringsinstitusjonene](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022060605/6059f522f57d1534935f0474/html5/thumbnails/1.jpg)
arkiv og dokumentasjonsforvaltning
for private organisasjoner og bedrifter
7. desember 2017
Anja J Vestvold
![Page 2: arkiv og dokumentasjonsforvaltning for private ... · I dialog med arkivarer som jobber i arkivdanning i privat sektor peke ut viktige felt å beskrive og forstå for at arkivbevaringsinstitusjonene](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022060605/6059f522f57d1534935f0474/html5/thumbnails/2.jpg)
Arbeidsgruppen• Marit Nørve (NHO)
• Tor Are Johansen (ArbArk)
• Silje Bjørnsrud fra (NRK)
• Hans Knut Trælhaug (Riksarkivet)
• Sigrun Rasmussen (Riksarkivet)
• Kristin Brattelid (Riksarkivet)
• Anja Jergel Vestvold (Norsk Arkivråd)
![Page 3: arkiv og dokumentasjonsforvaltning for private ... · I dialog med arkivarer som jobber i arkivdanning i privat sektor peke ut viktige felt å beskrive og forstå for at arkivbevaringsinstitusjonene](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022060605/6059f522f57d1534935f0474/html5/thumbnails/3.jpg)
Bakgrunn• Primærbehovet – grunnen til
at arkiv dannes
• Det lange perspektivet
• Elektroniske dokumenter,
data og opplysninger
• Hvordan skape bevissthet
og interesse for arkivenes
bruk også etter
primærbruken?
![Page 4: arkiv og dokumentasjonsforvaltning for private ... · I dialog med arkivarer som jobber i arkivdanning i privat sektor peke ut viktige felt å beskrive og forstå for at arkivbevaringsinstitusjonene](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022060605/6059f522f57d1534935f0474/html5/thumbnails/4.jpg)
Mål1. I dialog med arkivarer som jobber i arkivdanning i privat
sektor peke ut viktige felt å beskrive og forstå for at arkivbevaringsinstitusjonene kan gå i fruktbar dialog.
2. Øke forståelsen av hva som skal og bør inngå i arkivdanningen hos arkivskaper ved å lage en veiledning i hvordan identifisere dette materialet i egen virksomhet og arkivdanningsprinsipper.
3. Arkivskaper skal få nytte av større innarbeiding av langtidsbevaringsperspektivet.
4. Arkivbevaringsinstitusjon skal få en større forståelse for veiledningsrollen i forhold til arkivdanning.
5. En veiledning for tilrettelegging for arkivdanning og langtidsbevaring for arkivskapere.
![Page 5: arkiv og dokumentasjonsforvaltning for private ... · I dialog med arkivarer som jobber i arkivdanning i privat sektor peke ut viktige felt å beskrive og forstå for at arkivbevaringsinstitusjonene](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022060605/6059f522f57d1534935f0474/html5/thumbnails/5.jpg)
• Overordnet, kort og konkret – 1 side!
• Bygge på tidligere utgitt materiale
• «Ikke finne opp kruttet på nytt»
• Språko mottakerne ikke er så interessert i arkiv som oss
• Selge ideen om at arkiv har verdi for virksomheten i
kort og lengre perspektivo Bruke konkrete eksempler
![Page 6: arkiv og dokumentasjonsforvaltning for private ... · I dialog med arkivarer som jobber i arkivdanning i privat sektor peke ut viktige felt å beskrive og forstå for at arkivbevaringsinstitusjonene](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022060605/6059f522f57d1534935f0474/html5/thumbnails/6.jpg)
Hvem skiver vi for?• Utfordring: favne alle
typer organisasjoner og
virksomheter o små frivillige organisasjoner,
medlemsorganisasjoner,
enkeltmannsforetak, AS, store
konsern
• En som har et ansvar for
dokumentasjon og
dokumentasjon
![Page 7: arkiv og dokumentasjonsforvaltning for private ... · I dialog med arkivarer som jobber i arkivdanning i privat sektor peke ut viktige felt å beskrive og forstå for at arkivbevaringsinstitusjonene](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022060605/6059f522f57d1534935f0474/html5/thumbnails/7.jpg)
VeilederenHva er arkiv?
Hvorfor er forvaltning av dokumentasjon og arkiv viktig?Vet du hva du har og hvor du har det?
