NARASI SISTEM PRODUKSI

AFIYA FURNITURE

PEMBUATAN SALES FORECAST

Proses awal dari perusahaan furniture ini dimulai dari meeting yang

dilakukan oleh bagian penjualan, produksi dan bagian lainnya pada bulan

September – Oktober untuk menentukan target penjualan pada tahun

berikutnya . Dari meeting tersebut, bagian sales akan membuat dokumen

SALES FORECAST-IN PRICE AND QUANTITY (SFPQ) sebanyak 2

rangkap yang berisikan kuantitas dan harga dari produk yang akan

diproduksi untuk selanjutnya diberikan kepada sales manager untuk

diperiksa. Jika sales manager tidak setuju atas SFPQ yang dibuat oleh

bagian sales, maka bagian sales akan membuat atau memperbaiki SFPQ

tersebut, namun apabila sales manager setuju, maka sales manager akan

mengotorisasi dan mengembalikan dokumen tersebut kepada bagian sales

untuk diproses lebih lanjut. Setelah itu, bagian sales akan membuat SALES

FORECAST-IN QUANTITY (SFQ) yang dibuat sebanyak 2 rangkap yang

hanya berisikan informasi mengenai jenis dan kuantitas produk yang akan

diproduksi. Dimana SFQ-1 diberikan kepada bagian PPIC dan SFQ-2

diberikan kepada kepala produksi untuk. Proses produksi akan dilakukan

berdasarkan SFQ tersebut.

PRODUK BARU

Untuk kasus dimana perusahaan menerima order diluar produk-

produk yang pernah diproduksi sebelumya, maka proses pembuatan SALES

FORECAST juga berbeda, Proses ini dimulai dari customer yang datang

langsung ke perusahaan atau mengirim lewat email dokumen CUSTOMER

ORDER (CO) yang dibuat 2 rangkap ke bagian marketing. CO-2 akan

diarsip berdasarkan nomer oleh bagian marketing, sedangkan CO-1 akan

diberikan kepada bagian R&D untuk diproses lebih lanjut agar dapat

diketahui apakah produk pesanan dari customer tersebut memungkinkan

untuk diproduksi. Dari CO-1 tersebut, bagian R&D akan mulai mendesain

dan akan menghasilkan prototype. Setelah itu bagian R&D akan

menindaklanjuti dengan membuat atau menginput BILL OF MATERIAL-

BOM (MF Inventory) dan OPERATING LIST-OL (TF BOM, MF Mesin,

MF Karyawan)secara komputerisasi. Berdasarkan atas OL tersebut, bagian

cost accounting akan mengitung besarnya cost dengan menghasilkan

dokuemen JOB COST SHEET (JCS) yang dibuat sebanyak 2 rangkap.

Dimana JCS-2 akan diarsip sendiri oleh bagian cost accounting, sedangkan

JCS-1 akan diberikan kepada bagian marketing. Setelah mendapat JCS-2,

bagian marketing akan menambahkan mark-up atas harga pokok dari

produk dan akan menentukan harga jual yang akan ditawarkan kepada

customer dengan membuat dokumen HARGA JUAL PRODUK (HJP) yang

dibuat sebanyak 2 rangkap. HJP-2 akan diarsip oleh bagian marketing

berdasarkan nomor, sedangkan HJP-1 akan dikirim kepada customer. Jikan

customer tidak setujua atas harga yang ditawarkan oleh bagian marketing,

maka proses akan selesai. Sedangkan jika cutomer setuju atas harga yang

ditawarkan, maka pesanan dari customer tersebut akan diproses lebih lanjut

oleh bagian marketing dengan meng-update SF secara komputerisasi

dimana prosesnya akan sama dengan alur pembuatan SF yang telah

dijelaskan sebelumnya.

