okmanagement nvlo interview
TRANSCRIPT
10 OK ManageMent 3, OKtOber 2011
Van floormanagers of dagcoördinatoren wordt verwacht dat zij orde in de chaos scheppen en
knopen doorhakken. Maar door de tegenstrijdige belangen op een operatiekamercomplex is dit
makkelijker gezegd dan gedaan. Voor inspiratie en tips kunnen zij terecht op hun eerste eigen
congres.
TeKST: ASTRID VAN PeLT | FOTO: eDWIN WIeKeNS
Het congres ‘Dagcoördinatoren in spagaat: dagelijkse
dilemma’s op het operatiekamercomplex’ is het
eerste congres voor deze specifieke beroepsgroep.
Congresorganisator en operatieassistent Cherry Ponsen
(39) en floormanagers Peter Meijer (43, anesthesioloog in
het Academisch Medisch Centrum) en Jeroen Veldhuis (31,
anesthesiemedewerker in het Jeroen Bosch Ziekenhuis) laten
hun licht schijnen over het vak en het belang van dit congres.
BekeNDe ProBlemeNMeijer: ‘Er zijn talloze tegenstrijdige belangen op een ope-
ratiekamercomplex, zoals de productieafspraken van het
ziekenhuis, de richtlijnen van de IGZ, die maar een beperkt
aantal afgevallen operaties toestaan, het welzijn van het
personeel …’
Veldhuis: ‘En de patiënten willen of moeten zo snel moge-
lijk worden geholpen.’
Meijer: ‘Soms staat het hele team op scherp en kan de
operatie beginnen, totdat blijkt dat de operatiesets nog ge-
bruikt worden op een andere operatiekamer …’
Ponsen: ‘Het zijn de bekende problemen die iedere floor-
manager of dagcoördinator tegenkomt. Gek genoeg zijn
er tot nu toe nog geen bijeenkomsten georganiseerd die
zich specifiek richten op dagcoördinatoren. Ik wilde op die
nichemarkt inspelen en de leden van deze “vergeten groep”
met elkaar in contact brengen.’
CoNCessies oP De okVeldhuis: ‘Bij ons is een date een deal. In principe kan een
patiënt altijd geopereerd worden, maar de specialist beslist.
Wij lunchen elke dag rond twaalf uur. Wanneer op dat tijd-
stip net een patiënt binnenkomt, moet je bepalen welke
partij een concessie doet. Levert het personeel zijn lunch-
pauze in? Of is het mogelijk om de patiënt even in de wacht
te zetten, zodat het personeel eerst kan eten en daarna goed
uitgerust aan de operatie kan beginnen?’
Meijer: ‘Vaak is aan het begin van de dag al duidelijk dat de
planning enorm gaat uitlopen. Het is nooit fijn om te kiezen
welke patiënt moet afvallen. Je staat met je rug tegen de
muur en moet een keuze maken, maar het is kiezen tussen
twee kwaden. Het verwijt “dus jij laat een kind met kanker
afvallen?” staat me nog goed bij.
‘Minder urgente patiënten moet je niet bij voorbaat laten
afvallen op een chaotische dag. Je moet soms ook een strate-
gische keuze maken die rekening houdt met de lange ter-
mijn. Zo heb ik er onlangs voor gekozen om een jonge man
met een kaakfractuur wel direct die dag te laten opereren,
omdat de kans erg groot zou zijn dat zijn operatie de dagen
daarna continu zou worden uitgesteld.’
CommUNiCatie met Het teamMeijer: ‘Goede communicatieve vaardigheden zijn essenti-
eel. Je moet je kunnen inleven in het personeel. Ik herinner
me een collega van vroeger. Die had de gewoonte om met
grof geweld de deur open te gooien en de chirurg tijdens
het moeilijkste moment van de operatie toe te snauwen:
“En, hoever zijn we?” Zo bouw je geen hecht team op. Ik
gedraag me heel weloverwogen op de OK; de volgende dag
heb ik iedereen weer hard nodig.’
Veldhuis: ‘Voor een floormanager is het essentieel om
CoNgres: DagCoörDiNator iN De sPagaat
OK ManageMent 3, OKtOber 2011 11
goodwill te kweken. Mijn collega’s weten dat ze alles tegen
me kunnen zeggen, maar ze kunnen andersom ook stevige
feedback van mij verwachten. Eén dag per week sta ik als
anesthesiemedewerker op de OK, waardoor ik de zaken ook
vanuit een ander perspectief kan bekijken. Ik weet hoe het
is om leiding te geven, maar ook om leiding te accepteren.’
Ponsen: ‘Een duidelijke en expliciete manier van com-
municeren is ook essentieel, juist omdat tijdens een operatie
weinig overblijft van de non-verbale communicatie door alle
gezichtsbedekking. Dit vak heeft een hoog afbrandgehalte.
Wanneer je niet duidelijk communiceert, haal je jezelf de
frustratie of het onbegrip van het team op de hals. Motiveer
je alle beslissingen duidelijk, dan zijn mensen een stuk wel-
willender en ontstaat er een wij-gevoel in het team.’
Meijer: ‘Het is niet slechts een kwestie van helder uitleggen.
Ook je natuurlijke charisma en humor spelen een rol.’
VerwaCHtiNgeN CoNgresPonsen: ‘Dit congres zal voor de eerste keer de spagaat van
een dagcoördinator aan de orde stellen. De tegenstrijdige
belangen zullen ook na het congres blijven bestaan, maar
doordat mensen in contact komen met “lotgenoten” krijgen
ze een kijkje in de keuken bij andere ziekenhuizen. Dat
werkt hopelijk inspirerend.’
Veldhuis: ‘Er bestaat een groot verschil in werkwijze
tussen de verschillende ziekenhuizen. Zelfs binnen een en
hetzelfde ziekenhuis kan de werkwijze veranderen, zoals ik
onlangs zelf ervoer na de verhuizing van het Jeroen Bosch
Ziekenhuis, in april dit jaar. Op onze nieuwe locatie hebben
we meerdere floormanagers en een speciale vleugel voor
kleinere ingrepen. Die verandering van werkwijze heeft
voor- en nadelen, iets waar ik tijdens het congres uitgebreid
op in zal gaan.’
Meijer: ‘Er is niet één goede techniek, maar er zijn wel
universele problemen waar je als dagcoördinator of floor-
manager mee te maken krijgt. Het is fijn om veel vakgenoten
in een zaal te hebben, want er valt veel van elkaar te leren.
Overigens blijf ik tijdens het congres als dagvoorzitter op
bekend terrein. Ik zal optreden als floormanager van de dag.’
Ponsen: ‘Het congres biedt niet alleen de mogelijkheid
ervaringen uit te wisselen. Een communicatiedeskundige
zal tools geven voor een duidelijkere communicatie op de
OK. Ik hoop dat mensen na afloop van het congres genoeg
geïnspireerd zijn door alle tips en zich bij het weggaan af-
vragen: hoe zullen mijn collega’s de komende maanden op
mij reageren?’ ■
Peter Meijer, Cherry Ponsen en Jeroen Veldhuis.
‘Dagcoördinatoren in spagaat: dagelijkse dilemma’s op het
operatiekamercomplex’ vindt plaats op 9 december, in De Een-
hoorn in Amersfoort. Het congres wordt georganiseerd door
SCEM conference services, het Academisch Medisch Centrum
van de Universiteit van Amsterdam en Moncherry conferences
& events. Kijk in de agenda op oknieuws.nl voor een link naar
het congres. Of www.scem.nl.