na waŻny temat -...

NA WAŻNY TEMAT

16 grudnia 2014 r.

Raport

Uczestnicy spotkania „Skuteczna promocja rezultatów projektów

w programie Erasmus+ ” zastanawiali się, się nad tym, czym są rezultaty,

oraz dlaczego warto określać je już na etapie przygotowania projektu. Jakie

narzędzia wybrać, aby skutecznie promować swoje sukcesy oraz czym jest

trwałość rezultatów; jak ją zapewnić oraz jak zaplanować działania, które

pomogą udokumentować osiągnięte rezultaty. Efektem prac były

wypracowane wskazówki i rekomendacje dla tych, którzy już realizują lub

planują zrealizować własny projekt.

„Na ważny temat”

Strona 1

INFORMACJE PODSTAWOWE

Rodzaj spotkania: spotkanie z cyklu „Na ważny temat”

Termin spotkania: 16 grudnia 2014 r.

Miejsce: Centrum konferencyjne Zielna, Warszawa

Sektor: W spotkaniu uczestniczyli przedstawiciele wszystkich sektorów. 32% stanowili

przedstawiciele Edukacji szkolnej, 20% przedstawiciele Szkolnictwa wyższego, 35% Kształcenia

i szkolenia zawodowego oraz 13% przedstawiciele Edukacji dorosłych i Młodzieży.

Cele spotkania:

prezentacja dobrych praktyk;

wymiana doświadczeń pomiędzy beneficjentami programów edukacyjnych;

wypracowanie zbioru rekomendacji.

Stosowane metody:

wykłady;

dyskusje;

prezentacje;

warsztaty.

Profil uczestnika

Do udziału w spotkaniu zostali zaproszeni:

beneficjenci programu Erasmus+;

przedstawiciele instytucji zainteresowanych zagadnieniami związanymi

z upowszechnianiem i wykorzystywaniem rezultatów projektów;

osoby, które podzielą się swoimi doświadczeniami związanymi z promocją

i wdrażaniem rezultatów projektów w ramach unijnych programów edukacyjnych;

osoby, które planują zrealizować własny projekt w ramach programów

edukacyjnych, szczególnie w zakresie programu Erasmus+.

Warunki uczestnictwa oraz zgłoszenia:

Osoby chcące wziąć udział w spotkaniu musiały zgłosić się poprzez wypełnienie ankiety on-line.

Zgłoszenia nadsyłano do 12 grudnia 2014 r. W spotkaniu udział wzięło 94 uczestników oraz 5

prelegentów zewnętrznych.


Strona 2

Prowadzący, organizacja

Ewelina Miłoń (Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji, koordynator Zespołu Upowszechniania Rezultatów i Analiz Programowych) – moderacja, prowadzenie warsztatów

Marcin Podogrocki (Uniwersytet Łódzki) – wykład, wspieranie warsztatów

Aleksandra Gołdys (badacz społeczny) – prowadzenie warsztatów

Sylwia Romańczak (działaczka społeczna) – prowadzenie warsztatów

Tadeusz Wojciechowski (Fundacja Rozwoju Sytemu Edukacji, Zespół Upowszechniania Rezultatów i Analiz Programowych) – prowadzenie warsztatów

Mateusz Jeżowski (Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji, Zespół Upowszechniania Rezultatów i Analiz Programowych ) – wspieranie warsztatów

Katarzyna Rybicka (Centrum Cyfrowe Projekt: Polska) – wykład

Alek Tarkowski (Centrum Cyfrowe Projekt: Polska) – wykład

Agata Nowacka (Fundacja Rozwoju Sytemu Edukacji, Zespół Upowszechniania Rezultatów i Analiz Programowych) – organizacja

Ewa Koźbiał (Fundacja Rozwoju Sytemu Edukacji, Zespół Upowszechniania Rezultatów i Analiz Programowych) – organizacja

Iwona Łoboda (Fundacja Rozwoju Sytemu Edukacji, Zespół Upowszechniania Rezultatów i Analiz Programowych) – organizacja


Strona 3

PROGRAM SPOTKANIA

Godzina Sesja

10:30 Rejestracja

11:00 - 11:10 Otwarcie i przywitanie gości (przedstawiciel FRSE)

