naučte sa viac - obchodná akadémia pezinok · office excel 2007 je, že rozoz váva realizovaú...

Microsoft pre školstvo | i

Naučte sa viac

Metodická príručka pre školy

k aplikácií Microsoft Office Excel 2007

ii | Microsoft pre školstvo

Microsoft pre školstvo | iii

Autor:

Jiří Chytil a Boris Chytil

Metodická príručka pre školy

k aplikácii Microsoft Office Excel 2007

Táto publikácia vznikla v rámci iniciatívy Microsoft Partneri vo vzdelávaní.

Praha 2007

iv | Microsoft pre školstvo

Obsah

1 Úvod ................................................................................................................... 1

1.1 Cieľ tejto publikácie ............................................................................................ 1

1.2 Cieľová skupina čitateľov .................................................................................... 1

1.3 Čo by sme mali vedieť pred tým, ako začneme publikáciu čítať? ...................... 1

1.4 Čím budete obohatení po preštudovaní nasledujúcich kapitol? ........................ 1

2 Čo prináša Microsoft Office Excel 2007? ............................................................... 2

2.1 Stručný prehľad najzaujímavejších noviniek verzie 2007 ................................... 2

3 Podmienené formátovanie .................................................................................. 3

3.1 Podmienené formátovanie v novej verzii Microsoft Office ................................ 4

3.2 Príklady využitia podmieneného formátovania .................................................. 5

3.2.1 Postup .................................................................................................... 5

3.3 Výhody novej metódy ......................................................................................... 6

3.4 Odstránenie podmienených formátov ............................................................... 7

3.5 Cvičenie: podmienené formátovanie ........... Chyba! Záložka nie je definovaná.

4 Zobrazenie stránok – príprava pre tlač ................................................................. 8

4.1 Porovnanie verzií ................................................................................................ 8

4.2 Zobrazenie – rozloženie stránky ......................................................................... 9

4.3 Nastavenie a využitie rozloženia stránky ............................................................ 9

4.4 Vlastné zobrazenie............................................................................................ 10

4.5 Cvičenie – Rozloženie strany ........................ Chyba! Záložka nie je definovaná.

5 Šablóny a ich využitie ......................................................................................... 10

5.1 Všeobecný pohľad ............................................................................................ 10

5.2 Výber šablón za pomoci Microsoft Office Online ............................................. 11

5.3 Aplikácie a výber šablóny ................................................................................. 12

5.4 Ukladanie a vytváranie vlastných šablón .......................................................... 12

5.5 Cvičenie: Použitie vlastnej šablóny, vytvorenie vlastnej šablónyChyba! Záložka

nie je definovaná.

6 Motívy a štýly .................................................................................................... 13

6.1 Motív................................................................................................................. 13

6.2 Štýl .................................................................................................................... 13

6.3 Aplikácia Štýlov a Motívov ................................................................................ 14

6.4 Cvičenie: Motívy a štýly ................................ Chyba! Záložka nie je definovaná.

Microsoft pre školstvo | v

7 Úprava vzhľadu tabuľky pomocou funkcie „Formátovať ako tabuľku“ ................. 15

7.1 Pohodlný výber z preddefinovaných formátov ................................................ 15

7.2 Automatické filtre a automatický formát výsledného stĺpca ........................... 16

7.3 Dodatočné formátovanie jednotlivých častí tabuľky ....................................... 17

7.4 Cvičenie: formátovať ako tabuľku ................ Chyba! Záložka nie je definovaná.

8 Grafy – ich nový vzhľad a zdieľanie ..................................................................... 17

8.1 Tvorba grafov .................................................................................................... 18

8.1.1 Prepnutie riadka či stĺpca .................................................................... 18

8.2 Aplikácie grafov na príkladoch ......................................................................... 19

8.3 Zdieľanie grafov ................................................................................................ 20

8.4 Kopírovanie grafov a ich animácie.................................................................... 20

8.5 Cvičenie: grafy .............................................. Chyba! Záložka nie je definovaná.

9 Použitie vzorcov ................................................................................................. 21

9.1 Predchádzajúce verzie ...................................................................................... 21

9.2 Využitie vzorcov ................................................................................................ 22

9.3 Štruktúrované vzorce ....................................................................................... 22

9.4 Zadávanie vzorcov - príklad ............................................................................. 23

9.5 Cvičenie – práca so vzorcami ........................ Chyba! Záložka nie je definovaná.

10 Filter a zoraďovanie údajov ................................................................................ 24

10.1 Všeobecné poňatie ........................................................................................... 24

10.2 Filtrovanie údajov ............................................................................................. 25

10.3 Cvičenie – Filtrovanie a zoraďovanie údajov Chyba! Záložka nie je definovaná.

11 Záver ................................................................................................................. 25

Microsoft pre školstvo | 1

1 Úvod

1.1 Cieľ tejto publikácie

Hlavným cieľom obsahu nasledujúcich kapitol je predstaviť čitateľom nové prostredie,

funkcie a možnosti tabuľkového procesoru Microsoft Office Excel 2007 vo vzťahu

k predchádzajúcej verzii tejto aplikácie Microsoft Office Excel 2003.

Pomocou jednoduchej a zrozumiteľnej formy sa publikácia snaží svojim čitateľom

predstaviť možnosti využitia nových funkcií v rámci praktických príkladov a cvičení.

