Національна комісія, що здійснює державне регулювання у сфері зв’язку та інформатизації

ЗАТВЕРДЖЕНОна засіданні Тендерного комітету Національної комісії, що здійснює державне регулювання у сфері зв’язку та інформатизаціїпротокол № 23 від «05» листопада 2018 р.Голова Тендерного комітету НКРЗІ

___________________ В.Є. Лагошин

ТЕНДЕРНА ДОКУМЕНТАЦІЯ для процедури – відкриті торги

з предмету закупівлі – ДК 021:2015 – 72260000-5 Послуги пов’язані з програмним забезпеченням

(Послуги із створення та впровадження Системи електронного документообігу) (Придбання нематеріальних активів для системи

електронного документообігу з передачею майнових прав)

Київ – 2018

№ I. Загальні положення1 2 31. Терміни, які

вживаються в тендерній документації 

Тендерну документацію (далі – Документація) розроблено відповідно до вимог Закону  України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон). Терміни, які використовуються в Документації, вживаються в значенні, наведеному в Законі

2. Інформація про замовника торгів 

 

2.1 повне найменування  Національна комісія, що здійснює державне регулювання у сфері зв’язку та інформатизації

2.2 місцезнаходження  01001, м. Київ, вул. Хрещатик, 222.3 посадова особа

замовника, уповноважена здійснювати зв’язок з учасниками 

З питань, що стосуються предмета закупівлі – начальник відділу розвитку інфраструктури НКРЗІ Департаменту забезпечення діяльності Гудзенко Олена Павлівна, 03110, м. Київ, вул. Солом’янська, 3, тел.: (044) 202-00-53;

З питань проведення процедури закупівлі – провідний інженер відділу матеріально-технічного забезпечення Департаменту забезпечення діяльності Богдан Віктор Анатолійович, 01001, м. Київ, вул. Хрещатик, 22, тел.: (044) 202-00-41.

3. Процедура закупівлі Відкриті торги4. Інформація про

предмет закупівлі   

4.1 назва предмета закупівлі 

Послуги, пов’язані з програмним забезпеченням (Послуги із створення та впровадження Системи електронного документообігу) (Придбання нематеріальних активів для системи електронного документообігу з передачею майнових прав) (ДК 021:2015 – 72260000-5)

4.2 опис окремої частини (частин) предмета закупівлі (лота)

Подання пропозицій за окремими частинами не передбачено.

4.3 місце, кількість, обсяг поставки товарів (надання послуг, виконання робіт)

Місце поставки: 01001, м. Київ, вул. Хрещатик, 22; 03110, м. Київ, вул. Солом’янська, 3;

Кількість, обсяг надання послуг: згідно з Технічними вимогами до предмету закупівлі (Додаток № 3 до Документації).

4.4 строк поставки послуг 14.12.2018.  5. Недискримінація

учасників Вітчизняні та іноземні учасники всіх форм власності та

організаційно-правових форм беруть участь у процедурі закупівлі на рівних умовах

6. Інформація про валюту, у якій повинно бути розраховано та зазначено ціну тендерної пропозиції

Валютою тендерної пропозиції є гривня.До ціни тендерної пропозиції мають бути включені усі

необхідні податки, збори та обов’язкові платежі, що мають бути сплачені у даному випадку.

7. Інформація про мову (мови), якою (якими) повинно бути складено тендерні пропозиції

Під час проведення процедур закупівель усі документи, що готуються Замовником, викладаються українською мовою.

Тендерна пропозиція та усі документи, що мають відношення до неї, складаються українською мовою. У разі надання тендерної пропозиції та усіх документів іншою мовою, вони повинні мати переклад на українську мову. Тексти повинні бути автентичними, визначальним є текст,

викладений українською мовою.II. Порядок унесення змін та надання роз’яснень до Документації

1. Процедура надання роз’яснень щодо Документації

Фізична/юридична особа має право не пізніше ніж за десять днів до закінчення строку подання тендерної пропозиції звернутися через електронну систему закупівель до Замовника за роз’ясненнями щодо Документації. Усі звернення за роз’ясненнями автоматично оприлюднюються в електронній системі закупівель без ідентифікації особи, яка звернулася до Замовника. Замовник повинен протягом трьох робочих днів з дня їх оприлюднення в електронній системі надати роз’яснення на звернення та оприлюднити його на веб-порталі Уповноваженого органу відповідно до статті 10 Закону.

У разі несвоєчасного надання або ненадання Замовником роз’яснень щодо змісту Документації строк подання тендерних пропозицій автоматично буде продовжено електронною системою не менш як на сім днів.

2. Унесення змін до Документації

Замовник має право з власної ініціативи чи за результатами звернень або на підставі рішення органу оскарження внести зміни до Документації. У разі внесення змін до Документації строк для подання тендерних пропозицій продовжується в електронній системі закупівель таким чином, щоб з моменту внесення змін до Документації до закінчення строку подання тендерних пропозицій залишалося не менше ніж сім днів.

Зміни, що вносяться Замовником до Документації, розміщуються та відображаються в електронній системі закупівель у вигляді нової редакції Документації додатково до початкової редакції Документації. Замовник разом із змінами до Документації в окремому документі оприлюднює перелік змін, що вносяться. Положення Документації, до яких вносяться зміни, відображаються у вигляді закреслених даних та повинні бути доступними для перегляду після внесення змін до Документації.

Зазначена інформація оприлюднюється Замовником відповідно до статті 10 Закону.

III. Інструкція з підготовки тендерної пропозиції1. Зміст і спосіб подання

тендерної пропозиції Тендерна пропозиція подається в електронному вигляді

шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, у яких зазначається інформація про ціну та завантаження файлів з:

- інформацією та документами, що підтверджують відповідність Учасника кваліфікаційним критеріям (перелік та форма згідно з Додатком №2 до Документації);

- інформацією щодо відповідності Учасника вимогам, визначеним у статті 17 Закону (перелік та форма згідно з Додатком №2 до Документації);

- інформацією щодо відповідності послуги, що пропонується Учасником, якісним та технічним характеристикам до предмету закупівлі у формі довідки в довільній формі, що по змісту відповідає технічним вимогам до предмету закупівлі, викладеним згідно Додатку №3 до Документації;

- заповненою формою тендерної пропозиції згідно з Додатком №1 до Документації;

2

- копією свідоцтва про державну реєстрацію авторського права на програмний продукт (система електронного документообігу), на базі якого здійснюватиметься надання послуг з предмету закупівлі;

- копією позитивного експертного висновку про відповідність програмного продукту (система електронного документообігу), на базі якого здійснюватиметься надання послуг з предмету закупівлі, вимогам нормативних документів технічного захисту інформації, виданого Держспецзв’язку України, дійсного на дату розкриття тендерних пропозицій;

- копією сертифікату, який підтверджує повну відповідність програмного продукту (система електронного документообігу), на базі якого здійснюватиметься надання послуг з предмету закупівлі, для роботи з Системою електронної взаємодії органів виконавчої влади, виданий Державним підприємством «Державний центр інформаційних ресурсів України»;

- документами, що підтверджують повноваження посадової особи або представника Учасника процедури закупівлі щодо підпису документів тендерної пропозиції, а також щодо підпису договору про закупівлю послуг за цією процедурою у разі визнання учасника переможцем торгів. Повноваження щодо підпису документів тендерної пропозиції Учасника процедури закупівлі, а також повноваження щодо підпису договору про закупівлю послуг за цією процедурою, у разі визнання Учасника переможцем торгів, підтверджуються випискою з протоколу засновників, наказом (розпорядженням) про призначення, довіреністю, або дорученням, або іншим документом, що підтверджує повноваження посадової особи Учасника або представника Учасника на підписання документів тендерної пропозиції та договору про надання послуг за цією процедурою, у разі визнання Учасника переможцем торгів.

Учасник-нерезидент повинен надати зазначені у цій Документації документи з урахуванням особливостей законодавства країни, в якій цей Учасник зареєстрований (аналоги документів). У разі подання аналогу документу або у разі відсутності такого документу та його аналогу Учасник-нерезидент повинен додати до тендерної пропозиції пояснювальну записку з обґрунтуванням причин подання аналогу документу або відсутності документу – аналогу.

Всі документи та інформація, що подаються в складі тендерної пропозиції, завантажуються в форматі .pdf (електронні копії, скановані з оригіналу документу або нотаріально засвідченої копії документу, або копії документу, засвідченої Учасником належним чином (такої, що містить підпис уповноваженої особи Учасника та відбиток печатки Учасника, якщо Учасник здійснює свою діяльність з використанням печатки).

Документи, що підтверджують відповідність Учасника кваліфікаційним критеріям (пункти 1, 2, 3 Розділ I Додатку № 2 до Документації) та документи, що містять технічній

3

опис предмета закупівлі (згідно Додатку № 3 до Документації), подаються (завантажуються) в окремому електронному файлі.

Кожен Учасник має право подати тільки одну тендерну пропозицію.

Формальними (несуттєвими) вважаються помилки, що пов’язані з оформленням тендерної пропозиції та не впливають на зміст пропозиції, а саме – технічні помилки та описки.

Відповідно до умов цієї Документації формальними (несуттєвими) вважаються помилки, що пов’язані з оформленням тендерної пропозиції та не впливають на зміст пропозиції, а саме:

- відсутність нумерації, підписів уповноваженої особи Учасника та печатки Учасника (за наявності) на сторінках, що не містять інформації (пусті сторінки);

Наприклад: засвідчення документа підписом уповноваженої особи та печаткою (за наявності) лише сторінок пропозицій, які містять інформацію.

- технічні помилки та описки, у т.ч. пропущені слова/літери, що не впливають на зміст пропозиції та її відповідність;

Наприклад: зазначення в довідці русизмів, сленгових слів та технічних помилок.

- зазначення неправильної назви документа, що підготовлений безпосередньо Учасником, у разі якщо зміст такого документа повністю відповідає вимогам Документації;

Наприклад: замість вимоги надати довідку в довільній формі Учасник надав лист-пояснення.

- неповне або неправильне нумерування сторінок пропозиції, непослідовна нумерація сторінок.

Наприклад: повторне помилкове зазначення наявності сторінки № 56 або неврахування сторінки № 30 в загальну кількість сторінок, або взагалі відсутність нумерації сторінки.

Замовник не заперечує щодо надання Учасником за його бажанням будь-яких додаткових документів про досвід Учасника та його технічні можливості щодо постачання предмета закупівлі. Неподання таких додаткових документів, які не вимагаються Документацією, не буде розцінено як невідповідність тендерної пропозиції умовам Документації.

2. Забезпечення тендерної пропозиції

Забезпечення тендерної пропозиції не вимагається.

3. Умови повернення чи неповернення забезпечення тендерної пропозиції

Забезпечення тендерної пропозиції не передбачено.

4. Строк, протягом якого тендерні пропозиції є дійсними 

Тендерні пропозиції вважаються дійсними протягом 90 днів з дати розкриття тендерних пропозицій. До закінчення цього строку Замовник має право вимагати від учасників продовження строку дії тендерних пропозицій.

Учасник має право:4

- відхилити таку вимогу, не втрачаючи при цьому наданого ним забезпечення тендерної пропозиції;

- погодитися з вимогою та продовжити строк дії поданої ним тендерної пропозиції та наданого забезпечення тендерної пропозиції.

5. Кваліфікаційні критерії до учасників, згідно статті 16 Закону та вимоги, установлені статтею 17 Закону

Для участі у процедурах закупівель Замовником, відповідно до статті 16 Закону, визначено, що учасники повинні мати кваліфікаційні дані, які відповідають наступним критеріям:

- наявність обладнання та матеріально-технічної бази;- наявність працівників відповідної кваліфікації, які мають

необхідні знання та досвід;- наявність документально підтвердженого досвіду

виконання аналогічного договору.Відповідно до статті 17 Закону: 1. Замовник приймає рішення про відмову Учаснику в

участі у процедурі закупівлі та відхиляє тендерну пропозицію Учасника у разі, якщо:

1) він має незаперечні докази того, що Учасник пропонує, дає або погоджується дати прямо чи опосередковано будь-якій посадовій особі Замовника, іншого державного органу винагороду в будь-якій формі (пропозиція щодо найму на роботу, цінна річ, послуга тощо) з метою вплинути на прийняття рішення щодо визначення переможця процедури закупівлі або застосування Замовником певної процедури закупівлі;

2) відомості про юридичну особу, яка є Учасником, внесено до Єдиного державного реєстру осіб, які вчинили корупційні або пов’язані з корупцією правопорушення;

3) службову (посадову) особу Учасника, яку уповноважено Учасником представляти його інтереси під час проведення процедури закупівлі, фізичну особу, яка є Учасником, було притягнуто згідно із законом до відповідальності за вчинення у сфері закупівель корупційного правопорушення;

4) суб’єкт господарювання (Учасник) протягом останніх трьох років притягувався до відповідальності за порушення, передбачене пунктом 4 частини другої статті 6, пунктом 1 статті 50 Закону України «Про захист економічної конкуренції», у вигляді вчинення антиконкурентних узгоджених дій, що стосуються спотворення результатів торгів (тендерів);

5) фізична особа, яка є Учасником, була засуджена за злочин, учинений з корисливих мотивів, судимість з якої не знято або не погашено у встановленому законом порядку;

6) службова (посадова) особа Учасника, яка підписала тендерну пропозицію, була засуджена за злочин, вчинений з корисливих мотивів, судимість з якої не знято або не погашено у встановленому законом порядку;

7) тендерна пропозиція подана Учасником процедури закупівлі, який є пов’язаною особою з іншими учасниками процедури закупівлі та/або з членом (членами) тендерного комітету, уповноваженою особою (особами) Замовника;

8) Учасник визнаний у встановленому законом порядку банкрутом та стосовно нього відкрита ліквідаційна процедура;

5

9) у Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань відсутня інформація, передбачена пунктом 9 частини другої статті 9 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань ».

2. Замовник може прийняти рішення про відмову Учаснику в участі у процедурі закупівлі та може відхилити тендерну пропозицію Учасника у разі, якщо Учасник має заборгованість із сплати податків і зборів (обов’язкових платежів).

Згідно з Документацією та її додатками Учасник подає як частину його пропозиції, документи, що підтверджують відповідність Учасника встановленим кваліфікаційним критеріям та іншим вимогам Замовника за переліком та формою згідно з Додатком № 2 до Документації.

Документи, що не передбачені законодавством для учасників – юридичних, фізичних осіб, у тому числі фізичних осіб - підприємців, не подаються ними у складі пропозиції.

6. Інформація про технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі 

Учасники процедури закупівлі повинні надати у складі тендерної пропозиції інформацію та документи, які підтверджують її відповідність технічним, якісним, кількісним та іншим вимогам до предмета закупівлі, установлених Замовником.

Інформація про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики до предмету закупівлі зазначені у Додатку № 3 цієї Документації.

7. Унесення змін або відкликання тендерної пропозиції учасником 

Учасник має право внести зміни або відкликати свою тендерну пропозицію до закінчення строку її подання. Такі зміни або заява про відкликання тендерної пропозиції враховуються в разі, якщо їх отримано електронною системою закупівель до закінчення строку подання тендерних пропозицій. 

IV. Подання та розкриття тендерної пропозиції1. Кінцевий строк

подання тендерної пропозиції

Кінцевий строк подання тендерних пропозицій: 20.11.2018 18:00 (за київським часом).

отримана тендерна пропозиція автоматично вноситься до реєстру;

електронна система закупівель автоматично формує та надсилає повідомлення Учаснику про отримання його пропозиції із зазначенням дати та часу;

тендерні пропозиції, отримані електронною системою закупівель після закінчення строку подання, не приймаються та автоматично повертаються учасникам, які їх подали;

не підлягає розкриттю інформація, що обґрунтовано визначена учасником конфіденційною. Конфіденційною не може бути визначена інформація про запропоновану ціну, інші критерії оцінки, технічні умови, технічні специфікації та документи, що підтверджують відповідність кваліфікаційним критеріям відповідно до статті 16 і вимогам, установленим статтею 17 Закону.

2. Дата та час розкриття тендерної пропозиції

Дата і час розкриття тендерних пропозицій визначаються електронною системою закупівель автоматично та зазначаються в оголошенні про проведення процедури

6

відкритих торгів. V. Оцінка тендерної пропозиції

1. Перелік критеріїв та методика оцінки тендерної пропозиції із зазначенням питомої ваги критерію

Оцінка тендерних пропозицій проводиться електронною системою закупівель автоматично на основі критеріїв і методики оцінки, зазначених Замовником у Документації та шляхом застосування електронного аукціону.

Оцінка пропозицій конкурсних торгів здійснюється на основі єдиного критерію – ціна тендерної пропозиції, що включає сплату усіх податків та зборів (з урахуванням ПДВ) (Додаток № 5 до Документації).

Інформація про ціну та перелік усіх цін пропозицій, розміщений у порядку від найнижчої до найвищої ціни без зазначення найменувань та інформації про учасників, автоматично розкривається в електронній системі закупівель до початку проведення електронного аукціону.

Найбільш економічно вигідною є та пропозиція, ціна якої після проведення електронного аукціону, є найнижчою.

У випадку однакового значення ціни після проведення електронного аукціону у двох чи більше учасників, переможець визначається шляхом голосування членів тендерного комітету простою більшістю голосів. Якщо результати голосування розділилися порівну, вирішальний голос має Голова тендерного комітету.

Замовник та учасники не можуть ініціювати будь-які переговори з питань внесення змін до змісту або ціни поданої тендерної пропозиції.

2. Інша інформація 1. У разі виявлення під час розгляду та опрацювання поданих за цими торгами тендерних пропозицій формальних (несуттєвих) помилок, Замовник не вважатиме їх допущення підставою для відхилення тендерної пропозиції Учасника.

2. Вказані у розділі ІІ Додатку №2 до Документації відомості подаються тільки Учасником-переможцем цих торгів протягом 5 днів з дня оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу з питань закупівель про намір укласти договір за цими торгами.

3. Витрати Учасника, пов’язані з підготовкою та поданням тендерної пропозиції, Замовником не відшкодовуються (у тому числі і у разі відміни торгів чи визнання торгів такими, що не відбулися).

4. Враховуючи вимоги Закону України «Про санкції» від 14.08.2014 №1644-VII, Указу Президента України «Про рішення Ради національної безпеки і оборони України від 28 квітня 2017 року «Про застосування персональних спеціальних економічних та інших обмежувальних заходів (санкцій)» від 15.05.2017 №133/2017, розпорядження Кабінету Міністрів України «Про пропозиції щодо застосування персональних спеціальних економічних та інших обмежувальних заходів» від 11.09.2014 №829-р, тендерна пропозиція Учасника буде вважатися такою, що не відповідає умовам Документації, якщо:

- цей Учасник є юридичною особою – резидентом Російської Федерації державної форми власності та/або юридичною особою, частка статутного капіталу якого перебуває у власності Російської Федерації;

- цей Учасник здійснює продаж товарів, робіт та послуг 7

походженням з Російської Федерації, крім випадків, коли заміщення таких предметів закупівлі іншими неможливе, що підтверджено Міністерством економічного розвитку і торгівлі України.

3. Відхилення тендерних пропозицій

Тендерна пропозиція відхиляється Замовником у разі якщо:1) Учасник: - не відповідає кваліфікаційним (кваліфікаційному)

критеріям, установлених у статті 16 Закону та вказаних у цій Документації;

2) переможець торгів:- відмовився від підписання договору про закупівлю

відповідно до вимог Документації або укладення договору про закупівлю;

- не надав документи, що підтверджують відсутність підстав, передбачених у статті 17  Закону, відповідно до цієї Документації;

3) наявні підстави, зазначені у статті 17 та/або частині сьомій статті 28 Закону;

4) тендерна пропозиція не відповідає умовам Документації.

Інформація про відхилення тендерної пропозиції протягом одного дня з дня прийняття рішення оприлюднюється в електронній системі закупівель та автоматично надсилається Учаснику/переможцю, тендерна пропозиція якого відхилена через електронну систему закупівель.

VІ. Результати торгів та укладання договору про закупівлю1. Відміна замовником

торгів чи визнання їх такими, що не відбулися

Замовник відміняє торги в разі:- відсутності подальшої потреби в закупівлі товарів, робіт і

послуг;- неможливості усунення порушень, що виникли через

виявлені порушення законодавства з питань публічних закупівель;

- порушення порядку оприлюднення оголошення про проведення процедури закупівлі та повідомлення про намір укласти договір, передбачених Законом;

- подання для участі в них менше двох тендерних пропозицій;

- відхилення всіх тендерних пропозицій згідно із Законом.Замовник має право визнати торги такими, що не

відбулися, у разі:- якщо ціна найбільш економічно вигідної тендерної

пропозиції перевищує суму, передбачену Замовником на фінансування закупівлі;

- якщо здійснення закупівлі стало неможливим унаслідок непереборної сили;

- скорочення видатків на здійснення закупівлі товарів, робіт і послуг.

Повідомлення про відміну торгів або визнання їх такими, що не відбулися, оприлюднюється в електронній системі закупівель Замовником протягом одного дня з дня прийняття Замовником відповідного рішення та автоматично надсилається усім учасникам електронною системою закупівель.

2. Строк укладання договору  

Договір про надання послуг з Учасником, який визнаний переможцем торгів, укладається не раніше ніж через 10 днів

8

з дати оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу повідомлення про намір укласти договір про надання послуг і не пізніше ніж через 20 днів з дня прийняття рішення про намір укласти договір про закупівлю відповідно до вимог Документації та пропозиції Учасника-переможця.

У день визначення переможця Замовник приймає рішення про намір укласти договір з переможцем та протягом одного дня після прийняття такого рішення Замовник оприлюднює на веб-порталі Уповноваженого органу повідомлення про намір укласти договір та надсилає його переможцю. Усім іншим учасникам електронною системою закупівель автоматично надсилається повідомлення із зазначенням найменування та місцезнаходження переможця торгів.

Учасник, якого не визнано переможцем торгів за результатами оцінки та розгляду його пропозиції, може звернутися через електронну систему закупівель до Замовника з вимогою щодо надання інформації про пропозицію переможця торгів, у тому числі щодо зазначення її переваг порівняно з пропозицією Учасника, який надіслав звернення, а Замовник зобов’язаний надати йому відповідь не пізніше ніж через п’ять днів з дня надходження такого звернення.

На вимогу абзацу 2 частини 3 статті 17 Закону, переможець торгів у строк, що не перевищує п’яти днів з дати оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу, повідомлення про намір укласти договір, повинен надати Замовнику документи, що підтверджують відсутність підстав, визначених пунктами 2, 5, 6 частини першої та частиною другою статті 17 за переліком, зазначеним в розділі ІІ Додатку №2 до Документації, а також заповнену форму тендерної пропозиції згідно з Додатком №1 до Документації. Замовник не вимагає документального підтвердження інформації, що міститься у відкритих єдиних державних реєстрах, доступ до яких є вільним.

