Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7444474 Fax. 972-97442444

Office of the CIO שולחן עגול בנושא –סיכום מפגש )IT Governance ,כלים ועוד , ניהול משאבים, ניהול דרישות, ניהול פורטפוליו(

Office of theמנהלי מחלקות : נציגי הארגונים היו. במפגש נכחו ארגוני משתמשים מתעשיות שונותCIO/PMO ,מטרת הדיון הייתה להעלות נושאים. ועוד, ם ארגונייםיישומי, אגף פיתוח, מנהלי מערכות מידע ,

וכן לבחון ; לחלוק את הניסיון הקיים בתחום זה; IT- מתמודדים עמם כיום במסגרת ניהול הIT-אשר רב ארגני ה .את בשלות הכלים הקיימים

?)Office of the CIO) ITGמהו מקור חשיבותו של •

IT תובעת מארגוני IT-התלות גוברת של התעשיות ב. שא חשוב ומרכזי נוו הנIT-כי ניהול ה, הארגונים הסכימו- המשתמשים דורשים כיום לדעת ולהבין את הקצאת הכספים ב. בידי ההנהלה" קופסא שחורה"להפסיק להיות

IT , וכן את ההחזר האמיתי על ההשקעה ב- IT . , אין כיום כלים בשליםIT - לארגוני ה ..."הסנדלר הולך יחף": בצורה הטובה ביותר הנוITהמשפט המתאר את

עדיין אין , אחראי על רוב המשאבים בארגוןIT -בעוד ש . ITהמאפשרים להפיק את כל המידע הנדרש לניהול המרכז , online מחפש מידע IT, יותר מתמיד. בכל עת לגבי מצב האמיתי של המשאביםמידע אמיתי וזמין

. ולא ככלי לניתוח אירוע שכבר קרה, מראשבל אינפורמציה רלוונטית את כל הנתונים והאירועים על מנת לק

ITוכמו כן עליו לזהות את המשאב המהווה את , זקוק למידע על כל המשאבים הנמצאים ברשותו בכל רגע נתון, סטאטוס של פרויקטים קיימים, תקציבים, צריך לקבל תמונה מלאה לגבי תכנוןIT, בנוסף". צוואר הבקבוק"

הכלים הקיימים לניהול פרויקטים ופורטפוליו אינם מספקים פתרון מלא ואינם מהווים כלי . תקלות ועוד, נותהזמ, BIמדובר בכלי , בגדול. ר עוד לפני שהן תקרנה"כזה המסוגל להציג את הבעיות למנמ, אמיתי לקבלת החלטות

.נהלים של מDashboard- על ה-אשר מאפשרים לרכז את המידע הנדרש במקום אחד

ניהול הספקים : נכנס לתחום של ניהול פורטפוליו בעקבות לטיפול בנושא אחרITכי , אחד הארגונים צייןלאחר איסוף וניתוח . נבנו כלים ייעודיים, לשם כך. כולל תחזוקה וניהול שינויים, בפרויקטי מיקור חוץ אסטרטגיים נדרש כלי תומך בקבלת IT-פור ניהול הר שלטובת שי"ראה המנמ, EPM-הנתונים שהצטברו במערכת ה

חייב להיות IT .IT -ה " לקוחות"והן כלפי , אשר יאפשר מהלך של שיפור מתמיד הן בנראות פנימית, החלטותהמציג בפניו את מדדים העיקריים של , Dashboard –ר זקוק כיום ל "המנמ, כאמור. מנוהל בדומה לבית עסק

IT ,ואת ניצולת התשתיות, םאת התקדמות הפרויקטים הגדולי.