1.2 Cieľová skupina čitateľov

Publikácia „Metodická príručka pre školy k aplikácii Microsoft Office Excel 2007“ je

určená všetkým pedagogickým pracovníkom , ktorí chcú spoznať nové vlastnosti aplikácie

Microsoft Office Excel 2007 a zistiť aké základné zmeny táto aplikácia svojim

používateľom prináša. Príručka obsahuje širokú škálu príkladov a cvičení, ktoré čitateľom

poskytujú možnosti praktického testovania jednotlivých funkcií.

Pretože základnú cieľovú skupinu tvoria pedagógovia, uvedené príklady a cvičenia sú

situované do školského prostredia a tematiky.

1.3 Čo by sme mali vedieť pred tým, ako začneme publikáciu čítať?

Príručka je určená všetkým pedagogickým pracovníkom ktorí sa s novou verziou aplikácie

Microsoft Office Excel 2007 len zoznamujú, a ktorí majú záujem zistiť aké rozdiely táto

verzia tabuľkového procesoru ponúka oproti svojej predchádzajúcej verzii Excel 2003.

Predpokladom pre úspešné získanie znalostí a vedomostí je aspoň elementárna znalosť

práce s tabuľkovým procesorom.

1.4 Čím budete obohatení po preštudovaní nasledujúcich kapitol?

Publikácia Vám pomôže zorientovať sa v novom používateľskom prostredí aplikácie

Microsoft Office Excel 2007, naučí Vás používať nové funkcie tejto aplikácie za pomoci

praktických príkladov a získate prehľad o rade noviniek, ktoré Vám pomôžu urýchliť Vašu

prácu.

2 | Microsoft pre školstvo

2 Čo prináša Microsoft Office Excel 2007?

Nová verzia tabuľkového procesoru Microsoft Office Excel 2007 prichádza s novým, na

výsledky zameraným rozhraním, ďalej so zobrazením kontingenčných tabuliek, ktoré je

možné ľahko vytvoriť i používať, rozšírenými možnosťami pre vytváranie vzorcov,

bohatými možnosťami v oblasti vizualizácie dát a o mnoho rýchlejšími spôsobmi ako

vytvoriť profesionálne vyzerajúce grafy a tabuľky. Príjemná je tiež práca s grafickými

objektmi či výberovými filtrami.

Podstatné zmeny nastali v prepojení s ostatnými aplikáciami systému Microsoft Office

ako je textový editor alebo Microsoft Office Outlook. Jednou z primárnych noviniek je

možnosť prepojenia tabuľkových dokumentov s portálovým riešením Microsoft

SharePoint. Tu je možné umiestiť celý rad súborov a zároveň získať prehľad o novo

vznikajúcich verziách jednotlivých tabuliek či analýz.

2.1 Stručný prehľad najzaujímavejších noviniek verzie 2007

Nový formát XML: ponúka komprimovaný formát dokumentov, veľkosti súborov

sú teraz omnoho menšie a umožňujú vám tak jednoduchšie a rýchlejšie

prepojenie jednotlivých aplikácií.

Používateľské rozhranie: pomocou nového, na výsledky zameraného

používateľského rozhrania aplikácie Office Excel 2007 nájdete požadované

nástroje, keď ich naozaj potrebujete. Základnou výhodou novej verzie aplikácie

Office Excel 2007 je, že rozoznáva realizovanú činnosť, či už ide o vytvorenie

tabuľky, alebo napísanie vzorca, a automaticky k nej ponúka príslušné príkazy.

Importy a usporiadanie rozsiahlych tabuliek: tabuľkový procesor podporuje

tabuľky o veľkosti až 1 milión riadkov a 16 000 stĺpcov, čo bohato postačuje

k práci so základnou tabuľkou, ktorú nie je treba prepojovať s ostatnými

aplikáciami

Podpora tlače a zobrazenia: pri analýze dát uvedených vo veľkej tabuľke

zachováva aplikácia Office Excel 2007 zobrazenú hlavičku tabuliek pri ich

prechádzaní, behom čoho dochádza k posunu stránky na obrazovke.

Prezeranie dôležitých trendov: podmienené formátovanie umožňuje

jednoduchší prehľad a analýzu opakujúcich sa dát


Plná podpora služby Microsoft SQL Server 2005: vďaka novým dátovým

funkciám môžeme vytvoriť vlastnú zostavu z databáze a analytickému on-line

spracovaniu. Môžete sa tiež omnoho ľahšie pripojiť k externým zdrojom dát.

Profesionálne zobrazované grafy: grafy môžete teraz vytvárať rýchlejšie

pomocou niekoľko málo kliknutí. v grafe môžete použiť bohaté vizuálne

vylepšenia, ako je napríklad trojrozmernosť, jemné tieňovanie a priehľadnosť.

Grafy sú teraz prepojené do väčšieho množstva aplikácií. Môžeme s nimi

pracovať rovnakým spôsobom bez ohľadu na to, akú aplikáciu používate.

Nový formát XML: ponúka komprimovaný formát tabuliek, veľkosti súborov sú

teraz omnoho menšie a umožňujú tak oveľa jednoduchšie a rýchlejšie prepojenie

jednotlivých aplikácií.

3 Podmienené formátovanie

Podmienené formátovanie slúži k inteligentnému a hlavne automatickému zvýrazneniu

buniek v tabuľke, ktoré spĺňajú isté kritériá. Jednoducho povedané, ide o bunky, ktoré

vyžadujú z istých, nami určených dôvodov, zvýšenú pozornosť. Microsoft Office Excel

2007 prichádza s mnohými vylepšeniami a jednoduchším systémom nastavení

jednotlivých podmienok.

