normas para la administracion, uso y control de …

NORMAS PARA LA ADMINISTRACION, USO Y CONTROL DE VEHICULOS MOTORIZADOS

_____________________________________________________________________________________

Oficina de Racionalización 2


_____________________________________________________________________________________


SOCIEDAD DE BENEFICENCIA DE HUANCAYO

NORMAS PARA LA ADMINISTRACION, USO Y

CONTROL DE VEHICULOS MOTORIZADOS

DIRECTIVA N° 004-2003-SBH

Aprobado con R.D. N° 182-2003-SBH

GERENCIA DE PLANIFICACION

OFICINA DE RACIONALIZACION

HUANCAYO – 2003


_____________________________________________________________________________________


NORMAS PARA LA ADMINISTRACION, USO Y CONTROL DE

VEHICULOS MOTORIZADOS

DIRECTIVA N° 004-2003-SBH

I. OBJETIVO

La presente Directiva tiene por objeto establecer las Normas para la administración, uso y

control de los vehículos motorizados de propiedad de la Sociedad de Beneficencia de

Huancayo.

II. FINALIDAD

2.1. Establecer los procesos para la administración, uso y control de vehículos

motorizados.

2.2. Racionalizar el uso de los vehículos motorizados.

2.3. Coadyuvar en la adecuada utilización de los vehículos motorizados para el servicio

requerido por la diferentes Unidades Orgánicas de la Sociedad de Beneficencia de

Huancayo.

2.4. Mantener actualizado la información del registro y control de los vehículos

motorizados que forman parte del patrimonio de la Sociedad de Beneficencia de

Huancayo.

III. ALCANCE

La Directiva es de aplicación en todas las Unidades Orgánicas de la Sociedad de Beneficencia

de Huancayo.

IV. BASE LEGAL

4.1. Decreto Legislativo N° 356, Ley de Sociedades de Beneficencia y Juntas de

Participación Social.

4.2. Decreto Ley N° 26162, Ley del Sistema Nacional de Control.

4.3. Resolución de Contraloría N° 196-88/CG, Reglamento de las Acciones de Control.


_____________________________________________________________________________________


4.4. Decreto Ley N° 22056, que instituye el Sistema de Abastecimiento:

a) Proceso Técnico de Registro y Control.

b) Proceso Técnico de Seguridad.

c) Proceso Técnico de Mantenimiento.

4.5. Resolución Jefatural N° 118-80-INAP/DNA, que aprueba las Normas Generales del

Sistema de Abastecimiento.

4.6. Decreto Supremo N° 012-2001-PCM, Texto Unico Ordenado de la Ley de

Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

4.7. Decreto Supremo N° 013-2001-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y

Adquisiciones del Estado.

4.8. Ley N° 27879, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2003.

V. APROBACION

La presente Directiva será aprobada por el Directorio de la Sociedad de Beneficencia de

Huancayo.

VI. NORMAS GENERALES

6.1. Aspectos Generales:

a) La Sub Gerencia de Logística es responsable de supervisar y controlar el uso,

manejo, seguridad, mantenimiento y conservación de los vehículos motorizados de

propiedad de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo, cuando se encuentran en

uso al servicio institucional.

b) Los vehículos motorizados deberán ser utilizados únicamente para el cumplimiento

de funciones específicas de la Unidad Orgánica a la cual fue asignada, y de las

Areas al que brinda servicios; para ello, debe contar con autorización del

Funcionario donde está asignada la Unidad Móvil.

c) La Gerencia de Administración y Finanzas es responsable de contratar las Pólizas

de Seguro que cubra de toda eventualidad o siniestro a los vehículos motorizados

de propiedad de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo.

d) El requerimiento para el uso de la Unidad Móvil debe formularse con criterio de

austeridad, racionalidad y oportunidad del servicio.