Документи подаються особисто або через уповноваженого представника, або кур’єром - «особисто в руки», або поштою цінним листом (нотаріально завірені документи та оригінали документів, видані іншими установами, не засвідчуються підписом та печаткою Учасника).

Документи повинні бути подані на адресу Замовника: 01001, м. Київ, вул. Хрещатик, 22 не пізніше 16-30 год. за київським часом п’ятого календарного дня після дати оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу повідомлення про намір укласти договір.

У разі не надання повного пакету документів у зазначений термін, Замовник відхиляє тендерну пропозицію такого Учасника та визначає переможця серед тих учасників, строк дії тендерної пропозиції яких ще не минув.

Замовник має право звернутися за підтвердженням інформації, наданої Учасником, до органів державної влади, підприємств, установ, організацій відповідно до їх компетенції. У разі отримання достовірної інформації про його невідповідність вимогам кваліфікаційних критеріїв, або факту зазначення у пропозиції будь-якої недостовірної інформації, що є суттєвою при визначенні результатів

9

процедури закупівлі, Замовник відхиляє пропозицію такого Учасника.

Замовник укладає договір про закупівлю з Учасником, якого визнано переможцем торгів, протягом строку дії його пропозиції.

З метою забезпечення права на оскарження рішень Замовника договір про надання послуг не може бути укладено раніше ніж через десять днів з дати оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу повідомлення про намір укласти договір про закупівлю.

3. Проект договору про закупівлю 

Проект договору складається Замовником з урахуванням особливостей предмету закупівлі.

Разом з тендерною пропозицією Замовником в окремому файлі подається проект договору про надання послуг з обов’язковим зазначенням змін його умов. Проект договору наведений в Додатку № 4 до Документації.

4.

Істотні умови, що обов’язково включаються до договору про закупівлю

Укладання договору про закупівлю з переможцем процедури закупівлі здійснюється в порядку, передбаченому Господарським кодексом України, з урахуванням особливостей, визначених Законом України «Про публічні закупівлі». Договір про закупівлю укладається шляхом підписання Сторонами і скріплення печатками Замовника та Учасника-переможця (за наявності) єдиного документу.

Умови договору про надання послуг не повинні відрізнятися від змісту тендерної пропозиції за результатами аукціону (у тому числі ціни за одиницю товару) переможця процедури закупівлі.

Істотними умовами договору про надання послуг є: предмет, ціна, строк дії договору (містяться у проекті Договору, наведеному у Додатку № 4 до Документації).

Істотні умови договору про надання послуг не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов’язань сторонами в повному обсязі, крім випадків:

1) зменшення обсягів закупівлі, зокрема з урахуванням фактичного обсягу видатків Замовника;

2) зміни ціни за одиницю товару не більше ніж на 10 відсотків у разі коливання ціни такого товару на ринку, за умови, що зазначена зміна не призведе до збільшення суми, визначеної в договорі;

3) покращення якості предмета закупівлі за умови, що таке покращення не призведе до збільшення суми, визначеної в договорі;

4) продовження строку дії договору та виконання зобов’язань щодо передання товару, виконання робіт, надання послуг у разі виникнення документально підтверджених об’єктивних обставин, що спричинили таке продовження, у тому числі непереборної сили, затримки фінансування витрат Замовника, за умови, що такі зміни не призведуть до збільшення суми, визначеної в договорі;

5) узгодженої зміни ціни в бік зменшення (без зміни кількості (обсягу) та якості товарів, робіт і послуг);

6) зміни ціни у зв’язку із зміною ставок податків і зборів пропорційно до змін таких ставок.

Інші (такі, що не є істотними) умови договору про надання послуг можуть бути змінені, доповнені або виключені за

10

взаємною письмовою згодою Сторін в порядку, передбаченому чинним законодавством України.

5. Дії замовника при відмові переможця торгів підписати договір про закупівлю 

У разі відмови переможця торгів від підписання договору про закупівлю відповідно до вимог Документації або не укладення договору про надання послуг з вини Учасника у строк, визначений Законом або неподання переможцем документів, що підтверджують відсутність підстав, передбачених статтею 17 Закону (в спосіб встановлений у цій Документації), Замовник відхиляє пропозицію такого Учасника та визначає переможця серед тих учасників, строк дії тендерної пропозиції яких ще не минув.

6. Забезпечення виконання договору про закупівлю 

Забезпечення виконання договору про надання послуг не вимагається.

11

Додаток № 1до Документації

Форма «Тендерна пропозиція» подається у вигляді, наведеному нижче.Учасник не повинен відступати від даної форми.

ФОРМА «ТЕНДЕРНА ПРОПОЗИЦІЯ»(форма, яка подається Учасником на фірмовому бланку (у разі наявності)

Ми, (назва Учасника), надаємо свою пропозицію на закупівлю Послуги, пов’язаної з програмним забезпеченням (Послуги із створення та впровадження Системи електронного документообігу) (Придбання нематеріальних активів для системи електронного документообігу з передачею майнових прав) (ДК 021:2015 – 72260000-5) згідно з технічними, якісними та кількісними характеристиками предмета закупівлі Замовника торгів.

Вивчивши Документацію та технічні вимоги до предмету закупівлі, за результатами проведеного аукціону, ми маємо можливість та погоджуємося виконати всі вимоги Замовника та Договору на умовах, зазначених у тендерній пропозиції за наступними цінами:

№ п/п

Найменування послуг, що пропонує Учасник

Кількість(одиниць)

Ціна за одиницю з ПДВ, грн (якщо Учасник

платник ПДВ)/без ПДВ (якщо Учасник не є

платником ПДВ)

Загальна ціна пропозиції (вартість) з ПДВ, грн (якщо Учасник платник ПДВ)/ без

ПДВ (якщо Учасник не є платником ПДВ)

1 1Загальна вартість тендерної пропозиції, грн

1. У разі визнання нас переможцем торгів, ми візьмемо на себе зобов’язання виконати усі умови, передбачені Договором з ціною, що склалась за результатом електронного аукціону.

2. Ми погоджуємося дотримуватися умов цієї тендерної пропозиції протягом 90 днів з дати розкриття тендерних пропозицій. Наша тендерна пропозиція буде обов’язковою для нас і може бути визнана Вами переможцем торгів у будь-який час до закінчення зазначеного терміну.

3. Ми погоджуємося з умовами, що Ви можете відхилити нашу чи всі тендерні пропозиції згідно з умовами Документації, а також розуміємо, що Ви не обмежені у прийнятті будь-якої іншої пропозиції з більш вигідними для Вас умовами.

4. Якщо нас буде визнано переможцем торгів, ми зобов’язуємося підписати Договір про надання послуг із Замовником не пізніше ніж через 20 (двадцять) днів з дня прийняття рішення про намір укласти договір про закупівлю відповідно до вимог Документації та тендерної пропозиції, але не раніше ніж через 10 (десять) днів з дати оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу повідомлення про намір укласти договір про закупівлю.

5. Цим підписом засвідчуємо свою безумовну згоду з усіма положеннями Документації (у тому числі щодо відповідності їх чинному законодавству) та погоджуємося на виконання всіх умов та вимог, передбачених цією Документацією.

Посада, прізвище, ініціали, підпис уповноваженої особи Переможця, завірені печаткою (за наявності).

Додаток № 2до Документації

ПЕРЕЛІК ДОКУМЕНТІВ, ЯКІ ВИМАГАЮТЬСЯ ДЛЯ ПІДТВЕРДЖЕННЯ ВІДПОВІДНОСТІ ТЕНДЕРНОЇ ПРОПОЗИЦІЇ УЧАСНИКА КВАЛІФІКАЦІЙНИМ ТА

ІНШИМ ВИМОГАМ ЗАМОВНИКАПри визначенні кваліфікаційних критеріїв у Документації Замовник керується переліком

кваліфікаційних критеріїв, зазначених у статті 16 Закону. Замовник вимагає від учасників подання ними документально підтвердженої інформації про їх відповідність кваліфікаційним критеріям.

І. Для підтвердження відповідності кваліфікаційним критеріям та іншим вимогам Замовника Учасник повинен надати в електронному вигляді в складі своєї тендерної пропозиції наступні документи *:

1. Довідка від свого імені у довільній формі про наявність обладнання та матеріально-технічної бази, необхідної та достатньої для виконання зобов’язань за договором закупівлі Послуг, пов’язаних з програмним забезпеченням (Послуги із створення та впровадження Системи електронного документообігу) (Придбання нематеріальних активів для системи електронного документообігу з передачею майнових прав) (ДК 021:2015 – 72260000-5).

2. Довідка від свого імені у довільній формі, що містить інформацію про наявність працівників відповідної кваліфікації, які мають необхідні та достатні знання та досвід для забезпечення виконання зобов’язань з надання Послуги, пов’язаної з програмним забезпеченням (Послуги із створення та впровадження Системи електронного документообігу.) (ДК 021:2015 – 72260000-5)

3. Документи щодо підтвердження досвіду виконання аналогічного договору:3.1. Довідка від свого імені у довільній формі про досвід виконання аналогічного

договору з державними органами за таким самим предметом закупівлі (із зазначенням номеру, дати договору, інформації про контрагента, обсяг/кількість поставки) та надати копію зазначеного договору.

4. Документи, що підтверджують права та відповідність програмного продукту, на базі якого здійснюватиметься надання послуг з предмету закупівлі:

4.1. копія свідоцтва про державну реєстрацію авторського права на програмний продукт (система електронного документообігу), на базі якого здійснюватиметься надання послуг предмету закупівлі;

4.2. копія позитивного експертного висновку про відповідність програмного продукту (система електронного документообігу), на базі якого здійснюватиметься надання послуг предмету закупівлі, вимогам нормативних документів технічного захисту інформації, видана Держспецзв’язку України, дійсного на дату розкриття тендерних пропозицій;

4.3. копія сертифікату, який підтверджує повну відповідність програмного продукту (система електронного документообігу), на базі якого здійснюватиметься надання послуг предмету закупівлі, для роботи з СЕВ ОВВ, видана Державним підприємством «Державний центр інформаційних ресурсів України».

5. Документ, який підтверджує повноваження керівника Учасника та посадової (службової) особи Учасника (якщо таке повноваження надано не керівнику Учасника) підписувати документи тендерної пропозиції та укладати договір про закупівлю: (виписка з протоколу засновників, наказ про призначення, довіреність, доручення або інший документ, що підтверджує повноваження посадової особи Учасника на підписання документів тендерної пропозиції).

6. Документи про відсутність підстав, визначених у частині 1 та частині 2 статті 17 Закону.

6.1. Замовник встановлює вимоги до учасників, визначених статтею 17 Закону, за винятком пунктів 1 і 7 частини першої статті 17 Закону, та інформації про спосіб документального підтвердження відповідності учасників установленим критеріям та вимогам згідно із законодавством. Інформація про відсутність підстав, визначених у частині1 статті 17 Закону, надається у вигляді довідок, складених від свого імені в довільній формі.

6.2. Довідку в довільній формі про те, що Учасник не має заборгованості із сплати податків і зборів (обов’язкових платежів).

7. Довідка від Учасника, складена у довільній формі, яка містить відомості про Учасника: а) реквізити (адреса - юридична та фактична, телефон, факс, телефон для контактів); б) керівництво (посада, ім'я, по батькові) - для юридичних осіб.8. Довідка від Учасника в довільній формі про згоду з проектом договору.9. Заповнена форма тендерної пропозиції згідно з Додатком №1 до Документації.Всі документи та інформація, що подаються в складі тендерної пропозиції,

завантажуються в форматі .pdf (електронні копії, скановані з оригіналу документу або нотаріально засвідченої копії документу, або копії документу, засвідченої Учасником належним чином (такої, що містить підпис уповноваженої особи Учасника та відбиток печатки Учасника, якщо Учасник здійснює свою діяльність з використанням печатки).

ІІ. Документи які подаються Учасником - переможцем торгів:1. Копія діючого Статуту (у останній редакції) або іншого установчого документу завірена

власною печаткою (для учасників – юридичних осіб).2. Копія довідки або відомості з ЄДРПОУ (для юридичних осіб).3. Копія довідки про присвоєння ідентифікаційного коду (для фізичних осіб) або копія

паспорту (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номеру облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний орган державної податкової служби і мають відмітку у паспорті).

4. Копія паспорту (для фізичних осіб).5. Копія свідоцтва про реєстрацію платника податку на додану вартість чи копія витягу з

Реєстру платників ПДВ (для юридичних осіб і суб’єктів підприємницької діяльності – платників ПДВ); або копія свідоцтва про реєстрацію платника єдиного податку чи витяг з Реєстру платників єдиного податку (для юридичних осіб і суб’єктів підприємницької діяльності – платників єдиного податку).

6. Довідка в довільній формі про згоду з проектом договору.7. Заповнена форма тендерної пропозиції згідно з Додатком №1 до Документації.8. Документи, про відсутність підстав, визначених статтею 17 Закону, а саме:8.1. Відомості про юридичну особу, яка є Учасником не внесено до Єдиного державного

реєстру осіб, які вчинили корупційні або пов’язані з корупцією правопорушення, що формується та ведеться Національним агентством з питань запобігання корупції.

Даний документ подається у формі, що визначена відповідними актами чинного законодавства України, які регулюють порядок надання відомостей з Єдиного державного реєстру осіб, які вчинили корупційні або пов’язані з корупцією правопорушення. У разі якщо на день подання інформації переможцем, такі акти законодавства України не прийняті (не набрали чинності, не введені в дію), переможець у якості документа, передбаченого даним підпунктом, подає довідку у довільній формі про те, що до Учасника – юридичної особи не застосовувалися заходи кримінально-правового характеру у зв'язку з вчиненням корупційного правопорушення та інформація про Учасника - юридичну особу не внесено до Єдиного державного реєстру осіб, які вчинили корупційні або пов’язані з корупцією правопорушення.

8.2. Оригінал довідки, виданої органами МВС (Національної поліції) України, про те, що фізична особа, яка є Учасником, не була засуджена за злочин, вчинений з корисливих мотивів, судимість з якої не знято або не погашено у встановленому Законом порядку, дата видачі якої не більше, ніж 30 днів до дати розкриття тендерних пропозицій.

8.3. Оригінал довідки, виданої органами МВС (Національної поліції) України, про те, що службова (посадова) особа Учасника, яка підписала тендерну пропозицію не була засуджена за злочин, вчинений з корисливих мотивів, судимість з якої не знято або не погашено у встановленому Законом порядку, дата видачі якої не більше, ніж 30 днів до дати розкриття тендерних пропозицій.

8.4. Оригінал довідки про відсутність заборгованості зі сплати податків, зборів (обов’язкових) платежів, що контролюються органами Державної фіскальної служби, дійсної на момент дати подання її Замовнику.

*Документи та інформація, що не передбачені законодавством для учасників – фізичних осіб, у т.ч. фізичних осіб – підприємців, не подаються ними у складі пропозиції. У такому

випадку Учасником подається довідка в довільній формі з обґрунтуванням, на якій підставі даний документ не може бути подано.

Усі документи (за винятком оригіналів та нотаріально завірених копій) повинні бути завіренні власною печаткою Учасника (ця вимога не стосується учасників, які здійснюють діяльність без печатки згідно з чинним законодавством);

За достовірність наданих документів відповідальність безпосередньо несе Учасник.Учасник торгів – нерезиденти для виконання вимог щодо подання документів,

передбачених у даному додатку документації конкурсних торгів подають у складі своєї пропозиції, документи передбачені законодавством країн, де вони зареєстровані.

Якщо дані документи складені не на українській або російській мові, надається документ мовою оригіналу з обов’язковим перекладом українською мовою, який повинен бути зроблений в центрі (бюро тощо) перекладів та завірений підписом уповноваженої особи та печаткою цього центру (бюро тощо). Переклад також може бути зроблений перекладачем та, відповідно, посвідчений підписом перекладача. У разі, якщо переклад буде здійснено перекладачем, кваліфікація перекладача повинна бути підтверджена шляхом надання у складі тендерної пропозиції копії відповідного документу щодо кваліфікації (професійної діяльності) перекладача. Визначальним є текст, викладений українською мовою.

Для підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів з метою використання їх на території України, документи повинні бути легалізовані у встановленому порядку або засвідчені спеціальним штампом «Apostille» (апостиль), якщо країна, в якій цей Учасник зареєстрований, підписала відповідну конвенцію, крім випадку, якщо існують угоди між двома або декількома державами, які відміняють або спрощують зазначену процедуру або звільняють сам документ від легалізації.

Документи легалізуються учасниками торгів – іноземними суб’єктами господарювання наступним чином:а) за спрощеною процедурою проставлення Апостиля (Apostille) відповідно до статей 3 та 4 Гаазької Конвенції

від 05.10.1961 абоб) за процедурою консульської легалізації відповідно до Віденської Конвенції «Про консульські зносини» 1963 року абов) завірений нотаріально (в разі, якщо документ не потребує легалізації згідно з міжнародною угодою

(конвенцією тощо) між Україною та країною-учасника торгів ) та в такому випадку надається лист-роз’яснення, складений в довільній формі, за підписом уповноваженої особи Учасника та завірений печаткою, з посиланням на відповідну міжнародну угоду (конвенцію тощо) між Україною та країною-учасника торгів, згідно з якою документ не потребує легалізації.

Додаток №3до Документації

ТЕХНІЧНІ ВИМОГИдо предмету закупівлі

1. ЗАГАЛЬНІ ВІДОМОСТІ

1.1 , Список скорочень що використовуються потекстуСкорочення Повна назва

БД База данихЗаява Заява суб’єкту ринку телекомунікацій /користувачів радіочастотного

ресурсу України/ оператору поштового зв’язкуКЕП Кваліфікований електронний підписКНЕДП Кваліфікований надавач електронних довірчих послугЛОМ Локальна обчислювальна мережаНКРЗІ Національна комісія, що здійснює державне регулювання у сфері зв’язку

та інформатизаціїОВВ Орган виконавчої владиРеєстри Реєстри (переліки), ведення яких покладено на НКРЗІ відповідно до

законодавства РМК Реєстраційно-моніторингова карткаСЕВ ОВВ Система електронної взаємодії органів виконавчої владиСистема Система електронного документообігу НКРЗІСКБД Система керування базами данихССП Самостійний структурний підрозділ

1.2 Склад і зміст послуги

Виконавець надає Послугу з: створення та впровадження на апаратному забезпеченні Замовника спеціалізованого

програмного забезпечення для автоматизації діючих ділових процесів Замовника, опис яких наведено у розділі 2.3, а саме - Системи;

постачання та встановлення на апаратному забезпеченні Замовника СКБД з типом ліцензування freeware, яка забезпечує роботу Системи;

надання примірників Системи на електронних носіях інформації, експлуатаційної документації для адміністратора та користувача;

передачі майнових прав інтелектуальної власності на програмне забезпечення Системи, без обмеження терміну використання та кількості користувачів на всій території України;

навчання персоналу Замовника роботі в Системі; розробки та погодження з Замовником Технічного завдання на впровадження Системи; розробки проекту Технічного завдання на створення комплексної системи захисту

інформації в Системі.

1.3 Мета надання послуг

Метою надання послуги з створення та впровадження Системи є забезпечення автоматизації процесів: обробки вхідних, вихідних та внутрішніх документів в НКРЗІ; взаємодії з СЕВ ОВВ; опрацювання Заяв суб’єктів ринку телекомунікацій/користувачів радіочастотного ресурсу України/ операторів поштового зв’язку;

проведення засідань НКРЗІ та інших нарад; розгляду звернень громадян та ведення відповідної звітності; контролю виконавської дисципліни.

2

2. ВИМОГИ ДО СИСТЕМИ

2.1 Організаційні вимоги

Система повинна задовольняти загальним правилам документування управлінської діяльності в електронній формі та відповідати вимогам нормативно-правових актів у сфері захисту інформації, електронних довірчих послуг, захисту персональних даних, зокрема:

- Закон України “Про електронні документи та електронний документообіг”;- Закон України “Про електронні довірчі послуги”;- Закон України “Про звернення громадян”;- Закон України “Про адміністративні послуги”;- Закон України “Про інформацію”;- Закон України “Про захист персональних даних”;- Закон України “Про доступ до публічної інформації”;- Закон України “Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних

системах”;- Указ Президента України від 30.08.2017 № 254/2017 “Про рішення Ради національної

безпеки і оборони України від 10 липня 2017 року “Про стан виконання рішення Ради національної безпеки і оборони України від 29 грудня 2016 року “Про загрози кібербезпеці держави та невідкладні заходи з їх нейтралізації”, введеного в дію Указом Президента України від 13 лютого 2017 року № 32”;

- Указ Президента України від 13.02.2017 № 32/2017 “Про рішення Ради національної безпеки і оборони України від 29 грудня 2016 року “Про загрози кібербезпеці держави та невідкладні заходи з їх нейтралізації”;

- Постанова Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55 “Деякі питання документування управлінської діяльності”;

- Постанова Кабінету Міністрів України від 21.11.2011 № 1277 “Питання системи обліку публічної інформації”;

- Постанова Кабінету Міністрів України від 25.05.2011 № 583 “Питання виконання Закону України “Про доступ до публічної інформації” в Секретаріаті Кабінету Міністрів України, центральних та місцевих органах виконавчої влади”;

- Постанова Кабінету Міністрів України від 24.09.2008 № 858 “Про затвердження Класифікатора звернень громадян”;

- Постанова Кабінету Міністрів України від 29.03.2006 № 373 “Про затвердження Правил забезпечення захисту інформації в інформаційних, телекомунікаційних та інформаційно-телекомунікаційних системах”;

- Постанова Кабінету Міністрів України від 19.09.2018 № 749 “Про затвердження Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності”;

- Постанова Кабінету Міністрів України від 12.04.2002 № 522 “Про затвердження Порядку підключення до глобальних мереж передачі даних”;

- Постанова Кабінету Міністрів України від 04.02.1998 № 121 “Про затвердження переліку обов'язкових етапів робіт під час проектування, впровадження та експлуатації засобів інформатизації”;

- Постанова Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348 “Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації”;

- Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені Наказом Міністерства юстиції України 18.06.2015 № 1000/5 та зареєстровані в Міністерстві юстиції України 22.06.2015 за № 736/27181;

- Наказ Міністерства юстиції України 11.11.2014 № 1886/5 “Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на

3

архівне зберігання”, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 11.11.2014 за № 1421/26198;

- Наказ Міністерства юстиції України та Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України від 20.08.2012 № 1236/5/453 “Про затвердження вимог до форматів, структури та протоколів, що реалізуються у надійних засобах електронного цифрового підпису”, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 20.08.2012 за № 1398/21710;

- Вимоги до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади. Формат електронного повідомлення, затверджені Наказом Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України 20.10.2011 № 1207 та зареєстровані в Міністерстві юстиції України 15.11.2011 за № 1306/20044;

- Регламент Національної комісії, що здійснює державне регулювання у сфері зв'язку та інформатизації, затверджений Рішенням НКРЗІ від 21.10.2014 № 720 (зі змінами);

- НД ТЗІ 2.5-005-99 “Класифікація автоматизованих систем і стандартні функціональні профілі захищеності оброблюваної інформації від несанкціонованого доступу”;

- ДК 010-98 “Державний класифікатор управлінської документації”; - ДСТУ 4163–2003 “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації.

