NameTitel

SAP’s Dokumenten- und Archivierungs- Lösungen von Open Text

SAP Document Access by Open TextSAP Archiving by Open Text

Problemstellung

Beschreibung der Lösung

Funktionalität SAP Document Access by Open Text

Funktionalität SAP Archiving by Open Text

Kundennutzen

Zusammenfassung

SAP AG 2007

Herausforderungen für Business und Technik

Business-Probleme Etwa 90% der Information

im Unternehmen ist unstrukturiert und treibt die Kosten für Bearbeitung, Ablage etc. in die Höhe

Administrationskosten und Transaktionskosten sind zu hoch und senken die Profitabilität

Probleme im Umgang mit unstrukturierter Information sind ein Risikofaktor für Compliance und Kontinuität der Geschäftsprozesse

Altsysteme sind kostenintensiv im Unterhalt, aber die historischen Daten müssen weiterhin verfügbar sein

IT-Probleme Geschäftsführungen fordern

Reduktion der Kosten (TCO), gleichzeitig aber wachsende Innovation in der IT (mehr tun mit weniger Mitteln)

Historische Daten in Alt-Systemen fressen Ressourcen, liefern wenig Wertschöpfung, werden aber immer noch benötigt

Speicher- und Infrastruktur-Kosten gehen in die Höhe, die Informationen sind aber unverzichtbar für das Geschäft

SAP AG 2007

Problemstellung Unstrukturierte Information

Unstrukturiert

Strukturiert

Unstrukturiert

Strukturiert

90%

10%

Etwa 90% der Information in Unternehmen liegen in unstrukturierter Form vor, bei hohem Wachstum

Das treibt die Kosten bei Bearbeitung und Verwaltung und mindert die Profitabilität

Kontinuität und Gesetzmäßigkeit von Geschäftsprozessen sind gefährdet, wenn unstrukturierte Informationen nicht adäquat gehandhabt werden

Etwa 90% der Information in Unternehmen liegen in unstrukturierter Form vor, bei hohem Wachstum

Das treibt die Kosten bei Bearbeitung und Verwaltung und mindert die Profitabilität

Kontinuität und Gesetzmäßigkeit von Geschäftsprozessen sind gefährdet, wenn unstrukturierte Informationen nicht adäquat gehandhabt werden

Wachstum vonunstrukturierer

Information

SAP AG 2007

Innovative und Bewährte Lösungen für Business und IT

SAP Archiving by Open Text SAP Daten-Archivierung

– Sichere Archivierung von SAP ADK Daten-Files– Nutzt Storage-Lifecycle-Management zur Reduktion der Kosten

Dokumenten-Archivierung & Imaging– Verknüpft Dokumente mit SAP Transaktionen– Archiviert Drucklisten und ausgehende Dokumente– Archiviert Paper, Faxe, Desktop-Dokumente und Emails– Unterstützt Massenimport und Scannen großer Volumina– Liefert Viewer mit Notiz- und Annotations-Möglichkeiten

SAP Document Access by Open Text Zentraler Zugriff auf SAP Daten und Dokumente

– Zugriff auf Daten und Dokumente aus jedem SAP-Module in ihrem jeweiligen Kontext (Geschäftsprozess, …)

– Integriert alle mit einer SAP-Transaktion verknüpfte Information (Emails, Office-Dokumente, Papier-Dokumente, etc.)

– SAP Modul- und System-übergreifende Sichten– Benutzer-Interface entweder in SAPGUI oder NetWeaver Portal

Organisiert und verwaltet allen Content (inklusive Information aus Altsystemen) in virtuellen Aktensichten

bietet komplette Imaging- und Archivierungs-Plattform für SAP (SAP Archiving by Open Text ist enthalten!)

SAP AG 2007

SAP Document Access by Open Text: Funktionalität

Ermöglicht “virtuelle“ Akten-Lösungen mit dynamisch erstellten Sichten auf Inhalte im ihrem Gesamtzusammenhang und mit ihrem jeweiligen Geschäfts-Kontext– Beispiele: Kundenakte, Immobilienakte, Personalakte, Bestellordner

Bietet Zugriff auf SAP, non-SAP und Altsystem-Dokumente und Daten in SAPGUI und SAP NetWeaver ® Portal

Ermöglicht auch gelegentlichen Benutzern Informationen schnell und einfach über die intuitive Navigation abzurufen

Stellt ein Benutzer-Interface im Web als iView (Portlet) in SAP NetWeaver Portal zur Verfügung

Integriert SAP Content Management zur Unterstützung von– Template-basierter Erstellungsprozess von Dokumenten

