1

VERZIJA: svibanj 2015., s izmjenama i dopunama iz studenog 2018.1

OPERATIVNE SMERNICE O RADU PEMPAL MREŽE

ČLAN I – MISIJA I CILJEVI ............................................................................................................................................................ 2

POGLAVLJE 1. MISIJA.......................................................................................................................................................................................... 2 POGLAVLJE 2. CILJEVI ........................................................................................................................................................................................ 2 POGLAVLJE 3. ČLANSTVO................................................................................................................................................................................... 2

ČLAN II – ORGANIZACIJA ............................................................................................................................................................ 2

POGLAVLJE 1. ORGANIZACIJA ............................................................................................................................................................................ 2 POGLAVLJE 2. ZAJEDNICA PRAKSE ................................................................................................................................................................... 2 POGLAVLJE 3. UPRAVNI ODBOR ........................................................................................................................................................................ 3 POGLAVLJE 4. TIM LIDER IZ SVETSKE BANKE................................................................................................................................................. 4 POGLAVLJE 5. SEKRETARIJAT ........................................................................................................................................................................... 4 POGLAVLJE 6. RESURSNI TIM ............................................................................................................................................................................ 4 POGLAVLJE 7. ALUMNI ....................................................................................................................................................................................... 4

ČLAN III – AKTIVNOSTI ............................................................................................................................................................... 4

POGLAVLJE 1. DOGAĐAJI.................................................................................................................................................................................... 4 POGLAVLJE 2. STUDIJSKE POSETE .................................................................................................................................................................... 5 POGLAVLJE 3. RESURSNI MATERIJALI .............................................................................................................................................................. 5

ČLAN IV – FINANSIJE .................................................................................................................................................................... 6

POGLAVLJE 1. FINANSIRANJE ............................................................................................................................................................................ 6 POGLAVLJE 2. AKTIVNOSTI U VEZI FINANSIRANJA ......................................................................................................................................... 6

ČLAN V – REVIZIJA ........................................................................................................................................................................ 6

ČLAN VI – ZAVRŠNE ODREDBE ................................................................................................................................................. 6

PRILOG 1 .......................................................................................................................................................................................... 7

1 Ova verzija sadrži izmjene u ČLANKU 2., odjeljku 2., stavku 3. (iz svibnja 2015.) i novi stavak dodan ČLANKU 3., odjeljku 1.

(odlukom Upravnog odbora PEMPAL-a od 14. studenog 2018.)

2

ČLAN I – MISIJA I CILJEVI

Poglavlje 1. Misija PEMPAL (Public Expenditure Management Peer Assisted Learning, odnosno Upravljanje javnim rashodima – učenje u saradnji sa kolegama) je program koji funkcioniše u okviru Multidonatorskog trust fonda kojim upravlja Svetska banka. PEMPAL program pokrenut je 2006. godine s namerom da se uspostavi mreža praktičara-stručnjaka iz oblasti upravljanja javnim finansijama iz zemalja Evrope i centralne Azije (odnosno ECA zemalja, shodno definiciji Svetske Banke); koje se u daljem tekstu nazivaju zemljama članicama PEMPAL-a. PEMPAL ima za cilj da doprinese da zemlje članice PEMPAL-a efikasnije i efektivnije koriste javna sredstava primenom novih načina rada/praksi u upravljanju javnim finansijama. Učenje između kolega, koje se omogućuje i podstiče na događajima organizovanim s ciljem sticanja znanja, studijskim posetama i resursnim materijalima, a u skladu sa akcionim planovima koje uobličavaju sami članovi, odvija se u okviru tri Zajednice prakse (ZP), i to: Zajednice prakse budžeta (ZPB); Zajednice prakse trezora (ZPT) i Zajednice prakse interne revizije (ZPIR) i na tri zvanična jezika: engleskom, ruskom i bosanskom i prezentuje se na zvaničnoj internet prezentaciji PEMPAL-a (www.pempal.org).

Poglavlje 2. Ciljevi Ovim Operativnim smernicama o radu (u daljem tekstu: Smernice) uređuju se organizacija, aktivnosti i finansijski aspekti rada PEMPAL mreže i definišu se funkcije i nadležnosti njenih konstituentnih organa.