Základným predpokladom úspechu u podmieneného formátovania je využitie

zrozumiteľnej tabuľky a aplikácie správnej a vhodnej podmienky, pretože pokiaľ budeme

každú bunku formátovať samostatne, môže byť výsledok skôr zavádzajúci. Podmienené

formátovanie slúži k zvýrazneniu výnimočných hodnôt, ktorých by malo byť v liste len

niekoľko.

Doterajšia verzia Microsoft Office Excel 2003 nám umožňovala veľmi obmedzené

a limitované podmienky existujúceho podmieneného formátovania. Spomeňme si na

túto funkciu s pomocou nasledujúceho obrázku (viď Obrázok 1):

Obrázok 1


3.1 Podmienené formátovanie v novej verzii Microsoft Office

Podmienené formátovanie vo verzii Microsoft Office Excelu 2007 môžeme aktivovať

nasledujúcim spôsobom a to na karte „Domov > Podmienené formátovanie“, viď

Obrázok 2.

Medzi najčastejšie spôsoby využitia podmieneného formátovania patria:

Zvýraznenie maximálnych hodnôt: umožňuje definovať najvyššie alebo najnižšie

hodnoty v tabuľke pomocou farebného odlíšenia. Táto funkcia je veľmi často

aplikovateľná u veľkých rozsiahlych tabuliek.

Prechodové formátovanie – Dátové čiary: používa sa u porovnávania

rozdielnych hodnôt, keď každá hodnota je porovnávaná za pomoci

prechodového efektu. Typickým príkladom je porovnanie cien tovaru.

Farebné škály: farebné škály sa veľmi často aplikujú u percentuálnych porovnaní,

keď sú jednotlivé hodnoty zobrazované určitou farbou, pokiaľ spadajú do

konkrétnej percentuálnej skupiny.

Formátovanie pomocou ikon: Súhrnné veličiny je vhodné formátovať pomocou

ikon, čiže napríklad pomocou šípok alebo iných symbolov, ktoré vyjadrujú rast,

pokles alebo stagnáciu. Podľa týchto ikon môžeme ďalej veľmi jednoducho aj

filtrovať.

Obrázok 2


3.2 Príklady využitia podmieneného formátovania

Nasledujúce príklady popisujú tabuľku Finančných záloh na školu v prírode (viď Obrázok

4). Pozorujme zobrazenie jednotlivých hodnôt v tabuľkách, ktoré sa menia podľa druhu

podmieneného formátovania.

3.2.1 Postup

U všetkých nasledujúcich príkladov je nutné pre správne použitie dodržať uvedený

postup práce:

1. Označiť oblasť čísel, ktorých sa má tykať podmienené formátovanie.

2. Vybrať správnu funkciu:

Podmienené formátovanie > Zvýrazniť pravidlo buniek > Väčší ako…

Podmienené formátovanie > Najpoužívanejšie či najmenej používané pravidlá

> Prvých 10 položiek

Podmienené formátovanie > Dátové čiary > Výber modrej farby

Podmienené formátovanie > Farebné škály > Farebná škála (žltá – červená)

Hodnoty v rozmedzí

Na príklade vidíme, že všetci žiaci, ktorí priniesli

zálohu na školu v prírode väčšiu ako 1000 Sk, majú

sumu zobrazenú zelenou výplňou a zeleným písmom

Obrázok 4

Obrázok 3


Maximálne hodnoty

Hodnoty označené červenou

farbou patria medzi najvyššie.

Dátové čiary

Na príklade vidíme, farebne

odstupňované hodnoty čísel

podľa výšky zaplatenej čiastky.

Farebné škály

Z príkladu je zrejmé, že teraz sú

odstupňované jednotlivé

hodnoty farebnými odtieňmi od

najvyšších po najnižšie.

3.3 Výhody novej metódy

Medzi hlavné výhody podmieneného formátovania v aplikácii Microsoft Office Excel 2007

radíme predovšetkým pohodlnosť a jednoduchosť aplikácie týchto funkcií. Opäť je tu

Obrázok 5

Obrázok 8

Obrázok 10

Obrázok 6

Obrázok 7

Obrázok 9


splnený cieľ zjednodušenia práce s tabuľkami tak, aby používateľ mal čo možno najväčší

komfort a nemusel zložito vyhľadávať či analyzovať jednotlivé druhy formátov.

Pre pedagóga sa tým otvára celá škála možností ako elegantne a pohodlne sformátovať

svoje tabuľky, aby sa v nich veľmi jednoduchšie zorientoval nie len autor, ale i tí, pre

ktorých sú tabuľky určené.

3.4 Odstránenie podmienených formátov

Pokiaľ sa rozhodneme podmienené formátovanie zrušiť, odobrať či premeniť môžeme

využiť inú možnosť podmieneného formátovania, presnejšie môžeme použiť odstránenie

ostávajúceho formátovania pomocou funkcie – „Vymazať pravidlá“ z vybraných buniek.

Prípadne môžeme odstrániť ostávajúce formátovanie z celého listu. Postup je obdobný

len miesto výberu buniek zvolíme celý list (viď Obrázok 11).

Postup:

1. Označíme vybrané bunky

2. Odstránime pravidlo z vybraných buniek tým, že použijeme funkciu „Vymazať

pravidlá“

Obrázok 11


4 Zobrazenie stránok – príprava pre tlač

Možnosť zobrazenia stánky alebo listu tesne pred tlačou a ich prispôsobenie patria

k základným úlohám pri práci s Microsoft Office. Každú stránku môžeme skontrolovať

a nastaviť jej parametre tak, aby vyhovovala našim predstavám.

