Курс 3Группа 18Астрономия

Сделать сообщение, доклад по темам:1. Значение первых наблюдений Г. Галилея для изучения Солнца.2. Образование Луны.3. Солнечные и лунные затмения.

Работа с электронным учебником Астрономия на сайте www . acalemia - moscow . ru .1. Прочитать §3.3. Виды звезд (стр. 166). В конце параграфа на странице 171

ответить на вопросы.Напоминаю: где находится электронный учебник Астрономия

Сайт www.academia-moscow.ruЛогин: npuiiПароль: 654321Алгоритм дальнейших действий:

1. Заходим в "Кабинет"2. Находим "Моя книжная полка"3. Первая книга в списке "Астрономия", находим ссылку "перейти к чтению"

Задание гр.18 3 курс Срок сдачи: 04.04

БЖ Составить таблицу «Виды и правила оказания первой помощи при отморожениях»

Задание гр.18

Техника машинописи

Тема: 1.Составление таблиц в Excel. Задание: создать таблицу «Бюджет семьи».

Основы редактирования

Тема: Составить текстовый документ: сводка, заключение, отзыв, перечень, список.

Учебник Л.А. Ленкевич «Делопроизводство».

Нормативно - правовые основы архивного дела

Составить номенклатуру дел структурного подразделения фирмы «Мир оргтехники» - 05 отдел кадров.

Срок сдачи: 04.04.

Задания отправлять по электронной почте: ira . erokhina 2011@ yandex . ru

Методические указанияпо организации и выполнению практических работ

по учебной дисциплине

Документационное обеспечение управления

по специальности среднего профессионального образования

социально-экономического профиля

2020

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №1, 2 «ОФОРМЛЕНИЕ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ»

 Бланк документа - это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами.На рабочем поле бланка, предназначенном для переменной информации, могут также размещаться символические графические знаки (ограничительные отметки): уголки, линии и т. п., которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают место размещения переменных реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов.ГОСТ Р-2016 устанавливает два стандартных формата бланков документов: А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм) (Соответствуют Международному стандарту ИСО 216:1975). В делопроизводстве также находит применение формат A3 (297x420), используемый для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов.

Согласно ГОСТ Р-2016 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:20 мм — левое;10 мм — правое;20 мм — верхнее;20 мм — нижнее.Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица стандартом установлены следующие виды документов: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа.Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. В зависимости от учредительных документов организации, общий бланк включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14 (см. Реквизиты документа и Общий бланк организации).Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.Для бланков писем характерны два варианта размещения постоянных реквизитов в рамках выделенной зоны - угловое и продольное (см. Пример 1 и Пример 2).Пример расположения реквизитов на угловом бланке

Пример расположения реквизитов на продольном бланке

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19. (образец бланка приказа см. ниже).ГОСТ Р -2016 устанавливает определенные требования к размещению на бланках постоянных реквизитов и ограничительных отметок.Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или

флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).Центрированный вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под реквизиты 11, 12, 13 оставляют трафаретные места.Флаговый вариант расположения реквизитов используется в основном при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью печатающих устройств (компьютер, печатная машинка) непосредственно при подготовке документа. При эгом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, для исходящих документов считается обязательным.Для внутренних документов часть реквизитов (01 - 07, 14), как правило, не воспроизводится.Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.Бланки документов следует изготавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов. Воспроизведение реквизитов на бланках может производиться типографским способом, с применением средств оперативной полиграфии или с помощью вычислительной техники при подготовке конкретного документа.При изготовлении бланков типографским способом размеры шрифтов выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Более крупным шрифтом выделяется наименование организации и вида документа. Допускается реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами. Бланки печатаются красками насыщенного цвета, обеспечивающими незатруднительное чтение текста в удовлетворительных условиях освещения и получение качественных копий документов с помощью средств копировальной техники.ГОСТ Р -2016 не оговаривает виды шрифтов, которыми следует пользоваться при подготовке текста документа с использованием средств вычислительной техники. Основное требование к шрифтам сводится к тому, чтобы они были хорошо читаемыми. Некоторым образом конкретизируется требование к шрифтам в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. При подготовке документов рекомендуется использование шрифтов размером N 12 - 15 при печати через 1 - 2 интервала.При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова "страница" и его сокращенных вариантов или знаков тире (– 2 –).

Особые требования предъявляются к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков. Эти требования в отношении воспроизведения реквизита 01 (Государственный герб Российской Федерации) оговорены Федеральным конституционным законом "О государственном гербе Российской Федерации" от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ (с изм. и доп. от 9 июля 2002 г.).

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №3,4 «СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ»

Цель работы: Научиться составлять и оформлять организационно-распорядительные документы в соответствии с ГОСТ -2016

Порядок выполнения работыПрактическая работа состоит из 4-х заданий по составлению ОРД. Чтобы оформить документы необходимо использовать типовые формы, которые находятся в приложениях. В приложениях также представлены заполненные образцы этих документов.Оформление документов производится в редакторе Microsoft Word с соблюдением всех отступов и интервалов. Все выполненные задания должны быть распечатаны и представлены преподавателю для проверки.

Задание 1Оформить заявление кассира завода «Свет» с просьбой предоставить ученический отпуск с 06.03.20___ по 18.03.20___ продолжительностью 13 календарных дней на основании справки-вызова № 5655 от 01.03.20___. Ф.И.О. кассира Иванова Ирина Петровна. Для примера используйте приложение 1.

Задание 2Оформить приказ по личному составу на основе данных задания № 1 и образца приложения 2.Приказ № 65к от 05.03.20___«О предоставлении ученического отпуска» кассиру завода И.П. Ивановной с 06.03.20___ по 18.03.20___ продолжительностью 13 календарных дней на основании справки-вызова № 5655 от 01.03.20___ и заявления кассира И.П. Ивановной.Проставить визу согласования начальника отдела кадров О.А. Сергеевой и отметку об ознакомлении с приказом Ивановой.

Задание 3Оформить приказ по основной деятельности на основе предложенных образцов в приложении 3 и 4.В соответствии с Распоряжением Министра от 04.03.20___ №115 «Об усилении противопожарной безопасности и усилении охраны в период праздничных дней» составить приказ №245 от 06.03.20___, изданный директором Научно-производственного объединения «Агроприбор» г. Москвы М.Д. Галкиным.В распорядительной части выделить 4 пункта:

1. Об организации уборки территории объединения2. О проверке состояния электропроводки3. О предоставлении в секретариат генерального директора списка сотрудников, пребывание

которых необходимо на территории объединения в праздничные дни3. Контроль за исполнением возлагается на главного инженера объединения П.Р. Жарова.

Каждый пункт рассмотреть по схеме «Кому?», «Что нужно сделать?», «До какого срока?».Например, к п.1 Заведующему складом О.Н. Никитину организовать уборку территории до 07.03.20___.Проставить визу главного инженераПоставить отметку об исполнителе. Исполнителем является Соловьева телефон 302-34-56

Задание 4.

Оформить распоряжение № 137 от 10.03.20___ главного инженера Московского станкостроительного завода «Техмаш» Д.М. Солнцева «О внедрении стандарта ОРД СТП 02-601» на основе предложенных образцов в приложении 5 и 6.В распорядительной части указать 4 пункта:

1. О внедрении стандарта ОРД СТП 02-601 во всех службах, на участках и в структурных подразделениях завода с 01.04.20___.

2. Об организации занятий по изучению СТП 02-601 со специалистами и инженерно-технологическим персоналом (с указанием «Кому» и с какого числа)

3. Об организации тиражирования бланков ОРД, типовых текстов и унифицированных форм (с указанием «Кому?»)

4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя директора по общим вопросам И.К. Бирова.Проставить визу юрисконсульта П.К. ЛуноваПоставить отметку об исполнителе. Исполнителем является Журавлева телефон 308-34-16

Приложение 1ОБРАЗЕЦ ЗАЯВЛЕНИЯ

Генеральному директору АО «Уфанефтегазстрой» Р.Б. Тухватуллину бухгалтера А.В. Захарова

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить очередной отпуск на основании графика отпусков с 01.03.2009 по 28.03.2009 продолжительностью 28 календарных дней.

(подпись) А.В. Захаров 20.02.2009

Приложение 2

ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

ТОО «Светлана»

ПРИКАЗ

10.03.2009 № 68

О приеме на работу

ПРИКАЗЫВАЮ:Принять СМ. Ракитину на должность главного бухгалтера цеха № 1 с 05.03.2009 с окладом 10000 (десять тысяч) рублей в месяц согласно заключенному трудовому контракту.