כיוון . ועודITאיכות שירותי , לעומת ערך עסקיIT-הוצאות ה: נבחנת כיחידת רווח והפסד לכל דברIT-יחידת החלק מהרווחים של . ITנוצר קושי בקבלת תקציבים לצרכים הפנימיים של , נמדד כעת בקפדנותIT -שערך ה

ITלרוב. וחלק אחר מקורם בעשיית הפרויקטים עבור הלקוחות, באים ממתן שירותי מיקור חוץ ללקוחות ,IT הוא , בדיוק כמו הארגון העסקי. זאת אף על פי שהוא פועל בסביבה מאוד דינאמית, מנוהל ללא כלים מתוחכמים

תקציבים ותוכניות עבודה משתנים לעיתים כליל בעקבות רכישות , חייב להיות ערוך לשינויים עסקיים תמידיים .דשות או התמודדות עם המתחריםחברות ח

-הארגון דורש התייעלות מתמדת מה. ארגון גלובלי עם מספר שלוחות המפוזרות בכל העולם מתאר מצב דומה

IT) גם בארגון מבוזר רוצים להגיע לניהול ). הורדת עלויות פר עובדITקיימות בחברה , נכון להיום. מרכזיהמטרה היא . ולכן קל להן לקבל תקציבים ומשאבים, ההדרכהכמו מרכז, מחלקות הנתפסות כמקורות רווח

להיות מסוגל להראות את הערך העסקי IT -ומכאן שעל ה , IT-לגרום לארגון לראות בצורה דומה גם את ה. נמצאים תמיד בסוף סדרי העדיפויותIT, בשלב זה. חייב להתחיל לייחצן את עצמו כלפי הארגוןIT. לחברה אבסורדי עד כדי כך שקל יותר לקבל תקציבים לעובדי השמה מאשר לקבל משאבים המצב הוא, לפעמים .IT-נוספים ל

Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7444474 Fax. 972-97442444

היום יותר . ITאשר מאפשרת ואפילו דורשת למחשב את התהליכים בתוך יחידות ה, עבר אבולוציה IT-עולם ה אין , ל תוכנית עבודהאין נראות אמיתית ש, הפרויקטים אינם מתנהלים כראוי: ITמתמיד חסר ניהול אמיתי של

. הפרויקטססטאטוואין יכולת ניתוחית של , תהליכים מסודרים לתעדוף ההשקעות

בתכנון של תוכניות ITכלי שיתמוך בקבלת החלטות של . IT-חשוב לבדוק כלים לניהול תהליכי ה, מסיבה זו קיים לחץ להורדת עלויות ITעל . על פי היעדים האסטרטגים של הארגוןITהעבודה ויאפשר לסווג את השקעות

. למרות שהדרישות רק עולות, ומשאבים

הכלים הנמצאים בשימוש והמלצות, דפוסי העבודה השכיחים בארגונים •

, IT-האחראי על תוכנית אסטרטגית ל, Office of the CIO קיים משרד IT-שבתוך יחידת ה, אחד הארגונים צייןנימיים ברמת שקיפות גבוהה הן מבחינה התקציבית והן מבחינה רמת וכן ניהול שירות לקוחות פ, ניהול חוזים

HP) IT של Project and Portfolio Mngt Centerל מבוצעת בעזרת פתרון "ניהול הפעילות הנ. השירותGovernanceשל מרקורי וקינטנה לשעבר .(

על גיליונות האקסל כי בעוד שכל אחד עובד , באה בעקבות ההבנהIT Governance-ההטמעה של כלי ל

מראה את הסטאטוס של דרישות , אין כלי אחד שמרכז את כל הדרישות של המשתמשים-הפרטיים שלו גם אחרי שתוכנית . ומציג את כל המידע באופן מרוכז, תומך בקבלת החלטות ובתהליכי אישורים, פתוחות

אנשים . ר יעילות בעזרת הכליניתן לעקוב אחרי התקדמות המימושים בית, העבודה גובשה ויצאה לפועל לדיווח ITG-בנוסף נבנה מוצר וובי שהתחבר ל. ד"על סטאטוס ההתקדמות וכ, מדווחים על סיום המשימה

.השעות מדווחות לפי חבילות העבודה כולל סיום המשימות. שעותהכלי את שיטת נעשה ניסיון לכפות על . לא הייתה מוצלחת כפי שקיווITGההטמעה של פתרון , בסופו של דבר