Pokiaľ sa na stránku nevojde patričné množstvo informácií, môžeme využiť rôznych

nastavení k tomu, aby sa na tlačenej stránke objavili práve všetky tabuľky či grafy, ktoré

potrebujeme. k tomuto úkonu by sme mali vedieť tie najdôležitejšie funkcie tlače a jej

nastavenia. Iste oceníte možnosť zobrazenia stránok priamo v pracovnom prostredí

tabuliek.

Obrázok 12

4.1 Porovnanie verzií

S možnosťou náhľadu dokumentu sme sa mohli stretnúť aj vo verzii Microsoft Office

Excel 2003. Tam sa nastavenie ovládalo pomocou funkcie „Koniec stránky“, ktorá

umožňovala definovať veľkosť jednotlivých stránok určených k tlači. Následná tlač bola

potom ovplyvnená zmenšením mierky veľkosti zobrazenia na stránke.

Funkcia „Zobraziť koniec stránky“ je obsiahnutá teraz aj v novej verzii, ale nová verzia

aplikácie Microsoft Office nám ponúka ešte ďalšie vylepšenia. Predovšetkým ide

o možnosti rozloženia stránok, v ktorom vidíme všetko na jednej strane.


Obrázok 13

4.2 Zobrazenie – rozloženie stránky

Táto funkcia v Microsoft Office Excel 2007 je opäť príjemná svojou jednoduchosťou.

Rozloženie stránky nám umožní nie len editovať celú tabuľku v pohľade, ktorý zodpovedá

tlači, ale tiež rovno upraviť napríklad okraje tabuľky alebo hlavičky a päty stránky priamo

na pracovnej ploche. Problémom nebude ani nastavenie okrajov stránky.

Obrázok 14

4.3 Nastavenie a využitie rozloženia

stránky

Všetky funkcie súvisiace s rozložením stránky

nájdeme na karte Zobraziť. Samotná práca je

potom veľmi intuitívna. v karte Zobraziť nájdeme

aj ďalšie funkcie, ktoré sme museli zložito Obrázok 15


vyhľadávať v predchádzajúcich verziách.

Medzi najpoužívanejšie patria: Lupa (nástroj pre zväčšenie oblasti, ktorú potrebujeme

zväčšiť) a Zobrazenie a tlač – mriežky, nadpisy a pravítka.

„Ovládanie lupy“ nájdeme v pravom spodnom rohu obrazovky. Zväčšenie

percentuálneho pohľadu môžeme ovládať rovnako ako u predchádzajúcej verzie

Microsoft Office Excel 2003 za pomocou tlačidla Ctrl a kolieska myši.

4.4 Vlastné zobrazenie

Ide o funkciu, umožňujúcu definovať väčšie

množstvo pohľadov a vracať sa podľa

potreby k ich uloženým podobám. Po

nastavení prostredia podľa našich predstáv

je možné takýto pohľad uložiť pre budúce

použitie.

5 Šablóny a ich využitie

Šablóny sú vopred pripravené vzory dokumentov alebo tabuliek. Na základe týchto

vzorov môžeme vytvoriť celý rad ďalších súborov. Tieto vzory obsahujú vopred

definované vzorce, formátované bunky tabuliek tak, aby používatelia mali čo možno

najmenej práce s úpravou takých tabuliek. Typickým príkladom šablón sú napr. Faktúry,

objednávky, v školskom prostredí napr. zoznamy žiakov alebo predmetov, rozvrh hodín,

kalendár či akékoľvek iné dokumenty obsahujúce vopred pripravené tabuľky.

5.1 Všeobecný pohľad

Vo verzii Microsoft Office Excel 2003 sme mohli využívať šablóny vytvorené priamo

v aplikácii, alebo si šablóny vytvárať v podobe vlastných súborov. Tie potom mali

koncovku súboru šablóny t.j. xlt.

Podpora používateľov v novej verzii zo strany autorov Microsoft Office je veľká. S tým

súvisí aj celý rad ponúkaných šablón a to nie len v programe Microsoft Office Excel 2007,

ale samozrejme i v ostatných aplikáciách. Používatelia súčasnej verzie majú pri výbere

šablón veľký priestor pre výber šablóny, ktorú momentálne potrebujú. Pokiaľ by nestačil

základný výber z pätnástich štandardne nainštalovaných šablón, je možné využiť služby

Obrázok 16


Obrázok 18

Microsoft Office Online, ktorú nájdeme na internetových stránkach spoločnosti

Microsoft. Po registrácii tejto služby získate prístup k Online službám pre aplikácie

systému Microsoft Office. Medzi tieto služby radíme práve už zmieňované šablóny.

Z pohľadu školy je šablóna jedným zo základných kameňov správne fungujúceho

systému. Typickými príkladmi sú samozrejme šablóny vlastné, ktoré je možné následne

využívať pre aplikáciu v praxi. Tvorba veľkého množstva dokumentov na základe jedného

vzoru nám mnohonásobne ušetrí prácu.

Pripomeňme si dialógové okno z verzie Microsoft Office Excel 2003 a jeho ponuku

integrovaných šablón – viď Obrázok 17:

Obrázok 17

5.2 Výber šablón za

pomoci Microsoft

Office Online

Po aktivácii tejto služby sa nám

ponúkne nepreberné množstvo

šablón, ktoré sú vytriedené do

základných osemnástich

kategórií, v každej kategórii

nájdeme približne desať vopred

pripravených šablón, ktoré je

možné stiahnuť do Microsoft


Office Excel 2007 a ďalej využívať. Je nutné zdôrazniť, že táto služba je pre používateľov

úplne zadarmo k dispozícii, určite ju vyskúšajte!