11:10 – 11:35 Rozpowszechnianie i wykorzystywanie wyników projektów w programie Erasmus+

Ewelina Miłoń, Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji

11:35 – 12:00

Przykłady dobrych praktyk w zakresie promocji i wdrażania rezultatów projektów

edukacyjnych

Marcin Podogrocki, Uniwersytet Łódzki

12:00 – 12:20 Przerwa kawowa

12:20 - 14:40

Warsztat 1. „Rezultaty”

Aleksandra Gołdys, badacz społeczny

Mateusz Jeżowski, Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji

Uczestnicy warsztatu będą zastanawiać się nad tym, czym są rezultaty, oraz dlaczego

warto określać je już na etapie przygotowania projektu.

Warsztat 2. „Narzędzia promocji rezultatów”

Sylwia Romańczak, działaczka społeczna

Ewelina Miłoń, Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji

Uczestnicy warsztatu będą zastanawiać się nad tym, jak i dlaczego należy promować

rezultaty projektów, jakich narzędzi promocyjnych używać, jak planować działania

upowszechniające.

Warsztat 3. „Trwałość rezultatów”

Tadeusz Wojciechowski, Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji

Marcin Podogrocki, Uniwersytet Łódzki

Uczestnicy warsztatu będą zastanawiać się nad tym, czym jest trwałość rezultatów oraz

jak ją zapewnić.

14:45 - 15:15 Otwarte licencje a upowszechnianie rezultatów projektów

Katarzyna Rybicka, Alek Tarkowski, Centrum Cyfrowe Projekt: Polska

15:15 – 15: 35 Podsumowanie

15: 35 Obiad


Strona 4

PRZEBIEG SPOTKANIA

Zwiększenie prestiżu organizacji, budowanie

marki, kreowanie wizerunku instytucji jako

eksperta oraz odpowiedzialnego partnera

zagranicznego, inspirowanie innych, dzielenie się

wiedzą to tylko nieliczne korzyści płynące z

upowszechniania rezultatów projektów

realizowanych w ramach programu Erasmus+.

Podczas kolejnego spotkania z cyklu

„Na ważny temat” beneficjenci programu oraz

zainteresowani tematem mogli rozmawiać

o skutecznej promocji rezultatów projektów w programie Erasmus+.

16 grudnia 2014 roku w Centrum Konferencyjnym Zielna, przedstawiciele FRSE spotkali się

z beneficjentami, by dyskutować na tematy związane z efektywną realizacją projektów. Podczas

sesji głównej oraz trzech warsztatów zastanawiano się, jak efektywnie zaplanować rezultaty

projektu, innowacyjnie je promować oraz co zrobić, aby zapewnić ich trwałość.

Na samym początku organizatorzy zwrócili uwagę na wagę tematu, jakim jest promocja rezultatów.

– Dzięki projektom osiągamy wiele sukcesów na polu edukacji zawodowej, w szkolnictwie wyższym,

metodyce nauczania, czy edukacji pozaformalnej. Beneficjenci muszą przyłożyć się do działań

upowszechniających, aby pokazać wyniki ich wieloletniej pracy – zwróciła uwagę Ewelina Miłoń,

koordynatorka Zespołu Upowszechniania Rezultatów i Analiz Programowych.

Podczas sesji głównej uczestnicy mieli okazję poznać przykład dobrej praktyki zaprezentowany

przez przedstawiciela Uniwersytetu Łódzkiego Marcina Podogrockiego. Prezentując działania

upowszechniające dwóch projektów, w tym jednego projektu dofinansowanego centralnie

(bezpośrednio z Komisji Europejskiej), Podogrocki

pokazał mnogość narzędzi promocyjnych, które

zastosował oraz dbałość o aspekty prawne.

Wszystkie przedstawione działania przełożyły się

na kontynuacje projektu w ramach działań

własnych oraz umów partnerskich z innymi

podmiotami zainteresowanymi współpracą z

uniwersytetem. Okazało się bowiem, że

upowszechnianie rezultatów przyniosło większe

korzyści niż pierwotnie zaplanowano.

Po części otwierającej spotkanie uczestnicy mogli

wziąć udział w warsztatach tematycznych.