– Erstellen, Ändern und Versionieren von Dokumenten

– Status-Verwaltung von Dokumenten

SAP AG 2007

SAP Document Access by Open Text

Situation

Information wird in separatenSystemen gehalten

Keine globale Sicht auf die Daten

Entscheidungen stützen sich aufunvollständige Information

Daten des Altsystems müssen weiterhin zugegriffen werden

Auswirkung

Hohe Kosten pro Transaktion

Prozesse sind ineffizient

Sub-optimale Entscheidungen mit hohem Fehlerraten, resultieren in wachsenden Risiken

Steigende Kosten für Administration und Benutzer-Schulung

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Informations-Silos

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Prozess-orientierte Sicht auf Dokumente

Applikationsübergreifende Sicht mit Business-Kontext

SAP AG 2007

SAP Document Access by Open Text

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Prozess-orientierte Sicht auf Dokumente

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SAP Document Accessby Open Text… Zugriff auf Daten und Dokumentefür SAP Benutzer

Geschäftsprozess

SAP AG 2007

SAP Document Access

SAP Document Access by Open TextLook & Feel in SAPGUI

SAP AG 2007

SAP Document Access by Open TextLook & Feel in SAP NetWeaver Portal

SAP AG 2007

SAP Document Accessby Open TextAlt-System (Host) SAP Document

AccessCOLD Modul

SAP Document Access by Open Text: Legacy Decommissioning

Drucklisten,Beleglisten

Index-Daten

Zugriff a

uf Dru

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und Dokumente

Open Text Archive Server

Open Text Archive Server

SAP AG 2007

SAP Document Access by Open Text: Virtuelle Akten

SAP AG 2007

SAP Document Access by Open Text: Kundenbeispiel

Auswirkungen auf Kunden

200.000 Kunden benutzen die Online-Banking Lösung

Über 90% der Online-Bank Kunden wechselten zum “Online Banking Account Management”

Kosten für die Betreuung dieser Kunden sind gesunken

Kunden können historische Daten online 24 Stunden/7 Tage die Woche zugreifen

Auswirkung auf Geschäftsprozesse

200 Mitarbeiter arbeiten mit der Lösung (E-Business Abteilung und Customer-Care-Center)

Gesunkene Kosten in der Sach-bearbeitung und beim Kundenkontakt (Aufwand für Drucken und Versenden fast auf Null gesunken)

Gestiegene Prozess-Effizienz

Verbesserte Reaktionszeiten im Call- Center

ROI/Amortisierung: In weniger als 1 Jahr

Unternehmen im BankensektorUnternehmen im Bankensektor

SAP AG 2007

SAP Archiving by Open Text: Funktionalität

Robuste Archivierungsplattform für SAP Daten und Dokumente– Extrem leistungsstarke, massiv skalierbare Plattform für hohe Volumina

(Windows und UNIX Server)– Unterstützt alle führenden Storage-Plattformen und Medien (inklusive

optische Medien, CAS, NAS und SAN Speichersysteme)– Flexible Lösung, die verschiedene Medien-Typen auch gleichzeitig unterstützt – Volle Unterstützung von Hochverfügbarkeit, Replikation, Caching, verteilte

Szenarien und Desaster-Recovery– Sichere Archivierung mit bewährten Sicherheitsverfahren wie

Verschlüsselung, Zeitstempel, Unterstützung digitaler Signatur

Flexible Ablage aller Arten von Dokumenten– Ausgehende Dokumente und Drucklisten– Massenimport-Schnittstelle für eingehende Dokumente, z.B. COLD– Archivierung von Desktop-Dokumenten und Emails

Imaging-Software integriert mit SAP– Scann-Applikation für hohe Volumina und gelegentliches Scannen – Viewer-Applikation zum Anzeigen, mit Notiz- und Annotations-Funktionen

(Web, Java, und Windows Editionen)

Vollständig von SAP zertifiziert und validiert, basierend auf zwei Jahr-zehnten erfolgreicher Zusammenarbeit zwischen Open Text und SAP

SAP AG 2007

SAP Archiving: Daten-Archivierung

SAP-Datenbank Archive Server(SAP Archiving by Open Text)

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Situation

Schnell wachsende SAP- Datenbank, erreichtKapazitätsgrenzen

Rechtliche Anforderungen zur Aufbewahrung historischer Daten

Auswirkung

Erhöhte TCO (Administration / Speicherplatz / Personalkosten)

Lange Backup- / Restore-Zeiten, wachsende Wartungszeitfenster

Schlechter werdende Antwortzeiten der SAP Applikation

SAP AG 2007

SAP Archiving by Open Text: Daten-Archivierung

SAP AG 2007

SAP Archiving: Dokumenten-Archivierung

Prozesse starten -Eingehende & Desktop

Dokumente

Prozesse optimieren -Zugriff auf Dokumentejederzeit und überall

Prozesse festhalten - Drucklisten &

ausgehende Dokumente

SAP AG 2007

SAP Archiving by Open Text: Kundenbeispiel

Vorher

Kreditorenbuchhaltung

Bearbeitung von 660.000 Seiten Eingangsrechnungen/Jahr (Papier, Elektronisch, andere Formate)