Вимоги до оформлювання документів”;- ДСТУ 2732:2004 “Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять”;- ДСТУ 3918-1999 (ІSО/ІЕС 12207:1995) “Процеси життєвого циклу програмного

забезпечення”.

Постачальник Системи повинен забезпечити створення та впровадження програмного рішення на базі програмного продукту, який має:

- позитивний експертний висновок про відповідність вимогам нормативних документів технічного захисту інформації, виданий Держспецзв’язку України;

- сертифікат, який підтверджує повну відповідність для роботи з СЕВ ОВВ, виданий Державним підприємством «Державний центр інформаційних ресурсів України».

2.2 Загальні вимоги:

Забезпечити автоматизацію процесів обробки вхідних, вихідних та внутрішніх документів в НКРЗІ, та контроль за їх виконанням відповідно до загальних вимог, встановлених для органі виконавчої влади у сфері електронного документообігу.

Забезпечити інтеграцію з СЕВ ОВВ; Забезпечити автоматизацію опрацювання документів в Апараті НКРЗІ, які підлягають

розгляду на засіданні НКРЗІ, зокрема – Заяв, з урахуванням можливості подання Заяв в паперовому та/або в електронному вигляді засобами електронної пошти з використанням КЕП.

Забезпечити автоматизацію процесів проведення засідань НКРЗІ та інших нарад. Забезпечити автоматизацію документування процесів розгляду звернень громадян та

відповідної звітності з урахуванням вимог, встановлених для державних органів у цій сфері.

Забезпечити інтеграцію з автоматизованою інформаційно-аналітичною системою «Кадри» на рівні імпорту інформації щодо структури (штатного розпису).

Забезпечити залучення до процесів документообігу всіх структурних підрозділів НКРЗІ з рівнем охвату від керівника до виконавця.

Забезпечити організацію контролю виконавської дисципліни та формування відповідних звітів.

Забезпечити автоматизоване ведення довідників штатної структури, номенклатури справ, розкладу засідань НКРЗІ, та автоматизоване створення та надання прав доступу до журналів обліку.

Резервування приміщень для проведення засідань НКРЗІ та інших нарад.

2.3 Загальний опис схеми діловодства в НКРЗІ:

4

2.3.1 Загальна схема низхідного руху кореспонденції (від реєстрації вхідної кореспонденції до доведення до безпосереднього виконавця) включає наступні етапи:

1. Приймання. Всі вхідні документи надходять до структурного підрозділу, відповідального за організацію діловодства в НКРЗІ (далі – служба діловодства), та підлягають обов’язковому попередньому розгляду для визначення необхідності реєстрації документів.

2. Попередній розгляд . Під час попереднього розгляду службою діловодства визначається: - чи має документ бути прийнятий (допущений до реєстрації). Документ не підлягає

реєстрації у випадках: порушено вимоги щодо форми підготовки або оформлення документа; документ надійшов не за адресою; документ надійшов повторно; заявлений склад документа не відповідає фактичному; реквізити вхідного електронного документа не співпадають із реквізитами

зазначеними у електронному документі; на електронному документі відсутній КЕП підписувача чи електронна печатка

установи, наявність якої на ньому передбачена; на документ накладено КЕП особи, яка не є підписувачем документа або особою,

що виконує його обов’язки; відсутня електронна позначка часу; візуальна форма електронного документа не придатна для сприймання її змісту

людиною.- чи потребує документ розгляду керівництвом;- чи направляється після реєстрації за належністю до самостійного структурного

підрозділу (далі-ССП) відповідно до функціонального розподілу обов'язків (визначення проводиться на підставі значень реквізитів (вид документа, адресат, короткий зміст, тип, тощо) та тексту документа. Перелік типів документів, які підлягають направленню безпосередньо виконавцям, а також відповідальні виконавці, визначається організаційно-розпорядчими документами НКРЗІ.

- чи належить до документів термінового розгляду (опрацювання).

3. Реєстрація . Співробітники служби діловодства здійснюють оформлення реєстраційно –моніторингової картки (далі-РМК шляхом занесення реквізитів вхідного документу та автоматизованого присвоєння реєстраційного номеру, який є унікальним в межах одного календарного року. Для паперових вхідних документів здійснюється сканування та прив’язка електронного документа до РМК. Для електронних вхідних документів здійснюється його прив’язка до РМК разом з КЕП, що його засвідчує. Оригінали паперових вхідних документів передаються за належністю до відповідного ССП відповідно до функціонального розподілу обов'язків. Вимоги до автоматизації процесів реєстрації вхідних документів наведено у розділі 3.1.1 – 3.1.3, 3.1.5 та 3.3.2.

4. Резолюція . За результатами попереднього розгляду, службою діловодства здійснюється:4.1. у разі необхідності розгляду документа керівництвом – підготовка проекту резолюції, та після її затвердження відповідною посадовою особою, автоматизоване направлення на виконання відповідно до резолюції. 4.2. у разі необхідності направлення безпосередньо виконавцям – автоматизоване створення типової резолюції відповідно до типу документу, та направлення на виконання відповідно до типової резолюції за типовим маршрутом. Вимоги до автоматизації процесів маршрутизації вхідних документів наведено у розділі 3.1.1 – 3.1.2 та 3.3.2.

5. Розгляд керівником ССП . На цьому етапі керівником ССП здійснюється визначення необхідності винесення вхідного документа на розгляд на засіданні НКРЗІ на підставі аналізу суті порушеного питання та відповідно до Регламенту НКРЗІ. Для документів,

5

які направлено на виконання відповідно до типової резолюції за типовим маршрутом (наприклад, Заяв, звітності суб’єктів ринку телекомунікацій, тощо), цей етап може здійснюватись керівником структурного підрозділу у складі ССП відповідно до параметрів типового маршруту.5.1. у разі необхідності розгляду на засіданні НКРЗІ – визначення дати розгляду з урахуванням календаря планових та позапланових засідань та контрольного терміну документа, та, за необхідності, створення підпорядкованої резолюції та направлення на виконання;5.2. в іншому випадку - створення підпорядкованої резолюції та направлення на виконання.Вимоги до автоматизації цього етапу наведено у розділі 3.3 та 3.1.1.

2.3.2 Загальна схема висхідного руху кореспонденції (від безпосереднього виконавця до відправлення вихідної кореспонденції) включає наступні етапи:

1. Опрацювання виконавцем. Працівник, визначений виконавцем документа відповідно до резолюції / підпорядкованої резолюції проводить роботи з опрацювання документа згідно зі змістом резолюції, за результатами чого:

1.1. у разі відсутності необхідності створення вихідного документа – робить відмітку про виконання та направлення документа до справи;1.2. у разі необхідності розгляду на засіданні НКРЗІ – ініціює процес опрацювання документів, які підлягають розгляду на засіданні НКРЗІ (опис процесу надається окремо). Вимоги до автоматизації процесів опрацювання документів, які підлягають розгляду на засіданні НКРЗІ, наведено у розділі 3.3. 1.3. у разі відсутності необхідності розгляду на засіданні НКРЗІ або за результатами розгляду на засіданні НКРЗІ – створює проект вихідного документа з урахуванням пропозицій співвиконавців та/або результатів розгляду на засіданні НКРЗІ, маршрут погодження відповідно до резолюції / підпорядкованої резолюції, та направляє проект вихідного документа на погодження.Вимоги до автоматизації процесів опрацювання вихідних документів наведено у розділах 3.1.2 та 3.1.3.

2. Погодження. Посадові особи, визначені у маршруті погодження, розглядають проект документа та візують його або повертають із зауваженнями на доопрацювання виконавцю.

Вимоги до автоматизації цього етапу наведено у розділі 3.1.2, 3.1.3 та 4.3.3. Підписання. Завізований проект вихідного документу направляється уповноваженій

посадовій особі для розгляду та підписання. Підписаний вихідний документ коригуванню не підлягає.

Вимоги до автоматизації цього етапу наведено у розділі 3.1.2, 3.1.3 та 4.3.4. Реєстрація. Співробітники служби діловодства здійснюють оформлення РМК шляхом

занесення реквізитів вихідного документу та автоматизованого присвоєння реєстраційного номеру, який є унікальним в межах одного календарного року.

Вимоги щодо автоматизації цього етапу наведено у розділі 3.1.2.Автоматизація цього етапу може бути технологічно поєднана з етапом підписання в залежності від технічного рішення, запропонованого Виконавцем, з урахуванням вимоги щодо унеможливлення коригування документа після його підписання.

5. Відправлення. Підписаний і зареєстрований електронний документ направляється кореспонденту у паперовому вигляді та/або електронному вигляді - засобами СЕВ ОВВ або електронною поштою згідно способу його доставки.

Вимоги до автоматизації цього етапу наведено у розділах 3.1.1 та 3.1.2.

2.3.3 Загальна схема опрацювання внутрішніх документів (наказ Голови НКРЗІ; наказ керівника Апарату; окреме доручення; розпорядження; службова/доповідна записка

6

керівництву НКРЗІ; службова/доповідна записка керівнику ССП) включає наступні етапи:

1. Розробка проекту . Відповідальний працівник опрацьовує питання відповідно до вказівок керівництва та створює проект внутрішнього документа, а саме: наказ Голови НКРЗІ; наказ керівника Апарату; окреме доручення; розпорядження; службова/доповідна записка керівництву НКРЗІ; службова/доповідна записка керівнику ССП. Відповідальний працівник створює маршрут погодження, яке проходить наступні рівні:- посадові особи ССП відповідно до порядку субординації (для усіх видів внутрішніх

документів); - керівники заінтересованих ССП (для наказів Голови НКРЗІ, наказів керівника

Апарату, окремих доручень). Вимоги до автоматизації процесів опрацювання вихідних документів наведено у розділах 3.1.2 та 3.1.3.

2. Погодження. Посадові особи, визначені у маршруті погодження, розглядають проект документа та візують його або повертають із зауваженнями на доопрацювання виконавцю.Вимоги до автоматизації цього етапу наведено у розділі 3.1.2, 3.1.3 та 4.3.

3. Підписання . Уповноважена посадова особа розглядає проект документа та підписує його або повертає із зауваженнями на доопрацювання виконавцю. Підписаний вихідний документ коригуванню не підлягає. Вимоги до автоматизації цього етапу наведено у розділі 3.1.2, 3.1.3 та 4.3.

4. Реєстрація. Співробітники служби діловодства (для наказів НКРЗІ з основної діяльності; наказів з адміністративно-господарських питань; доручень; розпоряджень) або діловод ССП (для службових/доповідних записок керівнику ССП, службових/доповідних записок керівництву НКРЗІ), здійснюють оформлення РМК шляхом занесення реквізитів внутрішнього документу та автоматизованого присвоєння реєстраційного номеру, який є унікальним в межах одного календарного року. Вимоги щодо автоматизації цього етапу наведено у розділі 3.1.2.Автоматизація цього етапу може бути технологічно поєднана з етапом підписання в залежності від технічного рішення, запропонованого Виконавцем, з урахуванням вимоги щодо унеможливлення коригування документа після його підписання.

5. Розгляд та створення резолюції . Посадова особа, якій адресовано внутрішній документ (для службових/доповідних записок керівництву НКРЗІ та службових/доповідних записок керівнику ССП) здійснює його розгляд та створення резолюції. Для інших внутрішніх документів цей етап не виконується.Вимоги до автоматизації цього етапу наведено у розділах 3.1.1 та 3.1.2.

6. Направлення на виконання . Працівник, який здійснює реєстрацію внутрішнього документа відповідно до етапу 4, направляє на виконання внутрішній документ відповідно до резолюції (для службових/доповідних записок керівництву НКРЗІ та службових/доповідних записок керівнику ССП), або відповідно до змісту документа (для наказів Голови НКРЗІ; наказів керівника Апарату; окремих доручень; розпоряджень). Вимоги до автоматизації цього етапу наведено у розділах 3.1.1 та 3.1.2.

2.3.4 Загальна схема опрацювання документів, які підлягають розгляду на засіданні НКРЗІ включає наступні етапи:

1. Визначення дати винесення питання на розгляд Комісії. Керівник відповідального ССП визначає планову дату винесення питання на розгляд Комісії з урахуванням розкладу проведення засідань, контрольного терміну вхідного документа (за наявності), обсягу робіт з опрацювання матеріалів до засідання, завантаженості працівників ССП та інших факторів.

2. Підготовка проекту рішення та матеріалів. Відповідальний працівник проводить роботи

7

з опрацювання питання та здійснює підготовку проекту рішення та матеріалів до засідання НКРЗІ з урахуванням пропозицій співвиконавців, а саме: проект рішення; проект вихідного документа щодо результатів розгляду питання на засідання НКРЗІ; інші матеріали відповідно до суті питання (за необхідності).У разі наявності декількох питань, запланованих до розгляду на одному засіданні, які за результатами опрацювання можна включити до одного проекту рішення – здійснюється підготовка та подальше опрацювання інтегрованого проекту рішення.

3. Погодження . Відповідальний працівник створює маршрут погодження відповідно до резолюції / підпорядкованої резолюції, та направляє матеріали на погодження, яке проходить наступні рівні:- посадові особи відповідального ССП; - керівники заінтересованих ССП; - Департамент правового забезпечення; - члени НКРЗІ відповідно до розподілу повноважень або резолюції Голови НКРЗІ. При цьому, керівники заінтересованих ССП можуть застосовувати направлення на внутрішнє погодження в очолюваному ССП за визначеним ними маршрутом.3.1. у разі наявності зауважень на будь-якому етапі погодження – здійснюється перехід до етапу 2 з урахуванням зауважень.3.2. в іншому випадку – перехід до етапу 4.

4. Надання пропозиції до списку доповідачів та запрошених. Відповідальний працівник згідно з визначеною датою засідання, на яке заплановано розгляд питання, у визначений Регламентом НКРЗІ термін готує пропозиції до списку доповідачів та запрошених працівників НКРЗІ та УДЦР на засідання НКРЗІ, забезпечує погодження в межах ССП відповідно до порядку субординації, та надає керівнику ССП. Керівник ССП розглядає пропозиції відповідальних працівників та надає до відділу організаційного забезпечення та контролю Департаменту забезпечення діяльності перелік всіх питань, що плануються до розгляду на визначену дату засідання, із зазначенням доповідачів та запрошених по кожному питанню.

5. Надання матеріалів до засідання. Відповідальний працівник згідно з визначеною датою засідання, на яке заплановано розгляд питання, у визначений Регламентом НКРЗІ термін надає до відділу організаційного забезпечення та контролю Департаменту забезпечення діяльності належним чином погоджені матеріали до засідання НКРЗІ.Вимоги до автоматизації цього процесу наведено у розділі 3.3.

2.3.5 Загальна схема організації засідання НКРЗІ включає наступні етапи:

1. Визначення дня проведення засідання та затвердження Порядку денного . Відповідальний працівник відділу організаційного забезпечення та контролю Департаменту забезпечення діяльності готує проект Порядку денного (відповідно до розкладу засідань або вказівки Голови НКРЗІ) засідання та надає на затвердження Голові НКРЗІ.

2. Публікація Оголошення про проведення засідання та Порядку денного . Відповідальний працівник сектору взаємодії з громадськістю та ЗМІ Департаменту забезпечення діяльності публікує Оголошення про проведення засідання та затверджений Головою НКРЗІ Порядок денний на офіційному веб-порталі НКРЗІ, та забезпечує акредитацію представників ЗМІ та громадськості.

3. Формування списку доповідачів та запрошених. Відповідальний працівник відділу організаційного забезпечення та контролю Департаменту забезпечення діяльності готує список доповідачів та запрошених на засідання з урахуванням пропозицій, які надано керівниками ССП у визначений Регламентом НКРЗІ термін, та надає на затвердження Голові НКРЗІ.

4. Формування матеріалів до засідання. Відповідальний працівник відділу організаційного забезпечення та контролю Департаменту забезпечення діяльності перевіряє матеріали по кожному питанню, які надано ССП у визначений Регламентом НКРЗІ термін.

8

5. Ознайомлення з матеріалами до засідання . Відповідальний працівник відділу організаційного забезпечення та контролю Департаменту забезпечення діяльності у визначений Регламентом НКРЗІ термін направляє Голові, членам НКРЗІ, керівнику Апарату НКРЗІ та визначеним посадовим особам матеріали до засідання для ознайомлення. Проекти рішень НКРЗІ та матеріали до них щодо проектів законів України та інших нормативно-правових актів направляються на ознайомлення визначеним представникам Громадської ради НКРЗІ.

6. Проведення засідання . Опис процесу наведено у розділі 2.3.6.7. Оформлення Рішень Комісії . Відповідальний працівник відділу організаційного

забезпечення та контролю Департаменту забезпечення діяльності за результатами прийнятих на засіданні рішень у визначений Регламентом НКРЗІ термін оформлює Рішення НКРЗІ, надає на візування доповідачеві, керівнику ССП, що був відповідальним за винесення питання на розгляд Комісії, директору ДПЗ та членам НКРЗІ, які були присутні на засіданні, після чого передає на підпис Голові НКРЗІ та реєструє у відповідному журналі.

8. Оприлюднення Рішень Комісії . Відповідальний працівник сектору взаємодії з громадськістю та ЗМІ Департаменту забезпечення діяльності публікує рішення, які підлягають оприлюдненню, на офіційному веб-порталі НКРЗІ.

9. Оформлення протоколу . Відповідальний працівник відділу організаційного забезпечення та контролю Департаменту забезпечення діяльності за результатами проведеного засідання у визначений Регламентом НКРЗІ термін оформлює протокол засідання та протокольні доручення (за необхідності), та надає на підпис Голові НКРЗІ та реєструє у відповідному журналі.Вимоги до автоматизації цього процесу наведено у розділі 3.4.1.

2.3.6 Загальна схема проведення засідання включає наступні етапи:

1. Відкриття засідання . Голова НКРЗІ відкриває засідання, оголошує порядок денний і запитує наявність пропозицій щодо змін до окремих питань порядку денного. За наявності відповідних пропозицій проводиться їх обговорення , за результатами чого Головою НКРЗІ можуть бути внесені відповідні зміни.

2. Розгляд питань порядку денного (проводиться для кожного питання окремо). Відповідальний працівник, визначений доповідачем відповідно до списку доповідачів та запрошених, викладає зміст питання, представляє проект рішення та зауваження (пропозиції), що поступили в ході його підготовки, та відповідає на запитання Голови НКРЗІ та членів НКРЗІ, які сформульовано по ходу доповіді.

3. Обговорення питання . Голова, члени НКРЗІ, доповідач, керівник ССП відповідальний за підготовку зазначеного питання обговорюють винесене питання, а саме головуючий на засіданні надає право посадовим особам НКРЗІ, УДЦР висловити пропозиції та зауваження по суті питання, що розглядається, а також пропозиції до проекту рішення запрошеним на засідання особам. За результатами обговорення Головою або членом НКРЗІ може бути запропонований альтернативний проект Рішення.

4. Голосування проекту Рішення . Після завершення обговорення питання головуючий формулює назву і зміст рішення, що ставиться на голосування, та пропонує провести голосування щодо нього. У випадку наявності декількох проектів рішень з одного питання черговість голосування по кожному з них визначається часом подання проектів рішень. 4.1. якщо порядок денний або термін проведення засідання не вичерпано – здійснюється перехід до розгляду наступного питання (етап 2).4.2. в іншому випадку – головуючий оголошує завершення засідання.

Вимоги до автоматизації цього процесу наведено у розділі 3.4.1.

2.3.7 Загальна схема опрацювання Заяв визначається Технологічними картками

9

адміністративних послуг, що надаються НКРЗІ, які затверджено рішенням НКРЗІ від 07.03.2017 № 120, та включає наступні основні етапи:

1. Надходження Заяви . Заява надходить до НКРЗІ як вхідна кореспонденція. Опис процесу відповідає опису схеми низхідного руху документів (розділ 2.3.1).

2. Опрацювання Заяви . Відповідальний працівник, визначений виконавцем, здійснює перевірку комплекту поданих документів та визначення підстав для подальшого розгляду Заяви або залишення її без розгляду, а також формування окремої справи.2.1. у випадку наявності підстав залишення її без розгляду – відповідальний працівник готує проект вихідного документа про залишення заяви без розгляду (відповідно до опису схеми висхідного руху документів), після чого процес завершується.2.2. в іншому випадку – забезпечує підготовку матеріалів для розгляду на засіданні НКРЗІ (відповідно до опису схеми опрацювання документів, які підлягають розгляду на засіданні НКРЗІ). Також, забезпечує фаховий аналіз технічної можливості задоволення Заяви та організацію взаємодії з ДП «Український державний центр радіочастот» (далі – УДЦР) щодо отримання необхідних експертних висновків, та інші заходи, які передбачено Технологічною карткою відповідної адміністративної послуги.

3. Розгляд на засіданні Комісії . Відповідно до опису схеми проведення засідання (розділ 2.3.6).

4. Внесення змін до Реєстру . У разі прийняття на засіданні НКРЗІ рішення про внесення змін до Реєстру, відповідальний працівник забезпечує внесення таких змін, за результатами чого направляє відкриту частину Реєстру зі змінами до сектору взаємодії з громадськістю та ЗМІ Департаменту забезпечення діяльності. При цьому повинна бути забезпечена повна відповідність даних, зазначених у рішенні, та заборонена їх будь-яка модифікація без відповідного рішення НКРЗІ.

5. Оприлюднення . Відповідальний працівник сектору взаємодії з громадськістю та ЗМІ Департаменту забезпечення діяльності здійснює оприлюднення відкритої частини Реєстру зі змінами на офіційному веб-порталі НКРЗІ.

6. Інформування заявника . Відповідальний працівник готує проект вихідного документа про результати розгляду на засіданні НКРЗІ (відповідно до опису схеми висхідного руху кореспонденції, розділ 2.3.2).

Вимоги до автоматизації цього процесу наведено у розділі 3.3.2.

10

3. ФУНКЦІОНАЛЬНІ ВИМОГИ

3.1. Вимоги до обробки вхідних, вихідних та внутрішніх документів.

3.1.1. Основні вимоги до програмного забезпечення:

Дотримання державної політики з питань обігу електронних документів. Забезпечення одночасної безперервної роботи системи одночасно для 200 користувачів з

можливістю роботи з мобільних пристроїв без обмеження функціональності, у тому числі 7 спеціалізованих робочих місць керівника.

Забезпечення продуктивності / швидкості роботи Системи - не повинна зменшуватися при пікових навантаженнях (до 1000 документів в робочий день, реєстрація з 7 робочих місць) і при зростанні об’єму БД, час на обробку відповідної операції в системі не повинний перевищувати: створення РМК, відкриття, вибір необхідних атрибутів для заповнення РМК,

збереження та присвоєння номеру РМК - 5 секунд для кожної операції відповідно; прикріплення одного відсканованого документу до РМК незалежно від його об’єму -

10 секунд; відправка по маршруту на виконання документа - 5 секунд; переключення між журналами реєстрації - 5 секунд; відкриття прикріпленого до РМК електронного документа - 5 секунд.

