näin meillä on edetty · 2018. 4. 30. · uudet yhtenäiset toimintatavat nykyiset toimintatavat...
TRANSCRIPT
Näin meillä on edetty
Inka Tikkanen-Pietikäinen
14.9.2017
Uusimaa 2019 –hankkeen ohjausorganisaatio 2017-2018
Poliittinen ohjausryhmä(Maakuntahallitus)
Virkamiesjohtoryhmä Kuntajohtajakokous
Maakuntahallitusmhs:n ”strategisten kokousten” laajennettu
kokoonpano + mvston pj:t
HenkilöstöfoorumiHenkilöstöjärjestöt laajasti
edustettuna
Neuvottelukuntavalmistelutahot, kuntajohtajat,
henkilöstöjärjestöt, sidosryhmät,
kuntien kh:n ja kv:n pjt
Kuntajohtajakokous
Virkamiesjohtoryhmä
ICT-hanke
Uusimaa 2019vastuujohtaja: maakuntajohtaja
hankejohto: muutosjohtaja + sote-
muutosjohtaja
Asukkaat
Kanavat
Prosessit
Hallinto ja
ohjaus
Organisaatio
Ihmiset
Teknologia ja
tieto
Toimipaikat
Maakunnan toiminnan ja hallinnon käynnistämisen valmistelun vaiheet
Strategia Suunnittelu
(Design) Rakennus
(Build) Toiminta alkaa
• Haetaan valmistelulle
tavoitetila/visio,
-tavoitteet ja strategia
• Määritellään valmistelua
ohjaavat periaatteet
(maakuntahallituksen
suunnitteluohjeet)
• Luodaan tiekartta
valmistelun seuraaville
vaiheille
• Määritellään
valmistelussa tarvittavat
kyvykkyydet
• Varmistetaan sidosryhmien
sitoutuminen ja
osallistuminen
• Luodaan yksityiskohtainen
kuvaus maakunnan
toimintamallista toiminnan
alkaessa sekä suunnitelma
rakennusvaiheelle
• Suunnitellaan maakunnan
toiminta ja valmistellaan
päätökset
maakuntahallitukselle ja –
valtuustolle
• Luodaan järjestäjän työkalut
• Käynnistetään hallinto ja
johtamisjärjestelmä
• Rakennetaan organisaatio
• Arvioidaan valmius
toiminnan aloittamiselle
• Vahvistetaan kanavat,
palvelut, prosessit ja
toimipaikat toiminnan
alkaessa
• Tehdään tarvittavat
teknologia- ja
tietojärjestelmäuudistukset
• Siirretään resurssit ja
käynnistetään toiminta
• Puretaan vanhat
johtamisjärjestelmät,
rakenteet, prosessit ja
järjestelmät
• Ryhdytään vaiheittaan
toteuttamaan maakunnan
tavoitetilaa 2023
2017-2018 2019 2020
Alustavat valmistelua ohjaavat periaatteet K
esk
ittä
min
en
Uudet yhtenäiset
toimintatavat
Nykyiset
toimintatavat
Hajautettu
toiminta
Keskitetty
toiminta
Yhtenäistäminen
(ja automaatio)
• Prosessit ja toimintatavat
uudistetaan yhtenäisiksi
Siirto sellaisenaan,
”as is”
Keskitetty
yhtenäistäminen
Hajautettu
yhtenäistäminen
Siirto
yhtenäistettynä
• Hallinnon, johtamisen ja
resurssien yhdistäminen
• Kaikki raportoivat uuteen
yksikköön
• Prosessit ja toimintatavat
uudistetaan yhtenäisiksi
• Erillinen hallinto ja johtaminen
erilliset resurssit
• Hallinnon, johtamisen ja
resurssien yhdistäminen
• Kaikki raportoivat uuteen
yksikköön
• Prosessit ja toimintatavat
säilyvät ennallaan
2020–2023
• Maakunnan toiminnan käynnistämisen aikataulu ja
tapa ei mahdollista reittiä, jossa prosesseja ja
toimintatapoja yhtenäistetään laajamittaisesti ennen
toimintojen keskittämistä
• Suunnittelun ohjaavaksi periaatteeksi on tunnistettu
polku, jossa ensin keskitetään nykyiset organisaatiot
ja resurssit yhteisen hallinnon ja ohjauksen piiriin