Основание: Трудовой контракт № 20 от 05.03.2009

Генеральный директор ___________________ О.В. Сидоров

Заместитель директора по кадрам ___________________ СМ. Павлова

Юрисконсульт ___________________ СК. Игнатьев

С приказом ознакомлена 10.03.2009 ___________________ СМ.РакитинаПриложение 3

МАКЕТ ПРИКАЗА ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Наименование министерства или ведомства

Наименование организации

ПРИКАЗ

00.00.0000 №

Место изданияЗаголовок (краткое содержание, выраженное отглагольным существительным в предложном падеже, начинается прологом «О...»)

Текст констатирующей части приказа, приводятся факты, послужившие основанием для издания приказа. Констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ (пишется отдельно на строке)1. Полное наименование должности исполнителя И.О. Фамилия в дательномпадеже или наименование структурного подразделения - необходимые действия,выраженные глаголом в неопределенной форме, - срок действия (без слова «срок»)2. Полное наименование должности И.О. Фамилия или структурноеподразделение (если в пункте несколько действий, разных по характеру, то каждоевыделяется в подпункт):

1. Действие и срок исполнения2. То же

3. Последний пункт имеет постоянную формулировку:Контроль за исполнением приказа возложить на (структурное подразделение или лицо, на которое возлагается контроль, наименование должности, фамилия, инициалы в винительном падеже).

Наименованиедолжности руководителя И.О. Фамилия

Если необходимо, то в этом месте указывают визы (без слова «виза») напримерГлавный бухгалтер И.О. ФамилияДата

Приложение 4 ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ЗАО «Информационные системы»

ПРИКАЗ

10.04.2009 №32 Москва

О мерах по обеспечению сохранности документов

В целях совершенствования организационного и документационного обеспечения деятельности организации и обеспечения сохранности документовПРИКАЗЫВАЮ:1. Создать комиссию в составе: председатель - заместитель директора по персоналу Петров П.П.Члены комиссии:

1. Заместитель главного бухгалтера Сидорова С.С.2. Начальник отдела кадров Васильева В.В.3. Менеджер Романова P.P.

2. Комиссии проверить организацию и условия хранения управленческих документов и представить на утверждение акта проверки до 25.04.20093. Контроль за исполнением приказа возложить на секретаря Ф.И. Егорову.

Директор И.И. Иванов

Начальник общего отдела А.Д. Казакова10.04.2009

Павлов123 45 67

Приложение 5

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Распоряжение

Дата №

Место издания

Заглавие начинается с вопроса - О чем...

Текст документа может начинаться с констатирующей части излагается цель или причина создания. Констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть начинается словом ОБЯЗЫВАЮ:1. Распорядительные пункты строят по схеме: исполнитель - действие - срок. Последний пункт распоряжения формулируют следующим образом: Контроль за выполнением распоряжения возложить на наименование должности, инициалы, фамилия.Текст печатают через 1,5 интервала.

Наименование должности лица,

подписавшего документ И.О.Фамилия

Гриф согласованияили визы

Исполнитель, телефонПриложение 6

Открытое акционерное общество«АБСОЛЮТ»

РАСПОРЯЖЕНИЕ15.04.2009 №125

О проведении ремонтных работ

В связи с аварийным состоянием отопительной системы в комнате № 40

ОБЯЗЫВАЮ:1. Провести ремонтные работы в комнате № 40 до 01.05.2009. Ответственный -начальник

технического отдела B.C. Антонов2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на главного инженера А.В. Терехова.

Генеральный директор В.С.Семенов

Главный инженер Б.К.Савельев15.04.2009

Терентьева 233 67 88

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №5 «СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОТОКОЛОВ»

Цель работы: Научиться составлять и оформлять справочно-информационные документы в соответствии с ГОСТ Р -2016

Протокол - справочно-информационный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и решения (постановления), принятые коллегиальным органом. Коллегиальность - принцип управления, при котором руководство осуществляется не единолично, а группой лиц, обладающих равными правами при решении вопросов; форма принятия решений, при которой учитывается коллективное мнение, используется метод обсуждения. Формуляр протокола:

постоянные реквизиты "единого" бланка:o эмблема (03);o наименование организации (06);

o наименование вида документа (08) (ПРОТОКОЛ); переменные реквизиты "единого" бланка:o дата (09);o регистрационный номер (10);o место составления или издания документа (место; где состоялось заседание) (12);o заголовок (17);o текст (19);o отметка о наличии приложения (20)1;o подписи (21).

На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжалось несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире - окончания. Например: 19-20.09.99.Заголовок протокола отвечает на вопрос «чего?» и содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания) и названия коллегиального органа в родительном падеже.Текст протокола делится на две части: вводную, где указаны фамилии и инициалы председателя, секретаря, присутствующих, должности, фамилии и инициалы приглашенных и повестка дня, и основную, фиксирующую ход заседания.Вводная часть протокола оформляется по следующей схеме:Председатель - Фамилия И.О.Секретарь - Фамилия И.О.Присутствовали: (перечисляются фамилии и инициалы членов коллегиального органа по алфавиту фамилий).Если на заседании присутствовали более 15 человек, указывается общее количество присутствовавших и дается ссылка на список участников. Например:Присутствовали: 26 чел. (список прилагается)илиПрисутствовали: 120 чел. (регистрационный лист прилагается)Приглашенные:илиПриглашены: перечисляются должности, фамилии и инициалы лиц, приглашенных на заседание (по убыванию должностных рангов)Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на обсуждение коллегиального органа (пункты повестки дня). Каждый пункт нумеруется арабскими цифрами и отвечает на вопрос «о чем?». Например:Повестка дня:

1. О проекте производства продукции совместно с...Доклад (кого?) должность Фамилия И.О.

2. Об участии в отраслевой выставке...Доклад (кого?) должность Фамилия И.О.Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. По каждому пункту могут быть следующие части:СЛУШАЛИ:ВЫСТУПИЛИ:РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки от границы левого поля, после них ставится двоеточие.Слово СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется после цифры, обозначающей порядковый номер вопроса. Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указываются с новой строки с абзаца. После инициалов докладчика через тире фиксируются основные положения доклада. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа и, как правило, начинается с глагола в прошедшем времени (поддержал, опроверг, поставил под сомнение, одобрил, возразил, отметил, подчеркнул и т.п.).

Последовательность записи выступлений определяется порядком обсуждения.Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после инициалов докладчика или выступившего указывается; текст (тезисы) доклада (выступления) прилагается (прилагаются).После доклада или каждого выступления, если необходимо, последовательно записываются вопросы и ответы на них. Например:Фамилия И.О. - как будет осуществляться переподготовка специалистов?Фамилия И.О. -...Вопросы и ответы фиксируются только в том случае, если, отвечая навопрос, докладчик или выступавший затронули темы, не нашедшие отражения в докладе (выступлении).Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решение нумеруется арабскими цифрами с указанием пунктов и подпунктов. Номер пункта соответствует номеру обсуждаемого вопроса.На каждом заседании коллегиальный орган по всем пунктам повестки дня принимает или решение (РЕШИЛИ:) или постановление (ПОСТАНОВИЛИ:). Постановляющая часть решений должна быть конкретной и, при необходимости, содержать сведения об исполнителе, сути поручения и сроках его исполнения.Если необходимо, оформляют отметку о наличии приложения (20).Подписывают протокол председатель и секретарь собрания. Например:Пример оформления протокола

ЗАО «Заря»

ПРОТОКОЛ_________№_________

Москва

Заседания совета директоров

Председатель - Иванов И.И.Секретарь - Петров П.П.Присутствовали: Васильев В.В., Михайлов М.М., Романов P.P., Сидоров С.С.Приглашенные: заместитель директора по производству Кузнецов К.К., начальник отдела маркетинга Марков М.М.Повестка дня:1.О реализации проекта производства изделия АА-11.Доклад заместителя директора по производству Кузнецова К.К.2. Об участии в специализированной выставке.Доклад начальника отдела маркетинга Маркова М.А.

1. СЛУШАЛИ:Кузнецова К.К. - текст доклада прилагается. 

ВЫСТУПИЛИ:Васильев В.В. - сообщил о необходимости провести модернизацию оборудования.Романов Р.Р. - предложил составить список необходимого оборудования и изучить предложения поставщиков.Сидоров С.С. - предложил составить план замены оборудования и проводить модернизацию поэтапно.РЕШИЛИ:1.1. Приступить к производству изделия АА-11.1.2. Поручить производственной службе разработать и представить на утверждение план модернизации оборудования.