_____________________________________________________________________________________


e) La Gerencia de Administración y Finanzas designará mediante documento, a la

persona que se encargará de conducir la Unidad Móvil que se le asigne, quién será

responsable para todos sus efectos.

f) Cuando se incorpore un vehículo motorizado al patrimonio institucional, el Area

de Control Patrimonial debe enviar copia legalizada de los documentos

sustentatorios, a la Oficina de Circulación del Ministerio de Transporte y

Comunicaciones, y a la Oficina de Seguros, para los fines pertinentes; asimismo,

deberá actualizar el Padrón General de Vehículos.

g) El Area de Control Patrimonial, llevará un File por cada Unidad Móvil que incluya:

Inventarios, Actas de Entrega de Cargo, Resumen del historial de las unidades, y

documentos de gestión.

h) El Area de Servicios Auxiliares llevará el historial de cada vehículo motorizado,

que contendrá: Informes Técnicos, Parte Diario de Conducir, Informe de

Desplazamiento de Vehículos, y otros.

i) Cada Chofer llevará un Auxiliar de Situación del Vehículo, en el que anotará todas

las incidencias sucedidos en uso de servicio efectuado.

6.2. Altas, Bajas, Valorizaciones y Ventas:

a) Corresponde al Area de Control Patrimonial elaborar el inventario de los

accesorios o implementos que forman parte del vehículo; el mismo que debe ser

actualizado por lo menos cada tres (3) meses.

b) Cada accesorio o implemento del vehículo tendrá un número de registro (número

del Inventario).

c) El Area de Control Patrimonial previa calificación, deberá realizar la depuración

técnica de todos los vehículos de transporte que se encuentren inoperativos, con el

fin de dar de baja aquellas Unidades donde su costo de reparación resulte

antieconómico; informando a la Gerencia de Administración y Finanzas quién

pondrá a consideración de la Gerencia General y posteriormente al Directorio la

propuesta de baja y venta en Remate Público, de acuerdo a normas legales

vigentes.

6.3. Identificación de los Vehículos:

a) La Gerencia de Administración y Finanzas a través de la Sub Gerencia de

Logística, aplicará las medidas pertinentes para que los conductores de los

vehículos motorizados de propiedad de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo,

cuenten con una Credencial que exprese el número de rodaje y el nombre del


_____________________________________________________________________________________


Chofer a cuyo cargo corre exclusivamente su conducción. El conductor deberá

portar obligatoriamente dicha credencial, a fin de poder identificarse ante

diferentes circunstancias.

b) La Credencial será renovada automáticamente por la Sub Gerencia de Logística,

cuando se haya producido cambio del conductor o a pedido de éste cuando las

circunstancias lo ameriten. En cualesquiera de los casos el Chofer deberá devolver

la Credencial caduca a la Sub Gerencia de Logística.

c) Todos los vehículos motorizados deberán contar con la “Tarjeta de Propiedad

Vehicular” a nombre de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo, emitida por el

Ministerio de Transporte y Comunicaciones, ó de ser el caso, con un documento

que certifique la propiedad del vehículo a nombre de la Institución.

6.4. Asignación y Uso de Vehículos:

a) Para hacer uso del vehículo dentro ó fuera de las horas y días laborables ó no

laborables debe tener obligatoriamente la autorización del Funcionario de la

Unidad Orgánica a la cual fue asignada la Unidad Móvil. Dicho servicio sólo podrá

ser utilizado sobre la base de necesidades primordiales debidamente justificadas y

en estricta armonía con el cumplimiento de funciones o casos fortuitos o de fuerza

mayor.

b) A cada vehículo deberá asignarse un Chofer autorizado, quien recibirá la Unidad

Móvil mediante Acta de Entrega e Inventario (Anexo 01).

c) Son responsables directos del buen uso de los vehículos motorizados, los

Funcionarios y Servidores que hayan solicitado el servicio de transporte, así como

el conductor de la Unidad Móvil asignada, haciéndose acreedores a las sanciones a

que hubiera lugar en caso de detectarse alguna transgresión de la presente

Directiva.

d) El conductor del vehículo motorizado presentará el “Parte Diario del Conductor”

(Anexo 02), visado por el Funcionario que autorizó y/o utilizó el servicio, en el

que se indicará el número de vehículo motorizado, hora de salida, recorrido

efectuado, personas que utilizaron el vehículo, hora de llegada y lugares que se

recorrieron, kilometraje de salida, de llegada; dotación de combustible,

reparaciones, mantenimiento, etc.; así como cualquier otra información que se

anotará dentro del rubro observaciones.

e) Todos los vehículos motorizados deberán ser guardados al término de la jornada

de trabajo en los ambientes adecuados para cochera.


