Office 365 エンド ユーザー エンゲージメントの成功要因Office 365 の導入に影響を与える重要な成功要因と展開時にそれらをうまく使う方法

Office 365 は、個人とチームの生産性を高めることで組織の働き方を変えます。この変化は従業員にも組織全体にも影響を与えるため、Office 365 のエンド ユーザーによる導入を成功に導く重要な成功要因について理解しておくことは重要です。

エンド ユーザーによる導入の推進は、Office 365 を使って新しい方法で作業することによって実現するメリットについて、組織内の従業員が理解するようにすることを意味します。それらのメリットを実現するには、Office 365 の展開に適切な方法でアプローチするのに役立ついくつかの重要な質問について考えることが大切です。

• Office 365 の展開に関与すべき主要利害関係者はだれですか?

• 成功とはどのような状態ですか? 組織で Office 365 を使うにあたって考慮する必要がある目標とビジネスの成果は何ですか?

• 従業員が新しいテクノロジを積極的に使うようにするため、どのようにコミュニケーションし、トレーニングしますか?

では、展開を成功させ、Office 365 の ROI を最大限に高めるために、これらの考慮事項にどのように効果的に対処できるでしょうか。

このドキュメントではその点について説明します。

2

3

2.6

2.0

1.8

お客様あたりの 平均活動数

図 1

Office 365 導入の推進を積極的に行う組織の方が使用率が上がる使用率に関連する、お客様あたりの平均導入活動数

Microsoft Office 365 の使用率調査、2015 年 5 月

Office 365 の展開では、導入の推進に投資をすることの重要性について事前に理解しておくことが非常に重要です。ある調査は、積極的な導入の推進とエンゲージメントを高める特定の活動への投資をどちらも行っている組織では、Office 365 の使用率が高まっていることを示しています。Office 365 の導入に関連する複数の活動に投資している組織では、ユーザーのエンゲージメントがさらに高まっています (図 1)。

Microsoft では、エンド ユーザーによる導入を推進するための最も重要な成功要因を特定しました。それらの各成功要因が新しいテクノロジの導入にどのような影響を与えるかと、組織に Office 365 を展開するときにそれらの成功要因をどのように有利に利用できるかについて理解することが重要です。

01.利害関係者

02.シナリオ

03.関心向上とトレーニング

成功要因

4

使用率

: 低使用率

: 高

使用率: 普通

組織内の主要な担当者に必ず参加してもらう

主要利害関係者を特定し、全体として賛同を得て参加してもらうことは、Office 365 の展開の成果を上げるために不可欠です。この一環として最も重要なステップの 1 つは、Office 365 の必要とされるビジネスの成果に責任を持ち、推進する点で鍵となる組織内の "目的達成の責任者" を選ぶことです。目的達成の責任者は、テクノロジの実装だけでなく Office 365 によるビジネス価値の実現に焦点を当てていれば、組織内のどの部分に属する担当者でもかまいません (IT など)。

目的達成の責任者、エグゼクティブ スポンサー、導入支持者だけでなく、HR、セキュリティ、法務など、ビジネスの他の不可欠な部分に属する担当者も含めて、非常に共同作業がしやすいアプローチを取ることが重要です。

01.利害関係者

5

図 2

変革において CEO または事業単位のリーダーの関与がどの程度目に見えたか目に見えることの価値

変革の成功度

成功しなかった ある程度成功を収めた 成功を収めた かなり成功を収めた

まったく目に見えなかった 23% 6% 3% 1%

あまり目に見えなかった 29% 22% 10% 13%

ある程度目に見えた 32% 37% 31% 25%

かなり目に見えた 16% 35% 56% 61%

「Creating organizational transformations」(2008 年 7 月、McKinsey Quarterly、www.mckinsey.com) の別紙から編集Copyright© 2008 McKinsey & Company.All rights reserved. 許可を得て転載。

エグゼクティブの支援

CEO であれ、事業単位のリーダーであれ、積極的に関与するエグゼクティブ スポンサーがいることは、プロジェクトを成功に導く大きな推進力となります。エグゼクティブ スポンサーは、トップ レベルの経営陣によるサポートを生み出すほか、従業員が新しいテクノロジの導入を推進するにあたり、その関与は不可欠となります。

エグゼクティブ スポンサーは、組織内で Office 365 に対する包括的なビジョンを定めることができるようにし、それをより広範な組織的目標に結びつけてそのビジョンを組織全体の他のリーダーたちに伝えることにより、組織と戦略的に連携します。さらに、導入の重要性に関してエンド ユーザーに直接伝えて Office 365 のメリットを高く評価し、Office 365 を自身が使うことで必要な行動をモデル化することもできます。