PROSES PRODUKSI UTAMA

Proses produksi dari PT Afiya Furniture dimulai berdasarkan SFQ

yang dibuat oleh bagian marketing yang telah dijelaskan pada narasi

sebelumnya. Dimana SFQ-1 diberikan kepada bagian PPIC dan SFQ-2

diberikan kepada bagian produksi. Setelah mendapatkan SFQ-1, maka

bagian PPIC akan menginputkan dokumen MASTER PRODUCTION

SCHEDULE-MPS ( MF Inventory, MF Mesin, MF Karyawan TF BOM,

TF OL) secara komputerisasi untuk mengecek ketersediaan bahan

baku.karena sebelum terjadi proses produksi, bagian PPIC harus

merencanakan terlebih dahulu ketersediaan bahan baku yang akan dipakai

untuk proses produksi. Apabila bahan baku tidak tersedia atau tidak

mencukupi, maka bagian PPIC harus melakukan pemesanan bahan baku

yang akan ditindaklanjuti oleh bagian pembelian. Sedamgkan apabila bahan

baku mencukupi, maka bagian PPIC akan membuat penjadwalan produksi

melalui dokumen MPS secara komputerisasi sebanyak 2 rangkap, dimana

MPS-1 akan diberikan kepada manajer produksi dan MPS-2 akan diarsip

sendiri oleh bagian PPIC.

Setelah itu, sebelum proses produksi dilaksanakan, bagian PPIC

akan membuat surat perintah produksi atau yang dikenal dengan nama

dokumen PRODUCTION ORDER – PrO ( MF Inventory, MF Mesin, MF

Karyawan, TF BOM, TF OL, TF MPS) sebanyak 4 rangkap, dimana PrO-1

akan diberikan kepada manajer produksi sehingga manajer produksi dapat

mengatur dan mempersiapkan mesin-mesin yang akan digunakan untuk

proses produksi berdasarkan variasi produk, PrO-2 ala diberikan kepada

gudang bahan baku agar dapat mempersiapkan bahan-bahan yang

dibutuhkan tiap divisi untuk proses produksi, PrO-3 akan diberikan kepada

bagian cost accounting untuk diarsip, sedangkan pro-4 akan diarsip sendiri

berdasarkan nomor oleh bagian PPIC agar pada nantinya dapat digunakan

sebagai alat pengecekan kesesuaian hasil produksi yang ditetapkan pada

masing-masing divisi.

Saat produksi akan mulai dijalankan, bagian PPIC akan membuat

dokumen MATERIAL RELEASE- MR ( MF Inventory, MF COA, TF

BOM, TF PrO, TF GL) yang dibuat sebanyak 4 rangkap secara

komputerisasi. Dokumen MR ini akan diberikan kepada kepala gudang agar

bagian gudang dapat mencocokkan banyaknya bahan baku yang akan

dikeluarkan berdasarkan dokumen MR dengan dengan dokumen PrO yang

didapatkan sehari sebelumnya agar bahan baku tidak dikeluarkan lebih

banyak dari yang seharusnya. Apabila kedua dokumen ini cocok, maka

kepala gudang akan mengotorisasi dokumen MR tersebut. Gudang bahan

baku akan mengeluarkan bahan baku beserta dokumen MR yang telah

diotorisasi kepada divisi-divisi dalam bagian produki yang meminta bahan

baku tersebut. Setelah menerima bahan baku tersebut, maka divisi pada

bagian produksi akan mengotorisasi juga dokumen MR setelah terjadi serah

terima bahan baku dengan bagian gudang. MR-1 akan diberikan kepada

gudang bahan baku dan diarsip berdasarkan nomor, MR-2 akan diarsip

sendiri oleh divisi bagian produksi berdasarkan nomor,MR-3 akan

diberikan kepada PPIC, dan MR-4 akan diberikan kepada bagian cost

accounting.

Proses produksi akan berlanjut, dimana divisi-divisi bagian produksi

akan memproses bahan baku tersebut menjadi barang WIP (Work in

Process). Karyawan pada bagian produksi dibagi dalam 3 shift dalam

sehari, dimana hasil proses produksi dicatat setiap hari oleh tiap divisi

bagian produksi melalui pembuatan dokumen LAPORAN HARIAN

PRODUKSI- LHP (MF Inventory, MF Mesin, MF Karyawan, MF COA,

TF GL, TF PrO) sebanyak 3 rangkap yang dibuat secara komputerisasi.

Dokumen LHP ini juga memuat informasi mengenai barang cacat dalam

tiap divisi produksi, dimana LHP ini akan diotorisasi oleh manajer setiap

hari pula. Selanjutnya, LHP akan dicek dan diotorisasi oleh bagian admin

dan supervisor produksi.