vuoteen 2020 mennessä
• Strategisen suunnittelun tehtävänä on tunnistaa ja
ryhmitellä ne asiat, joissa siirto maakuntaan tehdään
as is-periaatteen mukaan, ja asiat joissa
yhtenäistäminen on mahdollista/välttämätöntä ennen
siirtoa
• Toiminnan tehokkuuteen ja taloudellisuuteen
tähtäävä kehittäminen toimintoja yhtenäistämällä
alkaa täysipainoisesti maakunnan toiminnan
käynnistyttyä vuonna 2020
Viestinnän priorisointi ja ajastus
1,6 miljoonaa asukasta
Siirtyvä henkilöstö
Päättäjät
(luovuttavien organisaatioiden johto ja poliittiset päätöksentekijät)
KäynnistymisvaiheVuosi 2019
Esivalmistelu Syksy 2016 → Kesä 2018
VäliaikaishallintoKesä 2018 → Joulu 2018
Henkilöstövalmistelu
osana maakunnan toiminnan ja hallinnon käynnistämisen valmistelua
Työsuunnitelma siirtymävaiheen yhteistyölle henkilöstöä luovuttavien organisaatioiden ja maakuntavalmistelun välillä
Tarkoitus
• Varmistaa, että henkilöstösiirrot toteutetaan oikein ja yhdenmukaisen mallin mukaan kaikissa organisaatioissa
• Luoda pohja yhteistyömallille, jolla muutostilanne viedään läpi yhdessä
Henkilöstösiirrot ja henkilöstöjohtaminen ovat maakunnan pystyttämisen ydinprosessi 2017-2020
Sisältö, prosessikuvaukset ainakin seuraavista:
1) Henkilöstötiedon keruu ja henkilöstön siirtyminen 1.1.2020
2) Maakunnan rekrytointimenettely ennen 1.1.2020
3) Maakunnan väliaikaisen yt-toimielimen nimeäminen
4) Maakunnan väliaikaishallinnon henkilöstövalmistelun työohjelma
Työsuunnitelmaluonnos tarkentuu valmisteluvaiheen aikana
Uusimaa 2019 –valmistelun hankekoritMuutosjohtajat
Siirtymävaiheen läpivientiKonserni, hallinta ja
ohjausrakenneBack office-toiminnot Järjestämistoiminto Liikelaitos
/liikelaitokset
HanketoimistoHankkeen sisäiset
ohjausryhmät
Uusimaa 2019 ICT-hanke
Maakunnan toiminnan ja hallinnon käynnistämiseen tarvittavat toimenpiteet
• Tähän mennessä tunnistettu 305 tehtävää/projektia
• Lokakuussa aloittavat hankejohtajat tulevat täydentämään suunnitelmaa ja tehtäväluetteloa omien vastuualueidensa osalta
• Hankesuunnitelmaa ylläpidetään ja päivitetään MS Project tiedostoihin
• ICT-hanke on laatinut oman hankesuunnitelmansa
Siirtymävaiheen läpivienti –hankekorissa HR-asioita mm.
• Muutosjohtaminen Muutosviestinnän suunnitelman tekeminen ja
ylläpito
Muutosjohtamisen toimenpiteiden toteuttaminen
• Väliaikaishallinnon käynnistäminen Resurssisuunnittelu
Miehitys
Väliaikaisen yt-toimielimen asettaminen
Väliaikaishallinnon työnantajafunktion rakentaminen
• Henkilöstösiirtojen ohjaaminen ja valvonta
Henkilöstövastaavien verkosto/-t
Henkilöstön siirtoprosessin määrittely
Henkilöstöä koskeva esiselvitysprosessi (siirtyvä henkilöstö) vastaanotto
Ehtovertailuprosessi
Tiedonkeruu maakunnan henkilöstöjohtamisen toimintamallin pohjaksi
HR-hankintasopimusten kartoitus
Siirtosuunnitelmien ja sopimusten valmistelu
Liikkeenluovutusprosessin suunnittelu (yhteistyö)
Lopullisten siirtyvää henkilöstöä koskevien selvitysten vastaanotto
Back office –toiminnot hankekorissa HR-asioita mm.