2. СЛУШАЛИ:Маркова М.А. - текст доклада прилагается.ВЫСТУПИЛИ:Михайлов М.М. - отметил, что выставка является достаточно дорогостоящим мероприятием. Принимать участие целесообразно только в том случае, если на стенде будут представлены образцы новой продукции.Васильев В.В. - гарантировал, что образцы продукции будут изготовлены в срок. Считает, что необходимо разработать план маркетинговых мероприятий.Сидоров С.С. - предложил подготовить пакет презентационных материалов.РЕШИЛИ:2.1. Принять участие в специализированной выставке.2.2. Поручить отделу маркетинга2.2.1. Подготовить пакет презентационных материалов.2.2.2. Обеспечить тиражирование рекламных материалов.2.2.3. Разработать и представить на утверждение план маркетинговых мероприятий.

Приложение 1. Текст доклада Кузнецова К.К. на 3 л. в 1 экз.2. Текст доклада Маркова М.А. на 2 л. в 1 экз.

Председатель И.И. ИвановСекретарь

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6 «СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ»

Цель работы: Научиться правильно составлять и оформлять справочно-информационные документы.Теоретический материалДокладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Текст состоит из двух частей: первая - описательная, в которой излагаются факты или события, и вторая часть - где идет изложение конкретных выводов, просьб, предложений. Бывают инициативные и ответные, внешние и внутренние.Объяснительная записка- документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дата, индекс, место составления, заголовок, текст, адресат, подпись.Справка - документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий. Отражают основную деятельность или подтверждают сведения биографического или служебного характера. Бывают внешние и внутренние. Реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, индекс, место составления, заголовок, текст, приложения, подпись, печать.Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события. Реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, индекс, место составления, заголовок, текст, отметка о приложении, подпись, гриф утверждения. Текст состоит из трех частей: вводной, констатирующей, выводов.Вводная часть строится по схеме: основание, составлен комиссией в составе: председатель, члены комиссии: в алфавитном порядке, должность, фамилии, инициалы.В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты, после текста указывают количество экземпляров акта и место их нахождения. Дата акта соответствует дню актируемого факта. Акт подписывают председатель и члены комиссии.

Задание 1Составить и оформить докладную записку от 16.09.2006 года инженера по технике безопасности В.С.Ильина главному инженеру ОАО «Лидер» о несоблюдении техники безопасности на стройучастке.Неоднократно ставился вопрос о соблюдении техники безопасности на стройучастке. Однако до сих пор отсутствуют ограждения на местах производства строительных работ. Именно:Не ограждаются места сварочных работ, где могут падать предметы с высоты.В заключении необходимо поставить вопрос о принятии срочных мер.

Задание 2Составить справку в паспортный отдел Грязинского РОВД о факте обучения Вас в колледже. В справке укажите: учитесь на каком курсе, отделении, специальности, с какого времени. Отдельно укажите срок окончания учебного заведения. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

Задание 3Составить акт и распределить реквизиты в соответствии с образцом:АКТ. АОЗТ «Хронметр». 25.01.2006. № 81/501-3. Москва. О вскрытии посылки. УТВЕРЖДАЮ Директор завода А.А.Авралов. 25.01.2006. Основание: приказ директора завода от 24.01.2006 №13. Составлен комиссией в составе: председатель начальник отдела снабжения В.А.Мешков, члены комиссии: 1. Инженер завода В.Н. Павлов2. Зав.складом завода М.М. Малкина.24.01.2006 г. в адрес завода прибыла посылка с завода-поставщика. При вскрытии ящика не оказалось корпусов для часов марки «Ракета», 12 (двенадцать) штук, числящихся по накладной № 187522 от 10.01.06. Комиссия пришла к выводу: потребовать от завода-поставщика досылки недостающего числа корпусов для часов марки «Ракета». Составлен в 3 экземплярах:1-й экз. - заводу-поставщику, 2-й экз. - заводу № 1, 3-й экз. - в дело.Председатель комиссии, члены комиссии.

ОБРАЗЕЦ АКТА

НАИМЕНОВАНИЕ OPI АНИЗАЦИИ УТВЕРЖДАЮСправочные данные (при необходимости)АКТ должность,00.00.0 № 00 подпись И.О.ФамилияМесто издания датаКраткое содержание события или фактаОснование: Распорядительный, нормативный документ или устноеуказание, послужившие основанием для составления актаСоставлен комиссией:Председатель: Наименование должности И.О.ФамилияЧлены комиссии: Наименование должности И.О.Фамилии(располагаются в алфавитном порядке)Присутствовали: Наименование должности И.О.Фамилии лиц, присутствующих при составлении акта.Текст констатирующей части акта. Описание проведенной работы, фиксация установленных фактов; могут содержаться выводы и заключения комиссии и конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты. Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных лиц или нормативными документами, регламентирующими составление акта.Составлен в ___ экземплярах:1 -й - кому (куда);2-й - кому (куда)и т.д.Приложение: Наименование приложения если, оно естьПредседатель подпись И.О.ФамилияЧлены комиссии подпись И.О.ФамилияИ.О.ФамилияПрисутствовали подпись И.О.ФамилияИ.О.Фамилия

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №7 «ОФОРМЛЕНИЕ И УДОСТОВЕРЕНИЕ РАЗЛИЧНЫХ КАТЕГОРИЙ ПИСЕМ»

Цель работы: Научиться составлять и оформлять служебные письма в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003Порядок выполнения работы

1. Записать номер практической работы, тему и цель работы

2. Записать коротко предложенные задания

Практическая работа состоит из 3-х заданий по составлению служебных писем. Чтобы оформить документы необходимо использовать типовые формы, которые находятся в приложениях. В приложениях также представлены заполненные образцы этих документов.

Оформление документов производится в редакторе Microsoft Word с соблюдением всех отступов и интервалов. Все выполненные задания должны быть распечатаны и представлены преподавателю для проверки.Задание 1.

Составьте письмо – приглашение № 544 от 10.07.20__ по сл. данным:

Институт точных приборов посылает письмо – приглашение директору ЦНИИ «Прометей» Константину Сергеевичу с приглашением посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливно – энергетических ресурсов в строительстве и промышленности». Выставка состоится в г. Москва в павильоне выставочного центра на Красной Пресне 18 августа 20__ года с 9.00 до 20.00. Адрес института точных приборов

Москва ул. Плеханова 36, тел. 237-87-77. Директор института точных приборов С. К. Сергеев.Используйте приложение 1.

Задание 2.

Составьте гарантийное письмо № 589 от 23.09.20__ по следующим данным:o «Миг» гарантирует АО «Восторг» отгрузку аккумуляторных батарей на сумму 324000 (Триста

двадцать четыре тысячи) рублей 00 копеек в течение 2-х недель с момента поступления денежных средств на расчетный счет.Адрес ООО «Миг» г. Москва ул. Садовая 36, тел. 237-87-87. Директор

«Миг» М. К.Максимов.Используйте приложение 1.

Задание 3.

Составьте информационное письмо № 59 от 12.09.20__ по следующим данным:Московский полиграфический техникум сообщает директору школы № 12 В.С. Антоновой о том, что в новом учебном году техникум открывает два новых факультета:

1. Лазерные технологии в полиграфии2. Юридический

Правила приема общие для всех.Адрес Московского полиграфического техникума г. Москва ул. Мира 86, тел. 337-87-87. Директор техникума М.С.Игнатьева.Используйте приложение 1.