Setelah dilakukan pengecekan atas dokumen LHP :

Ada cacat produksi

Hal ini akan terlihat dari adanya kekurangan bahan baku

berdasarkanan hasil produksi yang tercermin atas LHP tersebut.

Kekurangan bahan baku disebabkan karena terlalu banyak bahan

baku yang cacat produksi dan baru diketahui pada akhir produksi.

Untuk itu, bagian produksi harus meminta bahan baku tambahan

dengan cara menyerahkan dokumen LHP yang telah diotorisasi

tersebut kepada bagian PPIC beserta produk-produk yang cacat.

PPIC akan mengecek kesesuaian LHP dan produk yang cacat

produksi tersebut dan akan mengotorisasi LHP 3 rangkap,

menyimpan LHP-2 berdasarkan nomor serta menyetujui

memberikan bahan tambahan dengan membuat dokumen

MATERIAL RELEASE PLUS-MRplus ( MF COA, MF Inventory,

TF LHP, TF PrO, TF GL) sebanyak 4 rangkap secara komputerisasi.

LHP-1 akan diberikan kepada bagian produksi untuk diarsip, LHP-3

diberikan kepada bagian cost accounting.

Setelah itu, bagian PPIC akan mengirim MRplus 4 rangkap dan

contoh produk cacat produksi kepada bagian gudang. Bagian gudang

akan melakukan pengecekan kesesuaian antara dokumen MRplus

dengan produk yang cacat produksi serta mengotorisasinya. Lalu

bagian gudang akan menyiapkan bahan baku tambahan yang

diminta. Bagian gudang mengirim dokumen MRplus 4 rangkap

beserta bahan baku tambahan kepada bagian produksi. Setelah

menerima bahan baku tambahan yang dicocokkan dengan dokumen

MRplus, maka bagian produksi akan mengotorisasinya sebagai tanda

serah terima barang. MRplus-1 diberikan kepada gudang bahan

baku, MRplus-2 diarsip sendiri oleh bagian produksi, MRplus-3

diberikan pada PPIC, dan MRplus-4 diberikan kepada bagian cost

accounting. Semuanya diarsip berdasarkan nomor. Selanjutnya,

proses produksi akan dilanjutkan.

Tidak ada cacat produksi

Namun apabila pada saat LHP 3 rangkap diserahkan oleh bagian

produksi kepada bagian PPIC dan ternyata tidak ada produk cacat

produksi, maka LHP 3 rangkap tersebut akan dutandatangani oleh

PPIC. Dimana LHP-1 diberikan pada bagian produksi, LHP-2

diarsip sendiri oleh PPIC, dan LHP-3 diberikan kepada bagian cost

accounting, semuanya diarsip berdasarkan nomor. Selanjutnya,

bagian produksi akan membuat dokumen JOB TIME TICKET- JTT

( MF Karyawan, MF COA, TF PrO, TF GL) sebanyak 2 rangkap

secara komputerisasi untuk menghitung jam kerja karyawan yang

akan diotorisasi oleh supervisor produksi. JTT-1 akan diarsip sendiri

oleh bagian produksi, sedangkan JTT-2 diberikan kepada bagian cost

accounting untuk keprluan penghitungan penggajian.

Selanjutnya, bagian produksi akan membuat dokumen MOVING

TICKET (MT) secara manual dimana MT hanya dibuat sebanyak 1

dokumen saja selama proses produksi untuk 1 jenis PrO, dimana dokumen

MT ini akan mengikuti flow dari barang dari departemen satu ke

departemen selanjutnya hingga barang tesebut menjadi finish good dan

sampai di bagian packaging. Pada bagian packaging ini, semua part yang

membentuk suatu produ sudah terkumpul sehingga dapat dilakukan

pengepakan atas produk tersebut. Setelah itu, bagian packaging akan

membuat dokumen HASIL PACKAGING-HP (MF Inventory, MF

Karyawan, MF COA, TF GL, TF PrO) sebanyak 4 rangkap secara

komputerisasi yang diotorisasi oleh supervisor produksi. Dokumen HP ini

juga dibuat setiap hari untuk mempermudah melakukan penghitungan hasil

pengepakan sehari-hari.