- Skjema for å kartlegging
Hvordan arkiverer vi?Historisk arkiv
Veilederen finner duher
![Page 8: arkiv og dokumentasjonsforvaltning for private ... · I dialog med arkivarer som jobber i arkivdanning i privat sektor peke ut viktige felt å beskrive og forstå for at arkivbevaringsinstitusjonene](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022060605/6059f522f57d1534935f0474/html5/thumbnails/8.jpg)
1. Hva er arkiv?• Arkivet er virksomhetens hukommelse.
• Det består av dokumenter som er skapt i eller
mottatt av en virksomhet, og som tas vare på for
kortere eller lengre tid.
• Dokumentene inneholder gjerne informasjon om
handlinger, beslutninger og transaksjoner som
virksomheten befatter seg med.
![Page 9: arkiv og dokumentasjonsforvaltning for private ... · I dialog med arkivarer som jobber i arkivdanning i privat sektor peke ut viktige felt å beskrive og forstå for at arkivbevaringsinstitusjonene](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022060605/6059f522f57d1534935f0474/html5/thumbnails/9.jpg)
2. Hvorfor er forvaltning av
dokumentasjon og arkiv viktig?• Viktig for kommunikasjons- og arbeidsflyt, effektiv
drift og for å sikre juridiske, økonomiske og
immaterielle rettigheter
• Vite hva en har gjort og kunne bevise det
• Krav til seg eller mot andre
• interne drift
• omdømme utad
![Page 10: arkiv og dokumentasjonsforvaltning for private ... · I dialog med arkivarer som jobber i arkivdanning i privat sektor peke ut viktige felt å beskrive og forstå for at arkivbevaringsinstitusjonene](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022060605/6059f522f57d1534935f0474/html5/thumbnails/10.jpg)
3. Vet du hva du har og hvor du har det?
• Skaff oversikt over informasjon som er viktig for
virksomheten i for eksempel e-poster, filområder,
skytjenester, samhandlingsverktøy, applikasjoner,
sosiale medier, hjemmesider, tekstmeldinger,
skrivebordsskuffer, personal- og regnskapssystemer
• Plan for å opprettholde kontrollen
• Overholde lover og pålegg
![Page 11: arkiv og dokumentasjonsforvaltning for private ... · I dialog med arkivarer som jobber i arkivdanning i privat sektor peke ut viktige felt å beskrive og forstå for at arkivbevaringsinstitusjonene](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022060605/6059f522f57d1534935f0474/html5/thumbnails/11.jpg)
Skjema for kartlegging
![Page 12: arkiv og dokumentasjonsforvaltning for private ... · I dialog med arkivarer som jobber i arkivdanning i privat sektor peke ut viktige felt å beskrive og forstå for at arkivbevaringsinstitusjonene](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022060605/6059f522f57d1534935f0474/html5/thumbnails/12.jpg)
4. Hvordan arkiverer vi? • Hva er behovet?
• Etablere rutiner
• Felles løsninger
• Personvern
• Vern av hemmeligheter
• Sikre tilgjengelighet over tido Konvertering
o Back up
![Page 13: arkiv og dokumentasjonsforvaltning for private ... · I dialog med arkivarer som jobber i arkivdanning i privat sektor peke ut viktige felt å beskrive og forstå for at arkivbevaringsinstitusjonene](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022060605/6059f522f57d1534935f0474/html5/thumbnails/13.jpg)
5. Historisk arkiv
![Page 14: arkiv og dokumentasjonsforvaltning for private ... · I dialog med arkivarer som jobber i arkivdanning i privat sektor peke ut viktige felt å beskrive og forstå for at arkivbevaringsinstitusjonene](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022060605/6059f522f57d1534935f0474/html5/thumbnails/14.jpg)
Historisk • Er det administrative behovet
virkelig over?o Garantisaker
o Revisjon
o Rettighetsdokumentasjon
• Kommersiell bruko Omdømme
• Samfunnsutvikling
• Å ta vare på materialet har en
kostnad og må derfor svares med
nytte – også for virksomheten
![Page 15: arkiv og dokumentasjonsforvaltning for private ... · I dialog med arkivarer som jobber i arkivdanning i privat sektor peke ut viktige felt å beskrive og forstå for at arkivbevaringsinstitusjonene](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022060605/6059f522f57d1534935f0474/html5/thumbnails/15.jpg)
Videre • Tilgrensende områder
o Personvernforordningen
o Informasjonssikkerhet
o Kvalitetssystem
• Internasjonale standardero ISO 30300 familien
• Mer detaljero Henvise til annet materiale
o Teknisk veileder