Приложение 1.Наименование организацииРеквизит «Адресат»отправителя

Справочные данные организации-

отправителя

№

от

Текст письма. Письма – приглашения начинаются со слов «Уважаемый ...........! »Текст гарантийного письма начинается со слов «Настоящим гарантируем …»Текст информационного письма начинается со слов «Администрация техникума сообщает, что …»

Должность отправителяИ. О. Фамилия

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 8 «СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ТЕЛЕГРАММ, ТЕЛЕФОНОГРАММ И ТЕЛЕФАКСОВ»

Цель работы: Научиться правильно составлять и оформлять телеграммы, телефонограммы и

телефаксы.Теоретический материалТелеграмма - краткое текстовое сообщение, передаваемое средствами телеграфной сети. Могут быть посланы несколькими текстами в один пункт или с одинаковым текстом — в разные пункты. Телеграммы бывают следующих категорий: простая, срочная, правительственная и международная. Текст должен быть предельно кратким без союзов, предлогов, знаков препинания, используются сокращения типа: ТКЧ — точка. ЗПТ — занятая. Исправления не допускаются, цифры и числа пишут прописью. Текст печатается в 2-х экз. на одной стороне листа, заверяется печатью. Текст ответной телеграммы начинается с индекса документ, на который дается ответ, а инициативная — заканчивается номером. Разновидности телеграмм: фототелеграмма, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом, телеграмма с заверенной подписью.Образец телеграммы:ТЕЛЕГРАММАСРОЧНАЯ ДВА АДРЕСАДНЕПРОПЕТРОВСК ПРОФИНТЕРН СИРЕНКО РИМСКИЙ ВАГОНОСТРОИТЕЛЬНЫЙ ПОЧТОЙ

УСКОРЬТЕ ОТГРУЗКУ КОЛЮЧЕЙ ПРОВОЛОКИ ЗАКАЗУ 600231 НОРМЫ ФЕВРАЛЯ РИЖСКОМУ ВАГОНОСТРОИТЕЛЬНОМУ ТЧК ИСПОЛНЕНИИ СООБЩИТЕСОЮЗГЛАВМЕТАЛЛ РАЕВТелефонограмма - оперативная информация, передаваемая по телефону, записывается от руки. Реквизиты: наименование учреждений адресанта и адресата; реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц; номер, дата и время передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшею документ; номера телефонов; текст и подпись. Текст пишут кратко, четко, простыми предложениями. В первой части констатируются факты, во второй - предпринимаемые действия. Излагаются от первою лица. Объем - не более 50 слов.Форма телефонограммы:Адресант ТЕЛЕФОНОГРАММА Адресат/наименование учреждения/ /наименование учреждения/от кого кому./должность, ф.и.о./ /должность, ф.и.о./№ дата № датавремя передачи час мин время передачи час минПередал/а/ Принял/а/./фамилия/ /фамилия/Номер телефона Номер телефонаЗаголовок Текст /подпись/Телефакс — получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), передаваемого факсимильной связи. С помощью факса может быть послан

любой документ форматом А4. Текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.

Макет факса:Наименование организации Адресат:Должность. И.О.Фамилия00.00.0000 № 00 телефонНа № от факс

Заголовок к текстуТЕКСТ

Должность подпись И.О. Фамилия

Справочные данные об организации: адрес, телефон, факс, номер счета в банке и т.п.Задание 1Напишите телеграмму по образцу:Телеграмма. Срочная. Свердловский леспромхоз, Савельеву.Срочно отгружайте круглый лес в восемь вагонов в счет договора 123456 HP 85. Колхоз «Партизан», Демидов.399059, колхоз "Партизан", Белореченского района, Краснодарского края. Председатель колхоза С.Н.Демидов. 19.02.2015.Задание 2Напишите международную телеграмму:Телеграмма. Международная. Максимов атташе по торговле. Посольство РФ в Болгарии. Ул.Красова, 5, София Болгария.Представители министерства Анисимов, Кондратьев приедут 16 мая 2015 года в Софию для проведения переговоров.Зам министра ВЭС, 100121, Москва, ул.Краснопресненская, 20, МВЭС, 16-23-08/12, 19.02.2015 Разина 235-41-38Задание 3Напишите телефонограмму по образцу:Телефонограмма. От начальника железнодорожного депо №7 Рогова Б.Ю. № 12/9 24.06.14 10 час 05 мин, директору ММЗ Силину К.И. №76/4 24.06.2014 10 час 06 мин. Передала Миронова по телефону 284-17-87, приняла Смирнова по телефону 546-56-12. О поставке деталей объекту 333.Срочно изготовьте и поставьте детали тележки 02 агрегата ВТО-177 объекту 333. об исполнении доложите. Б.Ю. РоговЗадание 4Напишите телефонограмму по образцу:Телефонограмма. Научно-производственное объединение «Прибор» №23/15 24.06.14 10 час 35 мин, производственному ремонтно-техническому объединению .Передал Верхоянский по телефону 456-78-90, принял Зимин по телефону 356-22-11. О внедрении новой технологии.30.06.2014 в 15:00 в НПО «Прибор» состоится совещание по вопросу внедрения в производство новой технологии. Адрес: Кавказский бульвар, 57. О.П. Долинин.

Задание 5Напишите факс по образцу:Г(0)БОУ СПО Грязинский технический колледж 19.02.2015 отправляет факс №12/7 на №123 в Липецкий институт развития образования ректору Ротобыльской И.А. 8(474)2 22 33 41 по факсу 22-34-78. О направлении на курсы повышения квалификации.Направляем с 24.02.2015 на курсы повышения квалификации по теме «Мониторинг в сфере внедрения новых федеральных образовательных стандартов» Романову Н.И. и Клименко Е.В.Замдиректора по УР Савишина И.В.399059, Грязи, ул. МРасковой, дом 21, тел. 2-41-15, факс 2-56-58, номер счета РТ№123456789123/565КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. С помощью каких средств передастся телеграмма, телефонограмма, телефакс?2. Общее и различие в этих документах.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №9 «ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ»

Цель работы: научиться оформлять основные документы по личному составу работников на предприятииТеоретический материалПриказ – основной правовой акт, издаваемый руководителем организации любой организационно-правовой формы или формы собственности, действующим на основе единоначалия. Приказы издаются в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией, а также по административным вопросам, требующим правового решения, и по вопросам трудовых отношений между работником и работодателем.Лариса Санкина, канд. ист. наук, доцент кафедры документоведения РГГУ, МоскваВиды приказов

В каждой организации руководитель издает приказы двух видов: по основной деятельности и по личному составу. Обязательность издания приказов по личному составу установлена Трудовым кодексом РФ. Например, они необходимы при приеме на работу (ст. 68 ТК РФ), при прекращении трудового договора (ст. 841 ТК РФ).Приказ – важнейший документ в системе кадровой документации. С его помощью происходит оформление приема на работу, внутренних переводов, увольнения и т.д. На основе приказов ведутся все учетные формы (личная карточка работника (форма № Т-2), лицевые счета), заполняются личные дела, трудовые книжки и ряд других документов. Приказ подтверждает факт работы отдельного человека у конкретного работодателя и не только в настоящее время, но и спустя много лет.Приказами по личному составу оформляют следующие процедуры:

прием на работу; перевод на другую работу; увольнение (расторжение трудового договора); предоставление отпусков (отзыв из отпуска); командирование; внесение изменений в учетные документы; применение к работнику мер поощрения; наложение на работника дисциплинарного взыскания.

Все приказы по личному составу готовит кадровая служба, а при ее отсутствии – работник, отвечающий за работу с этой документацией. Издание приказа включает несколько этапов:

подготовка, оформление, регистрация, визирование (или согласование), ознакомление с ним работника.Подготовка приказа начинается с обязательного контроля качества первичных документов, которые в подавляющем большинстве случаев составляются работниками организации и передаются в кадровую службу. Документирование приема, увольнения и движения кадров предусматривает первоначальное составление таких документов, как заявления, докладные записки, представления, уведомления и др. Эти первичные документы называют документами-основаниями для издания приказов по личному составу. Кадровая служба (работник, отвечающий за работу с этой документацией) должна знать, как оформляется каждый из этих документов. На основе документов-оснований и готовятся приказы по личному составу. До подготовки приказа на первичном документе кадровик обязан получить резолюцию руководителя организации. Резолюция пишется от руки на первом листе документа справа и выражает решение руководителя по затронутому в документе вопросу. На кадровых документах резолюция носит «разрешительный» или «запретительный» характер, возможно, конкретизирует порядок и характер исполнения документа. Резолюция должна содержать: фамилию работника кадровой службы, которому дается поручение, содержание поручения, срок исполнения, личную подпись руководителя и дату составления резолюции (примеры 1 и 2). Документы-основания к приказам по личному составу с резолюцией руководителя организации являются правовой основой действия, которое устанавливается в приказе. Кроме того, в любом приказе по личному составу должна содержаться ссылка на наименование документа, его автора и дату.Пример 1

Пример 2

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 унифицированы формы следующих приказов (см. таблицу).Таблица

Наименование приказа (распоряжения)Форма №

О приеме работника на работуТ-1

О приеме работников на работуТ-1а

О переводе работника на другую работуТ-5

О переводе работников на другую работуТ-5а

О предоставлении отпуска работникуТ-6

О предоставлении отпуска работникамТ-6а

О прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)Т-8

О прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)Т-8а

О направлении работника в командировкуТ-9

О направлении работников в командировкуТ-9а

О поощрении работникаТ-11

О поощрении работниковТ-11а

Добавление литеры «а» к номеру унифицированной формы означает, что она предназначена для документального оформления приказа по личному составу, в котором одно распорядительное действие (например прием на работу) распространяется на нескольких работников. Унифицированные формы приказов без литеры «а» используются для оформления индивидуального приказа (одно распорядительное действие на одного работника).

