odnosi s javnoŠĆu tehnike i alati -...
TRANSCRIPT
ODNOSI S JAVNOŠĆUTEHNIKE I ALATI
EVENT MENADŽMENTILIUPRAVLJANJE DOGAĐAJIMA
Sadržaj
• Događaj – šta je to?
• Vrste događaja
• Proces i koncept
• Analiza
Šta je uopšte događaj i zašto ga tako nazivamo?
• Mnogo definicija...
Događaj je:
• Susret ljudi koji nakon njega znaju više
• Svaka vrsta dešavanja koja uključuje okupljanje ili aktivnostkoja se odvija u društvenom okruženju
• Posebno planirani događaji su planski stvorene situacije, vanuobičajenih dnevnih zbivanja, s ciljem poučavanja, slavljenja,zabavljanja ili izazivanja interesovanja za određenomtemom/proizvodom unapred određene skupine ljudi
Čemu to sve ?
• Sve veća potreba za organizovanjem događaja dovela je dorazvoja “event industrije” s vlastitim posebnim znanjima iveštinama novih poslovnih prilika i potrebom za specijalistima kojina tom području grade karijeru.
• “Event marketing” u vezi je sa olakšavanjem, otvaranjem,ubrzavanjem i skraćivanjem prodajnog ciklusa.
Događaj otvara vrata. Događaj NE sklapa posao
Vrste događaja
• Konferencija za medije• Seminar• Koktel• Sastanak Borda direktora• Svečana akademija• Večera• Zabava• Tim bilding• Godišnjice • Venčanje• Sajam• Izložba• Modna revija•Promocija
• Promotivni (proizvod, usluga, servis, nagradna igra...)• Specijalni (Sajmovi, konferencije, kongresi, seminari, forumi,
okrugli stolovi...)• Kulturno – zabavni (festivali, koncerti, izložbe, žurke...)• Humanitarni (za prikupljanje priloga, donacija)• Medijski (media brifinzi, konferencije, radni doručak...)• Sportski (takmičenja, Olimpijske igre, lige...)• Protokolarni (dodele nagrada i priznanja, ordena, prijemi...)• New media (video/web konferencije i sl.)• Korporativni (dani otvorenih vrata, kompanijske proslave,
interne teambuilding zabave...)• Privatni/Lični (rođendani, venčanja, sahrane ...)
I još malo o događajima...
KORPORATIVNI DOGAĐAJ
Proces pripreme događaja
ISTRAŽIVANJE –UTVRĐIVANJE OČEKIVANJA
KONCEPCUALIZACIJA DOGAĐAJA, PROCENA OBIMA
ODREĐIVANJE ELEMENATA I ASPEKATA KOJI ĆE DONETI ŽELJENI REZULTAT
VIZUELIZACIJA KOMPONENTI
ODABIR NAJBOLJIH PROIZVODA I PRUŽAOCA USLUGA
MONITORING ISPUNJENJA OČEKIVANJA
OČEKIVANJE ISKUSTVA
ODGOVOR NA PITANJE -ZAŠTO SE DOGAĐAJ ODRŽAVA
NAPRAVI PLAN RADA
PREDVIDI OČEKIVANJA
Prvi koraci• Prvi korak u donošenju odluke o organizaciji događaja je:
HOĆEMO LI UOPŠTE ORGANIZOVATITI DOGAĐAJ?
• Kriterijumi po kojima ćemo doneti odluku su:
1. Koji se cilj želi postići, koji je smisao događaja?2. Budžet?3. Očekivanja ?
• Događaj mora dosegnuti :
1. Zacrtane ciljeve2. Željene ciljne javnosti 3. Troškovni učinak (odjek ili druge ciljeve/uložena sredstva)
Budžet
• Izuzetno je bitno unapred odrediti budžet koji je mogućeodvojiti za organizaciju događaja
• Razmislite možete li priuštiti događaj ili ne
ZAPAMTITEBolje je pričekati nego napraviti loš događaj s premalim
budžetom
• Potrebno vam je odobrenje troškova? Pokušajte dapredvidite i najmanju sitnicu i krenite!
Procena troškova
• Pre početka realizacije događaja svakako sastavite procenu troškova. Jednostavna procena troškova treba uključiti glavne troškove, kao što su na primer:
• Pozivnice• Smeštaj• Transport• Najam prostora• Hrana• Piće• Cveće• Dekoracije• Muzika• Zabavni program• Ozvučenje• Pozornica• Audio vizuelna oprema
• Rasveta• Specijalni efekti• Fotograf• Materijali• Pokloni• Osiguranje gostiju• Zaštita• Troškovi osoblja• Troškovi energije• Promotivni materijali• Telefonski troškovi• Ostalo...
Sam svoj majstor ili neka to specijalista obavi?