Використання зручного інтерфейсу для користувачів з використанням інтерактивних підказок та довідок з конкретним змістом.

Інтеграція з СЕВ ОВВ відповідно до вимог розділу ІІ «Міжвідомчий обмін електронними документами» Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55, зокрема: автоматично, в інтерфейсі Системи відкривати задачу для відповідального

користувача (співробітника канцелярії) щодо приймання документів, що надійшли із СЕВ ОВВ;

автоматичне направлення до СЕВ ОВВ повідомлення про отримання (доставку) документу НКРЗІ;

автоматичне ведення журналу обміну електронних документів через СЕВ ОВВ; автоматична перевірка КЕП підписанта, та формування документа щодо результатів

перевірки, відповідно встановленому законодавством порядку; забезпечення перевірки обов’язкових атрибутів документу відповідальним

користувачем; можливість відмовлення у реєстрації електронного документа із зазначенням підстав; автоматизована стандартна реєстрація отриманого оригінального електронного

документу в журналі обліку Системи; вивантаження оригінального електронного документу із Системи в СЕВ ОВВ та

направлення адресату за командою відповідального користувача; автоматичне отримання повідомлень к відправленому оригінальному електронному

документу щодо доставки адресату та реєстрації адресатом з обов’язковим документуванням цих моментів та розміщенням відповідних документів поруч з відправленим документом в інтерфейсі Системи;

автоматичне формування інформаційних повідомлень за етапами обробки документу відповідного користувача та його керівника.

Інтеграція з Системою електронної звітності НКРЗІ (НКРЗІ-СЕЗ): автоматично, в інтерфейсі Системи відкривати задачу для відповідального

користувача (співробітника канцелярії) щодо приймання документів, що надійшли із НКРЗІ-СЕЗ;

автоматична перевірка КЕП підписанта, та формування документа щодо результатів

11

перевірки, відповідно встановленому законодавством порядку; забезпечення перевірки обов’язкових атрибутів документу відповідальним

користувачем; автоматизовану стандартну реєстрацію отриманого оригінального електронного

документу в журналі обліку Системи; автоматичне направлення в НКРЗІ-СЕЗ повідомлення про отримання оригінального електронного документу Системою; автоматичне направлення в НКРЗІ-СЕЗ повідомлення про реєстрацію отриманого оригінального електронного документу в журналі обліку Системи із зазначенням реквізитів реєстрації; автоматичне ведення журналу інформаційного обміну з НКРЗІ-СЕЗ із можливістю

перегляду та пошуку.

Організація роботи користувачів в межах кабінетів користувачів (інші права доступу до документів, не включених до кабінету користувача, за замовченням відсутні та встановлюється опціонально).

3.1.2. Робота з електронними документами:

Забезпечення можливості створення усіх регламентованих типів документів (вхідні, вихідні, внутрішні та відповідних підтипів за необхідності).

Забезпечення класифікації вихідних документів за видом: ініціативний або відповідь на документ вх. №… У другому випадку - автоматичне встановлення зв’язку з вказаним вхідним документом та опціонально у формі перегляду вхідного документу візуалізується вихідний та навпаки.

Забезпечення життєвого циклу вихідного документу з урахуванням його виду: створення виконавцем (опціональне збереження версій), підписання виконавцем з використанням КЕП (обов’язково автоматичне

збереження усіх підписаних версій), погодження з використанням КЕП (візування) з опціональною можливістю

направлення виконавцю на доопрацювання, підписання уповноваженими посадовими особами з використанням КЕП, реєстрація документа, відправлення документа адресату через СЕВ ОВВ або в паперовому вигляді із

забезпеченням можливості друку конверта безпосередньо із Системи за наявною адресою,

надходження відправнику інформаційного повідомлення із зазначеним часом про доставку цього документа адресату,

надходження відправнику інформаційного повідомлення із зазначенням часом про реєстрацію цього документу адресатом.

Забезпечення життєвого циклу вхідного документу: прийняття – перевірка атрибутів в т.ч. КЕП та збереження в Системі результатів

перевірки, автоматичне формування та направлення повідомлення про доставку адресату, автоматичне формування повідомлення про надсилання, реєстрація, повідомлення про реєстрацію, повідомлення про відмову у реєстрації, підготовка проекту первинної резолюції та відправка на розгляд уповноваженої

посадової особі, зберігання версій, блокування доступу до вилучення документа.

Забезпечення створення довідника із переліком відповідної тематики, до якої відноситься документ незалежно від його типу (вхідний, вихідний, внутрішній) із подальшою можливістю встановлення зв’язку між документами за темою.

Забезпечення автоматичного маркування РМК вхідних/вихідних документів відповідно до кореспондента/адресата, для його віднесення до окремої справи

12

оператора/провайдера телекомунікацій, та можливість відповідного автоматизованого маркування для внутрішніх документів.

Забезпечення автоматичної нумерації документа за попередньо сформованими правилами, а саме:

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та суфіксу за такими групами в залежності від журналу обліку: - закони, доручення, листи Президента України та Адміністрації Президента

України –/п; - постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України –/км; - документи доручення, листи Кабінету Міністрів України, Секретаріату Кабінету

Міністрів – /к; - закони Верховна Рада України, звернення Апарату Верховної Ради України,

комітетів Верховної Ради України –/в; - звернення, запити народних депутатів України –/д; - запити на отримання публічної інформації - /із;

Всі інші вхідні документи реєструються шляхом присвоєння порядкового номеру без суфіксу.

Для вихідного документа: індекс посадової особи, що підписала документ, порядковий номер, індекс підрозділу Для прикладу : 01-215/121.

Для внутрішнього документа: накази з основної діяльності - порядковий номер /нк;

накази з адміністративно-господарських питань - порядковий номер/аг;рішення НКРЗІ - порядковий номер;квартальні плани ССП - індекс структурного підрозділу/поточний рік/порядковий номер;доручення – порядковий номер/од;розпорядження – порядковий номер/р;протоколи апаратних нарад - порядковий номер/ан;протоколи оперативних та міжвідомчих нарад - порядковий номер;службові/доповідні записки – порядковий номер/сл.службові/доповідні записки ССП – порядковий номер/індекс структурного підрозділу/сл.

Наявність можливості проставляння штрих-коду на зареєстрованому документі відповідно реєстраційному номеру.

Автоматизоване направлення на виконання до ССП без створення резолюції. Автоматичне направлення повідомлення про отримання електронного документа. Прикріплення сканкопій оригіналів документів з унікальним штрихкодом до

реєстраційних карток. Автоматичне ведення журналу обміну електронними документами через СЕВ ОВВ. Забезпечення опрацювання документів в особистих кабінетах користувачів відповідно

до організаційних вимог з можливістю персонального налаштування інтерфейсу. Можливість інтерактивних (опціонально) повідомлень під час роботи з системою про

надходження на обробку нових документів. Можливість формування строгої (за шаблоном) або довільної (через вибір виконавців)

маршрутної схеми передачі документів для погодження та затвердження, а також її оперативного коригування.

Підписання засобами КЕП електронних резолюцій.

3.1.3. Розмежування прав доступу:

Забезпечення розмежування прав доступу користувачів до компонент (модулів), об’єктів (папки, журнали, реєстри, звіти, довідники та т.п.) та документів, що зберігаються в системі.

При реєстрації нового користувача в Системі він за замовчанням отримує доступ лише до власного кабінету, інші об’єкти (папки, журнали, реєстри, звіти, довідники та т.п.) не

13

доступні. Права доступу до документів надаються автоматично при створенні доручення

(електронної резолюції). Редагування електронних реєстраційних карток і текстів документів у відповідності з

правами доступу до них користувачів. При заміщенні посадової особи користувачу на період заміщення автоматично

надаються права доступу до відповідного кабінету та об’єктів Системи.

3.1.4. Контроль документів:

Забезпечення автоматизованого контролю за рухом документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання.

Відображення ієрархії резолюцій за документом. Можливість додавання довільної кількості резолюцій і доручень до документа. Можливість багаторівневого контролю (на рівні підрозділів і організації в цілому). Наявність системи щоденних нагадувань для виконавців і керівників про терміни

виконання документу. Можливість внесення змін строку виконання документу, тексту резолюції, переліку

виконавців та співвиконавців документу (з автоматичним інформуванням усіх виконавців).

Наявність можливості зняття з контролю вхідного документа безпосередньо після реєстрації та зв’язування з ним вихідного документа (без переходу між журналами реєстрації).

Наявність механізму налаштування побудови необхідних звітів по результатам виконаних/невиконаних доручень.

Можливість формування аналітичних звітів щодо навантаження працівників, графіків зайнятості на основі відображення сукупності доручень, строки виконання яких припадають на відповідний період.

3.1.5. Друк та сканування документів:

Можливість сканування безпосередньо із системи і прикріплення відсканованого файлу до електронного документу в системі. Передбачити можливість підключення модуля розпізнавання тексту.

Наявність механізму друкування документів, реєстрів, звітів та інших печатних форм, передбачених документообігом НКРЗІ, а також їх вивантаження в MS Excel.

3.1.6. Зв’язок електронних документів:

Створення довідника типів зв’язків між документами. Зв’язування документів за основними атрибутами відповідно до довідника типів

зв’язків. Можливість швидкого перегляду зв’язаних документів.

3.1.7. Делегування прав доступу до документу:

Можливість колективної роботи над документами та підтримки функціоналу версійності.

Переадресація всіх документів і резолюцій, за відсутності працівника на робочому місці, на співробітника, який його заміщає.

Повернення повноважень на обробку документів власнику із закінченням терміну делегування.

3.1.8. Пошук за реквізитами документу:

Пошук документів в системі за будь-якими атрибутами. Підтримка атрибутивного та повнотекстового пошуку, а також забезпечення побудови

складних пошукових запитів.

14

Підтримка різноманітних фільтрів для формування переліків документів. Можливість формування вибірок з Системи в розрізі окремих операторів, провайдерів, в

розрізах тільки операторів, тільки провайдерів, статусів заяв, регіонів реєстрації суб'єктів господарювання, регіонів здійснення діяльності, видів діяльності та вивантаження таких вибірок у формат MS Excel.

3.1.9. Вимоги до організації архівного зберігання документів:

Підтримка ведення номенклатури справ відповідно до законодавства. Наявність архівної БД (або підтримувати поняття робочий період) для довгострокового

зберігання документів та реєстраційних карток, що вийшли з оперативного обігу, які не повинні оброблятися програмою для повсякденної візуалізації та роботи користувачів.

Архівне зберігання реєстраційних карток та пакету електронних файлів, пов’язаних з реєстраційною карткою документа.

Проведення атрибутивного та повнотекстового пошуку по документам архівної БД. Формування і ведення номенклатури справ за структурним, функціональним або

змішаним принципом. Формування справ постійного, довготривалого та тимчасового зберігання відповідно до

номенклатури справ. Формування опису справ для передачі їх в архів. Формування та друк акту прийому-передачі справ в архівну установу.

3.2. Вимоги до опрацювання звернень громадян

Можливість реєстрації звернень, які надходять у паперовій формі; засобами електронної пошти; з телефонної «гарячої лінії НКРЗІ» - шляхом заповнення форми відповідальним працівником НКРЗІ.

Формування реєстраційного індексу звернення з початкової букви прізвища заявника (великої) та через дефіс порядкового номеру звернення у вхідному потоці документів за зверненнями громадян в межах одного календарного року. Застосування цього ж реєстраційного індексу як суфікса при реєстрації всіх вхідних та вихідних документів у вхідному потоці документів за зверненнями громадян за відповідним зверненням, які в подальшому складають одну справу.

Автоматична перевірка КЕП, накладеного на звернення (за його наявності), яке надійшло на реєстрацію.

Можливість заповнення усіх основних та додаткових реквізитів під час реєстрації та попереднього розгляду.

Автоматичне визначення терміну розгляду відповідно до виду звернення. Автоматизоване формування проектів документів, необхідних для опрацювання

звернення, в залежності від значень реквізитів РМК звернення, за відповідними шаблонами з можливістю редагування, у тому числі з використанням у тексті проекту документа значень полів РМК та формування маршруту погодження.

Автоматизоване формування стандартних звітів за формами ЗВГ ЕФ-1.1 та ЗВГ ЕФ-1.2

3.3. Вимоги до опрацювання документів, які підлягають розгляду на засіданні НКРЗІ.

3.3.1. Вимоги до опрацювання документів, які підлягають розгляду на засіданні НКРЗІ:

Можливість визначення для проекту вихідного документа (у тому числі ініціативного) ознаку необхідності розгляду на засіданні НКРЗІ.

Автоматичне визначення крайньої дати винесення на розгляд засідання комісії НКРЗІ згідно з розкладом проведення засідань та відповідно до контрольного терміну опрацювання вхідного документа (за наявності), а також автоматичне занесення відповідного питання до проекту порядку денного засідання, призначеного на крайню дату. Можливість коригування дати винесення на розгляд засідання комісії НКРЗІ згідно з розкладом проведення засідань та відповідно до контрольного терміну, та автоматичне внесення відповідних змін до проектів порядків денних відповідних засідань НКРЗІ.

15

Опціонально перенесення контрольного терміну (з автоматичним інформуванням усіх виконавців).

Автоматичне формування проекту рішення за встановленою формою відповідно до типу документу, який виноситься на розгляд на засіданні НКРЗІ (з можливістю коригування).

Можливість формування складного маршруту погодження проекту рішення з підтримкою окремих рівнів погодження: посадові особи відповідального структурного підрозділу; керівники заінтересованих структурних підрозділів; Департамент правового забезпечення; члени НКРЗІ. Можливість направлення на внутрішнє погодження керівниками заінтересованих структурних підрозділів.

Можливість формування альтернативного проекту рішення за результатами попереднього розгляду.

Автоматична адресація погоджених проектів рішень разом з усіма матеріалами в модуль організації проведення засідань НКРЗІ.

Автоматичне формування витягів та проектів листів за результатами прийнятого рішення (з можливістю коригування).

3.3.2. Вимоги до опрацювання Заяв:

Можливість отримання Заяв на реєстрацію в паперовому та/або в електронному вигляді засобами електронної пошти з використанням КЕП. Забезпечення зберігання Заяв, отриманих в електронному вигляді, з можливістю експорту з Системи разом з накладеним КЕП.

Можливість формування строгої (за шаблоном) маршрутної схеми передачі заяв суб’єктів ринку телекомунікацій/користувачів радіочастотного ресурсу України/ операторів поштового зв’язку для опрацювання та розгляду відповідно до типу Заяви в ССП.

Автоматичне формування типового варіанту тексту електронної резолюції до Заяви відповідно до її типу, доступної для модифікації та підпису.

Автоматичне доведення Заяв до виконавців у відповідності до електронних резолюцій. Автоматичне визначення крайньої дати винесення на розгляд засідання комісії НКРЗІ

відповідно до розкладу проведення засідань, розрахунку та присвоєння відповідного контрольного терміну опрацювання Заяви згідно Законодавства, а також автоматичне занесення відповідного питання до проекту порядку денного засідання, призначеного на крайню дату. Можливість коригування дати винесення на розгляд засідання комісії НКРЗІ згідно з розкладом проведення засідань та відповідно до контрольного терміну, та автоматичне внесення відповідних змін до проектів порядків денних відповідних засідань НКРЗІ.

Опціонально перенесення контрольного терміну (з автоматичним інформуванням усіх виконавців).

Можливість введення інформації з Заяв відповідно до її типу до спеціалізованих довідників (проектів записів відповідного Реєстру) опціонально: безпосередньо відповідальним працівником, шляхом завантаження з файлу формату MS Word за затвердженою формою.

Автоматизована перевірка КЕП, накладеного на Заяву, з можливістю перегляду інформації про підписанта.

Автоматизація ділових процесів з опрацювання Заяви відповідно до її типу, згідно з Технологічними картками адміністративних послуг, що надаються НКРЗІ, затверджених рішенням НКРЗІ від 07.03.2017 № 120.

Автоматизоване визначення дати винесення на розгляд засідання комісії НКРЗІ (з урахуванням контрольного терміну та терміну залишення без розгляду).

Автоматичне формування проекту рішення за встановленою формою з урахуванням результатів опрацювання усіх Заяв, визначених до розгляду в одної пропозиції порядку денного засідання (з можливістю коригування).

Можливість формування складного маршруту погодження проекту рішення з підтримкою окремих рівнів погодження: посадові особи відповідального структурного

16

підрозділу; керівники заінтересованих структурних підрозділів; Департамент правового забезпечення; члени НКРЗІ. Можливість направлення на внутрішнє погодження керівниками заінтересованих структурних підрозділів.

Можливість формування альтернативного проекту рішення за результатами попереднього розгляду.

Автоматична адресація погоджених проектів рішень разом з усіма матеріалами в модуль організації проведення засідань НКРЗІ.

Автоматичне формування витягів та проектів листів за результатами прийнятого рішення щодо кожної з розглянутих Заяв (з можливістю коригування).

Автоматичне направлення вихідного листа за результатами прийнятого рішення щодо Заяви засобами електронної пошти або до особистого кабінету заявника у разі подання Заяви в електронному вигляді.

Здійснення поточного та випереджувального контролю за дотриманням строків опрацювання Заяв по усіх етапах відпрацювання документів та формування відповідних звітів.

Оперативний моніторинг стану виконання документа із зазначенням стадій опрацювання.

3.4. Вимоги до організації проведення засідань НКРЗІ та інших нарад.

3.4.1. Вимоги до організації проведення засідань НКРЗІ:

Формування розкладу планових засідань НКРЗІ з датою, часом та місцем проведення засідання; інтеграція з календарем. Можливість автоматизованого перенесення засідання у разі необхідності на визначену дату, час та місце, а також формування позапланового засідання.

Резервування приміщення відповідно до розкладу запланованих засідань. Можливість формування порядку денного засідання НКРЗІ для подальшого

затвердження Головою НКРЗІ у визначений Регламентом НКРЗІ термін. Можливість надання пропозицій до питань порядку денного засідання НКРЗІ та списку

доповідачів і запрошених Головою, членами НКРЗІ, керівником Апарату, керівниками ССП НКРЗІ, керівником УДЦР шляхом заповнення форми, та автоматизоване формування переліку питань порядку денного та списку доповідачів та запрошених відповідно до наданих пропозицій.

Формування матеріалів для розгляду на засіданні за результатами погодження проектів рішень НКРЗІ, та їх відображення в персональних кабінетах Голови, членів НКРЗІ та інших окремовизначених посадових осіб для ознайомлення у визначені Регламентом НКРЗІ терміни.

Контроль термінів підготовки проекту рішення та матеріалів до нього стосовно кожного з питань, включених до порядку денного, відповідно до Регламенту НКРЗІ.

Здійснення контролю за дотриманням строків підготовки проекту рішення та матеріалів до нього стосовно кожного з питань, включених до порядку денного, та формування відповідних звітів.

Можливість проведення електронного голосування членів Комісії шляхом накладення КЕП на проект рішення, та автоматичне ведення протоколу (з можливістю модифікації секретарем).

Формування, направлення на підпис Голові НКРЗІ, та реєстрація ухвалених рішень у відповідному журналі уповноваженою особою, з можливістю налаштування прав на перегляд та (опціонально) автоматичним вивантаженням у форматі, готовому для оприлюднення на офіційному веб-порталі НКРЗІ.

Автоматична адресація ухвалених рішень щодо Заяв - на виконання до модуля ведення Реєстрів.

Автоматизована адресація (опціонально) ухвалених рішень до ССП на виконання та постановка на контроль.

Можливість підготовки секретарем, погодження (опціонально), затвердження Головою

17

НКРЗІ та реєстрації протоколів засідань НКРЗІ, протокольних доручень за визначеною формою.

Автоматичний контроль за всіма етапами підготовки засідання, виконанням рішень НКРЗІ та протокольних доручень. Формування автоматичних повідомлень про відхилення від встановлених термінів.

3.4.2. Вимоги до організації проведення нарад:

Планування нарад з датою, часом, місцем проведення та учасниками, у тому числі періодичних; інтеграція з календарем з можливістю ознайомлення з матеріалами наради.

Резервування приміщень з урахуванням усіх запланованих заходів. Можливість надання пропозицій до питань порядку денного учасниками наради. Можливість автоматизованого формування порядку денного наради. Оформлення протоколу нарад секретарем та направлення на погодження (опціонально),

затвердження та реєстрацію. Реєстрація протоколу наради у відповідному журналі уповноваженою особою. Можливість автоматизованого формування у разі необхідності за результатами нарад

протокольних доручень, та їх відправка для виконання відповідальним посадовим особам.

Автоматична постановка на контроль виконання протокольних доручень нарад. Здійснення поточного та випереджувального контролю за дотриманням строків

виконання протокольних доручень. Формування звітів.

3.5. Вимоги щодо супроводження системи:

Можливість налаштування прав доступу користувачів до компонент (модулів), об’єктів (папки, журнали, реєстри, звіти, довідники та т.п.) та документів, що зберігаються в системі.

Можливість інформаційного супроводження довідників системи. Можливість налаштування основних елементів Системи (реєстраційних карток

документів, табличних форм, пошукових запитів, звітів, довідників, маршрутних схем процесів, тощо) без використання програмування через механізм візуальних конструкторів.

Можливість налаштування: шаблонів документів та пов’язаних з ними екранних форм для заповнення (зокрема,

заяв на відпустку, підвищення кваліфікації, матеріально-технічне забезпечення, тощо);

формування стандартних маршрутів погодження, затвердження та реєстрації (обліку) для кожного виду шаблонних документів;

автоматизоване формування за предналаштованим шаблоном (з можливістю коригування) проекту документу на виконання шаблонних документів (зокрема, наказу про відпустку, службової записки, звіту про виконання, тощо) на основі інформації із заповненої екранної форми шаблонного документу та присвоєних йому в результаті затвердження та реєстрації реквізитів;

направлення на погодження, затвердження, реєстрацію та доведення до відома ініціатора та його безпосереднього керівника проекту документу, створеного на виконання шаблонного документа, за стандартизованим маршрутом.

Проведення навчання щодо налаштування та супроводження Системи для адміністраторів.

Проведення навчання щодо користування Системою для групи впровадження. Можливість налаштування основних параметрів та визначення обов’язкових атрибутів

шаблонів маршрутних схем опрацювання Заяв та створення нових шаблонів без

18

використання програмування через механізм візуальних конструкторів. Централізоване встановлення оновлень Системи, виданих розробником Системи, із

збереженням персональних налаштувань користувачів, здійснених на етапі впровадження чи функціонування Системи.

Автоматичне протоколювання дій користувачів в Системі з можливістю налаштування його параметрів.

4. ВИМОГИ ДО ТЕХНІЧНІЧНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ

4.1. Вимоги до архітектури, інтерфейсу та швидкодії:

Мати клієнт-серверну архітектуру та функціонувати в ЛОМ з підтримкою мережевого протоколу обміну даними TCP/IP.