Заголовочная часть унифицированных форм приказов имеет одинаковый состав реквизитов: наименование организации, ее код по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций), наименование вида документа (формы) и ее код по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации), номер и дата составления документа (пример 3).При подготовке проекта приказа с использованием унифицированных форм следует соблюдать следующие правила:

наименование организации – автора документа должно совпадать с наименованием, закрепленным в ее учредительных документах;

обязательно указание регистрационного номера приказа; дата в заголовочной части должна соответствовать дате издания приказа.

Номер приказа проставляется при его регистрации. В пределах календарного года кадровые приказы регистрируют порядковыми номерами с добавлением буквенного индекса. Система индексации документов создается в каждой кадровой службе и зависит от принятых в организации правил регистрации и количества издаваемых приказов. Все приказы по личному составу делятся на группы в соответствии со сроками их хранения. Чаще всего с индексом «ЛС» (или «К») регистрируют приказы долговременных сроков хранения (это приказы о приеме на работу, переводах, увольнении с работы). А вот у приказов о предоставлении ежегодных оплачиваемых, а также учебных отпусков, краткосрочных командировках, взысканиях срок хранения ограничен пятью годами, следовательно, буквенный индекс у них должен отличаться (например приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков регистрируют с индексом «О»).Регистрационный номер приказа необходим для учета документов, но, помимо этого, он является одним из реквизитов, придающих документу юридическую силу, то есть делающих документ бесспорным с точки зрения его официальности.Система индексации документов по кадрам зависит от принятых в организации правил регистрации и количества издаваемых приказовВ приказах по личному составу предусмотрено проставление такого реквизита, как дата издания приказа, которая размещается в его заголовочной части. Следует иметь в виду: ст. 68 ТК РФ определено, что приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Значит, и дата издания приказа должна соответствовать этому сроку.В соответствии с действующим ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст, даты могут быть оформлены двумя способами: цифровым (например 02.09.2009) или словесно-цифровым (например 02 сентября 2009 г.).При работе с приказами по личному составу следует уделять особое внимание оформлению дат – указанием даты сопровождается распорядительное действие, виза ознакомления работника, ссылка на документ-основание и т.д. (пример 4).Оформление содержательной части приказа по личному составу в унифицированных формах не представляет сложности – она заполняется в соответствии с имеющимся подстрочником.После окончания основного текста приказа во всех унифицированных формах пишется слово «Основание:» и вносятся наименование, дата и номер документа (документов), которые являются основанием для издания приказа. В унифицированных формах перечислены документы, которые могут быть основанием для издания приказа в каждом конкретном случае. Однако следует иметь в виду, что правильное оформление этого реквизита предусматривает не только упоминание документов, но и указание их выходных данных. Например: «Заявление Иванова И.И. от 27.09.2009 № 21», «Представление начальника отдела Петрова П.П. от 21.09.2009 № 27» и т.д.Последний этап подготовки приказа – его подписание. На подпись руководителю организации представляется полностью заполненная унифицированная форма. Оформление подписи

предусматривает указание должности руководителя, его личной подписи, инициалов и фамилии.На практике еще встречаются случаи, когда перед должностью руководителя от руки пишутся «за», «зам.» или проставляется косая черта. ГОСТ Р 6.30–2003 и иные действующие нормативные документы не допускают использование подобных приемов: это лишает документ юридической силы.Последний реквизит, который заполняется в унифицированных формах, – виза ознакомления работника, состоящая из слов «С приказом ознакомлен», личной подписи работника и даты ознакомления.

Помимо приказов в унифицированной форме, кадровые службы также издают приказы в текстовой форме. Так, не унифицированы приказы, издаваемые при оформлении взысканий работников (за исключением увольнения), отзыва из отпуска, о внесении изменений в учетные документы, например при изменении фамилии.Подобные приказы оформляют на бланке, который используется для издания приказов руководителя по основной деятельности. Бланк приказа должен содержать наименование вышестоящего органа (при его наличии), наименование организации (учреждения, предприятия), вид документа (приказ), место его издания, место для проставления индекса документа, даты. Регистрационный индекс и дата оформляются по тем же правилам, что и при заполнении унифицированных форм.Приказ в текстовой форме обязательно сопровождается заголовком, который формулируется в соответствии с видом приказа. Например, приказ о чем? – «О внесении изменений в учетные документы», «Об объявлении выговора», «Об отзыве из очередного отпуска».Приказ по личному составу, издаваемый в текстовой форме, так же как и приказ в унифицированной форме, может оформлять одно распорядительное действие относительного одного или нескольких работников. В первом случае текст приказа будет содержать один пункт. Во втором (такие приказы называют сводными) – текст должен содержать соответствующее количество пунктов.Содержательная часть приказа по личному составу, оформляемого в текстовой форме, как правило, начинается указанием на распорядительное действие: «Объявить выговор…» «Отозвать из очередного оплачиваемого отпуска…» и т.п. При формулировке текста распорядительных документов следует добиваться того, чтобы он точно выражал распорядительное действие, не допускал его различных толкований.После окончания текста от него отступают два-три интервала, печатают слово «Основание:» и дают ссылку на название, дату и номер документа (документов), которые являются основанием для издания приказа.На подпись руководителю организации представляется полностью оформленный и завизированный проект приказа. Оформление подписи предусматривает указание должности руководителя, его личную подпись, инициалы и фамилию.Таким образом, к оформлению приказа и в унифицированной, и в текстовой формах предъявляются одни и те же требования: в заголовочной части необходимо наличие названия организации, даты и номера приказа, заголовка к тексту; в оформляющей части обязательна собственноручная подпись руководителя организации и виза ознакомления работника.Соблюдение установленных требований к оформлению приказов по личному составу гарантирует сохранение значения этого документа и для работодателя (например при проверках территориальных отделений Инспекции по труду или при предъявлении документов в суде), и для работника, как в период его работы в организации, так и после увольнения из нее. Многие приказы являются документами со сроком хранения 75 лет и потому сохраняют свое значение много лет спустя после их издания.Согласование

Отдельных пояснений требует такой этап подготовки приказа по личному составу, как его согласование, то есть визирование теми должностными лицами организации, которые имеют отношение к тому или иному правовому отношению работника и работодателя.

Состав лиц, визирующих приказы по личному составу, в разных организациях имеет существенные различия. Поэтому правила визирования приказов по личному составу в конкретной организации должны быть определены кадровой службой и руководством организации и закреплены в инструкции по работе с кадровыми документами или ином локальном нормативном акте.Визы проставляются или в нижней части последнего листа приказа (после подписей), или на оборотной стороне последнего листа подлинника приказа.Согласно п. 3.24 ГОСТ Р –2016 оформление визы должно состоять из подписи лица, визирующего документ, его должности, расшифровки подписи (т.е. указания инициалов и фамилии), даты визирования. Например:Начальник отдела>Воронов     К.Т. Воронов24.09.2009Главный бухгалтерРоманова     А.В. Романова25.09.2009Приказ вступает в силу с момента подписания, регистрируется в этот же день и объявляется работнику под роспись.В соответствии с п. 3.28 ГОСТ Р -2016 документ должен содержать отметку об исполнении и направлении его в дело. Это правило касается также и кадровых приказов. Отметку об исполнении документа и направлении его в дело ставят в левом нижнем углу приказа. Этот реквизит включает в себя следующие данные: слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ.В дело № 02-09Иванкова   07.10.2009Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.Приложение 1Образец оформления унифицированной формы приказа (распоряжения)

Приложение 2Образец оформления приказа в текстовой форме

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 10 «Оформление договоров, контрактов в деятельности организации»

Цель работы:Образовательная: научиться правильно составлять и оформлять приложения к договору:доверенности, соглашения, акт.Развивающая: развивать у студентов аккуратность, усидчивость, внимание, профессиональныйинтерес.Воспитательная: способствовать восприятию интереса к предмету.