5.3 Aplikácie a výber šablóny

Šablóny nájdeme za pomoci tlačidla „Office - položka nový“. Tu sa nám otvorí dialógové

okno, v ktorom môžeme šablónu vybrať a následne stiahnuť. Príkladom šablóny

využiteľnej v školstve je napr. Akademický kalendár pre školský rok

5.4 Ukladanie a vytváranie vlastných šablón

Po príprave vzoru dokumentu môžeme uskutočniť vlastné uloženie šablóny.

Obrázok 19

Používame obdobný spôsob ako v predchádzajúcej verzii s rozdielom formátu a koncovky

súborov. Aj u šablón je používaný komprimovaný XML formát a koncovku šablón

reprezentuje XLTX.


6 Motívy a štýly

Motívy a štýly sú veľmi dobre využiteľné pre rýchle formátovanie tabuliek. Tabuľku, ktorú

sme vytvorili a zatiaľ sme ju neformátovali, môžeme mať automaticky naformátovanú za

pomoci motívov a štýlov behom niekoľkých sekúnd. v globále ide o rôzne grafické

kombinácie vopred pripravených formátov buniek, ktoré sa zároveň automaticky

sformátujú i s jednotlivými číslami, keď si ich vyberieme pre svoje tabuľky. Je príjemné,

že sa nám tabuľka ukáže vždy sformátovaná na pozadí, ktoré sa dynamicky prekresľuje

podľa vybraného štýlu. Pri výbere je potom voľba toho pravého motívu, či štýlu veľmi

jednoduchá.

6.1 Motív

Motív je preddefinovaná sada farieb, písmen, čiar a výplní, ktorú je možné použiť pre celý

zošit, alebo len pre určité položky. Motívy môžu byť využité v celom systéme Microsoft

Office. Sú úzko previazané so štýlmi a ich aplikácia v praxi končí profesionálnym

vzhľadom jednotlivých dokumentov, v ktorých sú použité. Táto funkcia sa v Microsoft

Office Excel 2003 nevyskytovala. Ide teda o úplne nové poňatie. Motív môže tiež slúžiť

k zjednoteniu formátových znakov školských dokumentov, tak aby vyzerali jednotne.

6.2 Štýl

Štýl je navrhovaný pre jeden konkrétny objekt – ako je napr. tabuľka alebo graf. Na

rozdiel od motívov sme štýly mohli vidieť i v minulých verziách. Ale je nutné zdôrazniť, že

vo veľmi obmedzenej podobe a s predovšetkým neporovnateľne menšími možnosťami

využitia. Pre pripomenutie prikladáme obrázok (viď Obrázok 20).

Obrázok 20


Ako sme sa už zmienili, ide o veľmi elegantné riešenie rýchleho naformátovania tabuľky.

a to vrátane nastavenia v rozvrhnutia stránky. Štýl je s Motívom úzko prepojený a ich

kombináciou vznikajú formáty, ktoré môžeme prezerať metódou dynamických zmien –

pri jednotlivých zmenách štýlu či motívu sa môžeme iba nastaviť na vybraný štýl či motív,

a bez toho aby sme potvrdili zmenu objekt (napr. tabuľky) sa nám automaticky na pozadí

mení.

6.3 Aplikácia Štýlov a Motívov

Štýl nájdeme na karte „Domov“,

kde sa nám prezentujú

dostupné štýly, ktoré môžeme

aplikovať na tabuľke.

Tabuľka sa mení dynamicky

podľa nastavených štýlov.

Každý motív môžeme uložiť do

globálneho súboru, ktorý je

potom ďalej použiteľný aj

v iných aplikáciách s možnosťou

nasadenia v súbore s koncovkou

thmx.

Tabuľka pre aktiváciu vybraného motívu „Modul“ v kombinácii s farbou „Cesta“ vyzerá

nasledovne:

Obrázok 22

Obrázok 21


7 Úprava vzhľadu tabuľky pomocou funkcie „Formátovať ako

tabuľku“

Funkcia, ktorú si popíšeme v tejto kapitole je veľmi jednoduchá, ale hlavne pohodlná pre

prácu pri rýchlom formátovaní tabuliek. S pomocou tejto funkcie môže používateľ

dosiahnuť elegantného vzhľadu tabuľky bez toho, aby musel vedieť rôzne triky

a nastavenia formátov, tak ako tomu bolo v minulých verziách.

Formátovanie v predchádzajúcich verziách Microsoft Office Excel 2003 bolo možné:

Z dialógového okna Formát – Bunky

Z panelu nástrojov – Formát

Automatickým formátom tabuľky

Tieto tri možnosti nám poskytovali dostatočné

množstvo druhov formátovacích prvkov tak,

aby sme tabuľku sformátovali presne podľa

svojich potrieb viď Obrázok 28.

Bolo možné tiež využiť funkciu „kopírovať

formát“, ktorá prenáša vzhľad formátov

z jednej tabuľky na druhú.

Všetky tieto možnosti sú v porovnaní s formátovaním tabuľky v systéme Microsoft Office

2007 pomerne zdĺhavé a krkolomné.