調査によると、目に見えるエグゼクティブ スポンサーがいると、変革プロジェクトが成功しやすくなります (図 2)。回答者の 85% 超が、CEO がある程度目に見える、またはかなり目に見えると、変革プロジェクトが成功を収めた、またはかなり成功を収めたと回答しました。

エグゼクティブ スポンサーが Office 365 プロジェクトの展開の成功にどのように貢献できるかについて詳しくは、次のリソースをご覧ください。

https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=843791

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導入支持者

Office 365 の導入を推進する上で重要なもう 1 つの関係者グループとして、組織内の Office 365 導入支持者を作り上げてそれを活用することができます。

Microsoft エンド ユーザー調査によると、同僚からの学習は新しいテクノロジを学習する際に最も効果的で、よく使われている方法です (図 3)。

これらの方法は十分に活用されていない(使用率が低く、有効性が高い)

同僚を介した学習は、最も効果的で、なおかつ最もよく使用されている方法

0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% 55%

学習にその方法を使用している人の割合

その方法がとても

"とても役に立った

" と答えた人の割合

SharePoint エンド ユーザー調査、2013 年 4 月、Microsoft Corporation

図 3

エンド ユーザーが新しいテクノロジを学習する効果的な方法

45%

40%

35%

30%

25%

20%

15%

10%

5%

0%

自分のマネージャー IT 部門の従業員

正式なトレーニング(外部)

正式なトレーニング(内部)

コミュニティ フォーラム

Microsoft の Web サイト

同僚 (マネージャーや IT スタッフを除く)

自分 1 人で試行錯誤

ユーザー ガイドまたはマニュアル

オンライン チュートリアル検索エンジン 自己学習はおおむね非効果的ですが、現状で

は多くの人が採り入れている学習プロセス

同僚が正式な Office 365 導入支持者プログラムを通じて与える影響を活用することが重要です。導入支持者は自分が Office 365 をどのように使うかに熱心なだけでなく、積極的に支持基盤を作り、同僚がより Office 365 について学ぶための手助けをします。

組織内のあらゆるユーザーから全体的な賛同を得ることは簡単ではありません。導入支持者はこの困難をやわらげ、 Office 365 の導入において重要な役割を果たします。また、知識が豊富なだけでなく、専門知識の向上に努めており、同僚の指導やサポートも進んで行います。

導入支持者プログラムを確立する際、成功を収めるために考える必要がある考慮事項がたくさんあります。導入支持者は、正式にトレーニングを受け、教えるためのバックアップや教育を受けている必要があります。さらに、何を実行すべきかに関して明確な計画を持っている必要もあります。

Office 365 導入支持者プログラムの作成に関するリソースや、他の役に立つ資料については、次のガイドをダウンロードしてください。

https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=843794

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図 4

変革の成功を定義するために御社が定めた目標を最もよく表す文章はどれですか?成功目標

変革の成功度

成功しなかった ある程度成功を収めた 成功を収めた かなり成功を収めた

財務上または業務上の条件を明確に定義し、まったく新しいレベルのパフォーマンスを表現した

16% 36% 72% 80%

財務上または業務上の条件を明確に定義したが、あまり会社に浸透させなかった

20% 32% 20% 13%

明確に定義しなかった 65% 32% 8% 8%

「Creating organizational transformations」(2008 年 7 月、McKinsey Quarterly、www.mckinsey.com) の別紙から編集Copyright (c) 2008 McKinsey & Company.All rights reserved. 許可を得て転載。

成功を定義して明確な目標を定める

どの変革プロジェクトでも、明確な目標を最初に定める必要があります。明確に定義された目標があれば、成功の可能性が高まります (図 4)。McKinsey Global Survey の回答者の 80% が、明確に定義された一連の財務目標と業務目標があったため、変革が "かなり成功を収めた" と答えました。

01.