Мати клієнтську частину, реалізовану у вигляді повнофункціональних Web-інтерфейсу та Desktop-клієнтів, або повнофункціональних Web-клієнтів, у тому числі з можливістю роботи з мобільних пристроїв.

Мати ергономічний та інтуїтивно зрозумілий інтерфейс користувача, реалізований українською мовою, а також спеціалізований інтерфейс для вищого керівництва з можливістю опціонального налаштування функціоналу.

Надавати можливість та забезпечити роботу не менше 200 одночасних конкурентних з’єднань (клієнтські місця, мобільні місця, Web-з’єднання тощо).

Забезпечити масштабованість, керованість та надійність роботи користувачів.

4.2. Вимоги до програмно-апаратної платформи:

Система повинна забезпечити роботу усіх сервісів при таких мінімальних параметрах: параметри клієнтських комп'ютерів: центральний процесор – 2,8 ГГц, обсяг

оперативної пам’яті – 1 ГБ. серверна частина системи повинна забезпечувати прийнятну швидкодію для

зазначеної кількості користувачів за умови наявності ресурсів віртуального середовища на базі Xenserver не більше ніж:

сервер СКБД: центральний процесор – 4 ядра по 2,5 ГГц, обсяг оперативної пам’яті – 10 ГБ;сервер сеансів: центральний процесор – 2 ядра по 2,5 ГГц, обсяг оперативної пам’яті – 7 ГБ.

Система має використовувати СКБД, яка забезпечує: роботу з БД обсягом від 150 ГБ; обсяг щорічного поповнення довідників (журналів реєстрації) – від 27 000 записів на

рік; одночасну роботу не менше 200 користувачів.

Програмні вимоги до клієнтських комп'ютерів (робочих станцій): операційна система – MS Windows XP SP3 та вище; пакет MS Office 2003 та вище. У разі використання веб-інтерфейсу доступу Система повинна забезпечувати підтримку усіх сучасних веб-браузерів, а також підтримувати 49-у версію браузеру Google Chrome.

Виконавець повинен забезпечити поставку та інсталяцію програмного забезпечення СКБД з типом ліцензування freeware, необхідного для забезпечення роботи Системи.

4.3. Вимоги до використання засобів КЕП:

Система повинна забезпечувати можливість застосування посадовими особами НКРЗІ засобів КЕП КНЕДП ІДД ДФС з використанням електронної позначки часу, у тому числі з використанням захищених носіїв інформації, та перевірки КЕП, виданих будь-яким КНЕДП.

Можливість імпорту/експорту електронних документів разом з усіма накладеними на них КЕП, виданими будь-яким КНЕДП.

Погодження та затвердження електронного документа здійснюється шляхом накладення

19

на нього КЕП відповідних посадових осіб. Накладення резолюції на електронний документ здійснюється шляхом накладення на неї

КЕП відповідної посадової особи. Система повинна забезпечувати можливість накладення та перевірки КЕП через Web-

клієнт без додаткової інсталяції криптомодулів для браузера. У разі погодження документа із зауваженнями, відповідні зауваження і пропозиції

фіксуються у новій версії електронного документа, на яку накладається КЕП посадової особи.

Проставлення електронної печатки (кваліфікованої електронної печатки) на електронний документ здійснюється згідно із законодавством. При цьому зазначена процедура виконується лише після затвердження електронного документа.

4.4. Вимоги щодо інтеграційних можливостей:

Система повинна надавати можливості інтеграції із зовнішніми системами за допомогою відкритого та задокументованого API (набір базових функцій по доступу до об’єктів Системи), забезпечити можливість введення документів з файлової системи та скануючих пристроїв (у тому числі потокового введення документів з автоматичним розпізнаванням реєстраційного номера по штрих-коду).

Система повинна забезпечувати можливість вивантаження інформації у форматі, готовому для оприлюднення на офіційному веб-порталі НКРЗІ, в частині рішень НКРЗІ, як підлягають оприлюдненню відповідно до законодавства.

Система повинна бути інтегрована з СЕВ ОВВ відповідно до регламенту взаємодії Системи електронної взаємодії органів виконавчої влади з системами електронного документообігу, затвердженого розробником СЕВ ОВВ.

Система повинна бути інтегрована з Системою електронної звітності НКРЗІ (НКРЗІ-СЕЗ), а саме:

отримання в Системі та реєстрації в журналі вхідної кореспонденції звітів суб’єктів ринку телекомунікацій (№ 1-К та № 2-А), які формуються засобами системи НКРЗІ-СЕЗ у форматі .pdf, з відповідним КЕП;

направлення до НКРЗІ-СЕЗ повідомлення про отримання, про реєстрацію та реєстраційних реквізитів.

Система повинна бути інтегрована з автоматизованою інформаційно-аналітичною системою «Кадри», а саме - забезпечити первинну міграцію та подальшу автоматизовану актуалізацію інформації в Системі відповідно до інформації в системі «Кадри» щодо:

структури та штатного розпису (з можливістю внесення змін); призначених, звільнених, переведених на інші посади працівників.

4.5. Вимоги до кваліфікації персоналу:

Система не повинна потребувати залучення додаткового персоналу для свого обслуговування. Адміністратором Системи може бути співробітник НКРЗІ, що пройшов курс навчання та має рівень кваліфікації достатній для обслуговування програмного забезпечення, описаного в розділі 4.2.

4.6. Вимоги щодо захисту інформації:

Система повинна забезпечити захист таких властивостей інформації, як цілісність, доступність та конфіденційність.

В Системі має бути реалізований механізм розмежування прав доступу до інформації, як на рівні груп документів чи певного документа так і на рівні доступу до функцій системи відповідно до ролі користувача.

Комплекс засобів захисту інформації Системи має відповідати вимогам нормативних документів системи технічного захисту інформації в Україні. Рівень гарантій коректності реалізації засобів захисту системи згідно з НД ТЗІ 2.5-004-99 має бути не нижче Г-2, що підтверджується відповідним сертифікатом позитивного експертного

20

висновку Держспецзв’язку України. Виконавець повинен забезпечити розробку проекту Технічного завдання на створення

комплексної системи захисту інформації в Системі.

4.7. Вимоги щодо гарантійної підтримки:

Виконавець забезпечує технічну підтримку програмного забезпечення Системи протягом щонайменше одного календарного року після її впровадження у експлуатацію. Гарантійна підтримка повинна включати безоплатні послуги з реагування на інциденти, пов’язані з виявленими дефектами у програмному забезпеченні Системи.

Виконавець гарантує можливість та технічний супровід міграції Системи на одну з пропрієтарних СКБД MS SQL/Oracle (за рішенням Замовника) протягом двох календарних років після її впровадження у експлуатацію.

Виконавець гарантує можливість розвитку та адаптації програмного забезпечення Системи відповідно до нових функціональних потреб Замовника, а також вимог законодавства й нормативно-правових актів, протягом щонайменше трьох календарних років після її впровадження у експлуатацію.

21

5. ЕТАПИ ВИКОНАННЯ РОБІТ

5.1. Послуги повинні надаватися затакими орієнтовними :етапами

№п/п Склад робіт за етапом Результат

виконання етапуТермін

виконанняІ. - Аналіз існуючих процесів ведення

діловодства Замовника. - Розробка та погодження з Замовником

Технічного завдання на створення та впровадження Системи.

- Розробка програмного рішення згідно з Технічним завданням, та розгортання на апаратному забезпеченні Замовника Системи, без обмеження кількості підключень.

- Навчання групи впровадження Замовника з використання базового функціоналу Системи.

- Навчання групи адміністраторів. - Проведення тестової експлуатації

Системи.- Внесення змін до налагодження

системи згідно пропозицій та зауважень групи впровадження.

- Розробка проекту Технічного завдання на створення комплексної системи захисту інформації.

Технічне завдання на створення та впровадження Системи, затверджене Замовником.Інструкції користувача та адміністратора.Акт передачі-приймання наданих послуг. Впровадження Системи в експлуатацію.Проект Технічного завдання на створення комплексної системи захисту інформації.

.

14.12.2018

22

6. ПОРЯДОК ПРИЙМАННЯ СИСТЕМИ У ЕКСПЛУАТАЦІЮ

Приймання Системи здійснюється відповідно до програми приймальних випробувань, яка складається Виконавцем і затверджується Замовником, та охоплює оцінку відповідності Системи цим Технічним вимогам та Договору про закупівлю.

Для приймання Системи та оцінки якості наданих послуг Замовником утворюється комісія з приймання наданих послуг (далі – Комісія), яка призначається наказом керівника Апарату та включає представників ССП Замовника, які проводитимуть експлуатацію та здійснюватимуть супроводження функціонування Системи.

За результатами роботи Комісія має право: узагальнення та схвалення пропозицій щодо можливого доопрацювання Системи; формування та передачу Виконавцю протоколів щодо необхідності проведення

доопрацювання Системи за результатами її тестової експлуатації. За результатами роботи комісії складається протокол приймальних випробувань та звіт

з відповідними висновками щодо приймання наданих послуг, схвалений усіма членами Комісії.

23

Додаток № 4до Документації

ПРОЕКТ ДОГОВОРУ ПРО ЗАКУПІВЛЮДОГОВІР №

Про закупівлю послуг, пов’язаних з програмним забезпеченням (Послуги із створення та впровадження Системи електронного документообігу) (Придбання нематеріальних

активів для системи електронного документообігу з передачею майнових прав)(ДК 021:2015 – 72260000-5)

м. Київ «_____» _______2018 року

Національна комісія, що здійснює державне регулювання у сфері зв’язку та інформатизації (далі – Замовник), в особі Голови НКРЗІ Животовського Олександра Миколайовича, який діє на підставі Положення про Національну комісію, що здійснює державне регулювання у сфері зв’язку та інформатизації, затвердженого Указом Президента України від 23.11.2011 № 1067, з однієї сторони, та _______________________________ (далі – Виконавець), в особі _____________________, який діє на підставі _____________, з другої сторони, (далі разом – Сторони, а кожна окремо – Сторона), уклали цей Договір про наступне:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРУ

1.1. Виконавець надає Замовнику послугу із закупівлі Послуг, пов’язаних з програмним забезпеченням (Послуг із створення та впровадження Системи електронного документообігу) (Придбання нематеріальних активів для системи електронного документообігу з передачею майнових прав).1.2. Послуги складаються із створення та впровадження комп’ютерної програми: програмного забезпечення Системи електронного документообігу Національної комісії, що здійснює державне регулювання у сфері зв’язку та інформатизації (далі - ПЗ СЕД НКРЗІ) відповідно до Технічних вимог (Додаток № 1 до Договору) (далі все разом – Послуги), а Замовник зобов’язується прийняти та оплатити такі Послуги.1.3. Майнові права інтелектуальної власності, на ПЗ СЕД НКРЗІ, отримані внаслідок надання Послуг за цим Договором належать Замовнику.1.4. Склад Послуг, строки та результати наведені в Календарному плані (Додаток 2 до цього Договору).

2. МАЙНОВІ ПРАВА ІНТЕЛЕКТУАЛЬНОЇ ВЛАСНОСТІ

2.1. Підставою передачі Замовнику виключних майнових прав, на ПЗ СЕД НКРЗІ, отриманих внаслідок надання Послуг, є підписаний Сторонами Акт передачі – приймання Послуг, після підписання якого Замовник набуває виключні майнові на ПЗ СЕД НКРЗІ без обмеження терміну використання та кількості користувачів на всій території України і має виключне майнове право:- на використання ПЗ СЕД НКРЗІ;- на дозвіл або заборону використання ПЗ СЕД НКРЗІ іншими особами;- право перешкоджати неправомірному використанню ПЗ СЕД НКРЗІ, в тому числі забороняти таке використання;- інші майнові права встановлені законом.2.2. Винагорода за створення, впровадження та відчуження Замовником виключних майнових прав на ПЗ СЕД НКРЗІ повністю включена в склад загальної вартості Послуг, передбачених цим Договором, і не припускає додаткових виплат.2.3. Особисті немайнові права на ПЗ СЕД НКРЗІ належать творцеві цього обєкту.2.4. Виконавець гарантує, наявність у нього майнових і немайнових прав на ПЗ СЕД НКРЗІ і факт передачі результатів наданих послуг і майнових прав інтелектуальної власності на ПЗ

СЕД НКРЗІ не порушує патентні, авторські та/або подібні права третіх осіб, включаючи їх творців, співробітників Виконавця, і зобов’язується власними силами та/або за власний рахунок вирішувати усі претензії та позови таких третіх осіб.

3.ЯКІСТЬ ПОСЛУГ ТА ГАРАНТІЙНЕ ОБСЛУГОВУВАННЯ

3.1. Виконавець зобов’язується надати Замовнику Послуги, якість яких відповідає вимогам, що визначені у Технічних вимогах (Додаток 1 до Договору).3.2. Виконавець зобов’язується забезпечити гарантійне обслуговування, що визначене пунктом 4.7 розділу 4 Технічних вимог (Додаток 1 до Договору).3.3. Виконавець гарантує, що на дату підписання Акту передачі- приймання наданих послуг ПЗ СЕД НКРЗІ відповідає вимогам якості, що викладені у Технічних вимогах (Додаток № 1 до Договору),стандартам та технічній документації, що застосовується до надання аналогічних Послуг згідно з чинним законодавством України.

4. ВАРТІСТЬ ПОСЛУГ

4.1. Вартість Послуг за цим Договором становить _____________________ грн. ____коп. (_________________________ гривень ______ копійок), в тому числі ПДВ 20% – ___________ грн. ____коп. (__________________ гривень ______ копійок) з урахуванням Кошторису вартості надання Послуг (Додаток №4 до Договору), що є невід’ємною частиною цього Договору.4.2. Вартість Договору може бути зменшена за взаємною згодою Сторін.

5. ПОРЯДОК ЗДІЙСНЕННЯ РОЗРАХУНКІВ

5.1. Оплата вартості наданих Послуг здійснюється за результатами виконання робіт, визначених у Календарному плані надання послуг (Додаток 2 до Договору) (далі – Календарний план) шляхом перерахування Замовником грошових коштів в національній валюті України (гривня) на розрахунковий рахунок Виконавця, зазначений у розділі 14 Договору, протягом 10 (десяти) календарних днів після підписання Замовником документа, який підтверджує виконання робіт і визначений у пункті 6.3 цього Договору.5.2. При відсутності на реєстраційному рахунку Замовника грошових коштів, виділених на оплату відповідного бюджетного зобов’язання, оплата наданих Послуг за цим Договором здійснюється Замовником після надходження грошових коштів на реєстраційний рахунок Замовника, протягом 5 (п’яти) банківських днів з дати отримання Замовником бюджетного призначення на фінансування закупівлі Послуг.5.3. Оплата послуг здійснюється Замовником за рахунок коштів загального фонду державного бюджету за КЕКВ 3160. Моментом оплати наданих послуг є дата зарахування грошових коштів на розрахунковий рахунок Виконавця, що вказаний у розділі 14 цього Договору.5.4. Виконавець не може вимагати від Замовника проведення будь-яких додаткових оплат.5.5. Усі платіжні документи за цим Договором оформлюються Сторонами із дотриманням вимог, визначених законодавством України.

6. ПОРЯДОК НАДАННЯ І ПРИЙМАННЯ ПОСЛУГ

6.1. Строк надання Послуг: 14 грудня 2018 року. 6.2. Місце надання Послуг: 01001, м. Київ, вул. Хрещатик, 22; 03110, м. Київ, вул. Солом’янська, 3.6.3. По завершенні надання Послуг, визначених у Календарному плані, Виконавець протягом 3 (трьох) робочих днів, подає Замовнику Акт передачі-приймання наданих послуг, складений і підписаний Виконавцем у двох автентичних примірниках, за формою, визначеною Сторонами у Додатку 3 до Договору, який підтверджує надання послуг.

2

6.4. Замовник протягом 3 (трьох) робочих днів з дня отримання від Виконавця Акту передачі-приймання наданих послуг за результатами наданих послуг повинен здійснити прийняття Послуг за обсягом (складом) і якістю, у порядку, визначеному у Технічних вимогах (Додаток №1 до Договору), та розглянути наданий акт, який підтверджує надання послуг, і, за відсутності зауважень, підписати його та повернути один примірник Виконавцю або направити Виконавцю письмову мотивовану відмову від підписання такого Акту.6.5. У разі наявності у Замовника обґрунтованих зауважень щодо наданих Послуг Сторонами складається двосторонній рекламаційний акт, в якому зазначаються зауваження та строки їх усунення. Виконавець зобов’язаний усунути недоліки за свій рахунок у строки, визначені в рекламаційному акті.

7. ПРАВА ТА ОБОВ’ЯЗКИ СТОРІН

7.1.Замовник зобов’язаний:7.1.1. Своєчасно та в повному обсязі сплачувати за надані Послуги.7.1.2. Приймати надані Послуги згідно з Актом передачі-приймання наданих послуг.7.1.3. Забезпечити Виконавцю належні умови для проведення аналізу існуючих процесів ведення діловодства Замовника, визначити відповідальних осіб з боку Замовника, які б забезпечували надання Виконавцю необхідних організаційно-розпорядчих документів, пояснень, та іншої інформації, яка необхідна для надання Послуг за цим Договором.7.1.4. Узгоджувати, затверджувати надані Виконавцем документи або надавати обґрунтовані пропозиції та/або зауваження до таких документів.7.2. Замовник має право:7.2.1. Достроково розірвати цей Договір у разі невиконання або неналежного виконання зобов’язань Виконавцем, повідомивши його про це у строк за 10 (десять) календарних днів до запланованої дати розірвання.7.2.2. Контролювати надання Послуг у строки, встановлені цим Договором.7.2.3. Зменшувати загальний обсяг закупівлі Послуг та ціну цього Договору, залежно від реальних потреб Замовника у Послугах та з урахуванням реального фактичного обсягу видатків (та/або надходження коштів) Державного бюджету України на зазначені цілі Замовника, шляхом підписання уповноваженими представниками Сторін відповідної додаткової угоди до цього Договору.7.2.4. Повернути Акт передачі-приймання послуг Виконавцю без здійснення оплати в разі неналежного оформлення документів.7.25. Відмовитися від прийняття і оплати наданих Послуг, а якщо вони вже оплачені Замовником – вимагати від Виконавця повернення сплаченої за них суми, у разі їх невідповідності умовам Договору, і якщо такі невідповідності не усунуті Виконавцем, або не можуть бути усунуті Виконавцем в порядку і на умовах, визначених цим Договором.7.2.6. У випадку дострокового надання Виконавцем Послуг прийняти їх результати та провести оплату у відповідності до умов Договору.7.2.7. Реалізовувати інші права, передбачені цим Договором та чинним законодавством України.7.3. Виконавець зобов’язаний:7.3.1. Надати Послуги у строки, встановлені цим Договором відповідно до Календарного плану.7.3.2.Забезпечити надання Замовнику Послуг, зазначених у розділі 1 Договору, у відповідності до умов цього Договору та Технічних вимог. 7.3.3.Забезпечити збереження документів, одержаних від Замовника для надання Послуг, та не розголошувати їх зміст третім особам, за винятком випадків, передбачених законодавством України та цим Договором.7.3.4.У разі виявлення під час приймання Послуг недоліків, що виникли з вини Виконавця, усувати їх власними силами за власний рахунок протягом строку, встановленого у п. 6.2.1 Договору.

3

7.3.5. По завершенню надання Послуг відповідно до Календарного плану за цим Договором надати Замовнику Акт передачі-приймання наданих послуг, підписаний з його Сторони.7.4.Виконавець має право:7.4.1.Своєчасно та в повному обсязі отримувати плату за надані Послуги.7.4.2. На дострокове надання Послуг за погодженням Замовника.7.4.3. У разі невиконання своїх зобов’язань Замовником Виконавець має право достроково розірвати цей Договір, повідомивши про це Замовника у строк за 10 (десять) календарних днів до запланованої дати розірвання.7.4.4. Реалізовувати інші права, передбачені цим Договором та чинним законодавством України.

8. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ СТОРІН

8.1. У разі невиконання або неналежного виконання своїх зобов’язань за Договором Сторони несуть відповідальність, передбачену цим Договором та чинним законодавством України8.2. За невиконання або неналежне виконання зобов’язань щодо якості наданих Послуг Виконавець сплачує Замовнику штраф у розмірі 20 відсотків вартості неякісно наданих Послуг.8.3. Замовник, в разі відсутності бюджетного фінансування, не несе відповідальності за несвоєчасну сплату коштів по даному Договору і зобов’язаний провести своєчасну оплату протягом 5 (п’яти) банківських днів після отримання коштів з Державного бюджету України на фінансування даного Договору.8.4. Виконавець несе відповідальність за дотримання залученими особами при наданні Послуг правил пожежної безпеки, охорони праці, санітарії, вимог законодавства України у сфері захисту інформації тощо.8.5. Виконавець постійно координує та контролює здійснення залученими особами надання Послуг за цим Договором.8.6. Сплата штрафних санкцій не звільняє Сторону від обов’язку виконання договірних зобов’язань за цим Договором.

9. ОБСТАВИНИ НЕПЕРЕБОРНОЇ СИЛИ

9.1. Сторони звільняються від відповідальності за невиконання або неналежне виконання зобов’язань за цим Договором у разі виникнення форс мажорних (обставин непереборної сили), які не існували під час укладання цього Договору та виникли поза волею Сторін (аварія, стихійне лихо, епідемія, війна тощо).9.2. Сторона, що не може виконувати зобов’язання за цим Договором внаслідок дії форс мажорних (обставин непереборної сили), повинна не пізніше ніж протягом семи днів з моменту їх виникнення повідомити про це іншу Сторону у письмовій формі.9.3. Доказом виникнення обставин непереборної сили та строку їх дії є відповідні документи, що видані Торгово-промисловою палатою України або іншими державними органами уповноваженими видавати такі документи.9.4. У разі, коли строк дії обставин непереборної сили продовжується більше ніж тридцять днів, кожна із Сторін у встановленому порядку має право розірвати цей Договір.

10. ВИРІШЕННЯ СПОРІВ

10.1. У випадку виникнення спорів або розбіжностей Сторони зобов’язуються вирішувати їх шляхом взаємних переговорів та консультацій.10.2. У разі недосягнення Сторонами згоди спори (розбіжності) вирішуються у судовому порядку.

11. СТРОК ДІЇ ДОГОВОРУ

4

11.1. Цей Договір набирає чинності з моменту його підписання обома Сторонами, та діє до 31 грудня 2018 року.11.2.Закінчення строку дії цього Договору не звільняє Сторони від відповідальності за його порушення, яке мало місце під час дії цього Договору.11.3. Цей Договір може бути достроково розірваний на основі умов, передбачених законодавством України та даним Договором.