Теоретический материалДоверенность - это документ, который организация или предприятие выдают должностным лицам на получение от поставщиков товароматериальных ценностей. Доверенность относится к трафаретированным бланкам.Трафаретные тексты - это дословное воспроизведение постоянной информации, содержащейся в группе документов, с пропусками для последующего заполнения переменной информации.В зависимости от того, кем оформляются полномочия (предприятием или отдельным лицом), доверенности подразделяются на официальные и личные. Официальная доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение ценностей.Задание 1Сосгавить и оформить доверенность (по обращу) о передаче полномочий по заключениюдоговора купли-продажи оргтехники организацией ОАО «Заря» И.С.Попову. Срок действиядоверенности - 1 год. Номер доверенности - 76.Задание 2Составить и оформить соглашение о расторжении договора между Стороной 1 – фирма «Надежность» и Стороной 2 - ТОО «Возрождение».Причина расторжения договора: несоблюдение сроков поставки товара.Обязательства сторон будут исполнены следующим образом:

1. Обеспечить доставку пиломатериалов ТОО «Возрождение» за свой счет.2. Возместить материальный и моральный ущерб ТОО «Возрождение».Адреса:

Сторона 1: Фирма «Надежность»398002 г.Липецк а/я 905р/с 002343456 в Советском отделении РКЦ г.ЛипецкаДиректор Н.А.АбакумовСторона 2: ТОО «Возрождение»399300 Липецкая область г.Грязир/с 00074329 в Агропромбанке г.ГрязиДиректор Ю.С.КрюковЗадание 3Оформить акт сдачи-приемки услуг по договору от 10 октября между Заказчиком – ОО «Мечта» и Исполнителем - ОАО «Витязь» об оказании последними услуг по компьютерному обслуживанию стоимостью 5000 рублей, НДС - 900 рублей.

ОБРАЗЕЦДОВЕРЕННОСТЬ

г._________________________________________________________________________________________________________________

(дата прописью)

Настоящая доверенность выдана_______________________________________________________________(указать фамилию, имя, отчество)

в том, что ему поручается совершить сделку по ________________________________________________________________________________________________________________

(указать наименование товара)

для чего доверяется вести от имени __________________________________________________дела во всех государственных, кооперативных и общественных организациях, получать все необходимые документы, расписываться и совершать все действия, связанные с выполнением настоящего поручения.Полномочия по настоящей доверенности не могут быть переданы другим лицам.Доверенность дана сроком на ____________________________________________________(указать срок до 3 лет)

Доверенность зарегистрирована за №

Начальник подпись И.О.Фамилия

Главный бухгалтер подпись И.О.Фамилия

Место печати

ОБРАЗЕЦ

ОБРАЗЕЦ

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №11, 12 «КОММЕРЧЕСКАЯ ПЕРЕПИСКА. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ПРЕТЕНЗИОННЫХ ПИСЕМ»

Цель работы: Научиться составлять и оформлять претензионно - исковые документы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003

Теоретическая частьПравила деловой переписки и телефонных переговоров.Приступаем к следующей, как некоторые считают – немного скучной теме – деловой переписке. Не мало важный аспект данной процедуры – своевременность и такт. По тому, как оформлен документ, о Вас могут судить, как незнакомые люди, так и постоянные клиенты.Итак, помимо устных переговоров коммерсанты-партнеры используют деловую переписку, в частности, широко используются на практике коммерческие письма. Деловое письмо должно быть кратким и понятным.Всякое письмо следует начинать с обращения «уважаемый», а в случае профессиональной дружбы — «дорогой». Затем следует имя и отчество или фамилия (товарищ, коллега, господин — перед фамилией). Не забывайте об общепринятых «пожалуйста», «будьте любезны», «будьте добры», «заранее благодарю», «с уважением», «до свидания», «до встречи» (заключительная форма вежливости). Они выполняются на белой или слегка цветной бумаге, типографским способом отпечатаны ф., и., о., должности, адреса фирмы, № телефона.Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки, от имени юридического лица и имеют правовую силу, т. е. могут быть обжалованы в суде.По своему функциональному назначению выделяются три вида коммерческой переписки:—  запрос — ответ на запрос;—  предложение (оферта) — ответ на предложение;—  рекламация (претензия) — ответ на рекламацию,

Запрос — коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя к продавцу, импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товарах и направить предложения на поставку товара. (условия, количество, цена, сроки). Запрос такого типа входит в группу контрактных документов и используется при подготовке к заключению сделки. Если продавец не может сразу выслать покупателю интересующий его товар, он направляет ему письмо, в котором сообщает необходимую информацию, в частности:- принятие вопроса к рассмотрению;- выяснение возможностей поставки интересующего покупателя товара;- отказ поставить интересующий покупателя товар;- изменение условий поставки;- обещание направить предложения на поставку интересующего покупателя товара.Оферта — формальное предложение заключить коммерческую сделку, содержащее все существенные условия соглашения: ассортимент, количество, цены, сроки, ответственность сторон и т. п. При ответе на предложение, в случае если покупатель согласен со всеми условиями предложения, он подтверждает его принятие продавцу, и тогда сделка считается заключенной. Принятием предложения является выдача конкретного заказа или заключение договора (контракта). Если покупатель не согласен с каким-либо условием предложения (например, с количеством товара, ценой, сроками поставки и т. п.), он сообщает об этом продавцу и между ними устанавливается переписка или проходят переговоры до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность обо всех основных элементах сделки.Рекламация — коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту (договору) обязательства, и требование возмещения убытков.Рекламации (претензии) могут быть предъявлены в отношении качества, количества товара, сроков поставки, упаковки, маркировки, платежей и других условий договора (контракта).Рекламация должна содержать следующие данные;—  основание для предъявления претензий;—  доказательства — ссылки на нормативные акты и документы (ТУ, акт экспертизы, акт приемки, коммерческий акт);—  конкретные требования стороны, предъявляющей претензию, например, требование замены некачественного товара качественным или уценки товара; требование расторжения контракта и возмещения убытков в связи с невыполнением контракта.Рекламация предъявляется в письменном виде (заказным письмом), с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон, и в определенный срок. Если рекламация не может быть урегулирована соглашением сторон, то спор переходит в арбитраж, решение которого является окончательным и обязательным для обеих сторон.При ответе на рекламацию возможны следующие варианты:1.  Если решение не принято, сообщается информация о принятии претензии к рассмотрению.2.  Если претензия удовлетворяется полностью или частично, указывается срок и способ ее удовлетворения, если она не подлежит денежной оплате. При денежной оплате указывается признанная сумма, номер и дата платежного поручения.3.  Если претензия отклоняется полностью или частично, указываются мотивы отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают.Ответ на рекламацию направляется в письменном виде: заказным письмом или по факсу — при удовлетворении претензии; заказным письмом с приложением всех документов — при отказе в удовлетворении претензий.Рекомендуется не складывать деловые письма в конверте более чем в 2 раза (текстом внутрь). Наиболее важные письма желательно не сгибать, а отправлять в больших конвертах. Отвечать следует не позднее чем через 5 дней.В случае задержки попросить извинения и объяснить причину несвоевременного ответа (письма должны быть аккуратно оформлены).Разговор по телефону должен быть коротким, вежливым и касаться только существа дела. Представляясь по телефону, необходимо четко назвать не только фамилию, но и имя и

отчество. Употребив слова «пожалуйста» или «будьте добры» попросите нужного вам человека. Следует знать, что первым впечатлением о вашей коммерческой фирме может быть то, как отвечают на телефонные звонки. Голос по телефону может создать или разрушить представление о фирме, которую следует назвать, добавив «доброе утро» или «добрый день». Помните: если телефонная связь прервалась, перезванивает тот, кто звонил. Не ведите частных разговоров в присутствии кого-либо.Широкое распространение на практике получили визитные Карточки. Они позволяют избежать недоразумений в обращении к человеку. Вручая кому-либо визитную карточку, вы тем самым показываете стремление и в будущем поддерживать деловые и личные контакты.Практическая частьЗадание 1.На основании Приложения 1 составьте претензионное письмо поставщику об уплате неустойки в размере 8% от стоимости недопоставленной продукции. По договору № 28/12 от 30.04.20 должно поступить продукции (шифера) в кол-ве 5000 кв.м. на сумму 250000, фактически поступило продукции в кол-ве 4800 кв.м. на 240000 рублей, что подтверждено накладной железнодорожной станции № 566 от 02.05.20 . В связи с недопоставкой возникли убытки от простоя и на мероприятия по ликвидации этих убытков было израсходовано дополнительно 4000руб.Поставщик: фирма «БАН» адрес: г.Москва ул. Кутузовская д.125 тел.158- 59-63. Директор: Ф.Н.БуркеевПокупатель (составитель претензионного письма): фирма «Маша» г.Лениногорск РТ, ул.Горького 56 тел./факс 5-89-65,р/с№12345678910121415002 в банке «Ак-Барс» г.Лениногорска Директор: М.С. Светикова, гл. бухгалтер П.О.Каргина.