Strona 5

Pierwszy z nich, poświęcony rezultatom, poprowadzili

Aleksandra Gołdys oraz Mateusz Jeżowski. Uczestnicy

poznali różnicę pomiędzy efektami, a rezultatami projektu.

Dyskutowano także o potrzebie poznania rzeczywistości, w

której projekt jest realizowany, gdyż tylko przy dobrze

określonej sytuacji wyjściowej można przygotować

wartościowy projekt, który faktycznie przyczyni się do

zmiany. Zwrócono także uwagę na to, że decyzja o tym, czy

dana zmiana jest potrzebna, nie powinna być podejmowana

tylko na podstawie indywidualnych przekonań. Prowadzący

podkreślili, że szansa na realizację projektu, którego

rezultaty nie będą powierzchowne czy chwilowe zwiększy

się wyraźnie, jeśli całość zaplanowanych działań będzie

oparta na diagnozie (czyli zbadaniu kontekstu,

mieszkańców, instytucji). Podkreślono także, że nie wszystkie

rezultaty projektu mogą być przewidziane na etapie jego

planowania oraz omówiono, jak postępować w sytuacji, gdy

mamy do czynienia z rezultatami nieprzewidzianymi czy negatywnymi.

Kolejny warsztat zatytułowany „Narzędzia promocji rezultatów” poprowadziły Ewelina Miłoń oraz

Sylwia Romańczak, działaczka społeczna przez wiele lat zajmująca się kreowaniem i organizacją

kampanii społecznych. Podczas spotkania zwracano uwagę na etapowość w projektowaniu

narzędzi. Skoncentrowano się na analizie rezultatów, określeniu grupy docelowej, kreacji i wyborze

narzędzia promocji oraz przekazie. – To co odróżnia upowszechnianie rezultatów od zwykłej

promocji projektu to treść komunikatu, który zawiera informacje dotyczące jedynie rezultatów –

podkreślały prowadzące.

Trzeci warsztat poświęcony trwałości rezultatów przygotowali i przeprowadzili Tadeusz

Wojciechowski oraz Marcin Podogrocki z Uniwersytetu Łódzkiego. Zapewnienie trwałości projektu i

jego rezultatów to jedno z największych wyzwań podczas realizacji projektów. Aby osiągnąć sukces,

należy o tym pamiętać już na etapie planowania działań. Ważne jest, aby określić warunki i

możliwe ścieżki zapewnienia trwałości rezultatów, czyli wykorzystywania rezultatów po zakończeniu


Strona 6

projektu. Uczestnicy warsztatu sformułowali wskazówki, jak zabezpieczyć trwałość

efektów/rezultatów/produktów projektu.

Ostatnim elementem spotkania był wykład

zatytułowany „Otwarte licencje a

upowszechnianie rezultatów projektów”.

Wygłosili go Alek Tarkowski i Katarzyna

Rybicka z Centrum Cyfrowego Projekt:

Polska. Opowiedzieli oni o udostępnianiu

materiałów edukacyjnych (utworów) w sieci

na otwartych licencjach, do czego

zobowiązani są beneficjenci programu

Erasmus+.

WARSZTATY ORAZ WYPRACOWANE REKOMENDACJE

Warsztat 1. „Rezultaty”

Prowadzący: Aleksandra Gołdys, badacz społeczny

Wspierający: Mateusz Jeżowski, Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji

Krótki opis warsztatu:

Uczestnicy poznali różnicę pomiędzy efektami a rezultatami projektu. Dyskutowano także

o potrzebie odpowiedniej diagnozy rzeczywistości, w której projekt jest realizowany – tylko przy

dobrze zdiagnozowanej sytuacji wyjściowej można przygotować wartościowy projekt, który

przyczyni się do skutecznej zmiany. Szczególną uwagę należy zwrócić na to, jaką zmianę chce się

osiągnąć, i czy taka zmiana jest rzeczywiście potrzebna. Zwrócono także uwagę, że decyzja o tym,

czy dana zmiana jest potrzebna nie powinna być podejmowana tylko na podstawie indywidualnych

przekonań. Szansa na realizację projektu, którego rezultaty nie będą powierzchowne, czy chwilowe

zwiększy się wyraźnie jeśli całość zaplanowanych działań będzie oparta na diagnozie (czyli

zbadaniu kontekstu, mieszkańców, instytucji). Podkreślono także, że nie wszystkie rezultaty projektu

mogą być przewidziane na etapie jego planowania oraz omówiono, jak pracować z rezultatami

nieprzewidzianymi czy negatywnymi.