12. ІНШІ УМОВИ

12.1.Цей Договір укладений у 2 (двох) автентичних примірниках, які мають однакову юридичну силу, один з яких знаходиться у Замовника, другий – у Виконавця.12.2. Обсяги закупівлі Товару можуть бути зменшені залежно від реального фінансування видатків.Відповідно до ст. 36 Закону України «Про публічні закупівлі», істотні умови Договору не можуть змінюватись після його підписання до виконання зобов’язань Сторонами в повному обсязі, крім випадків:- зменшення обсягів закупівлі, зокрема з урахуванням фактичного обсягу видатків Замовника;- продовження строку дії Договору та виконання зобов’язань щодо передання товару, виконання робіт, надання послуг у разі виникнення документально підтверджених об’єктивних обставин, що спричинили таке продовження, у тому числі непереборної сили, затримки фінансування витрат замовника, за умови, що такі зміни не призведуть до збільшення суми, визначеної в Договорі;- покращення якості предмета закупівлі за умови, що таке покращення не призведе до збільшення суми, визначеної в Договорі;- зміни ціни за одиницю товару не більше ніж на 10 відсотків у разі коливання ціни такого товару на ринку, за умови, що зазначена зміна не призведе до збільшення суми, визначеної в Договорі;- узгодженої зміни ціни в бік зменшення (без зміни кількості (обсягу) та якості товарів, робіт і послуг);- зміни ціни у зв’язку із зміною ставок податків і зборів пропорційно до змін таких ставок.12.3.Внесення змін до цього Договору та додатків до нього оформляється додатковими угодами, що підписуються Сторонами. Всі Додаткові угоди та додатки до цього Договору є його невід'ємною частиною.12.4.Сторони погоджуються, що надіслані електронною поштою документи, оформлені належним чином, мають юридичну силу до моменту надходження оригіналів.12.5.Сторона несе повну відповідальність за правильність вказаних нею реквізитів та зобов’язується своєчасно, у письмовій формі, повідомляти іншу Сторону про їх зміну, а в разі неповідомлення несе ризик настання пов’язаних із цим несприятливих наслідків.12.6.Усе, що не врегульовано цим Договором, регулюється згідно з чинним законодавством України.

13. ДОДАТКИ ДО ДОГОВОРУ

13.1 Невід’ємною частиною цього Договору є: Додаток 1 – Технічні вимоги;Додаток 2 – Календарний план надання послуг;Додаток 3 – Форма акту передачі-приймання наданих послуг.Додаток 4 - . Кошторис вартості надання послуг.

5

\14. МІСЦЕ ЗНАХОДЖЕННЯ ТА БАНКІВСЬКІ РЕКВІЗИТИ СТОРІН

ВИКОНАВЕЦЬ: ЗАМОВНИК:

____________________________________________________________________________

Адреса місцезнаходження: ____________________________________________________________________________тел.: ________________Р/р: _______________ в _________________, МФО _____________,код ЄДРПОУ ________,Інд. податковий номер __________________.

______________________________________ м.п.

Національна комісія, що здійснює державне регулювання у сфері зв’язку та інформатизаціїАдреса місцезнаходження: 01001, м. Київ, вул. Хрещатик, 22,

Р/р 35210001080204 в Державній казначейській службі України,МФО 820172, код ЄДРПОУ - 37994258

Голова НКРЗІ ______ О.М. Животовськийм.п.

6

Додаток 1 до Договору № _______________________від « ____ » ______________ 2018 року

ТЕХНІЧНІ ВИМОГИдо Системи електронного документообігу Національної комісії, що здійснює державне

регулювання у сфері зв’язку та інформатизації

ЗАГАЛЬНІ ВІДОМОСТІ

1.1 , Список скорочень що використовуються по

текстуСкорочення Повна назва

БД База данихЗаява Заява суб’єкту ринку телекомунікацій /користувачів радіочастотного

ресурсу України/ оператору поштового зв’язкуКЕП Кваліфікований електронний підписКНЕДП Кваліфікований надавач електронних довірчих послугЛОМ Локальна обчислювальна мережаНКРЗІ Національна комісія, що здійснює державне регулювання у сфері зв’язку

та інформатизаціїОВВ Орган виконавчої владиРеєстри Реєстри (переліки), ведення яких покладено на НКРЗІ відповідно до

законодавства РМК Реєстраційно-моніторингова карткаСЕВ ОВВ Система електронної взаємодії органів виконавчої владиСистема Система електронного документообігу НКРЗІСКБД Система керування базами данихССП Самостійний структурний підрозділ

1.2 Склад і зміст послуги

Виконавець надає Послугу з: створення та впровадження на апаратному забезпеченні Замовника спеціалізованого

програмного забезпечення для автоматизації діючих ділових процесів Замовника, опис яких наведено у розділі 2.3, а саме - Системи;

постачання та встановлення на апаратному забезпеченні Замовника СКБД з типом ліцензування freeware, яка забезпечує роботу Системи;

надання примірників Системи на електронних носіях інформації, експлуатаційної документації для адміністратора та користувача;

передачі майнових прав інтелектуальної власності на програмне забезпечення Системи, без обмеження терміну використання та кількості користувачів на всій території України;

навчання персоналу Замовника роботі в Системі; розробки та погодження з Замовником Технічного завдання на впровадження Системи; розробки проекту Технічного завдання на створення комплексної системи захисту

інформації в Системі.

1.3 Мета надання послуг

7

Метою надання послуги з створення та впровадження Системи є забезпечення автоматизації процесів: обробки вхідних, вихідних та внутрішніх документів в НКРЗІ; взаємодії з СЕВ ОВВ; опрацювання Заяв суб’єктів ринку телекомунікацій/користувачів радіочастотного

ресурсу України/ операторів поштового зв’язку;

проведення засідань НКРЗІ та інших нарад; розгляду звернень громадян та ведення відповідної звітності; контролю виконавської дисципліни.

8

1. ВИМОГИ ДО СИСТЕМИ

2.1 Організаційні вимоги

Система повинна задовольняти загальним правилам документування управлінської діяльності в електронній формі та відповідати вимогам нормативно-правових актів у сфері захисту інформації, електронних довірчих послуг, захисту персональних даних, зокрема:

- Закон України “Про електронні документи та електронний документообіг”;- Закон України “Про електронні довірчі послуги”;- Закон України “Про звернення громадян”;- Закон України “Про адміністративні послуги”;- Закон України “Про інформацію”;- Закон України “Про захист персональних даних”;- Закон України “Про доступ до публічної інформації”;- Закон України “Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних

системах”;- Указ Президента України від 30.08.2017 № 254/2017 “Про рішення Ради національної

безпеки і оборони України від 10 липня 2017 року “Про стан виконання рішення Ради національної безпеки і оборони України від 29 грудня 2016 року “Про загрози кібербезпеці держави та невідкладні заходи з їх нейтралізації”, введеного в дію Указом Президента України від 13 лютого 2017 року № 32”;

- Указ Президента України від 13.02.2017 № 32/2017 “Про рішення Ради національної безпеки і оборони України від 29 грудня 2016 року “Про загрози кібербезпеці держави та невідкладні заходи з їх нейтралізації”;

- Постанова Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55 “Деякі питання документування управлінської діяльності”;

- Постанова Кабінету Міністрів України від 21.11.2011 № 1277 “Питання системи обліку публічної інформації”;

- Постанова Кабінету Міністрів України від 25.05.2011 № 583 “Питання виконання Закону України “Про доступ до публічної інформації” в Секретаріаті Кабінету Міністрів України, центральних та місцевих органах виконавчої влади”;

- Постанова Кабінету Міністрів України від 24.09.2008 № 858 “Про затвердження Класифікатора звернень громадян”;

- Постанова Кабінету Міністрів України від 29.03.2006 № 373 “Про затвердження Правил забезпечення захисту інформації в інформаційних, телекомунікаційних та інформаційно-телекомунікаційних системах”;

- Постанова Кабінету Міністрів України від 19.09.2018 № 749 “Про затвердження Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності”;

- Постанова Кабінету Міністрів України від 12.04.2002 № 522 “Про затвердження Порядку підключення до глобальних мереж передачі даних”;

- Постанова Кабінету Міністрів України від 04.02.1998 № 121 “Про затвердження переліку обов'язкових етапів робіт під час проектування, впровадження та експлуатації засобів інформатизації”;

- Постанова Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348 “Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації”;

- Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені Наказом Міністерства юстиції України 18.06.2015 № 1000/5 та зареєстровані в Міністерстві юстиції України 22.06.2015 за № 736/27181;

- Наказ Міністерства юстиції України 11.11.2014 № 1886/5 “Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на

9

архівне зберігання”, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 11.11.2014 за № 1421/26198;

- Наказ Міністерства юстиції України та Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України від 20.08.2012 № 1236/5/453 “Про затвердження вимог до форматів, структури та протоколів, що реалізуються у надійних засобах електронного цифрового підпису”, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 20.08.2012 за № 1398/21710;

- Вимоги до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади. Формат електронного повідомлення, затверджені Наказом Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України 20.10.2011 № 1207 та зареєстровані в Міністерстві юстиції України 15.11.2011 за № 1306/20044;

- Регламент Національної комісії, що здійснює державне регулювання у сфері зв'язку та інформатизації, затверджений Рішенням НКРЗІ від 21.10.2014 № 720 (зі змінами);

- НД ТЗІ 2.5-005-99 “Класифікація автоматизованих систем і стандартні функціональні профілі захищеності оброблюваної інформації від несанкціонованого доступу”;

- ДК 010-98 “Державний класифікатор управлінської документації”; - ДСТУ 4163–2003 “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації.

Вимоги до оформлювання документів”;- ДСТУ 2732:2004 “Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять”;- ДСТУ 3918-1999 (ІSО/ІЕС 12207:1995) “Процеси життєвого циклу програмного

забезпечення”.

Постачальник Системи повинен забезпечити створення та впровадження програмного рішення на базі програмного продукту, який має:

- позитивний експертний висновок про відповідність вимогам нормативних документів технічного захисту інформації, виданий Держспецзв’язку України;

- сертифікат, який підтверджує повну відповідність для роботи з СЕВ ОВВ, виданий Державним підприємством «Державний центр інформаційних ресурсів України».

2.2 Загальні вимоги:

Забезпечити автоматизацію процесів обробки вхідних, вихідних та внутрішніх документів в НКРЗІ, та контроль за їх виконанням відповідно до загальних вимог, встановлених для органі виконавчої влади у сфері електронного документообігу.

Забезпечити інтеграцію з СЕВ ОВВ; Забезпечити автоматизацію опрацювання документів в Апараті НКРЗІ, які підлягають

розгляду на засіданні НКРЗІ, зокрема – Заяв, з урахуванням можливості подання Заяв в паперовому та/або в електронному вигляді засобами електронної пошти з використанням КЕП.

Забезпечити автоматизацію процесів проведення засідань НКРЗІ та інших нарад. Забезпечити автоматизацію документування процесів розгляду звернень громадян та

відповідної звітності з урахуванням вимог, встановлених для державних органів у цій сфері.

Забезпечити інтеграцію з автоматизованою інформаційно-аналітичною системою «Кадри» на рівні імпорту інформації щодо структури (штатного розпису).

Забезпечити залучення до процесів документообігу всіх структурних підрозділів НКРЗІ з рівнем охвату від керівника до виконавця.

Забезпечити організацію контролю виконавської дисципліни та формування відповідних звітів.

Забезпечити автоматизоване ведення довідників штатної структури, номенклатури справ, розкладу засідань НКРЗІ, та автоматизоване створення та надання прав доступу до журналів обліку.

Резервування приміщень для проведення засідань НКРЗІ та інших нарад.

2.3 Загальний опис схеми діловодства в НКРЗІ:

10

2.3.1 Загальна схема низхідного руху кореспонденції (від реєстрації вхідної кореспонденції до доведення до безпосереднього виконавця) включає наступні етапи:

6. Приймання. Всі вхідні документи надходять до структурного підрозділу, відповідального за організацію діловодства в НКРЗІ (далі – служба діловодства), та підлягають обов’язковому попередньому розгляду для визначення необхідності реєстрації документів.

7. Попередній розгляд . Під час попереднього розгляду службою діловодства визначається: - чи має документ бути прийнятий (допущений до реєстрації). Документ не підлягає

реєстрації у випадках: порушено вимоги щодо форми підготовки або оформлення документа; документ надійшов не за адресою; документ надійшов повторно; заявлений склад документа не відповідає фактичному; реквізити вхідного електронного документа не співпадають із реквізитами

зазначеними у електронному документі; на електронному документі відсутній КЕП підписувача чи електронна печатка

установи, наявність якої на ньому передбачена; на документ накладено КЕП особи, яка не є підписувачем документа або особою,

що виконує його обов’язки; відсутня електронна позначка часу; візуальна форма електронного документа не придатна для сприймання її змісту

людиною.- чи потребує документ розгляду керівництвом;- чи направляється після реєстрації за належністю до самостійного структурного

підрозділу (далі-ССП) відповідно до функціонального розподілу обов'язків (визначення проводиться на підставі значень реквізитів (вид документа, адресат, короткий зміст, тип, тощо) та тексту документа. Перелік типів документів, які підлягають направленню безпосередньо виконавцям, а також відповідальні виконавці, визначається організаційно-розпорядчими документами НКРЗІ.

- чи належить до документів термінового розгляду (опрацювання).

8. Реєстрація . Співробітники служби діловодства здійснюють оформлення реєстраційно –моніторингової картки (далі-РМК шляхом занесення реквізитів вхідного документу та автоматизованого присвоєння реєстраційного номеру, який є унікальним в межах одного календарного року. Для паперових вхідних документів здійснюється сканування та прив’язка електронного документа до РМК. Для електронних вхідних документів здійснюється його прив’язка до РМК разом з КЕП, що його засвідчує. Оригінали паперових вхідних документів передаються за належністю до відповідного ССП відповідно до функціонального розподілу обов'язків. Вимоги до автоматизації процесів реєстрації вхідних документів наведено у розділі 3.1.1 – 3.1.3, 3.1.5 та 3.3.2.

9. Резолюція . За результатами попереднього розгляду, службою діловодства здійснюється:4.1. у разі необхідності розгляду документа керівництвом – підготовка проекту резолюції, та після її затвердження відповідною посадовою особою, автоматизоване направлення на виконання відповідно до резолюції. 4.2. у разі необхідності направлення безпосередньо виконавцям – автоматизоване створення типової резолюції відповідно до типу документу, та направлення на виконання відповідно до типової резолюції за типовим маршрутом. Вимоги до автоматизації процесів маршрутизації вхідних документів наведено у розділі 3.1.1 – 3.1.2 та 3.3.2.

10. Розгляд керівником ССП . На цьому етапі керівником ССП здійснюється визначення необхідності винесення вхідного документа на розгляд на засіданні НКРЗІ на підставі аналізу суті порушеного питання та відповідно до Регламенту НКРЗІ. Для документів,

11

які направлено на виконання відповідно до типової резолюції за типовим маршрутом (наприклад, Заяв, звітності суб’єктів ринку телекомунікацій, тощо), цей етап може здійснюватись керівником структурного підрозділу у складі ССП відповідно до параметрів типового маршруту.5.1. у разі необхідності розгляду на засіданні НКРЗІ – визначення дати розгляду з урахуванням календаря планових та позапланових засідань та контрольного терміну документа, та, за необхідності, створення підпорядкованої резолюції та направлення на виконання;5.2. в іншому випадку - створення підпорядкованої резолюції та направлення на виконання.Вимоги до автоматизації цього етапу наведено у розділі 3.3 та 3.1.1.

2.3.2 Загальна схема висхідного руху кореспонденції (від безпосереднього виконавця до відправлення вихідної кореспонденції) включає наступні етапи:

6. Опрацювання виконавцем. Працівник, визначений виконавцем документа відповідно до резолюції / підпорядкованої резолюції проводить роботи з опрацювання документа згідно зі змістом резолюції, за результатами чого:

1.1. у разі відсутності необхідності створення вихідного документа – робить відмітку про виконання та направлення документа до справи;1.2. у разі необхідності розгляду на засіданні НКРЗІ – ініціює процес опрацювання документів, які підлягають розгляду на засіданні НКРЗІ (опис процесу надається окремо). Вимоги до автоматизації процесів опрацювання документів, які підлягають розгляду на засіданні НКРЗІ, наведено у розділі 3.3. 1.3. у разі відсутності необхідності розгляду на засіданні НКРЗІ або за результатами розгляду на засіданні НКРЗІ – створює проект вихідного документа з урахуванням пропозицій співвиконавців та/або результатів розгляду на засіданні НКРЗІ, маршрут погодження відповідно до резолюції / підпорядкованої резолюції, та направляє проект вихідного документа на погодження.Вимоги до автоматизації процесів опрацювання вихідних документів наведено у розділах 3.1.2 та 3.1.3.

7. Погодження. Посадові особи, визначені у маршруті погодження, розглядають проект документа та візують його або повертають із зауваженнями на доопрацювання виконавцю.

Вимоги до автоматизації цього етапу наведено у розділі 3.1.2, 3.1.3 та 4.3.8. Підписання. Завізований проект вихідного документу направляється уповноваженій

посадовій особі для розгляду та підписання. Підписаний вихідний документ коригуванню не підлягає.

Вимоги до автоматизації цього етапу наведено у розділі 3.1.2, 3.1.3 та 4.3.9. Реєстрація. Співробітники служби діловодства здійснюють оформлення РМК шляхом

занесення реквізитів вихідного документу та автоматизованого присвоєння реєстраційного номеру, який є унікальним в межах одного календарного року.

Вимоги щодо автоматизації цього етапу наведено у розділі 3.1.2.Автоматизація цього етапу може бути технологічно поєднана з етапом підписання в залежності від технічного рішення, запропонованого Виконавцем, з урахуванням вимоги щодо унеможливлення коригування документа після його підписання.

10. Відправлення. Підписаний і зареєстрований електронний документ направляється кореспонденту у паперовому вигляді та/або електронному вигляді - засобами СЕВ ОВВ або електронною поштою згідно способу його доставки.

Вимоги до автоматизації цього етапу наведено у розділах 3.1.1 та 3.1.2.

2.3.3 Загальна схема опрацювання внутрішніх документів (наказ Голови НКРЗІ; наказ керівника Апарату; окреме доручення; розпорядження; службова/доповідна записка

12

керівництву НКРЗІ; службова/доповідна записка керівнику ССП) включає наступні етапи:

7. Розробка проекту . Відповідальний працівник опрацьовує питання відповідно до вказівок керівництва та створює проект внутрішнього документа, а саме: наказ Голови НКРЗІ; наказ керівника Апарату; окреме доручення; розпорядження; службова/доповідна записка керівництву НКРЗІ; службова/доповідна записка керівнику ССП. Відповідальний працівник створює маршрут погодження, яке проходить наступні рівні:- посадові особи ССП відповідно до порядку субординації (для усіх видів внутрішніх

документів); - керівники заінтересованих ССП (для наказів Голови НКРЗІ, наказів керівника

Апарату, окремих доручень). Вимоги до автоматизації процесів опрацювання вихідних документів наведено у розділах 3.1.2 та 3.1.3.

8. Погодження. Посадові особи, визначені у маршруті погодження, розглядають проект документа та візують його або повертають із зауваженнями на доопрацювання виконавцю.Вимоги до автоматизації цього етапу наведено у розділі 3.1.2, 3.1.3 та 4.3.

9. Підписання . Уповноважена посадова особа розглядає проект документа та підписує його або повертає із зауваженнями на доопрацювання виконавцю. Підписаний вихідний документ коригуванню не підлягає. Вимоги до автоматизації цього етапу наведено у розділі 3.1.2, 3.1.3 та 4.3.

10. Реєстрація. Співробітники служби діловодства (для наказів НКРЗІ з основної діяльності; наказів з адміністративно-господарських питань; доручень; розпоряджень) або діловод ССП (для службових/доповідних записок керівнику ССП, службових/доповідних записок керівництву НКРЗІ), здійснюють оформлення РМК шляхом занесення реквізитів внутрішнього документу та автоматизованого присвоєння реєстраційного номеру, який є унікальним в межах одного календарного року. Вимоги щодо автоматизації цього етапу наведено у розділі 3.1.2.Автоматизація цього етапу може бути технологічно поєднана з етапом підписання в залежності від технічного рішення, запропонованого Виконавцем, з урахуванням вимоги щодо унеможливлення коригування документа після його підписання.

11. Розгляд та створення резолюції . Посадова особа, якій адресовано внутрішній документ (для службових/доповідних записок керівництву НКРЗІ та службових/доповідних записок керівнику ССП) здійснює його розгляд та створення резолюції. Для інших внутрішніх документів цей етап не виконується.Вимоги до автоматизації цього етапу наведено у розділах 3.1.1 та 3.1.2.

12. Направлення на виконання . Працівник, який здійснює реєстрацію внутрішнього документа відповідно до етапу 4, направляє на виконання внутрішній документ відповідно до резолюції (для службових/доповідних записок керівництву НКРЗІ та службових/доповідних записок керівнику ССП), або відповідно до змісту документа (для наказів Голови НКРЗІ; наказів керівника Апарату; окремих доручень; розпоряджень). Вимоги до автоматизації цього етапу наведено у розділах 3.1.1 та 3.1.2.

2.3.4 Загальна схема опрацювання документів, які підлягають розгляду на засіданні НКРЗІ включає наступні етапи:

6. Визначення дати винесення питання на розгляд Комісії. Керівник відповідального ССП визначає планову дату винесення питання на розгляд Комісії з урахуванням розкладу проведення засідань, контрольного терміну вхідного документа (за наявності), обсягу робіт з опрацювання матеріалів до засідання, завантаженості працівників ССП та інших факторів.

13

7. Підготовка проекту рішення та матеріалів. Відповідальний працівник проводить роботи з опрацювання питання та здійснює підготовку проекту рішення та матеріалів до засідання НКРЗІ з урахуванням пропозицій співвиконавців, а саме: проект рішення; проект вихідного документа щодо результатів розгляду питання на засідання НКРЗІ; інші матеріали відповідно до суті питання (за необхідності).У разі наявності декількох питань, запланованих до розгляду на одному засіданні, які за результатами опрацювання можна включити до одного проекту рішення – здійснюється підготовка та подальше опрацювання інтегрованого проекту рішення.

8. Погодження . Відповідальний працівник створює маршрут погодження відповідно до резолюції / підпорядкованої резолюції, та направляє матеріали на погодження, яке проходить наступні рівні:- посадові особи відповідального ССП; - керівники заінтересованих ССП; - Департамент правового забезпечення; - члени НКРЗІ відповідно до розподілу повноважень або резолюції Голови НКРЗІ. При цьому, керівники заінтересованих ССП можуть застосовувати направлення на внутрішнє погодження в очолюваному ССП за визначеним ними маршрутом.3.1. у разі наявності зауважень на будь-якому етапі погодження – здійснюється перехід до етапу 2 з урахуванням зауважень.3.2. в іншому випадку – перехід до етапу 4.