Poglavlje 3. Članstvo Po podacima iz decembra 2012. godine, sledeće zemlje su članice PEMPAL mreže: Albanija, Jermenija, Azerbejdžan, Belorusija, Bosna i Hercegovina, Bugarska, Češka Republika (samo u ZPIR), Hrvatska, Gruzija, Mađarska (samo u Zajednici prakse interne revizije), Kazahstan, Kosovo, Kirgistan, Makedonija, Moldavija, Crna Gora, Rumunija, Ruska Federacija, Srbija, Tadžikistan, Turska, Ukrajina i Uzbekistan. Postojanje i ispunjavanje uslova za članstvo razmatra Upravni odbor i to razmatranjem prijave za članstvo, koja se podnosi u pisanoj formi, u roku od mesec dana od dana podnošenja. Od članova iz “Zemalja sa visokim dohotkom” (u skladu sa definicijom Svetske banke) očekuje se da aktivno doprinesu (finansijski ili nefinansijski2) učestvovanju u aktivnostima PEMPAL-a.

ČLAN II – ORGANIZACIJA

Poglavlje 1. Organizacija Organi i delovi PEMPAL-a su:

• Zajednice prakse; • Upravni odbor; • Tim lider ispred Svetske banke; • Sekretarijat; • Resursni tim; • Alumni.

Poglavlje 2. Zajednica prakse Zajednica prakse (ZP) je partnerstvo u svrhu učenja između praktičara koji smatraju da je korisno da uče jedni od drugih i jedni sa drugima o iskustvima i rešenjima u oblasti upravljanja javnim finansijama. Oni učestvuju u zajedničkim aktivnostima i diskusijama, pomažu jedni drugima i razmenjuju informacije. Oni takođe udružuju snage u procesu razvoja repertoara resursa: iskustva, priče, alati, načini za prevazilaženje izazova u reformi upravljanja javnim finansijama sa kojima se suočavaju i pojedinačno i kolektivno.

2 Nenovčani doprinos – doprinos u vidu opreme, zaliha ili druge materijalne imovine koji se razlikuje od novčane donacije. Neke organizacije mogu takođe da doniraju korišćenje prostora ili zaposlene kao nenovčani doprinos.

3

Članovi Zajednice prakse su ljudi (dužnosnici/zvaničnici/službenici) koji rade u oblasti javnih finansija u zemljama članicama PEMPAL-a, a koje nominuju/delegiraju organi državne uprave različitih država koji obavljaju poslove u funkcionalnim oblastima budžeta, trezora i interne revizije, shodno tumačenju Izvršnog odbora relevantne Zajednice prakse (za budžet, trezor ili internu reviziju). Izvršni odbor (EC) je upravljačko telo Zajednice prakse. U članstvo se stupa tako što trenutni članovi Izvršnog odbora nominuju kandidate na osnovu stepena aktivnog učestvovanja nekog člana u radu Zajednice prakse. Poželjno je da su Izvršnom odboru zastupljene različite sub-regije, a ukupan broj članova ograničen je na najviše devet predstavnika zemalja (uključujući i predsedavajućeg Zajednice prakse), s tim da pravo glasa može imati samo po jedan predstavnik svake zemlje. Takođe je poželjno da postoje i zamenici članova, kako bi se podstakla različitost i zastupljenost u Izvršnom odboru. Izvršni odbor PEMPAL mreži daje viziju; daje generalne smernice i upravlja kolaborativnim razvojem strategije, akcionog plana i budžeta Zajednice prakse; podstiče neformalnu i formalnu komunikaciju između članova; podstiče kreiranje znanja, razmenu i učenje; i promoviše odgovornost i participaciju.

Članovi Izvršnog odbora koji imaju pravo glasa u skladu sa stavom 3 ovog poglavlja vrše izbor predsedavajućeg(ili predsjedavajuće) Zajednice prakse iz svojih redova, tajnim glasanjem. Nezavisno lice, na primer član Sekretarijata, vrši nadzor nad izborom predsedavajućeg. U prvom krugu glasanja svaki član Izvršnog odbora sa pravom glasa može da nominuje jedno lice. U drugom krugu glasanja predsedavajući se bira među onim kandidatima koji su dobili najveći broj nominacija, odnosno, u slučaju da je samo jedan kandidat dobio najviše nominacija, među kandidatima koji zauzimaju prvo i drugo mesto po broju nominacija, a glasanje se vrši putem glasačkog listića (i može biti i elektronsko).