וכמו כן ניסו לאלץ את הכלי לעבוד בדיוק לפי תהליכי העבודה , העבודה המטריציונית שכבר קיימת בחברהשכן היה , הטמעה והדרכה לקחו זמן רב, בנוסף. מה שהפך אותו לכבד מאוד ובעל זמני תגובה איטיים, הקיימים

מנהלים רוצים לקבל מידע מהימן על סמך . תםקשה לשנות הרגלים של אנשי שטח שנדרשו לדווח על כל פעילו, כאשר מטמיעים פתרון מסוג זה. user friendlyשהכלי יהיה , הדיווחים מהשטח ולכן יש חשיבות רבה לכך

.אלא גם בנוחותם של אנשי השטח, חייבים להתחשב לא רק בצרכי ההנהלה

Workbench; ם ומוצג בצורה של פורטליםהמותאם לצרכים עסקיי, Dashboard – מודולים ו 2בפתרון קיימים לא התממשק בצורה טובה ITG-ו, MS Projectכי משתמשים מעדיפים לעבוד עם , ידוע. Project כלי דמוי –

סנכרון וייצוא הנתונים בצורה נעשים Portfolio Centerשבגרסה החדשה של , חשוב לציין. Project -ל ולראות את כל התמונה בצורה Project להמשיך לעבוד עם מה שמאפשר למשתמשים, הרבה יותר טובה

. לניהול דרישותITGמסודרת במודול של

, דבר המסרבל את המימוש הטכני– המון שלבים של אישורים ITG-ייזום של פרויקט חדש עובר ב, נכון להיום. שורים לפשוט יותר להפוך את תהליך האיהמשתתפים המליצו. משום שחייבים לעבור פורמטים רבים בדרך

Workflowעל האדם האחראי על , בסופו של דבר, מסובך אינו משרתת את טובת הכלל אלא מקשהככל שהתהליך יהיה . עוד ממליצים הלקוחות לרדת ברמת הדיווח על המשימות. התהליך הכולל להתקדם . כך קיים סיכוי טוב יותר להירתמות של משתמשים ולקבלת הנתונים מהימנים, פשוט יותר ומסורבל פחות

שמתאים לפרויקטים , )Oracle Applicationדוגמת (ERPנושא חשוב נוסף הוא חיבור למערכת התקציב

, צייןSAP של PS-גם ארגון שהשתמש ב. וןללקוחות חיצוניים אך לא נותן פתרון לפרויקטים פנימיים של ארג . שהפתרון אינו מתאים לניהול פרויקטים פנימיים ומכיל בתוכו מידע רב שאינו שימושי

הנו BAC. נותן מידע מצוין לגבי מצב המערכותה של מרקורי BACמוצר על שימוש בהמשתתפים גם המליצו

, מאמת את פעולות המשתמש הסופי, )end user experience(, מוצר שבודק את חווית המשתמש הסופי .ומגלה תקלות שהיו מתפספסות בעבר

Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7444474 Fax. 972-97442444

הבודקת את התוכנות החדשות לפי , לפתרון בעיית הקושי במדידת איכות הפיתוח פותחה תוכנהפרקטיקה . הפרמטרים נקבעים בטרם מועברת התוכנה לבדיקה. פרמטרים קבועים מראש של איכות התוכנה

לבין אנשי הפיתוח QAדוגמה ליחסים בין . לירידה בתקלות בייצור בגובה עשרות אחוזיםזו הצליחה לתרום .40:700בארגון הנו

אשר עבר יישום מוצלח , Xioma של PS Nextכי הוא נמצא בשלב האחרון של הטמעת הכלי , ארגון נוסף גילה

לדווח על כמות השעות שהושקעו מערכת זו מאפשרת לכל הגורמים . ועומד להיות מותקן בכל הארגון, IT-בניתוח השקעת השעות נעשה ברמה מערכתית ולא . ד"וכ, פיתוח חדש, תחזוקה: לפי פרויקט ולפי סוג הפעילות