9. Надання пропозиції до списку доповідачів та запрошених. Відповідальний працівник згідно з визначеною датою засідання, на яке заплановано розгляд питання, у визначений Регламентом НКРЗІ термін готує пропозиції до списку доповідачів та запрошених працівників НКРЗІ та УДЦР на засідання НКРЗІ, забезпечує погодження в межах ССП відповідно до порядку субординації, та надає керівнику ССП. Керівник ССП розглядає пропозиції відповідальних працівників та надає до відділу організаційного забезпечення та контролю Департаменту забезпечення діяльності перелік всіх питань, що плануються до розгляду на визначену дату засідання, із зазначенням доповідачів та запрошених по кожному питанню.

10. Надання матеріалів до засідання. Відповідальний працівник згідно з визначеною датою засідання, на яке заплановано розгляд питання, у визначений Регламентом НКРЗІ термін надає до відділу організаційного забезпечення та контролю Департаменту забезпечення діяльності належним чином погоджені матеріали до засідання НКРЗІ.Вимоги до автоматизації цього процесу наведено у розділі 3.3.

2.3.5 Загальна схема організації засідання НКРЗІ включає наступні етапи:

10. Визначення дня проведення засідання та затвердження Порядку денного . Відповідальний працівник відділу організаційного забезпечення та контролю Департаменту забезпечення діяльності готує проект Порядку денного (відповідно до розкладу засідань або вказівки Голови НКРЗІ) засідання та надає на затвердження Голові НКРЗІ.

11. Публікація Оголошення про проведення засідання та Порядку денного . Відповідальний працівник сектору взаємодії з громадськістю та ЗМІ Департаменту забезпечення діяльності публікує Оголошення про проведення засідання та затверджений Головою НКРЗІ Порядок денний на офіційному веб-порталі НКРЗІ, та забезпечує акредитацію представників ЗМІ та громадськості.

12. Формування списку доповідачів та запрошених. Відповідальний працівник відділу організаційного забезпечення та контролю Департаменту забезпечення діяльності готує список доповідачів та запрошених на засідання з урахуванням пропозицій, які надано керівниками ССП у визначений Регламентом НКРЗІ термін, та надає на затвердження Голові НКРЗІ.

13. Формування матеріалів до засідання. Відповідальний працівник відділу організаційного забезпечення та контролю Департаменту забезпечення діяльності перевіряє матеріали

14

по кожному питанню, які надано ССП у визначений Регламентом НКРЗІ термін.14. Ознайомлення з матеріалами до засідання . Відповідальний працівник відділу

організаційного забезпечення та контролю Департаменту забезпечення діяльності у визначений Регламентом НКРЗІ термін направляє Голові, членам НКРЗІ, керівнику Апарату НКРЗІ та визначеним посадовим особам матеріали до засідання для ознайомлення. Проекти рішень НКРЗІ та матеріали до них щодо проектів законів України та інших нормативно-правових актів направляються на ознайомлення визначеним представникам Громадської ради НКРЗІ.

15. Проведення засідання . Опис процесу наведено у розділі 2.3.6.16. Оформлення Рішень Комісії . Відповідальний працівник відділу організаційного

забезпечення та контролю Департаменту забезпечення діяльності за результатами прийнятих на засіданні рішень у визначений Регламентом НКРЗІ термін оформлює Рішення НКРЗІ, надає на візування доповідачеві, керівнику ССП, що був відповідальним за винесення питання на розгляд Комісії, директору ДПЗ та членам НКРЗІ, які були присутні на засіданні, після чого передає на підпис Голові НКРЗІ та реєструє у відповідному журналі.

17. Оприлюднення Рішень Комісії . Відповідальний працівник сектору взаємодії з громадськістю та ЗМІ Департаменту забезпечення діяльності публікує рішення, які підлягають оприлюдненню, на офіційному веб-порталі НКРЗІ.

18. Оформлення протоколу . Відповідальний працівник відділу організаційного забезпечення та контролю Департаменту забезпечення діяльності за результатами проведеного засідання у визначений Регламентом НКРЗІ термін оформлює протокол засідання та протокольні доручення (за необхідності), та надає на підпис Голові НКРЗІ та реєструє у відповідному журналі.Вимоги до автоматизації цього процесу наведено у розділі 3.4.1.

2.3.6 Загальна схема проведення засідання включає наступні етапи:

5. Відкриття засідання . Голова НКРЗІ відкриває засідання, оголошує порядок денний і запитує наявність пропозицій щодо змін до окремих питань порядку денного. За наявності відповідних пропозицій проводиться їх обговорення , за результатами чого Головою НКРЗІ можуть бути внесені відповідні зміни.

6. Розгляд питань порядку денного (проводиться для кожного питання окремо). Відповідальний працівник, визначений доповідачем відповідно до списку доповідачів та запрошених, викладає зміст питання, представляє проект рішення та зауваження (пропозиції), що поступили в ході його підготовки, та відповідає на запитання Голови НКРЗІ та членів НКРЗІ, які сформульовано по ходу доповіді.

7. Обговорення питання . Голова, члени НКРЗІ, доповідач, керівник ССП відповідальний за підготовку зазначеного питання обговорюють винесене питання, а саме головуючий на засіданні надає право посадовим особам НКРЗІ, УДЦР висловити пропозиції та зауваження по суті питання, що розглядається, а також пропозиції до проекту рішення запрошеним на засідання особам. За результатами обговорення Головою або членом НКРЗІ може бути запропонований альтернативний проект Рішення.

8. Голосування проекту Рішення . Після завершення обговорення питання головуючий формулює назву і зміст рішення, що ставиться на голосування, та пропонує провести голосування щодо нього. У випадку наявності декількох проектів рішень з одного питання черговість голосування по кожному з них визначається часом подання проектів рішень. 4.1. якщо порядок денний або термін проведення засідання не вичерпано – здійснюється перехід до розгляду наступного питання (етап 2).4.2. в іншому випадку – головуючий оголошує завершення засідання.

Вимоги до автоматизації цього процесу наведено у розділі 3.4.1.

15

2.3.7 Загальна схема опрацювання Заяв визначається Технологічними картками адміністративних послуг, що надаються НКРЗІ, які затверджено рішенням НКРЗІ від 07.03.2017 № 120, та включає наступні основні етапи:

7. Надходження Заяви . Заява надходить до НКРЗІ як вхідна кореспонденція. Опис процесу відповідає опису схеми низхідного руху документів (розділ 2.3.1).

8. Опрацювання Заяви . Відповідальний працівник, визначений виконавцем, здійснює перевірку комплекту поданих документів та визначення підстав для подальшого розгляду Заяви або залишення її без розгляду, а також формування окремої справи.2.1. у випадку наявності підстав залишення її без розгляду – відповідальний працівник готує проект вихідного документа про залишення заяви без розгляду (відповідно до опису схеми висхідного руху документів), після чого процес завершується.2.2. в іншому випадку – забезпечує підготовку матеріалів для розгляду на засіданні НКРЗІ (відповідно до опису схеми опрацювання документів, які підлягають розгляду на засіданні НКРЗІ). Також, забезпечує фаховий аналіз технічної можливості задоволення Заяви та організацію взаємодії з ДП «Український державний центр радіочастот» (далі – УДЦР) щодо отримання необхідних експертних висновків, та інші заходи, які передбачено Технологічною карткою відповідної адміністративної послуги.

9. Розгляд на засіданні Комісії . Відповідно до опису схеми проведення засідання (розділ 2.3.6).

10. Внесення змін до Реєстру . У разі прийняття на засіданні НКРЗІ рішення про внесення змін до Реєстру, відповідальний працівник забезпечує внесення таких змін, за результатами чого направляє відкриту частину Реєстру зі змінами до сектору взаємодії з громадськістю та ЗМІ Департаменту забезпечення діяльності. При цьому повинна бути забезпечена повна відповідність даних, зазначених у рішенні, та заборонена їх будь-яка модифікація без відповідного рішення НКРЗІ.

11. Оприлюднення . Відповідальний працівник сектору взаємодії з громадськістю та ЗМІ Департаменту забезпечення діяльності здійснює оприлюднення відкритої частини Реєстру зі змінами на офіційному веб-порталі НКРЗІ.

12. Інформування заявника . Відповідальний працівник готує проект вихідного документа про результати розгляду на засіданні НКРЗІ (відповідно до опису схеми висхідного руху кореспонденції, розділ 2.3.2).

Вимоги до автоматизації цього процесу наведено у розділі 3.3.2.

16

2. ФУНКЦІОНАЛЬНІ ВИМОГИ

3.1. Вимоги до обробки вхідних, вихідних та внутрішніх документів.

3.1.1. Основні вимоги до програмного забезпечення:

Дотримання державної політики з питань обігу електронних документів. Забезпечення одночасної безперервної роботи системи одночасно для 200 користувачів з

можливістю роботи з мобільних пристроїв без обмеження функціональності, у тому числі 7 спеціалізованих робочих місць керівника.

Забезпечення продуктивності / швидкості роботи Системи - не повинна зменшуватися при пікових навантаженнях (до 1000 документів в робочий день, реєстрація з 7 робочих місць) і при зростанні об’єму БД, час на обробку відповідної операції в системі не повинний перевищувати: створення РМК, відкриття, вибір необхідних атрибутів для заповнення РМК,

збереження та присвоєння номеру РМК - 5 секунд для кожної операції відповідно; прикріплення одного відсканованого документу до РМК незалежно від його об’єму -

10 секунд; відправка по маршруту на виконання документа - 5 секунд; переключення між журналами реєстрації - 5 секунд; відкриття прикріпленого до РМК електронного документа - 5 секунд.

Використання зручного інтерфейсу для користувачів з використанням інтерактивних підказок та довідок з конкретним змістом.

Інтеграція з СЕВ ОВВ відповідно до вимог розділу ІІ «Міжвідомчий обмін електронними документами» Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55, зокрема: автоматично, в інтерфейсі Системи відкривати задачу для відповідального

користувача (співробітника канцелярії) щодо приймання документів, що надійшли із СЕВ ОВВ;

автоматичне направлення до СЕВ ОВВ повідомлення про отримання (доставку) документу НКРЗІ;

автоматичне ведення журналу обміну електронних документів через СЕВ ОВВ; автоматична перевірка КЕП підписанта, та формування документа щодо результатів

перевірки, відповідно встановленому законодавством порядку; забезпечення перевірки обов’язкових атрибутів документу відповідальним

користувачем; можливість відмовлення у реєстрації електронного документа із зазначенням підстав; автоматизована стандартна реєстрація отриманого оригінального електронного

документу в журналі обліку Системи; вивантаження оригінального електронного документу із Системи в СЕВ ОВВ та

направлення адресату за командою відповідального користувача; автоматичне отримання повідомлень к відправленому оригінальному електронному

документу щодо доставки адресату та реєстрації адресатом з обов’язковим документуванням цих моментів та розміщенням відповідних документів поруч з відправленим документом в інтерфейсі Системи;

автоматичне формування інформаційних повідомлень за етапами обробки документу відповідного користувача та його керівника.

Інтеграція з Системою електронної звітності НКРЗІ (НКРЗІ-СЕЗ): автоматично, в інтерфейсі Системи відкривати задачу для відповідального

користувача (співробітника канцелярії) щодо приймання документів, що надійшли із НКРЗІ-СЕЗ;

17

автоматична перевірка КЕП підписанта, та формування документа щодо результатів перевірки, відповідно встановленому законодавством порядку;

забезпечення перевірки обов’язкових атрибутів документу відповідальним користувачем;

автоматизовану стандартну реєстрацію отриманого оригінального електронного документу в журналі обліку Системи;

автоматичне направлення в НКРЗІ-СЕЗ повідомлення про отримання оригінального електронного документу Системою; автоматичне направлення в НКРЗІ-СЕЗ повідомлення про реєстрацію отриманого оригінального електронного документу в журналі обліку Системи із зазначенням реквізитів реєстрації; автоматичне ведення журналу інформаційного обміну з НКРЗІ-СЕЗ із можливістю

перегляду та пошуку.

Організація роботи користувачів в межах кабінетів користувачів (інші права доступу до документів, не включених до кабінету користувача, за замовченням відсутні та встановлюється опціонально).

3.1.2. Робота з електронними документами:

Забезпечення можливості створення усіх регламентованих типів документів (вхідні, вихідні, внутрішні та відповідних підтипів за необхідності).

Забезпечення класифікації вихідних документів за видом: ініціативний або відповідь на документ вх. №… У другому випадку - автоматичне встановлення зв’язку з вказаним вхідним документом та опціонально у формі перегляду вхідного документу візуалізується вихідний та навпаки.

Забезпечення життєвого циклу вихідного документу з урахуванням його виду: створення виконавцем (опціональне збереження версій), підписання виконавцем з використанням КЕП (обов’язково автоматичне

збереження усіх підписаних версій), погодження з використанням КЕП (візування) з опціональною можливістю

направлення виконавцю на доопрацювання, підписання уповноваженими посадовими особами з використанням КЕП, реєстрація документа, відправлення документа адресату через СЕВ ОВВ або в паперовому вигляді із

забезпеченням можливості друку конверта безпосередньо із Системи за наявною адресою,

надходження відправнику інформаційного повідомлення із зазначеним часом про доставку цього документа адресату,

надходження відправнику інформаційного повідомлення із зазначенням часом про реєстрацію цього документу адресатом.

Забезпечення життєвого циклу вхідного документу: прийняття – перевірка атрибутів в т.ч. КЕП та збереження в Системі результатів

перевірки, автоматичне формування та направлення повідомлення про доставку адресату, автоматичне формування повідомлення про надсилання, реєстрація, повідомлення про реєстрацію, повідомлення про відмову у реєстрації, підготовка проекту первинної резолюції та відправка на розгляд уповноваженої

посадової особі, зберігання версій, блокування доступу до вилучення документа.

Забезпечення створення довідника із переліком відповідної тематики, до якої відноситься документ незалежно від його типу (вхідний, вихідний, внутрішній) із подальшою можливістю встановлення зв’язку між документами за темою.

18

Забезпечення автоматичного маркування РМК вхідних/вихідних документів відповідно до кореспондента/адресата, для його віднесення до окремої справи оператора/провайдера телекомунікацій, та можливість відповідного автоматизованого маркування для внутрішніх документів.

Забезпечення автоматичної нумерації документа за попередньо сформованими правилами, а саме:

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та суфіксу за такими групами в залежності від журналу обліку: - закони, доручення, листи Президента України та Адміністрації Президента

України –/п; - постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України –/км; - документи доручення, листи Кабінету Міністрів України, Секретаріату Кабінету

Міністрів – /к; - закони Верховна Рада України, звернення Апарату Верховної Ради України,

комітетів Верховної Ради України –/в; - звернення, запити народних депутатів України –/д; - запити на отримання публічної інформації - /із;

Всі інші вхідні документи реєструються шляхом присвоєння порядкового номеру без суфіксу.

Для вихідного документа: індекс посадової особи, що підписала документ, порядковий номер, індекс підрозділу Для прикладу : 01-215/121.

Для внутрішнього документа: накази з основної діяльності - порядковий номер /нк;

накази з адміністративно-господарських питань - порядковий номер/аг;рішення НКРЗІ - порядковий номер;квартальні плани ССП - індекс структурного підрозділу/поточний рік/порядковий номер;доручення – порядковий номер/од;розпорядження – порядковий номер/р;протоколи апаратних нарад - порядковий номер/ан;протоколи оперативних та міжвідомчих нарад - порядковий номер;службові/доповідні записки – порядковий номер/сл.службові/доповідні записки ССП – порядковий номер/індекс структурного підрозділу/сл.

Наявність можливості проставляння штрих-коду на зареєстрованому документі відповідно реєстраційному номеру.

Автоматизоване направлення на виконання до ССП без створення резолюції. Автоматичне направлення повідомлення про отримання електронного документа. Прикріплення сканкопій оригіналів документів з унікальним штрихкодом до

реєстраційних карток. Автоматичне ведення журналу обміну електронними документами через СЕВ ОВВ. Забезпечення опрацювання документів в особистих кабінетах користувачів відповідно

до організаційних вимог з можливістю персонального налаштування інтерфейсу. Можливість інтерактивних (опціонально) повідомлень під час роботи з системою про

надходження на обробку нових документів. Можливість формування строгої (за шаблоном) або довільної (через вибір виконавців)

маршрутної схеми передачі документів для погодження та затвердження, а також її оперативного коригування.

Підписання засобами КЕП електронних резолюцій.

3.1.3. Розмежування прав доступу:

Забезпечення розмежування прав доступу користувачів до компонент (модулів), об’єктів (папки, журнали, реєстри, звіти, довідники та т.п.) та документів, що зберігаються в системі.

19

При реєстрації нового користувача в Системі він за замовчанням отримує доступ лише до власного кабінету, інші об’єкти (папки, журнали, реєстри, звіти, довідники та т.п.) не доступні.

Права доступу до документів надаються автоматично при створенні доручення (електронної резолюції).

Редагування електронних реєстраційних карток і текстів документів у відповідності з правами доступу до них користувачів.

При заміщенні посадової особи користувачу на період заміщення автоматично надаються права доступу до відповідного кабінету та об’єктів Системи.

3.1.4. Контроль документів:

Забезпечення автоматизованого контролю за рухом документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання.

Відображення ієрархії резолюцій за документом. Можливість додавання довільної кількості резолюцій і доручень до документа. Можливість багаторівневого контролю (на рівні підрозділів і організації в цілому). Наявність системи щоденних нагадувань для виконавців і керівників про терміни

виконання документу. Можливість внесення змін строку виконання документу, тексту резолюції, переліку

виконавців та співвиконавців документу (з автоматичним інформуванням усіх виконавців).

Наявність можливості зняття з контролю вхідного документа безпосередньо після реєстрації та зв’язування з ним вихідного документа (без переходу між журналами реєстрації).

Наявність механізму налаштування побудови необхідних звітів по результатам виконаних/невиконаних доручень.

Можливість формування аналітичних звітів щодо навантаження працівників, графіків зайнятості на основі відображення сукупності доручень, строки виконання яких припадають на відповідний період.

3.1.5. Друк та сканування документів:

Можливість сканування безпосередньо із системи і прикріплення відсканованого файлу до електронного документу в системі. Передбачити можливість підключення модуля розпізнавання тексту.

Наявність механізму друкування документів, реєстрів, звітів та інших печатних форм, передбачених документообігом НКРЗІ, а також їх вивантаження в MS Excel.

3.1.6. Зв’язок електронних документів:

Створення довідника типів зв’язків між документами. Зв’язування документів за основними атрибутами відповідно до довідника типів

зв’язків. Можливість швидкого перегляду зв’язаних документів.

3.1.7. Делегування прав доступу до документу:

Можливість колективної роботи над документами та підтримки функціоналу версійності.

Переадресація всіх документів і резолюцій, за відсутності працівника на робочому місці, на співробітника, який його заміщає.

Повернення повноважень на обробку документів власнику із закінченням терміну делегування.

3.1.8. Пошук за реквізитами документу:

20

Пошук документів в системі за будь-якими атрибутами. Підтримка атрибутивного та повнотекстового пошуку, а також забезпечення побудови

складних пошукових запитів. Підтримка різноманітних фільтрів для формування переліків документів. Можливість формування вибірок з Системи в розрізі окремих операторів, провайдерів, в

розрізах тільки операторів, тільки провайдерів, статусів заяв, регіонів реєстрації суб'єктів господарювання, регіонів здійснення діяльності, видів діяльності та вивантаження таких вибірок у формат MS Excel.

3.1.9. Вимоги до організації архівного зберігання документів:

Підтримка ведення номенклатури справ відповідно до законодавства. Наявність архівної БД (або підтримувати поняття робочий період) для довгострокового

зберігання документів та реєстраційних карток, що вийшли з оперативного обігу, які не повинні оброблятися програмою для повсякденної візуалізації та роботи користувачів.

Архівне зберігання реєстраційних карток та пакету електронних файлів, пов’язаних з реєстраційною карткою документа.

Проведення атрибутивного та повнотекстового пошуку по документам архівної БД. Формування і ведення номенклатури справ за структурним, функціональним або

змішаним принципом. Формування справ постійного, довготривалого та тимчасового зберігання відповідно до

номенклатури справ. Формування опису справ для передачі їх в архів. Формування та друк акту прийому-передачі справ в архівну установу.

3.2. Вимоги до опрацювання звернень громадян

Можливість реєстрації звернень, які надходять у паперовій формі; засобами електронної пошти; з телефонної «гарячої лінії НКРЗІ» - шляхом заповнення форми відповідальним працівником НКРЗІ.

Формування реєстраційного індексу звернення з початкової букви прізвища заявника (великої) та через дефіс порядкового номеру звернення у вхідному потоці документів за зверненнями громадян в межах одного календарного року. Застосування цього ж реєстраційного індексу як суфікса при реєстрації всіх вхідних та вихідних документів у вхідному потоці документів за зверненнями громадян за відповідним зверненням, які в подальшому складають одну справу.

Автоматична перевірка КЕП, накладеного на звернення (за його наявності), яке надійшло на реєстрацію.

Можливість заповнення усіх основних та додаткових реквізитів під час реєстрації та попереднього розгляду.

Автоматичне визначення терміну розгляду відповідно до виду звернення. Автоматизоване формування проектів документів, необхідних для опрацювання

звернення, в залежності від значень реквізитів РМК звернення, за відповідними шаблонами з можливістю редагування, у тому числі з використанням у тексті проекту документа значень полів РМК та формування маршруту погодження.

Автоматизоване формування стандартних звітів за формами ЗВГ ЕФ-1.1 та ЗВГ ЕФ-1.2

3.3. Вимоги до опрацювання документів, які підлягають розгляду на засіданні НКРЗІ.

3.3.1. Вимоги до опрацювання документів, які підлягають розгляду на засіданні НКРЗІ:

Можливість визначення для проекту вихідного документа (у тому числі ініціативного) ознаку необхідності розгляду на засіданні НКРЗІ.

Автоматичне визначення крайньої дати винесення на розгляд засідання комісії НКРЗІ згідно з розкладом проведення засідань та відповідно до контрольного терміну опрацювання вхідного документа (за наявності), а також автоматичне занесення

21

відповідного питання до проекту порядку денного засідання, призначеного на крайню дату. Можливість коригування дати винесення на розгляд засідання комісії НКРЗІ згідно з розкладом проведення засідань та відповідно до контрольного терміну, та автоматичне внесення відповідних змін до проектів порядків денних відповідних засідань НКРЗІ.

Опціонально перенесення контрольного терміну (з автоматичним інформуванням усіх виконавців).

Автоматичне формування проекту рішення за встановленою формою відповідно до типу документу, який виноситься на розгляд на засіданні НКРЗІ (з можливістю коригування).

Можливість формування складного маршруту погодження проекту рішення з підтримкою окремих рівнів погодження: посадові особи відповідального структурного підрозділу; керівники заінтересованих структурних підрозділів; Департамент правового забезпечення; члени НКРЗІ. Можливість направлення на внутрішнє погодження керівниками заінтересованих структурних підрозділів.

Можливість формування альтернативного проекту рішення за результатами попереднього розгляду.

Автоматична адресація погоджених проектів рішень разом з усіма матеріалами в модуль організації проведення засідань НКРЗІ.

Автоматичне формування витягів та проектів листів за результатами прийнятого рішення (з можливістю коригування).