U slučaju da u drugom krugu kandidati dobiju jednak broj glasova, nezavisno lice koje vrši nadzor nad izborom odlučuje o rezultatima izbora, izvlačenjem listića.

Predsedavajući se bira na period od jedne godine, s mogućnošću reizbora. Ona/on može da imenuje najviše dva člana Izvršnog odbora sa pravom glasa kao svoje zamenike. Predsedavajući Izvršnog odbora, uz podršku svog/svojih zamenika doprinosi kolektivnom upravljanju PEMPAL mrežom; stara se o tome da su članovi aktivno uključeni u rad Zajednice prakse; i promoviše nove aktivnosti , tehnologije i načine za povezivanje članova Zajednica prakse. Ona/on takođe prisustvuje sastancima Upravnog odbora ili određuje zamenika koji tim sastancima pristustvuje u njeno/njegovo ime, s ciljem da predstavlja interese i kandiduje teme i pitanja Zajednice prakse; pomaže u analizi koju vrši Upravni odbor i usvajanju akcionih planova, budžeta, strategija i drugih inicijativa Zajednice prakse; i doprinosi razvoju, sprovođenju i praćenju inicijativa koje imaju za cilj unapređenje efikasnosti i održivosti PEMPAL mreže. Predsedavajući Zajednice prakse bi trebalo da, unutar svoje Zajednice prakse, bude poznat po svom aktivnom doprinosu radu mreže i da ima obimno relevantno iskustvo u funkcionalnoj oblasti Zajednice prakse.

Poglavlje 3. Upravni odbor Upravni odbor (UO) predstavlja PEMPAL mrežu. Sastoji se od dva predstavnika Svetske banke; predsedavajućeg svake Zajednice prakse i drugog člana Izvršnog odbora kojeg Predsedavajući izabere među članovima sa pravom glasa; jednog predstavnika svakog od donatora koji obezbeđuje finansijsku podršku PEMPAL-u preko multidonatorskog trust fonda (MDTF) kojim upravlja Svetska banka; jednog predstavnika svakog donatora koji obezbeđuje godišnju finansijsku podršku izvan multidonatorskog trust fonda u iznosu od najmanje 100,000 USD; i jednog predstavnika svakog donatora koji obezbeđuje značajnu godišnju nefinansijsku pomoć (na primer pružajući aktivnu i efektivnu podršku radu svim trima Zajednicama prakse). Predstavnici Sekretarijata i resursnog tima učestvuju u svojstvu stalnih posmatrača. Upravni odbor definiše smer razvoja PEMPAL mreže; vrši nadzor nad sprovođenjem ciljeva i misije PEMPAL-a; usvaja odluke neophodne za efektivno i efikasno funkcionisanje PEMPAL-a; usvaja akcione planove i budžete Zajednica prakse; odobrava članstvo zemalja u PEMPAL mreži; izrađuje sopstveni program rada; daje smernice Resursnom timu; i obavlja druge poslove kojima se postiže efektivno i održivo funkcionisanje PEMPAL mreže. Predsedavajućeg Upravnog odbora biraju članovi Upravnog odbora na period od jedne godine, s mogućnošću reizbora na još jednu godinu. Ona/on otvara i zatvara sve sastanke Upravnog odbora; vodi debate; daje reč

4

govornicima i utvrđuje vreme za diskusiju; razrešava sporna pitanja i stavlja predmete na glasanje; izveštava o rezultatima; potpisuje dokumenta; u saradnji sa Sekretarijatom definiše program rada sastanaka Upravnog odbora; i obavlja druge poslove koje joj/mu poverava Upravni odbor. Po pravilu, odluke Upravnog odbora usvajaju se većinom glasova svih članova. Za usvajanje godišnjeg budžeta PEMPAL-a, prijem nove zemlje u članstvo u PEMPAL mreži i usvajanje godišnjeg izveštaja neophodna je većina od tri četvrtine glasova, koja uključuje i glasove predstavnika Svetske banke koji su članovi Upravnog odbora.