_____________________________________________________________________________________


f) Está terminantemente prohibido el uso de vehículos motorizados fuera del horario

de trabajo y días no laborables; salvo que en cumplimiento del servicio y/o

comisión de servicios tuvieran que realizar los Funcionarios o Servidores de las

Unidades Orgánicas; para dicho fin deberán contar con autorización de la Gerencia

General, con excepción de la Unidades Móviles destinados a las Areas Productivas

y/o de Apoyo Social.

g) La Presidencia del Directorio contará con un vehículo de uso exclusivo, el mismo

que estará sujeto al presente Reglamento, en lo que fuere pertinente.

h) Los vehículos motorizados que realicen servicio de viajes largos deben estar en

estado óptimo, bajo responsabilidad del Chofer, para evitar accidentes o

inconvenientes.

6.5. Mantenimiento y Reparación de los Vehículos:

a) El servicio de reparación de los vehículos motorizados se contratará por

intermedio del Area de Servicios Auxiliares, a través de terceros.

b) La Sub Gerencia de Logística debe elaborar anualmente el Cronograma de

Revisión Técnica de los vehículos motorizados de la Institución, a fin de

determinar el estado general de los mismos y autorizar su funcionamiento acorde a

las normas de seguridad.

c) El Chofer es responsable de mantener en perfecto estado de funcionamiento el

vehículo asignado, a fin de resguardar y proteger los recursos humanos y

materiales. Al detectar indicios de fallas mecánicas o mal funcionamiento en la

Unidad Móvil, debe comunicar oportunamente a la Sub Gerencia de Logística para

su revisión y/o reparación a través de terceros.

d) Al término del servicio de mantenimiento y/o reparación de un vehículo

motorizado, el Area de Servicios Auxiliares deberá verificar los trabajos realizados

y el cumplimiento del Contrato, para dar la conformidad del servicio efectuado,

dando cuenta a la Sub Gerencia de Logística.

e) Al concluir el servicio de viajes largos el Chofer informará sobre el estado

operativo del vehículo a fin de programar su mantenimiento o reparación (Anexo

4).

6.6. Carburantes, Lubricantes y Otros:

a) El Control del consumo de combustible y lubricantes deberá realizarse a través del

Area de Servicios Auxiliares; mediante las acciones siguientes:


_____________________________________________________________________________________


a.1. Verificación del recorrido diario de cada Unidad Móvil y su consumo de

combustible y lubricantes por kilómetro.

a.2. Revisión, mantenimiento operativo y verificación del perfecto funcionamiento

del velocímetro de todas las Unidades Móviles.

b) Cada chofer, al solicitar el abastecimiento de combustible, presentará el Parte

Diario del Conductor, debidamente actualizado con las autorizaciones

correspondientes.

c) Ningún vehículo motorizado que se encuentre inoperativo o fuera de circulación

debe ser abastecido con lubricantes, bajo responsabilidad del Area de Servicios

Auxiliares.

d) El Contrato para el abastecimiento de combustibles y lubricantes, se efectuará a

través de la Sub Gerencia de Logística.

e) Los repuestos deberán adquirirse a firmas comerciales o proveedores que

garanticen su calidad, legitimidad, costo y oportunidad; cuya adquisición debe

estar refrendada con las facturas correspondientes.

VII. MECANICA OPERATIVA

7.1. El requerimiento para el uso de movilidad se efectuará a través del Jefe ó quién haga

sus veces de la Unidad Orgánica que solicita el servicio, ante la Gerencia a la cual está

asignada la Unidad Móvil.

7.2. Ningún vehículo motorizado podrá ser utilizado sin la respectiva autorización.

Los vehículos motorizados (Carrozas) asignados al Cementerio General de la

Sociedad de Beneficencia de Huancayo, serán utilizados exclusivamente para cumplir

con los servicios (traslado de cadáver) para el cual fue contratado; y previa

autorización del Sub Gerente del Cementerio.

7.3. El personal de vigilancia de los diferentes locales de la Institución, deberá anotar la

hora de salida, de retorno y/o ingreso del vehículo, en la Papeleta de Desplazamiento

del Vehículo (Anexo 03).

7.4. El Chofer que está a cargo de un vehículo motorizado deberá comunicar a la Sub

Gerencia de Logística, los casos de pérdida, robo o hurto de los accesorios o

implementos del vehículo, inmediatamente sucedido el hecho para su investigación y

determinación de la responsabilidad correspondiente.