Wypracowane materiały

Zbiór rekomendacji, którymi warto kierować się podczas planowania rezultatów projektów.

1. Projekt powinien być odpowiedzią na realne potrzeby danej społeczności.

2. Każdy projekt powinien być poprzedzony analizą potrzeb.

3. Już na etapie opracowywania koncepcji projektu należy przewidzieć jakie efekty i rezultaty

zostaną osiągnięte.


Strona 7

4. Warto mierzyć rezultaty projektu, które będzie można wykorzystywać w przyszłości.

5. Z rezultatów należy wyciągać wnioski dla przyszłych działań.

6. Należy założyć, że nie osiągniemy wszystkich zakładanych rezultatów oraz, że pojawią się

rezultaty nieprzewidziane.

Warsztat 2. „Narzędzia promocji rezultatów”

Prowadzący: Sylwia Romańczak, działaczka społeczna

Wspierający: Ewelina Miłoń, Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji

Krótki opis warsztatu:

Warsztat poświęcony był projektowaniu narzędzi upowszechniających rezultaty. Prowadzące

zwracały uwagę na etapowość w projektowaniu narzędzi. Skoncentrowano się na analizie

rezultatów, określeniu grupy docelowej, kreacji i wyborze narzędzia promocji oraz przekazie.

Uczestników podzielono na trzy grupy. Każda z nich podczas warsztatów musiała opracować

rezultaty swoich projektów w kategoriach: rezultaty indywidualne, korzyści dla organizacji oraz

produkt. Uczestnicy wybrali między innymi: nabycie nowych kompetencji, podnoszenie prestiżu

organizacji oraz scenariusz lekcyjne. Kolejnym krokiem była analiza grupy docelowej. Wybrano

trzy kategorie i uczestnicy musieli je dokładnie przeanalizować. Wśród grupy docelowej znaleźli się:

rówieśnicy uczniów/studentów, burmistrz, jako decydent oraz pracodawcy. Trzecim warsztatem była

analiza dostępnych narzędzi, pod kątem kategorii takich jak materiały drukowane, internet, media

(prasa, TV, Radio), wydarzenia oraz inne. Ostatnim etapem warsztatów była analiza przekazu

zawartego w wybranym narzędziu. Prowadzące zwracały uwagę na kilka aspektów przekazu:

formę, język oraz samą treść.


Rekomendacje

1. Dookreślenie przedmiotu promocji (rezultatu).

Należy jak najdokładniej określić przedmiot promocji. Powinno się unikać promocji zbyt ogólnych

rezultatów, nie mówiących odbiorcy zbyt wiele.

Przykładowy opis rezultatu:

Wzrost prestiżu (wizerunku) organizacji – błędnie określony rezultat, bo nie wiadomo o jaki prestiż

chodzi. Może o prestiż szkoły jako budynku, a może jako eksperta w jakiejś dziedzinie. Poprawnie

stworzony rezultat powinien brzmieć:

Wzrost prestiżu (wizerunku) organizacji, jako organizacji rozwijającej działalność międzynarodową.

2. Określenie grupy docelowej

Jednym z najważniejszych zadań przy kreowaniu narzędzi do promocji rezultatów jest określenie

i poznanie grupy docelowej. Należy szczegółowo określić grupę, jej cechy demograficzne,

zainteresowania, styl życia itp. Pozwoli to na trafniejszy wybór narzędzia, a także przekazu.


Strona 8

Przykładowy opis grupy docelowej:

Rówieśnik: 13-16 lat, miasto powiatowe, krótki czas skupienia uwagi, niskie kompetencje dotyczące

rozumienia tekstu czytanego, duża wiedza na temat nowych technologii, otwarci na doświadczenie

i współpracę, dobry poziom kompetencji językowych.