Poglavlje 4. Tim lider iz Svetske banke Tim lider iz Svetske banke predstavnik je Svetske banke nadležan za odobravanje aktivnosti u sklopu budžeta PEMPAL-a kojim upravlja Svetska banka i staranje za izvršenje celog budžeta. U tom smislu, Tim lider donosi konačne odluke u vezi sa svom potrošnjom koja se finansira iz sredstava kojima upravlja Svetska banka, kao i drugim srodnim pitanjima koja se mogu javiti, u konsultacijama sa Sekretarijatom. Tim lider prati i kontroliše rad Sekretarijata i Resursnog tima koji bira Svetska banka i podnosi izveštaj Upravnom odboru o programu i izvršenju budžeta najmanje dva puta godišnje. Tim lider odlučuje po žalbama koje upućuju zemlje članice ili članovi Zajednica prakse na pojedine odluke Izvršnog odbora ii Sekretarijata, a koje negativno utiču na interese žalbenika zaštićene ovim Smernicama. Tim lider je takođe nadležan za aktivnosti prikupljanja sredstava, uključujući i privlačenje novih donatora PEMPAL-a.

Poglavlje 5. Sekretarijat Sekretarijat je institucija sa kojom je sklopljen ugovor za obavljanje poslova Sekretarijata PEMPAL-a, kako je definisano ugovorom između Svetske banke i Sekretarijata. Kao takav, Sekretarijat podnosi izveštaje Upravnom odboru i Tim lideru. Korisnici usluga i aktivnosti Sekretarijata su članovi Zajednica prakse, Izvršni odbori, Upravni odbor i Resursni tim. Osnovni zadaci Sekretarijata uključuju pružanje logističke i administrativne podrške događajima Zajednica prakse i studijskim posetama predviđenim akcionim planovima Zajednica prakse; davanje saveta o upravljanju budžetom za finansiranje sprovođenja akcionih planova Zajednica prakse i praćenje i izveštavanje o izvršenju budžeta, kao i o održivosti mreže tokom vremena; definisanje, revidiranje i sprovođenje politika i smernica u vezi sa administrativnim aspektima rada mreže (na primer smernice za organizovanje događaja i studijskih poseta); čuvanje/održavanje arhive PEMPAL programa; administraciju internet prezentacije programa; administraciju elektronske biblioteke relevantnih dokumenata i “ASKPEMPAL” segmenta internet prezentacije; fasilitiranje komunikacije između članova PEMPAL mreže, uključujući i fasilitiranje sastanaka Izvršnih i Upravnog odbora; dostavljanje kvartalnih izveštaja o napretku i godišnjeg izveštaja o rezultatima rada programa na bazi širokog spektra informacija o učincima; vođenje pažljivo ciljanog marketinga PEMPAL-a i komunikacije; pružanje podrške radu Resursnog tima i stručnjaka angažovanih na kratkoročni period; i obavlja druge poslove po nalogu korisnika.

Poglavlje 6. Resursni tim Resursni tim čini grupa tematskih stručnjaka koji pružaju profesionalnu ekspertizu, podršku koordinaciji, tehničku pomoć i strateške smernice za sprovođenje aktivnosti i organizovanje događaja članovima Upravnog odbora, Izvršnih odbora i Zajednica prakse.

Poglavlje 7. Alumni Svi članovi Zajednica prakse, predstavnici donatora kao i stručnjaci pozvani su da nastave da učestvuju u PEMPAL-u čak i kada se povuku sa pozicije koja je predstavljala osnov za njihovo članstvo u PEMPAL mreži. Oni mogu da doprinesu održavanju i širenju mreže promovisanjem koristi od učestvovanja u njenom radu; razmenom ideja i iskustava koje su stekli na trenutnim poslovima; kao i pružanjem pomoći u skupljanju sredstava s ciljem obezbeđivanja održivosti rada PEMPAL-a.

ČLAN III – AKTIVNOSTI

Poglavlje 1. Događaji Događaje planiraju i osmišljavaju Izvršni odbori i oni su, kao takvi, uključeni i za njih su budžetirana sredstva u akcionim planovima Zajednica prakse.

