nekk beställning till betalning
DESCRIPTION
NEKK Beställning till betalning. Vad ska jag gå igenom?. Vad & varför? När? Hur? Vad gör ekonomiavdelningen? Vad ni behöver göra? Frågor?. Beställning till betalning ( Winst 2.0) – varför genomförs förändringen?. ÖKAD TRYGGHET. TIDSBESPARING. Vad innebär förändringen?. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
NEKKBeställning till betalning
Vad ska jag gå igenom?
1
• Vad & varför?
• När?
• Hur?
• Vad gör ekonomiavdelningen?
• Vad ni behöver göra?
• Frågor?
Beställning till betalning (Winst 2.0) – varför genomförs förändringen?
Vad innebär förändringen?
•Gasell ersätts med Winst fakturahantering för Stadens förvaltningar. Inköp och fakturor hanteras i samma system!
•Samma arbetsätt i Stadens förvaltningar
2
ÖKAD TRYGGHET TIDSBESPARING
FÖRBÄTTRADSTYRNING OCHUPPFÖLJNING
KOSTNADS-BESPARING
Vad är nyttan/effekten?
Vad innebär förändringen?
3
Vem berörs av förändringen?
Cirka 10 000 medarbetare inom Staden som hanterar inköp och/eller fakturor.
Hur förändras arbetssättet?
•Beställning görs i Winst
•Beställning konteras och attesteras innan den skickas till leverantör
•Återkommande fakturor kan hanteras med så kallade abonnemang
•Nya rutiner för kontroll och attest
Vad innebär förändringen för förvaltningen?
•Nytt system och nya arbetssätt
•Översyn av roller och ansvar kopplat till inköp och fakturahantering
• Beställare gör även kontering och kontrollattest
Utrullningsgrupper
4
Arkivnämnden
Färdtjänsten
Konsument ochmedborgarservice
Miljöförvaltningen
Stadsrevisionen
Valnämnden
Överförmyndarnämnden
Grupp 1 – November 2013
Social resursförvaltningSDN Askim-Frölunda-Högsbo
SDN Norra Hisingen
SDN Västra Göteborg
SDN Örgryte-Härlanda
Grupp 2 – 19 Februari 2014
SDN Centrum
SDN Lundby
SDN Majorna-Linné
SDN Västra Hisingen
SDN Östra Göteborg
Grupp 3 – Mars 2014
Kulturnämnden
Park- och Naturförvaltn.
Stadsbyggnadskontoret
Utbildningsförvaltningen
Grupp 4 – April 2014
Fastighetskontoret (N205)
Finansförvaltningen
Idrotts- och Föreningsförv.
Lokalnämnden
Stadsledningskontoret
Trafikkontoret
Vuxenutbildnings-förvaltningen
Grupp 5 – Maj 2014
Fastighetskontoret (N200)
Intraservice
SDN Angered
Piloter
• 83 000fakturor per år
• 500beställare
• 1 000fakturagr.
• 11 500fakturor per år
• 260 beställare
• 260 fakturagr.
• 268 000fakturor per år
• 1900beställare
• 2 100fakturagr.
• 124 000fakturor per år
• 625 beställare
• 1100 fakturagr.
• 110 000fakturor per år
• 700 beställare
• 900 fakturagr.
• 245 000fakturor per år
• 2 300 beställare
• 1 900fakturagr.
Vem gör vad i beställnings- och fakturaflödet?
5
Kontrollattest
An
na
Beslutsattest
Betalning
Betalningsattest
Den som beställer, leverans-kvitterar och/eller granskar faktura.
Görs av den som attesterar beställning och/eller faktura.
Görs av den som verkställer betalningen. (Intraservice)
An
de
rs
De nya attestreglernaKontrollattest (Beställare)
• varan är mottagen eller att tjänsten är utförd enligt den beställning som gjorts
• fullständiga uppgifter har lämnats på fakturan/underlaget till exempel avseende adress (fakturaadress och leveransadress), pris, volym, tidpunkt för leverans eller utförd tjänst, betalningsvillkor, rabatter med mera
• utgiften inte tidigare har belastat verksamheten
• fakturan/motsvarande är rätt beräknad
• händelsen är rätt konterad
• uppgifterna på fakturan eller motsvarande underlag överensstämmer med beställningen, avtal eller annan överenskommelse avseende pris, volym, kvantitet och kvalitet
• lagstadgad formalia är korrekt, exempelvis avseende F-skattsedel och VAT-nummer.
Beslutsattest
• händelsen stämmer överens med verksamhetens uppdrag
• personen som har beställt varan eller tjänsten är behörig och har hållit sig inom ramen för sin behörighet
• underlagen till händelsen är kompletta, exempelvis dokumentation vid direktupphandling
• händelsen är rätt konterad
• händelsen belastar rätt redovisningsperiod
• fakturan/motsvarande är granskad och kontrollattesterad.
Betalningsattest
• behörig person har beslutsattesterat händelsen
• rätt betalningsmottagare angivits
• fatta beslut om utbetalning.
6
1. Beställning i Winst
7
An
de
rs
Skapar och konterar beställningen
Kontrollattest
An
na
Attesterar beställning
Beslutsattest
An
de
rsLeverenskvittens
Kontrollattest
Leverans-kvittens
Attest av beställning
Skapa och kontera
beställning
Betalning
Betalningsattest
2. Abonnemang
8
Granska och kontera Attest
An
de
rs
Granskar och accepterar avvikelse
mot uppsatt abonnemang.
Kontrollattest
An
na
Attesterar avvikelse vid högre belopp.
Beslutsattest
Betalning
Betalningsattest
FAKTURA
Matchar ej mot abonnemang
Matchar mot abonnemang Betalning
3. Vild faktura (ej beställt i Winst)
9
Granska och kontera
Attest
An
de
rs
Granskar och konterar faktura.
Kontrollattest
An
na
Attesterar faktura.
Beslutsattest
Betalning
Betalningsattest
FAKTURA
Fakturan går ut i flödet till användaren efter
mottagarkod eller namn.
Ankomst-hantering
Vad hjälper ekonomiavdelningen till med?
Lev.gruppen | Kick off | 2013-04-11 10
• Stöd vid utformning av enheternas inköpsorganisation
• Kurser i beställning till betalning (8 tillfällen i februari)
• Löpande support efter införandet
Vad behöver ni göra?
Lev.gruppen | Kick off | 2013-04-11 11
• Se över ert inköpsarbete – bestäm vilka som ska vara beställare
• Anmäl er själva och era beställare till kursen
Lev.gruppen | Kick off | 2013-04-11 12
Frågor?