Dokumen HP 4 rangkap yang telah diotorisasi beserta sample dari

produk yang telah di-pack diberikan kepada bagian quality control untuk

dilakukan pengecekan atas kualitas, kelengkapan dan berat bruto dengan

timbangan digital. Jika memang setalah dilakukan pengecekan :

Memenuhi standard

Maka bagian quality control akan mengotorisasi dokumen HP 4

rangkap tersebut dan megirimkannya kembali kepada bagian

produksi beserta sample barang yang telah dikirim sebelumnya.

Setelah itu, bagian produksi akan mengirmkan dokumen dan barang

yang telah di-pack kepada bagian gudang finish good. Gudang finish

good akan memeriksa kesesuaian antara kuantitas barang yang

dikirim dan akan mengotorisasi dokumen HP. HP-1 diberikan

kepada bagian produksi. HP-2 diarsip sendiri oleh gudang finish

good, HP-3 diberikan kepada PPIC, sedangkan HP-4 diberikan

kepada bagian accounting, dimana bagian accounting akan

mengupdate dokumen HP (MF Inventory) secara komputerisasi.

Bagian gudang finish good akan mengupdate KARTU SEDIAAN

GUDANG (KSG) secara manual.

Tidak memenuhi standard

Maka bagian quality control akan membuat dokumen REJECT (MF

Inventory, MF COA, TF HP, TF GL) sebanyak 5 rangkap secara

komputerisasi yang diotorisasi oleh kepala quality control yang

selanjutnya akan diserahkan kepada bagian produksi untuk

diotorisasi.Selanjutnya, dokumen HP 4 rangkap akan diotorisasi

pula oleh quality control dan dikirimkan kembali beserta barang

yang di-reject kepada bagian produksi. Bagian produksi akan

menindaklanjuti dengan mengirimkan dokumen REJECT 5 rangkap

dan dokumen HP 4 rangkap yang telah diotoriasai oleh pihak-pihak

terkait beserta barang kepada gudang finish good. Bagian gudang

finish good akan melakukan pengecekan terhadap kuantitas dan

akan melakukan otorisasi terhadap kedua dokumen tersebut.

Dokumen REJECTED-1 diberikan kepada quality control, HP-1 dan

REJECTED-2 diberikan kepada bagian produksi, HP-2 dan

REJECTED-3 diarsip sendiri oleh gudang finish goods, HP-3 dan

REJECTED-4 diberikan kepada PPIC, sedangkan HP-4 dan

REJECTED-5 diberikan kepada bagian accounting. Semuanya

diarsip berdasarkan nomor. Setelah itu bagian accounting akan

mengupdate dokumen HP (MF Inventory) secara komputerisasi.

Bagian gudang finish good akan mengupdate KARTU SEDIAAN

GUDANG (KSG) secara manual.

Selanjutnya, bagian produksi akan membuat dokumen JOB TIME

TICKET- JTT ( MF Karyawan, MF COA, TF PrO, TF GL) sebanyak 2

rangkap secara komputerisasi untuk menghitung jam kerja karyawan yang

akan diotorisasi oleh supervisor produksi. JTT-1 akan diarsip sendiri oleh

bagian produksi, sedangkan JTT-2 diberikan kepada bagian cost accounting

untuk keprluan penghitungan penggajian.

Ketika saat akhir proses produksi ternyata ada kelebihan atau sisa

bahan baku, maka bagian produksi akan membuat dokumen MRn (MF

Inventory, MF COA, TF PrO, TF GL) sebanyak 4 rangkap secara

komputerisasi yang diotorisasi oleh manajer produksi. Dokumen MRn 4

rangkap dan kelebihan bahan baku diberikan kepada gudang bahan baku.

Gudang bahan baku akan melakukan pengecekan kesesuaian antara

dokumen dan barang baku tersebut lalu melakukan otorisasi. MRn-1

diberikan kepada bagian produksi, MRn-2 diarsip oleh bagian gudang

bahan baku sendiri, Mrn-3 diberikan kepada PPIC, MRn-4 diberikan

kepada bagian accounting. Semuanya diarsip berdasarkan nomor.

Pada saat akhir periode, bagian accounting akan menghitung dan

mengalokasikan actual OH rate (MF OH) secara komputerisasi. Namun

untuk kasus job order, bagian accounting akan membuat dokumen JOB

COST SHEET-JCS (MF Customer, MF Inventory, TF PrO) secara

komputerisasi yang selanjutnya akan diberikan kepada bagian marketing

sebagai dasar menentukan harga jual kepada customer.