5

PEMPAL finansira učestvovanje na plenarnim sastancima za najviše dva člana iz svake od zemalja članica PEMPAL-a, osim u slučajevima kada je neka zemlja (i) članica Izvršnog odbora; (ii) zemlja domaćin, i (iii) čiji učesnici imaju prezentacije na događajima, u kojem se slučaju broj učesnika povećava shodno broju govornika. Ovo ograničenje odnosi se samo na plenarne sastanke. U slučaju manjih događaja, Izvršni odbor određuje ukupni broj predstavnika po svakoj od zemalja, na osnovu prirode događaja. Odluka Izvršnog odbora o učestvovanju u PEMPAL događajima donosi se u skladu sa principima jednakosti i nediskriminacije. Negativne odluke moraju biti propraćene obrazloženjem o osnovu za odbijanje; o žalbama zemalja članica na takve odluke konačnu odluku donosi Tim lider Svetske banke.

Institucije iz zemalja članica koje žele biti domaćini skupovima PEMPAL-a trebaju dati svoj doprinos dnevnom redu skupa u obliku prezentacija o relevantnim aspektima svojih trenutačnih praksi upravljanja javnim financijama i trenutačnim/planiranim reformama. Također se očekuje da pružaju logističku podršku/savjete Tajništvu PEMPAL-a u pogledu organizacije skupa, uključujući pomoć tijekom postupka izdavanja viza, savjete o prikladnim lokacijama i lokalnim pružateljima usluga, pritom imajući na umu isplativost. Očekuje se i da institucije domaćina organiziraju društveni program u skladu s politikom PEMPAL-a o društvenim aktivnostima. Potiču se i ostali oblici financijskih i nefinancijskih doprinosa zemalja domaćina. Izvršni odbor zajednice prakse treba prilikom odabira lokacije skupa uzeti u obzir može li zemlja domaćin pružiti financijski doprinos samom skupu3. PEMPAL takođe finansira Resursni tim koji je pozvan da učestvuje u događaju. Izvršni odbori nadležni su za definisanje liste učesnika i za slanje ove liste, posredstvom Sekretarijata, Upravnom odboru, radi informisanja. Institucije iz zemalja članica PEMPAL-a koje imaju pravo učestvovanja mogu da pošalju više učesnika pod uslovom da im one snose troškove putovanja i smeštaja.

Poglavlje 2. Studijske posete Postoje dva tipa studijskih poseta, Tip A i Tip B. Osnovna razlika je u izvorima budžetskih sredstava iz kojih se navedene posete finansiraju. PEMPAL učestvuje u finansiranju troškova putovanja i smeštaja za studijske posete u trajanju od najviše četiri radna dana i za grupe od najviše petnaest (15) učesnika, pod uslovom da je dobijena prethodna (ex-ante) saglasnost u vezi sa veličinom grupe od zemlje domaćina. PEMPAL takođe može da snosi troškove prevođenja i moderisanja. Zemlje koje učestvuju u studijskim posetama obavezne su da definišu liste učesnika i da ove liste pošalju, posredstvom Sekretarijata, Upravnom odboru, radi informisanja.

Poglavlje 3. Resursni materijali PEMPAL podstiče kreiranje resursnih materijala koji imaju za cilj da pomognu članovima Zajednica prakse u unapređenju veština i znanja i podsticanju promena. Navedeni resursni materijali mogu biti: studije slučaja, primeri uspešnih priča, priručnici, indikatori za praćenje rezultata rada (učinaka), itd.; preko publikacija i virtuelnih alata (na primer virtuelna biblioteka i rečnik pojmova; internet portal za često postavljana pitanja; virtuelna soba za sastanke; portali za kolektivno učenje; itd.) čija je svrha promovisanje napretka u reformi upravljanja javnim finansijama.

3 Stavak dodan odlukom Upravnog odbora PEMPAL-a od 14. studenog 2018.

6

ČLAN IV – FINANSIJE

Poglavlje 1. Finansiranje PEMPAL mrežu finansiraju donatori (sponzori) davanjem finansijskih doprinosa koji se alociraju preko ili van Multidonatorskog trust fonda Svetske banke, kao i nenovčanim donacijama (na primer delegiranjem eksperata u Resursne timove). Donatori koji imaju pravo da učestvuju u Upravnom odboru mogu da istaknu svoj logo na PEMPAL proizvodima.

