Nuevo Alfresco Records Management 2.0Toni de la Fuente

Senior Solutions Engineer

twitter: @ToniBlyx blog: blyx.com

Gestión de registros¿Qué es la gestión de registros?

"El campo de gestión responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de registros, incluidos los procesos de adquisición y conservación de pruebas e información sobre las actividades y transacciones empresariales en forma de registros".

¿Qué es un registro?

"Información que crea, recibe y conserva como prueba e información una persona u organización con el fin de cumplir con las obligaciones legales o de transacción de la empresa".

¡El arte de deshacerse de las cosas!

¿Por qué es importante?• Legislación en España

– Real decreto 4/2010, ENI. Esquema nacional de Interoperabilidad

– LEY 56/2007, LMISI. Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información

– Orden Pre/2971/2007. Expedición de factura electrónica

– LEY 30/2007 Contratos del Sector Público

– LEY 11/2007 LAECSP, acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos

– LEY 34/2002. Servicios de la Sociedad de la Información

– LEY 15/1999

– LOPD, Protección de Datos de Carácter Personal

Resumen

Requerimiento legal para gestionar la información de la empresa

Utilizado para probar quién sabía qué y cuándo

Los registros no gestionados adecuadamente pueden convertirse en un problema

• Normativas– ISO 15489– ISO 14721

– Moreq10– Otras.

• Normativas locales• Exigencias de

integración

Investigación de AIIM "Como puede observarse, el 28% de las organizaciones tardarían más de un mes en crear los documentos necesarios para un proceso legal, y se sospecha que para las que dicen que tardarían de 2 a 4 semanas, es más un deseo que una realidad, ya que este es el periodo obligado de varias normativas sobre la protección de datos y la libertad de información".

Fuente: Estado del sector de ECM 2009, AIIM

¿Y la gestión documental qué?Gestión documental Gestión de registros

• Los documentos pueden crearse en cualquier momento y con cualquier fin

• Un documento puede modificarse con el tiempo, es un trabajo en curso

• Los documentos se conservan o eliminan en función de los requerimientos del usuario

• La estructura para guardar o archivar documentos la crean los usuarios y cambia con el tiempo, normalmente añadiendo carpetas a la jerarquía.

• El programa de clasificación lo define la organización y no pueden modificarlo los usuarios; suele ser obligatorio.

• Los registros se crean como parte de un proceso o transacción de la organización

• Una vez que se ha declarado un registro, no puede cambiarse excepto en el caso de circunstancias excepcionales

• Los registros se mantienen durante periodos predeterminados y se eliminan una vez obsoletos

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Inconvenientes del método tradicional

Método• Soluciones

independientes• Complejo• Caro• Tecnología • Alcance limitado

Resultado• Información

inconsistente• Falta de adopción• Uso limitado• Caro de mantener• No cubre todo el

contenidoGestión de registros tradicional,

no suele estar integrada en el día a dia de la organización, dominio de especialistas en

registros

Objetivos de diseño

• Simplicidad– de uso para usuarios ocasionales

• Alcance– para todos los usuarios de la organización

• Coste– una solución de gestión de registros de código

abierto• Implementación

– no se necesitan herramientas de escritorio• Preparada para el futuro

– ofrece una base y modelo potencial para el trabajo con estándares en el futuro

'Gestión de registros sin obstáculos'

Soporte para el ciclo de vida completo de los registros

• Flujo de trabajo• Versiones• Comentarios• Control de

acceso

• Seguridad• Disposición • Auditoría

DM y colaboración Almacén de registros

Un solo sistema

RM 2.0

• Nueva versión de RM– Sin limitaciones de DOD– Compatible con plan de archivo multinivel– Capacidad de personalización de Alfresco 4– Guardar búsquedas– Más rápido– Extensible: modelo, acciones y formularios

• A partir de Alfresco 4.0.2– Se entrega como dos AMP (para Share y

Explorer)

Conjunto de características

• Plan de archivo• Tipos de registros• Archivo de registros• Programas de

disposición• Eventos

• Seguridad• Referencias• Búsquedas• Auditoría• Administración

Plan de archivo• Utilizado para guardar 'registros'

– Categorías con programa de disposición– Registros archivados en carpetas de

registros

• Los administradores crean el plan de archivo– Seguridad para controlar lo que pueden

ver los usuarios– Los usuarios pueden añadir registros

• Compatible con metadatos personalizados

Nuevo plan de archivoPlan de archivo

Carpeta de registros

Categoría de registros

Antiguo

Nuevo

Tipos de registros• Compatible con

registros electrónicos y físicos

• Varios tipos electrónicos:– Predeterminado– Registro escaneado– Registro fotográfico

digital– Registro PDF– Registro web

• Una carpeta puede contener registros electrónicos y físicos

Archivo de registros

• Los registros pueden archivarse mediante diferentes interfaces:– Importación a sitio de