V novej verzii Microsoft Office Excel 2007 je práca natoľko jednoduchá, že naozaj

môžeme vytvoriť základnú jednoduchú tabuľku, bez akéhokoľvek formátovania a nová

funkcia Microsoft Office Excel 2007 „Formátovať ako tabuľku“ nám umožní celú tabuľku

naformátovať rýchle a pohodlne, prakticky len na jedno kliknutie myši.

7.1 Pohodlný výber z preddefinovaných formátov

Automatický dynamický prechod po jednotlivých druhoch formátov nájdeme na karte

„Domov > Formátovať ako tabuľku“ (viď Obrázok 29). Tu si zároveň môžeme prehliadnuť

tabuľku zmeškaných hodín jednotlivých žiakov, ktorá sa dynamicky mení podľa

aktuálneho druhu vybraných formátov.

Obrázok 23


7.2 Automatické filtre a automatický formát výsledného stĺpca

Pri formátovaní pomocou automatických formátov sa u každého stĺpca pridala šípka pre

výber a filtráciu jednotlivých záznamov. Nie je preto treba ju zložito vyhľadávať

a nastavovať prostredníctvom databázových pomôcok.

Na našom príklade o zmeškaných hodinách môžeme pozorovať, že pridanie ďalšieho

žiaka do tabuľky, automaticky sformátuje riadok, ako náhle do neho začneme zapisovať

viď Obrázok 25

Funkcia je aktivovaná automaticky a to ako pri vkladaní nového riadka tak i stĺpca. Práce

s Microsoft Office Excel 2007 sa náročnosť vytvorenia a automatického sformátovania

tabuľky stáva mnohonásobne rýchlejšie ako v predchádzajúcich verziách.

Obrázok 25

Obrázok 24


7.3 Dodatočné formátovanie jednotlivých častí tabuľky

Pri formátovaní tabuliek máme v kontextovej karte „Nástroje tabuľky“ dodatočné

funkcie, ktoré môžeme tiež využiť. Typickými sú napr.:

odlišné sformátovanie prvého stĺpca tabuľky

odlišné sformátovanie posledného stĺpca tabuľky

pruhované riadky či stĺpce

Iba obyčajnou úpravou troch zaškrtávacích polí môžu naše tabuľky vyzerať nasledovne:

Obrázok 26

8 Grafy – ich nový vzhľad a zdieľanie

Grafy sú jedným z hlavných pilierov

aplikácie Microsoft Office Excel. Ide

o prezentáciu hodnôt z tabuliek do

grafickej podoby, v ktorej sa omnoho

pohodlnejšie porovnávajú hodnoty, ako

z tabuľkových stvárnení. v tejto kapitole sa

pokúsime popísať efekty tvorby a úpravy

grafov z pohľadu používateľov.

Pokiaľ sme s Microsoft Office Excel 2003

v minulosti pracovali, mohli sme sa

stretnúť so sprievodcom grafov. Tvorba

a využívanie grafov v minulých verziách

Microsoft Office Excel postačovali.

Sprievodca grafom je v tento okamih už

minulosťou. Pre pripomenutie sa pozrime na sprievodcu grafom, ktorý umožňoval výber

Obrázok 27


z väčšieho množstva kategórií grafov, a všetky detailné nastavenia sa realizovali

v jednotlivých krokoch tohto sprievodcu (viď Obrázok 32).

Hlavným privilégiom verzie Microsoft Office Excel 2007 je nepochybne využitie

funkčnosti Office Art a nového grafického vzhľadu, ktorý obsahuje množstvo zmien.

8.1 Tvorba grafov

Teraz je vytváranie grafov naozaj veľmi ľahké a graf je

vytvorený doslova behom niekoľkých málo sekúnd. Postup

pre vytvorenie grafu je nasledovný:

Označíme tabuľku, z ktorej chceme graf vytvoriť.

Na karte „Vložiť“, sekcia „Grafy“ vyberieme typ,

ktorý nám najviac vyhovuje.

Po výbere hlavného typu nám priamo z karty

Microsoft Office Excel 2007 ponúkne výbery

podtypov grafov.

Teraz len kliknutím myši vyberieme podtyp a graf je

hotový.

Pruh kariet sa zmení a automaticky sa aktivuje pruh

„Nástroje pre grafy“, ktorý sa venuje len funkciám –

podporujúcim funkcie grafu.

Po následnú úpravu grafov môžeme využiť rad štýlov grafov.

8.1.1 Prepnutie riadka či stĺpca

Tato funkcia je umiestená priamo v ikone na kontextovej karte „Nástroje pre grafy“.

Veľká väčšina funkcií je teraz dostupná prostredníctvom ikon.

Spomeňme napríklad:

Zmena typu grafu

Výber údajov – teda označenie zdrojovej oblasti. Táto funkcia dosiahla tiež

nových zmien.

Obrázok 28


Obrázok 29

8.2 Aplikácie grafov na príkladoch

Našu tabuľku prezentujúcu zmeškané hodiny je samozrejme možné zobraziť a porovnať

tiež v grafickej podobe. Ideálnu podobu pre porovnanie údajov nám poskytne stĺpcový

trojrozmerný graf.

Po výbere oblasti údajov – na príklad všetkých údajov týkajúcich sa prvého polroka

a zmeškaných hodín. Aplikujme štýl grafu výberom zo škály ponúkaných štýlov. Ako

vidíme na obrázku viď Obrázok 30, týchto štýlov je naozaj nepreberné množstvo.