Poglavlje 2. Aktivnosti u vezi finansiranja Sve aktivnosti koje se finansiraju iz sredstava PEMPAL-a moraju biti stvarne, ekonomične i neophodne, i u skladu sa praksama uobičajenim u javnom sektoru. Sekretarijat će odbiti da izvrši svako plaćanje koje nije u skladu sa ovim kriterijumima. Da bi se Izvršnim odborima Zajednica prakse pomoglo u efikasnom upravljanju budžetima, izrađene su Smernice za upravljanje budžetom, koje se nalaze u PRILOGU 1. Sekretarijat može da zahteva od bilo kog člana Zajednice prakse da izvrši povraćaj sredstava za putovanje i smeštaj u slučaju da je taj član izostao sa više od jedne četvrtine aktivnosti Zajednice prakse, bez opravdanog obrazloženja. Član Zajednice prakse može da uloži žalbu na ovakav zahtev Sekretarijata. Konačnu odluku po osnovu takve žalbe donosi Tim lider iz Svetske banke.

ČLAN V – REVIZIJA Godišnji finansijski izveštaji koje izrađuje Sekretarijat moraju biti predmet revizije od strane nezavisnih revizora u skladu sa opšte prihvaćenim međunarodnim standardima revizije. Ovi finansijski izveštaji koji su prošli reviziju obuhvataju PEMPAL aktivnosti i zasebno iskazuju primanja, rashode, imovinu i obaveze PEMPAL-a na jasan i transparentan način (na primer s pratećim napomenama ili pratećim rasporedima, odnosno izjavama). Godišnji finansijski izveštaji Sekretarijata koji su prošli reviziju podnose se Upravnom odboru najkasnije u roku od šest meseci po završetku fiskalne godine Sekretarijata. Sekretarijat je dužan da čuva sve računovodstvene evidencije i dokumentaciju u kojoj se sadrže informacije o troškovima vezanim za aktivnosti koje se finansiraju iz budžeta PEMPAL-a najmanje pet godina od isteka konkretne fiskalne godine. Ove evidencije se dostavljaju Upravnom odboru ili donatoru u bilo kom trenutku u kom oni to zatraže, tokom finansijske revizije sredstava PEMPAL-a. Institucije u zemljama članicama PEMPAL-a moraju da garantuju pravo Upravnom odboru i Sekretarijatu da sprovedu reviziju ili kontrolu bilo kog krajnjeg korisnika čiji su troškovi finansirani u celosti ili delom iz sredstava PEMPAL-a. Sekretarijat će revizorima dostaviti sva dokumenta i informacije neophodne za obavljanje revizorskih poslova i pružiće im pomoć u izvršenju zadataka.

ČLAN VI – ZAVRŠNE ODREDBE Danom stupanja na snagu od 28. juna 2013. godine, ove Smernice zamenjuju Pravilnik o radu od 1. marta 2009. godine, koji je izmenjen 9. decembra 2010. godine; 30. novembra 2011. godine; i 23. marta 2012. godine.

7

PRILOG 1 SMERNICE ZA UPRAVLJANJE BUDŽETOM ZA FINANSIRANJE AKTIVNOSTI ZAJEDNICA PRAKSE (ZP)

1. Ciljevi Rukovodstvo (Izvršni odbor) svake od Zajednica prakse zadužen je za planiranje, izvršenje i podnošenje izveštaja o svom budžetu. PEMPAL Sekretarijat pruža podršku svakoj Zajednici prakse u poslovima planiranja budžeta i za svaku Zajednicu prakse priprema izveštaj o izvršenju budžeta četiri puta godišnje. Ovi dokumenti objavljuju se na wiki stranicama i dostupni su samo članovima, ali ne i široj javnosti. Rukovodstvo Zajednica prakse konačno je odgovorno za praćenje stvarne potrošnje i redovno podnošenje izveštaja o izvršenju budžeta Upravnom odboru (UO). Ove smernice sadrže konkretna uputstva za Izvršne odbore Zajednica prakse o načinu za upravljanje budžetima za finansiranje aktivnosti Zajednica prakse koje su planirane i uključene u godišnje budžete Zajednica. Osnovni ciljevi su: • Razumno pravedno upravljanje troškovima za finansiranje aktivnosti među Zajednicama prakse; • Blagovremeno donošenje relevantnih odluka o budžetskim rashodima za konkretne aktivnosti koje

značajno premašuju iznos predviđen originalno odobrenim budžetom; i • Često podnošenje izveštaja Upravnom odboru o planiranim i stvarno izvršenim rashodima za finansiranje

aktivnosti.