RM– Desde Alfresco– Escritorio con CIFS,

WebDAV, FTP, etc.– Cliente de correo

electrónico IMAP• Flujo de trabajo

– Permite a varios usuarios completar los metadatos

• Proceso de 3 fases– Archivar– Completar datos– Declarar

• Los gestores de registros pueden anular la declaración de registros– Si están habilitados

Modelo de datos flexible de Alfresco

Tipo = Informe

Propiedades del tipo:

AsuntoFecha de informeÁrea empresarial

Tipo = Contrato

Propiedades del tipo:

ClienteFecha efectivaValor

Tipo = Correo electrónico

Propiedades del tipo:

AsuntoEnviado porEnviado a

Tipo = Físico

Propiedades del tipo:

Formato

Aspecto = Registro RMAtributos Aspecto...

Identificador de registrosCódigo de clasificaciónOrganización creadoraFecha de registro

Cualquier tipo de documento puede dejarse bajo el control de RM

Planificación de disposición

• Vinculado a categorías de registros– Se aplican a las

categorías y carpetas• Control de registros

– Retención– Disposición

• Un número de pasos– Límite– Transferencia– Retención– Adhesión– Destrucción

Eventos

• Eventos de usuario– Definidos por un usuario

con privilegios– Pueden incluirse en

programas de cancelación

– Completados por un usuario con privilegiado

• Eventos de sistemas– Completados por el

sistema– Desencadena otros

eventos– Obsoleto, reemplazo,

transferencia• Soporta múltiples

eventos

Seguridad - Resumen

• Certificado con LDAP o autenticación externa

• Los usuarios deben ser usuarios de gestión de registros

• Seguridad mejorada– Capacidades– Roles de gestión de registros– Marcas/advertencias adicionales

Seguridad – Permisos especiales• Existen más de 50 permisos especiales

(capabilities):– Extender periodo de retención o bloqueo, cerrar

carpetas, crear, modificar, destruir tipos de referencias, destruir registros programados para destrucción, etc.

• Cada una de ellas permite una tarea específica en el sistemaExtender periodo de retención o bloqueo– Permite al usuario que lo tiene bloquear registros y

carpetas, extendiendo así su periodo de retención.Cerrar carpetas– El usuario que lo tiene puede cerrar carpetas para

archivo posterior.– Nota: existe otra tarea que es lo contrario: volver a abrir

carpetas.

Seguridad - Roles

• Roles de gestión de contenido predefinidos– Administrator– Manager– Power User– Security Officer– User

• Una forma de agrupar capacidades

• Puede ampliarse

Referencias

• Relaciones entre registros

• Pueden ser...– Padre / Hijo– Bidireccionales– Definidas por el usuario

• Extracciones de correo electrónico crean una referencia automáticamente

• Pueden actuar como eventos

• Padre / Hijo– Obsoletas, obsoletas

por– Representación,

representación por– Reemplazo, reemplazo

por– Documentación de

apoyo, documentación complementaria

– Versiones, versiones por– Mensaje, documento

adjunto

• Bidireccionales– Referencia cruzada

Ejemplos

Búsquedas• Búsquedas en

– Propiedades de contenido y registros

– Programas de cancelación

– Valores concretos (por ej., rango de fechas)

– Estado de registro– Propiedades

personalizadas

• Resultados configurables– Valores devueltos– Ordenar por columnas

• Guardar para uso posterior/volver a editar

Auditoría• Traza de auditoría

de acciones• Filtrada por evento,

usuario o fecha

• Las búsquedas pueden exportarse o archivarse y declararse registros

Administración - Dashlet

• Dashlet: para cualquier usuario

• Permite el acceso a la consola de gestión

• Solo estan disponibles las funciones de administración según usuario:– Basado en roles

Demo

• Instalación1. *Activar Lucene (reindexar, etc.)2. Instalar los 2 AMP, cada uno con su alfresco.war y sobre share.war3. El administrador debe añadir a su panel de inicio el dashlet "Records

Management Config”.4. Crear el sitio RM5. Cargar datos de ejemplo (opcional)6. Ir al sitio RM o a la consola de administración y empezar a trabajar.

• Plan de archivo• Administración

Resumen

• Las legislación exigen a las organizaciones controlar los registros– Pero no se trata de

guardar todo para siempre

• Un mismo sistema para RM y DM

• Diseñado para facilitar su uso y rápida adopción por parte del usuario

Alfresco Enterpri

se

Document Managem

ent

Team Collaboration

Rich Media

Support

Web Content Services

Process Manage

ment

Image Manage

ment

Electronic Records

Management