Obrázok 30

Formátovanie grafu je teraz veľmi jednoduché. Napríklad pokiaľ chceme do grafu vložiť

popisy dát, alebo legendu, či spojnice trendu, ide o základný výber v rozbaľovacom

zozname priamo na karte Nástroje pre grafy. Rozloženie grafu nie je treba zložito

vyhľadávať, prípadne zadávanie jednotlivých funkcií v nastaveniach grafu.


8.3 Zdieľanie grafov

V predchádzajúcich verziách sa v Microsoft Office PowerPoint či Microsoft Office Word

pre úpravu grafov používalo prostredie Microsoft Graph. Teraz je jednotné všetko.

Aplikácie Word a PowerPoint zahrňujú teraz všetky funkcie v jednom. Pre prácu s grafom

je jednotne využívaný list aplikácie Microsoft Office Excel 2007 a v ňom sa upravujú

a generujú grafy rovnako ako keby sme pracovali priamo v prostredí aplikácie Microsoft

Office Excel.

Funkcia zdieľanie grafov poskytuje bohatú ponuku funkcií aplikácie Microsoft Office Excel

2007, vrátane použitia vzorcov, filtrovania, ukladania a možnosti prepojenia grafov

s externými zdrojmi dát, napríklad so serverom Microsoft SQL. Listy s dáta môžu byť

uložené i mimo Word, či PowerPoint, aby sa dosiahlo čo možno najväčšej kompresie

takýchto súborov.

8.4 Kopírovanie grafov a ich animácie

Grafy môžeme tiež veľmi pohodlne kopírovať a to bez väčších problémov. Grafy sa po

vložení do určenej aplikácie automaticky naformátujú podľa vzhľadu dokumentu alebo

prezentácie, do ktorej sme ich vložili. Všetko ovplyvňujú samozrejme štýly i motívy

v danom súbore. Zdrojové údaje celého grafu potom zostanú v pôvodnom zošite

Microsoft Office Excel 2007.

Obrázok 36 ukazuje skopírovaný

graf. Grafická úprava a vzhľad sa

automaticky upravil podľa

formátov použitých v textovom

editore.

Podobná situácia nastane pokiaľ

skopírujeme graf napr. do aplikácie

Microsoft PowerPoint.

U oboch aplikáciách zostává však

základná úprava v liste

tabuľkového procesora.

Toto je jedna z inovatívnych vlastností nového prostredia. v predchádzajúcich verziách

Microsoft Office sa využívala v takýchto prípadoch aplikácia Microsoft Graph.

Obrázok 31


9 Použitie vzorcov

Vzorce a výpočty sú pre Microsoft Office Excel ďalšou neodmysliteľnou a dôležitou

záležitosťou.

Aplikácia je určená pre najrôznejšie druhy výpočtov analýz, štatistík či databázových

prvkov. Vzorce sa rozdeľujú do základných dvoch kategórií:

Aritmetické – ide o klasické vzorce, ktoré nepotrebujú zložitejšie nastavenia. Pre

ich aplikáciu musíme vedieť jediné a to, či je zásada, že každý vzorec začína

klávesom =. Potom len stačí, nadefinovať bunky, z ktorých je vzorec vytvorený

a potvrdiť klávesu ENTER, ktorá zaistí zobrazenie výsledku vzorca.

Funkcie – teda zložitejšie typy vzorcov, ktorými môžu byť najrôznejšie napr.

štatistické, logické či databázové funkcie. Všetky sa vytvárajú za pomoci

sprievodcu funkciami. v novej verzii Microsoft Office Excel aj pomocou tzv.

automatického dokončovania.

9.1 Predchádzajúce verzie

V minulej verzii Microsoft Office Excel 2003 sme mohli spracovávať vzorec za pomoci

„sprievodcu funkciami“ a to prevažne u zložitejších vzorcov alebo vzorcov vnorených.

Pokiaľ išlo o vzorce základné napr. klasické aritmetické funkcie, mali sme k dispozícii

riadok vzorcov. Výsledné vzorce sme mohli editovať prostredníctvom klávesy F2 pre ich

detailné prezeranie. Pripomeňme si vzhľad Sprievodcu funkciami z minulej verzie

aplikácie Excel, keď pri prvom spustení bol zobrazený tiež výber naposledy použitých

funkcií viď Obrázok 32:

Obrázok 32


9.2 Využitie vzorcov

Využitie vzorcov a funkcií v novej verzii Microsoft Office Excel 2007 je omnoho ľahšie

a pohodlnejšie. Ako hlavnú výhodu musíme poznamenať zadávanie vzorcov a využívanie

automatického dokončovania názvov vzorcov či funkcií. Dochádza tiež ku generovaniu

názvov jednotlivých stĺpcov a toho môžeme pohodlne využiť pri tvorbe vzorcov, ktoré

pracujú s hromadnými oblasťami.

Pokiaľ budeme pracovať s viacrozmernými databázami, iste aktívne využijeme vzorce

OLAP. v praxi sa s týmito vzorcami stretávame v okamihu, keď budeme prevádzať vzorce

kontingenčných tabuliek, alebo u zložitejších operácií pri analýze dát z SQL Servera.