2. Opšti principi koji se odnose na godišnji budžet a. Zajednice prakse imaju fleksibilnost da potroše najviše 15% više od odobrenog godišnjeg budžeta bez

prethodne saglasnosti Upravnog odbora. Za sprovođenje ove mere, neophodno je da se u godišnjem budžetu predvidi stavka sredstava rezerve za potencijalne obaveze iz koje bi se finansirali ovakvi, veći, rashodi.

b. U slučaju da Zajednica prakse planira da premaši svoj godišnji budžet za više od 15%, neophodno je formalno ex ante odobrenje Upravnog odbora, u što skorijem roku od trenutka kada ovaj povećani iznos rashoda postane poznat.

c. Slično tome, u slučaju da Zajednica prakse planira da u svom godišnjem budžetu uštedi (odnosno ne potroši) više od 15% sredstava u odnosu na planirani budžet, činjenice i razlozi se moraju predstaviti na sastanku Izvršnog odbora koji se održava sredinom fiskalne godine (januar). Projicirana nepotrošena sredstva se mogu realocirati na druge aktivnosti Zajednica prakse za koja su dodatna sredstva potrebna. PEMPAL Sekretarijat podnosi kvartalne izveštaje o izvršenju budžeta Upravnom odboru i Zajednicama prakse. Ovi izveštaji sadrže i informacije o izvršenju prošlih aktivnosti (razlike između izvršenja i plana), kao i preostali iznos budžeta za finansiranje aktivnosti planiranih u tekućoj finansijskoj godini. Standardni obrazac koji su Zajednice prakse i Sekretarijat u obavezi da koriste za podnošenje ovakvih izveštaja su

sastavni deo ovih Smernica (videti Tabela 1 u prilogu). d. U januaru svake godine, Upravni odbor održava sastanak na temu izvršenja budžeta za tekuću godinu i

poziva Zajednice prakse da izrade planove aktivnosti za potrošnju neraspoređenih sredstava. e. U martu svake godine, Upravni odbor vrši raspored neutrošenih sredstava na osnovu planova koje su

dostavile SVE Zajednice prakse na nove aktivnosti. f. Rukovodstvo Zajednica prakse dostavljaju kratke i sažete izveštaje o ostvarenim ključnim rezultatima i

ishodima, kao i rashodima koji su nastali po svakoj od aktivnosti (izveštaj uključuje i primere uspešnih priča) koji se objavljuju na PEMPAL internet prezentaciji i wiki internet stranicama u roku od dve nedelje po održavanju događaja.

3. Smernice za konkretne aktivnosti a. PEMPAL Sekretarijat svim Zajednicama prakse dostavlja indikativni budžet za svaku planiranu aktivnost. b. Za finansiranje plenarnih sastanaka pojedinačnih Zajednica prakse za period 2012-2013. godine utvrđen je

“nepromenljivi” limit u visini od USD $180,0004. Ovaj iznos moguće je prekoračiti za 20% bez prethodnog

4 Ovaj limit će se revidirati na godišnjem nivou da uključi stopu rasta inflacije i druge promene u troškovima.

8

odobrenja Upravnog odbora. Za finansiranje manjih aktivnosti ili događaja Zajednica prakse (kao što su sastanci radnih grupa) nije predviđen limit, sve tok su te aktivnosti uključene u odobreni godišnji budžet. Po principu koji se primenjuje na plenarne sastanke, fleksibilnost kod prekoračenja u visini od 20% za koju nije potrebno prethodno odobrenje Upravnog odbora postoji za manje događaje sa budžetom od 90.000 USD do 180.000 USD. Za manje događaje ispod 90.000 USD prekoračenja budžeta su dozvoljena do iznosa ukupnog budžetskom limita od 90.000 USD po događaju. Izmene budžeta za male događaje ispod 90.000 USD mogu da zahtevaju preusmeravanje budžeta sa drugih događaja [videti takođe 3(d i f)]. Zajedinice prakse treba da na sledećem sastanku Upravnog odbora na kvartalnoj bazi predoče odboru obrazloženje za takve preraspodele.