VIII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS


_____________________________________________________________________________________


8.1. El pago de multas por infracciones al Reglamento de Tránsito atribuibles a los

vehículos de la Institución, será de responsabilidad del Chofer.

8.2. El Funcionario que infrinja la presente disposición, autorizando irregularmente el pago

de multas de una infracción de tránsito, será sancionado de acuerdo a las disposiciones

legales vigentes.

IX. DISPOSICIONES FINALES

9.1. Los Funcionarios y Servidores de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo, son

responsables del cumplimiento de la presente Directiva.

9.2. Ante el incumplimiento de lo dispuesto en la presente Directiva, la Gerencia de

Administración y Finanzas dispondrá las acciones correctivas necesarias y aplicará las

sanciones disciplinarias correspondientes.

9.3. Los puntos no estipulados en la presente Directiva serán resueltos por la Gerencia de

Administración y Finanzas.

X. MECANISMOS DE CONTROL

10.1. El Titular de la Unidad Orgánica que autoriza y el Funcionario o Servidor al que se

asignó el vehículo motorizado; es solidariamente responsable, tanto pecuniaria como

administrativamente de la pérdida, daño, deterioro o mal uso del bien, si ocurrieron

por negligencia en la aplicación del presente Reglamento.

10.2. Todos los vehículos motorizados de propiedad de la Sociedad de Beneficencia de

Huancayo, llevarán pintado, en lugar visible, el Logotipo de la Institución. Sólo por

autorización expresa del Titular de la Institución y en casos excepcionales previamente

fundamentados, se liberará de esa obligación.

10.3. El Area de Servicios Auxiliares debe tener actualizado el historial de cada vehículo

motorizado.

10.4. Se oficiará a las Autoridades de Tránsito para que informen de la circulación de

vehículos motorizados de propiedad de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo

fuera del horario establecido ó que se guarden en locales no oficiales; excepto los

casos autorizados expresamente de acuerdo al presente Reglamento.

10.5. La Gerencia de Auditoría Interna, investigará los casos de incumplimiento de la

presente Directiva.


_____________________________________________________________________________________


ANEXO N° 01

ACTA DE ENTREGA – INVENTARIO DE EQUIPO DE TRANSPORTE

En la ciudad de Huancayo, a los............................. del mes de........................... del 200......,

reunidos en ...................................................., los señores:…………………………………………...

.......................................................................................................................................................

Se procede con la entrega y recepción de la Unidad Móvil con las siguientes características:

MARCA: ...................... COLOR: ....................... MODELO: ....................... AÑO ............

MOTOR N°: ...................... PLACA N°: .......................

DESCRIPCION ESTADO

CANTIDAD DESCRIPCION ESTADO

CANTIDAD B R M B R M

MASCARA GENERADOR (DIN-ALTER)

AROS DELANTEROS DEPOSITO DE AGUA

LUCES DIRECCIONALES LLAVE DE CONTACTO

PLACA DE RODAJE CENICERO

CAPOT ENCENDEDORES

LUNA PARABRISA PISOS DE JEBE

PLUMILLAS LIMPIA PARABRISA JEBE DE PEDALES

BRAZOS LIMPIA PARABRIZA PERILLA DE PALANCA

LUNAS PUERTA DELANTERA ESPEJO RETROVISOR INT.

LUNAS PUERTA POSTERIOR VELOCIMETRO

LUNAS CORTAVIENTO ODOMETRO

PUERTAS MARCADOR DE GASOLINA

TAPABARROS DELANTEROS MARCADOR DE PRES. AC.

ESPEJO RETROVISOR EXT. MARCADOR DE TEMPERATURA

TAPABARROS POSTERIORES AMPERIMETRO

TAPA TANQUE DE GASOLINA GAVETAS

LUCES DE PELIGRO TAPASOLES

LUCES DE RETROCESO ASIENTOS Y ESPALDAR

LUCES DIRECCION POSTERIOR MANIJAS DE PUERTAS

PARACHOQUE POSTERIOR TAPISADO CASETA

PARACHOQUE ANTERIOR MUELLES (PAQUETES)

RADIADOR AROS DE RUEDA

TAPA DE RADIADOR VASOS DE RUEDA

PURIFICADOR DE AIRE CAJA DE TRANS. AUX.