3. Wybranie narzędzia

Wybierając narzędzia warto skupić się na narzędziach powiązanych ze sobą. Gdy wybierasz

narzędzia na przykład wystawę może ją dystrybuować w różny sposób, organizując wernisaż, ale

także wrzucając do Internetu. Trzeba zastanowić się również na kosztem narzędzia oraz

potencjalną efektywnością i zasięgiem upowszechniania.

Przykładowe narzędzia stosowane w upowszechnianiu:

Kategoria Narzędzia Uwagi

Internet strony internetowe organizacji;

strony internetowe serwisów branżowych

(np. evenea.pl służąca zamieszczaniu

informacji na temat wydarzeń);

blogi;

fora internetowe;

e-learning (np. moodle.com);

Facebook (fan page, grupy);

newsletter (np. system freshmail.com);

Tweeter;

prezentacje multimedialne (np. prezi.com,

animato.com);

magazyny/gazety elektroniczne (np.

joomag.com);

You tube;

Flickr;

Instagram;

Pinterest;

Webinaria.

Wykorzystując serwisy

fotograficzne (Pinterest,

Instagram), czy budując

prezentacje, należy

pamiętać, żeby opatrzyć te

narzędzia odpowiednim

przekazem/treścią.

Materiały

drukowane

publikacja (wywiady, monografia itp.);

folder;

broszura;

plakat;

kalendarz;

Tworząc wszystkie materiały

drukowane, a w

szczególności wystawy, ulotki

i mniejsze formy niż

publikacja, należy pamiętać,

żeby opatrzyć te narzędzia


Strona 9

ulotka;

gazeta;

booklet;

wystawa

odpowiednim

przekazem/treścią.

Wydarzenia konferencja;

forum;

gala;

kongres;

seminarium;

szkolenie;

koncert;

festiwal;

wernisaż wystawy;

happening;

gra miejska;

flash mob;

stoisko informacyjno-edukacyjne;

sesja posterowa;

żywa biblioteka.

Przy wyborze wydarzeń

należy wziąć pod uwagę

charakter wydarzenia oraz

jego zasięg, także swoje

możliwości. Wydarzenie

bezpośrednio powiązane jest

z grupą odbiorców dlatego

należy bardzo uważnie

przeanalizować grupę.

Media film;

wywiad;

audycja w radiu;

patronat medialny;

konferencja prasowa;

podtrzymywanie stałych kontaktów z

dziennikarzami;

materiał dla dziennikarza (press pack);

współpraca z mediami w charakterze

ekspertów.

Współpraca z mediami to

najtrudniejsze zadanie

promocyjne, ponieważ jego

efekty są zależne od osób

trzecich. Warto zaopatrzyć

się w wiedzę, czym jest Press

release (informacja

prasowa), czym jest press

pack/press kit). Dodatkowo

warto wysyłać

dziennikarzom informacje

prasową oraz zaproszenia

na eventy. Konferencje

prasowe warto organizować

wtedy gdy posiadacie

ciekawe informacje np.

badania, wnioski, coś lekko

kontrowersyjnego, ale

pozytywnego. Forma

konferencji prasowych

zmienia się, odchodzi się od


Strona 10

tradycyjnych konferencji

zastępując np. śniadaniami

prasowymi.

Inne instalacja;

mural;

filmik;

media lab;

ankieta (publiczna, uliczna, sonda);

aplikacje mobilne.

4. Przekaz / treści

Ostatnim krokiem jest dobranie przekazu i treści. Ten etap jest bardzo ważny, ponieważ często

popełniane są w nim pomyłki. Dobierając treści użytkownicy zapominają że promujemy rezultaty i to

właśnie rezultat jest najważniejszy, stąd treść powinna skupiać się na rezultacie, a nie

informacjach podstawowych o projekcie. Dodatkowo warto zastanowić się nad wspólnym

przekazem dla wszystkich narzędzi, tak aby były one spójne. Ważnym elementem jest też charakter

przekazu. Inaczej będziemy mówić do burmistrza, a inaczej do nastolatka, czy studenta. Język,

forma są równie ważne, ponieważ pozwalają efektywniej dotrzeć do grupy odbiorców.