Office 365 を展開するための実用的なビジネス シナリオを定義および作成するプロセスは、次のとおりです。

ビジネス シナリオを明確にする。組織のより広範なイニシアチブに照らして、ビジネス シナリオを明確にし、定義することが重要です。主要利害関係者を協力し、Office 365 によって達成したビジネスの成果や目標を明確にします。

02. 使用シナリオを探す。ビジネス シナリオを明確にしたら、定めた目標の達成に役立つ具体的な Office 365 使用シナリオを探し始めることができます。以下のシナリオを使うと、Office 365 によってエンド ユーザーが生産性を高めるようにすることができます。

シナリオの明確化について詳しくは、次のリソースをご覧ください。https://aka.ms/office365scenarios

02.シナリオ

Office 365 の展開を計画する際、組織のビジネス シナリオを特定する必要があります。これらは、組織が Office 365 によって達成することを目指す目標です。

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使用シナリオ メリット

どこからでも作業ができるOffice 365 を使うと、組織の従業員はどこからでも作業に必要なものすべてに

アクセスできます。

外出先からメールや予定表を使うOffice 365 には、メール、予定表、ファイル、連絡先、タスクのすべてが保存され

ており、外出先からでも使うことができます。

コンテンツで共同作業Office 365 では、必要なドキュメントや情報に、必要なときに接続できます。どのデバイスからでもチームのメンバーとドキュメントの共同作業を行い、レポー

トを共有して、顧客ととつながることができます。

会議を有意義にSkype for Business では、複数のデバイスで、どこにいるチーム メンバーとでもオンラインで簡単に連絡を取って、つながることができます。HD ビデオ、画面共有、リアルタイムのノート作成ツールによって、会議の意義を高めることができます。

チームを 1 つにするYammer では、ネットワークのようにつながって行動できるので、新しい方法で他のユーザーの意見を聞いて、変化し、成長することができます。これにより、ユーザーが学習、共有、発言できるようになり、チームの結束と革新が促進されます。

以下の場所にある生産性向上ライブラリを使って、特定のタスクを Office 365 の機能と照らし合わせることもできます。http://fasttrack.microsoft.com/office/envision/productivitylibrary

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一般に、新しいテクノロジ展開を喜んで利用するユーザーは 34% です*。社内キャンペーンとトレーニングを組み合わせて関心を高め、エンド ユーザーを備えさせることは、新しいテクノロジを展開する際によく見られる無関心を克服するのに重要です。*CIO Executive Board Business Productivity Database

影響と導入の範囲を最大限に広げる

3b. トレーニングトレーニングは、Office 365 を効果的に使う方法をエンド ユーザーがが理解できるようにする、Office 365 の展開に不可欠な部分です。トレーニングの種類は、教室で行う講習から、自習用の "ファースト ステップ" ガイドまでさまざまです。

03.関心向上とトレーニング

3a. 関心を高める関心の向上は、影響を大きくし、Office 365 の導入を推進するための強力な方法です。関心向上キャンペーンには、社内の発表、ニュースレター、導入イベント、対話集会、コンテスト、プレゼントなどを含めて、Office 365 がどのように役立つかをユーザーに知らせ、期待を高めることができます。

10

図 5

導入の成功を推進する上位 3 つの活動

活動を実施した人の割合

100%

35%

30%

25%

20%

15%

10%

5%

0%

導入を推進するために実施した活動

エンド

ユーザーに

トレーニングを提供する

マルチチャネルの

社内キャンペーンによって

関心を高める

上級経営陣から

事前のサポートを得る

Microsoft Office 365 の使用率調査、2015 年 5 月

使用量の多いお客様

使用量が中程度のお客様

使用量の少ない お客様

これらの成功要因について理解し、実装することは、Office 365 の展開を成功させるために不可欠です。この成功のカギとなるのは、この新しい働き方の継続的な導入を推進する目的達成の責任者を選ぶことから始めることです。主要利害関係者を特定し、ビジョンを作る際にエグゼクティブ スポンサーからのサポートを得れば、展開の足並みをそろえるためのしっかりとした土台ができあがります。ビジネス シナリオを明確にすると、ビジネス目標が Office 365 と合致し、エンド ユーザー エンゲージメントのための道筋ができます。その後、使用を継続するため、関心向上キャンペーンとトレーニング戦略を計画することが重要です。

Office 365 の導入を始めるのに最も良いのは、Microsoft FastTrack for Office 365 を活用することです。Microsoft FastTrack for Office 365 は、Office 365 への移行をスムーズに自信を持って実施し、ビジネス価値をより短期間で実現できるようにサポートする Microsoft の顧客支援サービスです。

資格のあるお客様* とのエンゲージメントの一環として、Microsoft FastTrack for Office 365 は Office 365 の導入を成功させるための計画に関するガイド、コンテンツ、ベスト プラクティスを提供します。

詳しくは http://fasttrack.office.com をご覧ください

* 資格のあるお客様は、Office 365 Enterprise/Business SKU、有料の行政機関向け SKU、キオスク SKU、非営利団体向け SKU を 50 シート以上お持ちのお客様です。

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