Задание 2.На основании данных задания 1 оформите ответ на претензию.Используя приложение 2 оформите ответ на претензию содержащий ее полное отклонение по причине отправки полного объема продукции, что подтверждаю Накладной № 589 от 01.05.20 .

Задание3.На основании данных задания 1 и 2 оформите Исковое заявление. Используя приложение 3 оформите Исковое заявление в Арбитражный суд.

Приложение 1ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА – ПРЕТЕНЗИИ

Наименования предприятияАдрес ЗАКАЗНОЕТел.Факс Кому

ПРЕТЕНЗИЯ (наименование поставщика)00.00.0000

О взыскании неустойки за недо- поставку и убыткиСумма претензиируб.

Согласно договору (контракту) от 00.00.0000   №  Ваша организация должна была поставить

(период поставки, срок)продукцию в количестве(наименование) (штук,тонн,метров) на сумму руб.Продукция фактически поступила в меньшем объеме что подтверждается

(указать транспортный документ, дату, №)

Недопоставка составила по цене на сумму руб.(количество)

В связи с недопоставкой у нас возникли убытки (от простоя, замены материалов, уменьшения объема производства, изменения ассортимента и т.д.) согласно прилагаемому расчету.В соответствии с договором (контрактом, заказом) Вам надлежит уплатить неустойку в размере % стоимости недопоставленной продукции в сумме руб. а   вс егоруб.

Признанную сумму просим перечислить на наш расчетный счет № в

(наименование банка)Приложение: 1. Расчет неустойки.

1.2. Копия договора (контракта, заказа)3. Расчет убытков.4. Документы, подтверждающие причинение убытков.5. Накладная от №6. Счет от «» 20 г. №

Руководитель предприятияподпись

И.О.ФамилияГлавный бухгалтерподпись

И.О.Фамилия

М.П.

Приложение 2

ОБРАЗЕЦ ОТВЕТА НА ПРЕТЕНЗИЮ

Наименование предприятия ЗАКАЗНОЕАдрес Тел.Факс Кому00.00.0000 № (получатель)

На № от 00.00.0000 Куда(его адрес)

Ваша претензия о взыскании руб. за

нами признана необоснованной и не подлежащей удовлетворению по следующим причинаПриложение: 1.Перечень документов, обосновывающих отказ в удовлетворении претензии.2. Перечень подлинных документов, возвращаемых заявителю претензии.

Руководитель предприятия подпись И.О.Фамилия

М.П.Приложение 3

ОБРАЗЕЦ ИСКОВОГО ЗАЯВЛЕНИЯ.

Наименование предприятия

Адрес предприятия

ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ 00.00.0000

О взыскании неустойки за недо - поставку (просрочку поставки) продукции

Цена иска руб.Согласно договору (контракту), заключенному между нашими предприятиями(заказу, принятому к исполнению) от 00.00.0000 № ответчик принял обязательство поставить впродукции на суммуруб.Данная продукция была поставлена не в полном объемеНедопоставка составила по цене(количество) на сумму руб.

В связи с этим нами была заявлена претензия ответчику от «__»_ 20 г.№ которая им отклонена по мотиву(указываются причины отказа в удовлетворении, претензии)Отказ ответчика в удовлетворении претензии считаем необоснованным по следующим основаниям

(указываются обстоятельства, подтверждающие исковые требования)На основании изложенного просим Арбитражный суд взыскать с ответчика неустойку в размере %, что составляет руб. от суммы недопоставленной (недопоставленной в срок) продукции (с учетом восполнения недопоставки неустойка уменьшается на 50% и составляет руб.) и расходы по госпошлине 1200 руб.

Приложение: 1. Копия претензии от «» 20 г. №2. Почтовая квитанция, выписка из реестра почтовых отправлений и т.п. об отсылке

претензии ответчику.3. Ответ на претензию, если он получен.4. Почтовая квитанция, выписка из реестра почтовых отправлений и т.п. о направлении копии

искового заявления ответчику.

5. Платежное поручение о перечислении государственной пошлины.6. Документы, ранее приложенные к претензии, подтверждающие исковые требования.7. Договор (контракт)

Руководитель предприятия подпись И.О.Фамилия

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 13 «ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА»

Цель работы:Образовательная: научиться правильно составлять и оформлять заявления о наступлении страхового случая.Развивающая: развивать у студентов аккуратность, усидчивость, внимание, профессиональный интерес.Воспитательная: способствовать восприятию интереса к предмету.Теоретический материал Один из основных бизнес-процессов страховой компании - урегулирование убытка в результате наступления страхового случая. Представим этот процесс в виде последовательности этапов -например, при страховании транспортного средства от ущерба.1. Заполнение заявления о наступлении страхового случая;2. Предоставление страхователем всех необходимых документов, подтверждающих право страхователя/выгодоприобретателя собственности на объект страхования, а также право на получение страховой выплаты (копии ПТС, св-ва о регистрации ТС, талона ТО, доверенности, договор купли-продажи имущества, копия страхового полиса, квитанции об оплате очередной страховой премии и проч.);3. Направление на внутреннюю или независимую экспертизу причиненного ущерба;4. Предоставление страхователем всех необходимых документов, подтверждающих факт события, приведшего к причинению ущерба имуществу страхователя (справки из ГИБДД, из МВД, из МЧС, из лечебных заведений и проч.);5. Предоставление результатов экспертизы ущерба;

6. Принятие решения о выплате страхового возмещения, либо о способе урегулирования убытка страхователя;

7. Проведение выплаты страхового возмещения, учет данной выплаты, либо проведение взаиморасчетов с СТО и предоставление/учет/согласование калькуляций стоимости восстановительного ремонта;8. Закрытие дела об урегулировании убытка.Эта последовательность аналогична и для других типов страхования - например, страхования жизни: отличаются лишь комплекты предоставляемых документов и круг лиц, контролирующих процесс их предоставления и принятия решения по делу. Процесс урегулирования убытка обычно происходит последовательно.В ходе него принимаются следующие решения:

1. Об открытии дела об урегулировании убытка;2. О проведении экспертизы ущерба;3. Об отсутствии состава мошеннических действий;4. О полноте предоставления документов для урегулирования убытка;5. О положительном решении в урегулировании убытка и способе урегулирования;

6. Об увеличении размеров ущерба при обнаружении скрытых повреждений (для ТС) либо при изменении калькуляции ремонта и пр.;7. О закрытии дела.На каждом этапе прохождения заявки по маршруту для принятия адекватного решения необходим доступ к полному пакету документов по ущербу, включая копию договора страхования/ полиса, который должен попадать в Систему непосредственно после его подписания клиентом. Так как страховые компании часто имеют территориально-распределенную структуру, предоставление полного комплекта документов по делу на каждом

этапе согласования приобретает особое значение: это позволяет исключить возможность мошенничества со стороны клиента или страхового агента, а также обеспечить оперативность рассмотрения дела.Задание 1Заполнить заявление о о наступлении страхового случая на предприятии.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №14 «ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ, ОБЕСПЕЧИВАЮЩИХ ОРГАНИЗАЦИЮ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ

ДОКУМЕНТОВ»Цель работы: закрепить тему и рассмотреть документы, являющиеся основой для организации делопроизводственного процесса на предприятии.

Задание 1.Изучив приложение 1 ответьте на вопросы:

в чем заключаются цели и задачи службы делопроизводства? в чем заключаются функции служб делопроизводства? назовите права и ответственность служб делопроизводства как служба делопроизводства взаимодействует с другими подразделениями предприятия?

Задание 2.Изучив приложение 2 ответьте на вопросы: какие требования предъявляются секретарю-референту? Какими профессиональными и личными качествами он должен обладать?

Задание 3.Представьте наглядно организационную структуру канцелярии малого предприятия. На примере нашего колледжа.

Задание 4.Представьте наглядно организационную структуру канцелярии крупной организации Воспользуйтесь поиском такой организации по средствам сети Интернет.

Приложение 1Примерное положение о структурном подразделении по делопроизводству

Герб РФ(если государственное учреждение)

Наименование организацииДокументационное обеспечение управленияПОЛОЖЕНИЕ 00.00.2000 N

УТВЕРЖДАЮ

Директор организации

Подпись И.И.Петров Дата1. Общие положения1. Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного

обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю.