c. Za studijske posete (tipa A i tipa B) ukupan budžetski limit je definisan na nivou od 60.000 USD po poseti. Da bi se obezbedila fleksibilnost, dozvoljeno je prekoračenje ukupnog iznosa budžeta od 20%. Za prekoračenja koja premašuju ukupan iznos budžeta za više od 20% potrebno je prethodno odobrenje Upravnog odbora. U slučaju da sredstva potrebna za organizaciju ovih događaja premašuju limite pomenute u gornjem tekstu, neophodna je ex ante saglasnost Upravnog odbora. Dodatne informacije koje potkrepljuju opravdanost ovako povećanih troškova uključuju i: prirodu troška, ciljeve, lokaciju, broj učesnika, strateški značaj događaja.

d. Ukoliko preraspodela sredstava između planiranih aktivnosti podrazumeva potpuno otkazivanje jedne aktivnosti zbog neke druge planirane aktivnosti, koju je već odobrio Upravni odbor, biće potrebno još jedno odobrenje Upravnog odbora za to otkazivanje slično kao pod 3(c) u prethodnom tekstu.

e. PEMPAL Sekretarijat pomaže Zajednicama prakse u planiranju budžeta tako što im obezbeđuje informacije o prosečnim troškovima za različite tipove i lokacije događaja.

f. Iako je za finansiranje aktivnosti pomenutih u gornjem tekstu dozvoljeno prekoračenje limita do visine od 20% [videti 3(b)], za ukupni godišnji budžet Zajednice prakse ostaje fleksibilnost od 15% [videti 2(a)]. Ovo podrazumeva da Zajednice prakse izvrše uštede na drugim aktivnostima.

9

Tabela 1: Upravljanje godišnjim budžetom: aktivnosti Zajednice prakse u periodu od jula 2014. do juna 2015. (FG15)

Godišnji budžet: 350.000 USD

Godišnji budžet +15% (gornja granica): 402.500 USD

Godišnji budžet -15% (donja granica): 297.500 USD

P L A N I Z V R Š E NJ E

# Priroda Mesto i vreme

Opis događaja (Ciljevi) (3)

Broj učesnika

Značaj

Indikativni budžet

(predlog podleže

odobrenju od strane

Upravnog odbora)

Iznos naloga za nabavku (samo za potrebe statistike)

Preuzete obaveze u

smislu izdvajanja

sredstava ili stvarno izvršeni rashodi

Iznos preko ili ispod

budžeta (bez uzimanja u obzir limita

od 20%)

Mesto i vreme

Rezultati (3) Broj učesnika

a b c d e f g h i j k l m

Aktivnosti ZOP (pokrivene budžetom ZOP) Napomene o budžetu ZOP

1

2

3

4

n Dodatne napomene:

n+1

Ukupno (=1+…n) 0 USD 0 USD

n+2

Preostali budžet za planirane aktivnosti za koje nisu preuzete obaveze u smislu izdvajanja sredstava (= ukupan indikativan budžet - preuzete obaveze – stvarno izvršeni rashodi)

0 USD

10

n+3

Preostali budžet (na osnovu gornjeg limita od 15%) za planirane aktivnosti za koje nisu preuzete obaveze u smislu izdvajanja sredstava (= ukupan indikativan budžet x 1,15 - preuzete obaveze – stvarno izvršeni rashodi)

0 USD

n+4

Gornji limit budžeta umanjen za aktivnosti za koje su preuzete obaveze u smislu izdvajanja sredstava i koje su planirane (= ukupan indikativan budžet x 1,15 – preuzete obaveze – stvarno izvršeni rashodi - plan)

402.500,00 USD

Legenda:

Priroda aktivnosti: Plenarni sastanak ZP (A); Sastanak male grupe (B); Studijska poseta (C).

Značaj događaja: veoma važan(I); važan (II).

Indikativni budžet: popunjava ZP uz konsultacije sa Sekretarijatom; ovi iznosi postaju nepromenljivi kada iz usvoji Upravni odbor i obično se utvrđuju pre početka finansijske godine. Upravni odbor treba da odobri sve izmene.

Stvarno preuzete obaveze, stvarno izvršeni troškovi: popunjava Sekretarijat.