דיווח השעות הנו באחריות . PSNEXTקיימת אינטגרציה בין מערכת שעות לבין , בנוסף. ברמת העובד הפרטניכיום , לעומת זאת. לדיווח שעות חד שבועי אין כמעט כל ערךכי, שכן התגלה–המתכנתים ונעשה בסוף היום

.ובקרה על אמינות הדיווח, כולל דיווח של עובדי קבלנים, מהפעילות97% -מדווחים במערכת כ

של מדדים Dashboard-ולכן בעקבות השימוש במערכת ו, דיווח שעות לפי פעילות חשף תהליכים לא יעיליםר תהליכי עבודה רבים ולהוביל לצמצום האחוז שהופנה לפעילות תחזוקתית לעומת לשפ ITהצליח , קריטיים

– CR- change request - 20%, תחזוקה30%- מתחלק כיום לרוב לIT-תקציב ה. 40%- ל70%-הפיתוח מ . לפיתוח50%-ו, דרישות לא מתוכננות מראש

Action Baseניהול בקשות ומעקב אחרי החלטות מנוהל בעזרת

וממכן את תהליך העברת PSNEXTאשר מתקשר אל מערכת ה , ול דרישות מבוצע בעזרת פיתוח ייעודיניהמיכון התהליך עוזר . הדרישות דרך רפרנטים שנמצאים בכל מחלקה ומסבירים את הצורך העסקי של פרויקטים

, שלעיתים לקוחכך , יש היום יכולת לתמחר את הפרויקט הנדרשIT-ל. לתעדף ביתר הקלות בין הפרויקטיםיכול גם להחליט שהשקעה זו גבוהה ממה , שרואה את כמות ההשקעה הנדרשת לביצוע פרויקט לפני תחילתו

. וכדאי לו לוותר עליה לטובת פרויקט יותר קריטי למחלקתו, שחשב

שהדבר מאלץ את , היתרון הבולט של מיקור חוץ הוא בכך. שלהם נמצא במיקור חוץIT-ישנם ארגונים שה זמן להחלטות אסטרטגיות ובקרה שוטפת אחרי IT-ומפנה להנהלת ה, ארגון לעבוד בצורה מבנית ומסודרתה

כאשר . זמני טיפול בבעיות ועוד, דיווחי תקלות, ניצול דיסקים, עומס על שרתים: כגון, הביצועים תפעולייםבחירה במתודולוגיות ושיטות וIT-היא מתפנה לניהול ה, אינה נדרשת לעסוק בתפעול היומיומיIT-הנהלת השכלים לניהול הפורטפוליו הארגוני נבחנו , חשוב לציין. כולל בחינת כלים התומכים בתהליכים אלה, ניהוליות

.בעבר ונפסלו בשל עלות גבוהה מידי

משתתפים התריעו על כך ). IT-וגם ב( בכל חטיבה PMOדוגמה נוספת באה לתאר מבנה ארגוני בכולל יחידת core - עם צד פיננסי חזק ומוכוון פיתוח IT .ERP- לERP חסר היום הוא IT-ל יעיל של ארגון השלניהו

business .אין כלי אחד שנותן את כל מבינים ש, אחרי בדיקה של רב הכלים הנמצאים כיום בשוק, אולםאינו מספק אך פתרון זה , Excel- וProjectכמובן שאפשר להמשיך לעבוד עם . IT-הפתרון באופן מלא ל

, הלקוחות ציינו. כבר יש ערבוב בין כלים ותשתיות רביםIT-וב, גדלים כל הזמןITפרויקטי , נתונים בזמן האמתהכול ; תקציבים ניהול דרישות, דיווח שעות, שפתרון יבוא מבניית ממשקים בין מערכות לניהול פרויקטים

רכות יחד ורוצים לשקף נתונים מכמה לפני שמחברים מספר מע. BAC- אחד מרכזי ולCMBD-יתממשק למהן המטרות שרוצים , חייבים להחליט עד לאיזו רזולוציה רוצים באמת לרדת, אחדDashboard -עולמות ב