• Ukoliko su odgovori na primarna pitanja pozitivni i kreće se sa realizacijom organizacije posebnog događaja, potrebno je dobro razmisliti da li:
a) samostalno organizovati događaj
b) koristiti usluge specijalista
5 W event marketinga
1. Why - Zašto - Cilj2. Who - Ko - Ciljna publika
3. When - Kada - Vreme – sat, dan, sezona4. Where - Gde - Mesto5. What – Šta - Sadržaj
Analiza
PREDUSLOVI USPEŠNOG DOGAĐAJA
Ko je nedavno imao kakav događaj i zašto?Na šta javnost “pada” u poslednje vreme?Istraživanja - potrošačkih navika- očekivanja potrošačaOdabir komunikacijskih alataOdabir članova timaPress clippingAnaliza medijskih objavaPriče iz naroda
Vrste događaja
April 2010. godine Tehnike i alati u odnosima sa medijima
Faktor - Gosti
Zapamtite da koliko god da je uzbudljiv, dobro isplaniran, za pamćenje – DOGAĐAJ NE POSTOJI BEZ GOSTIJU!
Ko su naši gosti?
PLANIRANJE ELEMENATA DOGAĐAJA
Najvažniji organizacioni elementi događaja
DOGAĐAJ
LOKACIJA AV OPREMA ADMINISTRACIJA
ZABAVA CATERING
LOGISTIKADIZAJN
FAZA I – POSTAVKA PROJEKTA
FAZA II – PRIPREMA
FAZA III – PRIPREMA
Izbor lokacije i raspored
Izbor lokacije je forma neverbalne komunikacije ciljadogađaja jer svako mesto ima svoju inherentnuatmosferu koja može biti prednost, a može iodgovornost
Prikaz jedne lokacije
•Lokacija mora u potupnosti biti usklađena sa dizajnom/konceptom događaja. Svaka
lokacija ima svoje prednosti i mane, ali ništa ne može da nadomesti posetu lokaciji.
IZRADITE CHECK LIST ZA IZBOR MESTA
MURPHYEV ZAKON:
Sve što može da krene po zlu, krenuće!
ZAPAMTITE:
Nište se ne može predvideti, ali se može dobro planirati!
Pripremite se za neplanirano i budite spremni.
MURPHY I EKIPA
Lokacija - šta sve može da pođe po zlu
• Proslava na otvorenom – kiša, sneg, jak vetar...
• Lokacija van grada – gužva u saobraćaju, štrajk taksista...
• Dešavanja na ulici – zatvoreni delovi grada, radovi u pojedinim ulicama,
buka...
• Prevelik broj gostiju za prostor, loša ventilacija, loše osvetljenje
• ...
A šta da radimo kad je viša sila u pitanju?
Izbor opreme, zabave i keteringa
Ako hoćete da tiho vladate svetom, morate ga zabavljati.
—RALPH WALDO EMERSON (1803–1882)
Tips and tricks:
1. Kupite najbolje što možete naći na tržištu
2. Pratite trendove
3. Uvek angažujte profesionalce
4. Ne zaboravite na lepo vaspitanje – pokloni na kraju
Šta još može da pođe po zlu
• Ketering kasni
• Hrana nije odgovarajuća (nema posne hrane)
• Tehnika ne radi
• Zvučnici ne odgovaraju veličini sale
• Baterije na mikrofonu su se ispraznile
• Nema dovoljan broj priključaka za kamere
• ...
Kao što je Murphy rekao na početku priče ...
• Rezervni materijali – Event sos box : punjači, selotejp, makaze, cd-i, dvd-i, usb-ovi,
priručna prva pomoć, tablete protiv alergije, popis važnih brojeva, ...
• Poštovanje zakona i propisa vezanih za organizaciju (Zakon o javnom okupljanju,
saglasnost grada, prijava policiji, Zakon o autorskim i srodnim pravima, ZAMP)
• Pretresti moguće krizne situacije ranije
• Pripremiti alternativna rešenja (rezervni moderator, red govornika...)
• Uzeti u obzir posebne potrebe zvanica (od prehrambenih do fizičkih)
• Dovoljno redara (koncert = 1 na 100, 2 ulaz)
Imate li dovoljno ljudi da “iznese” događaj?
Komunikacija sa medijima
Pitanja za razmatranje:
1. Hoćemo li zvati medije na događaj?
2. Da izveštavaju ili kao goste?
3. 2.Postoje li neki specifični tehnički uslovi za njihov uspešan rad?
4. 3.Kakav će biti komunikacioni materijal i ko će komunicirati?
5. 4.Imamo li informaciju vrednu pažnje?
U korak sa tehnologijom
• Da li možete da zamislite događaje na koje ne morate da idete, već samo možete
da uključite telefon ilim laptop?
• Da li smo blizu tom scenariju?
• sajmovi
• konferencije za novinare
• Zabave...
HVALA!