Spätes Archivieren auf Micro-Film, Anfordern von Kopien durch die Abteilungen

Zwei Mitarbeiter notwendig um zur Bearbeitung der Anfragen nach Rechnungskopien

Vertriebsorganisation

Bearbeitet 930.000 Seiten/Jahr

Zugriff auf ~ 50 Dokumente/Tag, jeder erfordert 5-10 Minuten zum Auffinden eines Dokuments im Archiv

Nachher

Kreditorenbuchhaltung

Frühes Archivieren mit Workflow

Rechnungen werden direkt am Bildschirm angezeigt

Vertriebsorganisation

Dokumente werden im elektronischen Archiv abgelegt

Zugriff in einer Minute

Investition in 3 Jahren: $1,2M

Einsparung in 3 Jahren: $3,1M

ROI/Amortisierung: in 8 Monaten

Unternehmen der Pharma-BrancheUnternehmen der Pharma-Branche

SAP AG 2007

Kundennutzen: SAP Document Access by Open Text

Verbesserte Abläufe und Prozess-Effizienz Virtuelle Aktensichten und die Verwendung der SAP NetWeaver Infrastruktur

reduzieren die Kosten und vereinfachen die Verwaltung von unstrukturierter Information

Lösung läuft in SAP und ist nahtlos integriert, wird daher problemlos von SAP Benutzern angenommen und erfordert kein Training

Einfacher Zugriff auf komplette Informationen zu Kunden, Aufträgen usw. verbessert die Abläufe im Call-Center, beim Kunden-Service und in vielen weiteren Bereichen

Alle Daten sind über eine Sicht zugreifbar, dadurch geringere Kosten per Transaktion, da keine Altsysteme herangezogen werden müssen

Kostensenkung und Niedrige „Total Cost of Ownership“ (TCO) Verwendung des SAP Sicherheits- und Autorisierungs-System vermeidet

redundante Systeme zur Benutzerverwaltung Massive Skalierbarkeit mit Hochverfügbarkeit und vollem Desaster-Recovery

ermöglichen einen Betrieb im Unternehmensmaßstab bei optimalem Service-Level

Unicode-Unterstützung und Lokalisierung machen den regional verteilten unternehmensweiten Einsatz als globale Plattform möglich

Durch Nutzen von im Haus verfügbarem SAP-Knowhow sinkt der Bedarf an proprietären Lösungen (läuft in SAP, nicht außerhalb)

SAP AG 2007

Kundennutzen: SAP Archiving by Open Text

Bietet sichere Langzeit-Archivierung von Daten und Dokumenten in unveränderbarer Form und genügt dabei gesetzlichen Regulierungen und Compliance-Anforderungen

Höhere Prozess-Effizienz und kürzere Durchlaufzeiten für Geschäftsprozesse durch die Integration von Dokumenten in elektronischer Form

Niedriger TCO durch die effiziente Nutzung von Ressourcen: – Historische Daten, die nicht länger täglich benötigt werden, werden aus der

Datenbank entfernt und in Datenarchivierungs-Files gespeichert, bleiben aber trotzdem für den Anwender aus SAP zugreifbar.

– Unterstützt eine breite Palette der führenden Storage-Systeme und gibt dem Kunden die Flexibilität, die für ihn passende Landschaft auszuwählen

Reduziert die SAP-Ausfallzeiten durch Beschleunigung von System-Upgrades, Sicherungen und Restaurierung, Datenbank-Reorganisation und Umstellung auf Unicode

Unterstützt die Konsolidierung der Systemlandschaft bei Zusammenlegen von SAP Instanzen oder Speichersystemen und reduziert damit die Kosten für IT Administration und Maintenance

SAP AG 2007

Zusammenfassung

SAP Document Access by Open Text und SAP Archiving by Open Text

Verknüpfen alle Arten von Dokumenten mit SAP Transaktionen

Zugriff auf Daten und Dokumente in Kontext der SAP Geschäftsprozesse

Bietet Zugriff auf historische Information und entlastet Ressourcen

So profitier Ihr Unternehmen:

Niedrigere TCO und IT Kosten

Optimierte Geschäftsprozesse

Erfüllung von Compliance-Anforderungen

Verbesserte Produktivität

Höhere Kundenzufriedenheit

SAP ist Ihrem Erfolg verpflichtet!

SAP AG 2007

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