Warsztat 3. „Trwałość rezultatów”

Prowadzący: Tadeusz Wojciechowski, Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji

Wspierający: Marcin Podogrocki, Uniwersytet Łódzki

Krótki opis warsztatu

Zapewnienie trwałości projektu i jego rezultatów to jedno z największych wyzwań podczas realizacji

projektów. Aby osiągnąć sukces należy pamiętać o tym już na etapie planowania działań. Ważne

jest, aby określić warunki i możliwe ścieżki zapewnienia trwałości rezultatów czyli wykorzystywania

rezultatów po zakończeniu projektu. Podczas warsztatu podkreślono, że dla obecnych i przyszłych

beneficjentów programu Erasmus+ ważne są przykłady dobrych praktyk oraz źródła wiedzy

zapewniające dostęp do samodzielnego studiowania i okrywania nowych możliwości.

Należy pamiętać, że pojekt jest trwały (uznaje się za trwały), jeśli nawet po zakończeniu okresu

finansowania w dalszym ciągu przynosi rezultaty i korzyści swym odbiorcom i/lub innym podmiotom.

Uczestnicy zastanawiali się również nad pojęciami które pozwalają określić trwałość

rezultatów/produktów projektu a następnie dokonali analizy przypadku, czyli przygotowanych

przykładów dobrych praktyk. Uczestnicy starali sprawdzić czy przedstawione przykłady

odpowiadają wyczerpująco na poniższe pytania


Strona 11

Na ile realizacja projektu wynikała z potrzeb odbiorców, czy i w jaki sposób zbadano

potrzeby?

W jaki sposób działania w projekcie były zorientowane na osiągnięcie rezultatu?

Jak można scharakteryzować produkt/rezultat osiągnięty w wyniku realizacji projektu?

W jaki sposób produkt/rezultat znalazł zastosowanie, czy został osiągnięty efekt działań?

Jakie cechy świadczą o trwałości produktów/rezultatów projektu?


Najważniejsze zagadnienia dotyczące trwałości efektów/rezultatów/produktów projektów

wskazane przez uczestników warsztatu są:

Wymagania trwałości - co oznacza, że efekt/rezultat/produkt projektu jest trwały,

określenie trwałych efektów mobilności,

mierzalność efektów/rezultatów/produktów projektu,

motywacja i zachęcanie do wykorzystywania efektów/rezultatów/produktów projektu,

znaczenie pojęć dotyczących trwałości,

czas, ludzie, środki finansowe zabezpieczające trwałość,

udokumentowanie, udowodnienie trwałości efektów/rezultatów/produktów projektu,

uwarunkowania instytucjonalne.

Uczestnicy warsztatu sformułowali wskazówki jak zabezpieczyć trwałość efektów/rezultatów

/produktów projektu. Należy zwrócić szczególna uwagę na:

specyfikę rezultatów danego projektu,

trwałość, która powinna być wpisana w cele, plany i działania w projekcie

rezultat/produkt, który powinien charakteryzować się wspólnymi cechami trwałości takim jak

jakość, użyteczność, dostępność, możliwość adaptacji, mierzalność oraz aktualizacje

i podtrzymanie

określenie w jaki sposób będzie zabezpieczona trwałość rezultatów/produktów projektu np.

ludzie, środki, umowy komercjalizacyjne, otwarte licencje, partnerzy stowarzyszeniu itp.

analizę ryzyka funkcjonowania rezultatów/produktów w dłuższej perspektywie czasowej.

Ewaluacja

Prosimy o wypełnienie ankiety ewaluacyjnej znajdującej się pod poniższym linkiem:

https://ewaluacja16122014.ankietka.pl/

https://ewaluacja16122014.ankietka.pl/


Strona 12

Spis załączników

Załącznik nr 1. Prezentacja Marcina Podogrockiego, Uniwersytet Łódzki.

Załącznik nr 2. Prezentacja T. Wojciechowski z warsztatu nr. 3 Trwałość rezultatów.

Załącznik nr 3. Materiał informacyjny na temat upowszechniania i wykorzystywania rezultatów

w programie Erasmus+.

Załącznik nr 4. Prezentacja Otwarte licencje a upowszechnianie rezultatów projektów - Katarzyna

Rybicka, Alek Tarkowski, Centrum Cyfrowe Projekt: Polska.

na waŻny temat -...

Documents