Veľmi užitočná je teraz aj „Karta > Vzorce“, na ktorej sú graficky zobrazené tie

najpoužívanejšie prvky, ktoré pri práci so vzorcami môžeme využívať. Predovšetkým ide

o kategórie jednotlivých vzorcov, kontroly chýb a závislostí v zošite (viď Obrázok 42):

Obrázok 33

9.3 Štruktúrované vzorce

Každý stĺpec, riadok alebo oblasť buniek pri formátovaní tabuľky automaticky generuje

svoj názov. To je samozrejme výhodné v okamihu tvorby vzorcov, pretože sa vo vzorci

môžeme odkazovať napríklad na názvy oblastí, ktoré nie je treba ručne tvoriť tak ako

tomu bolo v minulých verziách.

Napr. vzorec v našom nasledujúcom príklade, ktorý zrátava zmeškané hodiny žiakov

v mesiaci september, bude vyzerať nasledovne: =SUMA([september])


9.4 Zadávanie vzorcov - príklad

Zameriame sa teraz na náš príklad so zmeškanými hodinami študentov. Pokiaľ budeme

potrebovať zistiť priemer počtu zmeškaných hodín za pol rok u každého študenta,

môžeme využiť automatické rozpoznávanie jednotlivých funkcií.

V bunke, kde potrebujeme mať priemerné hodnoty, začneme zadávať napr. = ave

Vzorec sa automaticky začne vyplňovať.

Obrázok 34

Po dokončení vloženia vzorca sa do zostávajúcich buniek automaticky vloží funkcia

priemeru. Povšimnime si riadok vzorcov a pomenovaní jednotlivých oblastí [september]

Obrázok 35


10 Filter a zoraďovanie údajov

Filtrovanie, alebo výber údajov z väčšieho množstva, nám umožní podľa zadaných kritérií

vybrať z určitej skupiny údajov (napr. zoznamu žiakov či študentov celej školy) len určité

množstvo žiakov, ktorých zoznam zodpovedá našim zadaným kritériám. Pokiaľ by sme

mali teda tabuľku so všetkými žiakmi školy, mohli by sme vybrať napr. všetkých chlapcov,

ktorí splňujú podmienku, že sa narodili v mesiaci september a v konkrétnom roku. Alebo

týmto spôsobom môžeme vyberať všetkých žiakov s vyznamenaním z celé školy atď.

10.1 Všeobecné poňatie

Možnosti filtrovania zoznamov patrili od prvých verzií

Microsoft Office Excel k pomocníkom zvlášť

u zložitejších a mohutných tabuliek, v ktorých sme sa

veľmi ťažko orientovali. Výbery podľa väčšieho

množstva stĺpcov a viacnásobné triedenie odrazu

používateľovi ušetrili prácu.

Pripomeňme si dialógové okno

viacnásobného triedenia vo

verzii 2003 (viď Chyba!

Nenašiel sa žiaden zdroj

odkazov.).

Zoraďovanie a filtre v súčasnej

verzii aplikácie Microsoft

Office Excel 2007 obsahujú

širokú škálu nových možností.

Typickým prípadom je

zoraďovanie podľa podmieneného formátovania. v takom prípade môžeme napr.

zoraďovať podľa sady ikon.

Zoraďovanie poskytovalo v predchádzajúcich verziách 3 spoločne previazané podúrovne.

Teraz môžeme zoraďovať až do max. veľkosti 64 podúrovní, ktoré sa definujú

v nasledujúcom dialógovom okne (viď Chyba! Nenašiel sa žiaden zdroj odkazov.) -

zoraďovanie podľa ikon podmieneného formátovania.

Obrázok 36

Obrázok 37


10.2 Filtrovanie údajov

Údaje môžeme filtrovať napr. podľa farby alebo

podľa dátumov či časov. Všetky nastavenia

automatického filtra sa prispôsobujú

momentálnemu stavu tabuľky. Teda v prípade, že

tabuľka obsahuje textové prvky, môžeme filtrovať

podľa textových výberov. Pokiaľ by obsahovala

čísla, opäť bude filter okamžite prispôsobený

a dôjde k filtrovaniu čísel.

Ani v novej verzii nechýba filtrovanie za pomoci

rozšíreného filtra, ktorý umožňuje aplikovať viac

ako dve podmienky pri zadávaní kritérií filtra. Ak

máme tabuľku obsahujúcu časové hodnoty napr.

dátum narodenia jednotlivých študentov, môžeme

aplikovať filtre podľa mesiacov či rokov.

11 Záver

Cieľom tejto príručky bolo zoznámiť jej čitateľov s možnosťami, ktoré svojim

používateľom ponúka najnovšia verzia tabuľkového procesora Microsoft Office Excel

2007. Pomocou praktických ukážok a cvičení tiež predstaviť princípy praktického

uplatnenia jednotlivých funkcií a noviniek.

Táto publikácia je súčasťou edície metodických príručiek pre školy k aplikáciám sady

Microsoft Office systém 2007. Jej ďalšie časti nájdete zdarma na webovej stránke

www.nauctesaviac.sk:

Všeobecný úvod do systému Microsoft Office 2007.

Microsoft Office Excel 2007.

Microsoft Office Outlook 2007.

Microsoft Office PowerPoint 2007.

Ďalšie aplikácie systému Microsoft Office 2007.

Obrázok 38

http://www.nauctesaviac.sk/


„Pevne veríme, že považujete túto edíciu metodických príručiek za prínosnú nie len pre

oblasť rozvoja vlastných znalostí a vedomostí v oblasti efektívneho využívania sady

aplikácií systému Microsoft Office 2007, ale tiež pre práci s vašimi žiakmi a študentmi“.

Jiří Chytil & Boris Chytil

Praha 2007

naučte sa viac - obchodná akadémia pezinok · office excel 2007 je, že rozoz váva realizovaú...

Documents