Onko teillä vieläpaperisia arkistoja?

Asetus astuu voimaan keväällä 2018 kahden vuoden siirtymäajan jälkeen. Se lisää vaatimuksia yritysten henkilötietojen käsittelylle ja tietojen turvalliselle tuhoamiselle.

Järjestelmien ja tietokantojen ohella on tärkeä muistaa, että lakimuutos koskee myös paperisen tiedon säilyttämistä.

EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) koskee myös paperiarkistoja

EU:n tietosuoja-asetus yhtenäistää henkilö-tietojen käsittelyä koskevaa sääntelyä EU:ssa.

Miksi Digitoida paperisia arkistoja?

Tilan säästäminen ja hyötykäyttö

Sähköinen arkisto vie huomattavasti vähemmän tilaa kuin paperinen arkisto, ja kaikki tila voidaan käyttää tuottavaan työhön.

Varmuuskopiointi

Sähköisestä arkistosta on helppo ottaa varmuuskopioita, jolloin liiketoiminnan riskit voidaan hallita.

Tiedon nopea haku

Sähköisessä muodossa olevaan tietoon voidaan tehdä nopeita hakuja koko organisaation toimesta, jolloin minimoidaan tuottamattomaan työhön kuluva aika.

Tiedon saatavuus missä ja milloin tahansa

Sähköisessä muodossa oleva tieto voidaan tallentaa esimerkiksi dokumentinhallin-tajärjestelmään, jolloin tietoon pääsee käsiksi milloin ja millä laitteella tahansa.

Prosessien automatisointi

Sähköisessä muodossa olevia prosesseja on helpompi automatisoida ja minimoida manuaalinen työ.

Dokumenttien suuri määrä

Kun yrityksessä skannattavien dokumenttien määrä on suuri, erillinen dokumenttiskanneri tehostaa ja helpottaa työntekoa.

Manuaalisen työn vähentäminen

Kun yrityksessä on paperin käsittelyyn liittyviä toimintoja, joihin kaivataan uusia ratkaisuja tai tehokkaampaa toimintatapaa, esimerkiksi OCR-tulkkaus ja viivakoodit.

Kun monitoimilaite ei riitä

Kun skannattava materiaali on monimuotoista, vaaditaan erinomaista laatua tai monitoimilaite ruuhkaantuu.

Toiminnan kehittäminen

Kun yritys haluaa parantaa toimintatapojaan esimerkiksi digitoimalla paperiarkistoja.

Milloin dokumenttiskanneri on tarpeellinen?

Dokumenttiskannerin edut verrattuna monitoimilaitteeseen

SkannausvarmuusErilaisten dokumenttien käsittely (eri kokoiset, eri materiaalit).

Mahdollisuus skannata normaalissa työasennossa omalla työpisteellä.

Skannaustyön ohjaaminen suoraan liiketoiminnan prosessiin helposti ja yksinkertaisesti esim. verkossa oleviin muihin ohjelmiin.

Laadun parantaminen (tyhjän sivun poistaminen, automaattinen suoristus,-tuplasyötön esto,virhesyötön tunnistus, värisävyjen säätö,tekstin parannus)Viivakoodien tunnistus(lisävaruste).

Suorituskyky

Parempi tuottavuus

Ergonomia

Dokumentinkäsittely

Liiketoiminta-prosessit

Tarvitsetko apuaskannerin valinnassa?

Skannerivalitsimen avulla löydät tarpeitasi vastaavan skannerin.

https://www.canon.fi/scanners/scanner-selector/

Canon -dokumenttiskannerit

Canon P-215

• Nopea skannaus 30 kuvaa/min ja USB-virtalähde

• Eräskannaus 20 arkin ADF:llä • Ultrakompakti, tilaa säästävä ja kannettava • Tukee henkilökorttien ja kohokuvioitujen

korttien skannausta • Skannaus Google Docsiin ja Evernoteen • Erinomainen kuvanlaatu • Monipuolinen ohjelma tukee Mac- ja

PC-tietokoneita • Skannaus Wi-Fi-yhteydellä

WU10-lisävarusteen avulla

Canon DR-C225 / DR-C225w

• Ohut ja pienikokoinen laite, jossa on ainutlaatuinen pystysuuntainen J-syöttö

• Nopea ja helppo skannaus• Nopea kaksipuolinen skannaus: 50 malli-

sivua minuutissa 300 dpi:n tarkkuudella• Täydellinen ohjelmistopaketti kaikkiin

skannaustarpeisiin• Tukee sekä Windows- että

Mac-järjestelmiä• WI-FI (DR-C225w)

Canon DR-C240

• Tehokas tuottavuus: kaksipuolinen skan-naus jopa 90 mallisivua minuutissa

• Passien ja muiden erityyppisten asiakirjo-jen helppo skannaus yhdellä kompaktilla laitteella

• Luotettava paperinkäsittely ja kestävä rakenne

• Pieni, tyylikäs ja hiljainen laite kaikenlaisiin työympäristöihin

Canon DR-M140

• Pienikokoinen ja monipuolinen skanneri, jossa käyttäjän valittavissa olevat paperipolut

• Nopea väriskannaus, jopa 80 mallikuvaa minuutissa 300 dpi:n tarkkuudella

• Kestävän rakenteen ansiosta jopa 6 000 skannausta päivässä

• Laadukkaat kuvankäsittelytoiminnot• Ammattitason ohjelmistot, kuten eCopy

PDF Pro Office.

Canon ScanFront 400

• Tehokas ja nopea verkkoskanneri sopii hyvin yhteiskäyttöön tai hajautettuun skannaukseen.

• Skannaa erikokoisia ja -tyyppisiä asia-kirjoja nopeasti, helposti ja luotettavasti suoraan työnkulkuun muutamalla napsautuksella ilman tietokonetta tai erillistä ohjelmistoa.

• 45 sivua minuutissa ja suurella 60 arkin syöttölaitteella, jonka kapasiteetti on 6 000 skannausta päivässä.

• Skannaa suoraan sähköpostiin, verkko-kansioihin, FTP-palvelimelle, USB-muistiin, faksiin tai tulostimiin.

• Pienikokoinen ja hiljainen laite

Canon DR-M1060

• Erittäin pienikokoinen A3-skanneri• Suora ja U-paperirata monenlaisten

asiakirjojen käsittelyyn• Tehokas skannaus jopa 120 mallisivua

minuutissa• Kätevä paperin syöttö laitteen

etupuolelta• Tehokkaat ohjelmistot, mukana myös

Kofax VRS• Tasoskannerien ja viivakoodimoduulin

helppo lisäys

Kiitos mielenkiinnostasi!Lisätietoa saat lähimmästä Data Group -liikkeestäsi,

sekä

• datagroup.fi• palvelupaketti.fi• shop.datagroup.fi