, IT- גם תוכנה לניהול תקציבי הIT-חסרה ל, בנוסף. איפה ניתן יהיה לראות תיעדוף של כולם ועוד, להשיג חיפשו להוריד מהאינטרנט תוכנה לא גדולה .IT-תאימות לצרכי התוכנות ארגוניות לתכנון התקציב אינן מ

. לא מורכב עבור אישורים אך ללא הצלחה WFעם

כלים שאמורים להוריד את הזמן המושקע כיום , PPM - ו IT Governanceארגון נוסף ביצע בדיקה של כלים . להפנות אותו למשימות אסטרטגיות יותר, בבקרה היומיומית

הארגון אינו בשל . לדרישות הבסיסיות ועלותם גבוהה Over specקיימת תחושה שהכלים הנם , לליבאופן כ HP ,Rationalוזאת למרות שההתרשמות לאחר בדיקה של , כפי שמציעים הספקים, לכלי שלם ומורכב

. מאוד מעוניין בו שהכלים הקיימים מציגים חזון שהארגון Portfolio Microsoft -ו

Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7444474 Fax. 972-97442444

וזאת , IT Governance אשר תואמת את המנגנונים של ביצירת תרבות ארגונית הוחלט להתמקד לעת עתה

. להטמיע כלים כגון אלה ביתר קלותבעתידאשר יאפשרו " ביתיים "וכלים מתודולוגיהעל ידי יצירת

. הנוכחית מאפשרת להם למסד תהליכים כגון בקרת פרויקטים וניהול תוכניות עבודההמתודולוגיה

:יש רצון להרחיב אתאם זאת .ITאופן בחירה ותעדוף של ההשקעות • .יכולת ההצגה של התפלגות ההשקעות • ). היום מתבסס על תחושת בטן(יכולת לדרג את הפרויקטים לפי הערך העסקי שהם מביאים • . ביצוע תכנון מסודר יותר של תוכנית העבודה השנתית עם רמת בקרה אוטומטיות יותר •

, לאחר מכן. IT- של הcapacity -עושים חשבון של רמת ה , בתחילת השנה: העבודה בארגון נוסףשיטת

מחושב על סמך נתוני (מורידים מהם את הזמן שנדרש לתחזוקה השוטפת , מחשבים את כמות ימי העבודה נטוטיפול בבאגים (ה עבודות התחזוק. של ימי פיתוח שיש ללקוחות בימי עבודה" התקציב"וכך יודעים מהו ) העברבארגון קיים , בנוסף. נקבעות בעקבות ישיבות המתרחשות אחת לחודש בין ראשי צוות לבין התוכניתנים) לרוב

כלים לניהול . וניהול הלקוחות הפנימיים, תקציבים, האחראי על בניית הגאנטים) אנשיםPMO) 3משרד של IT :Project Server ראשי צוות ותוכניתנים מדווחים על כל המשימות. ות לניהול גאנטים ודיווח שעואקסלים :

. הדיווח נעשה גם לפי חלוקה למשימות שוטפות ומשימות פיתוח. ימי חופש לתוך המערכת, מחלות, תחזוקה, . למשלSharePointחשוב שדיווח על משימות ושעות ייעשה דרך מסך אחד וצורה נוחה דרך

, workflowקיים מיני , קל מאוד לבנות את הטפסים הנדרשיםשם, SharePoint- בלקוח ממליץ של שימוש

ניתן לחשוף להם את אבני , משתמשים יכולים לראות בקלות את כל השעונים ומדדים, חות"ניתן לבנות קטלוג דו . מדווח על שעות בצורה וובית ITרק , נכון להיום. הדרך של פרויקטים

לניהול test directorבעיה בכלים כדוגמת ). שה היום באקסלנע(זהו כלי לניהול דרישות , מה שחסר עדיין . דרישות שאין להן עדכון אוטומטי של נתונים