• Nykytilaselvitykset Nykytilaselvitysten kerääminen
suunnittelutyön pohjaksi (palvelut, henkilöstö, tietojärjestelmät, toimittajat)
Käytössä olevien palvelukanavien tunnistaminen
• Back office –toimintojen johtamismalli Back office –toimintojen laajuuden,
strategian ja alustavan toimintamallin kuvaaminen
Back office –toimintojen johtamisroolien ja –foorumien määrittely
• Suunnittelu ja määrittely Henkilöstöjohtamisen strategiset linjaukset ja
henkilöstöpolitiikkojen luominen
Vuoden 2020 alussa käynnistettävien henkilöstöhallinnon palvelujen, palvelukanavien, prosessien ja tarvittavien kontrollien kuvaaminen
Henkilöstöhallinnon organisaation suunnittelu
Osaamisen kehittämistarpeiden tunnistaminen
Käytettävien toimittajien valinta ja tarvittavien sopimusten määrittäminen
Käytettävien tietorakenteiden ja raportoinnin suunnittelu
Käytettävien tietojärjestelmien valinta ja tietojärjestelmämuutosten suunnittelu
Back office –toimintojen rakentamisen ja käyttöön oton suunnitelman tekeminen
Uudenmaan maakunnan toiminnan ja hallinnon käynnistämisen riskiarvio 06/2017
Henkilöstöön liittyvät riskit
Riskiryhmä Riski
Henkilöstöpolitiikka ja toimintatavat Henkilöstöpoliittisten ja operationaalisten käytäntöjen erilaisuus
Johtaminen Yhteisen vision puute
Osaaminen Uudistuksen tekemiseen vaadittavaa osaamista ei ole riittävästi
Osaaminen Siirtyvän henkilöstön osaamisvaje
Intressit Intressiristiriidat
Rekrytointi Osaavan johdon saaminen maakuntaan
Työmarkkina-neuvottelut Työtaistelutoimenpiteet
Työmarkkina-neuvottelut Maakuntien työnantajapuolen neuvotteluosapuoli puuttuu
Henkilöstön määrä Henkilöstöstä ylitarjontaa kun toimintoja yhdistetään
Palkat Palkanmaksu ei toimi oikein 1.1.2020
Palkat Palkkojen harmonisointi
Henkilöriski Avainhenkilöriski
Kulttuuri Organisaatiokulttuuri pitää luoda tyhjästä
Sitoutuminen Johdon puutteellinen sitoutuminen muutokseen
Vaihtuvuus Henkilöstön vaihtuvuus kasvaa
Yhtiöittäminen Palveluasenteen muuttaminen
Yhtiöittäminen Ammattietiikan haastaminen
Jatkotoimenpiteitä 2017-2018
• Riskienhallinta osana maakunnan toiminnan käynnistämisen jatkuvaa ohjausta
• Korkeimmalle priorisoiduille riskeille suunnitellaan hallintatoimenpiteitä
• Riskeille määritellään toimintastrategia, kontrollitavoitteet ja –toimenpiteet, onnistumista mittaavat indikaattorit sekä toimenpiteistä vastuulliset henkilöt
• Suunnittelun tarkoituksena on ennakoida ja hallita uudistuksen mukanaan tuomia riskejä
• Riskiarvion päivittäminen ulkoisten ja sisäisten toimintaympäristön muutosten pohjalta keväällä 2018
Muutosjohtajat Markus Sovala ja Aronkytö
”Jatkuvuus on turvattava,
mutta muutokseen
tähdätään. - Tavoitteena, että
palveluiden käyttäjät eivät juuri
huomaa muutosta vuoden-
vaiheessa 2019/2020
”Hyvä
henkilöstöpolitiikka on
avain muutokseen.”
”Älä juokse lujaa ennen
kuin tiedät suunnan. – Ei haeta
nopeutta, vaan oikea-aikaisuutta”
”Vaikka maakunnan
perustaminen on
käytännön juttu, se
kannattaa tehdä
kunnianhimoisesti –
kyseessä on
ainutkertainen mahdollisuus
hakea alueellisesti
yhtenäisiä palveluketjuja ja
toimintamalleja.”
www.uusimaa2019.fi • @Uusimaa2019 • #Uusimaa2019
Seuraa valmistelua ja osallistu keskusteluun