TAPA DE ACEITE RUSTER

ARRANCADOR

CLAXON FUNCIONAMIENTO DE MOTOR

HERRAMIENTAS: LLANTAS

LLAVES DE RUEDAS DESARMADORES

LLAVE DE BUJIAS MEDIDOR DE AIRE

BATERIA EXTINGUIDOR

NOTA: El Chofer que recibe el vehículo, se hará responsable por los daños que pueda ocasionar

al vehículo por el uso inadecuado o por las negligencias que pueda cometer con el vehículo

asignado a su cargo, respondiéndolo en igual condición a la que se le entregó.


_____________________________________________________________________________________


ANEXO N° 02

PARTE DIARIO DEL CONDUCTOR

NOMBRES Y APELLIDOS(chofer)..................................................................................

VEHICULO: .................................................. PLACA N° .........................................

HORA DE SALIDA: ...................................... HORA DE RETORNO: .....................

KILOMETRAJERE CORRIDO(Total):..............................................................................

COMBUSTIBLE(Total):....................................................................................................

NOMBRE Y APELLIDOS DEL SOLICITANTE LUGARES DE RECORRIDO

OBSERVACIONES: ......................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

FECHA: .........................................................

_________________________ FIRMA DEL CONDUCTOR


_____________________________________________________________________________________


ANEXO N° 03

DESPLAZAMIENTO DEL VEHICULO

OFICINA SOLICITANTE :

....................................................................................................

PERSONA SOLICITANTE :

....................................................................................................

ACTIVIDAD A REALIZAR :

....................................................................................................

DESTINO :

....................................................................................................

CHOFER :

....................................................................................................

VEHICULO :.................................................MARCA : ..............................

COLOR :...............................................PLACA N° ...............................

HORA DE SALIDA:.................., HORA LLEGADA DESTINO:................, HORAS SALIDA DESTINO: .....................

FIRMA VIGILANTE................., FIRMA VIGILANTE .................., FIRMA VIGILANTE.. ...................

HORA DE RETORNO:................, HORA LLEGADA DESTINO:................, HORAS SALIDA DESTINO: .................

FIRMA VIGILANTE................., FIRMA VIGILANTE .................., FIRMA VIGILANTE.. ...................

_____________________ ______________________ ____________________

V°B° AUTORIZACION SUB GERENTE DE SOLICITANTE

LOGISTICA

1. LA PRESENTE PAPELETA SERA UTILIZADO PARA EL CONTROL DEL DESPLAZAMIENTO DE LAS UNIDADES

MOVILES, EN DICHA HOJA, EL PERSONAL DE VIGILANCIA ANOTARÁ LA HORA DE SALIDA, LLEGADA Y RETORNO.


_____________________________________________________________________________________


2. EL VISTO BUENO Y AUTORIZACION PARA EL USO DEL VEHICULO, SOLO SERA NECESARIO CUANDO EL SERVICIO SEA FUERA DE LA CIUDAD.


_____________________________________________________________________________________


ANEXO N° 04

INFORME TECNICO DEL VEHICULO

NOMBRES Y APELLIDOS(chofer)...................................................................................

VEHICULO: .................................................. PLACA N° .........................................

DESTINO: ..................................................... N° DE DIAS: .....................................

DISTANCIA APROXIMADA:............................................................................................

FECHA: Del............................ Al..........................................

REPARACION MANTENIMIENTO

ULTIMA REPARACION: Fecha .........................

ULTIMO MANTENIMIENTO: Fecha ..................

SE HA EFECTUADO LA REPARACION

DE:......................................................................

............................................................................

......................................................................

SE HA EFECTUADO MANTENIMIENTO DE:

............................................................................

............................................................................

......................................................................

REQUIERE REPARACION DE

............................................................................

............................................................................

............................................................................

............................................................................

............................................................................

................................................................

REQUIERE MANTENIMIENTO DE

............................................................................

............................................................................

............................................................................

............................................................................

............................................................................

................................................................

OBSERVACIONES:

...........................................................................................................................................................

...........................................................................................................................................................

...........................................................................................................................................................

...........................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

FECHA: .........................................................

_________________________ FIRMA DEL CONDUCTOR

normas para la administracion, uso y control de …

Documents