3.3.2. Вимоги до опрацювання Заяв:

Можливість отримання Заяв на реєстрацію в паперовому та/або в електронному вигляді засобами електронної пошти з використанням КЕП. Забезпечення зберігання Заяв, отриманих в електронному вигляді, з можливістю експорту з Системи разом з накладеним КЕП.

Можливість формування строгої (за шаблоном) маршрутної схеми передачі заяв суб’єктів ринку телекомунікацій/користувачів радіочастотного ресурсу України/ операторів поштового зв’язку для опрацювання та розгляду відповідно до типу Заяви в ССП.

Автоматичне формування типового варіанту тексту електронної резолюції до Заяви відповідно до її типу, доступної для модифікації та підпису.

Автоматичне доведення Заяв до виконавців у відповідності до електронних резолюцій. Автоматичне визначення крайньої дати винесення на розгляд засідання комісії НКРЗІ

відповідно до розкладу проведення засідань, розрахунку та присвоєння відповідного контрольного терміну опрацювання Заяви згідно Законодавства, а також автоматичне занесення відповідного питання до проекту порядку денного засідання, призначеного на крайню дату. Можливість коригування дати винесення на розгляд засідання комісії НКРЗІ згідно з розкладом проведення засідань та відповідно до контрольного терміну, та автоматичне внесення відповідних змін до проектів порядків денних відповідних засідань НКРЗІ.

Опціонально перенесення контрольного терміну (з автоматичним інформуванням усіх виконавців).

Можливість введення інформації з Заяв відповідно до її типу до спеціалізованих довідників (проектів записів відповідного Реєстру) опціонально: безпосередньо відповідальним працівником, шляхом завантаження з файлу формату MS Word за затвердженою формою.

Автоматизована перевірка КЕП, накладеного на Заяву, з можливістю перегляду інформації про підписанта.

Автоматизація ділових процесів з опрацювання Заяви відповідно до її типу, згідно з Технологічними картками адміністративних послуг, що надаються НКРЗІ, затверджених рішенням НКРЗІ від 07.03.2017 № 120.

Автоматизоване визначення дати винесення на розгляд засідання комісії НКРЗІ (з урахуванням контрольного терміну та терміну залишення без розгляду).

Автоматичне формування проекту рішення за встановленою формою з урахуванням

22

результатів опрацювання усіх Заяв, визначених до розгляду в одної пропозиції порядку денного засідання (з можливістю коригування).

Можливість формування складного маршруту погодження проекту рішення з підтримкою окремих рівнів погодження: посадові особи відповідального структурного підрозділу; керівники заінтересованих структурних підрозділів; Департамент правового забезпечення; члени НКРЗІ. Можливість направлення на внутрішнє погодження керівниками заінтересованих структурних підрозділів.

Можливість формування альтернативного проекту рішення за результатами попереднього розгляду.

Автоматична адресація погоджених проектів рішень разом з усіма матеріалами в модуль організації проведення засідань НКРЗІ.

Автоматичне формування витягів та проектів листів за результатами прийнятого рішення щодо кожної з розглянутих Заяв (з можливістю коригування).

Автоматичне направлення вихідного листа за результатами прийнятого рішення щодо Заяви засобами електронної пошти або до особистого кабінету заявника у разі подання Заяви в електронному вигляді.

Здійснення поточного та випереджувального контролю за дотриманням строків опрацювання Заяв по усіх етапах відпрацювання документів та формування відповідних звітів.

Оперативний моніторинг стану виконання документа із зазначенням стадій опрацювання.

3.4. Вимоги до організації проведення засідань НКРЗІ та інших нарад.

3.4.1. Вимоги до організації проведення засідань НКРЗІ:

Формування розкладу планових засідань НКРЗІ з датою, часом та місцем проведення засідання; інтеграція з календарем. Можливість автоматизованого перенесення засідання у разі необхідності на визначену дату, час та місце, а також формування позапланового засідання.

Резервування приміщення відповідно до розкладу запланованих засідань. Можливість формування порядку денного засідання НКРЗІ для подальшого

затвердження Головою НКРЗІ у визначений Регламентом НКРЗІ термін. Можливість надання пропозицій до питань порядку денного засідання НКРЗІ та списку

доповідачів і запрошених Головою, членами НКРЗІ, керівником Апарату, керівниками ССП НКРЗІ, керівником УДЦР шляхом заповнення форми, та автоматизоване формування переліку питань порядку денного та списку доповідачів та запрошених відповідно до наданих пропозицій.

Формування матеріалів для розгляду на засіданні за результатами погодження проектів рішень НКРЗІ, та їх відображення в персональних кабінетах Голови, членів НКРЗІ та інших окремовизначених посадових осіб для ознайомлення у визначені Регламентом НКРЗІ терміни.

Контроль термінів підготовки проекту рішення та матеріалів до нього стосовно кожного з питань, включених до порядку денного, відповідно до Регламенту НКРЗІ.

Здійснення контролю за дотриманням строків підготовки проекту рішення та матеріалів до нього стосовно кожного з питань, включених до порядку денного, та формування відповідних звітів.

Можливість проведення електронного голосування членів Комісії шляхом накладення КЕП на проект рішення, та автоматичне ведення протоколу (з можливістю модифікації секретарем).

Формування, направлення на підпис Голові НКРЗІ, та реєстрація ухвалених рішень у відповідному журналі уповноваженою особою, з можливістю налаштування прав на перегляд та (опціонально) автоматичним вивантаженням у форматі, готовому для оприлюднення на офіційному веб-порталі НКРЗІ.

Автоматична адресація ухвалених рішень щодо Заяв - на виконання до модуля ведення

23

Реєстрів. Автоматизована адресація (опціонально) ухвалених рішень до ССП на виконання та

постановка на контроль. Можливість підготовки секретарем, погодження (опціонально), затвердження Головою

НКРЗІ та реєстрації протоколів засідань НКРЗІ, протокольних доручень за визначеною формою.

Автоматичний контроль за всіма етапами підготовки засідання, виконанням рішень НКРЗІ та протокольних доручень. Формування автоматичних повідомлень про відхилення від встановлених термінів.

3.4.2. Вимоги до організації проведення нарад:

Планування нарад з датою, часом, місцем проведення та учасниками, у тому числі періодичних; інтеграція з календарем з можливістю ознайомлення з матеріалами наради.

Резервування приміщень з урахуванням усіх запланованих заходів. Можливість надання пропозицій до питань порядку денного учасниками наради. Можливість автоматизованого формування порядку денного наради. Оформлення протоколу нарад секретарем та направлення на погодження (опціонально),

затвердження та реєстрацію. Реєстрація протоколу наради у відповідному журналі уповноваженою особою. Можливість автоматизованого формування у разі необхідності за результатами нарад

протокольних доручень, та їх відправка для виконання відповідальним посадовим особам.

Автоматична постановка на контроль виконання протокольних доручень нарад. Здійснення поточного та випереджувального контролю за дотриманням строків

виконання протокольних доручень. Формування звітів.

3.5. Вимоги щодо супроводження системи:

Можливість налаштування прав доступу користувачів до компонент (модулів), об’єктів (папки, журнали, реєстри, звіти, довідники та т.п.) та документів, що зберігаються в системі.

Можливість інформаційного супроводження довідників системи. Можливість налаштування основних елементів Системи (реєстраційних карток

документів, табличних форм, пошукових запитів, звітів, довідників, маршрутних схем процесів, тощо) без використання програмування через механізм візуальних конструкторів.

Можливість налаштування: шаблонів документів та пов’язаних з ними екранних форм для заповнення (зокрема,

заяв на відпустку, підвищення кваліфікації, матеріально-технічне забезпечення, тощо);

формування стандартних маршрутів погодження, затвердження та реєстрації (обліку) для кожного виду шаблонних документів;

автоматизоване формування за предналаштованим шаблоном (з можливістю коригування) проекту документу на виконання шаблонних документів (зокрема, наказу про відпустку, службової записки, звіту про виконання, тощо) на основі інформації із заповненої екранної форми шаблонного документу та присвоєних йому в результаті затвердження та реєстрації реквізитів;

направлення на погодження, затвердження, реєстрацію та доведення до відома ініціатора та його безпосереднього керівника проекту документу, створеного на виконання шаблонного документа, за стандартизованим маршрутом.

24

Проведення навчання щодо налаштування та супроводження Системи для адміністраторів.

Проведення навчання щодо користування Системою для групи впровадження. Можливість налаштування основних параметрів та визначення обов’язкових атрибутів

шаблонів маршрутних схем опрацювання Заяв та створення нових шаблонів без використання програмування через механізм візуальних конструкторів.

Централізоване встановлення оновлень Системи, виданих розробником Системи, із збереженням персональних налаштувань користувачів, здійснених на етапі впровадження чи функціонування Системи.

Автоматичне протоколювання дій користувачів в Системі з можливістю налаштування його параметрів.

3. ВИМОГИ ДО ТЕХНІЧНІЧНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ

4.1. Вимоги до архітектури, інтерфейсу та швидкодії:

Мати клієнт-серверну архітектуру та функціонувати в ЛОМ з підтримкою мережевого протоколу обміну даними TCP/IP.

Мати клієнтську частину, реалізовану у вигляді повнофункціональних Web-інтерфейсу та Desktop-клієнтів, або повнофункціональних Web-клієнтів, у тому числі з можливістю роботи з мобільних пристроїв.

Мати ергономічний та інтуїтивно зрозумілий інтерфейс користувача, реалізований українською мовою, а також спеціалізований інтерфейс для вищого керівництва з можливістю опціонального налаштування функціоналу.

Надавати можливість та забезпечити роботу не менше 200 одночасних конкурентних з’єднань (клієнтські місця, мобільні місця, Web-з’єднання тощо).

Забезпечити масштабованість, керованість та надійність роботи користувачів.

4.2. Вимоги до програмно-апаратної платформи:

Система повинна забезпечити роботу усіх сервісів при таких мінімальних параметрах: параметри клієнтських комп'ютерів: центральний процесор – 2,8 ГГц, обсяг

оперативної пам’яті – 1 ГБ. серверна частина системи повинна забезпечувати прийнятну швидкодію для

зазначеної кількості користувачів за умови наявності ресурсів віртуального середовища на базі Xenserver не більше ніж:

сервер СКБД: центральний процесор – 4 ядра по 2,5 ГГц, обсяг оперативної пам’яті – 10 ГБ;сервер сеансів: центральний процесор – 2 ядра по 2,5 ГГц, обсяг оперативної пам’яті – 7 ГБ.

Система має використовувати СКБД, яка забезпечує: роботу з БД обсягом від 150 ГБ; обсяг щорічного поповнення довідників (журналів реєстрації) – від 27 000 записів на

рік; одночасну роботу не менше 200 користувачів.

Програмні вимоги до клієнтських комп'ютерів (робочих станцій): операційна система – MS Windows XP SP3 та вище; пакет MS Office 2003 та вище. У разі використання веб-інтерфейсу доступу Система повинна забезпечувати підтримку усіх сучасних веб-браузерів, а також підтримувати 49-у версію браузеру Google Chrome.

Виконавець повинен забезпечити поставку та інсталяцію програмного забезпечення СКБД з типом ліцензування freeware, необхідного для забезпечення роботи Системи.

4.3. Вимоги до використання засобів КЕП:

Система повинна забезпечувати можливість застосування посадовими особами НКРЗІ засобів КЕП КНЕДП ІДД ДФС з використанням електронної позначки часу, у тому числі

25

з використанням захищених носіїв інформації, та перевірки КЕП, виданих будь-яким КНЕДП.

Можливість імпорту/експорту електронних документів разом з усіма накладеними на них КЕП, виданими будь-яким КНЕДП.

Погодження та затвердження електронного документа здійснюється шляхом накладення на нього КЕП відповідних посадових осіб.

Накладення резолюції на електронний документ здійснюється шляхом накладення на неї КЕП відповідної посадової особи.

Система повинна забезпечувати можливість накладення та перевірки КЕП через Web-клієнт без додаткової інсталяції криптомодулів для браузера.

У разі погодження документа із зауваженнями, відповідні зауваження і пропозиції фіксуються у новій версії електронного документа, на яку накладається КЕП посадової особи.

Проставлення електронної печатки (кваліфікованої електронної печатки) на електронний документ здійснюється згідно із законодавством. При цьому зазначена процедура виконується лише після затвердження електронного документа.

4.4. Вимоги щодо інтеграційних можливостей:

Система повинна надавати можливості інтеграції із зовнішніми системами за допомогою відкритого та задокументованого API (набір базових функцій по доступу до об’єктів Системи), забезпечити можливість введення документів з файлової системи та скануючих пристроїв (у тому числі потокового введення документів з автоматичним розпізнаванням реєстраційного номера по штрих-коду).

Система повинна забезпечувати можливість вивантаження інформації у форматі, готовому для оприлюднення на офіційному веб-порталі НКРЗІ, в частині рішень НКРЗІ, як підлягають оприлюдненню відповідно до законодавства.

Система повинна бути інтегрована з СЕВ ОВВ відповідно до регламенту взаємодії Системи електронної взаємодії органів виконавчої влади з системами електронного документообігу, затвердженого розробником СЕВ ОВВ.

Система повинна бути інтегрована з Системою електронної звітності НКРЗІ (НКРЗІ-СЕЗ), а саме:

отримання в Системі та реєстрації в журналі вхідної кореспонденції звітів суб’єктів ринку телекомунікацій (№ 1-К та № 2-А), які формуються засобами системи НКРЗІ-СЕЗ у форматі .pdf, з відповідним КЕП;

направлення до НКРЗІ-СЕЗ повідомлення про отримання, про реєстрацію та реєстраційних реквізитів.

Система повинна бути інтегрована з автоматизованою інформаційно-аналітичною системою «Кадри», а саме - забезпечити первинну міграцію та подальшу автоматизовану актуалізацію інформації в Системі відповідно до інформації в системі «Кадри» щодо:

структури та штатного розпису (з можливістю внесення змін); призначених, звільнених, переведених на інші посади працівників.

4.5. Вимоги до кваліфікації персоналу:

Система не повинна потребувати залучення додаткового персоналу для свого обслуговування. Адміністратором Системи може бути співробітник НКРЗІ, що пройшов курс навчання та має рівень кваліфікації достатній для обслуговування програмного забезпечення, описаного в розділі 4.2.

4.6. Вимоги щодо захисту інформації:

Система повинна забезпечити захист таких властивостей інформації, як цілісність, доступність та конфіденційність.

В Системі має бути реалізований механізм розмежування прав доступу до інформації, як на рівні груп документів чи певного документа так і на рівні доступу до функцій

26

системи відповідно до ролі користувача. Комплекс засобів захисту інформації Системи має відповідати вимогам нормативних

документів системи технічного захисту інформації в Україні. Рівень гарантій коректності реалізації засобів захисту системи згідно з НД ТЗІ 2.5-004-99 має бути не нижче Г-2, що підтверджується відповідним сертифікатом позитивного експертного висновку Держспецзв’язку України.

Виконавець повинен забезпечити розробку проекту Технічного завдання на створення комплексної системи захисту інформації в Системі.

4.7. Вимоги щодо гарантійної підтримки:

Виконавець забезпечує технічну підтримку програмного забезпечення Системи протягом щонайменше одного календарного року після її впровадження у експлуатацію. Гарантійна підтримка повинна включати безоплатні послуги з реагування на інциденти, пов’язані з виявленими дефектами у програмному забезпеченні Системи.

Виконавець гарантує можливість та технічний супровід міграції Системи на одну з пропрієтарних СКБД MS SQL/Oracle (за рішенням Замовника) протягом двох календарних років після її впровадження у експлуатацію.

Виконавець гарантує можливість розвитку та адаптації програмного забезпечення Системи відповідно до нових функціональних потреб Замовника, а також вимог законодавства й нормативно-правових актів, протягом щонайменше трьох календарних років після її впровадження у експлуатацію.

27

4. ЕТАПИ ВИКОНАННЯ РОБІТ

5.1. Послуги повинні надаватися затакими орієнтовними :етапами

№п/п Склад робіт за етапом Результат

виконання етапуТермін

виконанняІ. - Аналіз існуючих процесів ведення

діловодства Замовника. - Розробка та погодження з Замовником

Технічного завдання нас творення та впровадження Системи.

- Розробка програмного рішення згідно з Технічним завданням, та розгортання на апаратному забезпеченні Замовника Системи, без обмеження кількості підключень.

- Навчання групи впровадження Замовника з використання базового функціоналу Системи.

- Навчання групи адміністраторів. - Проведення тестової експлуатації

Системи.- Внесення змін до налагодження

системи згідно пропозицій та зауважень групи впровадження.

- Розробка проекту Технічного завдання на створення комплексної системи захисту інформації.

Технічне завдання на створення та впровадження Системи, затверджене Замовником.Інструкції користувача та адміністратора.Акт передачі-приймання наданих послуг. Впровадження Системи в експлуатацію.Проект Технічного завдання на створення комплексної системи захисту інформації.

.

14.12.2018

28

5. ПОРЯДОК ПРИЙМАННЯ СИСТЕМИ У ЕКСПЛУАТАЦІЮ

Приймання Системи здійснюється відповідно до програми приймальних випробувань, яка складається Виконавцем і затверджується Замовником, та охоплює оцінку відповідності Системи цим Технічним вимогам та Договору про закупівлю.

Для приймання Системи та оцінки якості наданих послуг Замовником утворюється комісія з приймання наданих послуг (далі – Комісія), яка призначається наказом керівника Апарату та включає представників ССП Замовника, які проводитимуть експлуатацію та здійснюватимуть супроводження функціонування Системи.

За результатами роботи Комісія має право: узагальнення та схвалення пропозицій щодо можливого доопрацювання Системи; формування та передачу Виконавцю протоколів щодо необхідності проведення

доопрацювання Системи за результатами її тестової експлуатації. За результатами роботи комісії складається протокол приймальних випробувань та звіт

з відповідними висновками щодо приймання наданих послуг, схвалений усіма членами Комісії.

29

Додаток 2 до Договору № _______________________від « ____ » ______________ 2018 року

КАЛЕНДАРНИЙ ПЛАНнадання послуг

№п/п Склад робіт за етапом Результат

виконання етапуТермін

виконання*І - Аналіз існуючих процесів ведення

діловодства Замовника. - Розробка та погодження з Замовником

Технічного завдання нас творення та впровадження Системи.

- Розробка програмного рішення згідно з Технічним завданням, та розгортання на апаратному забезпеченні Замовника Системи, без обмеження кількості підключень.

- Навчання групи впровадження Замовника з використання базового функціоналу Системи.

- Навчання групи адміністраторів. - Проведення тестової експлуатації

Системи.- Внесення змін до налагодження

системи згідно пропозицій та зауважень групи впровадження.

- Розробка проекту Технічного завдання на створення комплексної системи захисту інформації.

Технічне завдання на створення та впровадження Системи, затверджене Замовником.Інструкції користувача та адміністратора.Акт передачі-приймання наданих послуг. Впровадження Системи в експлуатацію.Проект Технічного завдання на створення комплексної системи захисту інформації.

.

14.12.2018

Виконавець: Замовник:

Голова НКРЗІ

_____________ О.М. Животовський м.п. м.п.

Додаток 3 до Договору № _______________________від « ____ » ______________ 2018 року

Ф О Р М А

АКТпередачі-приймання наданих послуг

м. Київ «____» __________2018 р.

Національна комісія, що здійснює державне регулювання у сфері зв’язку та інформатизації (далі – Замовник), в особі Голови НКРЗІ Животовського Олександра Миколайовича, який діє на підставі Положення про Національну комісію, що здійснює державне регулювання у сфері зв’язку та інформатизації, затвердженого Указом Президента України від 23.11.2011 № 1067, з однієї сторони та __________________________ (Виконавець), в особі ______________________, який діє на підставі ______________, з другої сторони (далі – Сторони, а кожна окремо – Сторона), підписали цей Акт передачі-приймання наданих послуг (далі – Акт) про наступне:

1. Відповідно до Договору про закупівлю послуг пов’язаних з програмним забезпеченням (Послуги із створення та впровадження Системи електронного документообігу) (Придбання нематеріальних активів для системи електронного документообігу з передачею майнових прав) ДК 021:2015 – 72260000-5 № ________________ від «___» ___________ 2018 року (далі – Договір) Виконавець надав, а Замовник прийняв послуги: ________________________________________________________________________________

(найменування та обсяги фактично наданих послуг)та виключні майнові права відповідно до розділу 2 Договору.2. Загальна вартість зазначених у пункті 1 цього Акта послуг складає – __________ грн. (____________ грн.________ 00 коп.), у тому числі ПДВ 20% – ____________ грн. (____________ грн. ________ 00 копійок).3. Підписанням цього Акта Виконавець та Замовник підтверджують факт належного та повного надання послуг за Договором.На момент підписання цього Акта претензій щодо послуг, зазначених в пункті 1 цього Акта, Сторони одна до одної не мають.4. Даний Акт складено у двох автентичних примірниках, що мають однакову юридичну силу, по одному примірнику для кожної із Сторін.

ВИКОНАВЕЦЬ: ЗАМОВНИК:____________________________________________________________________________

Адреса місцезнаходження: ____________________________________________________________________________тел.: ________________Р/р: _______________ в _________________, МФО _____________,код ЄДРПОУ ________,Інд. податковий номер __________________.

______________________________________ м.п.

Національна комісія, що здійснює державне регулювання у сфері зв’язку та інформатизаціїАдреса місцезнаходження: 01001, м. Київ, вул. Хрещатик, 22,

Р/р 35210001080204 в Державній казначейській службі України,МФО 820172, код ЄДРПОУ - 37994258

Голова НКРЗІ ______ О.М. Животовськийм.п.

Додаток № 4 до Договору № _______________________від « ____ » ______________ 2018 року

КОШТОРИС ВАРТОСТІнадання послуг

№ з/п Статті витрат Сума, грн.

Вартість всього, без ПДВПДВ РАЗОМ з ПДВ

ЗАМОВНИК______________________________________

Адреса місцезнаходження: ____________________________________________________________________________тел.: ________________Р/р: _______________ в _________________, МФО _____________,код ЄДРПОУ ________,Інд. податковий номер __________________.

______________________________________ м.п.

ВИКОНАВЕЦЬНаціональна комісія, що здійснює державне регулювання у сфері зв’язку та інформатизаціїАдреса місцезнаходження: 01001, м. Київ, вул. Хрещатик, 22,

Р/р 35210001080204 в Державній казначейській службі України,МФО 820172, код ЄДРПОУ - 37994258

Голова НКРЗІ ______ О.М. Животовськийм.п.

2

Додаток №5до Документації

МЕТОДИКА ОЦІНКИ ТЕНДЕРНИХ ПРОПОЗИЦІЙКритерії оцінки тендерних пропозицій по 100 бальній системі:

1. Ціна тендерної пропозиції з урахуванням усіх податків та зборів, в т.ч. ПДВ (грн.): максимальна оцінка – 100 балів (найкращу оцінку буде виставлено пропозиції з найнижчою ціною).

3