Styrings-modelNy økonomi-

25. JUNI 2012

AARHUSUNIVERSITET

NY ØKONOMISTYRINGSMODEL- I ETAPERMORTEN VILS SØRENSEN

NY ØKONOMISTYRINGSMODEL- I ETAPER

25. JUNI 2012

AARHUSUNIVERSITET

NY ØKONOMISTYRINGSMODELFra Forskellige udgangspunkter og virkeligheder

TilÉn fælles aktivitetsbaseret projektøkonomistyringsmodel

› Det er jo hele tre ting!

Medfører forskellige udfordringer, men der er noget, der er nyt for alle!

NY ØKONOMISTYRINGSMODEL- I ETAPER

25. JUNI 2012

AARHUSUNIVERSITET

FÆLLES AKTIVITETSBASERET PROJEKTØKONOMISTYRINGSMODEL

› Praktisk: Fra 4 til 1 bogføringskreds› Skal understøtte styringen af universitetets nye organisation› Et vist minimum af fælles

› Procedurer (fra transaktioner over lønfordeling til budgettering og budgetopfølgning)› Organisering› Registreringspraksis› Forståelse

› Skal give gennemsigtighed› Sikre mod økonomiske siloer, give rammer for tværgående samarbejde› Men også plads til forskellige betoninger

NY ØKONOMISTYRINGSMODEL- I ETAPER

25. JUNI 2012

AARHUSUNIVERSITET

FÆLLES AKTIVITETSBASERET PROJEKTØKONOMISTYRINGSMODEL› Målet er at binde faglige aktiviteter (uddannelse, forskning, talentudvikling,

vidensudveksling og intern støtte) synligt sammen med økonomien› Giver gennemsigtighed i

› anvendelsen af ressourcer› økonomien bag de overordnede opgaver og de enkelte projekter› prioriteringerne, også fremadrettet

› Synliggørelse og dokumentation eksternt› Udgangspunktet for vores styring skal ikke kun være sammenhængen

mellem omkostninger og finansiering, men også hvilke aktiviteter, vi sætter i gang

› Udfordringen er, at aktivitetsbaseret økonomistyring også indebærer ressource- og kapacitetsstyring

NY ØKONOMISTYRINGSMODEL- I ETAPER

25. JUNI 2012

AARHUSUNIVERSITET

FÆLLES AKTIVITETSBASERET PROJEKTØKONOMISTYRINGSMODEL

› Økonomien organiseres i projekter› Gør vi allerede ved ekstern finansiering og myndighedskontrakter› Hvor langt vil vi gå i forhold til finanslovsbevillingen?

› Hvor store ”projektklumper”?› Hvor meget styring?

› Sammenhænge til planer og mål› Sammenhænge til andre planlægningssystemer

NY ØKONOMISTYRINGSMODEL- I ETAPER

25. JUNI 2012

AARHUSUNIVERSITET

HVORDAN OG HVOR LANGT/HVORHEN?Faseopdeling – første fase:› Først fælles registreringsramme (sept. 2012)› Dernæst fælles budgettering (sept.-okt./nov.) med institutterne som den basale

økonomiske enhed› Fælles principper for overheadafløftning og periodisering af indtægter (1.

januar 2013)› Fælles overordnede principper for oprettelse af nye projekter (fra september

2012)› Ingen fælles krav om opdeling af ordinær drift og dermed ordinært ansattes

løn i projekter pr. kerneaktivitet - i 2013› Kun fælles aktivitetsafrapportering via nøgler, dvs. ingen fælles

aktivitetsbudgettering› Krav om synliggørelse af ph.d. og post.doc.’s tidsanvendelse på forskning,

forskeruddannelse, uddannelse og evt. formidling

NY ØKONOMISTYRINGSMODEL- I ETAPER

25. JUNI 2012

AARHUSUNIVERSITET

NÆSTE FASE(R)

Efter en vis konsolidering – næste fase(r):› Indførelse af aktivitets- og ressourcestyring for ordinær drift for alle

› Tekniske sammenhæng til andre systemer (studier, ph.d., evt. bygninger) for at undgå parallelle eller usammenhængende processer

› Sammenhængen til planer og mål› Sammenhængen til rammefordeling m.v.

› Men hvor detaljeret?› Kurser, forskningsprojekter eller mere overordnet?› Kultur

› Opbygning af model› Budgetterings- og scenarieværktøj

NY ØKONOMISTYRINGSMODEL- I ETAPER

25. JUNI 2012

AARHUSUNIVERSITET

”VI BYGGER, MENS VI SEJLER”

Overordnet er vi på økonomiområdet i gang med at indføre fælles principper og systemer for

Organisering› Registreringsramme og procedurer› Styring

Det nye er, at vi underopdeler og forsøger at adskille de to sidste punkter fra hinanden aht. sikker drift – så vidt muligt

Der er ikke en masterplan: Vores økonomistyring skal understøtte styringen af universitetet – ikke omvendt! AU’s nye organisation er så ny, at styringen af organisationen også er i ”proces”. Det skal der tages højde for i faserne.

9

NY ØKONOMISTYRINGSMODEL- I ETAPER

25. JUNI 2012

AARHUSUNIVERSITET

BUDGET 2013

› Ikke aktivitetsbaseret hele vejen rundt – indførslen af synlig aktivitets- og ressourcestyring er en stor opgave, som skal have sammenhæng med den faglige styringsopgave for at give værdi› Manglende teknisk og procesmæssig sammenhæng til faglig planlægning› I kombination med mange nye procedurer og ny teknik› Organisationsudviklingsprojekt

› Dvs. stadig ”institut-projekter” i 2013 i dele af organisationen› Men de skal nyoprettes for at afspejle den nye organisation, og ikke den gamle, som

konverteres› Mere herom under ”intern ressourceallokering”

› Paradigmeskift – Ibrugtagning af sagsmodulet medfører, at nogle skal forholde sig til eksternt vs. internt regnskab

› Skal ikke kvartalsopdeles, men kvartalsvist skal vi komme med et nyt forecast