2. В состав службы ДОУ, как правило, включаются отдел делопроизводства (приемная, секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро), канцелярия (экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем граждан, отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.

3. Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Положения. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется

должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.

4. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

5. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.

6. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.2. Цели и задачи службы ДОУ

Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи:

совершенствование форм и методов работы с документами; обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами,

построение поисковых систем; контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в

соответствии с действующими нормативами; сокращение документооборота, количества форм документов; разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию

документационного обеспечения организации; участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения

управления на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров.

3. Функции службы ДОУВ соответствии с возложенными задачами в функции службы ДОУ входит следующее:

3.1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов

организации, внесение в них изменений.2. Осуществление обработки, регистрации документов и учебно-справочной работы по

документам.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих

документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов.

6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документов информации.

7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации)

мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив.

11. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации.

12. Повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.

13. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.4. Права и ответственность службы ДОУ4.1. Служба ДОУ имеет право:1. Осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и

подведомственной системе и принимать к этому соответствующие меры.2. Требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил

работы с документами в организации и контролировать выполнение этих правил.3. Запрашивать у структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы.4. Проводить проверки организации документационного обеспечения управления в структурных

подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.

5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.

6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

7. Совместно с ВЦ определять процессы документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.

8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные

инструкции работников.10. Вносить руководству предложения о применении административных мер во всех случаях

нарушений подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.

11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.

12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:1. беспечение установленного порядка работы с документами в организации.2. ыполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда

работников.5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями5.1. Со структурными подразделениями - по вопросам документационного обеспечения.2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.3. Со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-

исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствованием стиля и методов работы с документами.

4. Со службами хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы ДОУ.

5. С вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий и применения средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдения требований нормативно- методических документов.Начальник управления Подпись Г.П.Петров

Приложение 2ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

секретаря-референта

1. Общие положения

1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется: законодательными актами РФ; Уставом предприятия; Положением о функциональных службах предприятия; приказами (указаниями) руководства предприятия; нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства; настоящей должностной инструкцией. 5.На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным

образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.6Секретарь-референт должен владеть вопросами:

перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности; организации работы с документами, составления документации; организации управленческого труда; применения средств вычислительной и организационной техники; перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера; культуры труда и служебной этики; охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.2. Функции

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных

подразделениях и филиалах предприятия.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.5. Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по

персоналу).2. Должностные обязанности

Секретарь-референт должен:

1. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

2. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

3. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественно их выполнение.

4. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

5. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т.п.).

6. Вести прием посетителей.7. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия: оформление приказов по личному составу;

оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел; оформление трудовых книжек; оформление и ведение трудовых контрактов (договоров); оформление командировочных документов; оформление листов нетрудоспособности; ведение табеля учета рабочего времени; выдача справок о трудовом стаже и зарплате.1. Обеспечивать выполнение машинописных и копировальных работ.2. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения

предприятия.3. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение.4. Выполнять отдельные поручения руководства, связанные с финансово-хозяйственной

деятельностью предприятия.2. Права

Секретарь-референт имеет право:

1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготавливаемых с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ Р 6.30-97), международных правил оформления документов (ISO).

4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного

обеспечения деятельности предприятия, совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в процессе деятельности предприятия.

7. Работать с документами, имеющими гриф "Для служебного пользования".8. Принимать решения в пределах своей компетенции.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки

исполнения документов и представления необходимой информации руководству.2. Ответственность

Секретарь-референт несет ответственность за:

1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Для служебного

пользования".Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

Зам. руководителя Подпись А.П. Сидоров

Задание 9 Составьте и оформите приказы по личному составу, необходимые в данных управленческих ситуациях.Ситуация 1Выпускница факультета управления Российского

гуманитарного университета Денисова Татьяна Михайловна 20 июля текущего года поступила на работу в Российское агентство международного сотрудничества и развития (РАМСиР) ведущим специалистом Управления делами. Агентство является государственной организацией при Правительстве РФ и осуществляет набор служащих только по договору. Договор подписан от имени агентства его председателем Шохиным А.Н. Проект приказа по личному составу подготовлен инспектором по кадрам Соловьевой И.Г. 20 июля и в тот же день завизирован начальником управления кадров Арбузовым П.Н. и управляющим делами Михеевым В.И. Приказ подписан 21 июля и объявлен Денисовой под распискуСитуация 2Экономист Васильева Екатерина Николаевна 1 сентября текущего года подала заявление в ООО «Луч» с просьбой принять ее на работу специалистом финансового отдела на неполный рабочий день. Инспектор по кадрам Смирнова И.С. объяснила, что фирма имеет возможность принять на работу экономиста, но на основе срочного трудового договора. Трудовой договор был заключен 5 сентября и подписан от имени фирмы генеральным директором Мироновым Л.С. В тот же день был издан приказ по личному составу, завизированный Смирновой И.С. и юрисконсультом Хмелевым И.О.Приказ был объявлен Васильевой Е.Н. под расписку 6 сентября.Ситуация 3Заведующая отделом писем газеты «Губерния» Сомова Анна Ивановна 15 мая текущего года обратилась к главному редактору Уварову А.Н. с просьбой предоставить ей отпуск без сохранения заработной платы с 16 по 18 мая по семейным обстоятельствамПроект приказа об отпуске был оформлен начальником отдела кадровЕрмаковым И.Н. 15 мая, завизирован и в тот же день подписан главным редактором.Ситуация 4Ведущего специалиста отдела маркетинга торговой фирмы ООО «Вента»Соболеву Валентину Ивановну перевели на освободившуюся должность начальника отдела на постоянную работу с 15 ноября текущего года. Заявление о переводе Соболева В.И. написала 10 ноября и завизировала у коммерческого директора в тот же день. 10 ноября было также составлено представление № 4, подписанное коммерческим директором.Проект приказа о переводе подготовлен инспектором по персоналу Кирилловой Б.Н. 11 ноября, завизирован юрисконсультом Барминым А.И. 12 ноября и спустя день был подписан генеральным директором фирмы Дорогомиловым Е.К. 14 ноября Соболева В.И. была ознакомлена с приказом.Ситуация 5Главный эксперт торгового отдела акционерного общества «Торговый дом«Эфди» Савельев Павел Романович должен выехать в г. Санкт-Петербург для участия в пушном аукционе «Русский мех», который проводится с 10 по 13 декабря текущего года. 8 декабря председатель правления Лебедев А.Г. подписал

приказ о направлении Савельева П.Р. в командировку с 9 декабря. Проект приказа был подготовленсекретарем-референтом Александровой И.Ю. и завизирован главным бухгалтером и начальником торгового отдела 7 декабря. Необходимые полномочия и доверенности на закупку партии товаров главному эксперту Савельеву П.Р. были оформлены вместе с командировочным удостоверением.Ситуация 6Мастер муниципального ремонтно-строительного предприятия № 2 (Москва)Богданов Юрий Петрович решил уволиться по собственному желанию (п. 3 ст. 77 ТК РФ) и основать индивидуальное частное предприятие. За две недели до увольнения он поставил в известность об этом директора предприятия Сидорова П.И. Проект приказа был подготовлен инспектором по кадрам Котовой И.Л. 15 апреля, в тот же день завизирован бухгалтером Мельниковой З.С. и 17 апреля текущего года подписан. Богданов Ю.Н. в этот же день был ознакомлен с приказом, ему на руки была выдана трудовая книжка и производен полный расчет по заработной плате.Ситуация 717 мая текущего года исполнилось 60 лет со дня рождения главного бухгалтера ЗАО «Петрозаводский муниципальный банк «Омего» Дорохову Александру Петровичу, который безупречно проработал в банке в течение последних 20 лет. Генеральный директор банка Фрадков С.Г. подписал 16 мая приказ об объявлении благодарности Дорохову А.П. и выдаче ему денежной премии в размере пяти месячных окладов. За три дня до подписания проект приказа был завизирован начальником отдела кадров Бочаровой Л.С. и согласован с заместителем начальника управления кадров банка Семеновым В.Р.

30.03-04.04

1. Самостоятельное изучение темы «Готовность документов на архивное хранение

2. Составить кластер «Поиск документов»

Задание по физической культуре

(выполнить на ПК - формат А4, титульный лист с названием темы, объем 3-5 листов или от руки в тетради)

3 курс.

1.Общие требования безопасности при проведении занятий по легкой атлетике.

2. История Олимпийских игр, их значение.

Срок сдачи работ по окончанию карантина или на почту: ira . erokhina 2011@ yandex . ru